Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định hữu hình tại Công ty xăng dầu Quảng Bình

750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 1.130.250 468.750 … … 13.653.000 1.875.000 Cuối quý, bảng kê tăng TSCĐ và bảng kê giảm TSCĐ được lập theo quý theo dõi các trường hợp tăng giảm TSCĐ trong quý. Căn cứ để lập bảng này là dựa trên số liệu trên Sổ TSCĐ. Ví dụ: Các trường hợp mua máy tính COMPAQ NX 6120 và thanh lý xe LUAZ được ghi vào bảng kê tăng TSCĐ và bảng kê giảm TSCĐ như sau: Biểu số 2.4: Bảng kê tăng TSCĐ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình BẢNG KÊ TĂNG TSCĐ Quý II năm 2006 STT Tên TSCĐ ĐV tính SL Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Đvị sử dụng Tháng 4 1. Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Chiếc 3 13.563.000 40.689.000 CH K.Giang … Tháng 5 Tháng 6 Tổng cộng 40.689.000 Biểu số 2.5: Bảng kê giảm TSCĐ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình BẢNG KÊ GIẢM TSCĐ Quý II năm 2006 STT Tên TSCĐ ĐV tính SL Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Đvị sử dụng Tháng 4 Xe LUAZ Chiếc 1 45.000.000 45.000.000 CH Đ.Hới … Tháng 5 Tháng 6 Tổng cộng 45.000.000 2.3. Hạch toán tăng giảm TSCĐ 2.3.1.Trường hợp tăng TSCĐ TSCĐ của công ty tăng chủ yếu là do mua sắm mới, ngoài ra còn do đánh giá lại, do sửa chữa nâng cấp TSCĐ, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do Tổng công ty điều động… Các chứng từ tăng TSCĐ công ty sử dụng bao gồm: Hoá đơn mua TSCĐ, quyết toán xây dựng cơ bản bàn giao, biên bản giao nhận tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản cố định… Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập phiếu hạch toán và ghi vào hệ thống sổ sách. Để hạch toán tăng giảm TSCĐ, công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 211 – Tài sản cố định: phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ phát sinh trong công ty. - TK214 – Hao mòn TSCĐ: phản ánh tình hình tăng giảm khấu hao TSCĐ Tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, các TK nói trên không được mở chi tiết như quy định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như TK 111, 133, … Công ty sử dụng Nhật ký chứng từ số 10, Sổ cái các TK 211 và các bảng kê, nhật ký chứng từ khác có liên quan để theo dõi các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ. Ví dụ: Đối với nghiệp vụ mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 nêu ở trên. Đầu năm 2006, Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang – Lệ Thủy (đơn vị có nhu cầu) phải lập “Phiếu đề nghị” về nhu cầu mua máy tính trình lên Ban Giám đốc công ty. Nếu được Ban giám đốc phê chuẩn, việc mua sắm nói trên sẽ được đưa vào kế hoạch mua sắm TSCĐ trong năm. Phòng Tài chính kế toán sẽ tiến hành khảo giá và đưa đề nghị lên Ban giám đốc để có quyết định mua (biểu số 2.6) và ký kết hợp đồng. Biểu số 2.6: Quyết định phê duyệt mua máy tính HP-COMPAQ NX 6120 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình Số 25/ XD-QĐ-Kế TOÁN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đồng Hới, ngày 10 tháng 04 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH v/v Phê duyệt mua 3 máy tính trang bị cho Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang - Căn cứ Phiếu đề nghị mua TSCĐ của Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang - Căn cứ vào quyết định số 14/XD-QĐ-KT của Ban giám đốc phê chuẩn việc đầu tư TSCĐ mới trong năm - Căn cứ Kết quả chào giá do Phòng tài chính kế toán thực hiện QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay phê duyệt mua 3 máy tính trang bị cho Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 với số lượng 3 chiếc Đơn giá mua: 14.809.300 đồng/ chiếc (giá đã bao gồm VAT) Thành tiền: 44.427.900 đồng Chi phí vận chuyển: 300.000 đồng (Bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm đồng) Điều 2: Phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký. Nơi nhận - Như điều 2 - Lưu VP Giám đốc công ty (Ký tên, đóng dấu) Khi giao hàng, bên bán (Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng) phải lập “Biên bản bàn giao” (biểu 2.7) và xuất “Hóa đơn bán hàng” (biểu 2.8) giao cho Công ty. Biểu số 2.7: Biên bản giao nhận máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Đơn vị: Công ty xăng dầu QB Bộ phận: Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang Mấu số 01-TSCĐ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 cuat Bộ trưởng Bộ Tài chính) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 15 tháng 4 năm 2006 Căn cứ Hợp đồng kinh tế số 736/2006/HĐMB ngày 15 tháng 4 năm 2006 giữa Công ty xăng dầu Quảng Bình và Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng Chúng tôi gồm: - Bên giao: Bà Nguyễn Thị Huệ – Nhân viên Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng Bên nhận: Ông Trương Đức Cảnh – Phòng Tài chính kế toán Công ty xăng dầu Quảng Bình Ông Trần Đình Văn – Cửa hàng trưởng Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang Địa điểm giao nhận TSCĐ: Cửa hàng xăng dầu Kiến Giang – Thị trấn Kiến Giang –Lệ Thủy – Quảng Bình Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: SốTT Tên, ký hiệu, quy cách TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất (xây dựng) Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Công suất, diện tích thiết kế Tính nguyên giá Giá mua CP vận chuyển CP chạy thử … Nguyên giá TSCĐ Tài liệu KT kèm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E 1 HP-COMPAQ NX 6120-A 2006 13.463.000 100.000 13.563.000 2 HP-COMPAQ NX 6120-B 2006 13.463.000 100.000 13.563.000 3 HP-COMPAQ NX 6120-C 2006 13.463.000 100.000 13.563.000 Cộng 40.389.000 300.000 40.689.000 DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 Giám đốc bên nhận Kế toán trưởng bên nhận Người nhận Người giao Biểu số 2.8: Hóa đơn GTGT (mua máy tính HP-COMPAQ NX 6120 HÓA ĐƠN GTGT (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 15 tháng 4 năm 2006 N00070048 Đơn vị bán hàng: Công ty thiết bị vi tính Hiếu Hằng Địa chỉ: 197 Trần Hưng Đạo – Thành phố Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 052.836086 MST: 01000100289 Bên mua: Công ty xăng dầu Quảng Bình Điện thoại: 052.820369 MST: 0100772900 Tài khoản: 000829004 tại Ngân hàng Đầu tư Quảng Bình Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1. Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Chiếc 3 13.463.000 40.389.000 Cộng tiền hàng 40.389.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 4.038.900 Tổng cộng tiền thanh toán 44.427.900 Bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Đối với phần chi phí vận chuyển phải có giấy biên nhận của người vận chuyển. Căn cứ vào giá mua và chi phí phát sinh, kế toán TSCĐ lập phiếu hạch toán như sau: - Bút toán 1: Phản ánh giá mua và chi phí phát sinh trước khi đưa máy tính vào sử dụng: Nợ TK 211 : 40.689.000 Nợ TK 133 : 4.038.900 Có TK 112 : 44.427.900 Có TK 111 : 300.000 - Bút toán 2: Phản ánh nguồn hình thành TSCĐ (trường hợp này TSCĐ được hình thành bằng Quỹ đầu tư phát triển): Nợ TK 414 : 40.689.000 Có TK 441 : 40.689.000 Căn cứ vào Hóa đơn mua (Biểu số 2.8) và Biên bản giao nhận TSCĐ (biểu số 2.7), kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi nợ TK 211 (biểu số 2.13) và các nhật ký chứng từ có liên quan như Nhật ký chứng từ số 2 (ghi có TK 112 – ghi tiền mua máy tính trả cho công ty Hiếu Hằng bằng tiền gửi), Nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 111 – ghi tiền vận chuyển), Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi nợ TK 414 và phần ghi có TK 441. Cuối tháng, căn cứ vào nhật ký chứng từ, kế toán ghi vào sổ cái TK 211 – tài sản cố định (biểu số 2.14). 2.3.2. Trường hợp giảm TSCĐ TSCĐ của công ty giảm chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán, đánh giá giảm TSCĐ, tài sản không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ phải chuyển thành công cụ dụng cụ… Chứng từ giảm TSCĐ mà công ty sử dụng là: Quyết định bán, thanh lý TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá TSCĐ, Hóa đơn bán TSCĐ, thẻ TSCĐ… Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập phiếu hạch toán và ghi vào hệ thống sổ sách. Ví dụ: Đối với trường hợp thanh lý xe LUAZ do cửa hàng xăng dầu Đồng Hới quản lý. Căn cứ vào tình trạng của xe bị tai nạn nên bị hư hỏng nhiều. Trưởng Cửa hàng xăng dầu Đồng Hới sẽ lập “Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ” gửi lên Ban giám đốc. Hội đồng xử lý TSCĐ sẽ họp để đánh giá TSCĐ và lập “Biên bản họp xử lý TSCĐ” (biểu số 2.9), từ đó, Giám đốc sẽ ra quyết định thanh lý (biểu 2.10). Biểu số 2.9: Biên bản họp xử lý xe LUAZ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình --------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------------- BIÊN BẢN HỌP XỬ LÝ TSCĐ Hôm nay, ngày 1 tháng 4 năm 2006, tại Cửa hàng xăng dầu Đồng Hới I/ Thành phần hội đồng xử lý TSCĐ của Công ty gồm: Đ/c Bùi Hữu Lãnh - Giám đốc công ty Đ/c Nguyễn Thái Thủy – Kế toán trưởng Đ/c Nguyễn Văn Cường – Cửa hàng trưởng CH Đồng Hới II/ Hội đồng xem xét đánh giá xử lý tài sản Tên TSCĐ: Xe LUAZ Ký hiệu: Số khung: 000357; Số máy: 953765 Màu sơn: xanh nhạt Biển số đăng ký: 73M-3679 Năm đưa vào sử dụng: 1999 Nguyên giá TSCĐ: 45.000.000 đồng Hao mòn TSCĐ: 40.780.250 đồng Giá trị còn lại: 4.219.750 đồng Tình trạng: bị hư hỏng nặng, không thể phục hồi để sử dụng tiếp III/ Biện pháp xử lý: Thanh lý HỘI ĐỒNG XỬ LÝ TSCĐ Giám đốc (Ký tên) Cửa hàng trưởng (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Biểu số 2.10: Quyết định thanh lý xe LUAZ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình Số 23/XD-QĐ-KT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đồng Hới, ngày 5 tháng 4 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY XĂNG DẦU QB V/v thanh lý xe LUAZ Căn cứ biên bản họp hội đồng xử lý TSCĐ của công ty ngày 1 tháng 4 năm 2006 Xét đề nghị của Cửa hàng trưởng Cửa hàng xăng dầu Quảng Bình QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, bao gồm: Chủ tịch: Ông Bùi Hữu Lãnh – Giám đốc Công ty Ủy viên: Ông Nguyễn Thái Thủy – Kế toán trưởng – Trưởng phòng Tài chính kế toán Ủy viên: Ông Nguyễn Văn Cường – Cửa hàng trưởng cửa hàng xăng dầu Đồng Hới Điều 2: Nhiệm vụ của Hội đồng: Xem xét đánh giá để bán thanh lý xe LUAZ theo biên bản xử lý TSCĐ Hội đồng thanh lý sẽ thông báo cho CBCNV và người ngoài công ty được biết để tham gia mua theo phương thức đấu thầu. Điều 3: Các ông có tên trên và các phòng ban, cửa hàng có trách nhiệm thi hành quyết định này Nơi nhận - Như điều 3 - Lưu VP Giám đốc công ty (Ký tên, đóng dấu) Sau khi tìm được người mua xe với giá hợp lý nhất, “Biên bản thanh lý TSCĐ” (biểu số 2.11) và “Hóa đơn GTGT” (biểu số 2.12) phải được lập. Biểu số 2.11: Biên bản thanh lý xe LUAZ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Ngày 28 tháng 4 năm 2006 Số 03 Căn cứ quyết định số 23 ngày 5 tháng 4 năm 2006 của Giám đốc Công ty xăng dầu Quảng Bình về việc thanh lý TSCĐ I/ Hội đồng thanh lý TSCĐ gồm: Chủ tịch: Ông Bùi Hữu Lãnh – Giám đốc Công ty Ủy viên: Ông Nguyễn Thái Thủy – Kế toán trưởng – Trưởng phòng Tài chính kế toán Ủy viên: Ông Nguyễn Văn Cường – Cửa hàng trưởng cửa hàng xăng dầu Đồng Hới II/ Tiến hành thanh lý TSCĐ Tên TSCĐ: Xe LUAZ Năm đưa vào sử dụng: 1999 Nguyên giá TSCĐ: 45.000.000 đồng Hao mòn TSCĐ kể đến thời điểm thanh lý: 40.780.250 đồng Giá trị còn lại: 4.219.750 đồng III/ Kết luận của Hội đồng thanh lý Xe đã hư hỏng nhiều, nếu cho sửa chữa sẽ tốn rất nhiều chi phí và thời gian Phương thức: bán thanh lý Giá sàn: 15.000.000 đồng Người được tham gia mua: CBCNV và mọi người ngoài công ty. Các thành viên hội đồng Đồng Hới, ngày 28 tháng 4 năm 2006 Chủ tịch hội đồng (ký tên) 1V/ Kết quả thanh lý Chi phí thanh lý: Chi phí tổ chức đấu thầu: 800.000 đồng Giá trị thu hồi: 22.000.000 đồng Bằng chữ: Hai mươi bảy triệu đồng chẵn triệu đồng chẵn Đã ghi giảm thẻ TSCĐ ngày 28 tháng 4 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) Ngày 28 tháng 4 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký tên) Biểu số 2.12: Hóa đơn GTGT (thanh lý xe LUAZ) HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 28 tháng 4 năm 2006 N00087978 Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu Quảng Bình Địa chỉ: 75 Lý Thường Kiệt – Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 052.820369 MST: 01000100289 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hoa Số CMND: 194728038 Địa chỉ: Số 72 Nguyễn Đức Cảnh – Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 0983.389489 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. Xe LUAZ Chiếc 01 20.000.000 20.000.000 Cộng tiền hàng 20.000.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 22.000.000 Viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Căn cứ vào các chứng từ nói trên, kế toán lập phiếu hạch toán TSCĐ như sau: - Bút toán 1: Phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ: Nợ TK 214 : 40.780.250 Nợ TK 811 : 4.219.750 Có TK 211 : 45.000.000 - Bút toán 2: Phản ánh chi phí thanh lý xe Nợ TK 811 : 800.000 Có TK 111 : 800.000 - Bút toán 3: Phản ánh giá trị thu hồi về thanh lý xe Nợ TK 111 : 22.000.000 Có TK 711 : 20.000.000 Có TK 3331 : 2.000.000 Căn cứ vào biên bản thanh lý xe LUAZ (biểu số 2.10), kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi có TK 211 (biếu số 2.13) và các nhật ký chứng từ khác có liên quan như Nhật ký chứng từ số 8, nhật ký chứng từ số 10 phần ghi Nợ TK 214… Cuối tháng, căn cứ vào nhật ký chứng từ, kế toán ghi Sổ cái TK 211 (biểu số 2.14) Biểu số 2.14: Nhật ký chứng từ số 10 Công ty xăng dầu Quảng Bình NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Số TT Diễn giải Số dư đầu quý Ghi Nợ TK 211, ghi Có các TK Ghi Có TK 211, ghi Nợ các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 112 111 Cộng Nợ TK211 811 214 Cộng Có TK211 Nợ Có Số dư đầu 38.543.632.433 1 Mua máy tính HP-COMPAQ 40.389.000 300.000 40.689.000 2. Thanh lý xe LUAZ 4.219.750 40.780.250 45.000.000 Cộng 38.543.632.433 40.389.000 300.000 40.689.000 4.219.750 40.780.250 45.000.000 38.539.321.433 Đã ghi sổ cái ngày 31 tháng 6 năm 2006 Ngày 31 tháng 6 năm 2006 Kế toán ghi sổ (ký tên) Kế toán tổng hợp (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Qúy II năm 2006 Biểu số 2.14. Sổ cái TK 211 quý II năm 2005 Công ty xăng dầu Quảng Bình SỔ CÁI Tài khoản 211 – Tài sản cố định Quý II năm 2006 Số dư đầu quý Nợ Có 38.543.632.433 Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Quý II Cộng 112 40.389.000 40.389.000 111 300.000 300.000 Cộng PS Nợ 40.689.000 40.689.000 Có 45.000.000 45.000.000 Dư cuối Nợ Nợ 38.539.321.433 38.539.321.433 Có Kế toán ghi sổ (ký tên) Ngày 31 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký tên) 2.4. Hạch toán khấu hao Tài sản cố định 2.4.1. Chế độ khấu hao tài sản cố định tại công ty Công ty xăng dầu áp dụng chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày 12 tháng 3 năm 2003 của Bộ Tài chính. - Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ được xác định dựa trên các thông số kỹ thuật, tuổi thọ kinh tế và giới hạn về khung thời gian sử dụng TSCĐ do Bộ Tài chính quy định. - Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng cho tất cả các TSCĐ của Công ty: Mức khấu hao (MKH) được xác định theo công thức M KH năm = Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng M KH tháng = M KH năm 12 Mức khấu hao TSCĐ của năm cuối cùng trong quá trình sử dụng TSCĐ đựoc xác định bằng hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao lũy kế tính đến năm trước đó. - Những TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn được sử dụng và những TSCĐ chờ thanh lý, TSCĐ không sử dụng cho mục đích kinh doanh thì không trích khấu hao. - Việc trích hoặc thôi không trích khấu hao TSCĐ tại công ty được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng. TSCĐ tăng/giảm trong tháng này được trích hoặc thôi không trích từ ngày đầu của tháng tiếp theo. Ví dụ: trường hợp Công ty mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 vào ngày 15 tháng 4 năm 2006 và được đưa vào sử dụng từ tháng 4 thì đến tháng 5 công ty mới trích khấu hao cho tài sản này. Trường hợp thanh lý xe LUAZ từ 28 tháng 4 năm 2006 thì đến tháng 5 công ty mơi thôi không trích khấu hao cho tài sản này, còn trong tháng 4 vẫn trích khấu hao bình thường. 2.3.2. Trình tự hạch toán khấu hao tài sản cố định Đối với TSCĐ mới tăng trong kỳ, kế toán lập bảng tính Khấu hao TSCĐ riêng cho từng TSCĐ thêm mới. Bảng này có các thông tin về mức trích khấu hao dự tính trong khoảng thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ. Dựa vào thẻ TSCĐ và các bảng tính Khấu hao TSCĐ, hàng quý kế toán lập Bảng phân bổ Khấu hao TSCĐ. Dựa vào các chứng từ này, kế toán ghi vào sổ theo dõi TSCĐ, bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ đồng thời lập phiếu hạch toán và ghi vào Nhật ký chứng từ số 10 và sổ cái TK 214. Ví dụ: Khi mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120, kế toán sẽ lập bảng tính Khấu hao TSCĐ cho bộ 3 máy tính này như sau: Biểu số 2.15: Bảng tính Khấu hao TSCĐ tăng tháng 4 – Bộ 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 BẢNG TÍNH KHẤU HAO TSCĐ TĂNG THÁNG 4 Bộ 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 Năm Nguyên giá Tg KH Cách tính mức KH năm Mức trích KH năm Mức trích KH tháng KH lũy kế Ghi chú 2006 40.689.000 3 40.689.000 : 3 13.563.000 1.130.250 9.042.000 Đưa vào sử dụng từ 5/2006 2007 40.689.000 3 40.689.000 : 3 13.563.000 1.130.250 22.605.000 2008 40.689.000 3 40.689.000 : 3 13.563.000 1.130.250 36.168.000 2009 40.689.000 3 40.689.000 : 3 13.563.000 1.130.250 40.689.000 Sử dụng đến 4/2009 Căn cứ vào bảng tính khấu hao và nơi sử dụng máy tính, kế toán lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (biểu số 2.16), thẻ tài sản cố định (biểu số 2.1, biểu số 2.2) và lập bảng tổng hợp khấu hao cơ bản TSCĐ (biểu số 2.17). Biểu số 2.17: Bảng Phân bổ Khấu hao TSCĐ quý II năm 2006 BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Quý II năm 2006 Đv.QLý Nguyên giá TK Nợ Có TK 214 ĐK Tăng Giảm CK CH K.Giang 40.689.000 40.689.000 TK 6414 CH Kiến Giang 2.260.500 CH Đ.Hới 45.000.000 45.000.000 0 CH Đồng Hới 468.750 Tổng TK 6414 2.729.250 Tổng TK 6417 Tổng 45.000.000 40.689.000 45.000.000 40.689.000 Tổng 2.729.250 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.17. Bảng tổng hợp khấu hao cơ bản TSCĐ TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU Công ty xăng dầu Quảng Bình BẢNG TỔNG HỢP KHẤU HAO CƠ BẢN TSCĐ STT Tên TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Tỷ lệ KH (%) Số KH CB trích năm 2006 I Nhà cửa, vật kiến trúc 23.690.229.139 … II Máy móc thiết bị 8.885.379.711 … III Phương tiện vận tải 4.398.634.774 Xe LUAZ 45.000.000 12.5 1.875.000 … IV Thiết bị văn phòng 843.412.494 Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 40.689.000 33.3 13.653.000 Cộng 37.817.656.118 1.294.556.390 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Giám đốc công ty (ký tên) Khi TSCĐ được đưa vào sử dụng, kế toán trích Khấu hao TSCĐ và hạch toán vào chi phí. Với ví dụ mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120, khi trích khấu hao cho tháng 5, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 641 : 1.130.250 Có TK 214 : 1.130.250 Khi TSCĐ bị thanh lý, nhượng bán…, kế toán ghi giảm Khấu hao TSCĐ. Với ví dụ thanh lý xe LUAZ, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 214 : 40.780.250 Nợ TK 811 : 4.219.750 Có TK 211 : 45.000.000 Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán ghi Nhật ký chứng từ số 10 (biểu số 18), Sổ cái TK 214 (biểu số 19) và Nhật ký chứng từ khác có liên quan như NKCT số 8 (phần ghi Có TK 811), NKCT số 10 cho TK 211… Biểu số 2.18: Nhật ký chứng từ số 10 (quý II, năm 2005) Công ty xăng dầu Quảng Bình NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Số TT Diễn giải Số dư đầu quý Ghi Nợ TK 214, ghi Có các TK Ghi Có TK 211, ghi Nợ các TK Số dư cuối quý Nợ Có 211 … Cộng Nợ TK 214 641 … Cộng Có TK 211 Nợ Có Số dư đầu 25.746.736.993 1 Mua máy tính HP-COMPAQ 2.260.500 2.260.500 2. Thanh lý xe LUAZ 40.780.250 40.780.250 Cộng 40.780.250 40.780.250 2.260.500 2.260.500 25.708.217.243 Đã ghi sổ cái ngày 31 tháng 6 năm 2006 Ngày 31 tháng 6 năm 2006 Kế toán ghi sổ (ký tên) Kế toán tổng hợp (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Quý II năm 2006 Biểu số 2.19: Sổ cái TK 211 quý II năm 2005 Công ty xăng dầu Quảng Bình SỔ CÁI Tài khoản 214– Hao mòn Tài sản cố định Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có 25.746.736.993 Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Quý II Cộng 211 40.780.250 40.780.250 Cộng PS Nợ 40.780.250 40.780.250 Có 2.260.500 2.260.500 Dư cuối Nợ Nợ Có 25.708.217.243 25.708.217.243 Kế toán ghi sổ (ký tên) Ngày 31 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký tên) 2.5. Hạch toán sửa chữa tài sản cố định Tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, các nghiệp vụ sửa chữa và nâng cấp TSCĐ chủ yếu là sửa chữa và nâng cấp nhà cửa, vật kiến trúc như nhà làm việc, trạm bơm, nhà kho, hàng rào… Công ty không phân biệt hạch toán các nghiệp vụ bảo dưỡng TSCĐ, sửa chữa nhỏ và sửa chữa lớn TSCĐ Để hạch toán các nghiệp vụ sửa chữa và nâng cấp TSCĐ kế toán sử dụng các chứng từ: Phiếu đề nghị sửa chữa TSCĐ; Quyết định sửa chữa TSCĐ; Dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ; Quyết toán chi phí sửa chữa TSCĐ… Ví dụ đối với nghiệp vụ sửa chữa kho chứa dầu Cảng Gianh: Căn cứ vào thực trạng kho chứa dầu, Giám đốc kho cảng Gianh lập Phiếu đề nghị sửa chữa TSCĐ, sau đó bộ phận kỹ thuật sẽ lập Biên bản giám định kỹ thuật nhất trí đề nghị đưa công trình đưa vào sửa chữa. Sau khi được Ban giám đốc phê duyệt, phòng Kỹ thuật lập dự toán chi phí (biểu số 2.20) rồi trình Giám đốc phê duyệt. Sau khi công trình hoàn thành, bên thi công (Công ty xây dựng Trường Thịnh) sẽ lập Bảng Tổng hợp quyết toán (biểu 2.21) và Biên bản nghiệp thu bàn giao công trình sửa chữa TSCĐ. Biểu 2.21: Tờ trình xin phê duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH Phòng Kỹ thuật Số 132/TTr-KT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đồng Hới, ngày 07 tháng 01 năm 2006 TỜ TRÌNH V/v xin duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ Công trình: Sửa chữa kho chứa dầu Cảng Gianh Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Căn cứ kế hoạch sửa chữa TSCĐ năm 2006; Căn cứ biên bản giám định kỹ thuật, phòng Tài chính trình Ban giám đốc xem xét và phê duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ công trình: - Tên công trình: Sửa chữa kho chứa dầu Cảng Gianh - Địa điểm: Cảng Gianh – Quảng Trạch – Quảng Bình -Thời gian sửa chữa 15 tháng 01 năm 2006 -Thời gian hoàn thành 15 tháng 02 năm 2006 - Đơn vị sửa chữa: Công ty xây dựng Trường Thịnh Địa chỉ: 14 Nguyễn Hữu Cảnh – Đồng Hới – Quảng Bình - Giá trị dự toán xin duyệt: 62.331.534 đồng Nội dung Giá trị trước thuế Thuế GTGT (5%) Giá trị sau thuế 1. Dự toán sửa chữa 57.018.282 2.850.914 59.869.196 2. Chi phí dự phòng 2.462.338 Cộng 62.331.534 Trưởng phòng Kỹ thuật (ký tên) Biểu 2.21. Bảng tổng hợp Quyết toán chi phí công trình sửa chữa TSCĐ Chỉ tiêu KH Thành tiền I-Chi phí trực tiếp 1. Chi phí vật liệu VL 38.443.224 2. Chi phí nhân công NC 9.220.000 3. Chi phí máy thi công M 836.122 Cộng Chi phí trực tiếp T = VL + NC +M 48.499.346 II-Chi phí chung CPC 4.910.000 III-Thu nhập chịu thuế tính trước TN = (T+CPC) x 5.5% 2.937.514 Giá trị quyết toán trước thuế Z1 = T + CPC + TN 56.346.860 III-Thuế GTGT đầu ra VAT = 5% x Z1 2.817.343 Giá trị quyết toán sau thuế Z = Z1 + VAT 59.164.203 Công ty xây dựng Trường Thịnh Người lập Sau đó, Giám đốc ra Quyết định phê duyệt quyết toán chi phí sửa chữa kho chứa dầu Cảng Gianh. Hai bên sẽ làm Biên bản thanh lý hợp đồng, Công ty xây dựng Trường Thịnh sẽ lập Hóa đơn GTGT cho Công ty. Căn cứ vào dự toán chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ (biểu số 2.20), kế toán trích trước chi phí theo dự toán: Nợ TK 641 : 62.331.534 Có TK 335 : 62.331.534 - Khi nhận được bảng tổng hợp quyết toán (biểu số 2.21) và hóa đơn của Công ty xây dựng Trường Thịnh, kế toán ghi: Nợ TK 241 : 56.346.860 Nợ TK 133 : 2.817.343 Có TK 331 : 59.164.203 Đồng thời ghi: Nợ TK 335 : 62.331.534 Có TK 241 : 56.346.860 Có TK 641 : 5.984.674 Dựa vào các chứng từ nói trên, kế toán ghi vào Bảng kê số 5 và Nhật ký chứng từ số 8 để ghi các nghiệp vụ sửa chữa, nâng cấp TSCĐ như sau: Biểu 2.24: Bảng kê số 5 BẢNG KÊ SỐ 5 Quý I Năm 2006 STT TK ghi Có TK ghi Nợ … 335 … Cộng … … … … … TK 641-Chi phí bán hàng 62.331.534 62.331.534 … Cộng … 62.331.534 62.331.534 Kế toán ghi sổ (Ký tên) Kế toán tổng hợp (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Biểu 2.24: Nhật ký chứng từ số 8 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Quý I Năm 2006 STT TK ghi Có TK ghi Nợ … 641 … Cộng … … … … … TK 335 – Chi phí phải trả 5.984.674 TK911 – Xác định KQKD 56.346.860 Cộng … 62.331.534 62.331.534 Kế toán ghi sổ (Ký tên) Kế toán tổng hợp (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH 3.1. Một số nhận xét về công tác hạch toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Quảng Bình Công ty xăng dầu Quảng Bình trải qua quá trình phát triển lâu dài, đã khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường. Trải qua quá trình phát triển, côn ty đẫ trưởng thành và lớn mạnh về mọi mặt. Điều đó thể hiện ở công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành một công cụ hữu ích trong quản lý kinh tế. Với sự phát triển của công ty, việc đầu tư vào tài sản cố định càng ngày càng được chú ý, theo đó công tác đầu tư mua sắm,, tính toán và phân bổ khấu hao cũng như việc quản lý, sử dụng TSCĐ đang hết sức được quan tâm. Qua quá trình thực tập ở Công ty xăng dầu Quảng Bình, em xin nhận xét một số điểm về công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại công ty như sau: 3.1.1. Một số ưu điểm trong công tác hạch toán kế toán TSCĐ ► Trong công tác quản lý TSCĐ: - Tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, TSCĐ được sử dụng đúng mục đích, kế hoạch của công ty và phù hợp với các thông số kỹ thuật của TSCĐ. Các phòng ban, cửa hàng có trách nhiệm quản lý TSCĐ và chịu trách nhiệm bồi thường vật chất khi xảy ra mất mát. Do vậy, các đơn vị sử dụng có tinh thần trách nhiệm trong việc bảo quản và sử dụng TSCĐ. - Việc kiểm kê TSCĐ được thực hiện hàng kỳ nên có thể bao quát được tình trạng TSCĐ, tình hình thừa thiếu, hư hỏng để có biện pháp giải quyết kịp thời. - Việc phân loại TSCĐ: Công ty áp dụng 2 hình thức phân loại TSCĐ là theo hình thái biểu hiện và theo nguồn hình thành TSCĐ. Cách phân loại này giúp cho việc quản lý hiệu quả và giúp cho kế hoạch đầu tư cân đối. ►Trong công tác hạch toán TSCĐ - Tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán TSCĐ là một bộ phận trong phòng kế toán tài chính. Nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng và có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao. - Các thủ tục và chứng từ sử dụng: Các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ tuân thủ theo các quy trình với các thủ tục chặt chẽ. Các chứng từ được luân chuyển theo quy trình chặt chẽ, theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận có liên quan. Bộ chứng từ cho mỗi nghiệp vụ được lập tương đối đầy đủ, hợp lệ. Công ty đã sử dụng các mẫu chứng từ về TSCĐ như Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ… và các mẫu này được cập nhật theo quy định mới nhất. Các chứng từ được sắp xếp theo đúng bộ, do đó tạo điều kiện cho viêc lâp, luân chuyển, lưu trữ, bảo quản và kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ, giữa số liệu kế toán và số liệu thực tế. - Về tài khoản kế toán được sử dụng Hệ thống tài khoản được áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 của Bộ Tài chính. Ngoài ra công ty còn mở thêm một số tiểu khoản để thuận lợi cho hạch toán như TK 11211 – Tiền gửi Kho bạc; TK 11212 – Tiền gửi Ngân hàng đầu tư – VNĐ; TK 11222 – Tiền gửi Ngân hàng đầu tư – USD… - Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ khá phù hợp với trình độ nhân viên của Công ty khá đồng đều, công tác kế toán được thực hiện thủ công. Phương pháp ghi sổ này cho thông tin rõ ràng, phản ánh chi tiết công tác kế toán, tiện lợi cho việc phân công lao động kế toán và cung cấp thông tin cho nhà quản lý. 3.1.2. Một số tồn tại trong công tác hạch toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Quảng Bình ► Trong công tác quản lý TSCĐ - Về việc đánh số hiệu TSCĐ: Tại Công ty vẫn chưa tiến hành đánh số hiệu TSCĐ. Mã hóa là một công cụ khá hữu ích trong công tác quản lý tài sản khi muốn xác định nhanh một hay một nhóm tài sản bất kỳ. Việc không tiến hành mã hóa TSCĐ là một trong những cản trở lớn của công ty khi muốn sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ. - Về phân loại TSCĐ: Tài sản không được phân loại theo tình hình sử dụng TSCĐ, do đó công ty không nắm rõ tình trạng kỹ thuật của TSCĐ hiện có để có kế hoạch thanh lý, nhượng bán hay sửa chữa, thay thế các TSCĐ đã lỗi thời, đưa ra các biện pháp quản lý và sử dụng hợp lý TSCĐ. - Về xử lý TSCĐ: Có nhiều TSCĐ đã hư hỏng, không còn sử dụng nhưng vẫn chưa tiến hành thanh lý, gây ứ đọng vốn. ► Trong công tác hạch toán kế toán - Kế toán chi tiết: Sổ TSCĐ mà Công ty xăng dầu Quảng Bình đang sử dụng không theo mẫu của Bộ Tài chính quy định. Sổ TSCĐ mà Công ty áp dụng không thể hiện được tình hình tăng, giảm TSCĐ và số hiệu các chứng từ kèm liên quan. Việc trích và phân bổ khấu hao TSCĐ được tính toán trên Bảng tính khấu hao TSCĐ và Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ thay vì lập theo Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ như quy định của Bộ Tài chính.. Bảng tính khấu hao TSCĐ được lập riêng cho từng TSCĐ. Thực tế này làm cho công việc kế toán càng thêm rườm rà và kém hiệu quả, đặc biệt là trong điều kiện phát triển của công ty, số lượng TSCĐ ngày càng lớn. - Kế toán tổng hợp: + Về tài khoản sử dụng để hạch toán TSCĐ: Tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, các nghiệp vụ về tăng giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ đều hạch toán vào TK 211- TSCĐ và TK 214 – Hao mòn TSCĐ. Các tài khoản này không được chi tiết thành các tiểu khoản như quy định của Bộ Tài chính. Điều này gây khó khăn khi muốn biết thông tin, số liệu về một nhóm TSCĐ nhất định. + Về hệ thống sổ sách sử dụng: Công ty không sử dụng Nhật ký chứng từ số 9 (ghi Có TK 211) và Nhật ký chứng từ số 7 (ghi Có TK 214) mà hạch toán các nghiệp vụ liên quan vào Nhật ký chứng từ số 10. Điều này làm tăng khối lượng nghiệp vụ hạch toán vào NKCT số 10 và còn trái với quy định của Bộ Tài chính. + Đối với việc trích lập khấu hao TSCĐ: TSCĐ trong công ty được trích theo nguyên tắc tròn tháng. Ví dụ như đối với nghiệp vụ mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 vào ngày 15 tháng 4 năm 2006, kế toán sẽ bắt đầu trích khấu hao từ tháng 5 năm 2006. Điều này không phản ánh chính xác chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi phí cuat công ty. Đồng thời không tuân thủ chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ hiện hành của Bộ Tài chính. Thời gian sử dụng TSCĐ được xác định dựa vào tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ và nằm trong giới hạn khung thời gian sử dụng TSCĐ quy định ở quyết định 206. Tuy nhiên, thời gian sử dụng thực tế của TSCĐ thường dài hơn rất nhiều so với thời gian sử dụng hữu ích ước tính. Điều đó dẫn đến một thực tế là trong số TSCĐ đang sử dụng, tồn tại một số lượng lớn các TSCĐ đã khấu hao hết. Như vậy, việc trích khấu hao không gần với hao mòn thực tế của TSCĐ. Từ năm 2004, giới hạn khung thời gian sử dụng TSCĐ theo quy định bị thay đổi (từ quyết định 166/1999/QĐ-BTC đến 206/2003/QĐ-BTC). Tuy nhiên doanh nghiệp không xác định lại thời gian khấu hao của các TSCĐ đưa vào sử dụng trước ngày 1/1/2004. Điều này là trái vơi quy định của Bộ Tài chính. Về phương pháp trích khấu hao, tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, tất cả các TSCĐ đều được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán nhưng lại không hợp lý khi áp dụng với các tài sản có tốc độ hao mòn nhanh như các thiết bị đo lường xăng dầu. Các tài sản này có hiệu quả sử dụng cao khi còn mới nhưng càng về sau thì càng kém, nhất là cùng với sự xuất hiện với các TSCĐ có công nghệ cao hơn. Khi công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng cho những TSCĐ loại này, mức trích khấu hao (đưa vào chi phí) không đổi, trong lúc lợi ích kinh tế do các TSCĐ này mang lại giảm đi, mức trích khấu hao không phản ánh đúng hao mòn tự nhiên của TSCĐ, tốc độ thu hồi vốn chậm. + Kế toán không phân biệt nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ. Tất cả các chi phí cho sửa chữa, nâng cấp đều hạch toán vào chi phí. Điều này là trái với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Về bản chất, các nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp rất khác nhau: Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc có tính chất khôi phục hoạt động của TSCĐ, thay thế các bộ phận quan trọng của nó. Nâng cấp TSCĐ là loại hình sửa chữa có tính chất làm tăng thêm tính năng hoạt động của TSCĐ hoặc kéo dài tuổi thọ của nó. Bản chất của nghiệp vụ nâng cấp TSCĐ là một nghiệp vụ đầu tư bổ sung cho TSCĐ. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Quảng Bình 3.2.1. Đối với Công ty xăng dầu Quảng Bình ► Về quản lý TSCĐ - Hoàn thiện việc mã hóa TSCĐ: Công ty nên xây dựng một hệ thống các nguyên tắc để mã hóa TSCĐ đảm bảo tính gợi nhớ và ngắn gọn để theo dõi. Mỗi TSCĐ có một mã số riêng không đổi trong suốt vòng đời của TSCĐ đó. Em xin đề xuất một cách mã hóa như sau: 4 chữ cái đầu ký hiệu cho loại TSCĐ, các chữ số sau ký hiệu cho TSCĐ. Các TSCĐ trong cùng một loại sắp xếp theo trình tự thời gian. Cụ thể như sau: Loại TSCĐ Ký hiệu Nhà cửa, vật kiến trúc NCKT - Nhà số 75 Lý Thường Kiệt NCKT.1 Máy móc thiết bị MMTB Phương tiện vân tải PTVT - Xe LUAZ PTVT.14 Thiết bị văn phòng TBVP - Máy tính HP-COMPAQ NX 6120 TBVT.32 - Về phân loại TSCĐ: Công ty nên tiến hành phân loại theo tiêu thức tình hình sử dụng TSCĐ, từ đó công ty có thể nắm rõ tình trạng kỹ thuật của TSCĐ hiện có để có kế hoạch thanh lý, nhượng bán hay sửa chữa, thay thế các TSCĐ đã lỗi thời, đưa ra các biện pháp quản lý và sử dụng hợp lý TSCĐ. - Về xử lý TSCĐ: Công ty nên tiến hành thanh lý những TSCĐ không cần dùng, nhất là những TSCĐ đã khấu hao hết, để thu hồi vốn, tái đầu tư mới TSCĐ. Các đơn vị sử dụng nên lập tờ trình đề nghị Ban giám đốc để có kế hoạch thanh lý sớm. ► Về công tác hạch toán kế toán - Kế toán chi tiết: + Sổ TSCĐ: Công ty nên áp dụng mẫu sổ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng do Bộ Tài chính quy định như biểu 3.1 và 3.2. + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ: Công ty nên áp dụng cách lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ như mẫu do Bộ Tài chính ban hành như biểu 3.3. Biểu 3.1. Sổ TSCĐ Đơn vị: Điạ chỉ: Mẫu số S21-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm:… Loại tài sản:…. TT Ghi giảm TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu Nước sản xuất Tháng, năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao KH đã tính đến khi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ SH NT Tỷ lệ khấu hao Mức khấu hao SH NT A B C D E G H 1 2 3 4 I K L Cộng x X X X x x Sổ này có… trang đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ:…… Ngày… tháng… năm.. Người ghi sổ (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) Đơn vị:… Địa chỉ:… Mẫu số S22-DN (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC) SỔ THEO DÕI TÁI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI NƠI SỬ DỤNG Năm:… Tên đơn vị (phòng, ban hoặc người sử dụng:…. Ghi tăng TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Ghi chú Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy cách TSCĐ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do Số lượng Số tiền SH NT SH NT A B C D 1 2 3=1x2 E G H 4 5 I - Sổ này có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ: … Ngày… tháng… năm… Người ghi sổ (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) Biểu số 3.2. Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng Biểu 3.3. Bảng tính và phân bổ Khấu hao TSCĐ Đơn vị:… BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tháng … năm… STT Chỉ tiêu Tỷ lệ KH (%) hoặc tg sử dụng TK 627-CP sản xuất chung TK 641-CP b.hàng TK 642-CP QLDN TK 241-XDCB dở dang TK 142-CP trả trước TK 335-CP phải trả Ng/giá TSCĐ Số KH PX (sphẩm) PX (sphẩm) … 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 I-Số khấu hao đã trích tháng trước II-Số KH TSCĐ tăng trong tháng - - III-Số KH TSCĐ giảm trong tháng - - IV-Số KH phải trích tháng này (I+II-III) Người lập bảng Ngày… tháng… năm… Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp: + Về tài khoản sử dụng: Công ty nên sử dụng các tiểu khoản của các tài khoản 211 để theo dõi chi tiết cho từng nhóm, từng loại TSCĐ theo quy định của Bộ Tài chính: TK 2111 : Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2112 : Máy móc, thiết bị TK 2113 : Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2114 : Thiết bị, dụng cụ quản lý + Sổ sách sử dụng: Công ty nên sử dụng hệ thống sổ sách theo quy định của Bộ Tài chính: NKCT số 9 (Ghi Có TK 211), NKCT số 7 (Ghi Có TK 214), các NKCT và các Bảng kê có liên quan để ghi các nghiệp vụ TSCĐ. + Việc trích lập khấu hao TSCĐ: Công ty nên xác định thời điểm trích và thôi trích khấu hao TSCĐ. Theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC phải được thực hiện bắt đầu từ ngày mà TSCĐ tăng, giảm hoặc tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty nên ước tính thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ gần với thời gian sử dụng thực tế hơn để chi phí khấu hao phản ánh đúng hơn phần hao mòn của TSCĐ đi vào chi phí. Đối với TSCĐ đưa vào sử dụng trước ngày 01 tháng 1 năm 2006, công ty nên xác định mức trích khấu hao như sau: Xác định giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ dựa vào hồ sơ của TSCĐ. ● Xác định thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ theo công thức: T = T2 ( 1 - t1 ) T1 Trong đó: T : Thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ T1 : Thời gian sử dụng của TSCĐ xác định theo quy định tại phụ lục 1 ban hành theo quyết định số 166/1999/QĐ-BTC T2 : Thời gian sử dụng của TSCĐ xác định tại phụ lục 1 ban hành theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC t1 : Thời gian sử dụng thực tế đã trích khấu hao TSCĐ ● Mức trích khấu hao TSCĐ (cho những năm còn lại của TSCĐ): Mức trích khấu hao trung bình hàng năm của TSCĐ = Giá trị còn lại của TSCĐ Thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng của TSCĐ = Mức trích KH trung bình hàng năm 12 Về phương pháp khấu hao, theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC, công ty có thể căn cứ khả năng đáp ứng các điều kiện áp dụng quy định trong chế độ hiện hành để tính khấu hao theo các phương pháp khấu hao đường thẳng, khấu hao giảm dần với hệ số điều chỉnh hay phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm. Theo em, công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao giảm dần với hệ số điều chỉnh với những máy móc thiết bị đo lường được đầu tư mới (từ năm 2004). Phương pháp này được xác định như sau: Mức trích KH năm của TSCĐ = Giá trị còn lại của TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao nhanh Trong đó: Tỷ lệ khấu hao nhanh = Tỷ lệ khấu hao theo phương pháp đường thẳng x Hệ số điều chỉnh Hệ số điều chỉnh được xác định căn cứ vào chu kỳ đổi mới của máy móc thiết bị. Hệ số điều chỉnh theo thời gian thời gian sử dụng của TSCĐ quy định như sau: Thời gian sử dụng của TSCĐ Hệ số điều chỉnh (lần) Đến 4 năm 1,5 Từ 4 đến 6 năm 2 Trên 6 năm 2,5 Những năm cuối, khi mức khấu hao năm xác định bằng phương pháp trên bằng hoặc thấp hơn mức khấu hao tính bình quân giữa giá trị còn lại của TSCĐ chia cho số năm sử dụng còn lại của TSCĐ, thì kể từ năm đó mức khấu hao được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ chia cho số năm sử dụng còn lại của TSCĐ. Áp dụng phương pháp này sẽ tạo động lực cho công ty nhanh chóng đổi mới công nghệ, thay thế, hiện đại hóa máy móc thiết bị, tăng khả năng cạnh tranh cho công ty. Hơn nữa, khi áp dụng phương pháp này, chi phí khấu hao ở những năm càng về cuối càng giảm, tương ứng là lãi thuần càng về sau càng tăng. Theo quan điểm về giá trị thời gian của tiền thì điều đó hoàn toàn có lợi cho công ty. + Về hạch toán kế toán sửa chữa và nâng cấp: Kế toán phải phân biệt được các nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn (theo kế hoạch và ngoài kế hoạch) và nâng cấp TSCĐ. Trong trường hợp nâng cấp TSCĐ phải có Biên bản giám định kỹ thuật xác nhận TSCĐ sau khi nâng cấp sẽ có thêm tính năng hoạt động hoặc tuổi thọ được kéo dài. Từ đó kế toán hạch toán theo các trường hợp khác nhau: Trường hợp sửa chữa thường xuyên TSCĐ: Kế toán hạch toán: Nợ TK 641 : CP sửa chữa Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331… : Tổng số thanh toán Trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ: Khi tiến hành trích trước chi phí sửa chữa, căn cứ vào dự toán: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng Có TK 335 – Chi phí phải trả Khi có quyết toán chi phí: Nợ TK 2413 – Chi phí sửa chữaTSCĐ Nợ TK 133 – VAT đầu vào Có TK 331, 111, 112: Yếu tố chi phí Trường hợp sửa chữa lớn theo kế hoạch, kế toán ghi: Nợ TK 335: Giá dự toán đã trích trước Nợ TK 641: Phần dự toán thiếu Có TK 241: Giá thành thực tế Có TK 641: Phần dự toán thừa Trường hợp sửa chữa lớn ngoài kế hoạch: Nợ TK 242: Nếu phân bổ cho năm sau Nợ TK 641: Nếu phân bổ cho năm nay Có TK 241: Giá thành thực tế Trường hợp nâng cấp TSCĐ: Kế toán hạch toán như hạch toán nghiệp vụ tăng TSCĐ. 3.2.2. Đối với Nhà nước - Về quy định khung thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ, để phù hợp với điiều kiện trong các doanh nghiệp hiện nay vẫn tồn tại đan xen các loại thiết bị công nghệ lạc hậu, trung bình đến tiên tiến, với khả năng vận hành và thời gian có thể sử dụng tiếp rất khác nhau, cần phân loại các TSCĐ ra theo các tiêu chí như là về tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế, về hiện trạng TSCĐ, về tuổi thọ kinh tế của TSCĐ. Sau đó đối với từng nhóm nhỏ đó, xác định khung thời gian chi tiết hơn. Nhờ đó mà khung thời gian theo quy định sẽ gần với mức hao mòn thực tế của tài sản hơn. - Trong khấu hao nhanh, hệ số điều chỉnh cao làm cho mức khấu hao cao có thể làm tăng khả năng thu hồi vốn và nhanh chóng đổi mới công nghệ nhưng nếu cao quá lại tăng gánh nặng chi phí. Do đó, cần cân đối lại hệ số điều chỉnh sao cho doanh nghiệp vừa có thể chủ động trong việc thu hồi vốn đầu tư cho TSCĐ nhưng cũng phải nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh để đủ trang trải chi phí - Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, việc loại bỏ Tài khoản 009 “Nguồn vốn khấu hao cơ bản” so với Quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 là không hợp lý vì tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hình thành, tăng, giảm và sử dụng (đầu tư đổi mới TSCĐ, trả nợ vay đầu tư TSCĐ) nguồn vốn khấu hao ở doanh nghiệp. Tài khoản này cung cấp cụ thể số liệu liên quan đến khả năng thu hồi vốn của doanh nghiệp thông qua khấu hao TSCĐ và tình hình tái đầu tư, đổi mới TSCĐ của doanh nghiệp, trong khi đó một số tài khoản có liên quan vẫn chưa cung cấp được các thông tin cần thiết. Nếu không có tài khoản 009 sẽ không có số liệu về tình hình thu hồi vốn khấu hao, tình hình đổi mới, tái đầu tư TSCĐ để các nhà quản trị điều hành một cách hiệu quả hơn trong quá trình đầu tư và quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp. Do đó việc loại bỏ Tài khoản 009 sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thông tin do kế toán cung cấp. 3.2.3. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty xăng dầu Quảng Bình Tổ chức công tác hạch toán kế toán TSCĐ không chỉ dừng lại ở chỗ phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ mà phải chú ý đến cả việc quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ. Để phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình tại công ty, ta xét một số chỉ tiêu sau trong hai năm 2005 và 2006. Bảng số 5: Một số chỉ tiêu phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Số tuyệt đối % 1. Doanh thu thuần 445.632. 516.365 70.733 15,87 2. Lợi nhuận gộp 32.895 29.828 (3.067) (9,32) 3. Nguyên giá TSCĐ bình quân 38.962 38.484 (478) (1,23) 4. Sức sản xuất của TSCĐ (= (1)/(3)) 11,438 13,418 1,980 17,31 5. Sức sinh lợi của TSCĐ (=(2)/(3)) 0,844 0,775 (0,069) (8,18) 5. Suất hao phí của TSCĐ (=(3)/(1)) 0.087 0,074 (0,013) (14,94) Nguồn: Báo cáo tài chính các năm 2005, 2006 Qua một số chỉ tiêu trên, ta thấy: - Sức sản xuất của TSCĐ trong năm 2006 là 13,418, nghĩa là cứ một đồng nguyên giá TSCĐ đem lại 13,418 đồng doanh thu thuần.. Sức sản xuất của TSCĐ trong năm 2006 tăng lên so vơi năm 2005 là 1,980, tương đương 17,31%. - Sức sinh lợi của TSCĐ trong năm 2006 là 0,755, nghĩa là cứ một đồng nguyên giá TSCĐ đem lại 0,755 đồng lợi nhuận gộp. Sức sinh lợi của TSCĐ trong năm 2006 thấp hơn năm 2005 là 0,069, tương đương 8,18%. - Suất hao phí của TSCĐ trong năm 2006 là 0,074, nghĩa là để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần phải bỏ ra 0,074 đồng nguyên giá TSCĐ. Suất hao phí của TSCĐ trong năm 2006 giảm so vơi năm 2005 là 0,013, tương đương 14,94%. Tuy nhiên, sự biến động của các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng của TSCĐ chủ yếu là do sự biến động của doanh thu thuần và lợi nhuận gộp của năm 2006 so với năm 2005, nguyên giá TSCĐ bình quân biến động không lớn sau hai năm đó. Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty, để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng TSCĐ tại công ty nên chú ý các vấn đề sau: - Đa dạng hóa nguồn đầu tư TSCĐ: Hiện nay TSCĐ của công ty hình thành bằng nguồn ngân sách và nguồn vốn tự bổ sung. Công ty nên quan tâm đến việc tìm kiếm nguồn đầu tư mới để có đẩy mạnh hơn việc đổi mới TSCĐ, thay thế các TSCĐ đã lạc hậu. Công ty có thể huy động từ các nguồn sau: + Thuê hoạt động: nội dung hợp đồng thuê không có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản. Hình thức này có ưu điểm là bên thuê không phải chịu trách nhiệm về bảo trì, bảo hiểm TSCĐ và không chịu các rủi ro liên quan đến tài sản nếu như không phải là do lỗi của mình. + Thuê tài chính: là thuê tài sản mà bên cho thuê có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê. Quyền sở hữu tài sản có thể chuyển giao vào cuối thời hạn thuê. Huy động TSCĐ từ nguồn này giúp cho doanh nghiệp không phải huy động tập trung tức thời một lượng vốn lớn để mua TSCĐ khi mà số vốn của doanh nghiệp còn hạn chế mà tiền phải trả cho bên cho thuê được thanh toán cho nhiều kỳ. Đây thực chất là hình thức cho thuê vốn trung và dài hạn. Đặc thù của thuê tài chính là bên cho thuê nắm giữ quyền sở hữu pháp lý đối với tài sản cho thuê, vì vậy khi thực hiện các hợp đồng thuê tài chính thì không cần phải có tài sản thế chấp như khi đi vay tín dụng. - Quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả TSCĐ trong quá trình kinh doanh: + Tăng cường nhượng bán, thanh lý TSCĐ lạc hậu, hiệu quả sử dụng kém, TSCĐ đã hư hỏng hoặc không cần dùng đến. + Quản lý TSCĐ chặt chẽ về mặt hiện vật, không để mất mát, hư hỏng một cách không đáng có. Quản lý về hiện trạng kỹ thuật, công suất thiết kế để có biện pháp nâng cấp kịp thời. - Tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ, sử dụng việc phân tích tình hình sử dụng và đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ: Công ty nên tiến hành sử dụng các chỉ tiêu để phân tích tình hình sử dụng và đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ mỗi kỳ để đưa ra ý kiến tư vấn hữu ích cho ban giám đốc. Việc làm này sẽ giúp cho công ty phát hiện ra những mặt tốt, mặt hạn chế để có kế hoạch thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. KẾT LUẬN Tài sản cố định của công ty đóng một vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh. TSCĐ của công ty hình thành từ nguồn kinh phí cấp trên và từ nguồn vốn tự bổ sung như nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn vốn kinh doanh… TSCĐ tại công ty được phân loại theo loại hình biểu hiện và theo nguồn hình thành nhằm thuận lợi cho công tác quản lý sử dụng TSCĐ hiệu quả hơn. TSCĐ được tính giá theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và theo giá trị còn lại. Nguyên giá được xác định là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng tại Công ty. TSCĐ được ghi nhận theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành, không có tài sản có giá trị dưới 10 triệu và thời gian sử dụng dưới 1 năm. Các nghiệp vụ tăng TSCĐ trong công ty chủ yếu là do mua sắm mới, ngoài ra còn do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành, do Tổng công ty xăng dầu điều động hoặc do đánh giá tăng TSCĐ… Các chứng từ được sử dụng là phiếu yêu cầu mua TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ, Hóa đơn mua TSCĐ… Các nghiệp vụ giảm TSCĐ trong công ty chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán TSCĐ, do đánh giá giảm TSCĐ, do điều chuyển đi nơi khác… Các chứng từ được sử dụng là Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ, Đơn đề nghị thanh lý TSCĐ… Các nghiệp vụ trên được ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng cho tất cả các TSCĐ. Việc trích hoặc thôi không trích khấu hao TSCĐ tại công ty được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng. Những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì không trích khấu hao. Nhìn chung, tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, TSCĐ được sử dụng đúng mục đích, các đơn vị sử dụng có tinh thần trách nhiệm trong việc bảo quản và sử dụng TSCĐ. Việc kiểm kê TSCĐ được thực hiện hàng kỳ nên có thể bao quát được tình trạng TSCĐ, tình hình thừa thiếu, hư hỏng để có biện pháp giải quyết kịp thời. Các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ tuân thủ theo các quy trình với các thủ tục chặt chẽ. Tuy nhiên trong công tác hạch toán kế toán và quản lý TSCĐ còn một số điểm tồn tại, chẳng hạn như: Công ty không tiến hành đánh số hiệu TSCĐ, nhiều TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng; một số sổ sách không sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính… Đó là những điểm cần sửa chữa để hoàn thiện hạch toán kế toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Quảng Bình trong thời gian tới. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Bộ Tài chính – Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1999 về Chế độ kế toán doanh nghiệp - Bộ Tài chính – Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 về Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. - Bộ Tài chính – Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. - Bộ Tài chính – Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 về Chế độ kế toán doanh nghiệp - Bộ Tài chính – Chuẩn mực kế toán số 03 – Tài sản cố định hữu hình, - Chuẩn mực kế toán kế toán quốc tế số 06 – Nhà xưởng, máy móc, thiết bị, Chuẩn mực kế toán quốc tế, Nhà xuất bản Tài chính, 2000. - Giáo trình Kế toán quốc tế, Nhà xuất bản Thống kê, 2004 - Giáo trình Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê, 2006 - Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh, Nhà xuất bản thống kê, 2005 - PGS.TS. Nguyễn Văn Công, Chuyên khảo về Báo cáo tài chính vf lập, đọc và phân tích Báo cáo tài chính, NXB Tài chính, 2005 - PGS.TS. Nguyễn Văn Công, Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, Nhà xuất bản tài chính, 2005 - Ronald J. Thacker, Nguyên lý kế toán Mỹ (Accounting Principle), Nhà xuất bản thống kê, 12/2004 - Tập san “Tổng công ty xăng dầu Việt Nam – Một chặng đường phát triển” - Một số trang web: www.mof.gov.vn; www.kiemtoan.com.vn; www.webketoan.com