Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ

kinh doanh , các mặt hàng mới có tính khả thi cao phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty để tiến hành đưa vào kinh doanh . + Chủ trì việc lập hồ sơ tham gia đấu thầu cung cấp hàng hoá , vật tư cho các khách hàng . Soạn thảo , tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế về mua bán vật tư , tiêu thụ sản phẩm của Công ty ; Đề xuất các phương án bán hàng . + Chủ động đàm phán , xử lý báo giá cho khách hàng khi vượt quá thẩm quyền của các phòng kinh doanh theo quy định của Công ty . + Phòng Tài chính - Kế toán : Giúp Giám đốc Công ty quản lý điều hành về lĩnh vực kế toán , tài chính của Công ty theo quy định và điều lệ của Công ty , phù hợp với quy định của pháp luật . IV. Kết quả kinh doanh một số năm gần đây của Công ty Với việc mở rộng địa bàn hoạt động , mở thêm chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh , doanh thu bán hàng của Công ty năm 2002 so với năm 2001 tăng rất nhiều ( tăng 13899343704 đ tương ứng với 426,66% ). Điều này chứng tỏ , Công ty đã không ngừng sáng tạo , tự chủ trong kinh doanh , tạo được uy tín đối với khách hàng , ngày càng tìm được nhiều khách hàng mới , tìm được nhiều nguồn hàng mới . Do đó , công việc kinh doanh của Công ty ngày càng thuận lợi , tạo được công ăn việc làm ổn định cho cán bộ công nhân viên , đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao ( thu nhập bình quân năm 2002 tăng 146084 đ tương ứng với 17,46% ) . Hơn nữa , công việc làm ăn thuận lợi đã đưa lại cho công ty thu nhập ngày càng cao và đóng góp vào Ngân sách Nhà nước ngày càng nhiều , góp phần vào việc nâng cao đời sống của nhân dân và đưa nền kinh tế nước phát triển đi lên . Điều này được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau : Đơn vị tính : đ Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi tức trước thuế Nộp ngân sách Thu nhập bình quân 3257681065 2724691062 40479353 7634787 836447 17157024799 12634529338 47319282 15142170 982531 II. Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty . Lao động kế toán và phân công lao động kế toán ở Công ty Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán trong Công ty , lãnh đạo Công ty đã đào tạo , tuyển dụng được một đội ngũ kế toán có trình độ cao ( có bằng đại học về chuyên ngành kế toán trở lên ) , khá đồng đều , có tinh thần trách nhiệm cao , tận tuỵ với công việc , không ngừng học hỏi , nâng cao tay nghề ,... Phòng kế toán của Công ty có 5 người và được phân thành các bộ phận : Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành , theo dõi , quản lý chung trong công việc của từng nhân viên trong phòng kế toán. Kế toán tổng hợp : Theo dõi , tổng hợp , lập báo cáo hàng ngày , hạch toán các số liệu phát sinh trong ngày , đảm bảo độ chính xác , trung thực và phải chịu trách nhiệm trước công việc đã được giao . Kế toán vật tư , hàng hoá : Theo dõi tình hình xuất , nhập , tồn trong ngày ; kiểm tra , đối chiếu , theo dõi kho hàng và phải đảm bảo độ chính xác cao trong từng đơn đặt hàng . Kế toán thanh toán và công nợ : Theo dõi tình hình thu , chi chung của toàn Công ty ; Giám sát các khoản công nợ phải thu , phải trả của Công ty trong quá trình kinh doanh đối với bạn hàng , khách hàng và với Nhà nước . Thủ quỹ : Quản lý tiền mặt , trực tiếp thu chi tiền mặt , ngân phiếu khi có chứng từ thu chi do kế toán lập , có sổ theo dõi thu chi tiền mặt , ngân phiếu hàng ngày . Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty ( Sơ đồ 3 ) Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán & công nợ Kế toán vật tư, hàng hoá Kế toán tổng hợp Tổ chức bộ máy kế toán Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của Phòng tài chính - Kế toán Công ty tổ chức công tác kế toán theo kiểu tập trung . Việc áp dụng loại hình này tạo điều kiện chuyên môn hoá công tác kế toán , nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán . vi. Hình thức sổ sách kế toán Quy mô hoạt động của Công ty nhỏ, loại hình hoạt động đơn giản, hầu hết các công việc kế toán đều được thực hiện trên kế toán máy. Do vậy, Công ty lựa chọn tổ chức hệ thống sổ hạch toán theo hình thức Nhật ký chung . Với hình thức sổ Nhật ký chung bộ phận kế toán sử dụng hệ thống sổ: Nhật ký chung, sổ Cái, các sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái, sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ kế toán chi tiết) lập các Báo cáo tài chính. Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký chung tại Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ Phần II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ I. Đặc điểm chung về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty 1.Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà Công ty sử dụng Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ là đơn vị chuyên kinh doanh các sản phẩm sắt thép, bulông, vật tư thiết bị công nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay để có thể cạnh tranh được với các công ty thương mại lớn nhỏ, đứng vững được trên thị trường và kinh doanh có lãi thì đòi hỏi các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà Công ty sử dụng phải vừa phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh vừa thuận tiện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và yêu cầu quản lý của Công ty . Hiện nay, Công ty có hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ . Khách hàng của Công ty rất đa dạng , nhưng xét chung lại có hai nhóm khách hàng chính là khối công ty và khối chợ . Khối công ty thường mua các lô hàng lớn, có giá trị nên thường được bán qua các hợp đồng kinh tế. Còn khối chợ, không ký hợp đồng kinh tế mà được bán theo đơn đặt hàng. Đối với hình thức bán buôn, hiện nay Công ty áp dụng hình thức bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Khi có nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho cho xuất hàng tại kho ( đối với trường hợp bán hàng tại kho ), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách hàng ngay sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Trường hợp này dùng cho các khách hàng truyền thống , nó giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán vật tư hàng hoá lập hoá đơn GTGT( về mặt số lượng căn cứ vào yêu cầu của bộ phận bán hàng, về giá của hàng hoá xuất kho được tính dựa vào giá bình quân liên hoàn của từng mặt hàng tính đến thời điểm xuất kho - giá xuất biến động đối với từng mặt hàng ) ,rồi chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho xuất kho, sau đó chuyển các chứng từ liên quan cho kế toán ghi sổ kế toán . - Đối với hình thức bán lẻ : Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, nhân viên bán hàng lập bảng kê bán lẻ hàng hoá và hoá đơn GTGT. Bảng kê bán lẻ hàng hoá và hoá đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và tính thuế GTGT đầu ra phải nộp. 2. Chính sách giá cả và phương thức thanh toán của Công ty Để thu hút và tạo được uy tín với khách hàng , tăng thị phần của Công ty trên thị trường, Công ty đã có chính sách giá cả và phương thức thanh toán rất linh hoạt, đa dạng áp dụng cho các khách hàng khác nhau. Về chính sách giá cả: Giá bán hàng hoá được xác định trên ba căn cứ: giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, khách hàng mua với khối lượng lớn, khách hàng ở xa hoặc thanh toán ngay. Nhờ thực hiện tốt chính sách này mà uy tín của Công ty với bạn hàng ngày càng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động kinh doanh của Công ty. Về phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, việc thanh toán có thể thực hiện ngay hoặc thanh toán sau một thời gian nhất định. Với khách hàng hàng thường xuyên, có tín nhiệm Công ty cho phép nợ lại theo thời hạn nhưng thời hạn này ngắn hơn hoặc bằng thời hạn Công ty phải trả nợ cho nhà cung cấp. Còn những khách hàng không thường xuyên thì phải thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán nhưng vẫn luôn cố gắng không làm ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động kinh doanh của Công ty. Hình thức thanh toán chậm hiện nay là phổ biến, nó chiếm tỷ trọng lớn do vậy Công ty luôn giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để có kế hoạch thu hồi số nợ tránh tình trạng vốn bị ứ đọng quá nhiều. Để có thể thu hồi nợ của khách hàng đúng hạn Công ty áp dụng hình thức thu lãi tiền nợ trên số nợ quá hạn để có thể khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. 3Phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ của Công ty Công ty sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Hàng hoá nhập kho được tính theo giá thực tế . Giá thực tế hàng hoá thu mua trong nước = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí sơ chế , hoàn thiện + Chi phí thu mua hàng hoá Giá thực tế hàng hoá nhập khẩu = Giá mua hàng hoá nhập khẩu (CIF) + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua hàng nhập khẩu + Chi phí gia công , hoàn thiện Thuế suất thuế nhập khẩu: Có 2 mức là 20% và 30% tuỳ theo kích cỡ của bulông . Chi phí gia công hoàn thiện: Do Công ty thuê ngoài . Chi phí này chủ yếu là chi phí mạ bulông (từ bulông đen sang bulông màu) theo yêu cầu kỹ thuật của khách hàng . Ví dụ: Ngày 01/ 01/ 2003 Công ty mua nhập kho 1400 bộ Bulông 8.8+ Êcu+ Long đen phẳng M18 x 80 theo giá chưa thuế là 6400 đ / bộ, chi phí vận chuyển bốc dỡ chi bằng tiền mặt 140000đ. Giá thực tế hàng hoá = 1400 x 6400 + 140000 = 9100000 đ + Hàng hoá xuất kho được tính theo giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho x Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế hàng hoá tồn trước khi nhập cộng trị giá thực tế của số hàng nhập Lượng thực tế hàng hoá tồn trước khi nhập cộng lượng hàng nhập Công ty sử dụng phương pháp này để tính giá hàng hoá xuất kho có ưu điểm là tính toán được một cách chính xác giá trị hàng hoá xuất kho và phản ánh được một cách kịp thời tình hình biến động hàng hoá trong kỳ. Nhưng phương pháp này nếu được thực hiện bằng thủ công sẽ gây khó khăn cho kế toán Công ty trong việc tính toán( phải tính toán nhiều lần) và rất tốn nhiều công sức . Tuy nhiên, do Công ty có sử dụng phần mềm kế toán máy nên việc tính toán giá hàng hoá xuất kho được máy tự động thực hiện nên công việc của kế toán trở nên đơn giản và đã khắc phục được nhược điểm trên. Ví dụ: Tình hình tồn kho đầu tháng 1/ 2003 mặt hàng Bulông 8.8 + Êcu + Long đen phẳng M18 x 80 là 8600 bộ với giá thực tế là 6200 đ/ bộ. Ngày 01: Công ty thu mua nhập kho 1400 bộ theo giá chưa thuế là 6400 đ/ bộ, chi phí vận chuyển bốc dỡ chi bằng tiền mặt 140000 đ. Ngày 05: Xuất kho 2200 bộ để bán. Nếu kế toán tự làm thì được tiến hành như sau: Giá đơn vị bq sau lần nhập ngày 01 = 8600 x 6200 + 6400 x 1400 + 140000 = 6242 (đ/ bộ) 8600 + 1400 Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho ngày 05 = 2200 x 6242 = 13732400 đ Tuy nhiên, do Công ty có sử dụng phần mềm kế toán máy nên nhân viên kế toán của Công ty chỉ việc nhập số lượng, giá thực tế hàng hoá nhập vào trong kỳ, máy sẽ tự động tính ra giá đơn vị sau mỗi lần nhập. Trong trường hợp này, ngày 01 kế toán chỉ việc nhập vào máy tính số lượng, giá thực tế phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra giá đơn vị bq sau lần nhập ngày 01 là 6242 (đ/ bộ). 4.Phương pháp xác định kết quả bán hàng tại Công ty Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Trong đó : Giá vốn hàng bán bao gồm : giá mua hàng hoá thực tế và chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ . Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp II. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.Tài khoản sử dụng Để phục vụ hạch toán quá trình bán hàng, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau : - TK 156 " Hàng hoá " TK 1561 " Giá mua hàng hoá " TK1562"Chi phí thu mua hàng hoá " - TK 632 "Giá vốn hàng bán " TK 6321 "Giá vốn của Thép" TK 6322 "Giá vốn của Bulông" TK 6323 "Giá vốn cung cấp dịch vụ" - TK 511 " Doanh thu bán hàng " TK 5111 " Doanh thu bán Thép" TK 5112 "Doanh thu bán Bulông " TK 5113 " Doanh thu cung cấp dv " -TK 521 "Các khoản giảm trừ DT" TK 5211 "Chiết khấu thương mại" TK 5212 "Hàng bán bị trả lại" TK 5213 "Giảm giá hàng bán" - TK 333 "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước" TK 33311 "Thuế GTGT đầu ra " TK 33312 "Thuế GTGT hàng NK " - TK 911 "Xác định kết quả KD " - TK 642 "Chi phí quản lý DN" Và một số tài khoản khác như tài khoản 111, 112, 131,... 2.Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ a.Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được giám đốc, phó giám đốc kinh doanh duyệt , căn cứ trên lệnh xuất kho kế toán lập hóa đơn GTGT, hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua , nó là chứng từ đi đường và để ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết một lần ): Liên 1: Lưu tại quyển gốc Liên 2 & 3: Giao cho bộ phận thủ kho để kiểm hàng xuất. Sau khi kiểm xong hàng xuất hai liên này được cán bộ phụ trách giao hàng mang kèm hàng đưa cho khách hàng ký nhận kèm với biên bản giao hàng: Khách hàng giữ 1 bản Nộp cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn bán hàng có ghi đầy đủ họ tên khách hàng; địa chỉ; hình thức thanh toán; khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra; tổng tiền hàng , thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán . Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho theo số lượng hàng được bán. Thẻ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập xuất tồn và sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán . Đến cuối quý, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán . Ví dụ: Ngày 16/ 03/ 03, Xí nghiệp xây lắp điện đặt mua mặt hàng Bulông 8.8, Bulông INOX của Công ty. Sau khi hai bên đã thoả thuận và đồng ý, phía Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ đứng ra lập hợp đồng kinh tế số 04/2003- TC/TH với điều khoản cụ thể sau: Loại hàng: Như trong hoá đơn GTGT Số lượng, đơn giá , tổng giá trị như trong hoá đơn GTGT Thời hạn thanh toán : Thanh toán vào ngày 20/ 03/ 03 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết kế toán vật tư, hàng hoá lập hoá đơn GTGT (biểu số 01). Căn cứ vào hoá đơn này, kế toán vật tư hàng hoá sẽ viết phiếu xuất kho cho số hàng này (biểu số 02). Sau khi lập xong hoá đơn, nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này và phiếu xuất kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn và phiếu xuất kho, căn cứ vào đó thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho theo số lượng hàng được bán (biểu số 03). Thẻ kho do thủ kho mở theo quý và được chi tiết cho từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT cùng với phiếu xuất kho cho số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung( biểu số 04 ) máy sẽ tự động vào sổ chi tiết hàng hoá( biểu số 05 ), sổ chi tiết tài khoản 511(biểu số 10 ), sổ cái tài khoản 511 (biểu số11), sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 511 (biểu số12), sổ chi tiết tài khoản 632 (biểu số13), sổ cái tài khoản 632( biểu số14) sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 632 (biểu số15) Cùng với việc ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết hàng hoá, kế toán cũng nhập nội dung của các chứng từ liên quan vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá , mã hàng hoá, số lượng, đơn giá,...Với phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn, kế toán xác định được giá vốn hàng bán và định khoản: Nợ TK 632 : 4241296 Có TK 1561: 4241296 Từ hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 131- XL điện: 6047475 Có TK 511 : 5759500 Có TK 3331 : 287975 b. Hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ Đối với hình thức này, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng nhân viên bán hàng không lập hoá đơn bán hàng mà chỉ ghi loại hàng, số lượng, giá vốn, giá bán và tính thành tiền vào " Bảng kê bán lẻ hàng hoá " Ví dụ: Căn cứ vào lượng bán lẻ trong ngày 03/ 01/ 2003, kế toán lập bảng kê hàng bán lẻ (biểu số 06) Từ bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ cuối ngày kế toán vào sổ Nhật ký chung đồng thời nhập số liệu vào máy để máy tính tự động lên các sổ cái Tài khoản 511, 632,... sau đó đưa ra thông tin về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Từ phiếu xuất kho, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết hàng hoá và sổ chi tiết bán hàng ( Quy trình giống như nghiệp vụ bán buôn hàng hoá ) c. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt, chính sách giá cả hợp lý, hàng hoá lại không có hình thức tiêu thụ xuất khẩu nên chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của Công ty. Khi bán hàng cho khách nếu hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, chủng loại hàng hoá,... như đã ghi trong hợp đồngthì Công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay tất cả số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm. Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng trị giá ghi trên hoá đơn và kế toán sử dụng tài khoản 5212" Hàng bán bị trả lại " để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này, người bán hàng sẽ lập biên bản trả lại hàng sau đó kế toán vật tư, hàng hoá sẽ lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại. Ví dụ: Ngày 19/ 03 / 03 Công ty liên doanh ABB trả lại một phần hàng hoá đã mua do không đảm bảo chất lượng. Người bán hàng lập biên bản trả lại hàng ( biểu số 07 ) Giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, thấy vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu nên đồng ý cho nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này mà kế toán vật tư, hàng hoá lập Phiếu nhập kho (biểu số 08 ) sau đó chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho, chuyển Phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết tài khoản 5212 (biểu số 09 ) và sổ chi tiết hàng hoá . 3. Kế toán xác định kết quả bán hàng của Công ty a. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, vận chuyển hàng hoá ,...và các chi phí cho hoạt động bán hàng , chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là TK 642 được chi tiết thành 12 tiểu khoản: TK 6421 "Đồ dùng văn phòng" TK 6422 "Ăn trưa" TK 6423 "Chi khác" TK 6424 "Mua ngoài" TK 6425 "Chi phí bán hàng " TK 6426 "Phí, lệ phí" TK 6427 "Tiếp khách" TK 6428 "Khấu haoTSCĐ thuê TC " TK 6429 "Khấu hao TSCĐ" TK 64210 "Lương nhân viên" TK 64211"Phân bổ công cụ, dụng cụ" TK 64212 "Thuê nhà" Căn cứ và các chứng từ gốc như: Phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương, bảng trích khấu hao TSCĐ, biên lai nộp thuế,...kế toán ghi vào Nhật ký chung, máy tự động vào sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 642. Cuối tháng, máy tự động vào bảng cân đối tài khoản rồi đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Ví dụ: Ngày 11/ 03/ 2003, chị Nghĩa thanh toán tiền sửa màn hình máy tính N25375(cho hoá đơn 348c), căn cứ vào phiếu chi, kế toán đã định khoản: Nợ TK 642(6421): 200000 Nợ TK 1331 : 20000 Có TK 111 : 220000 Ngày 12/ 03/ 2003, chị Huệ thanh toán tiền mua đồ dùng bếp ăn (chứng từ số 349c), căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 642(6422) : 83500 Có TK 111 :83500 Kế toán ghi sổ Nhật ký chung(mẫu số 04), sau đó vào sổ cái TK 642 ( mẫu số 16) b. Hạch toán kết quả bán hàng Việc xác định kết quả bán hàng thường được thực hiện vào cuối quý và kế toán sử dụng tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng . Cụ thể kết quả tiêu thụ hàng hoá quý I/2003 của Công ty như sau: Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511 : 2624000 Có TK 5212 : 2624000 Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản 911: Nợ TK 511 : 3479803982 Có TK 911 : 3479803982 Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ Tk 911 : 2529956120 Có TK 632 : 2529956120 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 : 867490618 Có TK 642 : 867490618 - Kết chuyển lãi : Nợ TK 911 : 82357244 Có TK 421: 82357244 Kế toán phản ánh việc hạch toán kết quả bán hàng trong quý vào các sổ sách có liên quan : Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 511, 632, sổ cái TK 911( mẫu số 18) Phần III: Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ Những thành tựu: Trong quá trình hình thành và phát triển , với nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo và đội ngũ công nhân viên, Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ đã đạt được những thành tích đáng khích lệ. Với hoạt động chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng sắt thép; bulông, ốcvít; thiết bị liên quan lắp xiết, Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường cả về chiều sâu lẫn bề rộng, tạo được chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường, tạo công ăn việc làm cho người lao động và góp phần đóng góp không nhỏ vào Ngân sách Nhà nước . Cùng với sự phát triển của Công ty, Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với những nhân viên trẻ, có năng lực, nhiệt tình trong công việc , ... lại được bố trí hợp lý, phù hợp với trình độ khả năng của mỗi người. Chính vì thế, Phòng Kế toán của Công ty luôn đảm bảo giải quyết được khối lượng công việc phát sinh trong Công ty và tổng hợp cả các số liệu từ chi nhánh phụ thuộc , đồng thời lại quản lý và theo dõi công nợ đối với từng đơn vị và khách hàng , ... dẫn đến việc quyết toán vẫn chính xác và kịp thời, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo Công ty. Đặc biệt, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã thực hiện tốt trách nhiệm của mình bằng cách phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời tình hình bán hàng chi tiết về chủng loại, số lượng, đơn giá, doanh thu hàng đã bán và các khoản giảm trừ doanh thu,... đã thực sự trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban giám đốc Công ty ra được các quyết định kịp thời và chính xác. Để có được những thành tựu đó là nhờ nỗ lực của bộ máy kế toán của Công ty trên các khía cạnh sau : Về hệ thống chứng từ kế toán : Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán ban đầu của Công ty đều đáp ứng được yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ bắt buộc đều được sử dụng theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính và đều có chữ ký của các bên liên quan; việc lập , ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đầy đủ , chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán . Ngoài ra, Công ty còn phân loại, hệ thống hoá các chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh,...và được đóng thành tập theo từng tháng của niên độ kế toán thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Về hệ thống tài khoản kế toán : Hệ thống tài khoản mà Công ty sử dụng trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế xảy ra nói chung và trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng khá đầy đủ, phản ánh được khá chính xác các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Về phương pháp kế toán : Phương pháp kế toán được sử dụng ở Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên . Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở Công ty . Nó cho phép phản ánh một cách chính xác, kịp thời và thường xuyên sự vận động của hàng hoá . Phương pháp này giúp quản lý chặt chẽ hàng hoá và có biện pháp xử lý kịp thời khi có sự biến động trên thi trường, tạo thuận lợi cho công tác bán hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng . Về hình thức sổ kế toán : Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung . Đây là hình thức đơn giản và phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, với đặc điểm kinh doanh và loại hình hoạt động của Công ty. Nhìn chung, bộ sổ kế toán hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã đáp ứng được yêu cầu của công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Ngoài ra, trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng, tổ chức hợp lý quá trình tiêu thụ hàng hoá thuận lợi, coi trọng chất lượng phục vụ, kể cả khâu bán buôn và bán lẻ để nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán nên Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán hàng ngày, việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán là một sự tiến bộ giúp cho công tác kế toán được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được chi phí và số lao động kế toán . Hơn nữa, hình thức sổ mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung nên việc áp dụng kế toán máy là rất phù hợp do khối lượng sổ sách không nhiều, tương ứng với quy mô của Công ty. 2.Những tồn tại : Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng trong những năm qua , trong công tác tổ chức bộ máy kế toán nói chung và trong công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng của Công ty cũng không tránh khỏi những hạn chế , yếu kém cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán . Thứ nhất, về việc xác định kết quả bán hàng: Công ty đã theo dõi sự biến động của giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng cho từng nhóm hàng khác nhau (Công ty đã phân thành ba nhóm hàng chính của Công ty là Thép, Bulông và ôtô) nên công tác kế toán ở Công ty đã tạo điều kiện cho các nhà quản lý có thể theo dõi sự biến động của doanh thu, giá vốn, lãi gộp của từng mặt hàng cụ thể từ đó tìm ra nguyên nhân của sự biến động đó và đưa ra những giải pháp thích hợp cho chiến lược kinh doanh của Công ty. Thứ hai, về tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 642 với tên gọi: "Chi phí quản lý doanh nghiệp"để theo dõi sự biến động của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy là chưa đúng với nội dung của tên gọi. Ngoài ra, Công ty chưa mở tài khoản chi tiết để theo dõi chi phí bán hàng của từng mặt hàng. Điều này làm cho nhân viên kế toán trong Công ty không xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng cũng như gây khó khăn cho công tác lãnh đạo của các nhà quản lý. - Công ty cũng chưa sử dụng các tài khoản 1592 " Dự phòng phải thu khó đòi ", Tài khoản 1593" Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ". Điều này sẽ gây khó khăn cho các nhân viên kế toán trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra có liên quan đến các tài khoản trên. Thứ ba, về phương pháp phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho số hàng bán ra và số hàng hoá còn trong kho của Công ty còn trong kho chưa tiêu thụ: Toàn bộ chi phí này phát sinh, cuối kỳ được kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng . Với trường hợp chi phí này nhỏ, thì làm như vậy không ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh của Công ty, nhưng trong tương lai, khi mà Công ty ngày càng phát triểnthì theo nguyên tắc phù hợp, Công ty nên phân bổ lượng chi phí này cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho. Như vậy sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, làm cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ được chính xác hơn. Thứ tư, về hệ thống sổ sách kế toán: Việc áp dụng hình thức Nhật ký chung là rất phù hợp với lĩnh vực kinh doanh , quy mô của Công ty cũng như khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh , trình độ quản lý và trang bị vật chất hiện có . Về cơ bản , Công ty đã sử dụng hầu hết các sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong việc thực hiện công tác kế toán nói chung và trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty nói riêng . Tuy nhiên , Công ty lại không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt và khi hạch toán quá trình bán hàng Công ty không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng. Điều này sẽ làm cho kế toán Công ty gặp nhiều hạn chế trong công tác ( công việc phức tạp hơn , khối lượng công việc nhiều hơn , việc theo dõi số liệu sẽ khó hơn ,...) Thứ năm, về thanh toán công nợ: Trong quá trình bán hàng , hình thức thanh toán chủ yếu của Công ty là thanh toán chậm. Điều này đặt cho kế toán của Công ty trách nhiệm nặng nề là phải theo dõi một cách chặt chẽ, tỉ mỉ đối với từng khách hàng. Với những khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán, tuỳ theo từng trường hợp mà Công ty có những biện pháp mềm dẻo, cứng rắn thích hợp. Tuy vậy, Công ty chưa áp dụng biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán nên việc thu hồi nợ của Công ty vẫn còn nhiều khó khăn. Nguyên tắc, yêu cầu và nội dung cần hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ Trong nền kinh tế thị trường, để có thể đứng vững và kinh doanh có lãi doanh nghiệp thương mại sẽ phải ngày càng phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển và thực hiện tốt chức năng của mìnhlà cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt được điều đó, các nhà quản lý phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó có công tác kế toán. Kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản lý, nó giúp cho họ có thể phân tích được các hoạt độngkinh tế, đưa ra các quyết định để đầu tư có hiệu quả đem lại lợi nhuận cao. Như vậy, sự thành bại của doanh nghiệp một phần cũng dựa vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hệ thống sổ kế toán để có thể đưa ra các thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động tài sản của doanh nghiệp. Điều này càng cho thấy sự cần thiết phải hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán, trong đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại. Kế toán bán hàng giúp cho các nhà quản lý phân tích được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả đem lại nhiều lợi nhuận, mặt hàng nào không nên đầu tư tiếp và xu hướng phát triển tiếp theo của các mặt hàng. Đối với doanh nghiệp thương mại thì bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn. Vốn hàng hoá của nó thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn kinh doanh và thường được theo dõi chặt chẽ. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc tạo ra nhiều lợi nhuận được đưa lên hàng đầu và nó quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hòn thiện kế toán bán hàng nói riêng là một vấn đề hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay, hoàn thiện phải hoàn thiện cả nội dunglẫn phương pháp kế toán. Muốn hoàn thiện được đòi hỏi phải có nhận xét đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ, chính sách và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết; tiết kiệm được chi phí và có hiệu quả. Để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì hệ thống chứng từ ban đầu phải được hoàn thiện bằng cách tạo lập chứng từ và luân chuyển chứng từ sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, tiết kiệm được chi phí và thời gian. Thực hiện tốt khâu này sẽ nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác giúp cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình bán hàng tại doanh nghiệp. Ngoài việc tổ chức tốt khâu chứng từ ban đầu còn phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp nhằm sử dụng đúng tài khoản tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán. Hoàn thiện kế toán bán hàng không những mang lại hiệu quả đối với nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà nó còn giúp cho công tác kế toán của Công ty được nâng cao. Đối với việc quản lý của cấp trên, việc hoàn thiện này sẽ cung cấp những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của Công ty và đông thời giúp cho các nhà quản lý có thể quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty được tốt hơn. Nhằm đảm bảo tính khoa học hơn trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng như thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán là cung cấp và xử lý thông tin, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. Về phía Nhà nước, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, do vậy tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng như cho việc quản lý của cấp trên. Tuy nhiên, do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận dụng ở các đơn vị vẫn được phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết nhưng vẫn phải trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính. Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành với sự đóng góp của rất nhiều các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nhưng chỉ dừng lại ở một bản thiết kế tổng hợp. Các doanh nghiệp khi vận dụng vẫn được sửa đổi trong phạm vi nhất định. Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí , giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao. III.Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ , em thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty như vậy là khá hoàn thiện. Tuy nhiên, trước đòi hỏi ngày càng cao của thị trường, việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là điều rất cần thiết. 1. Xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng Như đã trình bày ở trên, Công ty đã theo dõi sự biến động của giá vốn hàng bán, doanh thu cho từng nhóm hàng khác nhau (Công ty đã phân thành ba nhóm hàng chính của Công ty là Thép, Bulông và ôtô). Nhưng Công ty chưa tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng khác nhau từ đó chưa xác định được kết quả bán hàng của từng mặt hàng. Điều này làm giảm đi sự chính xác của những định hướng, quyết định cho hoạt động kinh doanh của Công ty bởi vì thiếu thông tin. Trong nền kinh tế đang có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các ngành, cạnh tranh trong cùng một ngành thì một Công ty muốn có thể đứng vững được trong thị trường kinh doanh có lãi thì Công ty phải quan tâm, chú trọng đến tất cả các hoạt động từ chính sách giá cả, phương tiện thanh toán, dịch vụ chăm sóc khách hàng,..các hoạt động tạo điều kiện để Công ty có thể mở rộng thị phần, củng cố niềm tin cho khách hàng của Công ty đồng thời có thể thu được nhiều lợi nhuận. Muốn làm được như vậy, các nhà quản lý phải có được các thông tin chính xác, đầy đủ để có thể đánh giá được trong kỳ mặt hàng nào Công ty có thể bán được nhiều , mặt hàng nào đưa lại lợi nhuận nhiều hơn, mặt hàng nào Công ty nên tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động Marketing để có thể bán được với khối lượng nhiều hơn, mặt hàng nào Công ty nên bán với khối lượng vừa phải vì lợi nhuận thu được không cao và có thể làm ảnh hưởng đến việc bán các mặt hàng đang có lợi nhuận cao hơn,.. Chính vì vậy, để tạo điều kiện cho các nhà quản lý có được các thông tin đầy đủ, chính xác theo em Công ty nên tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng để từ đó có thể xác định được kết quả của từng mặt hàng. Công việc này nên được thực hiện như sau: -Các chi phí bán hàng như chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,... của mặt hàng nào thì Công ty nên tiến hành theo dõi riêng cho từng mặt hàng. -Còn các chi phí quản lý thì Công ty có thể tiến hành phân bổ theo doanh thu bán hàng: Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho mặt hàng Bulông = Doanh thu bán hàng của mặt hàng Bulông x Chi phí quản lý doanh nghiệp Tổng doanh thu bán hàng Từ đó, Công ty có thể tính được chi phí quản lý kinh doanh của từng mặt hàng và xác định được kết quả của từng mặt hàng. Ví dụ: Quý I năm 2003, kế toán tính ra: -Doanh thu bán Bulông: 1136915144 đ -Tổng doanh thu bán hàng : 3479803982 đ -Chi phí quản lý doanh nghiệp: 351245003 đ Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho mặt hàng Bulông = 1136915144 x 351245003 = 114758120 3479803982 Công ty không theo dõi chi phí bán hàng riêng cho mặt hàng Bulông nên trong trường hợp này chưa xác định được kết quả cụ thể được. 2.Hoàn thiện nội dung phản ánh trên tài khoản 642 Như đã trình bày ở phần tồn tại, Công ty sử dụng tên tài khoản 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" để theo dõi các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp là không phản ánh đúng nội dung của tài khoản. Vì vậy, để theo dõi sự biến động của hai loại chi phí này Công ty nên sử dụng tên tài khoản 642 "Chi phí quản lý kinh doanh" như trong chế độ do Bộ Tài chính ban hành. Ngoài ra, Công ty chưa theo dõi chi phí bán hàng riêng cho từng mặt hàng. Điều này gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc theo dõi sự biến động của từng loại chi phí, trong việc tìm ra nguyên nhân sự tăng giảm chi phí và Công ty cũng không xác định được kết quả của từng mặt hàng (nếu không theo dõi sự biến động của chi phí bán hàng riêng cho từng mặt hàng thì công việc ở phần kiến nghị thứ nhất không thể tiến hành được). Chính vì vậy, theo em Công ty nên mở thêm tài khoản chi tiết của tài khoản 6425 "Chi phí bán hàng" 64251 "Chi phí bán hàng của Thép" 64251 "Chi phí bán hàng của Bulông" 64251 "Chi phí bán hàng của Ôtô" 3.Hoàn thiện việc phân bổ chi phí quản lý kinh doanh Hiện nay, Công ty không phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho số hàng được bán trong kỳ và số hàng còn tồn kho. Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng, Công ty nên tiến hành phân bổ các chi phí này. Việc phân bổ chi phí quản lý kinh doanh nên tiến hành theo công thức sau: Chi phí QLKD phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí QLKD đầu kỳ + Chi phí QLKD phát sinh trong kỳ - Chi phí QLKD tính cho hàng còn lại cuối kỳ Chi phí QLKD tính cho hàng còn lại cuối kỳ = Chi phí QLKD đầu kỳ + Chi phí QLKD phát sinh trong kỳ x Trị giá hàng tồn cuối kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ + Trị giá hàng tồn cuối kỳ Ví dụ: Quý I/ 2003 kế toán tính ra: -Tổng chi phí quản lý kinh doanh là : 867490618 đ -Trị giá hàng xuất bán trong quý là : 1634459990 đ -Trị giá hàng tồn kho cuối quý là : 797256189 đ Chi phí QLKD tính cho hàng còn lại cuối kỳ = 867490618 x 797256189 1634459990 + 797256189 = 284413234 đ Chi phí QLKD phân bổ cho hàng bán ra = 867490618 - 284413234 = 583077384 4.Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi Hiện nay, Công ty chưa sử dụng TK 1592" Dự phòng phải thu khó đòi ". Điều này là không phù hợp với một doanh nghiệp thương mại nói chung và với một Công ty mà hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán chậm như Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ nói riêng. Điều này sẽ dễ gây ra rủi ro cho Công ty trong việc thu tiền hàng kéo theo quay vòng vốn chậm, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Thực tế, tháng 10 năm 2001, Công ty đã cho Công ty TNHH Thiên Tuyến chịu một khoản nợ là 987000đ, nhưng Công ty này làm ăn thua lỗ đã dẫn đến phá sản và cho đến nay khả năng thu hồi được khoản nợ của Công ty này là rất khó. Nhưng Công ty vẫn chưa xử lý khoản này mà vẫn để trên tài khoản 131. Việc làm này ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty đồng thời cũng không đúng nguyên tắc. Vì vậy, việc lập dự phòng phải thu khó đòi sẽ giúp Công ty tạo nguồn bù đắp khi có rủi ro xảy ra do không thu hồi được nợ từ khách hàng. Chính vì vậy, theo em Công ty nên sử dụng tài khoản 1592" Dự phòng phải thu khó đòi " Theo quy định của Bộ Tài chính, để dự phòng những tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra, bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối năm, kế toán phải tính các khoản nợ có khả năng khó đòi dể lập dự phòng. Nợ khó đòi là khoản nợ quá hạn hai năm kể từ ngày đến thời hạn thu nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thu được. Trường hợp tuy chưa quá hai năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét, giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị giam giữ, xét hỏi,... cũng được coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho các doanh nghiệp không bị lỗ. Phương pháp xác định mức dự phòng cần lập: Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu (phương pháp kinh nghiệm): Số dự phòng phải thu cần lập cho năm tới = Tổng số doanh thu bán chịu x Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ (Dựa vào thời gian quá hạn thực tế): Số dự phòng cần phải lập cho niên độ tới của khách hàng đáng ngờ i = Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i x Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ i Việc trích lập dự phòng được thực hiện vào cuối năm tài chính. Công ty phản ánh việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào hai tài khoản 1592 và 642 -Tài khoản 1592 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập cuối năm trước giảm chi phí sản xuất kinh doanh Khoản nợ phải thu khó đòi xử lý xoá sổ được bù đắp bằng dự phòng phải thu khó đòi Bên Có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập vào chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính Dư Có: Khoản dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ - Trình tự hạch toán dự phòng phải thu khó đòi (sơ đồ 3.1) TK 131,138 TK 1592 (3a) TK 642 (3b) (2) (1) (1)Cuối năm tài chính, kế toán lập thêm số dự phòng theo số chênh lệch nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải lập năm nay tăng lên so với năm trước (2)Hoàn nhập phần chênh lệch nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước (3a)Số dự phòng đã trích lập dùng để bù đắp số dự phòng phải thu khó đòi của những khách hàng được xử lý xoá sổ (3b)Chênh lệch giữa số tổn thất và số dự phòng đã trích lập Thực tế tại Công ty: -Cuối năm 2001, Công ty nên tiến hành tính số dự phòng cần lập dựa trên số phải thu ít có khả năng thu hồi được - như đã trình bày ở trên: Số dự phòng phải thu cần lập = 987000 x 90% = 888300 Kế toán tiến hành ghi: Nợ TK 642 :888300 Có TK 1592: 888300 Trong năm 2002, Công ty cũng có một khoản phải thu là 2346100 cũng rất ít có khả năng có thể đòi được. Vì vậy, Công ty nên trích thêm phần chênh lệch lớn hơn giữa số phải lập năm nay so với số đã lập năm trước, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 1592 ( 2346100 x 86% ) - 888300 = 1129346 5.Hoàn thiện hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này có thể mang lại những rủi ro bất thường cho Công ty khi có sự biến động đột ngột về giá cả hàng hoá trên thị trường hay do sơ suất trong việc bảo quản hàng hoá . Chính vì vậy, theo em Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó, phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá được lập cho các hàng hoá để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán . Những hàng hoá này phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá hàng hoá tồn kho. Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho i ông ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu: bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho STT Mặt hàng Số lượng Đơn giá hàng tồn Giá thị trường Số dự phòng năm cũ còn lại Số dự phòng cần lập cho niên độ tới Số phải trích lập thêm Số được hoàn nhập 1 2 3 4 5 6 7 8= 7-6 9=6-7 Tổng cộng Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Để hạch toán khoản dự phòng này, Công ty sẽ phải sử dụng tài khoản 1593 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" - Tài khoản 1593 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập cuối năm trước giảm chi phí sản xuất kinh doanh Bên Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí quản lý kinh doanh , chi phí tài chính Dư Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ -Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho (sơ đồ 3.2) TK 1593 TK 632 (1) (2) (1)Cuối năm tài chính, kế toán lập thêm số dự phòng theo số chênh lệch số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay tăng lên so với năm trước (2)Hoàn nhập phần chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước Thực tế, đơn giá của mặt hàng Bulông 8.8 (với số lượng là 2340 chiếc) vào cuối năm 2001 theo ghi sổ của kế toán là 2128đ/ chiếc nhưng giá của mặt hàng này trên thị trường là 2022 đ/ chiếc. Kế toán của Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632 Có TK 1593 ( 2128 -2022 ) x 2340 = 248040 Cuối năm 2002, đơn giá của mặt hàng Bulông 8.8(với số lượng là 1500 chiếc) theo ghi sổ của kế toán là 2027 nhưng giá của mặt hàng này trên thị trường là 2025, kế toán ghi: Nợ TK 1593 Có TK 632 248040 - ( 2027 - 2025 ) x 1500 = 245040 6.Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại là chủ yếu cho nên số lượng các nghiệp vụ bán hàng xảy ra là rất nhiều hơn nữa hình thức thanh toán chủ yếu ở Công ty là thanh toán chậm .Do vậy, để quản lý tiền vốn, theo dõi tình hình bán hàng và tình hình thanh toán của người mua được thuận lợi, nhanh chóng; giảm bớt được khối lượng ghi ở Sổ Nhật ký chung , ghi Sổ Cái và tiết kiệm được thời gian ghi sổ Công ty nên sử dụng thêm sổ Nhật ký bán hàng (biểu số 20) Biểu số 20: sổ nhật ký bán hàng Năm...... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua (ghi Nợ) Ghi Có TK doanh thu Số Ngày tháng Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ Ngày....tháng....năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 7.Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thanh toán cho khách hàng ở Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ hình thức thanh toán chậm là chủ yếu, điều này cho thấy Công ty thường xuyên bị chiếm dụng vốn. Để hạn chế bị khách hàng chiếm dụng vốn Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng trước hạn. Việc quy định khoản chiết khấu thanh toán đối với từng khoản nợ cụ thể sẽ có ảnh hưởng lớn đến tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán nhanh hơn nhằm thu hồi vốn nhanh để quay vòng. Theo quy đinh của Bộ Tài chính, chiết khấu thanh toán là khoản tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng tiền hàng mà họ đã thanh toán trước thời hạn quy định. Thực chất, số tiền chiết khấu là chi phí cho việc Công ty sớm thu hồi được vốn bị chiếm dụngdo khách hàng thanh toán chậm để đưa trở lại hoạt động kinh doanh, hạn chế việc vay vốn của Ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Theo quy định chiết khấu thanh toán được coi là chi phí hoạt động tài chính. -Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635 Có TK 111, 112, 131,... -Cuối kỳ, kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh : Nợ TK 911 Có TK 635 kết luận Cho đến nay, Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ mới đi vào hoạt động được 3 năm nhưng Công ty đã tạo được một chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường, tạo được niềm tin cho các bạn hàng. Với một đội ngũ nhân viên tràn đầy sức trẻ, năng động, tự chủ, sáng tạo trong chiến lược kinh doanh nói chung và trong việc bán hàng hoá nói riêng vì thế uy tín và vị thế của Công ty trên thi trường ngày càng cao, doanh thu và lợi nhuận của Công ty tăng rất nhanh. Qua thời gian nghiên cứu thực tế quá trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty, được sự giúp đỡ của các anh chị ở phòng kế toán , em đã nắm bắt được sơ lược tình hình thực tế của công tác bán hàng tại Công ty. Có thể nói rằng việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng và công tác kế toán nói chung tại Công ty là tương đối khoa học và hoàn thiện. Tuy vậy, cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Bằng những kiến thức lý thuyết đã được trang bị trong nhà trường và những hiểu biết qua thời gian quan sát, nghiên cứu tình hình làm việc thực tế cùng với một số tài liệu tham khảo em đã hoàn thành chuyên đề thực tập với đề tài: " Hoàn thiện hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần TM & TV Tân Cơ ". Bằng tinh thần nhiệt tình học hỏi và xây dựng nghiêm túc, em có đưa ra một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng . Tuy nhiên, vì trình độ hạn chế; thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực tế không nhiều nên những đề xuất mà em đã đưa ra trên đây không phải là những phát hiện mới và chắc chắn còn có nhiều hạn chế, thiếu sót. Em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để giúp em có thể hiểu một cách sâu sắc hơn công tác hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng như công tác hạch toán ở Công ty Tân Cơ phù hợp và có hiệu quả hơn nữa đối với tình hình kinh doanh tại Công ty. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo - TH.S Phạm Bích Chi và anh Hoàng Lương Phong những người đã tận tình hướng dẫn,giúp đỡ em trong suốt quá trình làm chuyên đề thực tập.