Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán mua bán hàng tại công ty TNHH Đoàn Ngô

i hết hàng, công ty chủ động mua hàng và trả trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Một số khách hàng quen không cần hợp đồng, chỉ cần gọi điện thoại hoặc yêu cầu số lượng hàng thì khách hàng sẽ mang hàng đến giao. Mua hàng theo hệ thống đại lý. Phương thức bán hàng. Phương thức bán buôn: Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Theo phương thức này, khách hàng cử người mang uỷ nhiệm đến kho của doanh nghiệp trực tiếp nhận hàng và đêm hàng về. Sau khi giao nhận hàng, đại diện bên mua ký nhận đã đủ hàng vào chứng từ bán hàng của bên bán, đồng thời trả tiền ngay hoặc ký nhận nợ. + Bán buôn qua kho theo hình thức gởi hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc đơn đặt hàng của người mua, xuất kho gởi hàng cho người mua bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển gởi hàng bán có thể là do bên bán chịu hoặc có thể bên mua chịu tuỳ theo hợp đồng đã ký. Hàng gởi đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến khi nào bên mua nhận hàng, chứng từ và đã chấp nhận thanh toán. Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: Doanh nghiệp thương mại bán buôn sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp của mình thì giao bán trực tiếp cho khách hàng của mình tại địa điểm do hai bên thoả thuận. Sau khi giao hàng hoá cho khách hàng thì đại diện bên mua sẽ ký nhận vào chứng từ bán hàng và chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng, hàng đã xác định tiêu thụ. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gởi hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến giao cho bên mua theo địa chỉ thoả thuận trước. Khi nhận được tiền của bên mua hoặc giấy báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì khi đó hàng hoá xác định là tiêu thụ. Phương thức bán lẻ: - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền khách hàng và giao hàng cho khách. Cuối ngày xác định được số lượng bán được trong ngày, để lập báo cáo bán hàng đồng thời lập giấy nộp tiền nộp cho thủ quỹ. - Bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng trong đó việc thu tiền ở người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau, mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền khách hàng rồi viết hoá đơn. - Bán hàng đại lý. Chứng từ sử dụng trong hạch toán mua hàng và bán hàng: + Yêu cầu mua hàng: Khi hết hàng trong kho, thủ kho trình lên thủ trưởng hoặc bộ phận kinh doanh đề nghị xuất hàng. + Đơn đặt hàng: Sau khi có đơn đề nghị mua hàng được phê duyệt thì nó được bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng gởi đến nhà cung cấp. + Phiếu giao hàng: Phiếu này được nhà cung cấp lập và chuyển cho người mua (bộ phận mua hàng của công ty). Ký nhận, khi đã thực hiện xong toàn bộ các yêu cầu trong đơn đặt hàng. + Hoá đơn GTGT của người bán, người mua: Đây là chứng từ chứng minh cho việc hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu cho người mua, và là căn cứ để người mua phải thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ mà họ đã cung cấp. + Nhật ký mua hàng, bán hàng: Tuỳ theo hình thức áp dụng tại công ty áp dụng. + Sổ chi tiết hàng hoá: Đây là sổ theo dõi số lượng, giá trị sản phẩm nhập xuất tồn của hàng hoá. + Sổ Cái các tài khoản hàng hoá, dịch vụ. + Bảng tổng hợp hàng hoá II. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường Tài khoản 1561- Giá mua hàng hoá Tài khoản 1562- Chi phí mua hàng hoá Tài khoản 1567- Hàng hoá bất động sản Tài khoản 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá Tài khoản 1332- Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ Tài khoản 331- Phải trả người bán TK 111, 112, 331 TK 156- Hàng hoá TK111,112, 331 Nhập kho hàng hoá mua Hàng mua trả lại, giảm giá, ngoài, chi phí thu mua chiết khấu TK 133 TK 133 Thuế GTGT Thuế GTGT được khấu trừ được khấu trừ TK 151 Hàng đi đường về nhập kho Hạch toán nghiệp vụ mua ngoài. Trong trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn, doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục kiểm nhận hàng hoá. Sau đó lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan ghi vào sổ kế toán như sau: Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán Đồng thời phản ảnh chi phí vận chuyển, bốc xếp… Nợ TK 1562- Chi phí mua hàng Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán Nếu hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh giá trị hàng hoá nhập kho: Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán Đồng thời nếu có chi phí phát sinh: Nợ TK 1562- Chi phí mua hàng hoá Có TK 111, 112, 331- Tổng giá thanh toán Trường hợp mua hàng chuyển bán thẳng cho khách hàng, hàng không qua kho, kế toán phản ánh giá mua của hàng hoá gởi bán hoặc giá mua của hàng hoá đã bán nếu hàng hoá đã xác định tiêu thụ: Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán Nếu hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 111, 112, 331..Tổng giá thanh toán Trường hợp hoá đơn mua hàng về sau, hàng về trước: Khi hàng về căn cứ vào hợp đồng tiến hành làm thủ tục kiểm nhận hàng hoá và lập phiếu nhập kho. Trên phiếu nhập kho ghi rõ hàng chưa có hoá đơn và ghi sổ theo hàng nhập tạm tính. Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Có TK 331- Phải trả cho người bán Khi nhận được hóa đơn liên quan đến hàng mua, kế toán tiến hành điều chỉnh giá tạm tính về gía trị trên hoá đơn. - Điều chỉnh theo phương pháp ghi âm: Dùng bút đỏ để xoá toàn bộ giá tạm tính và ghi lại bút toán bình thường theo trên hoá đơn. + Nếu hàng thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi đỏ giá tạm tính: Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hoá Có TK 331- Phải trả cho người bán Đồng thời ghi lại giá trên hoá đơn bằng bút toán bình thường. + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi bút đỏ giá tạm tính: Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Có TK 331- Phải trả cho người bán Đồng thời ghi bút toán bình thường. Trường hợp hoá đơn về trước, hàng về sau, kế toán lưu hoá đơn ở tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”, nếu cuối tháng hàng về thì ghi sổ hàng nhập kho như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, nếu cuối tháng hàng chưa về thì kế toán theo dõi riêng hàng mua đang đi đường và ghi: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán Sang kỳ hạch toán sau, khi hàng về nhập kho hoặc gởi thẳng đi bán, kế toán ghi: Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 151- Hàng mua đang đi đường Hạch toán hàng nhập từ gia công. Khi mua hàng về chuyển thẳng đi gia công, nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua hàng gởi đi gia công: Nợ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán Khi hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi sổ giá mua của hàng gởi đi gia công: Nợ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán Trường hợp xuất kho hàng gởi đi gia công, kế toán làm đầy đủ thủ tục xuất kho và ghi sổ giá mua của của hàng xuất kho như sau: Nợ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 1561- Giá mua hàng hoá Các chi phí liên quan phát sinh đến gia công, nếu có chứng từ đầy đủ thì hạch toán giống mua hàng chuyển thẳng đi gia công. Khi hàng gia công xong đem về nhập kho hoặc chuyển đi bán: Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Hạch toán hàng mua từ người trực tiếp sản xuất (không có hoá đơn) Thì cán bộ thu mua cần lập “Hoá đơn thu mua hàng” trên hoá đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ doanh nghiệp mua, tên, địa chỉ, số giấy chứng minh nhân dân của người bán, số luợng, giá trị hàng hoá thu mua: Chi phí không có hoá đơn như chi phí mua nông sản, hàng thủ công nông dân sản xuất, chi phí.: Hạch toán khi mua hàng phát sinh hàng bị kém chất lượng trả lại người bán, yêu cầu giảm giá được chấp thuận từ phía nhà cung cấp hoặc được hưởng chiết khấu thương mại: Nợ TK 331- Trừ vào nợ phải trả người bán theo tổng giá thanh toán Nợ TK 111, 112- Hoặc nhận được bằng tiền Có TK 1561- Trị giá hàng hoá bị giảm trừ theo tổng giá thanh toán Có TK 1331- Thuế GTGT(nếu có) Hạch toán hàng mua dưới hình thức trao đổi: Đối với trường hợp trao đổi tương tự: Giá trị hàng hoá nhận về được tính bằng giá trị hàng hoá đem đi trao đổi, khi nhận hàng hoá kế toán ghi: Nợ TK 1561- Chi tiết hàng hoá nhận về Có TK 1561- Chi tiết hàng hoá đem đi đổi Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 156,157 TK 611-Mua hàng TK 156, 157 Kết chuyển hàng hoá, hàng Kết chuyển tồn cuối kỳ gởi đi bán tồn kho đầu kỳ TK 111,112, 331 TK 111, 112, 331 Trị giá hàng mua Hàng mua trả lại trong kỳ TK 133 TK133 Thuế GTGT Thuế GTGT (nếu có) (nếu có) Đầu kỳ kế toán, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn đầu kỳ: Nợ TK 6112- Mua hàng hoá Có TK 151, 1561, 157- Tổng số tiền thanh toán Đồng thời kế toán tiến hành kết chuyển chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ. Trong kỳ nếu có phát sinh các nghiệp vụ thì kế toán ghi. - Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 6112- Mua hàng hoá Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán - Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 6112- Mua hàng hoá Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán Đồng thời phản ánh chi phí mua: Nợ TK 6112- Mua hàng hoá Có TK 111, 112- Tổng số tiền thanh toán. Cuối kỳ kế toán kết chuyển giá trị: Nợ TK 156- Giá trị kết chuyển Có TK 6112- Giá trị kết chuyển Hạch toán nghiệp vụ bán hàng. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận. Khi xuất kho gởi hàng đi bán, kế toán ghi giá mua của hàng xuất kho: Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Có TK 1561- Giá mua hàng hoá Khi bên mua nhận được hàng và chất nhận thanh toán: Nếu khách hàng thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi sổ doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp Nếu hàng hoá không thuộc đối nộp thuế hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 157- Hàng gởi đi bán Trong trường hợp nếu hàng gởi đến cho người mua nhưng hàng không phù hợp với hợp đồng nên người mua yêu cầu doanh nghiệp cho trả lại hàng, hàng hoá trả lại doanh nghiệp có thể đêm về nhập kho hoặc chuyển đi gia công, kế toán ghi: Nợ TK 1561- Hàng hoá Nợ TK 154- Giá trị sản phẩm dở dang Có TK 157- Hàng gởi đi bán Hạch toán nghiệp vụ xuất kho bán trực tiếp cho người mua: Khi hàng hoá giao nhận xong tại kho của doanh nghiệp, bên mua đã ký vào chứng từ bán hàng, lúc này hàng hoá đã xác định tiêu thụ, kế toán phản ánh doanh thu: Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi sổ: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Giá bán chưa có thuế Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 5111- Giá bán chưa có thuế GTGT Đồng thời kế toán phản ánh giá mua của hàng bán: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 1561- Hàng hoá Hạch toán nghiệp vụ bán hàng giao thẳng: Khi mua hàng xong, doanh nghiệp chuyển hàng bán cho người mua. Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331- Tổng số tiền thanh toán Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Có TK 111, 112, 331- Tổng giá thanh toán Khi hàng hoá được xác định tiêu thụ, kế toán ghi doanh thu: Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Doanh thu bán hàng Đồng thời kế toán phản ánh giá mua của hàng bán : Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157- Hàng gởi đi bán Hạch toán nghiệp vụ hàng đổi hàng: * Trường hợp1: Hàng đổi hàng tương tự: Kế toán ghi sổ như trường hợp đã hạch toán ở nghiệp vụ mua hàng. * Trường hợp2: Hàng đổi hàng không tương tự: Căn cứ vào hoá đơn của người bán gởi đến, kế toán ghi: Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Nợ TK 133- Thuế GTGT (Nếu có) Có TK 131- Tổng giá thanh toán Kế toán phản ánh doanh thu của hàng hoá đem đi trao đổi: Nợ TK 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Giá bán chưa GTGT Có TK 3331- Thuế GTGT ( Nếu có ) Đồng thời phản ánh giá vốn hàng trao đổi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 1561- Giá mua hàng hoá Sau đó 2 bên tiến hành tất tán tiền hàng: Giá trị hàng hoá đem trao đổi > giá trị hàng hoá nhận về: Nợ TK 111, 112- Số tiền dôi ra do trao đổi Có TK 131- Phải thu khách hàng Giá trị hàng hoá đem trao đổi < giá trị hàng hoá nhận về: Nợ TK 131- Tổng thanh toán Có TK 111, 112- Tổng số tiền phải bỏ ra Hạch toán nghiệp vụ bán hàng đại lý Hạch toán tại bên giao đại lý: Khi gởi hàng cho đại lý bán, kế toán phản ánh giá mua của hàng gởi đại lý bán và chi tiết cho từng đại lý: Nợ TK 157- Hàng gởi bán Có TK 156- Hàng hoá Khi đại lý gởi báo cáo lên, hàng hoá được xác định tiêu thụ: Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: a, Nợ TK 111, 112, 131- Giá bán Có TK 5111- Doanh thu chưa thuế Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp b, Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Hoa hồng) Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 331- Tổng giá thanh toán Nếu hành hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: a, Nợ TK 111, 112, 131 (Giá bán- Hoa hồng) Có TK 5111- Doanh thu bán hàng b, Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Có TK 331- Giá thanh toán Đồng thời kế toán ghi sổ giá mua hàng bán: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157- Hàng gởi đi bán Hạch toán bên nhận bán đại lý: Hàng hoá nhận bán đại lý không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nên khi nhận hàng để bán, doanh nghiệp theo dõi hàng hoá này trên tài khoản 003 “Hàng hoá nhận bán hộ, ký gởi”. Khi nhận hàng, căn cứ vào giá bán ghi trên hợp đồng đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 003. - Khi bán hàng, kế toán ghi giá bán của hàng đại lý: Nợ TK 111, 112, 131-Giá bán Có TK 331- Tổng thanh toán - Đồng thời kế toán ghi: Có TK 003- Hàng hoá nhận bán hộ, ký hộ - Cuối kỳ kế toán tính và xác định doanh thu hoa hồng được hưởng về bán hàng đại lý: Nợ TK 131- Phải thu khách hàng Có TK 5113- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra - Khi trả tiền cho bên giao hàng đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 331- Phải trả người bán (Chi tiết người giao đại lý) Có TK 111, 112- Tổng thanh toán Hạch toán hàng bán có chiết khấu thương mại, giảm trừ, giảm giá hàng bán, hàng bị trả: + Nếu thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hạch toán: Nợ TK 521, 532, 531- Các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 333- Thuế GTGT đầu ra Có TK 111, 112, 131- Tổng số tiền phải giảm trừ + Nếu thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu GTGT: Nợ TK 521, 532, 531- Các khoản giảm trừ doanh thu Có TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán + Nhập kho hàng trả lại: Nợ TK 1561- Hàng hóa trả lại nhập kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán ghi sổ doanh thu bán hàng tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. Hai phương pháp này chỉ khác nhau ở bút toán xác định giá vốn cho hàng bán ra. Hạch toán giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: + Đầu kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy: Nợ TK 611- Trị giá hàng mua chưa tiêu thụ đầu kỳ Có TK 151, 156, 157- Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ + Trong kỳ kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến tăng hàng hoá được phản ánh vào bên Nợ TK 611 “Mua hàng”. + Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hoá tồn kho kế toán phản ánh hàng tồn kho: Nợ TK 156, 157, 151- Trị giá hàng hoá chưa tiêu thụ cuối kỳ Có TK 611- Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ Đồng thời xác định và kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán đã tiêu thụ Có TK 611- Giá vốn hàng đã tiêu thụ PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đoàn Ngô Quá trình hình thành Công ty TNHH Đoàn Ngô là một doanh nghiệp thương mại, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3202000059 ngày 9 tháng 6 năm 2000 do Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Đà Nẵng cấp, và chính thức đi vào hoạt động ngày 15 tháng 6 năm 2000. Công ty TNHH Đoàn Ngô đặt trụ sở chính tại 386/25B Nguyễn Tri Phương - Đà Nẵng, Công ty có tên giao dịch là Dano company Limited, viết tắt là DANO CO. Hoạt động kinh doanh của công ty theo quy định pháp luật. Quá trình phát triển: Kể từ khi thành lập và đi vào hoạt động cho đến nay, Công ty đã phát triển mạng lưới tiêu thụ trên khắp thị trường Miền Trung. Doanh số tiêu thụ hàng năm của công ty ngày càng tăng. Công ty đang duy trì, mở rộng và từng bước tạo vị trí của mình trên thị trường. Để có được điều đó cũng nhờ sự nổ lực cố gắng của toàn thể công ty. Hàng hóa của Công ty rất đa dạng, cũng chính điều này đã tạo được sức mạnh cạnh tranh của môi trường đang biến động như hiện nay, đưa hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển. BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH: Chỉ tiêu Mã số 2005 2006 2007 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 6.845.466.868 6.962.871.258 7.516.963.820 2.Các khoản giảm trừ 02 3. Doanh thu thuần (10=01-02) 10 6.845.466.868 6.962.871.258 7.516.963.820 4. Giá vốn hàng bán 11 5.162.843.655 5.210.963.255 5.664.048.170 5. Lợi nhuận gộp (20=10-11) 20 1.682.623.213 1.751.908.003 1.852.915.650 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 3.411.930 6.511.890 9.121.833 7. Chi phí tài chính 22 94.897.919 87.287.220 80.661.513 Trong đó : chi phí lãi vây 23 94.897.919 87.287.220 80.661.513 8. Chi phí bán hàng 24 60.646.000 70.527.613 85.971.425 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 939.490.436 960.490.436 995.633.040 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 591.000.788 640.114.624 699.771.505 11. Thu nhập khác 31 12. Chi phí khác 32 13. Lợi nhận khác 40 14. Tổng lợi nhuận trước thuế 50 591.000.788 640.114.624 699.771.505 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 16. Lợi nhuận sau thuế 60 Đặc điểm kinh doanh tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: 1. Nội dung hoạt động kinh doanh tại Công ty: Công ty TNHH Đoàn Ngô đi vào hoạt động với chức năng là cung cấp các thiết bị văn phòng và các loại văn phòng phẩm cho các Công ty khác. 2. Đặc điểm nguồn hàng của Công ty: Công ty lấy hàng từ các nhà cung cấp từ Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, nhập khẩu, nhưng chủ yếu là hàng từ Thành phố HCM và Hà Nội. Những mặt hàng nhỏ lẻ, chủ yếu lấy từ Đà Nẵng. - Công ty TNHH Nam Thanh - Công ty TNHH Minh Hoàng - Công ty TNHH Nam Nhật Tiến - VV... 3. Đặc điểm mạng lưới kinh doanh: Công ty TNHH Đoàn Ngô hoạt động kinh doanh trên khắp thị trường Miền Trung, hàng hóa tiêu thụ nhanh bởi nhiều chủng loại mặt hàng, đáp ứng nhu cầu cần thiết trong công tác văn phòng ở các Công ty, xí nghiệp. Hàng hóa của Công ty được bán ở thị trường Quảng Ngãi, Quảng Nam, Đà Nẵng, Huế, không có xuất khẩu. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Đoàn Ngô: Bộ máy quản lý tại Công ty hiện nay được tổ chức theo cơ cấu hỗn hợp, trực tuyến có sự đóng góp ý kiến của các bộ phận cấp dưới. Ban lãnh đạo Công ty chỉ đạo xuống các phòng ban chức năng, các bộ phận này phối hợp với nhau và tham mưu cho giám đốc những thông tin kinh tế tài chính cần thiết. + Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty: Phòng Kinh Doanh Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kế Toán Tài Chính GIÁM ĐỐC Phòng Kỹ Thuật Phó Giám Đốc Ghi chú: Quan hệ tham mưu Quan hệ chức năng 2. Chức năng nhiệm vụ, từng phòng ban: + Giám Đốc: Là người trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty và là người chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng hoạt động kinh doanh tại đơn vị. + Phó Giám Đốc: Là người có trách nhiệm giải quyết các công việc trong phạm vị được Giám Đốc giao, tham mưu cho Giám Đốc về mọi lĩnh vực có liên quan. Phó Giám Đốc được phân công điều hành một hoạt một số công việc thuộc lĩnh vực nhất định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc được giao. + Phòng kinh doanh: Đưa ra ý kiến về những biến động của thị trường cho Giám Đốc, trên cơ sở lập báo cáo khả năng về nguồn hàng thị trường cần và đồng thời vạch ra những chiến lược kinh doanh, tổ chức công tác tiếp thị, đẩy mạnh việc mua vào và bán ra cho Công ty. + Phòng tổ chức hành chính: Cùng ban giám đốc, đưa ra ý kiến về công tác tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của Công ty, về tổ chức nhân sự cho các bộ phận trong Công ty. + Phòng kế toán tài chính: Tham mưu cho giám đốc về việc lập kế hoạch tài chính cho Công ty. Phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, qua những con số trên hệ thống sổ sách,hạch toán theo quy định của nhà nước, hạch toán và lập báo cáo quyết toán theo đúng quy định của nhà nước, trực tiếp giao dịch với các ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. + Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ bảo trì, kiểm tra, sửa chữa các thiết bị văn phòng khi có sự cố xảy ra. Và tiếp cận trực tiếp với khách hàng để bảo hành các thiết bị mà doanh nghiệp đã bán. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Đoàn Ngô: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán mua hàng, công nợ phải trả Kế toán bán hàng công nợ phải thu Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban: + Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo công tác hạch toán kế toán tại công ty, giúp Giám đốc tham gia ký kết các hợp đồng kinh kế, xây dựng các kế hoạch tài chính,vừa tổng hopựp quyết toán. Lập báo cáo tài chính ở Công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính tại Công ty. + Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Theo dõi việc mua, nhập hàng của Công ty. Theo dõi hàng hóa nhập kho, lập báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn, tính giá của hàng xuất kho, mở các sổ chi tiết theo dõi, quản lý hàng hóa và tình hình thanh toán với nhà cung cấp. + Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Theo dõi doanh thu bán hàng tại Công ty, mở các sổ chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng, các bảng kê theo dõi tình hình bán hàng, quản lý công nợ phải thu, lên danh sách chi tiết về khách hàng nợ. + Kế toán ngân hàng: Theo dõi vốn bằng tiền tại ngân hàng, thực hiện thủ tục vay vốn và thanh toán qua ngân hàng các hợp đồng kinh kế có sự ủy quyền của Giám đốc và kế toán trưởng. + Kế toán tiền mặt: Theo dõi và quản lý tiền mặt tại Công ty, xây dựng kế hoạch về chi tiêu tiền mặt để xác định mức tiền quỹ hợp lý, lập báo cáo về quỹ tiền mặt. 3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty TNHH Đoàn Ngô: Do đặc điểm tổ chức kinh doanh, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán trên máy tính và công ty áp dụng chế độ kế toán số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006. Trình tự ghi sổ tại công ty: Do đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết nên hằng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi vào sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết để ghi sổ vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng hoặc cuối quý Quan hệ đối chiếu B. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA VÀ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ: I. Đặc điểm hàng hoá và phương thức mua bán hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô. 1. Đặc điểm hàng hoá. Hoạt động thương mại chiếm tỷ trọng lớn và mang lại doanh số chủ yếu cho Công ty, các mặt hàng chủ yếu cụ thể là: Các loại mực dùng cho máy in văn phòng. Các loại giấy dùng cho Ngân hàng, các Trung tâm Bưu Chính, văn phòng…vv Các loại giấy in và giấy photo văn bản. Các loại vở, bút, máy tính. Các loại máy in, máy fax phục vụ cho công tác văn phòng. Các loại máy đếm tiền dùng cho các nhà hàng, khách sạn. V v ... 2. Phương thức mua hàng. Công ty TNHH Đoàn Ngô là một doanh nghiệp thương mại, kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là các thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm. Để số lượng hàng phục vụ cho việc bán ra Công ty thường mua hàng với số lượng lớn. Do đó Công ty thực hiện mua hàng theo đơn đặt hàng có sự chấp nhận của người bán. Dựa vào mối quan hệ sẵn có hoặc chào hàng của nhà cung cấp, doanh nghiệp đặt hàng với các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đơn đặt hàng là yêu cầu cụ thể về những loại hàng hóa mà doanh nghiệp cần mua để đảm bảo nguồn hàng được cung ứng cho khách hàng. Mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và thực hiện việc giao hàng có chuẩn bị trước, có kế hoạch giúp cho doanh nghiệp ổn định được nguồn hàng, đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. 3. Phương thức bán hàng. + Hiện nay, Công ty Đoàn Ngô đang áp dụng phương thức bán hàng qua kho. Phương thức này bên bán sẽ giao hàng tận nơi cho khách hàng, khách hàng ký nhận vào chứng từ thì quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua. + Tại Công ty có các phương thức thanh toán tiền hàng của khách hàng như sau: - Thanh toán theo phương thức trả chậm: Đây là phương thức dùng chủ yếu tại công ty. Đối với khách hàng mua với số lượng lớn, có ký kết hợp đồng thì Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận hàng. - Phương thức bán hàng thanh toán ngay: Theo phương thức này, khách hàng ngay khi nhận được hàng thì thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng. II. Tổ chức nghiệp vụ mua hàng và bán hàng tại công ty TNHH Đoàn Ngô: 1. Chứng từ sử dụng: * Các chứng từ, sổ sách thường được sử dụng trong quá trình mua hàng: - Đơn đặt hàng: Sau khi có đơn đề nghị mua hàng được phê duyệt thì sẽ gởi đến nhà cung cấp đơn đặt hàng. - Phiếu giao hàng: (nếu có) Được nhà cung cấp lập và chuyển cho bộ phận mua hàng của công ty ký nhận, khi đã thực hiện xong toàn bộ các yêu cầu của đơn đặt hàng. - Hoá đơn GTGT của người bán: Đây là một chứng từ do nhà cung cấp lập để chứng minh cho việc hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu cho người mua, và là căn cứ để yêu cầu người mua thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ mà họ đã cung cấp. - Phiếu xuất kho: (nếu có) Phiếu này do bên bán lập giao cho bên mua. - Sổ chi tiết hàng hoá: Sổ này theo dõi số lượng xuất nhập tồn của từng hàng hoá trong công ty. - Biên bản kiểm nhận hàng nhập kho: Áp dụng đối với những hàng hoá có tính chất phức tạp mới lập biên bản kiểm nhận. Đối với những hàng hoá thông thường thì chỉ cần kiểm tra số lượng, chất lượng không cần phải lập biên bản kiểm nhận hàng hoá. + Nếu có xảy ra chất lượng kém thì sẽ yêu cầu trả lại hàng hoặc giảm giá hàng bán: - Phiếu nhập kho: Kế toán căn cứ Hoá đơn GTGT hoặc phiếu giao hàng lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho chỉ được lập một liên. Sau đó đưa dữ liệu vào máy tính. * Các chứng từ sổ sách sử dụng trong quá trình bán hàng: - Phiếu xuất kho: Khi có điện thoại gọi đến từ khách hàng, người nghe điện thoại ghi lại các yêu cầu của khách hàng hoặc nhận fax yêu cầu của khách hàng thì nhân viên sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên: liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 đưa cho khách hàng ký và ghi đã nhận đủ hàng, liên 3 giao cho khách hàng để khi thanh toán có thể đối chiếu với mặt hàng. - Hoá Đơn GTGT: Khi khách hàng yêu cầu viết Hoá Đơn, kế toán viết theo số hàng hoá khách hàng đã nhận. 2. Tài khoản sử dụng: Sử dụng chủ yếu TK 156, TK1561, TK1562. - TK 1561- Giá mua hàng hoá + Bên Nợ: - Trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hoá đơn. - Thuế nhập khẩu phải nộp. - Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê. + Bên Có: - Trị giá mua hàng hoá thực tế xuất kho. - Khoản giảm giá được hưởng vì hàng hoá cung cấp không đứng hợp đồng đã ký. - Trị giá hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê. + Số dư bên Nợ: Trị giá mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ. * TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. + Bên Nợ: Chi phí thu mua hàng thực tế pháp sinh liên quan tới khối lượng hàng hoá mua vào đã nhập kho trong kỳ. + Bên Có: Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. + Số dư bên Nợ: chi phí liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ. 3. Sổ sách sử dụng: - Sử dụng sổ chi tiết hàng hoá TK 1562, TK1562 - Sổ Cái TK1561, TK1562 III. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: 1. Hạch toán chi tiết hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: Trình tự hạch toán: Khi mua hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng đã ký kết, bên bán sẽ xuất hàng và gởi hóa đơn bán hàng cho Công ty. Khi hàng về, kế toán kho kiểm tra số lượng thực nhập so với số lượng ghi trên Hóa đơn hoặc đối chiếu với đơn đặt hàng, kiểm tra chất lượng hàng và viết phiếu nhập kho sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán. Căn cứ vào chứng từ mua, kế toán vào sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết và sổ Cái các tài khoản liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng tại Công ty: Hoá đơn, phiếu nhập kho Sổ chi tiết Sổ Cái Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi vào cuối tháng 2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: 2.1 Hạch toán giá mua hàng: Khi mua hàng với số lượng lớn, đơn đặt hàng của Công ty quy định cụ thể về các điều kiện nhận hàng, giá bán hàng hóa, địa điểm giao hàng và phương thức thanh toán. CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ ĐỊA CHỈ: 386/25B NGUYỄN TRI PHƯƠNG, ĐÀ NẴNG TEL: 614600-2; FAX: 655268; MST: 0400365679 ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày 9/12/07 Gởi tới: Chị Bích_ Công ty TNHH Minh Hoàng ĐT: 089100555 Fax: 089100666 Chuẩn bị hàng giúp. Nhớ giao đúng loại hàng TT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THANH TIỀN 1 Giấy vi tính liên tục 240 thùng 200 200,000 40,000,000 2 Giấy Double A ram 300 45,000 13,500,000 CỘNG 53,500,000 Hình thức thanh toán: CK TK: 540C.07243- Sài Gòn Công Thương- CN Tân Bình – TP Hồ Chí Minh Phương thức gởi hàng: Bãi xe 54A Địa Đạo, Q.Tân Bình- TP HCM ĐT: 8605360 gặp Anh Thuỷ, DD: 0913806440 Đại diện bên đặt hàng Chấp nhận của người bán + Mua hàng Công Ty TNHH Minh Hoàng, số chứng từ 015002 ngày 09/12/2007 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: giao khách hàng Ký hiệu AA/2007-T Ngày 09 tháng 12 năm 2007 số: 015002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Minh Hoàng Địa chỉ: 34 Nguyễn Bỉnh Khiêm-Q1- TP HCM Điện thoại: 08.9100555 Fax:08.9100666 MST: 0301452923 Họ tên người mua: Đoàn Ngọc Bích Thủy Đơn vị: Công ty TNHH Đoàn Ngô Địa chỉ: 386/25B Nguyễn Tri Phương- Đà Nẵng Hình thức thanh toán: CK MST:0400365679 TT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THANH TIỀN 1 Giấy vi tính liên tục 240 thùng 200 200,000 40,000,000 2 Giấy Double A ram 300 45,000 13,500,000 Cộng tiền hàng 53,500,000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 5,350,000 Tổng cộng tiền thanh toán 58,850,000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi tám triệu tám trăm năm mươi ngàn y. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên ) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Từ chứng từ mua hàng, kế toán kho kiểm tra hàng và viết phiếu nhập kho: Đơn vị: Công ty TNHH Đoàn Ngô Số:155 Mẫu số:C12-H Địa chỉ: 386/25B N.T Phương PHIẾU NHẬP KHO (Ban hành theo QĐ: Ngày 15 tháng 12 năm 2007 Số 999-TC/CĐKT ngày 2.11.1996 của Bộ tài chính) Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Minh Hoàng Theo HĐ số: 015002 Ngày 09 tháng 12 năm 2007 Nợ TK: 1561 Của: Công ty TNHH Minh Hoàng Có TK: 112 Nhận tại kho: Công ty TNHH Đoàn Ngô số thứ tự Tên sản phẩm hàng hóa Đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền theo chứng từ theo thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Giấy vi tính liên tục 240 Thùng 200 200 200.000 40.000.000 2 Giấy Double A Ram 300 300 45000 13.500.000 cộng 53.500.000 Tổng số tiền(viết bàng chữ): Năm mươi ba triệu năm trăm ngàn đồng y. Nhập, ngày 15 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho (ký, đóng dấu) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) + Từ chứng từ mua hàng của kế toán kho gởi lên, kế toán ghi vào sổ Nhật Ký Chung, đồng thời ghi vào sổ chi tiết: - Sổ chi tiết TK1561 Cuối tháng ghi vào sổ Cái: TK 156, TK 1561, TK 1562 2.2 Hạch toán chi phí mua hàng: Nội dung chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa... Phát sinh trong quá trình mua hàng. + Chi phí mua hàng, số chứng từ 0085680 ngày 30/12/2007 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG RL/2005N Liên 2: Giao khách hàng Số: 0085680 Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH DV Vận Tải Thắng Địa chỉ: 7 Phan Đăng Lưu- Đà Nẵng Điện thoại: 0511.3764125 MST: 0400125268 Họ tên người mua hàng: Đoàn Thị Bích Thủy Đơn vị: Công ty TNHH Đoàn Ngô Địa chỉ: 386/25B Nguyễn Tri Phương - Đà Nẵng Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST: 0400365679 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vận chuyển hàng tháng 12 năm 2007 13.059.050 Cộng tiền hàng 13.059.050 Thuế xuất thuế GTGT 5% 652.952 Tổng cộng thành tiền 13.712.002 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu bảy trăm mười hai nghìn không trăm lẻ hai đồng y. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên ) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Căn cứ vào hóa đơn vận chuyển hàng, kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký chung và sổ Nhật ký mua hàng. SỔ CHI PHÍ MUA HÀNG TK1562: Chi phí mua hàng Tháng 12 năm 2007 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có Số Ngày Số dư đầu kỳ 7.408.300  30/12/07 85680 30/12/07 Thanh toán cước vận chuyển hàng tháng 12 cho công ty Vận tải Thắng 112 13.059.050 PS trong kỳ 13.059.050 Số dư cuối kỳ  20.467.350 IV. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: 1. Hạch toán chi tiết hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: Trình tự hạch toán: Khi khách hàng yêu cầu mua hàng với số lượng, chất lượng nhất định nào đó, phòng kế toán xuất Hóa đơn GTGT gởi xuống bộ phận kho (có chữ ký của kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị), kế toán kho viết phiếu xuất kho đúng với thực xuất, đưa cho khách hàng ký xác nhận và hàng được chuyển giao cho khách hàng. Quy trình lưu chuyển chứng từ bán hàng tại công ty: Hóa đơn, phiếu xuất kho Nhật ký chung Sổ chi tiết 1561 Sổ Cái TK 1561 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng 2. Hạch toán trường hợp nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Đoàn Ngô. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng giao thẳng. Do đặc điểm kinh doanh tại Công ty, nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại nên Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập để xuất kho. + Bán hàng cho Trung tâm thông tin Di Động KV III, chứng từ số 0203797 ngày2/12/2007. HÓA ĐƠN Mẫu số:01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG RM/2005N Liên 2:Giao cho khách hàng 0203797 Ngày 2 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đoàn Ngô Địa chỉ: 386/25B Nguyễn Tri Phương- Đà Nẵng Điện thoại: 05113614600 MST: 0400365679 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Quốc Việt Đơn vị: Trung tâm thông tin Di Động KVIII Địa chỉ: 263 Nguyễn Văn Linh -Đà Nẵng Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100686209-003-1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy in cái 1 3,268,000 3,268,000 2 Bìa gương A4 ram 5 58,000 290,000 3 Giấy A4 double A ram 10 55,000 550,000 Cộng tiền hàng 4,108,000 Thuế xuất thuế GTGT 10% 410,800 Tổng cộng thanh toán 4,518,800 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu năm trăm mười tám ngàn tám trăm đồng y. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên ) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Đơn vị: Công ty TNHH Đoàn Ngô Số:123 Mẫu số:C12-H Địa chỉ: 386/25B N.T Phương PHIẾU XUẤT KHO (Ban hành theo QĐ: Ngày 2 tháng 12 năm 2007 Số 999-TC/CĐKT ngày 2.11.1996 của Bộ tài chính) Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Quốc Việt- Trung tâm thông tin Di Động KV III Địa chỉ: 263 Nguyễn Văn Linh- Đà Nẵng Lý do xuất kho: Bán hàng Nợ TK: 632 Có TK: 1561 Xuất tại kho: Công ty TNHH Đoàn Ngô Số TT Tên sản phẩm hàng hóa , dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Theo thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Máy in Cái 1 1 2,968,000 2,968,000 2 Bìa gương A4 Ram 5 5 50,000 250,000 3 Giấy A4 double A Ram 10 10 47,000 470,000 Cộng 3,688,000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba triệu sáu trăm tám mươi tám ngàn đồng y. Xuất , ngày 2 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho (ký, đóng dấu) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) + Căn cứ các chứng từ bán hàng, kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhập ký chung đồng thời ghi vào sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK1561 Cuối tháng, ghi vào sổ Cái TK1561 + Căn cứ các chứng từ mua hàng, bán hàng, kế toán ghi sổ: SỔ NHẬT KÝ CHUNG THÁNG 12/2007 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số Hiệu TK PS Nợ PS Có số ngày Sổ trang trước chuyển sang 68.086.050 68.086.050 02/12/07 HĐ:203797 02/12/07 Xuất bán cho Trung tâm thông tin Di Động KV III 5111 4,108,000  02/12/07 HĐ:203797 02/12/07 Thuế GTGT đầu ra 3331 410,800 02/12/07 HĐ:203797 02/12/07 Bán hàng chưa thu tiền 131 4,518,800  02/12/07 PX:123 02/12/07 Giá vốn hàng bán 632 3,688,000  02/12/07 PX:123 02/12/07 Xuất hàng bán 1561 3,688,000  15/12/07 HĐ:15002 09/12/07 Mua hàng Công ty TNHH Minh Hoàng 1561 53,500,000 15/12/07 HĐ:15002 09/12/07 Thuế GTGT đầu vào 1331 5,350,000 15/12/07 HĐ:15002 09/12/07 Chi tiền hàng 112 58,850,000 30/12/07 HĐ:85680 30/12/07 Chi phí vận chuyển 1562 13,059,050 30/12/07 HĐ:85680 30/12/07 Thuế GTGT đầu vào 1331 652,952 30/12/07 HĐ:85680 30/12/07 Tổng thanh toán 112 13,712,002 Chuyển sang trang sau 80,768,802 80,768,802 Đồng thời kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết. SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ TK 1561 Máy in ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền Tồn đầu tháng 2,968,000 7 20,776,000 02/12/07 HĐ:203797 02/12/07 Bán cho TTD Đ KV III 632 2,968,000 1 2,968,000 … Tồn cuối tháng 2,968,000 4 11,872,000 SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ TK 1561 Bìa gương A4 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền Tồn đầu tháng 50,000 50 2,500,000 02/12/07 HĐ:203797 02/12/07 Xuất hàng bán 632 50,000 5 250,000 … Tồn cuối tháng 50,000 60 3,000,000 SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ TK 1561 Giấy A4 double A ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền Tồn Đầu tháng 100 4,700,000 02/12/07 HĐ:203797 02/12/07 Xuất cho bán hàng 632 47,000 10 470,000 15/12/07 HĐ:15002 09/12/07 Thanh toán tiền hàng 112 45,000 300 13,500,000 … Tồn cuối tháng 120 5,640,000 SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ TK 1561 Giấy liên tục 240 ĐVT: Đồng Ngày ghi sổ chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền Tồn đầu tháng 200,000 50 10,000,000 15/12/07 HĐ:15002 15/12/07 Thanh toán tiền hàng 112 200,000 200 40,000,000 … . Tồn cuối tháng 100 20,000,000 Cuối tháng lên bảng nhập xuất tồn hàng hoá và sổ Cái TK 156, TK1561, TK1562 BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH NHẬP XUẤT TỒN HÀNG HOÁ TK 156 (1561) Tên hàng hoá Đơn vị tính Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nhập Xuất SL số tiền SL số tiền SL số tiền SL số tiền Giấy liên tục 240 thùng 50 10,000,000 200 40,000,000 150 30,000,000 100 20,000,000 Giấy A4 double A ram 100 5,500,000 200 11,000,000 200 11,000,000 100 5,500,000 Bìa gương A4 ram 50 2,900,000 50 2,900,000 40 2,320,000 60 3,480,000 Máy in cái 7 22,876,000 0 0 3 9,804,000 4 13,072,000 SỔ CÁI Tên TK: Hàng hóa Số hiệu: 156 ĐVT: Đồng Tháng 12/2007 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số pháp sinh số ngày PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ 60,000,800 31/12/07 PX:123 02/12/07 Giá vốn hàng bán 632 3,688,000 31/12/07 HĐ:015002 15/12/07 Thanh toán tiền hàng 112 58,850,000 31/12/07 HĐ:85680 30/12/07 Thanh toán tiền vận chuyển tháng 12 112 13,059,050 ............ Cộng số phát sinh trong kỳ 107,800,000 99,857,050 Số dư cuối kỳ 67,943,750 SỔ CÁI Tên TK: Hàng hoá Số hiệu: TK 1561 ĐVT: Đồng Tháng 12/2007 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số pháp sinh số ngày PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ 49,000,000 31/12/07 PX:123 02/12/07 Giá vốn hàng bán 632 3,688,000 31/12/07 HĐ:15002 15/12/07 Thanh toán tiền hàng 112 58,850,000 ............ Cộng số phát sinh trong kỳ 94,087,998 99,857,050 Số dư cuối kỳ 43,230,948 SỔ CÁI Tên TK: Chi phí vận chuyển Số hiệu: TK1562 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số pháp sinh số ngày PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ 11,000,800 31/12/07 HĐ:85680 30/12/07 Thanh toán tiền vận chuyển tháng 12 112 13,059,050 Cộng số phát sinh trong kỳ 13,059,050 Số dư cuối kỳ 24,059,850 SỔ CÁI Tên TK: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK632 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số pháp sinh số ngày PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ 5,278,990,170 31/12/07 PX:123 02/12/07 Xuất hàng bán 1561 3,688,000 … Cộng số phát sinh trong kỳ 385,058,000 Số dư cuối kỳ 5,664,048,170 SỔ CÁI Tên TK: Doanh thu Số hiệu: TK 5111 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số pháp sinh số ngày PS Nợ PS Có số dư đầu kỳ 6,929,302,566 31/12/07 HĐ:203797 02/12/07 Bán hàng 131 4,108,000 … cộng số phát sinh trong kỳ 587,661,254 số dư cuối kỳ 7,516,963,820 SỔ CÁI Tên TK: Phải thu khách hàng Số hiệu: TK131 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số pháp sinh số ngày PS Nợ PS Có số dư đầu kỳ 66,298,000 31/12/07 HĐ:203797 02/12/07 Bán hàng 5111 4,108,000 Thuế GTGT đầu ra 3331 410,800 … cộng số phát sinh trong kỳ 5,871,254 1,573,200 số dư cuối kỳ 70,596,054 SỔ CÁI Tên TK: Thuế GTGT đầu vào Số hiệu: 1331 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số pháp sinh số ngày PS Nợ PS Có số dư đầu kỳ 31/12/07 HĐ:015002 09/12/07 trả tiền hàng 112 5,350,000 31/12/07 HĐ:85680 30/12/07 Chi tiền vận chuyển 112 652,952 … cộng số phát sinh trong kỳ 12,657,000 số dư cuối kỳ 12,657,000 SỔ CÁI Tên TK: Tiền gởi ngân hàng Số hiệu: TK112 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số pháp sinh số ngày PS Nợ PS Có số dư đầu kỳ 1,520,000 31/12/07 HĐ:015002 09/12/07 Mua hàng 1561 53,500,000 31/12/07 HĐ:015002 09/12/07 Thuế GTGT đầu vào 1331 5,350,000 31/12/07 HĐ:85680 30/12/07 Chi phí vận chuyển 1562 13,059,050 31/12/07 HĐ:85680 30/12/07 Thuế GTGT đầu vào 1331 652,952 … Cộng số phát sinh trong kỳ 350,708,000 348,540,000 Số dư cuối kỳ 3,688,000 PHẦN III. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN MUA VÀ BÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ. Nhận xét chung về công ty: Qua tìm hiểu thực tế, công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đoàn Ngô về cơ bản đã đảm bảo cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả, mang tính chuyên môn cao, phù hợp với cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty TNHH Đoàn Ngô đã đứng vững và khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh gây gắt, với một đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm năng động. Công ty liên tiếp gặt hái được những thành công lớn, đó là nhờ sự đóng góp lớn của các Anh (Chị) ở bộ phận quản lý, bộ phận kế toán, bộ phận kỹ thuật hết lòng nổ lực vì sự phát triển đi lên của đơn vị. Tất cả những thông tin kinh tế liên quan về chu trình hoạt động của doanh nghiệp đều được kế toán với chức năng quản lý, phản ánh, kiểm tra để thu thập, xử lý, và tổng kết một cách kịp thời chính xác bằng một hệ thống phần mềm kế toán. Với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng và tương đối đều nhau, việc tổ chức sếp xếp nhân sự phù hợp với năng lực trình độ khả năng chuyên môn của từng nhân viên đã góp phần không nhỏ trong việc hạch toán và giúp ban Giám đốc Công ty, các bộ phận quản lý kinh doanh có được những thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý. Việc áp dụng tin học vào công tác kế toán được công ty khá chú trọng. Tất cả các phần hành kế toán tại Công ty đều được trang bị máy vi tính và các thiết bị hỗ trợ cho việc tính toán chính xác, thông tin mang lại kiệp thời. Nhận xét về hình thức sổ kế toán áp dụng: Hằng ngày, tại Công ty có rất nhiều các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng, do đó khối lượng ghi chép lớn và phức tạp vì vậy để thuận tiện cho việc ghi sổ, theo dõi, báo cáo số liệu và dễ áp dụng trong điều kiện kế toán máy vào công tác kế toán nên Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hiện nay, hình thức này được áp dụng rộng rãi và phù hợp với mọi qui mô kinh doanh. 1. Ưu điểm: Công ty TNHH Đoàn Ngô có quy mô hoạt động không lớn lắm, mạng lưới kinh doanh mở rộng khắp thị trường Miền Trung, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về các thiết bị văn phòng. Công ty có đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm và có trách nhiệm trong công việc, hết lòng vì sự phát triển của Công ty. Trong quá trình thực hiện công tác kế toán, Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, nó phù hợp với mô hình đang kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ sách, chứng từ của Công ty theo quy định của bộ tài chính. Việc mua bán hàng hóa, Công ty dựa vào tình hình thực tế trên thị trường và thực lực hiện có của mình để tổ chức một cách khoa học và hiệu quả. Giúp cho ban lãnh đạo có thể theo dõi được mọi hoạt động của Công ty và tình hình tài chính của đơn vị. Hiện nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin, Công ty đã trang bị cho mình những thiết bị cần thiết để phục vụ cho việc bán hàng, quản lý hàng tốt nhất, cung cấp kiệp thời cho quá trình quản lý. 2. Nhược điểm: Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của khoa học, đã tạo ra nhiều thời cơ và thách thức mới. Ngày càng nhiều có đối thủ cạch tranh, họ có nhiều chính sách hoa hồng, làm cho người tiêu dùng được thỏa mãn hơn. Một số chứng từ mua bán hàng chưa được đưa vào sử dụng như: - Nhật ký chi tiền: Khi Công ty mua hàng trả bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản thì kế toán tiền sẽ theo dõi khoản này. - Nhật ký thu tiền: Khi bán hàng thu tiền trực tiếp từ khách hàng thì kế toán theo dõi theo sổ này. - Nhật ký mua hàng: Khi doanh nghiệp mua hàng của khách hàng nhưng chưa thanh toán. - Nhật ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng chư thu tiền. 3. Một số ý kiến hoàn thiện công tác hạch toán mua bán hàng hóa tại Công ty TNHH Đoàn Ngô. Đối với doanh nghiệp thương mại như Công ty Đoàn Ngô, thì phải có chính sách bán hàng tận nhà (tức là khi khách hàng yêu cầu thì phải thực hiện chuyên chở, lắp đặt hoàn tất cho người mua). Để công tác kế toán mua và bán được đúng theo quy định thì công ty nên mở thêm các sổ nhật ký chuyên dùng (Nhật ký đặc biệt). Đây là sổ được mở trong trường hợp một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu cùng loại phát sinh nhiều, nghiệp vụ kinh tế mang tính đặc thù, nên cần mở sổ Nhật ký đặc biệt. Để ghi chép tổng hợp như Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền. Công ty khi bán hàng cho khách hàng chưa thu tiền thì cần phải theo dõi khoản nợ phải thu này chặt, để có thể thu hồi vốn kịp thời, phục vụ quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải mở riêng sổ Nhật ký bán hàng. Khi Công ty mua hàng mà chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Công ty nên theo dõi khoản nợ cần phải trả trong tương lai, để có thể định hướng kinh doanh trong dài hạn. Khi Công ty mua hàng trả tiền trực tiếp cho nhà cung cấp. Vì tiền là một tài sản lưu động có chu trình quay vòng nhanh, rất nhạy cảm. Nên khi chi tiền hoặc thu tiền cần phải được theo dõi riêng. Với sự phát triển của khoa học hiện nay. Chúng ta nên mở trang WEB để có thể giao dịch trực tiếp với khách hàng là điều cần thiết mà không cần tốn nhiều thời gian và chi phí để thực hiện cuộc giao dịch đó.