Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Huy Nam

thành công việc được giao. Tuy nhiên nó có nhược điểm để gây ra hiện tượng làm ấu, chất lượng kém. Do đó, khi áp dụng hình thức này thì công tác nghiệm thu phải thực hiện chặt chẽ và nghiêm túc. Như vậy hình thức trả lương theo sản phẩm nói chung đã quán triệt được nguyên tắc phân phối lao động. Để hình thức này phát huy được tác dụng của nó, các doanh nghiệp phải có định mức lao động cụ thể của từng công việc, phải sắp xếp bậc thợ chính xác. Chỉ có như vậy việc trả lương theo sản phẩm mới bảo đảm bảo chính xác, công bằng hợp lý. Tóm lại ta thấy rằng :Các hình thức trả lương ở mỗi doanh nghiệp kế toán khác nhau. Điều quan trọng là việc chi trả đó có phản ảnh đúng kết quả của người lao động hay không. Do vậy ngoài căn cứ vào bảng lương, thang lương, các định mức kinh tế – kỹ thuật lãnh đạo các doanh nghiệp còn phải chọn hình thức trả lương phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Việc tổ chức lao động tiền lương là một khâu quan trọng trong hệ thống quản lý toàn diện của doanh nghiệp vì nó có tác động trực tiếp đến nhân tố con người, nhân tố quyết định đối với nền sản xuất xã hội. Giải quyết tốt lao động tiền lương có nghĩa doanh nghiệp đã quan tâm đến bồi dưỡng nhân tố con người, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phát triển vững chắc, bảo đảm sức cạnh tranh trong cơ chế thị trường. 2.5. Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp. * Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương. Trên phương diện hoạch toán tiền lương thì tiền lương của công nhân viên gồm 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chỉnh của họ, bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo như lương phụ cấp chức vụ. - Tiền lương phụ là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên nghỉ theo chế độ được hưởng lương như nghỉ phép, đi họp, đi học… Việc chia tiền lương chính và phụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán tiền lương và phân tích các khoản mục chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Trong công tác kế toán, tiền lương chính của công nhân sản xuất thường hạch toán trực tiếp và chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm và tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất có quan hệ trực tiếp với khối lượng công việc hoàn thành. * Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. 2.5.1. Quỹ bảo hiểm xã hội. Được hình thành từ việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quy BHYT được xây dựng theo quy định của nhà nước. Hiện nay là 20% tính trên tiền lương cơ bản phải trả cho người lao động trong tháng, trong đó 15% là do đơn vị sử dụng lao động trả, phần này được hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp: 5% do người lao động đóng góp, phần này được trừ vào thu nhập hàng tháng của người lao động. Tiền lương cơ bản được tính theo cấp bậc hệ só, loại công việc của từng công nhân quy định. Mức lương cơ bản tối thiểu là 480.000 đ/tháng. Quỹ BHXH – được thiết lập để tạo ra nguồn kinh phí trợ cấp cho người lao động. - Trợ cấp ốm đau: Mức trợ cấp 75% mức tiền lương mà người đó đóng BHXH trước khi nghỉ. - Trợ cấp thai sản: hưởng 100% mức lương người đó đóng trước khi nghỉ. - Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong thời gian điều trị hưởng 100% mức lương đang hưởng. - Trợ cấp thôi việc hưu trí: Khi nghỉ hưu tuỳ theo thời gian đóng BHXH thì lương hưu được hưởng 55% thời gian đóng BHXH bình quân. Sau đó cứ thêm một năm đóng BHXH sẽ được tính thêm 2%. Và tối đa là 75% tiền đóng BHXH. - Trợ cấp chôn cất tư tuất. Tuỳ theo từng loại đối tượng mà có thể được trợ cấp, theo quy định hàng tháng doanh nghiệp phải nộp 20% tiền trích BHXH theo lương cho cơ quan BHXH. 2.5.2. Quỹ BHYT. Được sử dụng để hạch toán các khoản tiền khám chữa bệnh, tiền thuốc, viện phí cho người lao động trong thời gian ốm đau. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phải trả và căn cứ vào các khoản phụ cấp khác của công nhân viên thực tế phát sinh trong kỳ. Tỷ lệ trích BHXH hiện nay là 3%. Trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% tính vào thu nhập của người lao động. 2.5.3. KPCĐ. Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân viên. Tỷ lệ trích hiện hành 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cùng với tiền lương phải trả công nhân viên hợp thành chi phí cho công nhân viên. * Tiền lương nghỉ phép trích trước. Đối với công nhân viên nghỉ phép năm, theo chế độ chính quy công nhân trong thời gian nghỉ phép đó vẫn được hưởng lương đầu đủ, như trong thời gian đi làm. Tuy nhiên nếu việc nghỉ phép diễn ra không đều đặn sẽ dẫn đễn những khó khăn trong Công ty trong việc bố trí kế hoạch sản xuất, tính toán chi phí tiền lương cũng như giá thành sản phẩm. Do đó, để hạn chế biến động của chi phí tiền lương khi công nhân sản xuất nghỉ phép đối với công nhân sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào quỹ lương cấp bậc và số ngày nghỉ quy định để dự tính số lượng sẽ phải trả cho công nhân viên trong thời gian nghỉ phép. Trên cơ sở xác định mức tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. Số trích trước theo kế hoạch tiền lương nghỉ pháp của công nhân sản xuất trong tháng = Số tiền lương chỉnh phải trả trong tháng x Tỷ lệ trích trước theo kế hoạch tiền lương nghỉ pháp của công nhân sản xuất Tỷ lệ trích trước theo kế hoạch tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất == Tổng tiền lương nghỉ pháp phải trả cho CNSX theo kế hoạch trong năm Tổng tiền lương chỉnh phải trả cho CNSX theo kế hoạch trong năm 2.6. Tổ chức kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp. Quản lý lao động, tiền lương, giúp cho doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình. Công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho lãnh đạo quản lý tốt quỹ lương, bảo đảm việc chỉ trả và trợ cấp, bảo hiểm theo đúng nguyên tắc đúng chế độ. 2.6.1. Hạch toán chi tiết tiền lương. - Hạch toán theo thời gian lao động là đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số giờ công, ngày công làm việc thực tế cũng như ngày nghỉ của người lao động. - Chứng từ quan trọng để hạch toán thời gian lao động cho công nhân là bảng chấm công. Bảng chấm công dung để ghi chép thời gian làm việc hàng tháng, ngày vắng mặt của cán bộ công nhân viên thuộc các phòng ban bảng chấm công do người phụ trách bộ phận hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chếm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệu quy định trong các chứng từ. Cuối tháng người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra đối chiều quy ra công để tính lương, BHXH. - Các chứng từ khác như phiếu gian nhện công việc, phiếu báo ca, phiếu làm thêm giờ … các chứng từ này được lập và do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật chất lượng xác nhận, và được chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ tính lương. - Giấy nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội … là căn cứ để kế toán xác định trợ cấp BHXH cho người lao động. 2.6.2. Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền lương. Để hạch toán tiền lương, BHXH và các khoản thu nhập khác của người lao động thì người ta sử dụng TK 334 – phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp. TK 335 – Chi phí phải trả: tài khoản này dùng để phản ảnh các khoản chi phí trích trước về tiền lương nghỉ phép của CN SX sửa chữa lớn TSCĐ và các khoản trích trước khác. TK 338 – phải trả phải nộp khác. Tài khoản này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luệt, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại. TK 338.2 KPCĐ TK 338.3 BHXH TK 338.4 BHYT 2.6.3. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. + Hàng tháng tính tiền lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ các đối tượng sử dụng. Nợ TK 622 (tiền lương trả cho CNTTSX) Nợ TK 627 (tiền lương trả cho lao động gián tiếp – quản lý phân xưởng) Nợ TK 641 (tiền lương trả cho nhân viên bán hàng) Nợ TK 642 (tiền lương đưa cho nhân viên quản lý doanh nghiệp) Nợ TK 241 (tiền lương XDCBDD) Có TK 334 – phải trả CNV. + Số tiền thưởng phải ttả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng phúc lợi. Nợ TK 431 Có TK 334 + Hàng tháng trích BHXH, BHY, KPCĐ (19%) Nợ TK 622 – CPNCTT Nợ TK 627 – CPSXC Nợ TK 641 – CPBH Nợ TK 642 – CPQLDN Nợ TK 241 – XDCBDD Có TK – phải trả, phải nộp. (Chi tiết TK 338,3, TK 338,4) + Khoản trích BHXH, BHYT trừ vào thu nhập của người lao động (6%) Nợ TK 334 – phải trả công nhân viên Có TK 338 – phải nộp, phải trả. ( chi tiết TK 338,3, TK 338,4) + Trường hợp chế độ chính quy định toàn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên. Việc chi tiêu trợ cấp BHXH cho công nhân viên tại doanh nghiệp được quyết toán sau khi chi phí thực tế. Nợ TK 138 – phải thu khác. Có TK 334 – phải trả công nhân viên + Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Nợ TK 334 – phải trả công nhân viên. Có TK 334 – khấu trừ thuế TNCNV. Có TK 141 – khấu trừ TTƯ Có TK 138 – Bồi thường thiệt hại mất tài sản. + Khi thanh toán tiền công thưởng, BHXH cho công nhân viên. Nợ TK 334 Có TK 111 – Nếu thanh toán bằng TM Nếu thành toán bằng hiện vật thì phải ghi bằng hai bút toán. Nợ TK 334 Có TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 33 – Thuế GTGT phải nộp Đồng thời phản ánh giá vốn của số hàng đã xuất ra. Nợ TK 623 – GVHB Có TK 153,155… * Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. Nợ TK 338 (chi tiết 338.2, 338.3, 338.4) Có TK 111 – nếu bằng TM Có TK 112 – nếu bằng TGNH + Cuối cùng kết chuyển tiền lương cho công nhân viên vắng chưa lĩnh. Nợ TK 334 Có TK 338 (TK338.8) + Trong trường hợp thanh toán BHXH, KPCĐ nếu số thực chi lớn hơn số để lại doanh nghiệp thì sẽ được cơ quan quản lý cấp bù. Nợ TK 111,112 Có TK 338 + Trích trước tiền lương của công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nợ TK 622 - CPNCTT Có TK 335 – chi phí phải trả. + Tiền lươngthực tế nghỉ phép phát sinh Nợ TK 335 Có TK 334 TK 333, 141,138 TK 334 TK 622, 627, 641, 642 TK 335 TK 338 TK 111,112, 152.. TK 431 TK 338 TK 111,112 TK 333, 141,138 Các khoản phải khấu trừ vào lương Tính tiền lương phải trả cho CNV Tiền lương nghỉ phép phải trả Trích trước TL nghỉ phép Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phúc loại Khấu trừ vào thu nhập của người lao động (6%) Thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH BHXH phải trả theo phân cấp Trích BHXH, BHYT, KPCĐ (19%) BHXH được cấp bù Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên Sơ đồ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Phần III Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty tnhh thiết bị & vlxd đức anh 3. 1. Những vấn đề chung về lao động tiền lương và các khoản trích theo lương ỏ Công ty tnhh thiết bị & vlxd đức anh 3.1.1. Vai trò của lao động tiền lương trong công ty Đối với Công ty TNHH Huy Nam vấn đề lao động đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành các công trình xây dựng mà công ty đã tham gia đấu thầu. Năng lực lao dộng nó quyết định hiệu quả của công việc. Do vậy công ty rất chú trọng đến việc tuyển dụng lao động. Lao động được tuyển dụng luôn là những người có thâm niên chuyên ngành. Nhờ có vậy mà ngay từ khi mới bắt đầu thành lập công ty đã tỏ ra vững vàng trong thị trường xây dựng. Hoàn thành tốt các kế hoạch đặt ra, xây dựng được các công trình đảm bảo về cả kỹ thuật, chất lượng và mỹ thuật nâng cao uy tín của công ty và được khách hàng tin tưởng. 3.1.2. Quản lý sử dụng lao động và quỹ tiền lương ở công ty. Trong việc quản lý, và phân phối quỹ tiền lương. Công ty quản lý tổng thể quỹ tiền lương và các quỹ ngày công nghĩa vụ công ích. Các nguồn khác phụ thuộc cơ cấu của quỹ lương, công ty hướng dẫn cho các bộ phận xây dựng và quản lý quỹ lương; quỹ tiền lương chi trả BHXH, BHYT, hướng dẫn các đơn vị, lập kế hoạch bảo hộ lao động, làm các thủ tục thanh toán tiền lương BHXH, BHYT theo quy định. Các đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao, nhiệm vụ đơn vị tự tìm kiếm và đơn giá tiền lương được duyệt đã lập kế hoạch an toàn lao động, BHXH, BHYT, KPCĐ… theo chế độ hiện hành. Đây là cơ sở cho đơn vị ứng quỹ lương cho các kỳ nghiệm thu thanh toán. Khi nói tới quỹ lương và biện pháp quản lý quỹ lương của doanh nghiệp không thể không quan tâm đến việc xây dựng đơn giá tiền lương, mọi sản phẩm phải có định mức lao động và đơn giá tiền lương cụ thể. 3.1.3. Nhiệm vụ của hạch toán lao động tiền lương trong doanh nghiệp - Phân bố các chỉ tiêu nhân công, sử dụng lao động hợp lý, đạt hiệu quả cao. Ghi chép phản ánh số liệu về lao động và kết quả lao động, tính lương và trích lương các khoản theo lương. - Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc các hạch toán viên thuộc các bộ phận kinh doanh, ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ tiền lương đúng chế độ đúng phương pháp - Tổng hợp báo cáo về lao động, tiền lương thuộc phần việc của mình chio phụ trách. - Phân tích tình hình quản lý sử dụng lao động tận dụng mọi tiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp. 3. 2 Đặc điểm công tác kế toán tiền lương tại Công ty tnhh thiết bị & vlxd đức anh. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có 3 yếu tố cơ bản đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Trong đó lao động là yếu tố quyết định. Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành vật phẩm cần thiết thoả mãn nhu cầu của xã hội. Tiền lương là phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Tiền lương là bộ phận cấu thành lên giá trị sản phẩm do lao động tạo ra. Tại Công ty TNHH Huy Nam thì tiền lương trả cho công nhân ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình thì họ còn được hưởng các khoản tiền lương theo quy định của đơn vị. Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây dựng với quy mô vừa và nhỏ, Công ty TNHH Huy Nam hiện tại có 12 người tham gia công tác trong vai trò quản lý. Còn số công nhân lao động trực tiếp ở Công ty thì phụ thuộc vào từng thời điểm hoạt động khối lượng thi công nhiều hay ít mà số lượng công nhân cũng nhiều hay ít. Công ty thực hiện quản lý số cán bộ công nhân viên này qua danh sách lao động tại Công ty. Hình thức tiền lương mà Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức trả lương khoán theo từng phần công việc áp dụng cho nhân viên phát triển thị trường. Đối với bộ phận gián tiếp thì hình thức trả lương là lương trả theo thời gian. BHXH, BHYT đóng theo quy định của nhà nước. Người sử dụng lao động đóng 17%, người lao động đóng 6%. Lao động sử dụng trong công ty gồm lao động trong danh sách và lao động thuê ngoài. Hàng tháng các đơn vị thực hiện tổng hợp tiền lương và báo cáo rõ số lượng lao động về Công ty theo các chỉ tiêu lao động quản lý, phụ trợ và xây lắp. * Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền lương ở Công ty: TK 334 – phải trả công nhân viên TK 338 – phải trả phải nộp + TK 338.2: KPCĐ + TK 338.3: BHXH + TK 338.4: BHYT * Các chứng từ sử dụng trong hạch toán lao động tiền lương - Danh sách cán bộ công nhân viên - Bảng chấm công - Bảng thanh toán lương và BHXH… * Các Sổ kế toán sử dụng trong công ty Do công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên Công ty sử dụng các sổ kế toán như: Sổ chi tiết – Sổ cái TK 334, 338 * Quá trình hạch toán tiền lương tại công ty được thể hiện qua sơ đồ: * Các Sổ kế toán sử dụng trong công ty Phiếu nghiệm thu Bảng chấm công Phiếu nghỉ hưởng HXHT… Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sổ cái TK 334, 338 Sổ chi tiết các tài khoản 622, 627, 642 Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp lương Sổ chi tiết thanh toán với CNV Bảng phân bổ tiền lương BHXH Bảng thanh toán lương 3.3. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty tnhh thiết bị & vlxd đức anh 3.3.1. Hạch toán lao động Hạch toán lao động gồm thời gian lao động, hạch toán số lượng lao động và hạch toán kết quả lao động. + Hạch toán số lượng lao động là theo dõi số lượng lao động từng loại lao động theo cấp bậc kỹ thuật theo nghề nghiệp của từng lao động. + Hạch toán thời gian lao động là theo dõi số lượng lao động, từng loại lao động, từng bộ phận sản xuất làm cơ sở để tính lương cho bộ phận hưởng lương thời gian. + Hạch toán kết quả lao động là phản ánh ghi chép đúng kết quả lao động của công nhân viên, biểu hiện bằng số lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành của từng người hay từng tổ, nhóm lao động. Chứng từ sử dụng thường là phiếu xác nhận công việc hay biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành. Vậy hạch toán kết quả lao động cho từng người hay cá nhân lao động là cơ sở để tính tiền lương cho từng người, cho cán bộ hưởng lương sản phẩm. Để hạch toán về số lượng, thời gian và kết quả lao động ta căn cứ vào các tài liệu sau: + Bảng chấm công + Phiếu giao việc + Biên bản nghiệm thu Công ty TNHH Huy Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu giao việc Căn cứ vào đơn đặt hàng của Chị Thuỷ - Số 6 Hoàng Quốc Việt. Đại diện bên giao: Lê Văn Hoà - Nhân viên Công ty Đại diện bên nhận: Phạm thị Thủy - Khách hàng Phiếu giao việc có nội dung sau: 1. Nội dung công việc: TT Công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1. Cấp 120 thùng Sơn vào Công trình số 6 HQV Thùng 1. Thời gian bắt đầu từ 29/3/2008 Kết thúc ngày 30 tháng 3 năm 2008 2. Trách nhiệm của mỗi bên - Bên giao: + Cung cấp đầy đủ sơn theo yêu cầu của đơn đặt hàng. + Cử cán bộ kỹ thuật thường xuyên trực tiếp hướng dẫn thi công nghiệm thu công việc hoàn thành, kiểm tra an toàn lao động, chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật… - Bên nhận: Thi công phải đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ quan. Nếu xảy ra sự cố gì thì bên nhận việc phải chịu trách nhiệm. Chịu trách nhiệm về an toàn lao động, trật tự trị an… trong quá trình thi công. 3. Hai bên cam kết thực hiện theo đúng hợp đồng bên nào vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm theo đúng quy định của pháp luật. Ngày……. tháng…… năm….. Bên giao Bên nhận Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------------------- biên bản nghiệm thu Căn cứ vào phiếu giao việc ngày 29 tháng 3 năm 2008 về việc cung cấp sơn dân dụng Hôm nay ngày 30 tháng 3 năm 2008 Sau khi chuyển hết đơn đặt hàng, hai bên tiến hành đối chiếu công nợ tiến hành nghiệm thu . Địa điểm Công trình số 6 HQV Hai bên tiến hành nghiệm thu xác nhận khối lượng công việc thực hiện: TT Nội dung Đvị Phiếu giao việc Thực hiện Ghi chú Khối lượng T.tiền Khối lượng T.tiền 1 Chuyển 120 thùng sơn thùng 13.000.000 13.000.000 Cộng 13.000.000 Căn cứ vào khối lượng giá trị thực hiện thì giá trị nghiệm thu và thanh toán: Tổng số nghiệm thu : 13.000.000đ 3.3.2. Tính lương và BHXH phải trả cho công nhân viên: a. Hạch toán tiền lương theo sản phẩm: Công ty quản lý tổng thể quỹ lương nên việc hạch toán tổng hợp tiền lương cho các bộ phận, các đơn vị tập trung về phòng tài vụ của Công ty. Việc hạch toán chi tiết tiền lương được thực hiện tại từng phòng ban, từng đơn vị. Hình thức trả lương ở các đơn vị được thống nhất theo cơ chế trả lương sản phẩm. Các phòng ban căn cứ vào kế hoạch mà công ty giao cho để lập kế hoạch sản xuất cho đơn vị, tự tìm kiếm và xây dựng đơn giá tiền lương. Đây là cơ sở cho các phòng ban ứng quỹ lương vào các kỳ nghiệm thu, thanh toán. Tại Công ty TNHH Huy Nam, tiền lương sản phẩm được áp dụng trả cho phòng kinh doanh. Căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành và căn cứ vào kế hoạch công ty giao cho phòng theo hình thức khoán quỹ lương đã được giám đốc công ty ký duyệt, đợt tiến hành phân bố từng công việc mà mỗi tổ mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm hoàn thành và giao cho tổ thông qua Còn đối với bộ phận lao động gián tiếp tạo ra sản phẩm như bộ phận hành chính, kế toán thì công việc kế toán là xem xét thanh toán lương dựa trên cơ sở “Bảng chấm công” của từng bộ phận. Bảng chấm được lập tương tự như các bảng chấm công của các cơ quan đoàn thể. Cuối tháng bảng chấm công này được tập hợp và phòng kế toán căn cứ vào hệ số lương, số ngày công của mỗi cá nhân để tính tiền lương của từng người trong từng phòng ban đó. Căn cứ vào bảng chấm công của tháng 3 của phòng kinh doanh, dựa vào đó phòng kế toán tính tiền lương cho mỗi nhân viên theo hợp đồng lao động. Công ty TNHH Huy Nam bảng chấm công Tháng 03 năm 2008 Bộ phận: Phòng kinh doanh STT Họ và tên Chức danh Ngày trong tháng Tổng số Ghi chú Nguyễn Văn Hoà TP x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 Hô Xuân Cường NV x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 Bàng Xuân Huấn NV x x xx x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x xx x x x x 29 Nguyên Văn Hà NV x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 Phạm Văn Nam NV x x x x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 Vũ Quốc Long NV x x x x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31 Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương toàn công ty kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ – TK 334 – ngày 30/3/2008 Công ty TNHH Huy Nam chứng từ ghi sổ Số: 40 Ngày 30/3/2008 Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/3/2008 Phân bổ tiền lương của phòng kinh doanh 334 622 627 52.901.500 9.051.748 61.953.248 Công ty TNHH Huy Nam chứng từ ghi sổ Số: 41 Ngày 30/3/2008 Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/3/2008 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 338 60.726 60.726 Cộng 60.726 60.726 Kèm theo….. chứng từ gốc Người ghi sổ (Ký, họ và tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ và tên) Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) b. Hạch toán tiền lương thời gian Tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian được tiến hành cho khối cơ quan đoàn thể của Công ty. Nói cách khác, đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian ở công ty là cán bộ công nhân viên ở các bộ phận phòng ban của công ty. Việc theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên được thực hiện từng phòng ban có một bảng chấm công được lập một tháng một lần. Hàng ngày căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên trong phòng, người phụ trách chấm công đánh dấu lên bảng chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày tương đương ứng từ cột 1 đến 31. Bảng chấm công được công khai trong phòng và trưởng phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công. Cuối tháng, các bảng chấm công của từng phòng được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong công ty ở mỗi bộ phận. Kế toán căn cứ vào để tính công cho công nhân viên khối cơ quan. Trường hợp CBCNV chỉ làm một thời gian lao động theo quy định ngày. Vì lý do đó vắng mặt trong thời gian còn lại của ngày thì trưởng phòng căn cứ vào số thời gian làm việc của người đó, để xem có tính công ngày đó cho họ hay không. Việc tính lương cho CBCNV ở khối cơ quan dựa vào bảng chấm công, mức lương cơ bản và các khoản khác. Các bảng tính lương sau khi lập xong phải có đủ chữ ký của Giám đốc công ty, trưởng phòng tổ chức lao động tiền lương, phòng tài vụ của công ty. Khi lập xong bảng kế toán để thanh toán tiền lương cho CNV. Căn cứ vào bảng chấm công tháng 3 của phòng tài vụ, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương. Đơn vị: Công ty TNHH Huy Nam Bộ phận: Phòng kế toán Bảng chấm công Tháng năm 200 STT Họ và tên Chức danh Ngày trong tháng Số công hưởng lương sản phẩm Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ 100% lương Số công nghỉ việc ngừng việc hưởng lương Số công hưởng BHXH Cộng Người chấm công Phụ trách bộ phận Nguời duyệt Đơn vị: Công ty TNHH Huy Nam Bộ phận: Phòng tài vụ Bảng thanh toán lương Tháng 3 năm 2008 STT Họ và tên Lương sản phẩm Lương thời gian và nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương Phụ cấp thuộc quỹ lương Phụ cấp khác Tổng số Các khoản phải khấu trừ Thực lĩnh Ghi nhận SC TT SC TT SC TT BHXH 5% BHYT 1% Cộng Số tiền 1 Hoàng Đức Hưng 3,54 26 4.237.000 58.000 4.644.000 84.410 16.882 101.292 4.542.708 2 Hà Thị Anh Đào 1,78 26 1.084.020 43.500 1.127.520 25.810 5.162 30.972 1.096.548 3 Bùi Thu Hiền 1,78 26 1.084.020 1.084.020 25.810 5.162 30.972 1.053.048 4 Chử Thu Quỳnh 1,46 26 889.140 889.140 21.170 4.234 25.404 863.736 Cộng 8,56 104 7.294.180 101.500 7.744.680 157.200 31.440 188.640 7.556.040 Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tiền lương ở các phòng ban của Công ty được tính theo lương thời gian với mức lương cơ bản tối thiểu quy định của nhà nước là 480.000đ. Như vậy mức lương tháng cơ bản của CBCNV sẽ được tính như sau: = Hệ số lương x 480.000đ x Số ngày làm trong tháng 26 (ngày) Để đảm bảo mức sống của CBCNV công ty còn có một số quy định về hệ số lương tăng thêm. Như vậy đối với trưởng phòng sẽ được hưởng mức lương tăng thêm là: 1,5 còn với CBCNV khác thì được hưởng hệ số lương tăng thêm là 1,1. Khi đó cách tính mức lương tăng thêm là: = Hệ số lương tăng thêm x 480.000đ x Hệ số lương x Số ngày làm trong tháng 26 (ngày) Mức lương thời gian mà mỗi cán bộ công nhân viên được hưởng là = Mức lương tháng cơ bản + Mức lương tăng thêm. - Khoản phụ cấp ở công ty được quy định theo mức độ trách nhiệm của mỗi CBCNV. Đối với trưởng phòng thì mức phụ cấp trách nhiệm là 20% và 15% là đối với phó phòng. Tiền lương thực lĩnh của công nhân viên thì bằng tổng số lương (Mức lương tháng cơ bản + Mức lương tăng thêm + phụ cấp) trừ đi các khoản phải khấu trừ (gồm BHXH (5%) và BHYT (1%) tính trên lương cơ bản). Việc tính khoản khấu trừ công ty căn cứ vào quyết định số 47/HV về mua BHXH, BHYT cho CBCNV ngày 22 tháng 1 năm 2003. Căn cứ vào quyết định số 13 ĐA về việc xếp bậc lương cho CBCNV ngày 19 tháng 10 năm 2007 Công ty TNHH Huy Nam quyết định đóng BHXH, BHYT từ tháng 1 năm 2008 theo quy định của nhà nước người sử dụng lao động đóng 15% BHXH và 2% BHYT tổng cộng là 17%; còn người lao động đóng 5% BHXH và 1% BHYT, tổng cộng là 6%. Căn cứ theo hệ thống số lương mỗi CBCNV sẽ phải đóng số tiền là: Số tiền phải đóng hàng tháng =Lương cơ bản x 6% Lương cơ bản = hệ số lương x 480.000đ Trình tự tính lương tại các phòng ban ở công ty như sau: 1) Ông: Lê văn Hoà (Trưởng phòng) Hệ số lương: 3,54 Lương cơ bản = = 1.688.200 (đ/tháng) Mức lương tăng thêm = = 2.548.800đ/tháng => Mức lương thời gian hưởng trong tháng là: 1.688.200 + 2.548.800 = 4.237.000đ Mức phụ cấp được hưởng là 20%: 480.000 x 20% = 96.000đ Tổng số lương = 4.548.000 + 96.000 = 4.644.000đ * Các khoản phải khấu trừ: BHXH (5%) : 1.688.200 x 5% = 84.410 BHYT (1%) : 1.688.200 x 1% = 16.882 Cộng 101.292 Vậy số tiền thực lĩnh là: 4.644.000 – 101.292 = 4.542.708 đ/tháng Tiền lương của cán bộ công nhân viên ở khối cơ quan được hạch toán vào Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngày 30/3/2008 kế toán tổng hợp các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền lương, tiến hành ghi sổ về các nghiệp vụ đó Quá trình ghi sổ tổng hợp kế toán tiền lương của công ty như sau: Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn công ty tháng 3/2008 kế toán lập CTGS: Công ty TNHH Huy Nam Khối cơ quan chứng từ ghi sổ Số: 45 Ngày 30/3/2008 Đơn vị: đ Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/3/08 Lương phải trả CNV Khối cơ quan 334 642 7.556.040 7.556.040 Cộng 7.556.040 7.556.040 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Công ty TNHH Huy Nam Khối cơ quan chứng từ ghi sổ Số: 46 Ngày 30/3/2008 Đơn vị: đ Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/3/08 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 338 101292 101292 Cộng 101.292 101.292 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương từng phòng ban kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán lương toàn công ty và bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 3 năm 2008. Căn cứ vào bảng tổng hợp và bảng phân bổ lương, BHXH Kế toán tiền hành ghi sổ Công ty TNHH Huy Nam. Chứng từ ghi sổ Số 58 Ngày 30/3/08 Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/3/08 Phân bổ tiền lương cho CNV vào CPSXKD 334 218.691.513 + Chi phí NCSXTT 622 152.367.500 + CP quản lý 627 36.413.748 + CN các phòng ban 642 29.910.265 Cộng 218.691.513 218.691.513 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH Huy Nam Chứng từ ghi sổ Số 59 Ngày 30/3/08 Đơn vị: đ Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/3/08 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 1.060.008 338 1.060.008 Cộng 1.060.008 1.060.008 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH Huy Nam Chứng từ ghi sổ Số 60 Ngày 30/3/08 Đơn vị: đ Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền Số Ngày Nợ Có 30/3/08 Phân bổ BHXH, BHYT vào CPSXKD 338 41.551.387 622 26.949.826 627 6.918.612 642 5.682.950 Cộng 41.551.387 41.551.387 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng các chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp đăng ký số liệu vào sổ “Đăng ký chứng từ ghi sổ”. Sổ đăng ký CTGS của công ty được lập theo mẫu số 502 – SKT/DN, ban hành theo quyết định số 1177/TC/CĐ/CT ngày 23 tháng 12 năm 1996 của Bộ tài chính. Công ty TNHH Huy Nam Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2008 Đơn vị: đ Chứng từ Nội dung Số hiệu Số Ngày 58 30/3/08 Phân bổ tiền lương cho CNV 218.691.513 59 30/3/08 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 1.060.008 60 30/3/08 Phân bổ BHXH, BHYT vào CPCSX 41.551.387 Cộng 361.302.98 Khi tiến hành thanh toán tiền lương cho CBCNV thì kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương. Khi thanh toán CNV sau khi nhận lương phải ký xác nhận vào bảng thanh toán lương. Khi đó kế toán lập phiếu chi và định khoản. c. Thủ tục trích BHXH, BHYT phải trả CNV. Quỹ BHXH là khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động cho tổ chức xã hội đã để trợ cấp trong cả trường hợp họ mất đi khả năng lao động như ốm đau, thai sản, mất sức…. Theo chế độ hiện hành BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm, tai nạn, nghỉ đẻ… Được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ và thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người và từ các phiếu nghỉ BHXH kế toán lập bảng thanh toán BHXH. BHXH trích được trong kỳ sau khi trừ đi các khoản phụ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp phần còn lại phải nộp vào quỹ BHXH. Theo quyết định số 1141 ngày 1/11/1994 của Bộ tài chính chứng từ kế toán BHXH gồm: - Biên bản xác nhận tai nạn lao động… - Thanh toán trợ cấp BHXH… …. Căn cứ vào các chứng từ tính BHXH theo chế độ quy định kế toán tập hợp thanh toán trợ cấp BHXH cho từng công nhân viên theo từng mức lương và tỷ lệ % trợ cấp BHXH được hưởng. Quy định về mức hưởng BHXH ở công ty như sau: * Đối với trợ cấp ốm đau: Khi có xác nhận của y tế vì lý do ốm đau của người lao động: - Quy định về thời gian hưởng trợ cấp ốm đau trong 1 năm như sau: Tại các phòng ban: Nếu người lao động đóng BHXH dưới 15 năm thì được nghỉ 30ngày/năm. Nếu đóng BHXH trên 15 năm thì được nghỉ 45 ngày/năm. Tại các phân xưởng công trường sản xuất nặng nhọc thì nghỉ 40 ngày nếu người lao động đóng BHXH dưới 15 năm. Còn nghỉ 60 ngày/năm nếu đóng BHXH trên 15 năm. Mức trợ cấp trong khoảng thời gian trên là 75% lương cơ bản. Mức trợ cấp = Lương cơ bản x Số ngày nghỉ x 75% 26 - Về thời gian nghỉ: nghỉ 15 ngày đối với con dưới 36 tháng tuổi, nghỉ 12 ngày đối với con trên 36 tháng tuổi. Mức trợ cấp 75% lương cơ bản. * Chế độ trợ cấp thai sản đối với lao động nữ sinh con thứ nhất, thứ 2. - Thời gian nghỉ: nghỉ khám thai 3 lần, mỗi lân 1 ngày. Trường hợp đặc biệt nghỉ 60 ngày, nếu thai trên 3 tháng nếu sinh đôi nghỉ 120 ngày, đối với khối phòng ban. Còn nghỉ 150 ngày đối với các đội sản xuất. Nếu sinh 1 lần nhiều con thì từ con thứ 2 người mẹ được nghỉ thêm 39 ngày. Mức trợ cấp 100% lương cơ bản. Người lao động nếu có 20 năm đến 30 năm đóng BHXH được cấp 1 tháng lương, nếu đóng BHXH từ 30 đến 50 năm được hưởng trợ cấp 2 tháng lương, nếu BHXH trên 35 năm được hưởng trợ cấp 3 tháng lương. - Mức trợ cấp được hưởng mỗi tháng là 55% trên lương đóng BHXH bình quân năm. Cứ thêm 1 năm đóng BHXH được cộng thêm 2% và tối đa là bằng 75% lương đóng BHXH bình quân. Để thanh toán tiền lương và tiền công hàng tháng kế toán phải lập các bảng trừ vào lương của người lao động toàn Công ty. Khi người lao động nghỉ ốm hay nghỉ đẻ, ban y tế cơ quan thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị thì lập Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ xác định số ngày được nghỉ của người lao động để tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Bộ y tế Số: KB/BA Giấy chứng nhận Nghỉ ốm hưởng BHXH Họ và tên: Bùi Đức Cường Tuổi: 52 Đơn vị công tác: Phó giám đốc kinh doanh Lý do nghỉ việc: ốm Số ngày nghỉ: 2 ngày (từ 02/2 đến 04/2/2008) Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày thực nghỉ 2 ngày (ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 28 tháng 2 năm 2008 Bác sĩ (ký tên, đóng dấu) Phần sau trang giấy là phần thanh toán do kế toán thực hiện khi phiếu gửi kèm theo bảng chấm công của tổ có người nghỉ BHXH. Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH. Mã số: Họ và tên: Bùi Đức Cường Tuổi: 52 Nghề nghiệp, chức vụ: Phó Giám đốc Đơn vị công tác: Công ty CPHV Thời gian đóng BHXH : 7 năm Tiền lương đóng BHXH : 1.160.000đ Số ngày nghỉ: 2 ngày Mức trợ cấp: 73.846 x 2 ngày x 75% = 110.769đ Viết bằng chữ: (Sáu mươi sáu nghìn, chín trăm hai ba đồng). Người lĩnh tiền Thủ trưởng đơn vị Việc tính mức trợ cấp nghỉ ốm của bác Cường được tính như sau: Mức lương ngày = = 73.846(đ/ngày) Do nghỉ ốm bác được hưởng 75% lương. 73.846 x 75% = 57.599,88 đ Nghỉ 2 ngày: 57.599,88 x 2 = 110.769 đ Vậy mức trợ cấp nghỉ ốm của bác Cường là: 110.769đ/2ngày Trợ cấp ốm đau thai sản khi người ốm đau thai sản nghỉ việc thanh toán trợ cấp giữa người lao động gián tiếp hay trực tiếp theo quy định của BHXH. Trường hợp thanh toán cho chị Hưng nhân viên phòng hành chính của công ty nghỉ việc do thai sản sẽ được thực hiện như sau: Phiếu nghỉ hưởng BHXH Họ tên: Nguyễn Thị Hưng Tuổi: 25 Tên cơ quan ytế Ngày đến khám Lý do Số ngày nghỉ Xác nhận y tế Y tế bộ phận Từ Đến Tổng số Bệnh viện nhi 30/3/08 Sinh con 2/4/08 2/8/08 4tháng Phần trợ cấp BHXH Họ và tên: Nguyễn Thị Hưng Nghề nghiệp: nhân viên Tiền lương đóng BHXH : 423.400đ Số ngày nghỉ: 3tháng Mức trợ cấp: 100% Tổng số tiền trợ cấp: 423.400 x 4 = 1.693.600đ Bằng chữ: (Một triệu sáu trăm chín mươi ba nghìn sáu trăm đồng) Người lĩnh tiền Kế toán Ngày …. tháng …. năm Thủ trưởng đơn vị Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí các phiếu hưởng BHXH lên phòng kế toán và tiến hành lập bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để thanh toán BHXH cho người lao động. Quá trình hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương ngoài TK334 còn có TK338 và các tài khoản chi tiết của TK này. Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ để dựa vào chứng từ ghi sổ lập sổ cái TK334 và TK338. Công ty TNHH thiết bi & VLXD Đức Anh Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính Sổ cái Năm 2008 Tên tài khoản: phải trả CNV TK: 334 Ngày GS Chứng từ Diễn giải SHTK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 30/1/08 01 29/1 Trả lương T1 phòng kinh doanh 111 50.410.000 30/1/08 02 29/1 Trả lương T1 cho các ban 111 30.097.650 25/2/08 04 20/2 Tạm ứng lương cho phòng KD 141 50.000.000 30/3/08 59 30/3 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 338 1.060.008 30/3/08 61 30/3 Chi lương T3 cho CNV ….. 111 217.631.505 Cộng Ngày …… tháng…… năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Công ty tnhh thiết bị & vlxd đức anh Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính Sổ cái Năm 2008 Tên tài khoản: phải trả CNV TK: 338 Ngày GS Chứng từ Diễn giải SHTK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 21/1/08 01 18/1 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 111 10.586.990 1.060.008 30/1/08 03 29/1 Khấu trừ BHXH, BHYT ….. 334 1.060.008 30/3/08 59 30/3 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lương 334 4/4/08 62 30/3 Nộp BHXH, BHYT ….. 111 41.551.387 Cộng Ngày …… tháng…… năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) d. Hạch toán các khoản thu nhập của người lao động. Trong quá trình lao động không chỉ có nguyên khoản lương được hưởng hàng tháng tương ứng với sức lao động của mình bỏ ra mà còn có một số khoản thu nhập khác như: khen thưởng. v. v. các khoản này sẽ là đòn bẩy kinh tế khuyến khích lao động hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả lao động. Ngoài chính sách khen thưởng thì còn phải nói đến chính sách xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động. Do không làm triệt để quá trình xây dựng nên phân phối lượng công việc bị trì trệ dẫn đến thất thoát nguồn tài chính của công ty. Đối với khối cơ quan công ty nếu nghỉ nhiều ngày không có lý do thì người lao động phải chịu số tiền phạt theo quy định. Nếu nghỉ quá số ngày giới hạn cao nhất người lao động có thể bị đình chỉ công tác buộc phải thôi việc. Khi nghỉ quá số ngày giới hạn về số ngày quy định nghỉ thì trưởng phòng báo cáo với phòng tổ chức hành chính, phòng này theo dõi quy định phát và lập biên bản xứ lý với sự có mặt của người lao động làm chứng và dựa vào đó để định mức phạt, ghi só tiền phạt vào biên bản. Khi lập biên bản và các thủ tục xong, trưởng phòng TC-HC ký tên và nộp lên phòng tài vụ công ty để tiến hành thanh toán khấu trừ vào lương của người lao động. Vì quyền lợi của mình nên người lao động luôn phải tuân theo quy định, chế độ làm việc nghiêm túc của công ty đề ra. Việc hạch toán ghi sổ các tài khoản phạt với người lao động được tiến hành tương tự với trình tự hạch toán các khoản trích theo lương với nguyên tắc ghi giảm lương người lao động và ghi tăng các khoản thu cho công ty. Tóm lại việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Huy Nam được tiến hành ở phòng tài vụ của công ty, kế toán ở các đội cũng tham gia vào việc hạch toán tiền lương nhưng có vai trò như một kế toán chi tiết tiền lương ở từng đơn vị. Việc ghi sổ sách tập trung tại phòng tài vụ công ty tiện cho việc kiểm tra đối chiếu so sánh số liệu kế toán trên công ty. Đồng thời công ty luôn phải chỉ đạo, đôn đốc các đội trực thuộc để tránh tình trạng xấu đối với quá trình hoạt động của công ty. Phần IV Phân tích và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương nầng cao hiệu quả sử dụng lao động ở công ty TNHH thiết bị & vlxd đức anh 4.1. Phân tích cách tính và thanh toán lương ở công ty CPHV. 4.1.1. Cách tính lương khoán cho phòng kinh doanh. Trong Công ty TNHH Huy Nam lương của bộ phận trực tiếp phụ thuộc vào khối lượng công việc hoàn thành của bộ phận đó. Căn cứ vào “Phiếu giao việc” và “Biên bản nghiệm thu” Công ty thanh toán tiền công cho cán bộ công nhân viên. Về thủ tục thanh toán tiền lương cho nhân viên thì khi thanh toán yêu cầu có các chứng từ hợp lệ như: Hợp đồng kinh tế giữa giám đốc công ty với khách hàng. Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành trong tháng có chữ ký của trưởng phòng. Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc định mức lao động của từng công việc mà phòng tài vụ – tổ chức kế toán tiền lương có trách nhiệm thanh toán lương cho người lao động. Thời gian làm các thủ tục thanh toán lương tại các đơn vị từ 25 á30 hàng tháng, công ty trả lương từ ngày mông 2 đến mồng 5 của tháng sau. 4.1.2. Cách tính và thanh toán tiền lương, tiền công cho cán bộ công nhân viên ở các phòng ban. Đối với cán bộ công nhân viên tại các phòng ban công ty thực hiện trả lương theo thời gian, căn cứ vào hệ số cấp bậc lương, số ngày công thực tế và mức lương cơ bản tối thiểu theo quy định của nhà nước. Công ty tính mức lương cơ bản tối tiểu theo quy định là: 480.000đ/tháng Khi đó tiền lương cơ bản của CBCNV trong tháng được tính. Tiền lương cơ bản trong tháng = Hệ số lương x 480.000 x ngày công làm việc thực tế 26 (ngày) Hệ số lương được công ty xác định căn cứ vào phân loại từng đối tượng cụ thể theo trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của công việc đang làm để trả lương nhằm đảm bảo việc trả lương theo đúng quy định của công văn số 4302/LĐ-TBXH ngày 29/12/1998 của Bộ LĐ-TBXH hướng dẫn. Cụ thể mức độ phân loại theo cấp bậc, chức vụ trình độ chuyên môn như sau: Giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Trưởng phòng Phó phòng Cán bộ chuyên môn (Đại học, Cao đẳng, Trung học, Sơ cấp) Ngoài tiền lương cơ bản trong tháng thì để đảm bảo mức sống cho CBCNV thì công ty còn có một số quy định về mức phụ cấp chức vụ (phụ cấp trách nhiệm) và cho phép mỗi CBCNV được hưởng thêm một mức lương gọi là mức lương tăng thêm, thông qua hệ số tăng thêm. + Mức phục cấp chức vụ được quy định như sau: - Giám đốc: 40% - Phó giám đốc: 30% - Trưởng phòng: 20% - Phó phòng: 15% Các mức phụ cấp này được tính trên mức lương cơ bản tối thiểu. Việc quy định các khoản phụ cấp chức vụ này có tác động kích thích CBCNV nâng cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức với chức vụ của mình trong công ty, mức phụ cấp chức vụ này, mặt khác, cũng thể hiện được tính xứng đáng của người được nhận nó. Bởi nó gắn liền với trách nhiệm của họ, giúp họ tin tưởng vào tiền công, tiền lương mà công ty trả cho họ là phụ hợp với sức lực mà họ đã bỏ ra. Tạo ra niềm tin cho họ vào công ty để chỉ chú ý vào công việc của mình cho thật tốt. + Mức lương tăng thêm được công ty tính như sau: Mức lương = Tiền lương cơ bản Hệ số tăng thêm trong tháng tăng lương Hệ số tăng lương được quy định : đối với những người thuộc ban lãnh đạo như Giám đốc, Phó giám đốc, trưởng phòng thì được hưởng hệ số tăng thêm là 1,5 còn các CBCNV khác thì được hệ số tăng lương là 1,1. Hệ số tăng lương được sử dụng để tính mức lương tăng thêm cho CBCNV, nó có tác dụng như một đòn bẩy trong việc khuyến khích tính làm việc hăng say của CNV. Trả lương cho CBCNV tại các phòng ban được diễn ra và cuối tháng. Từ ngày 25 phụ trách việc chấm công tại mỗi phòng phải gửi bảng chấm công và các chứng từ có liên quan về phòng tài vụ của công ty. ở đây kế toán lương và các khoản trích theo lương sẽ tính toán số tiền phải trả cho công nhân viên trong tháng. Công ty sẽ tiến hành trả lương từ ngày mồng 2 đến mồng 5 của tháng sau. Để đảm bảo độ tin cậy cho người lao động, để họ yên tâm công tác đạt kết quả cao trong công việc, thực hiện tốt trách nhiệm của mình công ty luôn đảm bảo tính sòng phẳng trong việc trả lương. Trong một số trường hợp hãn hữu, vì một lý do nào đó làm việc trả lương bị chậm lại thì chỉ tối đa là 3 ngày sau công ty sẽ trả hết cho CNV. 4.1.3. Tính trả BHXH, BHYT cho CNV. Việc tính BHXH, BHYT công ty căn cứ vào quyết định số 47/HV về mua BHXH, BHYT cho CBCNV ngày 22/1/2008. Khi trong tháng có trường hợp được hưởng lương BHXH thì cần phải lập ngay phiếu hưởng BHXH, và phần trợ cấp BHXH có chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị rồi gửi về phòng tài vụ của công ty để thanh toán. Chế độ hưởng BHXH được thực hiện theo quy chế của nhà nước quy định về hưởng BHXH. Như: - Đối với trợ cấp ốm đau thì mức độ trợ cấp trong khoảng thời gian nghỉ là 75% lương cơ bản. - Đối với chế độ trợ cấp thai sản thời gian nghỉ là 4 tháng và mức độ cấp là 100% lương cơ bản. Tuy nhiên trong một số trường hợp ở công ty có thể do sự tự nguyện xin phép được đi làm sớm hơn quy định (đối với CNV sinh con ). Nếu đảm bảo sức khoẻ tốt có chứng nhận sức khoẻ của bác sỹ thì công ty vẫn tạo điều kiện cho họ đi làm, xong CNV vẫn phải hoàn thành tốt công việc của mình. 4.2 – Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và nâng cao việc sử dụng hiệu quả lao động ở công ty tnhh thiết bị & vlxd đức anh. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương. Trong nền kinh tế thị trường nhu cầu về thông tin kế toán kịp thời chính xác và đầy đủ là hết sức cần thiết. Trong một doanh nghiệp, kế toán có vai trò rất qua trọng trong việc thu thập xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Cho nên mỗi doanh nghiệp cần tổ công tác kế toán khoa học sử dụng phương pháp kỹ thuật hạch toán phù hợp, áp dụng hình thức kế toán tiên tiến sao cho thích ứng với đặc điểm, quy mô của doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý. Công tác kế toán tiền lương góp phần cung cấp những thông tin về việc sử dụng lao động và phản ánh các khoản chi phí cho việc sử dụng lao động đó. Do vậy, việc hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tiền lương là một trong những yếu tố tác động tích cực tới quá trình sinh lời và phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp. 4.2.1. Đánh giá về công tác kế toán tiền lương tại công ty. Trong công tác tổ chức hạch toán kế toán công ty đã thực hiện tương đối nghiêm túc với quy định của chế độ về hệ thống chứng từ sổ sách về tiền lương không ngừng hoàn thiện bộ máy kế toán. Việc ghi sổ được kế toán tiến hành thực hiện ngay sau mỗi khoảng thời gian quy định cho việc hạch toán ghi sổ. Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương đã được thống nhất từ trên công ty xuống các đội trực thuộc. Các nội dung phần hành kế toán được giao cho người quản lý cụ thể. Kế toán ở các đơn vị thành viên đã hỗ trợ tích cực cho kế toán trên công ty trong việc tính toán và hoàn tất chứng từ chuyển lên cho kế toán tổng hợp công ty ghi vào sổ sách. Trong quá trình hạch toán công ty đã sử dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” rất phù hợp với đặc điểm của ngành và của công ty, cùng với đội ngũ có trình độ cao để xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Trong công tác tổ chức lao động tiền lương công ty đã có những cố gắng trong việc xây dựng hình thức trả lương cho người lao động trên nguyên tắc đảm bảo sự phân phối theo lao động. Lại là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên công ty đã khuyến khích người lao động hăng hái làm việc thông qua việc thực hiện nghiêm túc hình thức trả lương cũng như các khoản phụ cấp. Ngoài ra việc khoản thực hiện hình thức khoản quỹ lương cho các đơn vị tạo cho đơn vị chủ động hạch toán kịp kế hoạch sản xuất cho đơn vị mình. Đồng thời lãnh đạo công ty cũng có điều kiện thực hiện các chiến dịch kinh doanh mới. Còn đối với hình thức trả lương theo thời gian công ty đã thực hiện đúng theo quy định của nhà nước về mức lương cơ bản, về sự phân phối hệ số lương đúng với chức năng chuyên môn của từng người. Tính toán đưa ra hệ số tăng lương làm cho đời sống của CBCNV được ổn định hơn, đó cũng là biện pháp giúp tăng lòng tin của CBCNV vào công ty, giúp họ phấn khởi trong lao động hoàn thành tốt công việc của mình, tận tâm với trách nhiệm chung của công ty. Tuy nhiên, trên những mặt tích cực mà công ty đã đạt được trong công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức hạch toán tiền lương nói riêng, công ty còn có nhiều tồn tại cần phải khắc phục như: Trong việc tính lươngcho lao động trực tiếp ở các đơn vị đã khong xét đến cấp bậc thợ của người lao động trong việc xây dựng định mức lao động khiến cho hình thức trả lương theo sản phẩm chưa phát huy được đầy đủ tác dụng của nó. Người lao động chưa được xem xét đánh giá đúng trình độ nên chưa có ý thức sáng tạo, làm việc chưa hết khả năng. Tiền lương của người lao động gián tiếp và các cán bộ CNV trong văn phòng thì chỉ đơn thuần mới gắn với thời gian lao động nên k. có ý nghĩa gắn liền với việc tăng năng suất lao động của công ty, đối với tiền lương trảcho người lao động trực tiếp thì công ty đã đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động thì lương của CBCNV trong các phòng ban lại chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động. Do đó chưa phát huy được hết chức năng của tiền lương cho sự phát triển sản xuất và chưa phát huy được khả năng sẵn có của người lao động. 4.2.2. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương. Tổ chức hạch toán kịp thời, chính xác và đầy đủ thu nhập của người lao động thực hiện phân phối thu nhập trong nội bộ doanh nghiệp là yêu cầu đòi hỏi ngay cả những doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả cũng phải quan tâm đến nhất là đối với công ty đang công tác kế toán tiền lương là việc làm cần thiết. Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương theo hướng phải đảm bảo công bằng cho người lao động. Công ty xây dựng hình thức trả lương theo sản phẩm cho lao động trực tiếp nhưng để hình thức này phát huy hiệu quả, công ty phải có định mức lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp bậc thợ, vừa có căn cứ kỹ thuật phù hợp với điều kiện lao động cụ thể của công ty. Kết luận Công tác kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc ra các quyết định kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay để phát triển và ganh đua với các doanh nghiệp bạn, Công ty TNHH Huy Nam đã có nhiều cố gắng trong việc tìm ra biện pháp cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả nói chung và công tác kế toán nói riêng. Công ty đã rất nỗ lực trong công tác tìm hiểu và vạch ra đường lối phát triển cho Công ty. Để đưa công ty dần khẳng dịnh mình trên thị trường, bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển đi lên của Công ty. Trên đây là nhận thức tổng quan của em về tình hình công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và giải pháp để hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương tại Công ty. Do kiến thức còn hạn chế và chưa từng có kinh nghiệm trong thực tế em mong sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến và chỉ bảo hơn nữa của các thầy, các cô đặc biệt là thầy .......... Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày tháng năm 2008.