Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Máy tính truyền thông CMC

cung cấp thiết bị khoa học, thí nghiệm, đo lường, điều khiển tự động... Hiện tại ở công ty, một số lĩnh vực hoạt động kinh doanh thiết bị, lắp ráp, sản xuất máy tính, chuyển giao công nghệ, phát triển ứng dụng phần mềm còn là một bộ phận phụ thuộc. Trong tương lai gần các lĩnh vực trên sẽ trở thành các thành viên độc lập đầy sức sống của CMC. - Chức năng nhiệm vụ chính của công ty: + Kinh doanh các sản phẩm điện tử, chuyển giao công nghệ, sản xuất phần mềm, cung cấp các giải pháp. + Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử tin học - Đặc điểm hoạt động: Công ty đang hoạt động trong lĩnh vực tích hợp hệ thống, cung cấp giải pháp, phát triển ứng dụng, phân phối sản phẩm, kinh doanh thiết bị và chuyển giao công nghệ. - Tổng số vốn của công ty CMC (số liệu được lập tại 31/12/2002) +Vốn pháp định: 10.000 triệu đồng + Vốn lưu động: 78.101 triệu đồng + Tổng vốn: 88.101 triệu đồng - Các khách hàng lớn của công ty CMC: + Chính phủ: Ngành giáo dục và đào tạo, Văn phòng Quốc hội, Toà án, Viện kiểm sát, Bộ Công an, Bộ Giao thông vận tải,Tổng cục Địa chính. + Tài chính Ngân hàng: Bộ Tài chính, Kho bạc nhà nước, Tổng cục Thuế, Tổng cục đầu tư và phát triển + Doanh nghiệp lớn: Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam và các công ty trực thuộc, Tổng công ty Bảo hiểm, Tổng công ty Điện lực và các công ty thành viên + Khách hàng nước ngoài: Ericsson, Telstrs, Nipon Telecom and Telegraph (NTT)... - Quan hệ đối tác của Công ty: + Đại lý tích hợp hệ thống cấp I của hãng HP + Đại lý và nhà tích hợp hệ thống của hãng Compaq + Đại lý chính thức của hãng IBM. Nhà cung cấp giải pháp của hãng IBM + Nhà tích hợp hệ thống của hãng Acer... 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hiện nay, cơ cấu tổ chức của công ty thực hiện chế độ một thủ trưởng, cơ cấu bộ máy là cơ cấu chức năng theo hình thức tập trung gồm: một giám đốc, một phó giám đốc và các phòng ban và các trung tâm (Sơ đồ 2.1) Phòng tổ chức hành chính: là bộ phận tập hợp ban tổ chức lao động tiền lương, hành chính quản trị. Nhiệm vụ của phòng này là bố trí sắp xếp lao động cho công ty từng phòng từng trung tâm, xây dựng những qui chế hướng dẫn thực hiện các qui định theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước. Phòng kế toán tài vụ: Là bộ phận công cụ quản lý trong công ty, giúp giám đốc thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán, thống kê tài chính cho công ty. Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính và báo cáo tài chính theo qui định. Trung tâm tích hợp hệ thống và cung cấp giải pháp công nghệ thông tin: Trên quan điểm nghiên cứu, tích hợp và phát triển các thành tựu mới nhất của nền công nghệ thông tin thế giới, áp dụng cho môi trường Việt Nam, công ty cộng tác với các đối tác là các nhà sản xuất và cung cấp dịch vụ thông tin hàng đầu trên thế giới xây dựng các hệ thống thông tin trọn gói, đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật yêu cầu tính mở, chuẩn mực, độ bền và an toàn. Mục tiêu của công ty là cung cấp các hệ thống thông tin trọn gói bao gồm từ hệ thống mạng xương sống, hệ thống truyền thông điệp (E- mail). Internet/Intranet và các ứng dụng hỗ trợ quản lý điều hành. Trung tâm phát triển phần mềm và ứng dụng: Trung tâm phát triển phần mềm có nhiều đầu tư nghiên cứu và kinh nghiệm xây dựng các ứng dụng trong lĩnh vực lưu trữ và tìm kiếm thông tin trên các công nghệ khác nhau. Phát triển các ứng dụng thương mại điện tử trong tương lai cũng sẽ là một trong những hướng đi của trung tâm phát triển phần mềm để đáp ứng nhu cầu đang đi lên của xã hội trong thời đại Internet. Trung tâm kinh doanh thiết bị, tư vấn và chuyển giao công nghệ: Trung tâm đã và đang hợp tác để lựa chọn, giải pháp công nghệ và thiết bị tiên tiến nhất của các hàng nước ngoài hàng đầu thế giới, rút ngắn khoảng cách về công nghệ và thiết bị trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, thí nghiệm, giảng dạy, đo lường điều khiển tự động giữa Việt Nam và Quốc tế. Trung tâm cùng khách hàng xây dựng giải pháp tối ưu và lựa chọn công nghệ và thiết bị thích hợp đảm bảo tính hệ thống, phát triển và tân tiến. Thực hiện việc cung cấp thiết bị, lắp đặt vận hành. Đào tạo và chuyển giao công nghệ sau bán hàng. SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CMC GIÁM ĐỐC Phó giám đốc TT kinh doanh thiết bị, tư vấn, CGCN TT phát triển phần mềm và cung ứng giải pháp TT tích hợp hệ thống và cung cấp giải pháp CNTT Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng hệ thống Phòng kỹ thuật Phòng bảo hành 2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Năm Tỷ lệ 2001 2002 2001 2002 1. Tổng doanh thu 124 102 975 252 118 579 176 919 100 % 95,55% 2. Giá vốn hàng bán 107 022 165 726 101 580 286 486 100 % 94,92% 3. Tổng chi phí 16 453 836 396 16 437 037 876 100 % 99,98% 4. Tổng LN trước thuế 629 973 130 1 124 728 562 100 % 179,39% 5. Thuế TNDN phải nộp 200 631 402 168 272 801 100 % 86,87% 6. Lợi nhuận sau thuế 426 341 728 956 455 744 100 % 224,34% 7. Thu nhập BQ 1 n/tháng 2 100 000 2 300 000 100 % 109,52% Mặc dù tổng doanh thu của năm 2002 giảm xuống nhưng chúng ta đều thấy lợi tức trước thuế tăng 79,39% so với năm 2001. Nguyên nhân chính là do giá vốn hàng bán trên tổng doanh thu giảm 0,67% so với năm 2001. 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Là người đứng đầu trong phòng kế toán kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc. Toàn bộ nhân viên phòng kế toán chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Để phù hợp với qui mô của công ty, góp phần tiết kiệm, giảm lao động gián tiếp, bộ máy kế toán được tổ chức như sau: SƠ ĐỒ 2.2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CMC Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ, vật tư, lương, và BH Kế toán tiêu thụ hàng hoá Thủ quỹ - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người lãnh đạo theo dõi quản lý chung phòng kế toán. - Kế toán thanh toán: theo dõi các vấn đề thanh toán tiền gửi ngân hàng. - Kế toán tài sản cố định, vật tư, hàng hoá, tiền lương và bảo hiểm. - Kế toán tiêu thụ sản phẩm: làm công việc tập hợp chi phí và tính giá thành tiêu thụ. - Thủ quỹ: Có trách nhiệm lập báo cáo quỹ hàng ngày, phản ánh thực trạng thu, chi của công ty. - Công ty áp dụng chế độ kế toán mới theo quyết định số 1141 - TCQĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính. - Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 2.2.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý, đồng thời phù hợp với quy mô hoạt động của công ty. Bộ máy kế toán của công ty theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán của công ty được thực hiện trọn vẹn trong phòng kế toán từ khâu ghi chép ban đầu đến khâu tổng hợp báo cáo và kiểm tra kế toán. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Bảng cân đối tài khoản Bảng báo cáo kế toán Sổ quỹ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty được lập theo chứng từ mẫu: - Phần lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Phần hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ, thẻ kho biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá - Phần bán hàng: Hoá đơn GTGT, sổ theo dõi thuế GTGT - Phần tiền tệ gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ. - Phần TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ. - Cuối tháng các nhân viên kế toán lập: Báo cáo doanh thu, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo hàng bán ra. 2.2.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán Để phục vụ cho kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế và doanh thu thuần. Với tài khoản này công ty mở các tài khoản cấp II - TK 5111: Doanh thu kinh doanh hàng hóa - TK 5113: Doanh thu dịch vụ - TK 5114: Doanh thu khác - Tài khoản 531 “Hàng hóa bị trả lại” Phản ánh trị giá hàng hóa đã bán bị bên mua trả lại. - Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” Phản ánh số tiền giảm giá cho người mua theo giá bán. - Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” - Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản: + TK 111 “Tiền mặt” + TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” + TK 131 “ Phải thu khách hàng” + TK 156 “ Hàng hóa” + TK 157 “ Hàng hóa gửi bán” + TK 138 “ Phải thu khác” + TK 641 “ Chi phí bán hàng” 2.2.2.3. Hệ thống sổ kế toán Để thực hiện các nghiệp vụ ghi chép về phát sinh kế toán dùng các sổ: - Bảng kê số 4 - Tờ kê chi tiết số 4 ghi Có TK 511. - Sổ cái. 2.2.2.4. Báo cáo tài chính BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN (12/2003) (ĐVT: đồng) Tài sản Mã số Số đầu năm Số cuối năm A.Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 100 35,440,405,890 63,130,510,816 I-Tiền 110 11,614,833,076 22,494,875,989 1.Tiền mặt tại quỹ 111 2,277,248,617 786,204,340 2.Tiền gửi ngân hàng 112 9,337,584,459 21,708,671,649 3.Tiền đang chuyển 113 II-Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 1.Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 2.Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 129 III-Các khoản phải thu 130 13,659,835,816 30,694,004,026 1.Phải thu của khách hàng 131 5,830,486,905 15,724,702,628 2.Trả trước cho người bán 132 3,426,804,074 12,110,423,906 3.Thuế GTGT được khấu trừ 133 423,229,708 347,135,764 4.Phải thu nội bộ 136 5.Các khoản phải thu khác 138 3,979,315,129 2,511,741,728 6.Dự phòng các khoản phải thu kho đòi 139 IV-Hàng tồn kho 140 6,231,409,762 4,158,709,994 1.Công cụ, dụng cụ 143 211,412,464 83,451,548 .. 6.Hàng hóa tồn kho 146 6,019,997,298 4,075,258,446 7.Hàng gửi bán 147 V-Tài sản lưu động khác 150 3,934,327,236 5,782,920,807 1.Tạm ứng 151 1,489,449,700 594,575,200 2.Chi phí trả trước 152 3.Chi phí chờ kết chuyển 153 96,901,300 103,238,000 5.Thế chấp, ký quỹ ngắn hạn 155 2,347,976,236 5,085,107,607 VI-Chi sự nghiệp 160 1.Chi sự nghiệp năm trước 161 2.Chi sự nghiệp năm nay 162 B. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 200 1,944,194,369 1,973,943,599 I-Tài sản cố định 210 1,944,194,369 1,973,943,599 1,973,943,599 1.Tài sản cố định hữu hình 211 1,944,194,369 1,973,943,599 1,973,943,599 - Nguyên giá 212 3,735,712,584 1,973,943,599 1,973,943,599 _ Giá trị hao mòn lũy kế 213 (1791518215) (1,791,518,215) (2476480505) (2,476,480,505) 2.Tài sản cố định thuê tài chính 214 . . . . . .. . 215 3.Tài sản cố định vô hình 217 . . . . . . . . 218 II- Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 220 1.Đầu tư chứng khoán dài hạn 221 2.Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 229 III-Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 IV-Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn 240 tổng cộng tài sản 250 37,384,600,259 65,104,454,415 Nguồn vốn mã số số đầu năm số cuối kỳ A- nợ phải trả 300 31,120,999,399 58,595,960,982 I- Nợ ngắn hạn 310 31,091,771,662 58,595,960,982 1.Vay ngắn hạn 311 16,684,684,000 33,108,180,402 2.Nợ dài hạn đến hạn trả 312 3.Phải trả cho người bán 313 2,917,313,162 5,062,494,841 4.Người mua trả trước tiền 314 10,113,591,565 19,667,063,813 5.Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 315 820,836,541 482,869,008 6.Phải trả công nhân viên 316 3,445,000 7.Phải trả cho các đơn vị nội bộ 317 8.Các khoản phải trả, phải nộp khác 318 551,901,394 275,352,918 II- Nợ dài hạn 320 1.Vay dài hạn 321 2.Nợ dài hạn 322 III- Nợ khác 330 29,227,737 1.Chi phí phải trả 331 29,227,737 2.Tài sản thừa chờ xử lý 332 3.Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 333 B- NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 400 6,263,600,860 6,508,493,433 I. Nguồn vốn - quỹ 410 6,263,600,860 6,508,493,433 1.Nguồn vốn kinh doanh 411 6,000,681,113 6,000,681,113 2.Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412 3.Chênh lệch tỷ giá 413 4.Quỹ phát triển kinh doanh 414 5.Quỹ dự trữ 415 6.Lãi chưa phân phối 416 254,741,182 470,547,755 7.Quỹ khen thưởng phúc lợi 417 8,178,565 37,264,565 8.Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 418 II.Nguồn kinh phí 420 1.Quỹ quản lý của cấp trên 421 2.Nguồn kinh phí sự nghiệp 422 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 423 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 424 TỔNG CỘNG NGUỐN VỐN 37,384,600,259 65,104,454,415 Nhận xét: Nhìn vào bảng cân đối kế toán ta thấy: + Về tài sản: TSLĐ và vốn đầu tư ngắn hạn tăng mạnh, TSCĐ và đầu từ dài hạn tăng ít hơn. Như vậy là vốn lưu động là rất quan trọng đối với công ty. + Về nguồn vốn: Tổng nguồn vốn tăng từ 27.719.854.156 đồng tương ứng với mức tăng 174%. BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Chỉ tiêu Mã Lũy kế từ đầu năm Tổng doanh thu 1 124,102,957,252 Trong đó: Doanh thu hàng xuất khẩu 2 Các khoản giảm trừ (4+5-6+7) 3 1,850,974,134 - Chiết khấu 4 - Giảm giá 5 - Giá trị hàng bán bị trả lại 6 1,850,974,134 - Thuế doanh thu, thuế xuất khẩu phải nộp 7 1. Doanh thu thuần (1-3) 10 122,251,983,118 2. Giá vốn hàng bán 11 107,022,165,726 3. Lợi tức gộp (10-11) 20 15,229,817,392 4. Chi phí bán hàng 21 2,076,661,899 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 10,139,827,326 6. Lợi tức thuần từ hoạt động kinh doanh (20-(21+22)) 30 3,013,328,167 - Thu nhập hoạt động tài chính 31 135,297,078 - Chi phí hoạt động tài chính 32 2,479,565,626 7. Lợi tức hoạt động tài chính (31-32) 40 (2,344,268,548) - Các khoản thu nhập bất thường 41 11,753,413 - Chi phí bất thường 42 53,839,902 8. Lợi tức bất thường (41-42) 50 (42,086,489) 9. Tổng lợi tức trước thuế (30+40+50) 60 626,973,130 10. Thuế lợi tức phải nộp 70 200,631,402 11. Lợi tức sau thuế (60-70) 80 426,341,728 2.3. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MÁY TÍNH TRUYỀN THÔNG CMC 2.3.1. Đặc điểm lao động tại Công ty 2.3.1.1. Lao động ở Công ty Tổng số lao động ở công ty là 270 lao động. Số lao động được phân loại như sau: + Số lao động nam: 215 người + Số lao động nữ: 55 người Như vậy số lao động nam tại công ty chiếm tới 80% trong tổng số lao động của công ty, điều này cũng hợp lý vì các ngành nghề sản xuất kinh doanh ở công ty có tính chất công nghiệp nặng, cần có sức khoẻ để thích nghi với công việc. Phân loại lao động theo trình độ đào tạo: + Trình độ đại học: 24 lao động + Trình độ trung học chuyên nghiệp – chuyên nghiệp kỹ thuật: 196 lao động + Trình độ sơ cấp lao động phổ thông: 50 lao động Phân loại lao động theo tính chất phục vụ: + Lao động trực tiếp: 196 người + Lao động gián tiếp: 74 người Số lao động gián tiếp chiếm 23,9%, tỷ lệ này là tương đối hợp lý. Với số lượng lao động trên và cách phân loại lao động như vậy thì lực lượng lao động của công ty đã đáp ứng được nhu cầu của các ngành nghề sản xuất kinh doanh và góp phần đưa công ty phát triển ngày một vững mạnh. 2.3.1.2 .Thu nhập của người lao động trong công ty Xét trong năm 2004 thì thu nhập của người lao động trong công ty được thể hiện qua bảng sau: Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Tháng 12 Quí IV Cả năm 2004 Tổng quỹ lương 355.350.680 1.059.920.000 4.159.680.000 Tiền lương bình quân 1.100.000 3.300.000 13.200.000 Qua bảng chỉ tiêu trên ta thấy, nếu so với tổng quỹ lương của công ty năm 2002 là 1.854.430.000 thì tổng quỹ lương năm 2004 tăng lên gấp 2,2 lần. Và so với tổng quỹ lương năm 2003 là 2.889.866.500 thì tổng quỹ lương năm 2004 tăng lên hơn 1,3 lần. Bên cạnh đó tiền lương bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty hàng tháng cũng tăng lên rõ rệt qua từng năm. Nếu như tiền lương bình quân/ tháng năm 2002 chỉ là 550.000 thì đến năm 2003 đã tăng lên mức 800.000 và đến tháng 12 năm 2004 thì tiền lương bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty đã đạt mức 1.100.000 Với mức tiền lương bình quân như trên, thì công ty đã áp ứng được nhu cầu tái sản xuất sức lao động đồng thời ổn định cải thiện đời sống người lao động. 2.3.2. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động tại Công ty 2.3.2.1. Hạch toán số lượng lao động Tại công ty Máy tính truyền thông CMC, số lượng lao động tăng giảm theo từng năm. Vì vậy để theo dõi số lao động của Công ty mình và để cung cấp thông tin cho quản lý, mọi thay đổi về lao động ở Công ty đều được phản ánh trên sổ “Nhật ký lao động”. Sổ này được mở để theo dõi số lượng lao động của cả công ty và do phòng tổ chức nhân sự quản lý. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác nghỉ hưu, hết hạn hợp đồng… Các chứng từ này do phòng tổ chức hành chính lập mỗi khi có các quyết định tương ứng được ghi chép kịp thời vào sổ “Nhật ký lao động”. Trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương và các khoản phải trả khác cho người lao động một cách chính xác kịp thời 2.3.2.2. Hạch toán thời gian lao động Công ty áp dụng chế độ ngày làm việc 8 giờ và tuần làm việc 6 ngày (tuần làm việc 48 giờ). Để hạch toán thời gian lao động, công ty sử dụng “Bảng chấm công”. Bảng chấm công này dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng người lao động trong tháng do từng phòng, ban phân xưởng ghi hàng ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số thời gian lao động thực tế, thời gian nghỉ theo chế độ, kế toán phụ trách lao động tiền lương sẽ tính ra số lương phải trả cho từng người lao động. Công ty tổ chức hạch toán tiền lương theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ SỐ 2.3: QUY TRÌNH TÍNH VÀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CMC Thanh toán thu nhập báo công Thống kê các phân xưởng Tổ chức lao động Sổ tổng hợp lương Bảng thanh toán lương Phòng kế toán Bảng phân bổ tiền lương Sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đơn vị: Công ty máy tính truyền thông CMC Bộ phận: CSI BẢNG SỐ 2.1: BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 1 năm 2004 Họ tên Ngày trong tháng Bậc Tổng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ng.Đức Biêu + + 0 + 0 + + + * * * * + + 0 + + * * * * + + + + + + + + * 0 IV 22.5 Ng.Bá Bằng 0 * * + + + + + + + 0 0 + + + * * + + + + + * * + + + + + + 0 IV 24 Ng. Đức Dương + * * * + + * + + + 0 0 0 + + + + 0 0 0 + + + + + + + + + + + IV 23.5 Ng. Bá Đàm + + + + + 0 + 0 + * * + * + * 0 0 + + + * * * + + + + * 0 * + V 22 Ng. Khắc Hoa 0 0 * * * * + + + 0 0 + + 0 0 0 + + * * * * + + * * + * * + + VI 19 ……. .. .. … .. … … … … … … … … ... … … … … … … … … ... … … … … … … … … … …. …. Đinh Đức Mạnh + * * + + * + + + + 0 0 * * + + + + * * + + * * + + + + + + + VI 23.5 Cộng Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công Ký hiệu: + : Một công * : Nửa công 0 : Nghỉ Ngoài những ngày làm công chính ở Công ty, nhân viên có thể làm thêm một số buổi, do vậy Công ty sẽ chấm công cho những bộ phận làm thêm này theo một bảng chấm công riêng. (Ký, họ tên) Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng thống kê ngày công ta lập bảng nghiệm thu, lập bảng tính lương và lập bảng thanh toán lương, bảng tổng hợp lương toàn công ty BẢNG SỐ 2.2: BẢNG NGHIỆM THU TT Họ tên BT Loại Số ngày công Công làm thêm Ký nhận 1 Ng. Đức Biêu VI C 22.5 9 2 Ng. Bá Băng IV B 24 9 3 Ng. Đức Dương VI C 23.5 8 4 Ng. Bá Đàm V C 22 6 5 Ng. Khắc Hoa VI C 19 5 ……….. … … …. ….. Đinh Đức Mạnh VI C 23.5 7 Tổng Quản lý phân xưởng Tổ trưởng Thống kê (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Bảng nghiệm thu có kết cấu sau: Cột 1: Ghi số thứ tự Cột 2: Ghi họ tên Cột 3: Ghi bậc thợ Cột 4: Ghi loại lao động Cột 5: Ghi số ngày công chính Cột 6: Ghi số ngày công phụ Cột 7: Ký nhận Lưu ý: Loại lao động ở đây căn cứ vào số ngày làm công chính thức, không liên quan đến số công làm thêm. Căn cứ bảng chấm công ta thấy: Số ngày công chính >=24 ngày thì có công loại B Số ngày công chính<24 ngày thì có công loại C Nếu làm đủ 26 ngày công/tháng thì được loại A. BẢNG SỐ 2.3: BẢNG TÍNH LƯƠNG CÔNG NHÂN VIÊN TT Họ tên BT HSL NC LT Loại Lương ngày Lương LT Thưởng BHXH PCĐH PC máy Tiền ăn Tổng cộng 1 Ng. Đức Biêu VI 2.84 22.5 9 C 712.731 285.092 199.565 135.419 70.000 170.000 157.500 1.730.507 2 Ng. Bá Băng IV 1.92 24 9 B 513.969 192.738 141.342 97.654 100.000 120.000 165.000 1.330.705 3 Ng. Đức Dương VI 2.84 23.5 8 C 744.408 253.415 199.565 141.437 70.000 170.000 157.500 1.736.325 4 Ng. Bá Đàm V 2.33 22 6 C 571.746 155.931 145.535 108.632 70.000 140.000 140.000 1.331.844 5 Ng. Khắc Hoa VI 2.84 19 5 C 601.860 158.385 152.049 114.345 70.000 170.000 120.000 1.386.649 …….. ….. …. … … …… …… …… ……. …… …… …… …… …… Đinh Đức Mạnh VI 2.84 24 6 B 460.431 115.108 115.108 87.482 100.000 80.000 150.000 1.188.128 Tổng Kết cấu bảng tính lương công nhân viên: Cột 1: số thứ tự Cột 10: Thưởng Cột 2: Họ tên Cột 11: BHXH Cột 3: Bậc thợ Cột 12: Phụ cấp độc hại Cột 4: Hệ số lương Cột 13: Phụ cấp máy Cột 5: Ngày công Cột 14: Tiền ăn Cột 6: Làm thêm Cột 15: Tổng cộng Cột 7: Loại Cột 8: Lương ngày Cột 9: Lương làm thêm Căn cứ vào bảng tính lương ta tính được tiền lương cá nhân như sau: Tiền lương cá nhân = Hệ số lương *290.000 *NC + Thưởng + Phụ cấp + Tiền ăn 26 ngày Ví dụ với nhân viên Nguyễn Đức Biêu: Tiền lương chính = (2,84 x 290 000 x 22,5) : 26 = 712 731 (Trong ngày) Tiền lương làm thêm = (2,84 x 290 000 x 9) : 26 = 285 092 Tiền thưởng = (lương chính + lương phụ) x 20% = (712 731 + 285 092) x 20% = 199565 = Lương chính x 19% = 712 731 x 19% = 135 419 Loại C được trợ cấp độc hại là 70.000đ (do làm < 24 ngày công). Bậc IV được phụ cấp máy là 170.000đ Tổng cộng = Tiền lương + tiền thưởng + BHXH + PCĐH + PC máy + tiền ăn = 1.730.307đ Từ bảng kê chi tiết tiền lương, thanh toán lương cho từng nhân viên. Bảng thanh toán lương có kết cấu: Ví dụ trường hợp của nhân viên Nguyễn Bá Bằng: Số thứ tự : 1 (ghi vào cột 1). Họ tên : Nguyễn Bá Bằng ghi vào cột 2. Tiền lương : 1.730.307 ghi vào cột 3 Tạm ứng : 800 000 ghi vào cột 4 Công tác phí : 100.000đ ghi vào cột 5 BHXH : 135419 ghi vào cột 6 BHYT : 3.609 ghi vào cột 7 Còn lĩnh : 901.731 ghi vào cột 8 Ký nhận : Cột 9 Còn lĩnh = Tiền lương – Tạm ứng – công tác phí – BHXH – BHYT (nếu có) Đối với các nhân viên khác ta cũng tính lương tương tự như trên. Như vậy ta sẽ có bảng thanh toán lương cho công nhân viên như sau: BẢNG SỐ 2.4: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Họ tên Tiền lương Tạm ứng Công tác phí BHXH BHYT Còn lĩnh Ký Nguyễn Đức Biêu 1.730.307 800.000 10.000 15.480 3.096 901.731 Nguyễn Duy Bảy 1.485.622 800.000 10.000 15.480 3.096 657.046 Nguyễn Bá Băng 1.330.703 800.000 10.000 X X 520.703 Nguyễn Đức Dương 1.736.325 800.000 10.000 X X 926.325 Nguyễn Bá Đàm 1.331.844 800.000 10.000 X X 521.844 Nguyễn Khắc Hoa 1.388.649 800.000 10.000 X X 576.649 Nguyễn Thanh Hà 1.030.702 800.000 10.000 X X 220.702 Đinh Văn Khoái 1.239.721 800.000 10.000 X X 429.721 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi đã thanh toán xong cho các bộ phận, kế toán lập bảng tổng hợp lương toàn Công ty. Kết cấu của bảng tổng hợp lương toàn Công ty như sau: BẢNG SỐ 2.5: BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG TOÀN CÔNG TY Tên bộ phận Tiền lương thực tế Tạm ứng Khấu trừ 6% Kỳ 2 được lĩnh Bộ phận QLVP 8.593.000 6.250.000 515.580 1.827.420 Bộ phận QLPX 4.560.000 3.500.000 273.600 786.400 Bộ phận trực tiếp SX 10.327.598 6.000.000 619.655.88 370.794.12 Bộ phận BH 3.342.700 1.000.000 200.562 2.142.138 Tổng 26.823.298 16.750.000 1.609.397 8.463.901 2.3.3. Tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tại Công ty việc thanh toán lương được chia thành 2 đợt: Đợt 1: Gọi là tạm ứng lương diễn ra vào ngày 20 hàng tháng Đợt 2: Gọi là quyết toán lương diễn ra vào ngày 05 tháng sau: * Kế toán chi lương tạm ứng kỳ I: Đầu tháng các phòng ban lập danh sách tạm ứng cho người lao động, sau đó kế toán chi tiền tạm ứng cho người lao động ở các phòng ban. Thủ quỹ viết giấy tạm ứng. Căn cứ vào phiếu chi các số liên quan (TK 141, TK 111, TK 334). Hình thức của phiếu chi, phiếu tạm ứng Công ty Máy tính truyền thông CMC PHIẾU TẠM ỨNG Tên tôi là : Đặng Đình Nam Bộ phận công tác : Quản lý phân xưởng I Đề nghị tạm ứng : 1.360.000 Bằng chữ : Một triệu ba trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn Lý do : Tạm ứng lương tháng 1/2004 Duyệt tạm ứng : Sau khi nhận được phiếu tạm ứng. Căn cứ vào phiếu kế toán lập phiếu chi: Công ty Máy tính truyền thông CMC Quyển số 07 PHIẾU CHI Mẫu: …….. Ngày 20/01/20004 Nợ TK 334 Có TK 111 Họ tên người nhận : Đặng Đình Nam Địa chỉ: : Quản lý phân xưởng I Lý do chi: : Chi tạm ứng Số tiền : 1.360.000 Bằng chữ : Một triệu ba trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn Lý do tạm ứng : Trả trước lương Kèm theo : Phiếu tạm ứng Đã nhận đủ số tiền: Người nhận Kế toán trưởng Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi tạm ứng lương lần 1 cho các bộ phận thủ quỹ chuyển các phiếu tạm ứng, phiếu chi cho các kế toán ghi vào sổ có liên quan và lên danh sách tạm ứng cho từng bộ phận. BẢNG SỐ 2.6: BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG Công ty Máy tính truyền thông CMC (Trích tạm ứng lương kỳ I) Tháng : 01. Địa chỉ : 29 Hàn Thuyên TT Họ tên Tạm ứng lương kỳ I Trừ nợ Thực lĩnh Ký 1. Nguyễn Đức Biêu 800.000 0 800.000 2. Nguyễn Duy Bảy 800.000 0 800.000 3. Nguyễn Bá Bằng 800.000 0 800.000 4. Nguyễn Đức Dương 800.000 0 800.000 5. Đinh Văn Khoái 800.000 0 800.000 Kế toán lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ bảng tạm ứng lương của từng bộ phận lập bảng tạm ứng toàn công ty và tổng hợp bảng lên bảng tạm ứng lương. BẢNG SỐ 2.7: BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I – TOÀN CÔNG TY Công ty Máy tính truyền thông CMC Bộ phận Tạm ứng Trừ Thực lĩnh Bộ phận QLVP 6.250.000 - 6.250.000 Bộ phận QLPX 3.500.000 - 3.500.000 Bộ phận trực tiếp SX 6.000.000 - 6.000.000 Bộ phận bán hàng 1.000.000 - 1.000.000 Cộng 16.750.000 16.750.000 * Kế toán chi lương đợt 2 (quyết toán lương) Lương đợt 2 được chi trả vào ngày 05 hàng tháng, cuối tháng phòng lao động tiền lương tính toán lương cho toàn Công ty và báo cáo lên Giám đốc, Giám đốc phê chuẩn sau đó chuyển sang phòng kế toán. Tại đây kế toán căn cứ vào hệ số lương để tính lương từng người trong Công ty, sau đó trừ đi các khoản phải thu của người lao động số còn lại trả cho người lao động, đó là khoản thực lĩnh. Sau khi tính toán lương xong, kế toán lương thông báo cho các phân xưởng, phòng ban lên gặp thủ quỹ ký nhận và nhận lương về thanh toán cho nhân viên. Khi các tổ trưởng lên thủ quỹ viết phiếu chi Công ty Máy tính truyền thông CMC Quyển số 07 PHIẾU CHI Mẫu: …….. Ngày 20/01/2004 Nợ TK 334 Có TK 111 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Thuỷ Địa chỉ: : Lý do chi : Chi lương đợt 2 cho nhân viên Số tiền : 1.640.800 Bằng chữ: Một triệu sáu trăm bốn mươi ngàn tám trăm đồng chẵn Ngày 21 tháng 01 năm 2004 Người lập phiếu Thủ quỹ Kế toán lương (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi chi lương xong, thủ quỹ chuyển các phiếu cho kế toán để vào sổ có liên quan và lên danh sách thanh toán lương. BẢNG SỐ 2. 8: TRÍCH BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY Bộ phận Tiền lương thực tế Tạm ứng kỳ I Khấu trừ 6% Kỳ II được lĩnh Bộ phận QLVP +P.Hành chính +P.Tài vụ 8.593.000 4.092.500 4.500.500 6.250.000 3.075.000 3.175.000 515.580 245.550 270.030 1.827.420 771.950 1.055.470 Quản lý +Phân xưởng 1 +Phân xưởng 2 4.560.000 2.360.000 2.200.000 3.500.000 1.360.000 1.740.000 273.600 141.600 132.000 786.400 458.400 328.000 Trực tiếp sản xuất + Phân xưởng lắp giáp + Phân xưởng đóng gói 10.327.598 6.320.000 4.007.598 6.000.000 4.300.000 1.700.000 619.655,98 379.200 240.455,88 3.707.942,12 1.640.800 2.067.142,12 Bán hàng 3.342.700 1.000.000 200.562 2.142.138 Cộng 26.923.298 16.750.000 1.609.397 8.463.901 Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng ngày kế toán tiến hành tổng hợp lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, cho từng bộ phận phòng ban để tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ. Tổng các khoản phải thu là 25%. Phần tính vào giá thành là 19%. KPCĐ: 2%. BHXH: 15%. BHYT: 2%. Phần trừ vào lương cán bộ công nhân viên là 6%. BHXH: 5% BHYT: 1% Kế toán bảo hiểm theo nộp BHYT, BHXH, KPCĐ cho cơ quan cấp trên. · Phần BHXH nộp cho cơ quan cấp trên được tính như sau: BHXH = Lương chính x 20% Trong đó 5% là được tính trích vào lương đầu là phần do người lao động đóng góp. VD: Nhân viên Nguyễn Đức Biểu · Phần BHXH tính vào chi phí là: 712.731 x 15% = 135419 · Phần KPCĐ được tính như sau: KPCĐ được tính 2% trên tổng quỹ lương, cụ thể phần này do Công ty chịu hoàn toàn: KPCĐ = Tổng lương x 2%. VD: Nhân viên Nguyễn Bá Bằng có lương chính là 513.969đ Vậy KPCĐ = 513.969 x 2% = 10.279,38 Phần BHYT được tính như sau: Trích 3% trong đó 2% tính vào chi phí giá thành, 1% do người lao động trả. · Phần tính vào giá thành: BHYT = Lương chính x 2% VD: Nhân viên Nguyễn Đức Dương lương chính là 744.408đ BHYT = 744.408 x 2% = 14.888,16 Từ cách tính như trên ta lập bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ BẢNG SỐ 2.9: BẢNG TRÍCH BHXH, BHYT, KPCĐ TT Ghi có TK 338 Tổng số tiền lương thực tế 19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 6% khấu trừ vào lương Cộng 2% KPCĐ TK 3382 1% BHYT TK 3384 5% BHXH TK 3383 Tổng TK 338 2% BHYT TK 3384 15% BHXH TK 3383 Tổng TK 338 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 TK 622 10.327.598 206.551,96 206.551,96 1.549.139,7 1.962.243,62 516.379,9 103.275,98 619.655,88 2.518.899 2 TK 627 4.560.000 91.200 91.200 684.000 866.400 228.000 45.600 273.600 1.140.000 3 TK 642 8.593.000 171.860 171.860 1.288.950 1.632.670 429.560 85.930 515.580 2.148.250 4 TK 641 3.342.700 66.854 66.854 501.405 635.113 167.135 33.427 200.562 835.670 Cộng 26.823.298 536.466 536.466 4.023.495 5.096.427 1.341.165 268.233 1.609.397,88 6.750.820 Khi công ty nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ lên cơ quan quản lý, cấp trên kế toán sẽ tiến hành viết phiếu chi. Công ty Quyển số: Mẫu: PHIẾU CHI Nợ TK 338 Ngày Có TK 111 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Đức Biêu Địa chỉ : Lý do nộp tiền : Tiền BHXH Số tiền : 5.096.427đ Bằng chữ : Năm triệu không trăm chín sáu ngàn bốn trăm hai bảy đồng Đã nhận đủ số tiền : Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Lập các định khoản có liên quan: Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán căn cứ tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương thực tế phải trả công nhân viên tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty Nợ TK 622 1.962.243,62 Nợ TK 627 866.400 Nợ TK 641 635.400 Nợ TK 642 1.632.670 Có TK 338 5.096.427 Khi khấu trừ các khoản vào lương công nhân viên: Nợ TK 334 1.609.397,88 Có TK 338 1.609.397,88 Cuối tháng khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ lên cơ quan quản lý cấp trên: Nợ TK 338 5.096.427 Có TK 3382 536.465 Có TK 3383 4.023.496 Có TK 3384 536.466 Khi thanh toán BHXH: phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng để xác định nhận số ngày nghỉ do ốm đau thai sản, tai nạn lao động của công nhân viên. MẪU PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH: Đơn vị : Mẫu số: 02 BH Họ tên : Bùi Minh Tú Phiếu nghỉ hưởng BHXH Ban hành kèm theo Tuổi : 31 QĐ 1058 A Tên cơ quan Lý do Số ngày cho nghỉ Bác sĩ đóng dấu Tổng Từ ngày đến ngày BV Hà Tây ốm 2 10/01/04 11/01/04 Phần thanh toán: Số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình quân 1 ngày Tỷ lệ % hưởng BHXH Số tiền hưởng 2 ngày 13.846 75% 20.769 Trưởng ban BHXH Kế toán BHXH (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ mẫu phiếu nghỉ hưởng BHXH ta lập bảng thanh toán BHXH, đó là bảng tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH dùng làm căn cứ lập báo cáo quyết toán BHXH cấp trên, bảng này có thể dùng cho từng bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. Khi lập phải chi tiết cho từng trường hợp cụ thể. Bảng này được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại phòng kế toán, 1 liên gửi cơ quan quản lý quỹ BHXH để thanh toán số thực chi. BẢNG SỐ 2.10: BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng 1/2004 Nợ TK 338 Có TK 334 TT Họ tên Nghỉ ốm Tổng số tiền Ghi chú Số ngày (ngày) Số tiền 1 Bùi Minh Tú 02 20.769 20.769 Cộng 02 20.769 20.769 Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mươi ngàn bảy trăm sáu chín đồng Kế toán BHXH Trưởng ban BHXH Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ bảng thanh toán BHXH, kế toán lập phiếu chi (uỷ nhiệm chi): UỶ NHIỆM CHI Lập ngày 17/01/2004 Tên đơn vị trả tiền: BHXH Số TK: 431 – 401 – 10002 Tại Ngân hàng Ngoại Thương Phần do NH ghi TK nợ Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Máy tính truyền thông CMC Số TK: 710A 00012 Tại: Ngân hàng Công thương TK có Số tiền bằng chữ: Hai mươi ngàn bảy trăm sáu mươi chín đồng Số tiền: 20.769 Tháng 1 năm 2004 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ tai khoản (ghi số ngày) (ghi số ngày) Khi đã lập uỷ nhiệm chi, kế toán viết phiếu chi cho người được hưởng BHXH Công ty Máy tính truyền thông CMC PHIẾU CHI Quyển số: 02 Ngày 18/01/2004 Mẫu: ……… Nợ TK 334 Có TK 111 Họ tên người nhận: Bùi Minh Tú Địa chỉ: Lý do chi: Chi BHXH Số tiền : 20.769đ Bằng chữ: Hai mươi ngàn bảy trăm sáu mươi chín đồng Kèm theo: Đã nhận đủ số tiền: Người nhận Kế toán trưởng Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ những chứng từ và phiếu chi đã sử dụng. Công ty đã thực hiện các nghiệp vụ đã ghi như sau: Các nghiệp vụ liên quan: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào phiếu chi để chi tiền tạm ứng lương kỳ I cho cán bộ công nhân viên. Tổng số tiền là 16.750.000đ. Kế toán ghi: Nợ TK 334 16.750.000 Có TK 111 16.750.000 Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào bảng tổng hợp lương toàn Công ty, xác định lương phải trả toàn Công ty. Tổng số tiền là 26.823.298đ. Kế toán ghi: Nợ TK 622 10.327.598 Nợ TK 627 4.560.000 Nợ TK 641 3.342.700 Nợ TK 642 8.593.000 Có TK 26.823.298 Nghiệp vụ 3: Khấu trừ 6% BHXH, BHYT vào lương cán bộ công nhân viên tháng 1/2004 số tiền là 1.609.397đ. Kế toán ghi: Nợ TK 334 1.609.397 Có TK 338 1.609.397 Nghiệp vụ 4: Khi thanh toán tiền lương kỳ II cho công nhân viên trong công ty, căn cứ phiếu chi tiền mặt ngày 31/01/2004 về việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên số tiền là 8.463.901đ. Kế toán ghi: Nợ TK 334 8.463.901 Có TK 111 8.463.901 Nghiệp vụ 5: Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH, phiếu chi ngày 18/01/2004 với số tiền là 20.769đ. Kế toán ghi: Nợ TK 138 20.769 Có TK 334 20.769 Nghiệp vụ 6: Căn cứ phiếu uỷ nhiệm chi ngày 17/01/2004, nhận BHXH trả thay lương số tiền là: 20.769 Nợ TK 112 20.769 Có TK 138 20.769 Nghiệp vụ 7: Căn cứ vào phiếu chi ngày 18/01/2004, trả thay số tiền 20.769đ. Kế toán ghi: Nợ TK 334 20.769 Có TK 111 20.769 PHẦN 3. HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MÁY TÍNH TRUYỀN THÔNG CMC 3.1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MÁY TÍNH TRUYỀN THÔNG CMC Qua một thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán nói chung và đặc biệt là công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Máy tính truyền thông CMC, trên cơ sở những kiến thức và phương pháp luận đã được trang bị tại trường, em có một số nhận xét sau: Trong công tác tổ chức kế toán Công ty đã không ngừng từng bước hoàn thiện bộ máy kế toán của mình. Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung và hạch toán trên máy. Với hình thức kế toán tập trung tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo, nhiệm vụ đảm bảo. Sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời của ban Giám đốc Công ty. Đồng thời do điều kiện trong công việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với các kế toán viên (mỗi kế toán chịu trách nhiệm về một phần hành cụ thể). Nên đã phát huy được tính chủ động, sáng tạo trong công việc đặc biệt là các kế toán viên đều sử dụng tốt máy vi tính trong quản lý và hạch toán. 3.1.1. Những ưu điểm: Công tác hạch toán tiền lương và các khoản tính theo lương của người lao động luôn được chấp hành đúng về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động. Giữa kế toán tiền lương và phòng lao động tiền lương có sự hợp đồng để làm tốt công tác của mình . Việc hạch toán, thanh toán tiền lương một cách công khai tạo cho người lao động một tư tưởng an tâm và trên cơ sở đó kích thích được người lao động. Phương pháp trả lương được áp dụng trong công ty giải quyết được vấn đề điều hoà thu nhập giữa cán bộ công nhân viên, khuyến khích mọi người chăm chỉ làm việc tốt, cố gắng nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề và từng bước gắn bó với công ty. Mặt khác Công ty thực hiện việc thanh toán lương và các khoản trích theo lương của cán vộ công nhân viên kịp thời, đúng thời hạn quy định. Các hình thức chứng từ sổ sách sử dụng đúng mẫu ban hành của Bộ Tài Chính, phản ánh rõ ràng các khoản mục phát sinh. Tổ chức ghi chép tốt công tác ghi chép ban đầu, xử lý số liệu và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ liên quan. Nhìn chung công tác quản lý về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Máy tính truyền thông CMC rất khoa học, đạt kết quả tốt góp phần vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Song trên thực tế vẫn còn một số tồn tại. Thứ nhất: về chứng từ sổ sách kế toán. Nhìn chung, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán theo quy định của chế độ kế toán hiện hành nhưng vẫn chưa đầy đủ. Cụ thể là: về chứng từ kế toán để hạch toán tính trả lương, Công ty không lập “Bảng ghi năng suất cá nhân”. Đây là một chứng từ khá quan trọng, là căn cứ để xác định năng suất lao động của từng người, dựa vào đó ta mới biết được năng lực và hiệu quả làm việc thực sự của từng công nhân viên. Đặc biệt là khi Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian thì việc lập bảng này có thể hạn chế được tình trạng làm việc thiếu tích cực của một số nhân viên đi làm chỉ để lấy ngày công gây nhiều lãng phí cho doanh nghịêp. Thứ hai: Về tính trả lương cho người lao động. Ta thấy, việc tính trả lương theo thời gian ở Công ty có những điểm chưa hợp lý. Qua phần thực trạng đã nêu ở trên thì tiền lương trả cho từng lao động trong mỗi đơn vị căn cứ vào số ngày công thực tế của lao động đó. Với cách tính như vậy, Công ty đã mặc nhiên công nhận năng suất lao động của các công nhân có cùng ngày công là như nhau mà không căn cứ gì đến hiệu suất công việc của họ. Trên thực tế, trình độ của từng công nhân là khác nhau, hiệu suất làm việc của họ cũng khác nhau dẫn đến kết quả công việc đạt được cũng khác nhau nên trả lương theo cách này có thể sẽ vi phạm nguyên tắc làm theo năng lực hưởng theo lao động. Tiền lương còn mang tính chất bình quân, chưa gắn với năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc của từng người. Cách trả lương này sẽ là thiếu sót nếu ý thức làm việc của người lao động không tốt. Thứ ba: Về vấn đề tiền thưởng Chúng ta đều biết thưởng có một ý nghĩa rất lớn đối với người lao động. Nếu biết sử dụng tiền thưởng một cách hợp lý nó sẽ trở thành một công cụ hữu hiệu khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng sáng tạo của mình phát minh ra nhiều sáng kiến mới. Tại Công ty Máy tính truyền thông CMC, tác dụng của tiền thưởng định kỳ, loại tiền thưởng này mọi thành viên trong Công ty đều được hưởng và hưởng mức tiền như nhau. Công ty chưa chú trọng nhiều đến việc xây dựng các hình thức thưởng thường xuyên như: thưởng thành tích, thưởng nâng cao tay nghề, thưởng hoàn thành kế hoạch … Có lẽ vì vậy mà Công ty chưa tạo ra nhiều động lực thúc đẩy người lao động phấn đấu hơn. Thứ tư: Về hiệu quả sử dụng người lao động Qua phần đặc điểm về lao động của Công ty ta thấy trình độ lao động chung của Công ty tương đối đồng đều. Công ty đang có xu hướng tuyển dụng thêm nhiều lao động có trình độ và năng lực đáp ứng được yêu cầu của công cuộc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Số lượng lao động của Công ty không ngừng tăng lên qua các năm, từ năm 2002 đến năm 2004, mỗi năm tăng hơn 5%. Với mỗi trường hợp tăng hoặc giảm công nhân viên đều được ghi chép kịp thời vào sổ “Nhật ký lao động” của Công ty do phòng tổ chức quản lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán hạch toán lao động tiền lương. Thu nhập bình quân của người lao động trong Công ty tăng từ 550.000đ/người/tháng năm 2002 đến 1.100.000đ/người/tháng năm 2004 cho thấy mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty là tương đối cao. Công ty bố trí sắp xếp công việc cho từng lao động đôi khi còn chưa phù hợp với trình độ và năng lực thực sự của họ. Khi phân công lao động nhiều khi Công ty chỉ quan tâm tới bằng cấp của người lao động mà chưa quan tâm đúng mức tới khả năng làm việc thực sự của họ. Điều này cũng ít nhiều ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng lao động của Công ty. Việc đào tạo nâng cao trình độ của người lao động được Công ty quan tâm nhưng chưa chú trọng lắm nên chất lượng đào tạo chưa cao. 3.1.2. Những tồn tại Lao động của con người sử dụng trong kinh tế vừa là yếu tố chi phí, và là yếu tố lợi ích. Hiểu theo yếu tố chi phí tức là phải sử dụng hiệu quả có năng suất lao động cao nhất có thể được. Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải trả cho người lao động một khoản tiền nhất định để bù đắp hao phí về thể lực, sức lực, trí tuệ của người lao động, khoản tiền này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành của sản phẩm kéo theo nó là giảm mức lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu hiểu theo yếu tố lợi ích tức là phải duy trì và phát triển sức lao động nhằm làm cho người lao động có sức khoẻ, có sự hứng khởi trong lao động. Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động chính là việc tổ chức lao động một cách khoa học, để đem lại năng suất lao động cao, hiệu quả tối ưu, giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh trong sản xuất, tạo ra nhiều giá trị mới trên cơ sở tuân thủ các quy định chung của nhà nước về lĩnh vực lao động và thu nhập cao. Trước hết muốn hạch toán tốt lao động tiền lương thì công tác hạch toán lao động tiền lương của Công ty phải tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Ngoài ra, trong điều kiên nền kinh tế thị trường hiện nay, việc hoàn thiện hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương phải đạt được các mục tiêu sau: - Tiền lương là công cụ, động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, kích thích người lao động làm việc có hiệu quả cao nhất. - Tiền lương phải trở thành đòn bẩy khuyến khích việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và sự sáng tạo của người lao động. - Tiền lương không những phải đảm bảo nhu cầu sống tối thiểu hàng ngày cho người lao động mà còn phải từng bước nâng cao đời sống cho họ. 3. 2.MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MÁY TÍNH TRUYỀN THÔNG CMC Thứ nhất: về hệ thống chứng từ kế toán Công ty nên áp dụng đầy đủ các loại chứng từ, đúng mẫu và sử dụng cho đúng đối tượng theo hệ thống chứng từ và chế độ kế toán hiện hành. Các biểu mẫu, biểu bảng không nhất thiết phải rập khuôn máy móc nhưng phải chứa đựng đầy đủ nội dung và phản ánh toàn diện chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh “Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành” Công ty nên sử dụng thêm mẫu “Bảng ghi năng suất cá nhân ” để làm căn cứ tính lương, tính thưởng cho người lao động Thứ hai: Về cách tính trả lương Việc phân chia tiền lương theo cách tính lương theo thời gian mà Công ty đang áp dụng có nhiều điểm bất hợp lý, không khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của họ. Do vậy, Công ty nên xem xét đến hình thức trả lương theo sản phẩm. Mà cụ thể ở đây là nên áp dụng hình thức trả lương này đối với những lao động trực tiếp. Điều này có thể sẽ giúp tăng năng suất lao động cũng như tăng hiệu quả sử dụng người lao động. Hình thức trả lương theo sản phẩm có nhiều ưu điểm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Tuy nhiên để hình thức này phát huy được tối đa tác dụng, các doanh nghiệp cần phải có định mức lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp bậc thợ. Phải giáo dục ý thức tự giác cho nghiệm thu sản phẩm cũng phải làm tốt công tác kiểm tra, nghiệm thu nhằm đảm bảo chính xác, công bằng trong lao động. Thứ ba: về các hình thức thưởng Ngoài hình thức thưởng định kỳ, Công ty nên nghiên cứu và thực hiện hình thức thưởng thường xuyên với một số hình thức phổ biến sau: * Thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm : áp dụng khi người lao động giảm được tỉ lệ sai hỏng so với quy định và hoàn thành vượt mức những loại sản phẩm có chất lượng cao. Mức thưởng không quá 50% giá trị chênh lệch giữa kết quả người lao động làm được so với quy định. * Thưởng tiết kiệm vật tư: chỉ tiêu xét thưởng là hoàn thành vượt mức chỉ tiêu tiết kiệm vật tư nhưng phải đảm bảo những qui phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng an toàn lao động. Mức hưởng từ 30% - 40% giá trị vật tư tiết kiệm được. Thứ tư: về việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động Nguyên tắc trong quản lý lao động là phải lựa chọn những lao động có trình độ, có năng lực thực sự và phân công họ và đúng công việc phù hợp với khả năng và nguyện vọng của họ. Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm lắng nghe ý kiến của nhân viên của mình để có những cải tiến thích hợp, thường xuyên bồi dưỡng, trau dồi kiến thức mới cho những người lao động để họ theo kịp thời đại. Hiện nay Công ty có quyền tự chủ trong việc thuê mướn lao động theo yêu cầu của mình nên Công ty cần xem xét các vấn đề sau: - Việc tuyển chọn lao động phải dựa trên yêu cầu của công việc và năng lực thực sự của người lao động. Tốt nhất là Công ty nên thực hiện chế độ thi tuyển nghiêm túc. Có như thế Công ty mới chọn được những nhân viên có tài . - Sau khi tuyển chọn lao động rồi thì phòng tổ chức nhân sự có nhiệm vụ phải bố trí sao cho đúng người đúng việc. Nếu không làm tốt vấn đề này sẽ gây khó khăn cho ngơừi lao động đồng thời lam cản trở hoạt động của Công ty. - Ngoài ra Công ty cũng nên tạo mọi điều kiện hoạt động tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình như: thực hiên chế độ bảo hộ lao động, bồi dưỡng thêm các khoản phụ cấp thường xuyên, bảo đảm lưới an toàn lao động và vệ sinh lao động nhằm kích thích người lao động hăng say làm việc, nâng cao năng suất lao động. Thứ năm: về công tác đào tạo lao động Trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển nhanh, nếu Công ty không nắm bắt kịp thời với những công nghệ tiên tiến hiện đại thì sẽ bị lỗi thời, không vươn lên làm chủ khoa học kỹ thuật thì sẽ bị thất bại trong cạnh tranh. Công ty nên tổ chức các đợt huấn luyện, đào tạo thường xuyên chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên của mình. Công ty nên ứng dụng hai hình thức đào tạo sau: - Đào tạo tại chỗ: Công ty nên có những đợt tập huấn ngay tại công ty mình, do những chuyên gia ngoài Công ty hoặc các nhân viên đã được cử đi học đến để truyền đạt những kiến thức mới nhất cho cán bộ công nhân viên gặp gỡ thảo luận, trao dổi kiến thức, phổ biến kinh nghiệm hoặc cùng nhau giải quyết những vướng mắc. - Đào tạo ngoài Công ty: Công ty có thể gửi những cán bộ công nhân ưu tú, có trình độ cao ra nước ngoài hoặc đến các trung tâm, các cơ quan đơn vị khác có tính chất ngành nghề giống Công ty để nghiên cứu, học tập, tiếp thu những cái mới, cái tốt về ứng dụng tại Công ty mình. Những người được cử đi học này sẽ về truyền đạt lại cho cán bộ công nhân toàn Công ty. Thực tế cho thấy, trình độ của nhân viên càng cao thì hoạt động của Công ty càng hiệu quả. Thứ sáu: về việc nâng cao hiệu qủa quản lý quỹ lương trong công ty Công ty nên xây dựng hệ thống định mức lao động một cách chi tiết cụ thể (để sản xuất ra một sản phẩm cần phải có bao nhiêu công lao động trực tiếp, bao nhiêu công lao động gián tiếp). Làm tốt khâu này sẽ giúp công ty sử dụng được lượng lao động hợp lý, giảm tối thiểu những chi phí không cần thiết. Thực hiện việc xây dựng qui chế trả lương, trả thưởng theo đúng hướng dẫn của Bộ Lao động thương binh xã hội để trả lương đúng với kết quả lao động của công nhân viên trong Công ty, tránh tình trạng bất bình đẳng trong phân phối thu nhập. Định kỳ tiến hành kiểm tra nội bộ công tác kế toán tiền lương tại Công ty, kiểm tra tình hình thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương theo các qui định của Nhà nước KẾT LUẬN Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, để phát huy được vai trò khả năng sáng tạo của người lao động, các nhà quản lý phải tìm hiểu rõ động cơ lao động cũng như các nhu cầu về lợi ích kinh tế của họ. Từ thu nhập cho phù hợp nhu cầu vì sự tồn tại của người lao động. Một nhà quản lý giỏi phải biết kết hợp hài hoà lợi ích cá nhân với lợi ích của người lao động, giải quyết tốt mối quan hê giữa các lợi ích này, trên cơ sở đó tạo động lực thúc đẩy người lao động làm việc tăng năng suất. Với sự chuyển đổi không ngừng của nền kinh tế xã hội, Đảng và Nhà nước ta liên tục đề ra các chủ trương nhằm hoàn thiện chế độ tiền lương và phân phối thu nhập cho người lao động trên nguyên tắc công bằng bình đẳng. Đáp ứng được phần yêu cầu nâng cao đời sống sinh hoạt cho người lao động. Qua nghiên cứu lý thuyết và tìm hiểu thực tế tại Công ty Máy tính truyền thông CMC em thấy công tác hạch toán lao động tiền lương ở Công ty được thực hiện khoa học theo đúng chế độ. Mặc dù còn một số tồn tại nhất định cần giải quyết nhưng nhìn chung công tác hạch toán lao động tiền lương ở Công ty đang dần được hoàn thiện và trở thành một đòn bẩy có tác dụng kích thích người lao động làm việc hiệu quả hơn. Do thời gian làm việc và trình độ còn nhiều hạn chế, chuyên đề của em khó tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự chỉ dẫn của các thầy cô. Lời cuối, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.s Trần Văn Thuận người đã trực tiếp hướng dẫn em viết chuyên đề. Em cũng xin cảm ơn các anh chị trong Công ty Máy tính truyền thông CMC đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đề tài này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Kế toán tài chính phần 1 Kế toán tài chính phần 2