Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

161 1.602.136.581 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy là sản xuất theo đơn đặt hàng nên đối tượng hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là từng đơn đặt hàng. Tuy nhiên, hiện nay ở Nhà máy chỉ có chi phí giấy in (TK 6211) là được hạch toán cụ thể theo từng đơn đặt hàng, còn các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khác (TK 6212) được theo dõi chung theo các phân xưởng. Do đó, Bảng phân bổ này chưa theo dõi được chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí mà mới chỉ theo dõi được theo từng bộ phận sử dụng. Số liệu theo cột của hai tài khoản 1521 và 1522 trên Bảng phân bổ vật liệu được đối chiếu với số phát sinh bên Có trên sổ Cái hai tài khoản này (Bảng số 20 trang 54 và bảng số 22 trang 55). Số liệu theo dòng trên Bảng phân bổ được đối chiếu với số phát sinh bên Nợ (đối ứng với hai TK 1521 và TK 1522) trên sổ Cái của các tài khoản chi phí (Bảng số 25 trang 57 và bảng số 26 trang 58). Ngoài ra, số liệu trên bảng phân bổ còn được sử dụng để tính giá thành sản phẩm. * Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kể cả các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu, ở Nhà máy theo trình tự thời gian. Hàng ngày, khi các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu phát sinh, ngoài việc được phản ánh trên các sổ Nhật ký đặc biệt như sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký chi tiền, chúng còn được phản ánh trên cả sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký chung phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán). Mỗi một tài khoản được ghi một dòng trên sổ Nhật ký chung. Cơ sở để ghi sổ Nhật ký chung là các hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng,… Hàng ngày, số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp. Ngoài ra, cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu sổ Nhật ký chung với Bảng cân đối số phát sinh theo nguyên tắc: tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung. Bảng số 18: Sổ nhật ký chung Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Đơn vị tính: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC Số hiệu TK Số phát sinh SH NT Nợ Có … 02/03/04 33 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu x 6211 148.006.217 1521 148.006.217 … 03/03/04 40 03/03/04 Xuất vật tư cho x 627 3.197.900 PX Chế bản 1522 3.197.900 … 03/03/04 36 03/03/04 Xuất hộp cacton x 641 29.183.400 đóng hộp 1521 29.183.400 … 05/03/04 15 05/03/04 Mua dầu x 1522 5.600.000 VAT 10% 133 560.000 Thanh toán bằng TGNH 112 6.160.000 … 16/03/04 23 16/03/04 Mua vải (Cường t.ư) x 1521 870.000 VAT 10% 133 82.000 141 952.000 … 19/03/04 54 19/03/04 Mua giấy Cty Đông Đô x 1521 99.722.500 VAT 10% 133 9.972.250 Chưa thanh toán 331 109.694.750 19/03/04 55 19/03/04 Mua giấy đề can x 1521 5.550.000 VAT 10% 133 550.000 Thanh toán bằng TM 111 6.105.000 … 23/03/04 47 23/03/04 Xuất vật tư cho x 642 1.542.000 P. HCTC 1521 1.542.000 … Cộng PS tháng 3/2004 … … Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Sổ Cái Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép cho toàn bộ niên độ kế toán. Đối với hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, sổ Cái được mở chi tiết cho tài khoản 1521 và 1522. Nhà máy sử dụng hai loại sổ Cái, đó là sổ Cái chi tiết tài khoản và sổ Cái tài khoản. Căn cứ để ghi vào hai loại sổ Cái này là: - Đối với sổ Cái chi tiết tài khoản 1521 và 1522: Dòng số dư đầu tháng được ghi vào ngày đầu tiên của tháng, cơ sở để ghi dòng này là số dư cuối tháng trên sổ Cái chi tiết TK 1521 và 1522 của tháng trước. Còn cơ sở để ghi trên các dòng phát sinh Nợ và phát sinh Có là số liệu đã được ghi trên sổ Nhật ký chung. - Đối với sổ Cái tài khoản 1521 và 1522: Đến cuối tháng, sau khi ghi xong sổ Cái chi tiết tài khoản 1521 và 1522, kế toán sẽ lấy số tổng cộng của từng tài khoản đối ứng trên sổ Cái chi tiết 1521 và 1522 để ghi vào cột số phát sinh Nợ và số phát sinh Có trên sổ Cái tài khoản 1521 và 1522. Cuối tháng và cuối niên độ kế toán phải khóa sổ, cộng tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, số liệu trên sổ Cái TK 1521 và TK 1522 còn được dùng để đối chiếu với số liệu trên Bảng nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Bảng số 11 trang 37). Như vậy, hai loại sổ Cái này cung cấp thông tin khác nhau. Số liệu trên sổ Cái chi tiết TK 1521 và TK 1522 cho biết thông tin cụ thể của từng lần nhập, xuất nguyên vật liệu tại Nhà máy trong tháng theo từng Phiếu nhập và Phiếu xuất kho, còn sổ Cái TK 1521 và TK 1522 lại cho biết số liệu tổng cộng như trong tháng nhập mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt là bao nhiêu, tiền gửi ngân hàng là bao nhiêu, chưa thanh toán cho người bán là bao nhiêu, xuất dùng cho sản xuất là bao nhiêu, cho quản lý, bán hàng là bao nhiêu… Bảng số 19: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 1521 - Nguyên liệu chính Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 1.573.991.203 33 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu 6211 148.006.217 34 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu 6211 40.389.341 35 02/03/04 Đổi giấy xấu in tài liệu 6212 13.101.801 36 03/03/04 Xuất cacton đóng hộp 641 29.183.783 54 19/03/04 Mua giấy Cty Đông Đô 331 99.722.500 … Cộng PS trong tháng 1.575.889.114 1.426.233.420 Số dư cuối tháng 1.723.646.897 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 20: Sổ cáI tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 1521 - Nguyên liệu chính Đơn vị tính: Đồng TKĐƯ Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư đầu tháng 1.573.991.203 111 Tiền mặt 5.550.000 331 Phải trả cho người bán 1.570.389.114 6211 Giấy 1.238.896.219 6212 Nguyên vật liệu khác 156.611.801 641 Chi phí bán hàng 29.183.400 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.542.000 Cộng phát sinh trong tháng 1.575.889.114 1.426.233.420 Số dư cuối tháng 1.723.646.897 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 21: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 1522 - Nguyên liệu phụ Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 15.285.736 40 03/03/04 Xuất vật tư cho PX Chế bản 627 3.197.900 41 03/03/04 Xuất vật tư cho PX Máy in 627 50.395.540 42 05/03/04 Xuất vật tư cho PX SPhẩm 627 12.488.850 15 05/03/04 Mua dầu 112 5.600.000 43 10/03/04 Xuất xăng dầu 642 15.142.400 44 10/03/04 Xuất xăng dầu 641 3.947.200 … Cộng PS trong tháng 214.006.338 175.903.161 Số dư cuối tháng 53.388.913 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 22: Sổ cáI tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 1522 - Nguyên liệu phụ Đơn vị tính: Đồng TKĐƯ Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư đầu tháng 15.285.736 112 Tiền gửi ngân hàng 5.600.000 331 Phải trả cho người bán 208.406.338 627 Chi phí sản xuất chung 156.565.061 641 Chi phí bán hàng 3.947.200 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 15.390.900 Cộng phát sinh trong tháng 214.006.338 175.903.161 Số dư cuối tháng 53.388.913 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Do Nhà máy thường mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp thường xuyên nên thường được cho trả chậm. Vì vậy, trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, ngoài sổ Cái hai TK 1521 và 1522, kế toán còn mở sổ Cái cho TK 331 để theo tình hình thanh toán cho người bán. Cơ sở để ghi vào sổ này là số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung. Bảng số 23: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 4.515.613.723 14 03/03/04 Trả mua giấy CT TMai 112 251.258.706 15 03/03/04 Mua giấy CT Trần Phú 1521 183.168.000 133 18.316.800 78 05/03/04 Thanh toán tiền vật tư 111 15.354.000 … Cộng PS trong tháng 2.388.089.440 2.130.756.476 Số dư cuối tháng 4.258.280.759 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 24: Sổ cáI tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Đơn vị tính: Đồng TKĐƯ Tên tài khoản Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư đầu tháng 4.515.613.723 111 Tiền mặt 1.067.358.491 112 Tiền gửi ngân hàng 1.302.730.949 133 Thuế GTGT 177.697.614 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1.570.389.114 1522 Nguyên vật liệu phụ 208.406.338 … Cộng phát sinh trong tháng 2.388.089.440 2.130.756.476 Số dư cuối tháng 4.258.280.759 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 25: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 6211 - Chi phí giấy in Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 33 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu 1521 148.006.217 34 02/03/04 Xuất giấy in tài liệu 1521 40.389.341 36 03/02/04 Xuất cacton đóng hộp 1521 29.183.400 … 31/03/04 Kết chuyển chi phí giấy in 154 1.238.896.219 Cộng PS trong tháng 1.238.896.219 1.238.896.219 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 26: Sổ cáI chi tiết tàI khoản Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 Tài khoản: 6212 - Chi phí nguyên vật liệu khác Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 35 02/03/04 Đổi giấy xấu in tài liệu 1521 13.101.801 37 03/03/04 Xuất giấy đóng bìa cứng 1521 6.761.783 40 05/03/04 Xuất vật tư cho PX chế bản 1521 2.008.900 … 31/03/04 K/C chi phí NVL khác 154 156.611.801 Cộng PS trong tháng 156.611.801 156.611.801 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu và lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 6.1. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Kiểm kê nguyên vật liệu là công việc cần thiết để bảo vệ an toàn cho nguyên vật liệu và phát hiện kịp thời những sai sót và vi phạm trong quản lý, sử dụng nguyên vật liệu. Định kỳ một năm một lần vào ngày 31/12, Nhà máy in Quân đội tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Trước khi tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, Nhà máy thành lập Hội đồng kiểm kê, bao gồm nhân viên phòng vật tư và kế toán vật tư. Khi tiến hành kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm nguyên vật liệu bằng các dụng cụ và phương tiện thích hợp nhằm xác định được chính xác số lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Kết thúc quá trình kiểm kê, trưởng ban kiểm kê lập Biên bản kiểm kê (theo mẫu Bảng số 27 trang 60), xác định số chênh lệch thừa hoặc thiếu so với sổ sách và tìm nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó. Biên bản kiểm kê sẽ là căn cứ để kế toán hạch toán kết quả kiểm kê. 6.2. Công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Nhà máy in Quân đội Hiện nay, do lượng dự trữ nguyên vật liệu ở trong kho của Nhà máy không nhiều, Nhà máy chỉ dự trữ một lượng nhỏ và khi có đơn đặt hàng mới nhập mua nguyên vật liệu cho nên Nhà máy không tiến hành lập dự phòng giảm giá cho các loại nguyên vật liệu tồn trong kho. Bảng số 27: Nhà máy in Quân đội Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Thời điểm kiểm kê: 14 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2003 - Ban kiểm kê gồm: Ông, bà: Chu Văn Đông Trưởng ban Ông, bà: Nguyễn Tuyết Thanh Uỷ viên Ông, bà: Trần Thị Hằng Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Đơn vị tính: Đồng S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số ĐVị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất SL TT SL TT Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL TT SL TT 1 Giấy cuộn VP 84-58gm2 15210101 Kg 11.050 266 2.939.300 266 2.939.300 2 Giấy cuộn VP 65-58gm2 15210102 Kg 11.100 15364 1.701.540.400 15364 1.701.540.400 3 Giấy cuộn VP 84-65gm2 15210103 Kg 10.080 2874 28.969.920 2874 28.969.920 … Ngày 31 tháng12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) III. Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh như Nhà máy in Quân đội thì các hoạt động cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu có nghĩa rất quan trọng. Quản lý tốt nguyên vật liệu cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động của mình, góp phần duy trì và bảo đảm cho quá trình sản xuất - kinh doanh diễn ra liên tục, tránh được những thiệt hại vì ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Ngoài ra, quản lý tốt nguyên vật liệu còn giúp cho doanh nghiệp giảm được những hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, lưu kho cho đến khâu xuất nguyên vật liệu cho sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại Nhà máy in Quân đội, nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Ngoài ra, nguyên vật liệu ở Nhà máy tương đối đa dạng về chủng loại, các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục nên đòi hỏi phải được quản lý nghiêm ngặt. Chính vì vậy, cần phải thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để có thể kịp thời nêu lên những ưu, nhược điểm trong công tác quản lý nguyên vật liệu, trên cơ sở đó đưa ra những biện pháp hợp lý nhằm quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn. 1. Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Để hoàn thành được kế hoạch sản xuất đã đề ra thì điều kiện chủ yếu là thực hiện một cách hợp lý việc cung cấp nguyên vật liệu. Nếu nguyên vật liệu được cung cấp quá lớn, dư thừa thì sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, nếu việc cung cấp thiếu cũng sẽ ảnh hưởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất. Đối với Nhà máy in Quân đội, việc phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu được xem xét trên hai góc độ: khả năng đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu một cách kịp thời về mặt thời gian và số lượng, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Đối với việc cung cấp nguyên vật liệu cho Nhà máy, Nhà máy thường ký các hợp đồng với những nhà cung cấp thường xuyên như Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,…Sau đây em xin đánh giá tình hình cung cấp đối với các loại nguyên vật liệu chính là giấy, mực in và kẽm. Bảng số 28: Tình hình cung ứng NVL về mặt số lượng tại Nhà máy Tháng 03/2004 Tên nguyên vật liệu ĐVT Kế hoạch cung ứng Thực tế cung ứng Thực tế sử dụng Chênh lệch TT cung ứng so với KH cung ứng TT cung ứng so với TT sử dụng +/- % +/- % A B 1 2 3 4=2-1 5=2/1 6=2-3 7=2/3 1. Giấy Kg 155000 178250 169823 23250 115 8427 104,96 2. Mực Kg 24500 27650 25974 3150 112,86 1676 106,06 3. Kẽm Tấm 4640 4980 4845 340 107,33 135 102,71 Từ bảng trên cho thấy, so với kế hoạch cung ứng, thực tế cung ứng của các loại nguyên vật liệu tại Nhà máy đều tăng so với kế hoạch (cụ thể: đối với giấy in tăng 23250 kg hay đạt 115%; mực in tăng 3150 kg, đạt 112,86%; kẽm tăng 340 tấm, đạt 107,33%). Nguyên nhân của sự tăng lên này là do trong kỳ Nhà máy nhận được thêm một số đơn đặt hàng mới. So với thực tế sử dụng, lượng cung ứng thực tế lớn hơn (cụ thể: giấy in đạt 104,96%, mực in đạt 106,06%, kẽm đạt 102,71%). Điều này cho thấy thực tế cung ứng nguyên vật liệu ở Nhà máy đã đảm bảo được đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất, nhờ đó mà quá trình sản xuất tại Nhà máy luôn diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Có thể nói, trong kỳ tình hình cung ứng nguyên vật liệu của Nhà máy đã hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra, đáp ứng tốt về cả mặt số lượng và thời gian, do đó đáp đảm bảo tốt nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất. 2. Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Nguyên vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất là một yêu cầu tất yếu khách quan. Đặc điểm nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội là sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy khi có đơn đặt hàng Nhà máy mới tiến hành nhập mua nguyên vật liệu. Tuy nhiên, Nhà máy vẫn tiến hành dự trữ thường xuyên một khối lượng nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo cho sản xuất tại Nhà máy được tiên hành liên tục. Bảng số 29: Tình hình dự trữ NVL tại nhà máy Tháng 03/2004 Chỉ tiêu Giấy (Kg) Mực (Kg) Kẽm (Tấm) 1. Dự trữ đầu kỳ 57120 5585 1253 2. Nhập trong kỳ 178250 27650 4980 3. Sử dụng trong kỳ 169823 25974 4845 4. Hệ số đảm bảo NVL (=(1+2)/3) 1,38 1,28 1,27 5. Tồn kho bình quân 59422 5216 1358 6. Hệ số quay kho (=3/5) 2,86 4,98 3,57 Qua bảng trên cho thấy mức dự trữ nguyên vật liệu của Nhà máy là tương đối hợp lý so với yêu cầu sử dụng. Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu của cả ba loại nguyên vật liệu trên đều lớn hơn 1, có nghĩa rằng nguyên vật liệu của Nhà máy đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Nhà máy khi cần. Hệ số quay kho của chúng lớn chứng tỏ nguyên vật liệu trong Nhà máy đã được luân chuyển một cách hợp lý, kịp thời trong quá trình sản xuất nên không có tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu. 3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Quá trình sử dụng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Quản lý tốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu sẽ góp phần vào tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Bảng số 30: Tình hình sử dụng NVL tại nhà máy Tháng 03/2004 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ % - Chi phí về nguyên vật liệu - Tổng sản lượng 1.412.245.500 2.248.592.220 1.602.136.581 2.308.120.245 113,45 102,65 Tổng mức NVL sử dụng TT 100 = x Tỷ lệ % hoàn thành KH sử dụng NVL Tổng mức NVL sử dụng KH x Giá trị tổng sản lượng KH Giá trị tổng sản lượng TT 2.308.120.245 100 x 1.412.245.500 1.602.136.581 = Tỷ lệ % hoàn thành KH sử dụng NVL x 2.248.592.220 110,52% = Tổng mức NVL sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng KH Giá trị tổng sản lượng TT x - Tổng mức NVL sử dụng TT = Số tuyệt đối - 1.412.245.500 1.602.136.581 2.308.120.245 x = = + 15.250.405 2.248.592.220 Qua bảng trên cho thấy số nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ so với kế hoạch đạt 113,45%, trong khi đó tổng sản lượng thực tế so với kế hoạch chỉ đạt 102,65%. Điều này làm cho tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch lên tới 110,52%. Như vậy, có thể thấy việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu của Nhà máy trong kỳ là chưa tốt, lượng nguyên vật liệu tiêu hao để sản xuất tăng lên đã gây ra lãng phí và làm tăng giá thành. Nhà máy cần tìm ra nguyên nhân để có thể đưa ra các biện pháp thích hợp nhằm quản lý tốt hơn quá trình sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Phần II Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội I. Nhận xét chung về tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Trong những năm vừa qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc Nhà máy cùng sự nỗ lực tận tình của của tập thể cán bộ công nhân viên, Nhà máy đã đạt được một số thành tựu nhất định: lợi nhuận hàng năm của Nhà máy luôn có xu hướng tăng lên, đới sống của cán bộ công nhân viên được nâng cao,… Nhà máy không ngừng mở rộng thị trường, chú trọng đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh với các Nhà máy in khác. Để đạt được những thành tựu trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán tại Nhà máy, trong đó phải kể đến công tác kế toán nguyên vật liệu. Là một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, nó tạo nên 60% giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý cũng như hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đã và đang được Nhà máy chú ý quan tâm. Sau một thời gian nghiên cứu thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, em rút ra được những vấn đề sau đây. 1. Ưu điểm * Về công tác quản lý nguyên vật liệu Trong cơ chế mới hiện nay, để có thể đứng vững trên thị trường thì Nhà máy luôn phải tìm ra những biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh, trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Cụ thể, Nhà máy đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản cho đến khâu sử dụng. - Đối với khâu thu mua nguyên vật liệu: Nhìn chung, Nhà máy đã thực hiện tốt công tác thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Với khối lượng nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại, mẫu mã nhưng Nhà máy vẫn cung cấp đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất. Nhà máy có đội ngũ cán bộ vật tư có trình độ chuyên môn, có sự am hiểu về từng loại nguyên vật liệu, luôn tìm kiếm được các nguồn cung ứng nguyên vật liệu tốt nhất, giá cả hợp lý nên luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. - Đối với khâu dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu: Nhà máy đã xây dựng được một hệ thống kho tàng được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản nguyên vật liệu tốt, phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu. Bên cạch đó, thủ kho là người có trình độ quản lý, có kinh nghiệm, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về nguyên vật liệu. Do trên thị trường hiện nay nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in rất sẵn nên Nhà máy không dự trữ nhiều nguyên vật liệu trong kho mà khi nào ký được hợp đồng, cán bộ phòng vật tư mới liên hệ với các nhà cung cấp và được vận chuyển đến tận kho. - Đối với khâu sử dụng nguyên vật liệu: Với nguyên vật liệu chính là giấy thì Nhà máy đã theo dõi được theo từng đơn đặt hàng. Còn với những nguyên vật liệu khác, khi có nhu cầu sử dụng, các bộ phận sử dụng làm Phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng kinh doanh ký xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất mà vẫn tránh được tình trạng hao hụt, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu. Ngoài ra, Nhà máy đã lập được Sổ danh điểm nguyên vật liệu một cách khoa học. Sổ này sẽ thống nhất tên gọi, mã số, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy được tốt hơn. * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu Công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy nhìn chung được thực hiện tương đối toàn diện từ việc hạch toán ban đầu, hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp. - Về hệ thống chứng từ sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu: Hệ thống chứng từ được sử dụng tại Nhà máy đảm bảo đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của chế độ kế toán hiện hành về nguyên vật liệu như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, kiểm kê, … - Phương pháp tính giá nguyên vật liệu: Đối với nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá gốc (theo chuẩn mực số 2 về hàng tồn kho), như vậy Nhà máy đã phản ánh được chính xác giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, Nhà máy sử dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước để tính giá xuất. Phương pháp này được đánh giá là phù hợp với Nhà máy vì số lượng danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập kho nguyên vật liệu không nhiều. - Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Với đặc điểm là một Nhà máy có số lượng danh điểm nguyên vật liệu không nhiều thì việc áp dụng phương pháp này là rất phù hợp. - Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Hiện nay, hình thức sổ kế toán mà Nhà máy đang áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hình thức sổ này khá phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quy mô sản xuất vừa và nhỏ của Nhà máy. Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, Nhà máy thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, nguyên vật liệu của Nhà máy được quản lý một cách chặt chẽ và Nhà máy cũng nắm được tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu một cách thường xuyên và kịp thời. - Đặc biệt, Nhà máy đã trang bị máy tính cho phòng tài chính để phục vụ cho công tác kế toán. Việc áp dụng máy tính vào hạch toán nguyên vật liệu giúp giảm nhẹ khối lượng công tác ghi chép của kế toán, đảm bảo độ chính xác cao, đáp ứng kịp thời việc cung cấp thông tin về nguyên vật liệu bất cứ lúc nào khi có nhu cầu. Nhìn chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội được thực hiện khá tốt, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện sản xuất - kinh doanh của Nhà máy, về cơ bản cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong Nhà máy. 2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm, Nhà máy vẫn còn có những thiếu sót trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cần được khắc phục. * Về tổ chức quản lý nguyên vật liệu - Nhà máy chưa xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất. Ngoài giấy in thì các nguyên vật liệu khác đều được xuất kho theo nhu cầu của các phân xưởng, dẫn đến tình trạng sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích, gây lãng phí, từ đó làm tăng chi phí và giá thành sản phẩm. - Trong quá trình sản xuất thường có các phế liệu thu hồi như giấy rối, giấy in hỏng, giấy in thử, lõi giấy cuộn,… Tuy nhiên, Nhà máy không tiến hành nhập kho số phế liệu thu hồi này mà chúng chỉ được tập trung tại từng phân xưởng và được bán. Do phế liệu thu hồi không được nhập kho nên trong Sổ danh điểm vật tư chưa có mã hiệu cho phế liệu thu hồi. * Về tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu - Tài khoản sử dụng: Tại Nhà máy, tài khoản 152 - Nguyên vật liệu được mở chi tiết thành hai tài khoản là TK 1521 - Nguyên liệu chính và TK 1522 - Nguyên liệu phụ, trong khi đó tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được chi tiết thành TK 6211 - Giấy và TK 6212 - Nguyên vật liệu khác. Như vậy, cách phân loại giữa hai tài khoản này chưa có sự thống nhất với nhau, gây khó khăn trong công tác hạch toán cũng như khó khăn cho những người đọc sổ sách, báo cáo. Ngoài ra, việc chi tiết TK 152 chưa phù hợp theo cách phân loại nguyên vật liệu. Hiện nay, nguyên vật liệu tại Nhà máy đang được phân loại theo vai trò và công dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong quá trình hạch toán tổng hợp, Nhà máy đã sử dụng TK 152 chi tiết theo từng nhóm nguyên vật liệu. Tuy nhiên, trên TK 1522 - Nguyên liệu phụ có quá nhiều chủng loại vật liệu có vai trò và công dụng khác nhau. Nhà máy cần xem xét lại việc chi tiết trên TK 152. - Hạch toán hàng mua đang đi đường: Nhà máy không sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đang đi đường. Trong quá trình Nhà máy thu mua nguyên vật liệu đôi khi có xảy ra trường hợp cuối tháng hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về nhập kho. Khi đó, Nhà máy không phản ánh nghiệp vụ này vào sổ sách khi nhận được hóa đơn mà chờ đến khi hàng về mới phản ánh. Như vậy, thông tin về nguyên vật liệu của Nhà máy vào thời điểm cuối tháng sẽ không được phản ánh chính xác. - Hạch toán phế liệu thu hồi Hiện nay, Nhà máy không tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi, do đó chưa xây dựng thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi, trong hệ thống tài khoản của Nhà máy cũng không có tài khoản nào phản ánh giá trị phế liệu thu hồi nhập kho. - Công tác lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động có biến động về giá theo thời gian. Đối với Nhà máy in Quân đội, tất cả các loại nguyên vật liệu đều phải mua ngoài. Giấy in là nguyên vật liệu chính, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí nguyên vật liệu. Đầu vào của ngành giấy phụ thuộc vào ngành khai thác gỗ nên khi có biến động thì sễ biến động rất lớn. Ngoài ra, các nguyên vật liệu khác như mực in, … dễ bị hư hỏng, giảm phẩm chất nếu không được bảo quản tốt. Tuy nhiên, hiện nay, Nhà máy lại không tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Đây là một thiếu sót lớn của Nhà máy. - Sổ sách kế toán Đối với một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Nhà máy như nhập mua nguyên vật liệu hay thanh toán cho người bán thì được phản ánh đồng thời vào hai loại sổ là sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Việc ghi chép như vậy là không cần thiết, gây trùng lắp số liệu. Bảng phân bổ nguyên vật liệu của Nhà máy được lập một cách tổng hợp, chỉ theo dõi được chi phí nguyên vật liệu theo các khoản mục chi phí mà không theo dõi được theo từng đơn đặt hàng. Bên cạnh đó, Nhà máy không lập Bảng tính giá nguyên vật liệu. Điều này gây khó khăn cho Nhà máy trong việc theo dõi giá nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn kho. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội Sau thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, kết hợp với những kiến thức được học trong nhà trường, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội. 1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Hiện nay, Nhà máy chưa tiến hành xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất. Ngoài giấy in được quy định số lượng xuất theo từng đơn đặt hàng (thông qua Phiếu sản xuất do phòng kế hoạch sản xuất lập), các nguyên vật liệu được khác xuất sử dụng theo nhu cầu của các phân xưởng. Chính vì vậy người lao động thường sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, làm tăng chi phí và do đó giá thành của các đơn đặt hàng không được phản ánh chính xác. Để có thể quản lý nguyên vật liệu tốt hơn, Nhà máy nên xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, bao gồm: - Định mức quay giấy khi tiến hành quay giấy chuyển giấy cuộn tính theo kg sang giấy tính theo tờ: bao nhiêu tờ giấy trên một kg giấy cuộn (theo từng khổ giấy). - Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất: bao nhiêu mực trên một trang in (theo từng khổ giấy); bao nhiêu bản kẽm cho một đơn đặt hàng; … Như vậy, Nhà máy sẽ quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn, nguyên vật liệu được sử dụng hợp lý hơn, giá thành của mỗi đơn đặt hàng sẽ được phản ánh chính xác hơn. - Ngoài ra, Nhà máy cũng nên khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất trên cơ sở các định mức đã đề ra bằng các biện pháp như tuyên dương, khen thưởng đối với những người sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu và phạt bồi thường đối với những người sử dụng lãng phí. Như vậy sẽ hạ được giá thành và làm tăng lợi nhuận của Nhà máy. 2. Về tài khoản kế toán sử dụng Là một doanh nghiệp sản xuất nên khối lượng nguyên vật liệu của Nhà máy tương đối lớn. Để có thể quản lý một cách chi tiết và đầy đủ các loại nguyên vật liệu thì Nhà máy phải phân loại nguyên vật liệu một cách chính xác và khoa học. TK chi tiết 1522 không nên có nhiều chủng loại như hiện nay. TK 1522 nên được chi tiết thành các tiểu khoản như sau: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính (giấy, mực, kẽm,…) TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ (bìa cactông, chỉ khâu, ghim, thép đóng sách,…) TK 1523 - Nhiên liệu (xăng, dầu,…) TK 1524 - Phụ tùng thay thế (bi, vòng bi, con lăn,…) TK 1528 - Phế liệu thu hồi (giấy thừa khi quay giấy, giấy in hỏng,…) Tương ứng với các TK nguyên vật liệu, TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng nên chi tiết thành: TK 6211 - Chi phí nguyên vật liệu chính TK 6212 - Chi phí nguyên vật liệu phụ Việc chi tiết TK 152 và TK 621 như trên sẽ đảm bảo sự thống nhất cho các TK và số liệu của các TK đó trên chứng từ, sổ sách. Bên cạnh việc xây dựng lại hệ thống tài khoản, phòng vật tư cũng nên xây dựng lại Sổ danh điểm nguyên vật liệu cho phù hợp với số hiệu tài khoản như trên, cụ thể như sau: Bảng số 31: Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Nhóm Danh điểm NVL 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.0101 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-58 gm2 Kg 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522.0101 Chỉ khâu tay 2000m Cuộn 1523 Nhiên liệu 1523.0101 Xăng A92 Lít 1524 Phụ tùng thay thế 15240101 Bóng điện Cái 1528 Phế liệu thu hồi 15280101 Giấy in hỏng … 3. Về hạch toán hàng mua đang đi đường Hiện nay, Nhà máy không sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đường trong hạch toán nguyên vật liệu. Trường hợp hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về đến Nhà máy, kế toán chưa tiến hành hạch toán mà chờ đến khi hàng về mới phản ánh vào trong sổ sách. Như vậy, thông tin về nguyên vật liệu vào cuối tháng không được chính xác. Hơn nữa, việc hạch toán như vậy là không tuân thủ theo chế độ kế toán. Vì vậy, Nhà máy nên sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đường để hạch toán nghiệp vụ hàng mua đang đi đường vào cuối tháng. Kết cấu của TK 151 như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi đường cuối tháng chưa về hoặc đã về tới Nhà máy nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường kỳ trước đã về nhập kho. Dư Nợ: Giá trị hàng mua đang đi đường. Trình tự hạch toán như sau: + Trong tháng, nếu hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường. Nhưng nếu cuối tháng mà hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ khác liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán. + Sang tháng sau, khi hàng về kho, căn cứ vào Phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Việc hạch toán hàng mua đang đi đường được theo dõi trên sổ Nhật ký chung. Cuối tháng, kế toán cộng sổ, lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 151. 4. Về hạch toán phế liệu thu hồi Trong quá trình sản xuất có một số các sản phẩm hỏng, không đạt yêu cầu cần được nhập lại kho để tái sử dụng hoặc bán. Tại Nhà máy in Quân đội, phế liệu thu hồi chủ yếu được thu hồi từ phân xưởng máy in và phân xưởng hoàn thiện sản phẩm, bao gồm các loại giấy in hỏng, giấy in thử, giấy thừa khi quay giấy, lõi giấy, kẽm,… Hàng ngày, các phân xưởng tiến hành thu nhặt các loại phế liệu thu hồi, sau đó đến cuối tháng, thủ kho, cán bộ phòng vật tư và nhân viên phân xưởng tiến hành phân loại, cân, đong, đo, đếm và ước tính giá trị của từng loại phế liệu rồi làm thủ tục nhập kho. Ví dụ: Giấy in hỏng, giấy in thử khoảng 1.200đ/kg Giấy thừa khi quay giấy khoảng 700đ/kg Lõi giấy khoảng 500đ/kg Kẽm khoảng 800đ/kg Nhà máy mở thêm TK chi tiết 1528 - Phế liệu thu hồi và Phòng vật tư thêm vào Sổ danh điểm vật liệu mã hiệu của phế liệu thu hồi bắt đầu bằng tên TK. Phòng vật tư sẽ viết Phiếu nhập kho (lập thành 2 liên, trong đó một liên lưu tại phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đó chuyển cho phòng tài chính để ghi sổ). Bảng số 32: Nhà máy in quân đội Phòng vật tư Phiếu nhập kho Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Số: 01 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Phân xưởng máy in. Lý do nhập: Phế liệu thu hồi nhập kho. Nhập tại kho: 1521 S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo c.từ Thực nhập 1 Giấy in hỏng 15240101 Kg 56 1.200 67.200 … Cộng 464.000 Cán bộ phòng vật tư Quản đốc PX Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi nhận được Phiếu nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung theo định khoản sau: Nợ TK 1528 Có TK 6211, 6212 5. Về công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, tại Nhà máy in Quân đội chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho do nhiều nguyên nhân khác nhau. Đây là một hạn chế lớn của Nhà máy vì lập dự phòng sẽ giúp cho Nhà máy chủ động hơn về tài chính với các trường hợp rủi ro xảy ra trong sản xuất - kinh doanh. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ kế toán để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra cho niên độ kế toán sau. Do đó, Nhà máy nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp cho Nhà máy phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên Bảng cân đối kế toán cũng như tình hình tài chính của Nhà máy. Mặt khác, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập cho từng loại hàng tồn kho và được thực hiện một năm một lần vào cuối năm trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc với giá thị trường. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì Nhà máy phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số sự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Sau khi tiến hành lập dự phòng cho từng loại vật tư, kế toán phải tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu vào trong Bảng kê chi tiết dự phòng. Bảng kê là căn cứ để hạch toán các khoản dự phòng. Bảng số 33: Bảng kê chi tiết dự phòng Số TT Loại NVL ĐVT Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thị trường Chênh lệch Mức dự phòng 1 2 3 4 5 6 7=6-5 8=7x3 … … Tổng cộng Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập. Bên Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập. Dư Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Nội dung phản ánh: - Cuối niên độ kế toán, khi tiến hành lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối niên độ kế toán sau: + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Trường hợp khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán Thực tế tại nhà máy hiện nay, không nhất thiết phải lập dự phòng cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Nhà máy chỉ nên trích lập dự phòng cho những loại nguyên vật liệu chính, có giá trị lớn như giấy, mực in,… 6. Về sổ sách kế toán - Việc sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt là nhằm giảm bớt khối lượng công việc kế toán và hạn chế tình trạng trùng lắp số liệu. Việc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời lên cả hai loại sổ trên là thừa và không cần thiết. Vì vậy, với những nghiệp vụ đã được theo dõi và phản ánh trên các sổ Nhật ký đặc biệt thì kế toán không ghi vào sổ Nhật ký chung nữa. - Bảng phân bổ vật liệu của Nhà máy nên mở chi tiết hơn cho các khoản mục chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Trong một kỳ kinh doanh có thể có nhiều đơn đặt hàng cùng được thực hiện. Vì vậy, Nhà máy cần tiến hành phân bổ chi phí theo từng đơn đặt hàng. Như thế, chi phí nguyên vật liệu sẽ được phản ánh chính xác hơn cho từng đơn đặt hàng. Hiện nay, ở Nhà máy chỉ có giấy in được theo dõi cho từng đơn đặt hàng, còn các nguyên vật liệu khác thì được theo dõi chung theo từng phân xưởng. Vì vậy, căn cứ vào chi phí giấy in, kế toán tiến hành phân bổ các chi phí nguyên vật liệu khác cho từng đơn đặt hàng. Nhìn vào Bảng phân bổ (Bảng số 34 trang 78) có thể thấy được tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ chi tiết theo từng hợp đồng. Và qua đó có thể ước tính được giá thành của từng đơn đặt hàng. - Nhà máy nên lập Bảng tính giá nguyên vật liệu (Bảng số 35 trang 78) để có thể thấy được rõ hơn giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ. Mỗi bảng được lập riêng cho từng loại nguyên vật liệu. Bảng số 34: Bảng phân bổ vật liệu Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004 STT Tên TK/Chi phí 1521 1522 Tổng cộng 1 6211 Giấy - 50 năm Điện Biên Phủ - Tạp chí dân chủ - … 1.238.896.219 61.944.811 7.433.377 … 1.238.896.219 2 6212 Nguyên vật liệu khác - 50 năm Điện Biên Phủ - Tạp chí dân chủ - … 156.611.801 7.830.590 939.670 … 156.611.801 3 627 Chi phí sản xuất chung - 50 năm Điện Biên Phủ - Tạp chí dân chủ - … 156.565.061 7.828.253 939.390 … 156.656.061 4 641 Chi phí bán hàng 29.183.400 3.947.200 33.13.600 5 642 Chi phí quản lý DN 1.542.000 15.390.900 16.932.900 Tổng cộng 1.426.233.420 175.903.161 1.602.136.581 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 35: Bảng tính giá nguyên vật liệu Từ ngày … đến ngày … Tên, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu: …. Mã hiệu: …. Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Cộng Ngày … tháng … năm … Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) kết luận Kế toán là một trong những công cụ quản lý giữ vị trí và vai trò quan trọng không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp. Vai trò và vị trí đó được thể hiện rõ hơn cả trong kế toán nguyên vật liệu. Đối với quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò then chốt, là đối tượng lao động, là yếu tố cấu thành cơ sở vật chất của sản phẩm. Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất, trong Chuyên đề của mình, em đã đi sâu nghiên cứu thực trạng quá trình hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội. Qua thời gian thực tập tại Nhà máy đã giúp em nhận thức được vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý nguyên vật liệu nói riêng và quản lý sản xuất nói chung, đồng thời giúp em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết vào thực tiễn như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Quá trình thực tập tại Nhà máy cũng giúp em tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề này. Tuy nhiên, do thời gian có hạn và trình độ của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo cùng các cô, chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Trần Đức Vinh, các cô, chú trong phòng tài chính kế toán cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong Nhà máy đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này. Phụ lục Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Nhà máy in Quân đội Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 138 Phải thu khác 141 Tạm ứng 144 Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu chính 1522 Nguyên liệu phụ 153 Công cụ, dụng cụ 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 161 Chi sự nghiệp 1611 Chi sự nghiệp năm trước 1612 Chi sự nghiệp năm nay 211 Tài sản cố định hữu hình 214 Hao mòn TSCĐ hữu hình 241 Xây dựng cơ bản dở dang 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn 311 Vay ngắn hạn 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 33341 Thuế thu nhập doanh nghiệp (năm trước) 33342 Thuế thu nhập doanh nghiệp (năm nay) 3338 Các loại thuế khác 33381 Thuế thu nhập cá nhân 33382 Thuế môn bài 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 3353 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 336 Phải thu, phải trả nội bộ 3361 Thuế thu nhập cá nhân 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 414 Quỹ đầu tư phát triển 4142 Quỹ nghiên cứu khoa học và đào tạo 415 Quỹ dự trữ 4151 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận năm trước 4212 Lợi nhuận năm nay 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 515 Doanh thu hoạt động tài chính 532 Giảm giá hàng bán 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 6211 Giấy 6212 Nguyên vật liệu khác 622 Chi phí nhân công trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 711 Thu nhập khác 811 Chi phí khác 911 Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản ngoài bảng 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản Danh mục tàI liệu tham khảo Lý thuyết hạch toán kế toán, Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Đông - NXB Tài chính - 1999. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, Chủ biên: TS. Đặng Thị Loan - NXB Giáo dục - 2001. Phân tích hoạt động kinh doanh, Bộ môn Kế toán quản trị và PTHĐKD - NXB Thống kê - 2001. Kế toán doanh nghiệp theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, TS. Nghiêm Văn Lợi - NXB Tài chính - 2002. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công - NXB Tài chính - 2000. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - NXB Tài chính - 1995. Thông tư 89/2002/ TT - BTC ngày 9/10/2002. Tạp chí kế toán. Một số tài liệu khác: - Báo cáo tài chính của Nhà máy in Quân đội năm 2001, 2002, 2003. - Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của Nhà máy in Quân đội tháng 3/2004. Mục lục Lời mở đầu 1 Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 3 I. Giới thiệu khái quát về Nhà máy in Quân đội 3 1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy in Quân đội 3 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội 6 2.1. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Nhà máy in Quân đội 6 2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội 7 2.3. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội 8 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy in Quân đội 11 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy in Quân đội 11 3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Nhà máy in Quân đội 14 3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Nhà máy in Quân đội 14 3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Nhà máy in Quân đội 15 3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Nhà máy in Quân đội 17 II. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 18 1. Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 18 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 18 1.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 19 2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 21 2.1. Phân loại nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 21 2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 22 2.2.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho 23 2.2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho 24 3. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 25 3.1. Chứng từ sử dụng 25 3.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ 26 3.2.1. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho 26 3.2.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho 29 4. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 33 4.1. ở kho 34 4.2. ở phòng Tài chính - Kế toán 35 5. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 38 5.1. Tài khoản sử dụng 38 5.2. Các hình thức sổ sử dụng liên quan đến hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 39 5.3. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 40 5.4. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 47 6. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu và lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 58 6.1. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 58 6.2. Công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Nhà máy in Quân đội 59 III. Phân tích tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 61 1. Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 61 2. Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 62 3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 63 Phần II: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 65 I. Nhận xét chung về tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 65 1. Ưu điểm 65 2. Nhược điểm 68 II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội 70 1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu 70 2. Về tài khoản kế toán sử dụng 71 3. Về hạch toán hàng mua đang đi đường 72 4. Về hạch toán phế liệu thu hồi 73 5. Về công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 75 6. Về sổ sách kế toán 77 Kết luận 79 Phụ lục 80 Danh mục tài liệu tham khảo 82