Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Granite Tiên Sơn-Viglacera

lai. Më réng vµ ph¸t triÓn thÞ tr­êng tiÕp cËn vµ qu¶ng b¸ s¶n phÈm tíi ng­êi tiªu dïng. - Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: cã chøc n¨ng ghi sæ vµ h¹ch to¸n tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t¹i c«ng ty, lËp vµ tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch tµi chÝnh theo th¸ng, quý, n¨m lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo quy ®Þnh chung cña Nhµ n­íc vµ ®iÒu lÖ ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty. 1.1.3. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ c«ng t¸c kÕ to¸n a. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty §Ó tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n hîp lý, gän nhÑ, cã hiÖu qu¶ ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c c«ng ty ®· lùa chän h×nh thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc vµ quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. H×nh thøc tæ chøc nµy gióp cho viÖc kiÓm tra chØ ®¹o nghiÖp vô vµ ®¶m b¶o sù l·nh ®¹o tËp trung thèng nhÊt cña kÕ to¸n tr­ëng còng nh­ sù chØ ®¹o kÞp thêi cña l·nh ®¹o c«ng ty ®èi víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nãi chung c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng. §Æc biÖt m« h×nh nµy cho phÐp viÖc trang bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn, thiÕt bÞ xö lý th«ng tin tiªn tiÕn, hiÖn ®¹i ®ång thêi gióp cho viÖc ph©n c«ng vµ chuyªn m«n hãa c«ng t¸c kÕ to¸n dÔ dµng. HiÖn nay c«ng viÖc kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc xö lý trªn m¸y vi tÝnh víi phÇn mÒm kÕ to¸n Accouting cña c«ng ty cã ®éi ngò kÕ to¸n hiÓu biÕt s©u vÒ nghiÖp vô kÕ to¸n mµ cßn sö dông thµnh th¹o phÇn mÒm kÕ to¸n nµy. §Ó gióp cho viÖc lËp c¸c b¶ng biÓu, b¸o c¸o kÕ to¸n c«ng ty cßn sö dông c¸c phÇn mÒm kh¸c nh­: Microsoft word, Microft Exel. Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty bao gåm: kÕ to¸n tr­ëng, nh©n viªn kÕ to¸n ng©n hµng, nh©n viªn kÕ to¸n tæng hîp,nh©n viªn kÕ to¸n vËt t­, nguyªn liÖu, nh©n viªn kÕ to¸n tiÒn mÆt, thanh to¸n néi bé nh©n viªn kÕ to¸n tiªu thô, thµnh phÈm vµ b¸n hµng. Bé m¸y kÕ to¸n cã thÓ kh¸i qu¸t qua s¬ ®å sau ®©y: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty Granite Tiªn S¬n KÕ to¸n tr­ëng Phã phßng kÕ to¸n KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n vËt t­ nguyªn liÖu KÕ to¸n tiÒn mÆt vµ thanh to¸n néi bé KÕ to¸n tiªu thô, thµnh phÈm vµ b¸n hµng KÕ to¸n thanh to¸n víi ng©n hµng - Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña tõng bé phËn nh­ sau + Tr­ëng phßng: - Gióp gi¸m ®èc tæ chøc chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kinh tÕ tµi chÝnh c«ng t¸c kÕ to¸n, lµm nhiÖm vô kiÓm so¸t viªn kinh tÕ tµi chÝnh cña Nhµ n­íc t¹i ®¬n vÞ. * KÕ to¸n tæng hîp: - Cã nhiÖm vô theo dâi toµn bé c¸c tµi kho¶n liªn quan ®Õn ho¹t ®éng sæ s¸ch cña c«ng ty. - TËp hîp c¸c sè liÖu kÕ to¸n tõ c¸c bé phËn kÕ to¸n trong c«ng ty, kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c tõ ®ã vµo sæ NhËt ký chung , Sæ c¸i vµ lªn b¸o c¸o tµi chÝnh. - Thùc hiÖn qu¶n lý tµi liÖu, hå s¬ vµ c¸c v¨n b¶n ®­îc giao theo ®óng quy ®Þnh . -Thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o ®Þnh kú, ®ét xuÊt vÒ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty lªn gi¸m ®èc. - Tham gia x©y dùng vµ thùc hiÖn ®óng c¸c quy tr×nh quy ph¹m, quy ®Þnh cña hÖ thèng qu¶n lý. - Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô khi ®­îc giao. * KÕ to¸n vËt t­ nguyªn vËt liÖu - Theo dâi vµ h¹ch to¸n toµn bé qu¸ tr×nh nhËp vËt t­, nguyªn liÖu, nhiªn liÖu, c«ng cô lao ®éng trªn c¸c néi dung sè l­îng, chÊt l­îng, gi¸ trÞ. - NhËn qu¶n lý chøng tõ mua hµng (hãa ®¬n hîp ®ång…) cËp nhËt theo dâi. -KÕt hîp cïng kÕ to¸n c«ng nî ph¶i thu, thµnh phÈm gióp tr­ëng phßng ban hµnh c¸c c¬ chÕ chÝnh s¸ch b¸n hµng tr×nh gi¸m ®èc c«ng ty. -Lµm c«ng t¸c ghi chÐp, quyÕt to¸n lËp b¸o c¸o thuÕ GTGT. - Qu¶n lý kho vËt t­ nguyªn liÖu theo chøc n¨ng kÕ to¸n vËt t­. - LËp b¸o c¸o qu¶n trÞ cña phÇn c«ng viÖc ®­îc giao. * KÕ to¸n tiÒn mÆt vµ thanh to¸n néi bé. - NhËn qu¶n lý hãa ®¬n liªn quan ®Õn phÇn thanh to¸n tiÒn mÆt - TiÕp nhËn c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶ néi bé, chøng tõ thu chi tiÒn mÆt… - KiÓm tra tÝnh hîp lÖ, hîp lý, chÝnh x¸c cña chøng tõ, ph¶n ¸nh nghiÖp vô kÕ to¸n ph¸t sinh trªn thùc tÕ. - Theo dâi vµ kiÓm tra vÒ tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, kinh phÝ c«ng ®oµn. - §èi chiÕu víi thñ quü vµ kiÓm so¸t quü theo chøc n¨ng cña kÕ to¸n tiÒn mÆt. * KÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm vµ kÕ to¸n b¸n hµng - Theo dâi vµ h¹ch to¸n toµn bé qu¸ tr×nh nhËp xuÊt thµnh phÈm vµ b¸n thµnh phÈm qu¶n lý hãa ®¬n b¸n hµng - Theo dâi vµ qu¶n lý, ®«n ®èc c«ng nî ph¶i thu. - Tham gia kiÓm so¸t viÖc tu©n thñ quy chÕ tiªu thô s¶n phÈm vµ c¸c quy ®Þnh cña tæng c«ng ty, cña Nhµ n­íc. - Qu¶n lý kho thµnh phÈm theo chøc n¨ng kÕ to¸n kho thµnh phÈm. - Thùc hiÖn viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n b¸n hµng, phiÕu nhËp s¶n phÈm s¶n xuÊt, ®iÒu chuyÓn s¶n phÈm theo néi dung chøng tõ ph¶n ¸nh. - Cuèi th¸ng thùc hiÖn viÖc thèng kª kÕt qu¶ kinh doanh doanh thu s¶n l­îng , gi¸ b¸n, c«ng nî, thu tiÒn, ®èi chiÕu sè liÖu víi bé phËn kinh doanh b¸n hµng s¶n phÈm ®Ó ®¶m b¶o sè liÖu b¸n hµng ph¸t sinh trong kú chÝnh x¸c, ®óng thùc tÕ lµm c¬ së ®Ó b¸o c¸o t×nh h×nh kinh doanh víi ban l·nh ®¹o c«ng ty. - Cuèi th¸ng thùc hiÖn ®èi chiÕu sè liÖu sæ s¸ch tån kho thµnh phÈm víi sè liÖu trªn thÎ kho ®¶m b¶o sè l­îng tån kho thùc tÕ khíp víi sè liÖu trªn sæ s¸ch. - LËp b¸o c¸o qu¶n trÞ theo phÇn viÖc cña m×nh phô tr¸ch. * KÕ to¸n theo dâi tiÒn göi ng©n hµng Theo dâi toµn bé c¸c kho¶n vay ng©n hµng. LËp kÕ ho¹ch vay, tr¶ nî vèn ng¾n, trung dµi h¹n. TÝnh l·i vay ®Þnh kú ®Ó h¹ch to¸n chi phÝ. Trùc tiÕp quan hÖ víi ng©n hµng ®Ó vay vèn, tr¶ nî vay phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh. b) ChÕ ®é kÕ to¸n ¸p dông * V× bé m¸y kÕ to¸n ë c«ng ty Granite Tiªn S¬n ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung nªn mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc göi vÒ phßng tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó kiÓm tra xö lý vµ ghi sæ kÕ to¸n. - Niªn ®é kÕ to¸n cña c«ng ty ¸p dông cho n¨m tµi chÝnh 12 th¸ng b¾t ®Çu tõ ngµy 11 ®Õn 31/12 n¨m tµi chÝnh. - Ph­¬ng ph¸p khÊu hao mµ c«ng ty chän lµ ph­¬ng ph¸p khÊu hao theo s¶n l­îng. - Tû gi¸ sö dông trong quy ®æi ngo¹i tÖ lµ ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn. - HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ¸p dông theo hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n cña Q§ 1144/Q§/TC/C§KT ngµy 1/1/1995 cña Bé Tµi chÝnh. HÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty ®­îc x©y dùng dùa trªn nhu cÇu qu¶n trÞ néi bé t¹i ®¬n vÞ. HÖ thèng tµi kho¶n ®­îc chi tiÕt h¸ thµnh c¸c tµi kho¶n cho tiÖn viÖc theo dâi vµ lËp b¸o c¸o qu¶n trÞ phôc vô cho nhu cÇu qu¶n lý t¹i ®¬n vÞ. c. HÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n Bªn c¹nh hÖ thèng sæ s¸ch c«ng ty cßn sö dông nhiÒu lo¹i chøng tõ ®Ó gióp cho viÖc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh ®­îc thùc hiÖn kÞp thêi, chÝnh x¸c ®Ó tr¸nh x¶y ra sai ph¹m thÊt tho¸t. HÖ thèng chøng tõ cña c«ng ty gåm c¸c lo¹i nh­ ho¸ ®¬n b¸n hµng , phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn, liªn b¶n kiÓm nghiÖm, b¶ng chÊm c«ng, c¸c b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng, b¶ng ph©n bæ chi phÝ, phiÕu xin t¹m øng, biÕn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n cè ®Þnh, giÊy b¸o cã, giÊy b¸o nî cña ng©n hµng, giÊy xin cÊp vËt t­ nguyªn liÖu cho s¶n xuÊt, hîp ®ång mua b¸n hµng. d. HÖ thèng sæ kÕ to¸n Cïng víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty, sè l­îng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ngµy cµng nhiÒu, ®a d¹ng. §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm quy m« s¶n xuÊt kinh doanh vµ ®iÒu kiÖn sö dông m¸y tÝnh cña m×nh, c«ng ty ®· lùa chän h×nh thøc sæ NhËt ký chung. Khi cã nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c th«ng tin ban ®Çu trªn ho¸ ®¬n GTGT, ho¸ ®¬n b¸n hµng, biªn b¶n kiÓm nghiÖm, phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, phiÕu thu, phiÕu chi… ®Ó ghi sæ tæng hîp vµ chi tiÕt. Do c«ng ty ¸p dông h×nh thøc ghi sæ theo NhËt ký chung nªn ®¬n vÞ sö dông c¸c lo¹i sæ nh­: Sæ NhËt Ký chung , Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n cã liªn quan, c¸c b¶ng ph©n bæ, (nh­ chi phÝ, tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng…). Ngoµi hÖ thèng sæ s¸ch tæng hîp c«ng ty cßn sö dông nhiÒu sæ chi tiÕt theo dâi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ phï hîp víi yªu cÇu qu¶n trÞ n«i bé. Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký chung ¸p dông t¹i c«ng ty Granite Tiªn S¬n cã thÓ kh¸i qu¸t qua s¬ ®å sau. S¬ ®å tr×nh tù kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký chung * S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n cña h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ (phô lôc sè 3). Chøng tõ gèc Sæ NhËt ký chung Sæ c¸i Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ NhËt ký ®Æc biÖt Ghi chó: Ghi hµng ngµy: Ghi cuèi th¸ng: §iÕu chiÕu, kiÓm tra: Hµng ngµy. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc, c¸c ®èi t­îng cÇn theo dâi chi tiÕt kÕ to¸n ghi vµo sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt liªn quan. §ång thêi ghi vµo sæ NhËt ký chung, sau ®ã chuyÓn ghi vµo c¸c sæ cã liªn quan. Còng cã tr­êng hîp ®¬n vÞ më sæ nhËt ký mua hµng, th× c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc ghi vµo sæ NhËt ký chung ®Æc biÖt ®Þnh kú hoÆc cuèi th¸ng lÊy sè liÖu liªn quan chuyÓn ghi vµo sæ c¸i. Cuèi th¸ng, cuèi quý, cuèi n¨m céng sè liÖu trªn sæ c¸i lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh, ®ång thêi lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt, sau khi ®èi chiÕu sè liÖu tæng hîp trªn sæ c¸i vµ sæ tæng hîp chi tiÕt sÏ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. ViÖc sö dông h×nh thøc tæ chøc kÕ to¸n tËp trung vµo h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chóng tõ ®· t¹o thuËn lîi cho phßng tµi chÝnh chØ ®¹o nghiÖp vô, ph¸t sinh ®Çy ®ñ vai trß chøc n¨ng cña kÕ to¸n t¹o ®iÒu kiÖn chuyªn m«n ho¸, n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cña nh©n viªn kÕ to¸n ®¶m b¶o sù gi¸m s¸t tËp trung cña kÕ to¸n tr­ëng ®èi víi viÖc qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng kÕ to¸n trong viÖc phèi hîp chÆt chÏ víi c¸c phßng ban kh¸c trong toµn bé c«ng ty. - S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký chøng tõ t¹i c«ng ty Granite Tiªn S¬n trªn phÇn mÒm kÕ to¸n past. S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký chung trªn phÇn mÒm kÕ to¸n fast Chøng tõ gèc KÕ to¸n kiÓm tra vµ ph©n lo¹i chøng tõ KÕ to¸n nhËp chøng tõ vµo m¸y Cung cÊp th«ng tin ®Çu ra M¸y xö lý th«ng tin vµ ®­a ra c¸c s¶n phÈm Sæ (thÎ chi tiÕt) Sæ c¸i tµi kho¶n B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o kÕ to¸n e. HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n - HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n cña c«ng ty gåm cã 2 lo¹i: hÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc, hÖ thèng b¸o c¸o qu¶n trÞ phôc vô cho môc ®Ých qu¶n trÞ theo néi bé t¹i ®¬n vÞ. - HÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh bao gåm c¸c lo¹i: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n hÖ thèng b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. - HÖ thèng b¸o c¸o qu¶n trÞ bao gåm c¸c lo¹i b¸o c¸o: B¶ng kª nhËp xuÊt tån vËt t­ nguyªn liÖu, b¶n ®èi chiÕu c«ng nî víi kh¸ch hµng, b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c¸c tiÓu kho¶n, b¶ng kª c¸c lo¹i chi phÝ, b¸o c¸o tån kho, b¸o c¸o kÕt qu¶ tiªu thô, b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh b¸n hµng bÞ tr¶ l¹i, b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh chiÕt khÊu cho kh¸ch hµng, b¸o c¸o vÒ chÝnh s¸ch b¸n hµng, chinhs ¸ch gi¸ c¶ cña c«ng ty, b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh xuÊt khÈu hµng ho¸ cña c«ng ty, b¶ng kª t×nh h×nh t¹m øng cho c«ng nh©n viªn, b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh hao phÝ nguyªn vËt liÖu trong s¶n xuÊt. 1.2. T×nh h×nh thùc hiÖn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty Granite Tiªn S¬n 1.2.1. §Æc ®iÓm, t×nh h×nh qu¶n lý vµ ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty Granite Tiªn S¬n 1.2.1.1. §Æc ®iÓm ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu C«ng ty Granite Tiªn S¬n lµ mét c«ng ty kinh doanh vµ sö dông rÊt nhiÒu lo¹i vËt liÖu víi khèi l­îng lín. Nh÷ng nguyªn vËt liÖu cã tÝnh chÊt hãa häc vµ sö dông trong c¸c quy tr×nh vµ c«ng dông kh¸c nhau cho nªn vÊn ®Ò qu¶n lý nguyªn vËt liÖu sao cho khoa häc, chÆt chÏ vÕ sè l­îng, gi¸ trÞ còng nh­ viÖc theo dâi vµ ph©n lo¹i. §Ó viÖc theo dâi hiÖu qu¶ t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu th× c«ng ty tiÕn hµnh m· hãa trªn m¸y tÝnh nh­ sau: M· vËt t­ Tªn VËt t­ NL Nhãm Nguyªn liÖu chÝnh ME Nhãm men MA Nhãm mµu DG Nhãm nhiªn liÖu (gåm dÇu vµ gas) VLP Nhãm vËt liÖu phô PT Nhãm phô tïng kh¸c §Ó thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý, c«ng ty cßn ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu nh­ sau: - Nguyªn liÖu chÝnh: cao lanh, ®Êt sÐt - Nguyªn liÖu phô: men, mµu - Nhiªn liÖu: ®iÖn, dÇu, gas - Phô tïng: M«dun, èng kÏm, bi sø §Ó qu¶n lý vËt t­ võa ®¶m b¶o cho yªu cÇu tiÕp nhËn vËt t­ nhanh chãng, chÝnh x¸c, ®¶m b¶o cho viÖc xuÊt dïng ®Çy ®ñ, kÞp thêi. Nhµ m¸y ®· tæ chøc bé phËn tiÕp nhËn vËt t­ theo ®óng quy ®Þnh, ®¶m b¶o n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vËt liÖu, gi¶m chi phÝ. H¬n thÕ n÷a viÖc b¶o qu¶n, dù tr÷ nguyªn vËt liÖu còng rÊt chó träng. VÒ viÖc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nhµ m¸y thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c quy ®Þnh vÒ chøng tõ, sæ s¸ch thñ tôc nhËp xuÊt. VÒ chi phÝ nguyªn vËt liÖu nhµ m¸y qu¶n lý theo ®Þnh møc tiªu hao phßng vËt t­, phßng kÕ ho¹ch c¨n cø vµo nhu cÇu s¶n xuÊt ®Ó x©y dùng ®Þnh møc vÒ vËt t­ cho tõng s¶n phÈm. 1.2.2. §Æc ®iÓm tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu ViÖc tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu, c«ng ty thùc hiÖn theo nguyªn t¾c gi¸ vèn thùc tÕ v× vËy c«ng ty tÝnh thuÕ theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ nªn gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu ngoµi lµ gi¸ kh«ng bao gåm thuÕ GTGT> ViÖc tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho th× c«ng ty tÝnh theo ph­¬ng ph¸p gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. ViÖc tÝnh to¸n th× ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y tÝnh nh­ sau: §Õn cuèi th¸ng dùa trªn sè l­îng vµ gi¸ trÞ tån ®Çu th¸ng, sè l­îng vµ gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp trong th¸ng ®ã, tõ ®ã m¸y tÝnh sÏ tù ®éng tÝnh ra ®¬n gi¸ b×nh qu©n cña nguyªn vËt liÖu xuÊt ra trong th¸ng. TÝnh theo ph­¬ng ph¸p nµy cho phÐp x¸c ®Þnh chÝnh x¸c gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho. 1.2.3. Yªu cÇu qu¶n lý nguyªn vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu lµ yÕu tè ®Çu vµo cho c¸c qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Cho nªn vÊn ®Ò b¶o qu¶n tèt nguyªn vËt liÖu, gi¶m thiÓu hao hôt, mÊt m¸t th× c«ng ty x©y dùng hÖ thèng kho vµ bÕn b·i ®ñ tiªu chuÈn kü thuËt.Cã sù s¾p xÕp, bè trÝ nh©n viªn thñ kho vµ thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô xuÊt kho. 1.2.2.H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty ®­îc ¸p dông h¹ch to¸n chi tiÕt theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song. 1.2.2.1. Chøng tõ sö dông ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu sö dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. Theo ph­¬ng ph¸p nµy c¸c chøng tõ mµ c«ng ty ®ang ¸p dông ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt. - PhiÕu nhËp kho - PhiÕu xuÊt kho - ThÎ kho - PhiÒu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ - Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ - Hãa ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng C¨n cø vµo c¸c chøng tõ kÕ to¸n lËp b¶ng kª, c¸c sæ s¸ch 1.2.2.2. Néi dung h¹ch to¸n a) T¹i kho HiÖn nay, nguyªn vËt liÖu mua vÒ ®­îc b¶o qu¶n trong c¸c kho kh¸c nhau tïy theo tõng lo¹i. T¹i mçi kho thñ kho dïng c¸c thÎ kho ®Ó theo dâi t×nh h×nh, nhËp, xuÊt tån cña tõng lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng. ThÎ kho ®­îc më cho tõng doanh ®iÓm vËt t­ ë tõng kho. Hµng ngµy khi cã c¸c nghiÖp vô x¶y ra th× thñ kho kiÓm tra sè l­îng thùc nhËp, thùc xuÊt víi sè l­îng ghi trªn c¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nµy thñ kho ghi thÎ kho vËt liÖu liªn quan, cuèi ngµy tÝnh ra sè tån vµ ghi vµo thÎ kho. Hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú thñ kho chuyÓn toµn bé phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho lªn phßng kÕ to¸n. Cuèi th¸ng, thñ kho céng tæng nhËp, tæng xuÊt vËt liÖu trong th¸ng vµ sè tån cuèi th¸ng cña tõng doanh ®iÓm vËt liÖu ®Ó ®«n ®èc ®èi chiÕu víi b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån do kÕ to¸n lËp. Ta cã thÎ kho vµo th¸ng 1 n¨m 2006 nh­ sau: BiÓu 01: ThÎ kho Ngµy lËp thÎ: Th¸ng 1 n¨m 2006 Tê sè: Tªn, nh·n, quy c¸ch vËt t­: Bét x­¬ng cao lanh §¬n vÞ tÝnh: kg M· sè: NL 1001 STT Chøng tõ TrÝch yÕu Ngµy N-X Sè l­îng Ký x¸c nhËn KT SH NT NhËp XuÊt Tån Tån ®Çu kú 30.000 03 4/1 NhËp vËt t­ 5/1 40.000 70.000 04 4/1 XuÊt vËt t­ cho PXSX 6/1 20.000 50.000 05 7/1 XuÊt vËt t­ cho PXSX 7/1 20.000 30.000 08 8/1 NhËp vËt t­ cña c«ng ty KYSB 10/1 100.000 130.000 12 13/1 XuÊt vËt t­ cho PXSX 13/1 10.000 120.000 25 17/1 XuÊt vËt t­ cho PXSX 10.000 110.000 29 27/1 XuÊt vËt t­ cho PXSX 27/1 25.000 85.000 Tæng céng 140.000 85.000 85.000 T¹i phßng Nguyªn vËt liÖu ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song vµ më sæ kÕ to¸n theo dâi chi tiÕt cho tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. Khi cã c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt kho t× kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nhËp c¸c phiÕu xuÊt kho, nhËp kho vµ ghi sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®Ó theo dâi. Cuèi th¸ng, cuèi quý, cuèi n¨m. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu dùa trªn c¸c phiÕu nhËp kho, xuÊt kho lµm nªn c¸c b¶ng kª phiÕu nhËp kho, xuÊt kho. C¸c b¶ng kª ®­îc lËp theo tr×nh tù thêi gian vµ riªng cho tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu.Tõ c¸c b¶ng kª nµy kÕ to¸n cã thÓ tæng hîp ®­îc gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt ®Ó ®èi chiÕu so s¸nh víi b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tèn, ®èi chiÕu víi sæ c¸i tµi kho¶n 152. Tõ c¸c phiÕu nhËp kho, xuÊt kho ta cã b¶ng kª phiÕu nhËp kho, xuÊt kho trong Th¸ng 1/2006 nh­ sau: BiÓu 02: B¶ng kª phiÕu nhËp Tõ ngµy 01/01/2006 ®Õn 31/01/2006 Chøng tõ DiÔn gi¶i §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ngµy Sè 01/01 01 NhËp men mµu 1) Fsit FAT 2161 Kg 50.000 11.000 550.000.000 2) Fsit SBT 0003 Kg 3.000 2.700 8.100.000 Céng 558.100.000 03/1 05 NhËp Modun PSKD 1432 Modun-C200HSCPV21E Bé 1 34.000.000 34.000 PSKD 1487 Modun CMV3-2350T Bé 1 67.000.000 67.000.000 Céng 101.000.000 10/1 12 NhËp bét cao lanh X­¬ng cña c«ng ty KSYB NL 1001-Bét cao lanh x­¬ng Kg 1.00.000 605 605.000.000 Céng 605.000.000 Tæng céng 1.264.000.000 BiÓu 03: B¶ng kª phiÕu xuÊt Tõ ngµy 1/01/2006 ®Õn 31/01/2006 Chøng tõ DiÔn gi¶i §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ngµy Sè 02/01 PX01 XuÊt dÇu cho xe n©ng KOMATSU DG1001-DÇu Diezen lÝt 200 7.500 1.500.000 Céng 1.500.000 03/1 PX02 XuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt NL 1003-§Êt sÐt Tróc Trén NL 1005-Feld par V¨n Bµn kg kg 20.000 5.000 500 525 10.000.000 2.625.000 Céng 12.625.000 10/1 PX15 XuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt NL 1001 - Bét cao lanh X­ëng Kg 15000 605 9.075.000 Céng 9.075.000 Tæng céng 23.200.000 Ngoµi hai b¶ng kª trªn, th× cuèi kú kÕ to¸n lËp b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tèn. ViÖc lËp b¶ng kª ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: Th¸ng ®Çu tiªn cña n¨m, kÕ to¸n vËt liÖu vµo c¸c sè d­ ®Çu kú víi tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu,th¸ng sau m¸y sÏ tù chuyÓn tõ sè d­ th¸ng tr­íc sang. Khi cã c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt ph¸t sinh th× sè l­îng vµ gi¸ trÞ nhËp kho, xuÊt kho cña tõng danh ®iÓm vËt t­ sÏ ®­îc l­u vµo m¸y tÝnh: Cuèi kú, th× nhËp m· vËt liÖu ta sÏ cã sè liÖu vÒ tæng sè l­îng vµ gi¸ trÞ nhËp kho, xuÊt kho trong kú cña lo¹i vËt liÖu ®ã. Tõ c¸c nhËp kho, phiÕu xuÊt kho ph¸t sinh ta cã b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån cuèi th¸ng nh­ sau: B¶ng tæng hîp NhËp - xuÊt - tån STT M· VT Tªn vËt t­ §¬n vÞ Tån ®Çu kú NhËp trong kú XuÊt trong kú Tån cuèi kú SL TT SL TT SL TT SL TT Nhãm NL chÝnh 9450857520 4120456000 4689457000 8881856520 1 NL1001 Cao lanh x­¬ng Kg 31.00 18.755.000 100.000 60500000 70000 42350000 6.1000 36905000 2 NL1002 §olomt Thanh Hãa Kg 9.800 5.233.200 12.000 6408000 15.000 8.010.000 6800 3631200 3 NL1003 §Êt sÐt Tróc Th«n Kg 120.000 57.120.00 500.000 238000000 400.000 1.90400000 220000 104720000 4 NL1004 Bi sø néi Kg 10.929 551.530 110.032 52781500 116748 55012300 4213 3284580 ME Nhãm men Kg 1 ME 1001 Nhãm Men 302/243 Kg 98.270 1.235.869.000 98270 1235869000 2 ME 1003 Men 391/7/Co Kg 48.900 26003000 10000 4317600 2.000 10635170 38900 20689030 3 ME 1004 Fsit I603 Kg 53.808 4280070 42760 3399420 11048 880650 4 ME 1037 Fsit G1229 Kg 8700 2319379 10000 2760000 18700 5079379 Céng th¸ng 18426379149 9120789000 11926721000 15620447149 Nh­ vËy viÖc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song t¹i C«ng ty Granite Tiªn S¬n ®­îc kh¸i qu¸t qua s¬ ®å sau: S¬ ®å 10: S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty g¹ch Granite Tiªn S¬n PhiÕu nhËp kho B¶ng tæng hîp NhËp, xuÊt, tån PhiÕu xuÊt kho ThÎ kho KÕ to¸n tæng hîp B¶ng kª phiÕu nhËp kho B¶ng kª phiÕu xuÊt kho Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi kú §èi chiÕu §Ó h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n c«ng ty cßn sö dông chi tiÕt ®Ó theo dâi nguyªn vËt liÖu xuÊt trong kú. ViÖc lËp sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu nµy nh­ sau: Th¸ng ®Çu tiªn cña n¨m kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i vµo sè d­ ®Çu kú cña tÊt c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu, viÖc nµy chØ thùc hiÖn 1 lÇn, cßn sè liÖu cña th¸ng sau sÏ do kÕ to¸n m¸y lµm. BiÓu sè 05: Sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu Th¸ng 1/2006 Tªn tµi kho¶n: 152 C1521 Tªn kho: K01 Tªn vËt liÖu: Bét cao lanh x­¬ng §¬n vÞ tÝnh: Kg Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §­ §¬n gi¸ NhËp XuÊt Tån SL TT SL TT SL TT Sè d­ ®Çu th¸ng 605 31.000 18.755.000 08 08/1 NhËp vËt t­ 331 605 100.000 60.500.000 131.000 79.255.000 15 08/1 XuÊt vËt t­ PXSX 621 605 15.000 9075.000 116.000 70.180.000 25 09/1 XuÊt PXSX 621 605 20.000 12.100.000 96.000 58.080.000 27/1 10/1 XuÊt PXSX 621 605 35.000 21.175.000 61.000 36905.000 Tæng céng 100.000 60.500.000 70.000 42350000 61.000 36905.000 1.2.3. H¹ch to¸n thu mua vµ nhËp kho nguyªn vËt liÖu ViÖc lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt th× c«ng ty tiÕn hµnh lËp kÕ ho¹ch thu mua nguyªn vËt liÖu dùa trªn kh¶ n¨ng vµ nhu cÇu s¶n xuÊt cña c«ng ty. C«ng ty thu mua nh÷ng nguyªn vËt liÖu chÝnh ®Ó phèi liÖu s¶n xuÊt: x­ëng g¹ch èp l¸t nh­: ®Êt sÐt, cao lanh, Feldspar, §olimÝt. Nguyªn vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt chñ yÕu lµ mua ë trong n­íc vµ mét sè vËt liÖu nhËp khÈu tõ n­íc ngoµi. 1.2.3.1. Nguyªn vËt liÖu mua trong n­íc - Nguyªn vËt liÖu ®­îc mua tõ c¸c nguån nh­: ®Êt sÐt ®­îc cung cÊp tõ má sÐt Tróc Th«n - ChÝ Linh - H¶i D­¬ng, Fedls par ®­îc cung cÊp ë Lµo Cai, Yªn B¸i, §«lªmit th× ë Thanh Hãa. - C¸c nguyªn vËt liÖu ®­îc mua d­íi d¹ng ký hîp ®ång víi c«ng ty kho¸ng s¶n. Mét sè mÉu hîp ®ång, hãa ®¬n GTGT, biªn b¶n nghiÖm thu nguyªn vËt liÖu, phiÕu giao nhËn vËt t­, phiÕu nhËp kho nh­ sau: BiÓu 06: hîp ®ång mua b¸n Ngµy 3 th¸ng 1 n¨m 2006 (Sè 01 n¨m 2006) Bªn b¸n: C«ng ty kho¸ng s¶n Yªn B¸i §Þa chØ: 393 ®­êng §iÖn Biªn - ph­êng Minh T©m - thÞ x· Yªn B¸i Bªn mua: C«ng ty g¹ch Granite Tiªn S¬n §Þa chØ: Khu c«ng nghiÖp Tiªn S¬n - B¾c Ninh Hai bªn ký hîp ®ång mua b¸n víi nh÷ng ®iÒu kho¶n sau: §iÒu 1: Tªn hµng, sè l­îng, ®¬n gi¸, thµnh tiÒn Tªn hµng: Bét cao lanh x­¬ng, sè l­îng 100.000 kg §¬n gi¸ gèc 605®/kg ThuÕ GTGT: 10%; tæng gi¸ trÞ thanh to¸n: 66.550.000® §iÒu 2: Quy c¸ch, chÊt l­îng Cì h¹t = 35%; ®é Èm < 5% SiO2 53% §é tr¾ng: 74% §iÒu 3: Bao b×, ®ãng gãi §ãng gãi trong bao, träng l­îng 50 kg §iÒu 4: Hµng ®­îc giao t¹i C«ng ty g¹ch Granite Tiªn S¬n tõ ngµy 8/1/2006 ®Õn ngµy 13/1/2006 §iÒu 5: Thanh to¸n muén nhÊt lµ ngµy 25/2/2006 §iÒu 6: Hai bªn thùc hiÖn ®óng hîp ®ång §¹i diÖn bªn b¸n §¹i diÖn bªn mua Hîp ®ång ®­îc thùc hiÖn ngµy 7/1/2006, c«ng ty nhËn ®­îc hãa ®¬n cña c«ng ty kho¸ng s¶n Yªn B¸i nh­ sau: Hãa ®¬n (GTGT) Liªn 2: (giao cho kh¸ch hµng) N: 1289 Ngµy 7 th¸ng 1 n¨m 2006 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty kho¸ng s¶n Yªn B¸i §Þa chØ: 393 §iÖn Biªn - Yªn B¸i §iÖn tho¹i: MST: 52001175191 Hä vµ tªn ng­êi mua hµng: C«ng ty Granite Tiªn S¬n §Þa chØ: Khu C«ng nghiÖp Tiªn S¬n - B¾c Ninh H¹n thanh to¸n : Thanh to¸n sau STT Tªn hµng hãa §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 Bét cao lanh x­¬ng Kg 100.000 605 60.500.000 Céng tiÒn hµng 60.500.000 ThuÕ GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT 6.050.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 66.550.000 Sè tiÒn b»ng ch÷: S¸u m­¬i triÖu ba tr¨m n¨m m­¬i ba ngµn ®ång ch½n Ng­êi mua hµng (Ký, ghi râ hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, ghi râ hä tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) Sau khi nhËn hãa ®¬n GTGT th× nh©n viªn thu mua vËt liÖu mang vÒ phßng kÕ ho¹ch ®Ó kiÓm tra ®èi chiÕu víi hîp ®ång vµ kÕ ho¹ch thu mua ®Ó cã quyÕt ®Þnh nhËn hµng hay kh«ng. §èi víi c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh nµy, tr­íc khi nhËp kho phßng kü thuËt lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vµ tiÕn hµnh kiÓm tra quy c¸ch, chÊt l­îng. Sau khi kiÓm tra th× kÕt qu¶ ®­îc ghi vµo biªn b¶n nghiÖm thu nguyªn vËt liÖu nhËp kho. BiÓu 08: Biªn b¶n nghiÖm thu nguyªn vËt liÖu nhËp kho B¾c Ninh, ngµy 8 th¸ng 1 n¨m 2006 T¹i C«ng ty Granite Tiªn S¬n, gåm cã: 1, ¤ng NguyÔn V¨n ChiÕn - Qu¶n ®èc ph©n x­ëng s¶n xuÊt 2, ¤ng NguyÔn V¨n ThuËn - Thñ kho nguyªn vËt liÖu 3, ¤ng TrÞnh Ngäc B¶o - Tr­ëng phßng kü thuËt 4, Bµ NguyÔn ThÞ Hång - Phßng kÕ ho¹ch Sau khi kiÓm tra sè l­îng vµ chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu nhËp kho do c«ng ty kho¸ng s¶n Yªn B¸i cung cÊp trong th¸ng 1 n¨m 2006. Theo c¸c chøng tõ kÌm theo sau: Hãa ®¬n GTGT sè 1289 ngµy 7/1/ 2006 B¶n kÕt qu¶ ph©n tÝch thµnh phÇn hãa häc B¶n theo dâi kÕt qu¶ vÒ ®é Èm nguyªn vËt liÖu nhËp kho. KÕt luËn: ®ñ sè l­îng, chÊt l­îng tèt Phßng KÕ ho¹ch Thñ kho Phßng kü thuËt Qu¶n ®èc PX §èi víi mét sè nguyªn vËt liÖu c«ng ty mua trªn thÞ tr­êng mµ kh«ng ph¶i ký hîp ®ång cung cÊp th× khi vËt liÖu vÒ kho th× nh©n viªn phßng kü thuËt sÏ lËp phiÕu giao nhËn vËt t­ dùa trªn ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n. Ngµy 8/1/2006 c«ng ty mua M«dun cña c«ng ty Th­¬ng m¹i vµ dÞch vô kinh doanh xuÊt khÈu tæng hîp theo hãa ®¬n GTGT sè 50 Tr­íc khi nhËp kho nguyªn vËt liÖu th× c«ng ty lËp phiÕu giao nhËn vËt t­ nh­ sau: BiÓu 09: phiÕu giao nhËn vËt t­ B¾c Ninh, ngµy 8 th¸ng 1 n¨m 2006 T¹i C«ng ty Granite Tiªn S¬n, gåm cã: 1, ¤ng NguyÔn Ngäc CÇn: ®¹i diÖn c«ng ty Th­¬ng m¹i vµ dÞch vô kinh doanh XNK tæng hîp 2, ¤ng NguyÔn V¨n ThuËn: Thñ kho Cïng giao nhËn sè vËt t­ nh­ sau: STT Tªn, quy c¸ch s¶n phÈm M· ký hiÖu §¬n vÞ Sè l­îng Ghi chó 1 Bé Modun C3000-HX PT124 Bé 1 2 Modun CHB1-NA200 PT104 Bé 1 Ng­êi giao Thñ kho bªn nhËn VËt liÖu sau khi ®­îc kiÓm nghiÖm th× phßng kÕ to¸n lËp phiÕu nhËp kho vËt liÖu. Sau ®ã th× c¸c phiÕu nhËp kho ®­îc cËp nhËt vµo m¸y tÝnh ®Ó xö lý d÷ liÖu. BiÓu 10: phiÕu nhËp kho B¾c Ninh, ngµy 8 th¸ng 1 n¨m 2006 Chøng tõ sè 08 Liªn 2 Ng­êi giao dÞch: Anh Ph­¬ng §Þa chØ phßng kÕ ho¹ch DiÔn gi¶i: NhËp vËt t­ theo hîp ®ång sè 1289 ngµy 7/1/2006 NhËp kho t¹i: K01 D¹ng nhËp: ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (331) STT Tªn vËt t­ TK vËt t­ M· vËt t­ §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 Bét cao lanh x­¬ng 1521 NL1001 kg 100.000 605 60.500.000 Tæng tiÒn hµng: 60.500.000 ThuÕ GTGT: 6.050.000 Tæng tiÒn thanh to¸n: 66.550.000 ViÕt b»ng ch÷: s¸u m­¬i s¸u triÖu n¨m tr¨m, n¨m m­¬i ngh×n Ng­êi giao hµng Thñ kho Phô tr¸ch KT tr­ëng TT ®¬n vÞ PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp lµm 3 liªn. Ng­êi giao hµng mang phiÕu nhËp kho x­ëng kho vËt liÖu… Thñ kho kiÓm tra vËt liÖu nhËp kho, thñ kho ghi vµo thÎ kho, cßn 2 liªn cßn l¹i chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n. Dùa trªn c¸c phiÕu nhËp kho, hãa ®¬n GTGT vµ c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan, kÕ to¸n ghi vµo sæ NhËt ký chung sau ®ã ghi sæ c¸i tµi kho¶n 152 vµ c¸c sæ chi tiÕt cã liªn quan tïy h×nh thøc thanh to¸n. ViÖc thanh to¸n tiÒn mua nguyªn vËt liÖu chÝnh nhËp kho th× c«ng ty mua tr¶ chËm hoÆc tr¶ b»ng tiÒn göi ng©n hµng. ViÖc thanh to¸n víi ng­êi b¸n ®­îc theo dâi trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Sè nµy ®­îc lËp riªng cho tõng ng­êi b¸n. Víi nghiÖp vô nhËp bét x­¬ng cao lanh cña c«ng ty kho¸ng s¶n Yªn B¸i, c¨n cø vµo hãa ®¬n GTGT sè 1289 ngµy 7 th¸ng 1 n¨m 2006, phiÕu nhËp kho sè 08 ngµy 8/1/2006, kÕ to¸n vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 1521: 60.500.000 Nî TK 133: 6.050.000 Cã TK 331 - KSYB 66.550.000 KÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n nh­ sau: BiÓu 011: sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Tõ ngµy 1/1/2006 ®Õn ngµy 31/1/2006 M· kh¸ch hµng: KH - 03 c«ng ty kho¸ng s¶n Yªn B¸i Lo¹i tiÒn: VN§ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 1289 NhËp bét cao lanh x­¬ng 1521 6.050.000 1331 605.000 6.655.000 1482 15/1 NhËp Feldpar 1521 190.000.000 275550000 1331 19.000.000 20.900.000 1123 25/2 Thanh to¸n cho ng­êi b¸n (HD 1289) 112 66.550.000 31/1 D­ cuèi kú 209.000.000 Trong tr­êng hîp mua nguyªn vËt liÖu tr¶ b»ng tiÒn göi ng©n hµng th× kÕ to¸n c¨n cø vµo giÊy b¸o nî, hãa ®¬n GTGT vµ phiÕu nhËp kho kÕ to¸n h¹ch to¸n. Ngµy 15/1/2006 c«ng ty nhËp bét ®¸ theo hãa ®¬n 400 cña C«ng ty hãa chÊt ViÖt Tr×, thanh to¸n b»ng chuyÓn kho¶n theo giÊy b¸o nî sè 459 vËt liÖu nhËp kho theo phiÕu nhËp kho sè 17 kÕ to¸n ®Þnh kho¶n vµ ghi sæ nh­ sau: BiÓu 12: GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n KÝnh göi: Gi¸m ®èc c«ng ty Granite Tiªn S¬n Tªn t«i lµ: NguyÔn Sü Hµ C«ng t¸c t¹i: Phßng kÕ ho¹ch §­îc gi¸m ®èc giao nhiÖm vô mua vËt t­ phôc vô cho s¶n xuÊt T«i cã chi c¸c kho¶n sau: Thanh to¸n tiÒn mua Modun QN12 vµ M«dun CXN23 ®· nhËp kho theo c¸c chøng tõ sau: PhiÕu nhËp kho sè 03 ngµy 4/1/2006: 35.750.000 Tæng céng: 35.750.000 B»ng ch÷: Ba m­¬i n¨m triÖu b¶y tr¨m n¨m m­¬i ngh×n ®ång ch½n T«i xin cam ®oan c¸c kho¶n chi trªn lµ ®óng sù thËt, nÕu cã sai xãt t«i xin chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm. B¾c Ninh, ngµy 7 th¸ng 1 n¨m 2006 Ng­êi ®Ò nghÞ Phô tr¸ch bé phËn Gi¸m ®èc duyÖt KÕ to¸n kiÓm tra giÊy ®Ò nghÞ trªn vµ lËp giÊy thanh to¸n t¹m øng nh­ sau: BiÓu 13: giÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng Ngµy 7 th¸ng 1 n¨m 2006 Hä vµ tªn ng­êi thanh to¸n: NguyÔn Sü Hµ §Þa chØ: Phßng kÕ ho¹ch DiÔn gi¶i Sè tiÒn I. Sè tiÒn t¹m øng 40.000.000 II. Sè tiÒn ®· chi 1. Chøng tõ sè 03 ngµy 4/1/2006 35.750.000 III. Sè chªnh lÖch 1. Sè t¹m øng chi kh«ng hÕt 2. Chi qu¸ sè t¹m øng 4.250.000 4.250.000 0 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng KT thanh to¸n Ng­êi thanh to¸n NghiÖp vô nµy ®­îc kÕ to¸n vµo sæ nh­ sau: Nî TK 1524 32.500.000 Nî TK 133 3.250.000 Cã TK 141 35.750.000 Sè tiÒn t¹m øng ®Ó mua nguyªn vËt liÖu ®­îc vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n t¹m øng, sè nµy ®­îc më theo dâi tõng ®èi t­îng vµ ghi chÐp t­¬ng tù sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Ngoµi c¸c h×nh thøc thanh to¸n trªn, chØ cã mét sè Ýt vËt liÖu ®­îc c«ng ty mua b»ng tiÒn mÆt, th­êng lµ c¸c lo¹i vËt liÖu phôc vô viÖc giao dÞch, sö dông ë c¸c phßng ban. C¸c nghiÖp vô thu chi tiÒn ®Òu ®­îc xem xÐt trªn c¸c chøng tõ hîp lý. 1.2.3.2. VËt liÖu nhËp khÈu C«ng ty Granite Tiªn S¬n hiÖn nay ®ang ph¶i nhËp khÈu mét sè lo¹i men dïng trong s¶n xuÊt. C«ng ty hiÖn nay ®ang sö dông hai ph­¬ng thøc chñ yÕu lµ nhËp khÈu trùc tiÕp vµ nhËp khÈu ñy th¸c. NhËp khÈu trùc tiÕp h×nh thøc thanh to¸n chñ yÕu lµ gi¸ thùc tÕ hoÆc ngo¹i tÖ lu©n chuyÓn kho¶n. C«ng ty dïng tû gi¸ thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ, tû gi¸ nµy ®­îc cÊp nhËp theo tû gi¸ thùc tÕ t¹i thêi ®iÓm x¶y ra nghiÖp vô … C¨n cø vµo giÊy th«ng b¸o nhËn hµng vµ c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn hµng nhËp khÈu kÕ to¸n ghi vµo sæ nhËt ký chung vµ c¸c sæ cã liªn quan theo ®Þnh kho¶n sau. Nî TK 152: gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho Cã TK 112, 331: tÝnh theo tû gi¸ thùc tÕ Cã Tk 3333: thuÕ nhËp khÈu ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK: 1332 Cã TK 3331 (33312): ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu Trong ®ã: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu b»ng gi¸ mua ghi trªn hãa ®¬n thanh to¸n cña ng­êi b¸n + thuÕ nhËp khÈu + c¸c chi phÝ ph¸t sinh… NÕu nh­ mua nhiÒu lo¹i nguyªn vËt liÖu kh¸c nhau th× chi phÝ mua hµng nhËp khÈu ®­îc ®¬n vÞ ph©n bæ cho tõng lo¹i theo tiªu thøc sè l­îng. VÝ dô: Ngµy 3/2/2006 c«ng ty nhËp khÈu men Fht theo sè hãa ®¬n 1078 cña h·ng Carmadi ch­a tr¶ tiÒn BiÓu 14: COmmercial inxoice (Hãa ®¬n th­¬ng m¹i) No (sè) 1078 Date (ngµy): 3 th¸ng 2 n¨m 2006 For account and sisle of messrs (kh¸ch hµng): Granite Tiªn S¬n Company - ViÖt Nam Add (®Þa chØ): Tiªn Son - Bac Ninh Cmmodity (hµng hãa): Leaven for brick prodution (men dïng s¶n xuÊt) No (sè) Commodity (hµng hãa) Quantity (sè l­îng) (g) Unit price (®ñ gi¸ USD/kg) Amount (thµnh tiÒn) (USD) 1 Ceramic 40.000 0,705 28.200 Tæng céng 28.200 KÕ to¸n tiÕn hµnh lËp phiÕu nhËp kho. Tû gi¸ thùc tÕ t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô lµ: 1 USD = 15.880 Chi phÝ vËn chuyÓn tÝnh vµo gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho cña sè hµng trªn lµ: 800.000 VN§ Gi¸ thùc tÕ nhËp kho = 15.880 x 28.200 = 447816.000 VN§ C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho kÕ to¸n ghi sæ nh­ sau: Nî TK 1522: 48.566.000 Cã TK 331: 47.816.000 Cã TK 111: 750.000 ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 1332: 44.781. 600 Cã TK 33312: 44.781.600 1.2.4.1. H¹ch to¸n gi¶m nguyªn vËt liÖu ViÖc xuÊt vËt liÖu t¹i c«ng ty Granite Tiªn S¬n chñ yÕu lµ xuÊt cho nhu cÇu s¶n xuÊt s¶n phÈm ë ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Ngoµi ra vËt liÖu cßn ®­îc xuÊt kho cho ph©n x­ëng c¬ ®iÖn, xuÊt cho bé phËn qu¶n lý, b¸n hµng, c¸c phßng ban vµ cã thÓ b¸n ra ngoµi. Khi cã nhu cÇu sö dông vËt liÖu th× nh©n viªn bé phËn sö dông vËt liÖu sÏ viÕt yªu cÇu xuÊt vËt t­, phô tïng trong ®ã cÇn ph¶i tr×nh bµy râ nh÷ng danh môc vËt t­ cÇn lÜnh cô thÓ víi yªu cÇu chÊt l­îng, sè l­îng. Khi cã nhu cÇu men Fsit ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm th× nh©n viªn ph©n x­ëng s¶n xuÊt viÕt phiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­ nh­ sau: BiÓu 15: PhiÕu yªu cÇu cÊp vËt liÖu Tªn t«i lµ: Bïi Quang Huy Thuéc bé phËn: Ph©n x­ëng s¶n xuÊt §Ò nghÞ cÊp vËt liÖu sau: Ng­êi nhËn: Anh Long STT Tªn, ký hiÖu §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §Ò nghÞ Thùc xuÊt 1 Men FrÝt kg 15.000 DuyÖt Phô tr¸ch bé phËn Ng­êi ®Ò nghÞ Nh÷ng ng­êi cã liªn quan ký vµo phiÕu yªu cÇu råi chuyÓn lÖnh do gi¸m ®èc duyÖt sau ®ã phiÕu yªu cÇu ®­îc chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n. §Ó tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu sÏ nhËp sè d­ ®Çu th¸ng vµ c¸c nghiÖp vô trong th¸ng th× ®Õn cuèi th¸ng m¸y tÝnh sÏ tù tÝnh gi¸ trung b×nh. Dùa trªn nh÷ng sè liÖu trªn kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt kho, lËp ba liªn. Ba liªn phiÕu xuÊt kho chuyÓn cho ng­êi phô tr¸ch vËt t­ vµ thñ tr­ëng ®¬n vÞ ký, råi giao cho ng­êi lÜnh mang xuèng kho ®Ó lÜnh vËt t­. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho, thñ kho xuÊt vËt liÖu. Sau khi ®· cã ®ñ ch÷ kü, thñ kho göi l¹i mét liÖu, liªn cßn l¹i dïng ®Ó ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu. C¨n cø vµo phiÕu yªu cÇu trªn, kÕ o¸n lËp phiÕu xuÊt kho BiÓu 16: PhiÕu xuÊt kho Ngµy 08/1/2006 Ng­êi giao dÞch: Bïi Quang Huy §¬n vÞ: Ph©n x­ëng s¶n xuÊt §Þa chØ: C«ng ty Granite Tiªn S¬n XuÊt kho: K01 D¹ng xuÊt: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp 621 (6212, 6213) STT Tªn vËt t­ KT vËt t­ M· vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 Bét cao lanh x­¬ng 1521 NL1001 Kg 15.000 605 9045000 Tæng céng: 9.045.000 Ng­êi nhËn Thñ kho Phô tr¸ch VT Kª to¸n tr­ëng TT ®¬n vÞ PhiÕu xuÊt khi cã x¸c nhËn cña thñ kho vÒ sè l­îng thùc xuÊt lµ c¨n cø ®Ó kÕ to¸n h¹ch to¸n vµ ghi sæ. Tr×nh tù h¹ch to¸n tæng hîp vµ ghi sæ víi c¸c tr­êng hîp sau. 1. XuÊt vËt liÖu s¶n xuÊt s¶n phÈm §èi t­îng lµ c¸c lo¹i s¶n phÈm: G¹ch 200 x 200; 300 x 3000, 400 x 400, 500 x 500. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt cho lo¹i s¶n phÈm vµ tËp hîp vµo b¶ng xuÊt vËt liÖu s¶n xuÊt s¶n phÈm. C¨n cø b¶ng kª nµy vµ c¸c phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n tËp hîp thµnh chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp cho tõng lo¹i s¶n phÈm vµo sæ s¸ch kÕ to¸n chi tiÕt TK 621 - chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp, chi tiÕt thµnh c¸c tµi kho¶n TK 6211, TK 6212, TK 6213, TK 6214 vµ ghi sæ nh­ sau Nî TK 6211: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp cho S/P 200 x 200 Nî TK 6212: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp cho S/P 400 x 400 Nî TK 6214: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp cho S/P 500 x 500 Cã TK 152: (Chi tiÕt vËt liÖu); Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho 1.2.4.2. XuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt chung VËt liÖu dïng cho nhu cÇu s¶n xuÊt chung chñ yÕu lµ c¸c lo¹i vËt liÖu phô nh­: x¨ng, dÇu, nhiªn liÖu, phô tïng thay thÕ, vËt liÖu xuÊt cho s¶n xuÊt chung kh«ng chi tiÕt cho tõng lo¹i s¶n phÈm mµ ®­îc tËp hîp chung vµ ph©n bæ cho tõng lo¹i s¶n phÈm theo nh÷ng tiªu thøc thÝch hîp: §Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 6272: chi phÝ vËt liÖu cho s¶n xuÊt chung Cã TK 152 (chi phÝ vËt liÖu): gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho 1.2.4.3. XuÊt vËt liÖu cho nhu cÇu qu¶n lý Ngoµi phôc vô cho s¶n xuÊt, vËt liÖu cßn ®­îc xuÊt kho sö dông cho nhu cÇu qu¶n lý, khi ®ã kÕ to¸n ghi sæ nh­ sau: Nî TK 6422: chi phÝ vËt liÖu cho qu¶n lý doanh nghiÖp Cã TK 152: (chi phÝ vËt liÖu) gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho Theo phiÕu xuÊt kho sè 31 ngµy 17/1/2006 xuÊt vËt liÖu kh¸c phôc vô cho nhu cÇu qu¶n lý, kÕ to¸n ghi nh­ sau: Nî TK 6422 15.320.000 Cã TK 1528 15.320.000 1.2.4.4. XuÊt vËt liÖu phôc vô b¸n hµng Khi bé phËn b¸n hµng mµ cã nhu cÇu sö dông vËt liÖu th× ph¶i viÕt phiÕu yªu cÇu nh­ nghiÖp vô nµy ®­îc ghi sæ nh­ sau: Nî TK 6412: Chi phÝ vËt liÖu cho b¸n hµng Cã TK 152 (chi tiÕt vËt liÖu) VÝ dô: Theo phiÕu xuÊt kho sè 49: ta cã ®Þnh kho¶n sau: Nî TK: 6412 10.050.100 Cã TK 152 10.050.100 1.2.4.5. XuÊt vËt liÖu b¸n ra bªn ngoµi Khi c¸c ®¬n vÞ kh¸c mµ cã nhu cÇu mua nguyªn vËt liÖu cña c«ng ty th× lóc ®ã phßng kinh doanh viÕt phiÕu yªu cÇu ®­a lªn gi¸m s¸t duyÖt, sau ®ã chuyÓn qua phßng kÕ to¸n ®Ó viÕt hãa ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho. VÝ dô: Ngµy 10/01/2006 C«ng ty xuÊt vËt liÖu b¸n cho c«ng ty g¹ch Th¹ch Bµn KÕ to¸n viÕt hãa ®¬n GTGT: BiÓu 20: Hãa ®¬n (GTGT) Liªn 2 (dïng ®Ó thanh to¸n) Ngµy 10/01/2006 Nî: 246 §¬n vÞ b¸n: C«ng ty Granite Tiªn S¬n Hä vµ tªn ng­êi mua: Bïi Ngäc Doanh §¬n vÞ: C«ng ty G¹ch Th¹ch Bµn §Þa chØ: Gia L©m - Hµ Néi M· sè: 10.00806127 STT Tªn hµng hãa §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 §Êt sÐt Tróc Th«n kg 20.000 510 10200.000 2 Bét x­¬ng cao lanh kg 10.000 620 6.200.000 Céng tiÒn hµng: 16.400.000 ThuÕ xuÊt GTGT 10% 1.640.000 Tæng céng thanh to¸n 18.040.000 Ng­êi mua KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Hãa ®¬n GTGT ph¶i cã ®ñ ch÷ ký, kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt kho BiÓu 21: phiÕu xuÊt kho Ngµy 10/1/2006 Chøng tõ sè: 24 Ng­êi giao dÞch: Anh Doanh §¬n vÞ: Phßng kü thuËt c«ng ty g¹ch Th¹ch Bµn §Þa chØ: Gia L©m -Hµ Néi STT Tªn hµng hãa M· vËt t­ §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 §Êt sÐt Tróc Th«n NL1005 kg 20.000 505 10.100.000 2 Cao lanh x­¬ng NL1001 kg 10.000 605 6.500.000 Céng: 16.600.000 KÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ nh­ sau: Nî TK 632: 16.600.000 Cã TK 1521: 16.600.000 Doanh thu b¸n vËt liÖu: Nî TK 131: 19.844.000 Cã TK 511 18.040.000 Cã TK 3331: 1.804.000 VËt liÖu nÕu dïng kh«ng hÕt th× theo quy ®Þnh t¹i c«ng ty bé phËn sö dông ph¶i lËp phiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú phiÕu nµy sau khi lËp ®­îc chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n ghi gi¶m chi phÝ nguyªn vËt liÖu ë bé phËn t­¬ng øng. PhiÕu b¸o vËt liÖu cßn l¹i cuèi kú cã mÉu nh­ sau: BiÓu 22: PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú Ngµy 31/1/2006 Bé phËn sö dông: Ph©n x­ëng s¶n xuÊt STT Tªn vËt t­ M· vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Lý do sö dông 1 §Êt sÐt Tróc Th«n NL1003 kg 12.0300 2 Cao lanh x­¬ng NL1001 kg 1.370 1.2.5. KiÓm kª nguyªn liÖu Theo quy ®Þnh cña c«ng ty tiÕn hµnh kiÓm kª hai lÇn trong n¨m vµo c¸c ngµy 30/6 vµ 31/12… ViÖc kiÓm kª ®­îc tiÕn hµnh ë tÊt c¶ c¸c kho nguyªn vËt liÖu nh»m ph¸t hiÖn vµ xö lý chªnh lÖch gi÷a tån t¹i kho thùc tÕ vµ sè tån trªn sæ s¸ch. Nh­ng ®Ó ®¶m b¶o h¹ch to¸n chÝnh x¸c vËt liÖu c«ng ty ph¶i tiÕn hµnh kiÓm kª vµ ghi l¹i kÕt qu¶ cuéc kiÓm kª ®ã. BiÓu 23: Biªn b¶n kiÓm kª nguyªn vËt liÖu Ngµy 31/12/2005 Kho: TÊt c¶ c¸c kho Ban kiÓm kª gåm: 1, ¤ng NguyÔn Trung Kiªn - Thñ kho 2, ¤ng §µo V¨n TuÊn- Thñ kho 3, Bµ D­êng Ngäc Lan - Phßng kÕ ho¹ch STT Tªn vËt t­ §VT Sè l­îng Chªnh lÖch Sæ s¸ch Thùc tÕ Sæ s¸ch Thùc tÕ 1) §Êt sÐt Tróc Th«n kg 115.000 115.000 ….. ….. 7) Cao lanh x­¬ng kg 99.700 98.900 TÊt c¶ c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn vËt liÖu ®Òu ®­îc ghi vµo sæ NhËt ký chung. Sæ nhËt ký chung cã mÉu nh­ sau: Sæ nhËt ký chung Tõ ngµy 1/1/2006 ®Õn ngµy 31/3/2006 Chøng tõ DiÔn gi¶i Ph¸t sinh nî Ph¸t sinh cã SH NT 03 02/01 NhËt vËt liÖu theo hãa ®¬n 05 ngµy 2/1 TK 521: VËt liÖu chÝnh 1.200.475.000 TK 1331: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ 120.475.000 TK 331: ph¶i tr¶ ng­êi b¸n 1.320.950.000 … … … 1289 7/1 Mua vËt liÖu theo hãa ®¬n 1289 (c«ng ty KSYB) TK 1521: VËt liÖu chÝnh 60.500.000 TK 1331: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ 6.050.000 TK 331: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n 66.550.000 … … …. 15 8/1 XuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt TK 6212: Chi phÝ NVL 6.050.000 (300 x 300) 3.015.000 TK 6213: Chi phÝ NVL 9.045.000 (400 x 400) … … … Céng: 180.225.456.000 ViÖc tæng hîp lµ do kÕ to¸n tæng hîp sau mçi nghiÖp vô nhËp xuÊt kho vËt liÖu lµ ghi vµo sæ c¸i TK 152. Tµi kho¶n. Sæ c¸i TK 152 ®­îc më theo tõng quý vµ chi tiÕt cho tõng tµi kho¶n. Ta cã mÉu sæ c¸i nh­ sau: BiÓu 25: sæ c¸i Tõ ngµy 1/1/2006 ®Õn ngµy 31/3/2006 Tªn tµi kho¶n: Nguyªn vËt liÖu Sè hiÖu: 152 D­ nî ®Çu kú: 19.140.200.000 Chøng tõ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n ®èi øng Sè Ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 8/1 08 NhËp cao lanh x­¬ng theo hãa ®¬n: 1289 331 6.050.000 8/1 15 XuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt 621 9.045.000 15/1 28 NhËp cao lanh x­¬ng theo hãa ®¬n 1310 331 6.050.000 20/1 20 XuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt 621 7.080.000 26/1 30 NhËp NL theo hãa ®¬n 1320 331 70.080.000 Ph¸t sinh nî: 40.758.600.000 Ph¸t sinh cã: 42.858.500.000 D­ nî cuèi kú: 17.040.300.000 BiÓu 26: sæ c¸i Tõ ngµy 1/1/2006 ®Õn ngµy 31/3/2006 Tªn tµi kho¶n: Nguyªn vËt liÖu Sè hiÖu: 1521 D­ nî ®Çu kú: 15.343.000.000 Chøng tõ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n ®èi øng Sè Ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 3/1 02 NhËp cao lanh x­¬ng theo H§: 1235 331 60.500.000 6/1 115 XuÊt cho s¶n xuÊt 621 40.500.000 8/1 08 NhËp cao lanh x­¬ng theo H§: 1289 331 60.500.000 15/1 20 NhËp cao lan x­¬ng theo H§: 1300 331 12.100.000 …. Ph¸t sinh nî: 15.475.000.000 Ph¸t sinh cã: 10.025.000.000 D­ nî cuèi kú: 20.793.000.000 BiÓu 27: sæ c¸i Tõ ngµy 1/1/2006 ®Õn ngµy 31/3/2006 Tªn tµi kho¶n: VËt liÖu phô Sè hiÖu: 1522 D­ nî ®Çu kú: 1.590.000.000 Chøng tõ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n ®èi øng Sè Ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 01 11 NhËp men mµu Fsit 07 18 XuÊt dïng cho PXSX 331 5.490.000.000 … ….. 621 4.780.000.000 16 20 NhËp men mµu Fsit 331 6.270.800.000 27 25 XuÊt dïng cho PXSX 621 5.010.230.000 … Ph¸t sinh nî: 20.070.184. 000 Ph¸t sinh cã: 16.275.495.000 D­ nî cuèi kú: 5.384.689.700 Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty Granite Tiªn S¬n ®­îc kh¸i qu¸t nh­ sau: Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i TK 152 B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n B¶ng kª tæng hîp N - X - T Chøng tõ gèc (ho¸ ®¬n GTGT biªn b¶n kiÓm nghiÖm phiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­, phiÕu nhËp kho, xuÊt kho… ThÎ kho Ghi chó: Ghi hµng ngµy hay ®Þnh kú Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu Ch­¬ng 2 mét sè ý kiÕn vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty Granite Tiªn s¬n 2.1. §¸nh gi¸ chung Cïng víi sù ®æi míi cña nÒn kinh tÕ ®Êt n­íc, c«ng ty Granite Tiªn S¬n ®· t¨ng c­êng s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó ®¹t ®­îc kÕ ho¹ch ®Ò ra, bªn c¹nh ®ã c«ng ty còng lu«n coi träng chÊt l­îng s¶n phÈm ®· ®Çu t­ mua s¾m thiÕt bÞ, d©y truyÒn c«ng nghÖ tiªn tiÕn hiÖn ®¹i ®Ó ®­a vµo s¶n xuÊt cho n¨ng suÊt lao ®éng cao vµ chÊt l­îng s¶n phÈm tèt. Cã ®­îc kÕt qu¶ nh­ hiÖn nay mét phÇn lµ nhê c«ng ty ®· cã c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh, c«ng ty ®· bè trÝ c¸c phßng ban ®¶m nhiÖm phï hîp. - C«ng ty cã mét ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý nhiÒu kinh nghiÖm n¨ng ®éng, s¸ng t¹o, cã ®éi ngò c«ng nh©n lµnh nghÒ 2.1.1. ¦u ®iÓm KÕ to¸n víi vai trß lµ mét c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh s¾c bÐn ®­îc ®Çu t­ ®óng møc ®· vµ ®ang gãp mét phÇn kh«ng nhá trong viÖc t¨ng c­êng n¨ng lùc vµ hiÖu qu¶ qu¶n lý ë c«ng ty Granite Tiªn S¬n. C«ng ty Granite Tiªn S¬n lùa chän h×nh thøc NhËt ký chung rÊt phï hîp cho viÖc ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n, phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. HÖ thèng chøng tõ c«ng ty sö dông t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ vµ hoµn thiÖn bao gåm nh÷ng chøng tõ b¾t buéc vµ nh÷ng chøng tõ h­íng dÉn cña Bé Tµi chÝnh. ChÝnh v× sù chÆt chÏ nµy nªn cã thÓ nãi hÖ thèng chøng tõ cña c«ng ty ®¸p øng yªu cÇu cña c¬ quan qu¶n lý. VÒ hÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty sö dông hÇu hÕt c¸c tµi kho¶n phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh. VÒ hÖ thèng b¸o c¸o, c«ng ty sö dông hÇu hÕt c¸c lo¹i b¸o c¸o ®iÒu nµy ®· gióp cung cÊp th«ng tin t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ. VÒ hÖ thèng sæ s¸ch: Tõ khi h×nh thøc sæ kÕ to¸n míi ®­îc ¸p dông ®Òn nay phßng kÕ to¸n ®· cã mét hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n chÆt chÏ, liªn quan víi nhau. 2.1.2. ¦u ®iÓm vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - Thø nhÊt: VÒ qu¶n lý víi viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n kh¸ chÆt chÏ ë c¸c kh©u. Em nhËn thÊy viÖc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty ®· ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý còng nh­ yªu cÇu cña Bé Tµi chÝnh. KÕ to¸n vËt t­ ®· cã sù phèi hîp chÆt chÏ ®ång bé víi c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c vµ c¸c phßng ban nh­ vËt t­, thñ kho, tõ viÖc nhËp chøng tõ ®Õn viÖc ph¶n ¸nh lªn sæ kÕ to¸n, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c vÒ t×nh h×nh sö dông, dù tr÷ cho ng­êi qu¶n lý. - Thø hai: VÒ t×nh h×nh cung cÊp vËt liÖu cña c«ng ty gåm nhiÒu lo¹i, c¸c ho¹t ®éng nhËp xuÊt l¹i diÔn ra th­êng xuyªn ®ßi hái ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ. §Ó ®¶m b¶o ®¸p øng yªu cÇu nµy c«ng ty ®· tæ chøc kh¸ tèt ®¶m b¶o cung cÊp nguyªn vËt liÖu ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vÒ mÉu m·, chÊt l­îng… - Thø ba: ViÖc h¹ch to¸n tæng hîp c«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn lµ phï hîp víi doanh nghiÖp lín. ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®¶m b¶o thèng nhÊt vÒ ph¹m vi, ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n sè liÖu, thuËn tiÖn cho viÖc sö dông kÕ to¸n m¸y. - Thø t­: ph©n lo¹i vµ tÝnh gi¸ nguyªn liÖu: Nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty ®­îc ph©n lo¹i mét c¸ch râ rµng vµ ®­îc m· hãa t­¬ng øng trªn m¸y tÝnh. Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu lµ theo ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ, mäi tr­êng hîp nhËp kho vËt liÖu ®­îc tÝnh to¸n ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè liªn quan ®Õn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho. Gi¸ xuÊt kho lµ gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷, tuy viÖc sö dông ph­¬ng ph¸p nµy sÏ lµm khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung vµo cuèi kú nh­ng do ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y nªn ®· kh¾c phôc ®­îc nh­îc ®iÓm nµy. 2.1.3. Nh­îc ®iÓm - Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm næi bËt trªn, do quy m« cña c«ng ty kh¸ lín vµ ngµy cµng ®­îc më réng nªn nguyªn vËt liÖu ®­îc c«ng ty sö dông ngµy cµng ®a d¹ng phong phó vÒ sè l­îng, chñng lo¹i do ®ã h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cßn mét sè tån t¹i cÇn tiÕp tôc ®­îc hoµn thiÖn. -Tµi kho¶n 152 cÇn ®­îc më chi tiÕt ch­a t­¬ng øng víi c¸ch ph©n lo¹i vËt liÖu. - VËt liÖu ®­îc ph©n lo¹i ch­a thèng nhÊt trong toµn c«ng ty - ViÖc ghi chÐp mét sè chøng tõ, sæ kÕ to¸n cña c«ng ty ch­a hîp lý, sæ nhËt ký chung, giÊy thanh to¸n t¹m øng… - Mét sè chøng tõ thuËn tiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n, phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty nh­ng ch­a ®­îc sö dông. 2.2. Mét sè ý kiÕn 2.2.1. Thèng nhÊt viÖc ph©n lo¹i vËt liÖu vµ sö dông tµi kho¶n h¹ch to¸n HiÖn nay t¹i phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña c«ng ty vËt liÖu ®­îc ph©n lo¹i vµ m· hãa trªn m¸y vi tÝnh thµnh 6 nhãm nh­ sau: M· vËt t­ Tªn vËt t­ NL Nhãm nguyªn vËt liÖu chÝnh ME Nhãm men MA Nhãm mµu DOANH NGHIệP Nhßm nhiªn liÖu (gåm dÇu vµ gas) VLP Nhãm vËt liÖu phô PT Phô tïng kh¸c Trong khi ®ã tµi kho¶n 152 l¹i ®­îc më thµnh 6 tµi kho¶n cÊp hai nh­ sau: TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh TK 1522: VËt liÖu phô (gåm cã nhãm men, nhãm mµu) TK 1523: Nhiªn liÖu TK 1524: Phô tïng TK 1526: ThiÕt bÞ x©y dùng TK 1528: VËt liÖu kh¸c Theo ®ã sæ c¸i TK 152 ®­îc thµnh lËp thµnh 6 sæ c¸i chi tiÕt TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1526, TK 1528. Trong khi ®ã b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån l¹i ®­îc lËp thµnh nhãm nh­ sau, c¸ch ph©n lo¹i vËt liÖu. V× vËy rÊt khÝ cã thÓ ®èi chiÕu gi÷a b¶ng hÖ tæng hîp nhËp xuÊt tån víi sæ c¸i TK 152 theo tõng nhãm vËt liÖu Theo em nªn chi tiÕt TK 152 nh­ sau: TK 1521: Nguyªn liÖu chÝnh TK 1522: Nhãm men TK 1523: Nhãm mµu TK 1524: Nhãm nhiªn liÖu TK 1526: Nhãm vËt liÖu phô TK 1528: Nhãm phô tïng kh¸c 2.2.2. LËp phiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc Khi cã nhu cÇu xuÊt vËt t­ cho s¶n xuÊt ph©n x­ëng ph¶i viÕt phiÕu yªu cÇu lÜnh vËt t­. PhiÕu nµy ®­îc mang xuèng phßng kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt kho. Nh­ vËy phiÕu xuÊt kho kh«ng ®­îc lu©n chuyÓn qua phßng kÕ ho¹ch h¬n n÷a nÕu sù phª duyÖt phiÕu yªu cÇu xuÊt vËt liÖu chØ mang tÝnh h×nh thøc mang l¹i sù r­êm rµ phøc t¹p kh«ng cÇn thiÕt, ®iÒu ®ã ®«i khi lµm chËm tiÕn ®é s¶n xuÊt. §Ó kh¾c phôc ®iÒu nµy c«ng ty cã thÓ lËp phiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc cho tõng ph©n x­ëng vµ theo ®ã c¸c ph©n x­ëng xuèng lÜnh vËt t­. PhiÕu nµy do phßng kÕ ho¹ch lËp vµ nªu quy ®Þnh sÏ mçi lÇn xuÊt vËt t­ kh«ng nªn qu¸ mét sè l­îng nµo ®ã, ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng tån ë ph©n x­ëng qu¸ nhiÒu. Ph­¬ng ph¸p ghi phô liÖu PhiÕu nµy cã thÓ dïng cho mét hay nhiÒu lo¹i vËt t­: H¹n møc ®­îc duyÖt cho mét hay nhiÒu lo¹i vËt t­: H¹n møc ®­îc duyÖt trong th¸ng lµ sè l­îng vËt liÖu ®­îc duyÖt trªn c¬ së khèi l­îng s¶n xuÊt s¶n phÈm trong th¸ng theo kÕ ho¹ch vµ ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu cho mçi ®¬n vÞ s¶n phÈm. Sè l­îng thùc xuÊt trong th¸ng do thñ kho ghi c¨n cø vµo h¹n møc ®­îc duyÖt theo yªu cÇu sö dông tõng lÇn, sè l­îng thùc xuÊt tõng lÇn. PhiÕu nµy ®­îc lËp lµm hai liªn ®Õn kho, ng­êi nhËn vËt t­ gi÷ 1 liªn, mét liªn giao cho thñ kho. Cuèi th¸ng dï h¹n møc cßn hay hÕt, thñ kho c¶ 2 phiÕu céng sè thùc xuÊt trong th¸ng ®Ó ghi thÎ kho vµ ký tªn vµo phiÕu xuÊt. Sau ®ã chuyÓn cho phßng kÕ ho¹ch 1 liªn, cßn l¹i göi vÒ phßng kÕ to¸n. PhiÒu nµy cã mÉu nh­ sau: PhiÕu 26: PhiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc Ngµy th¸ng n¨m Bé phËn sö dông: Lý do xuÊt XuÊt t¹i kho STT Tªn vËt t­ M· vËt t­ §¬n vÞ H¹n møc ®­îc duyÖt Sè l­îng xuÊt §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ngµy … Céng Phô tr¸ch bé phËn Phßng kÕ ho¹ch Thñ kho 2.2.4. LËp sæ NhËt ký ®Æc biÖt HiÖn nay c«ng ty ®ang h¹ch to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chung nh­ng kh«ng më c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt, tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong kú ®Òu vµo sæ nhËt ký chung, trong khi ®ã l­îng nghiÖp vô ph¸t sinh t¹i c«ng ty lµ rÊt lín. C«ng ty nªn më sæ nhËt ký mua hµng v× sæ nµy dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô mua hµng theo h×nh thøc tr¶ tiÒn sau. Cuèi kú sæ nhËt ký mua hµng kÕ to¸n ghi vµo sæ c¸i TK 152. NhËt ký mua hµng cã mÉu sau: BiÓu 27: nhËt ký mua hµng N¨m 2006 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ghi nî Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n SH NT Hµng hãa Nguyªn vËt liÖu Tµi kho¶n kh¸c SH ST Sæ trang tr­íc chuyÓn sang Céng chuyÓn trang sau Ngµy……th¸ng…..n¨m…… Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ kÕt luËn Nguyªn vËt liÖu víi vai trß lµ yÕu tè ®Çu vµo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh nã ¶nh h­ëng lín ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. V× vËy mµ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu cã tèt th× míi cung cÊp cho nhµ qu¶n lý nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c gióp cho hä ra quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n trong viÖc x©y dùng ®Þnh møc. Trong nÒn kinh tÕ hiÖn nay nh÷ng s¶n phÈm c¹nh tranh rÊt nhiÒu; doanh nghiÖp nµo cã s¶n phÈm chÊt l­îng tèt, gi¸ thµnh h¹, mÉu m· ®Ñp th× sÏ tån t¹i vµ ph¸t triÓn . §Ó cã thÓ cã ®­îc nh÷ng s¶n phÈm ®¸p øng ®iÒu ®ã mét trong c¸c yÕu tè ®Çu vµo trªn vµ quan träng nhÊt ®ã lµ nguyªn vËt liÖu. V× thÕ mµ kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng cã vai trß lµ c«ng cô qu¶n lý quan träng ph¶i kh«ng ngõng ®­îc hoµn thiÖn ®¸p øng yªu cÇu cña thùc tÕ. Trong thêi gian thùc tËp ë ®©y, ®­îc sù h­íng dÉn tËn t×nh cña TS. NguyÔn Ngäc Quang vµ sù gióp ®ì cña c¸c anh chÞ phßng KÕ to¸n ®· gióp em hoµn thµnh chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp nµy. Sinh viªn thùc tËp NguyÔn Xu©n Ph­¬ng Môc lôc