Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty da giầy Hà Nội

thu håi ®­îc lµ v¸ng cïi v× ®©y lµ nguyªn liÖu chÝnh ®Ó ®­a vµo bé phËn s¶n xuÊt keo. - Thèng kª ph©n x­ëng chÕ biÕn: C¸c ph©n x­ëng chÕ biÕn I vµ II ®Òu sö dông nguyªn liÖu lµ c¸c lo¹i da do ph©n x­ëng da keo s¶n xuÊt do ®ã nh©n viªn thèng kª ë c¸c ph©n x­ëng nµy cã nhiÖm vô theo dâi l­îng da ®­îc xuÊt tõ ph©n x­ëng da keo sang, l­îng ho¸ chÊt vµ c¸c nguyªn liÖu kh¸c ®­a vµo s¶n xuÊt t¹i ph©n x­ëng. Cuèi th¸ng thèng kª c¸c ph©n x­ëng chÕ biÕn lËp 2 lo¹i b¸o c¸o: + B¸o c¸o ph¸t sinh chi phÝ trong kú. + B¸o c¸o t¹i chÕ phÈm cuèi kú. vµ göi c¸c b¸o c¸o nµy vÒ phßng kÕ to¸n c«ng ty. 2. H×nh thøc sæ kÕ to¸n cña C«ng ty da giÇy Hµ Néi. HiÖn nay t¹i c«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký- chøng tõ. §©y lµ h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n ®­îc ¸p dông phæ biÕn vµ phï hîp víi c¸c doanh nghiÖp quy m« lín vµ võa, ch­a cã ®iÒu kiÖn kÕ to¸n b»ng m¸y. H×nh thøc nµy cã ­u ®iÓm lµ gi¶m bít ®¸ng kÓ khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n vµ thuËn tiÖn cho viÖc lËp b¸o c¸o kÕ to¸n, cung cÊp sè liÖu kÞp thêi cho yªu cÇu qu¶n lý. Tuy nhiªn, h×nh thøc tæ chøc nµy ë c«ng ty ®­îc thùc hiÖn kh«ng hoµn chØnh vµ cã nhiÒu biÕn t­íng. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô, kÕ to¸n cña c«ng ty kh«ng sö dông toµn bé c¸c nhËt ký- chøng tõ, c¸c b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ vµ c¸c sæ chi tiÕt... mµ chØ sö dông mét sè lo¹i g¾n liÒn víi nghiÖp vô kinh tÕ cña c«ng ty nh­ng vÉn ®¶m b¶o yªu cÇu kÕ to¸n nh­: NhËt ký chøng tõ sè 1, 2, 3...,8; B¶ng kª sè 1, 2, 3, ..., 11; B¶ng ph©n bæ sè 1, 2, 3; Sæ chi tiÕt TK 331 vµ Sæ c¸i. VÒ hÖ thèng chøng tõ mµ c«ng ty ®· sö dông: PhiÕu nhËp kho, PhiÕu xuÊt kho, Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt, PhiÕu thu, PhiÕu chi... S¬ ®å 10: S¬ ®å qui tr×nh h¹ch to¸n cña C«ng ty Chøng tõ chi phÝ ( B¶ng ph©n bæ nhËt ký liªn quan) B¶ng kª 4 B¶ng kª 6 B¶ng kª 5 B¶ng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt ph©n x­ëng B¶ng tÝnh gi¸ thµnh Gi¸ thµnh Sæ c¸i TK Báo cáo chi phí 3.Tæ chøc b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh Lµ ®¬n vÞ kinh tÕ c¬ së, h¹ch to¸n ®éc lËp n»m trong tæng C«ng ty da giÇy ViÖt Nam, C«ng ty cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn b¸o c¸o tµi chÝnh phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n trÞ còng nh­ cung cÊp th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµI chÝnh vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty trong t×nh h×nh ®ã víi c«ng ty vµ c¸c C¬ quan Nhµ n­íc cã thÈm quyÒn,b¸o c¸o tµI chÝnh cña C«ng ty ®­îc thùc hiÖn hµng quÝ, hµng n¨m. VÒ b¸o c¸o kÕ to¸n: B¶ng tæng kÕt tµi s¶n, B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, B¸o c¸o chi tiÕt s¶n phÈm theo yÕu tè, B¶n gi¶i tr×nh vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh... Trªn ®©y lµ nh÷ng nÐt kh¸i qu¸t nhÊt vÒ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh vµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty da giÇy Hµ Néi. Víi môc ®Ých ®Ò tµi nªu ra “ Hoµn thiÖn h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu” t¹i C«ng ty, th× viÖc t×m hiÓu thùc tr¹ng h¹ch to¸n NVL t¹i C«ng ty lµ c«ng viÖc kh«ng thÓ thiÕu , tõ ®ã ta cã thÓ t×m ra nh÷ng gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c nµy. III.thùc tr¹ng h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i xÝ nghiÖp da giÇy hµ néi Do quy tr×nh c«ng nghÖ vµ tæ chøc s¶n xuÊt lµ rÊt phøc t¹p, s¶n phÈm gåm nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau nªn c«ng t¸c kÕ to¸n h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n. Thùc tÕ ®©y chÝnh lµ kh©u quan träng nhÊt hiÖn nay ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c qu¶n lý. Qua thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty da giÇy Hµ Néi , em ®· cè g¾ng ®i s©u t×m hiÓu thùc tÕ vµ n¾m b¾t ®­îc mét vµi sè liÖu chñ yÕu ph¶n ¸nh t×nh h×nh h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. 1.§Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu vµ yªu cÇu qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty da giÇy Hµ Néi a. §Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty da giÇy Hµ Néi bao gåm nhiÒu lo¹i, s¶n phÈm cña xÝ nghiÖp mang tÝnh ®a d¹ng, nhiÒu chñng lo¹i. §ã lµ nh÷ng lo¹i nh­ giÇy thÓ thao, x¨ng®an, dÐp ®i trong nhµ, ®i lµm v.v… -Lµ nh÷ng nguyªn liÖu s¶n xuÊt cã tÝnh chÊt kh¸c nhau nh­: Da tr©u, bß, nhùa, v¶i, keo, chØ may, phÈm nhuém, ho¸ chÊt… - Mçi nguyªn vËt liÖu cã chñng lo¹i kh¸c nhau, ®a d¹ng ®Ó phï hîp cho nhiÒu mÉu m·, v× thÕ ®¬n vÞ tÝnh cña c¸c vËt liÖu s¶n xuÊt còng rÊt ®a d¹ng, vÝ dô : ®¬n vÞ mÐt, kg, c¸i , thïng, tÊm… - Víi s¶n phÈm thµnh phÈm th× chi phÝ NVL chiÕm tû träng t­¬ng ®èi lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. Nh÷ng ®Æc ®iÓm trªn ®Æt ra cho C«ng ty da giÇy yªu cÇu cao trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n NVL, bao gåm c¶ qu¸ tr×nh thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông NVL Tãm l¹i, Do s¶n xuÊt cña c«ng ty ®­îc chia thµnh nhiÒu ph©n x­ëng do ®ã nguyªn vËt liÖu còng chia thµnh nhiÒu ph©n x­ëng, qui tr×nh cña mçi ph©n x­ëng kh«ng gièng nhau nªn ®ßi hái ng­êi qu¶n lý ph¶i am hiÓu vÒ mÆt kü thuËt s¶n xuÊt vµ tu©n thñ ®óng quy tr×nh b¶o qu¶n ®èi víi tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu ®Ó tÝnh to¸n ®­îc lo¹i nguyªn vËt liÖu nµo cÇn dù tr÷, cÇn thu mua ®Ó chØ ®¹o trong s¶n xuÊt cho hîp lý. b. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm, vai trß vµ c«ng dông cña nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, còng nh­ c¨n cø vµo thùc tÕ mÆt b»ng s¶n xuÊt cña C«ng ty mµ C«ng ty ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu nh­ sau: T¹i c«ng ty da giÇy Hµ Néi, nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp bao gåm: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ c¸c lo¹i da. Nguyªn vËt liÖu phô lµ c¸c lo¹i ho¸ chÊt. - Nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ c¸c lo¹i da tr©u, bß (t­¬i, muèi) ®­îc mua tõ bªn ngoµi. Nguån nguyªn liÖu nµy lµ ®Çu vµo chñ yÕu cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nh­ng thùc tÕ l¹i kh«ng ®¸p øng ®óng nhu cÇu. Do tr©u bß th­êng chØ ®­îc giÕt mæ khi giµ yÕu hoÆc do ch¨n nu«i kh«ng v× môc ®Ých lÊy thÞt vµ da hay do da tr©u l¹i xÊu h¬n da bß... d½n ®Õn sù h¹n chÕ rÊt lín vÒ chÊt l­îng da nguyªn liÖu. - Nguyªn vËt liÖu phô lµ c¸c lo¹i ho¸ chÊt, keo c«ng nghiÖp cã t¸c dông phô trî trong s¶n xuÊt, ®­îc kÐt hîp víi vËt liÖu chÝnh ®Ó hoµn thiÖn ra s¶n phÈm vµ n©ng cao tÝnh n¨ng - Nhiªn liÖu: DÇu ch¹y m¸y, thuèc nhuém, thuèc tÈy… - Phô tïng thay thÕ: Gåm c¸c phô tïng chi tiÕt dïng ®Ó thay thÕ, söa ch÷a m¸y mãc… - PhÕ liÖu: Lµ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu lo¹i ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm nh­ da thõa, v¶i vôn, chØ… Trong mçi lo¹i trªn tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm c«ng dông cña chóng l¹i ®­îc chia tiÕp ra lµm c¸c nhãm, c¸c thø kh¸c nhau nh­ lo¹i da cøng, da mÒm. §Ó tiÖn cho viÖc phôc vô s¶n xuÊt th× vÒ c¬ b¶n c«ng ty s¾p xÕp c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu cÇn dïng liªn tôc ë mét kho (ë tÇng 1) cßn c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu nµo Ýt dïng h¬n th× ®Æt ë mét kho (ë tÇng 2), vµ cßn mét sè c¸c kho võa vµ nhá kh¸c. ViÖc ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu nh­ trªn gióp cho viÖc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu vµ phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc thuËn tiÖn nhanh chãng. 2.1. yªu cÇu qu¶n lý: VÊn ®Ò ®Çu tiªn mµ c«ng ty quan t©m tíi trong viÖc qu¶n lý NVL lµ hÖ thèng kho tµng. C«ng ty ®· cho x©y dùng nh÷ng kho chøa hµng kiªn cè nh»m b¶o qu¶n cung cÊp kÞp thêi NVL cho c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Bªn c¹nh ®ã, c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt cßn cã c¸c kho chøa hµng võa gÇn víi c¸c ph©n x­ëng. H¬n n÷a ®Ó b¶o ®¶m cho NVL kh«ng bÞ mÊt m¸t, h­ háng, C«ng ty ®Òu bè trÝ m¹ng l­íi b¶o vÖ chÆt chÏ ®èi víi tõng kho NVL dï lín hay nhá. Phßng vËt t­ cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý NVL, theo dâi, kiÓm tra c¸c nghiÖp vô nhËp , xuÊt NVL trong th¸ng, ®Þnh kú tiÕn hµnh kiÓm kª, nÕu ph¸t hiÖn NVL tån ®äng nhiÒu hoÆc kÐm phÈm chat, t×m hiÓu nguyªn nh©n vµ t×m biÖn ph¸p gi¶i quyÕt hîp lý, tr¸nh t×nh tr¹ng cung øng kh«ng kÞp thêi ¶nh h­ëng tíi tiÕn ®é s¶n xuÊt, hay t×nh tr¹ng ø ®äng vèn do vËt liÖu tån ®äng qu¸ nhiÒu, kh«ng sö dông hÕt. Thñ kho cã tr¸ch nhiÖm nhËp, xuÊt vËt liÖu theo ®óng yªu cÇu s¶n xuÊt, ®¶m b¶o ®Çy ®ñ thñ tôc mµ C«ng ty ®· qui ®Þnh. KÕ to¸n NVL, kÕt hîp chÆt chÏ víi thñ kho vµ phßng vËt t­, theo dâi sù biÕn ®éng NVL, kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ tiÕn hµnh ghi sæ kÕ to¸n chÝnh x¸c, trung thùc vµ kÞp thêi 2. Ph©n lo¹i vµ tÝnh gi¸ NVL 2.1 Ph©n lo¹i Còng nh­ c¸c c«ng ty kh¸c, c«ng ty thùc hiÖn viÖc ph©n lo¹i NVL dùa trªn tiªu thøc, vai trß vµ t¸c dông cña tõng lo¹i ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Theo sæ ®¬n gi¸, vËt liÖu cña c«ng ty ®­îc h×nh thµnh c¸c lo¹i sau: - VËt liÖu chÝnh: c¸c lo¹i da tr©u, bß (t­¬i, muèi). VËt liÖu phô: c¸c lo¹i ho¸ chÊt. - Nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ c¸c lo¹i da tr©u, bß (t­¬i, muèi) ®­îc mua tõ bªn ngoµi. Nguån nguyªn liÖu nµy lµ ®Çu vµo chñ yÕu cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nh­ng thùc tÕ l¹i kh«ng ®¸p øng ®óng nhu cÇu. Do tr©u bß th­êng chØ ®­îc giÕt mæ khi giµ yÕu hoÆc do ch¨n nu«i kh«ng v× môc ®Ých lÊy thÞt vµ da hay do da tr©u l¹i xÊu h¬n da bß... d½n ®Õn sù h¹n chÕ rÊt lín vÒ chÊt l­îng da nguyªn liÖu. -VËt liÖu phô mµ c«ng ty sö dông ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm lµ c¸c lo¹i ho¸ chÊt nh­ AxÝt sunfuaric, Bicronat, phÈm t¹o mµu, dÇu thùc vËt... C¸c ho¸ chÊt nµy khi tham gia vµo quy tr×nh thuéc da hay s¶n xuÊt keo sÏ lµm thay ®æi chÊt l­îng da tr©u bß. -VËt liÖu phô ®­îc xuÊt sö dông theo hÖ thèng ®Þnh møc kinh tÕ kü thuËt vµ gi¸ thùc tÕ tõng lo¹i ho¸ chÊt. 3. §¸nh gi¸ vËt liÖu: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho: Do c«ng ty lµ ®èi t­îng nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ nªn gi¸ trÞ vËt liÖu mua vµo + chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì lµ gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ thùc tÕ nµy kh«ng cã thuÕ GTGT ®Çu vµo. VD: Trong th¸ng 2/2001, c«ng ty nhËp mét sè lo¹i VLC nh­ sau: §¬n vÞ: ®ång Lo¹i da Sè l­îng (kg) §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Da tr©u t­¬i 5.000 8.500 42.510.000 Da tr©u muèi 7.000 10.000 70.000.000 Da bß t­¬i 6.200 13.500 83.700.000 Da bß muèi 6.400 16.000 102.400.000 Nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty ®­îc nhËp chñ yÕu tõ bªn ngoµi. HiÖn nay viÖc mua nguyªn vËt liÖu nµy cã thÓ ®­îc nhµ cung cÊp mang ®Õn giao t¹i C«ng ty. Do vËy, gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu nhËp kho ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: Gi¸ thùc tÕ NVL nhËp kho = Gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT+ Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì + ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu chÝnh xuÊt kho: T¹i c«ng ty, gi¸ thùc tÕ vËt liÖu chÝnh xuÊt dïng cho s¶n xuÊt ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc - xuÊt tr­íc. Ph­¬ng ph¸p nµy gi¶ ®Þnh l« vËt liÖu nµo nhËp tr­íc th× sÏ ®­îc xuÊt tr­íc v× vËy gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho ®­îc tÝnh trªn c¬ së l­îng xuÊt vµ gi¸ ho¸ ®¬n cña lÇn nhËp t­¬ng øng. VD: Trong th¸ng 2/2001, c«ng ty xuÊt dïng mét sè lo¹i vËt liÖu chÝnh cho ph©n x­ëng da keo: VËt liÖu tån kho ®Çu kú: §¬n vÞ: ®ång Lo¹i da Sè l­îng (kg) §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Da tr©u t­¬i 248 7.500 1.860.000 Da tr©u muèi 1.052 8.500 8.942.000 Da bß t­¬i 265 12.000 3.180.000 Da bß muèi 430 14.200 6.106.000 - VËt liÖu xuÊt trong kú vµ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt trong kú: + Da tr©u t­¬i: 4.908 kg. Gi¸ thùc tÕ xuÊt = 248 x 7.500 + 4.660 x 8.500 = 41.470.000 (®ång) + Da tr©u muèi: 6.490 kg. Gi¸ thùc tÕ xuÊt = 1.052 x 8.500 + 5.438 x 10.000 = 60.486.000 (®ång) + Da bß t­¬i: 5.470 kg. Gi¸ thùc tÕ xuÊt = 265 x 12.000 + 5.205 x 13.500 = 73.447.500 (®ång) + Da bß muèi: 5.530 kg. Gi¸ thùc tÕ xuÊt = 430 x 14.200 + 5.100 x 16.000 = 87.706.000 (®ång) Tæng chi phÝ nguyªn vËt liÖu chÝnh trong th¸ng 2 lµ: 263.109.500 ®ång. Nh­ vËy, chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp cho ph©n x­ëng da keo trong th¸ng 2 lµ: 350.812.600 ®ång. c. VËt liÖu phô mµ c«ng ty sö dông ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm lµ c¸c lo¹i ho¸ chÊt nh­ axÝt sunfuaric, Bicronat, phÈm t¹o mµu, dÇu thùc vËt... C¸c ho¸ chÊt nµy khi tham gia vµo quy tr×nh thuéc da hay s¶n xuÊt keo sÏ lµm thay ®æi chÊt l­îng da tr©u bß. VËt liÖu phô ®­îc xuÊt sö dông theo hÖ thèng ®Þnh møc kinh tÕ kü thuËt vµ gi¸ thùc tÕ tõng lo¹i ho¸ chÊt. Do ®Æc ®iÓm cña ph©n x­ëng da keo cã hai bé phËn s¶n xuÊt, l­îng ho¸ chÊt tiªu hao ö mçi bé phËn kh«ng gièng nhau do ®ã toµn bé ho¸ chÊt xuÊt dïng ®­îc tÝnh chung cho toµn ph©n x­ëng sau ®ã c¨n cø vµo ®Þnh møc kinh tÕ kü thuËt ®Ó t¸ch riªng cho tõng bé phËn. Trong th¸ng 2 tæng chi phÝ ho¸ chÊt ph¸t sinh lµ: 87.703.100 ®ång. 4. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu 4.1. Thñ tôc nhËp xuÊt kho vËt liÖu: Thñ tôc nhËp vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu mua vÒ sÏ ®­îc phßng kÕ ho¹ch - kü thuËt, phßng tµi chÝnh - kÕ to¸n vµ thñ kho tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm, nÕu chÊt l­îng qui c¸ch phï hîp, ®óng th× míi ®­îc nhËp kho. D­íi ®©y lµ sè vÝ dô vÒ kiÓm nghiÖm c¸c lo¹i da mua vÒ: cña C«ng ty (Xem biÓu 02) BiÓu 02: Tæng c«ng ty da giÇy VN Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam CTY da giÇy Hµ Néi §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc ¾¾¾¾¾ ¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾ biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ H«m nay håi 9 giê 15 phót ngµy 15 th¸ng 03 n¨m 2001, t¹i kho C«ng ty da giÇy Hµ Néi Chóng t«i gåm cã: 1. ¤ng NguyÔn §øc Trµ : Tr­ëng ban 2. Bµ NguyÔn ThÞ NhÞ : Thñ kho 3. Bµ NguyÔn ThÞ Ngäc Anh : Tµi vô 4.¤ng TrÇn Kh¸nh : Kü thuËt C¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè: 21284 ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2001 N¬i cÊp b¸n: C«ng ty Hoµng hµ Do «ng Trµ nhËn TT Tªn hµng vµ qui c¸ch §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ 1 2 Da tr©u muãi Da bß muèi Kg Kg 1500 800 8.500 7500 Thùc tÕ kiÓm nghiÖm: VÒ sè l­îng: §óng theo ho¸ ®¬n. VÒ chÊt l­îng: Tèt. ý kiÕn ban kiÓm nghiÖm: Toµn bé sè vËt t­ trªn ®¶m b¶o chÊt l­îng phôc vô s¶n xuÊt. Biªn b¶n lËp xong håi 11 giê ngµy 15 th¸ng 03 n¨m 2001 vµ ®äc cho mäi ng­êi cïng nghe, thèng nhÊt ký tªn. C¸c uû viªn Tr­ëng ban Gi¸m ®èc (ký tªn) (ký tªn) (ký, ®ãng dÊu) Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ sÏ ®­îc lËp thµnh 3 b¶n (1 b¶n do phßng vËt t­ gi÷, 1 b¶n do phßng kÕ to¸n gi÷, 1 b¶n do thñ kho gi÷). TÊt c¶ c¸c lo¹i vËt t­ ®· kiÓm nghiÖm, nÕu chÊt l­îng, quy c¸ch phï hîp, ®óng th× phßng kÕ ho¹ch kü thuËt tiÕn hµnh nhËp kho. PhiÕu nhËp kho ®­îc ghi thµnh 3 liªn: 1 liªn l­u chøng tõ, 1 liªn giao cho thñ kho, 1 liªn giao cho ng­êi ®i mua gi÷ cïng ho¸ ®¬n ®Ó sau ®ã giao l¹i cho phßng kÕ to¸n lµm c¬ së thanh to¸n. Trªn c¬ së phiÕu nhËp kho, thñ kho ghi chÐp vµo thÎ kho vµ kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt vËt t­. VÝ dô: Theo ho¸ ®¬n (GTGT) sè 21286 ngµy 05/03/2001 C«ng ty mua vËt t­ cña Tæ hîp QuyÕt Th¾ng BiÓu 03: ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè: 01GTKT-3LL Liªn 2 (Giao cho kh¸ch hµng) MC/99 Ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2001 No: 21286 §¬n vÞ b¸n hµng: Tæ hîp QuyÕt Th¾ng §Þa chØ: Thanh Xu©n, Hµ néi. Sè TK: 361111000894 §iÖn tho¹i: M· sè: 01 00 110575 - 1 Hä tªn ng­êi mua hµng: C«ng ty da giÇy Hµ Néi §Þa chØ: §­êng Tam Trinh Sè TK: 710A00384 H×nh thøc thanh to¸n: M· sè: 01 00 103249 - 1 TT Tªn hµng vµ qui c¸ch §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=2x1 1 2 3 4 5 Da tr©u muèi Da bß muèi Da tr©u tu¬i Da bß t­¬I PhÈm nhuém Kg Kg Kg Kg Kg 500 300 100 80 20 225.900 137.700 228.600 135.000 670.460 1.411.857 4.131.000 11.430.000 675.000 13.492.000 Céng tiÒn hµng 31.141.325 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT 3.114.132 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 34.255.457 Sè tiÒn b»ng ch÷: Ba t­ triÖu hai tr¨m n¨m m­¬i l¨m ngµn bèn tr¨m n¨m m­¬i b¶y ®ång./. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu 04: MÉu sè 01-VT Ban hµnh theo Q§ sè 1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 01/11/95 cña BTC phiÕu nhËp kho Sè 69 Ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2001 Nî TK152 Nî TK 133 Cã TK 331 Hä tªn ng­êi giao hµng: NguyÔn §øc Trµ Theo ho¸ ®¬n sè 21286 ngµy 05/03/2001 NhËp kho t¹i : C«ng ty TT Tªn hµng vµ qui c¸ch §V tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 2 3 4 5 Da tr©u muèi Da bß muèi Da tr©u t­¬i Da bß t­¬i PhÈm nhuém Kg nt nt nt nt 500 300 100 80 20 225.900 137.700 228.600 135.000 670.460 1.411.857 4.131.000 11.430.000 675.000 13.492.000 Céng tiÒn hµng 31.141.325 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ba mèt triÖu, mét tr¨m bèn mèt ngµn ba tr¨m hai l¨m ®ång NhËp ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2001 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Thñ kho Ng­êi giao hµng Thñ tôc xuÊt vËt liÖu: C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, nhu cÇu thùc tÕ vµ ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu, ph©n x­ëng lËp mét phiÕu yªu cÇu xuÊt kho vËt liÖu, ghi danh môc vËt liÖu cÇn lÜnh cô thÓ vÒ sè l­îng. PhiÕu xuÊt kho vËt t­ ®­îc viÕt thµnh 2 liªn: - Mét liªn l­u l¹i ë phßng kÕ to¸n ®Ó cuèi kú x¸c ®Þnh thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho lËp b¶ng ph©n bæ. - Mét liªn chuyÓn cho thñ kho ®Ó lÜnh vËt t­ vÒ x­ëng. KÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt vËt t­ ghi sæ chi tiÕt vËt t­ theo sè l­îng vµ ®Þa ®iÓm ph¸t sinh chi phÝ. §Õn cuèi kú c¨n cø vµo sè l­îng vµ gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu kú, nhËp trong kú ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng. BiÓu 05: phiÕu s¶n xuÊt §¬n vÞ thùc hiÖn: Ph©n x­ëng da keo Ngµy giao10/03/2001 Ngµy hoµn thµnh 24/03/2001 Sè H§ Tªn hµng §V tÝnh Sè l­îng Ghi chó 1 2 3 4 5 Da tr©u muèi Da bß muèi Ho¸ chÊt Da bß t­¬i da bß muèi Kg kg lÝt kg Kg 30 20 5 25 15 KÕ ho¹ch Phô tr¸ch s¶n xuÊt Thñ kho Ng­êi giao C¨n cø vµo phiÕu s¶n xuÊt, kÕ to¸n ghi phiÕu xuÊt kho: (Xem biÓu 06) BiÓu6: PhiÕu xuÊt kho Ngµy16 / 2/2001 §¬n vÞ…. MÉu sè 02- VT §Þa chØ…. Q§ sè1141 – TC/Q§/ C§KT Ngµy 01 / 11/95 cña BTC Sè 04 Nî… Cã… Hä tªn ng­êi nhËn hµng: NguyÔn V¨n Th¾ng §Þa chØ: Ph©n x­ëng da keo Lý do xuÊt kho: Phôc vô s¶n xuÊt da XuÊt t¹i kho : C«ng ty Stt Tªnnh·n hiÖu Quyc¸ch,phÈm cÊp vËt t­ M· sè §vÞ tÝnh Sè l­îng Yªu cÇu Thùc xuÊt § gi¸ Thµnh tiÒn A B C D 1 2 3 4 1 DaTr©u muèi Kg 30 30 7500 2 Da bß muèi nt 20 20 3 Ho¸ chÊt lÝt 5 5 4 Da tr©u t­¬i Kg 25 25 5 Da bß t­¬i nt 15 15 Phô tr¸ch béphËn Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êinhËn Thñ kho Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Sö dông (Ký,hä tªn) (Ký, hätªn) (Ký hä,tªn) (ký hä,tªn) ( Ký hä, tªn) 4.2. H¹ch to¸n chi tiÕt NVL t¹i C«ng tyda giÇy Hµ Néi §Ó cã thÓ tæ chøc thùc hiÖn ®­îc toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu nãi chung vµ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu nãi riªng, tr­íc hÕt ph¶i b»ng ph­¬ng ph¸p chøng tõ kÕ to¸n ®Ó ph¶n ¸nh tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn nhËp, xuÊt vËt liÖu. Nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n nµy lµ c¬ së ph¸p lý ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. Thùc tÕ t¹i c«ng ty, chøng tõ kÕ to¸n ®­îc sö dông trong phÇn hµnh kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu bao gåm: - PhiÕu nhËp kho - PhiÕu xuÊt kho - Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu c«ng ty sö dông lµ ph­¬ng ph¸p "thÎ song song". NhiÖm vô cô thÓ cña thñ kho vµ kÕ to¸n vËt liÖu nh­ sau: · ë kho: thñ kho vµ c¸c nh©n viªn phôc vô trong kho ph¶i b¶o qu¶n toµn vÑn sè l­îng vµ chÊt l­îng vËt t­. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn trªn thÎ kho. Hµng ngµy c¸c phiÕu nhËp, xuÊt sau khi ®èi chiÕu víi sè thùc nhËp, thùc xuÊt thñ kho ghi vµo thÎ kho. Cuèi th¸ng, thñ kho ph¶i tiÕn hµnh tæng céng sè nhËp, xuÊt ®Ó tÝnh ra sè tån kho vÒ mÆt l­îng theo tõng danh ®iÓm vËt liÖu vµ ®èi chiÕu sè d­ víi kÕ to¸n vËt liÖu. ThÎ kho ®­îc më cho tõng thø vËt liÖu, mçi thø vËt liÖu cã mét hoÆc mét sè tê c¨n cø vµo khèi l­îng ghi chÐp c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh, mçi chøng tõ ghi mét dßng vµo thÎ kho. · ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n vËt liÖu më sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu cho tõng danh ®iÓm vËt liÖu t­¬ng øng víi thÎ kho më ë kho. Sæ nµy cã néi dung t­¬ng tù thÎ kho, chØ kh¸c lµ theo dâi c¶ vÒ mÆt gi¸ trÞ. H»ng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ nhËp, xuÊt kho, kÕ to¸n vËt liÖu ghi ®¬n gi¸ vµo vµ tÝnh ra sè tiÒn. Sau ®ã, lÇn l­ît ghi c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu cã liªn quan. Cuèi th¸ng tiÕn hµnh céng sæ vµ ®èi chiÕu sè d­ vÒ mÆt l­îng víi thñ kho. BiÓu 07: MÉu sè 06-VT Ban hµnh theo Q§ sè 1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 01/11/95 cña BTC thÎ kho Sè thÎ....... Sè tê....... Ngµy lËp thÎ 01/03/2001 Danh ®iÓm vËt t­.............. §¬n gi¸ h¹ch to¸n................. Tªn vËt t­: Da tr©u bß. §¬n vÞ tÝnh: Kg Nh·n hiÖu qui c¸ch vËt t­: §Þnh møc dù tr÷:......................... - Tèi ®a - Tèi thiÓu TT Chøng tõ TrÝch yÕu Ngµy nhËp xuÊt Sè l­îng Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n Sè Ngµy NhËp XuÊt Tån 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 251 251 69 252 253 3/03 4/03 5/03 10/03 16/03 Tån ®Çu th¸ng S¬ chÕ S¬ chÕ Anh Trµ mua vËt t­ S¬ chÕ S¬ chÕ ............................ 3/03 4/03 5/03 10/03 16/03 60 ........ 10 10 15 30 .......... 25 15 5 65 50 20 ........... Céng ph¸t sinh 90 80 Tån ngµy 31/03/2001 35 BiÓu 08: Sæ chi tiÕt vËt t­ Th¸ng 03 n¨m 2001 §¬n vÞ: C«ng ty da giÇy Hµ Néi Danh ®iÓm vËt t­: 152 Tªn vËt t­: PhÈm nhuém mµu Nh·n hiÖu qui c¸ch: §¬n vÞ tÝnh: Kg Gi¸ kÕ ho¹ch: Kho: C«ng ty da giiÇy Hµ Néi Ngµy nhËp xuÊt Sè hiÖu Chøng tõ TrÝch yÕu NhËp XuÊt Tån N X SL §G TT SL §G TT SL §G TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 3/03 4/03 5/03 10/03 16/03 69 250 251 252 253 Tån ®Çu th¸ng PhÈm nhuém phÈm nhuém A.Trµ mua vËt t­ PhÈm nhuém PhÈm nhuém ........................... 60 ...... 28.155 ........... 1.689.300 ................ 10 10 15 30 ...... 22.320 22.320 ......... 28.155 28.155 ........... 223.200 223.200 ......... 422.325 844.650 ................ 25 558.000 Céng 90 2.533.950 80 2.106.525 Tån ngµy 31/03/2001 35 985.425 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng §èi víi c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu nhËp vÒ tõ s¶n xuÊt th× tr×nh tù vµ c¸ch ghi sæ chi tiÕt còng gièng nh­ ®èi víi vËt t­ nhËp do mua ngoµi, nh­ng viÖc tÝnh to¸n vµ ghi chÐp ®¬n gi¶n h¬n v× nh÷ng vËt t­ ®ã kh«ng cã sè tån kho (®­îc xuÊt ngay) vµ xuÊt theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. VÝ dô: (Xem biÓu 09) BiÓu 09: Sæ chi tiÕt vËt t­ Th¸ng 03 n¨m 2001 §¬n vÞ: C«ng ty da giÇy Hµ Néi Danh ®iÓm vËt t­: 152 Tªn vËt t­: Da Tr©u, Bß Nh·n hiÖu qui c¸ch: TÊm §¬n vÞ tÝnh: Kg Gi¸ kÕ ho¹ch Kho: C«ng ty Ngµy nhËp xuÊt Sè hiÖu Chøng tõ TrÝch yÕu NhËp XuÊt Tån N X SL §G TT SL §G TT SL §G TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 05/10 10/10 21286 252 NhËp kho XuÊt cho PX I 30 137.700 4.131.000 30 137.700 4.131.000 Céng 30 4.131.000 30 4.131.000 Tån ngµy 31/03/2001 0 0 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Cuèi mçi th¸ng, C«ng ty lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho nguyªn vËt liÖu vµ tiÕn hµnh kiÓm kª nguyªn vËt liÖu ë kho. T¹i C«ng ty kÕ to¸n vËt liÖu më sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu cho tõng danh ®iÓm vËt liÖu t­¬ng øng víi thÎ kho më ë kho th«ng qua sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu cña kÕ to¸n vµ thÎ kho cña thñ kho, ®ång thêi khi kiÓm kª thùc tÕ th× ghi theo sè thø tù. 5. H¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty da giÇy Hµ néi Lµ doanh nghiÖp cã sè l­îng nguyªn vËt liÖu phong phó, sö dông t­¬ng ®èi ®a d¹ng. C«ng ty da giÇy Hµ Néi ¸p ông ph­¬ng ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp NVL. V× vËy c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL t¹i c«ng ty nh­ sau. 5.1. Tµi kho¶n sö dông KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu lµ viÖc sö dông c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó ph¶n ¸nh kiÓm tra vµ gi¸m s¸t c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n cã néi dung kinh tÕ ë d¹ng tæng qu¸t. T¹i c«ng ty, kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu sö dông mét sè tµi kho¶n sau: - Tµi kho¶n 152: NVL C«ng ty më c¸c tµi kho¶n cÊp 2 cho tµi kho¶n nµy: + TK 1521: VËt liÖu chÝnh + TK 1522: VËt liÖu phô - C¸c nghiÖp vô vËt t­, c«ng ty sö dông: TK111, TK112, TK 331, TK 621... - C¸c nghiÖp vô xuÊt vËt liÖu c«ng ty sö dông TK 621, TK 627, TK 641, TK 642... Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu ®­îc sö dông ë c«ng ty lµ ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp c¸c nhËt ký chøng tõ ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt vËt t­. 5.2. KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu Nguån hµng cña c«ng ty lu«n ®­îc cung cÊp æn ®Þnh tõ c¸c c«ng ty, c¸c c¸ nh©n vµ th­êng xuyªn nhËn ®­îc b¸o gi¸ vÒ c¸c lo¹i vËt liÖu. Tõ ®ã phßng kÕ ho¹ch vËt t­ c©n ®èi gi¸ c¶ kiÓm tra chÊt l­îng vµ tiÕn hµnh thñ tôc mua hµng. Th«ng th­êng nÕu bªn b¸n lµ c¸c c«ng ty th× chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì sÏ tÝnh lu«n vµo ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n. NÕu bªn b¸n lµ c¸ nh©n th× doanh nghiÖp sÏ tù lo thuª bèc dì vµ ph­¬ng tiÖn ®Ó vËn chuyÓn hµng vÒ kho. Khi hµng vÒ nhËp kho kÕ to¸n vËt liÖu ghi nhËt ký chøng tõ sè 1, nhËt ký chøng tõ sè 2, nhËt ký chøng tõ sè 5. *) Tr­êng hîp mua vËt liÖu ®· vÒ nhËp kho nh­ng ch­a thanh to¸n cho ng­êi b¸n, kÕ to¸n ph¶n ¸nh bót to¸n nµy vµo nhËt ký chøng tõ sè 5. Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 331 *) Tr­êng hîp mua vËt liÖu tr¶ tiÒn ngay Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 111, TK 112 *) Trong tr­êng hîp c«ng ty tù thuª vËn chuyÓn bèc dì vµ chi phÝ nµy tr¶ b»ng tiÒn mÆt th× kÕ to¸n ghi vµo sæ nhËt ký chøng tõ sè 1: Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 111 *) Tr­êng hîp c¸n bé phßng kÕ ho¹ch vËt t­ xin t¹m øng ®Ó mua vËt liÖu, th× ph¶i nãi râ vËt liÖu g×, gi¸ c¶, sè l­îng bao nhiªu vµ ®­îc gi¸m ®èc ký duyÖt kÕ to¸n ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 10: Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 141 T¹i c«ng ty, kÕ to¸n nhËp vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn trªn nhËt ký chøng tõ sè 5. TrÝch t×nh h×nh nhËp vËt liÖu trong th¸ng 3/ 2001 cña c«ng ty: - Ngµy 6/3. Mua cña bµ Mai 1.200kg da tr©u muèi. Thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt. - Ngµy 9/3. Mua cña «ng H­ng 800kg da bß t­¬i, 400kg da bß muèi. Thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt. - Ngµy 10/3. C«ng ty nhËn ®­îc ho¸ ®¬n sè 067742 vÒ mua 3.500 kg da tr©u t­¬i cña tæ hîp t¸c QuyÕt Th¾ng. C«ng ty thanh to¸n tiÒn ngay cho ng­êi b¸n. - Ngµy 15/3. C«ng ty nhËn ®­îc ho¸ ®¬n sè 001782 cña c«ng ty TNHH Th¾ng Lîi vÒ mua 1.500kg da tr©u t­¬i, 5.800kg da tr©u muèi, 4.200kg da bß t­¬i vµ 5.400kg da bß muèi. C«ng ty ®· tr¶ b»ng chuyÓn kho¶n 60% gi¸ trÞ l« hµng. Sè tiÒn cßn l¹i th¸ng sau tr¶ nèt. - Ngµy 18/3. Mua ho¸ chÊt c¸c lo¹i sè tiÒn 137.850.640 ®ång ®· thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt 100.000.000 ®ång sè cßn l¹i ghi nî. - Ngµy 22/3. C«ng ty nhËn ®­îc ho¸ ®¬n sè 006615 cña c«ng ty ViÖt Hoµng, vÒ mua 1.200kg da bß t­¬i, 600 kg da bß muèi. C«ng ty ch­a thanh to¸n cho ng­êi b¸n. Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n dïng ®Ó ph¶n ¸nh vµ theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n. C«ng ty dïng "Sæ chi tiÕt sè 2" sæ chi tiÕt nµy ®­îc më theo tõng th¸ng ®Ó theo dâi. BiÓu 10: B¶ng kª nhËp vËt t­ Th¸ng 03/2001 (trÝch) Record Sè XuÊt nhËp Ng­êi b¸n TK Nî TK Cã TiÒn 214 69 VT nhËp Bµ Mai 152 331 31.141.325 215 70 VT nhËp ¤ng H­ng 152 111 1.927.270 ....... Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 11: Tæng c«ng ty da giÇy VN Chøng tõ ghi sæ 4.1 CT da giÇy HN Ngµy 05 th¸ng 03 n¨m 2001 TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî Cã Anh Trµ mua vËt t­ ThuÕ GTGT 152 133 331 331 31.141.325 3.114.132 Céng 34.255.457 KÌm theo 02 chøng tõ gèc Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 12: Tæng c«ng ty da giÇy VN Chøng tõ ghi sæ 4.2 CT da giÇy HN Ngµy 10 th¸ng 03 n¨m 2001 TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî Cã Anh Trµ mua vËt t­ ThuÕ GTGT 152 133 111 111 1.927.270 192.727 Céng 2.119.997 KÌm theo 02 chøng tõ gèc Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 13: Sæ c¸i TK 152: " Nguyªn liÖu, vËt liÖu" Th¸ng 03 n¨m 2001 Ngµy ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn SHiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 47.252.700 31/03/2001 4.1 05/03/2001 Mua chÞu vËt t­ 331 31.141.325 31/03/2001 4.2 07/03/2001 Mua vËt t­ b»ng TM 111 1.927.270 ....... Céng PS th¸ng 78.896.432 63.710.200 Sè d­ cuèi th¸ng 62.438.932 Céng luü kÕ tõ ®Çu n¨m 721.910.320 612.701.987 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Nh­ vËy, th«ng qua c¸c chøng tõ ghi sæ biÕt ®­îc l­îng nhËp nguyªn vËt liÖu cña xÝ nghiÖp vµ n¾m ®­îc viÖc mua nguyªn vËt liÖu b»ng tiÒn mÆt bao nhiªu, tiÒn göi ng©n hµng bao nhiªu, mua chÞu bao nhiªu,... ®Ó trªn c¬ së ®ã cã c¸c biÖn ph¸p hîp lý ®Ó qu¶n lý nguyªn vËt liÖu. Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sè liÖu c¸c chøng tõ ghi sæ, kÕ to¸n ghi vµo sæ c¸i tµi kho¶n (Xem biÓu 13,14,15): BiÓu 14: Sæ c¸i TK 331: "Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n" Th¸ng 03 n¨m 2001 Ngµy ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn SHiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 20.101.942 70.123.484 31/03/2001 4.1 05/03/2001 Mua chÞu vËt t­ 152 31.141.325 ThuÕ VAT mua vËt t­ 133 3.114.132 ...... Céng PS th¸ng 10.981.175 100.705.783 Sè d­ cuèi th¸ng 31.083.117 170.829.267 Céng luü kÕ tõ ®Çu n¨m 50.263.187 600.183.798 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu 15: Sæ c¸i TK 133: "ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ" Th¸ng 03 n¨m 2001 Ngµy ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn SHiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 0 31/03/2001 4.1 05/03/2001 ThuÕ VAT mua vËt t­ 331 3.114.132 31/03/2001 4.2 07/03/2001 ThuÕ VAT mua vËt t­ b»ng tiÒn mÆt 111 192.727 ...... 31/03/2001 K/c thuÕ VAT ®Çu vµo 33311 10.206.793 Ph¸t sinh trong th¸ng 10.206.793 10.206.793 Sè d­ cuèi th¸ng 0 Ph¸t sinh tõ ®Çu n¨m 90.102.196 90.102.196 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ 5.3. KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu: Qu¶n lý vËt liÖu kh«ng nh÷ng chØ qu¶n lý t×nh h×nh thu mua, b¶o qu¶n lµ chi tr¶ vËt liÖu mµ cßn ph¶i qu¶n lý t×nh h×nh xuÊt dïng vËt liÖu. C¨n cø vµo chøng tõ xuÊt kho vËt liÖu cña c«ng ty, cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp ph©n lo¹i theo tõng th¸ng, tõng lo¹i, tõng thø vËt liÖu xuÊt dïng, tËp hîp theo tõng ®èi t­îng sö dông, tõ ®ã x¸c ®Þnh trÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho. TrÞ gi¸ thùc tÕ Sè l­îng §¬n gi¸ vËt liÖu xuÊt kho = xuÊt kho x mua Tuú theo môc ®Ých sö dông, kÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu cña c«ng ty xuÊt dïng vµo bªn cã TK 152, ®èi øng víi bªn nî TK 621, TK 627, TK 641...Trªn nhËt ký chøng tõ sè 7. §Ó theo dâi xuÊt dïng vËt liÖu theo ®óng ®èi t­îng sö dông, kÕ to¸n dïng "B¶ng ph©n bæ nguyªn liÖu, vËt liÖu, c«ng cô, dông cô" theo mÉu quy ®Þnh. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt, môc ®Ých xuÊt vµ gi¸ vèn thùc tÕ xuÊt ®Ó ghi sæ theo ®Þnh kho¶n trªn b¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu. Gi¸ trÞ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. VÝ dô: C¨n cø PhiÕu nhËp kho sè 69 ngµy 05/03/2001, khi xuÊt kho Da vµo ngµy 10 th¸ng 03 n¨m 2001 cho PXI , kÕ to¸n tÝnh gi¸ thùc tÕ cña da xuÊt kho b»ng 30Kg x 137.700 = 4.131.000 ® KÕ to¸n ®Þnh kho¶n nh­ sau: - XuÊt cho s¶n xuÊt kinh doanh Nî TK 621: 4.131.000 Cã TK 152: 4.131.000 Nî TK 627 Cã TK 152 - Tr­êng hîp xuÊt ®Ó gia c«ng Nî TK 154 Cã TK 152 - Tr­êng hîp xuÊt vËt liÖu ®Ó b¸n Nî TK 632 Cã TK 152 §Þnh kú (5 ngµy) c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt vµo chøng tõ ghi sæ, sau ®ã tõ chøng tõ ghi sæ vµo sæ c¸i tµi kho¶n. Nh­ vËy trªn c¬ së cña c¸c chøng tõ gèc, kÕ to¸n ph©n lo¹i tËp hîp theo tËp chøng tõ vµ vµo m¸y vi tÝnh, sau khi xö lý sè liÖu m¸y sÏ cho in ra c¸c b¶ng kª xuÊt vµ c¸c chøng tõ ghi sæ cô thÓ. BiÓu 16: B¶ng kª xuÊt vËt t­ th¸ng 03/2001 (V× trong th¸ng cã nhiÒu phiÕu xuÊt vËt t­ nªn trong biÓu nµy chØ trÝch mét sè dßng ®Ó minh ho¹). Record So XuÊt nhËp Ng­êi b¸n TK Nî TK Cã TiÒn 214 69 VT nhËp Tæ hîp t¸c QuyÕt Th¾ng 152 331 31.141.325 215 70 VT nhËp C«ng ty Th¾ng Lîi 152 111 1.927.270 ....... 219 175 VT xuÊt Hµnh chÝnh 627 152 1.181.060 223 279 VT xuÊt PX I 621 152 4.929.975 224 280 VT xuÊt PX II 621 152 22.387.650 ....... Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 17: Tæng CT Da giÇy VN Chøng tõ ghi sæ 5.1 CTY da giÇy HN Ngµy 10 th¸ng 03 n¨m 2001 TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî Cã XuÊt da cho PX I 621 152 4.929.975 Céng 4.929.975 KÌm theo 01 chøng tõ gèc Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng BiÓu 18: Tæng CT Da giÇy VN Chøng tõ ghi sæ 5.2 CTY da giÇy HN Ngµy 15 th¸ng 03 n¨m 2001 TrÝch yÕu Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî Cã XuÊt nguyªn vËt liÖu cho PX II XuÊt VL cho hµnh chÝnh 621 627 152 152 22.387.650 1.182.060 Céng 23.568.710 KÌm theo 02 chøng tõ gèc Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng C«ng ty da giÇy x¸c ®Þnh ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ lµ ®èi t­îng cña tõng ®¬n ®Æt hµng. Khi cã kh¸ch hµng ®Æt hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo ®¬n ®Æt hµng ®Ó dù tÝnh chi phÝ nguyªn vËt liÖu cÇn thiÕt ph¶i bá ra ®Ó hoµn thµnh ®¬n ®Æt hµng. Khi nghiÖp vô xuÊt vËt t­ thùc sù ph¸t sinh, dùa vµo c¸c chøng tõ xuÊt kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¶ng ph©n bæ chi phÝ nguyªn vËt liÖu cho c¸c bé phËn liªn quan (Xem biÓu 19) BiÓu 19: b¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu Th¸ng 03 n¨m 2001 Sè TT TK ghi Cã TK ghi Nî TK 152 HT TT 1 2 3 4 1 2 TK 621- Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp TK 627- Chi phÝ s¶n xuÊt chung 81.860.886 3.160.260 Céng 85.021.146 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Nh­ vËy, th«ng qua c¸c chøng tõ ghi sæ biÕt ®­îc viÖc xuÊt nguyªn vËt liÖu cho c¸c ®èi t­îng sö dông vµ tÝnh ®­îc viÖc ph©n bæ cô thÓ cho tõng ®èi t­îng sö dông nguyªn vËt liÖu, trªn c¬ së ®ã tÝnh ®­îc gi¸ thµnh cña tõng lo¹i s¶n phÈm Sè liÖu tõ c¸c chøng tõ ghi sæ ®­îc chuyÓn ghi vµo sæ c¸i(Xem biÓu 20): BiÓu 20: Sæ c¸i TK 152: " Nguyªn liÖu, vËt liÖu" Th¸ng 03 n¨m 2001 Ngµy ghi sæ Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK ®èi øng Sè tiÒn SHiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 47.252.700 31/03/2001 4.1 05/03/2001 Mua chÞu vËt t­ 331 31.141.325 31/03/2001 4.2 07/03/2001 Mua vËt t­ b»ng TM 111 1.927.270 ....... 31/03/2001 5.1 10/03/2001 XuÊt VL PXI 621 4.929.975 31/03/2001 5.2 10/03/2001 XuÊt VL cho QLPX 627 1.181.060 31/03/2001 5.2 10/03/2001 XuÊt VL cho m¸y 20 621 22.387.650 ....... Céng PS th¸ng 78.896.432 63.710.200 Sè d­ cuèi th¸ng 62.438.932 Céng luü kÕ tõ ®Çu n¨m 721.910.320 612.701.987 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ PhÇn III hoµn thiÖn h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý, sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty da giÇy hµ néi I.NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu ë c«ng ty da giÇy Hµ Néi. Lµ mét c«ng ty cã truyÒn thèng l©u ®êi, HALEXIM cã nhiÒu tiÒm lùc ®Ó ®i lªn. KÓ tõ khi thµnh lËp ®Õn nay tr¶i qua bao th¨ng trÇm song víi sù nç lùc cña b¶n th©n cïng sù gióp ®ì cña c¬ quan chñ qu¶n còng nh­ c¸c ®¬n vÞ h÷u quan, c«ng ty ®· kh«ng ngõng ph¸t triÓn. ChuyÓn sang c¬ chÕ thÞ tr­êng mÆc dï gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n, c«ng ty ®· cè g¾ng t×m biÖn ph¸p hoµ nhËp. Bªn c¹nh viÖc hoµn thiÖn c«ng nghÖ s¶n xuÊt, hîp lý ho¸ s¶n xuÊt, nghiªn cøu vµ vËn dông c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý kinh tÕ míi, hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung, HALEXIM ®· cã nhiÒu cè g¾ng ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý cña cÊp trªn vµ cña bé m¸y qu¶n lý néi bé. Së dÜ, cã ®­îc kÕt qu¶ nh­ vËy lµ do mét sè nguyªn nh©n chÝnh sau: Cã sù ®oµn kÕt nhÊt trÝ, nç lùc cu¶ tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn cña XN; Cã ®Þnh h­íng ph¸t triÓn phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc; Cã sù chØ ®¹o s¸ng suèt cña tæ chøc §¶ng ë XN; Cã sù tÝnh to¸n quyÕt ®o¸n cña Gi¸m ®èc, sù tham m­u tÝch cùc cña c¸c phßng, ban qu¶n lý.... Qua thêi gian nghiªn cøu vËn dông lý luËn vµo thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu, em thÊy kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty da giÇy Hµ Néi cã nh÷ng ­u ®iÓm: - Kh©u thu mua: C«ng ty cã ®éi ngò c¸n bé rÊt nhanh nh¹y víi thÞ tr­êng n¾m b¾t mäi th«ng tin vµ nhu cÇu tiªu thô cña kh¸ch hµng ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ vËt liÖu cho s¶n xuÊt th«ng qua qu¶n lý ho¸ ®¬n, chøng tõ thu mua. - Kh©u b¶o qu¶n: C«ng ty x©y dùng hÖ thèng kho tµng vµ c¸c néi qui b¶o qu¶n vËt t­ hîp lý, khoa häc t­¬ng ®èi tèt. - C«ng ty cã mét hÖ thèng kho tµng t­¬ng ®èi tèt, C«ng ty ®· cho x©y dùng nh÷ng kho chøa hµng kiªn cè nh»m b¶o qu¶n cung cÊp kÞp thêi NVL cho c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Bªn c¹nh ®ã, c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt cßn cã c¸c kho chøa hµng võa gÇn víi c¸c ph©n x­ëng. H¬n n÷a ®Ó b¶o ®¶m cho NVL kh«ng bÞ mÊt m¸t, h­ háng, C«ng ty ®Òu bè trÝ m¹ng l­íi b¶o vÖ chÆt chÏ ®èi víi tõng kho NVL dï lín hay nhá. - C«ng ty ®· tÝnh to¸n ®­îc c¸c ®Þnh møc chi phÝ nguyªn vËt liÖu, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc thu mua vµ cÊp ph¸t nguyªn vËt liÖu ®Çy ®ñ kÞp thêi, phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh liªn tôc cña xÝ nghiÖp. - C«ng ty ®· thùc hiÖn ®­îc viÖc ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu, thùc hiÖn s¾p xÕp vËt liÖu khoa häc, hîp lý, b¶o qu¶n tèt, t¹o ®iÒu kiÖn phôc vô qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nhanh chãngvµ thuËn tiÖn. - C«ng ty thùc hiÖn viÖc qu¶n lý, h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu theo ®óng chÕ ®é quy ®Þnh cña Nhµ n­íc: cã phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, thÎ kho sæ chi tiÕt... ®· gãp phÇn qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ®­îc chÆt chÏ, h¹n chÕ thÊt tho¸t, cung cÊp kÞp thêi c¸c th«ng tin vµ sè liÖu vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña nguyªn vËt liÖu cho l·nh ®¹o xÝ nghiÖp ®Ó cã biÖn ph¸p chØ ®¹o ®iÒu hµnh kÞp thêi. - Kh©u sö dông: khi cã nhu cÇu sö dông, phßng kÕ ho¹ch vËt t­ xem xÐt tÝnh hîp lý, hîp lÖ ®Ó cung cÊp vËt liÖu cho s¶n xuÊt nhanh nhÊt vµ tiÕt kiÖm nhÊt. HÖ thèng ®Þnh møc sö dông vËt liÖu ®­îc x©y dùng rÊt cô thÓ t¹o ®iÒu kiÖn cho ph©n x­ëng s¶n xuÊt tiÕt kiÖm ®­îc vËt t­, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao. - VÒ c«ng t¸c kÕ to¸n: Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty gåm 6 ng­êi, mçi ng­êi ®­îc ph©n c«ng thùc hiÖn tõ hai ®Õn ba phÇn hµnh kÕ to¸n do vËy ®ßi hái ®éi ngò kÕ to¸n ph¶i cã tr×nh ®é cao, lµm viÖc víi n¨ng suÊt tèi ®a míi ®¶m b¶o hoµn tÊt c«ng viÖc cña m×nh. MÆc dï ®ang ¸p dông h×nh thøc NhËt ký - chøng tõ t­¬ng ®èi phøc t¹p nh­ng kÕ to¸n c«ng ty ®· bè trÝ l¹i toµn bé sæ s¸ch m«t c¸ch ®¬n gi¶n, thuËn tiÖn, dÔ hiÓu gióp cho viÖc lÊy sè liÖu ghi vµo sæ s¸ch liªn quan mét c¸ch nhanh nhÊt vµ ®Çy ®ñ nhÊt. Sù lu©n chuyÓn sæ s¸ch, sè liÖu vµ c«ng t¸c kiÓm tra ®èi chiÕu diÔn ra th­êng xuyªn vµ kÞp thêi. Tuy nhiªn khèi l­îng c«ng viÖc vÉn rÊt nhiÒu vµ ®ßi hái ®éi ngò kÕ to¸n ph¶i cã tr×nh ®é cao. + VÒ c«ng t¸c kÕ to¸n qu¶n lý vËt liÖu: C«ng ty hiÖn sö dông ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc - xuÊt tr­íc ®Ó tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho. §Æc ®iÓm cña c«ng ty lµ cã Ýt danh ®iÓm vËt liÖu vµ sè lÇn nhËp cña mçi lo¹i kh«ng nhiÒu nªn viÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy lµ t­¬ng ®èi hîp lý. + VÒ c«ng t¸c kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu: phÕ liÖu thu håi t¹i c«ng ty nhËp kho kh«ng ®­îc lµm c¸c thñ tôc nhËp. Trong khi ®ã tÊt c¶ c¸c lo¹i phÕ liÖu cña c«ng ty ®Òu cã thÓ tËn dông t¸i chÕ ®­îc. PhÕ liÖu chØ ®­îc ®Ó vµo kho kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ s¸ch c¶ vÒ sè l­îng còng nh­ gi¸ trÞ. §iÒu nµy cã thÓ dÉn ®Õn hao hôt, mÊt m¸t phÕ liÖu, lµm thÊt tho¸t mét nguån thu cña c«ng ty. * Bªn c¹nh nh÷ng thµnh tÝch ®¹t ®­îc nªu trªn, xÝ nghiÖp cßn cã nh÷ng mÆt tån t¹i cÇn tiÕp tôc ®­îc kh¾c phôc vµ hoµn thiÖn nh­ sau: 1. ViÖc lu©n chuyÓn vµ l­u gi÷ chøng tõ ban ®Çu (phiÕu xuÊt, phiÕu nhËp) ch­a hîp lý gi÷a phßng KÕ h¹ch - kü thuËt vµ phßng Tµi chÝnh - kÕ to¸n (Tr­íc kia do thñ kho thuéc phßng KÕ ho¹ch - kü thuËt nªn lu©n chuyÓn chøng tõ nh­ cò lµ ®­îc), nay do nhu cÇu c«ng viÖc thñ kho chuyÓn sang phßng Tµi chÝnh - kÕ to¸n ®Ó kiªm lu«n c¶ quü th× viÖc lu©n chuyÓn vµ l­u gi÷ chøng tõ lµ ch­a hîp lý. HiÖn nay tÊt c¶ phiÕu nhËp kho vµ xuÊt kho ®­îc l­u gi÷ ë phßng Tµi chÝnh - kÕ to¸n, cßn phßng KÕ ho¹ch - kü thuËt th× kh«ng. Nh­ vËy khi cÇn th«ng tin vÒ mét vÊn ®Ò nµo ®ã vÒ nguyªn vËt liÖu th× phßng KÕ ho¹ch - kü thuËt sÏ bÞ ®éng, kh«ng theo dâi ®­îc liªn tôc, v× thÕ ®· ¶nh h­ëng ®Õn viÖc qu¶n lý thu mua nguyªn vËt liÖu còng nh­ ®Õn s¶n xuÊt - kinh doanh. 2. ViÖc qu¶n lý, theo dâi nguyªn vËt liÖu ë xÝ nghiÖp lµ ch­a khoa häc: Tuy nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty kh«ng nhiÒu nh­ng cïng mét lo¹i gåm nhiÒu thø kh¸c nhau. Trong mçi thø ®ã l¹i cã c¸c qui c¸ch vµ kÝch cì kh¸c nhau nªn sÏ g©y khã kh¨n cho viÖc ghi chÐp, theo dâi cña kÕ to¸n vµ chËm trong viÖc cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ nguyªn vËt liÖu khi cÇn thiÕt. 3. ViÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc - xuÊt tr­íc vµ ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh sÏ lµm cho mét sè nguyªn vËt liÖu bÞ ø ®äng l©u, chËm lu©n chuyÓn vµ gi¸ nguyªn vËt liÖu bÞ phô thuéc nhiÒu vµo gi¸ c¶ thÞ tr­êng. NÕu gi¸ c¶ nguyªn vËt liÖu kh«ng bÞ biÕn ®éng th× kh«ng sao, cßn nÕu biÕn ®éng sÏ g©y khã kh¨n cho viÖc thu mua nguyªn vËt liÖu vµ sÏ ¶nh h­ëng ®Õn s¶n xuÊt - kinh doanh. 4. ViÖc phßng Tµi chÝnh - kÕ to¸n Ýt ng­êi mµ ph¶i ®¶m nhËn khèi l­îng c«ng viÖc rÊt lín dÉn ®Õn viÖc thùc hiÖn kh«ng ®Çy ®ñ c¸c b­íc, c¸c phÇn hµnh, néi dung trong h¹ch to¸n kÕ to¸n. Cô thÓ lµ trong kÕ to¸n tæng hîp kh«ng thùc hiÖn viÖc ghi chÐp vµo sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ; Trong kÕ to¸n chi tiÕt C«ng ty kh«ng thùc hiÖn viÖc lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt cho nªn g©y khã kh¨n cho viÖc ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n víi sæ kÕ to¸n chi tiÕt. Do vËy kÕt qu¶ tæng hîp lu«n ph¶i c¨n chØnh nhiÒu lÇn song còng ch­a cã c¬ së v÷ng ch¾c trong viÖc ®èi chiÕu theo nguyªn t¾c kÕ to¸n. II. Mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty da giÇy Hµ Néi Qua qu¸ tr×nh t×m hiÓu thùc tÕ, em thÊy kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty nãi riªng cßn mét sè tån t¹i cÇn kh¾c phôc. Nh»m kh¾c phôc ®­îc nh÷ng tån t¹i nªu trªn cña C«ng ty, sau khi ®· nghiªn cøu lý luËn vµ xem xÐt thùc tiÔn t¹i C«ng ty (mÆc dï thêi gian ch­a nhiÒu) em còng m¹nh d¹n ®­a ra mét vµi kiÕn nghÞ tham kh¶o nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty: LËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ Do ®Æc diÓm vËt liÖu cña c«ng ty mua vÒ ph¸t sinh kh«ng nhiÒu lÇn trong th¸ng nªn kh«ng cÇn thiÕt ph¶i lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­ mµ chØ cÇn lËp "biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­". Biªn b¶n nµy sÏ do nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ vËt t­ cña c«ng ty kiÓm nghiÖm, trong ®ã ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh lµ thñ kho. C¬ së kiÓm nhËn lµ ho¸ ®¬n, nÕu ch­a cã ho¸ ®¬n th× c¨n cø vµo hîp ®ång mua b¸n ®Ó kiÓm nhËn. NÕu trong qu¸ tr×nh kiÓm nhËn vËt liÖu nhËp kho nÕu ph¸t hiÖn vËt liÖu thõa, thiÕu, hoÆc sai quy c¸ch, phÈm chÊt ®· ghi trong hîp ®ång th× ph¶i lËp biªn b¶n, x¸c ®Þnh râ nguyªn nh©n ®Ó tiÖn cho viÖc sö lý vÒ sau. Hoµn thiÖn kÕ to¸n vËt liÖu CÇn h¹ch to¸n thªm nghiÖp vô nhËp kho phÕ liÖu thu håi. PhÕ liÖu thu håi cña c«ng ty kh«ng ®­îc tiÕn hµnh thñ tôc nhËp kho, kh«ng ghi t¨ng vËt liÖu cña c«ng ty, do ®ã cÇn h¹ch to¸n thªm nghiÖp vô nhËp kho phÕ liÖu thu håi theo bót to¸n. Nî TK 152 Cã TK 154 3. Hoµn thiÖn vÒ viÖc tæ chøc qu¶n lý t¹i xÝ nghiÖp vµ viÖc bè trÝ nh©n lùc t¹i phßng Tµi chÝnh - kÕ to¸n. ViÖc bè trÝ c¸n bé qu¶n lý ë C«ng ty lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc khã kh¨n vµ tÕ nhÞ (v× nã lµ tån t¹i cò vµ lµ vÊn ®Ò ®éng ch¹m ®Õn con ng­êi). V× vËy ph­¬ng ¸n cña C«ng ty lµ tËn dông mÆt b»ng ®Ó tiÕn hµnh cho thuª hoÆc lµm dÞch vô còng lµ h­íng ®Ó thùc hiÖn viÖc bè trÝ, s¾p xÕp l¹i mét sè c¸n bé qu¶n lý sao cho phï hîp ®Ó t¹o ra hiÖu qu¶ cao trong kinh doanh. Cßn tr­êng hîp ë phßng Tµi chÝnh - kÕ to¸n thùc sù thiÕu nh©n lùc, C«ng ty còng cÇn xem xÐt thùc tÕ c«ng viÖc, c©n ®èi víi nh©n lùc ®ang cã ®Ó quyÕt ®Þnh viÖc lÊy thªm ng­êi cã n¨ng lùc, cã kiÕn thøc t¨ng c­êng cho phßng nh»m ®¶m b¶o cho trong c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh kÞp thêi, t¹o lËp ®­îc c¸c th«ng tin vµ sè liÖu chuÈn cung cÊp kÞp thêi cho l·nh ®¹o C«ng ty phôc vô viÖc ®iÒu hµnh, qu¶n lý s¶n xuÊt - kinh doanh, gióp C«ng ty cã thÓ ®øng v÷ng ®­îc trong c¹nh tranh vµ ph¸t triÓn s¶n xuÊt - kinh doanh. 4.VÒ viÖc øng dông m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n: HiÖn nay do nhu cÇu th«ng tin ®ßi hái ngµy cµng cao, viÖc ®­a m¸y vi tÝnh vµo phôc vô c«ng t¸c kÕ to¸n ®· vµ ®ang trë thµnh mét nhu cÇu bøc xóc ®èi víi c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín. §Æc biÖt khi hÖ thèng kÕ to¸n míi ®­îc ¸p dông trong ph¹m vi c¶ n­íc cµng t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c doanh nghiÖp ¸p dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n. ë c«ng ty da giÇy Hµ Néi do thiÕu nh©n viªn nªn sè c«ng viÖc mµ mçi nh©n viªn ®¶m nhiÖm lµ rÊt lín. ViÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y cßn rÊt h¹n chÕ. §ã lµ mét nh­îc ®iÓm lín cña c«ng ty. §Ó kh¾c phôc nh­îc ®iÓm nµy, nªn ch¨ng c«ng ty ¸p dông h×nh thøc NhËt ký chung rÊt thuËn tiÖn øng dông kÕ to¸n m¸y. C¸c lo¹i sæ sö dông trong h×nh thøc nµy: - Sæ nhËt ký chung - Sæ c¸i - Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Ngoµi ra cÇn cã kÕ ho¹ch båi d­ìng cho c¸n bé kÕ to¸n cã tr×nh ®é nhÊt ®Þnh vÒ tin häc ®Ó cã thÓ sö dông ®­îc m¸y vi tÝnh trong c«ng viÖc cña m×nh. C«ng ty cÇn kÕt hîp chuyªn gia kÕ to¸n vµ chuyªn gia tin häc ®Ó x©y dùng phÇn mÒm kÕ to¸n ¸p dông phï hîp víi ®iÒu kiÖn c«ng ty. Lµm ®­îc nh­ vËy sÏ gi¶m ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n vµ n©ng cao hiÖu qu¶ trong viÖc cung cÊp hÖ thèng th«ng tin cho qu¶n lý, 5. C¶i tiÕn vÒ viÖc lu©n chuyÓn chøng tõ nhËp - xuÊt nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty: Nh»m kh¾c phôc t×nh tr¹ng lu©n chuyÓn chøng tõ nhËp - xuÊt nguyªn vËt liÖu kh«ng hîp lý nªu trªn ®¶m b¶o cho phßng KÕ ho¹ch - kü thuËt cã 1 liªn ®Ó l­u l¹i lµm c¬ së trong viÖc theo dâi thu mua, sö dông nguyªn vËt liÖu phôc vô kÞp thêi viÖc n¾m b¾t sè liÖu vµ ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, cã thÓ qui ®Þnh viÖc lu©n chuyÓn nh­ sau: - §èi víi phiÕu nhËp kho: LËp 3 liªn vµ sö dông nh­ sau: + 1 liªn giao cho phßng KÕ ho¹ch - kü thuËt gi÷ vµ l­u + 1 liªn giao cho thñ kho + 1 liªn giao cho ng­êi ®i mua gi÷ cïng ho¸ ®¬n mua ®Ó lµm c¬ së thanh to¸n vêi phßng kÕ to¸n sau ®ã. - §èi víi phiÕu xuÊt kho: LËp 3 liªn vµ sö dông nh­ sau + 1 liªn giao cho phßng kÕ ho¹ch kü thuËt gi÷ vµ l­u + 1 liªn giao cho ng­êi lÜnh vËt t­ + 1 liªn giao cho thñ kho. Thñ kho sau khi ghi thÎ kho chuyÓn cho kÕ to¸n ®Ó ghi chÐp vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t­ (v× thñ kho vµ kÕ to¸n biªn chÕ cïng mét phßng cho nªn viÖc lu©n chuyÓn chøng tõ sÏ kh«ng cã g× khã kh¨n c¶). Víi t×nh h×nh thùc tÕ cña C«ng ty nh­ vËy em tin r»ng viÖc lu©n chuyÓn chøng tõ ghi sæ nh­ thÕ nµo cho hîp lý h¬n th× C«ng ty ®Òu cã thÓ lµm ®­îc. §iÒu ®ã gióp cho C«ng ty qu¶n lý nguyªn vËt liÖu tèt h¬n, t¹o ®iÒu kiÖn thóc ®©y ph¸t triÓn s¶n xuÊt - kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. 5. XÝ nghiÖp cÇn lËp B¶ng nhËp - xuÊt- tån kho nguyªn vËt liÖu. §Ó ®¶m b¶o viÖc ®èi chiÕu sè liÖu kÞp thêi vµ chÝnh x¸c gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt , ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ c¸i vµ b¶ng c©n ®èi sæ ph¸t sinh víi sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt, xÝ nghiÖp cã thÓ lùa chän: - LËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt sè ph¸t sinh kÞp thêi vµ th­êng xuyªn ®Ó phôc vô cho viÖc ®èi chiÕu víi sæ c¸i vµ lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. - Vµo sæ d¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®Ó lµm c¬ së ®èi chiÕu víi b¶ng c©n ®èi sæ ph¸t sinh. HiÖn nay xÝ nghiÖp kh«ng vµo sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ mµ vµo th¼ng c¸c b¶ng kª vµ sau ®ã vµo sæ c¸i (viÖc nµy cã thÓ chÊp nhËn ®­îc). Víi viÖc ghi chÐp c¸c chøng tõ ghi sæ vµo sæ c¸i tr­íc khi lËp b¶ng c©n ®èi sæ ph¸t sinh (®· ®­îc ®èi chiÕu víi b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån) vµ kh«ng më sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ lµ ch­a hîp lý, v× kh«ng cã c¬ së ®èi chiÕu. VËy theo em C«ng ty nªn lËp b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu. BiÓu 21: B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu Th¸ng 03 n¨m 2002 Danh ®iÓm VL Tªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ Tån §K NhËp Trong kú XuÊt Trong kú Tån Cuèi kú L T L T L T L T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 Da tr©u (84 x 61) Ho¸ chÊt ... ... ... ... ... Kg L 137.300 28.155 …….. 0 0 30 60 4.131.000 1.689.300 ……… 30 15 4.131.000 422.325 …………. 0 45 1.266.975 ……… Céng Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2002 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng 6.XÝ nghiÖp cÇn t¹o lËp m· nguyªn vËt liÖu cµi ®Æt cho m¸y vi tÝnh §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng qu¶n lý, theo dâi nguyªn vËt liÖu ch­a khoa häc nh­ hiÖn nay nªn ch¨ng C«ng ty cÇn t¹o mét bé m· nguyªn vËt liÖu cho khoa häc, cµi ®Æt cho m¸y vi tÝnh ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc t×m kiÕm vµ xö lý. Do ®iÒu kiÖn vÒ sè l­îng, chñng lo¹i, quy c¸ch, kÝch cì cña nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty nªn ®ßi hái bé m· nguyªn vËt liÖu ®­îc t¹o lËp ph¶i chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kh«ng trïng lÆp vµ ®Ó bæ sung nh÷ng m· nguyªn vËt liÖu míi cho thuËn tiÖn vµ hîp lý. - Ph­¬ng ph¸p lËp: ViÖc x©y dùng bé m· nguyªn vËt liÖu chØ cã thÓ phï hîp víi c¸c yªu cÇu trªn nÕu dùa vµo c¸c tiªu thøc sau: + Sè hiÖu TK (TK152 vµ chi tiÕt TK 152). + Lo¹i nguyªn vËt liÖu C«ng ty ®ang sö dông. + Nhãm nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty. + KÝch th­íc cña mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu. + Quy c¸ch cña mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu. Cô thÓ: + C¨n cø vµo sè hiÖu vµ tªn c¸c TK cÊp mét, TK cÊp hai cña TK nguyªn vËt liÖu quy ®Þnh m· : Nguyªn vËt liÖu chÝnh cã m· lµ 1521. VËt liÖu phô cã m· lµ 1522. ... + C¨n cø vµo lo¹i nguyªn vËt liÖu quy ®Þnh m· : Da tr©u cã m· lµ 01 Da bß cã m· lµ 02 ... + C¨n cø vµo nhãm cña nguyªn vËt liÖu quy ®Þnh m·: Da tr©u cã m· lµ 01 Da bß cã m· lµ 02 ... + C¨n cø vµo kÝch th­íc cña nguyªn vËt liÖu quy ®Þnh m·: Da tr©u muèi70 Kg/tÊm 01 Da bß muèi 60 Kg/tÊm 02 ... + C¨n cø vµo quy c¸ch cña nguyªn vËt liÖu quy ®Þnh m·: Da tr©u muèi70 kg/tÊm quy c¸ch 84x125 01 Da bß muãi 70 kg/tÊm quy c¸ch 50x64 02 VÝ dô: Lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ Da tr©u muèi, kÝch th­íc 70kg/ tÊm, quy c¸ch84´125sÏcãm·lµ152101010101(xembiÓu22) BiÓu 22: BiÓu m· hiÖu nguyªn vËt liÖu dïng cho m¸y vi tÝnh (1) A (2) B (3) C (4) D (5) E M· TK TK M· lo¹i SP Lo¹i SP M· nhãm Nhãm M· k.th­íc k.th­íc M· Q.c¸ch Quy c¸ch 1521 NVL chÝnh ... 01 Da 01 Muèi 01 70g/m2 01 02 84x125 50x64 1522 VL phô ... 01 Hãa chÊt 1523 Nhiªn liÖu ... 01 X¨ng 5 : XÝ nghiÖp cÇn lËp Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp, bé phËn kÕ to¸n cña C«ng ty ch­a sö dông sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. V× vËy em xin ®Ò xuÊt kiÕn nghÞ lµ C«ng ty cÇn ph¶i më vµ sö dông Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. MÉu sæ nh­ sau(Xem biÓu 23): BiÓu 23: TCT da giÇy VN sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ CT da giÇy HN N¨m 2001 Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy 4.1 4.2 ....... 05/03 10/03 .............. 34.255.457 2.119.997 .............................. Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2001 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕt luËn Mét lÇn n÷a chóng ta cã thÓ kh¼ng ®Þnh c«ng t¸c qu¶n lý h¹ch to¸n vËt liÖu cã vai trß quan träng trong qu¶n lý kinh tÕ nãi chung vµ qu¶n lý tµi chÝnh nãi riªng. KÕ to¸n vËt liÖu gióp cho c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt theo dâi ®­îc chÆt chÏ vËt liÖu c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i, gi¸ trÞ nhËp, xuÊt, tån kho. Th«ng qua ®ã c«ng ty cã thÓ sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm ®­îc c¸c lo¹i vËt liÖu, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm gãp phÇn vµo viÖc t¨ng tÝch luü, t¸i s¶n xuÊt x· héi. §iÒu cÇn lµm b©y giê lµ t×m biÖn ph¸p thÝch øng ®­îc víi c¬ chÕ míi, hoµ nhËp mét c¸ch v÷ng ch¾c vµ cñng cè uy tÝn trªn th­¬ng tr­êng, lu«n t×m h­íng n©ng cao vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng. Víi bÒ dµy truyÒn thèng cña m×nh, c«ng ty da giÇy Hµ Néi mÆc dï tr­íc m¾t ®ang gÆp mét sè khã kh¨n nh­ng ch¾c ch¾n cßn nhiÒu tiÒm lùc ®Ó ph¸t triÓn trong t­¬ng lai. D­íi gãc ®é lµ sinh viªn thùc tËp víi vèn kiÕn thøc nhÊt ®Þnh cña m×nh, em chØ xin nªu ra mét vµi ý kiÕn, nhËn xÐt ®¸nh gi¸ trong ph¹m vi ®Ò tµi giíi h¹n víi mong muèn gãp phÇn hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu cña c«ng ty./. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ban l·nh ®¹o C«ng ty da giÇy Hµ Néi, c¸c nh©n viªn phßng kÕ to¸n ®· t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho em trong qu¸ tr×nh thùc tËp. §ång thêi em xin c¶m ¬n c¸c thÇy c« gi¸o trong khoa kÕ to¸n ®· cung cÊp cho em nh÷ng kiÕn thøc quÝ b¸u trong thêi gian em häc tËp, ®Ó em cã ®×Òu kiÖn ®i s©u nghiªn cøu, t×m hiÓu ®Ò tµi. §Æc biÖt, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o TS NguyÔn Minh Ph­¬ng ®· h­íng dÉn chØ b¶o nhiÖt t×nh ®Ó em cã thÓ hoµn thµnh chuyªn ®Ò tèt nghiÖp nµy.