Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại trung tâm chế bản - in Công ty Thiết bị giáo dục 1 - Bộ Giáo dục

sai sãt, nhÇm lÉn gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n rÊt khã kh¨n. + Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã khèi l­îng nghiÖp vô nhËp, xuÊt nhiÒu, th­êng xuyªn, nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu vµ víi ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp ¸p dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ph¶n ¸nh nhËp - xuÊt vËt liÖu, doanh nghiÖp ®· x©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu vµ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé kÕ to¸n v÷ng vµng. 1.4. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu: 1.4.1. Chøng tõ kÕ to¸n sö dông: * C¸c chøng tõ b¾t buéc: - PhiÕu nhËp kho. - PhiÕu xuÊt kho. - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. - Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng. - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸. - Ho¸ ®¬n c­íc phÝ vËn chuyÓn. * Ngoµi ra, c¸c doanh nghiÖp cã thÓ sö dông c¸c chøng tõ mang tÝnh chÊt h­íng dÉn nh­: PhiÕu xuÊt vËt liÖu theo h¹n møc, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt liÖu, phiÕu b¸o c¸o vËt liÖu cßn l¹i cuèi kú.v.v. 1.4.2. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. * Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn lµ ph­¬ng ph¸p ghi chÐp, ph¶n ¸nh mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån c¸c lo¹i vËt liÖu trªn c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n vµ sæ kÕ to¸n tæng hîp trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt - kho vËt liÖu. * Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: + TK 152: Nguyªn liÖu, vËt liÖu. + TK 151: Hµng mua ®ang ®i ®­êng. + C¸c tµi kho¶n cã liªn quan kh¸c: TK 111, TK 112, TK 133,TK 331, TK 141, TK 521, TK 627.v.v. 1.4.2.1. Tr×nh tù kÕ to¸n tæng hîp t¨ng vËt liÖu: a1. T¨ng vËt liÖu do mua ngoµi: - Tr­êng hîp hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ trong mét kú, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua hµng vµ phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Nî TK 133 : ThuÕ VAT ®­îc khÊu trõ ( nÕu cã ) Cã TK 111: TiÒn mÆt. Cã TK 113: TiÒn göi ng©n hµng. Cã TK 331: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n. Cã TK 141: T¹m øng. - Tr­êng hîp hµng ®ang ®i ®­êng: trong kú kÕ to¸n chØ nhËn ®­îc ho¸ ®¬n mua hµng, ch­a nhËn ®­îc phiÕu nhËp kho. Cuèi kú, kÕ to¸n ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng mua ®ang ®i ®­êng: Nî TK 151 Nî TK 133 Cã TK 111 Cã TK 112 Cã TK 331 Sang kú sau, khi vËt liÖu vÒ nhËp kho, kÕ to¸n ghi: Nî 152 : TrÞ gi¸ hµng mua theo ho¸ ®¬n. Nî 621, 627: XuÊt cho s¶n xuÊt ë ph©n x­ëng. Cã 151: Hµng ®i ®­êng kú tr­íc ®· vÒ. - Tr­êng hîp hµng vÒ ch­a cã ho¸ ®¬n, kÕ to¸n chØ nhËn ®­îc phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n ghi sæ theo gi¸ t¹m tÝnh: Nî TK 152 Cã TK 111, TK 112,TK 331.v.v. Kú sau, khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n, kÕ to¸n ®èi chiÕu gi¸ ho¸ ®¬n víi gi¸ t¹m tÝnh. * NÕu gi¸ t¹m tÝnh < gi¸ ho¸ ®¬n : KÕ to¸n ghi bæ xung. * NÕu gi¸ t¹m tÝnh > gi¸ ho¸ ®¬n: KÕ to¸n ghi ©m ®Ó ®iÒu chØnh. - Tr­êng hîp nhËp khÈu vËt liÖu kÕ to¸n ghi: Nî 152: Cã TK 111, TK 112, TK 331.v.v. Cã TK 333 ( 333 ) : ThuÕ vµ c¸c tµi kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc ( ThuÕ xuÊt nhËp khÈu). Cã TK 333 ( 33312) : ( ThuÕ VAT hµng nhËp khÈu kh«ng ®­îc khÊu trõ) - NÕu thuÕ VAT hµng nhËp khÈu ®­îc khÊu trõ, kÕ to¸n ghi: Nî TK 133 Cã TK 333 ( 33312) : ThuÕ VAT cña hµng nhËp khÈu. - Ph¶n ¸nh chi phÝ mua vËt liÖu: Nî TK 152 Nî TK 133: ThuÕ VAT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ ( nÕu cã) Cã TK 111, TK 112, TK 331 .v.v. - Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n gi¶m gi¸, bít gi¸, kÕ to¸n ghi gi¶m vËt liÖu: Nî TK 111, TK 112, TK 331.v.v. Cã TK 152 Cã TK 133: Sè thuÕ VAT ®Çu vµo t­¬ng øng. - Khi thanh to¸n tiÒn cho ng­êi b¸n, nÕu ®­îc h­ëng chiÕt khÊu th­¬ng m¹i, kÕ to¸n ghi gi¶m gi¸ hµng mua: Nî TK 331 Cã TK 111, TK 112 Cã TK 711: Thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh. b1. T¨ng vËt liÖu do tù gia c«ng, chÕ biÕn hoÆc thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn, kÕ to¸n ph¶n ¸nh theo trÞ gi¸ vèn hµng b¸n: Nî TK 152 Cã TK 154: VËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng Cã TK 512: VËt liÖu tù s¶n xuÊt. c1. T¨ng vËt liÖu do nhËp vèn gãp liªn doanh, ®­îc cÊp ph¸t, biÕu tÆng. Nî TK 152 Cã TK 411:Nguån vèn kinh doanh. d1. NhËp kho vËt liÖu do nhËn l¹i vèn gãp liªn doanh: Nî TK 152 Cã TK 128 : §Çu t­ ng¾n h¹n kh¸c. Cã TK 222: Gãp vèn liªn doanh dµi h¹n. e1. NhËp kho phÕ liÖu thu håi: Nî TK 152 Cã TK 721: Thu nhËp bÊt th­êng ( NÕu do thanh lý TSC§). Cã TK 142: Chi phÝ tr¶ tr­íc ( NÕu do c«ng cô, dông cô háng). Cã TK 154: ( NÕu s¶n phÈm háng kh«ng söa ch÷a ®­îc ) Cã TK : 621: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. Cã TK 627: Chi phÝ s¶n xuÊt chung. Cã TK 641: Chi phÝ b¸n hµng. Cã TK 642: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. f1. NhËp kho vËt liÖu kh«ng sö dông hÕt, ghi gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Nî TK 152 Cã TK 621, TK 627, TK 641, TK 642. g1. Tr­êng hîp kiÓm kª ph¸t hiÖn thõa: VÒ nguyªn t¾c, khi ph¸t hiÖn thõa, ph¶i lµm v¨n b¶n b¸o cho c¸c bªn liªn quan biÕt ®Ó cïng sö lý. VÒ mÆt kÕ to¸n ghi nh­ sau: NÕu nhËp toµn bé: Nî TK 152 ( chi tiÕt vËt liÖu) Nî TK 133: ThuÕ VAT tÝnh theo sè ho¸ ®¬n. Cã TK 331: TrÞ gi¸ thanh to¸n theo ho¸ ®¬n. Cã TK 3381: TrÞ gi¸ sè hµng thõa ch­a cã thuÕ VAT. C¨n cø vµo quyÕt ®Þnh sö lý ghi: NÕu tr¶ l¹i cho ng­êi b¸n: Nî TK 3381: TrÞ gi¸ hµng thõa ®· xö lý Cã TK 152: Tr¶ l¹i sè thõa NÕu ®ång ý mua tiÕp sè thõa: Nî TK 3381: TrÞ gi¸ hµng thõa Nî TK 133: ThuÕ VAT cña sè hµng thõa Cã TK 331: Tæng gi¸ thanh to¸n sè hµng thõa NÕu thõa kh«ng râ nguyªn nh©n, ghi t¨ng thu nhËp Nî TK 3381: TrÞ gi¸ hµng thõa Cã TK 721: Sè thõa kh«ng râ nguyªn nh©n. NÕu nhËp theo sè ho¸ ®¬n, ghi nhËn sè nhËp nh­ b×nh th­êng Sè thõa coi nh­ gi÷ hé ng­êi b¸n vµ ghi: Nî TK 002 Khi sö lý sè thõa, ghi: Cã TK 002 §ång thêi, c¨n cø c¸ch sö lý cô thÓ h¹ch to¸n nh­ sau: NÕu ®ång ý mua tiÕp sè thõa: Nî TK 152: TrÞ gi¸ hµng thõa Nî TK 1331: ThuÕ VAT Cã TK 331: Tæng gi¸ thanh to¸n sè hµng thõa NÕu thõa kh«ng râ nguyªn nh©n, ghi t¨ng thu nhËp: Nî TK 152: TrÞ gi¸ hµng thõa ( gi¸ ch­a cã thuÕ VAT) Cã TK 721: Sè thõa kh«ng râ nguyªn nh©n. h1. Tr­êng hîp hµng thiÕu so víi ho¸ ®¬n: KÕ to¸n chØ ph¶n ¸nh sè hµng thùc nhËn, sè thiÕu c¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm nhËn, th«ng b¸o cho bªn b¸n biÕt hoÆc ghi sè nh­ sau: Khi nhËp: Nî TK 152: TrÞ gi¸ sè thùc vËt liÖu nhËp kho. Nî TK 1381: TrÞ gi¸ sè thiÕu. Nî TK 1331: ThuÕ VAT theo ho¸ ®¬n. Cã TK 331: TrÞ gi¸ thanh to¸n theo ho¸ ®¬n. Khi xö lý: NÕu ng­êi b¸n giao tiÕp sè hµng cßn thiÕu: Nî TK 152 Cã TK 1381: xö lý sè thiÕu. NÕu ng­êi b¸n kh«ng cßn hµng: Nî TK 331: Ghi gi¶m sè tiÒn ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. Cã TK 1381: Xö lý sè thiÕu Cã TK 1331: ThuÕ VAT kh«ng ®­îc khÊu trõ ( cña sè hµng thiÕu). NÕu c¸ nh©n lµm mÊt ph¶i båi th­êng: Nî TK 1388, 334 : C¸ nh©n ph¶i båi th­êng Cã TK 1331: ThuÕ VAT kh«ng ®­îc khÊu trõ Cã TK 1381: Xö lý sè thiÕu NÕu thiÕu kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n: Nî TK 821: Sè thiÕu kh«ng râ nguyªn nh©n Cã TK 1381: Xö lý sè thiÕu i1. Tr­êng hîp hµng ho¸ kÐm phÈm chÊt, sai quy c¸ch, kh«ng ®¶m b¶o nh­ hîp ®ång: Sè hµng nµy cã thÓ ®­îc gi¶m gi¸ hoÆc tr¶ l¹i cho ng­êi b¸n. Khi xuÊt kho giao l¹i hoÆc sè ®­îc gi¶m gi¸ ghi: Nî TK 331, 112, 111. Cã TK 152 Cã TK 1331 k1. NÕu ®¸nh gi¸ l¹i lµm t¨ng gi¸ trÞ vËt liÖu, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Cã TK 412: Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n. 1.4.2.2. KÕ to¸n tæng hîp gi¶m vËt liÖu: a2. XuÊt vËt liÖu cho s¶n xuÊt, kinh doanh: Nî TK 621: XuÊt chÕ t¹o s¶n phÈm hay thùc hiÖn c¸c lao vô, dÞch vô. Nî TK 627: XuÊt dïng chung cho ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Nî TK 641: XuÊt phôc vô cho b¸n hµng Nî TK 642: XuÊt kho nhu cÇu qu¶n lý doanh nghiÖp Nî TK 241: XuÊt cho XDCB hoÆc söa ch÷a TSGD. Cã TK 152: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng. b2. XuÊt gãp vèn liªn doanh: Nî TK 222: Gi¸ trÞ gãp vèn liªn doanh dµi h¹n Nî TK 128 : Gi¸ trÞ gãp vèn liªn doanh ng¾n h¹n Nî ( hoÆc cã ) TK 412: PhÇn chªnh lÖch Cã TK 152: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt c2. XuÊt vËt liÖu tr¶ l¹i vèn gãp liªn doanh: Nî TK 411 Cã TK 152 d2. XuÊt vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng, chÕ biÕn: Nî TK 154 Cã TK 152 e2. XuÊt kho vËt liÖu cho vay m­în t¹m thêi hoÆc ®Ó b¸n: Nî TK 632 Nî TK 138 Cã TK 152 f2. VËt liÖu thiÕu hôt khi kiÓm kª: NÕu vËt liÖu thiÕu ®· râ nguyªn nh©n, tuú tõng tr­êng hîp ®Ó ghi sæ: Nî TK 138: NÕu b¾t båi th­êng Nî TK 621, 627, 641, 642: NÕu tÝnh vµo chi phÝ Nî TK 821: TÝnh vµo chi phÝ bÊt th­êng Cã TK 152 NÕu ch­a x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n: Nî TK 1381: Tµi s¶n thiÕu chê xö lý Cã TK 152 g2. NÕu ®¸nh gi¸ l¹i lµm gi¶m gi¸ trÞ vËt liÖu: Nî TK 421 Cã TK 152 S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 TK 151 TK 154 TK 333 ( 3333) TK 128, 222 TK 154 TK 411 TK 411 TK 138, 632 TK 128, 222 TK 138 ( 1381) TK 142, 154, 621, 627, 721... TK 412 TK 621, 627, 641, 642... TK 338 ( 3381) TK 412 1.4.3. KÕ to¸n tæng hîp theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú: *Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú lµ ph­¬ng ph¸p mµ kÕ to¸n kh«ng theo dâi, ph¶n ¸nh mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc, t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i vËt liÖu trªn tµi kho¶n ph¶n ¸nh hµng tån kho. TrÞ gi¸ vËt liÖu mua vµo, nhËp kho trong thêi kú ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 611: “ Mua hµng” * Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: TK 611: Mua hµng. *Tr×nh tù kÕ to¸n mét sè nghiÖp vô chñ yÕu: §Çu kú, kÕ to¸n kÕt chuyÓn trÞ gi¸ c¸c lo¹i vËt liÖu hiÖn cßn cuèi kú tr­íc: Nî TK 611 Cã TK 151 : Hµng mua ®ang ®i ®­êng. Cã TK 152. C¨n cø vµo trÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua vµo, nhËp kho trong kú, kÕ to¸n ghi: Nî TK 611. Nî TK 133: ThuÕ VAT ®­îc khÊu hôt ( nÕu cã ) Cã TK 111, TK 112, TK 3331... C¨n cø vµo trÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho trong c¸c tr­êng hîp kh¸c nhËn vèn gãp, nhËn l¹i vèn gãp liªn doanh). Sè chiÕt khÊu mua hµng, gi¶m gi¸ hµng mua, vµ hµng mua tr¶ l¹i trong kú: Nî TK 331, 111, 112: Sè chiÕt khÊu mua hµng, gi¶m gi¸ hµng mua, hµng mua tr¶ l¹i. Cã TK 133: ThuÕ VAT kh«ng ®­îc khÊu trõ. Cã TK 611: TrÞ gi¸ thùc tÕ Cuèi kú, c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª, ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt liÖu cßn: Nî TK 151 Nî TK 152 Cã TK 611 Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt liÖu thiÕu hôt, mÊt m¸t: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu tån kho cuèi kú. Nî TK 151: VËt liÖu ®i ®­êng cuèi kú. Nî TK 138, 334: Sè c¸ nh©n ph¶i båi th­êng. Nî TK 1381: Sè thiÕu hôt chê xö lý. Nî TK 642: Sè thiÕu trong ®Þnh møc Cã TK 611: TrÞ gi¸ hµng tån kho cuèi kú vµ thiÕu hôt. Nî TK 138 ( 1381 ): Ph¶i thu kh¸c ( tµi s¶n thiÕu chê xö lý) Cã TK 611 *NÕu ®· x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n vµ b¾t båi th­êng: Nî TK 138 ( 1388): Ph¶i thu kh¸c Cã TK 611. 7. Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ c¸c lo¹i vËt liÖu ®· sö dông trong kú: Nî TK 621, Tk 627, TK 641, TK 642. Cã TK 611 8. Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt liÖu xuÊt b¸n: Nî TK 632. Cã TK 611 s¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 TK 111, 112, 331 TK 138 TK 333 ( 3333) TK 621, 627, 641 TK 411, 128, 222 TK 632 1.5. C¸c chØ tiªu ph©n tÝch t×nh h×nh qu¶n lý vµ øng dông nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp. 1.5.1. Ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp tæng khèi l­îng nguyªn vËt liÖu ( Tvt). Ph©n tÝch t×nh h×nh ®¶m b¶o nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt thùc chÊt lµ nguyªn cøu mét trong c¸c yÕu tè chñ yÕu cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, nguyªn vËt liÖu ®­îc nhËp vÒ doanh nghiÖp tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, mçi nguån nhËp l¹i cã gi¸ trÞ kh¸c nhau. V× vËy, ®Ó ®¸nh gi¸ t×nh h×nh cung cÊp tæng l­îng nguyªn vËt liÖu kh«ng thÓ dùa vµo gi¸ thùc tÕ mµ ph¶i dùa trªn gi¸ kÕ ho¹ch. Khi ph©n tÝch vÊn ®Ò nµy, c¸c doanh nghiÖp cÇn dùa vµo tû lÖ hoµn thµnh kÕ ho¹ch cung cÊp tæng khèi l­îng nguyªn vËt liÖu. C«ng thøc tÝnh: Trong ®ã : V1i: Sè l­îng thùc tÕ cung cÊp cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. Vki: Sè l­îng kÕ ho¹ch cung cÊp cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. gki: §¬n gi¸ kÕ ho¹ch cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. NÕu Tvt > 100% : Doanh nghiÖp hoµn thµnh v­ît møc kÕ ho¹ch. NÕu Tvt = 100% : Doanh nghiÖp hoµn thµnh kÕ ho¹ch. NÕu Tvt < 100% : Doanh nghiÖp kh«ng hoµn thµnh kÕ ho¹ch. 1.5.2. ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu chñ yÕu ( Tvt). Ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu chñ yÕu nh»m môc ®Ých gióp doanh nghiÖp th©ý râ sù ¶nh h­ëng cña viÖp cung cÊp nguyªn vËt liÖu ®èi víi viÖc ®¶m b¶o tÝnh liªn tôc s¶n xuÊt. Nguyªn vËt liÖu chñ yÕu lµ c¸c lo¹i vËt liÖu tham gia trùc tiÕp cÊu thµnh thùc tÕ cña s¶n phÈm vµ kh«ng thay thÕ ®­îc. Khi ph©n tÝch vÊn ®Ò nµy, c¸c doanh nghiÖp cÇn dùa vµo tû lÖ hoµn thµnh kÕ ho¹ch cung cÊp c¸c nguyªn vËt liÖu chñ yÕu. C«ng thøc tÝnh: Trong ®ã : V1ik : Sè l­îng thùc tÕ cung cÊp giíi h¹n trong kÕ ho¹ch vÒ tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu chñ yÕu. Vki: Sè l­îng kÕ ho¹ch cung cÊp nguyªn vËt liÖu chñ yÕu. gki : §¬n gi¸ kÕ ho¹ch cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu chñ yÕu. NÕu Tvt > 100%: Doanh nghiÖp hoµn thµnh v­ît møc kÕ ho¹ch. NÕu Tvt = 100% : Doanh nghiÖp hoµn thµnh kÕ ho¹ch. NÕu Tvt < 100% : Doanh nghiÖp kh«ng hoµn thµnh kÕ ho¹ch. 1.5.3. Sè ngµy ®¶m b¶o s¶n xuÊt ( N®): Khi th­êng xuyªn ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp nguyªn vËt liÖu chñ yÕu, c¸c doanh nghiÖp sö dông chØ tiªu sè ngµy ®¶m b¶o s¶n xuÊt. C«ng thøc tÝnh: Vc N® = ---------- m Trong ®ã : Vc: Sè l­îng hiÖn cßn cña tõng lo¹i nguyªn liÖu. m : Møc tiªu hao b×nh qu©n ngµy vÒ tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. B»ng c¸ch so s¸nh sè ngµy ®¶m b¶o s¶n xuÊt víi kho¶ng c¸ch gi÷a hai lÇn cung cÊp nguyªn vËt liÖu sÏ x¸c ®Þnh ®­îc ¶nh h­ëng cña viÖc cung cÊp ®Õn t×nh h×nh s¶n xuÊt vµ sö dông vèn doanh nghiÖp. 1.5.4. Ph©n tÝch kho¶n chi tiªu vËt liÖu trong gi¸ thµnh ( Vc). Chi phÝ nguyªn vËt liÖu th­êng chiÕm tû träng lín nhÊt trong gi¸ thµnh. V× vËy biÖn ph¸p chñ yÕu ®Ó h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm lµ gi¶m kho¶n chi vËt liÖu. C«ng thøc tæng qu¸t x¸c ®Þnh kho¶n chi vËt liÖu trong gi¸ thµnh: Trong ®ã : Sl: S¶n l­îng s¶n xuÊt mét lo¹i s¶n phÈm. gi: §¬n gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng. m: Møc tiªu hao b×nh qu©n cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. F : Gi¸ trÞ phÕ liÖu thu håi ( nÕu cã). Qua viÖc ph©n tÝch chØ tiªu nµy, c¸c doanh nghiÖp cã thÓ thÊy ®­îc c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn viÖc t¨ng, gi¶m kho¶n chi vËt liÖu trong gi¸ thµnh, møc ®é ¶nh h­ëng cña tõng nh©n tè ®ã ®Ó ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p cÇn thiÕt nh»m sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶ nguyªn vËt liÖu. phÇn II t×nh h×nh thùc tÕ vÒ tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu t¹i Trung t©m chÕ b¶n in C«ng ty thiÕt bÞ gi¸o dôc I 2.1. §Æc ®iÓm t×nh h×nh chung cña Trung t©m chÕ b¶n - in : 2.1.1.Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn C«ng ty thiÕt bÞ gi¸o dôc I – Bé GD- §T, lµ c«ng ty chuyªn s¶n xuÊt c¸c thiÕt bÞ d¹y häc tõ thiÕt bÞ mÇm non ®Õn thiÕt bÞ dïng cho c¸c tr­êng ®¹i häc, cao ®¼ng ...C«ng ty bao gåm nhiÒu trung t©m , mçi trung t©m ®­îc c«ng ty giao kÕ ho¹ch chuyªn s¶n xuÊt mét lo¹i thiÕt bÞ gi¸o dôc nhÊt ®Þnh. Trong ®ã Trung t©m chÕ b¶n – in , lµ mét trong 5 trung t©m cña c«ng ty, ®­îc giao s¶n xuÊt thiÕt bÞ tiÓu häc vµ in c¸c tranh ¶nh gi¶ng d¹y... Tr­íc ®©y, Trung t©m chÕ b¶n – in ®­îc gäi lµ x­ëng Ên phÈm, c«ng viÖc chÝnh cña x­ëng lµ s¶n xuÊt nh÷ng thiÕt bÞ d¹y häc nh­ tranh ®éng; c¸c bé to¸n ph©n sè; sa bµn an toµn giao th«ng; c¸c bé ch÷ d¹y vÇn, d¹y viÕt, in...TÊt c¶ c¸c s¶n phÈm trªn chñ yÕu ®­îc lµm thñ c«ng, m¸y mãc nÕu cã chØ lµ nh÷ng m¸y mãc th« s¬, cò kü, l¹c hËu. Tõ n¨m 1999, víi yªu cÇu vµ quy m« cña c«ng viÖc, gi¸m ®èc c«ng ty ®· quyÕt ®Þnh cho phÐp X­ëng Ên phÈm ®æi tªn thµnh Trung t©m chÕ b¶n – in . Cïng víi quyÕt ®Þnh ®æi tªn lµ c¶ mét b­íc ngoÆt míi ®èi víi Trung t©m. Ban gi¸m ®èc c«ng ty ®· cÊp ®Êt, cÊp vèn x©y l¹i vµ x©y míi nhµ x­ëng, mua m¸y ra phim, m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y ph¬i phim, m¸y xÐn, m¸y c¸n l¸ng, vµ n¨m 2001 võa råi lµ m¸y in mµng co – mét ph­¬ng ph¸p in míi ®èi víi Trung t©m nãi riªng vµ ®èi víi Hµ Néi nãi chung. Cho ®Õn ngµy nay, bé mÆt còng nh­ c¬ cÊu c«ng viÖc cña Trung t©m ®· biÕn ®æi râ rÖt. Trung t©m t¸ch thµnh 3 n¬i: bé phËn vi tÝnh, x­ëng in vµ x­ëng thiÕt bÞ. Tuy lµ 3 n¬i, 3 c«ng viÖc hoµn toµn kh«ng gièng nhau nh­ng l¹i g¾n bã, liªn kÕt thµnh mét chuçi liªn tôc tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi. Do quy m« c«ng viÖc ph¸t triÓn lín h¬n, Trung t©m ®· b­íc ®Çu n¨ng ®éng h¬n trong c«ng viÖc, dÇn dÇn tù chñ h¬n trong tõng quyÕt ®Þnh, tho¸t dÇn ra khái sù tr× trÖ, chê ®îi, vµ ®Æc biÖt lµ sù û l¹i vµo b¶o trî cña nhµ n­íc. §øng tr­íc sù kh¾c nghiÖt cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, tuy cßn nhiÒu vÊp v¸p, sai sãt, thiÕu kinh nghiÖm nh­ng Trung t©m chÕ b¶n – in ®· vµ ®ang kh¼ng ®Þnh m×nh tr­íc ban gi¸m ®èc c«ng ty vµ t¹o uy tÝn ®«Ý víi c¸c b¹n hµng. §iÒu ®¸ng mõng lµ míi ra ®êi ®­îc 3 n¨m, mét thêi gian tuy cßn qu¸ Ýt ®èi víi mét Trung t©m nh­ng ®· cã nhiÒu c¬ së s¶n xuÊt ký hîp ®ång dµi h¹n cho c¸c s¶n phÈm in cña hä t¹i Trung t©m. Nhê nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc mµ Trung t©m tõ mét x­ëng thiÕt bÞ ch­a ®Çy 30 ng­êi, c«ng viÖc chñ yÕu theo thêi vô, ®Õn nay ®· gÇn 60 ng­êi víi c«ng viÖc æn ®Þnh. Mçi n¨m lîi nhuËn cña Trung t©m l¹i ®­îc n©ng cao, 2 n¨m liªn tôc Trung t©m tuy míi thµnh lËp nh­ng vÉn lu«n ®¹t ®ñ kÕ ho¹ch C«ng ty giao cho. Riªng n¨m 2002 nµy, Trung t©m ®ang phÊn ®Êu v­ît møc kÕ ho¹ch b»ng nç lùc cña b¶n th©n. Nh÷ng chØ tiªu tµi chÝnh ®¹t ®­îc trong 2 n¨m qua: (§¬n vÞ:® ) ChØ tiªu / N¨m 2000 2001 Tæng gi¸ trÞ s¶n xuÊt ( ®ång ) 3.391.698.417 4.693.285.497 Tæng doanh thu (®ång ) 499.155.259 1.838.288.660 Nép ng©n s¸ch ( ®ång ) 48.084.719 166.508.849 Tæng sè c¸n bé – CNV (ng­êi ) 47 58 Thu nhËp b×nh qu©n th¸ng / 1 CNV 609.498 786.230 2.1.2. §Æc ®iÓm bé m¸y qu¶n lý cña Trung t©m: Bé m¸y qu¶n lý cña Trung t©m chÕ b¶n – in ®­îc tæ chøc theo mét cÊp. §øng ®Çu vµ chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh hoµn toµn trung t©m lµ Gi¸m ®èc Trung t©m. Gi¸m ®èc Trung t©m do Gi¸m ®èc c«ng ty bæ nhiÖm vµ b·i nhiÖm, ®ång thêi còng lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng cña Trung t©m tr­íc cÊp trªn. Trî gióp Giam ®èc lµ c¸c phßng chøc n¨ng. C¸c phßng ban chøc n¨ng cã nhiÖm vô: ChÊp hµnh vµ kiÓm tra viÖc chÊp hµnh c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch, chÕ ®é, chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc, c¸c néi quy cña C«ng ty vµ c¸c chØ thÞ, mÖnh lÖnh cña Gi¸m ®èc. Phôc vô ®¾c lùc cho viÖc s¶n xuÊt vµ kinh doanh cña c«ng ty. §Ò xuÊt víi ban Gi¸m ®èc nh÷ng chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p gi¶i quyÕt khã kh¨n gÆp ph¶i trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý c«ng ty. Cô thÓ: Phßng hµnh chÝnh: Qu¶n lý lao ®éng, tiÒn l­¬ng, tæ chøc ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng y tÕ, t¹p vô, qu¶n trÞ hµnh chÝnh vµ kiÕn thiÕt c¬ b¶n. Phßng kinh doanh: thùc hiÖn nhiÖm vô t×m kiÕm thÞ tr­êng tiªu thô, theo dâi t×nh h×nh mua nguyªn vËt liÖu, ký kÕt hîp ®ång xuÊt khÈu. Phßng tµi vô: theo dâi t×nh h×nh t¨ng, gi¶m tµi s¶n, nguån vèn, cung cÊp cho gi¸m ®èc th«ng tin tµi chÝnh, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh vµ ®ãng gãp ý kiÕn vÒ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña c«ng ty. Phßng kÕ ho¹ch : thiÕt lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, thùc hiÖn kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm, ®iÒu ®é kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, phô tr¸ch kÕ ho¹ch vµ gióp tÝnh to¸n gi¸ thµnh. S¬ ®å 1: Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong trung t©m. Gi¸m ®èc Phßng hµnh chÝnh Phßng kinh doanh Phßng tµi vô Phßng kÕ ho¹ch X­ëng in X­ëng thiÕt bÞ Trung t©m vi tÝnh 2.1.3.§Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh. Do c¸c s¶n phÈm cña trung t©m ®a d¹ng, phøc t¹p nªn t×nh h×nh nguyªn vËt liÖu cña trung t©m rÊt phong phó, ®Æc biÖt lµ x­ëng thiÕt bÞ. §Ó ®¶m b¶o s¶n xuÊt, c«ng ty ph¶i tæ chøc s¶n xuÊt theo mét quy tr×nh liªn tôc. Do møc ®é phøc t¹p cña tõng lo¹i mÆt hµng nªn viÖc thùc hiÖn s¶n xuÊt ®ßi hái ®éi ngò c«ng nh©n chuyªn nghiÖp, th¹o viÖc, ®¶m b¶o cho s¶n phÈm chÝnh x¸c, ®¹t yªu cÇu chÊt l­îng. Cô thÓ c«ng viÖc cña tõng x­ëng nh­ sau: 2.1.3.1. Trung t©m vi tÝnh. Khi cÇn in mét mÆt hµng, tr­íc tiªn ph¶i t¹o mÉu trªn vi tÝnh. Sau ®ã in ra mét b¶n mÉu – b¶n mÉu nµy ®­îc gäi lµ ma – kÕt - ®­a b¶n mÉu vµo m¸y ra phim ®Ó t¹o ra phim in. §èi víi trung t©m vi tÝnh, phim in lµ s¶n phÈm cuèi cïng, cßn ®èi víi x­ëng in nã lµ nguyªn vËt liÖu, nã cßn cã thÓ lµ b¸n s¶n phÈm khi phim in ®­îc b¸n cho c¸c nhµ in kh¸c. 2.1.3.2. X­ëng in. Khi cã ma – kÐt vµ phim in tõ trung t©m vi tÝnh xuèng, ®­îc ®­a vµo phßng chuyªn s¾p xÕp l¹i phim råi ph¬i vµo t©m kÏm – phßng nµy ®­îc gäi lµ phßng b×nh b¶n - ®é réng cña kÏm tuú thuéc vµo viÖc kÏm ®­îc dïng cho m¸y in 8, m¸y in 16, hay m¸y in 18. M¸y in in xong ®­a ra m¸y xÐn, c¾t ®óng theo ma kÐt, hoµn chØnh mét mÆt hµng. 2.1.3.3. X­ëng thiÕt bÞ. §©y lµ x­ëng cã ho¹t ®éng rÊt ®a d¹ng , l¹i tØ mØ, nhiÒu c«ng ®o¹n. C¸c c«ng viÖc cña x­ëng ®Õn 80% lµ lµm b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng, kh«ng thÓ dïng b»ng m¸y, do ®ã ®ßi hái sù lµnh nghÒ cña ng­êi c«ng nh©n. -Sa bµn giao th«ng: gåm c¶ phÇn ®iÖn lµ nh÷ng cét ®Ìn giao th«ng cïng bé ®iÒu khiÓn b»ng ®iÖn; phÇn gç lµ mÆt khung vµ nh÷ng m¶ng l¾p ghÐp ng· ba, ng· t­, ng· n¨m, phÇn nhùa lµ nh÷ng cét biÓn b¸o cã g¾n nam ch©m, phÇn giÊy lµ nh÷ng h×nh ng­êi, nh÷ng tÊm biÓn b¸o, phÇn kim lo¹i lµ nh÷ng cét ®Ìn giao th«ng... Bé tranh ®éng: gåm nh÷ng tê tranh chÝnh in råi dïng c­íc, chèt nhùa, d©y thÐp nhá g¾n nh÷ng qu©n phô vµo tranh. §éng t¸c nµy lµm cho tranh cã nh÷ng cö ®éng nhÊt ®Þnh lµm cho tranh cã vÎ linh ho¹t, sèng ®éng… S¶n phÈm cu¶ trung t©m tr­íc ®©y tr­íc ®©y chØ theo mïa vô, diÔn ra chñ yÕu vµo th¸ng 3 ®Õn th¸ng 11 ®Ó phôc vô cho n¨m häc míi theo ®¬n ®Æt hµng cña c¸c tØnh. Khi thµnh lËp thªm trung t©m vi tÝnh vµ x­ëng in th× c«ng viÖc cña trung t©m cã vÎ ®Òu ®Æn h¬n, hoµn thµnh ®­îc nhiÒu h¬n nh÷ng yªu cÇu cña c«ng ty, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi h¬n trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. 2.1.4. §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i Trung t©m chÕ b¶n - in . XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt nhiÒu kh©u, nhiÒu lo¹i, nhiÒu viÖc mµ c«ng t¸c qu¶n lý vµ bé m¸y kÕ to¸n còng cã nhiÒu viÖc ph¶i lµm, ph¶i kiªm nhiÖm ®Ó ®¸p øng ®­îc víi yªu cÇu, ®ßi hái cña c«ng viÖc. Tuy thÕ bé m¸y kÕ to¸n cña Trung t©m vÉn ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung. Theo h×nh thøc nµy, trung t©m cã mét phßng kÕ to¸n, ë c¸c ph©n x­ëng kh«ng tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n riªng mµ chØ bè trÝ nh©n viªn thèng kª thu thËp kiÓm tra chøng tõ – ng­êi nµy chñ yÕu nhËn lu«n nhiÖm vô qu¶n ®èc ph©n x­ëng- sau ®ã chuyÓn chøng tõ vÒ phßng tµi vô ®Ó xö lý vµ tiÕn hµnh ghi sæ kÕ to¸n. Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty cã nhiÖm vô tæ chøc thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n, c«ng t¸c thèng kª trong ph¹m vi c«ng ty, cung cÊp th«ng tin kinh tÕ cho gi¸m ®èc. Phßng kÕ to¸n cã 3 ng­êi ®Ó ®¶m nhiÖm tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn c«ng viÖc kÕ to¸n: kÕ to¸n, thñ kho, thñ quü. §Ó phï hîp víi khèi l­îng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc “ Chøng tõ ghi sæ “ ®¶m b¶o cho sù chÝnh x¸c, kÞp thêi cña viÖc cung cÊp sè liÖu ®Çy ®ñ, tõ ®ã phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý nh¹y bÐn, hiÖu qu¶. XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt lµ chu kú s¶n xuÊt ng¾n, s¶n phÈm ®­îc s¶n xuÊt ®¹i trµ, hµng lo¹t, nªn kÕ to¸n trung t©m ho¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p th­êng xuyªn vµ x¸c ®Þnh trÞ gi¸ hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p trung b×nh vµ hîp thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. Kú b¸o cña c«ng ty ®­îc x¸c ®Þnh lµ mét th¸ng. Ghi chó : Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu Chøng tõ gèc (B¶ng tæng hîp CTG) Sæ quü Sæ thÎ h¹ch to¸n chi tiÕt Chøng tõ ghi sæ Sæ ®¨ng ký CTGS Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n B¸o c¸o kÕ to¸n 9 9 7 6 8 3 5 4 2 1 1 2.2. T×nh h×nh thùc tÕ vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu t¹i Trung t©m chÕ b¶n - in . 2.2.1. §Æc ®iÓm vËt liÖu cña c«ng ty. Do hiÖn nay, tuy Trung t©m cã 3 ph©n x­ëng nh­ng t×nh h×nh t¨ng, gi¶m vËt liÖu l¹i chñ yÕu ë x­ëng in. Cßn ®èi víi x­ëng thiÕt bÞ, nguyªn vËt liÖu chñ yÕu cßn tån t¹i tõ khi ch­ a thµnh lËp x­ëng in , bªn c¹nh ®ã nguyªn vËt liÖu l¹i qu¸ nhiÒu, thªm n÷a quy m« c«ng viÖc còng nh­ nguyªn vËt liÖu l¹i tØ mØ, kh«ng th­êng xuyªn nªn viÖc biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu ë x­ëng thiÕt bÞ rÊt Ýt, hÇu nh­ chØ diÔn ra ë lÜnh vùc xuÊt cho s¶n xuÊt. V× vËy nghiÖp vô kÕ to¸n vÒ t¨ng, gi¶m nguyªn vËt liÖu chñ yÕu diÔn ra trong x­ëng in. Trong x­ëng in, vËt liÖu ®­îc sö dông rÊt ®a d¹ng, bao gåm c¶ nh÷ng nguyªn vËt liÖu trong n­íc s¶n xuÊt còng nh­ nh÷ng nguyªn vËt liÖu n­íc ngoµi s¶n xuÊt. 2.2.2. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ vËt liÖu ë c«ng ty: 2.2.2.1. Ph©n lo¹i vËt liÖu: T¹i x­ëng in cña Trung t©m, nguyªn vËt liÖu rÊt ®a d¹ng nh­ng ®­îc trung t©m qu¶n lý chÆt qua sù ph©n lo¹i vËt liÖu cô thÓ. C¨n cø vµo c«ng dông, vai trß cña tõng thø vËt liÖu ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vËt liÖu cña c«ng ty ®­îc chia thµnh: Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Lµ ®èi thµnh chñ yÕu cÊu thµnh nªn nh÷ng s¶n phÈm in cña trung t©m. Gåm: phim, kÏm, giÊy, ho¸ chÊt, bét kh«, mang bop, bét axit, gèm, mùc in, mµng co. VËt liÖu phô: bao gåm: b¨ng dÝnh, thuèc tót, butt tót, tÊt lß dïng cho m¸y 16, ®Ó phim, xót hiÖn b¶n, cao su, dao ®¸nh mùc. *KÕ to¸n më 2 tµi kho¶n t­¬ng øng ®Ó theo dâi vËt liÖu: + TK 152: Nguyªn vËt liÖu chÝnh. +TK 153: Nguyªn vËt liÖu phô. 2.2.2.2: §¸nh gi¸ vËt liÖu. ë trung t©m, phßng kÕ to¸n tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp – xuÊt – tån vËt liÖu. Trung t©m tÝnh chung gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho: Gi¸ thùc tÕ nhËp kho = Gi¸ mua + Chi phÝ mua + ThuÕ nhËp khÈu ( nÕu cã ). §èi víi nh÷ng vËt liÖu ngo¹i nhËp, gi¸ trªn ho¸ ®¬n b»ng ngo¹i tÖ ®­îc ®æi sang VN§ theo tû gi¸ Ng©n hµng Nhµ n­íc c«ng bè t¹i thêi ®iÓm mua vµo. §èi víi nh÷ng vËt liÖu ch­a tr¶ tiÒn cho ng­êi b¸n, trung t©m cã thÓ th«ng qua C«ng ty thanh to¸n b»ng tµi kho¶n 336 – c©n ®èi c«ng nî. TrÞ gÝa thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho = Sè l­îng xuÊt kho * §¬n gi¸ b×nh qu©n. Trong ®ã: §¬n gi¸ b×nh qu©n = Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú + Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp trong kú Sè l­îng vËt liÖu tån ®Çu kú + Sè l­îng vËt liÖu nhËp trong kú 2.2.3. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ë Trung t©m chÕ b¶n - in : 2.2.3.1.Chøng tõ kÕ to¸n sö dông. Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng GiÊy cÊp vËt t­ PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho B¶ng tæng hîp nhËp – xuÊt – tån vËt liÖu. 2.2.3.2. Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. Do nh©n lùc phßng kÕ to¸n kh«ng nhiÒu trong khi khèi l­îng c«ng viÖc l¹i kh«ng ph¶i Ýt nªn thñ kho võa lµm c«ng t¸c kho tµng, võa lµm nhiÖm vô kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, dông cô. §Ó ho¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu, nh×n chung kÕ to¸n còng theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song, tuy nhiªn cã mét sù thay ®æi lµ kÕ to¸n kh«ng dïng thÎ kho. + ë kho: Thñ kho, kÕ to¸n thu thËp tÊt c¶ c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ liªn quan ®Õn nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu hµng ngµy + T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n – thñ kho hµng ngµy, tõ nh÷ng ho¸ ®¬n, chøng tõ thu nhËp ®­îc ghi lu«n vµo sæ chi tiÕt vËt liÖu dông cô. Sau ®ã ®Þnh kho¶n trong m¸y vi tÝnh. §Þnh kú cuèi th¸ng kÕ to¸n thñ kho lËp mét b¶ng tæng hîp xuÊt, nhËp, tån vËt liÖu. doanh nghiÖp sæ chi tiÕt vËt liÖu, dông cô Tê sè:..... Më sæ ngµy th¸ng n¨m Tªn vËt liÖu ( Dông cô, s¶n phÈm, hµng ho¸) : Mùc in mµng co §¬n vÞ tÝnh: Hép Quy c¸ch, phÈm chÊt M· sè: Chøng tõ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n ®èi øng §¬n gi¸ NhËp XuÊt Tån Sè Ngµy L­îng TiÒn L­îng TiÒn L­îng TiÒn 249 26/12 NhËp c«ng ty Thanh Mü 331 V6A - 302 60.000 17 1.020.000 V6A -203 57.000 17 867.000 V6A -601 58.000 17 986.000 V6A -408 58.000 17 986.000 V6A -102 56.000 40 2.240.000 V6A -110 37.000 34 1.258.000 V6A-201 75.000 17 1.275.000 V6A -570 49.000 10 490.000 V6A - 304 60.000 17 1.020.000 V6A - 8005 160.000 10 1.600.000 2.2.3.3. Tæ chøc kÕ to¸n nhËp vËt liÖu ë Trung t©m chÕ b¶n -in : VËt liÖu cña c«ng ty ®­îc nhËp chñ yÕu do mua ngoµi, ngoµi ra trung t©m còng tù s¶n xuÊt nh­ phim in hay thuª ngoµi gia c«ng. C«ng t¸c tæ chøc tiÕp nhËn vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh rÊt cÈn thËn, nghiªm tóc. Khi hµng vÒ, thñ kho cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra ho¸ ®¬n, hµng ho¸ cã hîp lÖ, hîp ph¸p ®Çy ®ñ kh«ng, tõ ®ã ®Ó viÕt phiÕu nhËp kho. PhiÕu nhËp kho ®­îc nhËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: KÕ to¸n l­u cuèng Liªn 2: L­u l¹i kÑp cïng ho¸ ®¬n tµi chÝnh, cïng phiÕu nhËp kho cña ng­êi mua, chuyÓn lªn phßng tµi vô cña c«ng ty, n¬i n¾m d÷ tµi kho¶n ®Ó thanh to¸n cho ng­êi b¸n. Liªn 3: §­a vµo BCTC hµng th¸ng. PhiÕu nhËp kho chi cã gi¸ trÞ vµ ®­îc coi lµ hîp lÖ khi ®Çy ®ñ ch÷ ký cña Thñ tr­ëng ®¬n vÞ, ng­êi phô tr¸ch cung tiªu, ng­êi giao hµng, Thñ kho. Trªn c¬ së c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ ®Çy ®ñ, hîp lÖ, kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt liÖu nhËp kho vµo c¸c tµi kho¶n, sæ chi tiÕt vËt liÖu, dông cô, b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vµ ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n. 2.2.3.3.1. Tr­êng hîp mua vËt liÖu tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt: Khi trung t©m cÇn mua mét sè vËt liÖu kh«ng nhiÒu, cã gi¸ trÞ nhá, c¸n bé cung øng mang phiÕu b¸o gi¸ cña lo¹i vËt liÖu cÇn mua lªn Gi¸m ®èc duyÖt. NÕu Gi¸m ®èc chÊp nhËn, c¸n bé cung øng sÏ gäi ®iÖn b¸o cho ng­êi b¸n ®Ó giao hµng. Ho¸ ®¬n ( GTGT) MÉu sè 01 GTKT –3LL Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng HT/ 101 –B Ngµy 02 th¸ng 05 n¨m 2002 N0 015504 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty NhÊt Vinh §Þa chØ: Sè tµi kho¶n §iÖn tho¹i: M· sè Hä tªn ng­êi mua hµng: C«ng ty thiÕt bÞ gi¸o dôc I §¬n vÞ: §Þa chØ: Sè tµi kho¶n: H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt . M· sè: STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1*2 1- GiÊy of sÐt 70 g/m2 84 * 120 6r * 250T Tê 1500 1000 1.500.000 Céng tiÒn hµng: 1.500.000 ThuÕ suÊt GTGT: 10% tiÒn thuÕ GTGT 150.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 1.650.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét triÖu s¸u tr¨m n¨m m­¬i ngµn ®ång Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( Ký, ghi râ hä tªn ) C«ng ty thiÕt bÞ gi¸o dôc I Trung t©m chÕ b¶n – in phiÕu chi Sè phiÕu : 431 Gi¸p b¸t – Hµ Néi Ngµy:03/05/2002 Ghi nî : 3311 Ghi cã :1111 Ng­êi nhËn tiÒn: §Þa chØ: Lý do chi: Thanh to¸n tiÒn giÊy Sè tiÒn: 1.650.000 ViÕt b»ng ch÷: KÌm theo: 02 chøng tõ gèc Ngµy 02 th¸ng 05 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng LËp phiÕu Ng­êi nhËn tiÒn Thñ quü §¬n vÞ: phiÕu nhËp kho MÉu sè: 01 – VT §Þa chØ: Ngµy 02 th¸ng 05 n¨m 2002 Theo Q§: 1141 –TC/Q§/C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé Tµi chÝnh Nî: Sè : 01 Cã: Hä tªn ng­êi giao hµng: C«ng ty NhÊt Vinh Theo....... sè........ngµy.........th¸ng.........n¨m 2002.......cña....... NhËp t¹i kho: kho in STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ ( s¶n phÈm, hµng ho¸) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ nhËp Thùc nhËp 1. GiÊy of sÐt 70 g/m2 84 * 120 6r * 250 tÊn Tê 1500 1.000 1.500.000 Céng 1.500.000® Céng thµnh tiÒn ( viÕt b»ng ch÷) : Mét triÖu n¨m tr¨m ngh×n ®ång ch½n. NhËp ngµy 02 th¸ng 05 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) (Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn) C¨n cø vµo ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng vµ phiÕu nhËp kho, phiÕu chi, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 ( giÊy ofsÐt 70g * m2 : 1.500.000 Nî TK 133 :150.000 Cã TK 111 : 1.650.000 2.2.3.3.2.Tr­êng hîp mua vËt liÖu b»ng tiÒn vay ( vay ng©n hµng th«ng qua C«ng ty thiÕt bÞ gi¸o dôc I) Do trung t©m trùc thuéc vµ vÉn thuéc qu¶n lý, gi¸m s¸t cña C«ng ty thiÕt bÞ gi¸o dôc I , mäi c«ng nî cña Trung t©m muèn dïng tiÒn vay ng©n hµng ®Òu ph¶i th«ng qua c«ng ty, víi danh nghÜa vay cña c«ng ty, khi ®ã, kÕ to¸n ph¶n ¸nh kho¶n vay nµy vµo tµi kho¶n 336 – c«ng nî ph¶i tr¶ néi bé. V× vËy khi mua hµng kÕ to¸n vÉn ph¶n ¸nh b×nh th­êng: BT1:Nî TK 152 Cã TK 331 BT2: Nî TK 331 Cã TK 336 Mäi ho¸ ®¬n, chøng tõ cÇn thiÕt vÉn h¹ch to¸n nh­ b×nh th­êng 2.2.3.3.3. Tr­êng hîp mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng. Tr­êng hîp nµy xÈy ra khi c¸n bé cung øng viÕt giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng ®Ó ®i mua hµng ( trong ®ã ghi ®Çy ®ñ lo¹i vËt liÖu cÇn mua, khèi l­îng bao nhiªu) tr×nh lªn Gi¸m ®èc. NÕu Gi¸m ®èc ký duyÖt kÕ to¸n sÏ viÕt phiÕu chi, thñ quü sÏ xuÊt tiÒn. VÝ dô: + C¨n cø vµo giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng cña «ng NguyÔn Lîi – c¸n bé cung øng, Gi¸m ®èc xÐt duyÖt sè tiÒn 2.500.000® ®Ó mua mùc in vµ bét axit. KÕ to¸n ghi: Nî TK 141 : 2.500.000 Cã TK 111: 2.500.000 + Khi hµng vÒ, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng vµ phiÕu nhËp kho sè 20 ngµy 28 th¸ng 4 n¨m 2002. Tæng sè tiÒn thanh to¸n: 2.507.200,3 trong ®ã thuÕ VAT 10% : 227.927,3® KÕ to¸n ghi: Nî TK 152 : 2.279.273 Nî TK 133: 227.927,3 Cã TK 141: 2.507.200,3 Do sè tiÒn t¹m øng nhá h¬n sè tiÒn mua hµng nªn kÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng vµ phiÕu nhËp kho thanh to¸n cho ng­êi t¹m øng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 : 7.200,3 Cã TK 111: 7.200,3 Tr­êng hîp sè tiÒn t¹m øng lín h¬n sè tiÒn mua hµng, «ng NguyÔn Lîi ph¶i thanh to¸n l¹i víi phßng tµi vô, c¨n cø vµo phiÕu thu, kÕ to¸n ghi: Nî TK 111 Cã TK 141 2.2.3.3.4. Tr­êng hîp mua vËt liÖu ch­a thanh to¸n víi ng­êi b¸n: Tr­êng hîp nµy x¶y ra khi c«ng ty mua hµng cña c¸c ®¬n vÞ cung øng th­êng xuyªn. Sè tiÒn ph¶i tr¶ ®­îc theo dâi trªn “sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n”. VÝ dô: Ngµy 26 th¸ng 04 n¨m 2002, trung t©m mua chÞu giÊy C80g/m2 7g x 109 cña c«ng ty bao b× Hµ An. C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho sè 18 vµ ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng víi sè tiÒn 6.337.500 trong ®ã cã 10% thuÕ VAT ®­îc khÊu trõ. KÕ to¸n ghi: Nî TK 152: 5.761.363,63 Nî TK 133: 576. 136,37 Cã TK 331 (C«ng ty bao b× Hµ An): 6.337.500 Tr­êng hîp, khi trung t©m xuÊt tiÒn mÆt göi tr¶ cho kh¸ch, c¨n cø vµo sè phiÕu chi, kÕ to¸n sÏ ghi: Nî TK 331(C«ng ty bao b× Hµ An) Cã TK 111 Do trung t©m th­êng xuyªn mua hµng nh­ng kh«ng thanh to¸n ngay víi ng­êi b¸n mµ sau mét thêi gian, th­êng lµ 1 th¸ng míi thanh to¸n mét nöa. Tr­êng hîp nµy, trung t©m kh«ng chØ mua 1 lÇn mµ mua nhiÒu lÇn, l¹i kh«ng thanh to¸n ngay, nªn kÕ to¸n ph¶i lËp “sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n” ®Ó theo dâi, mçi mét kh¸ch hµng ®­îc thanh to¸n trªn mét trang riªng. Mçi lÇn mua hµng, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng, kÕ to¸n ph¶n ¸nh trªn mét dßng cña sæ. Khi thanh to¸n, kÕ to¸n viÕt mét phiÕu chi cho nhiÒu ho¸ ®¬n ®Ó tr¶ cho ng­êi b¸n. 2.2.3.3.5. Mét sè tr­êng hîp kh¸c: Tr­êng hîp trung t©m mua vËt liÖu vÒ nhËp kho nh­ng ch­a cã ho¸ ®¬n, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ theo gi¸ t¹m tÝnh b×nh th­êng. Nî TK 152 Cã TK 331 Khi kÕ to¸n nhËp ®­îc ho¸ ®¬n sÏ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh sè liÖu trªn sæ b»ng c¸ch: NÕu gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n lín h¬n gi¸ t¹m tÝnh, kÕ to¸n ghi bæ xung: Nî TK 152 Cã TK331 NÕu gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n nhá h¬n gi¸ t¹m tÝnh, kÕ to¸nÕ to¸n ghi ©m ( ghi b»ng mùc ®á hoÆc ®ãng khung). Nî TK 331: Sè tiÒn chªnh lÖch Cã TK 152: Sè tiÒn chªnh lÖch. §ång thêi ph¶n ¸nh sè thuÕ VAT ®­îc khÊu trõ (nÕu cã). Nî TK 133 Cã TK 331 Tr­êng hîp kÕ to¸n nhËn ho¸ ®¬n nh­ng hµng ch­a vÒ, kÕ to¸n ®­a vµo hå s¬ l­u. Khi hµng vÒ, kÕ to¸n ghi sæ b×nh th­êng. Tr­êng hîp mua vËt liÖu vÒ nhËp kho, thanh to¸n tiÒn vËn chuyÓn kÕ to¸n ghi: Nî TK 641.2 Cã TK 111 2.2.3.4. Tæ chøc kÕ to¸n xuÊt vËt liÖu ë trung t©m chÕ b¶n in: VËt liÖu xuÊt kho chñ yÕu dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm, chØ cã mét phÇn ®­îc gäi lµ b¸n thµnh phÈm, cã thÓ ®em b¸n nh­ phim in. Khi cã yªu cÇu s¶n xuÊt, qu¶n ®èc viÕt phiÕu ®Ò nghÞ xuÊt vËt t­ (trong ®ã ghi râ tªn vËt liÖu cÇn xuÊt, khèi l­îng, lý do xuÊt ) råi tr×nh lªn Gi¸m ®èc duyÖt. Khi danh môc ®­îc duyÖt, thñ kho sÏ viÕt phiÕu xuÊt kho. PhiÕu xuÊt kho ®­îc lËp thµnh hai liªn: Liªn 1: KÕ to¸n l­u cuèng Liªn 2: §­a vµo b¸o c¸o tµi chÝnh ®Ó c¬ quan thuÕ kiÓm tra. PhiÕu xuÊt kho ®­îc coi lµ hîp lÖ khi cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña c¸c bªn liªn quan, kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ®Ó ghi sæ chi tiÕt vËt liÖu, b¶ng theo dâi vËt liÖu xuÊt dïng. 2.2.3.4.1 XuÊt vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt . kÕ to¸n ghi : Nî TK 621 Cã TK 152 VÝ dô: §Ó in mét lo¹i tranh trong bé tranh sinh vËt líp 6, qu¶n ®èc ph©n x­ëng b¸o c¸o ®Ó lµm thñ tôc xuÊt kho. L­îng vËt liÖu yªu cÇu: 4 tÊm kÏm 76 x 92 C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho sè 04 ngµy 05/05/2002. Theo sæ chi tiÕt vËt liÖu cuèi th¸ng 4. + KÏm 76 x 92 tån ®Çu th¸ng : 116 tÊm + §¬n gi¸: 32.464,49 ®ång Trong th¸ng 5, trung t©m ch­a nhËp kÏm vµo kho lÇn nµo nªn gi¸ trung b×nh lÊy b»ng gi¸ trung b×nh cña cuèi th¸ng 4. Do ®ã: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng = 32.464,49 x 4 = 129.858 ®ång C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ®· hoµn thiÖn, kÕ to¸n ghi : Nî TK 621 ( M16) : 129.858 Cã TK 152 ( KÏm 76 x 92 ) : 129.858 2.2.3.4.2. XuÊt vËt liÖu phôc vô s¶n xuÊt chung, kÕ to¸n ghi : Nî TK 627 Cã TK 152 VÝ dô: XuÊt giÎ lau m¸y cho x­ëng in Theo phiÕu xuÊt kho sè 02 ngµy 8 th¸ng 1 n¨m 2002, xuÊt giÎ lau m¸y cho x­ëng in 20 kg víi gi¸ b×nh qu©n tÝnh ®­îc lµ 8500 ®ång. Thµnh tiÒn : 170.000 ®ång KÕ to¸n ghi: Nî TK 627.2 : 170.000 Cã TK 152 : 170.000 phiÕu xuÊt kho §¬n vÞ : MÉu sè : 02 - VT §Þa chØ: Theo Q§: 1141- TC/Q§/C§KT Ngµy 20 th¸ng 4 n¨m 2002 Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé Tµi chÝnh Nî: 621 Sè Cã : 152 - Hä tªn ng­êi nhËn hµng: Anh B»ng §Þa chØ ( Bé phËn ) Lý do xuÊt kho: In tranh sinh vËt líp 6 XuÊt t¹i kho : Kho in Sè TT Tªn, nh·n hiÖu , quy c¸ch , phÈm chÊt vËt t­ (s¶n phÈm hµng ho¸) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc xuÊt 1 KÏm m¸y 8 K5667 tÊm 12 21.792,76 261.513,12 2 KÏm m¸y 16 K7692 tÊm 24 40.264,08 966.337,92 3 KÏm m¸y 18 K8010 tÊm 20 47.374,42 947.488,4 Céng 2.175.339,44 Céng thµnh tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Hai triÖu mét tr¨m bÈy m­¬i nh¨m ngh×n ba tr¨m ba m­¬i chÝn phÈy bèn m­¬i t­ ®ång. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch bé phËn Ng­êi nhËn Thñ kho Phô tr¸ch cung tiªu (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) 2.3. Ph©n tÝch chung t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông vËt liÖu ë trung t©m chÕ b¶n in: Do ®Æc thï cña trung t©m lµ chuyªn s¶n xuÊt, kh«ng mua b¸n, trao ®æi hµng ho¸. §Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm ®­îc tèt th× nguyªn vËt liÖu ®ãng mét vai trß quan träng hµng ®Çu. V× vËy c«ng t¸c qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu ë trung t©m rrÊt ®­îc quan t©m, chó träng. ë kh©u thu mua: Gi÷a phßng tµi vô vµ phßng kinh doanh lu«n cã sù phèi hîp chÆt chÏ trong viÖc thu mua nguyªn vËt liÖu phôc vô s¶n xuÊt ®¶m b¶o tiÕn ®é s¶n xuÊt kh«ng bao giê r¬i vµo t×nh tr¹ngng­ng trÖ do thiÕu vËt liÖu hay tån kho qu¸ nhiÒu g©y ø ®äng vèn. qu¸ tr×nh thgu mua vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh phï hîp víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Ngoµi ra, trung t©m cßn tæ chøc kh¸ tèt viÖc qu¶n lý vÒ khèi l­îng, quy c¸ch, chñng lo¹i, gi¸ mua vµ chi phÝ mua vËt liÖu. ë kh©u b¶o qu¶n: Yªu cÇu ®ßi hái giÊy in ph¶i kh«ng hót Èm, kh«ng nhµu n¸t, mùc in, kÏm hay axÝt, bét axÝt ®Òu ph¶i ®­îc b¶o qu¶n ë nhiÖt ®é m¸t. Do vËy, kho tµng cña trung t©m ®Òu ®­îc bè trÝ cã m¸y ®iÒu hoµ. VËt liÖu chÝnh vµ vËt liÖu phô ®­îc bè trÝ hîp lý, khoa häc trong kho, thuËn tiÖn cho nhu cÇu xuÊt sö dông gióp kÕ to¸n thuËn lîi h¬n trong kiÓm kÕ to¸n, ®èi chiÕu, gióp l·nh ®¹o n¾m ®­îc t×nh h×nh mét c¸ch nhanh chãng, cô thÓ. ë kh©u xuÊt dïng: §Ó tr¸nh t×nh tr¹ng xuÊt thõa hoÆc thiÕu vËt liÖu, c«ng ty tæ chøc lËp ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu cho tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm. §èi víi nh÷ng s¶n phÈm th«ng th­êng (®· ®­îc x©y dùng ®Þnh møc ) viÖc xuÊt vËt liÖu dùa trªn ®inhj møc vµ sè l­îng s¶n phÈm dù kiÕn. Cßn ®èi víi nh÷ng s¶n phÈm míi ®­a vµo s¶n xuÊt lÇn ®Çu, dùa trªn thiÕt kÕ do phßng vi tÝnh t¹o mÉu hoÆc do kh¸ch hµng yªu cÇu, phßng kÕ ho¹ch ®iÒu hµnh tæ chøc s¶n xuÊt thö. Tõ ®ã tÝnh to¸n vµ x¸c ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu cho mét s¶n phÈm. trªn c¬ së ®ã x¸c ®Þnh tæng sè vËt liÖu xuÊt dïng theo lÖnh s¶n xuÊt. * ë kh©u sö dông vËt liÖu: C¸c ph©n x­ëng tiÕn hµnh s¶n xuÊt theo c¸c tiªu chuÈn trong lÖnh s¶n xuÊt ký cho ph©n x­ëng m×nh. Trung t©m còng ®­a ra chÕ ®é khen th­ëng cuèi n¨m cho nh÷ng bé phËn s¶n xuÊt v­ît ®Þnh møc. §èi víi viÖc lµm háng, lµm sai s¶n phÈm, bé phËn, c¸ nh©n lµm háng ph¶i båi th­êng hoµn toµn theo trÞ gi¸ cña s¶n phÈm lµm háng. PhÇn Ba NhËn xÐt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu vµ mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë trung t©m chÕ b¶n - in. 3.1 NhËn xÐt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë Trung t©m chÕ b¶n - in Tr­íc ®©y, trung t©m phô thuéc rÊt nhiÒu vµo c«ng ty, tõ kÕ ho¹ch tµi chÝnh ®Õn ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n kÕ to¸n g©y ra nhiÒu h¹n chÕ trong c«ng t¸c h¹ch to¸n còng nh­ qu¶n lý. Vµo thêi gian ®ã, trung t©m kh«ng cã bé phËn kÕ to¸n hoµn chØnh mµ chØ bè trÝ nh©n viªn tËp hîp chøng tõ, ho¸ ®¬n, ghi sæ, theo dâi chi tiÕt råi b¸o sæ cho kÕ to¸n cña c«ng ty, c«ng ty cã tr¸ch nhiÖm h¹ch to¸n cho trung t©m. Trong suèt hai n¨m qua, tuy míi tù m×nh lµm viÖc nh­ng phßng nh­ng phßng kÕ to¸n cña trung t©m ®· kh¼ng ®Þnh ®­îc m×nh vµ cã tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc tr­íc c«ng ty. Trong c«ng t¸c kÕ to¸n, nhÊt lµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®· cã nh÷ng chuyÓn biÕn tiÕn bé. Hai n¨m tr­íc, kho cña trung t©m hoµn toµn kh«ng cã nh÷ng nguyªn vËt liÖu nh­ giÊy, mùc in m¸y, mùc in nilon, mµng nilon ......mµ mçi mét chñng lo¹i l¹i cã nhiÒu cì, nhiÒu khæ, nhiÒu mµu cña nhiÒu h·ng kh¸c nhau. §iÒu ®ã ®ßi hái thñ kho ph¶i nhËn biÕt, t×m hiÓu râ vµ ph©n biÖt ®­îc c¸c chñng lo¹i kh¸c nhau ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, tÝnh kinh tÕ trong c«ng t¸c nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu. Do tÝnh chÊt, ®Æc thï cña c«ng viÖc, nªn Gi¸m ®èc trung t©m vµ bé phËn kÕ to¸n ®ang cÇn t×m c¸ch hoµn thiÖn c«ng t¸c kho vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu sao cho thËt phï hîp, gän nhÑ, hiÖu qu¶. 3.1.1 ¦u ®iÓm cña c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu ë trung t©m chÕ b¶n - in : Trung t©m chÕ b¶n - in cã mét bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ, c¸c phßng ban chøc n¨ng trî gióp c«ng t¸c qu¶n lý cho gi¸m ®èc mét c¸ch hiÖu qu¶, nhanh chãng. Nh©n viªn kÕ to¸n cã tr×nh ®é, n¨ng lùc, nhiÖt t×nh, trung thùc. C«ng ty ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n “ chøng tõ ghi sæ”, h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song, tuy nhiªn do bé m¸y kÕ to¸n cña trung t©m l¹i kh«ng dïng thÎ kho ®Ó cËp nhËt sè l­îng nhËp xuÊt hµng ngµy. V× trung t©m kh«ng cã nh©n viªn thñ kho riªng nªn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu kiªm thñ kho ph¶n ¸nh lu«n vµo “ sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu”, ®iÒu nµy lµm gi¶m bít mét phÇn c«ng viÖc, rót ng¾n mét giai ®o¹n c«ng viÖc, c¸c thñ tôc còng ®­îc tiÕn hµnh nhanh h¬n. VÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu, ngoµi viÖc tæ chøc tèt kho tµng, bÕn b·i ®Ó tr¸nh hao hôt, mÊt m¸t, trung t©m cßn bè trÝ t¹o ®iÒu kiÖn vÒ trang thiÕt bÞ hiÖn ®i nh­ m¸y tÝnh, m¸y in, m¸y fax cho nh©n viªn kÕ to¸n. Gióp c«ng t¸c h¹ch to¸n, nhÊt lµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu cã nhiÒu thuËn lîi, chÝn x¸c, gãp phÇn gi¶m bít g¸nh nÆng c«ng viÖc sæ s¸ch cho kÕ to¸n. VÒ phÇn kÕ to¸n, thñ kho, nhê nh÷ng thiÕt bÞ nµy mµ nguyªn vËt liÖu ®­îc theo dâi chi tiÕt c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn nhanh chãng, dÔ dµng, gi¶m bít mét phÇn ®¸ng kÓ khèi l­îng giÊy tê cÇn l­u gi÷ hay cÇn theo dâi mçi ngµy. VÒ viÖc b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu, trung t©m ®· l¾p m¸y ®iÒu hoµ trong kho lu«n ­u tiªn s¾p xÕp riªng mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu vµo mét chç quy ®Þnh. Tuy mÆt b»ng cña kho ch­a ®­îc réng r·i nh­ng trong kho vÉn lu«n gän gµng, ®Çy ®ñ nh÷ng nguyªn vËt liÖu cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt, ®¶m b¶o thuËn tiÖn cho viÖc nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu nhanh chãng. VÒ t×nh h×nh cung cÊp nguyªn vËt liÖu, gi÷a phßng tµi vô vµ phßng kinh doanh lu«n cã sù phèi hîp chÆt chÏ trong viÖc thu mua vËt liÖu ®¶m b¶o cho trung t©m kh«ng bÞ chËm c«ng viÖc v× thiÕu vËt liÖu, hay kho tµng tån ®äng nhiÒu lµm ¶nh h­ëng ®Õn vèn kinh doanh cña trung t©m. VÒ h×nh thøc tæ chøc kÕ to¸n, c«ng ty ®ang ¸p dông lµ h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung ®· t¹o ®iÒu kiÖn chØ ®¹o, kiÓm tra nghiÖp vô vµ ®¶m b¶o sù l·nh ®¹o, tËp trung thèng nhÊt cña gi¸m ®èc. Ngoµi ra, h×nh thøc nµy cßn thuËn tiÖn trong viÖc ph©n c«ng, chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc ®èi víi nh©n viªn kÕ to¸n còng nh­ viÖc trang bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt tÝnh to¸n, xö lý th«ng tin. 3.1.2: Nh÷ng h¹n chÕ trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu ë trung t©m chÕ b¶n-in: Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm vÒ tæ chøc kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng cßn tån t¹i mét sè h¹n chÕ cÇn kh¾c phôc. VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: Víi mét kÕ to¸n vµ mét kÕ to¸n vËt liÖu kiªm thñ kho, c«ng viÖc cña kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng viÖc cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng t­¬ng ®èi vÊt v¶. Võa lµm c«ng t¸c kho tµng, võa lµm kÕ to¸n nªn nhiÒu lóc c«ng viÖc chång chÊt, qu¸ t¶i. Thªm vµo ®ã, do trung t©m h¹ch to¸n theo ph­¬ng thøc “ chøng tõ ghi sæ" nªn viÖc ghi chÐp bÞ trïng lÆp nhiÒu dÉn ®Õn viÖc lËp b¸o c¸o dÔ bÞ chËm trÔ. VÒ viÖc theo dâi chi tiÕt vËt liÖu: C«ng ty ®ang ¸p dông m« h×nh ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p nµy ®¬n gi¶n, kh«ng ph¶i ®èi chiÕu gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu do thñ kho vµ kÕ to¸n vËt liÖu lµ mét nh­ng laÞ lµm cho c«ng viÖc ®«i lóc kh«ng theo dâi kÞp, thªm n÷a, trung t©m cã rÊt nhiÒu lo¹i vËt liÖu, c¸c nghiÖp vô nhËp - xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn nªn ph­¬ng ph¸p nµy ch­a phï hîp . 3.2 Mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë trung t©m chÕ b¶n - in. * ý kiÕn thø nhÊt: VÒ bé m¸y kÕ to¸n . Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty gåm hai ng­êi kÓ c¶ thñ kho nªn mçi ng­êi ph¶i kiªm nhiÒu phÇn kÕ to¸n. V× vËy khèi l­îng c«ng viÖc cña mçi ng­êi rÊt nhiÒu, nh©n viªn kÕ to¸n th­êng xuyªn vÒ muén. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, trung t©m nªn bè trÝ l¹i nh©n lùc nh»m gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc cho mçi ng­êi vµ ®¶m b¶o chÕ ®é nghØ ng¬i cña c¸n bé kÕ to¸n. * ý kiÕn thø hai: VÒ c«ng t¸c qu¶n lý trong kÕ to¸n. HiÖn nay bé m¸y kÕ to¸n cña trung t©m kh«ng ®­îc hoµn toµn ®éc lËp h¹ch to¸n còng g©y nhiÒu khã kh¨n, phiÒn phøc trong c«ng t¸c. §Æc biÖt lµ trung t©m vÉn ch­a ®­îc phÐp cã con dÊu vµ ch­a cã tµi kho¶n ë ng©n hµng. Theo t«i, trung t©m nªn ®Ò nghÞ víi c¬ quan, tuy ch­a ph¶i mét doanh nghiÖp ®éc lËp nh­ng ®­îc phÐp lËp mét tµi kho¶n riªng cña trung t©m ®Æt d­íi sù b¶o l·nh cña c«ng ty. Thªm n÷a, hiÖn nay c«ng ty ®· cho phÐp trung t©m nhËn nh÷ng ®¬n ®Æt hµng vÒ in Ên vµ rµ c«ng vÒ in Ên ë kh¸ch hµng bªn ngoµi , nªn t«i nghÜ trung t©m còng cÇn xin ®Ò xuÊt víi c«ng ty viÖc uû quyÒn ký nh÷ng hîp ®ång víi giíi h¹n gi¸ trÞ nhÊt ®Þnh. Khi ®ã, qu¶n lý c«ng viÖc cña trung t©m nãi chung hay c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng sÏ ®ì ®­îc mét phÇn c«ng viÖc lµ mçi lÇn l¹i ph¶i chê ý kiÕn vµ con dÊu cña c¬ quan råi míi quyÕt ®Þnh c«ng viÖc, hay sù chi phèi cña kÕ to¸n c«ng ty trong c«ng t¸c h¹ch to¸n. §Þnh kú, c«ng ty chØ cÇn cho ng­êi xuèng kiÓm tra, gi¸m s¸t vµ gãp ý kiÕn víi c«ng viÖc cña trung t©m. Trung t©m chØ cÇn ®Þnh kú b¸o c¸o sè liÖu tæng kÕt mét c¸ch râ rµng, ®Çy ®ñ ng­îc trë l¹i ®èi víi c«ng ty. * ý kiÕn thø 3 - VÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu NÕu trung t©m cã tµi kho¶n riªng ë ng©n hµng, khi mua nguyªn vËt liÖu víi sè l­îng tiÒn cÇn vay ë ng©n hµng; kÕ to¸n sÏ kh«ng cÇn theo dâi tµi kho¶n 336- c«ng nî víi néi bé, kÕ to¸n sÏ ghi: Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 111,112,331 Thªm n÷a, t×nh h×nh xuÊt nguyªn vËt liÖu cña trung t©m lu«n diÔn ra th­êng xuyªn, chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu nhiÒu nªn ph­¬ng ph¸p thÎ song song mµ trung t©m sö dông ch­a thÝch hîp. Ph­¬ng ph¸p nµy ngoµi viÖc ghi chÐp trïng lÆp nhiÒu cßn lµm h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra cña kÕ to¸n. Theo t«i víi tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé kÕ to¸n hoµn toµn cã thÓ kh¾c phôc nh­îc ®iÓm nµy b»ng c¸ch dïng ph­¬ng ph¸p sæ sè d­. KÕ to¸n nªn x©y dùng gi¸ h¹ch to¸n cho tõng lo¹i vËt liÖu ®Ó cã thÓ ¸p dông ph­¬ng ph¸p sæ sè d­. Sö dông gi¸ h¹ch to¸n gióp c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu ®¬n gi¶n h¬n, thuËn tiÖn h¬n, gi¶m ®­îc khèi l­îng h¹ch to¸n vµ gióp viÖc tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng chÝnh x¸c h¬n. B¶ng luü kÕ xuÊt vËt t­ Th¸ng 4 - 2002 §¬n vÞ: TÊm Lo¹i vËt t­ Tõ ngµy 1 ®Õn 5 Tõ ngµy 6 ®Õn 11 Tõ ngµy 12 ®Õn 17 Tõ ngµy 18 ®Õn 23 Tõ ngµy 24 ®Õn cuèi th¸ng Céng KÏm 56 x 67 10 12 24 12 16 74 KÏm 76 x 92 11 9 7 38 47 112 KÏm 80 x 103 0 0 13 9 47 69 Trong mét th¸ng trung t©m th­êng chØ nhËp 1 ®Õn 2 lÇn kÏm c¸c chñng lo¹i B¶ng theo dâi chi tiÕt nhËp vËt t­ Th¸ng 4 - 2002 Ngµy nhËp Lo¹i vËt t­ Sè l­îng (tÊn) §¬n gi¸ (®ång) Thµnh tiÒn 5-4-2002 KÏm 56x67 200 21.818 4.363.640 26-4-2002 KÏm 76x92 100 40.090 4.009.000 26-4-2002 KÏm 80x103 100 47.364 4.736.000 B¶ng tæng hîp - nhËp - xuÊt - tån vËt t­ Lo¹i vËt t­ Tån ®Çu kú NhËp XuÊt Tån cuèi kú KÏm 56x67 75 200 74 201 KÏm 76x92 78 100 112 66 KÏm 80x103 30 100 69 61 * ý kiÕn thø 4 - VÒ ®¸nh gi¸ vËt liÖu: ë trung t©m chi phÝ thu mua vËt liÖu ch­a ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 335 kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Cã TK 111 Tr­êng hîp chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì hµng ho¸ ®em b¸n sÏ ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng. Nî TK 641 Cã TK 111 * ý thø kiÕn 5: VÒ viÖc ph©n tÝch t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu, hµng n¨m c«ng ty tiÕn hµnh ph©n tÝch trªn c¬ së sè liÖu thùc tÕ cña n¨m nµy so víi n¨m tr­íc. Tuy nhiªn c«ng ty chØ ph©n tÝch tæng qu¸t t×nh h×nh sö dông vËt liÖu trong mèi quan hÖ víi sè l­îng thµnh phÈm. ViÖc nµy ch­a chØ râ ®­îc nguyªn nh©n chñ quan vµ kh¸ch quan ®Én ®Õn viÖc t¨ng hay gi¶m kho¶n chi vËt liÖu trong gi¸ thµnh. Theo t«i, trung t©m nªn tham kh¶o c¸c chØ tiªu ph©n tÝch sö dông ®Ó ph©n tÝch cô thÓ t×nh h×nh cung cÊp vµ sö dông nguyªn vËt liÖu cña trung t©m, tõ ®ã ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p thÝch hîp ®Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a viÖc qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. KÕt luËn Doanh nghiÖp hµnh chÝnh sù nghiÖp, doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh hay mét c¬ quan, nhµ m¸y nµo còng cÇn ®Õn c«ng t¸c kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n, theo dâi c¸c mÆt liªn quan ®Õn tiÒn cña doanh nghiÖp. §iÒu ®ã cho thÊy sù quan träng vµ cÇn thiÕt cña c«ng t¸c kÕ to¸n nhÊt lµ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. NÒn kinh tÕ cña x· héi cµng ph¸t triÓn mçi doanh nghiÖp cµng cÇn ®Õn sù hiÖn ®¹i, n¨ng ®éng, tiªn tiÕn trong c«ng t¸c kÕ to¸n nhÊt lµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu chiÕm phÇn lín trong viÖc h×nh thµnh nªn s¶n phÈm v× vËy h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu ®­a ra nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi lµ mét c«ng viÖc hÕt søc cÇn thiÕt, gióp c¸c nhµ qu¶n lý cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n trong kinh doanh. §Ó ®¹t ®­îc nh÷ng ®iÒu ®ã, trªn gãc ®é lµ ng­êi kÕ to¸n, t«i cho r»ng cÇn ph¶i nhËn thøc ®Çy ®ñ c¶ vÒ lý luËn vµ thùc tiÔn. Trªn c¬ së ®ã ph¸t huy vµ kiÖn toµn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c nguyªn vËt liÖu nãi riªng. Sau gÇn hai th¸ng thùc tËp t¹i trung t©m chÕ b¶n - in c«ng ty thiÕt bÞ gi¸o dôc I, Bé Gi¸o dôc vµ ®µo t¹o, t«i ®· cè g¾ng tËp trung ph©n tÝch t×nh h×nh thùc tÕ vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu ë c«ng ty vµ t«i ®· ®­a ra mét sè ý kiÕn gãp phÇn hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ ho¹ch vËt liÖu. ý kiÕn nªu trªn ®­îc dùa trªn c¬ së thùc tÕ ë c«ng ty vµ vËn dông sù ®æi míi cña chÕ ®é kÕ to¸n. Do thêi gian thùc tËp kh«ng dµi, kinh nghiÖm thùc tËp cßn h¹n chÕ nªn chuyªn ®Ò kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt nhÊt ®Þnh. T«i rÊt mong ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn, gióp ®ì cña c¸c thÇy c« chuyªn m«n cña ViÖn §¹i häc më Hµ Néi. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n TiÕn sü NguyÔn ViÕt TiÕn vµ c¸n bé kÕ to¸n cña Trung t©m ®· gióp ®ì t«i trong viÖc hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. T«i còng xin c¶m ¬n Gi¸m ®èc Trung t©m ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho t«i thùc hiÖn tèt c«ng viÖc thùc tËp vµ mong r»ng Trung t©m sÏ ngµy cµng s¶n xuÊt ®­îc nh÷ng mÆt hµng võa phôc vô tèt h¬n cho môc ®Ých gi¸o dôc, võa kh¼ng ®Þnh ®­îc m×nh trªn thÞ tr­êng.