Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp

vật liệu, khi nguyên vật liệu mua về theo đúng yêu cầu và chủng loại, kích cỡ, số lượng và được cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra. Sau khi kiểm tra thấy đảm bảo các yếu tố, cho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phòng kế hoạch căn cứ hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Ngưới lập phiếu phải ghi đầy đủ ngày tháng năm, họ tên người nhập, số hoá đơn vào phiếu nhập. Phiếu nhập kho được ghi thành 03 liên sau khi đăng ký vào cả 03 liên, phòng kế toán sẽ chuyển hết chứng từ cho thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập và số lượng thực nhập, ghi vào sổ thực nhập rồi ký vào cả 03 liên phiếu nhập, sau đó vào thẻ kho. Phiếu nhập kho còn được kế toán trưởng và giám đốc ký. Liên 01: Do bộ phận phòng kế toán giữ. Liên 01: Do thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết. Liên 03: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Biểu số 01 Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 10 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn A Theo hoá đơn số: 25676 ngày 09 tháng 10 năm 2006 của Công ty kinh doanh thiết bị điện Nhập tại kho: Công Ty CPTM và DVKT Cao Thắng Đơn vị tính: Đồng STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C. từ Thực nhập 1 Dây điện M 05 05 210.000 1.050.000 2 Tủ chống tổn thất Tủ 02 02 1.150.000 2.300.000 3 Tủ điện Cái 02 02 2.000.000 4.000.000 Cộng 7.350.000 Số tiền bằng chữ: Bảy triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Ngày 10 tháng 10 năm 2006 Người viết phiếu thủ kho người giao kế toán trưởng giám đốc + Thủ tục xuất kho: Khi có kế hoạch sản xuất được giám đốc phê duyệt, các đội căn cứ định mức đã xây dựng để viết phiếu yêu cầu gửi lên phòng kế hoạch. Sau khi kiểm tra tính hợp lý của phiếu yêu cầu còn tồn kho, phòng kế hoạch làm thủ tục xuất kho, phiếu xuất kho cũng lập thành 03 liên: Liên 01: Do phòng kế hoạch giữ Liên 02: Thủ kho dùng để ghi thẻ kho Liên 03: Lưu giữ ở bộ phận vật tư Biểu số 02 Phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 10 năm 2006 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Văn B Địa chỉ: Đội xây lắp Lý do xuất: Xây lắp nhà xưởng Đơn vị tính: Đồng STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Sắt tấm kg 30 30 9.000 270.000 2 Sắt vuông kg 40 40 12.000 480.000 3 Que hàn kg 25 25 15.000 375.000 Cộng 1.125.000 Số tiền bằng chữ: Một triệu một trăm hai mươi năm ngàn đồng. Ngày 11 tháng 10 năm 2006 Người viết phiếu thủ kho người nhận kế toán trưởng giám đốc 2. phương pháp ghi thẻ: Nguyên vật liệu trong công ty có nhiều chủng loại khác biệt, nếu thiếu một loại nào đó có thể ảnh hưởng đến việc sản xuất. Hạch toán chi tiết là việc ghi chép, theo dõi về giá trị, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Hiện nay phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu áp dụng tại công ty là: Phương pháp ghi thẻ song song. + Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tại kho thủ kho mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng lẫn giá trị. Cụ thể: a) Tại kho Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số lượng nguyên vật liệu nhập , xuất kho theo từng chứng từ vào thẻ kho, thẻ kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Cuối kỳ thủ kho phải tính ra lượng nguyên vật liệu nhập, xuất kho trong kỳ, tính số tồn kho cuối kỳ theo từng danh điểm vật liệu. b) Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu ở từng kho theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của nguyên vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán ghi lại các nghiệp vụ nhập - xuất kho vào thẻ kế toán vật liệu liên quan giống như trình tự ghi trên thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng, đồng thời từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu làm căn cứ đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu số lượng, theo dõi tình hình biến động về số hiện có của từng vật liệu theo số lượng và giá trị. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn có trùng lặp về chỉ tiêu số lượng; khối lượng công việc ghi chép lớn, việc kiểm tra chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong công ty vì công ty có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít. Thẻ kho Sơ đồ 5 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu xuất Phiếu nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; + Phương pháp hạch toán ghi thẻ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế hoạch nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị... ở Công ty rất phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Nội dung phương pháp ghi thẻ song song được thực hiện ở công ty: + ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ phiếu nhập, xuất nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý – thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho trên mỗi thẻ kho của từng thứ nguyên vật liệu và chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất đã được sắp xếp theo từng loại nguyên vật liệu. + Cơ sở ghi: - Căn cứ phiếu xuất kho vật tư được tập hơp riêng cho từng loại đối tượng và chi tiết cho từng loại vật liệu để ghi cột hạch toán của vật liệu đã xuất kho trong tháng. - Căn cứ giá hạch toán xuất kho và hệ số chệnh lệch giá nguyên vật liệu xuất kho theo công thức. Giá thực tế vật liệu = Xuất dùng Giá hạch toán vật liệu x xuất dùng Hệ số chênh lệch giá vật liệu trong tháng +.Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn, của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày từ các phiếu nhập, xuất vật liệu sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho của các vật liệu liên quan cuối ngày tính ra số tồn, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và khối lượng thực nhập mà thủ kho cân, đong, đếm được ghi số thực nhập và ký vào cả 03 liên phiếu nhập kho và nhập kho số… Nguyên vật liệu đó. Phiếu nhập kho còn được kế toán trưởng và giám đốc ký. Liên 1 : Phòng kế hoạch vật tư giữ Liên 2 :Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và định kỳ 15 ngày chuyển giao cho kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết Liên3 : Người mua giữ hoá đơn mua hàng giao cho phòng kế toán để làm cơ sở thanh toán VD : Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 11 ngày 12/10/2006 cùng với số thép 10 ly được chuyển đến. Cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm thấy đạt tiêu chuẩn đồng ý cho làm thủ tục nhập số thép 10 ly đó với khối lượng 280 đơn giá 4000đ/kg thành tiền 1.120.000đ và viết phiếu nhập kho. Biểu số : 03 Mẫu số: 02.BH Số: 11 hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 10 năm 2006 Họ tên người mua : Trần Văn Tiến Địa chỉ : CTy cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng Xuất tại kho : Số 01 Hình thức thanh toán : Tiền mặt Stt Tên quy cách sản phẩm hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép tấm 10 ly kg 280 4.000 1.120.000 Cộng 1.120.000 Số tiền bằng chữ : Một triệu một trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Biểu số : 04 Mẫu Số :01 – VT Số: 38 phiếu nhập kho Ngày 13 tháng 10 năm 2006 Tên người nhập : Nguyễn Văn Tùng Nhập vào kho : VLC STT Tên quy cách vật tư sản phẩm ĐVT Số Lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực Nhập Thép tấm10 ly Cộng đ 280 280 4.000 1.120.000 1.120.000 Số tiền bằng chữ : Một triệu một trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) +Thủ tục xuất kho : Phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch sản xuất cho từng tháng , qúy , năm . Khi các phân xưởng, các tổ sản xuất theo kế hoạch đề ra, có nhu cầu NVL lên phòng kế hoạch xin lĩnh vật tư. Phòng kế hoạch căn cứ vào định mức và kế hoạch sản xuất cùng với số lượng NVL đang còn trong kho cung cấp cho bộ phận sản xuất rồi ký duyệt phiếu xin lĩnh vật tư do các tổ đưa lên. Sau đó lập phiếu xuất kho và gửi cho thủ kho Tại kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất NVL cho các tổ sản xuất, căn cứ vào sổ thực xuất để ghi vào cột thực xuất trong phiếu xuất kho, phiếu xuất kho gồm 03 liên Liên 1 : Phòng kế hoạch giữ Liên 2 : Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho, định kỳ 15 ngày chuyển cho kế toán để ghi vào sổ chi tiết NVL, Liên 3 : lưu giữ ở bộ phận sử dụng vật tư VD : Ngày 14/10/2006, Anh Duy Khánh gửi phiếu xin lĩnh vật tư lên phòng kế hoạch xin lĩnh 100 kg thép 10 ly, bộ phận theo dõi vật tư của phòng kế hoạch căn cứ vào kho sản xuất và định mức loại vật liệu này để sửa chữa tầu cỡ nhỏ theo kế hoạch sản xuất của tháng 01 lập phiếu xuất kho . phiếu xuất kho Mẫu Số :02 – VT Ngày 14 tháng 10 năm 2006 Số: 12 Tên người nhập : Duy Khánh Nhập vào kho : VLC STT Tên quy cách vật tư sản phẩm ĐVT Số Lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực Nhập Thép 10 ly Cộng đ đ 100 100 Số tiền bằng chữ:…………………………………………………….. Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đv (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Căn cứ vào chứng từ nhập xuất Thép tấm 10 ly trong tháng 10, thủ kho ghi vào thẻ kho: Mẫu thẻ kho được sử dụng tại công ty như sau : Mẫu 06- VT THẻ KHO Ngày lập thẻ: 20/10/2006 Tờ số : 01 -Tên , nhãn hiệu , quy cách vật tư : Thép tấm 10 ly - Đơn vị tính : Kg - Mã số :… Ngày nhập xuất Chứng Từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn N X Tồn đầu tháng 30 1/10 Nguyễn văn Thái 20 13/10 38 Nguyễn Văn Tùng 280 12/10 11 Trần Văn Tiến 280 17/10 12 Duy Khánh 100 10/10 Phạm duy Hưng 150 14/10 Nguyễn V Khánh 10 Cộng phát sinh 430 410 Tồn cuối tháng 50 + Tại phòng kế toán : Định kỳ 15 ngày kế toán NVL xuống kho lấy chứng từ nhập xuất kho để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết , mỗi tờ sổ phản ánh việc nhập xuất trong tháng và tình trạng lượng tồn cuối tháng của từng loại NVL cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ chi tiết có dạng tương tự như thẻ kho nhưng chỉ khác có thêm cột thành tiền,Đồng thời căn cứ vào chứng từ ghi vào sổ chi tiết Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết của từng thứ vật liệu, khi tính được giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ tính được chỉ tiêu giá trị xuất kho của từng thứ VL, ghi vào sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, mỗi số liệu ở dòng phát sinh cột số tiền phần suất trên một dòng sổ tổng hợp nhập xuất tồn được mở cho từng nhóm VL, kế toán VL tiến hành cộng sổ tính ra số nhập, xuất , tồn của toàn bộ VL, ngoài ra kế toán công ty còn sử dụng sổ tổng hợp xuất vật tư để phản ánh việc xuất VL cho quản lý sản xuất, quản lý công ty. III. Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu của công ty: 1- Hạch toán tăng nguyên vật liệu: Hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở cân đối giữa nhu cầu và khả năng, chủ yếu là những loại vật liệu dùng làm phối liệu để sản xuất nhà xưởng…, tổ chức thu mua nguyên vật liệu được thực hiện ở phòng kế hoạch . Vật liệu của công ty hầu hết được mua trong nước, trong đó nguyên vật liệu chính được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau, chỉ một số ít vật liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài (Italia, Tây Ban Nha...) dưới hai hình thức nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác qua công ty. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó vào sổ cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết liên quan tuỳ theo từng hình thức thanh toán. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu thường liên quan gắn liền với hạch toán thanh toán (phải trả, phải tạm ứng, nội bộ...) hạch toán tiền gửi ngân hàng, tiền mặt. Tuỳ theo từng nguồn nhập và hình thức thanh toán mà việc hạch toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện theo các cách khác nhau. a- Nguyên vật liệu mua trong nước: Hầu hết nguyên vật liệu của công ty được mua trong nước từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguyên vật liệu chính của công ty đa số mua theo hình thức hợp đồng với các nhà cùng cấp từ các Tỉnh trong nước. Đối với các loại vật liệu này hình thức thanh toán chủ yếu là mua trả chậm hoặc trả bằng tiền gửi ngân hàng. + Trường hợp vật liệu mua ngoài chưa thanh toán, khi vật liệu về nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT chưa thanh toán của người bán, phiếu nhập kho kế toán ghi vào các sổ liên quan theo định khoản sau: Nợ TK152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán Việc thanh toán cho người bán được thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán.. Sổ này được lập riêng cho từng người bán. VD : Nghiệp vụ nhập nguyên liệu căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 2021 ngày 05/ 10/2006, phiếu nhập kho số 03 ngày 06/ 10/2006, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản sau: Nợ TK 152 (1): 66.750.000 Nợ TK 133: 6.675.000 Có TK 331: 73.425.000 Kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Biểu 5: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 15/10/2006 Công ty sản xuất thép LG Loại tiền: VNĐ Dư có định kỳ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Ngày Số 06/ 10 2021 Nhập thép cuộn 152 (1) 66.750.000 133 (1) 6.675.000 09/ 10 1120 Nhập thép lá 152 (1) 50.000.000 133 (1) 5.000.000 15/10 1085 Thanh toán cho người bán (HĐ 2021) 112 120.000.000 Phát sinh nợ 120.000.000 Phát sinh có 128.425.000 Dư cuối kỳ 8.425.000 + Trường hợp mua nguyên vật liệu trả bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào giấy báo nợ hoá đơn giá trị giá tăng và phiếu nhập kho kế toán hạch toán theo định khoản sau: Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 112: Tổng giá thanh toán. VD : Ngày 15/ 10/ 2006, công ty nhập cuộn dây cáp thép, theo hoá đơn 274 của công ty vật tư X thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 238 , vật liệu nhập kho, theo phiếu nhập kho số 31, kế toán định khoản và ghi vào sổ như sau: Nợ TK 152: 25.000.000 Nợ TK 133: 2.500.000 Có TK 112: 27.500.000 Khi nhận được hoá đơn trên và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu, kế toán lập phiếu nhập kho. Tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ là: 1USD = 16.000 VNĐ; tỷ giá hạch toán trong kỳ là: 1USD =16.500 VNĐ. Chi phí vận chuyển vào giá thực tế vật liệu nhập kho của số hàng trên là: 200.000. Giá thực tế vật liệu nhập kho là: 20.000 x 16.000 + 200.000 = 320.200.000 VNĐ Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 24 ngày 16/ 10/2006, ghi sổ như sau: Nợ TK152 (1): 320.200.000 Có TK 331: 150.200.000 Có TK 111: 200.000 Có TK 413: 169.800.000 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT theo định khoản sau: Nợ TK 133: 16.603.480 Có TK3331 (33312): 16.603.480 Ngoài số vật liệu nhập khẩu trực tiếp như trên, có một số vật liệu của công ty nhập khẩu dưới hình thức uỷ thác qua công ty M, với hình thức thanh toán bằng tiền VNĐ trên cơ sở tỷ giá thực tế khi giao hàng. Giá thực tế vật liệu trong trường hợp này được tính tương tự như nhập khẩu trực tiếp chỉ khác là có thêm phí uỷ thác nhập khẩu. Khi đó: Giá thực tế vật liệu nhập kho Giá mua ghi = trên hoá đơn x thuế GTGT Thuế + nhập khẩu CP vận + chuyển, bốc dỡ Phí uỷ + thác nhập khẩu Chi phí vận chuyển, bốc dỡ = chi phí nhận hàng tại cảng + chi phí vận chuyển từ cảng về kho Công ty. Khi xuất kho vật liệu cho các đội công ty lập hoá đơn GTGT kèm theo là phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác (giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá, tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu...) Giá vật liệu xuất kho ghi trên phiếu xuất kho do công ty lập bao gồm giá mua quy đổi theo tỷ giá thực tế, thuế nhập khẩu và chi phí vận chuyển bốc dỡ. Hoá đơn GTGT được lập căn cứ vào phiếu xuất kho và phí uỷ thác nhập khẩu. Khi có đủ các chứng từ trên, kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho và ghi sổ: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán phải trả VD : Khi nhận được số vật liệu uỷ thác nhập khẩu từ công ty, đội thi công nhận được hoá đơn GTGT số 11 ngày 17/ 10/2006 và phiếu xuất kho sau: Công ty cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng Phiếu xuất kho Ngày 17/ 10/2006 Người giao dịch: Trần Văn B Đơn vị : Công ty cổ phần TMDVKTCT Diễn giải : Xuất trả vật liệu uỷ thác nhập khẩu Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy mài Cái 20.000 8500 170.000.000 2 Máy cắt Cái 6.000 15.000 90.000.000 Tổng cộng 260.000.000 Số CT: 10 Ngoài việc theo dõi trên các sổ chi tiết. Sổ nhật ký chung sẽ tiếp tục là căn cứ để vào sổ cái TK 152 (biểu), cũng như các sổ cái của các khoản có liên quan: TK 111, TK 112, TK 113, TK 141, Tk 331,... Với thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT, cuối kỳ kế sẽ lập bảng kê tổng hợp hoá đơn, chứng từ , hàng hoá, dịch vụ mua vào cùng với bảng kê hoá đơn, chứng từ, hàng hoá, dịch vụ bán ra để lập tờ khai thuế GTGT. 2- Hạch toán giảm nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệuxuất kho chủ yếu do nhu cầu sản xuất sản phẩm ở phân xưởng sản xuất. Ngoài ra vật liệu xuất cho phân xưởng cơ điện (chủ yếu là nhiên liệu phụ tùng,...), xuất cho bộ phận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán hạch toán và ghi sổ. Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với các trường hợp giảm vật liệu tại công ty cụ thể như sau: * Xuất vật liệu cho sản phẩm Khi xuất vật liệu trực tiếp cho ssản xuất sản phẩm, căn cứ vào lượng vật liệu xuất dùng cho từng loại sản phẩm kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng loại sản phẩm: gạch 200 x 200, gạch 300 x 300, gạch 400 x 400, gạch 500 x 500 và được tập hợp trên bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Căn cứ vào phiếu xuất kho và bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 621 (1): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 200 x 200 Nợ TK 621 (2): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 300 x 300 Nợ TK 621 (3): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 400 x 400 Nợ TK 621 (4): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm 500 x 500 Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá trị xuất vật liệu xuất kho. * Xuất vật liệu cho sản xuất chung: Vật liệu cho nhu cầu sản xuất chung ở các phân xưởng là các vật liệu phụ ( dầu, xăng,...) nhiên liệu (dầu Diezen, dầu hoả, dầu Jet A1,...); phụ tùng bông thuỷ tinh, ống kẽm,...). Vật liệu xuất cho sản xuất chung không chi tiết theo từng loại sản phẩm mà được tập hợp đến cuối kỳ phân bổ cho từng loại sản phẩm mà được tập hợp đến cuối kỳ phân bổ cho từng loại sản phẩm. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản và ghi vào sổ: Nợ TK 6272: Chi phí vật liệu cho sản xuất chung Có TK 152: (chi phí vật liệu): Giá trị vật liệu nhập kho VD: Ngày 20/10/2006 xuất nhiên vật liệu cho xe nâng hàng KOMAT'SU số 2, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ghi: Nợ TK 627 (2): 748.946 Có TK 152 (3): 748.946 * Xuất vật liệu cho nhu cầu quản lý Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho khi có như cầu dùng vật liệu trong quản lý kinh doanh trên phạm vị toàn công ty đến các phân xưởng, phòng ban. Khi đó kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 6422: Chi phí vật liệu cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152 (chi phí vật liệu): Giá vật liệu xuất kho * Xuất vật liệu phục vụ bán hàng: Khi bộ phận bán hàng có nhu cầu sử dụng vật liệu, viết phiếu yêu cầu, được duyệt, phòng kế toán lập phiếu xuất kho và ghi sổ như sau: Nợ TK 6412: Chi phí vật liệu cho bán hàng Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu nhập kho * Xuất vật liệu bán ra bên ngoài Khi có nhu cầu xuất bán vật liệu, phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu đưa lên giáp đốc duyệt, ssau đó chuyển xuống phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT) và phiếu xuất kho. Bút toán 1: Nợ TK 632: Giá vốn bán hàng Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho Bút toán 2: Nợ TK 131, 111, 112,... Có TK 511 (5112): Doanh thu bán vật liệu Có TK 3331: Thuế GTGT VD: Ngày 21/10/2006 công ty xuất vật liệu bán cho công ty xây dựng….. Kế toán viết phiếu hoá đơn (GTGT) sau: Biểu 6: N0: 730 Nợ TK 131 Có TK 5112, 333 Hoá đơn (GTGT) Liên 3 (Dùng để thanh toán) Ngày 21/10/2006 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần TMDVKT Cao Thắng Địa chỉ: Hải Phòng Họ tên người mua: …… Đơn vị: Công ty xây dựng…… Mã số: 10 00107243 --1 Stt Tên hàng hoá, Dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Dây thép Xi măng Kg Kg 2000 1000 384 905 768.000 905.000 Cộng tiền hàng: 1.673.000 Thuế suất GTGT: 10% Thuế GTGT: 176.300 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.840.300 Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn (GTGT) có đủ chữ ký, kế toán viết xuất kho Biểu 18: kế toán hạch toán nghiệp vụ trên như sau: Bút toán 1: Nợ TK 632: 1.673.000 Có TK 152 (3): 1.673.000 Bút toán 2: Nợ TK 131: 1.840.300 Có TK 152 (3): 1.673.000 3331: 167.300 Phiếu xuất kho Ngày 22 tháng 10 năm 2006 Người giao dịch: ….. Đơn vị: CTCP TMDVKT Cao Thắng Địa chỉ: Hải Phòng Diễn giải: Bán vật liệu hoá đơn 120 Xuất tại kho: Kho vật tư nghĩa xá TT Tên vật tư TK vt Mã vật tư Đ. vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Dây thép Xi măng 152.3 152.3 NL 1026 NL 1011 Kg Kg 2000 1000 384 905 768.000 905.000 Cộng tiền hàng: 1.673.000 Người nhận Thủ kho PTrách vật tư KTT Thủ trưởng đơn vị Vật liệu xuất dùng cuối kỳ không sử dụng hết, theo quy định tại công ty, bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ . Phiếu này có thể lập cho một hoặc nhiều loại vật liệu. Sau đó phiếu được chuyển lên phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí vật liệu của bộ phận tương ứng (tính theo giá xuất gần nhất của loại vật liệu này): Nợ TK 152 Có TK 621 Đầu kỳ hạch toán sau kế toán ghi bút toán ngược với bút toán trên. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: Biểu 7: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày 30/10/2006 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng sản xuất Stt Danh điểm Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đv tính Số lượng Lý do sử dụng 1 PTL 1084 Sứ thuỷ tinh kg 1900 * Kiểm kê nguyên vật liệu: Định kỳ một quý một lần, công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện sử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên sổ sách khi có chênh lệch phòng kế toán lập biên bản kiểm kê. Biên bản này lập cho tất cả các loại vật liệu có chênh lệch khi kiểm kê và được dùng làm chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê. Kết quả kiểm được xử lý như sau: - Trường hợp nếu thiếu so với sổ sách: + Nếu thiếu trong định mức kế toán lập phiếu xuất kho và coi giá trị nguyên vật liệu xuất kho tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642: Giá trị nguyên vật liệu thiếu trong định mức. Có TK 152: (chi tiết vật liệu) + Nếu thiếu ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này: Nợ TK 138 (1388) Số thiéu hụt ngoài định mức Có TK 152: (Chi tiết vật liệu ) - Trường hợp kiểm kê thấy thừa so với sổ sách, kế toán theo dõi riêng trên tài khoản 002. VD: Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư cuối Quý III năm 2006, giá trị vật liệu thiếu được kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nợ TK 642: 10.073.210 Có TK 1521: 4.512.630 Có TK 1522: 2.845.200 Có TK 1524: 2.715.380 Cũng như quá trình nhập kho vật liệu, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ xuất kho trên được kế toán kiểm tra, vào sổ nhập ký chung theo trình tự thời gian của chứng từ. Sổ nhật ký chung là căn cứ để vào sổ cái TK 152 và sổ cái các tài khoản liên quan khác. Sổ nhật ký chung (trích trang 1) và sổ cái TK 152 như sau: Biểu 8: Sổ nhật ký chung Từ ngày 01/10/2006 đến 31/10/2006 mang sang: Chứng từ Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày Số 1/10 02 Nộp tiền hàng hoá đơn 45228 (Lê Hồng phong) TK 111 (1): Tiền mặt (VNĐ) TK 131 : Phải thu khách hàng 6.063.200 6.063.200 04/10 09 Nhập vật liệu hoá đơn 09 - 1/1/2006 (Tổng công ty KB 31) TK 152 (1): Nhiên liệu chính TK 133 (1): Thuế GTGT được khấu trừ TK 331: Phải trả cho người bán 1.109.362.500 109.613.468 1.218.975.968 11/10 01 Xuất vật liệu phiếu xuất số 01 (PXSX) TK 6272 : Chi phí vật liệu TK 152 (3): Nhiên liệu 784.946 784.946 23/10 730 Bán vật liệu HĐ 730 (Hữu Hưng) TK 632: Giá vốn bán hàng TK 152 (1): nguyên vật liệu chính TK 131: Phải thu khách hàng TK 511(2): Doanh thu bán vật liệu TK 333 (1): Thuế GTGT đầu ra 1.673.000 1.840.300 1.673.000 1.673.000 167.300 .... ............. Cộng mang sang: 1.576.875.516 Từ sổ Nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 152 như sau: Sổ cái Từ 01/10/2006 đến ngày 31/10/2006 Tên tài khoản: Nguyên liệu, Vật liệu Số hiệu: 152 Dư nợ đầu kỳ: 11.093.953.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày Số 25/10 26/10 27/10 01 09 73 Nhập vật liệu HĐ09 - 1/1/2007 Xuất vật liệu PX09-1/1/2007 Bán vật liệu HĐ 73 - 2/1/2007 ................. 331 627 (2) 632 1.109.362.500 784.946 1.673.000 Phát sinh nợ: 165.960.176.000 Phát sinh có:168.531.147.000 Dư nợ cuối kỳ:8.522.982.000 Biểu 9: PHầN III ĐáNH GIá THựC TRạNG Và PHƯƠNG HƯớng hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu tại công ty I/ Đánh giá khái quát thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Từ khi được cổ phần hoá, công ty đã có sự trưởng thành lớn mạnh về mọi mặt và đạt được rất nhiều thành tựu. Một trong những nguyên nhân tạo nên sự thành công đó là công tác hạch toán kế toán tại Công ty ngày càng được hoàn thiện mà trong đó phải kể đến hạch toán nguyên vật liệu. Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán tài chính của Công ty đi sâu tìm hiểu về công tác hạch toán nguyên vật liệu, em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nói chung, công tác hạch toán vật liệu nói riêng có những điểm nổi bật sau đây: 1. Ưu điểm Về công tác hạch toán nói chung: Công ty có đội ngũ kế toán giỏi, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ sử dụng thành thạo phần mềm kế toán, đảm bảo cho việc hạch toán đúng chế độ, cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan kịp thời, chính xác. Việc tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản đúng với chế độ biểu mẫu do bộ tài chính ban hành; Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh; được sắp xếp phân loại phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh. Hình thức ghi sổ "Nhật ký chung" công ty áp dụng thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và điều kiện áp dụng máy vi tính. Về hạch toán nguyên vật liệu: Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty nhìn chung được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý. và chỉ đạo tập trung của công ty. + Khâu thu mua nguyên vật liệu đảm bảo về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, các nguyên liệu chính của công ty được kiểm tra ngay từ khâu khai thác. Nguyên vật liệu của công ty được sử dụng hiệu quả ít khi xảy ra tình trạng lãng phí hay thiếu nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mua về được nhập kho và phản ánh đầy đủ trong sổ kế toán. + Hệ thống kho nguyên vật liệu được bố trí một cách khoa học,hợp lý luôn được đầu tư nâng cao thiết bị bảo quản bảo vệ. Đội ngũ thủ kho là các cán bộ có trình độ, kinh nghiệm nên công tác bảo quản, tiếp nhận và cấp phát vật tư cũng như hạch toán tại kho được tiến hành trôi chảy. + Phân loại và tính giá vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu của Công ty theo công dụng của từng loại rõ ràng, rành mạch được mã hoá trên máy vi tính. Công ty lựa chọn phương án tính giá vật liệu đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời. Giá vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, mọi trường hợp nhập kho nguyên vật liệu được tính toán đầy đủ các yếu tố liên quan đến giá thực tế vật liệu nhập kho. Giá xuất kho vật liệu là giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập vừa chính xác, kịp thời, cập nhật, tuy khối lượng tính toán theo phương pháp này nhiều hơn so với các phương pháp khác nhưng do công việc được thực hiện trên máy nên đã khắc phục đựơc nhược điểm này. + Hạch toán nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của Công ty theo phương pháp thẻ song song đảm báo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, số liệu thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đẩm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời có thể xác định số liệu và giá trị nhập, xuất, tồn vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào. Hầu hết các nghiệp vụ xuất nhập vật tư được kế toán định khoản đầy đủ, chính xác theo chế độ. Số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, trung thực, chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Công việc đối chiếu số liệu giữa kế toán và kho. giữa kế toán vật liệu và kế toán tổng hợp đảm bảo tính cân đối, chính xác về số lượng giá trị nguyên vật liệu 2. Nhược điểm Bên cạnh những ưư điểm nổi bật trên, do quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, nguyên vật liệu ngày càng đa dạng, phong phú về chủng loại số lượng nên công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty còn một số tồn tại sau cần tiếp tục hoàn thiện. Vật liệu chưa phân loại thống nhất trong toàn Công ty . + Việc luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho chưa phù hợp. + Việc ghi chép một số chứng từ, sổ kế toán của Công ty chưa hợp lý, phiếu nhập kho, giấy thanh toán tạm ứng, sổ chi tiết. + Một số loại chứng từ thuận tiện cho công tác hạch toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nhưng chưa được sử dụng, các sổ nhật ký đặc biệt, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty 1. Hoàn thiện luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Hiện nay, việc lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều được thực hiện tại phòng kế toán. Khi có nhu cầu nhập vật liệu, phòng kế hoạch sản xuất lên kế hoạch thu mua, tiến hành thu mua, làm thủ tục kiểm nghiệm vật tư. Sau đó phòng kế toán viết phiếu nhập kho. Ba liên của phiếu nhập kho sau khi đã có đủ 3 chữ ký được luân chuyển như sau: 01 liên được giữ ở phòng kế toán; 01 liên thủ kho giữ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu, 01 liên kẹp cùng hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán. Phiếu xuất kho do phòng kế toán lập khi bộ phận sử dụng có nhu cầu xuất vật liệu. Phiếu xuất kho lập thành 03 liên: 01 liên được giữ ở phòng kế toán; 01 liên người nhận giữ, 01 liên thủ kho dùng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán vật liệu. Vậy cả 03 liên của phiếu nhập, xuất kho đều không chuyển đến phòng kế hoạch sản xuất. Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác cung ứng, thu mua nguyên vật liệu của Phòng kế hoạch sản xuất theo em 03 liên của phiếu nhập kho có thể luân chuyển như sau: 01 liên được giữ ở phòng kế toán, 01 liên thủ kho dùng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán vật liệu, liên còn lại chuyển cho phòng Kế hoạch sản xuất, hoá đơn của người bán sẽ chuyển cho kế toán thanh toán là căn cứ ghi sổ. Còn phiếu xuất kho lập 04 liên. 03 liên luân chuyển như hiện nay, liên thứ 04 sẽ liên còn lại chuyển cho phòng Kế hoạch sản xuất. Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho phòng Kế hoạch vật tư theo dõi số lượng xuất, nhập, tồn kịp thời, chính xác, có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời. 2. Hoàn thiện ghi chép chứng từ: * Hoàn thiện ghi chép phiếp nhập kho: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế GTGT. Hiện nay, phiếu nhập kho ( Phiếu nhập kho biểu 1 ) của Công ty ngoài dòng tổng cộng tiền hàng còn ghi cả dòng thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT rồi tính ra tổng cộng số tiền thanh toán. Kế toán vật tư theo dõi giá trị vật liệu nhập kho chỉ dựa vào số tiền chưa có thuế GTGT, không dựa vào số tổng cộng. Vì vậy theo em khi viết phiếu nhập kho nên bỏ dòng thuế GTGT đầu vào, vì thuế GTGT đầu vào đã được theo dõi trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. Như vậy kế toán vật tư theo dõi giá trị nguyên vật liệu nhập kho cũng như việc lập các bảng kê vật liệu cuối kỳ sẽ thuận tiện hơn, tránh nhầm lẫn. Theo đó, phiếu nhập kho nguyên vật liệu của Công ty có thể có mẫu sau: Ctcp tm va dvkt cao thắng Phiếu nhập kho Ngày… tháng… năm 200.. Số chứng từ : … Liên 2 Người giao dịch: …. Đơn vị:…. Địa chỉ : … Diễn giải: Nhập vật tư hoá đơn số … - Ngày… tháng… năm 200.. Nhập tại kho: … Dạng nhập: Phải trả người bán ( 331 ) Stt Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép cuộn 1521 NL 1004 Kg 150.000 593 88.950.000 Số tiền : 88.950.000 Bằng chữ: Tám mươi tám triệu chín trăm năm mươi nghìn dồng chẵn./. Người giao hàng Thủ kho P. trách vật tư KTT Thủ trưởng đơn vị Lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức: Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất các phân xưởng viết phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu yêu cầu nếu được duyệt mạng xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy là phiếu xuất kho không đựoc luân chuyển qua phòng Kế hoạch sản xuất ( Là phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ) hơn nữa nếu sự phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật tư chỉ mang tính hình thức thì dẫn đến sự lãng phí nguyên liệu. Để khắc phục điều này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng và theo đó các phân xưởng xuống kho lĩnh vật liệu. Phiếu này do phòng Kế hoachh sản xuất lập và nên quy định rõ mỗi lần xuất vật tư không nên quá một số lượng nào đó, để trành tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều, điều kiện bảo quản tại xí nghiệp không tốt có thể vật liệu mất phẩm chất. Thực hiện tố điều này còn nhằm làm giảm bớt các thủ tục rườm rà là mỗi lần xuất vật tư các phân xưởng lại phải viết phiếu yêu cầu, xin duyệt, phòng kế toán ghi phiếu xuất kho. Phương pháp ghi phiếu này như sau: Phiếu này có thể dùng cho một loại hay nhiều loại vật tư. hạn mức được duyêth trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Hạn mức vật liệu duyêt = Số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch x định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần số lượng thực xuất từng lần. Phiếu lập thành 02 liên giao cả hai liên cho bộ phận sử dụng. Khi lĩnh lần đầu bộ phận sử dụng mang hai liên đến kho, người nhận vật tư giữ 01 liên, 01 liên giao cho thủ kho. Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất, người nhận vật tư ký vào hai liên. Lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho lĩnh vật liệu không phải ký duyệt. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu cả 02 phiếu, cộng số thực xuất trong tháng để ghi vào thẻ kho và ký tên vào phiếu xuất, sau đó chuyển về phòng kế hoạch 01 liên, 1 liên còn lại gửi về phòng kế toán. Nếu chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết ( Do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng vật tư ) đơn vị muốn lĩnh thêm phải yêu cầu xuất vật tư, có sự đồng ý và chữ ký của lãnh đạo. Phiếu này có mẫu như sau: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Ngày ….. tháng….. năm 200… Số:................ Nợ:............... Có:............... Bộ phận sử dụng:.. Lý do xuất:… Xuất tại kho:… Stt Tên vật tư Mã số Đơn vị Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày 17/1 Ngày 25/1 …. Cộng 1 Máy cắt NL 1005 Kg 650.000 345. 000 275. 000 345. 000 275. 000 183,3 183,3 63238500 50407500 Ngày….. tháng….. năm 200.. P. trách bộ phận SD Phòng KHVT Thủ kho * Hoàn thiện việc ghi giấy thanh toán tạm ứng: Khi có nghiệp vụ nhập kho vật liệu ( Mua theo hình thức tạm ứng ) nhập kho vật liệu, để làm thủ tục thanh toán cho người mua,kế toán viết giấy thanh toán tạm ứng. Nhưng ở Công ty, giấy thanh toán tạm ứng chỉ có ý nghĩa liệt kê khoản tiền tạm ứng đã dùng vào chi mua vật liệu trong lần nhập kho này ( giống như giấy biên nhận) , không theo dõi được số tiền đã tạm ứng và số tiền tạm ứng còn lại là bao nhiêu. Điều này là do khi ghi chép, kế toán không ghi vào dòng số tiền tạm ứng các đợt chưa chi mà chỉ ghi vào số tiền đã chi nên ở phần chênh lệch - chi quá số tạm ứng luôn mang số dương ( Nhưng thực tế tại công ty thì phần chênh lệch này thường mang số âm hay số được tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi ). Theo em Công ty nên dùng giấy thanh toán tạm thời với mục đích không chỉ là bảng liệt kê các khoản đã chi, khoản tạm ứng còn lại chưa chi. để đạt được mục đích đó công ty nên thay đổi cách ghi chép trên giấy thanh toán tạm ứng như sau: + Mục I : - Số tiền tạm ứng Gồm số tiền tạm ứng các kỳ trước chi hết và số tiền tạm ứng kỳ này. + Mục II: - Số tiền đã chi: Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu để ghi vào mục này, mỗi phiếu nhập kho chỉ ghi một dòng, + Mục III: Chênh lệch: Là số chênh lệch giữa mục I và mục II * Nếu tạm ứng chi không hết ghi vào dòng 01 * Nếu chi quá số tạm ứng ghi vào dòng 02 3. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán: * Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán với người bán, sổ chi tiết thanh toán tạm ứng: Hiện nay các sổ chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết thanh toán tạm ứng của Công ty chỉ có 02 cột số tiền phát sinh nợ, phát sinh có không có cột số dư mà chỉ ghi số dư cuối kỳ ở cuối trang sổ. Theo em các sổ này nên có thêm các cột số dư nợ, số dư có của các tài khoản. Việc này sẽ giúp các kế toán theo dõi số dư từng ngày của các tài khoản đó. đặcbiệt là sổ chi tiết tạm ứng, vì Công ty chỉ dùng sổ này để theo dõi các khoản đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của nhân viên mà không theo dõi trên giấy thanh toán tạm ứng thì điều này là cần thiết. Mặt khác, đối với nghiệp vụ nhập kho vật liệu mà giá thanh toán bao gồm cả giá thực tế và thuế GTGT đầu vào ( Đối với hầu hết các nghiệp vụ nhập kho vật liệu Công ty ) thì trên các sổ chi tiết này ở các khoản đối ứng, cột số tiền phát sinh nợ, phát sinh có không cần tách riêng hai khoản này ( như cách ghi hiện nay của Công ty ) mà chỉ cần ghi theo tổng giá thanh toán trên hoá đơn của người bán. Việc này vừa giảm bớt ghi chép vừa dễ theo dõi tổng giá thanh toán cho người bán hoặc nhân viên tạm ứng. Khi đó sổ chi tiết thanh toán với người bán có mẫu như sau ( Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng tương tự như vậy): sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng… năm 200… Mã khách: … Công ty vật tư tổng hợp Loại tiền: VND Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ Nhập máy cắt Cộng PS Số dư cuối kỳ 331 9.784.5000 9.784.5000 * Lập các sổ nhật ký đặc biệt: Hiện nay công ty đang thực hiện hạch toán theo hình thức Nhật ký chung nhưng không mở các sổ nhật ký đặc biệt. Để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái Công ty nên mở các sổ nhật ký đặc biệt trong đó có nhật ký mua hàng. Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau ( Kể cả trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán ). Cuối kỳ từ sổ nhật ký mua hàng kế toán vào sổ cái TK 152. Cách ghi các sổ nhật ký đặc biệt như sau: Hàng ngày nhận đựoc các chứng từ liên quan, kế toán cập nhật vào máy đồng thời ghi sổ. Cuối tháng từ các sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. Sổ nhật ký mua hàng có mẫu như sau: Nhật ký mua hàng Năm 200… N - T ghi Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán ( ghi có ) Hàng hoá Nguyên vật liệu CCDC SH NT Mang sang ……… Mua vật liệu Công ty vật tư Cộng chuyển sang trang sau 8895000 88.950.000 Ngày….. tháng…… năm 200.. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 4. Hoàn thiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty theo phương pháp thẻ song song, nhưng thay vì mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu, công ty lập bản kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho cuối kỳ sau đó tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Việc ghi chép như vậy tuy đơn giản nhưng có một số nhược điểm như sau: + Công việc kế toán của công ty dồn vào cuối tháng bao gồm việc lập bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho, bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu. Mặt khác Công ty không mở sổ chi tiết vật liệu nhưng vì Công ty áp dụng phương pháp tính giá vật liệu theo phương pháp gia đơn vị bình quân sau mối lần nhập nên Công ty vẫn phải theo dõi số lượng, giá trị xuất nhập hàng ngày để xác định được giá đơn vị của mỗi danh điểm vật liệu khi có nghiệp vụ nhập kho vật liệu. (Thẻ kế toán chi tiết vật liệu chưa làm ) + Công ty không mở thẻ chi tiết vật liệu nên thẻ kho cuối tháng sẽ được đối chiếu với bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu. Trong trường hợp kiểm tra đối chiếu nếu có sự chênh lệch số liệu thì việc tìm kiếm tra cứu rất phức tạp, kế toán vật tư sẽ phải lật từng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. + Vì bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho của Công ty lập cho tất cả các vật liệu theo trình tự thời gian của chứng từ nên khi muốn theo dõi tình hình nhập xuất của một vật liệu nào sổ kế toán không đáp ứng được. Để khắc phục các nhược điểm trên, Công ty nên mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu. Thẻ kế toán chi tiết vật liệu phản ánh từng biến động nhập xuất theo từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho, mở kho chỉ khác là theo dõi về giá trị của nguyên vật liệu. Việc ghi chép trên thẻ này như sau: Hàng ngày hoặc định kỳ từ 02 đến 03 ngày khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho đưa lên, kế toán vật liệu kiểm tra đối chiếu với các chứng từ liên quan ghi vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu. Trình tự ghi thẻ kế toán vật liệu giống như trình tự ghi trên thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị nhập - xuất - tồn. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng thẻ tính ra tổng nhập, tổng xuất, tổng tồn của từng danh điểm vật liệu, đối chiếu với thẻ kho và lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Việc lập thẻ kế toán chi tiết vật liệu có nhiều thuận lợi cho công việc hạch toán vật liệu hiện nay của công ty: + Vì công ty hiện đang tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập nên phải theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu từng ngày để lập từng danh điểm vật liệu. Việc lập thẻ chi tiết kế toán vật liệu sẽ phù hợp cho việc tính giá vật liệu xuất kho sau này. + Thẻ kế toán chi tiết vật liệu sẽ dẽ dàng cho việc theo dõi tình hình nhập -xuất - tồn của một vật liệu trong tháng. + Công việc hạch toán chi tiết vật liệu ở phòng kế toán hiện nay tập trung chủ yếu từ việc lập bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho đến việc lập bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu. Hơn nữa việc bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu từ các bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho phải qua một bước tính tổng nhập, tổng xuất, tổng tồn trên máy vừa phức tạp vừa không theo dõi được việc kết chuyển số liệu. Việc lập thẻ chi tiết kế toán vật liệu vừa co tác dụng giảm bớt công việc cuối tháng tại phòng kế toán, vừa thuận tiện cho việc lập bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu cuối tháng. Khi đó hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có thể tóm tắt qua sơ đồ sau: Sơ đồ : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty ( Theo kiến nghị ) Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn 5. Hoàn thiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: * Hoàn thiện hạch toán việc mua hàng đi đường: Việc mua nguyên vật liệu trong nền kinh tế thị trường nhìn chung là nhanh gọn, thông thoáng. Nhưng do Công ty phải nhập một số vật liệu từ các tỉnh xa như : Lào Cai, Yên Bái… và một số vật liệu phải nhập khẩu nên vẫn có trường hợp cuối tháng hoá đơn về nhưng hàng chưa về. Thực tế Công ty thường không phản ánh nghiệp vụ này mà chờ khi nào hàng về mới ghi sổ. Vậy thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp vào thời điểm cuối tháng sẽ không chính xác. Để hợp lý công ty nên đưa vào sử dụng tài khoản TK 151 - Hàng mua đang đi đường để hạch toán hàng mua đang đi đường vào cuối tháng. Hạch toán tài khoản này như sau: - Trong tháng nếu hàng về hoá đơn chưa về thì kế toán lưu vào tệp hàng Hàng mua đang đi đường. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Nếu cuối tháng chưa về thì kế toán phản ánh: * Nếu mua hàng trong nước: Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn (Không có thuế GTGT) Nợ TK 133 ( 1331 ): Thuế GTGT được khấu trừ ( Có tài khoản liên quan TK 331, TK 111, TK 112, TK 141 ) * Nếu hàng nhập khẩu: Ghi nhận giá mua hàng nhập khẩu: Nợ TK 151: Giá mua vật liệu đang đi đường cuối theo tỷ giá thực tế. Nợ ( Có ) TK 413: Phần chênh lệch tỷ giá Có tài khoản liên quan: Theo tỷ giá hạch toán Phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 151 Có TK 333 ( 3333 - Thuế nhập khẩu ): Số thuế phải nộp Phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu: Nợ TK 133 ( 1331 ) Có TK 3331 ( 33312 ) Sang tháng sau khi hàng về kế toán ghi sổ: Nợ TK 152 Có TK 151 * Hoàn thiện hạch toán thanh toán nội bộ : Tại Công ty có một số nghiệp vụ hạch toán vật liệu mạng tính chất thanh toán nội bộ như: Nhập vật liệu uỷ thác qua công ty, mua bán vật liệu từ các công ty thành viên khác của công ty… Nhưng tất cả các nghiệp vụ kế toán đều hạch toán vào TK 131 hoặc TK 331. Cụ thể: + Khi công ty chuyển số vật liệu nhập khẩu theo hình thức uỷ thác, kế toán hạch toán: Nợ TK 152 : Gia thực tế vật liệu nhập kho ( Gồm giá mua, thuế nhập kho, phí uỷ thác ) tính theo tỷ giá thực tế. Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Khi bán vật liệu cho các Công ty thành viên thuộc công ty: Vật liệu xuất bán của công ty chủ yếu cho các đơn vị này vì các Công ty này cùng sản xuất vật liệu xây dựng. Công ty hạch toán bút toán doanh thu như sau: Nợ TK 131 Có TK 5112 Có TK 3331 Vì Công ty là một thành viên hạch toán độc lập nên mối quan hệ thanh toán giữa công ty với các công ty khác thực chất là các mối quan hệ thanh toán nội bộ. Để phân biệt với các quan hệ thanh toán khác Công ty nên sử dụng các TK 136 - phải thu nội bộ, TK 336 - Phải trả nội bộ để hạch toán các nghiệp vụ này. Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng, đã giúp em tích luỹ được nhiều kinh nghiệm thực tế về hạch toán đặc biệt là về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời em cũng nhận thấy vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Đó chính là lý do em chọn cho mình đề tài chuyên đề thực tập là “Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại doanh nghiệp” Với những kiến thức và hiểu biết của bản thân và sự giúp đỡ của các anh, các chị trong phòng kế toán, em đã học hỏi được phần nào về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty . Qua đó em nhận thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu của Công ty có nhiều điểm nổi bật góp phần không nhỏ vào sự thành công của CTy song bên cạnh đó vẫn còn một số thiếu sót cần được công ty xem xét, khắc phục sao hợp lý, đúng chế độ. Những kiến nghị của em đưa ra là những suy nghĩ của bản thân với mong muốn góp phần hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty . Tuy nhiên do những hạn chế của mình nên những kiến nghị đó có thể có những sai xót không hợp lý. Em mong nhận được sự hướng dẫn chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa và các anh chị phòng kế toán của công ty . Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo Nguyễn Minh Phương và cán bộ nhân viên công ty nơi em thực tập đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hải Phòng, tháng 03năm 2007 Sinh viên Trần Thị Thanh Hường Danh mục tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán - tài chính Chủ biên: TS Nguyễn Văn Công 2. Thuế và kế toán. NXB tài chính 1998 PGS - PTS Ngô Thế Chi, PTS Vũ Công Ty 3. Tạp chí kế toán - Năm 2001, 2002, 2003 4. Tài liệu của Công ty cổ phần Thương mại dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng Mục lục Lời mở đầu………………………………………………………… Phần I: tổng quan về công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật cao thắng. I. đặc điểm sxkd và tổ chức bộ máy của cônG ty cổ phần tm và dvkt cao thắng. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật Cao Thắng. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP TM DV KT Cao Thắng. 2.1: Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP TM DV KT Cao Thắng. 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP TM DV KT Cao Thắng. II/ tổ chức công tác kế toán của cônh ty cổ phần tm và dvkt cao thắng. 1. Đặc điểm Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: ( sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của cônh ty) 2. Hình thức kế toán của công ty: ( sơ đồ hình thức ghi sổ ) Phần 2: thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ kỹ thuật cao thắng I. Đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của công ty 1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty: 2. Phân loại nguyên vật liệu 3. Tài khoản sử dụng II. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu của công ty: Trình tự hạch toán: Phương pháp ghi thẻ ( Sơ đồ hạch toán NVL theo phương phap thẻ song song) III. Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu của công ty: 1- Hạch toán tăng nguyên vật liệu 2- Hạch toán giảm nguyên vật liệu Phần III: Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ kỹ thuật cao thắng I. Đánh giá khái quát thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty 1. Ưu điểm 2. Nhược điểm II. Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty 1. Hoàn thiện luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho 2. Hoàn thiện ghi chép chứng từ 3. Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán 4. Hoàn thiện hạch toán chi tiết 5. Hoàn thiện hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu kết luận………………………………………………………… Nhận xét của đơn vị thực tập