Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền tại công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng

u bị trả lại và giảm giá hàng bán + Sổ hạch toán hàng tồn kho + Sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng + Sổ theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp + Báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn PHẦN II. THỰC TẾ VÊ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG ---càd--- A. Khái quát chung về Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. I. Lịch sử hình thành và phát triển 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 371 Trần Cao Vân – Đà NẵngTel: (0511)3714642/714460714286Fax: (0511)3714561/714931Email: danaplast@dng.vnn.vnWebsite: www.danaplast.vn Biểu tượng (Logo): 1.1. Lịch sử thành lập Ngày 22/10/1976: Công Ty CP Nhựa Đà Nẵng tiền thân là Nhà Máy Nhựa Đà Nẵng được thành lập trực thuộc Uỷ Ban Nhân Dân Tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng. Ngày 7/11/1997: Nhà Máy Nhựa Đà Nẵng chuyển thành Công Ty Nhựa Đà Nẵng trực thuộc UBND Thành Phố Đà Nẵng. Ngày 04/8/2000: Công Ty Nhựa Đà Nẵng được cổ phần hoá theo quyết định số 90/2000/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 02/12/2000: Đại hội đồng Cổ đông thành lập Công Ty được tổ chức và Công Ty chính thức trở thành Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Ngày 09/11/2001: Uỷ Ban Chứng Khoán Nhà Nước có quyết định số 09/GPPH về việc cấp giấy phép niêm yết cổ phiếu Công Ty CP nhựa Đà Nẵng trên Trung tâm GDCK Thành Phố Hồ chí Minh.  Số lượng cổ phiếu niêm yết là : 1.587.280 cổ phiếu                 Tổng giá trị là                          : 15.872.800.000 đồng                 Mệnh giá                                 : 10.000 đồng Ngày 23/11/2001: Trung tâm Giao Dịch Chứng Khoán Thành Phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận số 33/GCN/TTGD - LK chứng nhận Cổ phiếu Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng đã đăng ký lưu ký chứng khoán tại Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Thành Phố Hồ Chí Minh Mã chứng khoán: DPC.     Ngày 28/11/2001: Cổ phiếu của Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng chính thức bắt đầu giao dịch tại Trung tâm GDCK TP Hồ Chí Minh        1.2. Quá trình phát triển         Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản xuất kinh doanh các sản phẩm từ chất dẻo, kinh doanh các sản phẩm, vật tư nguyên liệu và các chất phụ gia ngành nhựa.             Trong quá trình hoạt động, vừa sản xuất vừa tích luỹ cho tái đầu tư, đến nay Công Ty đã hoàn thiện toàn bộ cơ sở hạ tầng nhà xưởng, đường nội bộ trong diện tích 1,7 ha.             Trong những năm gần đây, Công Ty được đánh giá là một trong những đơn vị hoạt động hiệu quả nhất tại Đà Nẵng với những thành tích đạt được như sau : Huân chương lao động hạng I, II, III do Nhà nước trao tặng; Hàng Việt Nam chất lượng cao trong 3 năm liền; Bằng khen đơn vị dẫn đầu ngành công nghiệp TP Đà Nẵng trong nhiều năm liền.             Nhằm khai thác triệt để những lợi thế về tài sản và thương hiệu cũng như dựa vào đặc điểm của sản phẩm ngành nhựa là cồng kềnh, khó vận chuyển, Công Ty đã chọn phương án tập trung đầu tư đa dạng hoá các loại sản phẩm nhằm tạo ra các sản phẩm có lợi thế cạnh tranh về mặt địa lý, có nhu cầu lớn trong các ngành công, nông nghiệp, thuỷ sản tại miền Trung và Tây nguyên. Lĩnh vực kinh doanh Hiện nay, Công Ty đã sản xuất được nhiều loại sản phẩm khác nhau để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường như: - Các sản phẩm ống nước: ống HDPE, ống uPVC.   - Các loại vỏ bao xi măng, các loại bao bì phức hợp, bao PP.  - Các sản phẩm túi xốp PE, túi PP.   - Các sản phẩm ép phục vụ công nghiệp: Két bia, chi tiết bằng nhựa cho xe máy. - Các sản phẩm tiêu dùng: Dép, ủng, can nhựa các loại...Và các sản phẩm chuyên dùng theo yêu cầu của khách hàng.     Trong đó, một số sản phẩm cũng đã được xuất khẩu sang các nước châu Âu và châu Á. 2. Mục tiêu, Chức năng và nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. 2.1. Mục tiêu Công Ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc phát triển sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa; nguyên vật liệu, thiết bị phục vụ ngành nhựa. Và các lĩnh vực kinh doanh khác nhằm các mục tiêu: Tối đa hóa các khoản lợi nhuận của Công Ty; Tạo việc làm ổn định cho người lao động; Tăng lợi tức cho các cổ đông; Đóng góp cho ngân sách nhà nước; Đẩy mạnh việc đầu tư phát triển Công Ty theo hướng công nghiệp hoá và hiện đại hoá. 2.2. Chức năng kinh doanh của Công Ty: Sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa dân dụng, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật, nhựa xây dựng; Kinh doanh các nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị phục vụ ngành nhựa; Căn cứ vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhu cầu phát triển Công Ty và khi có quyết định của cổ đông, Công Ty có thể đăng ký bổ sung, thay đổi ngành nghề sản xuất kinh doanh, liên kết, liên doanh và hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để phát triển sản xuất, mở rộng thị trường phù hợp với quy định của pháp luật. Công Ty có thể tiến hành những hình thức kinh doanh khác được pháp luật cho phép mà Hội đồng Quản trị xét thấy có lợi nhất cho Công Ty. II. Cơ cấu tổ chức tạiCông Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Cơ cấu tổ chức tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. 1.1. Bộ máy tổ chức quản lí. Đại Hội Đồng Cổ Đông Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc Ban Kiểm Soát P.Hành Chính -Nhân Sự P.Kĩ Thuật Bộ Phận Sản Xuất Chính Bộ Phận Phục Vụ Bộ Phận KCS P.Kinh Doanh P.TàiChính -Kế Toán   Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận trong Công Ty. Đại Hội Đồng Cổ Đông: ĐHCĐ là cơ quan quyết định cao nhất của Công Ty, hoạt động thông qua cuộc họp ĐHCĐ thường niên, ĐHCĐ bất thường và thông qua việc lấy ý kiến bằng văn bản. Các cuộc họp ĐHCĐ phải có đủ số lượng cổ đông tham gia tối thiểu quy định tại Điều 23.2 của bản Điều lệ Công Ty CP Nhựa Đà Nẵng -28/3/2007. Quyết định, Nghị quyết của ĐHCĐ chỉ có giá trị khi được các Cổ Đông và đại diện có mặt thông qua theo Điều 27 của bản Điều lệ này. Quyền hạn và nhiệm vụ của cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông thường niên: a. Thông qua báo cáo của HĐQT về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh, thông qua báo cáo của Ban Kiểm soát. b. Thông qua quyết toán năm tài chính; Phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận; Chia cổ tức và trích lập, sử dụng các quỹ theo đề nghị của HĐQT. c. Quyết định phương hướng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư của năm tài chính mới. d. Quyết định tăng vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành cổ phiếu. e. Xem xét sai phạm và quyết định hình thức xử lý đối với thành viên HĐQT, BKS gây thiệt hại cho Công Ty và cổ đông của Công Ty. f. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT và BKS nếu hết nhiệm kỳ hoặc bầu bổ sung, thay thế thành viên HĐQT và BKS theo quy định của Điều lệ. Phê chuẩn việc HĐQT bổ nhiệm Giám đốc hoặc tổng giám đốc điều hành. g. Ấn định mức thù lao và các quyền lợi của các thành viên HĐQT và BKS h. Thông qua Điều lệ bổ sung, sửa đổi nếu cần. i. Thông qua quyết định kết thúc hoạt động của Công Ty. j. Quyết định thành lập hay giải thể các chi nhánh, văn phòng đại diện của Công Ty. k. Lựa chọn hoặc uỷ quyền cho HĐQT lựa chọn Công Ty kiểm toán. l. Quyết định sáp nhập hoặc chuyển đổi Công Ty, mua hoặc mua lại hơn 10% cổ phần hoặc cổ phần thuộc bất kỳ loại nào đang phát hành. m. Phê chuẩn giao dịch mua, bán tài sản của Công Ty có giá trị từ 50% trở lên tổng giá trị tài sản của Công Ty tính theo sổ sách kế toán đã được kiểm toán gần nhất. n. Phê chuẩn hợp đồng do Công Ty ký với những người được qui định tại Điều 120.1 của Luật Doanh nghiệp có giá trị tương ứng hoặc lớn hơn 20% tổng giá trị của Công Ty tính theo sổ sách kế toán. o. Quyết định các vấn đề khác. Hội Đồng Quản Trị: HĐQT được ĐHCĐ thành lập bầu ra 7 thành viên với nhiệm kỳ là 3 năm. Hội đồng Quản trị bầu 1 Chủ tịch và 1 Phó Chủ tịch. Hội HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh mang tính chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch được thực hiện thông qua BGĐ. Bên cạnh đó, BKS cũng là một cơ quan quản trị với nhiệm vụ thay mặt ĐHĐCĐ kiểm tra, giám sát, theo dõi mọi hoạt động của HĐQT và Ban Điều Hành cũng như báo cáo và chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và pháp luật. Ban Kiểm soát: BKS là người thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành của Công Ty. BKS có 3 đến 5 thành viên do Đại Hội đồng Cổ đông bầu theo thể thức bầu trực tiếp. Thành viên BKS được trúng cử với đa số phiếu bầu ( từ 51% trở lên) của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được uỷ quyền có mặt tại Đại hội cổ đông. Ban Kiểm soát phải chỉ định một thành viên là cổ đông của Công Ty làm Trưởng ban. Trưởng Ban Kiểm soát có trách nhiệm phân công thành viên Ban Kiểm soát còn lại phụ trách từng loại công việc kiểm soát. Ban Giám Đốc: Ban giám đốc bao gồm 2 thành viên, 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là cơ quan tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công Ty theo mục tiêu định hướng, kế hoạch mà HĐQT, ĐHĐCĐ đã thông qua. Giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn các hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công Ty, giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc. Giám đốc Công Ty sẽ căn cứ vào khả năng và nhu cầu quản lý để thực hiện việc ủy quyền một số quyền hạn nhất định cho các thành viên trong Ban Giám đốc về những công việc điều hành chuyên môn. P.TàiChính-Kế Toán: Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công Ty, ghi chép, xử lí, lập báo cáo về tình hình tài sản, nguồn vốn Công Ty P.Kinh Doanh: Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phối hợp cùng mới các phòng ban khác trong Công Ty để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh trong Công Ty để có biện pháp khác phục. P.Hành Chính Nhân Sự: Phụ trách khâu tuyển dụng, đào tạo, bố trí lao động… Xây dựng kế hoạch tiền lương. Định mức lao động, tham mưu cho ban giám đốc về chính sách nhân sự. P.Kĩ Thuật: Xây dựng các định mức kĩ thuật, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị…Áp dụng khoa học kĩ thuật mới vào sản xuất. Bộ Phận KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm. Nhiệm thu sản phẩm sau khi hoàn thành nhập ko thành phẩm. Kiểm tra chất lượng trước khi bàn giao cho khách hàng. 2. Đặc điểm sản suất tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng 2.1. Sơ đồ tổ chức sản xuất: Do đặc thù công nghệ sản xuất của Công Ty tương đối phức tạp: Vừa sản xuất liên tục vừa sử dụng máy móc thiết bị chuyên dùng mới chu kỳ tương đối ngắn. Nên Công Ty áp dụng mô hình sản xuất theo 2 bộ phận: Tổ phối liệu Công Ty Bộ phận phục vụ sản xuất Bộ phận phục vụ sản xuất Tổ can phao Tổ màng mỏng dệt bao Tổ cắt manh Tổ may bao Tổ sp PVC & ống nước Tổ bao bì Tổ cơ điện Bộ phận trực tiếp sản xuất chính và bộ phận phục vụ sản suất. Mỗi bộ phận lại được chia làm nhiều tổ với các chức năng khác nhau được minh hoạ theo sơ đồ sau: 3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Bộ phận sản xuất chính gồm 7 tổ : Tổ can phao:Có nhiệm vụ sản xuất ket nhựa, can nhựa và thẩu … Tổ màng mỏng: Có nhiệm vụ sản xuất các lọai màng mỏng HDFE, LDPE Tổ dệt bao: Sử dụng dây chuyền tự động kéo chỉ sợi dệt manh. Tổ cắt manh: Cắt manh PP và manh tráng PP. Tổ may bao: May bao dệt PP & bao xi măng… Tổ sản xuất sản phẩm PVC và ống nước gồm 2 bộ phận: Ống nước và dép Tổ bao bì: Nhận manh từ tổ dệt manh để sản xuất bao ximăng và cán tráng manh dệt PP Bộ phận phục vụ sản xuất: Gián tiếp tham gia tạo ra sản phẩm. Bao gồm 2 tổ: Tổ cơ điện: Đảm bảo phục vụ điện cho sản xuất, xử lí các sự cố về điện. Tổ phối liệu: Có nhiệm vụ pha trộn phối liệu phục vụ cho sản xuất. III. Tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công Ty. Kế Toán Tổng Hợp Thủ Quỹ KT Thanh Toán VNĐ KT Tiêu Thụ, Công Nợ Phải Thu KT NVL, CCDC, Nợ Phải Trả, Lương. BHXH KT Thanh Toán Ngoại Tệ TSCĐ & Chứng Khoán KT Thuế, Thống Kê, Tổng Hợp Kế Toán Trưởng Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 1.2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Bộ máy kế toán tại Công Ty được xây dựng theo mô hình trực tuyến. Kế toán trưởng điều hành mõi thành viên Công Ty nên tránh được sự chồng chéo trong quản lí. Nhân viên trong phòng kế toán có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao và kết hợp đối chiếu qua lại nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu cung cấp. Đồng thời còn theo dõi kiểm tra và đưa ra ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện quá trình hạch toán tại Công Ty. Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên trong bộ máy kế toán như sau: Kế toán trưởng: Là người trực tiếp điều hành công tác kế toán tại Công Ty. Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính tại Công Ty. Cung cấp thông tin cho bán giám đốc về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính, hiệu quả, hiệu năng hoạt động của Công Ty. Kế toán tổng hợp: Phụ trách nhân sự tại phòng kế toán và kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên kế toán phần hành. Tập hợp số liệu từ các phần hành khác. Lập báo cáo tổng hợp và quyết toán cuối mỗi quý. Thủ quỹ: Quản lí tiền mặt tại quỹ, xuất chi tiền theo lệnh của kế toán trưởng hoạc giám đốc. Bảo quản an toàn tiền mặt theo đúng quy định. Lập báo cáo quỹ. Kế toán thanh toán tiền mặt VNĐ: Phụ trách theo dõi tiền VN cũng như tại ngân hàng. Tình hình tạm ứng, thanh toán của cán bộ công nhân viên trong Công Ty. Kết hợp với thủ quỹ để kiểm tra chặt chẽ lượng tiền mặt tại quỹ. Kế toán thanh toán ngọai tệ, TSCĐ, chứng khoán: Theo dõi thu, chi, giao dịch với ngân hàng bằng ngoại tệ. Thanh toán ngoại tệ dối với khách hàng. Theo dõi tình hình TSCĐ, diễn biến chứng khoán, các báo cáo của trung tâm giao dịch. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ, công nợ phải thu: Theo dõi tình hình nhập kho, tiêu thụ của từng loại sản phẩm. Theo dõi tình hình công nợ phải thu khách hàng tại Công Ty. Kế toán NVL, CCDC, nợ phải trả, tính lương, BHXH: Theo dõi tình hình biến động của từng loại NVL, CCDC. Tính lương, thưởng, BHXH cho CNV. Hàng tháng trích nộp theo chế độ quy định, theo dõi các khoản nợ phải trả. Kế toán thuế, thống kê: Tính thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước. 1.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công Ty . Hiện nay Công Ty áp dụng hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ cải biên. Mọi công việc đều được áp dụng và sử lí bằng máy vi tính. Kì hạch toán là quý. Theo hình thức này thì chứng từ được luân chuyển theo trình tự minh hoạ sau: Chứng Từ Gốc Sổ Chi Tiết Tài Khoản Sổ Tổng Hợp Tài Khoản Bảng Cân Đối Tài Khoản Báo Cáo Kế Toán Sổ Kế Toán Chi Tiết Bảng Tổng Hợp Chi Tiết Sổ Quỹ Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi hàng tháng Ghi cuối quý B. Thực Trạng KSNB Chu Trình Bán Hàng -Thu Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng Đặc điểm chu trình Bán Hàng – Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng Phương thức bán hàng: Do sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là từ các hợp đồng, khách hàng thường xuyên nên Công Ty chủ yếu áp dụng các phương pháp bán hàng sau: Phương thức bán hàng trực tiếp. Phương thức bán hàng qua đại lí. Phương thức bán hàng theo đơn đặt hàng. Phương thức thanh toán chủ yếu hiện nay mà Công Ty áp dụng là: Thu tiền trực tiếp và thu tiền qua ngân hàng thông qua tài khoản của Công Ty (phương thức chủ yếu). 2. Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ. Các Hợp Đồng Kinh Tế được kí kết giữa Công Ty và khách hàng là chứng từ ban đầu quan trọng trong chu trình Bán Hàng-Thu Tiền. Căn cứ vào Hợp Đồng Kinh Tế đã được kí kết Phòng Kinh Doanh sẽ lập Phiếu Xuất Kho chuyển cho Thủ Kho để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho thì phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn bán hàng và hàng ngày tổng hợp hoá đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu. 3.Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách, báo cáo kế toán. Các tài khoản sử dụng để hạch toán cho nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền như sau: TK155 - Thành phẩm TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. TK131 - Phải thu khách hàng TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra. TK 521 - Chiết khấu thương mại. TK 532 - Giảm giá hàng bán. TK641 - Chi phí bán hàng TK 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp. Các sổ sách sử dụng để hạch toán cho nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền (mẫu sổ sách minh hoạ kèm theo tại phụ lục) như: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: Sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng, theo dõi tiền hàng còn nợ Công Ty của khách hàng. Là cơ sở để Công Ty lập các khoản nợ phải thu khó đòi. Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng: Tập hợp tất cả các khoản nợ phải thu trong kì. Biên bản kiểm kê: Lập theo yêu cầu của lãnh đạo Công Ty hoạc bộ phận bán hàng đại lí nhằm báo cáo về số lượng hàng xuất bán trong ngày hoạc trong kì. Sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ: Theo dõi tình hình doanh thu của từng loại sản phẩm hàng hoá. Sổ nhật kí quỹ: Theo dõi tình hinh thu chi tiền mặt hàng ngày tại Công Ty. Sổ tồng hợp doanh thu: Tổng hợp doanh thu bán hàng thực hiện được trong tháng hay trong quý. Tổ chức báo cáo kế toán: Căn cứ vào số lượng hàng thực nhập hay xuất trong tháng kế toán lên các báo cáo như: Báo cáo tổng hợp doanh thu tháng. Báo cáo tổng hợp doanh thu quý Báo cáo nhập xuất tồn. II. Thực trạng công tác KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. 1. Môi trường kiểm soát: 1.1. Các nhântố bên trong: a. Các quy định, quy chế về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng: Công Ty đã ban hành các quy định, thủ tục nhằm kiểm soát chu trình Bán Hàng và Thu Tiền như sau: Phê Duyệt Hợp Đồng Kinh Tế. - Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện và chịu mõi trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về việc phê chuẩn bán chịu cũng như thu hồi nợ về cho Công Ty. - Đối với khách hàng mới hoặc hợp đông kinh tế có giá trị lớn thì việc phê chuẩn này sẽ do Giám Đốc chịu trách nhiệm. Quy chế Đại Lí: Các vấn đề chung về Đại Lí Mỗi pháp nhân và thể nhân đều được làm Đại Lí cho Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng nếu có đủ các điều kiện sau: Có giấy phép đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật Có năng lực và kinh nghiệm kinh doanh trong lĩnh vực nghành nhựa. Có năng lực tài chính để có khả năng thực hiện nhiệm vụ của Đại Lí. Có kho hàng và phương tiện vận chuyển để đẩy mạnh vận chuyển và phát triển sản phẩm. Quy định về doanh số /tháng của các Đại Lí: Kể từ ngày kí hợp đồng Đại Lí thì doanh số tối thiểu hàng tháng của Đại Lí là: 5.000.000đ/tháng. Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi: Sáu tháng liên tục Đại Lí không đảm bảo về doanh số bán theo phương pháp tính bình quân. Hai tháng liên tục không mua sản phẩm của Công Ty. Vận chuyển & hỗ trợ vận chuyển: Đối với các Đại Lí thuộc tỉnh Quảng Nam & Thành Phố Đà Nẵng thì Công Ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến kho Đại Lí. Đối với các Đại Lí ngoài phạm vi trên thì Công Ty chỉ vận chuyển hàng đến kho của Đại Lí khi hoá đơn hàng có giá trị tối thiểu là 40.000.000đ. Nếu Đại Lí nhận hàng tại kho Công Ty và tự vận chuyển thì Công Ty sẽ hộ trợ chi phí vận chuyển theo tỷ lệ trên hoá đơn như sau: 1% - tại Thành Phố Đà Nẵng.1,2% - Tỉnh Quảng Nam.1,5% - Các Tỉnh Khác. Quy định về các khoản chiết khấu và hoa hồng: Áp dụng với từng loại sản phẩm như sau: Bao ximăng: Chi hoa hồng không vượt quá 5% doanh thu. Ống nước: Mức hoa hồng không vượt quá 10 % doanh thu. Dép nhựa: Chi hoa hồng không vượt quá 3% doanh thu. Các sản phẩm khác: Chi hoa hồng không vượt quá 5% doanh thu. Các sản phẩm xuất khẩu: Chi hoa hồng không vượt quá 5% doanh thu. Tổng mức chi hoa hồng trong năm: Chi hoa hồng không vượt quá 3% doanh thu trong năm. Chi hoa hồng được thực hiện mới những hợp đồng có giá trị từ 5 triệu trở lên. Tiền hoa hồng trả cho Đại Lí trừ vào tiền hàng. b. Mô hình tổ chức quản lí tại Công Ty. Theo sơ đồ tổ chức của Công Ty ( trang số 25) ta thấy, Bộ Máy Tổ Chức của Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng được thiết lập theo kiểu trực tuyến - chức năng. Việc tổ chức này đã giúp cho Công Ty vận hành ổn định trong thời gian qua, việc phân quyền cũng được sắp xếp một cách khoa học đảm bảo cho việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trong đơn vị đạt hiệu quả cao. Các chức năng được tách bạch, không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo ra khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc góp phần ngăn ngừa gian lận sai sót trong hoạt động quản lý tài chính kế toán. c. Nguyên tắc,phong cách điều hành của nhà quản lí. Qua thời gian thực tập & nghiên cứu có thể thấy rằng Ban giám đốc Công Ty thực sự là những người dạn dày kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động. Mọi người có phong cách làm việc cẩn thận, điềm tĩnh; Có khả năng chuyên môn vững vàng và khả năng quản lý tổ chức điều hành bao quát toàn bộ công việc một cách quyết đoán, nhanh nhẹn. d.Chính sách nhân sự. Việc tuyển dụng lao động và trả lương thực hiện theo chế độ hợp đồng lao động giữa Giám đốc (hoặc người được Giám đốc ủy quyền) và người lao động phù hợp với quy định của pháp luật và khoản 3 Điều 42 của Điều lệ Công Ty CP Nhựa Đà Nẵng - 28/3/2007. Trong những năm qua, Công Ty đã có những kế hoạch đào tạo, tổ chức lại cán bộ một cách hợp lý hơn, đảm bảo cho công tác quản lý và kiểm soát trong đơn vị. Nhiều các bộ tham gia học tập để nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ. Công Ty có kế hoạch chính sách tuyển dụng, thu hút cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao, tạo nguồn lao động đủ đáp ứng nhiệm vụ sản xuất cho đơn vị trong hiện tại và tương lai. e. Lập kế hoạch và dự toán: Công tác lập kế hoạch và dự toán được quan tâm, chú trọng. Thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học. Các kế hoạch được lập gồm: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch chi phí, tính giá thành sản phẩm, kế hoạch sản xuất… Việc lập kế hoạch được giao cho phòng kinh doanh thực hiện dựa trên:những đơn đặt hàng chưa thực hiện, dự đoán số đơn đặt hàng sẽ nhận, tổng hợp ý kiến từ đại diện bán hàng, phân tích nhu cầu thị trường, cạnh tranh sản phẩm… Các nhân tố bên ngoài: Ngoài những yếu tố nêu trên, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Công Ty còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác từ bên ngoài như: luật pháp, các chế độ, chính sách của Nhà Nước. Cụ thể Công Ty thường xuyên chịu sự kiểm tra của các lực lượng bên ngoài như : kiểm tra của Cục thuế, thanh tra về lao động (kiểm tra tình hình sử dụng lao động, thu nhập, quyền lợi của người lao động v.v..), thanh tra của Bộ công nghiệp: Kiểm tra chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, vệ sinh môi trường v.v.. Do có ảnh hưởng của một lực lượng kiểm tra từ bên ngoài, nên những sai phạm về chế độ, chính sách của Nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. 2. Quá trình kiểm soát chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng: 2.1. Trình tự kiểm soát: Trình tự kiểm soát đối với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty cổ phần Nhựa Đà Nẵng được minh hoạ theo sơ đồ sau: Kế Toán Tổng Hợp Cập Nhật Nhật Kí Bán Hàng Vào Sổ Cái Xử Lí Đơn Đặt Hàng Xét Duyệt Bán Chịu Chuyển Giao Hàng Kế Toán Các Khoản Phải Thu Cập Nhật Nhật Vào Sổ Các Khoản Phải Thu Thu Tiền Nhận Tiền Từ Người Mua Hàng Nhu Cầu Mua Hàng Lệnh Xuất Kho Hoá Đơn Vận Chuyển Lập Hoá Đơn Lập Hoá Đơn Bán Hàng 2.2. Quá Trình Kiểm Soát đối với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng a. Quá trình KSNB đối với nghiệp vụ Bán Hàng: Các chứng từ kiểm soát đối với nghiêp vụ Bán Hàng là: Hợp Đồng Kinh Tế, Phiếu Xuất Kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá Đơn GTGT. Minh hoạ kèm theo phụ lục cuối bài. Các Giai Đoạn Kiểm Soát Nội Bộ Tiếp nhận đơn đặt hàng Giao trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hàng tại phòng kinh doanh Các hợp đồng mua hàng có thể do đại lí gửi về hoạc khách hàng đến trực tiếp tại Công Ty. Đánh số thứ tự các đơn đặt hàng khi nhận. Xử lí đơn đặt hàng Phân trách nhiệm xử lí đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh. Quy định cụ thể về phương thức bán hàng. Quy định về chính sách bán hàng: Tỷ lệ hoa hồng, mức chiết khấu giảm giá, hỗ trợ vận chuyển… Xét duyệt bán chịu Xây dựng định mức dư nợ của các đại lí. Phân quyền xét duyệt hạn mức bán chịu trong Công Ty: Trưởng phòng kinh doanh là người chịu mõi trách nhiệm về phê duyệt mức bán chịu cho khách hàng và chịu trách nhiệm thu hồi nợ trước ban giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm đối với các hợp đồng có giá trị lớn và khách hàng mới của Công Ty. Chuyển giao hàng Quy định trách nhiệm của Thủ Kho trong việc giao hàng: Giao đúng chủng loại số lượng như trong Phiếu Xuất Kho đã được phê chuẩn đúng đắn. Quy định trách nhiệm Lập Phiếu Xuất Kho giao cho Phòng Kinh Doanh. Người nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng và số lượng, chủng loại sản phẩm nhận ngay tại kho. Lập hoá đơn bán hàng Phòng Kinh Doanh viết hoá đơn vận chuyển giao cho khách hàng. Phòng Kinh Doanh viết hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng trên đó ghi đầy đủ: Số lượng, đơn giá, thành tiền Quy định hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho phòng kế toán để theo dõi việc thu hồi nợ và phản ánh doanh thu. Quy định hoá đơn GTGT phải có đầy đủ chữ kí của người lập, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc Công Ty. b. Quá trình KSNB đối với nghiệp vụ Thu Tiền: Các chứng từ kiểm soát đối với nghệp vụ Thu Tiền là: Phiếu Thu, Giấy Báo Có của Ngân Hàng. Minh hoạ kèm theo phụ lục cuối bài: Quá trình kiểm soát nghiệp vụ Thu Tiền tại Công Ty được thiết kế phụ thuộc vào phương thức bán hàng, thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, bán chịu...có thể minh hoạ như sau: Thu tiền ngay: Trường hợp khách hàng thanh toán tiền ngay hoạc thanh toán một phần tiền hàng. Căn cứ vào Hoá Đơn Bán Hàng về số tiền phải thu khách hàng. Kế toán tiền mặt tiến hành lập Phiếu Thu có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng, giám đốc, người lập (kế toán tiền mặt). Công Ty sử dụng mẫu phiếu thu theo quy định của Bộ Tài Chính có đánh số thứ tự sẵn để thuận tiện cho việc kiểm soát tránh trường hợp ngắt quãng Phiếu Thu.sau khi phiếu thu được duyệt Thủ Quỹ thu tiền và xác nhận vào Phiếu Thu. Bán chịu: Căn cứ về hợp đồng đã kí kết với Khách Hàng về việc bán chịu cho Khách Hàng, Kế Toán Công Nợ tiến hành lập Sổ Theo Dõi Chi Tiết Các Khoản Phải Thu Khách Hàng. Căn cứ vào Sổ Chi Tiết Các Khoản Phải Thu Khách Hàng tiến hành lập Sổ Tổng Hợp Các Khoản Phải Thu Khách Hàng để theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Hàng tháng, Kế Toán Công Nợ lập Bảng Đối Chiếu Công Nợ về số tiền Khách Hàng còn nợ để đối chiếu số liệu giữa Khách Hàng và số phải thu tại Công Ty. Đồng thời thông báo cho Khách Hàng về số nợ đến hạn thanh toán. Căn cứ vào việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng để đánh giá khả năng thu hồi công nợ cũng như phản ánh trung thực các khoản phải thu khách hàng trên Báo Cáo Tài Chính. Kế Toán Công Nợ tiền hành: Lập dự phòng: Căn cứ theo tình hình thanh toán tiền hàng còn nợ của khách và thời hạn thanh toán, Kế Toán Công Nợ tiến hành lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Tại Công Ty việc tiếnhành lập dự phòng được áp dụng cho những khách hàng có thời hạn nợ trên 2 năm, mặc dầu Công Ty đã áp dụng các biện pháp cần thiết để đòi nợ nhưng chưa thu hồi được.Việc trích lập dự phòng tại Công Ty được hạch toán vào chi phí quản lí trong kì đúng chế độ kế toán. Xử lí các khoản nợ không thu hồi được: Việc xoá sổ các khoản nợ không có khả năng thu hồi được thực hiện đối với các khách hàng mất khả năng thanh toán hoạc bị pháp luật cưỡng chế. Hiện nay tại Công Ty vẫn có những khách hàng nợ trên 2 năm. Tuy nhiên Công Ty vẫn đang tiếp tục theo dõi vì các khách hàng này vẫn đang hoạt động. Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu: Tại Công Ty ít sảy ra trường hợp khách hàng trả lại hàng. Nếu có sảy ra thì Giám Đốc Công Ty sẽ trực tiếp duyệt về số hàng mà khách hàng trả lại và làm thủ tục kiểm nhận số hàng, hoản trả lại tiền cho khách (nếu khách đã trả tiền). Đồng thời kế toán tiêu thụ, công nợ sẽ ghi bút toán đảo để huỷ bỏ việc ghi nhận doanh thu cũng như việc theo dõi công nợ. PHẦN III: KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG. ---càd--- Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng với đặc điểm là quy mô lớn, có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp Miền Trung và Tây Nguyên. Hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực: Sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa dân dụng, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật, nhựa xây dựng; Kinh doanh các nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị phục vụ ngành nhựa; Tuy nhiên, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu nhựa công nghiệp. Lĩnh vực này thường có chu kỳ thanh toán, mức quay vòng vốn bị kéo dài hơn so với các ngành khác. Vì vậy, tình hình công nợ phát sinh khá phức tạp, việc quản lý công nợ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác mọi sự sai lệch và gian lận xảy ra cũng làm ảnh hưởng đến tính trung thực và chính xác của báo cáo tài chính từ đó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp đối với những người quan tâm. Qua thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng, do thời gian thực tập còn hạn chế, việc tìm hiểu về đặc điểm, tình hình, hệ thống kiểm soát chu trình Bán Hàng - Thu Tiền còn nhiều thiếu sót. Tuy nhiên em cũng đã rút ra được những đánh giá về mặt được và mặt còn tồn tại của HTKSNB công ty, từ đó có một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty như sau : I. Đánh giá HTKSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. 1. Những kết quả đạt được trong công tác KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Không ngừng nắm bắt những yêu cầu từ quản lí thực tiễn, trong những năm qua BGĐ Công Ty đã xây dựng được HTKSNB hoạt động khá hữu hiệu trong quá trình điều hành kiểm tra, giám sát. Xuyên suốt mõi hoạt động từ trên xuống dưới. Tuy các phòng ban đếu có chức năng riêng biệt nhưng không tách rời nhau mà có mối quan hệ qua lại, giám sát chặt chẽ. Điều đó đã giúp cho Công Ty phát huy được sức mạnh tập thể trong công tác điều hành và quản lí nhân sự. Kết hợp phong cách lãnh đạo công bằng, dân chủ.BGĐ Công Ty đưa ra quyết định trên cơ sở tham khảo ý kiến của cấp dưới… Điều đó đã tạo được mối quan hệ thông tin đa chiều, quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới. Sự đồng tình, ủng hộ, thực hiện nghiêm túc cuả các cấp. Tại Công Ty, tuy GĐ là người đứng đầu và đưa ra quyết định nhưng để giảm bớt khối lượng công việc và thực hiện sự phân chia trách nhiệm. GĐ uỷ quyền cho cấp dưới của mình như PGĐ, các Trưởng Phòng trong việc ra quyết định và phê chuẩn. Sự phân chia trách nhiệm đã nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi bộ phận, cá nhân. Tạo được sự phù hợp giữa các công việc, tránh sự chồng chéo… Đối với chính sách nhân sự, BGĐ Công Ty luôn tạo điều kiện môi trường là việc thoải mái nhất để các thành viên có thể cống hiến tài năng, sức lực vì Công Ty. Công Ty cũng thường xuyên tổ chức các khoá học tại chỗ hoặc gửi cán bộ đi tập huấn nhằm bồi dưỡng trình độ, nâng cao tay nghề, cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới… Công Ty có xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, chi tiết góp phần nâng cao động lực phấn đấu, ý thức trách nhiệm của đội ngũ nhân viên. Với tất cả những yếu tố trên đã góp phần giúp Công Ty phát huy được sức mạnh trong công tác điều hành, quản lí. Giúp cho công tác kiểm soát trở nên hữu hiệu, kịp thời phát hiện ra các sai sót, dễ quy trách nhiệm… Đạt được các mục tiêu kiểm soát đề ra. 2. Những vấn đề còn tồn tại trong công tác KSNB chu trình Bán Hàng -Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng. Bên cạnh những mặt tích cực công tác KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty vẫn còn nhiều vấn đề bất cập đối với từng yếu tố: Môi trường kiểm soát. HTKSNB Công Ty hiện nay là do GĐ Công Ty tổ chức và điều hành. Các nhân viên trong Công Ty là người thực hiên kiểm soát chứ không phải do một bộ phận độc lập, chuyên trách kiểm tra, kiểm soát. Bởi vậy nếu có sự cấu kết, thông đồng giữa các thành viên trong Công Ty thì GĐ sẽ khó mà phát hiện được Hiện nay tại công ty sử dụng kế toán máy cùng công tác kế toán thủ công để hỗ trợ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng chính xác, kịp thời. Tuy nhiên việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc cập nhập thông tin đầu vào của nhân viên phụ trách phải chính xác, kịp thời. Do vậy, nếu chỉ một sai sót nhỏ sảy ra sẽ khiến cho báo cáo tài chính do máy tính sử lí sẽ cung cấp thông tin không chính xác.Ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị. Mặt khác, trong điều kiện hiện nay khi các quy định, chuẩn mực kế toán việt nam vừa thay đổi không lâu. Tất cả những ảnh hưởng trên tuy là khách quan song cũng gây trở ngại cho công tác kiểm tra kiểm soát Công tác lập kế hoạch. Tại công ty cuối năm Hội Đồng Quản Trị mới họp ra kế hoạch tiêu thụ trong cả năm. Đó là kế hoạch chiến lược dài hạn, vạch ra phương hướng sản xuất kinh doanh trong năm. Tuy nhiên do thị trường vận động không ngừng, thiết nghĩ kế hoạch nên được xây dựng theo quý sẽ phù hợp mới chu trình sản xuất kinh doanh cảu công ty và kịp thời so với sự biến động của thị trường. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền. Hệ thống sổ sách kế toán được thiết lập cho nghiệp vụ Bán Hàng – Thu Tiền tương đối đầy đủ, phù hợp. Tuy nhiên theo cách nghĩ chủ quan của bản thân em thấy rằng việc thiết kế một số mẫu sổ chưa phù hợp như: Sổ tính giá thành thành phẩm vật tư chưa thể hiện được phương pháp tính giá thành II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình Bán Hàng – Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng Hoàn thiện môi trường kiểm soát 1.1 Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ ở Công ty : Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu kinh doanh đa dạng và quy mô rộng lớn, hoạt động kiểm tra,kiểm soát của Công ty đối với chưa có một bộ phận nào đảm nhận việc rà soát lại hệ thống kế toán và KSNB, giám sát quá trình hoạt động của hệ thống này và tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực; Ngăn ngừa và phát hiện kịp thời mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền. Tại Công ty cũng chưa có một bộ phận nào giúp Giám đốc kiểm tra, xác minh độ tin cậy của hệ thống thông tin tài chính, kế toán. Kiểm tra tính chính xác của các báo cáo tài chính trước khi đặt bút ký duyệt. Xuất phát từ những yêu cầu như vậy, chúng ta có thể thấy rằng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng là vấn đề cần thiết và tất yếu. Về tổ chức nhân sự : Bộ máy kiểm toán nội bộ gồm: Kiểm toán trưởng, Phó phòng kiểm toán và các kiểm toán viên Các tiêu chuẩn tuyển chọn KTVNB cho Công ty: Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty có thể thực hiện theo 2 cách: Tuyển nhân viên kiểm toán từ bên ngoài làm việc hay chọn lọc các nhân viên đủ điều kiện và thực hiện chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. + Việc tuyển chọn KTVNB cho Phòng Kiểm toán nội bộ ở Công ty có thể thông qua việc chọn lọc và thuyên chuyển các nhân viên ưu tú có đủ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từ các phòng ban khác, từ dưới các đơn vị thành viên lên. + Ngoài việc tuyển chọn nhân viên kiểm toán ở bên trong Công ty, Phòng Kiểm toán nội bộ có thể tuyển chọn nhân sự của mình qua công tác tuyển dụng từ bên ngoài. Đối tượng thực hiện việc tuyển chọn phải qua một Hội Đồng Phỏng Vấn kiểm tra các điều kiện và năng lực chuyên môn kỹ lưỡng. Ưu tiên cho các đối tượng đã được đào tạo và từng trải kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiểm toán - Kế toán - Tài chính doanh nghiệp. + Khi lựa chọn cần chú ý dựa theo các tiêu chuẩn sau: -Có phẩm chất trung thực, khách quan -Cương nghị, độc lập, thận trọng trong công việc -Có kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết cho công việc -Có khả năng giao tiếp tốt -Linh hoạt, phản ứng nhanh và giải quyết tình huống tế nhị -Có mối quan tâm đến nghề nghiệp -Có tinh thần không ngừng học hỏi nâng cao trình độ Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có các quyền hạn và nhiệm vụ sau: 1. Chủ động điều hành việc xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán hàng năm. 2. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ Công ty, đơn vị theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình đã được Giám đốc phê duyệt. 3. Bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên & thực hiện các biện pháp đào tạo huấn luyện kiểm toán viên; Đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ. 4. Đề xuất với Giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ. 5. Kiến nghị thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. 6. Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quy định trái với chủ trương chính sách chế độ phải có trách nhiệm báo cáo cho các cấp có thẩm quyền và đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời. Các kiểm toán viên còn lại có các chức năng và quyền hạn chung sau đây: 1. Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, người quản lý kiểm toán về chất lượng, tính trung thực hợp lý của báo cáo kiểm toán và những thông tin tài chính kế toán đã được kiểm toán bởi chính mình. 2. KTVNB phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán độc lập tương đối với các nhân viên thuộc các bộ phận khác. 3. Trong quá trình thực hiện công việc, KTVNB phải tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước. Đồng thời, phải tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật về các số liệu, tài liệu được kiểm toán. 4. Qua công tác kiểm toán, kiểm toán viên đưa ra các nhận xét, ý kiến đề xuất hay các giải pháp để giám đốc Công ty có phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD, hoàn thiện công tác quản lý điều hành Công ty. Đồng thời ngăn ngừa các sai sót, gian lận hay các hành vi làm trái với các chính sách chế độ của Nhà nước, các thể lệ quy định của Công ty. 5. Ký xác nhận vào các phần của Báo cáo kiểm toán do mình thực hiện 6. Không ngừng học hỏi, nâng cao kiển thức, năng lực chuyên môn và giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. 7. Kiến nghị với Giám đốc để xử lý các hành vi cản trở kiểm toán viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Về quan hệ giữa Phòng kiểm toán nội bộ với các bộ phận khác trong Công ty Bộ phận kiểm toán nội bộ tuy độc lập với tất cả các bộ phận khác nhưng phải trực thuộc sự điều hành của Ban giám đốc. Bởi lẽ: - Bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc lập với các hoạt động được kiểm toán, không tham gia vào bất cứ các hoạt động nào khác của đơn vị, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và bày tỏ ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán. - Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ báo cáo trực tiếp kết quả làm việc của mình cho Ban giám đốc đơn vị chứ không phải cho một đối tượng nào khác nhất là người ngoài doanh nghiệp. 2. Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình Ban Hàng – Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng Đối với nghiệp vụ bán hàng Công ty nên ban hành chính sách, thủ tục bán chịu cụ thể. Để đạt được những mục tiêu mong muốn nhất định của nhà quản lí thì chính sách này cần được thiết lập theo một số nguyên tắc sau: Tiêu chuẩn bán chịu Là một quy định thiết kê những tiêu chuẩn căn bản để khách hàng được bán chịu như: tính thường xuyên, khả năng thanh toán, uy tín thanh toán, tài sản thế chấp…. Chính sách chiết khấu thanh toán Chính sách này cho biết số tiền khách hàng đựoc hưởng chiết khấu khi thanh toán trước thời hạn thanh toán. Hạn mức bán chịu Là chính sách quy định mức bán chịu lớn nhất của công ty dành cho khách hàng và thời hạn cho phép khách hàng trả chậm trong trường hợp bán chịu. Đối với nghiệp vụ thu tiền Chính sách thu tiền Là những chính sách đựoc áp dụng trong trường hợp khách hàng đển nợ quá hạn như: Gửi thư đòi nợ, gọi điện thoại, các thủ tục pháp lí khác…… Biện pháp kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Hàng ngày, khi thu được tiền hàng thì nhân viên thu tiền phải nộp tiền vào quỹ hay ngân hàng trong thời gian sớm nhất để tránh trường hợp tiền của công ty bị chiếm dụng dẫn đến thất thoát. Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Là biện pháp hạn chê việc gian lận trong thu tiền và việc sử dụng tiền giả để thanh toán. Xây dựng quy trình KSNB đối với chu trình Bán Hàng – Thu Tiền Quy trình kiểm soát chu trình Bán Hàng- Thu Tiền tại công ty có thể được minh hoạ theo sơ đồ sau: Trình tự Trách nhiệm Trình tự Trách nhiệm Khách hàng yêu cầu muahàng Thông báo cho khách hàng Lập đơn đặt hàng Phê duyệt Lập phương thức bán hàng, tín dụng trình GĐ Tiếp nhận và xử lí ĐĐH Không chấp nhận Lưu trữ bảo quản Ghi sổ kế toán Thu tiền Làm thủ tục, xuất kho, ghi thẻ kho Lập lệnh xuất kho, viết hóa đơn Ký kết hợp đồng Khách hàng Khách hàng P Kinh Doanh Phòng kinh doanh BGĐ PKD Kế toán Kế toán tiền, công nợ, tiêu thụ Thủ quỹ Thủ kho Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh or BGĐ PHỤ LỤC 01: CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc •——dc——• HỢP ĐỒNG KINH TẾ SỐ: 72/0907/HĐ-CT Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của hội đồng nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành ngày 25/09/1989 Căn cứ luật thương mãi nước CHXHCN Việt Nam ngày10/05/1997 Căn cứ theo khả năng và nhu cầu sản xuất kinh doanh của hai đơn vị Hôm nay, ngày 3 tháng 09 năm 2007, hai bên gồn có: BÊN BÁN: CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG Địa chỉ: 371 Trần Cao Vân-Thành Phố Đà Nẵng Điện thoại: 0511.3714.460 - Fax: 0511.3714.561 Số tài khoản: 102010000192284 Ngân Hàng Công Thương TP Đà Nẵng. Mã số thuế: 0400383300 Đại diện bởi: Ông Trần Quang Dũng - Chức vụ: Giám Đốc. BÊN MUA: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG QUANG HUY Địa chỉ: 232. Nguyễn Huệ, Phường 7, Tp Tuy Hoà, Tỉnh Phú Yên. Điện thoại: 057.829.195 - Fax: 057.829.195 Mã số thuế: 0400310596 Đại diện bởi: Ông Nguyễn Huy Hiên - Chức Vụ: Giám Đốc. Hai bên đồng ý mua bán với những điều khoản như sau: Điều I: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền: Stt TÊN HÀNG ĐVT số lượng Đơn giá (chưa VAT) VAT Thành tiền (có VAT) 01 Ống HDPEÞ90, dày5.1cm Mét 200 36.680 3.668 8.069.600 02 Ống HDPEÞ63,dày3.6cm Mét 1.200 18.140 1.814 23.944.800 03 Ống HDPEÞ50,dày2.9cm Mét 1.400 11.730 1.173 18.064.200 04 Ống HDPEÞ32,dày1.9cm Mét 170 5.120 512 957.440 TỔNG CỘNG 51.036.040 Bằng chữ: (năm mươi mốt triệu không trăm ba mươi sáu ngàn không trăm bốn mươi đồng chẵn) Điều II: Quy cách và chất lượng: Ống HĐPE sản xuất bằng nhựa nguyên sinh màu đen, Þ90:25met/cuộn, Þ63:50 met/cuộn, Þ50: 100met/cuộn (chất lượng theo tiêu chuẩn UNICEF). Điều III: Thời gian, địa điểm và điều kiện giao hàng: + Địa điểm giao hàng: 371 - Trần Cao Vân. TP. Đà Nẵng. + Điều kiện giao hàng: Giao hàng trên phương tiện vận chuyển của bên mua. + Thời gian giao hàng: Giao hàng ngay khi nhận được tạm ứng. Điều IV. Hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán: + Hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoạc tiền mặt. + thời hạn thanh toán: Tạm ứng trước 20 (hai mươi) triệu đồng chẵn. Số tiền còn lại thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày xuất hoá đơn. Điều V: Thời gian và hiệu lực hợp đồng: Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày kí và có giá trị đến hết ngày 31/11/2007 hợp đồng mặc nhiên được thanh lí khi việc giao hàng và thanh toán hoàn thành Điều VI: Cam kết chung: Hai bên cam kết thực thiện các điều khoản và điều kiện đã ghi trong hợp đồng này. Trong quá trình thực hiện hợp đồng này nếu có khó khăn thì hai bên sẽ ngồi cùng nhau bàn bạc để giaỉ quyết. Nếu không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà Án Kinh Tế Thành Phố Đà Nẵng để giải quyết. Bên nào vi phạm sẽ phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại và phải chịu các phí liên quan đến bên khiếu kiện. Hợp đồng này được chia làm 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản để thực hiện. Đại diện bên mua Đại diện bên bán Nguyễn Huy Miên Trần Quang Dũng PHỤ LỤC 02 Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng PHIẾU XUẤT KHO Số: 039/A ............................Ngày ......18.....tháng....12...năm......2007................................ Tên và địa chỉ người nhận: Hồ Văn Nhựt/ Đóng Gói Phôi Và Mũ Bảo Hiểm Nhận tại kho: Kho A (thành phẩm) Lí do xuất : Xuất khác Stt Tên nhãn hiệu vật tư sản phẩm Đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bao PP loại B Kg 81,0 2 Túi PELD 17x40 cm Kg 95,1 3 Túi HDPE 33x55 cm Kg 50,0 4 Túi HDPE 42x75 cm Kg 69,0 5 Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): (Không đồng chẵn) Người Nhận Thủ Kho Kế Toán Phụ Trách ĐơnVị  PHỤ LỤC 03 CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG 371TrầnCaoVân-ĐàNẵng Tel: (0511)3714642/3714460/3714286 Mã số thuế: 0400383300 Fax: (0511)3714561/3714931 Tàikhoản:102010000192284 Ngân Hàng Công Thương TP Đà Nẵng. Email:danaplast@dng.vnn.vn  HOÁ ĐƠN (GTGT) Kí hiệu: AA/2006T Liên 3: Nội bộ số: 002348 Ngày ........04 ..............Tháng 09.......... Năm 2007 Tên khách hàng: Công Ty TNHH Trung Sơn...Mã khách Hàng: 51391........... Địa chỉ: 82Ông Ích Khiêm TP Đà Nẵng...........Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế : 040025575.....................................Thời hạn thanh toán: 04/09/2007 Số điện thoại: .........................Hợp đồng, phiếu đặt hàng số:...................................... Stt Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ống PVCÞ90 dày 3 ly Mét 40 28.040 1.121.600 Cộng tiền hàng 1.121.600 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 112.160 Tổng Tiền Thanh Toán 1.233.760 số tiền viết bằng chữ:...... ( một triệu hai trăm ba mươi ba ngàn bảy trăm sau mươi ngàn đồng chẵn )......................................................................................................... Người Mua Hàng Người Lập Hoá Đơn Thủ Kho Kế Toán Trưởng GiámĐốc ký,ghi rõ họ tên ký,ghi rõ họ tên ký,ghi rõ họ tên ký,ghi rõ họ tên ký,ghi rõ họ tên PHỤ LỤC 04 Công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng mẫu số: C21 - H 371 Trần Cao Vân- Đà Nẵng (ban hành theo QĐ số: 999 –TC/QĐ/CĐK- Liên số:... 1..... ngày 2.11.1996 của Bộ Tài Chính) Phiếu Thu Số: 231 Nợ:1111 Có: 1311 Ngày ...31 ...tháng... 01... năm ...2008 Họ tên người nộp tiền:....Đẵng Văn Thái ................................................ Địa chỉ:............ DNTN Văn Phước........................................................... Lý do nộp:........ Thu tiền bán ống HD – HĐ 3650..................................... Số tiền:........15.958.745 đồng. Viết bằng chữ:.... ( Mười lăm triệu chín trăm năm mươi tám ngàn bảy trăm bốn mươi lăm đồng chẵn)................................. Kèm theo:.......................................Chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):........................................................................... .................................................................................................................................... Ngày ........... tháng ............năm............ Thủ quỹ (Ký, họ tên) PHỤ LỤC 05 CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG Địa chỉ: 371TrầnCaoVân - ĐàNẵng Tel: 0511)3714642/3714460/3714286*Fax: (0511)3714561/3714931 Phiếu Xuất Kho Kí hiệu: AB/2004T Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ Số: Ngày ......01 .....tháng.....02........ năm .....2008... Liên 3: Dùng để thanh toán nội bộ Căn cứ lệnh điều động số: ........................ngày .........tháng...năm..................... Của: Giám Đốc Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng về:...................................... Họ và tên người vận chuyển: Trương Diệu Anh. Hợp dồng số:...................... Phương tiên vận chuyển: .........................................xe thô sơ............................ Xuất tại kho: ............................Kho A ( thành phẩm)....................................... Nhập tại kho: ..........Trương Diệu Anh / Cửa Hàng 148 LĐ............................ Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư( sản phẩm hàng hóa) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Thực suất Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Túi HĐPE 40x70cm kg 200 28.300 5.660.000 2 (Đơn giá chưa VAT) 3 Túi HĐPE 82x90cm kg 300 28.300 8.490.000 Tổng cộng 14.150.000 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phát hành theo công văn số 1232 CT/AC ngày 31/03/2003 của cục thuế Tp. ĐN PHỤ LỤC 06 THANH TOÁN ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG Mà KS: NVTN5110 LỆNH CHUYỂN CÓ Số bút toán: 000022 Loại giao dịch: giá trị cao Ngày, giờ lập: 18/03/2008-09:42:16 Số hiệu giao dịch: 13100013 Ngày giờ nhận: 18/03/2008-10:38:05 Ngân hàng gửi: NHNT Da Nang Mã NH: 51203010 TKNợ: Ngân hàng nhận: NHCT Da Nang Mã NH: 51201016 TK Có: Người phát lệnh: CTY CP DONG HUNG GIA LAI Địa chỉ/số CMND: Tài khoản: 00270301011D Tại NH: 51203010- NHNT Da Nang Người nhận lệnh: CTY CO PHAN NHUA DA NANG Địa chỉ: / Số CMND Tài khoản: 1020100001192284 Tại NH: 51201016 –NHCT Da Nang Nội dung: TC: 6590013. CHUYEN ONG HDPE GOI 4 [4532698522151080117] Số tiền bằng số: 139.179.040 Số tiền bằng chử: (Một trăm ba mươi chín triệu một trăm bảy mươi chín ngàn không trăm bốn mươi mốt ngàn) Kế Toán Kiểm Soát Chủ Tài Khoản PHỤ LỤC 07 Sổ Chi Tiết Thanh Toán Với Khách Hàng TK 131 - Phải Thu Khách Hàng Tên khách hàng:……………… Ngày tháng ghi sổ Chứng Từ Diễn giải TK đối ứng thời hạn chiết khấu số phát sinh số dư số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có SDĐK SPS …… ……. cộng SPS SDCK Bảng Kê Tổng Hợp Công Nợ Phải Thu Khách Hàng Tháng ……..năm…………… STT Tên khách hàng Tổng số phải thu Số đã thu số còn phải thu Ghi chú Trong hạn Quá hạn ……. ……. PHỤ LỤC 08 Công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng Sổ Theo Dõi Tiền Gửi (VNĐ) Tài Khoản: 1121 - Tiền Việt Nam Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Ngày số phiếu Nội dung TK đối ứng Số Tiền Thu Chi Nợ 1121 Có 1121 Số Dư Ngân hàng công thương ĐN 481.429.641 02/03/07 1C Thu tiền từ bán hàng/ bùi thị thuỷ 1311 5.390.000 06/03/07 2C Thu tiền từ bán hàng - H Đ 233/ Cty cổ phần FRIT Huế 1311 36.267.000 PHỤ LỤC 09 Công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng sổ quỹ tiền mặt TK: 1111 - tiền VNĐ từ ngày 17/03/2007 đến ngày 22/03/2007 Ngày Số phiếu Nội dung TK đối ứng Số tiền Thu chi Nợ 1111 Có 1111 Số dư SDDK 14.402.768 17/03/08 410 Thu tiền bán hàng/Trương Thị Diệu Anh 1311 60.000.000 17/03/08 411 Thu tiền bán ống HD- HĐ4031, 4032/Cửa Hàng Tháng Tám 1311 39.000.000 18/03/08 412 Thu tiền bán ống HD-HĐ4034/Huỳnh Công Phước 1311 52.000.000