Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Điện lực Quảng Ninh

động, đảm bảo chế độ, quyền lợi người lao động. - Phòng Kế hoạch: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đại tu, sửa chữa, kế hoạch giá thành. Quản lý năng lực sản xuất kinh doanh, quản lý và kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế đối với công việc sản xuất phụ trợ, thống kê sản xuất, điều độ thực hiện các kế hoạch. - Phòng kỹ thuật: (Bao gồm 3 bộ phận) + Bộ phận quản lý kỹ thuật: Quản lý công tác vận hành, sửa chữa đường dây và trạm, quản lý các quy trình, quy phạm, định mức khối lượng công việc, các tiêu chuẩn kỹ thuật, chương trình chống tổn thất điện năng, tham gia xây dựng các dự án, nghiệm thu công trình, thực hiện công tác bồi huấn công nhân kỹ thuật. Quản lý nghiên cứu và ứng dụng các sáng kiến tiến bộ kỹ thuật. + Bộ phận thiết kế: Làm nhiệm vụ tư vấn, khảo sát , thiết kế , dự toán các dự án xây dựng lưới điện có cấp điện áp từ 35 kv trở xuống. + Bộ phận máy tính: Quản lý vận hành và sửa chữa toàn bộ hệ thống máy tính và hướng dẫn sử dụng, khai thác khả năng của máy tính để phục vụ sản xuất và nghiệp vụ chuyên môn trong toàn Điện lực. - Phòng Kinh doanh: Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh bán điện, phát triển khả năng cung ứng điện năng, ký hợp đồng mua bán điện. Quản lý thiết bị đo đếm điện năng, kiểm tra và thực hiện việc kinh doanh bán điện theo hợp đồng, sử lý các vụ việc vi phạm hợp đồng, quản lý quy trình kinh doanh bán điện, giá bán điện năng, thống kê sản lượng điện thương phẩm, lập hoá đơn thu tiền điện và thanh quyết toán thực hiện kế hoạch thu tiền điện với thu ngân. - Phòng Điều độ – Thông tin: Thực hiện điều độ vận hành toàn bộ lưới điện, lập phương thức vận hành và chỉ huy thao tác, xử lý các trường hợp khi xảy ra sự cố, chấp hành sự chỉ huy thống nhất của Trung Tâm Điền Độ Lưới Điện Miền Bắc trong quá trình điều hành, thực hiện phương thức vận hành và sử lý sự cố, quản lý, sửa chữa hệ thống thông tin liên lạc trong toàn Điện lực. - Phòng An toàn - Lao động: Xây dựng kế hoạch, biện pháp bảo vệ an toàn sản xuất về người và thiết bị máy móc, tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động, tổng kết công tác an toàn lao động và còn có nhiệm vụ quản lý sức khoẻ CBCNV qua công tác kiểm tra sức khoẻ định kỳ hàng năm . - Phòng Vật tư: Có nhiệm vụ cung ứng toàn bộ vật tư, thiết bị cho công tác vận hành, đại tu sửa chữa. Lập kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị, quản lý vật tư, thiết bị, hàng hoá mua bán. - Phòng Điện nông thôn: Tham gia quy hoạch phát triển lưới điện các vùng nông thôn, tuyên truyền, tư vấn tạo điều kiện hỗ trợ các xã nông nghiệp sử dụng điện an toàn và kinh tế, tổ chức việc tiếp nhận lưới điện trung áp ở nông thôn. - Phòng Tài chính – Kế toán : Quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn và tài sản được giao đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Có trách nhiệm thực hiện các khoản ngân sách Nhà nước, xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính, thực hiện công tác thống kê, hạch toán, kế toán và thanh quyết toán theo quy định, thực hiện giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp . - Phòng Quản lý xây dựng: Thực hiện quản lý và đầu tư xây dựng các công trình theo trình tự đầu tư XDCB. Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản. Được giao nhiệm vụ điều hành dự án: Thực hiện quản lý đầu tư xây dựng từ khâu chuẩn bị đầu tư, lập hồ sơ xin cấp đất xây dựng, lập phương án đền bù, ký hợp đồng tư vấn, xây lắp, có trách nhiệm giám sát kỹ thuật chất lượng công trình, tổ chức công tác đấu thầu, nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng, lập các thủ tục quyết toán công trình theo quy định của Nhà Nước . - Phòng Hành chính – Bảo vệ: Quản lý công tác quản trị hành chính, pháp chế với các công việc văn thu, lưu trữ, bảo vệ kho tàng, tài sản, giữ gìn trật tự an ninh và duy trì giờ giấc làm việc trong doanh nghiệp. Mô hình tổ chức quản lý điều hành SXKD của Điện Lực Quảng Ninh ( Theo sơ đồ 1- trang cuối ) b/- Bộ máy tổ chức sản xuất: Nhiệm vụ chính của Điện lực là chuyên tải điện từ nhà máy điện đến các hộ phụ tải nên tất cả các bộ phận sản xuất của Điện lực đều nhằm mục đích cơ bản: Cung cấp điện an toàn liên tục và ổn định cho các hộ tiêu thụ điện. Để cho việc cấp điện được liên tục, Điện lực Quảng Ninh biên chế gồm 4 bộ phận cơ bản đó là: Bộ phận quản lý vận hành, bộ phận sửa chữa thí nghiệm hiệu chỉnh, bộ phận phục vụ và bộ phận kinh doanh bán điện. * Bộ phận quản lý vận hành: Do phòng Kỹ thuật, phòng An toàn lao động và phòng Điều độ chỉ đạo, gồm : - Đội quản lý cao thế làm nhiệm vụ quản lý tốt toàn bộ các đường dây 110kV, 35kV kịp thời phát hiện ra những nguy cơ sự cố, các ảnh hưởng gây mất an toàn hành lang lưới điện, khắc phục, xử lý kịp thời các sự cố đột xuất, sửa chữa định kỳ thường xuyên để đảm bảo an toàn lưới điện. * Bộ phận sửa chữa. Do phòng Kế hoạch điều hành, các đơn vị được nhận nhiệm vụ thường giao là: Đội thí nghiệm, đội xây dựng, phân xưởng cơ điện, đội quản lý cao thế, các chi nhánh. - Đội thí nghiệm làm nhiệm vụ thử nghiệm thiết bị trước và sau khi lắp đặt, thử nghiệm định kỳ các thiết bị điện đang hoạt động trên lưới. - Phân xưởng cơ điện sửa chữa máy biến áp, gia công các cấu kiện bằng thép hình như: Cột, xà, dàn trạm. - Đội quản lý cao thế sửa chữa máy cắt, cầu dao, chống sét, thay dây, sứ, cột, trực xử lý sự cố trên lưới điện 24/24 giờ. * Bộ phận phục vụ: Là bộ phận làm những công việc phục vụ cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách nhịp nhàng, liên tục. - Phòng vật tư có chức năng cung cấp đầy đủ kịp thời vật tư khi các bộ phận quản lý vận hành, bộ phận sửa chữa, bộ phận kinh doanh bán điện cần đến. - Phân xưởng cơ điện cung cấp đầy đủ phương tiện vận tải cho các bộ phận khác. * Bộ phận kinh doanh bán điện. Làm nhiệm vụ khép kín khâu kinh doanh bán điện từ nhận đơn, văn bản xin mua điện, treo tháo lắp đặt công tơ tới việc ký kết hợp đồng mua bán điện, chốt số điện công tơ và ra hoá đơn tiền điện cho toàn bộ khách hàng mua điện theo đúng quy trình “Kinh doanh bán điện” của Công ty Điện lực 1 ban hành. Mô hình cơ cấu sản xuất kinh doanh của Điện lực Quảng Ninh ( Theo sơ đồ 2- trang cuối ) 3/- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung (nghĩa là toàn Điện lực chỉ có một Phòng kế toán duy nhất làm nhiệm vụ phản ánh ghi chép các hoạt động kinh tế diễn ra tại đơn vị). Tất cả các chứng từ ban đầu được tập hợp về Phòng Kế toán, nhân viên kế toán theo chức năng nhiệm vụ của mình thực hiện kiểm tra sự hợp pháp, hợp lệ chứng từ, sau đó tổng hợp chứng từ để lập bảng kê, sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, sổ tổng hợp…. Tổng hợp số liệu kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của Doang nghiệp. Từ báo cáo đã lập, tiến hành phân tích nội dung kinh tế nhằm tham mưu cho ban lãnh đạo ra quyết định quản lý. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Phòng Kế toán - Điện lực Quảng Ninh (Trang sau) trưởng phòng kế toán phó phòng kế toán Bộ phận Tài chính Bộ phận kế toán TSCĐ và đầu tư dài hạn Bộ phận kế toán hàng tồn kho (vật tư hàng hóa) Bộ phận kế toán lao động tiền lương BHXH Bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành Bộ phận kế toán bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả Bộ phận kế toán nguồn vốn thanh toán Bộ phận kế toán tổng hợp, kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán XDCB + Kế toán trưởng: Giúp việc cho Giám đốc Điện lực tổ chức, chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê, thông tin kinh tế ở đơn vị, đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát kinh tế - tài chính ở Điện lực. + Phó phòng Tài chính - Kế toán: Giúp việc cho Kế toán trưởng, thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Kế toán trưởng, trực tiếp phụ trách khâu tài chính - kinh tế ở các Chi nhánh điện, các đội, phân xưởng. + Bộ phận tài chính: Có nhiệm vụ xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính, bộ phận này còn bao gồm cả thủ quỹ, kế toán vốn bằng tiền, kế toán theo dõi công nợ. + Bộ phận kế toán TSCĐ và đầu tư dài hạn: Làm nhiệm vụ kế toán tài sản cố định. + Bộ phận kế toán hàng tồn kho (Vật tự, hàng hoá): Có nhiệm vụ hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ lao động . + Bộ phận kế toán lao động tiền lương: Có nhiệm vụ hạch toán lao động, tính tiền lương phải trả CBCNV và các nghiệp vụ có liên quan đến tiền lương, tiền thưởng và chi trả BHXH. + Bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất, phản ánh và giám đốc việc thực hiện kế hoạch chi phí, tính giá thành sản xuất chính (kinh doanh bán điện) và giá thành sản xuất phụ. + Bộ phận kế toán bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả: Làm nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình hiện có và biến động của từng loại thành phẩm (hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị). Hạch toán các khoản chi phí bán hàng, thu nhập bán hàng và các khoản thu nhập khác. Xác định kết quả từng loại hoạt động, phản ánh và giám đốc tình hình phân phối kết quả, đôn đốc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan và phân tích hoạt động kinh tế về bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả. + Bộ phận kế toán Nguồn vốn và thanh toán: Làm nhiệm vụ phản ánh theo dõi sự biến động của từng nguồn vốn, giám đốc và phân tích tình hình huy động, sử dụng vốn. + Bộ phận kế toán tổng hợp, kiểm tra kế toán: Làm nhiệm vụ hạch toán các phần việc kế toán còn lại, ghi sổ cái, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán ở các bộ phận có liên quan và lập các báo biểu kế toán chủ yếu, thực hiện việc kiểm tra kế toán trong nội bộ Điện lực. + Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản của Ban điều hành dự án thuộc Phòng Tài chính - Kế toán: Có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi, phản ánh, hạch toán toàn bộ công tác kế toán xây dựng cơ bản. Tuy nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều nhưng từng mảng việc của kế toán xây dựng cơ bản cũng tương ứng như các bộ phận kế toán sản xuất kinh doanh. Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản lập các báo biểu, báo cáo kế toán xây dựng cơ bản riêng. II/- Kế toán TSCĐ của Điện lực Quảng Ninh: 1- Phân loại TSCĐ: TSCĐ ở Điện lực Quảng Ninh có rất nhiều loại, mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau, để thuận tiện cho việc tính toán chính xác tình hình tăng giảm TSCĐ thì Điện lực Quảng Ninh cần phải tiến hành phân loại TSCĐ. Để thuận tiện cho việc quản lý TSCĐ và tổ chức hạch toán, Điện lực Quảng Ninh phân loại TSCĐ như sau: - Phân loại theo nơi sử dụng và mục đích sử dụng gồm có các loại sau: + Tài sản cố định dùng trong sản xuất - kinh doanh gồm: 1/ Nhà cửa, vật kiến trúc như : Nhà trạm, nhà làm việc, vật kiến trúc như: Tường rào bao quanh các khu nhà trên. 2/ Máy móc thiết bị truyền dẫn: Là các đường dây dẫn từ trạm 110kV đến trạm 35 (10), 6 kV đến khách hàng tiêu thụ. 3/ Máy móc thiết bị động lực như: Các máy biến áp ở các trạm. 4/ Máy móc thiết bị công tác (Các máy công cụ) như: máy khoan, tiện, máy hàn… 5/ Dụng cụ làm việc đo lường như: Các máy chỉnh lưu điều độ, máy lọc dầu, máy hút, các bộ thử cao áp. 6/ Thiết bị và phương tiện vận tải như: ô tô, pa lăng xích, các loại dụng cụ quản lý như : Hệ thống máy vi tính. Tài sản cố định dùng ngoài sản xuất kinh doanh: Nhà tập thể. Say đây là một số thông tin về tình hình tài sản cố định: Bảng tổng hợp tình hình tài sản cố định 31/5/2003 TT Danh mục TSCĐ Nguyên giá Tỷ lệ % Đã khấu hao Giá trị còn lại Tỷ lệ % I TSCĐ dùng trong SXKD 279.801.958.628 97,01 77.907.235.206 201.849.723.422 70 1 Nhà cửa 5.400.187.621 2.863.530.947 2.536.656.647 2 Vật kiến trúc 351.223.182 134.428.921 216.794.261 3 Máy móc th. bị động lực 32.447.366.264 11,25 8.111.841.566 24.335.524.698 75 4 Máy móc th. bị truyền dẫn 236.505.247.437 82 62.910.395.819 173.594.851.618 73,4 5 Máy móc th. bị công tác 200.393.800 120.576.340 79.817.460 6 Th.bị và phương tiện VT 6.721.034.625 2.811.647.935 3.909.386.690 7 Dụng cụ làm việc và ĐL 1.015.736.482 414.658.190 601.078.292 8 Th. bị dụng cụ quản lý 1.324.615.829 521.724.893 802.890.936 9 TSCĐ khác 32.,540.000 18.430.568 14.109.432 II TSCĐ dùng ngoài SXKD 2.018.947.239 0,7 1.621.734.593 397.212.641 1 Nhà cửa dùng ngoài SXKD 2.018.947.239 1.621.734.593 397.212.641 III TSCĐ chờ thanh lý 4.960.841.775 1,72 3.219.445.935 1.741.395.822 IV Đất và TSCĐ không KH 1.185.000 1.185.000 1 Đất và mặt bằng của CQ 1.185.000 Cộng 288.421.033.460 100 82.748.415.752 205.672.617.708 71,3 Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy thực tế tại Điện lực Quảng Ninh, tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh chiếm 97,01% trên toàn bộ tổng nguyên giá tài sản cố định của doanh nghiệp. Đặc điểm của tài sản cố định chủ yếu là máy móc thiết bị truyền dẫn điện (chiếm 82 % trên tổng nguyên giá) và máy móc thiết bị động lực (chiếm 11,25% trên tổng nguyên giá). Tính đến thời điểm 31/5/2003 ta thấy tài sản cố định của Điện lực Quảng Ninh giá trị còn lại chung là 71,3% trong đó: Tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh còn 70% và giá trị còn lại của 2 loại tài sản cố định chủ yếu là máy móc thiết bị còn 75% trên tổng nguyên giá ban đầu và máy móc thiết bị truyền dẫn còn 73,4% trên tổng nguyên giá ban đầu. Với giá trị hiện còn như vậy sẽ đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của Điện lực Quảng Ninh trong thời gian tới, để giúp cho quá trình truyền tải điện năng được liên tục, chất lượng điện cao, tổn thất điện năng giảm đi góp phần làm giảm giá thành điện năng chung. 2- Đánh giá TSCĐ: Điện lực Quảng Ninh tiến hành đánh giá lại TSCĐ, khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ của Nhà nước, Điện lực Quảng Ninh tổ chức kiểm kê lại TSCĐ hiện có để đánh giá lại. Việc đánh giá lại do hội đồng đánh giá lại TSCĐ thực hiện theo bảng giá chung của Nhà nước. Nguyên giá TSCĐ: Đối với TSCĐ mua sắm: Nguyên giá của tài sản cố định bao gồm giá hoá đơn (không có thuế GTGT), chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử trước khi dùng, thuế nhập khẩu (nếu có). Ví dụ 1: Ngày 10/02/2003 doanh nghiệp mua một Cầu đo Điện trở do Nhật Bản sản xuất của Xí nghiệp Cơ điện vật tư, chi tiết như sau: - Giá mua: 9.500.000 đồng. - Cước phí vận chuyển: 300.000 đồng. - Chi phí chạy thử : 80.000 đồng. - Thuế GTGT 10 %. Vậy nguyên giá TSCĐ = 9.500.000 + 300.000 + 80.000 = 9.880.000 đồng Đối với TSCĐ xây dựng mới, tự chế: Nguyên giá TSCĐ là giá thành thực tế (Giá trị quyết toán) của tài sản cố định tự xây dựng, tự chế và chi phí lắp đặt chạy thử nếu có. VD : Ngày 10/05/2003 Doanh nghiệp bàn giao cho chi nhánh điện Đông triều công trình "Trạm trung gian Đông triều" với: - Giá trị quyết toán công trình là:377.585.000 đ. - Chi phí nghiệm thu chạy thử (trong 72 giờ) là: 200.000 đ. Vậy, Nguyên giá TSCĐ =377.585.000 + 200.000 đ = 377.785.000 đ. Việc ghi sổ theo nguyên giá cho phép Doanh nghiệp đánh giá đúng năng lực và quy mô sản xuất, cơ sở vật chất kỹ thuật của Điện lực Quảng Ninh là cơ sở để tính khấu hao để theo dõi tình hình thu hồi vốn đầu tư và xác định hiệu xuất sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ của Điện lực Quảng Ninh đã thực hiện nguyên tắc ghi theo nguyên giá. Nguyên giá của từng đối tượng ghi trên sổ báo cáo kế toán chỉ được xác định 1 lần khi tăng tài sản và không thay đổi trong suốt thời gian tồn tại TSCĐ ở doanh nghiệp. Giá trị còn lại của TSCĐ: Giá trị còn lại của TSCĐ ở Điện lực Quảng Ninh được tính bằng công thức: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn (Số đã khấu hao). VD : Theo bảng tổng hợp tình hình sử dụng TSCĐ ngày 31/03/2002 Tổng giá trị còn lại nhà cửa vật kiến trúc = 15.661.751.060 đ - 9.161.908.002 đ = 6.499.843.058 đ 3- Qui trình hạch toán kế toán TSCĐ: Để thực hiện tốt việc hạch toán tài sản cố định, kế toán TSCĐ thực hiện quy trình hạch toán sau: Sơ đồ luân chuyển sổ sách hạch toán TSCĐ: (Trang sau) 3.1- Hạch toán tăng TSCĐ: Trường hợp tăng do mua sắm: TSCĐ là bộ phận quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, cải thiện điều kiện, nâng cao chất lượng điện, qua đó làm tăng sản lượng tiêu thụ, đạt doanh thu lớn, lợi nhuận cao để có thể bù đắp tái sản xuất mua sắm và hiện đại hoá tài sản cố định. Do đó việc đổi mới và mở rộng tài sản cố định ở Điện lực Quảng Ninh là yêu cầu rất cần thiết nhưng phải phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và điều kiện của đơn vị để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bán điện có hiệu quả. Mọi trường hợp tăng TSCĐ đều phải thành lập Ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ. Đồng thời cùng bên giao nhận lập biên bản giao nhận TSCĐ từng đối tượng. Biên bản giao nhận phải được lập thành 2 bản có đủ chữ ký của bên giao, nhận và giám đốc của đơn vị. Bên giao giữ 1 bản, đơn vị giữ 1 bản chuyển về phòng kế toán cùng với lý lịch và các tài liệu kỹ thuật, các chứng từ liên quan như hoá đơn mua tài sản, các chứng từ về chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử, biên bản nghiệm thu. Trình tự tăng tài sản cố định do mua sắm: Hoá đơn TSCĐ mua về B. bản nghiệm thu B. bản bàn giao TSCĐ Hợp đồng Trong quá trình sản xuất kinh doanh bán điện, TSCĐ của doanh nghiệp thường xuyên biến động. Để quản lý tốt tài sản cố định kế toán cần phải theo dõi cập nhật chặt chẽ mọi biến động tăng giảm TSCĐ. Ví dụ: VD: Ngày 15 tháng5 năm 2003 DN mua bàn thử công tơ 3 pha của XN Vật tư vận tải bằng quỹ đầu tư phát triển với giá hoá đơn(chưa tính thuế VAT): 310.000.000 đ, VAT 10 %. Chi phí vận chuyển 200.000 đ, chi phí chạy thử: 120.000 đ. Đơn vị đã thanh toán tiền mặt cho Bên bán TSCĐ, đã bàn giao cho Đội thí nghiệm. + Chứng từ kế toán sử dụng: Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT Liên 2: Giao khách hàng CS/ 99- B Ngày 15/5/2003 No: 060688 Đơn vị bán hàng: XN Vật tư vận tải Địa chỉ: Cẩm Phả - Quảng Ninh. Điện thoại: 9342689 Mã số: 0100100474005-1. Họ và tên người mua hàng: Ông Nguyễn Mạnh Sâm. Đơn vị: Điện lực Quảng Ninh Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Cừ- TP. Hạ long. Số tài khoản: 710B- 00005. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt. Mã số: 0100100417005-1. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền ( đồng ) A B C 1 2 3 = 1 x 2 Bàn thử công tơ 3 pha Cái 01 310.000.000 310.000.000 - Cước phí vận chuyển 200.000 200.000 - Chi phí chạy thử 120.000 120.000 Cộng tiền hàng 310.320.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 31.032.000 Tổng cộng tiền thanh toán 341.352.000 Số tiền viết bằng chữ : Ba trăm bốn mốt triệu, ba trăm năm mươi hai ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Sau khi mua sắm TSCĐ, Điện lực Quảng Ninh phải tiến hành lập ban nghiệm thu kiểm nhận tài sản cố định. Nhiệm vụ của ban này là cùng với đại diện của đơn vị giao tài sản cố định lập biên bản bàn giao tài sản cố định, biên bản này lập cho từng đối tượng tài sản cố định. Trường hợp những tài sản cố định cùng loại giao cùng một lúc cho cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một bản. Thoe ví dụ trên Biên bản giao nhận TSCĐ được lập như sau: Đơn vị: Điện lực Quảng Ninh. Địa chỉ: Mẫu số: 01-TSCĐ Ban hành theo QĐ số 1141- TC/DQQ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài Chính Mẫu số: 01 - TSCĐ Số : Nợ: 211 Có: 111 Biên bản giao nhận tSCĐ Ngày 17 tháng 5 năm 2003 Căn cứ vào quyết định số 160 QĐ/ĐQN ngày 2/3/2003 của Điện lực Quảng Ninh về việc bàn giao TSCĐ cho Đội Thí nghiệm. Ban giao nhận tài sản cố định Gồm: Ông/bà: Nguyễn Mạnh Sâm – Chức vụ: Cán bộ P. vật tư - Đại diện bên giao. Ông/bà: Nguyễn Xuân Giao – Chức vụ: Đội trưởng Đội thí nghiệm - Đại diện bên nhận. Địa điểm giao nhận: Kho Vật tư - Điện lực Quảng Ninh. Tên tài sản cố định: Bàn thử công tơ 3 pha. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: ĐVT: 1000 đ TT Tên quy cách, mã hiệu, số hiệu TSCĐ Nước SX Năm SX Năm sử dụng Công suất Nguyên giá TSCĐ Hao mòn TSCĐ Tài liệu KT kèm theo Cước phí vận chuyển Chi phí lắp đặt chạy thử Giá mua Nguyên giá TSCĐ Tỷ lệ khấu hao Số hao mòn đã trích A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E Bàn thử công tơ 3 pha VN 2001 2003 200 120 310.000 310.320 10% Cộng 200 120 310.000 310.320 Dụng cụ kèm theo: STT Tên quy cách Đơn vị tính Số lượng Giá trị Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Bên nhận Bàn giao Bên kiểm tra ( Ký ) ( Ký ) ( Ký ) ( Ký ) ( Ký ) Sau đó kế toán sao cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng : Hồ sơ bao gồm: + Biên bản giao nhận TSCĐ. + Bản sao tài liệu kỹ thuật. - Phòng kế toán giữ lại để làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. Tăng do xây dựng cơ bản bàn giao: Các công trình xây dựng cơ bản của Điện lực Quảng Ninh chủ yếu được đầu tư bằng nguồn vốn tự bổ sung của Ngành điện và một số công trình bằng nguồn vốn ngân sách địa phương, khi công trình XDCB hoàn thành đều được đưa vào sử dụng theo từng hạng mục và tăng TSCĐ. Để đưa vào sử dụng và tăng TSCĐ của từng hạng mục công trình, Điện lực Quảng Ninh đã tiến hành theo trình tự như sau: - Thành lập hội đồng nghiệm thu để xác định khối lượng hoàn thành và đánh giá về chất lượng kỹ thuật công trình. - Trình Công ty Điện lực I thẩm định, duyệt khối lượng công trình và giá trị thanh toán. - Xin cấp vốn theo giá trị đã thẩm định và kế hoạch đã duyệt. - Thành lập hội đồng bàn giao TSCĐ cho đơn vị sử dụng. Khi mọi thủ tục đã được tiến hành, căn cứ vào "Biên bản giao nhận TSCĐ" hoặc "Biên bản nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng", kế toán ghi vào sổ TSCĐ và làm căn cứ để lập "Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ". Ví dụ: Biên bản nghiệm thu Chi nhánh điện Móng Cái ngày 20/05/2003 Tên TSCĐ: Nhà điều hành chi nhánh điện Móng cái. Bộ phận nghiệm thu gồm có: Ông: Phùng Ngọc Phong - P. Giám đốc kỹ thuật - Đại diện Điện lực QN. Ông: Trần văn Thời - Trưởng chi nhánh điện Móng Cái. Công trình xây dựng cơ bản này đã hoàn thành và được đánh giá là đúng chất lượng đủ điều kiện để đưa vào vận hành lưới điện. Giá trị quyết toán công trình hoàn thành là: 1.500.000 đ bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng. Đã trực tiếp bàn giao cho chi nhánh điện Móng Cái. Kế toán TSCĐ Kế toán trưởng Bộ phận XDCB Đại diện chính (Ký) (Ký) (Ký) (Ký) Tại phòng kế toán, căn cứ vào biên bản này để ghi vào sổ TSCĐ, lấy số liệu làm căn cứ lập sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ. Sổ tài sản cố định - Sổ này dùng để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của toàn doanh nghiệp. - Phương pháp ghi sổ: Mỗi một TSCĐ được ghi vào một dòng theo thứ tự và kết cấu của TSCĐ (Ghi phần tăng). - Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản nghiệm thu để vào sổ TSCĐ, kế toán TSCĐ cộng sổ theo từng cột: Nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại. Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ Điện lực Quảng Ninh dùng sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ để theo dõi tình hình biến động tăng giảm TSCĐ. - Kết cấu phần tăng TSCĐ: Phản ánh các trường hợp tăng TSCĐ trên tháng do mua sắm, công trình XDCB hoàn thành, bàn giao. - Phương pháp ghi sổ: Các TSCĐ tăng trong tháng đều được phản ánh vào sổ chi tiết TSCĐ (phần tăng) - Mỗi một TSCĐ được ghi vào 1 dòng theo thứ tự thời gian. - Cơ sở để ghi vào sổ này là các hoá đơn, phiếu chi, biên bản bàn giao, nghiệm thu. 3.2- Hạch toán giảm TSCĐ: Khi tham giá vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị hiện tại của TSCĐ sẽ giảm dần so với giá trị ban đầu và dẫn đến tình trạng bị cũ lạc hậu. Tuy nhiên giá trị của nó được chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất hay nói cách khác là giá trị của sản phẩm sản xuất ra. Khi mà TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng, hết thời hạn sử dụng hoặc xét thấy không có lợi về mặt kinh tế thì việc thanh lý hoặc nhượng bán để thu hồi vốn là cần thiết. Thực tại ở Điện lực Quảng Ninh chủ yếu diễn ra việc giảm TSCĐ do điều chuyển và thanh lý còn việc bán thì hầu như ít xảy ra. Thủ tục giảm TSCĐ do thanh lý: Khi muốn thanh lý TSCĐ đặc biệt là những TSCĐ được hình thành bằng nguồn vốn ngân sách của Nhà nước cấp, đơn vị phải lập tờ trình xin cấp có thẩm quyền phê duyệt, nội dung Điện lực trình duyệt như sau: - Lý do xin thanh lý. - Các loại TSCĐ xin thanh lý. - Giá trị còn lại của TSCĐ. Sau khi được cấp có thẩm quyền duyệt đơn vị thành lập hội đồng thanh lý xem xét lại TSCĐ về mặt giá trị và đánh giá lại TSCĐ. Đơn vị tiến hành lập biên bản thanh lý TSCĐ. Kế toán căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ để ghi giảm vào sổ chi tiết tăng giảm tài sản cố định. Ví dụ: Ngày 13/2/2003, Điện lực Quảng Ninh được phép thanh lý 01 xe ôtô MAZDA 14L-3443 do Phân xưởng Cơ điện quản lý. Nguyên giá: 300.400.000 đồng. Đã khấu hao hết: 300.400.000 đồng. Chi phí thanh lý bằng tiền mặt là: 800.000 đồng. Số tiền thu hồi được cho thanh lý tài sản cố định trên bằng tiền gửi ngân hàng là: 30.000.000 đồng. Chứng từ kế toán sử dụng: Đơn vị: Điện lực Quảng Ninh. Địa chỉ: TP. Hạ Long- Q.Ninh Mẫu số 03-TSCĐ Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 13 tháng 2 năm 2003 Số: 12. Nợ: ....................... Có:....................... Căn cứ Quyết định số 240 ngày 8/2/2003 của Công ty Điện lực I về việc thanh lý TSCĐ. I.Ban thanh lý gồm : 1. Ông: Bùi Quang Vượng - P. Giám đốc Vật tư - Trưởng ban. 2. Ông: Đặng Thành- Đại diện kỹ thuật. 3. Ông: Nguyễn Văn Hiếu - Đại diện phòng kế toán. II. Tiến hành thanh lý TSCĐ: Tên TSCĐ: Xe MAZDA 14L-3443 do Phân xưởng Cơ điện quản lý. Nước sản xuất: Nhật Bản. Năm sản xuất: 1970. Năm đưa vào sử dụng: 1982. Quá trình hao mòn tính đến khi thanh lý: 300.400.000 đ Giá trị thu hồi theo đánh giá là : 30.000.000 đ III. Kết luận của bên thanh lý : Đồng ý cho thanh lý TSCĐ trên. IV. Kết quả thanh lý - Chi phí thanh lý bằng tiền mặt: 800.000 đ. - Giá trị thu hồi bằng tiền gửi ngân hàng: 30.000.000 đ. Đã ghi giảm TSCĐ. TSCĐ được hình thành bằng nguồn vốn NSNN cấp. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng (Ký) (Ký) * Trình tự kế toán: Căn cứ vào biên bản bàn giao, thanh lý TSCĐ và các chứng từ liên quan đến giảm TSCĐ, kế toán ghi vào sổ chi tiết TSCĐ, Nhật ký chứng từ số 9, sổ cái .. - Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 214- Hao mòn tài sản cố định Tài khoản 211- Tài sản cố định hữu hình Tài khoản 821- Chi phí bất thường Tài khoản 721- Các khoản thu nhập bất thường và một số tài khoản khác. 2.4.3. Hệ thống sổ: - Sổ chi tiết giảm TSCĐ (phần giảm) đơn vị dùng để theo dõi tình hình biến động tăng giảm TSCĐ ở đơn vị. + Kết cấu phần giảm TSCĐ: Phản ánh các trường hợp giảm TSCĐ trong tháng. + Cơ sở để ghi sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ (phần giảm) là biên bản thanh lý TSCĐ. + Mỗi một TSCĐ được ghi vào một dòng theo thứ tự. - Nhật ký chứng từ số 9- Ghi có 211. Thực tế tại Điện lực Quảng Ninh chủ yếu diễn ra việc giảm tài sản cố định do thanh lý, điều chuyển cho đơn vị khác thuộc Công ty Điện lực 1 còn việc nhượng bán thì hầu như ít xảy ra. Kế toán TSCĐ ở Điện lực Quảng Ninh được tuân thủ theo những quy định của ngành, Công ty Điện lực 1, của Bộ tài chính đề ra. Ví dụ: (Theo ví dụ trên về việc: thanh lý xe MAZDA 14L-3443 do Phân xưởng Cơ điện quản lý). Kế toán căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ để ghi giảm vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ: Sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ Tháng 3 năm 2003 Ngày tháng Chứng từ Tên TSCĐ Nước SX Tháng năm đưa vào sử dụng Nguồn vốn Nguyên giá (103) Khấu hao TSCĐ Lý do Số ngày Tỷ lệ % Mức KH KH tính đến khi ghi giảm (103) Phần giảm 15/8 12 13/8 xe MAZDA 14L-3443 Nhật 1982 C.ty ĐL1 300.400 300.400 - Căn cứ vào các chứng từ: Biên bản thanh lý TSCĐ và các chứng từ gốc kèm theo như: Phiếu thu bằng tiền gửi ngân hàng (thu thanh lý) và phiếu chi bằng tiền mặt (chi thanh lý), kế toán kiểm tra và định khoản trên chứng từ rồi ghi vào nhật ký chứng từ số 9 ( Ghi có TK 211 ). Ví dụ: Căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản cố định ngày 13/2/2003 phép thanh lý 01 xe ôtô MAZDA 14L-3443 do Phân xưởng Cơ điện quản lý, nguyên giá Nguyên giá: 300.400.000 đồng, đã khấu hao hết Nguyên giá: 300.400.000 đồng, chi phí thanh lý bằng tiền mặt là 800.000 đồng, số tiền thu hồi được do thanh lý tài sản cố định bằng tiền gửi vào ngân hàng là 30.000.000 đồng. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi: a/ Nợ TK 214 300.400.000 Có: TK 211 300.400.000 (Phản ánh trên NKCT số 9). b/ Chi về thanh lý: Nợ TK 821 800.000 Có TK 211 800.000 (Phản ánh trên NKCT số 1). c/ Thu về thanh lý : Nợ TK 112 30.000.000 Có TK 721 30.000.000 ( Phản ánh trên NKCT số 8 ) d/ Cuối tháng kết chuyển: Nợ TK 721 30.000.000 Có TK 911 30.000.000 e/ Kết chuyển chi thanh lý: Nợ TK 911 800.000 Có TK 821 800.000 f/ Kết chuyển lãi thu thanh lý: Nợ TK 911 29.200.000 Có: TK 421 29.200.000 Nhật ký chứng từ số 9 Ghi có TK 211- TSCĐ hữu hình Tháng 2 năm 2003 ĐVT: đồng STT Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 211, ghi nợ các TK Số Ngày 214 821 Cộng có TK 211 120 15/2 Thanh lý xe ô tô MAZDA 14L-3443 300.400.000 300.400.000 Cộng 300.400.000 300.400.000 4- Khấu hao TSCĐ: 4.1- Khái niệm: Khấu hao TSCĐ là quá trình bù đắp giá trị hao mòn bằng cách chuyển dần giá trị của TSCĐ vào giá trị sản phẩm mà TSCĐ góp phần sản xuất ra trong thời gian tập trung vốn để bù đắp sự hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng. 4.2- Nguyên tắc tính khấu hao: Thực tế, tính đến năm 2003, ở Điện lực Quảng Ninh khấu hao TSCĐ được tiến hành một cách có kế hoạch theo quy định 1062 Bộ tài chính của Bộ tài chính và quyết định 537 của Công ty Điện lực I. Trong đó, quy định việc tính khấu hao TSCĐ trong tháng liên quan đến việc tăng giảm TSCĐ tháng trước, TSCĐ tăng tháng này tháng sau mới trích khấu hao. 4.3- Cách tính khấu hao: Điện lực Quảng Ninh tính khấu hao TSCĐ theo thời gian, với công thức tính: Mức khấu hao tháng = Nguyên giá x tỷ lệ khấu hao 12 4.4- Hệ thống sổ sách sử dụng: Các nghiệp vụ hạch toán khấu hao tài sản cố định ở Điện lực Quảng Ninh được thực hiện trên bảng phân bổ số 3: “Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ ”. Bảng này dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng. - Nội dung chủ yếu và kết cấu: + Cột dọc: phản ánh số khấu hao phải tính cho từng đối tượng sử dụng TSCĐ (như cho bộ phận sản xuất - TK 627, cho bộ phận quản lý TK 642, cho bộ phân bán hàng TK 641.v.v..). + Hàng ngang: phản ánh số khấu hao tính trong tháng trước, số khấu hao tăng giảm và số khấu hao phải tính trong tháng này. - Cơ sở để lập Bảng phân bổ số 3 là: + Dòng khấu hao đã trích tháng trước lấy từ Bảng phân bổ số 3 tháng trước. + Các dòng số khấu hao TSCĐ tăng giảm tháng này được phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ liên quan đến số tăng giảm khấu hao TSCĐ theo quy định hiện hành (Qui định số 1062) của Bộ Tài chính và của Ngành điện. + Dòng số khấu hao phải trích tháng này được tính bằng số khấu hao phải trích tháng trước cộng ( + ) số khấu hao tăng trừ ( - ) số khấu hao giảm trong tháng. Số khấu hao phải trích tháng này trên "Bảng phân bổ số 3" được sử dụng để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ kế toán có liên quan. Ví dụ: Theo quy định 1062 Bộ tài chính và quyết định 537 của Công ty Điện lực 1 quy định tỷ lệ khấu hao đối với máy móc thiết bị; phương tiện vận tải ; dụng cụ đo lường và thí nghiệm là: 10 %. Căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ trong tháng 5/2003, kế toán tiến hành tính khấu hao các nghiệp vụ tăng giảm cụ thể như sau: - Chi nhánh điện Hoành Bồ: Đường dây 110 KV Hoành Bồ - Mông Dương bàn giao: 143.406.922 đ x 10 % = 1.195.057 đ 12 - Chi nhánh điện Móng Cái: Trạm 110 KV Tiên Yên - Móng Cái bàn giao: 2.162.907.742 x 10 % = 18.024.231 đ. 12 Bộ phận thủ nghiệm công tơ: Bàn thử nghiệm công tơ 1 pha. 535.918.000 đ x 10 % = 4.465.983 đ. 12 - Số khấu hao giảm trong tháng 5/2003: + Máy biến áp 3.200 KVA : 190.000.000 đ x 10 % = 1.583.333 đ. 12 Phân bổ khấu hao: Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tháng 5 và mức khấu hao đã tính bên trên kế toán tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định tháng 6/2003 cho từng đối tượng sử dụng như sau: * Kế toán hạch toán khấu hao tài sản cố định như sau: Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định tháng 6/2003, kế toán tính khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh và đồng thời phản ánh hao mòn tài sản cố định. Kế toán ghi: Nợ TK 627 ( 6274 ) 519.260.658 Chi nhánh điện Hạ long: 24.230.407 Chi nhánh điện Hoành bồ: 341.364.300 Chi nhánh điện Móng cái: 153.665.951. Nợ TK 641 13.586.513 Nợ TK 642 23.642.928 Có TK 214 556.490.099 Vì tại Điện lực Quảng Ninh là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty Điện lực I cho nên số khấu hao phải nộp nên cấp trên và làm giảm nguồn vốn kinh doanh. Kế toán ghi: Nợ TK 411 519.260.658 Có TK 338 ( 3388 ) 519.260.658 Từ "Bảng tính và phân bổ khấu hao" ở trên, kế toán lập bảng kê số 4 dùng để tập hợp số phát sinh của TK 214, đối ứng với Nợ của TK 627. Bảng kê số 4 Dùng cho tài khoản 627 Tháng 6 năm 2003 TT Các TK ghi có Các TK ghi nợ 142 152 .. 214 241 .. Các TK phản ánh các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng NKCT1 NKCT2 NKCT3 NKCT 1 2 3 4 7 8 17 18 19 20 21 1 TK 627 “Chi phí SX chung” - CN điện H.long 24.230.407 - CN điện H.bồ 341.364.300 - CN điện M.cái 153.665.951 Cộng 519.260.658 Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Đồng thời kế toán lập bảng kê số 5 tập hợp số phát sinh tài khoản 214 đối ứng với Nợ TK 641, TK 642 bảng kê số 5 Dùng cho tài khoản 627- Chi phí bán hàng Dùng cho TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 3 năm 2000 ĐVT: Đồng Stt Các TK ghi có Các TK ghi nợ 142 152 .. 214 241 .. Các TK phản ánh các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng NKCT1 NKCT2 NKCT3 NKCT 1 2 3 4 7 8 17 18 19 20 21 1 TK 641 “Chi phí bán hàng”. - C.phí KH TSCĐ 13.586.513 2 TK 642 “chi phí quản lý DN ” - Chi phí khấu hao TSCĐ 23.642.928 Cộng 37.229.441 Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Sau khi lập xong bảng kê số 4,5 cuối tháng 3 kế toán khoá sổ nhật ký chứng từ số 9, đối chiếu kiểm tra khớp đúng số liệu và lấy kết quả tổng hợp của nhật ký chứng từ số 9 ghi vào sổ cái TK 211 như sau: Sổ cái Tài khoản 211 Số dư đầu năm Nợ Có 285.462.731.960 Ghi có TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Tháng 12 Cộng 411 2.306.314.664 414 535.918.000 484.850.000 111 520.453.000 227.154.569 Cộng số phát sinh nợ 3.362.685.664 712.004.569 Tổng số phát sinh có 171.000.000 131.040.000 Số dư cuối tháng Nợ 285.462.731.960 288.825.417.624 289.406.382.193 Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Trên cơ sở số liệu ở sổ chi tiết tài sản cố định tháng 1 (không có phát sinh ), tháng 2, 3 kế toán tổng hợp lập báo cáo tăng giảm tài sản cố định như sau: IV. Sửa chữa TSCĐ : TSCĐ được cấu thành bởi nhiều bộ phận, chi tiết khác nhau và được sử dụng lâu dài. Trong quá trình sử dụng, các bộ phận hay chi tiết của TSCĐ bị hao mòn hư hỏng dần với mức độ khác nhau. Nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động của TSCĐ, đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng, Điện lực Quảng Ninh đã tiến hành sửa chữa các bộ phận chi tiết của TSCĐ bị hư hỏng như sau: - Sửa chữa thường xuyên là sửa chữa nhỏ mang tính chất bảo dưỡng TSCĐ, chi phí sửa chữa ít thời gian sửa chữa ngắn nên chi phí được tập hợp trực tiếp vào khoản chi phí của bộ phận có TSCĐ sửa chữa (TK 627, 641, 642). - Sửa chữa lớn TSCĐ thường có chi phí nhiều được tiến hành theo kế hoạch, dự toán theo từng công trình sửa chữa. Để tính chính xác giá trị thực tế của từng công trình sửa chữa lớn, mọi chi phí được tập hợp vào TK 241 (2413) sửa chữa lớn TSCĐ chi tiết cho từng công trình sửa chữa lớn. ở Điện lực, việc sửa chữa lớn TSCĐ theo hình thức tự làm hoặc hình thức cho thầu. Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành giá trị thực tế công trình kết chuyển vào chi phí trả trước (Doanh nghiệp không thực hiện việc trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí SXKD). Hàng tháng, Điện lực Quảng Ninh không phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí SXKD hàng kỳ cho bộ phận có TSCĐ sửa chữa mà kết chuyển luôn cho đơn vị có TSCĐ sửa chữa khi công trình hoàn thành. VD: Trong tháng 1/2003, Điện lực đã sửa chữa 01 máy biến thế công suất 180 KVA 35/0,4 kV thuộc Chi nhánh Móng Cái quản lý, vận hành. - Trị giá nguyên vật liệu: 25.000.000 đ. - Tiền lương trả công nhân viên: 3.630.000 đ - Các khoản trích theo lương: 1.250.000 đ. Căn cứ vào chứng từ tập hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh kế toán ghi: Nợ TK 241 (2413): 29.880.000 Có TK 152 : 25.000.000 Có TK 334 : 3.630.000 Có TK 338 : 1. 250.000 - Khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành kết chuyển giá trị thực tế của công trình sửa chữa lớn TSCĐ , kế toán ghi: Nợ TK 142 (1421) : 29.880.000. Có TK 241 (2413) : 29.880.000. - Kết chuyển giá trị thực tế của công trình sửa chữa lớn TSCĐ cho đối tượng có TSCĐ sửa chữa lớn, khi công trình hoàn thành: Nợ TK 627 (CNĐ Móng Cái) : 29.880.000 Có TK 241 (2413) : 29.880.000 phần III các giải pháp hoàn thiện và nâng hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại điện lực quảng ninh I/- một vài nhận xét về công tác quản lý và kế toán TSCĐ tại điện lực Quảng Ninh : Qua thời gian thực tập tại Điện lực Quảng Ninh với kiến thức đã được học và quan sát thực tế ở đơn vị em nhận thấy trong công tác quản lý, tổ chức kế toán có những ưu, nhược điểm sau: 1. Ưu điểm. - Bộ máy quản lý, bộ máy lãnh đạo của Điện lực Quảng Ninh có thâm niên công tác lâu năm, có bề dày kinh nghiệm được đánh giá là bộ máy quản lý giỏi trong công ty Điện lực I. Mặt khác, đội ngũ công nhân, lực lượng lao động chính của Điện lực Quảng Ninh trẻ, khoẻ, hầu hết được đào tạo tại các trường công nhân kỹ thuật, lao động mang tính kỹ thuật, tính sáng tạo. - Bộ máy kế toán của Điện lực khá hợp lý, mỗi người làm một nhiệm vụ khác nhau theo sự phân công của kế toán trưởng, để phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người, nhìn chung đáp ứng được yêu cầu quản lý chuyên môn cũng như là yêu cầu quản lý nội bộ của Phòng Kế toán. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung mà đơn vị đang áp dụng là phù hợp với quy mô và địa bàn hoạt động SXKD của Điện lực Quảng ninh. Cuối tháng kế toán của các phân xưởng tập hợp các chứng từ gốc gửi về Phòng Kế toán để các nhân viên kế toán tập hợp và lên báo cáo kế toán. Điện lực áp dụng hình thức này là rất phù hợp vì nó vừa giảm nhẹ được toàn bộ công việc một cách khoa học mà lại tăng cường sự chỉ đạo của kế toán trưởng đối với công tác kế toán của doanh nghiệp. - Về hình thức kế toán: Việc áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ là phù hợp với quy mô hoạt động của Doanh nghiệp. Ưu điểm của hình thức này là rất đơn giản, dễ làm và phản ánh được chi tiết, cụ thể trong công tác kế toán. Doanh nghiệp đã áp dụng theo đúng trình tự , ghi sổ đảm bảo tính cập nhật thường xuyên. - Về công tác kế toán TSCĐ: Kế toán mở các sổ sách cần thiết để theo dõi chi tiết tổng hợp TSCĐ của toàn đơn vị một cách đầy đủ phản ánh kịp thời tình hình biến động của TSCĐ. Việc hạch toán trên sổ sách và các nhật ký chứng từ theo đúng quy định 1002 của Bộ tài chính và nghị định 537 của Công ty điện lực 1. - Về công tác quản lý và trang bị tài sản cố định, qua số liệu bảng tổng hợp ở Điện lực Quảng Ninh đã chứng tỏ cơ quan đã thường xuyên quan tâm tới công tác quản lý và trang bị TSCĐ. Cụ thể TSCĐ của Doanh nghiệp chủ yếu là máy móc thiết bị động lực và máy móc thiết bị truyền dẫn, giá trị còn lại của 2 loại tài sản này là tương đối lớn so với nguyên giá tài sản điều này chứng tỏ công tác quản lý TSCĐ ở đơn vị rất tốt. Đó cũng chính là nỗ lực cố gắng của lãnh đạo và toàn bộ CBCNV trong đơn vị. - Về phân loại TSCĐ: Điện lực đã tiến hành phân loại TSCĐ theo đúng quy định của Nhà nước mà vẫn phù hợp với yêu cầu quản lý TSCĐ của đơn vị. + Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành giúp cho doanh nghiệp có biện pháp mở rộng, khai thác các nguồn vốn, kiểm tra theo dõi tình hình thanh toán, chi trả các khoản vay đúng hạn, mặt khác còn giúp cho kế toán biết được nguồn hình thành của từng loại TSCĐ để hạch toán khấu hao được chính xác. + Phân loại TSCĐ theo tình hình sử dụng: Giúp cho doanh nghiệp nhận biết được nhu cầu sử dụng của từng loại TSCĐ để từ đó có phương hướng, kế hoạch giải quyết những tồn đọng, chưa hợp lý đối với TSCĐ và phương hướng sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả. + Phân loại theo đặc trưng kỹ thuật: cho biết kết cấu của TSCĐ trong doanh nghiệp theo đặc trưng kỹ thuật, tỷ trọng của từng nhóm. Từ đó căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có phương hướng đầu tư TSCĐ một cách đúng đắn cho phù hợp với công việc SXKD của mình. - Về công tác đánh giá lại TSCĐ: Hàng năm, doanh nghiệp thực hiện việc đánh giá lại TSCĐ một cách đầy đủ theo yêu cầu của Ngành điện và theo qui định của Nhà nước. Nhờ đó mà việc xác định hao mòn thực tế của TSCĐ vừa có tính khoa học, vừa có tính kỹ thuật, phù hợp với công tác quản lý và sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp. Việc đánh giá lại TSCĐ hàng năm chứng tỏ doanh nghiệp rất quan tâm tới việc đánh giá lại TSCĐ phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ. - Về công tác kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ : Mọi trường hợp tăng giảm TSCĐ của đơn vị đều được thực hiện theo quy định thống nhất, có đầy đủ các chứng từ hợp lý, hợp lệ về mua sắm nhượng bán, các biên bản bàn giao thiết bị... các nghiệp vụ phát sinh tăng giảm đều được phản ánh kịp thời. Tất cả các chứng từ được lưu lại đầy đủ trong túi hồ sơ TSCĐ từ đó giúp cho việc xác định nguyên giá TSCĐ một cách nhanh chóng và chính xác. - Về công tác khấu hao TSCĐ: Doanh nghiệp đã thực hiện trích trước, hạch toán khấu hao cơ bản TSCĐ và khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ một cách đầy đủ, chính xác theo quy định của Nhà nước. Kế toán doanh nghiệp đã phân bổ khấu hao xuống các đơn vị trực thuộc theo chi phí sản xuất chung và chi phí bán hàng, căn cứ vào thời gian sử dụng của từng TSCĐ để khấu hao. - Về công tác sửa chữa TSCĐ: Hàng năm đều lập kế hoạch sửa chửa, bảo dưỡng những TSCĐ đã hư hỏng trong toàn Điện lực. 2- Những tồn tại: * Về công tác quản lý và tổ chức bộ máy kế toán: - Quyền tự chủ của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh bị hạn chế, vì phụ thuộc cơ chế quản lý tài chính của Công ty Điện lực 1. - Do công tác tổ chức hạch toán tập trung và là cấp trung gian giữa các trạm, xưởng truyền tải điện với Công ty Điện lực I cho nên khối lượng công việc kế toán rất lớn trong khi yêu cầu quản lý rất cao nhưng lực lượng kế toán viên lại có hạn nên dẫn đến tình trạng nhân viên rất vất vả, kế toán trưởng phải đảm đương nhiều công việc. - Qua mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho thấy mô hình này khá phù hợp với quá trình hoạt động SXKD của Điện lực. Nhưng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc về nhiệm vụ của Phòng Kế toán - Tài chính là không phù hợp vì việc kiểm soát tình hình tài chính nội bộ đơn vị sẽ thiếu đi sự khách quan. * Về công tác quản lý TSCĐ: - Do địa bàn hoạt động rộng, TSCĐ lại nằm rải rác từ Đông triều đến Móng cái (khoảng cách hơn 200 km) nên kế toán gặp không ít khó khăn trong việc quản lý TSCĐ đặc biệt là mặt hiện vật khó có thể biết hết được chính xác và chi tiết vị trí đặt TSCĐ. * Về công tác trích khấu hao TSCĐ: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng có ưu điểm là việc trích khấu hao đơn giản, số khấu hao ổn định giữa các kỳ nhưng lại có nhược điểm thu hồi vốn đầu tư chậm, do đó sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác, doanh nghiệp sẽ không biệt được máy móc thiết bị có công suất lớn và trình độ kỹ thuật tiên tiến với máy móc thiết bị có công suất nhỏ, trình độ kỹ thuật lạc hậu, phải thay thế sửa và sửa chữa nhiều. Vì vậy, việc hạch toán khấu hao tính vào chi phí SXKD chưa được chính xác. * Về hạch toán kế toán: ở Doanh nghiệp chỉ có TSCĐ hữu hình mà không hạch toán TSCĐ vô hình. Đối với Doanh nghiệp SXKD phát triển mạnh như Điện lực Quảng Ninh thì TSCĐ vô hình là rất cần thiết và không thể thiếu. II/- các giải pháp và điều kiện thực hiện : Qua tình hình thực tế về hoạt động SXKD và tình hình biến động TSCĐ của doanh nghiệp, qua nghiên cứu những quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ tài chính, em xin được đề xuất một số ý kiến như sau: 1- Về tổ chức bộ máy kế toán, từ góc độ khách quan, tôi thấy cần tách riêng bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ độc lập với Phòng Kế toán - Tài chính để có thể kiểm soát được tình hình tài chính nội bộ Điện lực một cách khách quan hơn và để giúp cho Giám đốc ra các quyết định trong quản lý hiệu quả hơn. Để thực hiện điều này, Doanh nghiệp nên thành lập riêng một Ban thanh tra - kiểm soát nội bộ không phụ thuộc phòng Tài chính - Kế toán. Về nhân sự nên chọn lựa những cá nhân có trình độ và có bề dày kinh nghiệm về công tác tài chính, kế toán, công tác quản lý trong lĩnh vực hoạt động cuả đơn vị (có thể tuyển chọn từ các phòng ban trong Doanh nghiệp). 2- Tăng cường công tác quản lý và sử dụng TSCĐ: a/ Vì địa bàn hoạt động SXKD của đơn vị rộng, nên phải có những biện pháp quản lý khoa học chặt chẽ hơn nữa tình hình biến động TSCĐ đặc biệt về mặt hiện vật, trường hợp này nên mở sổ TSCĐ tại các Chi nhánh điện cũng như gắn trách nhiệm mỗi chi nhánh với việc quản lý, sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ tại Điện lực làm nhiệm vụ tổng hợp thông qua hệ thống tin học quản lý TSCĐ của đơn vị. Để thực thiện được công tác này, cần phải thiết kế phần mềm tin học về quản lý TSCĐ phù hợp. Cần cải thiện cơ cấu TSCĐ của doanh nghiệp và có kế hoạch đầu tư đúng hướng. b/ Do đặc điểm hoạt động SXKD chủ yếu của doanh nghiệp là truyền tải điện năng cho nên cơ cấu tài sản cố định của doanh nghiệp chủ yếu là các máy móc, thiết bị động lực, thiết bị truyền dẫn điện. Hai loại tài sản này chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Cụ thể : Loại TSCĐ Năm 2000 Năm 2001 Nguyên giá Tỷ trọng % Nguyên giá Tỷ trọng % 1. Thiết bị động lực 59.964.149.378 19,4 67.215.955.072 20,5 2. Thiết bị truyền dẫn điện 216.535.636.375 70,3 244.915.889.342 68 Nhìn vào bảng trên ta thấy về nguyên giá của cả 2 loại đều tăng nhưng tỷ trọng thì thiết bị truyền dẫn điện lại giảm. Do vậy khi có kế hoạch đầu tư, mua sắm, ngoài việc tập trung cho 2 loại TSCĐ trên, doanh nghiệp cũng cần phải xem xét tỷ trọng của các TSCĐ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số TSCĐ như MMTB công tác, thiết bị và dụng cụ quản lý, phương tiện VT và TB truyền dẫn khác từ đó cân nhắc nên tập trung vào loại TSCĐ nào và TSCĐ đó có thực sự là cần thiết để phục vụ cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong quá trình đầu tư trước mắt cũng như lâu dài, tranh tình trạng mua sắm rồi không sử dụng hoặc không phù hợp để sau một thời gian lại phải làm thủ tục thanh lý hoặc nhượng lại. c/- Vì Điện lực Quảng Ninh là một đơn vị sản xuất, kinh doanh phát triển nên giá trị tài sản cố định hữu hình nên được hạch toán trên sổ sách theo TK 213. 3- Doanh nghiệp cần hoàn thiện hơn việc tính khấu hao TSCĐ: Doanh nghiệp muốn phản ánh chính xác số hao mòn TSCĐ (cả hao mòn TSCĐ vô hình và hữu hình) thì phải đưa TK 214 (214.3) vào sử dụng. Hơn nữa, kế toán cần phải thực hiện phân bổ khấu hao đến từng bộ phận sử dụng TSCĐ, đến từng đối tượng TSCĐ, không chia đều bởi vì TSCĐ trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại và mỗi loại có giá trị sử dụng khác nhau và thời gian sử dụng khác nhau. Nếu chia đều thì sẽ không phản ánh hết được đặc điểm riêng của từng loại TSCĐ. Làm như vậy, doanh nghiệp có điều kiện thu hồi vốn khấu hao TSCĐ sát thực thực hơn đối với từng loại, phản ánh đúng tính chất phục vụ của TSCĐ từ đó giúp Ban giám đốc đánh giá đúng hiệu quả sử dụng TSCĐ và có chủ trương trong việc tái đầu tư máy móc thiết bị. 4- Đối với những tài sản cố định chờ thanh lý giá trị còn lại là 1,72% so với tổng nguyên giá tài sản cố định (Xem số liệu ở bảng tổng hợp tình hình tài sản cố định 31/5/2003 ở trên ). Theo tôi kế toán tài sản cố định nên tham mưu cho lãnh đạo hoặc tiến hành đề nghị cấp trên duyệt thanh lý tài sản cố định không còn phát huy tác dụng để tái đầu tư thêm tài sản cố định mới nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh chính của đơn vị là truyền tải điện năng và kinh doanh bán điện được liên tục, ổn định, chất lượng điện cao và giảm tổn thất điện năng tới mức thấp nhất, tiến tới hạ giá thành điện năng chung. 5- Công tác hạch toán kế toán tăng, giảm và trích khấu TSCĐ của Điện lực Quảng Ninh tại thời điểm trước tháng 6/2003 đã thực hiện như trên cơ bản là đúng chế độ và tuân thủ quyết định số 166/1999/QĐ- BTC ngày 30/12/1999 Bộ tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Tuy nhiên, kể từ tháng 6/2003, Doanh nghiệp cần tuân thủ theo chế độ kế toán mới và từ ngày 1/1/2004 phải căn cứ Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ thay thế cho QĐ số 166/1999/QĐ- BTC ngày 30/2/1999 của Bộ Tài chính. Ví dụ: STT Nội dung TK sử dụng (Thời điểm trước 6/2003) TK sử dụng (Thời điểm sau 6/2003 đến nay) 1 Chi phí thanh lý TSCĐ 821- Chi phí bất thường 811- Chi phí khác 2 Thu nhập từ việc thanh lý TSCĐ 721- Thu nhập bất thường 711- Thu nhập khác 3 Chi phí trích trước (đối với TSCĐ) 142- Chi phí trích trước 242- Chi phí trích trước Ngoài ra, căn cứ Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ có hiệu lực từ 01/01/2004, trong đó có điểm nêu: TSCĐ đưa vào sử dụng thời gian nào thì trích khấu hao TSCĐ vào thời gian đó. Để thực hiện QĐ trên đơn vị cần phải điều chỉnh việc trích khấu hao như hướng dẫn thay thế bằng việc trích khấu hao tròn tháng như trước đây (TSCĐ đưa vào sử dụng tháng trước, tháng sau mới tính khấu hao). kết luận Qua quá trình thực tập tại Điện lực Quảng Ninh, sau khi nghiên cứu sâu về chuyên đề Hạch toán TSCĐ tại Điện lực Quảng Ninh, bằng nhận thức của bản thân và sự hướng dẫn tận tình của CBCNV Phòng Kế toán - Tài chính Điện lực, đặc biệt là thầy giáo TS. Ngiêm Văn Lợi đã trực tiếp hướng dẫn và giúp em hoàn thành chuyên đề “Hoàn thiện hạch toán và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ ở Điện lực Quảng Ninh”. TSCĐ đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển của doanh nghiệp. ở Điện lực Quảng Ninh, giá trị TSCĐ là rất lớn, vì vậy việc quản lý tốt TSCĐ là rất cần thiết. Trong chuyên đề này, mặc dù đã cố gắng học tập, nghiên cứu tài liệu và tình hình thực tế ở Điện lực, đối chiếu với các qui định của Nhà nước về hạch toán TSCĐ và rút ra được một số nhận xét, tồn tại, đề ra các biện pháp hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại Điện lực Quảng Ninh, song chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị Phòng Kế toán cùng các bạn đồng môn tham gia, góp ý bổ sung để chuyên đề của em được hoàn chỉnh hơn.