Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại Khách sạn Guoman Hà Nội

đã đi vào hoạt động và chính thức được Tổng cục Du lịch Việt Nam công nhận hạng 4 sao vào ngày 05/04/00. Về cơ sở vật chất kỹ thuật Khách sạn Guoman Hà nội có tất cả 151 phòng trong đó có 149 phòng phục vụ hoạt động kinh doanh lưu trú, 2 phòng giành cho tập đoàn, 36 phòng deluxe, 110 phòng Premium, 2 phòng Junior Suite và 1 phòng executive Suite,Tất cả các phòng khách ở đây đều có diện tích rộng, trang bị nội thất sang trọng và được bố trí một cách hợp lý đạt tiêu chuẩn quốc tế 4 sao. Đằng sau bãi gửi xe có sức chứa 30 xe ô tô, 2 nhà hàng phục vụ các món ăn âu á, 1 quầy Bar, 1 trung tâm dịch vụ thương mại, 1 phòng hội thảo, 1Phòng tập thể hình, 6 phòng Mát sa và 2 phòng xông hơi. Với gần 7 năm hoạt dộng, Khách sạn đã sớm thu hút được sự chú ý của khách Quốc tế và các doanh nhân trong nước bởi không những khách sạn nằm ở vị trí thuận tiện cho cả việc du lịch, thư giãn và làm việc mà con nhờ vào uy tín của GUOMAN INTERNATIONAL đã được khách hàng tin cậy về độ an toàn và chất lượng phục vụ. Khách sạn đã tự khẳng định được mình đồng thời cũng tích luỹ được kinh nghiệm quản lý đặc sắc. Tuy nhiên khách sạn Guoman Hà nội ra đời đúng những năm mà sức cạnh tranh trên thị trường diễn ra gay gắt do tình hình kinh doanh khách sạn du lịch gần đây ở Hà nội ở Hà nội nói riêng và khắp cả nước nói chung có nhiều giảm sút, đồng thời cùng những biến động mạnh của nền kinh tế thị trường đòi hỏi khách sạn phải có đường lối chiến lược chính sách hết sức đúng đắn thì mới có thể duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh có hiệu quả trên thị trường. Chức năng nhiệm vụ của Khách sạn: Khách sạn Guoman Hà nội được thành lập theo giấy phép đầu tư số 638/GP cấp ngày 20 tháng 07 năm 1993 và giấy phép này đồng thời có giá trị là giấy đăng ký điều lệ công ty, có hiệu lực từ ngày ký với nội dung cho phép 2 bên gồm: Bên Việt Nam: Công ty vật tư kỹ thuật vận tải ô tô: trụ sở đạt tại 83 A Lý Thường Kiệt, Hà nội Bên nước ngoài: Công ty HLL – Guoco Investment limited được thành lập theo luật pháp của Channel Ilands: Trụ sở đặt tại 17 Bond street. Helier, Jersey, Channel, Islands Thành lập công ty liên doanh để xây dựng một Khách sạn đạt tiêu chuẩn Quốc tế 4 sao tại 83A Lý Thường Kiệt, Hà nội để kinh doanh các dịch vụ Khách sạn tại đây cụ thể là: Kinh doanh hướng dẫn du lịch Kinh doanh vận chuyển Kinh doanh buồng ngủ Kinh doanh hàng ăn Kinh doanh hàng uống Kinh doanh các dịch vụ khác: giặt là, tắm hơi, xoa bóp, điện tín, điện thoại, vui chơi giải trí. 2.1.1.3 Tình hình kinh doanh của Khách sạn: Tình hình vốn của Khách sạn: Khách sạn Guoman Hà nội là một khách sạn liên doanh với tổng số vốn đầu tư là 13,200,000.00 đô la ( mười ba triệu hai trăm ngàn đô la). Vốn pháp định của Công ty liên doanh là 6,748,923.00 (sáu triệu bảy trăm bốn mươi tám nghìn chín trăm hai mươi ba đô la trong đó: Bên Việt nam góp 1,747,919.00 (một triệu bẩy trăm bốn mươi bẩy nghìn chín trănm bảy mươi mốt đô la chiếm 25,9% vốn pháp định, gồm: +Quyền sử dụng 2950 m2 đất trong thời gian 30 năm, trị giá 1,416,000.00 đô la. + Nhà cửa hiện có trị giá 331,917.00 đô la Bên nước ngoài góp 5,000,592.00(năm triệu năm trăm chín mươi hai) đô la chiếm 74, 1% vốn pháp định, bằng thiết bị vật tư, phương tiện vận chuyển và tiền nước ngoài. Khách sạn Guoman Hà nội nằm ngay trong khu trung tâm thương mại thành phố Hà nội, xung quanh là các đại sứ quán các nước và trụ sở của một số các hiệp hội quốc tế như UNICEP, UNDP và hàng loạt các công ty lớn nhỏ của nhà nước... Nhờ vào vị trí thuận lợi như vậy và với uy tín của tập đoàn Guoman International cho nên Khách sạn chọn thị trường khách mục tiêu của mình là khách du lịch nước ngoài, các thương gia trong và ngoài nước, khách công vụ quốc tế đến thăm quan và làm việc tại trụ sở các hiệp hội hay các đại sứ quán. Với lối kiến trúc độc đáo theo kiểu Pháp Khách sạn Guoman có 12 tầng và có diện tích 2.950 m2 nằm trên trục đường Lý Thường Kiệt với một địa thế khá thuận lợi về giao thông di lại, chỉ cách ga Hà nội 500 m , cách trung tâm thành phố 700m. Từ đây chỉ mất 5 phút đi ô tô là khách có thể tới được Hồ Hoàn Kiếm hoặc phố cổ ở ngay trung tâm thành phố. Để đưa đón khách từ Khách sạn ra sân bay Nội bài chỉ mất 35 phút. Hơn nữa Khách sạn lại gần các đại sứ quán, các công sở lớn của nước ngoài đặt tại Việt Nam như trụ sở UNICEF, UNDP nên có điều kiện thu hút được rất nhiều khách công vụ. Ngoài ra KS còn gần Cung Văn hoá hữu nghị Việt xô, rạp chiếu phim Fandsland và gần các di tích lịch sử của Thành phố, các khu vui chơi giải trí điều này giúp cho KS có điều kiện tổ chức các chương trình cho khách tại KS. Không gian ở đây rất thoáng mát và yên tĩnh vì không thuộc khu đông dân cư và có độ an toàn về an ninh, chính trị cao nên thu hút được các đối tượng khách muốn nghỉ ngơi tìm hiểu hoặc tổ chức các cuộc hội đàm. Trong xu hướng kinh doanh hiện nay, Đảng và nhà nước đã giành cho ngành du lịch nói chung và các khách sạn nói riêng rất nhiều những chính sách ưu đãi nhằm thu hút đầu tư của các công ty nước ngoài đến đây làm việc do vậy đây cũng là môi trường thuận lợi cho Khách sạn Guoman Hà nội phát huy hơn nữa khả năng của mình. Tuy nhiên do hình thành và phát triển trong cơ chế thị trường nên Khách sạn Guoman Hà nội chịu khá nhiều thử thách và ảnh hưởng trong khu vực kinh doanh của mình. Các đối thủ cạnh tranh với Khách sạn khá nhiều , các khách sạn lớn ở rất gần Guoman như Hà nội Tower, Khách sạn Melia, Khách sạn Sài Gòn, Khách sạn Công đoàn...và rất nhiều các khách sạn khác đang mọc lên như nấm cùng với các đối thủ cạnh tranh như Khách sạn Sunway, Fortuna, Horison, Sofitel Metropol, Daewoo... luôn gây sức ép cho khách sạn đe doạ cướp mất thị phần của Guoman trên thị trường Hà nội. Khách sạn còn phải đương đầu với một vấn đề nữa là tình hinh chung ở Hà nội hiện nay với số lượng phòng cung cấp rất lớn trong khi đó lượng khách đến Hà nội chưa cao do ảnh hưởng của dịch bệnh SARS số lượng phòng năm 2003 là 9696 phòng trong khi đó số khách du lịch quốc tế đến Hà nội là 380 nghìn lượt khách . Như vậy có thể nói công suất sử dụng phòng trung bình của các khách sạn ở Hà nội năm 2003 chỉ đạt 42%. Một công suất sử dụng phòng trung bình khá thấp. Vì vậy để cạnh tranh được trong thời kỳ hiện nay là rất khó khăn không chỉ riêng Khách sạn Guoman Hà nội. Để thu hút và hấp dẫn khách đến Khách sạn nhiều hơn Khách sạn đã áp dụng nhiều các chương trình khuyến mại giành cho khách củ thể là đưa ra nhiều chương trình giới thiệu về nghệ thuật ẩm thực của nhiều nước trên thế giới vào các dịp lễ tết và các tháng trong năm ví dụ như tổ chức các buổi tiệc mang tên: Chương trình nghệ thuật ẩm thực của Malaysia, Mỹ, úc, Mehico…Ngày lễ của mẹ (Mother Day), Ngày lễ của cha (Father Day), Ngày Quốc tế phụ nữ 8-3 (International Women Day), Ngày hội hoá trang (Hallowen Day), Ngày lễ phục sinh, Ngày lễ Noel (Chrismast), Ngày tết dương lịch (Solar New Year Festival), Ngày lễ âm lịch (Lunar New Year Festival)… Chính vì có nhiều hoạt động hấp dẫn khách như vậy nên dù thị trường khách nói chung trên địa bàn Hà nội có giảm sút trong năm vừa qua nhưng riêng đối với Khách sạn Guoman vẫn thu được một lượng khách lớn đều đặn. Sau đây là bảng số liệu công suất sử dụng phòng của Khách sạn trong 3 năm gần đây (2001, 2002, 2003). Qua số liệu trên ta có thể thấy số lượng khách đến ở Khách sạn ngày một đông hơn. Bảng 2.1- Công suất sử dụng phòng KS Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Tổng số phòng bán được 31.111 44.099 44.986 Công suất sử dụng (%) 58% 65% 70.9% Bảng 2.2 Một số chỉ tiêu chủ yếu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Khách sạn trong 2 năm 2002 và 2003 TT Các chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Kế hoạch Thực hiện % so với KH % so với cùng kỳ 1 Tổng doanh thu - Buồng phòng -ăn uống - Các dịch vụ khác đô la 1,801,457.12 1,163,350.00 453,717.01 184,390.03 1,815,000.00 1,170,000.00 460,000.00 185,000.00 1,866,972.0 1,257,566.00 422,147.00 187,259.00 2.80% 4.70% -8.23% 1.22% 3.64% 8.10% -6.96% 1.56% 2 Tổng chi phí đô la 2,930,151.76 3,000,000.00 3,208,810.00 6.96% 9.51% 3 Công suất sử dụng phòng trung bình % 65.00% 70.00% 70.90% 1..28% 9.07% 4 Giá phòng trung bình đô la 40.73 45.00 46.05 2.33% 13.06% 5 Tổng số khách Nguời 44,099 44,500 44,986 1.09 1.97% 6 Tổng số Nhân viên Người 130 130 130 0% 0% 7 Lương bình quân đô la 165 165 167 1..21% 1..2% Qua số liệu ở bảng trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Khách sạn trong năm 2003 có nhiều tiến triển tốt. Doanh thu năm 2003 là 1,866,972.0 đô la so với năm 2002 là1,801,457.12 tăng 3.64% cho thấy doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả hơn năm trước. Tuy nhiên doanh thu từ dịch vụ ăn uống có giảm 8.23% so với năm 2002 lý do Khách sạn đã thuê ban nhạc Philipin biểu diễn tại Nhà hàng và đầu bếp người Singapo cho nên việc chi trả lương cho người nước ngoài rất tốn kém tuy nhiên nhờ có Ban nhạc và đầu bếp người nước ngoài nên Khách sạn cũng thu hút được rất nhiều khách đến ở tại Khách sạn. Ta có thể thấy trên số liệu tổng số lượt khách đến ở Khách sạn năm 2003 là 44,986 lượt khách so với cùng kỳ năm ngoái là 44, 099 lượt khách tăng 1.09%. Giá phòng của Khách sạn năm 2003 cũng tăng 13.06% so với cùng kỳ năm ngoái và cũng tăng so với kế hoạch là 2.33% cho thấy uy tín của Khách sạn mặc dù giá phòng tăng nhưng khách cũng không giảm. Tổng số nhân viên không tăng nhưng lương bình quân lại tăng 2 đô la một người cho thấy Khách sạn đã rất quan tâm đến chế độ của Nhân viên. Tuy nhiên về tổng chi phí của năm 2003 cũng tăng so với cùng kỳ năm ngoái và so với kế hoạch vì Khách sạn có đầu tư nâng cấp thay đổi rất nhiều trang thiết bị trong phòng để hấp dẫn khách đến ở Khách sạn. Trong năm qua bộ máy kế toán của Khách sạn hoạt động tương đối có hiệu quả, Các đoàn Kiểm toán đến Khách sạn đều không thấy những sai sót nghiêm trọng. Báo cáo kế toán đều hoàn thành đúng thời gian quy định do có sự quản lý sát sao của trưởng bộ phận và nỗ lực của mỗi kế toán viên. Sự thành công của Khách sạn không thể thiếu sự đóng góp của Bộ phận kế toán. Qua số liệu trên cho thấy hầu hết các chỉ tiêu của năm 2003 Khách sạn đều đạt được so với kế hoạch tuy nhiên Khách sạn cũng cần phải cố gắng hơn nữa mặc dù doanh thu tăng nhưng chi phí đầu tư cũng tăng nên doanh nghiệp chưa có lãi. Khách sạn cần phải tìm nhiều biện pháp tiết kiệm hơn nữa để giảm những chi phí không cần thiết đối với hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của mình. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Khách sạn 2.1.2.1 Bộ máy tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Khách sạn Cũng như những khách sạn lớn khác, trong cơ cấu tổ chức lao động của mình, Khách sạn Guoman cũng bố trí theo cấp bậc để tiện cho việc phân quyền, thống nhất quản lý và tính lương, tăng lương. Trong mỗi bộ phận, cơ cấu tổ chức được sắp xếp theo trật tự như sau: Giám đốc, Trưởng bộ phận, Giám sát viên, Nhân viên chính, Nhân viên phụ, Nhân viên học việc. Trong đó: Ban Lãnh đạo bao gồm: - Tổng giám đốc Khách sạn : Là người chịu trách nhiệm chính điều hành hoạt động của Khách sạn thông qua các trưởng bộ phận cũng như đưa ra các chiến lược kinh doanh cụ thể để Khách sạn tồn tại và phát triển. - Các trưởng bộ phận: + Trưởng bộ phận lễ tân ( Front Office Manager): Phụ trách điều hành toàn bộ nhân viên lễ tân, nhân viên đón khách, nhân viên phụ trách hành lý, nhân viên tổng đài, nhân viên phòng thương mại trong hoạt động đón tiếp khách ra vào Khách sạn và giải quyết các phàn nàn của khách. + Trưởng bộ phận Buồng (Executive Housekeeper): Chịu trách nhiệm phụ trách toàn bộ nhân phục vụ buồng, nhân viên giặt là và các nhân viên khách như nhân viên làm vệ sinh công cộng, nhân viên may mặc, nhân viên phụ trách đồng phục, nhân viên phụ trách đồ uống trong phòng. + Trưởng bộ phận Ăn uống (F&B Manager): Là người đứng đầu phụ trách nhân viên 2 bộ phận đó là bộ phận Bếp và Bộ phận Nhà Hàng và chịu trách nhiệm toàn bộ các dịch vụ ăn uống tại Khách sạn. + Trưởng bộ phận Bảo dưỡng: Phụ trách toàn bộ nhân viên bộ phận bảo dưỡng và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động bảo dưỡng bảo trì máy móc trong Khách sạn và phục vụ các dịch vụ cho khách khi có yêu cầu. + Trưởng bộ phận Bảo vệ: Phụ trách toàn bộ nhân viên bảo vệ để đảm an ninh, trật tự, an toàn cho Khách sạn cho Khách đến ở Khách sạn và cho toàn thể nhân viên Khách sạn, + Trưởng bộ phận kế toán (Hotel Controller): Là người đứng đầu bộ phận kế toán chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ nhân viên kế toán của Khách sạn. + Trưởng bộ phận Nhân sự (Human Resources Manager): Là người chịu trách nhiệm trong việc tuyển dụng, hoạch định chế độ chính sách thủ tục cho khách sạn và giám sát tình hình chấp hành kỷ luật của nhân viên. + Trưởng bộ phận Marketing: Là người phụ trách bộ phận kinh doanh tiếp thị và đưa ra các chiến lược kinh doanh cho Khách sạn. Sơ đồ số 2.1- Sơ đồ tổ chức của khách sạn guoman Nhìn vào sơ đồ ta thấy rằng đây thuộc cơ cấu tổ chức chức năng, Tổng giám đốc là người đứng đầu trong bộ máy quản lý của Khách sạn và chịu mọi trách nhiệm trước tập đoàn. 2.1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của Khách sạn Là một khách sạn quốc tế 4 sao, Khách sạn Guoman đã áp dụng công nghệ khách sạn và mô hình quản lý theo kiểu Malaysia vì Khách sạn Guoman Hà nội trực thuộc tập đoàn Hongleong do người Malaysia quản lý. Cơ sở vật chất và trang thiết bị ở đây rất hiện đại do liên tục được nâng cấp. Công việc quản lý ở đây cũng được giảm nhẹ do được trang bị đầy đủ các thiết bị như hệ thống máy tính được nối mạng, hệ thống camera quan sát tại các tầng và các khu vực công cộng , các phương tiện bảo hộ lao động và hệ thống bộ đàm không dây hiện đại. Do vậy số lượng nhân viên ở đây cũng rất thấp chỉ có 130 nhân viên / tổng số 151 buồng phòng. Có thể nói đây là một Khách sạn được áp dụng công nghệ hiện đại, chính vì lẽ đó mà nó đã thu hút được rất nhiều khách đến đây. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Khách sạn 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy và công tác kế toán của khách sạn Do đặc điểm và điều kiện kinh doanh của Khách sạn, Khách sạn tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Bộ phận Kế toán của Khách sạn bao gồm 15 người . Đội ngũ nhân viên phòng kế toán tại đây đều đã tốt nghiệp trường đại học chuyên ngành kế toán, biết sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, có kinh nghiệm làm việc và được ban lãnh đạo đánh giá là bộ phận hoạt động có hiệu quả trong thời gian qua. Sơ đồ số 2.2- Tổ chức bộ máy kế toán KS Guoman Chức năng và nhiệm vụ từng người trong bộ phận kế toán được tóm tắt như sau: Giám đốc tài chính (Hotel Controller): Là người nước ngoài đứng đầu bộ phận chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình tài chính của Khách sạn, chỉ đạo và giám sát toàn bộ nhân viên trong bộ phận thông qua Kế toán trưởng. Kế toán trưởng (Chief Accountant): Là trợ lý cho giám đốc tài chính chịu trách nhiệm quản lý các nhân viên trong bộ phận và báo cáo hoạt động kinh doanh của Khách sạn cho Giám đốc tài chính. Kế toán trưởng này còn kiêm nhiệm công việc của kế toán tổng hợp và là người phụ trách tài sản cố định của Khách sạn. Giám sát viên thu ngân (Cashier Supervisor): Chịu trách nhiệm quản lý nhân viên thu ngân và cũng đóng vai trò như một trưởng ca theo dõi phản ánh chính xác kịp thời số tiền thu được hiện có và mọi biến động về tiền gửi ngân hàng của Khách sạn, thực hiện việc giao dịch giữa Khách sạn với các ngân hàng quan hệ với Khách sạn. Nhân viên thu ngân (Cashier): Chịu trách nhiệm thu tiền của khách hàng và hàng ngày làm việc dưới sự chỉ đạo của giám sát viên thu ngân. Kế toán thanh toán(Account Payable) : Là người chịu trách nhiệm thanh toán với cả người mua và người bán. Kế toán thu mua( Purchasing Officer): Là người chịu trách nhiệm mua bán khi khách sạn có yêu cầu. Ngoài ra Kế toán thu mua còn phụ trách 2 nhân viên khác đó là thủ kho và kế toán nguyên vật liệu. Thủ kho(Store Controller): Là người cai quản toàn bộ kho hàng hoá của Khách sạn và chịu trách nhiệm thông báo cho các bộ phận liên quan khi hàng hết hoặc hàng tồn. Kế toán nguyên vật liệu (Material Accountant) : Là nhân viên phụ trách việc tính giá và hạch toán nguyên vật liệu của Khách sạn. Kiểm toán doanh thu (Income Auditor): Là nhân viên kiểm toán của Khách sạn chịu trách nhiệm giám sát và phát hiện tất cả các sai trái có liên quan đến doanh thu của Khách sạn. Kiểm toán đêm (Night Auditor): Do mô hình khách sạn hoạt động 24 trên 24 giờ nên Khách sạn rất cần phải có nhân viên kiểm toán ban đêm. Nhân viên này sẽ thu thập toàn bộ các số liệu kế toán trong ngày từ bộ phận Buồng, Phòng, ăn uống để làm báo cáo cho giám đốc tài chính. Nhân viên phụ trách máy tính (EDP Officer): Là người chịu trách nhiệm giám sát, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp toàn bộ hệ thống máy tính của khách sạn và trả lời tất cả các thắc mắc của Khách hàng khi có yêu cầu. Nhân viên phụ trách tiền lương (Payroll Master): Là nhân viên tính lương cho toàn thể nhân viên khách sạn. Nhân viên này không trực thuộc bộ phận kế toán mà là nhân viên phòng Nhân sự. 2.1.3.2 Tổ chức bộ sổ kế toán của Khách sạn + Những vấn đề chung của Bộ phận Kế toán Khách sạn Guoman Hànội *Chế độ kế toán mà Khách sạn Guoman hiện nay đang áp dụng là kế toán Quốc tế (kế toán Mỹ). *Kỳ kế toán : theo năm tài chính từ 01 tháng 07 năm nay sang 30 tháng 06 năm sau *Khách sạn tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Khách sạn về quy mô tổ chức, trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ công nhân viên phòng kế toán Khách sạn Guoman Hà nội đã áp dụng hình thức nhật ký chung. Đặc trưng có bản của hình thức Nhật ký chung là sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và có phân tích theo tài khoản đối ứng. Các loại sổ kế toán được dùng trong hình thức nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng, các sổ kế toán chi tiết, sổ cái. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán đã lập để ghi vào Sổ nhật ký chung theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ, sau đó căn cứ vào số liệu đã có đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào số cái của từng tài khoản cho phù hợp. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh, căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã được kiểm tra đối chiếu là cơ sở để lập các báo cáo tài chính. Doanh nghiệp hạch toán theo hình thức nhật ký chung là đơn giản và hợp lý nhất. Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong khách sạn theo trình tự thời gian và làm căn cứ để ghi sổ cái. Sổ nhật ký chung có ưu điểm thuận lợi cho việc ghi chép đối chiếu, kiểm tra, tránh được nhiều tiêu cực. Tuy nhiên, việc ghi chép còn có nhiều trùng lặp mỗi chứng từ thường được ghi ít nhất từ 2 sổ nhật ký trở lên. Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản tổng hợp số liệu của sổ cái được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán. Các sổ chi tiết được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán mà trên sổ cái không phản ánh hết được. Ví dụ như: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết thanh toán với người bán Sơ đồ2.3- KS hạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh du lịch, nên kế toán tại Khách sạn Guoman có một số đặc điểm riêng khác với kế toán của đơn vị sản xuất đó là: + Kinh doanh hướng dẫn du lịch + Kinh doanh vận chuyển + Kinh doanh buồng ngủ + Kinh doanh hàng ăn + Kinh doanh hàng uống + Kinh doanh các dịch vụ khác: giặt là, tắm hơi, xoa bóp, điện tín, điện thoại, vui chơi giải trí. Vì vậy nội dung hạch toán chủ yếu của Khách sạn là hạch toán các nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách. 2.2 Thực trạng hạch toán tài sản cố định tại Khách sạn Guoman hà nội 2.2.1.Đặc điểm và phân loại TSCĐ tại Khách sạn a. Phân loại TSCĐ Để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán TSCĐ ở Khách sạn về cơ bản được phân loại theo 3 tiêu thức: * Phân loại theo hình thái biểu hiện TSCĐ hữu hình TSCĐ hữu hình của Khách sạn gồm những loại sau đây: 1) Nhà cửa, vật kiến trúc 2) Máy móc thiết bị 3) Phương tiện vận tải 4) Thiết bị quản lý TSCĐ theo hình thái biểu hiện của Khách sạn trong năm 2003 được thể hiện qua bảng sau: Bảng số 2.3: Bảng phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện TSCĐ hữu hình STT Tài sản cố định Nguyên giá Tỷ trọng (%) 1 Nhà cửa, vật kiến trúc 6.683.597.450 39,9 2 Máy móc thiết bị 6.283.749.635 37,5 3 Phương tiện vận tải 3.450.003.730 20,4 4 Thiết bị quản lý 372.233.190 2,2 Tổng cộng 16.744.584.005 100,0 Phân loại theo nguồn hình thành TSCĐ mua sắm đầu tư bằng nguồn vốn liên doanh TSCĐ mua sắm đầu tư bằng nguồn vốn tự có TSCĐ phân loại theo nguồn hình thành được thể hiện ở bảng sau: Bảng số 2.4: (Năm 2003) STT Tài sản Nguyên giá Tỷ trọng (%) 1 Mua sắm bằng vốn liên doanh 15.040.264.655 89,8 2 Mua sắm bằng vốn tự có 1.704.319.350 10,2 Tổng cộng 16.744.584.005 100,0 * Phân loại theo tình hình sử dụng 1) TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh 2) TSCĐ không dùng trong sản xuất kinh doanh TSCĐ phân loại theo tình hình sử dụng được thể hiện trên bảng sau Bảng số 2.5: (Năm 2003) STT Tài sản Nguyên giá Tỷ trọng (%) 1 Tronng đó dùng cho SXKD 5.625.854.466 33,6 2 Không dùng cho sản xuất kinh doanh 11.118.729.539 66,4 Tổng 16.744.584.005 100,0 2.2.2 đánh giá TSCĐ tại Khách sạn Guoman: Khách sạn hạch toán theo chế độ quy định của nhà nước Theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam. 2.2.3 Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ 2.2.3.1 Thủ tục và chứng từ sử dụng + Đối với hạch toán tăng TSCĐ: Khi có TSCDD tăng do bất kỳ nguyên nhân nào đều phải do ban kiểm nghiệm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với bên giao lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”(01-TSCĐ) theo mẫu quy định trong chế độ “ghi chép ban đầu” cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Hồ sơ TSCĐ bao gồm: Biên bản nghiệm thu, Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn giấy vận chuyển căn cứ vào các hồ sơ TSCĐ theo mẫu thống nhất. Thẻ TSCĐ lập làm 01 bản và để tại phòng ké toán để theo dõi, ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Sau khi lập xong, thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn khách sạn 1 quyển. + Đối với hạch toán giảm TSCĐ: TSCĐ của KS giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như: Nhượng bán, thanh lý, đem góp vốn liên doanh, kiểm kê phát hiện thiếu, đánh giá lại làm giảm gía trị TSCĐ và các nguyên nhân khác nhau… Trong mọi trường hợp giảm TSCĐ, Kế toán KS phải làm đầy đủ thủ tục, xác định đúng những khoản thiệt hại và thu nhập (nếu có). Chứng từ chủ yếu là: “Biên bản thanh lý TSCĐ” mẫu 03 – TSCĐ ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính. Căn cứ các chứng từ liên quan kế toán ghi sổ theo từng trường hợp cụ thể. 2.2.3.2 Quy trình luân chuyển chứng từ SƠ Đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán tại khách sạn guoman Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2.4 Kế toán chi tiết tại Khách sạn Guoman Hà nội Kế toán chi tiết được thực hiện theo từng đối tượng ghi TSCĐ cả ở bộ phận kế toán và các đơn vị bảo quản, sử dụng TSCĐ theo các chi tiêu giá trị và hiện vật. Việc kế toán chi tiết TSCĐ được tiến hành dựa vào các chứng từ về tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ và các chứng từ gốc liên quan. Theo hệ thống kế toán các chứng từ ban đầu về kế toán SCCĐ gồm có: Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu 1-TSCĐ/BB) Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu 03-TSCĐ/BB) Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu 04-TSCĐ/BB Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu 04-TSCĐ/BB) Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu 05-TSCĐ/BB) ở phòng kế toán, kế toán chi tiết TSCĐ được thực hiện ở thẻ TSCĐ (mẫu 02-TSCĐ/BB). Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ và được lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng sổ TSCĐ. Tại nơi sử dụng TSCĐ được mở sổ TSCĐ để theo dõi tình hình quản lý và sử dụng ở đơn vị mình. 2.2.5 Kế toán tổng hợp TSCĐ tại Khách sạn 2.2.5.1 Hạch toán tăng TSCĐ TSCĐ tại Khách tăng chủ yếu là do mua sắm bằng nguồn liên doanh, vốn vay ngân hàng, tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. a. Tăng TSCĐ do mua sắm (Kể cả mua mới hoặc mua lại TSCĐ đã sử dụng) Việc mua sắm TSCĐ được ký kết hợp đồng giữa Khách sạn và bên bán. Trong hợp đồng nêu rõ tên tài sản, chủng loại, quy các phẩm chất, các thông số kỹ thuật, giá cả, phương thức thanh toán. Khi giao hàng bên bán sẽ giao cho Khách sạn: Hoán đơn bán hàng hoá hoặc hoá đơn GTGT và lập biên bản bàn giao TSCĐ. Cụ thể: Ngày 16/12/2003 Khách sạn có mua một máy giặt khô - Giá mua: 298.785.500đ - Bên bán chịu mọi phí vận chuyển lắp đặt Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của bên bán và biên bản bàn giao máy kế toán TSCĐ căn cứ vào chứng từ gốc đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ (vào thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ) trước khi đưa vào sử dụng. Hoá đơn GTGT Liên 2: Dùng giao cho khách hàng Ngày 01/12/2003 Đơn vị bán hàng: Công ty Nam phương Địa chỉ: 13 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hà nội Số TK: 431101.000017 Điện thoại: 6281560 Họ tên người mua: Bùi Thu Thuỷ Đơn vị: Khách sạn Guoman Hà nội Địa chỉ: 83A Lý Thường Kiệt Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Máy giặt khô Chiếc 01 268.906.950 268.906.950 Cộng tổng tiền hàng: 268.906.950 đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế: 29.878.550đ Tổng cộng tiền thanh toán: 298.785.500đ Số tiền bằng chữ: Hai trăm chín mươi tám triệu bảy trăm tám mươi lăm nghìn năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của bên bán khi giao hàng. Khi giao hàng hai bên lập biên bản bàn giao TSCĐ để xác định việc giao nhận TSCĐ với nội dung như sau: Biên bản giao nhận tài sản cố định Ngày 16 tháng 12 năm 2003 Căn cứ quyết định số 12 Ngày 16 tháng12 năm 2003 về việc bàn giao TSCĐ Bên giao nhận TSCĐ: Ông (Bà) : Nguyễn Quang Huy Ông (Bà) : Nguyễn Đức Trung Ông (Bà) : Lê Thanh Lan Địa điểm giao nhận: Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Nguyên giá: 298.785.500đ, tỷ lệ phụ phí vận chuyển... Số khấu hao SCL Số khấu hao cơ bản: 0 Nhận xét tóm tắt: Máy mới 100% Xác nhận việc giao nhân TSCĐ như sau: Số Tên quy cách Nước Năm Công Năm Nguyên giá TSCĐ Nguyên Tỷ lệ TT Mã hiệu TSCĐ sản xuất sử dụng suất sản xuất Cước phí vận chuyển Chi phí lắp đặt Giá mua giá TSCĐ hao mòn 1 Máy giặt khô CN Nhật Bản 2003 2002 0 0 298.785.500 298.785.500 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người giao (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán căn cứ trên các chứng từ ghi: Nợ TK 2113 - Máy móc thiết bị : 298.785.500đ Có TK 331 - Phải trả người bán : 298.785.500đ Căn cứ hợp đồng, nghiệm thu và biên bản giao nhận TSCĐ số 12/BBGN ngày16 tháng 12 năm 2003, kế toán lập bảng kê phân loại. Bảng số 2.6 Khách sạn Guoman Hà nội Bảng kê phân loại Bên có tài khoản 341 Số : 26/BK Ngày 29 tháng 12 năm 2003 TT nội dung số tiền Ghi bên nợ các tài khoản 2113 1 Máy giặt khô CN 298.785.500 298.785.500 Tổng cộng 298.785.500 298.785.500 kế toán trưởng kế toán lập bảng Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ mở thẻ TSCĐ và vào Sổ TSCĐ như sau : Bảng số2.7 Công ty TNHH HLL Guoco Việt nam Khách sạn Guoman Hànội Thẻ Tài sản cố định Số : 89 Ngày 29 tháng12 năm 2003 - Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số 02/BBGN ngày 12 tháng 12 năm 2003 - Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ : Máy giặt khô công nghiệp - Nước sản xuất :Nhật Bản Năm sản xuất : 2002 - Bộ phận quản lý, sử dụng : Buồng Năm sử dụng : 2003 - Công suất diện tích : - Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày .......... tháng ............. năm ...... - Lý do đình chỉ ................ Số hiệu nguyên giá tài sản cố định giá trị hao mòn tscđ chứng từ ngày tháng năm diên giải Nguyên giá năm giá trị hao mòn cộng dồn 02/BBGN 29/12/2003 Máy giặt khô CN 298.785.500 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ................ ngày ......... tháng ............ năm ..... Lý do giảm : ......................................... ế toán trưởng người lập Bảng số:2.8 Khách sạn Guoman Hà nội Sổ tài sản cố định Loại tài sản : Máy móc thiết bị ghi tăng TSCĐ khấu hao TSCĐ ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tháng Nguyên giá TSCĐ Khấu hao KH đã Chứng từ Lý do TT SH Ngày tháng Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Số thẻ TSCĐ năm đưa vào SD Nơi sử dụng Ngân sách Tự bổ sung Khác Tỷ lệ KH % Mức khấu hao tính đến khi giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng giảm TSCĐ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ................... .......... 02 29/12/2003 Máy giặt khô CN 89 12/2003 Bộ phận Giặt là 298.785.500 ...................... Cộng 298.785.500 Người ghi sổ kế toán trưởng Từ bảng kê phân loại số 26/BK ngày 29/12/2003, kế toán tổng hợp vào Nhật ký chung và vào sổ cái. Bảng số 2.9 Sổ Nhật ký chung Năm 2003 NT Chứng từ số hiệu tK số phát sinh ghi sổ Số NG.TH diễn giảI nợ có nợ có Tháng 12/2003 ........... 29 26BK 29/12 Máy giặt khô CN 2113 341 298.785.500 298.785.500 ............ Cộng phát sinh tháng 12/2004 298.785.500 298.785.500 Sổ cái Năm 2003 Bảng số 2.10 Tên tài khoản : Máy móc thiết bị Số hiệu : 2113 NT chứng từ trang TK số phát sinh GS Số Ntháng diễn giải NKC ĐU nợ có Số dư đầu kỳ 231.494.977 Phát sinh trong kỳ 26BK 29/12/04 334 298.785.500 .............. Luỹ kế phát sinh 77.464.340 Số dư cuối kỳ 607.744.817 b. Tăng TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành Trong trường hợp này căn cứ vào các chứng từ liên quan tất cả các khoản chi phí liên quan đến XDCB được tập hợp vào TK241 - XDCB dở dang. Sau khi quyết toán được duyệt kế toán tập hợp tất cả các chi phí trên TK241 để ghi tăng TSCĐ. Cụ thể: Ngày 29/11/2003 Khách sạn nhận bàn giao một TSCĐ do XDCB hoàn thành đưa vào sử dụng Nguyên giá TSCĐ được xác định theo giá trị quyết toán công trình XDCB hoàn thành được duyệt là: 112.947.326,68 đồng Khi tăng TSCĐ do XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng kế toán ghi: Nợ TK211: 112.947.326,68 đồng Có TK241: 112.947.326,68 đồng Biết TSCĐ được đầu tư bằng vốn đầu tư xây dựng cơ bản kế toán ghi bút toán chuyển nguồn Nợ TK441: 112.947.326,68 đồng Có TK411: 112.947.326,68 đồng 2.2.5.2 Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ tại khách sạn Guoman TSCĐ của KS giảm chủ yếu do thanh lý, nhượng bán. Mọi trường hợp thanh lý nhượng bán TSCĐ phải có kế hoạch. a. Giảm TSCĐ do nhượng bán Ngày 25/10/2003 Khách có nhượng bán một xe ô tô Mekong (Ô tô này dùng vào sản xuất kinh doanh) cho bên mua - Nguyên giá: 400.000.000đ - Giá trị còn lại trên sổ: 120.000.000đ - Giá trị thu hồi (giá bán): 200.000.000đ - Thuộc nguồn vốn:liên doanh Các chứng từ liên quan đến nhượng bán TSCĐ bao gồm: + Tờ trình đề nghị bán xe do bộ phận quản lý TSCĐ lập. Giám đốc xem xét và phê duyệt + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Biên bản bàn giao TSCĐ Căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi Nợ TK 214 280.000.000 (Phần giá trị hao mòn) Nợ TK 821 120.000.000 (Phần giá trị còn lại) Có TK 211 400.000.000 (Phần nguyên giá) Căn cứ vào phiếu thu số tiền nhượng bán ô tô do bên mua trả kế toán ghi Nợ TK 111 200.000.000đ Có TK 721 400.000.000đ Kế toán vào sổ theo mẫu sổ chứng từ ghi sổ (2-1), sổ cái tài khoản 2114 theo mẫu sổ (2-2) b. Giảm TSCĐ do thanh lý TSCĐ được thanh lý là những máy móc thiết bị quá cũ đã hỏng không sử dụng được Các chứng từ liên quan đến thanh lý TSCĐ gồm: - Quyết định thanh lý TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Các chứng từ liên quan khác Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán tiến hành định khoản như trường hợp nhượng bán Ví dụ: trong trường hợp TSCĐ được thanh lý nhưng chưa bán được với giá do KS định giá. KS triệu tập hội đồng định giá lại TSCĐ đó Cụ thể: Bộ GTVT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số 42/HĐ ---------- š ] › ---------- — ] – Hà Nội, ngày 13 tháng 1 năm 2003 V/v: Bán xe ô tô đã thanh lý Biên bản họp Hội đồng định giá TSCĐ đã thanh lý Căn cứ vào quyết định số 852/TCKT ngày 8/7/2003 của Bộ GTVT về việc thanh lý tài sản thuộc Khách sạn Guoman Căn cứ vào biên bản số 470/HĐ ngày 19/8/2003 định giá bán xe máy là 20.000.000đ Đến nay đã qua 5 tháng không có khách trả theo giá đó; nay hội đồng định giá quyết định lại giá bán cho phù hợp như sau: Giá bán mới cho xe máy số 29D-8908 là: 16.000.000đ (Mười sáu triệu đồng) Hội đồng cũng quyết định bán máy hút bụi chuyên dùng thanh lý với giá: 8.000.000đ (Tám triệu đồng) Giao cho Bộ phận Buồng làm thủ tục bán Giao cho phòng TCKT thu hồi giá trị bán theo quyết định của Nhà nước Chữ ký của các uỷ viên Chủ tịch hội đồng Phó giám đốc Trần Như Châu Đỗ Thị Định Nguyễn Đăng Dư 2.2.6 Kế toán khấu hao TSCĐ tại KS Guoman. Những TSCĐ đang được dùng tại Khách sạn Guoman trích khấu hao theo chế độ nhà nước quy định tại quyết định số 166/1999/QĐ-BCTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ trưởng bộ tài chính. Mức khấu hao trích trong năm = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao Tỷ lệ khấu hao TSCĐ mà VNCC đang áp dụng để tính và trích khấu hao là : - Máy móc thiết bị (6 năm ) 16,7% / năm - Phương tiện vận tải (10 năm) 10% / năm - Thiết bị văn phòng (4 năm) 25% / năm Công ty trích khấu hao cơ bản theo quý hạch toán một lần vào cuối quý toàn bộ số khấu hao cơ bản phải trích và hạch toán một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí quản lý công ty. Nên không lập bảng phân bổ khấu hao cơ bản. Bảng trích khấu hao ( biểu số 17) Căn cứ bảng trích khấu hao hàng quý, kế toán cộng toàn bộ số tiền trích khấu hao của tất cả các TSCĐ để ghi vào Sổ chi tiết trích khâu hao (Biểu số 18) Căn cứ bảng phân bổ khấu hao TSCĐ , kế toán tổng hợp lập bảng kê phân loại như sau : Khách sạn Guoman Hà nội Bảng số: 2.11 -Bảng kê phân loại bên có tài khoản 214 Số : 22/BK Ngày 30 tháng 06 năm 2003 TT nội dung số tiền Ghi bên nợ các tài khoản 627 642 1 Khấu hao TSCĐ quý II/2003 213..222.125 97.094.917 116.127.208 Tổng cộng 213.222.125 97.094.917 116.127.208 kế toán trưởng kế toán lập bảng Căn cứ vào bảng kê phân loại kế toán vào nhật ký chung và vào sổ cái. Bảng số 2.12 - Sổ Nhật ký chung Năm 2003 NT Chứng từ số hiệu tK số phát sinh ghi sổ Số N.tháng diễn giải nợ có nợ có Tháng 06/2003 ........... 30 22/BK 30/06 Kháu hao TSCĐ quý II/2003 627 97.094.917 642 116.127.208 214 213.222.125 ......... Cộng phát sinh tháng 6/2003 9.956.645.765 9.956.645.765 Bảng số 2.13 Sổ cái Năm 2003 Tên tài khoản : Hao mòn tài sản cố định Số hiệu : 214 (2141) NT chứng từ trang sHTK số phát sinh ghi sổ Số Ntháng diễn giải sổ NKC ĐƯ nợ có Số dư đầu kỳ 2.059.295.577 Phát sinh trong kỳ 03BK 12/05 Thanh lý máy photocopy SHAP 2030 của VPKC2 5 2115 10.941.563 ............... 22/BK 30/6/03 Khấu hao TSCĐ quý II/2003 7 210.807.308 .......... Luỹ kế phát sinh 10.941.563 1.125.860.402 Số dư cuối kỳ 3.174.214.416 Cuối năm, theo yêu cầu của Cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp, Công ty lập bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ (Biểu số 18) 2.2.7 Kế toán sửa chữa TSCĐ tại KS ở KS Guoman, toàn bộ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh trong thời kỳ được hạch toán thẳng vào các tài khoản liên quan đến việc sử dụng TSCĐ (TK627, TK 642) mà không sử dụng phương pháp tính trước hoặc phân bổ dần chi phí SCC TSCĐ. Cụ thể: Ngày 2/5/2003 KS có tiến hành ký hợp đồng sửa chữa TSCĐ với trạm bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa xe Coster. Nội dung hợp đồng như sau: Hà nội ngày 2/5/2003 hợp đồng sửa chữa số: 77/03 Họ tên khách hàng: Nguyễn Văn Chiến – Khách sạn Guoman HN Địa chỉ : 26 B Vân Hồ 2 Điện thoại: 9761828 Loại xe: COSTER 33 chỗ Biển số : 31A- 1754 Số khung: Số km : 81311 mile Tên công ty sửa chữa: Trạm bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa xe du lịch phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Địa chỉ : 25 A Láng Hạ, Đống đa, Hà nội Điện thoại : 8562141 Fax : 8561694 Nội dung sửa chữa I.Tiền công 1. Đại tu toàn bộ máy 1.500.000 2. Tiểu tu gầm 850.000 3. Bảo dưỡng kiểm tra nạp ga điều hoà 950.000 Cộng 3.300.000 II. Phụ tùng Thay một số phụ tùng 50. 411.500 đ Tổng giá trị hợp đồng 53.711.500 đ Thành tiền: năm mươi ba triệu bảy trăm mười một ngàn ba trăm đồng chẵn. Ghi chú: Khi xe vào bảo dưỡng, sửa chữa, khách hàng tạm ứng 50% tiền hợp đồng Khi bảo dưỡng sửa chữa nếu có phát sinh hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc giải quyết. Thời gian bảo hành: 03 tháng hoặc 5000km (tuỳ thuộc điều kiện nào tới trước) kể từ ngày xe ra xưởng. Khách hàng Trạm Trưởng Yêu cầu xe ra trước ngày 19/5/2003 Nguyễn Tiến Long Trước khi lắp ráp yêu cầu cho khách hàng xem phụ tùng Giám đốc Nguyễn Đình Hoan Khi hết hạn hợp đồng sửa chữa thì tiến hành nghiệm thu và lập biên bản nghiệm thu để chuẩn bị đưa tài sản trở lại hoạt động. Biên bản nghiệm thu có nội dung như sau: biên bản nghiệm thu công việc sửa chữa Chúng tôi gồm : Ông : Nguễn Văn Dũng: Đại diện trạm sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành xe du lịch Ông : Nguyễn Xuân Chiến : Đại diện Khách sạn Guoman Hà nội Cùng nhau lập biên bản nghiệm thu công việc sửa chữa ôtô TOYOTA CAMRY. 1.Các mục tiêu hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ bảo đảm yêu cầu kỹ thuật. 2. Trong quá trình sửa chữa đã phát sinh thêm một số việc (có phụ lục kèm theo). 3. Ôtô đã chạy thử đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Máy được bảo hành kể từ ngày 25/5/2003. Các thành viên: Đại diện Khách sạn Guoman Hà nội 2. Đại diện trạm sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành xe du lịch Cùng Ký: Khi công việc sửa chữa hoàn thành đã được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán, vì đây là tài sản sửa chữa phục vụ cho hoạt động kinh doanh nên toàn bộ chi phí của sửa chữa được hạch toán vào tài khoản 627. Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi. Nợ TK 627 : 53.711.500đ Có TK 331 : 53. 711.500đ Chương III Một số kiến nghị hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại Khách sạn Guoman 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại Khách sạn Guoman. Kế toán là việc quan sát ghi chép phân loại, tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp và trình bày các kết quả của chúng nhằm cung cấp thông tin có ích cho việc ra các quyết định kinh tế, chính trị xã hội và đánh giá hiệu quả của một tổ chức. Xuất phát từ những yêu cầu quản lý đòi hỏi công tác kế toán luôn luôn phải được hoàn thiện - Việc nâng cao và hoàn thiện hạch toán giúp cho doanh nghiệp quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả tài sản của đơn vị. Mặt khác nó giúp Nhà nước kiểm tra chặt chẽ quá trình sử dụng vốn kinh doanh và chấp hành pháp luật ở doanh nghiệp nhằm đưa ra các quyết định chính xác phù hợp đối với bản thân doanh nghiệp và nền kinh tế. TSCĐ là sự thể hiện của vốn cố định, là bộ phận quan trọng quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vè phương diện hiệu quả kinh tế các doanh nghiệp phải bằng mọi cách sử dụng tối đa công suất cuả máy móc thiết bị hiện có, kịp thời thay thế máy móc lạc hậu, bảo quản bảo dưỡng tốt máy móc thiết bị, tính toán chính xác hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng để đảm bảo thu hồi vốn đầu tư. Chính vì vậy yêu cầu cần thiết đối với các doanh nghiệp là phải tổ chức hạch toán TSCĐ một cách khoa học, xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh việc sử dụng các TSCĐ. Trên cơ sở đó giúp cho quản trị doanh nghiệp có đầy đủ thông tin về tài sản của doanh nghiệp. 3.2 Nhận xét chung về công tác quản lý cũng như hạch toán TSCĐ Khách sạn Guoman Hà nội. Khách sạn Guoman luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao thực hiện thu nộp ngân sách đầy đủ, liên tục đảm bảo đúng chế độ của Nhà nước quy định. Từ khi thành lập công ty đã 3 năm được thành phố Hà Nội tặng bằng khen về công tác thu nộp ngân sách. Khách sạn cũng đã biết đầu tư mua sắm máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải và các phương tiện kỹ thuật tiên tiến tạo nên chất lượng phục vụ tốt hơn và thực hiên nghĩa vụ đối với Nhà nước hằng năm một cch đầy đủ. 3.2.1 Nhận xét về công tác quản lý TSCĐ tại KS Việc phân chia, tổ chức bộ máy kế toán ở Khách sạn là hoàn toàn hợp lý và phù hợp với các đặc điểm, tính chất quy mô của KS . Kế toán TSCĐ là người ghi chép phản ánh các nghiệp vụ có liên quan tới TSCĐ, khấu hao TSCĐ, sửa chữa lớn TSCĐ... Toàn bộ các công việc trên cũng như các nghiệp vụ khác phát sinh đều được thực hiện trên máy vi tính. Sử dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán là một tiến bộ mới kể cả về mặt kỹ thuật và kinh tế. Việc sử dụng kế toán bằng máy đã làm giảm bớt đáng kẻ khối lượng công tác kế toán. KS áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, đây là loại sổ đơn giản và thích hợp với kế toán bằng máy vi tính. 3.2.2 Về công tác hạch toán TSCĐ TSCĐ của Khách sạn được phân loại rõ ràng hợp lý phù hợp với mục đích và yêu cầu sử dụng TSCĐ. TSCĐ của KS được phân loại theo 3 chỉ tiêu: + Phân loại theo hình thái biểu hiện + Phân loại theo nguồn hình thành + Phân loại theo tình hình sử dụng TSCĐ Việc theo dõi bảo vệ TSCĐ rất chặt chẽ, cụ thể qua kết quả kiểm kê tài sản năm 2002 không bị mất mát hay thiếu hụt. - TSCĐ được phản ánh, theo dõi tình hình biến động một cách chặt chẽ sát sao. TSCĐ được phản ánh trên sổ sách, được theo dõi trên sổ kế toán của KS. Như đã trình bày ở trên đó là một số ưu điểm về cả công tác kế toán (kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng) và quản lý, hiện nay công tác này vẫn không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Tuy nhiên không thể không có những thiếu ở khâu này hay khâu khác. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại KS Guoman Dưới đây là một số tồn tại mà em mạnh dạn đề suất ra theo ý kiến riêng của mình chắc chắn nó có thể chưa được chính xác lắm vì chỉ sau một thời gian ngắn thực tập và với kiến thức còn hạn chế, không thể nào có cách nhìn sáng suốt của những người đã làm việc lâu năm. Vấn đề thứ nhất: Về khấu hao TSCĐ KS tiến hành khấu hao theo quyết định số 149/2001/QĐ - BTC của Bộ trưởng bộ tài chính. KS tiến hành khấu hao theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Đây là phương pháp khấu hao đơn giản, dễ làm nhất mà các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng, nhưng nó cũng có nhược điểm là nó có thẻ không tính toán chích xác, không tính đúng, không trích đủ hao mòn và không phản ánh được thực chất giá trị tài sản chuyển vào chi phí, dẫn đến sai lệch trong việc tính giá thành làm sai kết quả kinh doanh. Theo phương pháp này mức khấu hao được tính căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao theo công thưcs sau: Mức khấu hao 1 năm Nguyên giá TSCĐ = Thời gian sử dụng hoặc : Mức khấu hao 1 năm = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao. Vì thế cho nên vào những năm cuối của quá trình sử dụng giá trị hao mòn thấp, nhưng mức khấu hao cơ bản không đổi năng suất làm việc của tài sản đã kém đi nhiều nhưng vẫn phải trích khấu hao vào giá thành. Như những năm đầu khi mà TSCĐ vẫn còn sử dụng tốt vì thế nên rất khó thu hồi nốt phần vốn đó. Hiện nay trên thế giới có rất nhiều phương pháp khấu hao hiện đại tuy rằng nó có phức tạp về phương pháp tính, nhưng lại chính xác. Vậy vấn đề đặt ra là cần phải khấu hao theo phương pháp nào để tính đúng, tính đủ số hao mòn, góp phần đẩy mạnh sản xuất, kích thích lao động tạo ra nhiều của cải vật chất. ở nước ta hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vốn vào nước ta, nhiều công ty liên doanh có vốn nước ngoài, hoặc các công ty 100% vốn nước ngoài liên tục được lập nên trong những năm gần đây - Đối với một số trong những công ty này Bộ tài chính đã linh động cho áp dụng thực nghiệm phương pháp khấu hao hiện đại. Đó là phương pháp khấu hao nhanh theo thời gian. Về cơ bản phương pháp này có 2 phương pháp. Phương pháp 1: Khấu hao gia tốc theo một tỷ lệ khấu hao cố định trên giá trị còn lại của TSCĐ cuối năm trước. Tỷ lệ khấu hao = Tỷ lệ khấu hao theo đường thẳng x 2 Mức khấu hao từng năm được tính như sau: Mức khấu hao năm thứ nhất = Nguyên giá TSCĐ x tỷ lệ KH. Mức khấu hao năm thứ hai = Nguyên giá TSCĐ - Số tiền KH năm 1 x tỷ lệ KH Mức khấu hao năm thứ n = Nguyên giá TSCĐ - Số tiền KH năm n-1 x tỷlệ KH Theo phương pháp này thì đến những năm cuối tuy giá trị tài sản còn ít nhưng để thu hồi hoàn toàn thì rất lâu. Để khắc phục nhực điểm này người ta đề ra phương pháp khấu hao thứ hai Phương pháp 2: Xác định số năm sử dụng TSCĐ Số năm sử dụng TSCĐ (N) = n (n+1)/2 n : là năm sử dụng cuối cùng TSCĐ Giá trị của TSCĐ = Nguyên giá - Giá trị đào + Chi phí tỷ lệ TSCĐ thải ước tính ước tính Mức KH năm 1 : n x Giá trị tài sản phải trích khấu hao N Mức KH năm 2 : n - 1 x Giá trị tài sản phải trích khấu hao N ................. Mức KH năm n : 1 x Giá trị tài sản phải trích khấu hao N Các phương pháp khấu hao nhanh trên có nhiều ưu điểm là rút ngắn thời gian thu hồi vốn đầu tư, tập trung vào những năm đầu khi TSCĐ còn mới, năng lực sản xuất còn cao, hạn chế hao mòn vô hình một cách có hiệu quả, tiết kiệm và hạ lãi suất tín dụng tạo khả năng quay vòng vốn nhanh, tạo nguồn tái đầu tư, đổi mới kỹ thuật góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản trong kinh doanh. Tuy nhiên khi áp dụng phương pháp khấu hao này đòi hỏi phải có sự tính toán cân nhắc cụ thể chi tiết. Đối với KS trong điều kiện cụ thể về vốn, về con người, về trìnhh độ năng lực hoạt động về số lượng, chủng loại, giá trị TSCĐ... Không thể nói ngay được rằng khấu hao theo phương pháp nào là tốt nhất mà cần phải có sự đánh giá, tính toán kỹ lưỡng mọi thiệt hại nếu như áp dụng phương pháp khấu hao này. Trên đây cũng chỉ là một giải pháp để tham khảo nhằm mục đích theo dõi, quản lý TSCĐ và hao mòn TSCĐ tốt hơn. Vấn đề thứ hai: Tăng cường bảo quản và sử dụng TSCĐ Tài sản cố định giữ vai trò quan trọng của công ty trong đó chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ trực tiếp cho xây dựng công trình, sửa chữa cầu đường vì thế việc bảo quản sẽ dễ dẫn tới mất mát hư hỏng gây ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Chính vì vậy khi đưa TSCĐ vào sử dụng cần phân rõ trách nhiệm quyền hạn cho các bộ phận, phòng ban, tránh tình trạng chồng chéo chức năng để đến khi TSCĐ bị mất hư hỏng thì không có bộ phận nào chịu trách nhiệm. KS cũng nên có các giải pháp về trách nhiệm vật chất nhằm tác động trực tiếp đến việc quản lý sử dụng TSCĐ như: Thưởng cho các cá nhân, tập thể bảo quản tốt TSCĐ cho những phát minh trong việc huy động công suất của TSCĐ, phạt những trường hợp bảo quản, vận hành TSCĐ không đúng kỹ thuật, quy cách để hư hỏng, mất mát. KS cũng cần phải tăng cường hơn nữa công tác bảo dưỡng, bảo trì nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho tài sản đặc biệt là các thiết bị công nghệ tiên tiến. Vấn đề thứ ba: Hoàn thiện hệ thống sổ sách phục vụ hạch toán và quản lý TSCĐ. Trên thực tế việc theo dõi TSCĐ trên sổ kế toán tổng hợp tương đối chặt chẽ chính xác. Tuy nhiên việc theo dõi trên một sổ tổng hợp sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu kiểm tra. Do đó KS nên cần lập thêm thẻ TSCĐ để tài sản được theo dõi và hạch toán cụ thể, chính xác hơn. Đặc biệt là bảng phân bổ khấu hao TSCĐ công ty cần lập đúng theo mẫu quy định. Ghi thẻ TSCĐ: Thẻ TSCĐ với mục đích theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ. Thẻ TSCĐ gồm bốn phần chính: 1.Ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐ như trên, ký hiệu, quy cách, số hiệu, nước sản xuất, năm sử dụng, công suất, diện tích thiết kế, ngày tháng năm và lý do đình chỉ hoạt động của TSCĐ. 2.Ghi các chỉ tiêu nguyên giá của TSCĐ ngay khi bắt đầu hình thành TSCĐ qua các thời kỳ do đánh giá lại, trang bị thêm hoặc tháo bớt các bộ phận v.v... và giá trị hao mòn đã trích qua các năm Với các TSCĐ không phải trích khấu hao nhưng phải tính hao mòn thì cũng tính và ghi giá trị hao mòn vào thẻ. 3.Ghi số phụ tùng kèm theo 4.Ghi giảm TSCĐ: Ghi số ngày tháng năm của những từ ghi giảm TSCĐ và lý do giảm. Căn cứ để lập thẻ: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Bảng trích khấu hao TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ Và các tài liệu kỹ thuật có liên quan. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ: Để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bố khấu hao cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng kỳ. Bảng phân bổ được lập theo mẫu của Bộ Tài Chính như sau: Trong đó: Số khấu hao đã trích tháng trước: Lấy từ bảng tính khấu hao tháng trước của toàn công ty, bảng tính số khấu hao phải nộp của từng đơn vị. Các dòng khấu hao tăng, giảm quý này được phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến khấu hao theo quy định hiện hành. Tổng số khấu hao phải trích tháng này được tính bằng số khấu hao đã trích tháng trước + số khấu hao tăng trong tháng - số khấu hao giảm trong tháng. kết luận Tài sản cố định là tư liệu lao động quan trọng, là một lĩnh vực lớn đối với các doanh nghiệp. Làm sao để sử dụng, quản lý, hạch toán TSCĐ tốt là một vấn đề quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Là sinh viên khoa Kế toán – Trường đại học KTQD trong những năm học tập lý thuyết trên ghế nhà trường cùng thời gian thực tập tại KS Guoman đượcsự giúp đỡ chỉ bảo của các cô chú trong phòng kế toán, các cô chú trong KS, của bạn bè và đặc biệt được sự giúp đỡ hướng dẫn của thày giáo Đinh Thế Hùng nay em đã hoàn thành chuuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại KS Guoman Hà nội”. Chắc chắn bài viết của em còn nhiều thiếu sót mong sự giúp đỡ của các thầy cô, các cô chú trong công ty và các bạn giúp em hoàn thiện nhận thức, hiểu biết của mình. tài liệu tham khảo Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Khoa Kế toán trường ĐHKTQD Hệ thống kế toán doanh nghiệp (NXB TCHN 1995) Hạch toán kế toán kiểm tra và phân tích - Bộ Tài Chính Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường - Nhà xuất bản thống kê năm 1994 Tạp chí kế toán Tạp chí tài chính Tạp chí nghiên cứu kinh tế Tạp chí thông tin lý luận.