Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex

êu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex. Kết quả tiêu thụ hàng hoá được thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ hàng hoá. Đây là bút toán được tiến hành vào cuối quý. Kế toán căn cứ vào số liệu chi tiết và tổng hợp để xác định kết quả tiêu thụ như sau: Lãi (lỗ) về tiêu thụ Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Chi phí nghiệp vụ kinh doanh = - - Công ty không sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán, mà Công ty dùng hình thức giảm giá ngay trên hoá đơn. Công ty đặt ra mức giá theo sản lượng mua của khách hàng càng mua với số lượng lớn thì giá càng thấp. Sản phẩm của Công ty yêu cầu về kiểm tra kỹ thuật rất chặt chẽ trước khi giao hàng nên các trường hợp hàng bán bị trả lại là không phát sinh. Không có các khoản giảm trừ doanh thu nên doanh thu bán hàng cũng chính là doanh thu thuần. Cuối quý kế toán tiêu thụ xác định kết quả tiêu thụ cho từng nhóm hàng, sau đó tổng hợp lại để tính ra kết quả của toàn bộ hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 8 để kết chuyển doanh thu. Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn để kết chuyển giá vốn hàng bán. Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí nghiệp vụ kinh doanh kết chuyển chi phí bán hàng. Sổ cái tổng hợp TK 911 Quí IV/2000 Đơn vị: Đồng TK ĐƯ Diễn giải Phát sinh Nợ Phát sinh có 511 Kết chuyển doanh thu bán hàng 114.874.651.927 632 Kết chuyển giá vốn hàng bán 106.286.783.037 641 Kết chuyển chi phí bán hàng 8.000.327.864 4212 Kết chuyển lãi thuần năm nay 587.541.026 Cộng phát sinh 114.874.651.927 114.874.651.927 Người lập Kế toán trưởng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Quí IV/2000 Chỉ tiêu Số tiền 1. Tổng doanh thu bán hàng 114.874.651.927 2. Các khoản giảm trừ 3. Doanh thu thuần 114.874.651.927 4. Giá vốn hàng bán 106.286.783.037 5. Lãi gộp 8.587.868.890 6. Chi phí bán hàng 8.000.327.864 7. Lợi nhuận trước thuế 587.541.026 Sơ đồ 18 Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex. Phân bổ chênh lệch giá hạch toán và giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển chi phí bán hàng Kết chuyển lãi từ hoạt động kinhdoanh TK 156xx2 TK 641 TK 421 TK 632 TK 511 TK 911 Kết chuyển lỗ từ hoạt động kinh doanh chương III Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Gas - Petrolimex. I. Nhận xét chung về hoạt động kinh doanh, công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết qủa kinh doanh tại công ty Gas - Petrolimex. 1. Nhận xét về hoạt động kinh doanh. Công ty Gas - Petrolimex ra đời và hoạt động từ năm 1999 trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Công ty có những điều kiện thuận lợi là không phải chịu ảnh hưởng của cơ chế tập chung quan liêu bao cấp kìm hãm, rằng buộc. Công ty có điều kiện tiếp cận với những quy luật của cơ chế thị trường và đã vận dụng nó một cách linh hoạt vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã không ngừng cải tiến, đổi mới, tiếp cận với những tiến bộ khoa học-kỹ thuật và ứng dụng vào trong kinh doanh và trong quản lý. Nền kinh tế luôn vận động và phát triển, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường những biến động càng trở lên mạnh mẽ. Những biến động của thị trường chung ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đó bên cạnh những thuận lợi Công ty cũng phải đương đầu với không ít khó khăn. Công ty phải cạnh tranh quyết liệt với các Công ty kinh doanh cùng ngành hàng, mà đa phần là các công ty liên doanh với tên tuổi của các hãng lớn, đầy kinh nghệm và tiềm lực tài chính trên thế giới đã thâm nhập vào thị trường Việt Nam như hãng Sell, BP, Total, ELF…Mặc dù vậy với tiềm năng sẵn có của ngành Xăng Dầu, dưới sự chỉ đạo, hỗ trợ của Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam về vốn kinh doanh cộng với sự năng động linh hoạt của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Kết qủa đó được thể hiện rõ qua số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong những năm qua. Doanh thu tiêu thụ tăng lên đáng kể, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày càng được cải thiện. Công ty đã xây dựng cho mình một mạng lưới tiêu thụ rộng khắp trong cả nước hoạt động có hiệu quả với 4 Chi nhánh lớn là: Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh và các cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội. Trên cơ sở các phương thức tiêu thụ phù hợp với từng khách hàng, từng thị trường, Công ty đã lập và thực hiện tốt kế hoạch bán hàng đối với từng thời kỳ, từng nhóm hàng. Bên cạnh đó Công ty đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên năng nổ, nhiệt tình có trình độ chuyên môn nghệp vụ cao đã đảm bảo cho Công ty có được sự phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng và là nhà cung cấp đáng tin cậy vì vậy sản phẩm của Công ty ngày càng được người tiêu dùng và khách hàng lựa chọn. Công ty là doanh nghiệp kinh doanh LPG chiếm thị phần lớn nhất trong cả nước. Về bộ máy quản lý chung toàn Công ty được bố trí rất phù hợp theo hình thức tổ chức quản lý trực tuyến tham mưu đứng đầu là Giám đốc Công ty. Hình thức này giúp cho công việc quản lý của Công ty rất hiều trong điều kiện phạm vi hoạt động của Công ty lớn, quy mô sản xuất kinh doanh mở rộng với nhiều Chi nhánh tại các thành phố khác nhau. Các phòng ban nghiệp vụ được bố trí hợp lý thực hiện đúng chức năng của mình. Song song với những mặt đã làm được, hiện nay Công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau: Tình trạng chiếm dụmg vốn do khách hàng nợ là một vấn đề nan giải cần quan tâm. Trong khi phải nợ một khoản tiền lớn thì Công ty lại bị khách hàng chiếm dụng vốn (do chưa thu hồi được nợ). Điều này làm cho hiệu quả sử dụng vốn của Công ty giảm, hiệu quả kinh doanh sẽ không cao. Sở dĩ có điều này là do ở Văn phòng Công ty khách hàng đến lấy hàng là phòng kinh doanh sẽ biết hoá đơn GTGT để cấp hàng cho khách, còn việc thu hồi tiền hàng cũng như nợ cũ do phòng kế toán đảm nhiệm. Điều này dẫn đến nhiều khi công nợ của khách hàng đã vượt mức dư nợ cho phép nhưng phòng kinh doanh vẫn viết hoá đơn cung cấp hàng cho khách. Công tác nhập khẩu chưa thực sự có hiệu quả , Công ty còn phải mua hàng với giá cao từ đó làm giảm khả năng cạnh tranh của hàng hoá chủ yếu là cạnh tranh về giá. Hiện nay, hàng nhập khẩu của Công ty đều phải qua trung gian, mua theo hình thức chuyển khẩu của các nước khác nên giá cao hơn. Nguồn hàng trong nước (nhà máy Dinh Cố) chưa đủ đáp ứng nhu cầu cầu thị trường nên Công ty vẫn phải nhập khẩu Gas từ nước ngoài. Hiện nay, trong thị trường cạnh tranh gay gắt, việc thu hút khách hàng và tạo niềm tin của khách hàng làm cho họ trở thành khách hàng truyền thống của Công ty là vấn đề cần được quan tâm, xem xét. Việc áp dụng các chính sách giảm giá và chiết khấu là rất cần thiết trong hoạt động kinh doanh và phù hợp với thông lệ trong kinh doanh thương mại. Tuy nhiên, tại Công ty chính sách chiết khấu chưa được thực hiện và chính sách giảm giá đạt hiệu quả chưa cao. Đó là một bất lợi lớn cho Công ty trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay để chiếm lĩnh thị trường. 2. Nhận xét về công tác kế toán. Nhìn chung công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của Công ty. Kế toán của Công ty đã ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán tiền hàng đối với khách hàng, tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá, cung cấp số liệu giúp cho hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý vốn của Công ty đạt hiệu quả nhất định. Hơn nữa, Công ty còn tổ chức một bộ máy kế toán khá toàn diện với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, đồng đều, có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm. Việc phân công công tác rõ ràng, cụ thể cho từng nhân viên đã góp phần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, giúp cho công tác kế toán diễn ra một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và phản ánh đúng các chỉ tiêu tài chính. - Để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty là quy mô kinh doanh lớn, các chi nhánh cách xa nhau, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên hình thức sổ kế toán tương đối phù hợp mà công ty là hình thức Nhật ký- Chứng từ nhưng có cải tiến và được thực hiện toàn bộ trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn Công ty. Công việc hạch toán được tiến hành tự động qua hệ thống máy vi tính đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Việc đối chiếu được thực hiện thông qua cơ sở nối mạng. Điều này cho thấy Công ty đã biết ứng dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại vào công việc hạch toán, nhằm giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán mà vẫn đảm bảo được yêu cầu kế toán đặt ra là chính xác, đầy đủ, kịp thời và chi tiết. Mặc dù về lý thuyết hình thức Nhật ký- Chứng từ không phải là hình thức sổ phù hợp nhất cho áp dụng kế toán máy nhưng Công ty đã có một chương trình kế toán riêng để ứng dụng vào công tác kế toán của Công ty một cách thuận lợi nhất. - Công ty Gas - Petrolimex đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 CĐKT/TC ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung. Công ty không sử dụng hết các tài khoản theo quy định mà chỉ sử dụng những tài khoản cần thiết phù hợp với đặc điểm của Công ty. Những tài khoản cấp 1 đã định sẵn trên cơ sở đó Công ty mở thêm những tài khoản chi tiết cấp 2, 3…để thuận tiện cho việc hạch toán tương ứng với đặc thù của Công ty. - Hệ thống chứng từ Công ty áp dụng theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Ngoài ra Công ty còn có một số chứng từ kế toán đặc thù riêng của Công ty để thuận tiện cho việc quản lý khoa học và thống nhất trong toàn Công ty cũng như trong ngành. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản nhưng lại theo dõi trùng lắp giữa thủ kho và kế toán. Tuy nhiên đi sâu vào tìm hiểu công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định k ết quả tiêu thụ ở Công ty Gas - Petrolimex, bên cạnh phần lớn những ưu điểm còn tồn tại một số hạn chế: Con số kế toán là những con số biết nói. Tuy nhiên việc lập và phân tích các số liệu kế toán về hàng hoá, tiền lương, chi phí và tình hình tài chính của Công ty hầu như chưa được bộ phận kế toán quan tâm. Điều này đã làm giảm nhẹ đi ý nghĩa của công tác kế toán, làm giảm nhẹ đi chức năng tham mưu cho Giám đốc để có những quyết định hiệu quả cho kinh doanh trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh như hiện nay. Về luân chuyển chứng từ: Đơn vị đã lập đầy đủ các chứng từ ban đầu theo đúng chế độ quy định, các chứng từ do Công ty phát hành có đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên đối với từng trường hợp cụ thể việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những bất cập: + Trường hợp bán hàng qua kho Công ty và kho Chi nhánh,Xí nghiệp trực thuộc chứng từ luân chuyển lòng vòng, thiếu chặt chẽ về mặt pháp lý bởi chứng từ được lập trước khi người mua nhận được hàng. Giả thết nếu có sự thay đổi về hàng hoá ghi trong hợp đồng , người mua từ chối nhận hàng thì rất khó xử lý số liệu vì số liệu đã được nhập vào máy. Muốn hủy bỏ số liệu này kế toán phải lập một hoá đơn GTGT khác để bỏ số liệu đã cập nhật vào máy dẫn đến lãng phí hoá đơn GTGT, chứng từ vì chứng từ và hoá đơn ghi âm thì không có ý nghĩa kinh tế. Trường hợp bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp hoá đơn luân chuyển lòng vòng không cần thiết. Chi nhánh, XN viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi cho Văn phòng Công ty để xuất chuyển hàng sang kho thủ tục của Văn phòng Công ty theo giá bán nội bộ Công ty. Văn phòng Công ty viết hoá đơn GTGT cho khách hàng gửi cho Chi nhánh, Xí nghiệp để làm căn cứ cho Chi nhánh, Xí nghiệp xuất hàng cho khách. Hàng hoá xuất cho khách trên chứng từ là xuất từ kho thủ tục của Văn phòng Công ty nhưng thực tế là vẫn nằm trong kho của Chi nhánh, Xí nghiệp. Cùng nội dung kinh tế mà phải mất hai lần luân chuyển chứng từ. + Trường hợp bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập: Hàng hoá hoàn toàn không nhập kho Chi nhánh tại cảng đầu mối mà chỉ làm thủ tục coi như nhập kho. Thủ tục chứng từ hoàn toàn giống trường hợp bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp. Hàng hoá xuất thẳng nhưng trên chứng từ lại thể hiện hàng hoá đã nhập kho và xuất tại kho của Chi nhánh cảng đầu mối. Như vậy là phản ánh không đúng sự vận động của hàng hoá. Tuy nhiên vẫn có thể chấp nhận được vì kho “thủ tục” này giúp cho Văn phòng Công ty theo dõi được lượng hàng nhập- xuất trong kỳ. + Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: Các cửa hàng bán lẻ thường gửi báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ và các hoá đơn GTGT về phòng kế toán Công ty không theo một chu kỳ đều đăn lúc 5 ngày lúc 10 ngày gây ra tình trạng thếu hụt thông tin làm ảnh hưởng công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung. Về phương pháp hạch toán Có thể thấy rằng Công ty vận dụng hệ thống tài khoản mới vào quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kế quả tiêu thụ tương đối toàn diện, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần nghiên cứu, xem xét khi vận dụng vào quá tình hạch toán. + Trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, tất cả các khoản doanh thu dù thu tiền ngay hay chưa thu tiền kế toán đều phản ánh qua TK 131. Do vậy, đối với khách hàng trả tiền ngay kế toán phải hạch toán thêm một bút toán ghi giảm tài khoản công nợ cho khách: BT1) Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131: Tổng số tiền bán hàng. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. BT2) Phản ánh khoản tiền khách hàng trả ngay Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Có TK 131: Số tiền khách hàng thanh toán. Như vậy việc hạch toán có nhược diểm là làm cho công việc kế toán trở lên lòng vòng không phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhưng do doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán nên trình tự hạch toán này thuận tiện cho việc theo dõi công nợ vì nếu cùng một khách hàng máy sẽ bị lẫn lộn giữa khoản trả trước và khoản phải trả của khách hàng. Hơn nữa, xét tình hình thực tế của Công ty ta thấy khách hàng của Công ty là khách hàng thường xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều, thanh toán chiếm tỷ trọng lớn thường trả bằng tiền gửi Ngân hàng nên chỉ khi nào có giấy báo Có của Ngân hàng mới ghi giảm công nợ nên việc hạch toán qua tài khoản 131 là chấp nhận được. + Khi bán hàng cho Chi nhánh, Xí nghiệp Công ty phản ánh các khoản phải thu nội bộ qua TK 336 làm không hợp lý bởi đây là khoản phải thu. Điều này dễ gây nhầm lẫn cho máy giữa khoản phải thu và khoản khoản đã trả. + Công ty không sử dụng TK 531 - Giảm giá hàng bán theo quy định để hạch toán phần tiền giảm giá đối với khách hàng mua với khối lượng lớn, thường xuyên mà trừ trực tiếp luôn trên tổng số tiền khách hàng phải thanh toán ghi trên hoá đơn. Điều này gây khó khăn cho việc xác định tổng doanh thu bán hàng thực tế và số tiền giảm giá cho khách hàng. + Công ty hạch toán hàng tồn kho theo giá hạch toán. Công ty hạch toán phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán vào TK 1561112 ( Chênh lệch giá hạch toán và gái thực tế Gas), 1561322 (Chênh lệch giá hạch toán và giá thực tế bếp, phụ kiện) cuối kỳ kết chuyển toàn bộ vào TK 632. Việc kết chuyển phần chênh lệch giá thực tế và giá hạch toán này làm ảnh hưởng đến việc xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh do phần kết chuyển chênh lệch giá bao gồm cả phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ. Do đó phần chênh lệch giá đã kết chuyển không phải là phần chênh lệch của hàng tiêu thụ trong kỳ. + Công ty không mở TK 1562 để theo dõi chi phí mua hàng mà tập trung vào TK 641. Cuối kỳ kế toán kết chuyển hết chi phí bán hàng sang TK 911. Do đó chi phí thu mua kết chuyển sang TK 911 bao gồm cả chi phí thu mua của hàng tồn kho cuối kỳ, không phản ánh chính xác giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. + Tất cả chi phí công ty tập hợp hết vào TK 641. Công ty không mở TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi riêng chi phí bán hàng để có biện pháp thích hợp làm giảm chi phí bán hàng tăng lợi nhuận của Công ty. Về sổ sách kế toán Công ty không mở bảng kê số 8 để theo dõi tình hình mua và bán hàng, sổ này theo dõi cả nghiệp vụ nhập- xuất hàng hoá, sổ này làm căn cứ để ghi Có cho các TK 156 trên NK - CT mà Công ty lại mở bảng kê giá vốn hàng bán, sổ này chỉ theo dõi được hàng hoá tiêu thụ. Mặc dù Công ty mở sổ chi tiết doanh thu nhưng sổ này chỉ theo dõi nghiệp vụ xuất hàng, không có các thhông tin khác như:đơn giá, số lượng..Do đó Công ty nên mở lại sổ chi tiết doanh thu TK 511để phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý. Về thanh toán công nợ: Hiện nay Công ty bán hàng theo kiểu mua đứt bán gọn, không bán hàng ký gửi. Khách hàng của Công ty lại rất đa dạng bao gồm: Người tiêu dùng, các khách hàng công nghiệp, thương mại, các tổng đại lý, đại lý trong và ngoài ngành… nhưng hiện nay việc đôn đốc theo dỗi và thu hồi công nợ của Công ty còn chưa được tốt đặc biệt là khách hàng đại lý tổng đại lý. Mặc dù trong hợp đồng có quy định: Các tổng đại lý, đại lý phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng. nhưng trên thực tế, các Đại lý, tổng đại lý này thường không thanh toán đúng quy định, tình trạng nợ dây dưa và thanh toán theo hình thức nợ gối đầu vẫn còn tồn tại, dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn. Về quản lý công nợ vỏ bình Gas: Vỏ bình Gas là bao bì luân chuyển tham gia vào quá trình kinh doanh dùng để chứa Gas phục vụ nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng hoặc phục vụ cho sản xuất kinh doanh của khách hàng công nghiệp, thương mại. Tổng giá trị bình Gá chiếm tới 60% tổng giá trị tài sản của Công ty. Việc quản lý công nợ vỏ bình Gas sao cho có hiệu quả luôn được coi trọng. Hiện nay công tác quản lý vỏ bình Gas còn một số những tồn tại sau: + Lượng vỏ bình Gas do cửa hàng chuyên doanh, đại lý xăng dầu lưu trữ có tần suất biến động lớn, nhưng Công ty chỉ quản lý vỏ bình này trên số liệu thống kê về: tổng lượng vỏ bình các đơn vị lưu trữ trong đó phân thành lượng vỏ bình đã thanh toán ký cược và lượng vỏ bình chưa thanh toán ký cược tính đến thời điểm cuối tháng. Điều này dẫn đến sự thiếu hụt thông tin về sự biến động vỏ bình lưu giữ tại các cửa hàng chuyên doanh và các đại lý Xăng Dầu tại thời điểm nhất định trong tháng, gây khó khăn cho lãnh đạo Công ty trong quản lý vỏ bình Gas. + Theo quy định khách hàng sử dụng bình Gas loại 12 Kg, 13 Kg, 48 Kg khi mua lần đầu sẽ phải thanh toán tiền ký cược tương ứng với giá trị mỗi vỏ bình Gas do Công ty quy định, lần mua sau khách hàng có thể đem vỏ bình của Công ty đến bất kỳ cửa hàng, đại lý nào của Công ty để xin đổi. Để khuyến khích khách hàng công nghiệp và thương mại sử dụng hàng hoá của mình, công ty cho khách hàng này mượn vỏ bình Gas ( hợp đồng mượn vỏ bình) mà không phải đặt tiền ký cược. Nhưng thực tế hiện nay, lượng vỏ bình Gas chưa thanh toán tiền ký cược của khách hàng cho Công ty là rất lớn. Nếu lượng khách hàng công nghiệp, thương mại có nhu cầu sử dụng bình Gas tăng, lượng cho mượn vỏ bình ngày càng lớn trong khi tiền đặt ký cược vỏ bình thì không có. Điều này gây mất cân đối giữa giá trị lượng vỏ bình cho mượn với lượng hàng bán ra cho các đối tượng này, ở một phương diện nào đó có thể coi Công ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn. Mặt khác, việc cho mượn vỏ bình Gas không có tiền ký cược làm cho mối quan hệ giữa Công ty và khách hàng thiếu sự rằng buộc. Về định mức hao hụt: Qua khảo sát thực tế chu trình luân chuyển LPG từ khâu nhập tầu, tồn chứa, đóng bình, xuất bán Gas bằng xe bồn và kiểm định bình mới phát sinh hao hụt. Tuy nhiên mức hao hụt khá thấp, nhiều khi có hao hụt thừa do nhập tầu và lượng Gas còn tồn lại trong quá trình luân chuyển vỏ bình nhưng vấn đề đặt ra Công ty vẫn chưa ban hành các định mức hao hụt cho từng công đoạn trong quá trình luân chuyển hàng hoá. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Việc chuyển đổi cơ chế kế toán nước ta từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kế toán tiêu thụ có sự quản lý của nhà nước là một xu hướng tất yếu khách quan. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt, doanh nghiệp thương mại sẽ phải phát triển mạnh mẽ mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thực sự là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt được điều đó thì cần thiết phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là một công cụ đắc lực. Nhà nước đóng vai trò điều tiết vĩ mô nền kế toán, sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng phương pháp hệ thống khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các báo cáo tài chính của doanh nghiệp còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay, và đây thật sự là một yêu cầu bức xúc. Trong hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Vốn hàng hoá thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh, chính vì thế quá trình luân chuyển vốn kinh doanh phải được theo dõi chặt chẽ, thường xuyên. Đồng thời quá trình này là yếu tố quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Muốn hoàn thiện được đòi hỏi phải có nhận xét đúng trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm báo phù hợp với chế độ chính sách và đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin kinh tế , vừa tiết kiệm được chi phí, vừa có hiệu quả. Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tốt thì hệ thống các chứng từ ban đầu sẽ được hoàn thiện, do đó sẽ được nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập -xuất - tồn hàng hoá. Hoàn thiện còn góp phần vào việc sử dụng đúng tài khoản để phán ánh các nghiệp vụ phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán, đồng thời giúp các cổ đông, bạn hàng, những người quan tâm đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp có thể hiểu rõ về doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình hạch toán trên, ngoài việc góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán toàn Công ty, nó còn cung cấp cho các cơ quan quản lý cấp trên những số liệu chính xác, phản ánh đúng đắn tình hình tiêu thụ của Công ty theo từng hình thức bán và hiệu quả kinh doanh, giúp cho nhà lãnh đạo có thể quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc được tốt hơn. Hoàn thiện quá trình kế toán này đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tượng sử dụng. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoàn hiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Gas - Petrolimex. 2.1. Về luân chuyển luân chứng từ. Trong trường hợp bán hàng cho khách qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp trực thuộc, Công ty chỉ cần lập hoá đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho Chi nhánh, Xí nghiệp làm cơ sở báo nợ cho Văn phòng Công ty, 1 liên lưu ở sổ gốc, 1 liên dùng để hạch toán. Điều này hoàn toàn hợp lý vì hàng ở Chi nhánh, Xí nghiệp hay hàng ở kho Văn phòng Công ty vẫn là hàng thuộc sở hữu của toàn Công ty. Việc xuất bán trực tiếp cho khách qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp vì thế vẫn được coi là xuất khỏi Công ty. Chứng từ này vẫn đảm bảo cơ sở pháp lý để các bên theo dõi và hạch toán. Hoặc Công ty chỉ làm nhiệm vụ nhập hàng và điều động hàng hoá cho các NH, XN. Các CH, XN được uỷ quyền xuất hàng và bán hàng trực tiếp. Tại các CN, XN đã có kho hàng, có hệ thống quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy trên Văn phòng Công ty sẽ giảm bớt việc theo dõi bán hàng, hạch toán công nợ để tập trung vào điều hành Công ty. Đồng thời việc luân chuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phù hợp với chế độ tài chính và chính sách thuế. + Trường hợp bán hàng cho khách ngay tại cảng nhập nên giao hoá đơn GTGT cho khách ngay tại CN cảng đầu mối. Khi ký kết hợp đồng kinh tế thì lưu chứng từ cần thiết vào tập hồ sơ, đến khi nào CN chuyển hoá đơn GTGT về số hàng đã bán cho Công ty thì Công ty tiến hành hạch toán số hàng đã bán theo giá bán cho khách. Những hoá đơn này phải được gửi ngay về Công ty để kịp thời hạch toán. + Đối với hàng hoá bán lẻ: các cửa hàng lập báo cáo bán hàng và gửi về Công ty không theo một quy định thống nhất có khi 10 ngày mới nhận được báo cáo bán hàng điều này gây cản trở cho công tác quản lý và hạch toán tiêu thụ ở Công ty. Do đó Công ty nên đưa ra các quy định rõ ràng, cụ thể về việc lập và nộp báo cáo bán hàng theo ngày hoặc theo định kỳ ngắn (tối đa là 5 ngày). Để đảm bảo việc theo dõi tốc độ thực tế bán ra tại các cửa hàng bán lẻ, cũng như công nợ đối với các cửa hàng. Đối với những hàng hoá mới đưa ra thị trường phải báo cáo thường xuyên với Công ty để có thể nắm bắt thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định hợp lý cho sự tồn tại và phát triển của hàng hoá đó trên thị trường. 2.2. Về phương pháp hạch toán Công ty không sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá mà tất cả chi phí thu mua hàng hoá được hạch toán vào TK 641- chi phí bán hàng nên khó xác định chính xác chi phí mua hàng làm cho giá vốn hàng bán không phản ánh chính xác,vì không có khoản chi phí mua hàng trong giá vốn. Hơn nữa tỷ trong giữa chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và tổng chi phí không được phân định rõ. Vì thế Công ty nên mở TK 1562 tập hợp chi phí thu mua để khắc phục hạn chế này. Phương pháp hạch toán: cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí thu mua trên TK 1562 cho hàng tiêu thụ trong kỳ (theo công thức mục 3.1 thuộc (3) trong phần II của Chương I) và kết chuyển chi phí thu mua sang TK 632. Nợ TK 632: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Có TK 1562: Chi phí mua hàng. Còn phần chi phí thu mua của hàng tồn kho vẫn nằm trên TK 1562 (dư nợ) sẽ được phân bổ vào kỳ sau. Chi phí nghiệp vụ kinh doanh không nhất thiết phải phân bổ hết cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Cần linh hoạt khi có sự biến động lớn về hàng tồn kho, tránh tình trạng phản ánh sai kết quả kinh doanh ảng hưởng tới công tác thanh toán với ngân sách nhà nước. Trong chi phí nghiệp vụ kinh doanh bao gồm cả chi phí quản lý doanh nghiệp, Công ty nên mở riêng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc bóc tách hai loại chi phí này giúp cho doanh nghiệp xác định các định mức phí một cách chính xác. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán được hạch toán vào TK 1561xx2 đến cuối kỳ kết chuyển hết vào TK 632. Việc hạch toán như vậy sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh vì phần kết chuyển chênh lệch giá này bao gồm cả phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ dó đó giá vốn hàng bán tăng lên với thực tế. Công ty nên phân bổ phần chêch lệch giá cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ. Cuối kỳ kết chuyển phần chênh lệch giá phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ sang TK 632 còn phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ sẽ dư trên TK 1561xx2. Công thức phân bổ như sau: Giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Hệ số giá = x Số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng tiêu thụ Giá thực tế hàng hoá xuất tiêu thụ trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = - Hệ số giá hàng hoá Giá hạch toán hàng hoá nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng hoá tồn đầu kỳ Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Giá thực tế hàng hoá nhập trong kỳ nhập trong kỳ = + + Khi thực hiện giảm giá cho khách hàng mua với khối lượng lớn, thường xuyên, Công ty không sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán theo quy định để hạch toán phần tiền Công ty giảm giá cho khách hàng mà trừ trực tiếp trên tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT. Điều này gây khó khăn cho việc xác định tổng doanh thu bán hàng và số tiền đã giảm cho khách hàng cho từng lô hàng. Để khắc phục tình trạng này Công ty nên tách rời phần giảm giá mà khách hàng được hưởng với tổng giá thanh toán sử dụng TK 532 để hạch toán. Công ty có thể nghiên cứu, điều chỉnh để đưa ra mức giảm giá cho khách hàng. Mặt khác, nó vừa đảm bảo được chính sách bán hàng của Công ty vừa tăng cường công tác quản lý, hạch toán kế toán về các khoản giảm trừ đoanh thu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Trình tự hạch toán đối với tài khoản này đã trình bầy ở mục 3 thuộc phần IV trong chương I. 2.3. Về sổ sách kế toán Công ty mở sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau: (bảng 12) Mẫu sổ cái mà Công ty đang áp dụng không phải là sổ cái của hình thức NK - CT mà nó đã được cải tiến cho phù hợp với kế toán máy. 2.4. Về thanh toán công nợ 2.4.1. Về thanh toán công nợ khách hàng Trong điều kiện kinh doanh hiện nay,Công ty phải cạnh tranh gay gắt với các Công ty cùng ngành hàng, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, mua hàng với khối lượng lớn và chủ yếu là thanh toán chậm, điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn. Trong thời gian qua, công nợ là vấn đề quan tâm hàng đầu của Công ty. Công ty bán hàng theo hình thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên. Trong hoạt động kinh doanh hàng hoá, để giữ được khách hàng thường xuyên và cạnh tranh được hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu. Tuy nhiên, vừa để nâng cao chất lượng bán hàng, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, Công ty nên có những nguyên tắc sau: Tất cả khách hàng của Công ty mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức công nợ bán hàng chung của toàn Công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Phòng kinh doanh trên cơ sở căn cứ lượng hàng hoá tiêu thụ bình quân hàng tháng phối hợp cùng phòng kế toán xây dựng định mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền Công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trước 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng phải trả đúng hạn. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn Công ty có thể thi hành lãi suất trả chậm 1,5%/ tháng. Công ty ngừng cung cấp hàng hoá nếu có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả. Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà Công ty quyết định có nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà Công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì Công ty không nên bán chịu. Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định có viết hoá đơn cung cấp hàng hay không. Đây là một trong những giải pháp quan trọng đảm bảo dư nợ an toàn. Kế toán công nợ định kỳ 10 - 15 ngày gửi giấy báo công nợ đến khách hàng vừa để đối chiếu công nợ vừa để kiểm tra việc hạch toán kế toán. Phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Công ty nên có những chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng hạn quy định. Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của Công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới. Công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hành mua được hưởng chiết khấu, hồi khấu… Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn nợ chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trường hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ. 2.4.2. Về quản lý công nợ vỏ bình Gas. - Để đảm bảo quản lý tốt công nợ vỏ bình Gas tại các cửa hàng, thông tin về sự biến động vỏ bình Gas phải được cung cấp kịp thời, kế toán công nợ vỏ bình Gas nên lập báo cáo về công nợ vỏ bình Gas tại các cửa hàng chuyên doanh, các đại lý theo định kỳ 10 ngày/ lần. Theo dõi tổng lượng vỏ bình các đơn vị này đang lưu giữ trong đó phân thành lượng bình đã thanh toán ký cược và phần chưa thanh toán ký cược. Đối với các đại lý phải quy định khi mua hàng phải giao vỏ bình rỗng để đổi ngay sau khi nhận bình Gas mới có chứa Gas, chỉ cung cấp lượng Gas bình tương ứng với số lượng vỏ bình rỗng nhận được để tránh tình trạng nợ thêm vỏ bình trong quá trình lưu thông. Tổng số lượng vỏ bình tại các cửa hàng, đại lý lưu trữ bằng tổng số vỏ bình đang trong lưu thông được quản lý bằng việc ký cược. Công ty nên nghiên cứu, tính toán lại tính hợp lý , tính kinh tế cho các khách hàng công nghiệp, thương mại mượn vỏ bình Gas không phải thanh toán tiền ký cược. Theo em, Công ty nên hạn chế dần dần việc cho mượn vỏ bình Gas đối với khách hàng công nghiệp, thương mại bằng cách quy định lại mức vỏ bình tối đa được mượn khi các klhách hàng đáp ứng được những điều kiện về số lượng hàng hoá Công ty đưa ra. Tăng cường việc kiểm tra, giám sát việc đổi vỏ bình rỗng lấy Gas bình để đảm bảo không lẫn lộn vỏ bình của các hãng khác vào vỏ bình của Công ty. 2.5. Về tài khoản kế toán 2.5.1. Tổ chức lại hệ thống tài khoản Hiện nay Công ty sử dụng TK 336 để theo dõi các khoản thanh toán nội bộ Công ty và nội bộ Tổng Công ty. Việc tất cả các khoản thanh toán nội bộ thu và trả đều được hạch toán trên TK 336 rất dẽ gây nhầm lẫn trong hạch toán và theo dõi của nhân viên kế toán, đồng thời cũng để mất thời gian cho nhân viên kế toán tiếp cận hệ thống tài khoản. Do vậy theo em Công ty nên tách riêng tài khoản như sau: TK 136 - Phải thu nội bộ. TK 1361 - Phải thu nội bộ Tổng Công ty. TK 1362 - Phải thu nội bộ Công ty. TK 336 - Phải trả nội bộ. TK 3361 - Phải trả nội bộ Tổng Công ty. TK 3362 - Phải trả nội bộ Công ty. Cuối kỳ bù trừ công nợ giữa TK 136 và TK 336 của cùng một khách hàng để xác định số phải thu hoặc phải trả. 2.5.2. Bổ sung thêm tài khoản Để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trường hợp rủi ro do các tác nhân khách quan như thấy thu các khoản nợ phải thu của khách hàng. Nhà nước cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro đó. Thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của Công ty mà nhà nước đã hỗ trợ một phần cho việc mất mát đó. Hơn nữa phương thức thanh toán của Công ty chủ yếu là trả chậm song Công ty lại không lập “dự phòng phải thu khó đòi”. Điều này không nên vì khi xẩy ra rủi ro thực sự thì Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không có khoản nào bù đắp, làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ. Mặt khác việc lập dự phòng rất có lợi cho doanh nghiệp vì nếu dự phòng xảy ra thì đó là nguồn bù đắp, còn nếu không xẩy ra thì doanh nghiệp hoàn nhập dự phòng vào thu nhập bất thường vẫn đẩm bảo cân bằng giữa doanh thu và chi phí. Cuối năm (31/12) Công ty tiến hành kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng nào có khó khăn về tài chính, Công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả được ( không có khả năng trả) và lập dự phòng cho những khách hàng đó. Mức dự phải thu khó đòi Số nợ phải thu khó đòi % nợ có khả năng mất (ước tính) = x Theo quy định khách hàng nợ quá 2 năm trở lên kể từ ngày hết hạn thanh toán mới được quyền trích lập dự phòng, chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán số nợ của Công ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ chốn, đang bị giam giữ xét hỏi…thì cũng được coi là nợ khó đòi. Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, Công ty dùng TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi. TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. - Bên nợ: + Hoàn nhập dự phòng đã lập vào thu nhập bất thường. Bên có: + Lập dự phòng phải thu khó đòi. - Dư có: + Dự phòng đã lập hiện còn. Cách hạch toán: Cuối niên độ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426): Số trích lập dự phòng. Có TK 139: Dự phòng phải thhu khó đòi. Trong niên độ sau nếu nợ phải thu khó đòi thực sự xẩy ra, kế toán ghi bút toán: + Số tiền nợ không đòi được: Nợ TK 642 (6424): Số tiền thực mất. Có TK 131: Số tiền không đòi được. + Ghi đơn Nợ TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý. + Nếu sau khi đã xử lý số nợ phải thu khó đòi mà Công ty đòi được tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111,112: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Có TK 721: Tổng số tiền đòi được. Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý. Cuối niên độ sau hoàn nhập dự phòng đã lập niên độ trước: Nợ TK 139: Số dự phòng đã lập. Có TK 721: Số dự phòng lập nhưng không xẩy ra. Đồng thời tính lại số dự phòng phải lập cho tiếp theo Nợ TK 642 (6426): Số trích lập dự phòng. Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. Bộ Tài chính quy định mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo doanh nghệp không bị lỗ. Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho và xác định giá vốn. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo giá hạch toán. Phương pháp này đảm bảo tính được giá vốn hàng xuất kho ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ nhưng nhược điểm là không cập nhật khi có sự biến động lớn về giá cả trên thị trường. Với thực tế, Công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên việc sử dụng giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập là rất phù hợp vì phương pháp này đảm bảo độ chính xác cao mà giúp cho kế toán hàng tồn kho giảm nhẹ được công việc kế toán rất nhiều. Do đó theo em, Công ty nên điều chỉnh lại phương pháp tính giá, áp dụng phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập. 2.7. Tổ chức các chính sách giảm giá và chiết khấu bán hàng. 2.7.1. Chính sách chiết khấu. Trong hoạt động kinh doanh của mình, Công ty không sử dụng hình thức chiết khấu để thu hút khách hàng, khuyến khích khách hàng trả nợ cho Công ty đúng hạn. Song chiết khấu lại là một công cụ hữu hiệu thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá và tăng nhanh vòng quay của vốn nên yêu cầu đặt ra đối với Công ty là phải nghiên cứu để tìm ra phương thức chiết khấu cố thể áp dụng tại Công ty. Việc thực hiện chiết khấu sẽ làm giảm đi một phần lợi nhuận trước mắt nhưng đem lại nguồn lợi lâu dài cho Công ty. Khi Công ty áp dụng chiết khấu bán hàng thì lượng hàng bán ra sẽ nhiều hơn, công nợ của khách hàng được thanh toán nhanh hơn, từ đó giúp Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn. Cách hạch toán đã được trình bầy mục (1) trong phần IV thuộc chương I. 2.7.2. Chính sách giảm giá Với nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc áp dụng các chính sách giảm giá hàng bán là cần thiết trong thực tế kinh doanh và phù hợp với thông lệ trong hoạt động thương mại. Tuy nhiên, do vướng mắc của việc áp dụng luật thuế GTGT chưa được giải quyết nên việc thực hiện giảm giá theo quy định của Bộ Tài Chính gặp khó khăn. Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức giảm giá ngay trên hoá đơn với từng lần mua và được trừ vào giá bán tương ứng với từng lượng hàng hoá bán ra. Hoá đơn GTGT sẽ được lập trên cơ sở đối chiếu giữa khối lượng mua hàng và khung giá bán của Công ty. Công ty có một khung giá bán theo sản lượng, khách hàng mua với khối lượng càng lớn thì giá càng thấp. Tuy nhiên việc giảm giá ngay trên hoá đơn này gây ra hiện tượng không đảm bảo mặt bằng chung về giá trên thị trường do dơn vị này mua hàng của Công ty được hưởng giá khác, đơn vị khác mua hàng lại ở mức giá khác tại cùng thời điểm và Công ty cũng khó xác định tổng mức giảm giá là bao nhiêu vì mỗi lần mua là khác nhau. Theo em, Công ty nên viết hoá đơn GTGT theo giá bán bình thường (đối với từng phương thức bán) và không ghi giảm giá ngay trên hoá đơn GTGT mà đến cuối tháng sau khi thống kê số lượng tiêu thụ của từng khách hàng Công ty mới tiến hành áp dụng khung giá và quyết định giảm giá hàng bán. Số tiền giảm giá sẽ được trừ vào hoá đơn lấy hàng tiếp theo hoặc hoá đơn lấy hàng cuối cùng của tháng. Công ty nên mở sổ theo dõi giảm giá hàng bán. Sổ nàychỉ ghi cuối tháng cho từng khách hàng được giảm giá. 2.8. một số kiến nghị trong luật thuế GGT để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex. 2.8.1 Xử lý thừa thiếu trong vận chuyển Gas là chất lỏng nên tất yếu trong giao nhận và vận chuyển sẽ phát sinh chênh lệch. Khi xuất bán Công ty viết hoá đơn theo số thực xuất còn người mua lại nhận theo số thực nhận. Như vậy sẽ phát sinh số thuế GTGT phần chênh lệch cần phải xử lý. Tuy nhiên tại Công ty không được phép phát hành hoá đơn âm. Điều đó gây khó khăn cho việc xử lý chênh lệch. Theo em, Công ty có một văn bản kiến nghị để Công ty được phát hành hoá đơn âm để điều chỉnh chênh lệch tăng hoặc giảm số lượng thực nhận so với hoá đơn (như trường hợp Tổng Công ty XD phát hành hoá đơn âm khi phát sinh chênh lệch giữa hoá đơn giao hàng và biên bản giám định). 2.8.2. Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại Hiện nay trên thị trường các hãng kinh doanh cùng ngành cạnh tranh nhau quyết liệt , đặc biệt là dầu nhờn, Gas hoá lỏng, nhựa đường…Bên cạnh đó còn có những hãng lớn trong và nước ngoài đang kinh doanh tại Việt Nam. Bộ Tài Chính xếp nhóm hàng này vào nhóm ít cạnh tranh. Theo em, Công ty nên kiến nghị với Bộ Tài Chính không nên xếp nhóm hàng này vào nhóm ít cạnh tranh. Theo đó, Bộ Tài Chính chấp thuận mức khống chế các chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, giao dịch …là 5% như các mặt hàng khác. 2.9. Kiến nghị về hình thức sổ Đối với các doanh nghiệp được vi tính hoá công tác kế toán thì hình thức sổ kế toán Nhật ký chung với sổ NKC, các sổ thẻ chi tiết, sổ cái tổng hợp…có thẻ nói là hình thức sổ rất phù hợp. Mặt khác, hình thức sổ Nhật ký- Chứng từ chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có nhu cầu chuyên môn hoá sâu lao động kế toán. theo em, Công ty nên nghiên cứu để chuyển sang hình thức sổ Nhật ký chung. Trong phạm vi hạch toán tiêu thụ và xác định kết qủa tiêu thụ thì phần hạch toán chi tiết, công ty có thể mở các sổ kế toán sau: Sổ chi tiết bán hàng (mở cho từng loại hàng hoá tiêu thụ trong kỳ) Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua (mở cho từng khách hàng) Sổ chi phí nghiệp vụ kinh doanh Sổ Nhật ký chung: Sổ này là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghịp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu ghi trên Nhật ký chung làm căn cứ để ghi sổ cái. Các sổ nhật ký đặc biệt: Đây là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như nhật ký chung. Song để tránh trùng lắp các nghiệp vụ ghi trên nhật ký đặc biệt thì không ghi vào Nhật ký chung. Các sổ nhật ký dặc biệt sẽ mở cho một số đối tượng hạch toán vì lý do sau: + Có mật độ phát sinh lớn, thường xuyên. + Có tính trọng yếu trong đơn vị. + Cần phải có sự kiểm soát thường xuyên. - Sổ cái: Đây là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh trong niên độ kế toán. Với hình thức này, trình tự ghi sổ đã được trình bầy ở mục (3) phần VI của chương I. III. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Gas - Petrolimex. 1. Mở rộng phương thức tiêu thụ Như chúng ta đã biết, tiêu thụ hàng hoá rất quan trong đối với mỗi doanh nghiệp nói rêng và đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung. Chỉ qua tiêu thụ, tính hữu ích của hàng hoá mới được xác định một cách hoàn toàn. Có tiêu thụ được hàng hoá thu được tiền hàng thì mới thực hiện được quá trình kinh doanh, bù đắp được chi phí bỏ ra, tăng nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. Chính vì vậy, không những tăng nhanh khối lượng tiêu thụ mà Công ty phải không ngừng đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi tiêu thụ, trong quá trình tiêu thụ và sau khi tiêu thụ. Để tăng khối lượng hàng bán thì điều quan trọng là phải mở rộng thêm phương thức tiêu thụ. Công ty có thể mở thêm các phương thức tiêu thụ như: hàng đổi hàng, bán hàng khuyến mại…Công ty dùng hình thức bán hàng có khuyến mại tặng quà cho khách như: giây đeo chìa khoá, ba lô, áo phông có gắn biểu tượng của Công ty, điều này vừa có tác dụng khuyến khích khách hàng, vừa có tác dụng quảng cáo hàng hoá của Công ty. 2. Mở rộng thị trường tiêu thụ Thị trường là nhân tố quyết định giá cả và sản lượng hàng hoá tiêu thụ trên thị trường, để tăng lượng hàng hoá tiêu thụ thì Công ty phải nắm bắt được nhu cầu mà thị trường đòi hỏi. Giá cả hàng hoá do cung cầu trên thị trường quyết định. Do vậy, để tăng thị trường tiêu thụ hàng hoá Công ty có thể sử dụng các biện pháp sau: Thứ nhất: Làm tăng nhu cầu hàng hoá cho người tiêu dùng chủ yếu bằng cách quảng cáo, giới thiệu hàng hoá và các chính sách ưu đãi, giảm giá... Thứ hai: Làm thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá nhờ những người bán hàng. Công ty có những chính sách dành cho những người phân phối hoặc người bán hàng. - Công ty tăng cường công tác tiếp thị, nghên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng, hàng hoá cần được phong phú về chủng loại, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý. Cần mở rộng hệ thống phân phối như các đại lý, cửa hàng. Đối với đại lý, để khuyến khích họ đẩy mạnh công tác tiêu thụ, Công ty có thể thưởng cho các Tổng đại lý có doanh số bán cao, đồng thời phạt các đại lý thực hiện không đúng các nội dụng ghi trong hợp đồng đã thoả thuận. Nghệ thuật chào hàng thông qua quảng cáo đã được biết đến như một biện pháp giúp cho hàng hoá của Công ty thâm nhập vào thị trường. Thông qua quảng cáo, người tiêu dùng biết đến sự hiện hữu của hàng hoá trên thị trường và tiêu dùng nó cho phù hợp với nhu cầu. Công ty đã thực hiện những biện pháp quảng cáo, tham gia hội chợ… qua đó sản lượng bán ra của Công ty tăng lên đáng kể. Công ty có thể tạo ra sự thu hút, hấp dẫn khách quan tâm đến hàng hoá của Công ty bằng các chương trình khuyến mại đặc biệt, tổ chức bốc thăm trúng thưởng, phát quà cho khách hàng mua hàng hoá của Công ty một cách khách quan. Đối với khách hàng của Công ty, để tăng thêm lòng tin, uy tín và sự yêu quý của khách hàng hàng năm Công ty nên tổ chức hội nghị khách hàng. Công ty thường xuyên quan tâm đến khách hàng, tình hình hoạt động và khả năng tài chính để có kế hoạch lâu dài. 3. Các biện pháp tăng kết quả tiêu thụ Thực chất tăng kết quả tiêu thụ là tăng lãi thuần , tăng doanh thu bán hàng và giảm chi phí tương ứng. Tăng doanh thu thuần là đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá và làm giảm bớt các khoản làm giảm trừ doanh thu. Tăng doanh thu tiêu thụ : Như đã trình bầy ở trên đó là sự mở rộng phương thức bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. Ngoài ra là các biện pháp quảng cáo, giảm giá, tặng quà…hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong các hình thức kinh doanh, hình thức thanh toán tiền hàng, phương tiện, địa điểm, Ngân hàng thanh toán… Ngoài ra, để tăng kết quả tiêu thụ hàng hoá Công ty cần tiết kiệm các loại chi phí bán hàng. Để tiết kiệm thì bộ phận bán hàng Công ty phải thực hiện tốt các vấn đề về nhân sự, trình độ tổ chức sắp xếp và phân công trách nhiệm trong quá trình hoạt động kinh doanh. Cuối cùng, để tăng kết quả kinh doanh thì cần phải có sự cố gắng của tất các bộ phận trong doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán là một trong những công cụ quạn trọng và đắc lực, đặc niệt là kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty: ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế . Kết luận Chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới, các doanh nghiệp không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ đôi khi là sự không thể thích ứng và đi đến phá sản. Do đó tổ chức tốt phương thức kinh doanh và các công cụ quản lý là một yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp để tồn tại. Trong cơ chế thị trường, tiêu thụ là mục đích kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, là diều kiện để mỗi đơn vị kinh doanh duy trì sự tồn tại và phát triển của mình. Do vậy, việc hạch toán quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kế quả tiêu thụ là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Làm tốt điều này sẽ giúp cho các đơn vị có thể quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá của đơn vị mình, đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi, giúp đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống của người lao động, đặc biệt nó giúp cho các doanh nghiệp xác định đúng đắn thu nhập và sử dụng vốn trong hoạt đọng sản xuất kinh doanh của mình có hiệu quả nhất. Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ còn góp phần vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời của báo cáo tài chính. Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty Gas - Petrolimex, em đã đi sâu tìm hiểuvề kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Quá trình tìm hiểu cho thấy Công ty đã phát huy được nhiều mặt mạnh, song bên cạnh đó còn tồn tại những hạn chế. Để khắc phục những hạn chế đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện thêm phần kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở công ty Gas - Petrolimex nói riêng cũng như phần hạch toán kế toán nói chung. Do vốn kiến thức còn giới hạn và bước đầu áp dụng lý luận vào thực tiễn còn bỡ ngỡ, bài viết sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để bài viết này được hoàn chỉnh hơn. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán và nhà trường, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Trần Thị Phượng và sự giúp đỡ của phòng kế toán Công ty Gas - Petrolimex đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này.