Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH thương mại Âu Á

t tồn : Tồn cuối ngày = Tồn cuối ngày trước + Nhập - Xuất trong ngày. (Biểu 2.2) Thẻ kho Ngày lập thẻ :1/10/2005. Kho : Vân. Tên hàng hoá: Đường Bình Định. Đơn vị :kg. Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn 500 505 520 .... 3/10 5/10 10/10 .... Tồn ĐK Nhập Xuất Xuất .... 3/10 5/10 10/10 .... 3.000 .... 2.000 3.500 ..... 5.000 8.000 6.000 2.500 ..... Cộng 36.000 35.000 6.000 (Biểu 2.3) Sổ chi tiết hàng hoá Tên kho : Vân. Tên hàng : Đường Bình Định. Chứng từ Diễn giải ĐG (đ/kg) Nhập Xuất Tồn SH NT SL (kg) TT (1000đ) SL (kg) TT (1000đ) SL (kg) TT (1000) 500 505 520 .. 3/10 5/10 10/10 ... Tồn ĐK Nhập Xuất Xuất ... 5.000 4.900 4.900 ... 3000 .... 15.000 ..... 2.000 3.500 ... 9.800. 17.150 ... 5.000 8.000 6.000 2.500 ... 24.000 39.000 29.200 12.050 ... CộngPS Tồn CK 36000 176.900. 35.000 171.500. 6.000 29.400 Phần xuất chỉ ghi số lượng, cuối kỳ mới tính ra đơn giá theo công thức: Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị hh nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = --------------------------------------------------- Số lượng hàng hoá tồn ĐK + Số lượng hh nhập 176.900.000 + 24.000.000 = ---------------------------------------------- = 4.900 (đ/kg) 36.000 +5.000 Trị giá hàng mua xuất kho = 35.000 x 4.900 = 171.500.000(đ) (Biểu 2.4) bảng kê nhập, xuất, tồn tháng 10/2005 Tên hàng ĐV Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất Tồn CK SL (kg) TT (ngđ) SL (kg) TT (ngđ) SL (kg) TT (ngđ) SL (kg) TT (ngđ) *Đường -Đường BĐ ĐườngVàng VĐ ... *Sữa các loại -Sữa Ông Thọ -Sũa Cô gáiHL ..... (kg) (kg) hộp 5000 1000 2000 100 ... 24.000 4.300 12.400 1.000 ... 36.000 20.000 1.000 .. . 176.900 85.325 6.200 35.000 20.500 2.500 50 .. . 171.500 87.125 15.500 500 .. . 6.000 500 500 50 ... 29.400 2.500 3.100 500 ... Cộng 5.500.000 92.000.000 95.685.000 1.815.000 * Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá . ở các quầy hàng, cửa hàng bán lẻ, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng không lập hoá đơn bán hàng mà chỉ ghi số lượng, loại hàng, giá bán vào "Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ " (Biểu 2.5). Định kỳ mang bảng kê này nộp cho phòng kế toán làm căn cứ để kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT bán hàng theo bảng kê. Hoá đơn GTGT và bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ là căn cứ để kế toán ghi vào sổ. (Biểu 2.5) Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ Ngày 25 tháng 10 năm 2005 Mã số : 0100107099-1 Địa chỉ : Công ty TNHH TM Âu á STT Tên hàng hoá ,dịch vụ ĐV SL ĐG (đ) TT (đ) A B C 1 2 3 1. 2 3 ... Lương khô đậu xanh Bánh 80g Sữa Kim Cương ... gói gói hộp .... 36 78 8 ... 2.100 1.300 17.500 ... 75.600 101.400 140.000 .... Cộng 1.540.100 * Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi Công ty nhận bán hàng đại lý của các công ty khác và hưởng chênh lệch giá. Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành lập " Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi". * Phương thức tiêu thụ nội bộ Khi xuất kho hàng hoá, kế toán viết "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ "(Biểu 2.6). Phiếu này phản ánh số hàng hoá xuất kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Phiếu được lập thành 3 liên: -Liên 1: Lưu sổ gốc -Liên 2: Giao cho cửa hàng. -Liên 3: chuyển cho phòng kế toán ghi sổ chi tiết. Ví dụ : Ngày 28 tháng 10 năm 2005 chị Vân nhân viên công ty xuất 30.000 kg đường Vàng Việt Đài cho kho Ninh Bình. (Biểu 2.6) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 28/10/2005 Liên 1: Lưu -Căn cứ vào lệnh điều động số 2014 DVTM ngày 28/10/2005 của phòng kinh doanh về việc điều động hàng hoá. -Họ tên người vận chuyển : Chị Vân Nhập tại : Ninh Bình. STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư hàng hoá MS ĐV Số lượng ĐG (đ/kg) Thành tiền (đồng) T. xuất (kg) T. nhập 1 Đường Vàng Việt Đài kg 30.000 5.200 156.000.000 Cộng 30.000 156.000.000 Cộng thành tiền : Một trăm năm mươi sáu triệu chẵn. Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 2.2.2. Hạch toán thanh toán tiền hàng. Các phương thức thanh toán với khách hàng được thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc khi đến mua hàng. * Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán viết phiếu thu cho khách hàng sau đó khách hàng mang phiếu thu, hoá đơn GTGT (Biểu 2.7) đến thủ quỹ nộp tiền. Căn cứ vào phiếu thu , kế toán ghi sổ chi tiết quỹ tiền mặt (Biểu 2.8). (Biểu 2.7) Đơn vị : Công ty TNHHTM Âu á Mẫu số :01-TT Địa chỉ :I-20B-Thành Công- Láng Hạ QĐsố:1141/TC/QĐ/CĐKT Telex: 01/1995-BTC Phiếu thu Quyển số :04 Ngày 10/10/2005. Số :45 Họ tên người nộp tiền : Chị Hoa. Dịa chỉ : 74-Đại Cồ Việt. Lý do nộp : Thu tiền hàng. Số tiền :4.620.000đ Viết bằng chữ : Bốn triệu sáu trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủquỹ Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký (Biểu 2.8) Thu bán hàng tháng 10/2005 Đơn vị : 1000đ Số dư ĐK: 105.000. TT Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 111,Ghi có các TK Cộng nợ TK111 SH NT 511 3331 131 ... 1 2 3 ... 43 44 45 46 ... 1/10 5/10 10/10 12/10 .... -Thu bán hàng chị Vân (Minh Khai ) - Cô Phương trả tiền hàng (Bà Triệu ) -Thu chị Hoa(ĐCV) -Thu bán hàng A. Thắng (Hoàn Kiếm) .... 50.000 4.200 10.000 5.000 420 1.000 .... 7.850 ..... 55.000 7.850 4.620 11.000 ... Cộng 25.973.500 2.086.450 16.500 30.500.000 Số dư CK: 305.000 *Nếu khách hàng thanh toán bằng séc. Kế toán phải kiểm tra séc, sau đó giao séc cho kế toán ngân hàng lập "Bảng kê séc " và giao séc cho kế toán ngân hàng lập "Bảng kê séc " và đi nộp vào ngân hàng. Ví dụ : Ngày 15/10/2005 công ty Sao Mai có mua hàng hoá của công ty với tổng giá thanh toán : 8.500.000đ (TS10%) trả ngay bằng séc. Kế toán ghi sổ như sau : Nợ TK 112: 8.503.000 Có TK 511: 7.730.000 Có TK 3331: 773.000 (Biểu 2.9) Ngân hàng công thương Việt nam Chi nhánh : Sở giao dịch I Bảng kê nộp séc Số : Phần do ngân hàng ghi TK Nợ Tên người hưởng thụ : Công ty TNHH TM Âu á TK Có Số hiệu tài khoản: 710A.00603 Tại : Sở giao dịch I-Ngân hàng công thương Việt nam. STT Số séc Tên người phát hành séc Số TK người phát hành séc Tên đơn vị thanh toán Số tiền (đ) 1 AE 11926 Công ty Sao Mai 710A.00008 Sở giao dịch I -NHCTVN 8.503.000 Số tờ séc 1 Tổng số tiền: 8.500.000đ Tổng số tiền bằng chữ: Tám triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Người lập bảng kê Đã nhận đủ 1 tờ séc của ông ,bà (đã ký) Số TK 710A.00008 Tại NHCTVN Đơn vị thanh toán Đơn vị thu hộ Thanh toán Thanh toán Ngày 15/10/2005 Ngày 15/10/2005 *Nếu khách hàng còn nợ tiền hàng Kế toán phải ghi sổ ngày trả tiền vào hoá đơn GTGT. Nếu bán hàng không có hợp đồng thì khách hàng phải có tiền thế chấp tại công ty. Trường hợp này kế toán sẽ mở "Sổ chi tiết phải thu khách hàng "(Biểu 2.10) để theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. (Biểu 2.10) Sổ chi tiết phải thu khách hàng Khách hàng : Chị Hoa. Tháng 10/2005. Dư nợ : 5.200.000đ NT Chứng từ DG TKđối ứng Số PS(đ) Số dư CK(đ) SH NT Nợ Có Nợ Có 501 520 56 ... 3/10 10/10 11/10 .... -300 hộp sữa Ông Thọ Nợ tiền Đường Trả tiền hàng ..... 511 3331 511 3331 111 ... 2.100.000 210.000 16.800.000 1.680.000 2.000.000 ..... .... ... Cộng 93.800.000 42.000.000 57.000.000 2.2.3 Hạch toán thuế GTGT đầu ra. Công ty Thực phẩm niềm Bắc áp dụng phương pháp khấu trừ thuế khi tính thuế GTGT. Vì vậy khi bán hàng, đồng thời với việc phản ánh doanh thu, kế toán phải hạch toán thuế GTGT . Mức thuế suất là 0%, 5%, 10%, áp dụng cho từng mặt hàng cụ thể. Căn cứ để công ty tính thuế GTGT là các hoá đơn GTGT. Thuế GTGT đầu ra được công ty hạch toán trên TK 3331 và được theo dõi trên " Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra" (Biểu 2.11) trên cơ sở tập hợp các hoá đơn GTGT xuất ra trong tháng. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ được tính dựa trên cơ sở từ các hoá đơn GTGT (Liên 2 - giao cho khách hàng ) và vào " Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào". Cuối tháng kế toán tính ra số thuế GTGT phải nộp theo công thức: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Và căn cứ vào bảng kê để lập tờ khai thuế GTGT ( Biểu 2.12) làm 2 bản, một bản gửi chi Chi cục thuế Thành phố Hà Nội, một bản lưu tại công ty. Việc nộp thuế do kế toán thanh toán và thủ quỹ của công ty thực hiện nộp vào kho bạc Nhà nước. Ví dụ: Tháng 10/2005 kế toán Công ty TNHH TM Âu á tính ra số thuế GTGT được khấu trừ là 8.275.000.000đ và thuế GTGT đầu ra là 9.500.000.000đ Vậy số thuế GTGT được khấu trừ kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 3331 : 8.275.000.000đ Có TK 133 : 8.275.000.000đ Số thuế GTGT còn phải nộp cuối tháng 10/2005 là: 9.500.000.000 - 8.275.000.000 = 1.225.000.000 (Biểu 2.11) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra Tháng 10/2005 Chứng từ Tên khách hàng DT chưa thuế (1000đ) Thuế GTGT (1000đ) 111 131 ... Đường Bình Định ..... SH NT SL (kg) TT (1000đ) SL TT 43 ... 502 520 ... 1/10 ... 3/10 10/10 .... Chị Vân ... A. Quốc Chị Hoa .... 50.000 ... 2.100 21.00 ... 5.000 ... 210 2.100 ... 55.000 ... 2.310 4.620 ... 18.480 ... 200 ... 350 3.500 ... 1.200. ... 2.310 23.100 ... Cộng 100.500.000 9.500.000 31.350.000 74.200.000 35.000 210.000 .. . ... (Biểu 2.12) Tờ khai thuế GTGT Mẫu số: 01/GTGT (Dùng cho đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) Cơ sở: Văn phòng Công ty TNHH TM Âu á. Địa chỉ : I-20B-Thành Công - Láng Hạ Mã số thuế : 0100107099. Đơn vị : 1000đ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 STT Chỉ tiêu kê khai DS chưa thuế GTGT Thuế GTGT Hàng hoá dịch vụ bán ra Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT -Hàng hoá xuất khẩu thuế suất 0%. -Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5%. -Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10%. Hàng hoá dịch vụ thuế suất 20%. Hàng hoá dịch vụ mua vào . Thuế GTGT của hh,dv mua vào. Thuế GTGT được khấu trừ. Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thanh toán trong kỳ Thuế GTGT kỳ trước chuyển sang. -Nộp thuế -Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ. Thuế GTGT đã nộp trong tháng. Thuế GTGT được trả trong tháng. Thuế GTGT phải nộp trong tháng 100.500.000 100.500.000 2.572.000 5.856.000 92.072.000 90.200.000 90.200.000 9.500.000. 0 292.800 9.207.200 8.275.000 8.275.000 1.225.000 (583.000) 642.000 2.2.4 .Tổ chức kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá . Do yêu cầu của công tác quản lý hàng bán đòi hỏi phải phản ánh và theo dõi tổng hợp được giá trị hàng xuất kho, cung cấp số liệu phục vụ công tác lao động, quản lý kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người mua. Kế toán chi tiết vẫn chưa đảm bảo được yêu cầu này. Vì vậy phải tiến hành kế toán tổng hợp để nắm bắt được tình hình tiêu thụ hàng hoá và từ đó tiến hành quá trình xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác nhất. Cuối mỗi tháng, kế toán vào " Báo cáo bán hàng tháng " (Biểu 2.13) trên cơ sở Bảng kê hoá đơn chứng từ, hàng hoá, dịch vụ bán ra (đã đối chiếu với bộ phận kho ) và lập bảng kê xuất, nhập, tồn hàng hoá. Đồng thời với việc lập báo cáo bán hàng tháng thì cuối tháng, kế toán lập " Bảng kê số 11" của từng tháng (Biểu 2.14). Đây chính là phần việc lớn nhất của nhân viên kế toán bán hàng và thanh toán với người mua vì phương thức bán hàng của công ty hầu hết là bán trả chậm. Sau khi lập "Sổ chi tiết TK 131" theo dõi đối với từng khách hàng mua thì cuối tháng kế toán sẽ lấy số liệu tổng cộng của từng khách hàng ghi vào bảng kê số 11. Bảng kê số 11 trên cơ sở lập cho từng tháng sẽ được tổng hợp lại và ghi theo quý. Số tổng cộng trên mỗi bảng kê tháng sẽ được ghi vào một dòng trên bảng kê quý. (Biểu 2.13) Báo cáo bán hàng tháng 10/2005. Tên hàng hoá ĐV Số lượng Giá vốn (1000đ) Doanh thu(511) (1000đ) *Đường các loại --Đường Bình Định -Đường Vàng VĐ ... *Sữa các loại -Ông Thọ -Sữa tươi cô gái HL ..... kg hộp 35.000 20.000 2.500 40.000 .... 171.500 104.000 15.500 100.000 .... 210.000 110.000 16.250 108.000 ... Cộng 95.185.000 99.939.000 * Đối với những mặt hàng tiêu thụ nội bộ: Kế toán tiến hành lập " Báo cáo bán hàng nội bộ tháng " ( Biểu 2.15). Cuối quý, lập báo cáo bán hàng nội bộ quý. (Biểu 2.15) Báo cáo bán hàng nội bộ Tháng 10/2005 Tên hàng hoá ĐV SL Giá vốn (1000đ) Doanh thu(512) (1000đ) *Đườngcác loại -Đường Vàng Việt Đài ... *Bánh kẹo -Bánh quy 80g ... Kg ... Hộp 30.000 ... 500 ... 156.000 ... 3.500 ... 165.000 ... 3.750 ... Cộng 500.000 561.000 * Hạch toán giảm giá hàng bán , chiết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại. -Đối với khoản chiết khấu bán hàng, công ty trừ luôn vào giá bán cho khách hàng ( Công ty áp dụng chiết khấu bán hàng cho những khách hàng thanh toán nhanh ) Ví dụ : Ông Bình mua bánh kẹo + rượu của công ty, trị giá là 20.000.000 theo phương thức thanh toán ngay bẵng tiền mặt ( Thuế suất GTGT 10% ) Và khách hàng được hưởng mức chiết khấu 1% trên tổng giá thanh toán. Khi đó kế toán ghi sổ " Thu bán hàng tháng 10/2005" như sau: Nợ TK 111 : 19.800.000 Có TK 511: 18.000.000 Có TK 3331: 1.800.000 -Hàng bán bị trả lại Khi hàng của công ty đã tiêu thụ mà bị khách hàng trả lại thì kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại. Thủ kho sẽ nhận hàng và ghi vào thẻ kho về mặt số lượng. Sau đó khách hàng sẽ được thanh toán ngay bằng tiền mặt hay trừ vào số nợ cũ mà khách hàng chưa thanh toán. Từ phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại và hoá đơn GTGT, kế toán ghi sổ chi tiết TK 531,TK 632, TK 156. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào TK 511 để xác định doanh thu thuần. Ví dụ: Ngày 5/10/2005 khách sạn Tràng Tiền có mua của công ty 2000kg đường Bình Định (Giá vốn: 4.900đ/kg), giá bán chưa thuê GTGT là 6000đ/kg. Do hàng kém phẩm chất nên khách sạn đã trả hàng cho ngay trong ngày( Hàng được nhập lại kho). Kế toán tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 531: 2.000 x 6.000 =12.000.000(đ) Nợ TK 3331: 1.200.000(đ) Có TK111: 13.200.000(đ) Nợ TK 1561: 2.000 x 4.900 =9.800.000(đ) Có TK 632: 9.800.000(đ) - Giảm giá hàng bán: Công ty áp dụng hình thức giảm giá nhằm khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn. Khoản giảm giá này được theo dõi từng tháng trên" Sổ chi tiết TK 532 " (Biểu 2.16) và cuối mỗi tháng tổng hợp số liệu để vào sổ chi tiết cả quý. (Biểu 2.15) Sổ chi tiết theo dõi TK 531 Tháng 10/2005 Đơn vị :1000đ NT Chứng từ DG TK đối ứng TK 531 SH NT Nợ Có -Khách hàng trả lại Đường Bình Định .... K/c sang TK 511 131 ... 12.000 ..... 15.000 Cộng PS 15.000 15.000 ( Biểu 2.16) Sổ chi tiết theo dõi TK 532 Tháng 10/2005 Đơn vị :1000đ NT Chứng từ DG TK đối ứng TK 532 SH NT Nợ Có -Giảm giá đường BĐ .... K/c sang TK 511 131 7.000 10.000 CộngPS 10.000 10.000 Sau đó kế toán tiến hành vào " Nhật ký chứng từ số 8 tháng 10/2005" (Biểu 2.17). và cuối quý lập "Nhật ký chứng từ số 8 quý IV/ 2003" (Biểu 2.18). (Biểu 2.17) Nhật ký chứng từ số 8 Tháng10 /2005 Đơnvị :trđ Có Nợ 131 1561 1562 511 531 532.. 512 911 ... Cộng 111 131 632 511 1368 512 ... 1.680. ... 95.685 ..... 180 .... 28.500 68.200 .... 15 10 561 99.914 561 ... 30.000 70.000 95.865 99.939 561 561 .... Cộng 1.800 95.685 180 99.939 15 10 561 100.475 .. 229.500 (Biểu 2.18) Nhật ký chứng từ số 8- Quý IV /2005 Đơnvị :trđ Có Nợ 131 1561 1562 511 531 532.. 512 911 ... Cộng 111 131 632 511 1368 512 ... 4.500 .... 292.685 .... 680 96.500 135.800 ...... 60 30 1.756 321.035 1.756 96.000 101.000 293.365 321.125 1.756 1.756 ... Cộng 6.550 292.685 680 321.125 60 30 1.756 322.971 850.000 Trên cơ sở các nhật ký chứng từ, kế toán lên sổ cái các TK 511( Biểu 2.19); sổ cái TK 512(Biểu 2.20); sổ cái TK 131( Biểu 2.21) (Biểu 2.19) Số dư ĐK Nợ Có Sổ cái TK511 (trích) Đơn vị: 1000đ. Nợ TK 511, có cácTK liên quan Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng Quý IV TK 531, NKCT-số 8 TK 532, NKCT-số 8 TK911-NKCTsố 8 15.000 10.000 99.914.000 25.000 8.000 101.011.000 20.000 12.000 120.110.000 60.000 30.000 321.035.000 Cộng PS nợ 99.939.000 101.044.000 120.142.000 321.125.000 Tổng PS có 99.939.000 101.044.000 120.142.000 321.125.000 Số dư CK (Biểu 2.20) Số dư ĐK Nợ Có Sổ cái TK512 (trích) Đơn vị: 1000đ. Nợ TK 511, có cácTK liên quan Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng Quý IV TK911-NKCTsố 8 561.000 595.000 600.000 1.756.000 Cộng PS nợ 561.000 595.000 600.000 1.756.000 Tổng PS có 561.000 595.000 600.000 1.756.000 Số dư CK (Biểu 2.21) Sổ cái Tài khoản 131(trích) Năm 2005 Số dư ĐK Nợ Có 250.000 Đơn vị :1000đ. Nợ TK 131, có TK liên quan Tháng 1 .... Tháng 9 Tháng 10 ... Cộng 511 ... ... 68.200.000 ... Cộng phát sinh Nợ 70.200.000 Tổng PS Có 1.800.000 Số dư nợ cuối kỳ Số dư có cuối kỳ 250.000 68.650.000 2.2.5 Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. * Hạch toán giá vốn hàng tiêu thụ Để phản ánh gía vốn hàng bán ra công ty sử dụng TK632"Giá vốn hàng bán". Tài khoản này được mở chi tiết cho từng mặt hàng. Sổ chi tiết TK 632 theo dõi giá vốn hàng hoá bán ra và chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ, được lập cho từng tháng và cuối quý tổng hợp số liệu và lập sổ chi tiết. (Mẫu 2.22) Sổ chi tiết TK 632 Tháng 10/2005 Đơn vị : 1000 đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS SH NT Nợ Có *Giá vốn của đường xuất bán -Đường Bình Định -Chi phí thu mua phân bổ cho tiêu thụ đường -Giávốn của hàng bị trả lại .... Kết chuyển sang TK 911 1561 1562 1561 171.500 2.500 500 95.865.000 Cộng 95.865.000 95.865.000 Tổng PS nợ TK 632= Trị giá mua của hàng hoá tiêu thụ +Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ . (Biểu 2.23) Số dư ĐK Nợ Có Sổ cái TK 632 (trích) Đơn vị :1000đ. Nợ TK 632, có các TK liên quan Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng Quý IV -TK1561-NKCT số 8 -TK 1562 95.685.000 180.000 98.200.000 200.000 98.800.000 300.000 292.685.000 680.000 Cộng PS nợ 95.865.000 98.400.000 99.100.000 293.365.000 Tổng PS có 95.865.000 98.400.000 99.100.000 293.365.000 Số dư CK * Hạch toán chi phí bán hàng Tại công ty Thực phẩm miền Bắc, chi phí bán hàng bao gồm những khoản : -Chi phí cho nhân viên bán hàng -Chi phí về BHXH,KPCĐ,BHYT. -Chi phí vật liệu bao bì. -Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho việc bán hàng. -Chi phí bằng tiền khác. Tài khoản sử dụng hạch toán là TK 641, được theo dõi trên "Sổ chi tiết TK 641" lập theo tháng và theo quý. (Mẫu 2.24) Sổ chi tiết TK 641 Quý IV/2005 Đơn vị :1000đồng. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS SH NT Nợ Có 3/10 5/10 7/10 15/10 ... -Chi phí vận chuyển đường -Trích khấu hao TSCĐ -Chi phí tiếp thị -Lươngcủa cán bộ. ... Kết chuyển chi phí cuối kỳ 111 214 111 334 ... 911 100 1.205. 605. 30.000 ... 2.872.000 Cộng 2.872.000 2.872. 000 *Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí liên quan đến hoạt động chung của công ty bao gồm các khoản sau: +Chi phí nhân viên quản lý. +Chi phí CCDC. +Chi phí khấu hao TSCĐ +Chi phí bằng tiền khác. Tất cả các khoản chi phí này phát sinh trong kỳ đựợc theo dõi trên "Sổ chi tiết TK 642 " được lập theo tháng và theo quý. (Mẫu 2.25) Sổ chi tiết TK 642 Quý IV/2005 Đơn vị :1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS SH NT Nợ Có 1 150 17 20 ... 1/10 5/10 6/12 8/12 ... -Mua văn phòng phẩm -Trả lãi vay ngân hàng -Chi phí CDCD -Thanh toán tiền công tác phí ..... Kết chuyển sang TK911 111 112 153 111 ... 800. 8.500 1200 15 ... 5.035.000 Cộng 5.035.000 5.035.000 *Xác định kết quả tiêu thụ. (Mẫu 2.26) Sổ cái TK 911(trích) Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị :1000đ. Nợ TK 911, có các TK liên quan ..... Quý IV Cộng - TK 632-NKCT số 8 - TK 641- NKCT số 8 - TK 642 - NKCT số 8 - TK 421 - NKCT số 8 293.365.000 2.872.000 5.035.000 21.519.000 Cộng PS nợ 322.791.000 Tổng PS có 322.791.000 Số dư CK Trong đó: Giá vốn hàng tiêu thụ = Giá vốn của hàng tiêu thụ nội bộ + Giá vốn của hàng bán tiêu thụ bên ngoài. Tổng P/S Có = P/S Có TK 512 + P/S Có TK 511 (đã trừ đi số tiền giảm giá hàng bán và trị giá hàng bán bị trả lại). Công ty TNHH TM Âu á hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá theo quý. Cuối quý kế toán tiến hành lập sổ chi tiết và sổ cái TK 911. Công ty không thực hiện xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá cho từng loại mặt hàng mà chỉ tính kết quả tiêu thụ hàng hoá cho toàn bộ hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Chương 3 Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH TM Âu á. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại. Trong đơn vị kinh doanh thương mại, nghiệp vụ tiêu thụ diễn ra thường xuyên liên tục. Trong quá trình phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ, doanh nghiệp có rất nhiều mối quan hệ với khách hàng, ngân hàng, Nhà nước. Đặc biệt, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần phải cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác cho chủ doanh nghiệp và bên liên quan. Trong hoạt động kinh doanh thương mại, kế toán đóng một vai trò quan trọng vì nó là công cụ có hiệu lực điều hành, quản lý các hoạt động kinh tế bằng việc cung cấp và phân tích các số liệu để các nhà quản lý ra quyết định kinh doanh cho phù hợp. Chỉ qua con số của bộ phận kế toán, Công ty mới có được một đánh giá chính xác về thực trạng cũng như phương hướng mở rộng hoạt động kinh doanh. Như vậy, hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của hệ thống kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ nói riêng -là một yêu cầu thiết yếu. Từ đó, ban quản lý công ty có thể nhận được những thông tin kịp thời nhất, đầy đủ nhất, chính xác nhất, đầy đủ nhất và đưa ra được quyết định kinh doanh đúng đắn nhất, mang lại hiệu quả kinh doanh cao, từng bước khẳng định vị trí của công ty trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt như hiện nay. Để hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá thì hệ thống chứng từ ban đầu phải được hoàn thiện bằng cách lập chứng từ và luân chuyển chứng từ sao cho phù hợp vời tình hình thực tế của doanh nghiệp, tiết kiệm được chi phí và thời gian. Ngoài ra, phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phù hợp nhằm sử dụng đúng tài khoản tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán. Căn cứ hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói chung và tại công ty Thực phẩm miền Bắc nói riêng phải dáp ứng được những yêu cầu sau: Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. Về phía Nhà nước, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng. do vậy tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cũng như về phía quản lý cấp trên. Tuy nhiên do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận dụng ở các đơn vị vãn được phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết nhưng vẫn phải trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính. Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao. Hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành với sự đóng góp của rất nhiều các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nhưng chỉ dừng lại ở một bản thiết kế tổng hợp. Các doanh nghiệp khi vận dụng vẫn được sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh riêng của mình nhưng chỉ trong phạm vi nhất định. Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng dược yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời chính xác, phù hợp yêu cầu quản lý. Hoàn thiện trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công tác kế toán nhưng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao. 2. Nhận xét chung về công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH TM Âu á. 2.1. Ưu điểm *Về công tác quản lý : Trong cơ chế thị trường, hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp luôn đứng trước những cạnh tranh gay gắt. Chuyển đổi cơ chế quản ký kinh tế là thách thức lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp, trong đó có Công ty TNHH TM Âu á. Công ty phải chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, phải đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Do vậy ,tiêu thụ hàng hoá luôn đươc ban lãnh đạo Công ty quan tâm và tìm mọi biện pháp để đẩy mạnh. Sau thời gian xây dựng và hoạt động, Công ty đã không ngừng phát triển, khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng như một số nước trên thế giới. Hệ thống quản lý nói chung, bộ máy kế toán nói riêng, trong đó đặc biệt là bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hoá không ngừng được hoàn thiện để phục vụ tốt hơn cho sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý, thực hiện chuyên môn hoá không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý. Là một đơn vị có quy mô lớn, tổ chức hoạt động tập trung trên địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc của đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau, có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các đơn vị phụ thuộc nên hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty vừa tập chung, vừa phân tán là hợp lý. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm, các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán đã tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ quản lý có hiệu quả cho các đơn vị, giúp giám đốc nắm được các thông tin kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời để từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn. Bộ máy kế toán của công ty gồm những cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn sâu cùng với sự phân công công việc hợp lý là một trong những nhân tố giúp cho công tác hạch toán được chính xác và phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế hiện nay. *Về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả. -Về chứng từ : Các chứng từ bán hàng được lập rõ ràng, chính xác, đúng quy định của Bộ tài chính. Do đó, các chứng từ phản ánh đầy đủ những thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ của công ty bảo đảm cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán của công ty, đặc biệt là cung cấp thông tin kế toán cần thiết cho các bộ phận bán hàng. -Hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản hiện nay mà công ty áp dụng là hơp lý và đúng chế độ kế toán, đồng thời nó phù hợp với mô hình hoạt động của công ty là hạch toán tổng hợp hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên. -Hệ thống sổ sách : Các sổ sách dùng để hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là rõ ràng, phản ánh được cả số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp. Công ty có sự chỉ đạo thống nhất từ phòng kế toán đến các đơn vị cơ sở trực thuộc. Vì vậy, việc hạch toán kế toán và các báo cáo kế hoạch thực hiện có nền nếp, quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và kết quả tại các đơn vị cơ sở. Phần hạch toán chi tiết hàng hoá, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song là hợp lý. Bởi vì, hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời, đặc biệt dễ dàng vận dụng máy vi tính vào việc hạch toán chi tiết hàng hoá. Phần kế toán tổng hợp, công ty có mở thêm các báo cáo làm cho việc theo dõi, đối chiếu, chuyển sổ được thuận lợi hơn. Chẳng hạn như việc vào báo cáo bán hàng, hạch toán hàng bán tháng, quý theo dõi quá trình bán hàng một cách tổng quát nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép vào Nhật ký - chứng từ số 8. Công ty có tổ chức kế toán chi tiết doanh thu theo từng loại hàng hoá (trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra và báo cáo bán hàng) nên sẽ biết được doanh thu của từng loại hàng, điều này có ý nghĩa rất lớn đối với ban lãnh đạo của công ty để ra quyết định kinh doanh hợp lý nhất. -Phương thức thanh toán. Công ty đang áp dụng phương thức bán hàng trả chậm rất linh hoạt, khách hàng chậm trả phải có tiền ký cược và công ty sẽ trả lãi suất cho phần thế chấp đó. Tuy nhiên, nếu quá hạn trả mà khách vẫn chưa trả tiền hàng thì khách lại phải chịu một khoản lãi suất theo tỷ lệ mà công ty đã chấp nhận trả cho phần ký cược của khách hàng . Với chính sách này, công ty đã nhận được nhiều sự ủng hộ nhiệt tình của khách hàng và thu hút được nhiều khách hàng hơn đến với công ty. -Tổ chức tiêu thụ hàng hoá : Công ty TNHH TM Âu á tổ chức quá trình tiêu thụ nhanh, đồng thời đảm bảo chuyển hàng tới cho khách hàng trong thời gian ngắn nhất nếu được khách hàng yêu cầu chuyển hàng. Đội ngũ nhân viên năng động, kinh nghiệm trong kinh doanh thương mại nên quá trình tiêu thụ luôn thuận tiện, mặc dù đôi lúc có sai sót nhưng sau đó đều được giải quyết hợp lý. 2.2. Nhược điểm * Về quá trình luân chuyển chứng từ: Chứng từ ban đầu là hoá đơn GTGT, từ khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá đến khi quay về phòng kế toán còn chậm, làm cho kế toán không phản ánh được kip thời tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty. Cụ thể như việc lập hoá đơn GTGT hàng bán theo bảng kê cho thấy nghiệp vụ kinh tế chưa được phản ánh cập nhật. Vì khi hàng hoá tiêu thụ xong rồi, được nhân viên bán hàng lập bảng kê, sau đó gửi lên phòng kế toán cho kế toán bán hàng và lúc này kế toán bán hàng mới căn cứ vào bảng kê để lập hoá đơn GTGT. Trong khi đó việc gửi bảng kê của nhân viên bán hàng không theo một chu kỳ đều đặn là 5 ngày hay 10 ngày. Từ đó ảnh hưởng cả đến việc kê khai thuế GTGT. * Hình thức sổ kế toán : Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ . Hình thức này đã phát huy được tác dụng trong những năm qua khi công ty áp dụng kế toán thủ công, nâng cao năng suất lao động kế toán, đảm bảo đối chiếu chặt chẽ, đồng thời cán bộ kế toán có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ. Tuy nhiên hình thức này tỏ ra không phù hợp khi công ty đưa máy tính vào nhằm giảm bớt công việc cho kế toán. *Phương pháp tính giá hàng xuất kho : Công ty áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) do vậy đến cuối kỳ, sau khi tính được giá thực tế bình quân và căn cứ vào số lượng hàng xuất trong kỳ, kế toán mới tính được giá trị hàng xuất bán trong kỳ. Điều này có nghĩa là công tác kế toán cuối tháng rất nhiều nên một phần làm cho thời gian lập báo cáo chậm lại, mặt khác sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của báo cáo (tính cập nhật,...). *Phương thức bán hàng : Thực tế, công ty vẫn có những đại lý, song công ty lại không gửi bán qua đại lý. Quan hệ giữa công ty và đại lý chỉ là quan hệ bên mua - bên bán. Các đại lý thực chất chỉ là khách hàng quen thuộc của công ty, chỉ là người mua hàng trong công ty nên việc xác định giá bán tới người tiêu dùng là do các đại lý tự quyết định. Như vậy, nếu đại lý chỉ vì lợi nhuận, tự ý nâng cao giá bán sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty, đến uy tín của công ty. Ngoài ra ta thấy rằng công ty chưa thực sự phát huy hết các phương thức bán hàng trong điều kiện như hiện nay vốn là một công ty lớn, số lượng các mặt hàng lớn và phong phú về chủng loại (như chưa áp dụng phương thức bán hàng tay ba- Bán buôn không qua kho...). *Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Công ty không tiến hành hạch toán xác định kết quả tiêu thụ theo từng nhóm mặt hàng kinh doanh cụ thể trong khi đã thực hiện ghi nhận doanh thu theo từng nhóm mặt hàng riêng. Như vậy, ban lãnh đạo của công ty khó có thể đưa ra được quyết định phát triển mở rộng kinh doanh những mặt hàng kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận nhất. 3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH TM Âu á. Qua tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH TM Âu á trong thời gian thực tập và trên cơ sở lý luận đã được học tập tại trườngvề hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, em xin đưa ra một số đề xuất nhỏ nhằm góp phần không ngừng nâng cao chất lượng công tác kế toán tại công ty, đồng thời phần nào khắc phục được những hạn chế đang tồn tại ở Công ty TNHH TM Âu á. 3.1.Cải tiến hạch toán hàng bán đại lý Công ty nên thực hiện phương thức gửi hàng qua đại lý và ấn định giá bán hàng hoá cho phù hợp, cho đại lý hưởng một tỷ lệ hoa hồng và tính vào chi phí bán hàng. Đây chính là động lực thúc đẩy các đại lý hăng say hơn trong công việc tìm kiếm khách hàng. Kế toán sử dụng TK 157 -hàng gửi bán để hạch toán số hàng xuất gửi đại lý tiêu thụ. Như vậy, khi xuất hàng gửi đại lý, kế toán ghi sổ: Nợ TK 157 Có TK 156(1561) - Khi đại lý tiêu thụ được hàng và nộp báo cáo về công ty, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131( đại lý) Có TK 511 Có TK 3331 -Tính hoa hồng phải trả cho đại lý: Nợ TK 641 Có TK 111,112,131( đại lý) -Xác định giá vốn của hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 157 + áp dụng tiêu thụ theo phương thức hàng đổi hàng: Với thị trường là các vùng nông thôn thì phương pháp này sẽ phát huy hiệu quả. Bởi vì, có rất nhiều đối tượng không có khả năng (hoặc khó khăn ) để mua hàng trực tiếp. Như vậy, nếu công ty áp dụng phương thức đổi hàng của công ty lấy nông sản phẩm của nông dân thì vừa tiêu thụ được sản phẩm cho nông dân, vừa có thể mua hàng tận gốc với giá cả thấp nhất. 3.2. Hệ thống sổ sách kế toán. Công ty không nên theo dõi chi phí thu mua hàng hoá trên sổ chi tiết giá vốn hàng bán như hiện nay mà theo dõi riêng để biết đựợc chi tiết chi phí thu mua của từng loại hàng hoá và từ đó đưa ra những biện pháp nhằm giảm chi phí thu mua cho những mặt hàng có chi phí thu mua quá lớn. Khi đó kế toán tiến hành mở " Sổ chi tiết TK 1562" hàng tháng, quý. Sổ chi tiết TK 1562 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ ... Cộng PS: Số dư cuối kỳ Thứ hai, Công ty nên mở "Sổ chi tiết TK 911" cho từng loại hàng hoá (nhóm hàng hoá ) và từ đó tiến hành xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá cho từng loại hàng hoá đó. Có như vậy mới giúp công tác quản trị có thể phân tích được các hoạt động kinh doanh một cách cụ thể chi tiết hơn. Cụ thể, đến cuối tháng, quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu, giá vốn hàng bán..., và tiến hành phân bổ chi phí QLDN và CPBH theo doanh thu của từng loại mặt hàng kinh doanh đó để xác định kết quả tiêu thụ của từng loại mặt hàng. Chi phí QLDN (CPBH) của từng loại hàng hoá = Doanh thu của từng loại hàng hoá x Tổng chi phí QLDN(CPBH) phát sinh trong kỳ. Tổng doanh thu của tất cả các mặt hàng kinh doanh Ví dụ: Tổng doanh thu của toàn công ty trong quý IV là 321.125.000.(1000đ) trong đó doanh thu thuần rượu là 15.000.000 (1000đ). Tổng chi phí QLDN phát sinh trong kỳ là 5.035.000 (1000đ) tổng CPBH phát sinh trong kỳ là 2.872.000 (1000đ) Vậy  Chi phí QLDN phân bổ cho mặt hàng rượu trong kỳ = 15.000.000 x 5.035.000 321.125.000 = 235.188,790 (1000đ) CPBH phân bổ cho mặt hàng đường trong kỳ = 15.000.000 x 2.872.000 321.125.000 = 134.153,367(1000đ) Sổ chi tiết TK 911 Tên hàng hoá : Đường Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS( 1000đ) SH NT Nợ Có -K/c doanhthu thuần -K/ c giá vốn hàng bán -K/c chi phí bán hàng -K/c chi phí QLDN -K/c lãi (lỗ) 511 512 632 641 642 421 14.500.000 134.153,367 235.188,790 130.657,843 10.000.000 5.000.000 Cộng 15.000.000 15.000.000 3.3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi. *Dự phòng phải thu khó đòi Hiện nay, hàng hoá của công ty được thực hiện theo phương thức bán hàng trả chậm chiếm tỷ trọng lớn nên việc thu hồi được hết số nợ là công việc không dễ dàng. Do vậy, để dự phòng những tổn thất về các khoản thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo giữa doanh thu và chi phí trong kỳ được phản ánh một cách chính xác, công ty nên lập dự phòng cho những khoản nợ khó đòi. Để lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty sử dụng TK 139" Dự phòng phải thu khó đòi ". Như vậy, cuối mỗi niên độ kế toán phải tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng chi tiết cho từng khách hàng khó đòi. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642-6426) và khi hoàn nhập dự phòng, hạch toán vào thu nhập bất thường( TK 721). Số dự phòng cần lập cho niên độ tới của khách hàng đáng ngờ = Tổng số tiền nợ phải thu khách hàng đáng ngờ x Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ Ví dụ: Ngày 28/12/2005 khách hàng là Công ty Phương Nam -Hà Nội vẫn chưa thanh toán số nợ cũ mua rượu từ tháng 10/ 2004 của công ty là 80.000.000 (đ), tỷ lệ ước tính không thu được khoản nợ này là 20%. Kế toán của công ty tiến hành trích lập dự phòng cho năm tới cho khoản thu khó đòi này như sau: Nợ TK 642(6426) : 80.000.000 x20% =16.000.000(đ) Có TK 139: 16.000.000(đ) * Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Quá trình dự trữ hàng hoá ở các doanh nghiệp thương mại đôi lúc làm cho doanh nghiệp bị thiệt hai về các khoản giảm giá hàng tồn kho trên thị trường. Để tránh được thiệt hại đó, các doanh nghiệp cần phải trích lập dự phòng hàng tồn kho vào cuối kỳ là một tất yếu ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường như hiện nay. ở Công ty TNHH TM Âu á, lượng hàng hoá tồn kho ở cuối mỗi niên độ kế toán là không nhỏ và với đặc điểm mặt hàng như hiện nay của công ty thì giá thị trường của những mặt hàng này luôn biến động. Do đó, cuối mỗi niên độ, kế toán nên kiểm kê hàng tồn kho, so sánh giá thị trị hàng tồn kho trên thị trường với giá ghi trên sổ sách kế toán. Nếu gía thị trường nhỏ hơn giá ghi trên sổ sách kế toán thì phải lập dự phòng .Khi đó, giá trị của hàng mua vào sẽ được đánh giá theo đúng trị giá của nó, từ đó mới xác định được chính xác lãi suất thực tế thu được trong kỳ kinh doanh. Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159" Dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Như vậy, cuối niên độ, kế toán phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ( nếu giá thị trường nhỏ hơn giá trị ghi sổ). Mức dự phòng này được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642-6426) và hoàn nhập dự phòng vào thu nhập bất thường( TK 721).  Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng hoá tồn kho x Chênh lệch giá ghi sổ và giá thị trường Chênh lệch giá ghi sổ và giá thị trường = Giá trị ghi trên sổ kế toán - Giá thị trường tại thời điểm trích lập dự phòng Ví dụ: Ngày 31/12/2005 kế toán tổng hợp số liệu cho biết trong kho của công ty còn tồn kho 5000 kg đường Vàng Việt Đài, giá ghi sổ của số đường này là 27.500.000(Đ). Biết giá thị trường của loại đường này tại thời điểm này là 5.200(đ)/kg. Như vậy giá đường hiện tại đã giảm so với giá ghi trên sổ sách kế toán là: 5.500(đ/kg) -5.200(đ/kg) =300(đ/kg) Ngày 31/12/2005 kế toán tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Nợ TK 642(6426) : 300 x 5.000 = 1.500.000(đ) Có TK 159 : 1.500.000(đ) 3.4. Hoàn thiện phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho. Với số lượng mỗi lần nhập, xuất lớn như hiện nay công ty có thể áp dụng phương pháp tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập kho (giá bình quân liên hoàn) . Sau mỗi lần nhập kho hàng hoá, tính lại giá trị thực tế bình quân và làm căn cứ để tính giá trị hàng hoá ngay sau lần nhập đó. Qua phương pháp này giá trị hàng hoá xuất kho sẽ được tính một cách chính xác, đồng thời giúp kế toán theo dõi, phản ánh được tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hoá về mặt giá trị, theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá một cách thường xuyên, liên tục và kịp thời. Theo phương pháp này, đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (đơn giá bình quân liên hoàn ) được tính theo công thức : Giá đơn vị Giá thực tế hh tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân = sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế hh tồn kho sau mỗi lần nhập Vídụ: Ngày 1/10/2005, lượng đường Bình Định tồn kho của công ty là 5000 kg, đơn giá là 4.800đ/kg. -Ngày 3/10/2005 nhập thêm 3000 kg với đơn giá là 5000đ/kg. -Ngày 5/10/2005 xuất bán cho công ty Sao Mai 2000 kg. Như vậy cuối ngày 3/10 kế toán tính được đơn giá hàng tồn kho như sau: 5000 x4.800 +3000 x5000 5000 +3000 Đơn giá bình quân = = 4.875đ Vậy giá trị hàng xuất bán ngày 5/10/2005 là: 2000 x 4.875 = 9.750.000đ Khi đó, tại văn phòng công ty, kế toán có thể mở "Sổ chi tiết hàng tồn kho" theo mẫu sau: Sổ chi tiết hàng hoá Tên kho: Tên hàng: Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Nhập Xuất Tồn SH NT SL (kg) ĐG (đ/kg) TT (đ) SL (kg) ĐG (đ/kg) TT (đ) SL (kg) ĐG (đ/kg) TT (đ) 500 503 ... 1/3 3/4 ... Tồn ĐK Nhập Xuất ... Cộng PS Tồn CK 3.5. Thay đổi hìnhthức sổ sách hạch toán. Công ty đang áp dụng ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ, hình thức này đảm bảo việc đối chiếu rất chặt chẽ, nhưng từ khi công ty đưa mày vi tính vào sử dụng thì lại gặp không ít khó khăn (do có nhiều loaị sổ sách, hệ thống sổ phức tạp), hình thức này thích hợp với kế toán thủ công hơn. Với điều kiện hiện tại thì công ty hoàn toàn có thể áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ hay hình thức nhật ký chung để công việc kế toán trên máy được đơn giản, gọn nhẹ hơn. Nhưng theo em, công ty nên áp dụng hình thức nhật ký chung để ghi sổ (vì hình thức chứng từ ghi sổ còn trùng lắp nhiều). Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản của nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó, lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng tài khoản liên quan. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó, từ nhật ký chung chuyển từng số liệu để ghi sổ cái các TK phù hợp. Nếu công ty có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ kinh tế chi tiết liên quan. Các nhật ký đặc biệt được dùng trong phần hành này là "Sổ nhật ký thu tiền", "Sổ nhật ký mua hàng , bán hàng"...Cuối kỳ ( tháng, quý, năm) cộng số liệu trên sổ cái,lập bảng cân đối số phát sinh. Hình thức nhật ký chung vẫn đảm bảo đối chiếu chặt chẽ số liệu vì sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết) dùng để lập báo cáo tài chính. Đồng thời, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh đối chiếu phải bằng tổng số phát sinh nợ ghi và tổng phát sinh có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ. Chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hoá Sổ hach toán chi tiết về tiêu thụ hàng hoá Sổ nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ cái TK 156,157,632,511,512,641,642,911 Bảng tổng hợp chi tiết về tiêu thụ hàng hoá Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.6. Lập danh điểm hàng hoá. Trong những năm gần đây, công ty đã ứng dụng máy vi tính vào công việc kế toán. Với trình độ tay nghề như hiện nay, công ty hoàn toàn có thể sử dụng phương pháp lập danh điểm hàng hoá - tức là quy định cho mỗi thứ hàng hoá một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các con số và chữ cái để thay thế tên gọi , quy cách của chúng. Ví dụ : Đường: 1561.1 -Đường Bình Định : 1561.1BĐ -Đương Việt Đài : 1561.1VĐ ..... Sữa : 1561.2 -Sữa ông thọ : 1561.2OT -Sữa cô gái Hà Lan : 1561.2 HL ... Tương ứng với doanh thu : Doanh thu bán đường : 5111.1 -Doanh thu bán đường Bình Định : 5111.1 BĐ -DT bán đường Việt Đài : 5111.1 VĐ .... DT bán sữa : 5111.2 DT bán sữa Ông Thọ : 5111.2ÔT DT bán sữa cô gái Hà Lan: 5111.2 HL ..... 3.7. Phối hợp giữa các phòng ban và chiến lược thị trường. *Phối hợp giữa các phòng ban Với mục tiêu cung cấp những thông tin kế toán chính xác, kịp thời, đầy đủ theo yêu cầu của nhà quản lý và các đối tượng quan tâm, thì công tác hạch toán kế toán ở công ty cần phải được thực hiện tốt hơn nữa. Để làm được điều đó công ty nên tổ chức phối hợp giữa các phòng ban một cách nhịp nhàng hơn như: Phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế hoạch, phòng thị trường và phòng tài chính kế toán trong khâu tiêu thụ hàng hoá; giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán trong việc giao dịch với khách hàng. Phối hợp giữa phòng kế toán với phòng tổ chức trong việc tính lương cũng như các khoản phụ cấp cho người lao động ...Như vậy công tác kế toán sẽ tránh được việc chậm chễ lập báo cáo. * Chiến lược thị trường Trong tình hình hiện nay, Công ty TNHH TM Âu á phải luôn tăng cường xây dựng và thực hiện các chiến lược thị trường như: +Tích cực các hoạt động quảng cáo: Qua quảng cáo, hàng hoá của công ty sẽ được người tiêu dùng biết đến, gây sức ép cạnh tranh với các hãng cùng ngành nghề kinh doanh như Công ty bánh kẹo Hải Hà, Công ty bánh kẹo Tràng An...Vì vậy, công ty nên dành cho công tác quảng cáo một khoản ngân sách thích hợp. Ngoài ra một số mặt hàng của công ty có thể áp dụng bán hàng không qua kho -bán hàng tay ba như : Cà phê, Tiêu... +Với hệ thống cửa hàng bán lẻ như hiện nay, công ty có thể áp dụng phương thức bán hàng khoán doanh thu. Như vậy, bản thân các cửa hàng bán lẻ đương nhiên phải khai thác thị trường tiêu thụ hàng cho chính mình. Đây có thể là đội ngũ " Maketinh" hiệu quả của công ty. Do đó, phải có những biện pháp tích cực đến hệ thống cửa hàng bán lẻ này, tránh tình trạng cạnh tranh lẫn nhau để từ đó gây tác động xấu đến công ty. Kết luận Nghiên cứu lý luận và thực tế cho thấy tổ chức hợp lý qúa trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại vì nó giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt hơn khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ và hạch toán được lỗ, lãi - kết quả của hoạt động kinh doanh. Từ đó thấy được quy mô, tốc độ phát triển của doanh nghiệp. Tổ chức hợp lý qúa trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá - xác định kết quả tiêu thụ sẽ đóng góp tích cực vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những yếu tố không cần thiết mà vẫn đảm bảo tính chính xác kịp thời của các báo cáo kế toán, đồng thời kết quả kinh doanh được xác định đúng đắn hơn. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM Âu á, đã giúp em vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong trường học vào thực tiễn. Trên cơ sở đó, củng cố được kiến thức đã được học, đi sâu tìm hiểu cách tổ chức công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng trong Công ty. Tại Công ty TNHH TM Âu á – một doanh nghiệp Thương mại lớn tổ chức công tác tổ chức tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ khá hợp lý, thể hiện ở khá nhiều mặt mạnh song bên cạnh đó cần một số tồn tại không thể tránh khỏi. Để khắc phục phần nào những nhược điểm chưa hoàn thiện đó, em đã đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện thêm công tác này tại Công ty. Do kiến thức còn hạn chế, nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú, các anh chị cán bộ của phòng kế toán Công ty. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Bích Chi và các cô chú, anh chị cán bộ phòng kế toán Công ty đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 22 tháng 05 năm 2005 Sinh viên thực hiện Vũ Thị Dung Danh mục tài liệu tham khảo 1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXB TC năm 1998 Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan 2. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính – NXB TC năm 2000 Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công 3. Lý thuyết hạch toán kế toán – NXB TC năm 1997 Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Đông 4. Kế toán doanh nghiệp trong kinh tế thị trường – NXB TC năm 1998 Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công 5. Chuẩn mực kế toán Việt Nam 6. Chuẩn mực kế toán quốc tế 7. Giáo trình kế toán quốc tế- NXB Thống kê/2002 8. Các tạp chí kế toán 9. Tạp chí Kinh tế và Phát triển Mục lục (Mẫu 10) Bảng kê số 11 tháng 10/2005 Đơn vị: 1000đ tên người mua Dư đầu kỳ Nợ TK 131, Có TK liên quan Cộng Nợ TK 131 Có TK 131, Nợ TK liên quan cộng có TK 131 Dư cuối kỳ N C 511 3331 331 ... 531 111 ... N C - Chị Vân (Minh Khai) 105.000 250.000 250.000 25.000 813.756 122.063,4 122.063,4 769.692,6 - Chị Hoa (Đại Cồ Việt) 5.200 57.000 57.000 15.000 86.500 35.000 42.000 49.700 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 975.000 60.530 6.053.000 950.000 89.752.000 20.000 1.790.000 68.500.000 22.270.000 TK 707 TK 4457 TK 530,512,41 (3) (1) (2) (4) Sơ đồ 1.13:Trình tự tiêu thụ hàng hoá của Pháp. (1) Doanh thu bán hàng (không có thuế GTGT). (2) Thuế GTGT thu hộ Nhà nước. (3) Tổng giá thanh toán. (4) Hàng bán bị trả lại. Sơ đồ 1.14:Trình tự hạch toán các khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu bán hàng TK 530,512,411 TK 7097 TK 4457 TK 665 TK 707 Số tiền giảm giá, bớt giá, hồi khấu cho khách hàng. Thuế GTGT Số tiền chiết khấu Cuối kỳ, k/c giảm giá, bớt giá, hồi khấu trên hoá đơn báo có. TK 37 TK 607 TK 125 TK 6037 TK 4456 Trị giá hàng mua trong kỳ K/c trị giá hàng tồn ĐK K/c cuối kỳ K/ c cuối kỳ TK 530,512,401 Thuế GTGT K/c trị giá hàng tồn CK Sơ đồ 1.15:Trình tự hạch toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ Sơ đồ 2.14: Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp : TK 111, 152, 1388 TK 334, 338 TK 152, 153 TK 214 TK421,335 TK 333,111, 112 TK 139, 159 TK 642 Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý Phân bổ dần chi phí trả trước hoặc trích trước chi phí Thuế, phí, lệ phí phải nộp Trích lập chi phí dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 111, 112, 331 TK 1331 Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (chưa thuế GTGT). Thuế GTGT Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí QLDN. Cuối kỳ, k/c chi phí QLDN (nếu chi phí nhỏ hoặc chu kỳ kinh doanh ngắn). TK 911 TK 1422 Cuối kỳ, k/c chi phí QLDN(chi phí lớn hoặc kỳ kinh doanh dài). K/c chi phí QLDN Chi phí NVL, CCDC cho QL Các chữ viết tắt sử dụng trong bài CK : Cuối kỳ CPBH : Chi phí bán hàng CCDC : Công cụ dụng cụ CN : Chi nhánh DS : Doanh số DT : Doanh thu ĐK : Đầu kỳ ĐG : Đơn giá GTGT : Giá tri gia tăng KKTX : Kê khai thường xuyên KKĐK : Kiểm kê định kỳ QLDN : Quản lý doanh nghiệp PS : Phát sinh SL : Số lượng TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định TT : Thành tiền TTĐB : Tiêu thụ đặc biệt XK : Xuất khẩu