Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô

C KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NAM ĐÔ Phân loại lao động tại Công ty Theo cách phân loại dựa vào chức năng lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh thì lao động trong Công ty được chia làm 2 loại: Lao động thực hiện chức năng bán hàng: là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Nhóm lao động này chiếm 55% tổng số lao động toàn Công ty và chiếm tỷ trọng 50% tổng quỹ tiền lương. Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh, quản lý hành chính của công ty. Hình thức trả lương và chế độ tiền lương đang áp dụng tại Công ty TNHH XNK Nam Đô 1. Các hình thức trả lương Do lao động của Công ty bao gồm nhiều loại nên việc trả lương cho công nhân viên cũng được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Hiện nay Công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lương: trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian. * Trả lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng cho nhân viên thời vụ. Lương sẽ được tính cho từng sản phẩm dựa vào số lượng sản phẩm được sản xuất ra hàng tháng sau đó căn cứ vào cấp bậc và số ngày làm việc thực tế của từng công nhân tính ra số tiền lương trả cho từng nhân viên. TL = DL x ĐG CBCV x 1000 x Ctt DL = 22 TLSP1máy ĐG = TDL1máy TLSP1máy = DGL1sp x S SP x HS SMTLCB DGL1sp = Mw TL: Tiền lương một công nhân DL: Điểm lương ĐG: Đơn giá một điểm lương CBCV: cấp bậc công việc (CBCV = Bậc lương x 210) Ctt: Công thực tế TLSP1 máy :Tiền lương sản phẩm một máy TDL1 máy :Tổng điểm lương một máy DGL1sp : Đơn giá lương một sản phẩm Ssp : Số sản phẩm thực tế sản xuất được trong tháng của một máy. HS : Hệ số Công ty S MTLCB : Tổng lương cấp bậc của lao động định biên một ngày. Mw : Năng suất định biên. - Tổng số tiền lương cấp bậc của lao động định một ngày là tổng số tiền lương một ngày công của toàn bộ công nhân phụ trách một máy. - Năng suất định biên là số sản phẩm định mức của một máy. - Tổng điểm lương của một máy là số điểm lương cấp bậc của toàn bộ số công nhân phụ trách 1 máy. * Trả lương theo thời gian. Căn cứ vào mức lương cơ bản là 290.000/ người/ tháng số ngày làm việc thực tế trong tháng vào hệ số lương của từng người được thể hiện trên bảng tính công để làm cơ sở cho việc tính lương tháng Ngoài việc chi trả lương chính để khuyến khích cán bộ công nhân viên hăng say làm việc công ty cho thêm phụ cấp tiền ăn trưa đối với Ban giám đốc là 3.000 đồng/ người, đối với các phòng ban khác và công nhân viên trong công ty là 2.500 đồng/ người VD. Bảng chấm công và thanh toán tiền lương tháng 5/2006 của Ban giám đốc. Ông Nguyễn Ngọc Riệc - giám đốc Số công : 23 ngày Hệ số lương: 5,26 Phụ cấp ăn trưa: 3.000 đ/bữa Như vậy lương tháng 05/2006 của ông Riệc sẽ được thanh toán như sau: Lương tháng = 290.000 x 5 x 23 = 1.594.736 26 Tổng thu nhập tiền lương được nhận. 1.594.736 + 69.000 = 1.663.736 Tiền lương còn lại được lĩnh trong tháng là tiền lương sau khi đã trừ các khoản phải nộp theo quy định như BHXH, BHYT. BHXH, BHYT được công ty trích theo lương chính theo tỷ lệ quy định Ví dụ: ở ví dụ trên tiền lương còn lại được lĩnh của ông Riệc 1.663.736 - (1.663.736 x 5%) - (1.663.736 x 1%) = 1.563.912 2. Chế độ tiền lương và một số chế độ khác khi tính lương Phụ cấp trách nhiệm: Được áp dụng cho cán bộ quản lý các phòng ban hoặc một số cá nhân có công việc đòi hỏi trách nhiệm cao. Phụ cấp trách nhiệm = Hệ số trách nhiệm x 290.000 x Hệ số Công ty Phụ cấp độc hại: Được áp dụng tại phòng thí nghiệm của phòng kỹ thuật, kho hàng. Phụ cấp ca đêm: BLCV x 290.000 x Ca PC = x 40% 22 Ca: Tổng số ca trong 1 tháng. Tiền lương phép Đối với nghỉ phép, số ngày được nghỉ của nhân viên được tính tăng dần cùng với số năm công tác tại Công ty. Thời gian làm việc thấp hơn 5 năm: Được nghỉ theo tiêu chuẩn 12 ngày/năm. Thời gian làm việc 5 năm đến 10 năm: Được nghỉ thêm 1 ngày. Thời gian làm việc từ 10 năm đến 15 năm: Được nghỉ thêm 2 ngày. Thời gian làm việc từ 15 năm đến 20 năm: Được nghỉ thêm 3 ngày. Thời gian làm việc từ 20 đến 25 năm: Được nghỉ thêm 4 ngày. Thời gian làm việc từ 25 đến 30 năm: Được nghỉ thêm 5 ngày. Thời gian làm việc từ 30 đến 35 năm: Được nghỉ thêm 6 ngày. BLx290.000xSNNP Lương phép = 22 BL: Bậc lương SNNP: Số ngày nghỉ phép Tiền lễ - Tết: Được tính trả cho công nhân bằng tiền lương thực tế 1 ngày công. Thưởng: Thưởng được chia làm 2 loại; thưởng thường xuyên và thưởng không thường xuyên. Công ty không áp dụng; thưởng không thường xuyên bao gồm thưởng nhân dịp lễ, Tết, thưởng thi đua… Công ty xếp hạng để thưởng, tuy nhiên việc thưởng này Công ty chỉ thực hiện mang tính chất tượng trưng, bởi lẽ Công ty xác định là doanh nghiệp tự hạch toán kinh doanh làm nhiều lương cao, mức thưởng không lớn. Phạt: Cán bộ vi phạm quy trình công nghệ, quy trình vận hành máy, nội quy an toàn công nhân gây ra tai nạn lao động, vi phạm nội quy của Công ty thì bị phạt. Để đảm bảo cho việc trả lương trên, Công ty hình thành quỹ tiền lương, Quỹ tiền lương của Công ty được xác định để chi cho toàn bộ tiền lương cán bộ, công nhân viên của Công ty có tiền lương trả theo thời gian, tiền lương trả theo sản phẩm, tiền lương nghỉ phép, đi học… Các loại phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp độc hại… Quỹ lương = Hệ số quy đổi x Số lượng x Đơn giá sản phẩm + Qbs thực hiện sản phẩm tiêu thụ Đơn giá sản phẩm quy đổi được quy định tuỳ theo đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, kích thước. Qbs Quỹ lương bổ sung bao gồm: tiền lương nghỉ phép, họp, nghỉ lễ, nghỉ theo chế độ lao động nữ. Công ty còn có quỹ lương cơ bản, là tổng số tiền lương cấp bậc chức vụ của toàn bộ cán bộ công nhân của Công ty. Đây sẽ là căn cứ để tính ra các khoản BHXH, BHYT. Quỹ BHXH: Được hình thành từ 2 nguồn. Công ty trích vào chi phí 15% tiền lương cơ bản của người lao động. Người lao động đóng góp 5% tiền lương cơ bản của mình. Nếu công nhân viên có số năm công tác tại Công ty nhỏ hơn 15 năm thì số ngày nghỉ hưởng BHXH là 40 ngày/năm. Nếu số năm công tác lớn hơn 30 năm được hưởng 60 ngày/năm. BL x 290.000 x NN Mức BHXH = x 75% 22 BL: Bậc lương NN: Số ngày nghỉ Ngày lễ tết không tính BHXH, công nhân mắc bệnh hiểm nghèo (một trong 13 bệnh do Bộ Y tế quy định) được nghỉ 180 ngày/năm với mức lương trợ cấp 75%. Ngoài 180 ngày công nhân được hưởng 65%. Quỹ BHYT: Công ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản của mình. Quỹ KPCĐ. Công ty trích 2% tiền lương thực chi của toàn Công ty. Phương pháp tính trả BHXH tại Công ty TNHH XNK Nam Đô Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ bảo hiểm như sau: * Đối với trường hợp nghỉ ốm: Khi cán bộ công nhân viên của Công ty bị ốm thì được đi khám bệnh theo chế độ BHYT và khi nằm viện thì được thanh toán BHXH. Thời gian tối đa được hưởng chế độ trợ cấp ốm đau như sau: 30 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH dưới 15 năm 40 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH từ 15 năm đến dưới 30 năm. 50 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH trên 30 năm Nếu cán bộ công nhân viên có con nhỏ bị ốm thì được nghỉ để chăm sóc con ốm. Thời gian tối đa được hưởng chế độ trợ cấp chăm sóc con ốm như sau: 20 ngày trong 1 năm đối với con dưới 2 tuổi 15 ngày trong 1 năm đối với con từ 2 tuổi đến dưới 3 tuổi Mức trợ cấp ốm đau, nghỉ việc để chăm sóc con ốm hoặc thực hiện các biện pháp thực hiện kế hoạch hoá gia đình bằng 75% mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trước khi nghỉ việc. * Đối với trường hợp nghỉ thai sản Cán bộ công nhân viên nữ có thai khi sinh con thứ nhất, thứ hai khi nghỉ việc được hưởng chế độ trợ cấp thai sản. Thời gian nghỉ việc trước và sau khi sinh là 4 tháng. Mức trợ cấp thai sản trong thời gian nghỉ theo quy định bằng 100% mức tiền lương đóng BHXH trước khi nghỉ. Ngoài ra, khi sinh con được hưởng trợ cấp một lần bằng một tháng đóng BHXH. * Đối với trường hợp bị tai nạn lao động Cán bộ công nhân viên bị tai nạn lao động được hưởng trợ cấp tuỳ thuộc vào mức độ suy giảm khả năng lao động và được tính theo mức tiền lương tối thiểu chung do chính phủ công bố. IV. Thực tế tổ chức hạch toán tiền lương tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô Hạch toán chi tiết Tại các phòng ban, các cán bộ có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định và được treo tại Phòng Kế toán, kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong các phòng ban. Dựa vào số công tổng hợp được trừ vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công, kế toán và thống kê phân xưởng tính lương cho từng người, từ đó lập bảng thanh toán lương. Hình thức trả lương theo sản phẩm. Ngoài việc dựa vào bảng chấm công để tính lương, thống kê còn phải dựa vào tập hợp phiếu giao việc. Số sản phẩm làm được của từng tổ được lập riêng cho từng tổ và có chữ ký của người phụ trách. Từ số liệu trong số sản lượng thống kê tính tiền lương sản phẩm từng tổ. Từ bảng chấm công thống kê tính điểm lương từng tổ, sau đó chia lương cho từng lao động. Trong thực tế, một công nhân không phải chỉ luôn luôn làm việc tại một tổ mà có thể do yêu cầu của tổ khác nên người công nhân đó đến máy khác làm việc. Người công nhân này sẽ được trả lương theo đơn giá điểm lương tại tổ vay công người đó và được tính theo số công cho vay. Thống kê tổng hợp công ở tổ và công cho vay (công khác) của từng công nhân hình thành nên bảng chia lương cho từng tổ. Do việc thanh toán lương được chia làm 2 kỳ, nên giữa tháng thường tiến hành thanh toán lương kỳ I. Sau khi lập bảng lương kỳ I các phân xưởng gửi lên Phòng Kế toán để thanh toán. Cuối tháng dựa vào bảng thanh toán lương kỳ I và bảng chia lương theo sản phẩm thống kê tính ra số lương kỳ II rồi lập bảng thanh toán lương cho từng tổ, sau đó gửi lên Phòng Kế toán để thanh toán. Đối với hình thức trả lương theo thời gian. Từ số công ghi nhận được trong bảng chấm công phiếu giao việc, kế toán tính ra số lương mà người lao động nhận được trong tháng sau đó căn cứ vào bảng thanh toán lương kỳ I, kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng phòng. Bảng thanh toán lương cho các phân xưởng, phòng ban phải có xác nhận của trưởng phòng. Sau khi đưa lên phòng tổ chức duyệt, Bảng thanh toán lương được đưa về phòng kế toán để thực hiện. Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm xã hội được quản lý theo chế độ thực chi, thực thanh, sau khi trích 20% BHXH Công ty nộp cho cơ quan Bảo hiểm, trong quý Công ty chỉ làm nhiệm vụ chi hộ. Cuối quý tổng hợp phần chi BHXH, Công ty quyết toán với cơ quan BHXH. Chứng từ để thanh toán bảo hiểm: Từ 1 đến 5 chứng từ do y tế Công ty cấp, đó là giấy chứng nhận để thanh toán bảo hiểm. Nếu nghỉ hơn 5 ngày phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh sau đó được đưa lên Phòng Kế toán để thanh toán. Việc nghỉ hưởng BHXH phải là lý do chính đáng, Phòng Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH xem xét giải quyết thanh toán ổn thoả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán sẽ viết phiếu chi, người được hưởng BHXH cầm phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền Tên sở Y tế Y tế Công ty Ban hành theo mẫu tại CV. Số 93 TC/CĐKT ngày 20/7/1995 Quyển sổ: 3 GIẤY CHỨNG NHẬN Số: 3 Nghỉ ốm hưởng BHXH Họ và tên : Nguyễn Văn Ninh, tuổi 22 Đơn vị công tác: Phòng kinh doanh Lý do nghỉ việc: Cảm sốt Số ngày cho nghỉ: 01 (Từ ngày 20/5/2006 đến ngày 21/5/2006) Xác nhận của phụ trách đơn vị Ngày 20/5/2006 Số ngày thực nghỉ 01 ngày Y bác sỹ khám Phần BHXH Số sổ BHXH 1210 1. Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày 2. Lương tháng đóng BHXH 270.000 đồng 3. Lương bình quân ngày 10.384,62 đồng 4. Tỷ lệ % hưởng BHXH 7.700 đồng 5. Số tiền BHXH Ngày 21 tháng 5 năm 2006 Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH đơn vị Công ty TNHH XNK Nam Đô Ban hành theo QĐ số 1141 TC/ CĐKT Quyển sổ 37 Số: 24 PHIẾU CHI Nợ 3383 Số 60 Có 1111 Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Ninh Đơn vị: Phòng kinh doanh Lý do chi: Thanh toán BHXH Sổ tiền: 7.700 đ (Viết bằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng kèm 01 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Đã nhận đủ số tiền (viếtbằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng. Thủ quỹ Ngày 22 tháng 05 năm 2006 Người nhận tiền Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH SỔ CHI TIẾT BHXH Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH SỔ CHI TIẾT BHXH Tháng 05 năm 2006 Số phiếu chi Ngày phát sinh Số tiền (đ) Tên người nhận Nội dung ….. …. ….. ….. ….. 60 85 86 26/02/2004 28/02/2004 28/02/2004 7.700 102.000 200.000 Nguyễn Văn Ninh Tô Như Hiệu Nguyễn Đình Vũ Thanh toán BHXH Thanh toán BHXH Thanh toán BHXH ….. …… …. …… ….. Tổng 7.678.500 Các chứng từ thanh toán BHXH của từng người được kế toán tập hợp riêng. Cuối quý kế toán dựa vào số chứng từ đó lập bảng tổng hợp bảo hiểm xã hội và báo cáo chi chế độ trợ cấp ốm đau. 3. Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn được trích theo 2% lương thực chi cho người lao động. Với số kinh phí công đoàn đã trích đó Công ty nộp: 0,8% cho công đoàn ngành (Nộp KPCĐ ngành) 0,2% cho công đoàn quận (Nộp KPCĐ quận) 0,3% cho cấp trên. (Nộp công đoàn phí) Còn lại 0,7% để lại cơ sở để chi tiêu Sau mỗi quý, thống kê của từng phân xưởng thu công đoàn phí (1% trên tổng số lương thực lĩnh) trong đó nộp đoàn phí 0,35%, còn lại để phân xưởng chi tiêu (thăm hỏi ốm đau…) Phụ trách phân xưởng đem bảng thu đoàn phí phân xưởng cùng số tiền thu được nộp lên phòng kế toán . Công ty TNHH XNK Nam Đô M16/CĐ PHIẾU THU Số 13 Kèm theo 01 chứng từ: Họ tên người nộp: Quốc Bình – Phòng kế toán Lý do thu: Thu công đoàn phí quý 1/2006 Số tiền: 2.074.000đ Số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bảy mươi tư nghìn đồng Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp Ngày 30 tháng 03 năm 2006 T M Ban thường vụ Khi trong Công ty có hoạt động liên quan đến công tác công đoàn cần đến kinh phí. Người lĩnh tiền phải làm giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị phải có chữ ký của Ban thường vụ công đoàn, và người làm đơn, sau đó đưa lên Phòng Kế toán, kế toán tiền mặt viết phiếu chi. Công ty TNHH XNK Nam Đô M16/CĐ PHIẾU CHI Số 26 Kèm theo 01 chứng từ Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Trọng Đơn vị: Phòng XNK Lý do chi: Mua đồ thăm hỏi người ốm Số tiền: 360.000đ Số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm sáu mươi nghìn đồng Ngày 20 tháng 05 năm 2006 Kế toán Thủ quỹ TM ban thường vụ Hạch toán tổng hợp Phiếu thu và phiếu chi KPCĐ được tập hợp riêng làm căn cứ ghi sổ chi tiết KPCĐ (sổ chi tiết KPCĐ được mở tương tự sổ Bảo hiểm xã hội ) 4. Bảo hiểm y tế. Bảo hiểm y tế (BHYT ) thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT. Việc trợ cấp BHYT được thông qua hệ thống y tế theo ngành dọc. Số tiền trích BHYT sau khi để lại một phần mua thuốc men, dụng cụ y tế, số còn lại Công ty nộp cho cơ quan BHYT Hà Nội. Công ty sử dụng các hoá đơn, thẻ BHYT để mua thuốc men, dụng cụ y tế, mua BHYT, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi liên quan đến công tác BHYT để mở sổ chi tiết (việc mở sổ chi tiết BHXH theo dõi tình hình chi BHYT). Bảng thanh toán lương là chứng từ để kế toán ghi sổ. Sau khi thanh toán xong kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng bộ phận trong mỗi phòng ban, tính tổng các số liệu ở các bảng thanh toán lương đó, lập bảng quyết toán lương cho từng phòng ban. Nói cách khác, kế toán phải tính được tổng số tiền phụ cấp của nhân viên thống kê, số còn lại là phần lương của nhân viên. Qua số liệu bảng thanh toán lương từng phòng ban, bảng tổng hợp tiền thưởng, kế toán ghi sổ chi lương. Sổ chi lương được mở từng tháng trên một tờ sổ nhằm theo dõi số tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản trích nộp của các phòng ban, toàn Công ty. Ở bảng quyết toán lương, kế toán đã không đưa tiền chi ăn ca, độc hại vào bảng quyết toán lương mà chỉ trực tiếp bồi dưỡng ngay cho người lao động nhằm tái sản xuất sức lao động và tính vào chi phí sản xuất chung. Việc hạch toán lương liên quan đến nhiều kế toán phần hành như kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền mặt, kế toán tập hợp chi phí, giá thành… Do vậy các kế toán phần hành phải thường xuyên đối chiếu, so sánh với nhau trong việc hạch toán. Kế toán dựa vào bảng chi lương, lập các sổ cái liên quan và lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ. Công ty TNHH XNK Nam Đô áp dụng chia việc ghi sổ sách, chứng từ làm 3 kỳ; kỳ 1 từ ngày 1 đến ngày 10, kỳ 2 từ 11 đến 20, kỳ 3 từ 21 đến hết tháng. Đơn vị: Công ty TNHH XNK Nam Đô CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 20 Ngày 2 tháng 5 năm 2006 Đơn vị: 1.000đ. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có …. 04/05 ….. 15 …. 04/05 …. Chi trả lương kỳ 2 T4 2006 …. 334 …. 111 …. 237.588 …. 237.588 Cộng 3.427.622 3.427.622 Kèm 29 chứng từ gốc Ngày 2 tháng 5 năm 2006 Người lập Kế toán trưởng SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Đơn vị: 1.000đ. Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng … 20 30 … … 04/04 15/04 … Cộng … 3.427.622 2.742.673 … 75.672.642 Sau khi kế toán lập chứng từ ghi sổ, và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tiếp tục lập sổ cái là tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán nhằm kiểm tra sự biến động của từng loại vốn, nguồn vốn, nguồn kinh phí trong đơn vị. PHẦN II QUY TRÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. Tổ chức hạch toán tiền lương 1. Hạch toán số lượng lao động Số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách bao gồm số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, theo công việc và theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, số lao động dài hạn, số lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình biến động, tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên cơ sở đó làm căn cứ tính lương cho người lao động. Hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ “Danh sách lao động ” của doanh nghiệp, và của từng bộ phận. Sổ do phòng tổ chức lập theo mẫu quy định và được lập 2 bản: một bản do phòng kế toán quản lý, một bản do phòng lao động quản lý và ghi chép. Căn cứ để ghi chép sổ lao động là các hợp đồng lao động, các quyết định cho thôi việc, chuyển công tác của các cấp thẩm quyền. Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách lao động toàn doanh nghiệp và chi tiết các bộ phận. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động, phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý cấp trên. 2. Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho người lao động được chính xác. Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm “Bảng chấm công”, “Phiếu làm thêm giờ”, “Phiếu nghỉ hưởng BHXH ”. Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng cho trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Chứng từ này do y tế cơ quan (nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập hàng tháng làm việc, được theo dõi từng ngày làm việc trong tháng của từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận. Tổ trưởng sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền ghi hàng ngày theo quy định. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngày công, số ngày nghỉ) để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người lao động theo số giờ được hạch toán chi tiết cho từng người. Dưới đây là Bảng chấm công của Ban giám đốc (Biểu số 1) và Bảng chấm công của Phòng kinh doanh (Biểu số 2) tháng 05 năm 2006: Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Bộ phận: Ban giám đốc Biểu số 1: BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 5 năm 2006 STT Họ và tên Cấp bậc Số ngày trong tháng Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 Nguyễn Ngọc Riệc 5,26 x x x x x x x x x x x x x x X X x x x x x x x x x x x x x x x 23 2 Trần Quang Vinh 4,95 x x x x x x x x x x x x x x X X x x x x x x x x x x x x x x x 23 3 Phạm Bá Hải 4,95 x x x x x x x x x x x x x x X X x x x x x x x x x x x x x x x 23 Người duyệt (đã ký ) Người phụ trách (đã ký) Người chấm công (đã ký) Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Bộ phận: Phòng kinh doanh Biểu số 2: BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 5 năm 2006 Stt Họ và tên Cấp bậc Số ngày trong tháng Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 23 1 Nguyễn Thị Huệ 4,32 x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x 23 2 Đào Thuỷ Nga 3,6 x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x 23 3 Đồng Thị Thơm 3,3 x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x 23 4 Đoàn Văn Đúc 3,3 x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x 23 5 Nguyễn Thị Nga 3,1 x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x 23 6 Cao Thanh Bình 3,1 x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x 23 7 Thanh Thảo 3,1 x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x 23 8 Văn Minh 3,1 x x x x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x 23 Người duyệt (đã ký ) Người phụ trách (đã ký) Người chấm công (đã ký) 3. Hạch toán kết quả lao động Ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp. Các chứng từ có thể sử dụng: “Bảng kê khối lượng hoàn thành”, “Bảng giao nhận sản phẩm ”, “Giấy giao ca”. Chứng từ kết quả lao động phải do người lập ký, cán bộ kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo duyệt y. Sau đó chứng từ được chuyển cho kế toán tiền lương phân xưởng tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị, rồi chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ tính lương, thưởng. Việc mở sổ tổng hợp kết quả lao động phải dựa trên các chứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ. 4. Hạch toán tiền lương cho người lao động Hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương ” cho từng đội, từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất, dựa trên kết quả tính lương. Lương trả theo thời gian: phải có “Bảng chấm công”. Lương hưởng theo sản phẩm: phải có “Bảng kê khai lương hưởng theo sản phẩm”, “Bảng giao nhận sản phẩm ” Các bảng thanh toán lương, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ. Thường doanh nghiệp áp dụng việc trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất coi như một loại chi phí phải trả. Mức trích tiền Tiền lương chính thực tế Tỷ lệ lương tháng = phải trả CNV trực tiếp x trích trong tháng S số lương kế hoạch năm CNV trực tiếp sản xuất Tỷ lệ trích trước = S số lương chính kế hoạch năm của công nhân Cuối mỗi tháng Kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phận (Biểu mẫu số 3 và Biểu mẫu số 4). Từ các Bảng thanh toán tiền lương, Kế toán lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn Công ty (Biểu mẫu số 5) Bộ phận: Ban GĐ BIỂU SỐ 3: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 05/2006 ĐVT: VNĐ TT Họ và tên Chức danh Hệ số Lương 1 ngày Tổng tiền lương và thu nhập thực nhận Các khoản phải nộp theo quy định Tiền lương và các khoản thu nhập được lĩnh NC Lương thời gian Tiền ăn Tổng cộng BHXH BHYT Tổng cộng Số tiền Ký nhận 1 Nguyễn Ngọc Riệc GĐ 5,26 69.336 23 1.549.736 69.000 1.663.736 83.187 16.637 99.824 1.563.912 2 Trần Quang Vinh PGĐ 4,49 56.613 23 1.302.100 69.000 1.371.100 68.555 13.711 82.266 1.288.834 3 Phạm Bá Hải PGĐ 4,49 56.313 23 1.302.100 69.000 1.371.100 68.555 13.711 82.266 1.288.834 Cộng 69 4.153.936 207.000 4.405.936 220.937 44.059 264.356 4.141.580 Nguời lập biểu Đã ký Kế toán tiền lương Đã ký Kế toán trường Đã ký Thủ trưởng đơn vị Đã ký Bộ phận: Phòng Kinh doanh BIỂU SỐ 4: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 05/2006 ĐVT: VNĐ STT Họ và tên Chức danh Hệ số Lương một ngày Tổng tiền lương và thu nhập Các khoản phải nộp theo quy định Tiền lương và các khoản thu nhập thực lĩnh Ngày công Lương thời gian Tiền ăn Tổng cộng BHXH BHYT Tổng cộng Số tiền Ký 1 Nguyễn Thị Huệ TP 4,32 54.470 23 1.252.800 57.500 1.310.300 65.515 13.103 78.618 1.231.682 2 Đào Thuý Nga PP 3,6 45.391 23 1.044.000 57.500 1.104.500 55.075 11.015 66.090 1.035.410 3 Đồng Thị Thơm NV 3,3 41.609 23 957.000 57.500 1.104.500 50.725 10.145 60.870 953.630 4 Đoàn Văn Đức NV 3,3 41.609 23 957.000 57.500 1.104.500 50.725 10.145 60.870 935.630 5 Nguyễn Thị Nga NV 3,3 41.609 23 957.000 57.500 1.104.500 50.725 10.145 60.870 935.630 6 Cao Thanh Bình NV 3,1 39.087 23 899.000 57.500 956.500 47.825 9.565 57.390 899.110 7 Thanh Thảo NV 3,1 39.087 23 899.000 57.500 956.500 47.825 9.565 57.390 899.110 8 Văn Minh NV 3,1 39.087 23 899.000 57.500 956.500 47.825 9.565 57.390 899.110 Cộng 7.864.800 460.000 8.324.800 416.240 83.248 499.488 7.825.312 Nguời lập biểu Đã ký Kế toán tiền lương Đã ký Kế toán trường Đã ký Thủ trưởng đơn vị Đã ký - 36 - Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Biểu số 5: BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 05/2006 ĐVT: VNĐ STT Tên bộ phận Tổng tiền lương và thu nhập được nhận Các khoản phải nộp theo quy định Tiền lương và các khoản thu nhập thực lĩnh Lương chính Tiền ăn Tổng cộng BHXH BHYT Tổng cộng Số tiền Ký 1 Ban giám đốc 4.141.580 345.000 4.486.580 224.329 44.865 269.194 4.141.580 2 Phòng TC-KT 7.200.000 575.000 775.000 388.750 77.750 466.500 7.308.500 3 Phòng kỹ thuật 3.500.000 287.500 3.788.140 189.407 37.811 227.288 3.560.852 4 Phòng kinh doanh 152.775.300 15.352.500 168.127.800 8.406.390 1.681.279 10.084668 158.040.132 5 Phòng xuất nhập khẩu 7.650.000 862.500 8.512.500 425.625 85.125 510.750 8.001.750 6 Phòng Dự án 1 4.900.000 575.000 5.475.000 273.750 54.750 328.500 5.146.500 7 Cửa hàng GTSP 5.760.000 460.000 6.220.000 311.000 62.200 373.200 5.846.800 8 Phòng Marketing 2.550.000 287.500 2.837500 141.875 28.375 170.250 2.667.250 9 VP đại diện TP HCM 2.940.000 345.000 3.285.000 164.250 32.850 197.100 3.087.900 10 VP đại diện Đà Nẵng 4.980.000 690.000 5.670.000 283.500 56.700 340.200 5.329.800 11 VP đại diện Miền Tây 5.173.600 402.500 5.576.100 278.805 55.761 334.566 5.241.534 Cộng 201.660.576 20.182.500 221.753.617 11.087.321 2.217.535 13.305.216 208.372.598 II. Tổ chức hệ thống sổ sách 1. Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ Kế toán. Sơ đồ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Sổ thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động, lương Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Công ty TNHH XNK Nam Đô áp dụng Chứng từ ghi sổ theo Biểu mẫu số 6, 7, 8, 9, 10, 11. Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Biểu số 6: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 35 Ngày 31/ 05/2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Trích 2% kinh phí công đoàn 622 149.226.733 Công nhân viên 627 16.152.367 642 59.128.876 334 224.509.976 Tiền thưởng phải trả 431 5.555.000 Công nhân viên 334 5.555.000 BHXH 3383 2.248.587 Công nhân viên 334 2.248.587 Số lượng chứng từ gốc đính kèm Kế toán tiền lương (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Biểu số 7: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 36 Ngày31/ 05/2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Tiền lương phải trả 622 2.984.535 Vào CPSXKD 627 323.047 642 1.182.578 334 4.490.160 Công nhân viên 334 4.490.160 4.490.160 Số lượng chứng từ gốc đính kèm Kế toán tiền lương (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Biểu số 8 : CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 37 Ngày 31/ 05 /2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Trích 15% BHXH Vào CPSXKD 622 22.384.009 627 2.422.856 642 8.969.331 3383 33.776.196 Trích 5% BHXH vào lương của công nhân viên 334 3383 11.225.409 11.225.409 Cộng 45.001.605 45.001.605 Số lượng chứng từ gốc đính kèm Kế toán tiền lương (đã ký) Kế toán trưởng đã ký Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Số 38 Biểu số 9 : CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/ 05/2006 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Trích 15% BHXH Vào CPSXKD 622 2.984.535 627 323.047 642 182.578 3383 4.490.160 Trích 5% BHXH vào lương của công nhân viên 334 3383 2.245.080 2.245.080 Cộng 6.735.240 Số lượng chứng từ gốc đính kèm Kế toán tiền lương (đã ký) Kế toán trưởng đã ký Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Số 40 Biểu số 10 : CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày31/ 05/2006 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Chuyển tiền nộp 20% BHXH, 3% BHYT, 1% KPCĐ cho cơ quan quản lý 3382 2.245.080 3383 45.001.605 3384 6.735.240 112 53.981.928 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ TM để trả lương cho công nhân viên 112 229.724.355 229.724.355 Cộng 283.706.280 283.706.280 Số lượng chứng từ gốc đính kèm Kế toán tiền lương (đã ký) Kế toán trưởng đã ký Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Số 41 Biểu số 11 : CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/ 05/2006 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Tra lương công nhân viên trích 1% KPCĐ 334 229.724.355 3382 2.245.080 111 231.969.435 Cộng 231.969.435 231.969.435 Số lượng chứng từ gốc đính kèm Kế toán tiền lương (đã ký) Kế toán trưởng đã ký 2. Áp dụng hình thức nhật ký sổ cái Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ Kế toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký-sổ cái theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên trang nhật ký – sổ cái Sơ đồ trình tự ghi sổBáo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương Sổ thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Công ty áp dụng Sổ cái 338 theo Biểu mẫu số 12, 13, 14 Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Biểu số 12 : SỔ CÁI TK 338 Ngày 31/ 05/2006 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Sổ NT Nợ Có Dư đầu tháng 31/5 35 31/5 BHXH phải trả cho CNV 334 3.209.112 31/5 36 31/5 Trích 2% KPCĐ vào SXKD 622 2.984.353 31/5 627 323.047 31/5 642 1.182.578 31/5 37 31/5 Trích 15% BHXH vào chi phí 622 22.384.009 31/5 Sản xuất kinh doanh 627 2.422.856 31/5 Trích 5% BHXH vào rả lương 642 8.969.331 Công nhân viên 334 11.225.409 31/5 38 31/5 Trích 2% BHYT vào SXKD 622 2.984.535 31/5 Trích 1% BHYT vào tiền 642 1.182.578 Lương của công nhân viên 334 2.245.080 48 31/5 Nộp 24% (BHXH, BHYT, KPCĐ) 112 53.981.925 39 31/5 BH thành phố Hà Nội chuyển trả lương ốm 112 3.209.112 41 31/5 Trích 1% KPCĐ để lại cho công đoàn cơ sở 111 2.245.080 Cộng 59.436.117 59.436.117 Dư cuối tháng Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Biểu số 13 : SỔ CÁI TK 338 Ngày31/ 05/2006 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Sổ NT Nợ Có Dư đầu tháng 35 31/5 Lương tháng 7 phải trả CNV Tiền lương phải trả công nhân BHXH phải trả công nhân 622 627 642 431 3383 149.226.733 16.152.367 59.128.876 5.555.000 3.209.112 37 31/5 Trích 5% BHXH vào lương của công nhân viên 3383 11.255.409 38 31/5 Trích 1% BHYT vào lương của công nhân viên 3384 2.245.086 41 31/5 Thanh toán lương tháng 5 cho công nhân viên 111 229.724.355 Cộng 243.194.844 233.272.088 Dư cuối tháng 9.922.756 Đơn vị: Công ty TNHH Nam Đô Biểu số 14 : SỔ CÁI TK 338 Ngày31/ 05/2006 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Sổ NT Nợ Có Dư đầu tháng xxx 40 31/5 Rút TGNH Về quỹ thương mại để trả lương cho công nhân viên 112 283.706.280 41 31/5 Thanh toán tiền lương thưởng và BHXH 334 283.705.280 Chi Công đoàn cơ sở 3382 2.245.080 Cộng 283.706.280 231.969.435 Dư cuối tháng xxx PHẦN III HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK NAM ĐÔ I. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK NAM ĐÔ Những thành tựu đạt được Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tại Công ty TNHH XNK Nam Đô đã thực hiện nghiêm chỉnh các qui định của điều lệ tổ chức kế toán của Nhà nước ban hành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phòng Tài vụ đều lập chứng từ: trình tự lập, luân chuyển, bảo quản lưu trữ chứng từ theo đúng qui định. Tổ chức ghi sổ kế toán theo đúng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Phòng tài vụ đã phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công tác kế toán giữa các bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ, áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, có sự sáng tạo trong công tác kế toán. Bộ máy quản lý: Công ty đã xây dựng và đào tạo bộ máy quản lý rất khoa học và chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có nghiệp vụ vững vàng và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Các cấp lãnh đạo, quản lý của Công ty đã đưa ra những giải pháp kinh tế phù hợp, có hiệu quả nên doanh thu của Công ty đã tăng dần qua các năm. Thu nhập bình quân của mỗi cán bộ công nhân viên ở Công ty hiện nay là trên 1.000.000 đ/tháng, các quyền lợi của người lao động được thực hiện đầy đủ. Bộ máy kế toán: Tương đối gọn nhẹ, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh tình hình tài chính của Công ty về sử dụng tiền vốn, lao động, đã thu thập xử lí và cung cấp các thông tin về quá trình kinh tế diễn ra trong Công ty một cách kịp thời. Giám đốc, kế toán trưởng của Công ty đã phân công từng khâu phù hợp với trình độ năng lực của từng người. Đội ngũ kế toán được đào tạo cơ bản, nắm chắc chuyên môn, nghiệp vụ, có ý thức trách nhiệm cao, nhiệt tình trong công việc đồng thời giữ đúng nguyên tắc tài chính kế toán do đó công tác quyết toán được hoàn thành nhanh, gọn chính xác. Các phần hành kế toán đều được thực hiện khoa học trong đó có phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tiền lương của cán bộ công nhân viên được thanh toán đầy đủ, đúng kỳ, các chế độ phúc lợi cho người lao động được quan tâm chu đáo, hàng năm Công ty đều tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi tham quan, nghỉ mát. Hạch toán chi tiết tiền lương với việc ghi các bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH giúp cho việc tính lương và hạch toán được chính xác và hiệu quả hơn. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi vào các sổ có liên quan kết hợp với hệ thống máy vi tính do vậy thông tin đưa ra nhanh và tính toán chính xác. Những hạn chế: Quy trình hạch toán kế toán nói chung và hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng tại Công ty TNHH XNK Nam Đô bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên còn có những hạn chế cần được khắc phục: Hình thức trả lương: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian tháng mang tính chất bình quân do vậy chưa khuyến khích được nhân viên trong công ty. Công ty chưa có chính sách khoán doanh thu nên việc bán hàng còn trông chờ vào lượng khách hàng đến mua hàng chứ chưa có biện pháp chủ động thu hút khách hàng. Chế độ tiền thưởng ở Công ty còn rất hạn chế, chủ yếu chỉ thưởng cuối năm, các ngày lễ lớn còn chưa có chế độ thưởng hoàn chỉnh đối với các cá nhân có thành tích tốt trong công việc Đối với hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương: Hạch toán tiền lương, thưởng, phụ cấp và các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty được phản ánh vào Tài khoản 641- chi phí bán hàng mà không sử dụng tài khoản 642-chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán này đã gây khó khăn trong việc xác định cơ cấu quỹ lương, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận bán hàng và quản lý. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK NAM ĐÔ Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty, tôi xin đưa ra một số ý kiến đề xuất để phần nào khắc phục những hạn chế của công tác này. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong quá trình lưu thông, tiêu thụ hàng hoá, Công ty phải bỏ ra các chi phí như lương nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí vận chuyển, quảng cáo... gọi chung là chi phí bán hàng. Còn những chi phí liên quan đến việc tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng làm việc chung của doanh nghiệp gọi là chi phí quản lý. Cả hai loại chi phí này đều có nhiều điều khoản chi tiết cụ thể với nội dung khác nhau được phân loại theo quy định hiện hành. Hiện nay Công ty vẫn sử dụng ghép tài khoản phản ánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp làm một và phản ánh trên Tài khoản 641. Tất cả tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty được hạch toán vào Tài khoản 641. Việc hạch toán như vậy là không đúng với chế độ kế toán. Theo tôi nên tách riêng hai loại tài khoản này thay vì sử dụng một loại Tài khoản 641. Các chi phí được phản ánh trên Tài khoản 641 bao gồm : chi phí nhân viên ở bộ phận bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá, chi phí công cụ, đồ dùng, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu tiêu thụ hàng hoá. Các khoản chi phí được phản ánh trên Tài khoản 642 bao gồm chi phí nhân viên quản lý, đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho công tác quản lý. Việc sử dụng tách biệt Tài khoản 641 và Tài khoản 642 trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ giúp Công ty xác định được cơ cấu tiền lương của từng nhóm loại lao động từ đó đánh giá, mức độ, hiệu quả sử dụng quỹ lương để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. Nội dung và trình tự hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến Tài khoản 642 có thể được khái quát qua sơ đồ sau: TK 334 TK 642 TK111, 152,138 Trích lương, thưởng, phụ Giá trị ghi giảm chi phí QLDN cấp của NV quản lý TK 338 TK 911 Kết Chuyển Chi Phí QLDN Trích BHXH, BHYT, KPCĐ TK 1422 của nhân viên quản lý Chờ kết Kết chuyển chuyển vào kỳ sau TK 152, 153 Chi phí vật liệu, dụng cụ (dùng cho bộ phận quản lý) Trừ vào kết quả kinh doanh TK 214 Chi phí khấu hao TK 335, 1421 Chi phí dự toán TK 333 Thuế, phí, lệ phí phải nộp TK 139, 159 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi& dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 331, 111, 112 Chi phí dịch vụ mua ngoài Và chi phí bằng tiền khác Chi các quỹ cho hoạt động công đoàn: Ở Công ty TNHH XNK Nam Đô có một số nguồn kinh phí để chi cho phong trào công nhân viên chức lao động và quyền lợi của đoàn viên như quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ công đoàn. Việc sử dụng các quỹ này thường xuyên chồng chéo lẫn nhau gây lãng phí. Theo tôi, cần phân biệt nội dung sử dụng các quỹ này theo đúng như tinh thần của thông tư liên tịch số 76/1999 TTLT/TC-TLĐ ngày 16/6/1999 của Bộ Tài chính và Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, cụ thể là: Các phương tiện hoạt động của công đoàn như trụ sở làm việc, phòng họp, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, máy điện thoại, máy vi tính, phương tiện giao thông do chuyên môn cung cấp theo luật công đoàn. Các công trình văn hoá như nhà văn hoá, câu lạc bộ, thư viện, phòng truyền thống (kể cả việc xây dựng, trang bị, sửa chữa lớn) do chuyên môn hoặc quỹ phúc lợi chi. Hoạt động của Đoàn thanh niên CSHCM ngoài quỹ đoàn thanh niên, quỹ công đoàn có thể chi bổ xung cho những phong trào do thanh niên tổ chức hoặc cùng phối hợp với công đoàn tổ chức. Để sử dụng kinh phí hợp lý, chính quyền, công đoàn, đoàn thanh niên cần thống nhất chương trình, kế hoạch hoạt động, phân công cụ thể và lập dự trù chi tiết sát với yêu cầu chi, phù hợp với khả năng của từng loại quỹ. Cán bộ chuyên trách công đoàn do quỹ công đoàn trả tiền lương cơ bản và phụ cấp lương theo chế độ chung còn phần lương ở cong ty trả theo kết quả sản xuất kinh doanh và các quyền lợp khác như trợ cấp khó khăn, tiền thưởng,.. do chuyên môn chi trả như mọi cán bộ công nhân viên trong công ty. Hình thức trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian tháng để tính và trả lương cho mọi cán bộ công nhân viên trong công ty. Hình thức trả lương này nói chung chưa đảm bảo nguyên tắc tiền lương được trả dựa trên số lượng công việc, mang tính chất bình quân nên đã không khuyến khích người lao động. Bên cạnh đó Công ty cũng chưa có chế độ thưởng cho những cá nhân có thành tích bán hàng tốt nên các nhân viên bán hàng chưa nhiệt tình trong việc mời chào, giới thiệu hàng với khách. Để khắc phục những nhược điểm này Công ty nên đưa ra các hình thức thưởng phạt thích hợp kết hợp với hình thức trả lương như hiện nay. Thưởng là một công cụ, cùng với tiền lương, kích thích người lao động làm việc tốt hơn. Ngày nay, trong các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty nước ngoài hay các Công ty TNHH các hình thức thưởng được sử dụng rộng rãi. Tuỳ từng mục tiêu doanh nghiệp đặt ra mà lựa chọn hình thức thưởng cho phù hợp. Trong điều kiện kinh doanh của Công ty TNHH XNK Nam Đô theo tôi nên xây dựng chế độ thưởng đối với từng bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng. Chất lượng công việc của lao động quản lý chính là mức độ hoàn thành công việc được giao, kết quả, thành tích mà Công ty đạt được hoặc biểu hiện gián tiếp qua kết quả bán hàng. Muốn xác định rõ mức độ hoàn thành công việc thì phải xác định rõ, cụ thể trách nhiệm công việc cho từng phòng ban, cá nhân. Dựa trên mức độ hoàn thành công việc của từng người, từng bộ phận để đưa ra các hình thức thưởng và mức thưởng. Đối với lao động bán hàng, chất lượng công việc chính là doanh số, lợi nhuận thu được. Công ty cần quy định mức doanh thu tối thiểu, kế hoạch thưởng đối với từng mức doanh thu. Chia các mức độ hoàn thành công việc thành 3 mức: hoàn thành tốt công việc, hoàn thành công việc ở mức bình thường và hoàn thành công việc ở mức thấp. Ở mức tốt có nghĩa là vượt yêu cầu sẽ được hưởng 100% lương ngoài ra sẽ được thưởng từ quỹ thưởng của bộ phận. Nếu đáp ứng yêu cầu sẽ được hưởng nguyên lương, nếu dưới yêu cầu sẽ hưởng lương dưới 100% lương từ đầu quỹ lương. 4. Phương hướng, mục tiêu 4.1 Công ty nên trang bị thêm hệ thống máy vi tính hiện đại ở các phòng, ban đặc biệt là tại các bộ phận liên quan chuyên môn kế toán thống kê tài chính. Khi Công ty trang bị hệ thống máy vi tính cho họ sẽ tạo ra cho họ khả năng giải quyết công việc nhanh, chính xác, báo cáo tài chính sẽ không bị chậm trễ. Bên cạnh đó Ban lãnh đạo Công ty sẽ sớm có được những thông tin về Công ty và sớm nhận được những kế hoạch, phương hướng sản xuất kinh doanh từ đội ngũ kế toán, lãnh đạo sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn nhất. Có thêm hệ thống máy vi tính mọi công việc kế toán được giải quyết nhanh chóng, người lao động sẽ sớm nhận được tiền lương của mình và tạo tâm lý yên tâm cống hiến lao động cho Công ty. 4.2 Công ty cần giám sát chặt chẽ và sát sao hơn nữa việc chấm công hạch toán lương từng phòng tạo cho người lao động tâm lý thoải mái, yên tâm lao động sản xuất trong công việc Việc kiểm tra, giám sát quá trình triển khai nghiệp vụ kế toán từ khâu chấm công tại các xưởng sẽ góp phần làm cho việc chi trả lương đúng, thực và chính xác cho người lao động. Việc này sẽ giúp cho Công ty tránh được những tổn thất, khó khăn trong việc mở rộng sản xuất kinh doanh, bởi lẽ mọi thông tin, nghiệp vụ phát sinh đều được kiểm tra giám sát chặt chẽ. Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm, thậm chí làm việc nửa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những ngươì thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan. 4.3. Công ty cần chú ý tăng lương thoả đáng cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là đưa ra những chính sách đãi ngộ kịp thời đối với những lao động lành nghề lâu năm, có kinh nghiệm, đây chính là biện pháp khuyến khích vật chất tinh thần với người lao động Hình thức trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích công nhân không ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản xuất. Việc tăng lương thoả đáng, chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ là động lực trong cuộc sống đối với người lao động họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Công ty, ngoài ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trường, có nhiều bạn hàng mới. 4.4. Công ty nên có hình thức thưởng phạt rõ ràng và có tính chất thường xuyên trong các quyết toán lương Công ty, mặc dù đã có thưởng cho cán bộ công nhân viên song chỉ mang tính chất tượng trưng hoặc theo lượng đơn đặt hàng thời gian phải hoàn thành công việc Công ty cần có khung thưởng rõ ràng theo tháng, tuần, thậm chí ngày, giờ công sản xuất kinh doanh, sản phẩm mang tính chất thường xuyên hơn nữa. Việc thưởng thường xuyên tạo điều kiện cho người lao động hăng hái làm việc hơn nữa, gắn trách nhiệm của mình với Công ty hơn nữa. KẾT LUẬN Quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tổ chức tốt công tác tiền lương sẽ đưa hoạt động kinh doanh của Công ty vào nề nếp, tạo động lực cho người lao động. Công ty TNHH XNK Nam Đô đã có nhiều cố gắng trong việc cải thiện, nâng cao dần thu nhập của cán bộ công nhân viên, quan tâm đầy đủ đến nhu cầu phúc lợi và quyền lợi của người lao động. Thời gian thực tập tại Công ty TNHH XNK Nam Đô đã giúp em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, tạo cho em kinh nghiệm khi làm kế toán phù hợp với điều kiện thực tế mà trong lý luận không đặt ra. Dựa trên cơ sở lý luận đã học được tại trường và thời gian thực tập kế toán, em đã tập trung vào nghiên cứu phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH XNK Nam Đô và đã hoàn thành chuyên đề này. Những ý kiến đề xuất ở phần III không phải là những phát hiện mới mà chỉ là những nội dung nhằm bổ xung cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng và công tác kế toán nói chung ở Công ty hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Chu Thành, Giám đốc công ty, các cán bộ, nhân viên phòng kế toán Công ty TNHH XNK Nam Đô đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NAM ĐÔ 3 Chương I: Giới thiệu chung về Công ty 3 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 3 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. 4 a. Tổ chức bộ máy quản lý 4 b. Chức năng của giám đốc và các phòng chức năng 5 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nam Đô 6 a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 6 b. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán và các vấn đề khác về công tác kế toán 8 Chương II. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH XNK Nam đô 10 I. Phân loại lao động tại Công ty 10 II. Hình thức trả lương và chế độ tiền lương đang áp dụng tại Công ty TNHH XNK Nam Đô 10 1. Các hình thức trả lương 10 2. Chế độ tiền lương và một số chế độ khác khi tính lương 12 III. Phương pháp tính trả BHXH tại Công ty TNHH XNK Nam Đô 15 IV. Thực tế tổ chức hạch toán tiền lương tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô 16 1. Hạch toán chi tiết 16 2. Bảo hiểm xã hội 17 3. Kinh phí công đoàn 20 4. Bảo hiểm y tế. 22 PHẦN II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 25 I. Quy trình tổ chức hạch toán tiền lương 25 1. Hạch toán số lượng lao động 25 2. Hạch toán thời gian lao động 25 3. Hạch toán kết quả lao động 29 4. Hạch toán tiền lương cho người lao động 29 II. Tổ chức hệ thống sổ sách 34 1. Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ 34 2. Áp dụng hình thức nhật ký sổ cái 41 PHẦN III. HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XNK NAM ĐÔ 45 I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH XNK Nam Đô 45 1. Những thành tựu đạt được 45 2. Những hạn chế 46 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH XNK Nam Đô 47 1. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 47 2. Chi các quỹ cho hoạt động công đoàn 50 3.Hình thức trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên 51 4. Phương hướng, mục tiêu 52 Kết luận 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Những văn bản pháp quy NXB Tài chính - 1995 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Sơ đồ hướng dẫn hạch toán, hướng dẫn chuyển sổ Chủ biên : PTS. Đặng Văn Thanh NXB Tài chính - 1995 3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Chủ biên: TS Nguyễn Văn Công NXB Tài chính 4. Tạp chí Tài chính 6. Tạp chí Kế toán 7. Hệ thống số liệu, sổ sách kế toán của Công ty TNHH XNK Nam Đô