Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội

anh thu không thuế của từng loại sản phẩm tiêu thụ. - Máy sẽ tự động cộng với số liệu trước đó để tính ra số lượng xuất bán và doanh thu luỹ kế của loại sản phẩm đó từ đầu tháng đến thời điểm vào số liệu mới. Đến cuối tháng, cột doanh thu sẽ là căn cứ để đánh giá tình hình tiêu thụ đối với từng mặt hàng trong tháng, xem xét sản phẩm nào có khả năng tiêu thụ cao và có doanh thu lớn, cung cấp số liệu cho phòng kinh doanh để đánh giá nhu cầu thị trường đối với mỗi loại sản phẩm. Số tổng cộng cuối tháng của cột doanh thu trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ chính là chỉ tiêu doanh thu thuần trong tháng. Số tổng cộng cuối tháng của cột doanh thu đối với 6 hạng mục sản phẩm là căn cứ để vào cột doanh thu trên Báo cáo tiêu thụ. Đây cúng là cơ sở để định khoản trên NKCT số 8. Sổ chi tiết tiêu thụ 6.2 Hạch toán doanh thu theo phương thức bán hàng đại lý Đối với đại lý bán theo đúng giá quy định của Công ty, dạng này chỉ có duy nhất là HTX Quê Hương và có hai hình thức tiêu thụ: - Khi tìm được khách hàng, HTX Quê Hương gọi điện cho Công ty Cơ khí Hà Nội, Công ty sẽ cử người đi ký kết hợp đồng, rồi chuyển hàng, viết hoá đơn, thu tiền,… giống như hình thức bán hàng trực tiếp và HTX Quê Hương được hưởng số hoa hồng tình trên doanh thu (giá bán không thuế) của số hàng tiêu thụ được. - HTX Quê Hương đề nghị Công ty gửi hàng vào để giới thiệu sản phẩm hoặc gửi bán,… Công ty sẽ xuất hàng từ kho thành phẩm sang kho hàng gửi bán trong Thành phố HCM. Căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán hạch toán giá vốn của số hàng xuất gửi đại lý trên Báo cáo tiêu thụ và Bảng kê số 10. Ngày 14/9/2001, HTX Quê Hương báo bằng văn bản là tiêu thụ được 4 cái máy tiện T18A kế toán tiêu thụ mới viết Hoá đơn GTGT số 068253, gửi liên đỏ của Hoá đơn GTGT cho khách hàng và ghi nhận doanh thu của lượng hàng tiêu thụ vào Sổ chi tiết tiêu thụ và Sổ chi tiết TK 131.1 chi tiết cho HTX Quê Hương như trường hợp khách hàng mua chịu: Nợ TK 131.1 – HTX QH: 13673000 Có TK 511: 12430000 Có TK 33311: 1243000 Đồng thời cũng vào Sổ chi tiết công nợ trang mở cho HTX Quê Hương. Khi HTX Quê Hương thanh toán tiền hàng (gồm cả doanh thu và thuế VAT đầu ra phải nột của lượng hàng đã tiêu thụ), Công ty đóng dấu “Đã thu tiền” vào tờ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đã giao cho HTX Quê Hương và tính ra số hoa hồng đã thoả thuận cho HTX Quê Hương hưởng 2% tính trên doanh thu chưa thuế của số tiền hàng thanh toán, được trừ vào số phải trả xủa HTX Quê Hương. Số tiền hoa hồng đại lý này được hạch toán vào TK 641 - chi phí bán hàng và được tập hợp trên bảng kê số 5. Ví dụ: ngày 27/9/2001, HTX Quê Hương thanh toán toàn bộ tiền hàng xủa 5 cái máy tiện T18A bằng chuyển khoản. Kế toán tính ra số hoa hồng đại lý và vào Sổ theo dõi công nợ TK 131.1 – HTX Quê Hương: Nợ TK 112: 12430000 Nợ TK 641: 248600 Có TK 131.1 – HTX Quê Hương: 12678600 Đối với các đại lý vệ tính: Do đặc điểm đã nêu của các đại lý vệ tinh nên đối với các đại lý này, kinh tế tiêu thụ hạch toán như trường hợp tiêu thụ trực tiếp -khách hàng mua chịu. Khi đại lý lấy hàng thì được xác định luôn là doanh thu tiêu thụ trong kỳ, cũng được ghi Sổ chi tiết tiêu thụ và số tiền mua chịu được vào Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết TK 131.1 - chi tiết từng đại lý. Bảng kê số 10 Tháng 10/2001 STT Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi Nợ Tk 157, Ghi Có TK 155 Ghi Có TK 157, Ghi Nợ TK Số dư cuôi kỳ Nợ Có SL Giá trị Cộng nợ 157 632 621 627 Cộng có 157 Nợ Có I Xuất cho HTX QH 62.310.000 62.310.000 31.155.000 1 Máy tiện T18A 2 cái 62.310.000 62.310.000 31.155.000 31.155.000 2 II Xuất nội bộ 1.560.000 6.260.800 7.820.800 4.700.800 1 Mâm cặp 1.560.000 3 cái 4.680.000 3.120.000 1.560.000 2 Lô cuốn dây 5 cái 1.580.800 1.580.800 3 III Xuất dùng nội bộ 2.003.257 4.299.775 6.303.032 1 Xưởng rèn 68 kg 228.354 228.354 2 Xưởng đúc 279,5 kg 936.489 936.489 3 Xưởng máy c/cụ 2 cái 1.998.600 1.988.600 4 Xưởng cơ điện 3 cái 2.301.175 2.301.175 5 Xưởng kết cấu thép 90 kg 380.270 380.270 6 TT tự động hoá 458.144 458.144 Tổng cộng 1.560.000 68.570.800 70.130.800 35.855.800 2.003.257 4.299.775 6.303.032 Báo cáo tiêu thụ 7. Hạch toán công nợ đối với khách hàng Hiện nay, với mạng lưới tiêu thụ rộng khắp trong cả nước Công ty Cơ khí Hà Nội có quan hệ thường xuyên với rất nhiều khách hàng. Điều này đòi hỏi kinh tế tiêu thụ phải nắm kịp thời, chính xác tình hình thanh toán với từng khách hàng nhằm đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng kịp thời trành tình trạng bị chiếm dụng vốn. Công nợ của Công ty với khách hàng bao gồm: các khoản khách hàng nợ Công ty khi Công ty chấp nhận cho khách hàng mua chịu, khách hàng cam kết sẽ thanh toán đúng thời hạn quy định (ghi rõ bằng văn bản). Trường hợp Công ty nợ khách hàng khi ký kết hợp đồng gia công hoặc gia công phôi khách theo đơn đặt hàng, khách hàng bắt buộc phải ứng trước một khoản tiền hàng coi như tiền đặt cọc. Đối với những khách hàng thường xuyên, Công ty có thể cho khách hàng trừ nợ mua chịu vào khoản tiền đã ứng trước. Việc hạch toán công nợ đối với khách hàng được thực hiện trên hai tiểu khoản: - TK 131.1: Phải thu của khách hàng. - TK 131.2: Khách hàng ứng trước. 7.1 Trường hợp khách hàng mua chịu Sổ chi tiết tiêu thụ chỉ phản ánh được số tiền khách hàng nợ theo từng hoá đơn và tổng số tiền Công ty phải thu của khách hàng mua chịu trong một tháng chư không phản ánh được chi tiết công nợ và tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng. Do vậy, đồng thời với việc phản ánh trên Sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán mở sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng thông qua Sổ chi tiết TK 131.1. Sổ chi tiết TK 131.1, Sổ chi tiết TK 131.2 được kế toán ghi chép bằng tay, dùng cho cả năm, theo dõi từng tháng, mở cho tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng được theo dõi trên một dòng sổ. Cơ sở để ghi Sổ chi tiết TK 131.1, Sổ chi tiết TK 131.2 là Hoá đơn GTGT lưu tại phòng kế toán, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng. Trường hợp Công ty chấp nhận trừ nợ cho khách hàng vào số tiền đã ứng trước cho hợp đồng khác, kế toán ghi vào cột Có TK 131.1, Nợ TK 131.2. Sổ chi tiết TK 131.1 Ngày tháng Tên khách hàng Dư đầu kỳ (Dư nợ) Hoá đơn Ghi Nợ TK 1311, ghi Có TK Ghi Có TK 1311, Nợ các TK 511 721 3331 111 112 1312 05/9/01 Công ty Cao su sao vàng 06324 12465000 623250 07/9/01 Vinashiroki 32876424 26876424 08/9/01 Ximăng Uông Bí 5675326 06356 6785430 210000 339272 08/9/01 Đường Tuyên Quang ............ 32578629 22578629 10000000 Tổng cộng Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, trường hợp khách hàng mua chịu, kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 1311. Đến cuối tháng Sổ này sẽ là căn cứ để hạch toán tổng hợp các khoản thu của từng khách hàng trên Bảng theo dõi chi tiết TK 1311. Sau khi tính ra tổng số công nợ phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng cho từng khách hàng, kế toán lập Bảng theo dõi chi tiết TK 1311. Đây chính là Bảng kê số 11 - phải thu khách hàng để theo dõi tình hình vốn bị chiếm dụng của Công ty, mỗi khách hàng được ghi trên một dòng. Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra dòng tổng cộng cho từng cột. Dòng tổng cộng bên Nợ TK131.1 trên Bảng theo dõi chi tiết TK131.1 phải trùng khớp với dòng tổng cộng bên Nợ TK 131.1 trên sổ chi tiết tiêu thụ. Bảng này là căn cứ để cuối tháng thanh toán trên NKCT số 8. Bảng theo dõi chi tiết TK 131.1. Tháng 10 / 2001 STT Tên khách hàng Dư nợ đầu kỳ Ghi nợ TK 131.1, Ghi Có các TK Ghi Có TK 1311, Ghi Nợ các TK Dư nợ cuối kỳ 511 721 3331 111 112 1312 1 Công ty Đường La Ngà 36289765 138672986 5300000 13867299 58927153 98635000 22876000 6091897 2 Cơ khí lắp máy Hoà Bình 97689752 1826000 4884488 29367800 48762387 24270053 3 Nhà máy Cơ khí Tam Hiệp .......... 48763928 78654234 3932712 56784329 45672000 28894545 Tổng 659432630 3424834610 48000000 301852238 309556038 614201400 320166068 3322195972 7.2. Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng. Khi khách hàng muốn ký hợp đồng gia công hoặc gia công phôi khách, theo qui định của Công ty, khách hàng phải ứng trước một phần giá trị hợp đồng có tính chất như tiền đặt cọc. Khi khách hàng đến lấy sản phẩm, Công ty ghi nhận nghiệp vụ tiêu thụ và hạch toán doanh thu cho khoản tiền đã ứng trước và cả khoản tiền khách hàng thanh toán nốt hoặc chấp nhận thnah toán theo hợp đồng. Khoản tiền ứng trước này được theo dõi trên Sổ chi tiết TK 131.2. Sổ này cũng được mở cho cả năm, theo dõi từng tháng, mỗi khách hàng được ghi một dòng theo thứ tự phát sinh. Căn cứ để ghi sổ chi tiết TK131.2 là các hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng. Sổ chi tiết TK 131.2 Tháng 9 / 2001 Ngày tháng Tên khách hàng Hợp đồng Dư đầu kỳ Nợ TK 1312, Có các TK Có TK 131.2, Nợ các TK 511 3331 111 112 8/9 Cty May Thăng Long 224/01 15675000 10/9 Xi măng Uông Bí 201/01 22534000 30635800 1531790 11/9 Đường Quảng Ngãi 265/01 10865000 25500000 Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ này để lập Bảng theo dõi chi tiết TK131.2 (có mẫu giống Bảng kê số 11) và được mở cho từng tháng, mỗi khách hàng ghi trên một dòng. Bảng này cũng là căn cứ để cuối tháng vào NKCT số 8. Bảng theo dõi chi tiết TK 131.2 Tháng 9 / 2001 STT Tên khách hàng Tồn đầu kỳ Ghi Nợ TK 131.2, Có các TK Ghi Có TK 131.2, Nợ các TK Tồn cuối kỳ 511 3331 111 112 1 Đường Nông Cống 15672358 68754369 387543 5369450 58789568 4201570 2 Mỏ than Đèo Ngang 105682354 568230 8615230 12589720 18262261 3 Cty LD Công trình miền Trung ........ 26718350 50124320 201243 48326750 19908348 Tổng 254638700 808297900 3299900 32769509 438935800 (81953891) Bên cạnh đó, đối với những khách hàng thường xuyên (hay khách hàng lớn), công ty còn lập Sổ theo dõi công nợ để tiến hành theo dõi chi tiết các lần lấy hàng của khách. Hay đối với những hợp đồng lớn, Sổ theo dõi công nợ còn có tác dụng theo dõi việc thực hiện hợp đồng: số hàng mà khách hàng đã lấy trong tháng, số hàng còn phải giao theo đúng hợp đồng. Sổ này còn thuận tiện cho việc đối chiếu công nợ với khách hàng. Sổ theo dõi công nợ được mở cho cả năm, theo dõi chi tiết mỗi khách hàng trên một trang sổ. Sổ theo dõi công nợ năm 2001 Công ty khảo sát thiết kế Hồ Gươm. Ngày Hoá đơn Nội dung Nợ TK 131 Có TK 131 Số dư đầu năm 65785000 Tháng 3/2001 Nhận Báo Có của Ngân hàng 65785000 25/3 05718 Hợp đồng 108/01 Bơm B1-86: 15 chiếc 135000000 VAT 6750000 Tồn cuối tháng 140750000 T9/2001 Dư đầu tháng 141750000 12/9 06150 Khoan cần K525: 1 chiếc 20628000 Báo Có của Ngân hàng 121750000 Tồn cuối tháng 40628000 IV. Hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội. 1. Hạch toán các khoản giả trừ doanh thu. ở Công ty Cơ khí Hà Nội trường hợp giảm gí hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại hầu như không xảy ra. Vì các sản phẩm của Công ty đều là những sản phẩm đòi hỏi tính chính xác kỹ thuật cao, phải qua các khâu kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt, sản phẩm phải đủ tiêu chuẩn mới cho xuất xưởng nên rất ít khi phải giảm giá cho khách hàng. Nếu có thì Công ty trừ luôn vào giá bán và ghi Hoá đơn GTGT cho khách hàng theo giá đã được giảm giá và do đó không theo dõi riêng các khoản giảm giá. Còn trương hợp hàng bán bị trả lại nếu có thì đều là những sản phẩm giá trị vừa và nhỏ, Công ty sản xuất hàng loạt nhưng bị khách hàng từ chối do không đúgn chủng loại, hàng kém phẩm chất. Công ty có hai hình thức thanh toán cho khách hàng là trả lại ằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ còn phải thu của khách hàng. Đồng thời trên Sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán ghi đỏ doanh thu, thuế và chú thích rõ Hàng bán bị trả lại. Cuối tháng khi tính được giá vốn của loại sản phẩm đó trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ, kế toán phản ánh vào Báo cáo tiêu thụ mục Hàng bán bị trả lại. VD: Công ty LiOA trả lại 2 cái lô quấn dây và yêu cầu trừ vào số nợ phải trả trước đó. Lô hàng này được bán với giá 1464550, tổng giá thanh toán cả thuế là 1537778 thuế 5%, kế toán ghi đỏ: Nợ TK 131.1: 1537778 Có TK 511: 1464550 Có TK 3331: 73228 Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại như sau: Nợ TK 155: 1020650 Có TK 632: 1020650 2. Hạch toán giá vốn hàng bán Tại Công ty Cơ khí Hà Nội, kế toán tiêu thụ thành phẩm không theo dõi, ghi chép chi tiết giá vốn hàng bán của từng hoá đơn GTGT do cuối tháng mới tính ra được trị giá vốn của thành phẩm xuất bán trong tháng cho từng loại sản phẩm trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ theo công thức giá đơn vị bình quân gia quyền. Trên cột Giá vốn (xuất trong kỳ) của Báo cáo tiêu thụ, kế toán tổng cộng giá vốn hàng bán cho từng hạng mục sản phẩm tương ứng và tính ra tổng giá vón hàng bán trong tháng. Dựa trên “Báo cáo tiêu thụ tháng 9”, kế toán định khoản phản ánh giá vốn hàng bán như sau: - Phản ánh trị giá vốn của thành phẩm xuất kho tiêu thụ theo phương thức trực tiếp: Nợ TK 632: Có TK 155: - Phản ánh trị giá vốn thành phẩm gửi đại lý tiêu thụ được trong tháng: Nợ TK 632: Có TK 157: Đây là căn cứ để kế toán vào Nhật ký chứng từ số 8, Sổ Sái TK 632, 155, 157, 911 và cácTK khác có liên quan. 3. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Là một Công ty quy mô tương đối lớn, sản phẩm sản xuát nhiều chủng loại nên vấn đề quản lý doanh nghiệ và tiêu thụ sản phẩm tương đối phức tạp và đòi hỏi chi phí cao từ đó ảnh hưởng không ít tới kết quả sản xuất kinh doanh. Do đó mà việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp rất được coi trọng. Trong quá trình hạch toán, kế toán sử dụng hai tài khoản: - TK 641: Chi phí bán hàng, được chi tiết theo nội dung chi phí, gồm 8 tiểu khoản: + 6411: Chi phí nhân viên. + 6416: Chi phí hoa hồng đại lý. + 6412: Chi phí vật liệu, bao bì. + 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + 6418: Chi phí bằng tiền khác. - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết theo nội dung chi phí, gồm 7 tiểu khoản: + 6421: Chi phí nhân viên quản lý. + 6425: Thuế, phí và lệ phí. + 6422: Chi phí vật liệu quản lý. + 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + 6323: Chi phí đồ dùng văn phòng. + 6428: Chi phí bằng tiền khác. + 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty do kế toán giá thành đảm nhiệm. Kế toán giá thành có một quyển sổ gọi là sổ tính giá thành trung gian, trong đó tập hợp mọi khoản chi phí (bao gồm cả chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý) phát sinh trong tháng, ghi rõ từng khoản mục chi phí theo từng lần phát sinh căn cứ trên các chứng từ gốc, các Sổ chi tiết, Bảng phân bổ, Bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan. Cuối tháng, từ sổ tính giá thành trung gian, kế toán giá thành nhặt ra những chi phí là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng để hạch toán vào Bảng kê số 5. Bảng kê số 5 là bảng tổng hợp theo dõi cả hai TK 641 và 642 theo các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và được lập cho từng tháng. Đối với các khoản ghi giảm chi phí trogn kỳ, kế toán tập hợp số liêu jtrên các NKCT có liên quan như NKCT số 1, NKCT số 2,… sau đó hạch toán ghi giảm chi phí phản ánh trên Bảng kê số 5 (ghi số âm). Dòng tổng cộng Nợ TK 641, 642 trên Bảng kê số 5 là căn cứ để ghi bút toán kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý trừ vào kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng trên NKCT số 8 (ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 641, 642). Công ty Cơ khí Hà Nội hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chung cho tất cả các mặt hàng trong từng tháng để trừ vào kết quả sản xuất kinh doanh chung của toàn Công ty trong tháng mà không phân bổ cho từng loại sản phẩm. Trường hợp doanh thu trong tháng không phù hợp với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 1422 -chi phí chờ kết chuyển để trừ vào kết quả sản xuất - kinh doanh tháng sau. Bảng kê số 5 Tháng 10/2001 TK ghi có TK ghi nợ 152 153 154VT 214 334 338 331 Điện + nước Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng CP thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT cố 2 6411 10.703.335 2.033.634 12.736.969 6412 274.420 274.420 6413 2.516.600 2.561.600 6415 3.806.000 3.806.000 6418 1.900.000 1.900.000 641 21.278.989 6421 229.183.039 43.544.778 272.727.817 6422 310.590 310.590 6423 4.704.544 4.704.544 6424 12.678.933 12.678.933 6427 4.039.420 834.658 4.874.078 6428 1.491.360 647.000 2.138.360 642 297.434.322 4. Xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Để xác định kết quả kinh doanh của Công ty, kế toán sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Do chủng loại thành phẩm của đa dạng nên việc xác định kết quả tiêu thụ tính chung cho tất cả các sản phẩm. Cuối tháng sau khi đã xác định được doanh thu, giá vốn hàng bán và những chi phí liên quan tới việc tiêu thụ thành phẩm, kế toán xác định kết quả tiêu thụ theo công thức: Kết quả tiêu thụ thành phẩm = Doanh thu bán hàng thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Việc hạch toán kết quả tiêu thụ được thực hiện trên Nhật ký chứng từ số 8 để tính lãi, lỗ trong tháng. Kế toán sử dụng TK 4212 để hạch toán lãi lỗ tiêu thụ trong tháng. Cụ thể trình tự xác định kết quả tiêu thụ trong tháng 10 năm 2001 của Công ty là: Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: Có TK 911: Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: Có TK 632: Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911: Có TK 641: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: Có TK 642: Lãi từ hoạt động tiêu thụ thành phẩm: Nợ TK 911: Có TK 4212: Cuối tháng, kế toán khoá sổ Nhật ký chứng từ số 8, xác định tổng số phát sinh bên Có đối ứng với tổng số phát sinh bên Nợ các TK liên quan và lấy số tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 8 để ghi vào Sổ Cái. Sổ Cái của Công ty do kế toán tổng hợp ghi theo mẫu quy định cho hình thức sổ Nhật ký chứng từ và được mở cho cả năm. Mỗi tờ sổ mở cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của TK đó, Số phát sinh Có của mỗi TK được phản ánh trên Sổ Cái theo tổng số lấy từ NKCT ghi Có lấy từ NKCT có liên quan. NKCTừ số 8 5. Hạch toán thuế GTGT Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc áp dụng thuế GTGT đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, kế toán tiêu thụ thành phẩm đồng thời là người tiến hành hạch toán thuế GTGT đầu ra. Cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT. Hàng ngày, căn cứ vào các Hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra ở cột chứng từ, tên khách hàng, doanh số bán ra chưa có thuế, thuế GTGT và tổng doanh thu. Cuối tháng từ các Bảng kê này, kế toán lập Bảng tổng hợp hoá đơn hàng hoá bán ra, mỗi dòng trên bảng Tổng hợp này được lấy từ số tổng cộng của các Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra. Đối với các loại hàng hoá mua vào, kế toán cũng lập các Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra và Bảng Tổng hợp hoá đơn hàng hoá mua vào, kế toán lập tờ khai thuế giá trị gia tăng để làm cơ sở nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế. Để hạch toán thúe GTGT đầu ra, kế toán sử dụng TK 3331, còn hạch toán thuế GTGT đầu vào, kế toán sử dụng TK 1331. Bù trừ số thuế từ hai tài khoản này ra số thuế GTGT còn phải nộp hoặc số thuế GTGT còn được khấu trừ. tổng hợp hoá đơn hàng hoá bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) Tháng 9 năm 2001 Mã số thuế: 01 00100174-1 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Cơ khí Hà Nội Địa chỉ: 24 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội TT Tên khách hàng Trọng lượng Doanh số bán (chưa có thuế) Thuế VAT Cộng 1 Tờ số 1 - Cửa hàng số 1 22.474.779 1.123.521 23.598.300 2 Tờ số 2 - Công ty 4.392.039.334 220.978.480 4.613.017.814 3 Tờ số 3 - Đại lý cán sản xuất 192.334,0 756.734.400 37.836.200 794.570.600 4 Tờ số 4 - Đại lý xưởng cán kinh doanh 249.433,0 979.451.937 48.972.173 1.028.424.110 5 Tờ số 5 - Xí nghiệp vật liệu xây dựng số 5 28.615,0 111.734.800 5.586.700 117.321.500 6 Tờ số 6 - Xí nghiệp cơ khí Việt Anh 7.411,0 28.938.200 1.446.900 30.385.100 8 Tờ số 7 - Nhà máy quy chế Từ Sơn 13.005,0 51.400.800 2.570.000 53.970.800 9 Tờ số 8 - XNSX và cung ứng vật tư Hà nội 23.475,0 95.598.400 4.779.900 100.378.300 12 Tờ số 9 - Cty xây lắp và sản xuất công nghiệp 5.740,0 22.806.700 1.140.300 23.947.000 13 Tờ số 10 XNKD thép hình - Cty KD thép VTHN 26.390,0 103.524.200 5.176.300 108.700.500 Tổng cộng Ngày 5 tháng 10 năm 2001 Lập biểu Kế toán trưởng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 9 năm 2001 (Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Mã số: 01 00100174-1 Tên cơ sở: Công ty Cơ khí Hà Nội Địa chỉ: 24 đường Nguyễn Trãi - Hà Nội Đơn vị: Đồng TT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (Chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 3 4 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 2 Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế GTGT 3 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT a Hàng hoá xuất khẩu (0%) b Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 5% c Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 10% d Hàng hoá dịch vụ thuế xuất 20% 4 Hàng hoá dịch vụ mua vào 5 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào ´ 6 Thuế GTGT được khấu trừ ´ 7 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc được thoái (-) ´ trong kỳ (Tiền thuế 3-5) ´ 8 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua ´ a Nộp thiếu ´ b Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ ´ 9 Thuế GTGT đã nộp trong tháng ´ 10 Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng ´ 11 Thuế GTGT phải nộp tháng này Bằng chữ: Xin cam đoan số liệu trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật. Hà nội, ngày 8 tháng 10 năm 2001 TM/cơ sở (Ký tên đóng dấu) Nơi gửi tờ khai: - Cơ quan thuế: - Địa chỉ: Cơ quan thuế nhận tờ khai: Ngày nhận:................................................................................................ Người nhận (Ký, ghi rõ họ và tên)............................................................ phần III. hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội I. Đánh giá khái quát tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nội 42 năm xây dựng và phát triển, trải qua không ít thăng trầm của lịch sử, Công ty luôn xứng đáng với danh hiệu là con chim đầu đàn của ngành cơ khí Việt Nam. Ngày nay, với cơ sở vật chất hiện đại, ban lãnh đạo năng động và đội ngũ công nhân lành nghề, sản phẩm của Công ty ngày càng được sự tin cậy của khách hàng, trở thành nhãn hiệu có vị thế trên thị trường Việt Nam và bắt đầu vươn ra thị trường nước ngoài. Công ty là một trong những doanh nghiệp Nhà nước được giao trọng trách đi đầu trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. Về công tác quản lý thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, Công ty đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đặt ra: - Hệ thống danh điểm khoa học, thống nhất, thuận lợi cho quản lý. - Hệ thống kho tàng, bến bãi được trang bị đầy đủ. - Thủ kho có phẩm chất tốt, được lựa chọn cẩn thận, 3 chức năng thủ kho, tiếp liệu, kế toán thành phẩm được phân công rõ ràng, bất kiêm nhiệm. - Hệ thống định mức tồn kho được xây dựng hợp lý cho từng danh điểm thành phẩm, dự trữ đủ, vừa đảm bảo quá trình tiêu thụ được liên tục, vừa đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. - Chất lượng thành phẩm được kiểm tra chặt chẽ, hạn chế hàng bán bị trả lại. - Các hình thức tiêu thụ và các phương thức thanh toán được áp dụng khá linh hoạt, hợp lý tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm. - Công tác thanh quyết toán với khách hàng, nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng được quan tâm chặt chẽ, ngày càng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,... Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của toàn Công ty, công tác kế toán nói chung, kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng cũng không ngừng trưởng thành về mọi mặt để đáp ứng nhu cầu phát triển trong giai đoạn mới. Hệ thống kế toán của Công ty nói chung đã được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty và có độ tin cậy cao. Việc hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ, quy định mở và ghi chép trên cácán bộảng kê, các Nhật ký chứng từ, Sổ kế toán tổng hợp được thực hiện tương đối chặt chẽ và khoa học, chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, phù hợp với đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm được chính xác, thuận tiên, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán có liên quan. Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của Nhà nước, các chính sách giá thuế, tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh và giám đốc đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty. Các nhân viên trong phòng kế toán được bố trí đảm nhiệm từng phần việc kế toán một cách hợp lý, thuận tiện trong mối liên hệ với nhau. Đặc biệt công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã phần nào đáp ứng được yêu cầu đặt ra: đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng như các nội dung của công tác kế toán. Số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Kế toán tổng hợp đã kịp thời theo dõi tình hình biến động thành phẩm, tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ cũng như thực hiện nghiêm túc việc thanh toán với ngân sách về các khoản thuế phải nộp để cuối cùng xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Khối lượng công việc hàng ngày lớn nhưng kế toán tiêu thụ vẫn theo dõi đầy đủ tình hình biến động thành phẩm, doanh thu tiêu thụ của từng loại thành phẩm, tình hình thanh toán của từng khách hàng, tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ cũng như thực hiện nghiêm túc việc thanh toán với ngân sách về các khoản thuế phải nộp để cuối cùng xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhờ đó, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty và phục vụ tốt các yêu cầu quản lý. Cụ thể: - Về công tác kế toán thành phẩm: kế toán đã phản ánh một cách đầy đủ các hoạt động kinh tế diễn ra liên quan đến khâu công tác kế toán này. Mọi hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều được phản ánh đầy đủ trên sổ sách chứng từ kế toán theo quy định hiện hành và quy định của Công ty, từ việc lập các chứng từ gốc ban đầu đến công tác kế toán chi tiết, tổng hợp. Đồng thời phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra, qua đó theo dõi một cách chi tiết tình hình sản xuất kinh doanh từng tháng, từng quý, từng năm. - Về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: đây là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của Công ty vì nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. Do đặc điểm kỹ thuật của Công ty, khối lượng thành phẩm lớn, có giá trị cao nên việc tiêu thụ một cách linh hoạt, vừa đơn giản, vừa hợp lý đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. Công tác tiếp cận khách hàng của Công ty được quan tâm và chú trọng, thủ tục mua hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện một cách hợp lý, thuận tiện và đúng nguyên tắc, đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng. Sự phối hợp giữa phòng kế toán, hội đồng kinh doanh và kho thành phẩm luôn được thực hiện ăn khớp nhịp nhàng, đảm bảo việc tiêu thụ thông suốt. Hệ thống sổ sách kế toán được mở đầy đủ, chi tiết đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh nhất. Đặc biệt Công ty đã mở sổ theo dõi hai tiểu khoản của TK 131 là TK 131.1 - Phải thu của khách hàng và TK 131.2 - Người mua ứng trước tiền hàng là rất hợp lý. Do đặc điểm giá trị thành phẩm của Công ty rất lớn, Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng nhiều, vì vậy khi ký hợp đồng mua bán khách hàng phải đặt trước cho Công ty một khoản tiền. Việc theo dõi chi tiết hai tiểu khoản giúp Công ty xác định đúng đắn số tiền Công ty tạm nợ khách hàng và số tiền còn phải thu của khách hàng từ đó có kế hoạch thúc đẩy sản xuất hay đòi nợ một cách hợp lý. Ngoài ra, với sự trợ giúp của kế toán máy, lượng sổ sách phải ghi chép tại Công ty giảm đi rất nhiều, đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tình thống nhất các nguồn số liệu ban đầu, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất tông kho thành phẩm được chính xác, thuận tiện, kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận kế toán có liên quan. Trong phòng kế toán, các máy tính đã được nối mạng tạo điều kiện truy cập dữ liệu giữa các phần hành kế toán riêng biệt, thuận tiện cho công việc tính toán đối với các số liệu có liên quan tới nhiều phần hành khác nhau. Đồng thời nhờ mối liên hệ này, các bộ phận có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu, kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán. Hàng năm các cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán đều có những đoàn xuống thanh tra, kiểm tra công tác hạch toán, kế toán của Công ty. Các hồ sơ kiểm toán cho thấy hệ thống hạch toán kế toán của Công ty luôn chấp hành đúng những quy định trọng yếu của chế độ kế toán Việt Nam cũng như đã dần dần tiếp cận được với các chuẩn mực kế toán quốc tế. II. Một số phương hướng hoàn thiện trong hạch toán tiêu thụ thành phẩm và sđ kết quả tiêu thụ tại Công ty Cơ khí Hà Nội Bên cạnh những ưu điểm của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà Công ty Cơ khí Hà Nội đạt được còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thành nhằm đáp ứng được hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty là tổ chức hợp lý trình tự và cách thức ghi chép sổ sao cho việc đối chiếu, kiểm tra đơn giản và nhanh gọn nhất mà vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác. Ngoài ra, để quá trình tiêu thụ diễn ra hiệu quả, sản phẩm tiêu thụ nhanh, đảm bảo Công ty làm ăn có lãi thì không chỉ cần có hệ thống kế toán hoàn chỉnh mà còn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận có liên quan trong toàn Công ty. Phong kinh doanh cần đưa ra các chính sách giá cả, chính sách ưu đãi, thưởng phạt đối với các khách hàng trong chiến lược tiêu thụ sản phẩm, đa dạng hoá các phương thức bán hàng... Các phân xưởng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng KCS cũng cần đưa ra các sáng kiến cải tiến ký thuật, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã... Tóm lại, để sản phẩm của Công ty có thể đứng vững trên thị trường, được khách hàng tin cậy đòi hỏi phải có sự kết hợp hài hoà, sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có sự giúp sức không nhỏ của bộ phận kế toán. Qua thời gian tiếp cận với thực tế, kết hợp với những kiến thức đã học trong nhà trường, em xin mạnh dạn trình bày một số đề xuất nhằm góp phần không ngừng nâng cao chất lượng của công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng tại Công ty Cơ khí Hà Nội. 1. Về phương thức tiêu thụ thành phẩm Hiện nay, Công ty Cơ khí Hà Nội (chủ yếu áp dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp, còn bán hàng qua đại lý chiểm tỷ trọng nhỏ) áp dụng hai phương thức bán hàng là phương thức tiêu thụ trực tiếp và bán hàng qua đại lý, trong đó phương thức tiêu thụ trực tiếp gồm hai trường hợp là khách hàng mua có làm hợp đồng (khách hàng lớn) và những khách hàng mua không có hợp đồng là chủ yếu. Còn phương thức bán hàng qua đại lý chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ. Trông điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, để hấp dẫn khách hàng, phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm, mở rộng quy mô sản xuất sản phẩm, Công ty nên nới lỏng các chính sách thanh toán, mở rộng hơn nữa các hình thức tiêu thụ. Sản phẩm của Công ty Cơ khí Hà Nội bao gồm các loại máy công cụ, chi tiết máy công cụ, thép các loại... đều là những sản phẩm có giá trị lớn. Do đó đối với những khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty nhưng bị hạn chế về vốn, Công ty có thể cho mua chịu dài hạn hơn hoặc cho khách hàng mua trả góp. Đặc biệt là các sản phẩm còn tồn đọng lâu năm hoặc tiêu thụ chậm, Công ty cũng nên áp dụng phương thức bán hàng trả góp để kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh quá trình luân chuyển vốn. Như vậy, vừa có tác dụng thu hút khách hàng, lại vừa giải quyết được tình trạng tồn đọng vốn cho Công ty. Bán hàng trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các lần tiếp theo theo định kỳ đều đặn và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường, số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm. Trình tự hạch toán theo phương thức tiêu thụ này như sau: - Khi giao hàng cho người mua thì số hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu. Doanh thu ở đây được tính như doanh thu bán hàng thu tiền một lần. Lãi do bán hàng trả góp được xác định là thu nhập hoạt động tài chính và không phải chịu thuế GTGT. Khi đó kế toán phản ánh doanh thu và lãi trả góp của số hàng bán trả góp: Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng trả lần đầu tại thời điểm giao hàng. Nợ TK 131.1: Tổng số tiền khách hàng còn nợ. Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán hàng thu tiền một lần. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp theo doanh thu. Có TK 711: Tổng tiền lãi do mua trả góp. - Khi xác định được giá vốn của lô hàng, kế toán ghi hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632. Có TK 155. - Hàng tháng theo định kỳ mỗi lần khách hàng thanh toán số tiền còn phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112. Có TK 131.1. Các bút toán khác như các khoản giảm trừ doanh thu, xác định kết quả tiêu thụ... tương tự như phương thức tiêu thụ trực tiếp. Việc theo dõi, quản lý tình hình thanh toán của khách hàng mua chịu hoặc mua trả góp có khả năng hạn hẹp về vốn tưởng chừng sẽ khó khăn và phức tạp do khách hàng của Công ty thường ở các tỉnh xa. Song nếu Công ty chấp nhận cho họ thế chấp bằng hiện vật có giá trị tương đương hoặc các giấy tờ nhà đất... Công ty sẽ vừa đảm bảo không bị tổn thất lớn lại vừa mở rộng được thị trường. 2. Về việc hạch toán các khoản giảm giá hàng bán Hàng ngày, để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, kế toán tiêu thụ mở sổ chi tiết tiêu thụ để ghi chép các nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh. Mẫu sổ chi tiết như sau: Sổ chi tiết tiêu thụ Tháng 10/2001 Ngày tháng Hợp đồng Số hoá đơn Máy công cụ Thép Gia công phôi khách Gia công Chi tiết máy Cộng Nợ TK 111, Có TK Nợ TK 112, Có TK Nợ TK 131.1, Có TK Nợ TK 131.2, Có TK 511 721 3331 511 721 3331 511 3331 511 3331 Tổng cộng Ngoài ra kế toán còn mở sổ chi tiết hàng bán bị trả lại để theo dõi riêng số hàng bị trả lại. Hiện nay, để khuyến khích khách hàng mua sản phẩm của Công ty, Công ty Cơ khí Hà Nội đã áp dụng chế độ giảm giá hàng bán cho khách hàng mua sản phẩm của Công ty với số lượng lớn. Khoản giảm giá này được kế toán tiêu thụ trừ luôn vào số tiền khách hàng phải trả khi viết Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Số tiền này được hạch toán giảm doanh thu tiêu thụ, song Công ty chỉ thực hiện ghi bút toán đảo của TK 511 - Doanh thu bán hàng mà không theo dõi qua TK 532 - Giảm giá hàng bán. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành doanh nghiệp chỉ được hạch toán giảm doanh thu khi việc giảm giá hàng bán phát sinh sau khi đã phát hành hó đơn bán hàng đối với trường hợp hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời hạn đã quy định trong hợp đồng kinh tế. Đối với trường hợp bán hàng theo khối lượng lớn nếu giảm giá hàng bán cho người mua thì phải ghi rõ trên hoá đơn phát hành lần cuối cùng. Doanh nghiệp phải có quy chế quản lý và công bố công khai các khoản giảm giá hàng bán. Như vậy, thực tế Công ty Cơ khí Hà Nội đã không theo dõi chi tiết khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng như trong chế độ quy định. Theo em, để phản ánh khoản giảm giá hàng bán, kế toán tiêu thụ nên sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán để theo dõi khoản doanh thu này. Tài khoản này có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận với khách hàng. Bên Có: Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán vào doanh thu trong kỳ. Tài khoản này không có số dư. - Khi chấp thuận giảm giá cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán. Có TK 111, 112: Trả tiền giảm giá cho khách hàng. Có TK 131.1: Ghi giảm nợ cho khách hàng. - Cuối kỳ, từ TK 532, kế toán xác định được toàn bộ số tiền giảm giá trong kỳ và ghi bút toán kết chuyển: Nợ TK 511. Có TK 532. Vì các nghiệp vụ giảm giá hàng bán tại Công ty Cơ khí Hà Nội ít phát sinh nên kế toán tiêu thụ không cần mở sổ theo dõi riêng khoản này như đối với Sổ hàng bán bị trả lại mà trên Sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán có thể kẻ thêm một cột ghi Nợ TK 532, Có TK 111, 112, 131.1, 131.2. Việc theo dõi riêng các khoản ghi giảm doanh thu không những giúp cho công tác kế toán được rõ ràng, chính xác mà còn giúp cho công tác quản lý của Công ty trong việc giám đốc tình hình tiêu thụ, thanh toán với khách hàng, từ đó đề ra những chính sách hợp lý nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng, thanh toán nhanh, đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm và tốc độ chu chuyển vốn. 3. Về việc theo dõi công nợ của khách hàng trên Sổ chi tiết công nợ Hiện nay, để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, song song với việc mở hai sổ chi tiết TK 131.1 Phải thu khách hàng và Sổ chi tiết TK 131.2 khách hàng ứng trước, kế toán tiêu thụ còn mở Sổ chi tiết Công nợ để theo dõi công nợ cho các khách hàng thường xuyên của Công ty. Hai sổ chi tiết TK 131.1 và Sổ chi tiết TK 131.2 chỉ ghi theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ hàng ngày cho tất cả khách hàng và theo dõi số tiền phải thu hay số tiền khách hàng ứng trước theo định khoản: Nợ TK 131.1. Nợ TK 131.2. Có TK 511. Có TK 721. Có TK 3331. Sổ này dùng để cuối tháng kế toán lập Bảng kê số 11, Bảng kê chi tiết TK 131.2, sau đó lập Bảng tổng hợp TK 131 và lấy số tổng cộng để vào Bảng kê số 8. Còn Sổ chi tiết Công nợ theo dõi riêng từng khách hàng thường xuyên của Công ty. Sổ này ngoài việc theo dõi số tiền đối ứng Nợ, Có TK 131 còn ghi chép cụ thể nội dung sản phẩm xuất bán, Số Hoá đơn, Số hợp đồng, vừa có tác dụng theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng đối với từng khách hàng vừa được sử dụng để thực hiện thanh toán hàng ngày với khách hàng, vừa để đối chiếu công nợ với khách hàng. Việc mở Sổ chi tiết công nợ như vậy là hợp lý, song để rõ ràng và thuận tiện khi đối chiếu với Sổ chi tiết hai tiểu khoản 131.1 và 131.2, Công ty nên mở thêm cột TK đối ứng vào trước cột Số tiền như sau: Sổ chi tiết Công nợ năm 2001. Tên khách hàng: Mỏ than Cọc Sáu Ngày Hoá đơn Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Tồn đầu kỳ 131.2 15000000 15/10/01 Phát sinh trong kỳ hợp đồng 108/01 131.1 32760000 Tồn cuối kỳ 131.1 17760000 4. Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm Công ty Cơ khí Hà Nội có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ chủ yếu cho các ngành kinh tế, công nghiệp dưới dạng các sản phẩm hoặc phụ tùng thay thế, chủ yếu là các máy công cụ, thiết bị toàn bộ cho các nhà máy đường, ximăng, các trạm bơm cỡ lớn và cho các ngành công nghiệp khác như giao thông, điện lực, thuỷ lợi, hoá chất, dầu khí,... Do thành phẩm tiêu thụ của Công ty thường là tài sản cố định nên công tác bảo hành sản phẩm cho khách hàng là rất quan trọng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay ngoài việc đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng, các dịch vụ sau bán như bảo hành, lắp đặt, hướng dẫn chạy thử càng được đảm bảo bao nhiêu thì càng thu hút khách hàng bấy nhiêu vì nó giúp khách hàng yên tâm, tin tưởng khi sử dụng sản phẩm của Công ty. Để đảm bảo uy tín của mình trên thị trường, Công ty Cơ khí Hà Nội luôn quan tâm đến lợi ích của khách hàng, do đó Công ty đã thực hiện bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Việc hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm tại Công ty được thực hiện trên TK 641.5 - Chi phí bảo hành theo đúng chế độ quy định. Tuy nhiên chi phí bảo hành sản phẩm phát sinh trong tháng nào thì được hạch toán vào chi phí bán hàng ngay tháng đó. Qua quá trình thực tập tại Công ty, em thấy chi phí bảo hành phát sinh không ổn định theo từng tháng, vì vậy để tránh tình trạng chi phí bảo hành phát sinh quá nhiều ở tháng này nhưng lại quá ít ở tháng khác làm chi phí bán hàng chênh lệch lớn giữa các tháng, Công ty nên có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành sản phẩm hàng tháng. Trình tự hạch toán như sau: - Hàng tháng khi phản ánh số trích trước chi phí bảo hành, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6415). Có TK 335. - Khi thực tế phát sinh chi phí bảo hành, kế toán căn cứ chứng từ liên quan ghi: Nợ TK liên quan (621, 622, 627). Có TK liên quan (152, 153, 334...). - Cuối kỳ hạch toán, kế toán kết chuyển các chi phí này vào TK 154: Nợ TK 154 (chi phí bảo hành). Có TK liên quan (621, 622, 627). - Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335. Có TK 154. - Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành, kế toán phải thực hiện điều chỉnh bên Nợ và bên Có của TK 335. Nếu số trích trước theo kế hoạch lớn hơn số thực chi, kế toán ghi giảm chi phí bảo hành: Nợ TK 335. Có TK 641. Trường hợp số trích trước nhỏ hơn số thực chi, kế toán ghi: Nợ TK 641. Có TK 335. 5. Về việc hách toán hoa hồng đại lý Hiện nay, với mức hoa hồng đại lý 2% tính trên doanh thu là khá cao, sẽ có tác dụng kích thích đại lý vì quyền lợi của bản thân để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ, làm tăng doanh thu. Tuy nhiên, việc hoa hồng đại lý chỉ tính một lần khi đại lý thanh toán tiền hàng cho nhiều tháng và được hạch toán luôn vào chi phí bán hàng (TK 641) trong một tháng mà không phân bổ cho nhiều tháng đã làm cho chi phí không phù hợp với doanh thu trong tháng. Do đó hoa hồng đại lý phải được hạch toán ngay sau khi hạch toán doanh thu bán hàng đại lý, cho dù đại lý chưa thanh toán tiền hàng và được hạch toán như sau: Nợ TK 641 (Hoa hồng đại lý). Có TK 3388 - HTX Quê Hương (Hoa hồng đại lý). Công ty Cơ khí Hà Nội là Công ty đi đầu trong tự động hoá sản phẩm cơ khí. Sản phẩm của Công ty có rất nhiều ưu thế so với những doanh nghiệp cơ khí khác ở Việt Nam. Do đó, Công ty nên thực hiện chiến lược thay thế hàng nhập khẩu ở Việt Nam và mở rộng thị trường tiêu thụ ra nước ngoài. Hướng đi này rất đúng đắn, đặc biệt là trong bối cảnh toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay, các doanh nghiệp trong nước không những tận dụng được ưu thế của sản phẩm trong nước với giá bán rẻ hơn nhưng vẫn có chất lượng tốt, khả năng tự động hoá ngang bằng với những sản phẩm cơ khí nhập khẩu, mà còn tìm kiếm thị trường xuất khẩu ra nước ngoài, thu ngoại tệ mạnh cho Công ty đồng thời góp phần phát triển kinh tế đất nước. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên mở rộng hơn nữa số cửa hàng đại lý, ký gửi của Công ty trên toàn quốc. Hiện nay, Công ty chỉ có một đại lý chính thức là HTX Quê Hương ở trong thành phố HCM. Do đó, những khách hàng ở tỉnh xa Hà Nội rất tốn kém trong việc vận chuyển tiền hàng. Khó khăn này đã hạn chế những khách hàng tiềm năng. Đồng thời việc mở rộng mạng lưới các đại lý giới thiệu sản phẩm trên toàn quốc cũng giúp sản phẩm của Công ty được nhiều người biết đến hơn, đặc biệt là những sản phẩm mới, ứng dụng công nghệ hiện đại. 6. Về việc trích lập dự phòng giảm giá thành phẩm tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi Ba nguyên tắc hạch toán kế toán là: khách quan, giá phí và thận trọng. Hiện nay, Công ty Cơ khí Hà Nội nói riêng cũng như các doanh nghiệp Việt Nam nói chung đã thực hiện được hai nguyên tắc đầu song nguyên tắc thứ ba (thận trọng) vẫn chưa được áp dụng. Nguyên tắc thận trọng trong hạch toán kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm yêu cầu phải lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng các khoản phải thu khó đòi cho mỗi kỳ sản xuất kinh doanh. Đặc biệt với đặc điểm sản phẩm thường có giá trị lớn và khách hàng ở xa thường mua chịu như Công ty Cơ khí Hà Nội, để tránh những rủi ro do biến động của thị trường, giảm thiểu sự tác hại khi khách hàng không có khả năng trả nợ, đồng thời cũng là để phản ánh chính xác hơn nữa thực trạng về giá trị tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, hàng năm, Công ty nên lập dự phòng giảm giá thành phẩm tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi dựa trên kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Công ty cần căn cứ vào những biến động của giá cả thị trường, dự kiến mức giảm giá để trích lập dự phòng. Kế toán theo dõi khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trên TK 159. Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp sau khi đã hoàn nhập khoản trích dự phòng năm trước. Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bằng số tiền chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán tại thời điểm 31/1 năm báo cáo trừ đi giá thực tế trên thị trường của số hàng tồn kho đó tại thời điểm 31/12. Mức dự phòng cần lập năm tới cho loại thành phẩm i = Số lượng loại thành phẩm i cuối niên độ ´ Mức giảm giá dự tính của loại thành phẩm i trong năm tới Cuối niên độ dựa vào số giảm giá dự kiến để trích lập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 (642.6) Có TK 159 Cuối niên độ sau, tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phong đã lập, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 721 Đối với các khoản phải thu kế toán phải dự tính được số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán cho niên độ sau. Để xác định được kế toán có thể dựa vào kinh nghiệm nhiều năm để ước tính tỷ lệ các khoản phải thu khó đòi trên doanh thu, từ đó tính ra mức dự kiến phải thu khó đòi. Cũng có thể dựa vào thời gian quá hạn thực tế để tính nhưng số trích lập không vượt quá số lợi nhuận phát sinh của niên độ kế toán. Mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập năm tới của khách hàng i = Tổng số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i ´ Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính ở khách hàng đáng ngờ i Việc trích lập theo dõi dự phòng phải thu khó đòi được kế toán theo dõi trên TK 139. Và cuối niên độ dựa vào số phải thu khó đòi để trích lập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642 (642.6) Có TK 139 Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số đã trích: Nợ TK 139 Có TK 721 7. Tổ chức hệ thống hoá thông tin trong điều kiện sử dụng máy tính Cùng với sự phát triển của tin học và công nghệ thông tin, máy vi tính đã và sẽ được sử dụng nhiều vào công việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin. Kế toán trong tương lai sẽ xây dựng và hoàn thiện quy trình trên và như vậy sẽ hình thành hình thức kế toán sử dụng máy vi tính. Sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán không những giúp cho việc đưa ra những con số nhanh và chính xác mà còn giảm được lao động kế toán, tiết kiệm được một khoản chi phí cho doanh nghiệp. áp dụng kế toán máy tránh được nhầm lẫn, ghi chép trùng lặp của kế toán thủ công, tiết kiệm thời gian và việc lưu giữ thông tin trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi hơn. Hiện nay, tại Công ty Cơ khí Hà Nội, phòng Kế toán được trang bị 4 máy vi tính và 2 máy in nhưng kế toán chỉ sử dụng máy tính là chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, bảng kê số 8, báo cáo tiêu thụ, nhật ký chứng từ sô 1, số 2 và các bảng biểu về nguyên vật liệu, bảng thanh toán tiền lương và sử dụng để lưu trữ. Còn bộ phận kế toán tính giá thành mới dựa vào các nhật ký chứng từ để tính giá thành, chưa áp dụng vào máy vi tính để tính được giá thành các sản phẩm. Đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời. Do Công ty có rất nhiều xưởng sản xuất, khối lượng công tác kế toán rất nhiều nên việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán là rất cần thiết, tiết kiệm được thời gian trong quá trình qhi chép sổ sách hạch toán và do đó tiết kiệm được lao động không cần thiết. Tuy nhiên, để có thể sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, Công ty cần có kế hoạch bồi dưỡng trình độ tin học cho cán bộ, nhân viên kế toán, tiến hành mã hoá toàn bộ các đối tượng kế toán cụ thể ở Phòng kế toán để có thể sử dụng máy thực hiện cho tất cả các phần hành kế toán. Tóm lại, từ thực tiễn ở Công ty Cơ khí Hà Nội, ta thấy bên cạnh một số ít các thiếu sót còn tồn tại, công tác hạch toán kế toán ở đây được tổ chức rất khoa học, hợp lý và chặt chẽ, góp phần không nhỏ vào sự lớn mạnh của Công ty như ngày hôm nay. Hy vọng rằng một số đóng góp trên đây của em sẽ góp một phần nhỏ giúp công tác hạch toán kế toán ở Công ty ngày càng hoàn thiện hơn. Kết luận Lý luận và thực tiễn cho thấy tổ chức tốt công tác kế toán ttth thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý. Thông tin mà phần hành kế toán này cung cấp giúp cho các nhà quản lý nắm bắt được tình hình tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp, kết quả tiêu thụ của từng loại thành phẩm, từ đó đề ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, xây dựng các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong kỳ tiếp theo đảm bảo cho doanh nghiệp có lãi, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí Hà Nội em đã đi sâu tìm hiểu tình hình tổ chức công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, từ đó vận dụng lý luận vào thực tiễn và từ thực tiễn làm rõ lý luận. Tuy nhiên trong thực tế, các doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán có một số điểm chưa thật đúng với chế độ kế toán mới. Đối với Công ty Cơ khí Hà Nội, công tác hạch toán kế toán cũng còn một số vấn đề tồn tại cần được cải tiến kịp thời nhằm hoàn thiện hơn nữa trong Công ty. Với những tồn tại nêu trên, nếu được khắc phục kịp thời thì kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả sẽ tiến hành công việc tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty và đảm bảo chức năng kế toán phát huy có hiệu quả nhất, giúp cho bộ phận kế toán hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ngoài sự cố gắng, năng động và sáng táo của các bộ phận liên quan cũng phải có biện pháp tổ chức tốt phần việc của mình nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng. Mặc dù rất cố gắng nhưng do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề thực tập không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán ở Công ty Cơ khí Hà Nội để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình giúp đỡ của thầy giáo - TS. Nguyễn Văn Công và các cán bộ trong phòng kế toán của Công ty Cơ khí Hà Nội để em hoàn thành chuyên đề này. Hà nội ngày 10 tháng 4 năm 2002 Sinh viên Quách Thanh Nga