Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Cầu I Thăng Long

phòng, ban. - Ban giám đốc: Đứng đầu là Giám đốc - Người giữ vai trò quan trọng trong Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật, đại diện cho quyền lợi của toàn bộ cán bộ, công nhân viên và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc: Bao gồm Phó Giám đốc nội chính, Phó Giám đốc kỹ thuật, Phó Giám đốc vật tư thiết bị phụ trách về công việc của mình được giao. - Phòng kế hoạch: Với nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất , trình duyệt với tổng Công ty theo quí năm. Thực hiện việc giao khoán gọn công trình, hạng mục công trình cho các đội và công trường. Lập và điều chỉnh các dự toán, thanh quyết toán các công trình, cùng các phòng ban có liên quan giải quyết các thủ tục ban đầu như giải quyết mặt bằng thi công, đền bù… - Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật sản xuất trong suốt quá trình sản xuất của Công ty. Đánh giá về mặt kỹ thuật của sản phẩm, kiểm tra chất lượng theo những tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi bàn giao. Tiếp nhận hồ sơ thiết kế kỹ thuật các công trình, lập phương án tổ chức thi công các công trình, lập định mức vật tư thiết bị, máy móc thi công theo tiến độ thi công các công trình. Giám sát các đơn vị thi công đúng tiến độ, đúng đồ án thiết kế, đúng qui trình, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. - Phòng vật tư - Thiết bị: Với chức năng mua sắm và quản lý vật tư, quản lý sử dụng thiết bị máy móc cho toàn bộ Công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc phụ trách vật tư - thiết bị. Trên cơ sở kế hoạch kế hoạch được giao phòng vật tư thiết bị lập kế hoạch cung cấp vật tư chủ yếu cho toàn đơn vị trong toàn Công ty một cách kịp thời và đầy đủ. Ngoài ra phòng còn theo dõi , hướng dẫn các đơn vị áp dụng có hiệu quả các định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu. - Phòng tổ chức lao động - Hành chính: Với công tác tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý về nhân sự trong toàn Công ty. Giải quyết việc thuyên chuyển, điều động cán bộ công nhân viên trong nội bộ Công ty cũng như ngoài Công ty. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao, phòng tổ chức lao động hành chính lập kế hoạch lao động tiền lương theo tháng, quí, năm cho toàn Công ty. Phòng còn điều phối lực lượng lao động trong toàn Công ty để đảm bảo hoàn thành kế hoạch chung. - Phòng Kế toán- Tài vụ: Là phòng nghiệp vụ vừa có chức năng quản lý vừa có chức năng đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Do đó để đạt được mục đích trên phòng kế toán – tài vụ phải thực hiện các nhiệm vụ sau: + Xây dựng kế hoạch đảm bảo sử dụng có hiệu quả về tài chính hàng quí và cả năm. + Mở đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán, ghi chép hạch toán đúng, đủ theo chế độ tài chính hiện hành. Đồng thời còn cung cấp số liệu hiện có và trực tiếp báo cáo theo yêu cầu của giám đốc doanh nghiệp về vốn và kết quả kinh doanh lên cấp trên. + Quản lý chặt chẽ quĩ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đôn đốc thanh toán kịp thời với các đơn vị và hộ kinh doanh, cá nhân có liên quan đến việc sử dụng vốn Công ty. Như vậy, công tác hạch toán quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và có ý nghĩa trực tiếp đến sự thành công hay thất bại về kinh tế của Công ty cũng như ảnh hưởng đến quyền lợi trực tiếp của mọi thành viên trong Công ty. Tóm lại mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau dưới sự điều hành của ban giám đốc Công ty nhằm đạt lợi ích cao nhất cho Công ty. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Qui trình sản xuất của Công ty có đặc điểm: sản xuất liên tục, phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và thi công ở các địa bàn khác nhau, thời gian thi công dài, sản phẩm mang tính chất đơn chiếc nên lực lượng lao động của Công ty được tổ chức thành các đội cầu, nhiều đội cầu hình thành nên một công trường. Tuỳ theo yêu cầu sản xuất thi công trong từng thời kỳ mà số lượng các đội cầu, tổ chức sản xuất trong mỗi đội cầu sẽ thay đổi phù hợp với yêu cầu cụ thể. Mỗi đội cầu có đội trưởng giám sát và quản lý thi công, cán bộ kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về kỹ thuật, cán bộ vật tư chịu trách nhiệm về quản lý và cung cấp vật tư, kế toán viên chịu trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí phát sinh tại nơi thi công và gửi các chứng từ về phòng kế toán theo từng khối lượng xây dựng hoàn thành. Mỗi đội cầu được chia ra thành nhiều tổ, phụ trách tổ sản xuất là các tổ trưởng. Ngoài ra trong mỗi đội cầu khi thi công còn có thêm đội cơ giới và đội xây dựng là những đơn vị hỗ trợ đắc lực cho đội cầu và công trường. Hiện tại công ty có 8 đơn vị sản xuất: -Khối đơn vị sản xuất gồm :Đội cầu 2,Công trường 285,Công trường 4,Xưởng cơ khí,đội Xây dựng, đội C Giới,Công trường 292. Các đơn vị sản xuất này được bố trí khắp các tỉnh.Từ Quy Nhơn,Quảng Ngãi trở ra đến Lai Châu ,Sơn La,cụ thể là: - Các đơn vị :Cầu 2 ,công trường 292 ,công trường 290 thực hiện thi công các công trường phía Nam từ Cầu Cẩm Nghệ An đến Quảng Trị - Xưởng cơ khí phục vụ gia công chế sửa và sửa chữa đại tu các loại máy móc thiết bị. - Các đơn vị cầu 4,công trường 285 thực hiện các công trình ở phía Bắc như Lào Cai ,Lai Châu,Hà Giang . - Đội xây dựng :chuyển sản xuất vật liệu xây dựng đảm nhận một phần kiến thiết bị xây dựng nội bộ và thi công các công trình gần quanh Hà Nội . Có thể khái quát đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty theo mô hình sau: Công ty Văn phòng Công ty Công trường Các đội cầu Đội cơ giới Đội xây dựng 4. Tổ chức công tác kế toán của công ty. 4.1. Bộ máy kế toán của công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cũng như để phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán và căn cứ vào đặc điểm qui trình công nghệ, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Hầu hết công việc kế toán được thực hiện trong phòng kế toán. Công ty Cầu I Thăng Long không có tổ chức bộ máy kế toán riêng ở từng công trường mà chỉ có kế toán viên làm nhiệm vụ thanh quyết toán và gửi các chứng từ về phòng kế toán của Công ty như: Phiếu xuất kho, nhập kho, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng theo dõi khối lượng hoàn thành và các chứng từ thanh toán khác do cán bộ quản lý ở từng công trình gửi về. Các chứng từ nói trên được cán bộ phòng kế toán kiểm tra tính chính xác, tiến hành phân loại và ghi sổ kế toán tổng hợp. Trên cơ sở đó kế toán lập các báo cáo tài chính và phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo Công ty trong việc điều hành hoạt động của Công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cầu I Thăng Long Kế toán vật tư Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán thanh toán Thủ quĩ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán trưởng Kế toán tài sản cố định, kế toán tổng hợp Phòng kế toán của Công ty bao gồm: - Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, kiểm tra tình hình hạch toán, tình hình tổ chức cũng như việc huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. Ngoài ra kế toán trưởng còn có trách nhiệm lập các báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính. - Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư và thiết bị. Căn cứ vào các phiếu nhập xuất kho gửi về, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, sau đó vào sổ chi tiết vật liệu cho từng công trình. Cuối quí, căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu đã lập, kế toán lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ toàn Công ty. - Kế toán tiền lương và BHXH: Hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương do phòng lao động tiền lương lập, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương cho từng đối tượng sử dụng lao động. Cuối quí, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Kế toán thanh toán: Phản ánh mọi khoản thanh toán chi phí của khối lượng quản lý, thanh toán lương, bảo hiểm khi phòng lao động tiền lương xác định số liệu. Các khoản mục thanh toán với bên A, thanh toán với nhà cung cấp, kế toán phản ánh đầy đủ và chính xác. Việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kế toán phải giám sát chặt chẽ, các sổ tài khoản liên quan cũng phải được cập nhập thường xuyên. Định kỳ kế toán lập bảng chi tiết để báo cáo. - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với các chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, có thể đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất. Định kỳ lập báo cáo sản xuất kinh doanh theo tiến độ và thời hạn, tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. - Thủ quĩ: Thủ quĩ tại Công ty có nhiệm vụ giữ tiền mặt và căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc có chữ ký đầy đủ để nhập hoặc xuất tiền và vào sổ quĩ kịp thời. - Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập sổ cái các tài khoản. Đồng thời căn cứ vào số dư trên các tài khoản trên sổ cái kế toán lập bảng tổng hợp đối chiếu số phát sinh, bảng cân đối kế toán. Vào kỳ quyết toán kế toán tổng hợp phải tiến hành lập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh cũng như thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ở Công ty Cầu I Thăng Long, kế toán tổng hợp kiêm luôn chức năng và nhiệm vụ của kế toán TSCĐ. Có trách nhiệm theo dõi tình hình tăng, giảm hiện có của TSCĐ trên 3 mặt: nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Hàng quí căn cứ vào nguyên giá TSCĐ hiện có và tỷ lệ khấu hao tính theo phương pháp đường thẳng, kế toán tính số khấu hao và phân bổ cho các đối tượng sử dụng. 4.2. Hình thức kế toán tại công ty. - Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho mà Công ty đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán giá trị nguyên vật liệu xuất kho là phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định là phương pháp khấu hao theo đường thẳng - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng là phương pháp khấu trừ - Kỳ tính giá và kỳ báo cáo là theo tháng, quý, năm Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ở 1 1 2 2 4 7 5 Chứng từ gốc (bảng kê) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quĩ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh 7 6 1 3 Công ty Cầu I Thăng Long Chú thích: : Ghi hằng ngày : Ghi cuối quí : Kiểm ta, đối chiếu Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi các sổ, thẻ chi tiết. Đối với các chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quĩ. Từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh. Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh và sổ cái Sau khi đối chiếu số khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh. Đối chiếu số liệu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cân đối số phát sinh. Từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, kế toán lập báo cáo tài chính. Mẫu một số loại sổ kế toán sử dụng tại công ty Công ty Cầu I Thăng Long CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày……tháng……năm…… Số:…… Trích yếu Số hiệu tàI khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Cộng x x Kèm theo……….chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Cầu I Thăng Long SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm:……. Chứng từ ghi sổ Số hiệu Chứng từ ghi sổ Số hiệu SH NT SH NT Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quí Ngày…….tháng…….năm…….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Cầu I Thăng Long SỔ CÁI Năm:……. Tên tàI khoản…….Số hiệu:…….. CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền nợ Số tiền có SH NT Cộng phát sinh X Số dư cuối tháng X Cộng luỹ kế x II. HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CẦU I THĂNG LONG. 1.Đặc điểm và phân loại vật liệu 1.1.Đặc điểm Công ty Cầu I Thăng Long là một công ty xây dựng với những đặc điểm riêng của đơn vị xây lắp, cho nên vật liệu ở công ty cũng có những đặc thù riêng khác với những đơn vị sản xuất kinh doanh. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình, hạng mục công trình nào bất kể qui mô công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, Hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp và thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. ở côngty Cầu I Thăng Long cũng vậy, ta có thể nhận thấy tỷ trọng lớn của vật liệu qua bảng số liệu sau của quí IV năm 2005: STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí vật liệu 6.113.420.160 2 Chi phí nhân công 695.234.652 3 Chi phí sử dụng máy thi công 1.248.850.540 4 Chi phí sản xuất chung 1.017.884.168 Tổng cộng 9.075.389.520 Vật liệu ở công ty Cầu I Thăng Long do phong phú đa danh về chủng loại, phẩm chất, qui cách cho nên dể tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu công ty đã xây dựng một hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho vật liệu. Từng danh điểm vật liệu đều được xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại vật liệu nào đó, vì nó sẽ ảnh hưởng dến quá trình xây dựng của công trình. 1.2.Phân loại vật liệu Vật liệu sử dụng cho thi công các công trình, hạng mục công trình của công ty Cầu I Thăng Long bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình xây dựng. Trong điều kiện đó, đòi hỏi công ty phảI phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Cụ thể Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy, vật liệu ở công ty được phân loại như sau: -Vật liệu chính: đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, sắt thép, cát vàng, cát đen, đá hỗn hợp, đá 1x2, đá 4x6, tôn 6 ly, tôn 8 ly, sỏi, gạch… -Vật liệu phụ: bao gồm que hàn 4 ly, que hàn 2 ly, thép từ 1 đến 5 ly, đinh các loại, phụ gia tăng dẻo, phụ gia tăng đông cứng… -Nhiên liệu: bao gồm những loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượng cho các loại máymóc như: xăng A92, A83, dầu DP14, mỡ IC, đất đèn… -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô, zoăng, phớt, bugi, vòng bi, mayơ, chắn dầu, bulông, tích kê, cút nước…. 2.Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hach toán vật liệu. Đánh giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những phương pháp tính giá khác nhau. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. ơ công ty Cầu I Thăng Long vật liệu được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của vật liệu được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của công ty để tạo ra vật liệu. Giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. 2.1.Giá thực tế vật liệu nhập kho Vật liệu nhập kho của công ty Cầu I Thăng Long có nguồn gốc chủ yếu là vật liệu mua ngoài - Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì yếu tố để hình thành nên giá thực tế vật liệu nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT). Ví dụ: ngày 8/01/2006. Nguyễn Văn Hùng nhập vào kho vật liệu của công ty theo hoá đơn số 358 ngày 8/10/2002 của cửa hàng coppha số 2- Thanh Xuân- Hà Nội . Giá ghi trên hoá đơn là 77.000.000 thì giá thực nhập số côppha đó là 77.000.000đ. - Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển. 2.2.Giá thực tế vật liệu xuất kho Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá FIFO. Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá vốn của lô hàng đó để làm giá xuất Ví dụ: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên vật liệu: Thép phi 6- Đơn vị tính: kg Tháng 01/2006 Đơn vị tiền: 1000đ Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 06 06 08 10 10 15 16 Tồn đầu tháng Nhập kho CF v/chuyển Xuất kho sx Nhập kho CF v/chuyển Xuất kho Xuất kho 3000 8000 4,2 4,28 4,3 4,36 12.600 240 34.400 480 2000 5000 3000 1000 4000 2000 10.000 5000 2000 4 4000 16.600 16.840 Cộng 11.000 47.720 2000 Ngày 08/01 xuất: (4x1000)+(4,28x1000)=8.280 Ngày 15/01 xuất: (4,28x2000)+(4,36x3000)=21.640 Ngày 26/01 xuất: (4,36x3000)=13.080 Như vậy, tổng giá trị vật liệu thép xuất trong tháng 01 là 43.000 3.Tổ chức công tác kế toán vật liệu 3.1.Thủ tục nhập kho 3.1.1.Trường hợp vật liệu nhập từ nguồn mua ngoài Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....)lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: +Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải. Cụ thể các chứng từ nhập vật liệu như sau: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 5 tháng 2 năm 2006 ký hiệu:AA/06 Số 032977 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp Xuân Trường Địa chỉ: Hoàng Mai - Hà Nội Số TK : Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn An Ninh Đơn vị: Công ty cầu I Thăng Long Địa chỉ: Thanh Trì- Hoàng Mai - Hà Nội Số TK:  Hình thức thanh toán: TM MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cát vàng M3 500 35.000 17.500.000 Cộng 17.500.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 875.000 Tổng cộng tiền thanh toán 18.375.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu ba trăm bảy mươI năm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn GTGT Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 6 tháng 2 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thành Đô Địa chỉ: Hoàng Mai - Hà Nội Số TK : Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn An Ninh Đơn vị: Công ty cầu I Thăng Long Địa chỉ: Thanh Trì- Hoàng Mai - Hà Nội Số TK:  Hình thức thanh toán: TM MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vận chuyển cát Chuyến 5 80.000 400.000 Cộng 400.000 Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 40.000 Tổng cộng tiền thanh toán 440.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn mươI nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn và số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho vật tư. Công tyCầu I Thăng Long PHIẾU NHẬP KHO Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Số: Nợ TK: Có TK: Họ tên người giao hàng: Nguyễn An Ninh Nhập tại kho: Công trường 4 STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực nhập 1 Cát vàng M3 500 500 35.800 17.900.000 Cộng 17.900.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ. Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. 3.1.2.Trường hợp vâtj liệu nhập kho do di chuyển nội bộ Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của chủ nhiệm công trình lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập tại công trường, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. 3.2.Thủ tục xuất kho Trong công ty xây dựng Cầu I Thăng Long nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất . Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng ) Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên + Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ. + Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất. Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngưồi xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ. Ví dụ: Ngày 8/2/2006, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Trần Trung xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình cầu Hồ Kiều 2 Mẫu phiếu xuất kho như sau: Công ty Cầu I Thăng Long PHIẾU XUẤT KHO Số 136 (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 16/10/2002 Họ tên người nhận hàng: Trần Trung Địa chỉ: Phòng kỹ thuật Lý do xuất kho: thi công công trình cầu Hồ Kiều 2 Xuất kho tại: Đội cầu 4 STT Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Msố Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Ycầu Txuất 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566 Cộng 20.823.566 4.Kế toán chi tiết vật liệu Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại công ty Cầu I Thăng Long, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu là: - Phiếu nhập kho vật liệu. - Phiếu xuất kho vật liệu. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Trình tự luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song của công ty Cầu I Thăng Long theo sơ đồ sau: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ/ thẻ chi tiết Sổ tổng hợp Kế toán tông hợp Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song của công ty cụ thể như sau: -Tại kho: Mỗi một loại vật tư sẽ được mở một thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Thẻ kho do thủ kho ghi dựa trên chứng từ nhập xuất kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻkho. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng nhập xuất để tính ra số tồn kho trên từng thẻ. Mẫu thẻ kho như sau: Công ty Cầu I Thăng Long Mẫu số 06: VT THẺ KHO Ngày lập 28/2/2006 Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: kg Mã số 1522902 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KTT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 01/02 1 140 09/02 Đ/c Đức nhập vật tư 09/02 30.000 30.000 2 142 10/02 Đ/c Đức nhập vật tư 10/02 20.000 50.000 3 137 13/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu Cấm 13/02 40.000 10.000 4 154 16/02 Đ/c Đức nhập vật tư 16/02 30.000 40.000 5 241 17/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu BáI Thượng 17/02 20.000 20.000 6 242 17/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu BáI Thượng 17/02 6.000 14.000 ………………….. Cộng 80.000 76.000 4.000 Tồn kho ngày 30/02 Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó viết phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc. -Tại phòng kế toán: Sau khi nhân được các phiếu nhập kho, xuất kho và kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật tư theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Mỗi loại vật tư đựơc mở một thẻ/ sổ chi tiết tương úng với thẻ kho. Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật, đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư. Công ty Cầu I Thăng Long Sổ chi tiết vật liệu TàI khoản: 152 Tên, qui cách vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Chứng từ Diễn giải TK đ.ư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn kho ngày 01/02 140 09/02 Đ/c Đức nhập vật tư 331 50 30.000 1.500.000 30.000 1.500.000 142 10/02 Đ/c Đức nhập vật tư 331 50 20.000 1.000.000 50.000 2.500.000 137 13/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu Cấm 621 40.000 2.000.000 10.000 500.000 154 16/02 Đ/c Đức nhập vật tư 331 50 30.000 1.500.000 40.000 2.000.000 241 17/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu BáI Thượng 20.000 1000.000 20.000 1.000.000 242 17/02 Xuất Vtư phục vụ thi công Cầu BáI Thượng 6.000 300.000 14.000 700.000 ………………….. Cộng 80.000 4.000.000 76.000 3.800.000 4.000 200.000 Tồn kho ngày 30/02 4.000 200.000 Công ty cầu I Thăng Long Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Xi măng HT kg 80.000 4.000.000 76.000 3.800.000 4.000 200.000 II. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CẦU I THĂNG LONG 1.Tài khoản kế toán sử dụng Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau: +TK 152: Nguyên vật liệu: Phản ánh giá trị tồn kho và tình hình nhập xuất vật liệu qua kho trong kỳ. Kêt cấu như sau: -Bên Nợ: -Giá trị vật liệu nhập kho trong kỳ -Giá trị vật liệu thừa khi kiểm kê -Bên Có: -Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ -Giá trị vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê -Giá trị vật liệu đã mua trả lại người bán -Số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng khi mua hàng. +TK 151: Hàng mua đang đI đường: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vật liệu mà công ty đã mua nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa nhận dược. Kết ccấu như sau: -Bên Nợ: -Giá trị vật liệu đã mau nhưng cuối kỳ chưa nhận được -Bên Có: -Giá trị vật liệu đan g đI đường kỳ trước đã nhập kho hoặc chuyển thẳng cho sử dụng trong kỳ này. +TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ +TK 331: PhảI trả ngừời bán: Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán, người nhận thầuvề các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết. +TK 621:Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp +TK 141: Tạm ứng: dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng. 2.Kê toán tổng hợp nhập vật liệu Khi có nhu cầu vật tư, đội trưởng đội thi công sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua vật tư. Để có kinh phí mua vật tư, nhân viên cung ứng phải viết giấy đề ghị tạm ứng lên ban lãnh đạo Công ty xét duyệt cấp vốn nằm trong giá trị phần giao khoán cho đội công trình. Sau khi hoàn thành các thủ tục xem xét xác nhận của cán bộ kỹ thuật, kế toán trưởng và giám đốc, thủ quĩ viết phiếu chi cho tạm ứng tiền. Nợ TK 141 Có TK 111 Công ty Cầu I Thăng Long GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 02/02/2006 Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty Cầu I Thăng Long Tên tôI là: Nguyễn An Ninh Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 20.000.000đ Viết bằng chữ: Hai mươI triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Mua vật liệu cát vàng Thời hạn thành toán: 7 ngày Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Cầu I Thăng Long PHIẾU CHI Ngày02/02/2006 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn An Ninh Địa chỉ: Lý do chi: Mua cát vàng Số tiền: 20.000.000đ (Viết bằng chữ: Hai mươI triệu đồng chẵn) Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhân tiền Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra: +Mua vật tư về nhập kho + Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xuất. *Trường hợp mua về nhập kho Công ty Cầu I Thăng Long là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt thép.......Vật liệu nhập kho của công ty thường là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...... - Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán định khoản: Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng) -Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán) *Trường hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, kê toán định khoản: Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331 – nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền định khoản tương tự như trường hợp trên. Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 331,141 Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau: + Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền + Báo cáo thanh toán tạm ứng + Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai cước phí vận chuyển .... Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 141 Cũng có trường hợp vật liệu mua về được trả bằng tiền vay nhắn hạn thì được định khoản như sau: Nợ TK 331 Có TK 311 Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật tư để thi công công trình hạng mục công trình được kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi..........Sau đó lập chứng từ ghi sổ rồi vào sổ cáI tàI khoản liên quan. + Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141 Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331 + Sổ chi tiết TK 331 Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan. 3.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng các tàI khoản TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác như TK133, TK642..... để phản ánh. Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, lô vật liệu nào nhập kho trước thì sẽ được xuất sử dụng trước, giá trị vật liệu xuất kho đươcj xác định trên cơ sở số lượng vật liệu xuất và giá đơn vị của lần nhập kho tương ứng. *Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty. Vật liệu xuất kho của công ty thường được sử dụng cho mục đích sau: + Phục vụ cho thi công trình thường là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho. + Phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này thường là vật liệu trong kho. + Phục vụ cho mục đích khác như : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội. *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật tư, bảng quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán lập chứng tử ghi sổ, vào sổ cáI tàI khoản 621, TK 152 theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc : Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331(nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình) *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627(2) Có TK 152 *Trường hợp vật liệu xuất kho bán, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Công ty Cầu I Thăng Long Chứng từ ghi sổ Ngày 30/01/2006 Số 232 Công trình Hà Kiều CT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có ………………. ……. ….. …….. PN25 03/01 Đ/c Đức nhập vật tư 152 133 331 27.500.000 PN56 08/01 Mua vật liệu 152 133 111 47.250.000 PN123 09/01 Nhập vật liệu 152 133 331 9.900.000 PX34 10/01 Xuất vật tư cho sx 621 152 25.000.000 PX37 15/01 Xuất vật tư cho sx 621 152 45.000.000 …….. …… ………………….. ……… …….. …….. Kèm theo ……..bộ chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty Cầu I Thăng Long Chứng từ ghi sổ Ngày 28/02/2006 Số 233 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Công ty Cầu I Thăng Long Chứng từ ghi sổ Ngày 30/03/2006 Số 234 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Công ty Cầu I Thăng Long Sổ cái Năm 2006 TK 152. Ng.liệu, vật liệu CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền nợ Số tiền có SH NT Dư đầu kỳ 232 30/01 Đồng chí Đức nhập vật tư 331 27.500.000 232 30/01 Đồng chí Hùng nhập vật tư 111 47.250.000 232 30/01 Nhập xăng dầu 111 2.000.000 232 30/01 Đồng chí hùng nhập vật tư 331 16.200.000 232 30/01 Xuất vật tư sản xuất 621 33.900.000 232 30/01 Xuất vật tư sản xuất 621 44.000.000 233 28/02 Đồng chí Hùng nhập vật tư 111 25.200.000 233 28/02 Đồng chí Đức nhập vật tư 331 12.800.000 233 28/02 Đồng chí Hùng nhập vật tư 331 24.500.000 233 28/02 Xuất Vtư thi công công trình 621 16.800.000 233 28/02 Xuất VTTC CT 621 5.040.000 233 28/02 Nhập vật tư vào kho công ty 331 22.000.000 233 28/02 Xuất Vtư thi công 621 8.400.000 233 28/02 Đồng chí Hùng nhập vật tư 112 8.800.000 233 28/02 Đồng chí Hùng nhập kho Cty 111 12.500.000 234 30/03 Xuất VT TC CT 621 6.600.000 234 30/03 Xuất xăng đầu 621 2.000.000 234 30/03 Đồng chí Hùng nhập vật tư 311 8.800.000 234 30/03 Xuất vật tư thi công 621 12.050.000 234 30/03 Nhập vật tư vào kho công ty 111 195.000 234 30/03 Xuất vật tư thi công 621 195.000 234 30/03 Xuất vật tư làm nhà tạm 621 3.500.000 234 30/03 Xuất VT thi công công trình 621 11.440.000 ... ... ... ... Cộng phát sinh 356.917.000 245.586.000 Số dư cuối kỳ Người lập Kế toán trưởng PHẦN II: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CẦU I THĂNG LONG. I.NHẬN XÉT CHUNG Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển Công ty Cầu I Thăng Long đã tham gia thi công nhiều công trình lớn nhỏ trong cả nước bao gồm xây dựng các công trình giao thông, công trình dân dụng, công trình công nghiệp… Trong đó có nhiều công trình có chất lượng cao và được cả nước biết đến như cầu Tràng Tiền ở Huế, cầu Đồng Tiến ở Hoà Bình, cầu Sông Bạc ở Hà Giang, cầu Đông Hà ở Quảng Trị… Bên cạnh đó công ty còn có những bước tiến rõ rệt về các mặt như: Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước, không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn (ví dụ như các loại máy thi công, máy móc văn phòng), hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu qủa theo từng giai đoạn, đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để có được kết quả như vậy chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp của cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – một cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện các hoạt động sản xuất của mình ngày càng có hiệu qủa hơn. Bằng mọi biện pháp tích cực nhằm khắc phục những khó khăn, phát huy những lợi thế, lãnh đạo Công ty và đặc biệt là phòng kế toán đã cố gắng năng động đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất vào giá thành phù hợp với giá cả thực tế, quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh, hạn chế chi phí bất hợp lý, từ đó tham mưu cho lãnh đạo Công ty đề ra các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm….Điều này có thể thực hiện được cũng nhờ một phần là do công ty tăng cường công tác quản lý vật liệuvà hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Tuy nhiên trong quá trình đi lên do sự thay đổi liên tục của chế độ kế toán nên công tác kế toán của Công ty không tránh khỏi những tồn tại nhất định. Trong thời gian thực tập ngắn để tìm hiểu và tiếp cận với công tác quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán vật liệu nói riêng, cùng với sự giúp đỡ tận tình của Ban giám đốc, của các phòng và đặc biệt là phòng kế toán đã tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế. Trong thời gian tìm hiểu bằng những hiểu biết và nhận thức của bản thân, em mạnh dạn nêu lên một số nhận xét và ý kiến của mình về công tác hạch toán vật liệu của công ty. 1.Ưu điểm - Công tác hạch toán ban đầu ở công ty đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao. - Công ty đã tiến hành cung cấp vật tư cho các công trình theo tiến độ thi công và theo dự toán, tránh lãng phí và mất mát vật tư ở kho công trình. - Vật liệu mua về được chuyển bằng xe của Công ty tại các công trình, giá mua thấp hơn chi phí vật tư mà Công ty mua về rồi chuyển đến công trình. Theo cách này Công ty có thể giảm chi phí vật tư phục vụ cho thi công và đặc biệt hợp lý khi các công trình ở xa Công ty. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được công ty quan tâm công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi tương đối tốt đảm bảo vật tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Hệ thống sổ kế toán, tài khoản công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vaò cuối tháng như vậy trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. 2.Nhược điểm Bên cạnh những thành tích đạt được trong công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cũng còn những tồn tại cần khắc phục, cụ thể là: - Do hầu hết các loại nguyên vật liệu được tập kết tại kho mà kho lại cách khá xa công trường thi công từ đó làm tăng chi phí vận chuyển nguyên vật liệu từ kho tới công trường. Ngoài ra, việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu vẫn còn thủ công, công việc ghi chép của thủ kho với kế toán bị trùng lắp nhiều. - Công tác kế toán của Công ty hiện nay mang tính chất thủ công, chưa vận dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán. - - - II.MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CẦU I THĂNG LONG - Việc quản lý vật tư hiện nay ở công ty là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thẳng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá... để thuận tiện cho việc xuất dụng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm. Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau. Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - Ý kiến về việc kiểm nghiệm vật liệu Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiêm và biên bản kiểm nghiệp vật tư. Mặc dù trong quá trình thu mau vật t, lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như lấy mẫu về thử nghiệm trước nếu đạt tieu chuẩn thì mới tiến hành thu mua đông thời ký kết giao ước nghiêm ngặt với nhà cung cấp. Nhưng có lúc cũng không thể tránh khỏi sai sót: có một ssó hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó mà bên nhà cung cấp cũng không biết. Công ty sau khi xuất kho vật tư mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi hàng làm ngừng việc sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. Vì vậy, việc lập một ban kiểm nghiệm là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệp thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệp vật tư để đảm bảo vật tư xuất dùn đúng phẩm chất qui cách. Mộu biên bản kiểm nghiêm vật tư có thể như sau: Công ty Cầu I Thăng Long BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày……tháng…..năm…… Số……. -Căn cứ quyết định số……ngày…../……/……của ban giám đốc công ty -Ban kiểm nghiệm gồm có: Ông, bà:…………………………..Trưởng ban Ông, bà:…………………………...Uỷ viên Ông, bà:…………………………...Uỷ viên -Đã tiến hành kiểm nghiêm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, qui cáchvật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng qui cách, phẩm chất SL sai qui cách phẩm chất Y kiến của ban kiểm nghiêm:…………………………………………… …………………………………………………………………………… Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Ý kiến về lập bảng phân bổ vật liệu Hiện nay, bảng phân bổ của côngty chưa phản ánh từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tàI khoản 152. Như vậy sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý vật liệu. Vì vậy, công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu chi tiết theo từng loại vật liệu theo mẫu sau: Công ty Cầu I Thăng Long Bảng phân bổ nguyên vật liệu STT Khoản mục TK 1521 TK 1522 TK 1523 ….. Cộng Có TK 152 1 2 3 4 5 6 7 TK 621 TK 627 TK 154 TK641 TK 642 TK241 …… Cộng - Y kiến về áp dung phần mềm kế toán: Để giảm bớt khối lượng công việc kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu công ty nên xem xét và lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp với đơn vị Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo qui trình của kế toán rồi in các sổ kế toán chi tiết và báo cáo kế toán. Tình hình thực tế hiện nay cho thấy các doanh nghiệp nước ta đang có xu hướng áp dụng mạnh mẽ phần mềm kế toán trong tổ chức công tác kế toán bởi vì so với kế toán thủ công thì kế toán trên máy vi tính thể hiện những ưu việt nổi trội: - Giảm được lao động đơn điệu kế toán chi tiết, tính toán tổng hợp số liệu để lập sổ chi tiết và báo cáo kế toán. - Cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác. - Có thể loại bỏ được khá nhiều sổ sách kế toán trung gian so với khi làm thủ công. - Thuận tiện cho việc kiểm tra phát hiện sai sót. -Bảo quản và lưu trữ số liệu kế toán được lâu dài, an toàn và gọn nhẹ. -Có thể tinh giảm biên chế trong bộ máy kế toán của đơn vị, đồng thời tăng cường vai trò kiểm tra, phân tích số liệu của nhân viên kế toán. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán được chào hàng kèm theo nhiều dịch vụ hậu mãi rất đầy đủ, trong đó có một số phần mềm được ưa chuộng như: EFFECT, AC- SOFT, MISA, STANDARD, FAST ACCOUTING... Công ty nên chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm tình hình kinh doanh của Công ty mình. KẾT LUẬN Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu của công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trường kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hư hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Qua quá trình học tập trên ghế nhà trường và thời gian thực tập tại Công ty Cầu I Thăng Long thuộc Tổng Công ty xây dựng Thăng Long, em nhận thấy sự cần thiết của học tập nghiên cứu lý luận đi đôi với tìm hiểu thực tế. Đó chính là thời gian tạo điều kiện cho sinh viên hiểu đúng hơn, sâu sắc hơn kiến thức đã học tại nhà trường. Chính vì vậy trong quá trình học tập nghiên cứu em cố gắng đi sâu học hỏi, tìm tòi và nghiên cứu lý luận cũng như thực tế. Được sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của Thầy Trần Đức Vinh và tập thể cán bộ nhân viên trong Công ty và đặc biệt là phòng kế toán, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Công ty Cầu I Thăng Long”. Tuy vậy, do trình độ kiến thức và kinh nghiệm thực tế của bản thân còn nhiều hạn chế nên trong chuyên đề này của em không tránh khỏi những sai sót, hạn chế nhất định. Em mong có sự đóng góp, giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô giáo để hoàn thiện kiến thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC