Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt

ợc tách riêng cho bất cứ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm: Chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn phòng và cán bộ quản lý: được tính dựa trên mức lương thoả thuận ghi trên Hợp đồng lao động và số ngày công thực tế, theo công thức sau: Lương nhân viên 1 tháng = Đơn giá 1 ngày công * Số ngày công 1 tháng Đơn giá 1 ngày công 8h + Số giờ làm thêm * __________________ * 1,3 Đơn giá 1 ngày công Lương thoả thuận 24 ngày = _________________________ Các khoản trích theo lương được tính theo phần trăm lương thoả thuận. Cuối tháng, căn cứ vào Bảng chấm công và Bảng theo dõi số giờ làm thêm, kế toán lập Bảng tính lương nhân viên văn phòng và Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Chi phí tiện ích: gồm các chi phí điện nước sinh hoạt, phí nối mạng… Chi phí đồ dùng văn phòng: Giá đồ dùng văn phòng được xuất dùng tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ trước, tương tự như trường hợp xuất vật tư để thay thế và bảo dưỡng xe. Chi phí bảo trì, sửa chữa, khấu hao TSCĐ. Chi phí khác bằng tiền. Biểu số 2-19: Bảng tính lương nhân viên văn phòng Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng STT Tên nhân viên Lương thoả thuận Số ngày công thực tế Số giờ làm thêm Lương thực tế Tổng khoản trích theo lương Tổng lương và các khoản trích theo lương (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) = (3) * 19% (8) = (6) + (7) … … … … … … … … 2 Đặng Văn Công 3.500.000 24 0 3.500.000 665.000 4.435.000 3 Trịnh Hoài An 2.200.000 24 0 2.200.000 418.000 2.618.000 4 Ngô Tài Đạt 4.200.000 24 0 4.200.000 798.000 4.038.000 … … … … … … … … Cộng 83.640.000 … … 83.640.000 15.884.000 99.524.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí 2.3.3.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản 621- “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”: phản ánh các chi phí nguyên, nhiên liệu phục vụ cho hoạt động vận chuyển. Tài khoản 621 được chi tiết thành: TK 6211: Phí xăng dầu gồm: TK 62111: Nhà cung cấp thường xuyên. TK 62112: Nhà cung cấp lẻ. TK 6212: Phí cầu phà. TK 6213: Phí bến bãi. Tài khoản 622- “Chi phí nhân công trực tiếp”: phản ánh chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh dịch vụ vận chuyển. Tài khoản 622 được chi tiết thành: TK 6221: Chi phí nhân công sửa chữa. TK 6222: Chi phí lương lái xe. Tài khoản 627- “Chi phí sản xuất chung”: phản ánh chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh phát sinh trong quá trình cung ứng dịch vụ vận chuyển. Tài khoản 627 được chi tiết thành: Tài khoản 6271- “Chi phí lái xe” được chi tiết theo chi phí sửa chữa xe (do lái xe chi); chi phí điện thoại di động; công tác phí của lái xe; chi phí vật tư thay thế; chi phí bảo dưỡng xe và các chi phí bằng tiền khác. Tài khoản 6272- “Chi phí đội xe” được chi tiết theo tiền thuê bãi đỗ; tiền ăn cho nhân viên; chi phí điện thoại, điện nước của từng đội. Tài khoản 6273- “Chi phí hoạt động” được chi tiết theo chi phí sửa chữa xe (do công ty trả); chi phí khấu hao xe; chi phí bảo hiểm xe và các chi phí khác. Tài khoản 154- “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Tài khoản 632- “Giá vốn cung cấp dịch vụ” Tài khoản 635- “Chi phí hoạt động tài chính” được chi tiết thành: Tài khoản 6351- “Chênh lệch lỗ tỷ giá phát sinh trong kỳ” Tài khoản 6354- “Phí chuyển khoản” Tài khoản 6356- “Lỗ do bán ngoại tệ” Tài khoản 641- “Chi phí cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này không được mở chi tiết cho từng đối tượng mà được dùng để tập hợp tất cả các chi phí cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. Tài khoản 642- “Chi phí quản lý doanh nghiệp” bao gồm: chi phí vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng cho văn phòng, chi phí nhân viên văn phòng, cán bộ quản lý,… Ngoài ra, trong quá trình kế toán chi phí, doanh nghiệp còn sử dụng một số tài khoản khác như: Tài khoản 133- “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”, Tài khoản 331- “Phải trả người bán”, Tài khoản 334- “Phải trả công nhân viên”, Tài khoản 338- “Phải trả, phải nộp khác”,… 2.3.3.2 Trình tự hạch toán Nguyên tắc kế toán tổng hợp Hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để vào Sổ cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Cuối kỳ, kế toán viên tiến hàng cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) sẽ được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Kế toán chi phí dịch vụ vận chuyển Dưới đây là trình tự ghi sổ các chi phí cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ theo hình thức Nhật Ký Chung tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt: Sơ đồ số 2-3: Trình tự kế toán chi phí dịch vụ vận chuyển Chứng từ gốc Nhập số liệu vào máy Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 621, 622, 627 Bảng kê chứng từ theo TK đối ứng Báo cáo kết quả kinh doanh Sổ cái TK 621, 622, 627 Báo cáo chi phí theo TK đối ứng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng thực hiện hoạt động vận chuyển trong kỳ của công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt bao gồm: chi phí xăng dầu, phí cầu phà, phí bến bãi. Các nguyên vật liệu này không nhập kho mà xuất dùng trực tiếp cho hoạt động cung cấp dịch vụ. Do đó, giá xuất các chi phí này chính là giá mua trực tiếp từ nhà cung cấp. Đối với chi phí xăng dầu, công ty tính theo hai phương pháp: Nếu xăng dầu từ nhà các cung cấp thường xuyên thì được tính theo giá cố định mà công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt đã ký kết theo hợp đồng. Nếu xăng dầu từ các nhà cung cấp lẻ khác thì được tính theo giá ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng. Ta có thể lấy một ví dụ về lái xe Nguyễn Bảo Nam lái xe tải Nisuzu vận chuyển 5 tấn hàng cho khách hàng lẻ là ông Hải từ cảng Chùa Vẽ, Hải Phòng về Hà Nội (Lái xe thu tiền trực tiếp của ông Hải là 3.600.000 đồng), thời gian về đến bãi xe là 18h. Trong ngày, lái xe có đổ 30 lít xăng của nhà cung cấp công ty xăng dầu Petrolimex. Lái xe ghi vào “Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày” như Biểu số 2.8. Khi phụ trách đội xe gửi “Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày” kèm các chứng từ gốc (như Phiếu mua xăng dầu, Phí cầu đường, Phí thu bến bãi) lên phòng kế toán, kế toán chi phí sẽ kế toán và phản ánh vào Sổ cái tài khoản 621 như sau: Biểu số 2-20: Sổ Nhật ký mua hàng (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT NHẬT KÝ MUA HÀNG Năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Người bán Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng …. …… ……… ………. ….. …… …….. XDB03/009 05/03 Công ty XD Petrolimex Chi phí xăng dầu 6211 3313 496.200 …. …… ……… ………. ….. …… …….. PKT03/140 29/03 Công ty Thiên Long Văn phòng phẩm 152 3318 430.000 …. …… ……… ………. ….. …… …….. PKT03/112 25/03 Công ty TNHH Mai Liên Mua phụ tùng 152 3312 740.000 …. …… ……… ………. ….. …… …….. Cộng Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2-21: Sổ Cái TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” (Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 05/03 XXC03/ 009 Công ty xăng dầu Petrolimex Chi phí sinh hoạt 3313 496.200 05/03 XXC03/ 009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí hoạt động lái xe chi 33412 30.000 05/03 XXC03/ 009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí hoạt động lái xe chi 33412 8.000 …. ….. …………. …………….. …… ………. 28/03 Kết chuyển 621 à 154 154 153.030.500 Cộng 153.030.500 153.030.500 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp tại công ty bao gồm: các khoản phải trả cho lái xe, phụ xe về tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ). Cách tính lương tại công ty: Lương lái xe được công ty áp dụng công thức tính sau: Số giờ làm ngoài giờ Số ngày làm việc Lương lái xe = * 100.000đ + * 10.000đ Lương công nhân sửa chữa xe được tính theo ngày công lao động: Số giờ làm ngoài giờ Số ngày công Lương công nhân sửa chữa = * 80.000đ + * 5.000đ Trình tự kế toán chi phí nhân công trực tiếp tại công ty như sau: Đối với lái xe: Sau khi nhận “Bảng ghi nhận hoạt động hàng ngày” (Biểu số 2-9) kèm các chứng từ gốc, “Bảng tổng hợp tiền lương lái xe” (Biểu số 2-22) để tính lương cho lái xe. Căn cứ vào chứng từ đó, kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Biểu số 2-23), nhập dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 622 (Biểu số 2-13) và Sổ Cái tài khoản 622 (Biểu số 2-24). Đối với công nhân sửa chữa: Cuối tháng, căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, kế toán nhập dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết tài khoản 622 (Biểu số 2-13) và Sổ Cái tài khoản 622 (Biểu số 2-24). Biểu số 2-22: Bảng tổng hợp tiền lương lái xe BẢNG TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG LÁI XE Tháng 03/2009 XXC 03/014 STT Tên lái xe Tổng CP lái xe chi Lái xe tạm ứng Doanh thu lương lái xe BHXH, BHYT, KPCĐ Lái xe thực nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6)=(5)*6% (7)=3-4+5-6 … ….. …… …… ……… ……. …… 10 Phan Minh Tú 600.000 500.000 4.500.000 270.000 4.330.000 11 Nguyễn Văn Minh 875.000 1.000.000 5.250.000 315.000 4.810.000 … … … …. …. ….. ….. Cộng Ngày … tháng … năm …. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-23: Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội (Trích) BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI Tháng 03 năm 2009 XXC 03/15 STT Ghi Có các TK Ghi Nợ TK TK 334: Phải trả công nhân viên TK 338: Phải trả, nộp khác Tổng Lương Khác Cộng BHXH BHYT KPCĐ Cộng I TK 622 86.604.980 - 86.604.980 12.781.018 1.704.136 1.704.136 16.189.290 102.794.270 1. TK 6221 12.557.560 - 12.557.560 1.883.634 251.153 251.153 2.385.940 14.943.500 1.1 Hoàng Văn Lâm 2.500.000 - 2.500.000 375.000 50.000 50.000 475.000 2.975.000 …. ….. … …. …. …. ….. …. 2. TK 6222 74.047.420 - 74.047.420 10.897.384 1.452.983 1.452.983 13.803.350 87.850.770 2.1 Phan Minh Tú 4.500.000 - 4.500.000 675.000 90.000 90.000 855.000 5.355.000 .... …. … …. …. …. … …. II TK 642 74.550.000 - 74.550.000 11.182.500 1.491.000 1.491.000 14.434.500 88.714.500 2.1 Đỗ Văn Hải 3.500.000 - 3.500.000 525.000 70.000 70.000 665.000 4.435.000 …. …. …. …. …. …. …. …. Cộng ( I + II ) 159.756.780 - 159.756.780 23.963.518 3.195.136 3.195.136 30.353.790 191.508.770 Ngày … tháng … năm … Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-24: Sổ Cái TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”(Trích) CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 622 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …….. ………….. ……………… ……. ………. 28/03 XDB03/ 015 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí lương 3341 4.500.000 28/03 XDB03/ 009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí BHXH 3383 675.000 28/03 XDB03/ 009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí BHYT 3384 90.000 28/03 XDB03/ 009 Lái xe- Nguyễn Bảo Nam Chi phí KPCĐ 3382 90.000 28/03 XXC03/015 Sửa xe- Hoàng Văn Lâm Chi phí lương 3342 2.500.000 28/03 XXC03/015 Sửa xe- Hoàng Văn Lâm Chi phí BHXH 3383 375.000 28/03 XXC03/015 Sửa xe- Hoàng Văn Lâm Chi phí BHYT 3384 50.000 28/03 XXC03/015 Sửa xe- Hoàng Văn Lâm Chi phí KPCĐ 3382 50.00 …. ….. …………. …………….. …… ………. 28/03 Kết chuyển 622 à 154 154 102.794.270 Cộng 102.794.270 102.794.270 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập Biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Chi phí sản xuất chung Ở công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt, thì khoản chi phí sản xuất chung thường dành cho chi phí lái xe. Chi phí lái xe gồm các chi phí điện thoại, tiền ăn trưa, chi phí sửa xe do lái xe chi, chi phí vật tư xuất dùng cho việc thay thế hay bảo dưỡng xe và các chi phí khác. Công ty có định mức một số khoản chi phí cho từng lái xe trong tháng mà nếu vượt qua mức này, lái xe phải tự chi trả trực tiếp hoặc trừ vào lương trong tháng như: Chi phí điện thoại di động 250.000đ Tiền ăn trưa 450.000đ Để xác định giá trị các loại vật tư xuất dùng để sửa chữa và bảo dưỡng xe trong kỳ, công ty áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trước với công thức như sau: Giá thực tế từng loại hàng tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = _________________________________ Lượng thực tế từng loại hàng tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Hàng ngày, kế toán viên sẽ căn cứ vào Phiếu xuất kho để lập Bảng kê chứng từ xuất kho và phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 6271 (Biểu số 2.17). 2.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 2.4.1 Phương pháp xác định kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh của công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt được xác định chủ yếu dựa trên kết quả cung cấp dịch vụ và kết quả hoạt động tài chính. Kết quả này được xác định bằng khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần về cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính so với giá vốn dịch vụ cung cấp và chi phí quản lý doanh nghiệp. Công thức xác định kết quả kinh doanh như sau: Giá vốn dịch vụ cung cấp Doanh thu tài chính Doanh thu dịch vụ vận tải Kết quả kinh doanh = + - Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí tài chính - - Công tác xác định kết quả kinh doanh của công ty được thực hiện vào cuối mỗi tháng. Đây là hoạt động quan trọng làm căn cứ cho kế toán trưởng tập hợp số liệu để lập Báo cáo kết quả kinh doanh quý và năm. 2.4.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng để kế toán xác định kết quả kinh doanh bao gồm tất cả các chứng từ liên quan đến doanh thu, chi phí ở các phần hành trên và các chứng từ có liên quan khác như Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng Tài khoản 911- “Xác định kết quả kinh doanh” Công ty không xác định kết quả hoạt động kinh doanh cho riêng từng hoạt động mà kết chuyển chung vào tài khoản 911. Tài khoản 421- “Lợi nhuận chưa phân phối” được chi tiết thành: Tài khoản 4211- “Lợi nhuận chưa phân phối năm trước” Tài khoản 4212- “Lợi nhuận chưa phân phối năm nay” Ngoài ra, trong quá trình xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, kế toán viên còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 131, TK 111, TK 333, TK 821… 2.4.3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt xác định kết quả kinh doanh bằng cách kết chuyển toàn bộ doanh thu thuần và giá vốn của các dịch vụ cung cấp, doanh thu và chi phí hoạt động tài chính cùng với chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản 911. Chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có của tài khoản 911 sẽ phản ánh lãi hoặc lỗ của hoạt động kinh doanh và được kết chuyển sang Sổ chi tiết tài khoản 421 và Sổ cái tài khoản 421. Toàn bộ công tác kết chuyển này là do máy tính thực hiện. Biểu số 2-25: Sổ Cái TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/03 - 511 à 911 511 817.181.556 31/03 - 515 à 911 515 59.336.225 31/03 - 632 à 911 632 709.420.685 31/03 - 635 à 911 635 847.175 31/03 - 642 à 911 642 143.432.500 31/03 - 911 à 4212 (Kết chuyển Lãi) 4212 22.817.421 Cộng 853.700.360 853.700.360 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-26: Sổ Cái TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT SỔ CÁI TÀI KHOẢN 421 (Tháng 03 năm 2009) Đơn vị: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/03 - 911 à 4212 (Kết chuyển Lãi) 911 22.817.421 Cộng 0 22.817.421 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 2-27: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu Mã số Số tiền 1 Doanh thu bán hàng 01 817.181.556 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 03 - 3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 817.181.556 4 Giá vốn hàng bán 11 709.420.685 5 Lợi nhuận gộp về cung cấp dịch vụ 20 376.703.606 6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 59.336.225 7 Chi phí tài chính 22 847.175 8 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 143.432.500 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 22.817.421 10 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 22.817.421 11 Chi phí thuế TNDN phải nộp 51 - 12 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 60 22.817.421 CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY VẬN TẢI QUỐC TẾ NHẬT VIỆT 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán Doanh thu, Chi phí và Xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 3.1.1 Những ưu điểm về công tác kế toán Từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, các nhà đầu tư nước ngoài đều muốn tìm kiếm cơ hội kinh doanh ở nước ta, đi cùng với họ là rất nhiều hàng hóa từ khắp nơi trên thế giới. Đồng thời các doanh nghiệp trong nước cũng nắm lấy cơ hội này để tìm cách tiêu thụ sản phẩm của mình ra ngoài biên giới Việt Nam. Điều đó thúc đẩy nhu cầu về dịch vụ hàng hải nói chung và vận chuyển hàng hóa nói riêng không ngừng một tăng lên, đây là một điểm thuận lợi với các Công ty vận tải như VIJACO. 3.1.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán Trong những năm vừa qua, Công ty vận tải quốc tế Nhật Việt luôn đạt được về hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đóng góp cho thành tích đó một phần không nhỏ là nhờ công tác kế toán được tổ chức và thực hiện hiệu quả, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin về công ty và tình hình thực hiện các hợp đồng sản xuất, là cơ sở cho các quyết định quản lý kịp thời của Ban giám đốc. Phòng kế toán – tài chính là một bộ phận đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, hợp lý trong đó có quy định rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán. Để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung đảm bảo sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành kế toán, giữa kế toán trưởng và kế toán viên. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung tại phòng kế toán – tài chính là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Sự phân công phân nhiệm cho từng nhân viên trong công ty là hợp lý, mỗi nhân viên đều được phân công công việc phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của mình, tạo ra môi trường hoạt động tích cực, mọi người đều hài lòng với công việc được giao và luôn hoàn thành đúng hạn và tốt công việc được giao, góp phần giúp Ban giám đốc trong việc quản lý và hoạch định các chính sách kinh doanh đạt hiệu quả cao. 3.1.1.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán Trong những năm vừa qua, Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt luôn đạt thành tích về hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đóng góp cho thành tích đó một phần không nhỏ là nhờ công tác kế toán được tổ chức và thực hiện hiệu quả, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin về công ty và tình hình thực hiện các công trình, hợp đồng xây dựng, là cơ sở cho các quyết định quản lý kịp thời của Ban giám đốc. Phòng kế toán – tài chính là một bộ phận đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của công ty. Công ty vận tải quốc tế Nhật Việt đã áp dụng đúng các chế độ, chính sách kế toán Chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ các quy định của quyết định số 15/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. 3.1.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty tuân theo đúng các quy định trong chế độ về danh mục, quy trình lập và luân chuyển chứng từ, thường xuyên có sự đối chiếu giữa phòng kế toán và các phòng có liên quan. Các chứng từ được lập kịp thời và theo đúng nghiệp vụ kinh tế thực tế đã phát sinh. Các chứng từ đều được lập theo mẫu mà Bộ tài chính ban hành, sau đó được bảo quản và lưu trữ theo đúng yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ của Nhà nước. Chứng từ của Công ty được xây dựng trên cơ sở đặc thù công việc, nhưng vẫn tuân theo cơ sở Biểu số mẫu ban hành của Bộ tài chính và đều có sự đồng ý bằng văn bản của các cơ quan có thẩm quyền. Công tác phân loại lưu trữ chứng từ được Công ty thực hiện một cách khá hợp lý, các chứng từ đều được tập hợp đầy đủ để tiến hành ghi chép kế toán. Nhờ vậy, việc tổng hợp và ghi sổ diễn ra nhanh chóng và chính xác. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại Công ty tuân theo danh mục tài khoản kế toán doanh nghiệp của quyết định số 15/QĐ – BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty là một hệ thống kế toán đầy đủ, chặt chẽ, phù hợp với quản lý, đảm bảo ghi chép được toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Về cơ bản, Công ty vận tải quốc tế Nhật Việt đã thực hiện đúng các quy định của chế độ kế toán và cách thức lập báo cáo tài chính, đặc biệt là những báo cáo bắt buộc như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. 3.1.1.4 Nhận xét về kế toán doanh thu và chi phí tại công ty Công ty đã kế toán tương đối chi tiết về doanh thu của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải cũng như thực hiện công tác theo dõi và ghi chép khá chặt chẽ và phần nào đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý. Công ty cũng đã tập hợp chi phí hoạt động vận tải theo mức tiêu hao nhiên liệu, phí cầu phà, phí bến bãi, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Công tác theo dõi về chi phí được thực hiện hiệu quả và phản ánh kịp thời và đầy đủ các chi phí phát sinh, thể hiện sự quản lý về việc sử dụng nguồn tài sản của công ty là hiệu quả. 3.1.2 Những nhược điểm trong công tác kế toán Trong thời gian qua, diễn biến không thuận lợi của thời tiết, không chỉ giá cả xăng, dầu mà giá cả vật tư, thiết bị và một số khoản phụ phí khác cũng đều biến động không ngừng khiến cho chi phí vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa các phương tiện vận tải của Công ty cũng tăng lên đáng kể. Hơn nữa, các Công ty tham gia vào lĩnh vực vận tải nội địa và dịch vụ hàng hải xuất hiện ngày càng nhiều khiến thị phần của Công ty bị đe dọa nghiêm trọng. Đứng trước bài toán cạnh tranh gay gắt đó, hơn bao giờ hết, Công ty cần kiểm soát tốt các Chi phí để vừa đảm bảo lợi nhuận vừa giữ được vị trí trên thị trường. 3.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty còn tồn tại tình trạng một kiểm toán viên kiêm nhiều phần hành. Nếu trong thời gian tới, Công ty có chiến lược mở rộng quy mô kinh doanh thì chắc chắn khối lượng công việc của kế toán sẽ tăng lên đáng kể. Việc duy trì bộ máy kiêm nhiệm như vậy sẽ khiến hiệu quả của công việc không cao cũng như tạo áp lực cho các nhân viên kế toán. Bên cạnh đó, các phần hành kế toán cũng còn chưa có sự tách biệt rõ ràng khiến cho công tác kế toán và ghi nhận dễ xảy ra nhầm lẫn và khó quản lý. Hơn nữa, mô hình kế toán tập trung, đơn giản dễ kiểm soát mang lại hiệu quả cao trong công việc nhưng mô hình này không còn mang lại hiệu quả về tiến độ thực hiện và chất lượng công việc khi Công ty mở rộng quy mô hoạt động với công tác kế toán phức tạp hơn. Đặc biệt, bộ máy kế toán tài chính và kế toán quản trị có mục đích tương đối khác biệt nên việc phân tách là cần thiết giúp cho việc lập báo cáo và ra quyết định của nhà quản lý. Bên cạnh đó, tập hợp chứng từ và ghi sổ kế toán- một trong những chức năng cơ bản của công tác kế toán có thể không đảm bảo về mặt thời gian và kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản trị nếu như khối lượng công việc của một kế toán viên đảm nhận là quá lớn. Vấn đề tuyển dụng và đào tạo các nhân viên kế toán có chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp cũng như đời sống tinh thần của công nhân viên nói còn chưa được chú trọng nhiều… 3.1.2.2 Tổ chức vận dụng sổ sách và báo cáo kế toán Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác kế toán của mình từ năm 2004 và hiện nay vẫn còn sử dụng phần mềm kế toán ấy trong công tác quản lý số liệu kế toán nhưng có cải tiến phù hợp với “Hệ thống kế toán của Việt Nam”. Tuy nhiên phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng chưa đáp ứng yêu cầu cũng như chưa theo dõi, quản lý được tình hình tài chính của Công ty một cách nhanh nhất và độ tin cậy chưa cao. Hạn chế chủ yếu trong hệ thống báo cáo quản trị của Công ty là các báo cáo này do phòng kế toán lập, các số liệu chủ yếu lấy từ hệ thống sổ sách của báo cáo tài chính. Do vậy các số liệu lấy để phân tích không thực phản ánh đúng bản chất của các hoạt động kinh doanh trong Công ty, từ đó làm giảm chất lượng của các báo cáo quản trị. 3.1.2.3 Kế toán doanh thu tại công ty Về thời điểm và cách ghi nhận doanh thu Doanh thu tại công ty được ghi nhận vào thời điểm công ty nhận được chứng từ, tức là lúc đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, khi lái xe hoặc phòng điều hành xe chuyển chứng từ lên phòng kế toán chứ không phải vào thời điểm bắt đầu thực hiện dịch vụ. Do đó, chỉ tiêu về doanh thu trên Báo cáo tài chính không phản ánh chính xác thực tế kết quả kinh doanh của kỳ báo cáo. Ví dụ: Công ty thực hiện cung cấp dịch vụ trong vòng 4 ngày từ 27/03 đến ngày 03/03. Khi nhận được chứng từ vào ngày 03/03, kế toán viên đã không phân bổ doanh thu cho tháng 2 mà lại kế toán toàn bộ doanh thu của dịch vụ vận chuyển này vào tháng 3. Việc làm này là rõ ràng là vi phạm các nguyên tắc ghi nhận doanh thu, dẫn đến tình hình kết quả kinh doanh của công ty đã không được phản ánh đúng trong cả tháng 2 và tháng 3. Về lập dự phòng phải thu khách hàng Kế toán doanh thu và công nợ phải thu tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt đã thể hiện sự xuất sắc trong công tác theo dõi doanh thu bán hàng và các khoản phải thu một cách chi tiết và đầy đủ. Nhưng thực tế, công ty lại chưa lập dự phòng phải thu khó đòi để dự phòng cho những tổn thất về các khoản phải thu không thể đòi được trong tương lai có thể xảy ra. Hơn nữa, với các chính sách tăng thời gian dư nợ để thu hút khách hàng và tăng tính cạnh tranh như hiện nay của công ty thì các khoản chiếm dụng vốn ngày càng tăng. Do vậy, việc lập dự phòng phải thu khó đòi là một công tác rất quan trọng và cần thiết mà kế toán của công ty cần xem xét để bổ sung. 3.1.2.4 Kế toán chi phí tại công ty Về công tác kế toán chi tiết chi phí Hiện nay, công ty chưa tiến hành theo dõi tách biệt các chi phí kinh doanh gián tiếp cho từng loại hoạt động dịch vụ được cung cấp mà lại được kế toán vào tài khoản 627 rồi tập hợp vào tài khoản 154, kết chuyển trực tiếp vào giá vốn của dịch vụ cung cấp. Như thế, tất cả các chi phí sản xuất chung đã được tính hết vào chi phí dịch vụ vận tải mà không được phân bổ cho các hoạt động khác (như hoạt động khai thuê hải quan). Do đó, chi phí mà hoạt động vận tải phải gánh chịu trên sổ sách đã không được phản ánh đúng với thực tế chi phí phát sinh. Về thời điểm ghi nhận chi phí Tương tự như trong công tác ghi nhận doanh thu, chi phí của công ty được ghi nhận vào thời điểm nhận được chứng từ chứ không phải vào thời điểm phát sinh chi phí nên chỉ tiêu chi phí trên Báo cáo kết quả kinh doanh không phản ánh đúng thực tế kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ báo cáo. Ví dụ như: Chi phí điện nước của tháng 2 nhưng đến ngày 20 tháng 3 mới nhận được hoá đơn, kế toán lại kế toán vào chi phí của tháng 03 là sai nguyên tắc kỳ kế toán. Về việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán của công ty chưa tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo tiêu thức phù hợp nên không thể theo dõi chính xác và đầy đủ kết quả hoạt động kinh doanh của từng loại hoạt động dịch vụ. Do vậy, nhà quản trị cũng khó có thể biết được kết quả kinh doanh riêng của từng loại dịch vụ để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh phù hợp. 3.2 Nội dung hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện Hiệu quả kinh doanh không những là thước đo giá trị chất lượng, phản ánh trình độ tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn là cơ sở để duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp được xác định dựa trên uy tín, ảnh hưởng của doanh nghiệp đối với thị trường. Doanh nghiệp trên thương trường có chiếm được lòng tin của khách hàng hay không thì lại bị chi phối bởi hiệu quả kinh doanh. Hiệu quả kinh doanh ở đây không thể chỉ hiểu đơn thuần là giảm thiểu chi phí, tăng lợi nhuận mà hiệu quả kinh doanh đạt được là do chính chất lượng của sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và cung ứng cho khách hàng. Hiện nay, ngành kinh doanh dịch vụ của nước ta đang trên đà phát triển mạnh mẽ và trở thành một trong những ngành kinh tế mũi nhọn, góp phần đáng kể trong thu nhập kinh tế quốc dân. Trong xu hướng phát triển của nền kinh tế nước nhà, công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt đã luôn luôn chuẩn bị các chiến lược để tăng sức cạnh tranh trên thị trường như giảm chi phí, hạ giá thành trên cơ sở giữ vững và nâng cao uy tín chất lượng sản phẩm dịch vụ. Để hoàn thành mục tiêu này, công ty cần có một bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý và hoạt động có hiệu quả, đặc biệt đối với khâu kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả. Như vậy mới có thể cung cấp thông tin về các chi phí đầu vào cũng như các kết quả đầu ra một cách chính xác, kịp thời, giúp các nguồn lực được sử dụng tốt nhất và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty. Như vậy, nâng cao hiệu quả công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh chính là hạt nhân cơ bản của sự chiến thắng trong cuộc chạy đua không cân sức giữa các doanh nghiệp trên thương trường hiện nay. 3.2.2 Yêu cầu để hoàn thiện Rõ ràng, việc hoàn thiện là tất yếu và cần thiết nhưng cũng cần bảo đảm tính khoa học trong công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Để làm được điều này, Công ty cần đưa ra các biện pháp khả thi cũng như thực hiện được nguyên tắc cơ bản của chế độ kế toán hiện hành, đặc biệt là nguyên tắc trọng yếu, nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc phù hợp. Doanh thu chỉ được kế toán viên ghi nhận khi có chứng cứ chắc chắn về việc thu được lợi ích kinh tế còn chi phí cần được ghi nhận ngay khi phát sinh, ngoại trừ chi phí cung cấp dịch vụ thì phải tương ứng với doanh thu của chính dịch vụ đó được cung cấp trong kỳ. Tóm lại, hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt cần phải có sự kết hợp giữa bộ máy quản lý và công tác kế toán, đảm bảo các chính sách, điều lệ công ty cụ thể, chi tiết và phù hợp với điều kiện phát triển để tạo thuận lợi cho kế toán viên ghi nhận, phản ánh đúng và chính xác kết quả kinh doanh. 3.2.3 Nguyên tắc hoàn thiện Để kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt được hoàn thiện thì cần đảm bảo tính thực tiễn trên cơ sở các nguyên tắc sau: Nguyên tắc đầu tiên chính là việc hoàn thiện phải tuân theo chuẩn mực kế toán quốc tế và Việt Nam, trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính và chế độ kế toán. Bởi lẽ, công tác kế toán không chỉ là công cụ quản lý của doanh nghiệp mà còn là công cụ quản lý quan trọng của Nhà nước. Tuy nhiên, các cơ chế tài chính cũng như các văn bản pháp lý được ban hành chỉ trình bày các quy định chung, mang tính tổng hợp và h ướng dẫn. M ỗi Công ty cần tổ chức công tác kế toán linh hoạt, v ận dụng sáng tạo tuỳ theo điều kiện cuả mình. Nguyên tắc thứ hai khi tiến hành hoàn thi ện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt là đảm bảo phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý của Công ty. Làm được điểu này, Công ty mới có thể thống nhất giữa quản lý và kế toán về chính sách kế toán mà cụ thế là sự thống nhất về đơn vị tìền tệ, về chính sách đánh giá, phương pháp hạch toán và phương thức lập cũng như trình bày các báo cáo tài chính. Nguyên tắc thứ ba Công ty cần phải đảm bảo chính là tiêu chí tiết kiệm, hiệu quả. Cán bộ lãnh đạo cần luôn chú ý để tiết kiệm chi phí và giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán bên cạnh yêu cầu về tính hiệu quả và khoa học. Bởi lẽ, mục đích cuối cùng của công tác kế toán chính là cung cấp thông tin đúng đắn, chính xác, khách quan và kịp thời. 3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại công ty 3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán Để phù hợp với tình hình mới Công ty trong thời gian tới với mục tiêu mở rộng quy mô kinh doanh, Công ty cần tăng cường đội ngũ kế toán, chia nhỏ hơn nữa các phần hành kế toán tới từng kế toán viên tránh tình trạng một kế toán kiêm quá nhiều phần hành như hiện nay. Điều này giúp thực hiện tốt hơn công tác kế toán, mang lại hiệu qua cao hơn do cung cấp đầy đủ thông tin chính xác, kịp thời. Mô hình kế toán tập trung, đơn giản dễ kiểm soát mang lại hiệu quả cao trong công việc. Tuy nhiên khi Công ty mở rộng quy mô hoạt động với công tác kế toán phức tạp hơn thì mô hình này không còn mang lại hiệu quả về tiến độ thực hiện và chất lượng công việc. Do đó, Công ty cần phải xây dựng một mô hình kế toán phù hợp hơn, theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán sẽ giúp công tác kế toán tại Công ty đạt được hiệu quả cao hơn với Phòng tài chính - kế toán của Công ty vẫn là trung tâm thực hiện công tác kế toán tổng hợp. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình này giúp giảm bớt khối lượng công việc cho Phòng kế toán của Công ty, đồng việc tập hợp chứng từ và ghi sổ kế toán được đảm bảo về mặt thời gian, kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản trị. Đồng thời Công ty phải thành lập bộ máy kế toán quản trị riêng phục vụ yêu cầu phân tích và đưa ra các phương án kinh doanh hiêu quả cho doanh nghiệp. Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận kế toán này, để tăng tính chính xác của các số liệu kế toán, thông tin tài chính đưa ra. Nhờ đó các cấp quản trị trong Công ty có thể tìm ra những phương án kinh doanh chiến lược mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp. Việc phân chia bộ máy kế toán như vậy làm cho công tác kế toán của Công ty trở lên chuyên nghiệp và hiệu quả cao hơn. Công ty cũng cần nâng cao hơn nữa chất lượng thi tuyển đầu vào, cũng như có những chính sách và biện pháp cụ thể hơn trong việc đào tạo nhân viên cả về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như đạo đức nghề nghiệp của cán bộ công nhân viên. Sắp xếp cán bộ, nhân viên giỏi vào những vị trí chủ chốt, nâng cao đời sống cả về tinh thần lẫn vật chất của cán bộ công nhân viên, điều này sẽ góp phần làm không khí làm việc thêm vui vẻ, phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên, cũng như làm giảm những gian lận, sai sót trong quá trình làm việc. Thường xuyên có những buổi gặp mặt giữa cán bộ công nhân viên trong công ty, trao đổi rút kinh nghiệm, thẳng thắn phê bình, đánh giá hiệu quả làm việc sẽ làm môi trường làm việc ngày càng tốt lên, trình độ nhân viên ngày càng được nâng cao. 3.3.2 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán Về việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ Hiện nay, theo quy định về lập báo cáo tài chính của nước ta thì báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa phải là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, công ty nên cân nhắc về việc lập báo cáo này để có thể theo dõi sự thay đổi trong tài sản thuần, sự tăng giảm của các dòng tiền cũng như trong cơ cấu tài chính để có thể nắm bắt kịp thời và đầy đủ các thông tin để các nhà quản lý có thể ra các quyết định kinh doanh tối ưu hoá lợi ích của công ty. Về việc bổ sung thêm báo cáo quản trị Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt đã mở sổ chi tiết doanh thu kèm theo nhiều các báo cáo quản trị khách về doanh thu bán hàng. Nhưng các báo cáo này chỉ đưa ra thông tin phản ánh tình hình lãi, lỗ của từng loại dịch vụ được cung cấp mà chưa đưa ra những chỉ tiêu cần đạt trong kỳ tiếp theo. Vì thế, công ty cần lập thêm một số báo cáo quản trị khác để hệ thống báo cáo quản trị của công ty được đầy đủ và hiệu quả hơn. Ví dụ như, kế toán viên cần chuẩn bị bảng phân tích nhu cầu và dự đoán về tình hình sử dụng dịch vụ trong kỳ tới dựa trên các báo cáo bán hàng, mua hàng hay báo cáo kết quả kinh doanh của từng loại hoạt động trong kỳ vừa qua. Sau đó, ban quản trị sẽ dựa vào báo cáo kế toán này để đưa ra các biện pháp, chiến lược kinh doanh để đề xuất các biện pháp, chiến lược kinh doanh cho tương lai một cách hợp lý nhất nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hạn chế chủ yếu trong hệ thống báo cáo quản trị của Công ty là các báo cáo này do phòng kế toán lập, các số liệu chủ yếu lấy từ hệ thống sổ sách của báo cáo tài chính. Do vậy các số liệu lấy để phân tích không thực phản ánh đúng bản chất của các hoạt động kinh doanh trong Công ty, từ đó làm giảm chất lượng của các báo cáo quản trị. Đồng thời, định kỳ Công ty nên lập Báo cáo chi phí sản xuất để thấy được sự biến động của biến phí, định phí giữa thực tế so với dự toán và ảnh hưởng đến giá thành như thế nào để có biện pháp kiểm soát và đỉều chỉnh cho phù hợp. Biểu số 3-1: Báo cáo quản trị BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Quý: …năm…. Đơn vị tính: … Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch +/- % 1. Doanh thu 2. Chi phí biến đổi - Chi phí NVL trực tiếp - Chi phí NC trực tiếp - Chi phí khả biến khác 3. Số dư đảm phí 4. CP bất biến thuộc tính 5. Số dư bộ phận 6. Chi phí bất biến chung 7. Lợi nhuận thuần 3.3.3 Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác kế toán của mình từ năm 2004 và hiện nay vẫn còn sử dụng phần mềm kế toán ấy trong công tác quản lý số liệu kế toán nhưng có cải tiến phù hợp với “Hệ thống kế toán của Việt Nam”. Tuy nhiên phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng chưa đáp ứng yêu cầu cũng như chưa theo dõi, quản lý được tình hình tài chính của Công ty một cách nhanh nhất và độ tin cậy chưa cao. Chính vì thế, song song với việc Công ty đang xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng, công tác cải cách hệ thống kế toán của Công ty theo các phần mềm kế toán mới hiện hành là điều nên xem xét thực hiện nhằm nâng cao hơn nữa khả năng kiểm soát và xử lý số liệu của Công ty. 3.3.4 Công tác ghi nhận và thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí Hiện nay, công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt thực hiện khá nhiều các hoạt động cung cấp dịch vụ có thời gian kéo dài giữa hai kỳ kế toán. Đặc biệt là vào các dịp nghỉ lễ như 30/4- 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết Nguyên đán, Tết Dương lịch,… nên việc ghi nhận doanh thu, chi phí của các hoạt động này đảm bảo đúng kỳ phát sinh thì mới có thể phản ánh kết quả kinh doanh của từng kỳ một cách chính xác. Ta xét một ví dụ về việc vận chuyển 5 container từ ngày 28/3 đến ngày 03/4 (tính cả thời gian làm thủ tục hải quan và lưu kho) có doanh thu là 8.000.000 đồng. Tổng chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình vận chuyển là 5.000.000 đồng. Vì dịch vụ này được cung cấp liên quan đến cả tháng 3 và tháng 4, nên theo VAS 14 và IAS 18: “Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán của kỳ đó”. Do đó, chi phí trực tiếp cho dịch vụ đã cung cấp này cũng phải tính cho tháng 3 và tháng 4 theo trong ghi nhận doanh thu. Việc xác định doanh thu và chi phí của một dịch vụ cho hay kỳ kế toán có liên quan có thể được thực hiện như sau: Kế toán viên căn cứ theo thời gian phát sinh chi phí để ghi nhận chi phí cho các kỳ tương ứng. Các chi phí xăng dầu, cầu phà, bến bãi, công tác phí của lái xe,…từ ngày 28 đến ngày 31 tháng 3 nên được tính vào chi phí của tháng 3. Căn cứ vào chứng từ thế hiện các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển còn lại từ ngày 01đến ngày 03 tháng 4, kế toán viên có thể ghi nhận vào chi phí cung cấp dịch vụ của tháng 4. Doanh thu của dịch vụ được cung cấp sẽ được tính vào tháng 3 và tháng 4 tương ứng theo tỷ lệ chi phí phát sinh để thực hiện dịch vụ đã được phân bổ, chủ yếu ở đây là chi phí trực tiếp của dịch vụ đã cung cấp xác định cho từng tháng: Chí phí trực tiếp cung cấp dịch vụ tính vào chi phí từng tháng Doanh thu bán hàng Doanh thu của dịch vụ tính vào từng tháng Chi phí trực tiếp của dịch vụ cung cấp = * __________________________ Hoặc chúng ta có thể ghi nhận doanh thu và chi phí của dịch vụ vận chuyển đã cung cấp theo từng tháng dựa vào tỷ lệ thời gian thực hiện dịch vụ đó. Áp dụng vào ví dụ trên thì doanh thu và chi phí của dịch vụ vận chuyển sẽ được kế toán phân bổ theo khoảng 3/5, tương đương 60% vào tháng 3 và 40% vào tháng 4. Như thế, kế toán có thể lựa chọn hình thức phân bổ chi phí và doanh thu một cách phù hợp và thuận tiện nhất cho việc kế toán để sử dụng nhằm đảm bảo doanh thu và chi phí trong quá trình cung cấp dịch vụ được phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng kỳ. 3.3.5 Về việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi Như đã trình bày, công ty thường áp dụng các chính sách ưu đãi hơn về thời gian Dư Nợ cho các khách hàng thường xuyên, dẫn đến tỷ lện vốn bị chiếm dụng ngày càng tăng. Bên cạnh các biện pháp nhằm thu hồi Nợ, công ty nên trích lập các khoản dự phòng để giảm thiếu các tổn thất có thể xảy ra. Kế toán cũng nên dự tính số nợ khó đòi cuối mỗi kỳ kế toán để trích lập dự phòng. Các khoản nợ này cần được theo dõi chi tiết và cụ thể về tên tuổi đối tượng nợ, địa chỉ liên hệ, nội dung từng khoản nợ và số tiền phải thu của từng khách hàng nợ. Hiện nay, các khoản nợ quá hạn 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ mà công ty tiến hành đòi nhiều lần nhưng chưa thu về được sẽ được liệt vào dạng nợ khó đòi. Đối với trường hợp đặc biệt, khi khách hàng nợ đang trong thời gian xem xét phá sản, bỏ trốn,… thì dù chưa quá hạn 2 năm cũng được coi là nợ khó đòi. Theo quy định thì mức dự phòng phải thu tối đa áp dụng không vượt quá 20% tổng số dư Nợ phải thu của công ty tại thời điểm cuối niên độ và đảm bảo rằng công ty không bị lỗ. Cuối niên độ, căn cứ vào tình hình công nợ của công ty, kế toán ước tính tỷ lệ Nợ phải thu khó đòi và tính ra số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho niên độ tới theo công thức sau: Tỷ lệ Nợ phải thu khó đòi ước tính Tổng số phải thu cuối niên độ Số dự phòng phải thu khó đòi = * Số tiền không đòi được thực tế (theo dõi 3 năm) Tỷ lệ Nợ phải thu khó đòi ước tính = ___________________________ * 100 Tổng doanh thu cho Nợ (theo dõi 3 năm) Để có được đánh giá khát quảt về vấn đề này, ta có thể xem xét ví dụ về tình hình công nợ với khách hàng của công ty đến ngày 31/12/2008 như sau: Biểu số 3-2: Tình hình công nợ với khách hàng Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Tổng Doanh thu cho nợ 64.852.437 2.734.994.352 4.236.715.349 8.036.562.138 Số tiền thu hồi được 61.084.233 3.707.662.207 4.154.675.218 7.923.421.658 Số tiền không đòi được 3.768.204 27.332.145 82.040.131 113.140.480 Từ bảng trên, ta thấy: 82.040.131 Tỷ lệ Nợ phải thu khó đòi ước tính 8.036.562.138 = _______________ * 100 = 1,02% Với Tổng công nợ năm 2008 là 4.236.715.349 Số dự phòng phải thu khó đòi = 4.236.715.349* 1,02% = 43.214.497 đ Như vậy, cuối niên độ kế toán đầu tiên khi bắt đầu lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán cần kế toán như sau: Nợ TK 642: 43.214.497 Có TK 139: 43.214.497 Cuối niên độ kế toán tiếp theo, kế toán cần so sánh số dự phòng của năm trước còn lại với số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho năm nay. Nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập thì số chênh lệch lớn hơn này cần phải hoàn nhập bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp theo bút toán đảo ngược như sau: Nợ TK 139 Có TK 142 Nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập thì kế toán trích lập thêm vào tài khoản dự phòng phải thu khó đòi bằng cách ghi bút toán như khi lập tài khoản dự phòng ban đầu. 3.3.6 Về công tác xác định kết quả kinh doanh Việc phân tách doanh thu theo từng hoạt động cung cấp dịch vụ có tác dụng quan trọng giúp nhà quản trị nắm được tình hình kinh doanh của từng loại dịch vụ để thiết lập một chiến lược kinh doanh phù hợp. Hơn nữa, để có thể xác định kết quả kinh doanh cho từng loại hoạt động cung cấp dịch vụ thì công ty cần phải phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hoạt động bởi lẽ chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những chỉ tiêu quan trọng phản ánh trình độ cũng như quy mô hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Công tác quản lý doanh nghiệp cũng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty nên chi phí này cần được kiểm soát chặt chẽ trên cơ sở tiết kiệm và đảm bảo nâng cao chất lượng của hoạt động kinh doanh. Để có thể làm được điều này, kế toán cần tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo tiêu thức phù hợp như Doanh thu thuần của từng loại hoạt động như sau: Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho từng loại hoạt động Doanh thu thuần của từng loại hoạt động = ___________________ * Tổng doanh thu thuần Như vậy, sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động được lập như sau: (Ta lấy ví dụ với các số liệu trong tháng 3 năm 2009) Biểu số 3-3: Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh SỔ CHI TIẾT XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Dịch vụ vận chuyển Hoạt động tài chính Tổng 1. Doanh thu thuần 817.181.556 59.336.225 803.885.054 2. Giá vốn dịch vụ (hoặc Chi phí tài chính) 431.242.559 219.832.175 651.074.734 3. Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ 238.357.003 100.006 238.457.008 4. Kết quả kinh doanh (4 = 1 - 2 - 3) 132.596.135 (219.595.501) (86.039.366) Sau đó, dựa trên sổ chi tiết này, ban quản lý sẽ nắm được hình thức kinh doanh dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao nhất và có thể lên kế hoạch điều chỉnh về tỷ lệ đầu tư cho từng loại hoạt động một cách hợp lý. Qua thời gian tìm hiểu thực tế, em đã đưa ra những ý kiến đánh giá và những phương hướng chủ quan nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt. Em hy vọng trong thời gian tới, phòng tài chính- kế toán của công ty sẽ tiếp tục phát huy nhưng ưu điểm và khắc phục những điểm còn tồn tại để công tác kế toán nói chung và công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh ngày càng hoàn thiện hơn nữa. 3.4. Điều kiện thực hiện các giảp pháp 3.4.1 Về phía Nhà nước Thực tế cho thấy doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói chung và Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt nói riêng thì vẫn tồn tại việc sử dụng các biểu mẫu không hoàn toàn theo quy định của chế độ Nhà nước cũng như tiến hành công tác hạch toán tắt mà doanh nghiệp cho là nhanh gọn, hiệu quả. Để khắc phục tình trạng này, Bộ Tài Chính và các cơ quan có thẩm quyền cần phải ban hành các văn bản, chế độ kế toán và các thông tư hướng dẫn thực hiện một cách chi tiết và hiệu quả. Có như vậy mới đảm bảo được là công tác kế toán tại các doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng chuẩn mực, luật kế toán mà bản thân các doanh nghiệp vẫn áp dụng thuận tiện, phù hợp với điều kiện của mình, tránh phức tạp. Việc đưa ra các chế độ, chính sách hợp lý còn khiến doanh nghiệp có thể đưa ra các báo cáo kế toán phản ánh đúng thực trạng kinh doanh hơn. Ngoài ra, Bộ Tài chính cũng cần phải hoàn thiện hơn nữa hệ thống Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình phát triển chung của nền kinh tế toàn cầu, đặc biệt trong giai đoạn xu thế hội nhập, giao lưu thương mại như hiện nay. Đồng thời, Nhà nước cũng nên kết hợp với các doanh nghiệp thường xuyên có những buổi tập huấn giúp các cán bộ kế toán tại đơn vị hiểu đúng, chính xác hoặc nắm bắt kịp thời những thay đổi trong chuẩn mực, chế độ kế toán. 3.4.2 Về phía công ty Rõ ràng, công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả có thực sự đạt được hiệu quả hay không chủ yếu là do sự cố gắng và nỗ lực của bản thân công ty để hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán cũng như công tác kế toán. Muốn đạt được điều này, trước hết, công ty cần phải đảm bảo sự chỉ đạo, giám sát chặt chẽ hơn nữa của Giám đốc tới các phòng, ban, các đội, đặc biệt là bộ phận kế toán trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí vẫn đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán mà không làm sai lệch kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Một công việc nữa mà Công ty cần thực hiện đó là phải có chính sách lương thưởng hợp lý, chế độ đãi ngộ phù hợp, thường xuyên có những buổi tập huấn nhằm nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên. Như thế, công ty sẽ xây dựng được một đội ngũ nhân viên đặc biệt là cán bộ kế toán có trình độ, tay nghề cao, có tinh thần trách nhiệm và có lòng nhiệt huyết với công việc. KẾT LUẬN Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế nước nhà vào nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp kinh doanh, hoạt động trong mọi lĩnh vực đặc biệt là lĩnh vực dịch vụ cũng phải đối mặt với môi trường có tính cạnh tranh khốc liệt. Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt đã vượt qua được hàng loạt những khó khăn, thử thách để khẳng định mình trên thị trường nội địa cũng như thế giới, là một trong những doanh nghiệp vận tải có uy tín của Hải Phòng, hàng năm đóng góp vào nguồn thu ngân sách của nhà nước, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế đất nước. Trong quá trình thực tập tại phòng Tài chính - Kế toán ở Công ty, em nhận thấy rằng các nghiệp vụ kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính của Công ty. Việc tổ chức các nghiệp vụ này cũng đã đóng vai trò cung cấp các số liệu đã phân tích, đánh giá cho các nhà quản lý để có được cái nhìn toàn diện về thực trạng tình hình tài chính của công ty mình, từ đó đưa ra các quyết định chính xác nhất. Do kiến thức của bản thân còn hạn chế chắc chắn chuyên đề của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đánh giá, đóng góp của thầy cô và các bạn để những ý kiến em đưa ra được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Ts Nguyễn Hữu Ánh đã tận tình hướng dẫn, tập thể cán bộ lãnh đạo Công ty Vận tải Quốc tế Nhật Việt đặc biệt là các cô chú, anh chị phòng Tài chính - Kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.