Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu

vµ vµo sæ c¸i cho c¸c tµi kho¶n. Ngoµi ra kh«ng sö dông c¸c lo¹i sæ NK ®Æc biÖt lµ v× h×nh thøc nµy cã ®Æc ®iÓm: T¸ch rêi tr×nh tù ghi sæ theo thêi gian víi tr×nh tù ghi sæ ph©n lo¹i theo hÖ thèng toµn bé c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh ®Ó ghi vµo 2 sæ kÕ to¸n riªng biÖt lµ sæ NKC vµ sæ c¸i. T¸ch rêi viÖc ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp víi kÕ to¸n chi tiÕt ®Ó ghi vµo 2 lo¹i sæ kÕ to¸n lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ chi tiÕt. Cuèi th¸ng ph¶i lËp b¶ng c©n ®èi TK ®Ó kiÓm tra chÝnh x¸c cña viÖc ghi chÐp ë c¸c TK tæng hîp. S¬ ®å 3: Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n trªn hÖ thèng sæ kÕ to¸n ®· më theo h×nh thøc NhËt ký chung. Chøng tõ gèc NhËt ký chung (NhËt ký chuyªn dïng) Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¸o c¸o quü hµng ngµy Sæ c¸i B¶ng chi tiÕt sè ph¸t sinh B¶ng c©n ®èi TK B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n kh¸c Qua s¬ ®å trªn cã thÓ hiÖu tr×nh tù ghi sæ tæng hîp cña c«ng ty nh­ sau: C¨n cø vµo chøng tõ kÕ to¸n ®· ®­îc kiÓm tra kÕ to¸n viªn tiÕn hµnh ghi sæ, ®Þnh kho¶n vµ vµo sæ NhËt ký chung. Sau ®ã c¨n cø vµo sè liÖu cña NhËt ký chung hµng ngµy chuyÓn sang sæ c¸i cho nh÷ng tµi kho¶n t­¬ng øng. C«ng ty còng sö dông sæ kÕ to¸n chi tiÕt theo quy ®Þnh cña chÕ ®é hiÖn hµnh.Tuy nhiªn do ®Æc thï cña c«ng ty lµ doanh nghiÖp s¶n xuÊt nªn cã mét sè sæ th­êng xuyªn ®­îc sö dông t¹i c«ng ty nh­: Sæ chi tiÕt vËt liÖu, s¶n phÈm, hµng hãa. ThÎ kho. Sæ chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh (Dïng cho c¸c tµi kho¶n 621, 622, 627, 154, 641, 642, 142, 335). Khi ghi vµo c¸c sæ kÕ to¸n ghi tiÕt nµy kÕ to¸n viªn còng ph¶i c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc ®Ó vµo sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. Cuèi kú kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt cho tõng tµi kho¶n . Vµo cuèi kú bé phËn kÕ to¸n c«ng ty sÏ thùc hiÖn kho¸ sæ kÕ to¸n tÝnh ra sè d­ cuèi kú trªn sæ c¸i vµ ®èi chiÕu víi b¶ng tæng hîp chi tiÕt. Khi lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh th× kÕ to¸n dùa trªn c¬ së sè liÖu cña sæ c¸i, cßn khi lËp b¸o c¸o kÕ to¸n th× dùa trªn c¬ së lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt. * Tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ: Nh×n chung chÕ ®é lu©n chuyÓn chøng tõ t¹i c«ng ty còng kh«ng cã g× kh¸c so víi quy tr×nh cña chÕ ®é kÕ to¸n nã còng bao gåm c¸c giai ®o¹n chñ yÕu sau: LËp chøng tõ: Khi lËp c¸c chøng tõ còng tïy theo néi dung kinh tÕ cña nghiÖp vô mµ kÕ to¸n sö dông chøng tõ thÝch hîp. VÝ dô nh­ khi xuÊt nhËp vËt t­ th× ph¶i sö dông phiÕu nhËp vËt t­ vµ phiÕu xuÊt vËt t­... KiÓm tra chøng tõ: §©y lµ nh©n tè quan träng vµ ph¶i thùc hiÖn ngay sau khi nhËn ®­îc chøng tõ (Cô thÓ cÇn kiÓm tra vÒ c¸c yÕu tè cña chøng tõ, ch÷ ký cña ng­êi cã liªn quan, tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu trªn chøng tõ). Sö dông chøng tõ: Chøng tõ ®­îc sö dông ®Ó cung cÊp th«ng tin cÇn thiÕt cho l·nh ®¹o nghiÖp vô, lËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n vµ vµo sæ kÕ to¸n. ChuyÓn chøng tõ vµo l­u vµ huû: Sau khi ghi sæ vµ kÕt thóc kú h¹ch to¸n chøng tõ ®­îc chuyÓn sang l­u tr÷, b¶o ®¶m an toµn. Khi kÕt thóc thêi h¹n thanh to¸n chøng tõ ®­îc ®em huû. II. Thùc tr¹ng h¹ch to¸n vÊn ®Ò NVL t¹i C«ng ty cæ phÇn b¸nh kÑo H¶i Ch©u. 1. §Æc ®iÓm NVL vµ qu¶n lý NVL t¹i C«ng ty * §èi víi NVL. C«ng ty B¸nh KÑo H¶i Ch©u lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt hµng thùc phÈm víi nhiÒu chñng lo¹i b¸nh, kÑo kh¸c nhau, do ®ã l­îng NVL tiªu hao cho s¶n xuÊt lµ rÊt lín. C«ng ty sö dông rÊt nhiÒu lo¹i NVLnh­ bét m×, ®­êng, s÷a... hÇu hÕt NVL ë c«ng ty ®Òu thuéc hµng thùc phÈm cã tÝnh chÊt lý, ho¸ rÊt kh¸c nhau, thêi gian sö dông ng¾n, mang tÝnh thêi vô phô thuéc rÊt lín vµo ®iÒu kiÖn m«i tr­êng, ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n. Do vËy c«ng t¸c qu¶n lý NVL ë c«ng ty ®­îc thùc hiÖn rÊt chÆt chÏ trªn tÊt c¶ c¸c mÆt nh»m võa ®¶m b¶o chÊt l­îng NVL, l¹i võa b¶o ®¶m tÝnh tiÕt kiÖm, tÝnh hiÖu qu¶ trong sö dông, h¹n chÕ ®Õn møc thÊp nhÊt viÖc h­ háng, thÊt tho¸t vËt liÖu. C«ng t¸c qu¶n lý NVL ë c«ng ty ®­îc thùc hiÖn ë tÊt c¶ c¸c kh©u tõ thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông. ë kh©u thu mua: Do s¶n xuÊt nhiÒu lo¹i s¶n phÈm nhu cÇu sö dông vËt t­ lín, ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i vµ ®ßi hái cao vÒ chÊt l­îng nªn tÊt c¶ vËt liÖu cña c«ng ty ®Òu ®­îc mua theo kÕ ho¹ch. VËt liÖu tr­íc khi nhËp vÒ kho ®Òu ®­îc kiÓm tra chÆt chÏ vÒ mÆt sè l­îng, chÊt l­îng vµ chñng lo¹i. ë kh©u b¶o qu¶n: Do sè l­îng vµ chñng lo¹i vËt t­ lín vµ yªu cÇu cao vÒ mÆt chÊt l­îng nªn viÖc b¶o qu¶n NVL ë c«ng ty rÊt ®­îc chó träng. C«ng ty ®· x©y dùng hÖ thèng kho b¶o qu¶n bao gåm kho nguyªn vËt liÖu chÝnh, kho h­¬ng liÖu vµ vËt liÖu phô. C¸c kho ®Òu cã thñ kho trùc tiÕp qu¶n lý vµ c¸c hÖ thèng thiÕt bÞ b¶o qu¶n trong kho t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ nh­ xe ®Èy, c¸c thiÕt bÞ phßng chèng ch¸y næ... nh»m ®¶m b¶o an toµn mét c¸ch tèi ®a cho vËt liÖu trong kho. ë kh©u dù tr÷: tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu trong c«ng ty ®Òu ®­îc x©y ®Þnh møc dù tr÷ tèi ®a, tèi thiÓu. C¸c ®Þnh møc nµy ®­îc lËp bëi phßng kü thuËt ®Ó ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt võa ®­îc tiÕn hµnh liªn tôc võa tr¸nh t×nh tr¹ng mua nhiÒu dÉn ®Õn t×nh tr¹ng ø ®äng vèn... ë kh©u sö dông: Do chi phÝ NVL chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ nªn ®Ó tiÕt kiÖm NVL c«ng ty ®· cè g¾ng thùc hiÖn h¹ thÊp ®Þnh møc tiªu hao mµ vÉn b¶o ®¶m chÊt l­îng s¶n phÈm. ViÖc sö dông NVL ë c¸c xÝ nghiÖp ®­îc qu¶n lý theo ®Þnh møc. C«ng ty khuyÕn khÝch c¸c xÝ nghiÖp sö dông NVL mét c¸ch tiÕt kiÖm, hiÖu qu¶ vµ cã chÕ ®é khen th­ëng thÝch hîp cho c¸c xÝ nghiÖp sö dông cã hiÖu qu¶ NVL trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. * §èi víi CCDC. C«ng cô dông cô lµ nh÷ng t­ liÖu rÊt quan träng ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm cña c«ng ty. Qu¶n lý CCDC còng tr¶i qua c¸c kh©u thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷, sö dông nh­ NVL nh­ng do ®Æc tÝnh cña CCDC lµ t­ liÖu lao ®éng nªn kh«ng yªu cÇu cao vÒ ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n nh­ NVL. §Ó sö dông CCDC mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ thuËn tiÖn C«ng ty còng ®· x©y dùng c¸c kho ®Ó b¶o qu¶n vµ l­u tr÷ CCDC nh­ kho bao b×, kho kim khÝ (phôc vô söa ch÷a nhá), kho phô tïng thay thÕ. Còng nh­ NVL, khi sö dông CCDC ban l·nh ®¹o yªu cÇu c¸c nh©n viªn trong c«ng ty lu«n ph¶i tiÕt kiÖm vµ thËn träng trong qu¸ tr×nh sö dông nh»m môc ®Ých sö dông dông cô ®­îc l©u bÒn, tr¸nh l·ng phÝ. 2. Ph©n lo¹i vµ tÝnh gi¸ NVL 2.1. Ph©n lo¹i NVL §Ó ph©n lo¹i NVL cã rÊt nhiÒu c¸ch kh¸c nhau vÝ dô nh­: Ph©n lo¹i theo vai trß cña NVL hay ph©n lo¹i theo nguån thu nhËp... mçi mét c¸ch l¹i cã ­u ®iÓm, nh­îc ®iÓm riªng. Tuy nhiªn, còng tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm kinh doanh cña tõng c«ng ty mµ cã chÝnh s¸ch qu¶n lý, ph©n lo¹i NVL cho phï hîp. C«ng ty b¸nh kÑo H¶i Ch©u cã l­îng NVL nhËp khÈu kh«ng nhiÒu nªn NVL kh«ng ph©n theo nguån nhËp mµ ®­îc ph©n chñ yÕu theo vai trß, t¸c dông cña chóng trong s¶n xuÊt, NVL trong c«ng ty ®­îc ph©n lµm c¸c lo¹i sau: Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Lµ c¸c lo¹i vËt liÖu chñ yÕu h×nh thµnh nªn s¶n phÈm nh­ bét m×, ®­êng, tinh dÇu... Nguyªn vËt liÖu phô: Lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu tuy kh«ng cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm nh­ng cã t¸c dông lµm ®Ñp vµ n©ng cao h×nh thøc, chÊt l­îng s¶n phÈm nh­: Bao gãi, keo, b¨ng dÝnh, phÈm mµu... Nhiªn liÖu: Bao gåm dÇu, than ®¸, ®iÖn, x¨ng... cung cÊp nhiÖt l­îng cho s¶n xuÊt còng nh­ sö dông cho c¸c ho¹t ®éng kh¸c trong c«ng ty. Phô tïng thay thÕ: nh­ vßng bi, d©y curoa... phôc vô cho viÖc thay thÕ, söa ch÷a thiÕt bÞ. VËt liÖu thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: lµ nh÷ng vËt liÖu phôc vô cho môc ®Ých x©y dùng t¹i c«ng ty g¹ch, v«i... nh­ng nh÷ng vËt liÖu nµy rÊt Ýt khi sö dông ®Õn do ®Æc thï kinh doanh cña c«ng ty. PhÕ liÖu: nh­ bao døa, nilon, thïng cacton. C¸c vËt liÖu kh¸c: C¸c vËt liÖu nµy chñ yÕu phôc vô cho söa ch÷a nh­ m¸y mãc, s¾t thÐp... C¸ch ph©n lo¹i nµy nãi chung lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Tuy nhiªn, c«ng ty vÉn ch­a x©y dùng sæ danh ®iÓm NVL vµ viÖc ®Æt m· vËt t­ theo ch÷ sè nhiÒu khi sÏ khã kh¨n trong viÖc h¹ch to¸n do sè l­îng vËt t­ qu¸ nhiÒu nªn kh«ng thÓ nhí chÝnh x¸c hÕt c¸c tªn gäi vËt t­ nhÊt lµ nh÷ng lo¹i vËt t­ Ýt ®­îc sö dông. * Ph©n lo¹i CCDC. §Ó qu¶n lý tèt CCDC th× c«ng ty ph©n lo¹i CCDC theo c¸c lo¹i sau: Dông cô ®å dïng khu«n mÉu, ®óc... §å dïng dông cô qu¶n lý (bµn, ghÕ, tñ, Êm chÐn...) §å dïng dông cô phßng hé lao ®éng: QuÇn ¸o, giÇy dÐp... Ngoµi ra cã mét sè t­ liÖu lao ®éng kh«ng ph©n biÖt gi¸ trÞ vµ thêi gian sö dông ®­îc h¹ch to¸n vµo CCDC nh­ dông cô qu¶n lý ®å dïng v¨n phßng, dông cô ®å nghÒ thñy tinh... 2.2. TÝnh gi¸ NVL ë c«ng ty viÖc tÝnh gi¸ NVL còng nh­ CCDC ®Òu ®­îc sö dông theo nh÷ng c«ng thøc t­¬ng tù nhau. NVL t¹i c«ng ty ®­îc tÝnh theo nguyªn t¾c gi¸ thùc tÕ (gi¸ gèc) ®óng quy ®Þnh chuÈn mùc kÕ to¸n hiÖn hµnh. * §èi víi NVL nhËp kho: NVL ë c«ng ty chñ yÕu lµ do mua ngoµi (trong ®ã cã mét sè NVL ®­îc nhËp khÈu nh­ng con sè nµy kh«ng nhiÒu), vµ cã mét phÇn nhá NVL lµ do thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn. Víi c¸ch tÝnh cô thÓ nh­ sau: @ §èi víi NVL mua ngoµi nhËp kho th× gi¸ thùc tÕ bao gåm: Gi¸ thùc tÕ NVL mua ngoµi = Gi¸ mua thùc tÕ ghi trªn ho¸ ®¬n (kh«ng bao gåm thuÕ GTGT nh­ng cã c¶ thuÕ nhËp khÈu nÕu cã + Chi phÝ mua thùc tÕ (-chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì. - TiÒn c«ng t¸c phÝ - Chi phÝ cña bé phËn thu mua - TiÒn thuª kho, thuª b·i hao hôt trong ®Þnh møc) _ ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i, gi¶m gi¸ (nÕu cã) VÝ dô 1: ngµy 05.03.2005, c«ng ty mua cña C«ng ty cæ phÇn thùc phÈm §¹i Léc 20,000kgbét m× lo¹i 1, ®¬n gi¸ ch­a cã thuÕ GTGT lµ 3,760®/1kg. C«ng ty §¹i léc giao hµng ®Õn tËn kho cña c«ng ty nªn ®¬n gi¸ nµy ®· bao gåm c¶ chi phÝ vËn chuyÓn. Sau khi kiÓm tra vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng gi¸ thùc tÕ cña bét m× lo¹i 1 nhËp kho lµ: 20,000 x 3,760 = 75,200,000®ång VÝ dô 2: Ngµy 10.03.2005, C«ng ty mua 50,000 hép b¨ng dÝnh nhá cña c«ng ty TNHH Hµ Ph¸t, ®¬n gi¸ ch­a cã thuÕ GTGT lµ 1,198. Chi phÝ vËn chuyÓn hµng vÒ kho lµ 200,000 ®. Sau khi phßng kinh doanh kiÓm tra chÊt l­îng vµ sè l­îng cña l« hµng trªn th× gi¸ thùc tÕ cña l« hµng ®­îc x¸c ®Þnh lµ: 50,000 x 1,198 + 200,000= 60,100,000 ®ång @ §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn. = + + VÝ dô 3: Ngµy 07.03.05 C«ng ty thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn cuén bao b× c¾t ng¾n thµnh tói ®ùng s¶n phÈm. Víi gi¸ thùc tÕ xuÊt cña NVL ®Ó mang ®i gia c«ng lµ 11,255,000 ®ång. Chi phÝ vËn chuyÓn lµ 457,500 ®ång. TiÒn thuª gia c«ng chÕ biÕn lµ 7,803,000 ®ång.Sau khi gia c«ng thu ®­îc 56,275 tói ®ùng, ®¬n gi¸ cho mçi tói lµ 346,78 ®ång/1tói. Tæng gi¸ thùc tÕ cña NVL xuÊt gia c«ng chÕ biÕn lµ: 11,250,000+ 457,500 + 7,803,000 = 19,515,500 ®ång * §èi víi NVL xuÊt kho: Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho t¹i C«ng ty ®­îc x¸c ®Þnh theo ph­¬ng ph¸p gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn. Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc tÝnh cho tõng lo¹i vËt t­ cô thÓ. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh tæng hîp gi¸ trÞ NVL tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú cña tõng danh ®iÓm NVL sau ®ã x¸c ®Þnh ®¬n vÞ b×nh qu©n cho c¶ kú dù tr÷. KÕ to¸n c¨n cø vµo ®¬n gi¸ b×nh qu©n vµ sè l­îng NVL xuÊt trong kú cña tõng lo¹i vËt liÖu ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu xuÊt dïng trong kú. = D­íi ®©y lµ c¸c vÝ dô vÒ xuÊt kho NVL trong th¸ng cña c«ng ty, qua ®ã ta cã thÓ hiÓu râ h¬n ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt t­ xuÊt kho trong kú nh­ sau: VÝ dô 1: Trong th¸ng 3 n¨m 2005 C«ng ty tÝnh gi¸ trÞ Bét m× lo¹i 1 xuÊt kho nh­ sau: Sè l­îng bét m× lo¹i 1 tån ®Çu kú lµ 35,896,89 kg. §¬n gi¸ lµ 3,755®/1kg gi¸ trÞ bét m× tån ®Çu kú lµ 139,792,822 ®ång. Sè l­îng bét m× lo¹i 1 nhËp trong kú lµ 98,569kg. Gi¸ trÞ bét m× nhËp trong kú lµ 409,062,522 ®ång. = = 4,044,55®/kg Sè l­îng bét m× lo¹i 1 xuÊt lµ 81,827,5kg, gi¸ xuÊt kho lµ 4,044,55 ®/kg. Do ®ã gi¸ trÞ bét m× lo¹i 1 xuÊt kho lµ: 81,827,5 x 4,044,55 = 330,955,415 VÝ dô 2: Trong th¸ng 3 n¨m 2005 C«ng ty tÝnh gi¸ b¨ng dÝnh nhá nh­ sau: Sè l­îng b¨ng dÝnh nhá tån ®Çu kú lµ 85,000 cuén, ®¬n gi¸ mçi cuén lµ 1,099®/1cuén.Gi¸ trÞ cña b¨ng dÝnh nhá tån ®Çu kú lµ 93,415,000 ®ång. Sè l­îng b¨ng dÝnh nhËp trong kú lµ 250,000cuén. Gi¸ trÞ b¨ng dÝnh nhËp trong kú lµ 290,388,000 ®ång. = = 1,145,68®/cuén. Sè l­îng b¨ng dÝnh nhá xuÊt kho cho s¶n xuÊt trong th¸ng lµ 200,000 cuén, do ®ã gi¸ trÞ b¨ng dÝnh xuÊt kho sÏ lµ: 200,000 x 1,145.68 = 229,136,000®ång. 3. Tæ chøc chøng tõ h¹ch to¸n NVL t¹i c«ng ty C¶ NVL trong c«ng ty ®Òu ®­îc sö dông nh÷ng chøng tõ cã h×nh thøc t­¬ng tù nhau, do ®ã ta cã thÓ t×m hiÓu chung viÖc tæ chøc chøng tõ nh­ sau: * §èi víi NVL nhËp kho @ §èi víi NVL mua ngoµi: C¨n cø vµo nhu cÇu dù tr÷ vµ sö dông NVL cña c¸c phßng ban kh¸c trong th¸ng, phßng kÕ ho¹ch lËp kÕ ho¹ch mua NVL.Sau ®ã viÕt giÊy ®Ò nghÞ lªn Tæng gi¸m ®èc (TSC§) ®Ò chê duyÖt. C¸n bé phßng kÕ ho¹ch sÏ cã nhiÖm vô lÊy giÊy b¸o gi¸ vÒ kho TG§, nÕu gi¸ c¶ vµ chÊt l­îng phï hîp víi ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt cña C«ng ty th× TG§ tiÕn hµnh viÕt hîp ®ång mau b¸n vµ hîp ®ång nguyªn t¾c råi giao cho c¸n bé kÕ ho¹ch ®i mua hµng. Hîp ®ång mua b¸n ®· ®­îc lËp gi÷a hai c«ng ty ®­îc lµm c¨n cø ®Ó nhËn hµng. Khi hµng vÒ, c¸n bé kiÓm nghiÖm sÏ kiÓm nghiÖm vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng cña l« hµng. kÕt qu¶ kiÓm nghiÖm sÏ ®­îc ghi vµo biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­. Dùa vµo ho¸ ®¬n GTGT vµ biªn b¶n kiÓm nghiÖm phßng kÕ ho¹ch tiÕn hµnh lËp phiÕu nhËp kho. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 3 liªn: 1 liªn l­u ë phßng kÕ ho¹ch, 1 liªn thñ kho gi÷ ®Ó lµm c¨n cø ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt t­ lµm c¨n cø ghi sæ, cßn 1 liªn sÏ ®­îc c¸n bé thu mua chuyÓn cho kÕ to¸n thanh to¸n cïng víi ho¸ ®¬n GTGT ®Ó lµm c¨n cø thanh to¸n cho kh¸ch hµng vµ ghi sæ. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ trªn ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å d­íi ®©y: S¬ ®å 4. Phßng vËt t­ Ng­êi giao hµng Phßng kiÓm nghiÖm Phßng vËt t­ Thñ kho KÕ to¸n vËt t­ NghiÖp vô nhËp kho B¶o qu¶n vµ l­u tr÷ T×m kiÕm nhµ cung cÊp §Ò nghÞ nhËp kho KiÓm nghiÖm NVL vµ lËp biªn b¶n kiÒm nghiÖm LËp phiÕu nhËp kho NhËp kho vµ ghi thÎ kho Ghi sæ kÕ to¸n VÝ dô: khi nhËp hµng theo ho¸ ®¬n (GTGT) sè 1055 (biÓu 1) cña c«ng ty cæ phÇn thùc phÈm §¹i Léc ngµy 05.03.05 phßng kÕ ho¹ch tiÕn hµnh lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm sè 30 (biÓu 2) vµ lËp phiÕu nhËp kho sè 11 (biÓu 3) nh­ sau: BiÓu 1: Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng cña vËt t­ mua vµo Ho¸ ®¬n GTGT Liªn 2 (giao kh¸ch hµng) Ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2005 Sè: 1055 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty cæ phÇn thùc phÈm §¹i Léc §Þa chØ: 146- Hoµi §øc - Hµ T©y Sè TK:............... §iÖn tho¹i:.................. MS:................... Hä tªn ng­êi mua hµng: Anh H¶i §¬n vÞ: C«ng ty cæ phÇn b¸nh kÑo H¶i Ch©u §Þa chØ: 15 - M¹c ThÞ B­ëi - HBT - HN Sè TK:................ H×nh thøc thanh to¸n: Tr¶ chËm MS:..................... STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 1 Bét m× lo¹i 1 Kg 20,000 3,760 75,200,000 2 Bét m× lo¹i 2 Kg 15,000 3,556 53,340,000 Céng tiÒn hµng: 128,540,000 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT: 12,854,000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 141,394,000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét tr¨m m­êi bèn triÖu ba tr¨m chÝn t­ ngh×n ®ång Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) §èi víi tr­êng hîp nhËp CCDC lµ b¨ng dÝnh nhá trong th¸ng còng sö dông mÉu ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng trªn. Tr­íc khi nhËp kho sè hµng mua vÒ nµy, ban kiÓm nghiÖm còng sÏ tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm quy c¸ch phÈm chÊt cña s¶n phÈm vµ ghi vµo biªn b¶n kiÓm nghiÖm gièng nh­ tr­êng hîp cña NVL nhËp kho, råi míi lËp phiÕu nhËp kho cho s¶n phÈm (biÓu 4). BiÓu 2: Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ cña vËt t­ mua vµo. Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ Sè 30 C¨n cø vµo Hîp ®ång mua b¸n sè 033726 ngµy 20 th¸ng 02 n¨m 2005 cña C«ng ty cæ phÇn b¸nh kÑo H¶i Ch©u vµ c«ng ty cæ phÇn thùc phÈm §¹i Léc. Ban kiÓm nghiÖm vËt t­ gåm cã: ¤ng: NguyÔn Quang Th¾ng - Tr­ëng ban ¤ng: Hoµng B×nh Minh - Uû viªn Bµ: Lª Ngäc Lan - Uû viªn §· kiÓm nghiÖm lo¹i vËt t­ d­íi ®©y: STT M· vËt t­ Tªn s¶n phÈm §VT SL theo chøng tõ KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm Ghi chó SL ®óng quy c¸ch phÈm chÊt SLkh«ng ®óng quy c¸ch phÈm chÊt A B C D 1 2 3 E 1 010001 Bét m× lo¹i 1 Kg 20,000 20,000 0 2 010002 Bét m× lo¹i 2 Kg 15,000 15,000 0 KÕt luËn cña ban kiÓm nghiÖm vËt t­: VËt t­ ®¹t tiªu chuÈn nhËp kho Uû viªn Uû viªn Tr­ëng ban (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) PhiÕu nhËp kho cña c«ng ty lËp ®Ó phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý cña c«ng ty m×nh vµ thuËn tiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n. V× vËy trong phiÕu nhËp kho cña c«ng ty ®· t¸ch gi¸ trÞ thùc tÕ nhËp kho cña NVL, thuÕ GTGT ®Çu vµo. Do ®ã kÕ to¸n thanh to¸n còng nh­ kÕ to¸n vËt t­ sÏ dÔ dµng h¬n trong viÖc h¹ch to¸n thanh to¸n còng nh­ h¹ch to¸n vËt t­ v× khi ®ã gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt t­ nhËp, thuÕ GTGT vµ tæng gi¸ thanh to¸n ®· ®­îc x¸c ®Þnh râ rµng. Cô thÓ phiÕu nhËp kho cña s¶n phÈm mua vÒ ®­îc viÕt theo mÉu sau: BiÓu 3: PhiÕu nhËp kho cña NVL mua vµo trong kú. CTCP b¸nh kÑo H¶i Ch©u PhiÕu nhËp kho MÉu sè 01 - VT 15 M¹c ThÞ B­ëi HBT - HN Theo Q§:1141 - TC/QD/C§KT Ngµy 1 - 11 - 1995 cña BTC Ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2005 Nî TK 1521 Sè 11 Cã TK 331 Ng­êi nhËn hµng: ChÞ Lan Theo hîp ®ång sè 05 ngµy 01 - 02 - 2005 cña c«ng ty CP b¸nh kÑo H¶i Ch©u & CT cæ phÇn §¹i Léc. NhËp t¹i kho: Anh H¶i STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 1 Bét m× lo¹i 1 Kg 20,000 3,760 75,200,000 2 Bét m× lo¹i 2 Kg 15,000 3,556 53,340,000 Sè tiÒn b»ng ch÷: Mét tr¨m hai t¸m triÖu n¨m tr¨m bèn m­¬i ngµn ®ång Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) BiÓu 4: PhiÕu nhËp kho cña b¨ng dÝnh nhá mua vµo trong kú CTCP b¸nh kÑo H¶i Ch©u PhiÕu nhËp kho MÉu sè 01 - VT 15 M¹c ThÞ B­ëi HBT - HN Theo Q§:1141 - TC/QD/C§KT Ngµy 1 - 11 - 1995 cña BTC Ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2005 Nî TK 1521 Sè 11 Cã TK 331 Ng­êi nhËn hµng: ChÞ H»ng Theo hîp ®ång sè 05 ngµy 01 - 02 - 2005 cña c«ng ty CP b¸nh kÑo H¶i Ch©u & CT cæ phÇn §¹i Léc. NhËp t¹i kho: Anh Hïng STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 1 B¨ng dÝnh nhá hép 50,000 1,198 59,900,000 Céng 59,900,000 Céng tiÒn vËn chuyÓn lµ: 200,000 Tæng sè tiÒn b»ng ch÷: S¸u m­¬i triÖu mét tr¨m ngµn ®ång Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) @ §èi víi vËt t­ thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: Trong tr­êng hîp nµy th× viÖc lËp chøng tõ vµ c¸c quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ còng gièng nh­ tr­êng hîp vËt t­ mua ngoµi. * §èi víi NVL xuÊt kho: C¸c tr­êng hîp xuÊt kho cña NVL trong c«ng ty chñ yÕu lµ xuÊt vËt t­ sö dông cho s¶n xuÊt. Khi c¸c xÝ nghiÖp s¶n xuÊt cã nhu cÇu vËt t­, phßng kÕ ho¹ch sÏ lËp phiÕp xuÊt kho gåm 3 liªn: 1liªn l­u ë phßng kÕ ho¹ch, 1 liªn do bé phËn sö dông gi÷, cßn 1 liªn thñ kho gi÷ ®Ó ghi thÎ kho vµ sau ®ã chuyÓn cho phßng tµi vô. Do c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ cho NVL xuÊt kho nªn gi¸ trÞ cña NVL xuÊt kho sÏ kh«ng ®­îc ghi vµo phiÕu xuÊt kho. §Õn cuèi th¸ng th× gia trÞ NVL,CCDC xuÊt kho míi tÝnh ®­îc vµ ghi vµo sæ chi tiÕt xuÊt vËt t­ vµ b¶ng tËp hîp nhËp - xuÊt - tån. Quy tr×nh xuÊt vËt t­ trong c«ng ty cô thÓ hãa nh­ s¬ ®å 5 d­íi ®©y. S¬ ®å 5: Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ xuÊt kho NVL. C¸c xÝ nghiÖp Thñ tr­ëng Phßng kÕ ho¹ch Thñ kho KÕ to¸n vËt t­ Yªu cÇu vÒ NVL DuyÖt lÖnh xuÊt LËp phiÕu xuÊt kho XuÊt kho vµ ghi thÎ kho Ghi sæ kÕ to¸n NghiÖp vô xuÊt kho B¶o qu¶n vµ l­u tr÷ VÝ dô: Trong th¸ng 3 cã c¸c nghiÖp vô xuÊt kho NVL ®Ó s¶n xuÊt cho b¸nh kem xèp 150g nh­ sau: XuÊt kho bét m× lo¹i 1 víi sè l­îng lµ 1300kg ®¬n gi¸ lµ 4,044,55®/kg. XuÊt s÷a bÐo c¸c lo¹i lµ 200kg ®¬n gi¸ lµ 30,025,22®/1kg §­êng tr¾ng c¸c lo¹i lµ 1,900kg víi ®¬n gi¸ lµ 4,507,32®/1kg DÇu Shortening c¸c lo¹i lµ 650kg víi ®¬n gi¸ lµ 8,765,25®/1kg DÇu ®Ëu nµnh lµ 120kg víi ®¬n gi¸ lµ 13,987,52®/1kg Hép carton kem xèp 5,1kg lµ 1000 hép ®¬n gi¸ lµ 3927,59®/hép Tem kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm lµ 1000 c¸i ®¬n gi¸ lµ 11,2®/1c¸i XuÊt 7.000 cuén b¨ng dÝnh nhá ®¬n gi¸ lµ 1,145,68®/1cuén. NghiÖp vô xuÊt kho trªn ®­îc ghi vµo c¸c phiÕu xuÊt kho cña kho vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô, vµ kho c«ng cô dông cô, vÝ dô phiÕu xuÊt kho sè 21 vµ phiÕu xuÊt sè 53. Cét ®¬n gi¸ vµ thµnh tiÒn chØ ®­îc lËp vµo cuèi kú khi kÕ to¸n ®· tÝnh ®­îc gi¸ b×nh qu©n cña vËt t­. BiÓu 5: PhiÕu xuÊt kho cho s¶n phÈm cña ph©n x­ëng 2 CTCP b¸nh kÑo H¶i Ch©u PhiÕu xuÊt kho MÉu sè 02 - VT 15 M¹c ThÞ B­ëi HBT - HN Theo Q§:1141 - TC/QD/C§KT Ngµy 1 - 11 - 1995 cña BTC Ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2005 Nî TK 6212 Sè 1507 Cã TK 1521 Ng­êi nhËn hµng: ChÞ Hµ XuÊt cho ph©n x­ëng b¸nh 2 Lý do xuÊt kho: Lµm b¸nh kem xèp 150g XuÊt t¹i kho: anh H¶i STT M· vËt t­ Tªn vËt t­ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 010001 Bét m× lo¹i 1 1,300 4,044,55 5,257,915 2 010005 S÷a bÐo c¸c lo¹i 200 30,025,22 6,005,044 3 010003 §­êng tr¾ng c¸c lo¹i 1,900 4,507,32 8,563,908 4 010007 DÇu Shortening c¸c lo¹i 650 8,765,25 5,697,413 5 010002 DÇu ®Ëu nµnh 120 13,987,52 1,678,503 Thµnh tiÒn: 27,202,783 Sè tiÒn b»ng ch÷: Hai b¶y triÖu hai tr¨m linh hai ngµn b¶y tr¨m t¸m ba ®ång Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) BiÓu 6: PhiÕu xuÊt kho c«ng cô cho s¶n xuÊt s¶n phÈm CTCP b¸nh kÑo H¶i Ch©u PhiÕu xuÊt kho MÉu sè 02 - VT 15 M¹c ThÞ B­ëi HBT - HN Theo Q§:1141 - TC/QD/C§KT Ngµy 1 - 11 - 1995 cña BTC Ngµy 15 th¸ng 03 n¨m 2005 Nî TK 6212 Sè 1507 Cã TK 1521 Ng­êi nhËn hµng: ChÞ Hµ XuÊt cho ph©n x­ëng b¸nh 2 Lý do xuÊt kho: Lµm b¸nh kem xèp 150g XuÊt t¹i kho: anh Hïng STT M· vËt t­ Tªn vËt t­ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 061017 B¨ng dÝnh nhá 7,000 1,145,68 8,019,760 Céng 8,019,760 Sè tiÒn b»ng ch÷: T¸m triÖu kh«ng tr¨m m­êi chÝn ngh×n b¶y tr¨m s¸u m­¬i ®ång Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Trong kú phßng kü thuËt cña c«ng ty tiÕn hµnh tÝnh ®Þnh møc vËt t­ sö dông cho tõng lo¹i NVLvµ lËp thµnh biÓu vÝ dô nh­ biÓu sè 7 d­íi ®©y: BiÓu 7: phiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc C«ng ty CP b¸nh kÑo H¶i Ch©u Sè 55 Sè 15 - M¹c ThÞ B­ëi - HBT - HN PhiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc Nî TK 6212 Ngµy 01th¸ng 03 n¨m 2005 Cã TK 1521 STT Tªn vËt liÖu M· sè §VT H¹n møc ®­îc lÜnh Thùc lÜnh Sè l­îng Ghi chó Sè l­îng Ghi chó A B C D 1 2 E 3 F 1 Bét m× lo¹i 1 010001 kg 8570 8570 2 §­êng tr¾ng 010003 kg 1780 1650 ... 010008 LÝt 50 45 Phô tr¸ch bé phËn sö dông Phô tr¸ch cung tiªu Thñ kho Ký, hä tªn Ký, hä tªn Ký, hä tªn Ngoµi tr­êng hîp xuÊt kho vËt t­ cho s¶n xuÊt s¶n phÈm lµ chÝnh, ë c«ng ty cßn cã thªm tr­êng hîp xuÊt NVL cho söa ch÷a th­êng xuyªn m¸y mãc thiÕt bÞ.Thªm vµo ®ã, c«ng ty còng cã b¸n vËt t­ nh­ng víi sè l­îng rÊt Ýt. C¸c tr­êng hîp xuÊt NVL ®Ó tham gia liªn doanh vµ gãp vèn th× hÇu nh­ kh«ng ®­îc ¸p dông t¹i C«ng ty. Khi xuÊt kho phiÕu xuÊt kho ®­îc lËp ngay cho mçi nghiÖp vô xuÊt, trong tr­êng hîp b¸n vËt t­ th× cã thªm cã ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng cho vËt t­ ®­îc b¸n. 4. H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu T¹i c«ng ty cæ phÇn b¸nh kÑo H¶i Ch©u th× viÖc tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt NVL còng nh­ CCDC ®Òu sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song.Ph­¬ng ph¸p nµy ®ù¬c sö dông ®Ó ®¬n gi¶n cho viÖc ghi chÐp vµ thuËn lîi cho c«ng t¸c kiÓm tra, ®èi chiÕu khi cÇn thiÕt hoÆc vµo cuèi kú. * T¹i kho: Khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt kho NVL thñ kho c¨n cø vµo c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt ®Ó ghi vµo thÎ kho hµng ngµy sè thùc nhËp vµ thùc xuÊt. ThÎ kho ®­îc lËp ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån cña NVL vÒ mÆt sè l­îng hiÖn vËt. Mçi thÎ kho ®­îc më cho mét lo¹i NVL, mçi chøng tõ ghi mét dßng vµo thÎ kho. Cuèi th¸ng thñ kho céng thÎ kho ®èi chiÕu víi sæ kÕ to¸n chi tiÕt vÒ mÆt hiÖn vËt (biÓu sè 8). * T¹i phßng kÕ to¸n: Më sæ kÕ to¸n chi tiÕt NVL ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho NVL c¶ vÒ sè l­îng hiÖn vËt lÉn gi¸ trÞ, mçi trang sæ ®­îc theo dâi riªng cho tõng lo¹i vËt t­. Ghi hµng ngµy theo tõng chøng tõ nhËp xuÊt (biÓu sè 9). Cuèi th¸ng céng sæ kÕ to¸n chi tiÕt ®Ó ®èi chiÕu víi thÎ kho vÒ mÆt sè l­îng hiÖn vËt ®Ó lËp b¶ng tæng hîp NhËp - xuÊt - tån. Trong b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån mçi lo¹i NVL chØ ®­îc ghi mét dßng vµo cuèi th¸ng. Sau ®ã céng b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån ®Ó ®èi chiÕu víi sæ kÕ to¸n tæng hîp vÒ mÆt gi¸ trÞ (biÓu sè 10). * T¹i c¸c ph©n x­ëng: §Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c qu¶n lý NVL ®­îc chÆt chÏ vµ sö dông chóng cã hiÖu qu¶, hµng ngµy c¸c nh©n viªn thèng kª sÏ thèng kª sè l­îng vµ chñng lo¹i vËt t­ tiªu hao cho tõng s¶n phÈm. Cuèi th¸ng sau khi tæng hîp sè liÖu, c¸c nh©n viªn thèng kª c¨n cø vµo ®Þnh møc tiªu hao NVL ®· ®­îc x©y dùng cho tõng s¶n phÈm vµ sè l­îng thùc tÕ tiªu hao ®Ó lËp b¸o c¸o vËt t­ cho mçi lo¹i s¶n phÈm cña tõng xÝ nghiÖp. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n chi tiÕt NVL ®ù¬c cô thÓ ho¸ qua s¬ ®å d­íi ®©y: S¬ ®å 6:S¬ ®å h¹ch to¸n NVL theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho ThÎ kho Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån Sæ kÕ to¸n tæng hîp Ghi chó: Ghi hµng ngµy §èi chiÕu kiÓm tra Ghi ®Þnh kúBiÓu sè 8: ThÎ kho më cho bét m× lo¹i 1 CT CP B¸nh kÑo H¶i ch©u ThÎ kho Sè 10001 15 -M¹c ThÞ B­ëi - HBT - HN Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2005 Tªn vËt t­: Bét m× lo¹i 1 §¬n vÞ tÝnh: kg Kho: VËt liÖu chÝnh STT Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng X¸c nhËn cña kÕ to¸n Sè hiÖu Ngµy th¸ng NhËp XuÊt Tån 1/3 Tån ®Çu th¸ng 35,896,89 1 NhËp tõ CT §¹i Léc 20,000 55,896,89 2 XuÊt cho PX b¸nh 1 50,326 5,570,89 3 NhËp tõ CT Hµ Ph¸t 31,203 36,773,89 4 XuÊt cho PX b¸nh 2 1,300 35,473,89 ... Céng Tån cuèi kú 98,569 81,827,5 52,638,39 5. H¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu C«ng ty b¸nh kÑo H¶i Ch©u cã sè l­îng vËt t­ t­¬ng ®èi lín, nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau nªn C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp NVL nh»m cung cÊp th«ng tin vÒ t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu mét c¸ch chÝnh x¸c vµ kÞp thêi cho qu¶n lý. 5.1. Tµi kho¶n vµ sæ s¸ch sö dông h¹ch to¸n NVL. C«ng ty sö dông TK 152 - nguyªn liÖu, vËt liÖu TK 1521 - nguyªn vËt liÖu chnhs TK 1522 - nguyªn vËt liÖu phô TK 1523 - nhiªn liÖu TK 1524 - phô tïng thay thÕ TK 1525 - vËt liÖu thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n TK 1526 - phÕ liÖu TK 1527 - vËt t­ kh¸c TK 153 - c«ng cô dông cô TK 1531 - vËt t­ phô tïng TK 1532 - vËt liÖu rÎ tiÒn mau háng Sæ tæng hîp ®­îc sö dông trong c«ng ty lµ: Sæ nhËt ký chung, sæ c¸i TK 152, 153, B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. Quy tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp NVL ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å d­íi ®©y: S¬ ®å 7: Quy tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp NVL. Chøng tõ gèc Sæ chi tiÕt TK 152, 153 Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i TK 152, 153 B¶ng tæng hîp chi tiÕt TK 152, 153 B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n Ghi chó: Ghi hµng ngµy Quan hÖ ®èi chiÕu Ghi cuèi kú 5.2. Tr×nh tù h¹ch to¸n NVL. 5.2.1. H¹ch to¸n nhËp NVL: PhÇn lín NVL trong c«ng ty ®­îc nhËp lµ do mua ngoµi. C¨n cø vµo nhu cÇu sö dông vËt t­ do phßng kÕ ho¹ch lËp vµ ®Þnh møc tiªu hao NVL do phßng kü thuËt lËp ®Ó x¸c ®Þnh l­îng NVL mua vµo trong kú. * Khi nhËp kho NVL kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc nh­: Ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu nhËp kho, giÊy b¸o nî cña ng©n hµng, phiÕu chi... ®Ó ghi ®Þnh kho¶n: Ghi Nî TK152 vµ ghi Cã c¸c tµi kho¶n liªn quan nh­ tiÒn mÆt (TK 111), tiÒn göi (TK 112), ch­a thanh to¸n cho kh¸ch hµng (TK 331)... VÝ dô 1: Trong kú, c«ng ty mua NVL cña c«ng ty CP thùc phÈm theo h×nh thøc tr¶ chËm cña ho¸ ®¬n sè 1055 ngµy 05.03.2005 th× ®­îc ph¶n ¸nh nh­ sau: Nî TK 152 : 128,540,000 Nî TK 133 : 12,854,000 Cã TK 331 : 141,394,000 VÝ dô 2: Ngµy 10.03.2005, c«ng ty mua 50,000 hép b¨ng dÝnh nhá cña c«ng ty TNHH Hµ Ph¸t theo hãa ®¬n sè 1711, ®¬n gi¸ ch­a cã thuÕ GTGT lµ 1,198 chi phÝ vËn chuyÓn hµng vÒ kho lµ 200,000®. NghiÖp vô nµy ®­îc ph¶n ¸nh nh­ sau: Nî TK 1531 : 60,100,000 Nî TK 133 : 6,010,000 Cã TK 111 : 66,110,000 * Trong c«ng ty kh«ng x¶y ra tr­êng hîp: chøng tõ vÒ tr­íc hµng cuèi th¸ng ch­a vÒ. Cßn tr­êng hîp hµng vÒ tr­íc chøng tõ cuèi th¸ng ch­a vÒ th× rÊt Ýt x¶y ra, nÕu cã th× ®Õn cuèi th¸ng chøng tõ còng sÏ ®ù¬c ®­a vÒ. Thùc ra c«ng viÖc nµy còng kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn viÖc ghi sæ NVL lµ mÊy v× kÕ to¸n NVL cña c«ng ty chñ yÕu lµ c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho do phßng kÕ ho¹ch lËp ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ, khi nµo cã phiÕu nhËp chuyÓn lªn th× lóc ®ã kÕ to¸n míi tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n vµ ghi sæ. * NÕu NVL cña c«ng ty ®­îc nhËp khÈu th× trong bót to¸n nhËp mua NVL cßn ph¶n ¸nh thªm thuÕ nhËp khÈu cña hµng nhËp nh­ sau: VÝ dô: NhËp khÈu B¬ theo gi¸ 42,000 USD (®· thanh to¸n b»ng chuyÓn kho¶n). ThuÕ suÊt nhËp khÈu lµ 20%, thuÕ suÊt thuÕ GTGT 10%. Theo tû lÖ gi¸ thùc tÕ 15,050 VND. Nî TK 152 : (42,000 + 42,000 x 20%) x 15,050 = 758,520,000 Nî TK 133 : 75,852,000 Cã TK 3333 : 126,420,000 Cã TK 112 : 707,952,000 * §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn VÝ dô: Ngµy 07.03.05 c«ng ty thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn cuén bao b× c¾t ng¾n thµnh tói ®ùng s¶n phÈm. Víi gi¸ thùc tÕ xuÊt cña NVL ®Ó mang ®i gia c«ng lµ 11,255,000 ®ång. Chi phÝ vËn chuyÓn lµ 457,500 ®ång. TiÒn thuª gia c«ng chÕ biÕn lµ 7,803,000 ®ång. Sau khi gia c«ng thu ®­îc 56,275 tói ®ùng, ®¬n gi¸ cho mçi tói lµ 346,78 ®ång/1tói. KÕ to¸n sÏ ghi ®Þnh kho¶n nh­ sau: 11,255,000 + 457,500 + 7,803,000 = 19,515,500 ®ång Nî TK 152 : 19,515,500 Cã TK : 19,515,500 * Ngoµi c¸c tr­êng hîp t¨ng NVL ®· nªu trªn, ë c«ng ty kh«ng cßn tr­êng hîp t¨ng nµo kh¸c kÓ c¶ NVL ®­îc cÊp ph¸t, ®ù¬c tµi trî hay gãp vèn liªn doanh, vèn cæ phÇn... * C«ng ty còng kh«ng ®­îc h­ëng chiÕt khÊu th­¬ng m¹i, chiÕt khÊu thanh to¸n tõ nhµ cung cÊp. Do ®ã trong kÕ to¸n mua NVL kh«ng ph¶n ¸nh c¸c bót to¸n chiÕt khÊu nµy. * Tr­êng hîp ph¶n ¸nh NVL thõa, thiÕu so víi ho¸ ®¬n: PhÇn lín vËt t­ cña c«ng ty ®­îc nhËp theo ®óng hîp ®ång mua b¸n. Nh­ng khi x¶y ra tr­êng hîp thiÕu th× phßng kinh doanh cña c«ng ty sÏ yªu cÇu nhµ cung cÊp söa l¹i ho¸ ®¬n theo ®óng sè hµng thùc tÕ giao nhËn vµ chØ nhËp sè l­îng thùc tÕ. §èi víi tr­êng hîp thõa so víi ho¸ ®¬n th× tr¶ l¹i nhµ cung cÊp sè thõa vµ chØ nhËp sè hµng theo ®óng hîp ®ång. Sau khi ®· chÊp nhËn l« hµng phßng kinh doanh míi tiÕn hµnh viÕt phiÕu nhËp kho lµ c¨n cø gióp kÕ to¸n ghi sæ. 5.2.2. H¹ch to¸n nghiÖp vô xuÊt NVL. * §èi víi NVL xuÊt kho, cuèi th¸ng sau khi tæng hîp ®­îc sè l­îng vµ gi¸ trÞ NVL tån ®Çu th¸ng vµ nhËp trong th¸ng kÕ to¸n míi tiÕn hµnh x¸c ®Þnh gi¸ b×nh qu©n cña tõng lo¹i NVL trong kú. Nh­ vÝ dô ®· tr×nh bµy trong phÇn tÝnh gi¸ NVL th× ta cã: §¬n gi¸ b×nh qu©n cña bét m× lo¹i 1lµ: 4,044.55®/1kg §¬n gi¸ b×nh qu©n cña cuén b¨ng dÝnh nhá lµ 1,145.68 ®/1cuén. * Trong kú c¸c nghiÖp vô xuÊt kho cña NVL chñ yÕu lµ xuÊt dïng trùc tiÕp cho chÕ t¹o s¶n phÈm, cho ph©n x­ëng, cho qu¶n lý. Ngoµi ra cßn cã c¸c tr­êng hîp xuÊt kh¸c nh­ng víi sè l­îng nhá nh­: XuÊt NVL thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn hay xuÊt ®Ó b¸n, xuÊt cho söa ch÷a s¶n phÈm. * Khi xuÊt kho NVL dïng cho s¶n xuÊt th× cã sù kh¸c nhau vÒ ph­¬ng ph¸p xuÊt gi÷a NVL vµ CCDC. - ë NVL kh«ng ph©n chia theo gi¸ trÞ NVL xuÊt mµ tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n cho nghiÖp vô xuÊt kho NVL lu«n. VÝ dô: Ngµy 7 th¸ng 3 bét m× lo¹i 1 ®­îc xuÊt cho Ph©n x­ëng B¸nh 1 ®Ó s¶n xuÊt trùc tiÕp víi sè l­îng xuÊt trong ngµy lµ 50.326. §¬n gi¸ b×nh qu©n lµ 4.404.55®/kg. Gi¸ trÞ bét m× lo¹i 1 xuÊt kho lµ 203.546.023®. NghiÖp vô trªn cã thÓ ghi ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 6211: 203.546.023 Cã TK 152: 203.546.023 - ë CCDC viÖc h¹ch to¸n CCDC xuÊt cßn ph¶i xÐt gi¸ trÞ cña NVL xuÊt dïng. NÕu CCDC xuÊt dïng cã gi¸ trÞ nhá th× khi sö dông ®­îc h¹ch to¸n nh­ xuÊt dïng NVL. VÝ dô: NghiÖp vô xuÊt kho b¨ng dÝnh nhá phôc vô s¶n xuÊt b¸nh kem xèp 150 g ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK6212: 9.000 Cã TK 1531: 9.000 NÕu CCDC xuÊt dïng cã gi¸ trÞ lín sö dông cho nhiÒu kú s¶n xuÊt kinh doanh th× ph¶i ph©n bæ dÇn vµo chi phÝ cña c¸c ®èi t­îng kh¸c. Cã thÓ ph©n bæ thµnh hai lÇn, ba lÇn tuú theo gi¸ trÞ cña CCDC. Nh­ng ®èi víi C«ng ty th× viÖc h¹ch to¸n CCDC xuÊt dïng chñ yÕu lµ tr­êng hîp ph©n bæ 1 lÇn. * Trong tr­êng hîp xuÊt kho vËt t­ ®Ó b¸n th× còng ®Þnh kho¶n nh­ tr­êng hîp b¸n s¶n phÈm b×nh th­êng. VÝ dô: Trong th¸ng 3 c«ng ty b¸n 300Kg ®­êng tr¾ng cho §¹i lý H¶i An, gi¸ vèn cña l« hµng lµ 4.035,26 ®/1kg, gi¸ b¸n lµ 5.125,25 ®/kg. NghiÖp vô nµy ®­îc kÕ to¸n ph¶n ¸nh nh­ sau: a) Nî TK 632: 1.211.000 Cã TK 152: 1.211.000 b) Nî TK 111: 1.692.000 Cã TK 511: 1.538.000 Cã TK 3331: 154.000 * Tr­êng hîp xuÊt vËt t­ ®Ó gia c«ng chÕ biÕn th× c¶ NVL vµ CCDC ®Òu ®­îc h¹ch to¸n gièng nhau. VÝ dô: Ngµy 07/03/2005, C«ng ty thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn cuén bao b× c¾t ng¾n thµnh tói ®ùng s¶n phÈm. Víi gi¸ thùc tÕ xuÊt NVL ®Ó mang ®i gia c«ng lµ 11.255.000 ®ång. KÕ to¸n sÏ ph¶n ¸nh nh­ sau: Nî TK 154: 11.255.000 Cã TK 152: 11.255.000 * Tr­êng hîp xuÊt vËt t­ cho söa ch÷a th­êng xuyªn ®­îc h¹ch to¸n cô thÓ nh­ sau: VÝ dô: XuÊt 300Kg thÐp cho söa ch÷a ph©n x­ëng ngµy 08 th¸ng 3 víi tæng gi¸ trÞ vËt t­ xuÊt lµ 1.025.000®. NghiÖp vô nµy ®­îc kh¼ng ®Þnh theo ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 627: 1.025.000 Cã TK 1527: 1.025.000 * ë C«ng ty kh«ng cã c¸c tr­êng hîp xuÊt NVL ®Ó gãp vèn tham gia liªn doanh, vèn cæ phÇn, xuÊt ®Ó cho thuª. * Bao b× trong C«ng ty ®­îc tÝnh vµo gi¸ thµnh cña s¶n phÈm chø kh«ng h¹ch to¸n gi¸ riªng. Do ®ã tr­êng hîp xuÊt bao b× cho s¶n xuÊt s¶n phÈm còng h¹ch to¸n nh­ xuÊt NVL b×nh th­êng. 6. H¹ch to¸n nghiÖp vô kiÓm kª NVL T¹i c«ng ty th× c«ng viÖc kiÓm kª NVL chñ yÕu lµ do c¸c x­ëng tù kiÓm tra. Thêi gian kiÓm tra còng kh«ng cè ®Þnh mµ tuú theo yªu cÇu cña tõng ph©n x­ëng. Môc ®Ých cña viÖc kiÓm kª vËt t­ lµ nh»m x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt t­ ë trong kho cña c«ng ty. Ngoµi ra c«ng t¸c kiÓm kª vËt t­ cßn cã môc ®Ých ®«n ®èc vµ kiÓm tra t×nh h×nh b¶o qu¶n, ph¸t hiÖn vµ xö lý c¸c hao hôt, háng, mÊt… c¸c vËt t­ t¹i c¸c kho. Qua c«ng t¸c nµy sÏ n©ng cao ý thøc tr¸ch nhiÖm cña tõng ng­êi trong viÖc b¶o qu¶n, sö dông vËt t­ còng nh­ viÖc qu¶n lý NVL, CCDC ph¶i cã nÒ nÕp. Th«ng th­êng tr­íc khi tiÕn hµnh kiÓm kª ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc l­îng NVL tån kho ë thêi ®iÓm kiÓm kª trªn sæ s¸ch. §ång thêi tiÕn hµnh kiÓm kª sè vËt t­ cßn l¹i trong c¸c kho. KÕt qu¶ kiÓm kª sÏ ®­îc ghi vµo Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­. Trong biªn b¶n nµy sÏ ghi râ tõng lo¹i vËt t­ ®­îc kiÓm kª vÒ sè l­îng, ®¬n gi¸, l­îng tån thùc tÕ vµ trªn sæ s¸ch còng nh­ møc chªnh lÖch gi÷a sæ s¸ch vµ thùc tÕ. C¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª ®Ó x¸c ®Þnh c¸c nguyªn nh©n thõa thiÕu cña NVL tõ ®©y ®­a ra c¸c biÖ ph¸p xö lý thÝch hîp. VËt t­ cña c«ng ty thiÕu, thõa cã thÓ do nhiÒu nguyªn nh©n nh­ng nguyªn nh©n chñ yÕu lµ do viÖc b¶o quan ch­a thËt ®óng theo qui ®Þnh. V× v¹y khi ph¸t hiÖn sè vËt t­ chªnh lÖch so víi sæ s¸ch th­êng th× sÏ tiÕn hµnh t×m hiÓu nguyªn nh©n vµ xö lý. Tr­êng hîp thiÕu vËt t­: NÕu lµ nguyªn nh©n kh¸ch quan th× ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ. KÕ to¸n ghi Nî tµi kho¶n chi phÝ vµ ghi Cã tµi kho¶n NVL,CCDC. NÕu viÖc thiÕu hôt nµy lµ do nguyªn nh©n chñ quan th× yªu cÇu c¸ nh©n ®ã ph¶i båi th­êng cho doanh nghiÖp. Tr­êng hîp vËt t­ thõa trong kiÓm kª: Sau khi t×m hiÓu c¸c nguyªn nh©n cña viÖc thõa NVL, CCDC kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh h¹ch to¸n. Th­êng th× kÕ to¸n sÏ ghi gi¶m chi phÝ. Trong mét sè tr­êng hîp ®ÆcbiÖt th× míi h¹ch to¸n vµo Nî TK 002- Hµng ho¸ nhËn gi÷ hé, nhËn gia c«ng s¬ chÕ. 7. H¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ NVL Hµng n¨m vµo thêi ®iÓm cuèi n¨m kÕ to¸n c«ng ty vÉn ch­a tiÕn hµnh lËp dù phßng gi¶m gi¸ NVL nãi riªng vµ hµng tån kho nãi chung. ViÖc kh«ng lËp dù phßng cho hµng tån kho cã nhiÒu nguyªn nh©n vÝ dô nh­: L­îng NVL mµ C«ng ty sö dông cho s¶n xuÊt ®­îc cung cÊp bëi c¸c kh¸ch hµng uy tÝn, sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶ kh«ng nhiÒu trong mÊy n¨m trë vÒ tr­íc… Do ®ã mµ bé phËn kÕ to¸n ch­a thùc sù chó träng ®Õn c«ng t¸c nµy. Tuy nhiªn trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y gi¸ NVL thay ®æi hµng ngµy. Thªm vµo ®ã lµ nh÷ng biÕn ®æi cña ®iÒu kiÖn kh¸ch quan nh­: Tr­ît gi¸ ngo¹i tÖ, l·i vay… Tr­íc t×nh h×nh ®iÒu kiÖn chñ quan vµ kh¸ch quan cã nhiÒu chuyÓn biÕn phøc t¹p nh­ thÕ th× viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ cho hµng tån kho ë C«ng ty lµ thùc sù cÇn thiÕt vµ sím ®­îc triÓn khai. Ch­¬ng III Mét sè kiÕn nghÞ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn b¸nh kÑo H¶i Ch©u 1. Kh¸i qu¸t chung 1. Nh÷ng thµnh tùu ®¹t ®­îc C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Ch©u cã qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn trªn 30 n¨m. Trong qu¸ tr×nh ®ã C«ng ty ®· gÆp ph¶i kh«ng Ýt khã kh¨n, th¸ch thøc. Nh­ng ®Õn nay, C«ng ty ®· trë thµnh mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã uy tÝn trªn thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc. S¶n phÈm cña C«ng ty lu«n ®­îc ng­êi tiªu dïng ­a chuéng vµ ®¸nh gi¸ cao c¶ vÒ chÊt l­îng, mÉu m· vµ gi¸ c¶. Trong nh÷ng n¨m qua tËp thÓ C«ng ty ®· kh«ng ngõng phÊn ®Êu ®Ó x©y dùng C«ng ty ngµy mét v÷ng m¹nh h¬n xøng ®¸ng víi th­¬ng hiÖu "H¶i Ch©u chØ cã chÊt l­îng vµng". §Ó ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu ®ã ph¶i kÓ ®Õn c«ng søc lao ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty nãi chung vµ ®Æc biÖt lµ phßng kÕ to¸n tµi chÝnh nãi riªng. Trong C«ng ty, c«ng t¸c kinh tÕ rÊt ®­îc chó träng bëi ®©y lµ n¬i cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ s¶n phÈm, x¸c ®Þnh l·i lç trong kinh doanh cña C«ng ty. Nh×n chung bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý cña C«ng ty lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« lín, ®Þa bµn ho¹t ®éng tËp chung víi nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ®éi ngò kÕ to¸n cña C«ng ty cã tr×nh ®é v÷ng vµng. C«ng ty còng ®· thùc hiÖn chuyªn m«n hãa lao ®éng kÕ to¸n, mçi ng­êi phô tr¸ch mét phanµ hµnh cô thÓ, kh«ng chång chÐo ®¶m b¶o tr¸ch nhiÖm cña tõng ng­êi trong c«ng viÖc vµ thùc hiÖn hiÖu qu¶ nhiÖm vô ®­îc giao. C«ng t¸c kÕ to¸n NVL cña C«ng ty lµ mét trong nh÷ng c«ng t¸c quan träng bëi chi phÝ vÒ NVL th­êng chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ. Do ®ã C«ng ty rÊt chó träng ®Õn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL vµ ®iÒu ®ã ®­îc thÓ hiÖn ë mét sè ­u ®iÓm sau: Thø nhÊt: Trong c«ng t¸c qu¶n lý NVL C«ng ty ®· cã nhiÒu chó träng tõ kh©u thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n vµ sö dông. * §èi víi c«ng t¸c thu mua: C«ng ty cã mét ®éi ngò c¸n bé thu mua t­¬ng ®èi linh ho¹t, am hiÓu vÒ chÊt l­îng vµ thÞ tr­êng nªn viÖc thu mua NVL t­¬ng ®èi æn ®Þnh. Bªn c¹nh ®ã C«ng ty th­êng xuyªn ký hîp ®ång víi c¸c nhµ cung cÊp cã mÆt hµng tèt, chÊt l­îng cao, gi¸ c¶ phï hîp, lu«n ®¶m b¶o ®óng, ®ñ vÒ sè l­îng còng nh­ quy c¸ch phÈm chÊt cña NVL, giao hµng ®óng hÑn vµ kÞp thêi ®Ó C«ng ty cã thÓ sö dông cho nhu cÇu s¶n xuÊt s¶n phÈm ®­îc tiÕn hµnh liªn tôc. * §èi víi c«ng t¸c dù tr÷, b¶o qu¶n C«ng ty cã mét hÖ thèng kho ®­îc tæ chøc mét c¸ch khoa häc b¶o qu¶n hîp lý theo tÝnh n¨ng c«ng dông còng nh­ yªu cÇu b¶o qu¶n cña tõng NVL phï hîp víi tÝnh chÊt lý hãa cña tõng lo¹i vËt t­. Bªn c¹nh ®ã C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc ®Þnh møc dù tr÷ NVL tèi ®a vµ tèi thiÓu ®Ó phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc tiÕn hµnh liªn tôc. Ngoµi ra víi ®éi lý qu¶n lý kho cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao còng nh­ tr×nh ®é chuyªn m«n cao th× viÖc qu¶n lý NVL ®­îc thùc hiÖn kh¸ nÒ nÕp, b¶o ®¶m vËt t­ ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ, tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng thÊt tho¸t vËt t­ g©y thiÖt h¹i cho C«ng ty. * §èi víi c«ng t¸c sö dông: C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc hÖ thèng ®Þnh møc tiªu hao NVL cho tõng s¶n phÈm t­¬ng ®èi chÝnh x¸c. Th«ng qua hÖ thèng ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu c«ng cô dông cô, NVL sÏ ®­îc xuÊt kho sö dông ®óng môc ®Ých, tr¸nh thÊt tho¸t, l·ng phÝ. VÝ dô nh­ trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt c¸c lo¹i b¸nh, ng­êi tæ tr­ëng ®· tæ chøc thu gom ngay NVL cßn thõa sau khi c¾t khu«n, ®ång thêi lo¹i bá nh÷ng chiÕc b¸nh bÞ vì, bÞ háng giao cho bé phËn ®¸nh trén bét chÕ biÕn ®Ó t¸i chÕ nh»m ®­a vµo s¶n xuÊt. ViÖc lµm nµy võa tiÕt kiÖm vÒ NVL võa gi¶m thiÓu ®­îc sù vËn chuyÓn ®Õn n¬i s¶n xuÊt…. Thø hai: VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n tæng hîp NVL ®­îc ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn (KKTX), víi ph­¬ng ph¸p nµy th× NVL ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ kh«ng chØ theo dâi sè tån mµ cßn theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt t­ nh»m cung cÊp th«ng tin mét c¸ch th­êng xuyªn, kÞp thêi. Sæ kÕ to¸n tæng hîp mµ C«ng ty ¸p dông lµ h×nh thøc NhËt ký chung ®©y lµ h×nh thøc ghi sæ ®¬n gi¶n phï hîp víi doanh nghiÖp vµ ®Æc biÖt cã nhiÒu thuËn lîi khi sö dông m¸y tÝnh trong xö lý th«ng tin kÕ to¸n trªn sæ. VÒ h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song cã ­u ®iÓm rÊt ®¬n gi¶n trong kh©u ghi chÐp, ®èi chiÕu sè liÖu vµ ph¸t hiÖn sai sãt, ®ång thêi cung cÊp th«ng tin nhËp xuÊt tån kho cña tõng danh ®iÓm NVL kÞp thêi chÝnh x¸c. Thø ba: VÒ viÖc ph©n lo¹i NVL C«ng ty dùa vµo bé ch÷ sè ®Ó ®¸nh kÝ hiÖu m· vËt t­ cho c¸c danh ®iÓm NVL mét c¸ch cã tr×nh tù. ViÖc ph©n lo¹i nµy rÊt thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chi tiÕt NVL. VÒ ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ cña hµng xuÊt kho NVL theo ph­¬ng ph¸p BQGQ c¬ ­u ®iÓm lµ phï hîp víi doanh nghiÖp cã sè lÇn nhËp xuÊt NVL nhiÒu do ®ã gi¶m nhÑ ®­îc viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt NVL kh«ng phô thuéc vµo sè lÇn nhËp xuÊt cña tõng danh ®iÓm NVL. Thø t­: VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n c¸c tr­êng hîp t¨ng, gi¶m NVL kÕ to¸n C«ng ty tiÕn hµnh rÊt c¬ b¶n phï hîp víi chÕ ®é kÕ to¸n ®· ban hµnh cña Bé tµi chÝnh. §Þnh kho¶n vµ lªn sæ s¸ch kÕ to¸n theo ®óng tr×nh tù, ®Çy ®ñ ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin sè liÖu kÞp thêi, chÝnh x¸c cho ban l·nh ®¹o c«ng ty vµ cho viÖc qu¶n lý NVL t¹i C«ng ty. Thø n¨m: C«ng ty ®· cã hÖ thèng m¸y vi tÝnh nèi m¹ng ®¸p øng nhu cÇu th«ng tin cho qu¶n lý còng nh­ cho c«ng t¸c kÕ to¸n trong C«ng ty. Víi ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh ®­îc viÕt riªng, phï hîp víi c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty nªn viÖc h¹ch to¸n ®­îc tiÕn hµnh dÔ dµng, thuËn lîi vµ nhanh chãng. M¸y tÝnh ®­îc sö dông ®· trë thµnh c«ng cô ®¾c lùc trong c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n NVL nãi riªng. 2. Nh÷ng tån t¹i vµ h¹n chÕ Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm trong c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý h¹ch to¸n NVL th× viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n vËt t­ còng gÆp ph¶i nh÷ng h¹n chÕ vµ khã kh¨n nhÊt ®Þnh. Do ®ã cÇn sím kh¾c phôc vµ hoµn thiÖn nh÷ng h¹n chÕ nµy nh»m ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng cao vÒ th«ng tin cho c«ng t¸c qu¶n lý. Nh÷ng nh­îc ®iÓm cßn tån ®äng ®ã lµ: Thø nhÊt: ViÖc tæ chøc qu¶n lý thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n NVL ®­îc tiÕn hµnh rÊt tèt tuy nhiªn c«ng t¸c kiÓm kª NVL trong kú cña doanh nghiÖp lµm ch­a nghiªm. ViÖc tiÕn hµnh kiÓm kª ch­a ®­îc tæ chøc theo quy m« lín vµ ch­a x¸c ®Þnh ®©y lµ nh©n tè t­¬ng ®èi quan träng trong b¶o quanr NVL. NÕu viÖc kiÓm tra kh«ng ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn vµ nghiªm tóc sÏ dÉn ®Õn hao hôt, háng hãc…. lµm ¶nh h­ëng ®Õn tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. Thø hai: VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n tæng hîp NVL ë C«ng ty sö dông h×nh thøc NhËt ký chung nh­ng l¹i kh«ng sö dông sæ NhËt ký ®Æc biÖt lµm cho c«ng t¸c kÕ to¸n kh«ng ®­îc gi¶m nhÑ. MÆc dï sö dông NhËt ký ®Æc biÖt sÏ cã nh­îc ®iÓm lµ ghi trïng lÆp gi÷a NhËt ký chung vµ NhËt ký ®Æc biÖt nh­ng nÕu sö dông c¶ hai lo¹i nhËt ký nµy sÏ cã ­u ®iÓm lµ nh÷ng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh th­êng xuyªn sÏ ®­îc ghi riªng thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi qu¶n lý. VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo h×nh thøc sæ song song cã nh­îc ®iÓm lµ chØ sö dông ®­îc khi doanh nghiÖp cã Ýt danh ®iÓm NVL ph­¬ng ph¸p nµy dÔ ghi trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n vÒ sè l­îng vµ hiÖn vËt. HiÖn nay ë C«ng ty kh«ng sö dông b¶ng ph©n bæ NVL, viÖc nµy còng sÏ g©y khã kh¨n cho viÖc cung cÊp th«ng tin vµ kiÓm tra sè l­îng vËt t­ xuÊt cho c¸c ph©n x­ëng trong kú. Thø ba: C«ng ty ch­a x©y dùng ®­îc sæ danh ®iÓm NVL. ViÖc ®¸nh m· vËt t­ cho c¸c danh ®iÓm NVL chØ theo nhãm vËt t­ chø ch­a dùa trªn tÝnh chÊt, ®Æc ®iÓm cña vËt t­ ®ã. Do vËy, trong c«ng t¸c kÕ to¸n sÏ gÆp nhiÒu khã kh¨n khi qu¶n lý, h¹ch to¸n c¸c vËt t­ kh«ng ®­îc sö dông th­êng xuyªn. NVL xuÊt kho ®­îc ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p BQGQ c¬ s­u ®iÓm nh­ng còng cã nh­îc ®iÓm lµ dån c«ng viÖc tÝnh gi¸ vµo cuèi th¸ng sÏ ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é c¸c kh©u kÕ to¸n kh¸c, ®ång thêi sö dông ph­¬ng ph¸p nµy còng ph¶i tiÕn hµnh tÝnh gi¸ theo tõng danh ®iÓm NVL. Thø t­: C«ng ty cã sè l­îng NVL t­¬ng ®èi nhiÒu tuy nhiªn tµi kho¶n sö dông cho h¹ch to¸n NVL còng chØ míi chi tiÕt ®Õn cÊp hai, viÖc nµy sÏ g©y khã kh¨n trong c«ng t¸c vµ cung cÊp th«ng tin khi cÇn thiÕt. V× khi ®ã chØ biÕt ®ã lµ NVL chÝnh hay phô chø kh«ng biÕt ®­îc cô thÓ ®ã lµ vËt t­ nµo. ViÖc h¹ch to¸n thõa, thiÕu nguyªn vËt liÖu ch­a thùc sù ®óng theo víi chÕ ®é kÕ to¸n cña Bé tµi chÝnh ban hµnh. TÊt c¶ CCDC ë C«ng ty chØ ®­îc ph©n bæ theo h×nh thøc ph©n bæ 1 lÇn do ®ã ®èi víi nh÷ng CCDC cã gi¸ trÞ sö dông cho nhiÒu kü kinh doanh cÇn ®­îc ph©n bæ dÇn vµo chi phÝ th× l¹i kh«ng ®­îc ph©n bæ. Thø n¨m: ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ rÊt cÇn thiÕt vµ quan träng th× nay ch­a ®­îc ¸p dông t¹i C«ng ty. II. Sù cÇn thiÕt vµ hoµn thiÖn kÕ to¸n NVL C¸c th«ng tin kÕ to¸n lµ th«ng tin rÊt quan träng vµ cÇn thiÕt cho c«ng t¸c qu¶n lý hiÖn nay, nhÊt lµ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ë n­íc ta. Trong ®iÒu kiÖn c¹nh tranh ®Ó t×m chç ®øng trªn thÞ tr­êng, c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã th«ng tin thËt chÝnh x¸c vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña m×nh ®Ó cã thÓ ®Ò ra nh÷ng biÖn ph¸p thÝch hîp cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp m×nh. Do ®ã ®ßi hái kÕ to¸n trong doanh nghiÖp nãi chung vµ vÒ kÕ to¸n NVL nãi riªng cÇn ph¶i hoµn thiÖn ®Ó ®¸p øng mäi nhu cÇu cao trong qu¶n lý. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL kh«ng ph¶i lµ lµm bÊt cø thay ®æi g× chØ ®Ó phï hîp víi ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp m×nh ph¶i dùa trªn nh­ngx nguyªn t¾c sau; ViÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i tu©n thñ chÕ ®é tµi chÝnh kÕ to¸n hiÖn hµnh, c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt cña Nhµ n­íc cã liªn quan, ®ång thêi tiÕn tíi hßa nhËp víi c¸c th«ng lÖ chung vµ chuÈn mùc kÕ to¸n quèc tÕ. Hoµn thiÖn còng ph¶i phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. VËn dông s¸ng t¹o chÕ ®é kÕ to¸n tµi chÝnh vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ vµ hiÖu n¨ng cña c«ng t¸c kÕ to¸n. Hoµn thiÖn kÕ to¸n ph¶i ®Æt mèi quan hÖ chi phÝ bá ra vµ lîi Ých ®¹t ®­îc bëi v× môc ®Ých cña hoµn thiÖn lµ nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, tõ ®ã gãp phÇn vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n kinh tÕ nãi chung cña doanh nghiÖp ®­îc thuËn lîi. Hoµn thiÖn kÕ to¸n lµ nh»m h­íng tíi lµm tèt h¬n vai trß cung cÊp cung cÊp th«ng tin cho cÊp qu¶n trÞ trong doanh nghiÖp vµ nh÷ng ng­êi quan t©m ®­îc biÕt vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty. §Ó cã thÓ ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu hoµn thiÖn ®­a ra th× kÕ to¸n NVL ph¶i tiÕn hµnh hoµn thiÖn trªn c¸c mÆt theo ph­¬ng h­íng cô thÓ sau Tr­íc hÕt, hoµn thiÖn kÕ to¸n th× ph¶i cung cÊp kÞp thêi, chÝnh x¸c c¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho NVL cô thÓ theo tõng danh ®iÓm. Tõ ®ã cã thÓ b¸o c¸o víi cÊp qu¶n trÞ c¸c th«ng tin vÒ vËt t­ trong mäi thêi ®iÓm. CÇn cñng cè vµ t¨ng c­êng vai trß cung cÊp th«ng tin tæng hîp vÒ t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho cña vËt t­ tõ c¸c sæ kÕ to¸n tæng hîp cña C«ng ty. Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ cña NVL mét c¸ch x¸c thùc h¬n phï hîp h¬n víi gi¸ c¶ cña NVL t¹i thêi ®iÓm sö dông. Ph¶n ¸nh ®óng néi dung kinh tÕ cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong kú, t¹o ®iÒu kiÖn cung cÊp chÝnh x¸c trong h¹ch to¸n kÕ to¸n. III. Mét sè ph­¬ng h­íng nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. Qua nh÷ng t×m hiÓu trªn ®©y vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n NVL t¹i C«ng ty Cæ phÇn B¸nh kÑo H¶i Ch©u ®· cho ta thÊy nh÷ng ­u ®iÓm vµ nh­îc ®iÓm trong viÖc tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n phÇn hµnh nµy. §Ó n©ng cao chÊt l­îng vµ nh»m hoµn thiÖn h¬n trong c«ng t¸c kÕ to¸n NVL em xin ®­îc ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn sau: 1. VÒ b¶o qu¶n vµ dù tr÷ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô C«ng t¸c nµy ë C«ng ty nh×n chung lµ ®· ®­îc quan t©m nh­ng ch­a ®ñ, c«ng viÖc kiÓm kª NVL trong c¸c kho kh«ng th­êng xuyªn vµ kh«ng cã kÕ ho¹ch chung cho tÊt c¶ c¸c ph©n x­ëng. Do ®ã, cÇn ph¶i cã ban kiÓm nghiÖm vËt t­ cho c¸c vËt t­ ®· ®­îc nhËp kho vµ xuÊt kho trong kú. Ban kiÓm nghiÖm nµy sÏ tiÕn hµnh kiÓm tra ®Þnh kú cã thÓ lµ th¸ng hoÆc qóy cho tÊt c¶ c¸c ph©n x­ëng trong C«ng ty. Qua kiÓm tra sÏ sím t×m ra c¸c nguyªn nh©n thiÕu hôt háng hãc vËt t­ ®Ó kÞp thêi cã c¸c biÖn ph¸p xö lý. ViÖc lµm nµy lµ rÊt cÇn thiÕt v× nã sÏ tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng thiÕu hôt cña NVL, nh»m n©ng cao tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n vËt liÖu cña c¸c thñ kho, lu«n gi÷ ®­îc l­îng NVL æn ®Þnh vµ chÊt l­îng tèt nhÊt phôc vô cho nhu cÇu s¶n xuÊt cña ph©n x­ëng. 2. VÒ c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chi tiÕt NVL * L­îng NVL cña C«ng ty cã sè l­îng lín, cã tÝnh n¨ng sö dông kh¸c nhau, do ®ã c«ng t¸c qu¶n lý gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. Thªm vµo ®ã, C«ng ty l¹i kh«ng sö dông sæ danh ®iÓm NVL nªn khã kh¨n nµy cµng t¨ng thªm. C¸c NVL cña C«ng ty ®­îc qu¶n lý theo m· vËt t­ nh­ng theo nh÷ng ch÷ sè mµ kh«ng dùa vµo ®Æc ®iÓm cña vËt t­ nªn rÊt khã nhËn biÕt, ®Æc biÖt lµ nh÷ng vËt t­ Ýt ®­îc nh¾c ®Õn th× khi nh×n m· vËt t­ sÏ kh«ng hiÓu ®­îc lµ vËt t­ g× vµ tÝnh n¨ng nh­ thÕ nµo. §Ó cã thÓ phôc vô tèt h¬n cho yªu cÇu qu¶n lý tr¸nh nhÇm lÉn trong viÖc ®èi chiÕu gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n vÒ t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho NVL C«ng ty nªn x©y dùng sæ danh ®iÓm NVL Sæ danh ®iÓm nµy sÏ thèng nhÊt tªn gäi, m· hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt, ®¬n vÞ tÝnh…. cho tÊt c¶ c¸c bé phËn sö dông, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho qu¶n lý vµ h¹ch to¸n, tr¸nh nhÇm lÉn n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc. Sæ danh ®iÓm ®­îc lËp vµ sö dông ë bèn n¬i nh­: Phßng kinh doanh, Kho Phßng Tµi vô vµ c¸c ph©n x­ëng. Sæ nµy ph¶i th­êng xuyªn ®­îc cËp nhËt khi cã c¸c lo¹i NVL míi, ®ång thêi c¸c bé phËn sö dông ph¶i ®èi chiÕu víi nhau ®Ó ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt. KÕt luËn Tõ khi chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng th× nhu cÇu vÒ sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng NVL trong c¸c doanh nghiÖp ®a d¹ng vµ phong phó h¬n nhiªï, chóng lu«n ®­îc ®Çu t­, ®æi míi cho thÝch hîp víi viÖc s¶n xuÊt ra nh÷ng thø mµ thÞ tr­êng cÇn, ®ång thêi ®¸p øng nhu cÇu kinh doanh ®a ngµnh vµ n©ng cao chÊt l­îng qu¶n lý trong m«i tr­êng doanh nghiÖp. Do ®ã, viÖc qu¶n lý, sö dông vµ h¹ch to¸n NVL trong C«ng ty còng ®Æt ra nh÷ng yªu cÇu míi. N¾m b¾t ®­îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c h¹ch to¸n phÇn hµnh nµy c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn C«ng ty b¸nh kÑo H¶i Ch©u ®· kh«ng ngõng cè g¾ng, lç lùc x©y dùng hÖ thèng kÕ to¸n hoµn chØnh h¬n, phï hîp víi ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt cña C«ng ty. Sau thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty em còng ®· ®­îc tiÕp xóc víi c«ng t¸c kÕ to¸n NVL ®ã vµ ®· t×m hiÓu thùc tr¹ng vÒ phÇn hµnh kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô. Em thÊy ®­îc nh÷ng ­u ®iÓm, nh÷ng h¹n chÕ cÇn kh¾c phôc. Trªn c¬ së ph©n tÝch thùc tÕ vµ vËn hµng lý luËn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n NVL nãi riªng, cã thÓ thÊy r»ng C«ng ty cã nhiÒu s¸ng t¹o cho phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ cña m×nh, kh©u qu¶n lý vËt t­ ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch nghiªm ngÆt, ®Þnh møc vË t­ còng ®­îc x©y dùng kh¸ chÝnh x¸c, v× vËy mµ vËt liÖu t¹i C«ng ty, em xin ®­îc gãp vµi ý kiÕn ®· ®­îc tr×nh bµy nh­ trªn. Tuy nhiªn, do tr×nh ®é hiÓu biÕt cña em cßn cã h¹n nªn bµi viÕt cña em kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng sai sãt, em rÊt mong ®­îc sù gióp ®ì cña thÇy c«.