Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty công trình giao thông 134

. Kết cấu tài khoản 152 Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Số dư Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ. Công ty không mở chi tiết tài khoản 152. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như: TK 111 “ Tiền mặt”; TK 141 “ tạm ứng”; TK112 “tiền gửi”; TK1331 “ thuế GTGT được khấu trừ”; TK331 “ phải trả người bán”; TK621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”; TK 627 “ chi phí sản xuất chung”; TK 623 “ chi phí sử dụng máy thi công”… b) Chứng từ, sổ sách Công ty 134 việc ghi chép, cập nhật số liệu bằng tay và máy tính nhưng chủ yếu là kế toán bằng tay để phù hợp với loại hình ghi sổ “ NK-CT ” mà Công ty áp dụng. Với hình thức NKCT, ngoài hệ thống sổ chi tiết để hạch toán các nghiệp vụ về vật tư, kế toán còn sử dụng các sổ tổng hợp: NKCT 1,2 5,7,10.., bảng kê 4,5 , sổ cái TK 152. Phương pháp hạch toán Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty CTGT 134 thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty CTGT 134 TK 111,112,331 TK 152,153 TK 632 TK 1381 TK 133 TK331 TK 3381 Mua NVL, CCDC Xuất NVL, CCDC cho sx Quy người phạm lỗi phải bồi thường Vật tư mất tính vào GVHB Giá trị NVL, CCDC thừa Hàng về trước, chứng từ cuối tháng chưa về VAT được khấu trừ Giá trị vật tư bị hao hụt, mất mát TK 621.623,627 TK 141 Tạm ứng mua vật tư TK 111,331,334 TK 133 VAT được khấu trừ c) Quy trình ghi sổ kế toán Sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, kế toán vật tư tiến hành định khoản trên các chứng từ rồi chuyển cho kế toán chuyên hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán chung để kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, sau đó các nhân viên chuyên về từng phần hành ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan đến phần hành mà mình đảm nhiệm. Kế toán ghi sổ NKCT số 1, 2, 5, 7, 10; Bảng kê 4, 5,….Cuối tháng ghi sổ cái TK 152 và một số TK khác có liên quan. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Chứng từ và bảng phân bổ Thẻ kho Bảng kê số 4, 5 NKCT số 1, 10 Sổ chi tiết thanh toán với người bán NKCT số 5 NKCT số 7 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Sổ cáiTK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Đối với vật liệu mua thanh toán bằng tiền tạm ứng: Khi người mua vật liệu viết đơn đề nghị tạm ứng, ghi rõ vật liệu gì, khối lượng bao nhiêu, gửi lên trưởng phòng máy và vật tư duyệt, sau đó được chuyển vào phòng kế toán, gửi kế toán trưởng xem và viết phiếu chi, kế toán tạm ứng ghi vào sổ (tờ kê) chi tiết tạm ứng( TK 141) (biểu 14), cuối kỳ đưa vào nhật ký chứng từ số 10 (biểu 15). Ví dụ: Nhập xi măng HT(Hoàng Thạch) loại PC400( xi măng thường) 10 tấn, đơn giá chưa thuế 655000/tấn, thanh toán bằng tiền tạm ứng của Công ty. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 6550000 Nợ TK 133: 655000 Có TK 141:7205000 - Đối với nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt: Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán định khoản, ghi vào sổ quỹ, cuối thàng ghi nhật ký chứng từ số 1(biểu 16) Ví dụ: Mua phụ tùng trả bằng tiền mặt, tổng giá không thuế 2053000. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 2053000 Nợ TK 133: 205300 Có TK 111: 2258300 - Đối với nghiệp vụ mua chưa trả người bán: Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán định khoản, ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán (biểu 17), cuối tháng vào nhật ký chứng từ số 5 (biểu 18). Ví dụ: Mua phụ tùng trả bằng tiền mặt, tổng giá không thuế 2053000.(VAT 10%) Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 1847000 Nợ TK 133: 184700 Có TK 331: 2031700. Căn cứ vào các chứng từ gốc mà nhân viên thống kê ở đội chuyển lên, kế toán tập hợp chứng từ và lập bảng tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu cho từng đội và bảng nhập, xuất chung cho toàn công ty. Kế toán từng phần hành ghi chép số liệu vào sổ chi tiết (tạm ứng, thanh toán với người bán…), cuối tháng tổng hợp vào các sổ nhật ký và sổ cái (nhật ký chứng từ số 7 (biểu 20), bảng kê số 4 (biểu 19), sổ cái TK 152 (biểu 21)). Trích tình hình kế toán tại Công ty CTGT 134 tháng 3 năm 2003 Một số mẫu sổ về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Biểu 11 Công ty CTGT 134 Xưởng Láng –Hoà Lạc Bảng tổng hợp nhập vật tư Tháng 3 năm 2003 STT CT Diễn giải Ghi Nợ TK 152, Có TK khác Cộng SH NT 111 141 331 1 123 2/3 Nhập mua xi măng 6550000 6550000 2 107 6/3 Nhập thép mạ f 20 21750000 21750000 3 124 8/3 Mua xi măng 7950000 7950000 4 133 12/3 Nhập phụ tùng 8512000 8512000 5 125 14/3 Nhập mua xi măng 5300000 5300000 6 126 14/3 Nhập mua xi măng 7860000 7860000 7 134 18/3 Mua săm, lốp, yếm 1847000 1847000 8 PC781 20/3 Nhập phụ tùng 2053000 2053000 9 3 20/3 Mua cát đen san nền 25000000 25000000 10 PC782 24/3 430000 430000 11 Cộng 2483000 52660000 32109000 87252000 Biểu 12 Bảng tổng hợp xuất vật tư Tháng 3 năm 2003 S TT CT Diễn giải Tổng cộng Ghi Có TK 152, Nợ TK khác 621 623 SH NT Ô. Lợi Máy ủi xe HyuDai Xe Maz Xe Kpaz 73 27 75 74 19 76 77 28 20 21 33 22 3/3 6/3 8/3 8/3 12/3 14/3 14/3 14/3 18/3 20/3 20/3 24/3 Xuất xi măng Xuất thép mạf 20 Xuất xi măng Xuất xi măng Xuất phụ tùng sửa chữa máy ủi Xuất xi măng Xuất xi măng Xuất thép tấm Xuất phụ tùng thay xe HyunDai Xuất phụ tùng thayxe Maz Xuất cát đen Xuất 2 bộ xích và 2 bình ắc quy 4575000 21750000 3275000 7950000 8512000 5300000 7860000 7063500 1847000 2053000 25000000 430000 4575000 21750000 3275000 7950000 5300000 7860000 7063500 25000000 8512000 230000 1847000 2053000 200000 Cộng 95615500 82773500 8742000 1847000 2053000 200000 Ngày..tháng 3 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu, kế toán lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ (biểu 13) theo từng đối tượng sử dụng Biểu 13 Công ty CTGT 134 bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 3 năm 2003 Ghi Có TK GhiNợ đối tượng sử dụng STT 152 153 Cộng I.TK 621 … Xưởng Láng- Hoà Lạc … II. TK 623 … Xưởng Láng- Hoà Lạc III. TK 627 …….. IV. TK 331(CầuVăn Phú) 176873000 82773500 22343600 12842000 7986000 12733900 Cộng 219936500 219936500 Biểu 14 Công ty CTGT 134- Xưởng Láng- Hoà Lạc Tờ kê chi tiết TK 141 Số :3 Tháng 3 năm 2003 CT Diễn giải Ghi Có TK141, Nợ TK khác Cộng Có TK 141 Ghi Nợ TK 141, Có TK khác Cộng Nợ TK 141 SH NT 152 … ……. 123 124 125 126 3 2/3 8/3 14/3 14/3 20/3 Mua xi măng HT Mua xi măng BS Mua xi măng BS Mua xi măng HT Mua cát đen san nền 6550000 7950000 5300000 7860000 25000000 …. Cộng 52660000 xx xx Ngày...tháng 3 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 15 Công ty CTGT 134 Nhật ký chứng từ số 10 Tháng 3 năm 2003 Tài khoản 141 “ tạm ứng” CT Diễn giải Có TK 141, Nợ TK khác Cộng Có TK 141 SH NT 152 …… …… ……………. Theo tờ kê chi tiết số 3- Láng- Hoà Lạc …………….. ………… 52660000 ……….. Cộng 94586700 2. Hạch toán thừa thiếu trong kiểm kê Công ty CTGT 134 cũng hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê tương tự như các doanh nghiệp sản xuất khác và tuân theo những nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được hướng dẫn mà Bộ tài chính đã ban hành. Do địa điểm sản xuất, thi công công trình của Công ty ở rải rác khắp nơi, thường là kho vật liệu ở gần nơi sản xuất, để ở ngoài trời nên sẽ không tránh khỏi tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí. Mặt khác, để công trình, hạng mục công trình đạt tiêu chuẩn chất lượng thì yếu tố đầu vào ( chủ yếu là nguyên vật liệu ) phải tốt về chất lượng. Do vậy, Công ty luôn luôn kiểm kê nguyên vật liệu thường xuyên, thường tiến hành theo từng bộ phận, nhóm người phụ trách quản lý ở nơi công trường thi công. Việc hạch toán kế toán kiểm kê thừa, thiếu như sau: *Trường hợp thừa so với hoá đơn: nhân viên phụ trách cung tiêu và kế toán phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để xử lý. - Nếu nhập toàn bộ: + Kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị thực tế nguyên vật liệu không thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán Có TK 3381: giá trị vật liệu thừa chờ xử lý + Nếu trả lại người bán: Nợ Tk 3381: Giá trị vật liệu thừa Có TK 152: Trả lại số thừa + Nếu đồng ý mua nốt: Nợ TK 3381: Số nguyên vật liệu thừa Nợ TK 1331: Thuế GTGT số nguyên vật liệu thừa Có TK 111,112,331: Tổng thanh toán số nguyên vật liệu thừa *Nếu nhập kho thừa so với hoá đơn, số thừa giữ hộ người bán, ghi Nợ TK 002, ghi Có TK 002 “ Vật tư giữ hộ” - Trường hợp thiếu so với hoá đơn + Phản ánh số thực nhập: Nợ TK152: Giá trị nguyên vật liệu thực nhập Nợ TK 1381: Nguyên vật liệu thiếu chờ xử lý Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Người bán giao nốt số thiếu: Nợ Tk 152: Nguyên vật liệu thiếu nhập kho Có Tk 1381: Vật liệu được xử lý *Trường hợp vật tư mua kém phẩm chất, không đản bảo như hợp đồng, Công ty trả lại người bán: Nợ TK 111,112: Thu lại tiền hàng trả lại Nợ TK 331: Giảm nợ phải trả người bán Nợ Tk 1388: Có TK 152: Giá trị nguyên vật liệu không thuế trả lại người bán Có TK 133: Thuế GTGT *Trường hợp Công ty được người bán chấp nhận giảm giá hàng mua do vật tư mua bị kém phẩm chất, sai quy cách: Nợ TK 111,112,1388,331: Có TK 152: Số vật tư được trả lại *Trường hợp khi kiểm tra vật tư trong kho bị hao hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 1381: Có TK 152: Giá trị vật tư bị mất mát -Xử lý số thiếu: Nợ TK 111, 331,334: Tổ chức cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Được tính vào giá vồn hàng bán Có TK 1381: Tổng số vật tư bị mất mát, hao hụt. IV. Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty CTGT 134. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác trong nề kinh tế thị trường, Công ty CTGT 134 luôn có nỗ lực để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của mình, đặc biệt quan tâm đến vấn đề sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu như thế nào cho hợp lý. Để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động, Công ty CTGT 134 sử dụng hệ thống các chỉ tiêu sau: Bảng so sánh các chỉ tiêu Đơn vị : 1000 Đồng STT Chỉ tiêu 2001 2002 1 Doanh thu bán hàng 71600000 85800000 2 Doanh thu thuần 71600000 85800000 3 Giá vốn hàng bán 70969700 85094100 4 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 630300 705900 5 Vốn lưu động bình quân 73584700 80943000 6 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ 225730 259770 7 Giá trị vật liệu xuất dùng 2152567 2453559 8 Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ 197505 208300 9 Số dư vật liệu tồn kho 211618 234035 10 Sức sản xuất của vốn lưu động 0.973 1.06 11 Sức sinh lợi của vốn lưu động 0.00856 0.00872 12 Hệ số luân chuyển vốn lưu động 0.973 1.06 13 Hệ số quay kho 10.17 10.48 14 Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động 1.027 0.943 15 Thời gian một vòng luân chuyển 371.13 339.62 Nhận xét: Qua bảng chỉ tiêu trên cho thấy Sức sản xuất của vốn lưu động = Doanh thu bán hàng/ Vốn lưu động bình quân tăng 0.087 chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty tăng. Sức sinh lợi của vốn lưu động tăng 0.00016 do lợi nhuận tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bình quân khá cao Hệ số luân chuyển vốn lưu động tăng do doanh thu thuần tăng (vì khoản giảm trừ của công ty không có nên doanh thu thuần bằng doanh thu bán hàng). Tuy nhiên, khoản thanh toán tạm ứng và khoản thu nợ khách hàng trên bảng cân đối kế toán rất cao sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty. Công ty sẽ bị ứ đọng vốn. Hệ số quay kho tăng chứng tỏ vật liệu chuyển đến và ra khỏi kho nhiều, quá trình lưu chuyển và sử dụng của nguyên vật liệu của Công ty tương đối thường xuyên. Hệ số này khá cao cho thấy hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cao. Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động giảm do vốn lưu động bình quân tăng, Công ty đã tiết kiệm được một khoản: x 360 85800000 (339.62-371.13) = - 7509883.333 (1000 VNĐ) Thời gian vòng luân chuyển của Công ty là khoảng một năm, thời gian luân chuyển giảm cho thấy tốc độ luân chuyển vốn lưu động tăng. Mối quan hệ giữa hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty. Vốn là một trong những điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại của doanh nghiệp. Đối với Công ty CTGT 134 cũng vậy. Vốn, đặc biệt là vốn lưu động là yếu tố không thể thiếu được trong việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Việc lưu trữ, luân chuyển nguyên vật liệu trong công ty thực hiện nhanh chóng. Những lượng tồn nguyên vật liệu, khoản thanh toán tạm ứng và khoản phải thu của công ty khá lớn. Nguyên vật liệu tồn chiếm tổng tổng tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán khá lớn. Vì vậy vật liệu trong kho công ty và vật liệu trong công trường phải quản lý và hạch toán đầy đủ. Công ty đã hoạt động hiệu quả từ khâu cung ứng, quản lý, giám sát nguyên vật liệu sao cho kịp thời, đúng lúc, đủ, chất lượng tốt. Đồng thời tổ chức công tác hệ thống kế toán nguyên vật liệu tốt bởi việc thiết lập hệ thống chứng từ giúp việc quản lý vật liệu chặt chẽ và hiệu quả hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động . Trong việc kiểm tra, ghi chép. Phòng kỹ thuật, thủ kho cùng phòng vật tư thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ kế toán và số liệu tại kho vật tư để biết tình trạng thừa hay thiếu vật tư. Việc kiểm soát tốt vật tư trong các khâu sẽ làm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm do bị hao hụt , lãng phí nguyên vật liệu. Dự trữ vật liệu trong kho nhiều với thời gian dài dẫn đến ứ đọng vốn, tăng chi phí liên quan đến bảo quản vật tư. Công ty cần phải quan tâm đến khâu này . Hạch toán đúng những khoản chi phí liên quan tới vật tư tồn phải trông giữ, bảo quản. Vậy hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty có cao hay không, Công ty phải kết hợp cả công tác quản lý nguyên vật liệu cùng với công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Phần III Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty công trình giao thông 134 Nhận xét đánh giá ưu, nhược điểm về tình hình quản lý , sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công tycông trình giao thông 134 Nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, công ty công trình giao thông 134 đã nhận thức rõ về vấn đề này nên đã tổ chức khá tốt công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán nguyên vật liệu . Qua thời gian thực tập, nghiên cứu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CTGT 134 em rút ra một số nhận xét sau: Những ưu điểm: Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty tương đối hoàn chỉnh. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và tổ chức kế toán hàng tồn kho nói chung phần nào đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán do Bộ tài chính quy định. Công ty đã thay đổi phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo thông tư số 89 TT/2002 hướng dẫn 4 chuẩn mực kế toán. Công ty áp dụng và sử dụng hệ thống sổ sách hợp lý, phù hợp với loại hình ghi sổ kế toán “ Nhật ký- chứng từ” mà Công ty đã áp dụng. Hệ thống sổ cung hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng theo đúng chế độ kế toán đảm bảo cho việc lập báo cáo quyết toán chính xác. Tuy các công trình, tổ đội sản xuất ở rải rác nhiều nơi nhưng việc tập hợp chi phí nhiều loại vào cuối tháng vẫn đầy đủ, hợp lý, chính xác. Công tác quản lý, sử dụng và hạch toán được thực hiện bởi những nhân viên kế toán, thủ kho có trình độ, năng lực cao và có nhiều kinh nghiệm. Công ty luôn có sự đối chiếu, kiểm tra giữa phòng vật tư, kế toán vật tư và thủ kho trong quá trình sử dụng, hạch oán nguyên vật liệu , giải quyết nhanh chóng những trường hợp các chứng từ không khớp nhau. Các chứng từ ban đầu được xem xét, ghi chép chính xác và được quản lý chặt chẽ nên tổ chức kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp rất khoa học và hiệu quả. Công ty đã tổ chức khá tốt công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu từ khâu nhập, xuất nguyên vật liệu đến khâu ghi sổ kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý nguyên vật liệu , có như vậy là do Công ty đã tổ chức được hệ thống kho hợp lý. Với những doanh nghiệp xây lắp như Công ty CTGT 134 việc tổ chức kho bãi, quản lý vật liệu là vấn đề phức tạp, nhưng thực tế tại Công ty thì số dư tài khoản 138 và 338 ( phải thu , phải trả hàng tồn kho bị thừa, thiếu, hao hụt mất mát) rất ít hoặc không có., chứng tỏ chuyện mất mát, hao hụt vật tư ít hoặc không có. Hệ thống kho Công ty và kho công trường được tổ chức, bảo vệ và giám sát chặt chẽ nên việc hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu ít xảy ra nên sẽ giảm công việc hạch toán kế toán. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho là giá thực tế đích danh. Phương pháp này rất phù hợp với đơn vị có vật tư đa dạng về chủng loại, quá trình nhập xuất thường xuyên với mức độ nhiều. Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư giúp việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra được tiến hành thường xuyên và tiết kiệm sổ sách. Công ty hạch toán vật liệu qua kho vừa giảm được chi phí vận chuyển vật tư, công sức đi lại từ công trường đến Công ty hoặc ngược lại vừa đảm bạơ quản lý chặt chẽ của công ty. Việc lập các bảng kê nhập, xuất vật tư, bảng phân bổ vật liệu, bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư do kế toán đội (nhân viên thống kê) lập tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán Công ty ghi sổ kế toán được nhanh chóng, dễ dàng. Trong công tác kế toán NVL, do Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên tại bất kỳ một thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị vật liệu nhập xuất, tăng giảm và hiện có, vì vậy có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL. Hệ thống định mức NVL được xây dựng rất chi tiết, cụ thể cho từng loại vật tư, từ loại sản phẩm (công trình) do đó tiết kiệm được vật tư, mang lại hiệu quả kinh tế cao. Tồn tại : Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CTGT 134 còn tồn tại một số điểm chưa hợp lý cần phải hoàn thiện để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí nói chung và công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu nói riêng: Thứ nhất, về tài khoản sử dụng: Công ty không chi tiết tài khoản 152 thành các khoản mục mà mọi nguyên vật liệu đều được ghi trên tài khoản 152 nên sẽ khó biết được chi tiết đối tượng sử dụng và khó theo dõi. Thứ hai, về lập bảng phân bổ: Với việc không phân loại tài khoản “ 152”chi tiết ra thì không biết rõ chi phí cho từng đối tượng sử dụng. Thứ ba, về xây dựng hệ thống danh điểm vật tư: Công ty chưa xây dựng được hệ thống danh điểm cho từng loại vật tư như vậy sẽ không thuận lợi cho việc chi chép từng khoản mục vật tư, sẽ gây lộn xộn không đúng loại vật tư. Thứ tư, về tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu: Thường thì vật liệu tồn kho tại Công ty là số dư vật tư còn lại ở công trường đem nhập lại kho công trường hoặc kho Công ty. Mà giá vật liệu luôn thay đổi, nên việc xác định giá vật liệu trên sổ số dư chỉ là tương đối, không chính xác. Do Công ty thực hiện khoán gọn công trình, hạng mục công trình, giao khoán một phần chi phí sản xuất nên hầu hết mọi nghiệp vụ nhập, xuất được ghi chép, tập hợp vào cuối tháng chỉ là hình thức. Tại đa số các công trình, vật tư mua về( viết phiếu nhập) và đem ra công trường (viết phiếu xuất) cùng ngày nên hầu hết các vật tư còn tồn lại trong kho vẫn giữ nguyên. Chính điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động vì lượng tồn vật tư không thay đổi, số vật tư cũ để lâu trong kho sẽ dẽ bị hao hụt, mất giá trị. II. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ý kiến đề xuất với chế độ kế toán Những điểm đạt được của chế độ: * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu - Về phương pháp tính giá nguyên vật liệu: + NVL nhập kho được tính theo giá thực tế mua vào, phản ánh đúng số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra. Cách tính này hoàn toàn phù hợp với Chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS 2- Cách đánh giá và trình bày hàng tồn kho theo hệ thống giá phí nguyên thuỷ), phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam (Chuẩn mực số 2: Hàng tồn kho) và phù hợp với nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (nguyên tắc giá phí). + Phương pháp tính giá NVL xuất kho: Có nhiều phương pháp tính giá NVL xuất kho để doanh nghiệp lựa chọn để phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động của đơn vị mình mặc dù trong chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam chỉ quy định có 4 phương pháp tính (Phương pháp tính theo giá đích danh; Phương pháp bình quân gia quyền; Phương pháp nhập trước, xuất trước; Phương pháp nhập sau, xuất trước). Đặc biệt là phương pháp giá hạch toán, một phương pháp có rất nhiều ưu điểm nếu doanh nghiệp xác định được một giá hạch toán phù hợp, vì phương pháp này giúp cho người làm kế toán đơn giản và giảm thiểu được công việc, thuận lợi cho việc phản ánh trong sổ sách kế toán, báo cáo tài chính chứ nếu luôn theo giá thị trường thì tuy rất chính xác, cập nhật nhưng rất phức tạp vì sự biến động liên tục của nó. - Về tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản cấp 1 và cấp 2 khá đầy đủ cho việc hạch toán các nghiệp vụ về NVL phát sinh trong kỳ. - Về phương pháp hạch toán NVL: Doanh nghiệp xây lắp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh một cách thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình biến động tăng giảm, hiện có của từng loại hàng tồn kho nói chung và từng loại NVL nói riêng vào các tài khoản tương ứng bởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị vật liệu nhập xuất tăng giảm và hiện có. Đây là một ưu điểm của chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp rút ra từ 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho trong QĐ 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 là phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Đây cũng là một ưu điểm khi so sánh với phương pháp hạch toán hàng tồn kho của Chế độ kế toán Pháp (sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ) vì phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ theo dõi số tồn trên các tài khoản tồn kho, không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên sổ kế toán nên có nhiều hạn chế trong theo dõi tình hình biến động và quản lý chung đối với nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho. - Về hạch toán tổng hợp NVL: những sửa đổi mới nhất trong chế độ kế toán được quy định tại Thông tư số 89/2002/TT-BTC nhằm hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam đầu tiên đã khắc phục được một số tồn tại cơ bản trong chế độ kế toán doanh nghiệp nói chung và chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp nói riêng, phù hợp với điều kiện mới của nền kinh tế như: + Kế toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho: Trước đây, các khoản hao hụt mất mát hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường của tổ chức cá nhân gây ra, được phản ánh vào các TK tuỳ thuộc theo quyết định xử lý (hoàn toàn do quyết định chủ quan của nhà quản lý chứ không phản ánh được bản chất của khoản thiếu hụt đó): Nợ TK 111, 334, ... : Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường Nợ TK 411: ghi giảm nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 821: ghi tăng chi phí bất thường .... Có TK 138 (1381) - Tài sản thiếu chờ xử lý Nay, những khoản thiếu hụt đó được đưa về TK 632 - Giá vốn hàng bán NVL mua về phục vụ sản xuất. Nếu NVL mất mát thiếu hụt mà DN phải chịu sẽ làm tăng chi phí sản xuất của DN. Do vậy làm tăng tổng giá thành sản phẩm, hoạch toán tăng giá vốn hàng bán là hoàn toàn hợp lý. + Kế toán chiết khấu thanh toán: Thông tư đã bổ sung TK515 - Doanh thu hoạt động tài chính, xoá bỏ TK711 - Thu nhập hoạt động tài chính đã làm cho nghiệp vụ phản ánh số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng do thanh toán tiền mua NVL trước thời hạn được người bán chấp thuận thay đổi từ: Nợ TK 331- Phải trả người bán Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính thành: Nợ TK 331- Phải trả người bán Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính Thay đổi này một ưu điểm của chế độ làm thay đổi cơ bản quan niệm về hoạt động tài chính của DN. Những khoản thu từ hoạt động tài chính được coi là khoản thu từ hoạt động kinh doanh và của TK loại 5 doanh thu chứ không phải là một khoản thu nhập. + Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Số chênh lệch của khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm trước và năm nay trước được phản ánh vào TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp và sau khi thông tư ra đời, khoản chênh lệch này được phản ánh vào TK632- Giá vốn hàng bán. Điều này là hoàn toàn phù hợp, vì nếu phản ánh vào TK642 thì không phản ánh được bản chất của những khoản dự phòng này. Những bất cập còn tồn tại: * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu - Phương pháp tính giá nguyên vật liệu: Ta thấy rằng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp giá hạch toán là một phương pháp có rất nhiều ưu điểm, mang lại thuận lợi cho người làm kế toán. Thế nhưng, khi chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho ra đời quy định cụ thể về phương pháp tính giá NVL xuất kho nhưng không quy định đây là một phương pháp được sử dụng trong DN thì liệu rằng phương pháp đó có còn được sử dụng. Thêm nữa, một vấn đề đặt ra là: Trong chế độ kế toán Pháp, để xác định giá trị NVL xuất kho, chỉ sử dụng 3 phương pháp: phương pháp bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ và bình quân sau mỗi lần nhập) và phương pháp nhập trước-xuất trước, còn trong chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS 2) cũng chỉ có 4 phương pháp, mà trong chế độ của Việt Nam phân ra quá nhiều phương pháp, liệu rằng điều đó có quá phức tạp, gây cản trở, ảnh hưởng đến công tác tính giá và quản lý NVL xuất kho. - Về tài khoản sử dụng: Trong các tài khoản chi tiết của TK152- nguyên vật liệu chưa có tài khoản chi tiết cho phế liệu nhập kho chờ xử lý, mà phế liệu là một khoản mục khá lớn ở các đơn vị XDCB trong quá trình thi công và sau khi quyết toán công trình, HMCT. Nếu hạch toán phế liệu đó vào TK 1528 “Vật liệu khác” là không phù hợp vì những phế liệu này chỉ có thể chờ để thanh lý chứ không tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nữa. Một vấn đề khác, đó là những khoản mua về phục vụ nhu cầu khác ngoài hoạt động sản xuất như thuốc men, văn phòng phẩm... không phải là những yếu tố đầu vào, không tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh và cấu thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, không thể coi đó là một loại NVL như cát ,sỏi, xi măng, thép... nhưng vẫn phải nhập kho và khi xuất sử dụng đều phải viết phiếu xuất kho. Vậy, những khoản này sẽ được hạch toán vào đâu, vì nếu không quy định cụ thể, các doanh nghiệp rất dễ hạch toán vào TK1528- Vật liệu khác, mà điều đó thì hoàn toàn không hợp lý. - Về quản lý nguyên vật liệu: Đối với vật tư do đội tự mua, phòng cung ứng vẫn tiến hành lập phiếu nhập kho, và khi xuất cũng viết phiếu xuất kho như đối với trường hợp qua kho. Đây là một cách quản lý vật tư chặt chẽ của đơn vị xây lắp theo mô hình khoán tập trung, tuy nhiên nó lại gây ra nhiều phiền hà trong việc nhập xuất. Thứ nhất là do đặc điểm vật liệu của đơn vị xây lắp thường không dự trữ lâu dài đối với những vật tư có khối lượng lớn vận chuyển khó khăn như cát, sỏi, đất đá.. thì việc nhập xuất kho chỉ là hình thức, thứ hai là do các công trình ở xa đơn vị nên các chứng từ nhập xuất không được cập nhật một cách thường xuyên do các đội không có điều kiện hễ khi nào nhập xuất vật tư là lại lên cơ quan làm thủ tục nhập xuất vật liệu sử dụng cho các công trình. - Về tình hình luân chuyển chứng từ : Do nhiều lý do khách quan và chủ quan mà việc tập hợp chứng từ lên phòng kế toán được thực hiện chậm, dẫn đến thiếu chứng từ để hạch toán kịp thời, chính xác. Ví dụ khi kế toán tạm ứng cho tổ, đội thi công đi mua vật liệu, có khi vật liệu đã đưa vào sử dụng nhưng chứng từ lại chưa được chuyển lên phòng kế toán để thanh toán tạm ứng và ghi sổ chi tiết. Điều này làm nảy sinh thực trạng là đến cuối kỳ hạch toán, khối lượng công việc hoàn thành xác định bằng kiểm kê luôn lớn hơn so với chi phí nguyên vật liệu stập hợp trên sổ sách. Ngoài ra, chứng từ ở các đội, xí nghiệp được chuyển lên phòng kế toán dễ tập trung vào cuối tháng (hạn cuối để nộp chứng từ) nên vào thời điểm này, khối lượng công việc thường rất lớn khiến việc tập hợp chi phí và phân bổ đôi khi gặp khó khăn. Kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu * Về tính giá nguyên vật liệu: - Đối với NVL nhập kho, ngoài hình thức cung ứng vật liệu tại kho, doanh nghiệp cần khai thác triệt để nguồn vật liệu mua ngoài giao thẳng cho công trình. Theo hình thức này, các khoản vận chuyển, lưu trữ, bảo vệ sẽ được giảm thiểu nên sẽ giảm được chi phí thực tế của NVL mua vào. - Đối với NVL xuất kho, mỗi phương pháp tính giá NVL xuất kho đều có những ưu, nhược điểm và đem lại những hiệu quả khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động cụ thể của mình mà từng doanh nghiệp có thể lựa chọn một phương thức thích hợp nhất nhưng phải bảo đảm tính thống nhất trong việc sử dụng phương pháp định giá hàng tồn kho trong kỳ kế toán và giữa các kỳ phù hợp với nguyên tắc liên tục của kế toán. Theo em, trong doanh nghiệp nên hạn chế sử dụng nhiều phương pháp tính giá đối với các loại NVL khác nhau để tránh sự phức tạp, sai sót trong công tác quản lý và kế toán NVL. Đối với các loại NVL xuất dùng tại các công trình, kế toán nên sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá NVL xuất kho vì đặc điểm các loại vật tư này mua về được sử dụng ngay không để tồn trữ nhiều. * Về tài khoản sử dụng: - Nên mở thêm TK 1527 “Phế liệu” chi tiết cho khoản phế liệu thu hồi. - Không nên dùng TK 152 để hạch toán các khoản liên quan đến thuốc men, văn phòng phẩm vì những khoản này nếu xét theo tiêu chuẩn NVL thì nó không phải là NVL + Do vậy, khi mua thuốc men, văn phòng phẩm kế toán nên sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp chi phí : Nợ TK 642 (6428) - Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112... : Tổng giá trị thanh toán + Đối với các đội sản xuất, thì chi phí thuốc men, văn phòng phẩm thì sử dụng tài khoản 627 “ chi phí sản xuất chung” Nợ TK 627: chi phí bằng tiền Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,331…: Tổng giá trị thanh toán + Các chi phí liên quan đến quá trình thu mua đuợc phản ánh như sau : Nợ TK 642 (6427) - Chi phí dịch vụ mua ngoài Có TK 111, 112, 141... + Trong trường hợp trị giá thuốc men văn phòng phẩm trong kỳ mua về quá lớn trong khi không sử dụng hết trong kỳ do vậy trong trường hợp này ngoài phần kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh kế toán nên hạch toán phần còn lại vào bên Nợ TK 1421- Chi phí trả trước, sang kỳ sau sẽ kết chuyển số chi phí này. Nợ TK911- Phân bổ chi phí quản lý DN vào kết quả kinh doanh trong kỳ Nợ TK 1421- Chi phí chờ phân bổ Có TK 642- Chi phí quản lý DN trong kỳ * Về quản lý nguyên vật liệu: - Phải có biện pháp tiết kiệm NVL để giảm hao phí đến mức thấp nhất để giảm chi phí sản xuất như: + Trên cơ sở khối lượng công việc đặt ra, đơn vị tiến hành giao vật liệu cho từng tổ sản xuất, yêu cầu họ phải chấp hành định mức nguyên vật liệu nhưng phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và chất lượng công trình. + Có chế độ khen thưởng, xử phạt thích đáng với những cá nhân, tập thể tiết kiệm được hay sử dụng lãng phí nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, nâng cao ý thức tiết kiệm vật tư của mỗi công nhân. + Giảm thiểu chi phí thu mua, vận chuyển và sử dụng vật tư cũng như không để vật tư bị hao hụt, mất mát hay xuống cấp bằng cách hạn chế nguồn vật liệu nhập kho của đơn vị (chỉ nhập kho của đơn vị những loại vật liệu rất cần cho sản xuất , cho nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp, không sẵn có trên thị trường); tăng cường nguồn vật liệu giao thẳng tới chân công trình. - Để tăng năng suất lao động, khối lượng công việc cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý, không để sản xuất bị ngắt quãng. Điều đó đồng nghĩa với việc vật tư phải được vận chuyển đến công trình một cách kịp thời, đầy đủ về số lượng và chất lượng. - Với nguồn vật liệu mua ngoài giao thẳng, kế toán vẫn phải làm thủ tục nhập, xuất kho. Việc làm này phức tạp về hình thức, lãng phí lao động kế toán cũng như sổ sách và thời gian. Do vậy, cán bộ cung ứng vật tư sau khi mua hàng có thể đưa vật tư về thẳng chân công trình. Biên bản được lập tại chỗ, sau đó, chuyển hóa đơn và Biên bản lên phòng kế toán làm căn cứ pháp lý để ghi sổ và nên hạch toán thẳng vào TK 1413- chi tiết nguyên vật liệu cho đơn vị nhận khoán theo từng công trình chứ không nên lập Phiếu nhập kho. Khi mua NVL về sử dụng trực tiếp cho các công trình kế toán ghi: Nợ TK 1413- Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ Có TK 152- Chi tiết vật liệu xuất dùng - Nguồn NVL nhập kho phải dựa trên kế hoạch NVL cụ thể cho từng công trình, HMCT. Nguồn NVL xuất kho phải căn cứ vào từng kế hoạch sản xuất của từng công trình để giao cho từng xí nghiệp, tổ, đội đủ về số lượng, chất lượng và đúng tiến độ của công trình đó. Tránh tình trạng khoán NVL cho toàn bộ công trình mà công trình lại do nhiều tổ, đội đứng ra thi công, không phân công trách nhiệm cụ thể cho các tổ, đội dẫn đến tình trạng thất thoát, thiếu trách nhiệm đối với NVL giao cho công trình đó. * Về phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Đối với NVL hao hụt, mất mát mà đơn vị phải chịu (đã trừ phần cá nhân, tổ chức phải chịu trách nhiệm bồi thường), nếu là mất mát tại kho ở từng công trình (NVL trong định mức cho từng công trình), thì lượng NVL mất mát ở công trình nào sẽ tính vào giá vốn của công trình đó. Còn nếu mất mát ở kho tại đơn vị mà chưa phân bổ cụ thể cho từng công trình, thì lượng mất mát đó phải được phân bổ cho các công trình theo cách thức mà từng đơn vị quy định theo định khoản: Nợ TK 632 : chi tiết công trình, HMCT Có TK 152 : lượng nguyên vật liệu hao hụt mất mát mà đơn vị phải chịu. * Về tình hình luân chuyển chứng từ: Để giải quyết tình trạng quá tải chứng từ vào cuối tháng, đơn vị nên có hình thức thưởng hay kỷ luật đối với kế toán đội hoàn thành tốt cũng như chưa hoàn thành nhiệm vụ. Mặt khác, trong đơn xin tạm ứng vật liệu, cần xác định rõ thời hạn thanh toán tạm ứng. Đó cũng là biện pháp hữu hiệu để thu thập chứng từ phục vụ công tác ghi sổ kế toán. Kiến nghị, giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty A) Về hạch toán nguyên vật liệu Về tài khoản sử dụng * Tại Công ty, nguyên vật liệu tương đối đa dạng, nhiều chủng loại nhưng trong hạch toán Công ty lại chỉ hạch toán chung là TK 152, do vậy Công ty nên phân loại TK152 ra thành các tiểu khoản như sau dùng để chỉ các nhóm vật liệu tương ứng. TK 152 - Nguyên vật liệu ,TK 1522 - Nhiên liệu, TK 1523 - Phụ tùng thay thế, TK 1524- Nguyên vật liệu khác. Việc mở chi tiết tài khoản 152 này không chỉ thuận lợi trong quá trình ghi chép, phân loại từng nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng đồng thời giúp người quản lý tiện kiểm tra theo dõi số liệu được rõ ràng, dễ hiểu. Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu Việc mở chi tiết tài khoản 152 cũng nên đồng thời lập lại bảng phân bổ nguyên vật liệu Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng.. năm N Ghi Nợ đối tượng sử dụng Ghi có TK 1521 1522 1523 1524 Cộng 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Đội công trình I - Đội công trình II ………………… 622 Chi phí nhân công trực tiếp …………………. 623 chi phí sử dụng máy thi công …………………. 627 Chi phí sản xuất chung - Đội công trình I - Đội công trình II ………………….. Cộng Về lập hệ thống danh điểm vật tư Để thuận lợi cho việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu thì Công ty nên xây dựng hệ thống doanh điểm, mỗi số doanh điểm, mỗi doanh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo 1 thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ. Sổ danh điểm vật tư Nhóm Danh điểm NVL Đơn vị tính Mã vật liệu Tên, quy cách vật tư Tên nhà cung cấp Nhóm mã Tên mã 1521 Nguyên vật liệu 15211 Tấn Xi măng XMTR Xi măng trắng XMTR 001 Xi măng Hoàng Thạch Nhà máy xi măng Hoàng Thạch XMTR 002 Xi măng Bỉm Sơn Nhà máy xi măng Bỉm Sơn XMTH Xi măng thường XMTH001 Xi măng thường Hoàng thạch XMTH002 Xi măng thường Bỉm Sơn XMTH003 Xi măng thường La Hiên Nhà máy xi măng La Hiên ……… ……….. ……….. XMR Xi măng rời XMR001 Xi măng rời Hoàng thạch XMR002 Xi măng rời Bỉm Sơn ……… ………. …… 15212 kg Thép TT TT001 Thép tấm Thái Nguyên NM gang thép Thái Nguyên TL TL001 Thép lá NM gang thép Thái Nguyên ……. …….. …….. 1522 Nhiên liệu 15221 Lít XA Xăng XATH Xăng thường XA01 Xăng A76 XAM Xăng Mogas XAM01 Xăng Mogas 90 XAM02 Xăng Mogas 92 ……… ………. ………….. 15222 Lít DA Dầu DAHD DAHD01 Dầu H D 40 ……. ……… ………. Về lập sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp. Các đội xây dựng công trình được cấp vốn sản xuất, các đội có thể mua vật tư trả bằng tiền ứng trước của công ty hoặc mua chịu của nhà cung cấp. Đa số các vật tư được mua với khối lượng lớn của nhà cung cấp quen thuộc (thường xuyên), nhưng công ty lại mở sổ chi tiết chung cho các đối tượng nên với số tiền nợ quá lớn sẽ dễ bị nhầm , sai sót. ý kiến đễ xuất của em là công ty nên mở một sổ chi tiết thanh toán cho nhà cung cấp thường xuyên và một sổ chi tiết cho đối tượng khác (nhà cung cấp không thường xuyên). Mẫu sổ chi tiết thanh toán Sổ chi tiết tài khoản TK 331 Đối tượng:…… N T ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đ/ ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 2.Số p/s 2. Số phát sinh ………………. 3. Số dư cuối kỳ Đối với nhà cung cấp không thường xuyên thì mở chung một quyển , có phân định rõ ràng đối với từng nhà cung cấp (mẫu sổ như trên). B) Về tình hình quản lý, biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình, hạng mục công trình và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động toàn Công ty. Để quản lý chặt chẽ và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, Công ty cần có biện pháp hữu ích từ khâu thu mua, khâu dự trữ, bảo quản đến khâu sản xuất . Ngoài ra công ty còn quan tâm đến khâu thanh toán. Trong khâu thu mua Nguyên vật liệu thu mua và sử dụng trên cơ sở đề án kinh tế kỹ thuật được duyệt , dự toán chi phí sản xuất kỹ càng để sao cho nguyên vật liệu mua cung cấp vừa đủ, đúng kế hoạch của đội, tránh tình trạng thừa, gây chậm trễ cho sản xuất . Quá trình thu mua vật tư cần đươc tiến hành hợp lý, làm sao để tìm được những nhag cung cấp tốt nhất không chỉ về mặt số lượng, chủng loại mà còn cả về phẩm chất, giá cả… Công ty phải thường xuyên cập nhật giá cả thị trường để theo dõi, đối chiếu, kiểm tra hoá đơn do nhân viên cung ứng cung cấp, thiết lập mạng lưới các nhà cung cấp ổn định, thường xuyên hoặc có thể quản lý vật tư theo nhà đầu tư. Việc thường xuyên cập nhập giá cả thị trường cũng như tình hình biến động cung-cầu để thích hợp với quyết định nên mua vật tư vượt kế hoạch trong điều kiện có thể bảo quản được (nếu vật tư đang có hình thức giảm giá, khuyến mại..). Còn khi thị trường đang thiếu hụt thì chỉ mua những vật tư đang cần sử dụng cho công trình. Công ty nên lựa chọn phương thức thu mua, thanh toán, vận chuyển nguyên vật liệu phù hợp nhất với chi phí thấp nhất, đây là yếu tố quan trọng góp phần làm giảm giá nguyên vật liệu nhập kho. Công ty nên tổ chức tận dụng phế liệu thu hồi chặt chẽ hơn. Đây là nguồn quan trọng giúp công ty giảm bớt phần nàolượng vật tư mới cần mua cho công trình. Khâu dự trữ, bảo quản. Vật liệu càng tồn kho nhiều thì chi phí cho công việc bảo quản càng tăng. Nếu dự trữ quá ít thì gây lãng phí vì công ty phải có mức chi phí tối thiểu để bảo quản kho mà không tận dụng hết. Do vậy công ty cần phải xác định mức vật tư dự trữ tối thiểu và tối đa. Vật liệu trong Công tycó nhiều chủng loại nên Công ty cần phải quan tâm đến vấn đề này. Công ty phải có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu ở mức hợp lý, đảm bảo không gay ứ đọng vốn để tăng cường tốc độ chu chuyển vốn lưu động. Công ty cần sắp xếp các loại vật tư một cách hợp lý(theo hệ thống danh điểm nguyên vật liệu ) để xây dựng hệ thống định mức tiêu hao và tồn kho nguyên vật liệu hợp lý, chính xác, chặt chẽ đồng thời giúp việc kiểm soát được dễ dàng. Công ty phải xây dựng hệ thống kho bảo quản tốt trên những công trường, có đội bảo vệ cũng như đội giám sát thi công có trách nhiệm để tránh hao hụt, mất mát, gây lãng phí. Với vật tư tồn kho ứ đọng lâu, công ty cần nhanh chóng thanh lý nhằm thu hồi vốn, giải phóng kho để giảm chi phí bảo quản kho. Khâu sản xuất Công ty nên thực hiện việc quản lý chặt chẽ hơn nữa nguyên vật liệu dùng cho sản xuất , tiến hành phân tiách chi phí nguyên vật liệu trong cơ cấu giá thành sản phẩm, hợp lý hoá quá trình công nghệ, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Phòng kỹ thuật thi công cần kết hợp vỡi một số phòng ban và bộ phận sản xuất trong toàn công ty để xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm và chi tiết từng loại sản phẩm. Do sản phảm xây dựng ở ngoài trời, vật liệu có một số để tại nơi thi công nên khó quản lý, dễ bị hao hụt, mất mát nên để giảm chi phí bất hợp lý trong giá thành, công ty cần đưa ra biện pháp quản lý tốt nhất trong trường hợp này. Vật liệu mua phải kiểm định chất lượng cho tất cả các loại chứ không phải chỉ vật liệu chính. Để phát huy năng lực sản xuất của Công ty, Công ty nên tiếp cận nhanh, cập nhật, không ngừng nang cao hiệu quả sản xuất. Muốn vậy cần phải có sự đầu tư hơn nữa cho công tác nghiên cứu, tìm kiếm, đặc biệt là trình độ công nhân kỹ thuật, đủ để tiếp cận công nghệ hiện đậi và tiếp cận cái mới một cách nhanh chóng. Biện pháp đưa ra là công ty nên tổ chuéc khoá học nâng cao tay nghề cho công nhân, giao lưu với một số Công ty thuộc ngành. Định kỳ mở các cuộc thi kỹ thuật, tay nghề cao trong toàn Công ty. Công ty nên có chế độ khen thưởng cũng như xử phạt thích đáng với những cá nhân trực tiếp sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm trong mỗi cán bộ, công nhân viên trong công tác quản lý vật tư. Trong khâu thanh toán Hiện nay khoản nợ phải thu trên bảng cân đối kế toán của Công ty rất cao. Công ty nên tiến hành thu hồi, xử lý ngay các khoản phải thu với khách hàng tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá lâu. Công ty phải lựa chọn những hình thức thanh toán hợp lý, phù hợp với từng khách hàng. Trong nội bộ công ty cũng phải có những quy định cụ thể về thanh toán ngay để tránh tình trạng chậm trễ trong thanh toán, gây ứ đọng vốn, giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trên đây là một số biện pháp đóng góp trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty qua các khâu dự trữ, sản xuất, bảo quản vật tư nhằm tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động. Việc tăng tốc độ của vốn lưu động có thể giảm bớt lượng vốn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao mức đảm nhiệm vốn lưu động. Kết luận Qua thời gian thực tập thực tế tại Công ty CTGT 134 và những lý luận được tiếp thu ở nhà trường về kế toán nguyên vật liệu , cùng với nội dung của đề tài này, em thấy được tầm quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu được của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Trong quá trình xây lắp, nguyên vật liệu kết tinh vào công trình và là bộ phận cấu thành nên giá thành công trình đồng thời nó là một trong khoản mục của vốn lưu động. Chính vì vậy bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng nhận thấy được tầm quan trọng của việc quản lý sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu . Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng sản xuất . Nhận thức được vấn đề này em đã đi sâu nghiên cứu đề tài “ tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty CTGT 134” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Qua thời gian khảo sát thực tế này, em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích cho bản thân như: Học hỏi được cách thức làm việc sao cho có hiệu quả của một kế toán viên, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp kinh doanh xây lắp. Biết được thực tế công việc kế toán, so sánh giữa thực tế với lý thuyết, và với quy định kế toán hiện hành.( Đồng thời với những kết quả sản xuất kinh doanh qua các báo cáo biết được tình hình kinh doanh của công ty như thế nào). Chuyên đề của em đã hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Trần Thị Phượng cùng các cô, chú trong phòng kế toán của công ty CTGT 134. Tuy nhiên, với trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em sẽ không tránh được những thiếu sót, em mong sự đóng góp ý kiến của cô giáo và các cô, chú trong phòng kế toán của Công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cô giáo hướng dẫn Trần Thị Phượng cùng các cô, chú trong phòng kế toán- tài chính của Công ty đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ, cung cấp cho em những tài liệu quan trọng giúp em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, tháng 4 năm 2003 SV: Nguyễn Thị Thanh Nhã. Biểu 18 Công ty CTGT 134 Nhật ký chứng từ số 5 Ghi Có TK 331 Tháng 3 năm 2003 STT Diễn giải Dư đầu kỳ Nợ TK 331, Có TK khác Có TK 331, Nợ TK khác Số dư cuối kỳ Nợ Có 152 ….. CộngNợ TK331 152 … Cộng Có TK331 Nợ Có 1 Từ sổ chi tiết TK 331 xx xx 12733900 ….. 52763500 …… xx xx Cộng xx xx 12733900 ….. …… 52763500 ….. …… xx xx Ngày…. tháng 03 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 16 Công ty CTGT 134 Nhật ký chứng từ số 1 Ghi Có TK 111 Tháng 3 năm 2003 STT Ngày Ghi Có Tài khoản 111, Nợ TK khác Tổng Có TK 111 112 142 …….. 152 ….. 621 622 623 …. I. KV Hà Nội Quỹ số 1 …… Quỹ số 5 ……. II. Tây Nguyên ……. III. Lào ……. IV. An Giang ………… ….. ….. ….. ……. ……… ……… ……. 2483000 …….. …….. ……. …….. …….. …… …….. Cộng 6876400 xx Ngày…tháng 03.năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 20 Công ty CTGT 134 Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 3 năm 2003 Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp TK ghi Có TK ghi Nợ STT 142 152 153 334 …….. Phản ánh ở NKCT khác Cộng chi phí sản xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A) 621 622 623 627 642 111 138 334 112 …….. 176873000 22343600 7986000 …… …….. 10 Cộng A ……. 207202600 ……. …….. ……. ……. …….. 11 12 13 14 15 16 B) 811 241 331 154 632 12733900 17 Cộng B ………. 12733900 ……… …… …… ……. ……. 18 Tổng cộng A+ B …….. 219936500 ……… …… …… ……. ……. Ngày…tháng…năm2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu 21 Công ty CTGT 134 Sổ cái Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu” Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có 208300500 Ghi Có các tài khoản, đối ứng Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 …………. Tháng 12 111 (NKCT 1) 141 (NKCT 10) 331 (NKCT 5) …… …….. 68764000 94586700 52763500 Cộng phát sinh Nợ ……. ……… 216114200 219936500 Có Số dư cuối tháng Nợ 207005800 203183500 Có Ngày …tháng 03…năm2003 Kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 19 Công ty CTGT 134 Bảng kê số 4 Tập hợp chi phí theo công trình Tháng 3 năm 2003 STT Tài khoản ghi Có ……. 152 …. Các tài khoản phản ánh ở các NKCT NKCT 1 NKCT2 NKCT10 ….. 1 2 3 4 TK 621 - CPNVLTT Xưởng Láng - Hoà Lạc ………………. TK 622 - CPNCTT ………………. TK 623 - CPSD máy thi công Xưởng Láng - Hoà Lạc ………………… TK 627 - CPSXC Đội công trình 5 ……………….. 176873000 82773500 22343600 12842000 7986000 ….. ………. ………. ………. ………. ………. Cộng xx 207202600 xx xx xx xx xx xx Biểu 17 Công ty CTGT 134 Sổ chi tiết Tài khoản 331 Tháng 3 năm 2003 CT Diễn giải Số dư đầu kỳ Nợ TK 331, Có TK khác CóTK 331, Nợ TK khác Dư cuối kỳ SH NT Nợ Có 152 …….. 152 ….. Nợ Có 1 2 .. 7 8 Anh Lĩnh- Cầu Văn Phú …….. Anh Lợi- Xưởng Láng- Hoà Lạc Anh Thành- P.VT-TB ………... ….. ….. 12733900 ……. 9203700 32109000 4008900 ……… ….. … … …. Cộng xx xx 12733900 ….. 52763500 …… xx xx Ngày..tháng3 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 5 Sổ mức dư Nguyên vật liệu chính Năm 2003 Tại kho Xưởng Láng- Hoà Lạc STT Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá (VNĐ) Tồn tháng 3 Tồn tháng 3 Tồn tháng 3 …… Tồn tháng 12 1 Xi măng thường PC 400 (HT) Tấn 650000 0 2 Xi măng rời PC 300 (BS) Tấn 530000 0 3 Thép mạ f 20 Kg 4350 0 4 Thép tấm Kg 25500 6451500 5 6 7 8 Cộng 6451500 Biểu 10 Kho : Xưởng Láng-Hoà Lạc Bảng luỹ kế Nhập- Xuất- Tồn Nguyên vật liệu chính Tháng 3 năm 2003 STT Tên, chủng loại loại vật tư Tồn đầu đầu tháng Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối tháng 3 Từ 1/3-8/3 Từ 9/3-15/3 …. Tổng Từ 1/3-8/3 Từ 9/3-15/3 … Tổng 1 Xi măng thường PC 400 (HT) 1300000 6550000 7860000 … 14410000 7850000 7860000 … 15710000 0 2 Xi măng rời PC 300 (BS) 0 7950000 5300000 …. 13250000 7950000 5300000 … 13250000 0 3 Thép mạ f 20 0 21750000 … 21750000 0 4 Thép tấm 13515000 0 7063500 … 7063500 6451500 Tài liệu tham khảo Kế toán tài chính- Chủ biên P. GS – TS. Nguyễn Văn Công Hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp- NXB Tài Chính- 1999 Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán- P.GS-TS Nguyễn Thị Đông chủ biên Hệ thống kế toán doanh nghiệp -NXB Tài Chính 1996 Một số tạp chí kế toán, kiểm toán. Một số tài liệu tại công ty CTGT 134. Tham khảo một số luận văn khoá 38, 39, 40 Thông tư số 89/2002 hướng dẫn 4 chuẩn mực kế toán Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh PGS. TS Nguyễn Thị Đông. Mục lục Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty CTGT 134 2 I. Đặc điểm, phân loại và tính giá NVL tại công ty 134 2 1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu 2 2. Tính giá nguyên vật liệu 5 II. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 6 1. Thủ tục, chứng từ nhập, xuất 6 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 6 III. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 17 1. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính thuế tại Công ty CTGT 134 17 2. Hạch toán thừa thiếu trong kiểm kê 32 IV. hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty công trình giao thông 134 33 1. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả vốn lưu động 33 2. Mối quan hệ giữa hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty 35 Phần II: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty CTGT 134 37 I. Nhận xét đánh giá ưu nhược điểm về tình hình quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty CTGT 134 37 II. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu 40 1. ý kiến đề suất với chế độ kế toán 40 2. Kiến nghị giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 48 Kết lu 55