Chuyên đề Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam

nhằm xác định những vấn đề hợp lý. 6. Xem xét việc đánh số liên tục của chứng từ có liên quan đến vật tư thiết bị và tính nhất quán của phương pháp tính giá vật tư thiết bị. Sau khi áp dụng các thủ tục kiểm soát trên vào công trình này thì ban quản lý dự án đã xác định rằng thực tế chi phí nguyên vật liệu phát sinh thực tế phù hợp với dự toán đã được lập và phù hợp với dự toán của đơn vị thi công lập trong hồ sơ dự thầu Khoản mục Giá trị phát sinh thực tế 1. Phần tín hiệu 2.520.601.645 Vật liệu 1.901.640.580 Thiết bị 112.750.000 Nhân công 506.211.065 2. Phần đường 757.868.719 3. Phần ghi 256.115.242 4. Phần kiến trúc 14.036.173 Phần kiến trúc 13.143.034 Phần điện 893.139 Tổng 3.548.621.780 Kiểm soát khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản lương chính lương phụ, phụ cấp lương của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp công trình không bao gồm các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của công nhân trực tiếp xây lắp. Mục tiêu thực hiện kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp là nhằm xác minh rằng chi phí nhân công trực tiếp sản xuất được thể hiện trên các báo cáo chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm hay trên báo cáo quyết toán công trình, hạng mục công trình là hoàn toàn có thật và được thanh toán bằng vốn đầu tư của công trình. Kiểm soát hướng tới tính trọn vẹn có nghĩa là tất cả các nghiệp vụ về tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất đã xảy ra thì đều được ghi chép đầy đủ và đúng chế độ qui định . Mục tiêu tiếp theo khi kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp là mục tiêu đo lường và tính giá tức là đối với các nghiệp vụ về tiền lương của công nhân sản xuất thì những giá trị đã ghi chép về nghiệp vụ là đúng: Đúng mức lương, hệ số lương, chấm công đúng, và cuối cùng các khoản trích theo lương phải phù hợp với thiết kế dự toán ban đầu đã được duyệt. Để đạt được mục tiêu đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và bộ phận quản lý xây dựng đường sắt nói riêng thiết lập một qui trình kiểm soát thực hiện riêng cho khoản mục này như sau: Đơn vị thi công công trình, dự án đảm bảo chi phí nhân công trực tiếp được lập dự toán theo thiết kế từ trước. Việc ghi chép sổ sách về tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất một cách chính xác hợp lý, đúng kỳ. Việc chi trả tiền lương, thưởng, chú ý thanh toán dựa trên các khoản nợ đã được ghi nhận nhằm hạn chế gian lận. Hạn chế việc tiếp cận tài liệugiữa bộ phận nhân sự với bộ phận thanh toán lương, phân chia trách nhiệm tách bạch giữa quyền phê duyệt với quyền chi trả lương, thưởng, quyền ghi chép sổ sách giám sát thời gian lao động hoặc dịch vụ hoàn thành… nhằm hạn chế các khoản chi không có thực, các khoản lương khống. Mặc dù có các qui trình kiểm soát tồn tại ngay trong quá trình thực hiện quản lý thi công như vậy nhưng vẫn chưa thể đảm bảo rằng không tồn tại sai phạm trong việc thực hiện nghiệp vụ của các nhân viên đơn vị. Vì vậy mà khi thực hiện hoạt động kiểm soát một cách chuyên nghiệp hơn thì các nhân viên kiểm soát của Tổng công ty sẽ thực hiện một số thủ tục sau: 1. Đối chiếu số chi phí nhân công thực tế phát sinh được ghi trên báo cáo chi phí sản xuất hay báo cáo quyết toán công rình xây dựng cơ bản với số đã dự toán đồng thời kết hợp đối chiếu với tiến độ thi công của công trình. Nếu có chênh lệch phải tiến hành xác minh cụ thể. 2. Kiểm tra chi phí nhân công trực tiếp phát sinh có phù hợp với số chi phí nhân công thể hiện các báo cáo chi phí sản xuất hay không bằng cách sử dụng bảng chấm công thực tế tính toán lại với những định mức lương qui định. 3. Đối chiếu danh sách công nhân trên bảng lương, bảng chấm công ở đơn vị sản xuất và ở doanh nghiệp. Có thể yêu cầu đơn vị sản xuất tập hợp nhân công tại chỗ để trả lương nhằm phát hiện nhân viên khống. 4. So sánh tỉ lệ chi phí nhân công trực tiếp với tổng chi phí trong mối quan hệ với giá trị công trình, hạng mục công trình xem có phù hợp không có sát với dự toán không. Các thủ tục như vậy cũng đã được áp dụng tại ban quản lý dự án và cũng đã xác minh được các chi phí nhân công phát sinh có đầy đủ chứng từ hợp lý chứng minh nghiệp vụ xảy ra và phù hợp với dự toán đã được duyệt. Số liệu cụ thể ở bảng trên. Thực hiện kiểm soát khoản mục sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công là các chi phí liên quan đến các hoạt động của các loại máy thi công như máy xúc, máy ủi,…nhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy. Chi phí này bao gồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời. Chi phí thường xuyên gồm lương chính lương phụ của công nhân của công nhân điều khiển máy, chi phí vật liệu, dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền liên quan đến sử dụng máy công trình. Chi phí tạm thời sử dụng máy thi công gồm chi phí sửa chữa lớn máy công trình( đại tu, trung tu) chi phí công trình tạm thời cho máy thi công ( lều lán…). Với mỗi công trình, hạng mục công trình chi phí sử dụng máy thi công cũng được lập dự toán theo thiết kế kỹ thuật định trước. Thực hiện kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công nhằm khẳng định tính trung thực hợp lý của việc ghi chép các nghiệp vụ về chi phí sử dụng máy thi công. Đảm bảo chi phí thi công được ghi nhận là đúng, đầy đủ, không bị nhầm lẫn với các khoản mục khác. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí này được thiết lập ở mỗi đơn vị sản xuất xây lắp, các đội sản xuất thi công đều sử dụng phiếu theo dõi ca máy thi công để theo dõi các máy móc hoạt động. Phiếu này được chi tiết cho từng máy, theo dõi về công nhân sử dụng máy, về số giờ máy hoạt động. Với mỗi loại máy công trình đều có định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu cho từng giờ hoạt động. Những định mức này là cố định phụ thuộc vào tính chất kỹ thuật của từng máy. Đối với các công nhân điều khiển máy cũng được theo dõi giờ làm việc trên bảng chấm công, nên khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên chú ý đối chiếu giữa hai chứng từ này xem có khớp nhau không. Khi thực hiện công việc kiểm soát này trước hết các chuyên viên kiểm soát đối chiếu số liệu trên các báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo quyết toán công trình với số dự toán đã lập. Tiếp đó xem xét việc tính toán số liệu thực tế của kế toán có phù hợp không. Ví dụ như đối với các khoản chi phí lương của công nhân sử dụng máy phải xem xét định mức lương, kiểm tra các định mức áp dụng đó có phù hợp với qui định hay không. Đối với các nghiệp vụ sửa chữa máy móc thi công, kiểm soát viên kiểm tra các hoá đơn chứng từ mua nguyên vật liệu, phụ tùng sửa chữa, đồng thời xem xét các hợp đồng sửa chữa máy móc thiết bị. Đối với chi phí sử dụng máy thi công thuê ngoài, Cần kiểm tra chi tiết từng hợp đồng thuê máy đặc biệt quan tâm đến thoả thuận thanh toán giữa các bên trong hợp đồng. Nếu có thể kiểm toán viên tiến hành kiểm toán tiến độ thi công thực tế của việc sửa máy. Thực hiện kiểm soát khoản mục chi phí sản xuất chung Theo qui định hiện hành, chi phí sản xuất chung là các chi phí sản xuất phát sinh đơn vị thi công trong quá trình sản xuất. Bao gồm lương của nhân viên quản lý dự án, công trình hạng mục công trình, lương của các nhân viên trực tiếp quản lý các đội xây lắp, khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) (19%) của nhân viên quản lý đội xây lắp, công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân sử dụng máy thi công, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho hoạt động của đội, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ và các chi phí khác trong kỳ có liên quan đến hoạt động của đội xây lắp. Tổng công ty thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này như sau: Thiết lập các văn bản pháp qui về quản lý và hạch toán các khoản mục chi phí sản xuất chung ví dụ như tỉ lệ chi phí sản xuất chung được phép cho mỗi công trình chiếm bao nhiêu phần trăm chi phí trực tiếp của công trình. Tiến hành xác định tỉ lệ trích khấu hao đối với các tài sản cố định có phù hợp không, phương pháp tính khấu hao sử dụng có đúng với phương pháp đã đăng ký hay không, việc tính khấu hao có nhất quán giữa các kỳ hay không. Các đơn vị phải thực hiện đúng các qui định của nhà nước nói chung và của Tổng công ty nói riêng về các thủ tục qui định đối với việc quản lý và hạch toán khoản mục chi phí sản xuất chung như việc xuất vật tư, xuất công cụ dụng cụ cho các đội sản xuất, các công trình phải được thực hiện theo dúng trình tự qui định, và việc thực hiện các dịch vụ mua ngoài phải có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lý hợp lệ theo qui định. Các thủ tục mà các kiểm soát viên thực hiện trong quá trình kiểm soát khoản mục chi phí này là: Tiến hành so sánh đối chiếu giá trị của khoản mục chi phí sản xuất chung được ghi trên báo cáo chi phí với giá trị được dự toán từ trước cụ thể đối với từng công trình, hạng mục công trình. Nếu phát hiện có sự chênh lệch lớn thì phải đi sâu làm rõ lý do khác biệt. Đối với khoản mục trích theo lương của nhân viên quản lý đội thi công công trình, dự án, của công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân sử dụng máy thi công… thì các chuyên viên kiểm soát căn cứ vào các khoản mục chi phí sau khi đã được kiểm tra như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí lương của công nhân sử dụng máy,… mà tính ra theo tỉ lệ qui định (19%) sau đó đối chiếu kết quả mà kiểm soát viên tính được với số liệu mà kế toán cung cấp. Các kiểm soát viên cũng có thể căn cứ trên khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp đã được kiểm toán mà tính ra khoản mục chi phí sản xuất chung dựa trên tỉ lệ phần trăm qui định cho mỗi công trình, hạng mục công trình, sau đó đối chiếu với số liệu thực tế của doanh nghiệp. Sau khi thực hiện kiểm soát các khoản mục chi phí của Công trình Điện khí hoá tập trung Ga Kim Liên ban quản lý dự án thấy rằng các khoản mục chi phí đã phát sinh là hợp lý và có thể chấp nhận được cho nên ban quản lý dự án đã quyết định duyệt quyết toán công trình. Việc thực hiện quyết toán công trình được thực hiện trong giai đoạn kết thúc dự án. 3.3. Giai đoạn kết thúc dự án Trong giai đoạn kết thúc dự án ban quản lý dự án thực hiện nghiệm thu và bàn giao công trình (hoàn chỉnh dự án để đảm bảo thoả mãn mục đích của Tổng công ty). Giai đoạn này thực hiện theo dõi, giám sát và quyết toán thanh toán công trình, thực hiện bàn giao công trình cho bên đầu tư Sau khi đơn vị trúng thầu thực hiện thi công công trình xong thì tiến hành công tác nghiệm thu thanh quyết toán công trình. Hồ sơ thanh quyết toán bao gồm những tài liệu như đã nêu ở trên và bên cạnh đó còn phải lập Biểu tổng hợp kinh phí quyết toán cho gói thầu mà đơn vị đó sử dụng (biểu này lập chi tiết theo hạng mục và theo khoản mục chi phí) Để thực hiện quyết toán công trình thì phải lập hồ sơ quyết toán công trình khi công trình đó đã hoàn thành. Hồ sơ quyết toán phải nêu rõ các điểm: Thiết kế ban đầu được duyệt, hồ sơ trúng thầu được duyệt, biên bản giao nhận mặt hàng, biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành do hai bên hợp đồng nghiệm thu tại hiện trường, biên bản nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng và các chế độ hiện hành của Nhà nước; nêu rõ kinh phí được quyết toán… Ví dụ như đối với công trình “ Điện khí hoá tập trung Ga Kim Liên” thì hồ sơ quyết toán bao gồm: BIỂU TỔNG HỢP KINH PHÍ QUYẾT TOÁN Gói thầu: Công trình điện khí hoá tập trung Ga Kim Liên Khoản mục Kinh phí Tổng kinh phí 3.548.621.780 Phần tín hiệu 2.520.601.645 Phần đường 757.868.719 Phần ghi 256.115.242 Phần kiến trúc 14.036.173 Khoản mục Kinh phí 1. Phần tín hiêu 2.520.601.645 Vật liệu 1.901.640.580 Thiết bị 112.750.000 Nhân công 506.211.065 2. Phần đường 757.868.719 3. Phần ghi 256.115.242 4. Phần kiến trúc 14.036.173 Phần kiến trúc 13.143.034 Phần điện 893.139 Kết thúc, quyết toán được duyệt: Khối lượng thi công đúng như khối lượng mời thầu xây lắp, chất lượng kỹ thuật đạt yêu cầu so với thiết kế Hồ sơ quyết toán được ký duyệt bởi đại diện hai bên ký kết hợp đồng và bên tư vấn giám sát công trình. Bên A: Ban quản lý dự án đường sắt Bên B: Công ty công trình Thông tin Tín hiệu điện Đường sắt Việt Nam Bên tư vấn giám sát: Ban quản lý dự án đường sắt KV3 Khi thực hiện kiểm soát giai đoạn kết thúc dự án thì các kiểm soát viên có nhiệm vụ như sau: Mục tiêu kiểm soát giai đoạn này là xem xét xem công trình được nghiệp thu có đảm bảo chất lượng hay không (có đảm bảo yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật hay không, kinh phí thực hiện có hợp lý hay không) và quá trình thanh quyết toán công trình có được thực hiện theo đúng trình tự qui định hay không. Dự án đầu tư các công trình xây dựng cơ bản trong ngành đường sắt cũng như trong tất cả các công trình xây dựng cơ bản khác sau khi hoàn thành thì phải thực hiện nghiệm thu và đưa vào sử dụng. Khi đó Tổng công ty với tư cách là chủ đầu tư phải hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư, trình người có thẩm quyền phê duyệt. Thời gian tiến hành quyết toán và trình tự thực hiện quyết toán tại Tổng công ty được thực hiện theo đúng qui định của Nhà nước trong Quyết định số 168/2003/QĐ-BTC ngày 07/10/2003 Về việc ban hành qui trình thẩm tra quyết toán vốn đầu tư dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty trong lĩnh vực xây lắp thiết kế được thiết lập và hoạt động như sau: Yêu cầu của việc thẩm tra báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành Dự án đầu tư xây dựng cơ bản sau khi hoàn thành thì phải tiến hành nghiệm thu, bàn giao và đưa vào sử dụng, Tổng công ty với tư cách là đơn vị chủ đầu tư phải hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Công tác thẩm tra quyết toán phải tuân thủ theo đúng qui chế quản lýđầu tư và xây dựng, báo cáo kết quả thẩm tra phải đảm bảo tính đúng đắn, chính xác, trung thực, khách quan, tổ chức kiểm toán, cơ quan chuyên môn thực hiện thẩm tra báo cáo quyết toán, cán bộ trực tiếp thực hiện thẩm tra phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung và kết quả đã thực hiện. Lập kế hoạch thẩm tra Căn cứ vào danh mục những dự án hoàn thành trong năm, danh mục hồ sơ dự án trình duyệt quyết toán trong năm của Tổng công ty các cơ quan chuyên môn chủ trì thẩm tra quyết toán lập kế hoạch thẩm tra quyết toán dự án hay công trình có thể là do cơ quan chuyên môn trực tiếp thực hiện thẩm tra hoặc là thuê tổ chức kiểm toán độc lập thực hiện thẩm tra sau đó cơ quan chuyên môn thực hiện kiểm tra lại Trình tự thực hiện thâm tra quyêt toán vốn đầu tư dự án hoàn thành Trình tự thực hiện thẩm tra quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được thực hiện theo 4 bước sau: Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ báo cáo quyết toán Khi nhận được tờ trình đề nghị thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành của Tổng công ty gửi lên cơ quan chuyên môn thuộc cấp phê duyệt quyết toán (Bộ kế hoạch và đầu tư) và cấp phê duyệt có trách nhiệm bố trí xắp xếp lịch làm việc với Tổng công ty và với đơn vị thi công để thực hiện quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành Bước 2: Xác định hình thức tổ chức thẩm tra quyết toán Trong giai đoạn này thực hiện lựa chọn hình thức tiến hành thẩm tra báo cáo quyết toán hoặc là trực tiếp thực hiện thẩm tra hoặc là thuê một tổ chức kiểm toán độc lập bên ngoài thực hiện thẩm tra sau đó cơ quan chuyên môn trực tiếp thực hiện kiểm tra lại Bước 3: Tổ chức thẩm tra quyết toán Căn cứ vào kế hoạch được duyệt, quỹ thời gian thẩm tra quyêt toán theo qui định và đặc điểm, tình hình cụ thể của dự án cơ quan chuyên môn hoặc là các tổ chức kiểm toán độc lập thực hiện thẩm tra dự án theo những nội dung sau: Thẩm tra hồ sơ pháp lý của dự án: Kiểm tra, đối chiếu danh mục trình tự thực hiện các văn bản pháp lý liên quan đến quá trình đầu tư xây dựng dự án so với các qui định của qui chế quản lý đầu tư và xây dựng, qui chế đấu thầu; thẩm tra tính pháp lý của các văn bản, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ kinh tế liên quan đến dự án, xem xét việc chấp hành các nguyên tắc, nội dung qui định của các loại văn bản, trình tự lập và duyệt văn bản, nội dung của văn bản, thẩm quyền phê duyệt của văn bản; kiểm tra tính pháp lý của việc thực hiện qui chế đấu thầu, hợp đồng kinh tế; kiểm tra đối chiếu về qui mô, công suất của dự án sau khi hoàn thành với các nội dung của quyết định đầu tư; sau đó tiến hành nhận xét và đánh giá việc chấp hành các qui định của pháp luật về chấp hành các qui định của Nhà nước Thẩm tra nguồn vốn đầu tư của dự án: Thực hiện thẩm tra nguồn vốn đầu tư. thẩm tra số vốn đầu tư thực hiện hàng năm và thực hiện nhận xét đánh giá về việc cấp phát, thanh toán, cho vay, tiến độ thi công thực tế với tiến độ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, việc quản lý và sử dụng các loại nguồn vốn đầu tư của dự án. Thẩm tra chi phí đầu tư: Tiến hành thẩm tra các khoản mục chi phí như chi phí xây lắp, chi phí thiết bị và các chi phí khác. Thẩm tra chi phí đầu tư không tính vào giá trị công trình: Thực hiện thẩm tra tính pháp lý của các chi phí đầu tư không tính vào giá trị công trình về các mặt nội dung chi phí, nguyên nhân và căn cứ đề nghị không tính chi phí vào giá trị công trình Thẩm tra xác định giá trị công trình bàn giao cho đơn vị sử dụng: Căn cứ vào kết quả thẩm tra chi phí đầu tư của dự án xác định giá trị công trình hình thành sau đầu tư đồng thời tính phân bổ chi phí khác cho các hạng mục công trình xác định chi phí đầu tư hình thành công trình, xác định giá trị công trình bàn giao cho các đơn vị sử dụng Thẩm tra xác định công nợ, vật tư thiết bị tồn đọng sau khi quyết toán: Xác định tổng số vốn đã thanh toán cho dự án và căn cứ vào các khoản mục chi phí sau khi thẩm tra quyết toán số vốn đã thanh toán và tình hình công nợ, xác định các khoản nợ phải thu, phải trả giữa Tổng công ty và các đơn vị cá nhân có liên quan; kiểm tra xác định giá trị vật tư tồn đọng thông qua việc kiểm tra số liệu trên sổ kế toán và số liệu kiểm kê thực tế, thiết bị mua sắm phải theo dự toán được duyệt, các loại vật tư thiết bị mua sắm và sử dụng phải được đánh giá đúng số lượng, đúng giá trị thể hiện trên báo cáo quyết toán Xem xét, thực hiện kết luận của các cơ quan thanh tra kiểm tra Bước 4: Tổng hợp báo cáo thẩm tra trình cấp có thẩm quyền duyệt quyết toán: Sau khi thực hiện thẩm tra báo cáo quyết toán công trình Tổng công ty phải lập báo cáo kết quả thẩm tra theo quy định của thông tư hướng dẫn quyêt toán vốn đầu tư, lập tờ trình kết quả thẩm tra và đề nghị phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành. Hồ sơ trình duyệt quyêt toán vốn đầu tư bao gồm: Tờ trình kêt quả thẩm tra quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, tờ trình phê duyệt quyết toán của của chủ đầu tư kèm theo báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành của ban quản lý dự án, tập các văn bản pháp lý có liên quan, báo cáo kiểm toán nếu có, báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán… Trình tự thực hiện dự án tại Tổng công ty là trình tự các bước thực hiện các công việc của dự án từ khâu chuẩn bị lập dự toán cho đến khâu thanh quyết toán công trình. Có thể khái quát tình hình thực hiện dự án tại Tổng công ty theo sơ đồ sau (Bắt đầu từ khi dự án đã được duyệt và có quyết định thực hiện dự án) Dự toán thiết kế kỹ thuật Lập hồ sơ mời thầu (Do công ty thuê tư dịch vụ tư vấn mời thầu thực hiện) Thực hiện đấu thầu, Duyệt đơn vị trúng thầu thi công, thông báo đơn vị trung thầu và duyệt giá dự thầu của đơn vị trúng thầu Lập hợp đồng kinh tế giao nhận thầu xây lắp với đơn vị trúng thầu Thực hiện quyết toán công trình (Lập hồ sơ quyết toán) Biểu số 5: Sơ đồ các bước trong quá trình thực hiện dự án tại Tổng công ty Các bước cụ thể thực hiện dự án như sơ đồ trên đã thể hiện rõ ràng thông qua các giai đoạn thực hiện dự án như đã trình bày ở trên PHẦN III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM TRONG LĨNH VỰC XÂY LẮP THIẾT KẾ I. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ TRONG LĨNH VỰC XÂY LẮP THIẾT KẾ NÓI RIÊNG TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 1. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam Tổng công ty Đường sắt Việt Nam hiện nay được đánh giá là một trong những Tổng công ty Nhà nước có Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hưu hiệu cụ thể thể hiện như sau: 1.1. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát tại Tổng công ty Được đánh giá là tương đối tốt, Cách thức tổ chức quản lý chặt chẽ, các nhà quản lý cấp cao thì luôn quan tâm đến việc tổ chức đào tạo nâng cao chất lượng hoạt động của các nhân viên trong Tổng công ty từ cấp cao đến cấp thấp nhất, có chính sách tuyển dụng nhân viên phù hợp với chuyên ngành cần tuyển dụng đảm bảo tuyển dụng được những nhân viên có trình độ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức tốt. Công tác kế hoạch cũng được thựchiện thường xuyên trong tất cả các hoạt động và trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu của Tổng công ty; Ban kiểm soát được thiết lập và hoạt đông rất có hiệu quả giúp Tổng công ty kiểm soát được tất cả các hoạt động của mình trong mọi lĩnh vực; bên cạnh các nhân tố bên trong thì các nhân tố bên ngoài như các chính sách đầu tư phát triển của Nhà nước, các chính sách quản lý của Nhà nước áp dụng cho các đơn vị là các doanh nghiệp Nhà nước hiện nay cũng tạo điều kiện rất thuận lợi cho Tổng công ty hoạt quản lý các hoạt động của mình được tốt hơn. 1.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán của Tổng công ty hiện nay cũng đang hoạt động rất có hiệu quả thể hiện ở chỗ là các đơn vị cấp dưới nộp các báo cáo tài chính hàng tháng hàng quí và Báo cáo tài chính năm lên Tổng công ty rất đúng thời hạn và chất lượng của các báo cáo tương đối tốt tức là thông tin phản ánh trên các Báo cáo tài chính tương đối chính xác, phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Tại Tổng công ty thực hiện mô hình tổ chức hạch toán phân tán, các đơn vị thành viên của Tổng công ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị mình mà tự lựa chọn hình thức tổ chức hạch toán kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán, lựa chọn các phương pháp ghi sổ cũng như là hệ thống tài khoản kế toán áp dụng… 1.3. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong Tổng công ty được chi tiết cụ thể cho từng loại nghiệp vụ hoạt động và được tổ chức hướng dẫn thực hiện cho các cán bộ công nhân viên trong từng đơn vị cụ thể Các thủ tục kiểm soát bao gồm các thủ tục về lập kiểm tra và so sánh phê duyệt các tài liệu liên quan đến đơn vị, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán, kiểm tra số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, kiểm tra phê duyệt các tài liệu kế toán…. và các qui định về thủ tục phân tích trong các hoạt động của Tổng công ty. Bên cạnh đó Tổng công ty cũng tổ chức quản lý tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Tức là việc tổ chức công tác quản lý ở Tổng công ty nói chung và tổ chức quản lý ở các đơn vị thành viên của Tổng công ty đảm bảo công việc được phân chia cụ thể rõ ràng về trách nhiệm công việc từ đó tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc đồng thời cũng qui định sự cách lý thích hợp trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lam dụng như là việc cách ly trách nhiệm giữa người phê duyệt, người thực hiện và người kiểm soát… và nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn là cấp dưới đôi khi cũng được ra các quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định và được sự uỷ quyền của cấp có thẩm quyền 1.4. Bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ là một nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành chính sách và thủ tục kiểm soát. bộ phận kiểm toán hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời sát thực về mọi hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh và bổ xung các qui chế kiểm soát có hiệu lực và hiệu quả Hiện tại ở Tổng công ty do mới thành lập nên bộ phận kiểm toán chưa được thiết kế do chưa có đội ngũ nhân viên cũng như chưa có các điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế các bộ phận của kiểm toán nội bộ. 2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế 2.1. Ưu điểm Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nhìn chung là tương đối vững chắc, có tổ chức quản lý chặt chẽ, có bộ phận chuyên trách thực hiện chức năng kiểm soát trong toàn bộ các hoạt động của Tổng công ty đó là Ban kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty hoạt động rất có hiệu quả xét trên mọi khía cạnh Ban kiểm soát- Như đã trình bày ở phần trên là bộ phận được thiết lập nhằm giúp Hội đồng quản trị thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động của các doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty, và giúp các doanh nghiệp đó hoạt động theo đúng qui chế tổ chức và các qui chế về pháp luật, giám sát cả các hoạt động của bản thân Tổng công ty và Ban giám đốc, các Ban chuyên môn nghiệp vụ tại văn phòng Tổng công ty. Ban kiểm soát thực hiện hoạt động theo qui chế tổ chức của Tổng công ty và phù hợp với các qui định của pháp luật Việt Nam. Trong lĩnh vực Xây lắp Thiết kế, hoạt động giám sát các hoạt động của khối Xây lắp-Thiết kế được thực hiện bởi cả Ban kiểm soát và do tính chất phức tạp của hoạt động Xây lắp-Thiết kế nên để nâng cao chất lượng hoạt động của ngành Tổng công ty đã thiết lập nên Ban Quản lý Xây dựng Đường sắt- là bộ phận chuyên trách thực hiện giám sát các hoạt động từ khâu thiết kế đến khâu tổ chức thi công và đến khâu nghiệm thu, thanh toán, bàn giao công trình đưa vào sử dụng. Việc thực hiện công tác quản lý dự án tuân theo qui định của Nhà nước về qui chế quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản. mỗi một dự án đều được tổ chức, hoạch định, phân công thực hiện và được kiểm soát chặt chẽ, được thiết lập một bộ phận quản lý dự án riêng cho công trình, hạng mục công trình đó. Chủ nhiệm công trình là người lãnh đạo trực tiếp quản lý dự án, tổ chức thực hiện dự án đến kết quả cuối cùng một cách tốt nhất. Quá trình theo dõi hoạt động của dự án được thực hiện một cách liên tục như vậy giúp phát hiện kịp thời những sai phạm mà đưa ra những điều chỉnh phù hợp, việc theo dõi dự án được báo cáo liên tục đảm bảo quá trình kiểm soát là luôn luôn tồn tại và hoạt đông có hiệu quả 2.2. Những điểm hạn chế Công việc quản lý các dự án chưa được thực hiện tốt ở khâu khảo sát thiết kế, đôi khi phải bổ xung sửa đổi nhiều lần làm chậm việc ra quyết định của dự án. Việc thiết kế tuy đã được thực hiện nhưng chưa đồng bộ theo gói thầu và công tác tổ chức đầu thầu còn được thực hiện hơi chậm so với mức bình thường đặc biệt là vào khoảng thời gian đầu năm 2003 Mặc dù có các ban quản lý dự án và có bộ phận thực hiện trách nhiệm giám sát thi công nhưng bộ phận này chưa thực sự phát huy được hiệu quả hoạt động của mình. Tổng công ty đôi khi vẫn phải thuê kiểm toán độc lập bên ngoài để thực hiện kiểm soát lại các hoạt động cuả các dự án Mặc dù quy chế được xây dựng rất chặt chẽ nhưng công tác quản lý dự án của các ban quản lý dự án còn bộc lộ nhiều thiếu sót từ quản lý đến giám sát, thanh quyết toán Chính vì vậy mà chất lượng của hoạt động kiểm soát khâu khảo sát thiết kế chưa thực sự phát huy được hiệu quả. Vậy nguyên nhân chính dẫn đến các hạn chế trên là gì? Có thể nói rằng có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng. Nguyên nhân có cả các nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan, nhưng nguyên nhân quan trọng nhất có lẽ là do trình độ của cán bộ công nhân viên chưa cao kể cả nhân viên thực hiện dự án cũng như là nhân viên giám sát dự án. bên cạnh đó do Tổng công ty là đơn vị mới thành lập cho nên nhân viên chưa kịp làm quen với phong cách làm việc mới, cách quản lý mới tức là kinh nghiệm hầu như có rất ít cho nên mới dẫn đến tình trạng như vậy và phải kể cả đến sự thay đổi đổi mới về chế độ quản lý liên quan đến các hoạt động xây dựng cơ bản cho nên các nhân viên cần phải có thời gian để tiếp nhận những chính sách, chế độ mới mà áp dụng vào thực hiện xây dựng công trình thực tế vì vậy sự chậm trễ trong thực hiện các qui trình của một dự án hay một công trình, hạng mục công trình Xây dựng cơ bản là không thể tránh khỏi 2.3. Tóm tắt kết quả hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thiết kế trong năm 2003 và các điều kiện ảnh hưởng Với những ưu nhược điểm như trên Tổng công ty trong năm 2003 cũng đạt được những thành tựu đáng kể : Trong năm 2003, doanh thu của các đơn vị xây lắp và thiết kế đạt 630,3 tỷ đồng bằng 92,6% so với năm 2002. Lãi toàn khối đạt 26.6 tỷ đồng. Khối xây lắp có nhiều đơn vị giảm sản lượng so cùng kỳ năm 2002 chủ yếu là do vốn đầu tư phát triển được cân đối thấp; trong 11 đơn vị xây lắp thiết kế chỉ có 4 đơn vị: Công ty công trình đường sắt 3, Công ty công trình Thông tin-Tín hiệu điện, Công ty Xây dựng công trình Hà Nội và công ty tư vấn Đầu tư -Xây dựng thực hiện cao hơn cùng kỳ năm 2002, trong đó Công ty Tư vấn Đầu tư và Xây dựng có tỷ lệ đạt cao nhất, bằng 120.6% Trong năm qua hầu hết các đơn vị xây lắp và thiết kế đều gặp phải khó khăn đó là nguồn vốn đầu tư phát triển nâng cấp cho cơ sở hạ tầng đường sắt năm nay được cân đối thấp, vốn tín dụng đầu tư có khá nhưng mới được bổ sung vào cuối năm. Mặt khác, năm 2003 Nhà nước có nhiều thay đổi trong quản lý đầu tư và xây dựng; sửa đổi, bổ xung qui chế đấu thầu, quản lý chất lượng công trình, thanh quyết toán vốn, thay đổi về tiền lương, nên nhiều dự toán đã được duyệt đầu năm lại phải duyệt lại, nhiều gói thầu đã mở lại phải tổ chức đấu thầu lại, làm hạn chế đến kết thực hiện của các đơn vị xây lắp. Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng với tinh thần chủ động, chỉ đạo tập trung đúng hướng ngay tư ngày đầu năm nên công tác Xây dựng cơ bản đã hoàn thành những công trình và mục tiêu chủ yếu tập trung vào phục vụ đắc lực cho vận tải: Các công trình chuyển tiếp năm 2002 đã cơ bản hoàn thành, phần lớn đã được nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng. Một số công trình trọng điểm đã hoàn thành: Dự án 10 cầu trên Đường sắt Thống nhất bằng vốn ODA, mở rộng ga Trường Lâm; đưa vào sử dụng đường vòng Thanh Khê và Ga Trình xuyên. Các công trình trọng điểm khác đã và đang được triển khai khẩn trương:Sửa chữa cầu Long Biên giai đoạn 2, dự án cầu chui Gia Lâm, mở ga Đình đẻo Hải Vân đang triển khai thi công gói 1, mở rộng ga Văn Phú đã hoàn thành phần lớn công việc; các cầu Bình Lợi, Đồng Nai lớn, Đồng Nai nhỏ đã mở thầu, đang chuẩn bị thi công. Công tác chuẩn bị đầu tư: Với tinh thần chủ động đi trước, công tác chuẩn bị đầu tư năm 2003 có nhiều chuyển biến khá tốt. Ngành đã và đang triển khai hàng chục dự án đầu tư cho cơ sở hạ tầng và vận tải, trong đó đã hoàn thành nghiên cứu khả thi 5 dự án với tổng mức đầu tư 7.330,64 tỷ đồng, đã được Chính Phủ và bộ Giao thông Vận tải phê duyệt 3 dự án. Trong các dự án đã hoàn thành bước nghiên cứu khả thi có một số dự án lớn, trọng điểm của nghành như: Dự án Đường sắt Yên Viên-Phả Lại-Hạ Long-Cái Lân với tổng mức đầu tư 3.991,69 tỷ đồng; Dự án Đường sắt Hải Phòng vào khu công nghiệp Đình Vũ có tổng mức đầu tư 244,94 tỷ đồng; Dự án hiện đại hoá thông tin tín hiệu 3 tuyến phia bắc và khu đầu mối Đường sắt Hà Nội có tổng mức đầu tư 1.161 tỷ đồng; Dự án thay tà vẹt bê tông K1, K2, tà vẹt sắt bằng tà vẹt bê tông dự ứng lực, kéo dài đường ga, đặt thêm đường thứ 3 đối với ga chỉ có 2 đường đoạn Vinh-Nha Trang có tổng mức đầu tư 1.657,65 tỷ đồng. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM NÓI CHUNG VÀ XÉT RIÊNG TRONG LĨNH VỰC XÂY LẮP THIẾT KẾ Căn cứ vào đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty, căn cứ vào tình hình thực tế tại thời điểm hiện tại: Các chính sách và thủ tục mới về quản lý tài chính, về qui chế kiểm toán nội bộ: Quyết định số 832TC/BTC/CĐKT, ngày 28/7/97 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về qui chế kiểm toán nội bộ, thông tư 171/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998- Hướng dẫn thực hiện qui chế kiểm toán nội bộ của Doanh nghiệp Nhà nước, thông tư 52/1998-TT-BTC ngày 16/4/1998-hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp Nhà nước. Giải pháp được đưa ra để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty là: Tăng cường công tác đào tạo nâng cao trình độ của các cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty và thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ: khi thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong Tổng công ty thì cần quan tâm đến các vấn đề sau: 1. Kiểm toán viên nội bộ 1.1. Điều kiện đối với kiểm toán viên nội bộ: Người được bổ nhiệm hoặc được giao trách nhiệm làm kiểm toán viên nội bộ phải có đủ các điều kiện sau: Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án tiền sự và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quá trình quản lý kinh tế, tài chính, kế toán. Đã tốt nghiệp Đại Học chuyên nghành kế toán kiểm toán tài chính hoặc quản trị kinh doanh Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên trong đó có ba năm liên tiếp công tác tại đơn vị được giao nhiệm vụ kiểm toán viên Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của Bộ Tài chính và được cấp chứng chỉ 1.2. Về việc bổ nhiệm, bãi miễn chức danh cho kiểm toán viên nội bộ: Được thực hiện trực tiếp bởi Tổng giám đốc, Giám đốc của Tổng công ty. Kiểm toán viên đã bị bãi nhiệm do vi phạm kỷ luật không được bổ nhiệm lại. Kiểm toán viên nhất quyết không được đảm đương trách nhiệm điều hành hay quản lý hoạt động kinh doanh của Tổng công ty 1.3. Về trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ: Kiểm toán viên nội bộ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Tổng giám đốc, Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, giám đốc về chất lượng, tính trung thực và hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán. trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán và các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước; các kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán, không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp; tuân thủ các nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán (loại trừ các trường hợp có yêu cầu của toà án… ) 1.4. Quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ. Không bị chi phối, hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán; Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán; Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao; Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; ngăn ngừa các sai sót gian lận, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp...; Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ, được quyền đề nghị cơ quan chức năng của Nhà nước xem xét lại quyết định của (Tổng) Giám đốc về bãi nhiệm kiểm toán viên. 2. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Qui định trong chương IV của quyết định 832 TC /BTC/CĐKT 2.1. Bộ máy kiểm toán nội bộ Các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ để thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp được tổ chức thành phòng, ban, hoặc nhóm, tổ công tác trực thuộc (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Bộ máy kiểm toán nội bộ, gồm: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ, Phó trưởng phòng kiểm toán nội bộ (nếu có), nhóm trưởng kiểm toán nội bộ và kiểm toán viên nội bộ. Số lượng kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động, số lượng các đơn vị thành viên tính chất phức tạp của công việc, yêu cầu quản lý kinh doanh và trình độ, năng lực nghề nghiệp của kiểm toán viên. ở các tập đoàn sản xuất (Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp,.. .) phải tổ chức phòng (ban) kiểm toán nội bộ có đủ lực lượng và năng lực để kiểm toán trong đơn vị và các đơn vị thành viên. Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp (kể cả phòng kế toán - tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, (Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngoài (nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán. 2.2. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ Đứng đầu phòng (ban) kiểm toán nội bộ là trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ doanh nghiệp. Trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ do (Tổng) Giám đốc bổ nhiệm sau khi có ý kiến bằng văn bản của Tổng cục, Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp (Bộ Tài chính). Trưởng phòng kiểm toán nội bộ là người ký, chịu trách nhiệm trước (Tổng) giám đốc và trước pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ. Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ và quyền hạn: Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán hàng năm. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ doanh nghiệp theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được (Tổng) Giám đốc phê duyệt. Quản lý, bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ. Đề xuất với (Tổng) Giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ. Đề nghị trưng tập kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện các cuộc kiểm toán khi cần thiết. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời. 2.3. Bộ máy kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc. - Đối với đơn vị thành viên trong Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập: Phải tổ chức bộ phận kiểm toán có chức năng độc lập, hoặc bố trí một số nhân viên kiểm toán nội bộ để thực hiện kiểm toán nội bộ. - Đối với doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc không có tư cách pháp nhân: Tuỳ theo quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động mà có thể bổ nhiệm kiểm toán viên hoạt động trực tiếp tại các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc. Các kiểm toán viên nội bộ hoạt động ở các doanh nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân độc lập, hoặc không có tư cách pháp nhân độc lập đều trực thuộc trực tiếp hoặc gián tiếp bộ máy kiểm toán nội bộ của đơn vị cấp trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc. 3. Thiết kế qui trình thực hiện kiểm toán Theo điều 10 của quyết định 382/TC /BTC/CĐKT/1998 qui định trình tự các bước công việc của cuộc kiểm toán nội bộ: Bước 1: Lập kế hoạch và lựa chọn phương pháp kiểm toán - Lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm toán nội bộ. - Xác định quy mô cuộc kiểm toán; phương pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổ chức thực hiện; tổ chức lực lượng kiểm toán (bao gồm cả kiểm toán viên trong, ngoài doanh nghiệp và các nhân viên chuyên môn cần huy động). Bước 2: Công tác chuẩn bị kiểm toán - Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiệm vụ kế hoạch và các điều kiện, biện pháp, các chính sách, quy định của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh sẽ kiểm toán. Sơ bộ đánh giá những thay đổi về điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp; - Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trương, biện pháp phát sinh trong kế toán, kiểm toán; - Xem xét các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó (nếu có), kể cả các tài liệu bên ngoài doanh nghiệp có liên quan đến cuộc kiểm toán; tóm tắt các thông tin cần phải kiểm tra trong quá trình kiểm toán sắp tới; thu thập và chuẩn bị các mẫu, các chương trình, các chỉ dẫn cho cuộc kiểm toán sẽ được tiến hành. Bước 3: Thực hiện việc kiểm toán - Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải xem xét, thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan, kể cả các chứng cứ bên ngoài doanh nghiệp...; - Xem xét, đánh giá và việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. - Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. - Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chi tiết; xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán. - Các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán phải theo đúng quy trình của một cuộc kiểm toán và các bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận trên tài liệu, hồ sơ kiểm toán. Bước 4: Kết thúc cuộc kiểm toán Khi kết thúc cuộc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán; Báo cáo kiểm toán phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán; xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước khi trình ký duyệt; đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp; Báo cáo kiểm toán được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theo tính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quản trị, (Tổng) Giám đốc quyết định. Riêng báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được đính kèm báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi lưu hành. Phúc tra kết quả kiểm toán: Là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm toán ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp. 4. Lựa chọn phương pháp tiến hành kiểm toán nội bộ Theo điều 11 quyết định 832- Phương pháp tiến hành kiểm toán nội bộ qui định như sau: Tuỳ theo tính chất của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải lựa chọn và áp dụng những phương pháp, thủ tục kiểm toán phù hợp với mục tiêu và yêu cầu kiểm toán. Thủ tục và phương pháp kiểm toán được lựa chọn và áp dụng gồm quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh, xem xét; đối chiếu văn bản, tài liệu, chế độ, luật lệ; thu thập và đánh giá các bằng chứng; tính toán, so sánh, phân tích, kiểm tra trên máy vi tính; tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân; dự đoán, dự báo xu hướng, khả năng; và các bước kiểm tra, đánh giá khác mà kiểm toán viên xét thấy cần thiết phải tiến hành trong từng trường hợp cụ thể. 5. Phạm vi công việc của kiểm toán nội bộ Phạm vi thực hiện của kiểm toán nội bộ: 1. Kiểm toán các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và của các đơn vị thành viên; 2. Kiểm toán tuân thủ. 3. Kiểm toán hoạt động. 6. Biện pháp cụ thể trong lĩnh vực xây lắp thiết kế Tổng công ty nên tổ chức một tổ kiểm toán nội bộ chuyên trách về lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế trong bộ phận kiểm toán nội bộ của đơn vị mình. Các kiểm toán viên chuyên trách thực hiện kiểm toán nội bộ trong lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế cần phải có đầy đủ các điều kiện như đã trình bày ở trên đồng thời phải có sự hiểu biết thực sự về hoạt động Xây lắp-Thiết kế nói chung và đặc biệt là hoạt động Xây lắp-Thiết kế của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, có sự hiểu biết về các qui chế của Nhà nước về việc tổ chức quản lý tài chính, tổ chức đấu thầu các dự án, các công trình, hạng mục công trình… luôn cập nhật những thay đổi trong cơ chế quản lý của Nhà nước về lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế … Tổ chức kiểm soát đối với lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế phải thực hiện ngay trong khâu tổ chức quản lý dự án, công trình Xây dựng cơ bản hay hạng mục công trình… thực hiện phân chia tách rõ hơn nữa giữa nhiệm vụ thiết kế với nhiệm vụ trực tiếp Xây lắp, giữa nhiệm vụ quản lý dự án và nhiệm vụ xét duyệt dự án… Ban quản lý dự án và đặc biệt là các chủ nhiêm công trình phải tích cực theo dõi việc tổ chức thi công có đúng theo tiến độ dự kiến hay không và có đúng như thiết kế được duyệt hay không để đảm bảo ngăn ngừa các sai phạm ngay trong khâu quản lý IV. ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG CÁC GIẢI PHÁP TRÊN TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM 1. Các nhân tố bên trong Tổng công ty Đường sắt Việt Nam là Tổng công ty Nhà nước có qui mô hoạt động trên địa bàn cả nước cho nên nhu cầu kiểm soát được các hoạt động của ngành luôn là mong muốn bậc nhất của các nhà quản lý. Hơn nữa Tổng công ty là đơn vị mới thành lập cho nên việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đang được từng bước hoàn thiện chứ không thể hoàn thiện. Việc thiết lập Bộ phận kiểm toán nội bộ đang là một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết để nhằm mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đặc biệt là trong lĩnh vực Xây lắp-Thiết kế lại càng cần thiết hơn bởi tính thời sự của nó trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay Một vấn đề nữa là đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đã và đang trở thành một nhu cầu cần thiết mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng nên làm cho nên đối với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam thì việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đang được xây dựng bằng việc thiết lập nên bộ phận kiểm toán nội bộ là rất cần thiết. 2. Các nhân tố bên ngoài Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường mới Nhà nước đang khuyến khích các doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động của mình trong từng khâu công việc bằng cách ban hành các cơ chế mới trong quản lý tài chính cũng như là trong tổ chức quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực của mình. Đặc biệt hiện nay Nhà nước cũng đang khuyến khích các doanh nghiệp thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lượng của mọi hoạt động trong doanh nghiệp và phục vụ tốt hơn cho công tác quản trị nội bộ. đây là một thuận lợi rất lớn đối với các công ty có qui mô lớn vì Nhà nước đã có qui định và có hướng dẫn cụ thể việc thực hiện các qui định đó Tóm lại: Việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong Tổng công ty nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng công ty là một việc cần thiết xuất phát từ nhu cầu quản trị nội bộ của Tổng công ty và cả từ yêu cầu chung cuả nền kinh tế  KẾT LUẬN Chúng ta đã biết đến vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, Tổng công ty đường sắt Việt Nam là Tổng công ty Nhà nước vừa mới thành lập nên đang còn trong giai đoạn xây dựng và hoàn thiện về mọi mặt: tổ chức quản lý cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh xét ở toàn bộ Tổng công ty nói chung và ở các ban chuyên môn nghiệp vụ, các đơn vị thành viên nói riêng. Cũng như tất cả các bộ phận khác của Tổng công ty bộ phận kiểm soát nội bộ cũng đang được xây dựng và ngày càng hoàn thiện nhằm đạt được các mục tiêu của toàn đơn vị. Vấn đề này đang là vấn đề cần thiêt, bức xúc và mang tính chất thời sự trong giai đoạn hiện nay không chỉ đối với Tổng công ty đường sắt mà cả với tất cả các doanh nghiệp khác. Vì sao lại như vậy? Bởi vì, khi nhìn vào một doanh nghiệp để đánh giá bất cứ một hoạt động nào của doanh nghiệp đó thì việc đầu tiên là người ta sẽ đặt ra câu hỏi: Doanh nghiệp đó có hệ thống kiểm soát nội bộ hay không? và Hệ thống kiểm soát nội bộ của Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả hay không? Câu trả lời sẽ quyết định đến các biện pháp quản lý cũng như các biện pháp kinh doanh mà người ta sẽ áp dụng đối với công ty. Thông qua quá trình thực tập tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, qua quá trình tìm hiểu các đặc điểm của Tổng công ty trên các mặt tổ chức quản lý cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh, qua sự hiểu biết phần nào về thực trạng của các lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty cùng với vốn kiến thức hạn hẹp của mình em cũng xin trình bày một số giải pháp có thể áp dụng nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty như trên Do hạn chế nhiều về mặt kiến thức cũng như về cách nhìn nhận thực tế tình hình nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong các thầy giáo, cô giáo chỉ bảo cho em để em có thể hoàn thành tốt hơn chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, Thạc sĩ PhanTrung Kiên, cùng các cô các chú ở ban Tài chính- kế toán, các cô các chú trong Ban quản lý dự án đường sắt RPMU tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ của mình trong giai đoạn thực tập tôt nghiệp này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GIÁO TRÌNH KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH-Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chủ biên: Gs, Ts. Nguyễn Quang Quynh NXB Tài chính Năm 2001 2. KIỂM TOÁN NỘI BỘ HIỆN ĐẠI – VICTOR Z. BRINK AND HERBERT WITT NXB Tài chính Năm 2000 3. KẾ TOÁN VÀ PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TRONG HOẠT ĐỘNG XÂY LẮP chủ biên: PGs. Ts. Nguyễn Đình Đỗ Ts. Nguyễn Trọng Cơ NXB Xây Dựng Năm 2003 4. CÁC VĂN BẢN, CHẾ ĐỘ MỚI VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRONG ĐẦU TƯ, XÂY DỰNG, ĐẤU THẦU – Bộ Tài chính 4.1. Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 – Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng 4.2. Nghị định 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 – Sửa đổi bổ xung một số điều của NĐ 52 4.2. Thông tư 70/2000/TT-BTC ngày 17/7/2000 – Hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư …… 5. CÁC CHẾ ĐỘ VỀ VIỆC THIẾT LẬP BỘ PHẬN KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 5.1. Quyết định số 832 TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997- về việc ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ 5.2. Thông tư 171/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998- Hướng dẫn thực hiện qui chế kiểm toán nội bộ của Doanh nghiệp Nhà nước 5.3. Thông tư 52/1998-TT-BTC ngày 16/4/1998-hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp Nhà nước 6. Điều lệ hoạt động của Tổng công ty 7. Các Quyết định của Tổng công ty về việc thành lập các Ban chuyên môn nghiệp vụ MỤC LỤC