Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1

ống chất lượng. Phần này bao gồm các yêu cầu chung về HTQLCL của Công ty và các yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo, yêu cầu về quản lý nguồn lực, yêu cầu về quá trình sản xuất và yêu cầu về đo lường, phân tích, cải tiến. 2) Quy định đánh giá chất lượng nội bộ (mã số QĐ 8.2-01) Đánh giá chất lượng nội bộ là sự xem xét độc lập và có hệ thống các hoạt động và kết quả có đáp ứng được các quy định đề ra hay không. Quy định này được soạn thảo nhằm xem xét mức độ phù hợp của hệ thống so với các yêu cầu tiêu chuẩn và các yêu cầu của Công ty, làm cơ sở cho việc cải tiến chất lượng. Quy định được áp dụng cho toàn hệ thống chất lượng của Công ty. 3) Quy định xem xét của lãnh đạo (mã số QĐ 5.6-01) Việc xem xét của lãnh đạo nhằm đảm bảo HTQLCL luôn phù hợp, thoả đáng và có hiệu lực, thoả mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và các yêu cầu của chính sách, mục tiêu đã được Công ty công bố. Mục đích của quy định là nhằm thống nhất cách thức tiến hành xem xét của lãnh đạo đối với HTQLCL của Công ty. Quy định này được áp dụng cho mọi cuộc họp xem xét của lãnh đạo về HTQLCL của Công ty. 4) Quy định kiểm soát hồ sơ (mã số QĐ 4.2-01) Mục đích: - Hướng dẫn việc lưu giữ hồ sơ thuộc hệ thống chất lượng của Công ty một cách khoa học và hợp lý. - Kiểm soát các hồ sơ thuộc hệ thống chất lượng và tài liệu cần thiết khác phục vụ các hoạt động của Công ty. Quy định được áp dụng cho hệ thống hồ sơ chất lượng của Công ty và hồ sơ các hoạt động liên quan. 5) Quy định kiểm soát tài liệu (mã số QĐ 4.2-01) Mục đích: - Đảm bảo các tài liệu được soạn thảo một cách khoa học và hợp lý nhằm hoàn chỉnh một hệ thống tài liệu chất lượng mô tả các hoạt động thông suốt từ lãnh đạo đến các phòng, đội, xưởng sản xuất. - Kiểm soát các tài liệu thuộc hệ thống chất lượng đảm bảo tài liệu phải được phê duyệt trước khi sử dụng, phải được phân phối tới nơi sử dụng và ngăn ngừa việc sử dụng tài liệu lỗi thời. Quy định được áp dụng cho toàn Công ty. 6) Quy định đào tạo quản lý nhân sự (mã số QĐ 6.2-01) Nhằm nắm rõ được năng lực, trình độ, khả năng công tác của từng thành viên trong Công ty để có hướng đào tạo, phát triển phù hợp và nâng cao hơn nữa về trình độ nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của đơn vị. Quy định này được áp dụng cho toàn Công ty. 7) Quy định kiểm soát thiết bị đo (mã số QĐ 7.6-01) Mục đích: Hướng dẫn sử dụng và kiểm tra, kiểm soát thiết bị đo đạc trong Công ty. Quy định áp dụng đối với các phòng: Kỹ thuật thi công, Kinh tế kế hoạch, và Quản lý dự án, Công ty HUD101, Ban quản lý dự án, Chi nhánh công ty, Tổ đội xây dựng và Chủ nhiệm công trình. 8) Quy định giám sát thi công và nghiệm thu nội bộ (mã số QĐ 8.2-02) Quy định này quy định rõ trình tự, cách thức kiểm soát hoạt động quản lý giám sát thi công và nghiệm thu nội bộ của Công ty. Quy định áp dụng cho Ban Giám đốc, các Phòng liên quan, Chi nhánh công ty, Công ty HUD101, Đơn vị thi công, Ban dự án, Đội công trình, Xưởng sản xuất nội bộ Công ty. 9) Quy định công tác an toàn lao động (mã số QĐ 7.5-05) Mục đích: quy định các bước công việc cần thực hiện đảm bảo thi công các công trình một cách an toàn. Quy định này áp dụng cho các công trường, xưởng sản xuất và các đơn vị kinh doanh. 10) Quy định kiểm soát sản phẩm không phù hợp (mã số QĐ 8.3-01) Quy định này được soạn thảo nhằm đưa ra cách thức nhận biết, kiểm soát các sản phẩm không phù hợp, đồng thời khắc phục các lỗi tương tự. Quy định áp dụng đối với các công trường dưới mọi hình thức, xưởng sản xuất và các đơn vị kinh doanh. 11) Quy định hành động khắc phục, phòng ngừa (mã số QĐ 8.5-01) Mục đích: - Ghi nhận và xử lý mọi phàn nàn của khách hàng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng ngày một tốt hơn. - Loại bỏ và ngăn chặn các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp, các khuyết tật và tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác. Quy định áp dụng cho toàn Công ty. 12) Quy định quy trình triển khai công trình và lập sổ tay chất lượng (mã số QĐ 7.1-02) Mục đích: quy định các bước triển khai công trình và quy định chi tiết các nội dung cần có trong sổ tay chất lượng công trình. Quy định này áp dụng cho tất cả các phòng, ban và các đơn vị trực thuộc công ty. 13) Quy định xem xét yêu cầu khách hàng (mã số QĐ 7.2-01) Quy định này đảm bảo cho yêu cầu của khách hàng được tiếp nhận, xem xét và xử lý nhằm chứng tỏ Công ty có đủ năng lực yêu cầu trước khi cam kết với khách hàng. Quy định được áp dụng trong quá trình đấu thầu, chỉ định thầu các công trình trong dự án của Tổng công ty và công trình bên ngoài. 14) Quy định kiểm soát hoạt động mua hàng và đánh giá nhà cung ứng (mã số QĐ 7.4-01) Mục đích: đảm bảo hàng hoá, dịch vụ mua vào phù hợp với yêu cầu sử dụng đạt chất lượng và thời gian quy định. Phạm vi áp dụng: áp dụng thống nhất cho toàn Công ty, cụ thể là các đơn vị thi công và các phòng, ban liên quan. 15) Quy định công tác kế hoạch báo cáo thống kê (mã số QĐ 7.5-01) Mục đích: nêu rõ cách thức thực hiện công tác lập và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh theo từng tháng, quý, năm. Quy định này áp dụng cho toàn Công ty. 16) Quy định kiểm tra vật tư, bảo quản, xuất nhập kho (mã số QĐ 7.5-04) Quy định nhằm kiểm tra chủng loại, chất lượng, số lượng vật tư xuất nhập kho. Quy định được áp dụng đối với toàn Công ty, các phòng, ban chức năng, các đội xây lắp và các đơn vị thi công công trình. 17) Quy định quản lý sử dụng máy móc thiết bị (mã số QĐ 7.5-02) Nhằm: - Đảm bảo máy móc, thiết bị trong Công ty được kiểm soát, duy trì năng lực sản xuất kinh doanh. - Tăng cường công tác quản lý, sử dụng đáp ứng yêu cầu thi công, giảm chi phí máy trong xây lắp công trình. - Thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa theo đúng yêu cầu kỹ thuật của từng loại máy móc, thiết bị trong toàn công ty. Đảm bảo máy móc, thiết bị có tuổi bền sử dụng lâu, khả năng khai thác tối ưu. Quy định này áp dụng thống nhất cho toàn công ty, cụ thể là các đơn vị thi công xây lắp công trình (các đội xây lắp, các xưởng, các dự án). 18) Quy định lập dự toán - quyết toán các công trình (mã số QĐ 7.5-03) Mục đích: nêu rõ cách thức lập: - Dự toán các công trình, hạng mục công trình - Quyết toán các công trình, hạng mục công trình - Thanh toán khối lượng định kỳ theo quy định. Phạm vi áp dụng: công tác lập dự toán, quyết toán khối lượng hoàn thành. 2.2.4. Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin Việc trao đổi thông tin nội bộ trong Công ty được thực hiện qua các kênh thông tin theo 3 hướng: trên - xuống, dưới - lên và liên phòng. Các kết quả sản xuất, kinh doanh cũng như hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng đều được thông báo cho các thành viên trong Công ty. Các thông tin chỉ đạo, điều hành từ ban lãnh đạo sẽ được truyền định kỳ thông qua các quyết định, thông báo, biên bản họp của lãnh đạo Công ty,…nhằm kiểm soát và điều hành các hoạt động của Công ty một cách kịp thời, thích ứng với điều kiện môi trường cạnh tranh luôn biến động. Các vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận sẽ được các bộ phận cùng nhau xem xét trong các cuộc họp giao ban. Đối với các đơn vị thi công định kỳ họp giao ban 2 tuần 1 lần, còn đối với khối phòng, ban định kỳ họp 1 tuần 1 lần. Trong các cuộc họp này, các bộ phận sẽ cùng nhau xem xét và kiểm điểm những công việc đã thực hiện được, chưa thực hiện được, đề ra kế hoạch, nhiệm vụ và mục tiêu cho các tuần tiếp theo. Các thành viên trong Công ty được khuyến khích đóng góp ý kiến cho lãnh đạo qua các cuộc đại hội hoặc bất cứ lúc nào thấy cần thiết. Hệ thống báo cáo trong Công ty đều được thực hiện bằng máy tính. Tuy nhiên số lượng máy tính mỗi phòng trung bình từ 2 đến 3 máy, các đội từ 1 đến 2 máy, còn tương đối thấp so với nhu cầu công việc. 2.2.5. Quản lý chất lượng vật tư Chất lượng của các yếu tố đầu vào có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Do đó, với mục tiêu đảm bảo chất lượng đầu vào cho hoạt động thi công, xây lắp, Công ty đã thực hiện việc tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp về chất lượng cũng như giá cả, trong đó tiêu chí chất lượng là tiêu chí hàng đầu. Tất cả các nhà cung ứng đều phải có chứng chỉ hành nghề hoặc đăng ký kinh doanh phù hợp với yêu cầu cần cung cấp, có đăng ký thuê với Nhà nước. Vật tư được cung ứng phải đảm bảo phù hợp với vật tư yêu cầu trong thiết kế. Đối với các loại vật tư do Công ty mua để cung cấp cho công trình cần phải có phiếu đề nghị cấp vật tư của chủ nhiệm công trình, đội trưởng được Giám đốc hoặc trưởng phòng Kinh tế - kế hoạch phê duyệt. Còn đối với vật tư do Đội thi công tự mua phục vụ công trình đều phải thông qua phòng Kinh tế - kế hoạch để kiểm tra lại giá và chất lượng. Trưởng phòng Kinh tế - kế hoạch chịu trách nhiệm xem xét, kiểm tra sự phù hợp của các nhà cung ứng dựa trên uy tín, năng lực sản xuất và giá cả do nhà cung ứng đưa ra. Sau khi kết thúc quá trình mua hàng, Công ty tổ chức đánh giá lại nhà cung ứng thông qua phiếu “theo dõi nhà cung ứng” nhằm tập hợp các nhà cung ứng sẽ được tiếp tục lựa chọn để ký kết hợp đồng tiếp theo hoặc bổ sung những nhà cung ứng khác nếu cần thiết. Ngoài ra, vật tư khi xuất hay nhập kho đều được kiểm tra về chủng loại, chất lượng và số lượng có đảm bảo các yêu cầu sử dụng và tiêu chuẩn kỹ thuật thi công hay không. Trước khi tiếp nhận vật tư tại công trường, các cán bộ kỹ thuật sẽ thực hiện việc kiểm tra và chỉ nhận vật tư khi kiểm tra đúng chủng loại và chất lượng theo yêu cầu thiết kế. Các nội dung kiểm tra bao gồm: - Kiểm tra nhãn hiệu vật tư - Kiểm tra chủng loại mẫu mã vật tư - Kiểm tra chất lượng, đặc tính vật tư thông qua các phiếu kiểm tra chất lượng khi xuất xưởng hoặc trực tiếp lấy mẫu vật tư kiểm tra tại các cơ quan chức năng - Kiểm tra lượng (cân, đong, đo, đếm). Các loại vật tư tạm thời chưa sử dụng cho thi công được bảo quản và định kỳ kiểm tra tại kho ít nhất mỗi năm 1 lần theo quy định của Công ty. Đối với các loại vật tư để tại công trường cũng được đội tổ chức bảo quản, lưu kho đảm bảo không suy giảm về số lượng, chất lượng và trước khi đưa vào thi công đều được tiến hành kiểm tra chất lượng. 2.2.6. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Con người (men) là một trong 4 yếu tố cơ bản (quy tắc 4M) thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một trong các hoạt động rất được Công ty chú trọng. Các hình thức đào tạo trong Công ty bao gồm: - Đào tạo ban đầu: là hoạt động đào tạo mà Công ty tiến hành hướng dẫn cho người lao động khi bắt đầu làm việc. Nội dung của đào tạo ban đầu bao gồm: nội quy, quy chế, quy định an toàn và vệ sinh lao động của Công ty và của đơn vị trực tiếp quản lý người lao động. - Đào tạo nâng cao: là hoạt động đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng, kiến thức, năng lực cho người lao động để họ thực hiện các công việc được giao. - Đào tạo đột xuất: áp dụng trong các trường hợp cấp bách phải nâng cao kiến thức, năng lực cho cán bộ để kịp thời đáp ứng được công việc. Trong quá trình làm việc, trưởng các bộ phận có trách nhiệm xem xét năng lực cán bộ và căn cứ vào yêu cầu công việc của bộ phận để lên kế hoạch cử cán bộ đi học theo hình thức đào tạo nâng cao hoặc đột xuất. Phòng tổ chức lao động sẽ tổng hợp yêu cầu, rà soát lại năng lực cán bộ và đề nghị Giám đốc ra quyết định cử cán bộ đi học tại nơi đào tạo. Các cán bộ sau khi được đào tạo đều phải viết báo cáo thu hoạch và gửi cho trưởng đơn vị làm căn cứ để đánh giá kết quả đào tạo. Trưởng đơn vị sẽ thực hiện việc đánh giá trên cơ sở xem xét kết quả thực hiện công việc của người lao động trước và sau khi đào tạo. Các báo cáo của Công ty đều cho thấy hoạt động đào tạo nâng cao kiến thức đối với các cán bộ quản lý đã mang lại hiệu quả, các cán bộ được cử đi học đều đạt yêu cầu đào tạo. Bên cạnh việc duy trì số lượng nhân lực hiện có, hàng năm Công ty còn lập kế hoạch tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh. Trách nhiệm tuyển dụng được Công ty phân định rõ để phù hợp với đặc thù kinh doanh của ngành. Đối với các cán bộ làm việc lâu dài thì do Công ty tuyển dụng. Công nhân làm việc thời vụ do Đội tự tuyển dụng và báo cáo lên Công ty. 2.2.7. Quản lý máy móc, thiết bị *Quản lý thiết bị đo Phòng kỹ thuật thi công có trách nhiệm quản lý việc sử dụng đối với các thiết bị đo của Công ty. Các thiết bị đo bao gồm: máy trắc địa, thiết bị đo chiều dài, thước kẹp…Tất cả đều được lập danh mục riêng để theo dõi và quản lý. Các đội khi có nhu cầu về sử dụng trắc địa của Công ty đều phải lập phiếu yêu cầu trắc địa. Việc vận chuyển và bảo quản cũng được Công ty quy định bằng văn bản một cách rõ ràng, đảm bảo cho các thiết bị đo có khả năng sử dụng lâu dài và chính xác. *Quản lý máy móc, thiết bi và công cụ trong Công ty Để tiện cho việc quản lý, Công ty cũng thực hiện lập danh mục và chia máy móc, thiết bị làm 3 loại: Loại 1: Máy công trình. Gồm: máy xúc đào, máy lu các loại,… Loại 2: Máy cần trục nâng hạ. Gồm: cần trục tháp, máy vận thăng các loại, ô tô cẩu, cẩu thiếu nhi. Loại 3: Máy xây dựng. Gồm: máy trộn bê tông, trạm trộn bê tông, máy phát điện. Đối với hoạt động mua sắm máy móc, thiết bị mới, Công ty sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu thực tế của công tác thi công xây lắp để thực hiện đầu tư. Công tác bảo dưỡng sửa chữa trong quá trình sử dụng cũng rất được quan tâm. Định kỳ 6 tháng 1 lần, ban An toàn cơ điện lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa cho từng loại máy móc, thiết bị. Các loại máy phục vụ thi công được bảo dưỡng sửa chữa theo yêu cầu của nhà chế tạo và thực tế tình trạng máy. 2.2.8. Công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm của Công ty Với mục tiêu cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất, đạt chất lượng cao nhất, thỏa mãn tối đa yêu cầu của khách hàng, các quá trình tạo ra sản phẩm đều được Công ty kiểm soát chặt chẽ. Đối với mọi công trình, các hoạt động kiểm soát được thực hiện từ việc xem xét yêu cầu của khách hàng; thiết lập kế hoạch, mục tiêu; tiến hành mua hàng,…cho đến công tác bàn giao thanh lý hợp đồng và bảo hành công trình. Tất cả các công tác xây lắp trên công trường và sản phẩm hoàn thành tại xưởng đều được Công ty nghiệm thu nội bộ, khi đạt yêu cầu mới cho phép đơn vị thi công báo chủ đầu tư nghiệm thu. Với các sản phẩm không phù hợp trong quá trình thi công như: vật tư, vật liệu; các sản phẩm, bán thành phẩm; hạng mục công việc, công trình không đạt yêu cầu kỹ thuật, không đúng chủng loại đều được phát hiện và báo cáo kịp thời với những người chịu trách nhiệm để có biện pháp xử lý và khắc phục. Trong quá trình thi công và sau khi công trình được hoàn thành, Công ty phát phiếu “nhận xét của khách hàng” để thu thập những đánh giá của các chủ đầu tư về chất lượng cũng như tiến độ công trình nhằm rút kinh nghiệm, tiến tới nâng cao hơn nữa sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO được Công ty tổ chức đánh giá hàng năm nhằm xem xét, kiểm tra quá trình thực hiện của hệ thống so với các yêu cầu tiêu chuẩn; kiểm tra việc thấu hiểu các quy trình chất lượng của các đơn vị trong Công ty; xem xét tính hiệu lực của hệ thống để tạo cơ hội cải tiến hệ thống chất lượng nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao hơn nữa chất lượng các công trình. Định kỳ 6 tháng 1 lần, Công ty tiến hành thu thập tài liệu, xem xét các điểm không phù hợp của hệ thống so với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Sau một năm, Công ty sẽ tiến hành thành lập Đoàn đánh giá, kiểm tra ISO để đánh giá toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. Khi hệ thống được kiểm soát về chất lượng sẽ tạo điều kiện cho việc kiểm soát về sản phẩm. Ngoài các cuộc đánh giá định kỳ, Công ty còn tiến hành đánh giá đột xuất theo Quyết định của Giám đốc. 2.3. Đánh giá tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 của Công ty 2.3.1. Những thành tựu đạt được 2.3.1.1. Chính sách và mục tiêu chất lượng Nhằm đảm bảo cho hệ thống quản lý chất lượng hoạt động có hiệu lực và hiệu quả, Công ty đã xây dựng nên chính sách và mục tiêu chất lượng làm cơ sở cho việc thực hiện quản lý đồng bộ chất lượng các công trình. Thiết lập chính sách chất lượng thuộc trách nhiệm của Giám đốc. Tuy nhiên, Công ty đã rất khuyến khích sự đóng góp ý kiến của tập thể trong việc hoạch định chính sách. Hàng năm, Công ty đều tiến hành xem xét tính phù hợp của chính sách và thực hiện sửa đổi nếu cần. Trên cơ sở chính sách và mục tiêu chất lượng đã ban hành, các bộ phận trong Công ty xác định mục tiêu chất lượng cho bộ phận mình trên cơ sở đặc điểm công việc của từng bộ phận. Nhờ vậy mà hoạt động quản lý chất lượng được thực hiện và duy trì ở tất cả các phòng, ban, bộ phận, góp phần đạt mục tiêu chất lượng chung và thực thi chính sách chất lượng của Công ty. Chính sách và mục tiêu chất lượng hàng năm đã được ban hành trong toàn Công ty bằng văn bản. Những phương hướng và mục tiêu trong chính sách đều được Công ty phổ biến, từ các cán bộ quản lý cho đến từng nhân viên, nhằm huy động toàn Công ty tham gia quản lý chất lượng, đảm bảo cung cấp cho khách hàng các công trình xây dựng đạt “An toàn - Chất lượng - Tiến độ”. 2.3.1.2. Hệ thống tổ chức quản lý chất lượng Cùng với việc phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận trong sơ đồ cơ cấu tổ chức, Công ty cũng đã quy định rõ trách nhiệm của Ban lãnh đạo Công ty và các bộ phận trong việc thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng. Do đó, các cá nhân và tập thể trong Công ty đều nhận thức được vai trò và nhiệm vụ của mình đối với hoạt động quản lý chất lượng, tránh sự trùng lặp quyền hạn và tình trạng không có người chịu trách nhiệm trước những thiếu sót trong quá trình thực hiện. Với hệ thống tổ chức quản lý rõ ràng, Công ty đã tiến hành các hoạt động một cách có hiệu lực và hiệu quả. 2.3.1.3. Xây dựng hệ thống tài liệu ISO 9001:2000 Với tài liệu tham chiếu là TCVN ISO 9001:2000, để đáp ứng những yêu cầu đặc thù của ngành xây lắp, Công ty đã soạn thảo cho mình một hệ thống tài liệu bao gồm 18 quy định nhằm áp dụng ISO 9001:2000 vào hoạt động quản lý chất lượng của Công ty. Hệ thống tài liệu là sự định hướng rõ ràng và cụ thể cho Công ty, tạo điều kiện để Công ty quản lý chất lượng sản phẩm một cách có hiệu quả. Giấy chứng nhận “Hệ thống quản lý chất lượng và chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000” đã góp phần tạo ra uy tín và sự đảm bảo với khách hàng về chất lượng quản lý và chất lượng sản phẩm do HUD1 cung cấp. Đó là một trong những điều kiện cần để HUD1 bước vào thị trường. Ngoài ra, các công trình do Công ty nhận thầu thi công đều đã có sổ tay chất lượng riêng đảm bảo khả năng quản lý chất lượng sản phẩm của Công ty từ khi bắt đầu thi công đến khi kết thúc thi công. 2.3.1.4. Công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng vật tư Vật tư là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng nhất đối với hoạt động thi công, xây lắp. Chất lượng vật tư có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng các công trình. Vì vậy, kiểm soát chất lượng vật tư là một khâu rất được Công ty quan tâm và thực hiện quản lý chặt chẽ. Công ty đã đưa ra quy định “kiểm soát hoạt động mua hàng và đánh giá nhà cung cấp” (QĐ 7.4-01) kết hợp với quy định “kiểm tra vật tư bảo quản xuất nhập kho” (QĐ 7.5-04) nhằm đảm bảo chất lượng vật tư cho các công trình Công ty nhận thầu. Nhờ vậy, chất lượng công trình do Công ty thực hiện đã đáp ứng được các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật của bản thiết kế cũng như yêu cầu của các chủ đầu tư. 2.3.1.5. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Con người là yếu tố không thể thiếu và đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý chất lượng nói riêng. Nhận thức được điều này, Công ty đã có kế hoạch đào tạo dài hạn và định kỳ cho các cán bộ công nhân viên dựa trên nhu cầu đào tạo của từng bộ phận theo định hướng “Củng cố và nâng cao đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lao động lành nghề” nhằm nâng cao năng lực thi công xây lắp của Công ty. Bên cạnh đó, sau mỗi khoá đào tạo, Công ty cũng đã tiến hành đánh giá kết quả đào tạo. Hàng năm, các hoạt động đào tạo và tuyển dụng đều được Công ty lên kế hoạch, đảm bảo việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực một cách khoa học, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc đồng thời tăng năng lực nhà thầu của Công ty trong lĩnh vực nhân sự. 2.3.1.6. Công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 đã rất chú trọng đến hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm. Thông qua các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ, các thông tin phản hồi từ phía khách hàng và qua các bước kiểm tra sản phẩm trong quá trình nghiệm thu, các điểm không phù hợp về hệ thống cũng như chất lượng sản phẩm đã được phát hiện và xác định nguyên nhân, từ đó có các biện pháp khắc phục và phòng ngừa kịp thời. Hơn thế nữa, Công ty còn đặc biệt quan tâm đến hệ thống quản lý chất lượng, điều kiện để chất lượng sản phẩm được đảm bảo và kiểm soát một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó, Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống biểu mẫu và lưu đồ hướng dẫn các hoạt động tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng và chất lượng sản phẩm của Công ty. 2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân 2.3.2.1. Hệ thống tổ chức quản lý chất lượng Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tổ chức quản lý chất lượng tương đối đầy đủ và chặt chẽ, trách nhiệm được quy định rõ ràng. Nhưng bên cạnh đó HUD1 vẫn chưa thiết lập một sơ đồ cơ cấu tổ chức cho lĩnh vực quản lý chất lượng. Do đó, các thành viên trong Công ty khó có cái nhìn tổng quát về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. 2.3.2.2. Hệ thống thông tin Mặc dù hệ thống thông tin trong Công ty đã được thiết lập để đảm bảo việc trao đổi thông tin được thực hiện xuyên suốt trong toàn Công ty, tuy nhiên số lượng máy tính trong mỗi bộ phận phòng ban còn thấp, chủ yếu các máy chưa nối mạng. Công ty cũng chưa xây dựng một hệ thống mạng cục bộ. Điều này đã gây hạn chế cho việc cập nhật thông tin ở các bộ phận cũng như việc trao đổi thông tin nội bộ bị chậm trễ. Do đó làm giảm hiệu quả quản lý, gây ra ảnh hưởng trực tiếp, gián tiếp đến chất lượng các công trình. 2.3.2.3. Quản lý chất lượng vật tư Do đặc thù của ngành thi công, xây lắp là sử dụng nhiều loại vật tư như cát, sỏi, xi măng, sắt, thép, …nên để đảm bảo chất lượng vật tư thoả mãn yêu cầu thi công là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp. Công ty phải thường xuyên phân loại và kiểm tra chất lượng của từng loại vật tư. Công việc này tốn khá nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, với thời gian thi công thường kéo dài, chất lượng vật tư chịu nhiều ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu do số lượng và chất lượng kho tàng, bến bãi của Công ty còn hạn chế. Các loại vật tư sử dụng cho từng hạng mục thi công xây lắp thường được tập trung tại công trường xây dựng. Các điểm tập kết ở đây có thể nói là chưa được quan tâm về chất lượng bảo quản vật tư. Do đó, các đội thường căn cứ vào định mức sử dụng vật tư để nhập mua nguyên vật liệu phục vụ công trình đang thi công. Khi xảy ra hiện tượng giá cả vật tư biến động mạnh sẽ dẫn đến tình trạng thiếu vật tư hoặc thay thế vật tư bằng các nhà cung cấp khác, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình. 2.3.2.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Lực lượng lao động của Công ty hiện nay còn thiếu trên khía cạnh cán bộ quản lý, thợ bậc cao và lao động lành nghề. Số lượng thạc sỹ trong Công ty còn tương đối thấp, thạc sỹ kỹ thuật gồm 2 người, thạc sỹ kinh tế cũng có 2 người nhưng đều là chuyên ngành kế toán. Số lượng thợ bậc 5-7 chỉ chiếm 12,56% tổng số thợ. Lao động có nghề cũng chỉ chiếm 31,29% trong tổng số lao động phổ thông. Bên cạnh đó, Công ty cũng chưa có kế hoạch đánh giá lại trình độ, kỹ năng nguồn nhân lực theo định kỳ. Ngoài ra, do đặc điểm của hoạt động thi công xây lắp các công trình xây dựng là liên tục thay đổi địa điểm nên số lượng và chất lượng lao động phổ thông cũng thường xuyên thay đổi. Công tác đào tạo để đảm bảo cho lao động lành nghề là tương đối khó khăn. 2.3.2.5. Quản lý máy móc, thiết bị Mặc dù Công ty đã đầu tư mới về máy móc, thiết bị với số lượng tương đối lớn, nhưng hầu hết đều thuộc thế hệ lạc hậu của thế giới. Nguyên nhân chính là do việc sử dụng vốn kém hiệu quả và hạn chế trong các quyết định sử dụng vốn. Các hoạt động nói chung và quyết định sử dụng vốn nói riêng còn chịu sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước. Ngoài ra, việc khấu hao máy móc, thiết bị chưa được tiến hành triệt để dẫn đến khó khăn trong việc thanh lý máy móc, thiết bị cũ, đầu tư, mua sắm máy móc, thiết bị mới. Nhiều loại máy móc vẫn đang được sử dụng trong khi thời gian khấu hao đã hết. 2.3.2.6. Tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty đã được thiết lập với đầy đủ các tài liệu một cách có hệ thống. Song việc triển khai thực hiện theo các quy định đã được xây dựng còn nhiều hạn chế. Các quy định về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 do Công ty soạn thảo mặc dù được tiến hành áp dụng trong toàn Công ty nhưng trên thực tế, tập tài liệu này chưa được phân phối đến tất cả các phòng, ban, bộ phận. Nguyên nhân là vì điều kiện bảo quản, lưu trữ tài liệu của Công ty còn hạn chế, diện tích các phòng nhỏ, hẹp, cơ sở hạ tầng còn khó khăn. Công tác đánh giá chất lượng nội bộ thực hiện còn mang nặng tính hình thức. Đó một phần là do nhận thức chưa đầy đủ của các cán bộ đánh giá, một phần là do khối lượng công việc đánh giá khá lớn so với lực lượng nhân sự hiện có. Hoạt động đánh giá cũng chưa sử dụng triệt để các công cụ của quản lý chất lượng như sơ đồ xương cá, biểu đồ Pareto,…mà mới chủ yếu dừng ở việc sử dụng sơ đồ lưu trình và các biên bản kiểm tra ISO. Tóm lại, có thể khái quát các nguyên nhân dẫn đến chất lượng sản phẩm chưa đáp ứng tối đa sự hài lòng của khách hàng như hình 2.4. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000 : 2000 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HUD1 3.1. Phương hướng hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 3.1.1. Duy trì và phát huy những lợi thế hiện có của Công ty Qua phân tích những ưu, nhược điểm về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty, có thể thấy Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể trong việc quản lý chất lượng sản phẩm nhờ công tác xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Với những lợi thế hiện có, Công ty sẽ có điều kiện để khắc phục những hạn chế còn tồn tại nhằm nâng cao chất lượng của các công trình xây dựng do Công ty nhận thầu. Một trong những phướng hướng để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của Công ty chính là duy trì và phát huy những lợi thế hiện có của Công ty, bao gồm: Lợi thế về áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong hoạt động quản lý chất lượng và được cấp giấy chứng nhận. Có thể nói, giấy chứng nhận là một trong những yếu tố góp phần tạo nên uy tín và thương hiệu của HUD1. Mặt khác, Công ty đã có một thời gian dài áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn. Do đó có nhiều kinh nghiệm quản lý trong lĩnh vực này. Đây sẽ là điều kiện thuận lợi để Công ty cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và chất lượng sản phẩm một cách có hiệu quả. Ngoài ra, Công ty đã có một nền tảng vững chắc về các mối quan hệ và danh tiếng với các khách hàng và nhà cung ứng khi đã hoàn thành nhiều công trình xây dựng được các chủ đầu tư và Bộ xây dựng đánh giá cao. Tận dụng các ưu thế này Công ty sẽ có thể thu hút thêm nhiều khách hàng mới để gia tăng lợi nhuận, ổn định và nâng cao chất lượng đầu vào. Một lợi thế nữa đó là HUD1 có 51% vốn của Nhà nước. Chính vì vậy, khả năng tiếp cận các nguồn vốn lớn để đổi mới máy móc, thiết bị của Công ty là khá cao. 3.1.2. Phát hiện và khắc phục các vấn đề còn tồn tại Qua việc tìm hiểu và phân tích thực trạng chất lượng tại Công ty, có thể thấy HUD1 đã thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Dù đã thu được nhiều thành công, song trong quá trình thực hiện và duy trì hệ thống, do các yếu tố chủ quan và khách quan, hệ thống vẫn còn một số hạn chế. Chính những tồn tại này là một trong những nguyên nhân dẫn đến chất lượng sản phẩm của Công ty chưa thoả mãn một cách tối đa những mong muốn của khách hàng. Bên cạnh đó, sự phát triển của nền kinh tế và sự tiến bộ không ngừng của khoa học công nghệ đã làm cho thị trường ngày càng có yêu cầu cao hơn. Điều này có nghĩa là, để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt, Công ty cần phải hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của mình để có thể nâng cao hơn nữa sự hài lòng của khách hàng. Phát hiện và khắc phục các vấn đề còn tồn tại luôn là một trong những phương hướng cơ bản để doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng và thực hiện. 3.1.3. Áp dụng thêm tiêu chuẩn ISO 9004:2000 Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000, hai tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 9004 được xây dựng như một cặp nhất quán các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng. Mặc dù chúng có phạm vi sử dụng khác nhau nhưng lại có cấu trúc tương tự nhau. Do đó việc sử dụng đồng thời hai tiêu chuẩn này rất thuận lợi. Thêm vào đó chúng còn có tác dụng bổ sung cho nhau. ISO 9001 chủ yếu được sử dụng cho mục đích chứng nhận. Nó tập trung vào tính hiệu lực của hệ thống trong việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Trong khi đó, ISO 9004 lại cung cấp các hướng dẫn xem xét cả tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Yếu tố chính trong tiêu chuẩn ISO 9004:2000 chính là khả năng tự đánh giá. Công ty HUD1 đã được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng. Vì vậy, việc áp dụng thêm tiêu chuẩn ISO 9004:2000 sẽ giúp Công ty có khả năng đánh giá sâu sát hơn tình hình quản lý chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng của công tác quản lý, tạo điều kiện cho hoạt động cải tiến có hiệu lực và hiệu quả. 3.2. Một số biện pháp hoàn thiện 3.2.1. Duy trì và phát huy hiệu quả của ISO 9001:2000 Từ năm 2002, HUD1 đã tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và thực sự đã mang lại hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực và uy tín của Công ty. Về mặt nhận thức, các cán bộ công nhân viên trong Công ty đều đã nhận biết được tầm quan trọng của việc thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Ban Giám đốc cũng rất quan tâm đến cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng, cam kết đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống cũng như hoạt động cải tiến sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Như vậy, trên cơ sở những gì đã thực hiện được, Công ty cần duy trì và phát huy hơn nữa hiệu quả của việc áp dụng ISO 9001. Tuy nhiên, vẫn còn một số khó khăn cần phải giải quyết. Do đó để nâng cao hiệu quả của việc áp dụng Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau: - Nâng cao nhận thức của cán bộ công nhân viên về lợi ích thực sự của việc áp dụng ISO 9001:2000. Đội ngũ lao động trong Công ty cần phải nhận thức rõ: lợi ích của ISO không chỉ đơn thuần là lợi ích mà giấy chứng nhận mang lại. - Tạo môi trường văn hoá có ảnh hưởng tích cực đến quá trình áp dụng ISO 9001:2000. Với một doanh nghiệp có tính tổ chức, kỷ luật cao sẽ là điều kiện thuận lợi để các quy định được thực hiện nghiêm chỉnh và có hiệu quả. Công ty có thể phát động phong trào 5S, đó là: wSàng lọc: loại bỏ những cái không cần thiết tại nơi làm việc wSắp xếp: sắp xếp mọi thứ đúng chỗ sao cho tiện lợi khi sử dụng wSạch sẽ: vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ, bao gồm khu làm việc và máy móc, thiết bị wSăn sóc: giữ gìn trật tự nơi làm việc ở mức độ cao wSẵn sàng: tạo cho mọi người thói quen làm việc nghiêm túc, có kỷ luật. - Có chính sách khuyến khích các thành viên tham gia hoạch định mục tiêu chất lượng cho bộ phận mình. - Xây dựng một cơ cấu tổ chức quản lý chất lượng rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhận biết. - Đảm bảo nguồn tài chính cần thiết cho việc thực hiện và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 3.2.2. Xây dựng tiêu chuẩn ISO 9004:2000 Có thể thấy rằng, trên thị trường Việt Nam hiện nay, số lượng các doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 không phải là một con số nhỏ và khiêm tốn như một vài năm trước. Cùng với nó là hàng loạt các công ty liên doanh với nước ngoài, công ty 100% vốn nước ngoài đang đầu tư và có mặt tại Việt Nam. Họ có công nghệ hiện đại và cách quản lý khoa học. Vì thế mà sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt hơn. Nếu chỉ dừng lại ở mục đích chứng nhận thì khả năng cạnh tranh của Công ty sẽ còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của ISO, HUD1 nên quan tâm đến việc áp dụng ISO 9004:2000 để cải tiến liên tục hoạt động của hệ thống. Trên cơ sở ISO 9001:2000 đã được áp dụng và chứng nhận, Công ty sẽ có điều kiện thuận lợi để xây dựng và áp dụng thêm tiêu chuẩn này. Các công việc cần thực hiện bao gồm: - Thực hiện các hoạt động để duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. - Lập kế hoạch ngân quỹ cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ISO 9004:2000 phù hợp với đặc thù của Công ty. - Xây dựng hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9004. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá. 3.2.3. Nâng cao nhận thức toàn diện về quản lý chất lượng sản phẩm Một thống kê gần đây cho thấy, có tới hơn 60% doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam tham dự ISO chỉ là “hình thức”. Nguyên nhân là vì nhiều tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo chưa nhận thức một cách đầy đủ và toàn diện về những lợi ích mà ISO mang lại cũng như tầm quan trọng của quản lý chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm. Họ mong muốn có được giấy chứng nhận để hoạt động kinh doanh của tổ chức được dễ dàng và thuận lợi hơn, chứ thực sự chưa coi việc áp dụng ISO là một điều kiện để đổi mới và phát triển. Nâng cao nhận thức về ISO và quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động, đặc biệt là công tác quản lý chất lượng sản phẩm. Thực tế cho thấy, mặc dù HUD1 đã rất chú trọng đến vấn đề quản lý chất lượng nhưng không phải toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty đều nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, đồng thời cũng chưa thấy hết được lợi ích của việc áp dụng ISO. Bên cạnh đó, quản lý chất lượng là nhiệm vụ trước tiên của các nhà quản lý chứ không phải của các nhà kỹ thuật. Tuy nhiên, không ít người cho rằng nội dung của quản lý chất lượng là kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm, đơn thuần đây chính là nhiệm vụ của các nhà kỹ thuật. Một số cán bộ quản lý vẫn còn coi nhẹ quản lý chất lượng dẫn đến việc thực hiện còn mang tính hình thức. Chính vì vậy, cần thiết phải phổ biến những kiến thức cơ bản về quản lý chất lượng trong toàn Công ty để mọi người lao động đều có được sự nhận thức toàn diện và đúng đắn về quản lý chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm. Từ đó tích cực xây dựng và hoàn thiện hoạt động của mình theo những yêu cầu của tiêu chuẩn. Các nội dung cần được nhận thức một cách đầy đủ đối với cán bộ quản lý bao gồm: - Quan niệm về quản lý chất lượng, quản lý chất lượng sản phẩm và chất lượng sản phẩm. - Chức năng và các nguyên tắc cơ bản về quản lý chất lượng. - Nội dung của quản lý chất lượng. - Phương tiện hay công cụ để thực hiện quản lý chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm. - Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Lãnh đạo Công ty cần phải xác định rõ, các tiêu chuẩn chất lượng chỉ là những công cụ được sử dụng để quản lý và là chuẩn mực để xác định sự phù hợp. Những công cụ này sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho Công ty nếu được sử dụng đúng ý nghĩa. Đối với đội ngũ lao động, Công ty cần tuyên truyền và phổ biến chính sách và mục tiêu chất lượng một cách có hiệu quả. Khái niệm chất lượng nên rõ ràng và phải phản ánh được chiến lược chung của Công ty về chất lượng, đó là sự tập trung vào khách hàng bởi khách hàng quy định chất lượng mà Công ty cần đạt được. Như vậy, để thực hiện tốt nội dung này, HUD1 nên áp dụng một số biện pháp sau: - Xây dựng chính sách chất lượng toàn diện và yêu cầu các cán bộ công nhân viên cùng tham gia xây dựng. - Tổ chức tuyên truyền và trao đổi giữa cán bộ lãnh đạo với người lao động về kinh nghiệm và kiến thức nhằm nhân rộng những hiểu biết mới về quản lý chất lượng trong Công ty. - Tổ chức lớp bồi dưỡng ngắn hạn và dài hạn cho cán bộ quản lý và nhân viên trong lĩnh vực quản lý chất lượng, đặc biệt khi có sự thay đổi về nhân sự. 3.2.4. Xây dựng hệ thống thông tin có hiệu quả Trong môi trường kinh doanh luôn biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc nắm giữ và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng quyết định khá lớn đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Thông tin bao gồm cả thông tin lưu hành nội bộ và thông tin bên ngoài. Với quan niệm hiện đại về sản xuất, đó là: “sản xuất những cái khách hàng cần chứ không phải sản xuất những cái mình có”. Khi đó, nắm bắt nhanh thông tin chính là nắm bắt những cơ hội kinh doanh từ môi trường bên ngoài. Xác định và nắm bắt cơ hội là chưa đủ mà cần phải đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất tức là xử lý các vấn đề thuộc nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng một hệ thống thông tin có hiệu quả là tiền đề cho việc quản lý có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí. Qua phân tích, đánh giá có thể thấy, hệ thống thông tin của Công ty hiện nay còn nhiều bất cập. Do đó, trước mắt HUD1 nên thực hiện một số biện pháp sau để tận dụng và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin: - Thiết lập mạng intranet (mạng thông tin nội bộ) nhằm quản lý hiệu quả thông tin ở các bộ phận và toàn Công ty. - Hoàn thiện hệ thống mạng Internet trong toàn Công ty với mục đích giao tiếp và tìm kiếm thông tin bên ngoài, đặc biệt là đối với Ban lãnh đạo nhằm quản lý một cách hiệu quả nhất các hoạt động trong Công ty và đối với Phòng quản lý dự án trong việc tìm kiếm khách hàng, quảng bá thương hiệu. - Trang bị và đổi mới các thiết bị máy tính trợ giúp cho các cán bộ công nhân viên làm việc trong Công ty, đặc biệt là đội ngũ nhân viên và các bộ phận có nhiệm vụ xử lý, phân tích dữ liệu, tìm kiếm và thu nhận thông tin từ phía khách hàng. - Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng về hệ thống thông tin quản lý và công nghệ thông tin đối với người sử dụng nhằm tận dụng tối đa những lợi thế của công nghệ mới. 3.2.5. Tăng cường công tác quản lý và kiểm tra chất lượng vật tư Do tính chất sử dụng nhiều loại vật tư trong thi công xây lắp các công trình xây dựng và vai trò của yếu tố đầu vào đến chất lượng sản phẩm hoàn thành, nên Công ty phải hết sức chú trọng đến công tác quản lý và kiểm tra chất lượng vật tư. Để đảm bảo chất lượng công trình, các loại vật tư cần được đảm bảo chất lượng cao và ổn định ngay từ nguồn cung ứng đến khi đưa vào thi công. Vì vậy, quản lý và kiểm soát chất lượng vật tư bao gồm cả việc quản lý, kiểm tra từ người cung ứng và việc quản lý, kiểm tra tại Công ty trước khi vật tư được sử dụng cho hoạt động thi công, xây lắp. Với đặc điểm tình hình quản lý chất lượng vật tư của HUD1 đã phân tích ở trên, Công ty cần thực hiện một số giải pháp sau để nâng cao hơn nữa chất lượng đầu vào: - Đầu tư, nâng cấp hệ thống kho tàng, bến bãi của Công ty. - Tăng cường nhân sự kiểm tra chất lượng vật tư trước khi xuất nhập kho. - Xây dựng các tiêu chuẩn về bảo quản cho các loại vật tư khác nhau. - Có chính sách ưu đãi đối với các nhà cung ứng vật tư có uy tín lâu năm với Công ty. 3.2.6. Tổ chức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Con người là trung tâm của quá trình sản xuất, quyết định đến năng suất và hiệu quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, cần thực hiện tốt hoạt động quản lý nhân lực nhằm củng cố và duy trì số lượng cũng như chất lượng nhân lực cho hoạt động của tổ chức. Trong lĩnh vực quản lý chất lượng, việc tổ chức cơ cấu nhân lực một cách hợp lý kết hợp với việc xây dựng đội ngũ lao động có kỹ năng, trình độ và kiến thức sẽ góp phần tạo ra những sản phẩm đạt chất lượng cao. Về mặt cơ cấu tổ chức, HUD1 còn thiếu nhân sự cho công tác quản lý chất lượng, đặc biệt là công tác đánh giá và kiểm tra. Vì vậy, Công ty có thể thực hiện một số biện pháp sau để giải quyết những khó khăn này: - Xác định chiến lược và kế hoạch trong thực hiện quản lý chất lượng. - Xác định chi tiết các công việc cần thực hiện. - Xác định nhân sự cho các nhiệm vụ mang tính chất lâu dài hay tạm thời, góp phần tiết kiệm nguồn lực cho Công ty: wNhiệm vụ lâu dài bao gồm: người quản lý, nhân viên lập kế hoạch, nhân viên kiểm tra chất lượng, … wNhiệm vụ tạm thời bao gồm: các chuyên gia tư vấn về quá trình tổ chức, thực hiện hệ thống quản lý chất lượng; các chuyên gia đào tạo về quản lý chất lượng; chuyên gia nghiên cứu, khảo sát tình hình Công ty… - Dựa vào nội dung công việc để phân bổ nguồn lực. - Thường xuyên xem xét và đánh giá để điều chỉnh nhân lực hợp lý. Đối với hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, HUD1 cần tập trung vào các vấn đề sau: - Đào tạo nhằm nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn và những kiến thức cơ bản về quản lý chất lượng sản phẩm cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. wĐối với cán bộ quản lý cấp cao, chương trình đào tạo nên tập trung vào việc nâng cao nhận thức về quản lý chất lượng, các phương pháp và công cụ để quản lý chất lượng sản phẩm một cách có hiệu quả. wĐối với cán bộ quản lý cấp chức năng cần được đào tạo cụ thể hơn về những công cụ để thực hiện và giám sát chất lượng sản phẩm. - Tổ chức đào tạo kết hợp với theo dõi thường xuyên đảm bảo hiệu quả đào tạo. - Xây dựng quy trình đào tạo cụ thể được văn bản hoá làm căn cứ cho việc tổ chức thực hiện và triển khai hoạt động đào tạo có hiệu quả. - Xây dựng cơ chế, chính sách khuyến khích khả năng sáng tạo và tinh thần tự học hỏi của cán bộ nhân viên, bao gồm: wCác quy định về lao động, tiền lương wCác quy định về khen thưởng, kỷ luật wCác quy định về sa thải và tuyển dụng wCác quy định về sáng kiến kinh nghiệm. - Định kỳ tổ chức rà soát, kiểm tra trình độ, tay nghề của người lao động để có hướng đào tạo và phát triển. - Tiến hành kiểm tra và đào tạo cho công nhân làm việc trực tiếp tại công trường đảm bảo đạt yêu cầu về sức khoẻ, tay nghề và tuân thủ các yêu cầu về an toàn lao động. 3.2.7. Tăng cường quản lý và đổi mới máy móc, thiết bị Để nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, Công ty cần xây dựng cho mình một kế hoạch đổi mới máy móc, thiết bị hiện đại trong dài hạn và ngắn hạn. Điều này sẽ là cơ sở cho việc hạ giá thành thi công, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty. Lựa chọn công nghệ thích hợp cũng là một vấn đề cần được Công ty quan tâm trong hoạt động quản lý và đổi mới công nghệ. Để thực hiện tốt hoạt động này, Công ty HUD1 nên căn cứ vào những yếu tố sau đây: - Nhu cầu và mong muốn về chất lượng sản phẩm của các khách hàng hiện tại và tiềm năng. - Chiến lược sản xuất kinh doanh, chính sách và mục tiêu chất lượng của Công ty. - Thực trạng và khả năng công nghệ hiện có của Công ty. - Khả năng về vốn, trình độ nhân lực sử dụng máy móc. - Xu hướng đổi mới máy móc, thiết bị chung trong nước và thế giới. Thực tế cho thấy, hiện nay HUD1 còn gặp nhiều khó khăn về vốn do khả năng khấu hao máy móc thiết bị còn nhiều bất cập. Trong khi đó, các loại máy móc, thiết bị phục vụ thi công đều có giá trị tương đối lớn. Vì vậy, để tăng cường công tác quản lý và đổi mới máy móc, thiết bị, Công ty nên áp dụng một số biện pháp sau: - Thực hiện và kiểm soát chặt chẽ quá trình khấu hao theo đúng kế hoạch đã đề ra. - Huy động vốn từ các nguồn vốn khác nhau để đầu tư, đổi mới máy móc, thiết bị. - Kết hợp đổi mới công nghệ với việc nâng cao năng lực máy móc hiện có. - Đào tạo cho công nhân về các thao tác vận hành và bảo dưỡng đối với máy móc, thiết bị mới. - Tận dụng các loại máy móc có tính năng tương tự máy móc, nước ngoài nhưng do trong nước sản xuất nhằm giảm chi phí đầu tư. - Phát huy khả năng sáng tạo và khuyến khích những nghiên cứu của đội ngũ kỹ thuật cũng như những người công nhân lao động trực tiếp. 3.2.8. Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát sản phẩm Các công trình xây dựng thường có kết cấu phức tạp và thời gian thi công kéo dài, do đó công tác kiểm tra, kiểm soát sản phẩm cần được tiến hành một cách thận trọng và chính xác trong suốt quá trình thi công. Một hạng mục hoàn thành không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ dẫn đến hoạt động thi công ở các bước tiếp theo gặp khó khăn, thậm chí không thể tiếp tục thực hiện. Vì vậy, kiểm tra, kiểm soát sản phẩm không chỉ là kiểm tra, kiểm soát chất lượng công trình sau khi hoàn thiện mà quan trọng hơn đó là kiểm tra các hạng mục, công việc đã thực hiện theo từng giai đoạn thi công. Để thực hiện tốt công tác này, Công ty nên sử dụng biện pháp sau đây: - Cử cán bộ kỹ thuật thường xuyên kiểm tra, theo dõi công nhân trực tiếp thi công trên công trường. - Tận dụng tối đa các thiết bị kiểm soát chất lượng hiện có. Ngoài ra, Công ty cần tích cực thực hiện biện pháp phòng ngừa các khuyết tật sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm chi phí và nguồn lực cho hoạt động kiểm tra. Công ty nên xây dựng hệ thống các nguy cơ thường gây ra sự không phù hợp của sản phẩm công trình nói chung và các biện pháp xử lý cho từng trường hợp. Trên cơ sở đó, xây dựng hành động phòng ngừa và khắc phục cho từng công trình cụ thể. 3.3. Một số kiến nghị với Nhà nước Trong nền kinh tế thị trường với nhiều khuyết tật, không thể thiếu vai trò điều tiết của Nhà nước. Nhà nước tạo ra môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh cho các chủ thể. Các quy định, chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp, gián tiếp đến hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh của các doanh nghiệp. Riêng đối với các doanh nghiệp Nhà nước, thực tế cho thấy hoạt động của các doanh nghiệp này mang lại hiệu quả rất thấp so với các doanh nghiệp thuộc loại hình kinh tế khác. Nhận thức được vấn đề này, Nhà nước ta đã thực hiện việc cổ phần hoá nhiều doanh nghiệp Nhà nước. HUD1 cũng là một công ty cổ phần được chuyển đổi từ năm 2004, nhưng vốn Nhà nước vẫn chiếm 51% . Do đó, các quyết định kinh doanh của Công ty vẫn chịu sự chi phối và điều hành rất lớn của Nhà nước. Trong nền kinh tế mở cửa như hiện nay ngày càng có nhiều doanh nghiệp nước ngoài đổ vốn vào Việt Nam. Đây là một điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam có thể bổ sung nguồn vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh, đồng thời tiếp cận cách quản lý khoa học của nước ngoài. Trong khi đó, nguồn vốn của Nhà nước lại gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, bài viết có một số kiến nghị như sau đối với các cơ quan Nhà nước nhằm giúp các công ty cổ phần nói chung và HUD1 nói riêng có cơ hội phát triển mà mục tiêu trước mắt là nâng cao chất lượng sản phẩm: - Hiện nay, hệ thống máy móc, thiết bị của HUD1 tương đối lạc hậu. Đề nghị Nhà nước cấp vốn cũng như tạo điều kiện để Công ty vay vốn đầu tư đổi mới máy móc, thiết bị hiện đại tạo cơ sở vật chất nâng cao chất lượng sản phẩm. - Nhà nước nên tạo điều kiện cho các các doanh nghiệp nước ngoài tham gia góp vốn vào Công ty bằng cách hạ số cổ phần đang nắm giữ. KẾT LUẬN T rên con đường hội nhập nền kinh tế thế giới, mỗi tổ chức, doanh nghiệp hay mỗi quốc gia đều phải có chính sách thích hợp để tạo ra những thương hiệu riêng và có được chỗ đứng trên thị trường đầy biến động. Quản lý chất lượng được coi là một biện pháp thiết thực nhằm đẩy mạnh thương mại hoá toàn cầu, nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp cũng như sức cạnh tranh của nền kinh tế mỗi nước. Khi nền kinh tế càng phát triển thì cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm càng trở thành tất yếu. Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý chất lượng sẽ tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao chất lượng sản phẩm. Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 là một trong nhiều công ty Việt Nam đã thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 và xây dựng được cho mình một thương hiệu riêng. Tuy nhiên, Công ty vẫn luôn phải đổi mới và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Bài viết đã đưa ra một số phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của Công ty, hy vọng rằng Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 sẽ có những bước tiến mới để tiếp tục phát triển. Do trình độ và khả năng có hạn, bài viết của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy Mai Văn Bưu và các cô chú, anh chị trong Công ty đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Giáo trình Khoa học quản lý - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - NXB Khoa học và kỹ thuật - Hà Nội 2002. 2. Trường Đại học Kinh tế quốc dân - Giáo trình Quản lý chất lượng trong các tổ chức - GS.TS Nguyễn Đình Phan - NXB Lao động xã hội - Hà Nội 2005. 3. Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh - Quản trị chất lượng - TS. Nguyễn Kim Định - NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh - 2003. 4. Tạ Thị Kiều An và các đồng sự - Quản lý chất lượng trong các tổ chức. Tái bản lần 3 có chỉnh sửa và cập nhật thông tin - NXB Giáo dục - 2004. 5. TS. Lưu Thanh Tâm - Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế - NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh - 2003. 6. Nghị định số 209/2004/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng - Hà Nội 2004. 7. Bộ tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9000 phiên bản 2000 - NXB Bộ xây dựng - Hà Nội 2001. 8. Quản lý chất lượng xây lắp công trình xây dựng: nguyên tắc cơ bản – NXB Xây dựng - 1992. 9. TCVN ISO 9004:2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến - Hà Nội 2000. 10. TCVN ISO 9000:2000 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng - Hà Nội 2000. 11. Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng - Số 6 - Tháng 3/2008 - Chất lượng công trình - mục tiêu phát triển bền vững - Thu Hiền. 12. Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng - Số 7 - Tháng 4/2008 - Công trình xây dựng “chết non” vì bão giá - Quang Tuấn. 13. Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 - Hồ sơ giới thiệu năng lực. 14. Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng HUD1 - 18 quy định của HTQLCL ISO 9001:2000. 15. Internet: - - - -