Chuyên đề Hoàn thiện hạch tóan với người mua và người bán tại công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú

hức hoạt động cuả công ty và xét thấy cần thiết thì giám đốc của công ty có quyền thành lập thêm hoặc cắt giảm đi một số phòng ban không phù hợp. 1.1.6.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Đại hội cổ đông (HĐCĐ): là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của Công ty. ĐHCĐ có nhiệm vụ thảo luận và thông qua điều lệ của công ty, bầu thành viên HĐQT và thành viên Ban Kiểm Soát, quyết định bộ máy tổ chức và quản lý của công ty, thông qua phương án sản xuất, kinh doanh của công ty. Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan quản trị cao nhất của công ty, do đhcđ bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm. Nhiệm vụ của hđqt là quyết định chiến lược phát triển, quyết định cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý của Công ty và một số vấn đề liên quan đến mục đích và quyền hạn của Công ty. Tổng giám đốc (TGĐ): là người điều hành cao nhất mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của công ty và phải chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty. Văn phòng công ty : Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý nhân sự trong công ty, giải quyết các chế độ về chính sách, tiền lương, bảo hiểm và các chế độ khác cho nhân viên trong công ty. Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý về tiền, vốn và tài sản của công ty, tổ chức hạch toán các hoạt động kinh doanh đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Phòng kinh doanh XNK: Trực tiếp thực hiện việc mua bán hàng hoá trong và ngoài nước. Phòng dự án thị trường: Chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược và lên kế hoạch mua và cung ứng hàng hoá. Tổng kho: Tiếp nhận, bảo quản, bốc xếp, nhập, xuất kho hàng hoá theo yêu cầu. Hệ thống các trung tâm kinh doanh: là các cửa hàng trực thuộc công ty, chủ yếu thực hiện các giao dịch bán buôn và bán lẻ. Xưởng sản xuất phụ: có nhiệm vụ sản xuất một số hàng hoá để đáp ứng yêu cầu kinh doanh phụ của công ty. 1.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng lao động của công ty 1.1.7.1 Tình hình phân bổ lao động của công ty các chỉ tiêu phản ánh lao động của công tytrong 2 năm qua STT Chỉ tiêu 2004 2005 Tổng số công nhân 310 312 Người lao động trực tiếp(người) 217 220 Người lao động gián tiếp(người ) 93 92 Thu nhập bình quân(triệu đồng) 1,602 1,915 1.1.7.2 Các chính sách của công ty đối với người lao động: Với quan điểm “Con người là nhân tố quyết định, cán bộ là khâu then chốt”, trong những năm qua công ty đã rất chú trọng đến công tác sử dụng và quản lý lao động. Thường xuyên xây dựng sự nhận thức trong cán bộ công nhân viên, làm cho mọi người thực sự đổi mới tư duy cho phù hợp với sự chuyển đổi sang cơ chế mới. Nhờ sự thống nhất về quan điểm nhận thức, công ty đã xây dựng được khối đoàn kết cao trong nội bộ, tạo được sức mạnh tổng hợp để vượt qua những khó khăn. Từng bước tiến hành xây dựng định mức lao động một cách hợp lý để phấn đấu nâng cao năng suất và hiệu quả lao động. Rà soát, sắp xếp, xây dựng định biên lao động của các bộ phận theo nguyên tắc xuất phát từ yêu cầu công việc thực tế để bố trí lao động. Các chính sách về tiền lương và Bảo hiểm: Công ty trả lương cho người lao động theo các quy định của Nhà nước ban hành, đồng thời công ty cũng có những chính sách hợp lý về các quy đinh thưởng, phạt để khuyến khích người lao động. Công ty cũng thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước về Bảo hiểm xã hội đối với người lao động Các chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên: Đối với những cán bộ công nhân có trình độ Đại học, công ty cử đi học những lớp đào tạo ngắn hạn để nâng cao chuyên môn Đối với những cán bộ công nhân chưa có trình độ Đại học mà công việc yêu cầu thì có thể tham gia các lớp đại học tại chức. Những người được công ty cử đi học sẽ được cấp một phần kinh phí học và được sắp xếp thời gian, công việc một cách hợp lý để đi học. Công ty luôn tạo bầu không khí thoải mái giữa các thành viên trong công ty, tạo ra các sân chơi cho CBCNV thư giãn sau giờ làm việc Hàng năm công ty tổ chức các cuộc tham quan, du lịch; tổ chức thăm hỏi, tặng quà cho gia đình CBCNV nhân dịp Lễ, Tết hoặc khi họ hay gia đình họ có người đau yếu. Trong dịp tết nguyên đán vừa qua chỉ là một sinh viên thực tập chưa giúp được nhiều cho công ty. Nhưng do sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đến từng nhân viên của mình trong dó có cả em chỉ là một sinh viên thực tập nhưng em vẫn được công ty trả thù lao phù hợp với năng lực của mình Qua một thời gian tim hiểu về chính sách lao động của công ty em còn được biết hàng năm cứ sau thời gian nghỉ tết âm lịch công ty lại tổ chức vui chơi cho các nhân viên trong công ty Trong dịp tết trung thu công ty còn có qua cho các cháu nhỏ thuộc con em của các nhân viên trong công ty Qua bảng số liệu trên cho thấy thu nhập bình quân đầu người đã tăng như vậy cuộc sống của nhân viên trong công ty cũng đã được nâng lên Đối với các công ty ở nhật họ luôn coi tài sản quý giá nhất của họ chính là con người chính vì vậy họ đã rât thành công trong con đường kinh doanh của mình. Hiện nay một số công ty ở nước ta cũng đã nhận thức được điều này nên họ luôn quan tâm đến đời sống của những người lao động trong công ty của mình. Điều này cũng đã được Hội Đồng Quản Trị trong công ty cổ phần An Phú chú trọng đến. Trong năm 2005 vừa qua công ty có cử một số nhân viên của mình thuộc phong kinh doanh sang Trung Quốc để học hỏi và tìm hiểu thị trường ở bên đó 1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty cổ phần phát triển an phú 12.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú Hiên nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Kế toán trưởng là người điều hàng mọi công việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về điều hành công tác kế toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn sản xuất kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán của công ty, hạch toán kiểm soát kết quả kinh doanh của công ty. Ngoài, có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản. Phòng kế toán của công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâuthu nhận, ghi sổ đên khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Dưới quyền kế toán trưởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Họ có trách nhiệm quan lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành mà họ đảm nhiệm cụ thể như sau Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần phát triển an phú Kế toán trưởng Các tổ kế toán ở các cửa hàng và trung tâm Kế toán nội bộ Kế toán tiền mặt và tiền gửi Kế toán chi phí Kế toán công nợ Kế toán mua hàng Kế toán kho Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp Phó kế toán trưởng *Nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán : - Kế toán trưởng: Phụ trách chung về công tác kế toán, tài chính. - Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo quyết toán cuối kỳ. - Kế toán mua hàng: Theo dõi chi tiết công nợ mua hàng và vào nhật ký tài khoản 331. - Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi tài khoản 156, tổng hợp tất cả các mặt hàng tồn trong kho, ở các cửa hàng, các trung tâm. - Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu khách hàng. - Kế toán chi phí: Theo dõi và tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá. - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: trực tuếp thu và chi tiền mặt tại quỹ, đồng thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng Kế toán nội bộ: theo dõi các khoản thu chi nội bộ tại doanh nghiệp. 1.2.2 Tổ chức hạch toán kế toán chung 12.2.1 Chính sách kế toán chung Niên độ kế toán : Từ 1/1/N đến 31/12/N Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép : VNĐ Kỳ hạch toán : do quá trình sản xuất kinh doanh của công ty với khối lượng lớn đòi hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả nên kỳ hạch toán xác định là tháng. Kỳ lập báo cáo : Các báo cáo tổng hợp và lập vào cuối mỗi quý . Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp FIFO Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao theo thời gian Hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ sử dụng gồm + Chứng từ ghi sổ + Sổ cái các tài khoản + Sổ kế toán chi tiết: Để phù hợp với hoạt động tại công ty kế toán chi tiết tiến hành mở một sổ kế toán chi tiết sau Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng .... 1.2.2.2 Tổ chức vận dụng chứng từ và tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản sử dụng: Do đặc điểm quy trình công nghệ với sản xuất kinh doanh của công ty cho nên công ty áp dụng chế độ kế toán 171. Nhìn chung công ty áp dụng tài khoản câp 1,2 do nhà nước ban hành. Tuy nhiên do loại hình kinh doanh và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh có sự phân chia từ công ty đến phân xưởng nên tài khoản sử dụng cũng được chi tiết cho từng phân xưởng và từng khách hàng Hay các tài khoản thanh toán cũng được chi tiết theo từng đối tượng thanh toán Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng các loại chứng từ theo chế độ Nhà nước ban hành. Đối với từng phần hành Công ty tổ chức chứng từ phù hợp, chặt chẽ cho từng phần hành. Nếu khách hàng hay nhà cung cấp thanh toán thì chứng từ hóa đơn GTG, phiếu thu, phiếu chi được lập, biên lai thu tiền, bảng kiểm quỹ. Còn giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng được dùng khi tạm ứng thanh toán cho cán bộ công nhân viên trong công ty. 1.2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Hệ thống sổ kế toán Do áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi sổ mà trọng tâm là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó là sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Các loại sổ sử dụng bao gồm: + Chứng từ ghi sổ : là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản + Sổ cái : là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản mở một sổ cái với tổng số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan. Sổ cái chỉ mở một lần vào ngày cuối tháng sau khi đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trình tư ghi sổ như sau: Chứng từ thanh toán với khách hàng Sổ chi tiết TK131,331 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK131,331 Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Quy trình ghi sổ thanh toán với khách hàng theo hình thức chứng từ ghi sổ Trong đó: ghi hàng ngày ghi định kỳ đối chiếu 1.3 Thực trạng thanh toán với người bán tại công ty cổ phần an phú 13.1. Các phương thức thanh toán chủ yếu tại Công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú. Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên trong qua trình kinh doanh luôn phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và công ty. Với nhiều mối quan hệ mua bán có cả nhà cung cấp thường xuyên như Công ty dệt 8/3, Công ty cổ phần nhuộm Hà Nội, Công ty TNHH Việt Trường, Công ty Phương Nam ... Tuy thuộc vào nhóm nhà cung cấp cũng như các loại hàng hóa, dịch vụ mua vào mà công ty có phương thức thanh toán khác nhau như trả chậm hoặc trả trước, trả ngay với hình thức thanh toán khác nhau bao gồm : Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ .... Thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ( phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty trong đó nhà cung cấp lại là khách hàng ) ngoài ra, công ty thanh toán theo hình thức thư tín dụng khi công ty nhập khẩu nguyên vật liệu tuy nhiên hình thức này chi phí cao. 1.3.2. Chứng từ kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ .... giữa công ty với các nhà cung cấp. Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi công ty mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa công ty với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở người bán, khi công ty mua chịu hàng hóa, dịch vụ thì sẽ phát sinh nợ phải trả, phải thu với người bán đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng bao gồm: Các chứng từ mua hàng gồm: + Hóa đơn GTGT là hóa đơn do nhà cung cấp giao cho công ty là căn cứ thanh toán tiền hàng cho nha cung cấp ( biểu mẫu số 2.3) + Phiếu nhập kho do phòng cung ứng vật tư lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi theo thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ( biểu mẫu số 2.4) + Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hóa. Các chứng từ thanh toán như : + Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: liên1 lưu, liên2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.( biểu mẫu 2.5) + ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê báo nợ khi công ty thanh toán qua ngân hàng. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Viết phiếu nhập kho Hóa đơn GTGT Nhập kho P Vật tư P Tài vụ KCS Thủ kho ký Thanh toán Sau đây em xin trình bày một số chứng từ mẫu trong nghiệp vụ mua hàng Biểu mẫu2.3 Hóa đơn gtgt Mẫu số 01GTKT-3ll Liên 2 : Giao cho khách hàng CH/2005B Ngaỳ 29/12/2005 0063426 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt Trường....................................... Địa chỉ : Cụm CN Vĩnh Niệm – Lê Chân – HP....................................... Số Tài khoản :........................................................................................... Điện thoại : MST : 0200421340 Đơn vị mua hàng : Công Ty Cổ Phần Phát Triển An Phú Địa chỉ : Số 6/53- Linh Lang – Cống Vị – Ban Đình – Hà Nội Số tài khoản.................................................................................................... Hình thức thanh toán : CK/TM........MS: 0101478025................................... STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 Hàng thủy sản các loại 27.867.000 đ Cộng tiền hàng : 27.867.000 đ Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT: 1.393.350 đ Tổng tiền thanh toán : 29.260.350 đ Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi chín triệu hai trăm sáu mươi ngàn ba trăm năm mươi đồng chẵn........................................................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu mẫu 2.4 Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hóa đơn gtgt Mẫu số 01GTKT-3ll Liên 3 : Nội bộ DL/ 2005B Ngaỳ 29/12/2005 0089914 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú ................................... Địa chỉ : Số 6/53- Phố Linh Lang – P Cống Vị – Ba Đình – Hà Nội ................... Số Tài khoản :........................................................................................... Điện thoại : MST : 0200421340 Đơn vị mua hàng : Khách sạn Phương Nam Địa chỉ : Số 1 Chùa Bộc Số tài khoản.................................................................................................... Hình thức thanh toán : TM.................MS :0100105398 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 Hàng thủy sản các loại ( có bảng chi tiết kèm theo) Cộng tiền hàng: 20.926.000 đ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.046.300 đ Tổng số tiền thanh toán : 21.972.300 đ Số tiền viết bằng chữ: Hai mốt triệu, chín trăm bảy hai nghìn, ba trăm đồng chẵn Người mau hàng (Ký, ghi rõ họ tên ) Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Thủ Trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) Biểu mẫu 2.5 Phiếu chi Số :1380 Mẫu số 02- tt(qđ/cđkt ngày1 tháng11 năm 1995của bộ tài chính) Ngày31 tháng 12 năm 2005 Nợ :331 Có : 111 Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Anh Tuyết Địa chỉ : Công Ty TNHH Việt Trường Lý do chi : Thanh toán theo phiếu nhập kho số 23/5 Số tiền: 21.972.3500đ ( Viết bằng chữ : Hai mươi mốt triệu, chín trăm bảy hai nghìn, ba trăm năm mươi đồng ). Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng ( Ký tên ) Kế toán trưởng (Ký tên ) Người lập ( Ký tên ) Thủ quỹ ( Ký tên ) Người nhận tiền ( Ký tên ) 1.3.3 Tài khoản sử dụng . Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là TK331 “ Phải trả người bán” do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên đối tượng người bán hết sức đa dạng. Vì vậy, kế toán thanh toán mở chi tiết cho từng nhà cung cấp. Ví dụ : TK 331- Công ty Việt Trường TK 331- Công ty Nhuộm Hà Nội. TK 331- Công Ty Đại Phước TK 331 – Khách sạn Phương Nam 2.3.4 Sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo dõi thanh toán với nhà cung cấp Sổ chi tiết : Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán mà không sử dụng một số bảng đối chiếu công nợ. Sổ tổng hợp công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ , sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , sổ cái tài khoản331. Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng quý phản ánh phát sinh nợ, có , số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết. 1.3.5 Hạch toán chi tiết thanh toán với người ban. Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK33. Mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ mở chung cho một trang sổ. Đến cuối tháng dựa vào sổ chi tiết kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. Ví dụ : +Ngày 02/03/2006 nhập hàng hải sản từ công ty Việt Trường tổng giá trị là 21,308,540 đ Nợ 1561 : 19,371,400 Nợ 133 : 1,937,140 Có 331 : 21,308,540 +Ngày 04/03/2006 nhập hàng hải sản từ công ty Việt Trường tổng giá thanh toán là: 12,734,400 đ Nợ 1561 : 12,128,000 Nợ 133 : 606,400 Có 331 : 12,734,400 +Ngày 06/03/2006 nhập hải sản từ công ty Việt Trường tổng giá thanh toán là: 3,293,400 đ Nợ 1561 : 2,994,000 Nợ 133 : 299,400 Có 331 : 3,293,400 +Ngày 10/03/2006 nhập hải sản từ công ty Việt Trường tổng giá thanh toán là:20,794,200 đ Nợ 1561 19,804,000 Nợ 133 : 990,200 Có 331 : 3,293,400 Như vậy căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán cho công ty TNHH Việt Trường. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải trả người bán cuối tháng lập bảng chi tiết phải trả người bán cho tất cả các đối tượng như sau Biểu mẫu 2.6 : Sổ chi tiết phải trả cho người bán Công ty TNHH Việt Trường Tháng 03năm2006 NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Nt đã t/toán SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 19,371,400 48,584,013 Pn01/3 02/03 Nhập hàng hải sản cty VT 1561 1,937,140 Pn01/3 02/03 Nhập hàng hải sản cty VT 133 12,128,000 Pn02/3 04/03 Nhập hàng hải sản cty VT 1561 606,400 Pn02/3 04/03 Nhập hàng hải sản cty VT 133 2,994,000 Pn03/3 06/03 Nhập hàng hải sản cty VT 1561 19,804,000 Pn03/3 06/03 Nhập hàng hải sản cty VT 133 990,200 Pn04/3 10/03 Nhập hàng hải sản cty VT 1561 16,004,250 Pn04/3 14/03 Nhập hàng hải sản cty VT 133 800,213 Pn05/3 14/03 Nhập hàng hải sản cty VT 1561 10,000,000 Pn05/3 20/03 Nhập hàng hải sản cty VT 133 35,000,000 Pc31 20/03 Thanh toán tiền cho VT 111 35,570,100 Pc32 24/03 Thanh toán tiền cho VT 111 1,78,505 Pn06/3 24/03 Nhập hàng hải sản cty VT 1651 40,000,000 Pn06/3 27/03 Nhập hàng hải sản cty VT 1561 Pc60 27/03 Thanh toán tiền cho VT 111 Cộng phát sinh 85,000,000 112,283,608 Dư 31/03/06 75,867,621 Biểu mẫu :2.7 Công ty Cổ phần Phát Triển An Phú bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán Đ/C: 6/53 Linh Lang- Ba Đình- Hà Nội tháng 03 năm 2006 Stt Tên khách hàng Dư Đầu tháng Phát Sinh Trong Tháng Dư Cuối Tháng GHi Chú Nợ Có Nợ Có Nợ Có 2 Siêu thị RoSa 240,000 0 240,000 3 Siêu thị ViNaCoNex 15,00,000 1,500,000 4 Siêu thị Mỹ Đình II 587,500 425,000 260,000 422,500 5 Chị Xiêm Việt Trì 8,500,000 8,001,000 3,730,000 4,229,000 6 Chị Nga 187 Đội Cấn 0 0 7 Nhà hàng Huyền Hương 1,874,000 2,737,000 2,922,000 2,059,000 8 Chị Thủy 406 0 295,000 295,000 0 9 Chị Mai Trung Tự 280,500 280,500 256,500 256,500 10 Nhà Hàng Tuyết Thanh 640,000 1,540,000 900,000 0 11 Khách Sạn Phương Nam 2,314,000 24,004,000 24,000,000 2,310,000 12 Chị Yên 11 Phùng Hưng 3,180,000 3,180,000 13 Chị Hương Nghĩa Tân 6,000,000 1,572,500 7,572,500 14 Cô Hương Cổ Nhuế 1,358,000 1,358,000 15 Chị Thúy 2/6 Đội Nhân 1,892,500 387,500 460,500 1,965,500 16 Cô Hương Nông Lâm 17,000 17,000 0 17 Anh Thành Đại Lý B/ N 200,000 200,000 0 18 Chú Quyền 440,000 790,000 350,000 0 19 Cô Phượng 294 Đội Cấn 0 1,100,000 1,100,000 0 20 Tổng 29,023,500 39,777,000 35,846,500 25,093,000 1.3.6 Hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán. Như vậy căn cứ vào chứng từ gốc và sổ theo dõi chi tiết phải trả người bán và số liệu tổng hợp. Ngoài ra căn cứ bảng kê có liên quan kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cho các đối tượng ghi trên một dòng cuối tháng thực hiện khóa sổ và tính ra tổng số phát sinh trên của tài khoản 331 đối ứng với nợ tài khoản có liên quan để ghi vào sổ cái tài khoản 331. Khi tiến hành ghi sổ cái theo quý kế toán tổng hợp số phát sinh Nợ và số phát sinh Có trong 3 tháng ví dụ kế toán tổng hợp số liệu thang1, tháng 2, tháng 3 từ sổ đăng ký chưng từ. Biểu mẫu:2.8 chứng từ ghi sổ Sổ :22 ngày 31 tháng 03 năm 2006 Stt Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển giá vốn hàng hạt nhựa 632 331 362,533,600 2 Kết chuyển giá vốn hàng hạt nhựa 632 331 690,575,360 3 Kết chuyển giá vốn hàng hạt nhựa 632 331 65,032,695 4 Kết chuyển giá vốn hàng hạt nhựa 632 331 6,352,400 5 Kết chuyển giá vốn hàng hạt nhựa 632 331 281,808,345 6 Mua hàng thủy sản 1561 331 11,116,400 7 Mua hàng thủy sản 133 331 1,111,640 8 Mua hàng thủy sản 1561 331 18,817,800 9 Mua hàng thủy sản 133 331 940,890 10 Mua chăn ga gối đệm 1561 331 14,480,000 11 Mua chăn ga gối đệm 133 331 1,448,000 12 Nhập hàng hoa địa lan (giá tạm tính ) 1561 331 40,000,000 13 Mua hàng thủy sản 1561 331 4,403,000 14 Mua hàng thủy sản 133 331 440,300 15 Mua hàng thủy sản 1561 331 27,867,000 16 Mua hàng thủy sản 133 331 1,393,350 17 Mua hàng thủy sản 1561 331 165,000 Cộng x x 1,528,485,780 Biểu mấu:2.9 chứng từ ghi sổ số:23 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 stt trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Trả tiền hạt nhựa cho nhà cung cấp 331 112 362,533,600 2 VayNH NHIndovia để TTtiền hàng 331 311 450,000,000 3 Thanh toán tiền nhập khâu hạt nhựa 331 112 240,575,382 4 Thanh toán tiền NK nhựa cho nhà CC 331 112 353,193,440 5 Bù trừ các khoản chi hộ Cty VTrờng 331 138 1,686,000 6 Chuyển tiền đặt cọc mua hoa địa lan 331 111 100,000,000 7 TT tiền hàng chăn ga gối 331 111 12,000,000 8 Chuyển tiền đặt cọc mua hoa địa lan 331 111 100,000,000 9 TT tiền hải sản cho Cty Việt Trờng 331 111 30,000,000 Cộng 1,649,988,422 Biểu mẫu:2.10 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2006 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 22 31/03 1,528,485,780 23 31/03 1,649,988,422 Cộng 3,178,474,202 Người lập Kế toán trưởng (Ký tên) ( Ký tên) Biểu mẫu:2.11 Sổ cái TK: phải người bán Tháng 3 năm 2006 chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Tiền Nt sh Nợ Có D đầu kỳ 367,592,000 13/03 D005 Trả tiền hạt nhựa 112 362,533,600 15/03 Vay NHIndovia 311 45,000,000 15/03 d002 Thanh toán tiền NK 112 240,575,382 15/03 89902 Giá vốn hạt nhựa 632 362,533,600 17/03 89903 Giá vốn hạt nhựa 632 690,575,360 17/03 d001 TTtiền hạt nhựa 112 353,193,440 19/03 89905 Giá vốn hạt nhựa 632 65,032,695 19/03 89906 Giá vốn hạt nhựa 632 6,352,400 19/03 89907 Giá vốn hạt nhựa 632 281,808,345 21/03 63382 Mua hàng thủy sản 1561 11,116,400 21/03 63383 Mua hàng thủy sản 133 1,111,640 21/03 63381 Mua hàng thủy sản 1561 18,817,800 21/03 63382 Mua hàng thủy sản 133 940,890 23/03 Bù trừ các khỏa chi hộ 138 1,686,000 25/03 71017 Mua hàng chăn ga gối 1561 14,480,000 25/03 71018 Mua hàng chăn ga gối 133 1,448,000 27/03 pn Nhập hàng hoa địa lan 1561 40,000,000 27/03 63425 Mua hàng thủy sản 1561 4,403,000 27/03 63426 Mua hàng thủy sản 133 440,300 27/03 63426 Mua hàng thủy sản 1561 27,867,000 28/03 63427 Mua hàng thủy sản 133 1,393,350 29/03 pn Mua hàng thủy sản 1561 1,393,350 30/03 pc Tiền đặt cọc mua hoa 111 100,000,000 1,650,000 30/03 pc TTtièn chăn ga gối 111 12,000,000 30/03 pc Tiền đặt cọc mua hoa 111 100,000,000 31/03 pc TTTiền hải sản cho VT 111 30,000,000 Cộng phát sinh 1,649,988,422 1,529,970,780 Dư cuối kỳ 247,574,358 Ngoài ra cuối năm công ty và phía nhà cung cấp sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định số nợ phải trả nhà cung cấp dựa trên bảng kê mua hàng do nhà cung cấp lập. Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc biên bản đối chiếu công nợ Hôm nayngày 31/03/2006 tại phòng kế toán Công ty TNHH Việt Trường đã tiến hành đối chiếu công nợ giữa Công ty Cổ Phần An Phú Đại diện công ty TNHH Việt Trường Ông : Dương Thanh Tuấn GĐ Bà : Nguyễn Thị Mai Trưởng phòng kế toán Đại diện công ty Cổ Phần An Phú Ông : Phan Trung Hiếu GĐ Chị : Nguyễn Thị Hồng Kế toán tổng hợp Đã tiến hành đối chiếu công nợ phát sinh từ ngày 1/3/2006 đến ngày 31/3/2006 nội dung như sau: Số dư đến ngày 28/2/2006 là 48,584,013 đ Từ ngày 1/32006 đến ngày 31/1/3/2006 Công ty An Phú đã mua hàng với tổng số tiền là 112,283,608 đ Công ty An Phú đã thanh toán bằng chuyển khoản và tiền mặt cho công ty Việt Trường là 85,000,000 đ Kêt luận đến ngày 31/3/2006 công ty An Phú còn nợ công ty Việt Trườnglà 75,867,621. Ghi bằng chữ : bảy mươi lăm triệu tám trăm sáu bảy nghìn sáu trăm hai mốt đồng Biên bản này là cơ sở pháp lý để hai bên thanh toán công nợ. Nếu còn phát hiện gì sai sót thì hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết Đại diện công ty An Phú Đại diện công ty Việt Trường 1.4. thực trạng hạch toán thanh toán với người mua tại công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú 1.4.1 Các phương thức thanh toán chủ yếu. Phương thức thanh toán với người mua cũng như với người bán nó bao gồm những phương thức thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàn, thanh toán bù trừ, thanh toán ủy nhiệm thu... Công ty phân chia khách hàng thành hai nhóm đối với khách hàng có thể áp dụng cho khách hàng theo phương thức thanh toán theo đinh kỳ hoặc thanh toán trả chậm trừ những hợp đồng mau hàng bán hàng không thường xuyên hoặc khách hàng mới thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay. 1.4.2 Tổ chức chứng từ thanh toán với khách hàng Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi công ty bán hàng hóa, tài sản, dich vụ của mình theo phương thức bán chịu hoặc theo phương thức trả trước. Thông thường việc bán buôn hàng hóa hoặc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa hoặc ban qua các đại lý của công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng do công ty lập và hoàn thành các thủ tục pháp lý theo phương thức mua bán đã thỏa thuậ. Các chứng từ sử dụng thường gồm : Các chứng từ bán hàng: + Hóa đơn bán hàng ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng. Hóa đơn này đuợc lập thành 3 liên( liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho phòng kế toán ). Trên hóa đơn có ghi rõ gía bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, chủng loại, phương thức thanh toán) Chứng từ thanh toán : + Phiếu thu phản ánh số tiền đã thu của khách hàng.Khi khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn GTGT. Phiếu thủtên cơ sở kiểm tra hóa đơn giao cho khách hàng kế toán công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ngoài ra còn có giấy thanh toán bù trừ. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Khách hàng Phòng Kế toán thủ quỹ Kế toán Thủ Kế hoạch Tiền mặt tiêu thụ kho Bảo Quản Lưu trữ Hợp đông Lập hóa Lập phiếu Thu Ghi Xuất Mua hàng đơn kiêm thu tiền sổ hàng Phiếu XK Sau đây là một số mẫu chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng: Biểu mẫu 2.14 ANPHUDJSC Hóa đơn(GTGT) Mẫu 01GTKT- 3LL Ha Noi May19Textilei Liên 3: Nội Bộ Số hóa đơn 004657 Company Ngày 10 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú Địa chỉ: Số 6 ngõ 53, Phố linh Lang, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình Điện thoại: (04)8584616- 8585375 Fax(04)7665782 MST: 0200421340 Người mua hàng : Công ty giầy An Lạc TPHCM Địa chỉ Điện Thoại MST Thanh toán theo phương thức trả chậm Lệnh xuất Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Bán mực30 Hộp 44.974.292 Cộng tiền hàng 44.974.292 Thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT 2.248.714,6 Tổng giá thanh toán 47.223.006,6 Số tiền ghi bằng chữ ( Bốn mươi bảy triệu, hai trăm hai ba nghìn, không trăm không sáu đồng lẻ sáu) Người mua hàng ( Ký tên ) Thủ kho (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên ) Giám đốc ( ký tên ) Biểu 2.12 Phiếu thu Số :75 Mấu số : 01- TT Ngày 31 tháng 12 năm 2005 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐT Ngày 1 tháng11 năm 1995 Nợ :111 Của Bộ Tài Chính) Có : 131 Họ và tên người nộp tiền: Công ty Giầy An Lạc Địa chỉ : Lý do nộp: Thu tiền hàng của công ty Giầy Lạc An Số tiền nộp : 50.000.000đ ( Viết bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn ) Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền : (Năm mươi triệu đồng ) Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Thủ trưởng đv (Ký tên đóng dấu ) Kế toán trưởng ( Ký tên ) Người lập phiếu (Ký tên ) Thủ quỹ (ký tên ) Người nộp (Ký tên ) 1.4.3 Tài khoản sử dụng Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty thị trường tiêu thụ hoạt động lơn, số lượng khách hàng đa dạng, nghiệp vụ bán hàng diễn ra phong phú do đó để theo dõi hết khách hàng một cách khoa học và chính xác trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Được chi tiết cho từng khách hàng đối với khách hàng thường xuyên còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách hàng lẻ để theo dõi thanh toán một cách dễ dàng. Ví dụ : TK 131 – Công ty Giầy Lạc An TK 131 – Công ty Cao Su HN TK 131 – Khách hàng mua lẻ 1.4.4 Sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo dõi thanh toán với người mua Đối với hạch toán chi tiết phải thu khách hàng kế toán của công ty sử dụng danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết phải thu khách hàng được mở chi tiết tứng đối tượng khách hàng. Nhưng để giảm bớt số lượng sổ chi tiết phải thu của khách hàng thì công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: Khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên mở chung một sổ chi tiết. Mặt khác công ty sử dụng bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng nó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng khách hàng. Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán công ty sử dụng chỉ có sổ cái tài khoản 131 1.4.5 Hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng. Đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, mọi nghiệp vụ kinh tê phát sinh liên quan đên khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phat sinh cảu chi tiết tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng dựa trên chứng từ kế toán như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu..... Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng bao gồm số phát sinh, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ cho tất cả các khách hàng. Biểu mẫu 2.13 Công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú Sổ chi tiết phải thu của khách hàng TK:131- Phải thu của khách hàng Tháng 4 năm 2006 Đv: 1000đ NT Chứng từ Diễn gíải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có 3/4 01 1/4 Xuất bán 511 100,000 - - 3/4 03 2/4 Xuất bán 333 10,000 7/4 Px05 6/4 Xuất bán 511 200,000 14/4 Px11 13/4 Xuất bán 333 20,000 16/4 Px15 16/4 Xuất bán 511 29,600 20/4 Px26 20/4 Xuất bán 333 2,960 21/4 Px27 21/4 Xuất bán 511 133,560 26/4 Px32 25/4 Xuất bán 333 13,356 28/4 Pt01 28/4 TT nợ 111 10,000 28/4 Pt 28/4 Thu tiền 111 413,600 29/4 Pt 29/4 Thu tiền 111 250,00 29/4 Pt 29/4 Thu tiền 111 100,000 29/4 Pt 29/4 Thu tiền 111 100,000 30/4 Pt 30/4 Xuất bán 511 619,000 30/4 Pt 30/4 Xuất bán 333 61,900 30/4 Pt 30/4 Xuất bán 511 80,800 30/4 Pt 30/4 Xuất bán 333 8,880 Cộng phát sinh trong tháng 1,280,056 873,600 Dư cuối tháng 406,456 2.4.6 Hặch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Tuy công ty tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nhưng khi hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán thì hình thức sổ tổng hợp cũng giống như ghi sổ kế toán các khoản phải trả. Như vậy, để hạch toán tổng hợp phải thu cua khách hàng kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ cùa chi tiết tài khoản 131 và bảng chi tiết tài khoản 131. Hàng tháng , kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết tài khoản 131 rồi sau đó tổng hợp số dư phát sinh để cuối quý tiến hành ghi sổ cái Tk131. Biểu mẫu:2.14 sổ cái tên TK: phải thu khách hàng tháng 4 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ - - 3/4 01 Xuất bán 511 100,000 3/4 03 Xuất bán 333 10,000 7/4 Px05 Xuất bán 511 200,000 14/4 Px11 Xuất bán 333 20,000 16/4 Px15 Xuất bán 511 29,600 20/4 Px26 Xuất bán 333 2,960 21/4 Px27 Xuất bán 511 133,560 26/4 Px32 Xuất bán 333 13,356 28/4 Pt01 TT nợ 111 10,000 3/4 01 Thu tiền 111 413,600 3/4 03 Thu tiền 111 250,00 7/4 Px05 Thu tiền 111 100,000 14/4 Px11 Thu tiền 111 100,000 16/4 Px15 Xuất bán 511 619,000 20/4 Px26 Xuất bán 333 61,900 21/4 Px27 Xuất bán 511 80,800 26/4 Px32 Xuất bán 333 8,880 Cộng phát sinh 1,280,056 873,600 Dư cuối kỳ 406,456 Ngoài ra cuối mỗi quý công ty và bên khách hàng sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định rõ số công nợ còn phải thu của khách hàng dựa trên bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán do bên khách hàng lập. Ví dụ trong quý 4 năm 2005 Công ty và công ty Giầy Lạc An tiến hành đối chiếu công nợ như sau: Biểu 2.15 bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán công ty việt hà ( Từ ngày 01/10 đến ngày 31/12/2005) Dư nợ đầu kỳ: 524,550,000 đ Phần nhập hàng Phần thanh toán Ghi chú Số HĐ Ngày tháng Số tiền Số chứng từ Ngày tháng Số tiền 89902 12/10 808,790,400 89903 22/10 110,000,000 PT75 31/12 700.000.000 Tiền Mặt Cộng 918,790,000đ 700,000,000 Số dư 31/12/2005: 743,340,000đ GĐ Công ty Hà việt GĐ Công ty An Phú Bộ Công nghiệp hà nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Công ty cổ phần phát triển An Phú Độc lập – Tự do – Hạnh phúc - - - - - - - - - - - - Số 01/BBĐCCN 2005 Hà Nội, ngày 25 tháng 01 năm 2005 bảng đối chiếu công nợ Giữa Công ty An Phú với Công ty Việt Hà ( Từ 01/10/2005 đến 31/12/2005) Hôm nay ngày 25/01/2005 tại Công ty An Phú. Đại diện Công ty An Phú : Ông Phan Trung Hiếu GĐ công ty Đại diện Công ty Giầy Lạc An: Ông Nguyễn Hữu Châu GĐ công ty Hai bên cùng đối chiếu công nợ và thống nhất số liệu như sau : Từ ngày 01/10/2005 đến 31.12/2005 Công ty Giầy Lạc An mua hàng của công ty An Phú với số tiền là :1,443,340,000đ Từ ngày 01/10/2005 đến31/12/2005 Công ty giầy Lạc An thanh toán cho Công ty An Phú với số tiền là :700.000.000 đ Như vậy tính đên 31/12/2005 Công ty Lạc An còn nợ Công ty An Phú là 743,340,000 đ ( Bằng chữ bảy trăm ba bôn triệu ba trăm bốn mươi nghìn đồng) Biên bản này được lập thành 02 văn bản có giá trị ngang nhau mỗi bên lưu 01 bản và có giá trị ngay cả khi được ký kết qua fax. Công ty Hà Việt Công ty An Phú ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) 1.5. phân tích tình hình thanh toán tại công ty cổ phần an phú Để có thể phân tích tình tài chính của công ty ta tiến hành lập bảng phân tích tình hình thanh toán như sau: Biểu mẫu số: 2.16 Bảng phân tích tình hình thanh toán qúy I năm 2006 stt Chỉ tiêu Đầu quý Cuối quý chênh lệch giá trị % I Các khoản phải thu 1,000,750,000 1,335,132,000 334,382,000 33.4131 1 Phải thu của khách hàng 856,042,000 1,230,000,000 373,958,000 43.6845 2 phải thu nội bộ 1,200,000 (1,200,000) -100 3 phải thu khác 120,000,000 79,000,000 (41,000,000) -34.167 4 trả trớc cho ngời bán 15,528,000 (15,528,000) -100 5 tạm ứng 7,980,000 26,132,000 18,152,000 227.469 II Các khoản phải trả 11,111,482,050 8,559,742,000 (2,551,740,050) -22.965 1 Vay ngắn hạn 3,560,728,950 5,120,000,000 1,559,271,050 43.7908 2 phải trả ngời bán 950,623,100 860,150,000 (90,473,100) -9.5172 3 tền đặt trớc cho nhà CC - 4 phải nộp ngân sách 459,280,000 231,452,000 (227,828,000) -49.605 5 phải trả CNV 850,000 (850,000) -100 6 phải trả khác 120,000,000 98,140,000 (21,860,000) -18.217 7 vay dài hạn 6,020,000,000 2,250,000,000 (3,770,000,000) -62.625 Qua bảng phân tích trên ta thấy các khoản phải thu cuối quý tăng lên so với đầu quý là :334,382,000 đ như vậy có nghĩa là công ty đã bị chiếm dụng vốn thêm 334,382,000 đ trong đó số người mua chiếm dụng là 373,958,000 đ nó chiếm tỷ lệ nhiều nhất trong số các khoản phải thu . Riêng các khoản phải thu nội bộ đã thu hồi nhưng vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ trong khoản phải thu, các khoản phải thu khác giảm đi (41,000,000). Như vậy công ty cần phải có phương pháp thu hồi công nợ để đảm bảo tình hình thanh toán của công ty được tốt. Mặt khác so với đầu quý thì các khoản phải trả giảm đi 2,551,740,050đ trong khi khoản vay ngắn hạn thì lại tăng, còn các khoản phải trả nhà cung câp, nộp ngân sách nhà nước và phải trả khác thì lại giảm. Điều này cho thầy doanh nghiệp chiếm dụng vốn của người khác giảm đi và các khỏa vay dài hạn cũng giảm so với đầu quý. Vì vậy công ty cần phải có kế hoạch tăng cường doanh thu có biện pháp thu hồi công nợ đủ để chi trả các khoản nợ ngắn hạn. Điều quan trọng là cần phải có biện pháp tài chính chặt chẽ để thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng để giảm các khoản vay ngắn hạn , vì khi đi vay thì doanh nghiệp sẽ bị mất một khoản chi phí lãi vay điều này sẽ làm giảm lợi nhuận của khách hàng và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán tức thời của công ty cũng như cơ hội kinh doanh của công ty . Chương 2 Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại công ty cổ phần an phú 2.1. đánh giá và nhận xét chung về thực trạng công tác kế toán tại công ty an phú 2.1.1 Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty An Phú Công ty An Phú đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu cơ sở vật chất còn nghèo nàn lạc hậu cùng với số vốn ít ỏi đên nay công ty đã có một đội ngũ nhân viên cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân năng động sáng tạo trong công việc. Sản phẩm của công ty với chất lượng tôt và gía cả hợp lý đã đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng trong nước. Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Cùng với viêc nâng cao trình độ quản lý thì cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty cũng từng bước được hiện đại hóa và không ngừng phát triển. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được xây dựng theo mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, qui mô của công ty. Bộ máy kế toán của công ty hoạt động tốt, luôn hoàn thành các nhiêm vụ được giao có sự phân công công việc hợp lý, rõ ràng giữa các phần hành kế toán, nhưng giữa các phần hành vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng. Công tác kế toán được tổ chức tôt, đã tổ chức thực hiện kế toán đầy đủ cho các phần hành kế toán, hệ thống chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành mà Bộ Tài Chính ban hành đồng thời cũng phù hợp với hoạt động riêng của công ty. Việc trang bị máy tính đồng bộ máy tính cho các phòng kế toán là một điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp cho kế toán có thể tính toán, tổng hợp số liệu về bảng biểu nhanh và thuận tiện, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của kế toán, kết quả tính toán được đầy đủ, chính xác và nhanh chóng cung cấp số liệu cho các khâu liên quan. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế trong việc vận dụng các phần hành cụ thể. 2.1.2. Nhận xét về thực trạng tổ chức hạch toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty An Phú. Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán tất cả các nghiệp vụ và nghiệp vụ thanh toán nói riêng tại công ty được thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó thì tình hình kinh doanh của công ty nhìn chung là ngày càng được khẳng định vị trí của mình ở thị trường trong nước và nước ngoài. Trong thời gian thực tập với thời gian cho phép em chỉ có thể tìm hiểu về lĩnh vực mà em học, em có thể đưa ra một số ưu điểm sau: Về công tác kế toán: Công ty sử dụng hệ thống kế toán đúng theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, bên cạnh đó do việc trang bị máy tính đầy đủ nên công việc cũng dễ dàng hơn khi tìm một khách hàng quen thuộc hay khách hàng vãng lai của công ty, chính vì vậy tác nghiệp được nhanh chóng hơn Về chứng từ, sổ sắch sử dụng: Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảơ đúng nguyên tắc. Các các chứng từ , hóa đơn được kế toán các phần hành lưu trữ, bảo quản, đảm bảo mỗi người thực hiện phần hành nào đó. Mỗi tháng bộ chứng từ được lưu một lần. Định kỳ công ty thường in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để ký duyết và đưa vào lưu trữ Về phương thức hặch toán đa số các nghiệp vụ thanh toán đều được thanh toán thông qua ngân hàng và thanh toán bù trừ lẫn nhau điều này là rất tốt đảm bảo an toàn thời gian thanh toán được kiểm soát dễ dàng hơn Đối với các khoản thanh toán nội bộ thì không chỉ có kế toán thanh toán theo dõi mà được phân công đều cho các kế toán phần hành chính vì vậy việc quản lý các khoản thanh toán này được chính xác hơn. Ngoài nhứng ưu điểm trên thì công ty cũng vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần được khác phục Khi mua hàng hay bán hàng cho dù thanh toán ngay hay trả chậm thì kế toán đã không phản ánh thông qua tài khoản 131và tài khoản 331. Điều này sẽ không giúp cho kế toán hay các nhà quản lý của công ty thấy được tình hình thanh toán của công ty với một khách hàng và ngược lại để từ đó có phương pháp tài chính của công ty. Khi mua hàng mà hóa đơn thì về rồi nhưng hàng thì chưa về kế toán. Nhưng trong một số trường hợp đến cuối tháng hàng vẫn chưa về mà kế toán công ty lúc đó không phản ánh vào tài khoản hàng hóa đang đi đường điều này không phản ánh đúng chế độ kế toán điều này cũng không phản ánh được chính xác tình hình tài chính của công ty Hiện nay sổ sắch kế toán vẫn chưa được bảo vệ đúng mức thực tế mỗi kế toán viên được phân công làm một phần hành nhất định nhưng do trong công ty tất cả các máy tính được nối mạng với nhau mà lại không có password riêng cho từng kế toán phần hành chính vì vậy mà bất kỳ kế toán phần hành nào cũng có thể vào mạng máy tính kế toán của công ty bằng máy tính bất kỳ, nên có thể dễ dàng sửa đổi hay thêm bớt số liệu, gian lận xảy ra là không thể chánh khỏi điều đó cũng sẽ khó cho việc quy trách nhiệm khi có sai sót xảy ra. Bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhở, một số chứng từ không được xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Về nguyên tắc kế toán thì những chứng từ là chứng từ không hợp lệ. 2.2. Phương hướng hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ Phần An Phú 2.2.1 Phương hướng hoàn thiện - Việc hoàn thiện phải tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành ma cơ sở để hoàn thiện ở đây chính là các chuẩn mực kế toán, các thông tư hướng dẫn, nghị định làm nền tảng đẻ hòan thiện chế độ kế toán tại công ty. - Việc hoàn thiện phải phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty để tạo điều kiện cho công tác kế toán và yêu cầu quản lý tại công ty - Việc hoàn thiện nên hướng vào việc tận dụng tối đa công nghệ thông tinmà máy vi tính và phần mềm kế toán mang lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý của công ty 2.2.2 ý kiến hoàn thiện - Về cách hặch toán các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay Để thuận tiện cho việc theo dõi khách hàng và tình hình thanh toán của công ty thì với những nghiệp vụ thanh toán ngay khi mua hàng hoặc bán hàng thì nên hạch toán qua tài khoản 131 và 331 sau đó kế toán tiền mặt định khoản tiền qua tài khoản 111,112 nhưng để làm được điều này thì công ty phải áp dụng phần mềm kế toán vì khi sử dụng phần mềm kế toán nó sẽ tự khử trùng VD : khi bán hàng thanh toán ngay thì kế toán thanh toán hạch toán như sau Nợ TK131 Có TK 511 Có TK 333111 và định khoản sau Nợ TK 632 Có TK 1561 Kế toán tiền mặt định khoản như sau: Nợ TK 111,112 Có TK 511 Có TK 333111 Dù hai bút toán trên có trùng nhau về phần doanh thu nhưng do phần mềm kế toán có phần tự khử trừng nên không sợ bút toán trên được phản ánh hai lần Để đảm bảo tính bảo mật về thông tin kế toán cho từng phần hành kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý khi có sai sót xảy ra thì mỗi phần hành kế toán được cung cấp cho một password riêng cho một phần hành nhất định với nó, mỗi người chỉ được phép nhập hay sửa dữ liệu ở một số phần hành nhất định. Với chức năng này khi xảy ra sai sót hay gian lận có thể xác định được nguyên nhân Công ty nên mở thêm TK151 để phản ánh đúng bản chất về tài sản của công ty. Trong trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về điều đó sẽ giúp cho kế toán công ty phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty Chứng từ : khí làm thủ tục như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng nhất là những chứng từ có giá trị nhỏ cần phải chú ý quy trình xét duyệt chứng từ để đảm bảo hóa đơn chứng từ hợp lí. Kế toán thanh toán cần phải đảm nhận vai trò kế toán quản trị vì xuất phát từ vai trò của kế toán thanh toán. Theo em trong nền kinh tế thị trường thì nguồn vốn là rất quan trọng mà để có được nguồn vốn kinh doanh thì điều đó thật là không đơn giản chính vì vậy kế toán thanh toán cần làm cho luồng tiền của công ty càng nhanh càng tốt, lấy được luồng tiền vào bù đắp cho luồng tiền ra phù hợp nhất để hạn chế được mức tối đa phải đi vay từ bên ngoài và số vồn bị chiếm dụng để từ đó tham mưu cho các nhà lãnh đạo có biện pháp tài chính có lợi nhất cho công ty. Về sổ sách kế toán: kế toán nên mở sổ chi tiết phải thu và phải trả cho nhà cung cấp qua đó thấy rõ được nội dung nghiệp vụ phát sinh đến sổ dư cuối kỳ một cách chi tiết hơn. Và sổ cái nên tuân theo chế độ là sổ tổng hợp số liệu theo tháng dễ dàng kiểm soát, đối với nhứng khách hàng thương xuyên thì nên mở sổ chi tiết để dễ dàng kiểm soát những khoản nợ Công ty nên có những biện pháp thu hồi công nợ phù hợp để giảm tình hình bị chiếm dụng vốn và đảm bảo tốt tình hình thanh toán công nợ, tài chính ổn định. Công ty có thể áp dụng hình thức thanh toán cho khách hàng do mua thanh toán ngay tiền hàng như chiết khấu thanh toán, giảm gía hàng bán của những khách hàng mua với số lượng nhiều để tăng cương sức tiêu thụ hàng hoá của công ty. Những việc làm như vậy là nhằm kích thích khách hàng thanh toán ngay tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn . Nhưng công ty nên có một tỷ lệ chiết khấu thanh toán hấp dẫn tỷ lệ đó phải cáo hơn lãi suất của ngân hàng. Trên đây là những kiến nghị của em để nhằm nâng khắc phục một số hạn chế của nghiệp vụ thanh toán và nâng cao vai trò của kế toán thanh toán trong viêc lập các báo cáo quản trị. Riêng trong phần xây dựng hệ thống phân tích các tỉ suất cần đuợc tính để đưa ra các quyết định, em nhận thấy cần phải được minh họa bằng các số liệu cụ thể để làm sáng tỏ hơn vấn đề, tuy nhiên, cơ sở dữ liệu kế toán hiện nay vẫn chưa sãn sàng cho thực hiện đó. nhưng điều này sẽ thực hiện được nếu có sự trợ giúp của phần mềm kế toán . Do vậy em mong ý kiến hoàn thiện của mình sẽ được phòng kế toán công ty quan tâm, nhận xét và nếu phù hợp thì có một số thay đổi nhỏ để có thể nâng cao hiệu quả làm việc của kế toán thanh toán Kết luận Cùng với sự tăng trưởng kinh tế của đất nước và của các công ty trong và ngoài nước, chính vì vậy mà nguồn vốn kinh doanh đối với mỗi công ty cũng như khả năng thanh toán của các công ty là rất quan trọng nhất là trong thời kỳ đất nước mở cửa như hiện nay. Đièu đó cũng đem lại những cơ hội và thách thức cho công ty Cổ Phần An Phú nói riêng chính vì vậy yêu cầu đặt ra với phòng kế toán cuả công ty ngày một đòi hỏi cao hơn, chính vì vậy mà mỗi một kế toán trong công ty phải luôn học hỏi, cập nhất những quy định cũng như chế độ kế toán hiện hành. Trong thời gian thực tập ở công ty em thấy công ty Cổ Phần An Phú có các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn nên em đã tập trung vào nghiên cứu này, và qua đây em đã thu được nhiều những kiến thức thực tế mà qua thời gian thực em mới có được. Do trình độ và thời gian ít nên trong bài viết còn nhiều thiếu sót mà bản thân em thấy bài viết còn nhiều thiếu sót , em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía thầy cô và các anh chị trong phòng kế toán công ty Cổ Phần An Phú để em có thể hòan thiện kiến thức của mình. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của TS Nguyễn Ngọc Quang và các thầy cô trong trường, các anh chị tại phòng kế toán của công ty để em có thể hoàn thành bài viết của mình Em xin chân thành cảm ơn SV: Nguyễn Thị Thủy Mục lục Trang