Chuyên đề Hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam

hàng. + Thanh toán chuyển khoản từ trước khi nhận hàng + Thanh toán chuyển khoản sau khi nhận hàng. Số lần thanh toán có thể là 1 lần hoặc chia làm nhiều lần tuỳ theo tình hình tài chính của Công ty và thoả thuận giữa hai bên. Biểu 2.3: Phiếu đề xuất nhu cầu mua hàng phiÕu ®Ò xuÊt nhu cÇu mua hµng Ngày:…./……/200… Số phiếu:…………. Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Bộ phận đề xuất mua: Mua vật tư, linh kiện, phụ tùng thay thế cho thiết bị ………………………… Mua văn phòng phẩm, đồ dùng khác ………………………… Stt Hàng hóa cần mua Số lượng Chủng loại/đặc tính kỹ thuật Mục đích sử dụng Thời hạn cần 1 2 3 4 5 6 Các yêu cầu đặc biệt khác:………… …………………………………………. …………………………………………. Người đề nghị mua Trưởng bộ phận Giám đốc phê duyệt (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Như vậy là đã kết thúc chu trình mua hàng. 2.4. Quản trị hệ thống kho tàng 2.4.1 Hệ thống kho tàng hiện tại của Công ty Cổ phần ELOVI Việt Nam Bảo quản, quản lý kho tàng là khâu quan trọng trong hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Việc bảo quản tốt nguyên vật liệu có ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của Công ty. Ban lãnh đạo Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam chủ trương tổ chức thực hiện những biện pháp nhằm quản lý tốt nguyên vật liệu, đảm bảo cho nguyên vật liệu không mất mát, hư hỏng, thiếu hụt, mất phẩm cấp do tác động của môi trường. Do mỗi loại nguyên vật liệu có những đặc điểm và tính chất lý hoá học khác nhau do đó vấn đề đặt ra đối với Công ty là phải có phương thức quản lý và bảo quản hợp lý. Do đó ngay từ khi xây dựng nhà máy Công ty đã cho xây dựng hệ thống kho tàng có đầy đủ các điều kiện lý hoá, đảm bả cho công tác bảo quản nguyên vật liệu gồm 3 kho: Một kho nguyên vật liệu, một kho thành phẩm, một kho lạnh chứa nguyên vật liệu và thành phẩm. Bảng 2.7: Hệ thống kho hiện tại của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Tên kho Diện tích (m2) Kho thành phẩm 400 Kho nguyên vật liệu 300 Kho lạnh 150 Ở tất cả các kho của Công ty đều có các pallets để hàng hoá. Riêng kho lạnh được trang bị một máy lạnh với công suất đủ lớn. Kho lạnh giúp cho các loại nguyên liệu cần nhiệt độ thích hợp như hương liệu, hoa quả, sữa chua ăn thành phẩm không bị hỏng. Các kho nguyên vật liệu của Công ty đều được bố trí gần nhà máy sản xuất giúp cho hoạt động vận chuyển từ kho tới nhà máy sản xuất diễn ra nhanh chóng. Sơ đồ 2.3: Bố trí kho tàng của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Nhà máy sản xuất Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm Kho lạnh Các kho của Công ty đều là kho kín, có mái che giúp cho sản phẩm tránh được ánh sáng mặt trời. Kho của Công ty vừa là kho xuất, nhập, trung gian và chuẩn bị. Trong kho các loại nguyên vật liệu cùng loại được bố trí sắp xếp tập trung. Trình tự sắp xếp nguyên vật liệu trong kho theo thứ tự nguyên vật liệu cần để sản xuất. Tất cả nguyên vật liệu đều được đặt trên các pallets cách mặt đất 10cm để tránh ẩm mốc, mối mọt, nhằm mục tiêu không thay đổi phẩm cấp nguyên vật liệu. 2.4.2 Quản trị nguyên vật liệu trong kho 2.4.2.1 Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu diễn ra dưới sự phối kết hợp giữa bộ phận mua hàng, nhà cung ứng, bộ phận vận chuyển và bộ phận quản lý kho bãi. Đối với những nguyên vật liệu Công ty đi nhận tại nhà cung ứng thì khi hàng về đến Công ty bộ phận vận chuyển phải xuất trình hợp đồng, chứng từ hợp lệ để kiểm tra, vào sổ và tuân theo các quy định về an toàn chung. Đối với nguyên vật liệu do nhà cung ứng mang đến sau các thủ tục như trên thì hàng hoá sẽ được kiểm tra. Kết quả kiểm tra đạt yêu cầu sẽ được nhập kho. Tất cả các hàng hoá được nhập kho phải được phản ánh vào biên bản kiểm nghiệm do thủ kho, phòng Tài chính - Kế toán lập. Khi nhập kho phải tiến hành lập phiếu nhập kho thành 03 liên: + Một liên giao cho thủ kho + Một kho phòng Tài chính - Kế toán + Một liên lưu kho Khi nhập vật tư nguyên liệu thủ kho phải viết phiếu nhập và cập nhật vào thẻ kho Biểu 2.4: Thẻ kho tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam cty cæ phÇn elovi viÖt nam thÎ kho Tõ th¸ng 01 ®Õn hÕt th¸ng 03 n¨m 2008 M· vËt tư: DUONG Tªn vËt tư: §ưêng tinh luyÖn RE §¬n vÞ tÝnh: Kg Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè ph¸t sinh Tån lòy kÕ Ghi chó Ngµy th¸ng Lo¹i Sè hiÖu NhËp XuÊt Sè dư ®Çu th¸ng 22,049.30 3/1/2008 x 511 Sx Cã §ưêng 1,476.00 5/1/2008 x 711 Sx Hư¬ng D©u 4,200.00 5/1/2008 x 711 Sx Chua Hương dâu 305.00 7/1/2008 x XuÊt thªm sx (3-6/1) sx chua C§ 646.00 7/1/2008 x Sx Cã §ưêng mÎ thö nghiÖm 72.00 25/1/08 x 641 Sx S«c«la 2,810.00 25/1/08 x 641 Sx Chua C§ 610.00 25/1/08 x XuÊt thªm sx(24-25/1) 7.00 26/1/08 x 741 Sx Hư¬ng D©u 2,450.00 26/1/08 n NhËp thõa sx(25/1) 420.00 27/1/08 x 841 Sx Cã §ưêng 1,440.00 28/1/08 x 251 Sx Cã §ưêng 1,908.00 29/1/08 x 351 Sx Cam T¬i 4,800.00 29/1/08 n NhËp thõa sx(28/1) 36.00 29/1/08 n NhËp thõa sx(29/1) 1,200.00 29/1/08 x S¶n xuÊt mÎ TN cho Anco Biểu 2.5: Phiếu nhập kho tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM KHU CÔNG NGHIỆP NAM PHỔ YÊN, THÁI NGUYÊN PHIẾU NHẬP KHO Ngày….tháng…..năm… Số: Người nhập:…………………… Đơn vị:………………………… Nội dung:……………………… Kho:…………………………… STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Cộng tiền hàng Thuế giá trị gia tăng Tổng tiền Cộng thành tiền (bằng chữ): Lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau các thủ tục trên trách nhiệm bảo quản, kiểm tra trực tiếp nguyên vật liệu thuộc về thủ kho nguyên vật liệu. 2.4.2.2 Công tác bảo quản nguyên vật liệu trong kho Bảo quản nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong quản trị cung ứng nguyên vật liệu nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu. Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam việc bảo quản được thực như sau: Hàng hoá trong kho phải được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, có biển báo nhận dạng từng loại hàng hoá riêng biệt Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi đúng nghiệp vụ xuất - nhập - tồn, đảm bảo bất kỳ thời điểm nào cũng phải nắm được số lượng thực tế hàng tồn kho. Thủ kho phải nắm được các điều kiện bảo quản hàng hoá để duy trì chế độ bảo quản cho đúng, nhất là các loại nguyên vật liệu đầu vào đặc biệt (nước quả, hương liệu, vitamin…). Khi có yêu cầu đặc biệt (như các yêu cầu liên quan đến HACCP), điều kiện bảo quản trong kho phải tuân theo hướng dẫn cụ thể của bộ phận QA. 2.4.2.3 Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một hoạt động quan trọng nhằm giảm giá thành sản phẩm. Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam công tác xây dựng định mức tiêu dùng sản phẩm được đảm nhận bởi phòng QA. Dưới đây là định mức tiêu dùng một số sản phẩm của Công ty: Bảng 2.8: Công thức sản phẩm sữa thêm nước dâu tươi STT Nguyªn liÖu Tû lÖ (%) Tæng hµm lîng chÊt kh« TS (%) §Þnh luîng cho 1000 s¶n phÈm (kg) 1 DÇu b¬ (AMF) 0.94000 99.8 0.93812 9.4 2 S÷a bét gÇy (SMP) 1.76000 96.2 1.69312 17.6 3 S÷a bß tư¬i 0.00000 0.00000 0 4 Bét whey 0.80000 96.2 0.76960 8 5 S÷a bét b¬ (BMP) 0.26500 96.2 0.25493 2.65 6 §ưêng kÝnh 12.2000 99.9 12.1878 122 7 Nưíc phøc hîp d©u tư¬i 2.00000 26.3 0.52600 20 8 ChÊt æn ®Þnh UniPectin AYD 250 0.35000 96.0 0.33600 3.5 9 Hương d©u 74730-33 0.067 0.0 0 0.67 10 Mµu thùc phÈm Erythosin 0.00740 96.0 0.00710 0.074 11 Vitamin MKII 0.05000 96.0 0.04800 0.5 12 Axit Citric 0.06625 50.0 0.03313 0.6625 13 Axit Lactic 0.13250 50.0 0.06625 1.325 14 Nưíc 81.3619 0.00000 0.00000 813.6185 Bảng 2.9: Công thức sản phẩm sữa thêm nước cam tươi STT Nguyªn liÖu Tû lÖ (%) Tæng hµm l­îng chÊt kh« TS (%) §Þnh l­îng cho 1000 s¶n phÈm (kg) 1 DÇu b¬ (AMF) 0.64430 99.8 0.64301 6.44303061 2 S÷a bét gÇy (SMP) 1.10985 96.2 1.06767 11.0984629 3 S÷a bß t¬i 10.00000 11.5 1.15000 100 4 Bét whey 0.80000 96.2 0.76960 8 5 S÷a bét b¬ (BMP) 0.00000 96.2 0.00000 0 6 §ưêng kÝnh 12.2000 99.9 12.1878 122 7 Nưíc phøc hîp cam t¬i 1.40000 56.6 0.79240 14 8 ChÊt æn ®Þnh UniPectin AYD 250 0.35000 96.0 0.33600 3.5 9 Hư¬ng cam 9/H05339 0.02900 0.0 0 0.29 10 Mµu TP Sunset Yellow 0.00040 96.0 0.000384 0.004 11 Vitamin MKII 0.05000 96.0 0.04800 0.5 12 Axit Citric 0.13000 0 0 1.3 13 Axit Lactic 0.06500 0 0 0.65 14 Nưíc 73.2215 0 0 732.214506 2.4.2.4 Công tác cấp phát nguyên vật liệu Công tác cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam được diễn ra theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4: Quá trình cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Lệnh sản xuất Giấy đề nghị vật tư Xuất nguyên vật liệu Duyệt Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và các đơn hàng Giám đốc nhà máy sẽ phát lệnh sản xuất tới phòng sản xuất yêu cầu về số lượng, chủng loại sản phẩm cần sản xuất. Biểu 2.6: Lệnh sản xuất LÖnh s¶n xuÊt BM – G§ - 01 Ngµy ph¸t hµnh : 10/11/05 LÇn ph¸t hµnh : 01 Sè :346/2006. C¨n cø trªn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt th¸ng, Gi¸m ®èc nhµ m¸y quyÕt ®Þnh ra lÖnh s¶n xuÊt cho ngµy 22/06/06 cô thÓ nh­ sau : STT Tªn s¶n phÈm §VT Sè l­îng Ghi chó 1 ST ZinZin S«c«la 115B Thïng 4.150 2 3 4 Nhµ m¸y chÕ biÕn c¸c s¶n phÈm s÷a Gi¸m §èc nhµ m¸y - Căn cứ vào lệnh sản xuất của Giám đốc nhà máy bộ phận sản xuất sẽ xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng và lập giấy đề nghị vật tư trình lên Giám đốc nhà máy phê duyệt. Biểu 2.7: Giấy đề nghị vật tư céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc *******o0o******* GiÊy ®Ò nghÞ vËt t­ Q1 Cao V¨n Kiªn 22/06/06 446/2006 Hä tªn ng­êi ®Ò nghÞ : Ca: ST ZinZin S«c«la 115B, C¨n cø vµo lÖnh s¶n xuÊt sè: Ngµy s¶n xuÊt: Tªn s¶n phÈm: S¶n l­îng theo KHSX BB110B (Thïng) BB115B (Thïng) BB180B (Thïng) BB200B (Thïng) BB180F (Thïng) 0,0 4150,0 0,0 0,0 0,0 Quy ra lÝt 0,0 22.908,0 0,0 0,0 0,0 Sè giê ch¹y m¸y 0,0 26,6 0,0 0,0 0,0 §Ò nghÞ Phßng TCKT xuÊt vËt t­ phôc vô s¶n xuÊt. Stt M· vËt t­ Tªn vËt t­ §¬n vÞ §Þnh møc MÎ 8.000 kg Sè l­îng Ghi chó 1 AMF DÇu b¬ (AMF) Kg 236,00 708,00 SX:32.000kg 2 SMP S÷a bét gÇy(SMP) Kg 690,80 2.072,40 3 DUONGA §­êng Aspartame Kg 0,96 2,88 4 DUONG §­êng Kg 368,00 1.104,00 5 ODK100 ChÊt æn ®Þnh K100 Kg 1,76 5,28 6 OD ChÊt æn ®Þnh TYPE P(V) Kg 4,00 12,00 7 BCACAO Bét C«ca Kg 40,00 120,00 8 HSOCOLA60 H­¬ng Chococlate SN299460 Kg 12,00 36,00 9 HVANI84 H­¬ng Vanila SN376384 Kg 2,00 6,00 10 MUOI Muèi tinh Kg 1,20 3,60 Ngµy 21 th¸ng 6 n¨m 2006. Ng­êi LËp DuyÖt bëi (G§ nhµ m¸y) Cao V¨n Kiªn NguyÔn ThÕ Ngäc Sau khi Giám đốc nhà máy phê duyệt đề nghị cấp vật tư của bộ phận sản xuất thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo danh mục nguyên vật liệu trong đề nghị. Biểu 2.8: Phiếu xuất kho tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM KHU CÔNG NGHIỆP NAM PHỔ YÊN, THÁI NGUYÊN PHIẾU XUẤT KHO Ngày…tháng…năm… Số: Người lĩnh:………… Đơn vị:…………….. Nội dung:………….. Kho:……………….. STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Cộng tiền hàng Cộng thành tiền (bằng chữ): Lập phiếu Người lĩnh Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi cấp phát nguyên vật liệu thủ kho phải ghi vào sổ theo dõi cấp phát nguyên vật liệu. Và việc cấp phát này chỉ được thực hiện khi có chữ ký của Trưởng ca sản xuất và những người có liên quan trong giấy đề nghị vật tư. Cuối ngày thủ kho có trách nhiệm tổng hợp các loại vật tư nguyên liệu trong sổ cấp phát và vào thẻ kho của từng loại nguyên vật liệu. Thủ kho có trách nhiệm kiểm soát mức hao hụt vật tư nguyên liệu để tránh lãng phí khi cấp phát. 2.4.2.5 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu Kiểm kê nguyên vật liệu là hoạt động nhằm cung cấp số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ sách để đánh giá tình hình biến động, hao hụt về nguyên vật liệu. Đồng thời kiểm kê cũng phục vụ cho kê hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Tại Công ty cổ phần ELOVI việc kiểm kê được thực hiện như sau: Hàng ngày thủ kho phải theo dõi, ghi chép số lượng hàng nhập, xuất, tồn theo đúng quy định của Công ty. Cứ 05 ngày thủ kho có trách nhiệm báo cáo lượng hàng nhập, xuất, tồn của các vật tư nguyên liệu sản xuất. Sau khi lập xong báo cáo thủ kho có trách nhiệm chuyển báo cáo này cho Ban Giám đốc, phòng Tài chính - Kế toán. Bảng 2.10: Thực tế kiểm kê một số loại nguyên vật liệu chính tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam năm 2007 Tên nguyên vật liệu ĐVT Sổ sách Thực tế kiểm kê Chênh lệch Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền(đồng) Nguyên vật liệu chính 166 429 7 713 405 260 166 429 7 713 405 260 Axít chanh (Citric Anhydrous fine sine) Kg 541 9 369 650 541 9 369 650 Axít lắc tích (Lactic Acid) Kg 2 385 62 921 531 2 385 62 921 531 Dầu béo - Anhydrous MilkFat Kg 37 563 3 035 551 003 37 563 3 035 551 003 Cacao 200 Kg 384 11 564 417 384 11 564 417 Bột màu Apple Green kg Bột màu Brillian Blue kg Bột màu Brown HT kg 10 6 241 730 10 6 241 730 Bột màu Erythrosine kg 22 23 873 240 22 23 873 240 Bột màu Ponceau 4R Kg 19 19 Bột màu Sunset Yellow kg 34 6 632 154 34 6 632 154 Bột màu Tartrazine kg 13 13 Cà phê hoà tan dạng bột KQE 34 kg 180 16 201 749 180 16 201 749 Đường Aspartame Regular Granular Kg Dầu bôi trơn DS 1148 lít 150 7 182 000 150 7 182 000 Ropufa Powder Kg 4 2 494 450 4 2 494 450 Đường tinh luyện RE Kg 25 454 195 543 586 25 454 195 543 586 Oxy già H2O2 35% APG - Peroxide Kg 1 440 15 124 422 1 440 15 124 422 Hương Cà phê R 10050 Kg 100 35 486 162 100 35 486 162 Hương Cà phê 862772 Kg 96 27 685 938 96 27 685 938 Hương cam GM/908012 Kg Hương cam 9/H05339 Kg Hương cam 975781 Kg Hoá chất bảo vệ - Protex lít 25 1 194 750 25 1 194 750 Hoá chất vệ sinh tạo bọt - Maxifoam lít 100 4 200 000 100 4 200 000 Hương dâu 316923 - LOT 0001258325 Kg Hương dâu 74730-33 Kg 2 666 017 2 666 017 Hương dâu SB-5196 Kg 391 91 150 103 391 91 150 103 Hương dâu JH-6 Kg 94 10 489 967 94 10 489 967 Hương liệu dưa - 9/H07242 Kg Hương liệu dưa - R11357 Kg Hương hoa quả tổng hợp - SN 421321 Kg Hương kem SN 367381 Kg 208 48 010 121 208 48 010 121 Hương lạc tiên R 10303 kg Hương Lô hội Gel 10:1 Kg Hương Mật ong R10168 Kg Hương C-Mocha 507457 Kg 2 650 363 2 650 363 Axít Nitơrích HNO3 (Acid nitric) Kg 1 960 15 441 813 1 960 15 441 813 Hương Chocolate GM 906100 Kg 75 20 346 959 75 20 346 959 Hương Chocolate SN 299460 Kg 190 63 265 802 190 63 265 802 Hương Sữa R 30019 Kg 37 13 771 141 37 13 771 141 Hương sữa tươi 258130 Kg 132 31 803 153 132 31 803 153 Hương táo FLC/2869 Kg Hương vải R10040 Kg Hương Vanilla FL/3079E Kg Hương kem vanilla SN367384 Kg 509 93 262 013 509 93 262 013 Hoá chất khử trùng chân - Proxitan lít 120 5 012 280 120 5 012 280 Lysine HCL 99.8% Fine KR Kg 25 3 725 000 25 3 725 000 Men YC-X16 ( 500u/ gói ) u 41 500 54 810 318 41 500 54 810 318 Men giống 601 FD 20u gói 139 78 968 124 139 78 968 124 Muối ăn sạch cao cấp Kg 274 1 782 820 274 1 782 820 Xút (Sodium Hydroxide) - NaOH Kg 2 500 20 150 912 2 500 20 150 912 Nước Cam cô đặc Kg 930 68 910 019 930 68 910 019 Nước cốt dâu tươi Kg Nước Táo tươi ép Kg 700 35 391 654 700 35 391 654 Chất ổn định RESL 0532 ( Avicel XP 3625 ) Kg Chất ổn định PALSGAARD 5821 Kg 1 472 125188 022 1 472 125 188 022 Chất ổn định Palsgaard 5872 Kg 1 258 177897 620 1 258 177 897 620 Chất ổn định Palsgard 5895 Kg 373 62 980 076 373 62 980 076 Chất ổn định GMS 95 ( Distilled Monolycerides kg 260 12 135 511 260 12 135 511 Chất ổn định Pectin JMJ Kg 591 87 950 519 591 87 950 519 Chất ổn định K100 Kg 194 67 206 477 194 67 206 477 Chất ổn định pH-Sodium Hexami Taphosphote Kg Bột sữa gầy - SkimMilkPowder Kg 43 490 2 862 667 279 43 490 2 862 667 279 Sữa bò tươi Kg Taurine Kg 62 7 396 800 62 7 396 800 Vitamin B5 - Calcium D Panthothenate Kg 40 10 277 190 40 10 277 190 Vitamin - MK2 Kg 218 100983 451 218 100 983 451 Vitamin - MK3 Kg 97 74 575 029 97 74 575 029 Vitamin PP - Niacine (VitaminB3) Kg 26 4 074 165 26 4 074 165 Sau khi tiến hành kiểm kê sẽ đối chiếu số lượng thực tế với số liệu sổ sách, nếu có phát hiện sai lệch thì sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Thực tế kiểm kê nguyên vật liệu cho thấy tỷ lệ sai lệch là rất nhỏ, thường nằm trong định mức cho phép (<0,01%). Qua công tác kiểm kê thủ kho sẽ thường xuyên báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu cho cán bộ vật tư và Ban Giám đốc để có thông tin làm cơ sở lập kế hoạch cung ứng kỳ sau. 2.4.2.6 Công tác thu hồi nguyên vật liệu Trong quá trình sản xuất sản phẩm do đặc tính công nghệ, tiêu hao nguyên vật liệu không đúng định mức dẫn đến thừa nguyên vật liệu cho một mẻ sản xuất. Lượng nguyên vật liệu thừa hay phế liệu sẽ được thu hồi hoàn trả lại kho và được phản ánh vào thẻ kho. Khi đó sẽ lập giấy hoàn trả vật tư có chữ ký xác nhận của người hoàn trả, thủ kho và Giám đốc nhà máy. Giấy hoàn trả được lập thành 02 liên, một liên giao cho Phòng Tài chính - Kế toán, một liên giao cho Thủ kho. 3. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 3.1. Ưu điểm Với sự nỗ lực hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu, Công ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ sau: - Về công tác mua hàng, đặt hàng đã đạt yêu cầu đó là luôn luôn đảm bảo đủ lượng dự trữ thường xuyên cho hoạt động sản xuất trong điều kiện bình thường diễn ra liên tục. - Công tác lập kế hoạch cung ứng: Về cơ bản công tác lập kế hoạch cung ứng được thực hiện rất khoa học. Kế hoạch cung ứng vừa dựa trên mức tiêu dùng nguyên vật liệu các kỳ trước, vừa dựa trên nghiên cứu thị trường, vừa dựa trên tồn kho thực tế. Điều đó giúp cho công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch mang tính sát thực cao hơn. - Công tác đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng: Có thể nói đây là một ưu điểm trong hoạt động quản trị nguyên vật liệu của Công ty. Công ty đã thiết lập cho mình các quy định, tiêu chuẩn về theo dõi, đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng đó là: Về thời gian cung ứng, số lượng, chất lượng, thái độ, năng lực cung cấp, điều kiện thanh toán. Chỉ khi nhà cung ứng hội tụ đủ các điều kiện về chất lượng nguyên vật liệu, năng lực cung cấp, thái độ phục vụ chu đáo thì mới được lựa chọn. Công ty đã thiết lập được hệ thống bạn hàng tương đối ổn định dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, đảm bảo luôn luôn đủ nguyên vật liệu sản xuất. Việc lựa chọn nhà cung ứng cũng rất linh hoạt, đó có thể là nhà cung ứng truyền thống hay mới miễn sao là cung cấp hàng hoá với các tiêu chuẩn hợp lý. - Công tác kiểm tra nguyên vật liệu đã được hoàn thiện đảm bảo cho nguyên vật liệu nhập kho đủ phẩm cấp, nâng cao chất lượng sản phẩm. - Quy trình tiếp nhận và cấp phát nguyên vật liệu đã tương đối hợp lý thông qua hệ thống chứng từ được lập và giao cho các bên có liên quan quản lý. Điều này giúp cho công tác kiểm tra, đối chứng diễn ra nhanh chóng, thuận tiện. - Hệ thống kho bãi đã phát huy tốt vai trò. Với cách bố trí gần nhà máy sản xuất giúp cho quá trình vận chuyển nội bộ diễn ra nhanh hơn. Các điều kiện diện tích, lý hóa cũng luôn trong tình trạng bảo đảm giúp cho quá trình bảo quản, sử dụng đạt được chỉ tiêu đề ra. - Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu: Phòng QA đã thiết lập công thức chế biến tương đối đầy đủ, khiến cho công tác hoạch định chính xác hơn. 3.2 Hạn chế Mặc dù đã có những kết quả tích cực song công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu còn có một số hạn chế nhất định. - Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch vẫn chưa sát với thực tế tiêu dùng dẫn đến lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ khá lớn, ảnh hưởng đến lưu chuyển tiền tệ trong Công ty, vốn ứ đọng trong hàng tồn kho nhiều, dẫn đến chi phí lưu kho tăng lên. - Mối quan hệ với nhà cung ứng: Với một số loại nguyên vật liệu như bao bì đựng sữa Công ty không thể thay đổi do quy trình công nghệ nên có thể bị ép giá. Việc hợp tác với cả nhà cung ứng lâu dài và truyền thống có thể giúp Công ty tiết kiệm chi phí, tuy nhiên nó có thể ảnh hưởng đến tiến độ cung ứng. - Vận chuyển: Do yêu cầu về kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu tại phòng QA của Công ty nên phần lớn nguyên vật liệu sẽ được nhà cung cấp đưa đến. Điều này khiến Công ty không chủ động được trong kế hoạch vận chuyển. Chi phí vận chuyển cho nhà cung ứng có thể cao hơn chi phí tự vận chuyển. - Tiêu hao nguyên vật liệu được đề ra trong chỉ tiêu sản xuất là 4%. Thông thường chỉ tiêu này đã thực hiện được song vẫn còn cao. Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam. 3.3 Nguyên nhân Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam mọi hoạt động cung ứng đều do phòng Tài chính - Kế toán và phòng QA đảm nhận mà không có phòng kế hoạch vật tư riêng. Điều này làm cho khối lượng của phòng Tài chính - Kế toán rất nặng nề khiến cho hiệu quả của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu vẫn còn chưa sâu sát. Một thủ kho đảm nhận cả kho nguyên vật liệu và kho lạnh nên việc quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác một ngày Công ty thường tiến hành 03 ca sản xuất nên sẽ rất khó khăn cho công tác cấp phát nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của Công ty thường rất ít tại Việt Nam nên Công ty thường phải nhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua trung gian phân phối. Điều này làm cho chi phí nguyên vật liệu sẽ tăng cao hơn. Tình hình tài chính của Công ty không đủ lớn với các đơn hàng từ nước ngoài nên tập đoàn Prime sẽ đảm nhiệm việc nhập một số loại nguyên vật liệu chính có tỷ lệ giá thành cao. Với công nghệ độc quyền từ phía nhà cung ứng Tetra Pak Công ty bị phụ thuộc về mặt hàng bao bì, không có quyền lựa chọn nên giá có thể bị cao hơn. Hiện nay giá nguyên vật liệu trên thị trường biến động rất mạnh mẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch cung ứng. Giá nguyên vật liệu tăng làm giảm khả năng cung ứng như kế hoạch đã vạch ra trước đó. Thuế cũng là một rào cản rất lớn tới chi phí mua nguyên vật liệu. Từ sau khi gia nhập WTO Nhà nước đã có những lộ trình giảm thuế nhập khẩu nhưng vẫn chưa thấm gì so với tình hình sản xuất hiện nay. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM TRONG NHỮNG NĂM TỚI 1.1 Mục tiêu về các chỉ tiêu chính Trong 05 năm hoạt động sản xuất kinh doanh vừa qua Lợi nhuận của Công ty luôn luôn ở mức nhỏ hơn 0. Hội đồng quản trị Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam nhận định điều này phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm đầu gia nhập thị trường. Tuy nhiên lợi nhuận năm trước thường lớn hơn năm sau. Trong 3 năm gần đây tốc độ tăng trưởng lợi nhuận trung bình là 33,16%. Doanh thu liên tục tăng qua các năm, tốc độ tăng trưởng doanh thu trung bình giai đoạn 2003-2007 là 109,34%. Kết quả này phản ánh triển vọng phát triển của Công ty trong tương lai. Vì vậy Hội đồng quản trị Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đặt ra mục tiêu năm 2008 là: Doanh thu năm 2008 xấp xỉ 210 tỷ đồng trong đó 200 tỷ đồng từ sữa, 10 tỷ đồng từ nước tinh khiết Đưa sản phẩm mới là nước tinh khiết ra thị trường vào quý 1 năm 2008 Phấn đấu giảm chi phí bán hàng xuống còn 20% nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận Lợi nhuận thu được bằng 0, tức là hoà vốn thực hiện các mục tiêu lâu dài - Thực hiện triệt để các quy định nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng theo Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Mục tiêu về doanh thu được cụ thể hóa như sau: Bảng 3.1: Kế hoạch doanh thu năm 2008 các sản phẩm sữa của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Đơn vị tính:1000đ STT Tháng Doanh số Sữa nước Sữa chua Sữa thêm nước trái cây tươi Sữa tiệt trùng 1 1 10,729,882 542,782 1,355 677 2 2 8,112,403 503,529 1,024 512 3 3 13,543,837 1,357,224 3,420 855 4 4 14,331,932 1,387,576 905 905 5 5 17,307,014 1,730,920 1,093 2,185 6 6 18,814,372 2,542,629 1,188 2,376 7 7 18,917,376 2,160,175 2,389 2,389 8 8 18,153,295 1,826,823 3,438 2,292 9 9 16,069,297 1,598,854 1,014 3,043 10 10 15,982,682 1,274,277 2,018 2,018 11 11 15,818,956 737,606 999 999 12 12 15,818,956 737,606 999 999 Tổng cộng 183,600,000 16,400,000 19,841 19,250 (Nguồn: Phòng Kinh doanh) Bảng 3.2: Kế hoạch doanh thu năm 2008 sản phẩm nước tinh khiết của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam Đơn vị tính: 1000đ Tháng Chỉ tiêu Tỷ lệ Số lượng chai tương ứng (500ml) Số bình galon tương ứng (20l) 1 200,000 2% 3,651 1,067 2 200,000 2% 3,175 1,067 3 500,000 5% 7,937 2,667 4 800,000 8% 12,698 4,267 5 1,000,000 10% 15,873 5,333 6 1,200,000 12% 19,048 6,400 7 1,200,000 12% 19,048 6,400 8 1,200,000 12% 19,048 6,400 9 1,100,000 11% 17,460 5,867 10 1,000,000 10% 15,873 5,333 11 800,000 8% 12,698 4,267 12 800,000 8% 12,698 4,267 Tổng cộng 10,000,000 100% 159,206 53,333 (Nguồn: Phòng Kinh doanh) 1.2. Định hướng phát triển trên các mặt khác 1.2.1 Đầu tư Hiện tại lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam là các sản phẩm về sữa nước vớ các nhãn hiệu ELOVI, BONVITA, ZINZIN. Chiến lược phát triển lâu dài của Công ty là mở rộng ngành nghề kinh doanh nhằm san sẻ rủi ro. Trước hết Công ty sẽ đầu tư mở rộng các sản phẩm về thực phẩm. Để thực hiện mục tiêu đó trong năm 2008 Công ty có 03 dự án là đầu tư xây dựng, gồm: một nhà máy sản xuất rượu cao cấp, một nhà máy sản xuất bim bim và một nhà máy sản xuất dầu ăn. Hiện tại Công ty đang trong quá trình thực hiện dự án bim bim và dầu ăn. 1.2.2 Thị trường tiêu thụ Hiện tại thị trường tiêu thụ chủ yếu của Công ty là miền Bắc, miền Nam và thành phố Hồ Chí Minh. Trong năm 2008 Công ty phấn đấu mở rộng thị trường rộng khắp tại tất cả các tỉnh thành trong cả nước. 1.2.3 Chất lượng Với chủ trương nâng cao năng chất lượng sản phẩm Công ty đưa ra mục tiêu chất lượng trong toàn bộ quá trính sản xuất là: Không để bất cứ nguyên vật liệu nào không đạt chất lượng đưa vào sản xuất Luôn đảm bảo công tác kiểm tra chất lượng bán thành phẩm ở từng công đoạn trong quá trình sản xuất được thực hiện tốt Không để bất cứ một thành phẩm nào không đạt tiêu chuẩn xuất ra thị trường 1.2.4 Quản trị nhân lực Năm 2007 tổng số lao động của Công ty là 184 người với các trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp. Trong năm 2007 Công ty sẽ thúc đẩy hoàn thiện cơ cấu tổ chức, cân bằng nguồn nhân lực giữa các phòng ban đồng thời tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về trình độ, kỹ năng cho nhân viên . Bên cạnh đó Công ty sẽ cố gắng hoàn thiện công tác trả lương, trả thưởng nhằm tạo ra một đội ngũ lao động nhiệt tình, tận tuỵ, nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực trong Công ty. 1.2.5 Quản trị tài chính Nhận thức được kết quả và tiềm năng phát triển của Công ty gạch cao cấp Prime, trong vài năm vừa qua Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đã đầu tư góp vốn, trở thành cổ đông của Công ty gạch cao cấp Prime. Định hướng hoạt động trong những năm tới của Công ty là vẫn tiếp tục đầu tư vào Prime nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn vốn. 2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM 2.1 Hoàn thiện công tác xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch Công tác xác định cầu trong kỳ kế hoạch chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố như: Tình hình sản xuất hiện tại của Công ty, nghiên cứu dự báo thị trường tiêu thụ và thị trường mua sắm nguyên vật liệu, kế hoạch xuất kinh doanh trong kỳ, tình hình tài chính Công ty. Việc xác định chính xác cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch có ảnh hưởng tới nhiều mặt khác trong hoạt động quản trị qua đó ảnh hưởng tới tình hình sản xuất kinh doanh chung của Công ty. Việc xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới số lần đặt hàng, lượng hàng cho mỗi lần đặt, chi phí đặt hàng, giá mua nguyên vật liệu, chi phí kinh doanh lưu kho,… Nguyên tắc cơ bản trong xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch là phải xác định được lượng cầu và lượng dự trữ tối ưu. Như chương 2 đã chỉ ra mặc dù công ty đã xây dựng công thức xác định nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch. Tuy nhiên lượng nguyên vật liệu thực dùng trong sản xuất thường không đạt kế hoạch đặt ra. Kết quả là lượng nguyên vật liệu tồn kho vẫn còn lớn dẫn đến lượng tiền ứ đọng trong nguyên vật liệu tồn kho lớn, ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng vốn từ đó ảnh hưởng tới tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy Công ty cần có các biện pháp tính toán, xác định chính xác lượng nguyên vật liệu tiêu hao để giảm thiểu chi phí kinh doanh lưu kho. Ngày nay với sự phát triển của khoa học, chúng ta có thể ứng dụng những nghiên cứu khoa học mới vào hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Công ty có thể sử dụng các phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu bằng các phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Để làm được điều đó Công ty cần phải đầu tư đúng hướng, đồng bộ trên tất cả các mặt, các bộ phận tham gia vào hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu như máy móc thiết bị, con người… Mặc dù việc đưa ra kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch là rất quan trọng nhưng cho đến thời điểm này Công ty vẫn chưa xác định nhu cầu nguyên vật liệu của toàn bộ năm 2008, mà chỉ thực hiện tính toán, cung ứng lượng nguyên vật liệu đủ sản xuất trong 1 tuần liên tục. Điều này có thể làm ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất chung của Công ty từ đó ảnh hưởng đến mục tiêu doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy cần phải thực hiện tốt hơn nữa công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch. ë đây, em xin được đưa ra phương pháp xác định nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản phẩm năm 2008 và tỷ lệ các nguyên vật liệu để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm nhất định. Để thực hiện được phương pháp này thì cần phải biết trước: Tỷ lệ tiêu hao loại nguyên vật liệu k để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm i nhất định Khối lượng sản phẩm i sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch Giả thiết: Các loại sản phẩm cùng hương vị (không đường, có đường, dâu, cam, sôcôla) có cùng tỷ lệ tiêu hao một loại nguyên vật liệu Theo đó cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch được tính theo công thức sau: Dk = Spi*Qi Trong đó: Dk: Cầu nguyên vật liệu k trong kỳ kế hoạch (kg) pi: Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu k để sản xuất ra sản phẩm i (%) Qi: Khối lượng sản phẩm i dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạch (kg) Do số lượng nguyên vật liệu tiêu dùng của Công ty rất đa dạng, mặt khác mỗi chủng loại sản phẩm thì lại có tỷ lệ nguyên vật liệu sản xuất khác nhau, và khác nhau ở một số loại nguyên vật liệu đặc trưng (hương liệu, men…). Vì vậy ở đây em xin tính nhu cầu của một số loại nguyên vật liệu chính là: Dầu bơ, sữa bột gầy và đường tinh luyện. Sở dĩ chỉ tính nhu cầu nguyên vật liệu năm 2008 cho 03 loại nguyên vật liệu này là do chúng cần thiết với bất kỳ một loại sản phẩm nào với tỷ lệ cao Bảng 3.3: Nhu cầu dự kiến các nguyên vật liệu dầu bơ, sữa bột gầy, đường tinh luyện năm 2008 STT Loại sản phẩm Đơn vị tính Sản lượngdự kiến Tỷ lệ tiêu hao (%) Nhu cầu dự kiến (Kg) Dầu bơ Sữa bột gầy Đường tinh luyện Dầu bơ Sữa bộtgầy Đườngtinh luyện 1 Sữa không đường Kg 230000 1.26 1.12 0 2898 2576 0 2 Sữa có đường các loại Kg 4220000 0.97 1.82 12.2 40934 76804 514840 3 Sữa dâu các loại Kg 3650000 0.94 1.76 12.2 34310 64240 445300 4 Sữa cam các loại Kg 1975000 0.64 1.11 12.2 12640 21922.5 240950 5 Sữa sôcôla các loại Kg 1530000 0.87 1.32 12.2 13311 20196 186660 6 Sữa chua ăn các loại Kg 1206000 0.73 1.68 12.2 8803.8 20260.8 147132 Tổng nhu cầu Kg 112897 205999 1534882 Hiệu quả đạt được: Phương pháp tính trên là tương đối đơn giản nên dễ dàng tính được nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch. 2.2 Hoàn thiện công tác định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản phẩm (thuộc trách nhiệm Phòng QA) Định mức tiêu hao nguyên vật liệu là hoạt động xây dựng công thức chế biến sản phẩm. Từ công thức chế biến sản phẩm ta có thể biết được tỷ lệ thành phần các loại nguyên vật liệu có trong một đơn vị sản phẩm cũng như các đặc tính về chất lượng trong hàm lượng nguyên vật liệu sản xuất. Hoạt động này vừa ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm vừa ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Thông thường các mục tiêu của các bộ phận trong Công ty thường có mâu thuẫn với nhau, Phòng Đảm bảo chất lượng và Phòng Sản xuất lấy mục tiêu chất lượng làm đầu, còn bộ phận quản trị lại lấy mục tiêu chi phí để quyết định phương thức mua nguyên vật liệu. Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam hoạt động này được xác định bởi Phòng Đảm bảo chất lượng. Phòng đảm bảo chất lượng sẽ đưa ra các công thức chế biến cũng như yêu cầu về chất lượng của nguyên vật liệu sản xuất. Với công thức đó phòng sản xuất sẽ tiến hành sản xuất sản phẩm. Hiện tại Công ty xây dựng mức tiêu hao nguyên vật liệu dựa trên những quy định về đảm bảo chất lượng theo tài liệu Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 do Công ty xây dựng. Trong phần định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chỉ tiêu đặt ra đối với nguyên vật liệu hao hụt là 3%. Đây là một mức hao hụt vẫn còn khá cao so với trình độ máy móc vẫn còn mới hiện tại. Hàng năm Công ty có thống kê kết quả hao hụt nguyên vật liệu. Kết quả cho thấy có những thời kỳ lượng hao hụt nguyên vật liệu thực tế thấp hơn chỉ tiêu đề ra (4%). Điều này sẽ làm thay đổi kế hoạch cung ứng, chi phí nguyên vật liệu sản xuất. Vì vậy để có thể làm tốt hơn hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu thì tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu phải sát hơn nữa với tiêu hao, hao hụt trong thực tế sản xuất. Là người không am hiểu về kỹ thuật trong sản xuất sữa nên em chỉ đưa ra được vấn đề liên việc tính toán định mức nhưng cũng cần phải tuân theo những quy định bắt buộc về chất lượng sản phẩm. 2.3 Hoàn thiện công tác xây dựng chính sách vận chuyển Với bất cứ một doanh nghiệp nào thì hoạt động vận chuyển đều vô cùng quan trọng. Ngày nay hoạt động này càng trở lên quan trọng sự dịch chuyển về thị trường kinh tế được mở rộng ra khắp nơi trên thế giới. Với các doanh nghiệp sản xuất mà lượng nguyên vật liệu sử dụng rất đa dạng về chủng loại, phong phú về phẩm cấp và mạng lưới nhà cung ứng rộng khắp như Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam thì hoạt động này càng có ý nghĩa hơn ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển, thời gian vận chuyển, chất lượng nguyên vật liệu sau khi vận chuyển. Vì vậy vấn để đặt ra đối với Công ty là phải lựa chọn hình thức vận chuyển sao cho kinh tế nhất. Hiện tại hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu của Công ty được nhà cung ứng đảm nhận Ưu điểm của hình thức vận chuyển này là Công ty sẽ không phải lo tới việc lựa chọn phương tiện, bố trí người vận chuyển. Tuy nhiên với hình thức vận chuyển này chi phí thường cao hơn so với tự vận chuyển. Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu của Công ty hiện nay được tính vào giá mua nguyên vật liệu. Theo thống kê của phòng kế toán, tỷ lệ chi phí vận chuyển chiếm tới 20% giá trị nguyên vật liệu mua vào. Đây thực sự là một con số không nhỏ khi trung bình mỗi năm giá trị nguyên vật liệu mua vào của Công ty lên tới gần một trăm tỷ đồng. Công ty cũng chưa thực hiện so sánh về lợi ích giữa tự vận chuyển, thuê nhà cung ứng vận chuyển hay thuê một doanh nghiệp vận tải trung gian đảm nhận việc vận chuyển này. Vì vậy để thực hiện mục tiêu cắt giảm chi phí Công ty cần tính toán, so sánh, đối chiếu xem giữa các hình thức vận chuyển trên thì hình thức nào sẽ đem lại hiệu quả cao nhất để lựa chọn sao cho đảm bảo cao nhất tính kinh tế. 2.4 Hoàn thiện công tác mua sắm Hoạt động mua sắm đảm bảo cho hoạt động diễn ra liên tục. Nhưng mua nguyên vật liệu như thế nào để vừa đảm bảo về tiến độ cung ứng, vừa đảm bảo sự cân đối mà lại phù hợp chất lượng nguyên vật liệu là cả một vấn đề. Trên thị trường có rất nhiều loại nguyên vật liệu với phẩm cấp, giá cả khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu về chất lượng của người mua, nhưng cũng có những loại nguyên vật liệu không đáp ứng được. Thông thường những loại nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng thì sẽ có giá cao hơn. Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam ví dụ với nguyên vật liệu là sữa bột gầy hay nước quả có thể có nhiều nhà cung ứng cùng thỏa mãn nhu cầu về chất lượng, có giá cả khác nhau. Vậy vấn đề đặt ra là sẽ chọn nguyên vật liệu của nhà cung ứng nào? Để hoạt động mua sắm đạt hiệu quả cao Công ty cần thực hiện tôt nhiều công việc như: Tìm và lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức đặt hàng, chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán. Trong chuỗi hoạt động này mỗi hoạt động có tầm quan trọng khác nhau cấu thành nên sự thành công của hoạt động mua sắm. Ở đây em xin được trình bày về vấn đề tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp. Hiện nay Công ty việc lựa chọn nhà cung ứng của Công ty được thực hiện bằng chuỗi hoạt động gồm liệt kê danh sách nhà cung ứng, theo dõi đánh giá nhà cung ứng dựa trên các mặt: Thời gian, chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ. Các nhà cung ứng của Công ty cũng rất đa dạng, chủ yếu là các nhà cung ứng truyền thống và một số nhà cung ứng mới. Thông thường các nhà cung ứng tự đến với Công ty và Công ty sẽ tiến hành theo dõi, đánh giá theo các tiêu chí đã đưa ra. Như vậy hoạt động đánh giá tuy đã thực hiện được tốt, tuy nhiên hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng vẫn chưa được thực hiện tốt, Công ty thường thụ động trong việc tìm kiếm nhà cung ứng, chưa chú ý tới hoạt động tìm kiếm khách hàng mới. Điều này sẽ dẫn đến sự lạc hậu về thị trường nguyên vật liệu, nguyên vật liệu không cập nhật được thường xuyên tình hình biến động của thị trường. Về lâu dài nó sẽ ảnh hưởng tới tính chủ động trong hoạt động cung ứng. Việc tạo một mối quan hệ bạn hàng thân thiết với nhà cung ứng sẽ đem lại nhiều lợi ích cho Công ty. Với cả nhà cung ứng truyền thống và nhà cung ứng mới Công ty đều cần có những hoạt động nhằm tạo mối quan hệ tốt đẹp. Điều đó sẽ đem lại không ít lợi ích cho Công ty. Để làm tốt điều đó thì Công ty có thể thực hiện các hoạt động sau: Đối với nhà cung ứng truyền thống Đó là những nhà cung ứng mà cả Công ty và nhà cung ứng đều khá am hiểu về nhau và có mối quan hệ hợp tác lâu dài, ổn định. Mối quan hệ lâu dài có thể đem lại những lợi ích như: Luôn luôn được ưu tiên trong đảm bảo nguyên vật liệu sản xuất, tiết kiệm được các loại chi phí so với hợp tác với khách hàng mới như: chi phí tìm kiếm thị trường, giao dịch, đặt hàng, chi phí rủi ro…Tuy nhiên tất cả các mối quan hệ chỉ bền chặt khi có sự thỏa mãn về lợi ích của cả hai bên. Vì vậy để duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung ứng truyền thống Công ty có thể dùng các cách sau: Tổ chức hội nghị các nhà cung ứng truyền thống theo định kỳ để gặp gỡ, tặng quà, trao đổi về quan điểm hợp tác cởi mở, về lợi ích các bên khi hợp tác, bày tỏ thái độ coi trọng nhà cung ứng, tăng thêm sự hiểu biết của nhà cung ứng về Công ty Thường xuyên liên lạc với nhà cung ứng Thực hiện chính sách ưu tiên mua hàng đối với các nhà cung ứng truyền thống Đối với các nhà cung ứng mới Lợi ích mà các nhà cung ứng mới đem lại dễ dàng nhận thấy cho Công ty là: có nhiều sự lựa chọn hơn, có những nhân tố mới xuất hiện như: Chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán. Đồng thời nó cũng ẩn chứa những nguy cơ về chất lượng nguyên vật liệu, độ tin cậy, thời gian cung ứng, tính minh bạch trong thanh toán. Hiện nay các nhà cung ứng mới thường chủ động tìm đến Công ty, xin được cấp loại nguyên vật liệu mà Công ty đang có nhu cầu. Tuy nhiên, về phía Công ty thì hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng mới vẫn chưa được chú trọng đúng mức. Vì vậy, Công ty cần có các hoạt động thúc đẩy quá trình tìm kiếm nhà cung ứng mới. Các biện pháp sau có thể giúp Công ty trong quá trình tìm kiếm: Viết thư mời cung cấp nguyên vật liệu thông qua website của Công ty và các website phổ biến khác Tham dự các hội chợ chuyên ngành Dùng các công cụ tìm kiếm trực tuyến 2.5. Hoàn thiện công tác bố trí nhân sự trong công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu Tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam hiện nay để cắt giảm chi phí Công ty đã sử dụng rất nhiều biện pháp cắt giảm chi phí trong đó có biện pháp cắt giảm cơ cấu tổ chức, tức là cắt giảm nguồn nhân lực. Nhìn vào chương 1 có thể thấy cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty vô cùng nhỏ gọn. Điều này đem lại những lợi ích nhất định về giảm chi phí nhân công, bớt chồng chéo trong quyền hạn và nghĩa vụ giữa các bộ phận. Cũng từ sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể thấy hiện nay tại Công ty không có phòng kế hoạch vật tư riêng chuyên đảm bảo về hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Mọi hoạt động về cung ứng nguyên vật liệu đều được giao cho phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Đảm bảo chất lượng (QA) mà chủ yếu là phòng Tài chính - kế toán (Phòng Đảm bảo chất lượng chỉ chịu trách nhiệm trong khâu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu) . Đây đã là một khó cho phòng Tài chính - kế toán vì vừa phải đảm nhận chức năng chính là hạch toán sản xuất kinh doanh vừa phải đảm nhận chức năng của cán bộ quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Hơn nữa nhân viên của Phòng Kế toán cũng rất ít, tổng số là 03 người, chiếm tỷ lệ khiêm tốn 0.16% số lao động trong Công ty hiện nay. Mọi nhiệm vụ về đặt hàng, theo dõi, đánh giá nhà cung ứng, tính toán nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, đánh giá tồn kho đều do một kế toán hạch toán nguyên vật liệu kiêm làm. Điều này làm cho kế toán nguyên vật liệu luôn trong tình trạng quá tải về công việc, dẫn đến không thực hiện được tốt theo những quy định và yêu cầu về cung ứng nguyên vật liệu. Chẳng hạn đến nay đã là tháng 03/2008 nhưng Công ty vẫn chưa lập được kế hoạch cung cấp, nhu cầu nguyên vật liệu năm 2008. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ cung ứng, khả năng cung ứng, hoạt động quản trị tài chính trong Công ty. Không những vậy, công việc quá nhiều sẽ dễ dẫn đến sự kiệt sức của bộ phận cung ứng nguyên vật liệu. Trong lâu dài điều này sẽ làm giảm hiệu quả làm việc hơn mức bình thường. Đây sẽ là thiệt thòi lâu dài của Công ty. Cắt giảm chi phí là quan trọng nhưng Công ty cần so sánh giữa cái được và cái mất trong việc cắt giảm này. Thực tế đã chứng minh hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu hiện nay của Công ty chưa thực sự tốt. Vì vậy Công ty cần bổ sung thêm cán bộ chuyên về quản trị cung ứng nguyên vật liệu để hoạt động này được hoàn thiện hơn. Theo em Công ty nên bổ sung thêm 01 cán bộ quản trị nguyên vật liệu, với các yêu cầu cụ thể như sau: Có kiến thức về quản trị cung ứng nguyên vật liệu Có khả năng tìm hiểu thị trường tốt Có trình độ tiếng Anh Am hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty Có khả năng quan hệ con người tốt Để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu Công ty nên có các chính sách sau đối với cán bộ quản trị cung ứng nguyên vật liệu như: Cử cán bộ đi đào tạo các khóa học về quản trị cung ứng nguyên vật liệu Mời chuyên gia đến giảng dạy, bồi dưỡng cho cán bộ tại Công ty Khi Công ty có thêm một cán bộ quản trị cung ứng nguyên vật liệu thì một số chi phí cố định hàng năm sẽ tăng lên như: Tiền lương, tiền thưởng, các loại chi phí liên quan đến hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Những kết quả thu được có thể không tính được hết bằng giá trị hữu hình nhưng chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả hơn nhiều hoạt động quản trị nguyên vật liệu. Những kết quả thu được có thể không tính được hết bằng giá trị hữu hình nhưng chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả hơn nhiều hoạt động quản trị nguyên vật liệu. Những kết quả thu được có thể không tính được hết bằng giá trị hữu hình nhưng chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả hơn nhiều hoạt động quản trị nguyên vật liệu hiện nay, có thể là: Hoạt động xác định nhu cầu trong kỳ kế hoạch sẽ được thực hiện, việc tìm nhà cung ứng sẽ chuyên nghiệp hơn… 2.6 Bổ sung máy móc thiết bị cho công tác quản lý kho Quản lý kho là một bộ phận rất quan trọng. Nhiệm vụ của thủ kho là đảm bảo sắp xếp nguyên vật liệu đúng nơi, đúng chỗ, đúng điều kiện bảo quản, thực hiện các nghiệp vụ xuất, nhập, thống kê lượng nguyên vật liệu nhập - xuất - tồn, kiểm kê,… Quản lý kho tốt giúp cho quá trình kiểm soát nguyên vật liệu diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên hiện nay thủ kho vẫn chưa được trang bị máy tính riêng, điện thoại riêng. Thủ kho muốn thực hiện các nghiệp vụ của mình về quản lý kho đều phải gặp kế toán nguyên vật liệu. Điều này làm mất đi tính chủ động trong công việc thủ kho, mất thời gian của cả thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, thông tin về kiểm kê kho, xuất, nhập đôi khi không được cập nhật. Điều này dẫn đến tình trạng nhiều khi bộ phận mua hàng không cập nhật được số liệu tồn kho thực tế mà chỉ tiến hành đặt hàng theo số liệu sổ sách, khiến cho việc đặt hàng có thể không chính xác. Vì vậy Công ty nên đầu tư trang thiết bị thông tin liên lạc nội bộ hoàn thiện hơn để nâng cao hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu Xin được đưa ra một số thiết bị mà Công ty nên đầu tư cho Thủ kho như sau: Thiết bị Chi phí 01 bộ máy tính để bàn 7.000.000 đồng Mạng LAN nội bộ và Internet 50.000 đồng/tháng 01 điện thoại bàn 50.000 đồng/tháng Hiệu quả: Với những trang thiết bị như trên việc theo dõi lượng nguyên vật liệu trong kho hàng ngày sẽ diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, cập nhật hơn. Đồng thời sự liên kết giữa bộ phận quản lý kho và bộ phận chịu trách nhiệm cung ứng nguyên vật liệu (Phòng Tài chính – Kế toán) sẽ diễn ra nhanh hơn, Thủ kho sẽ không phải đi lại nhiều lân giữa kho và Phòng Tài chính – Kế toán để gặp trực tiếp bộ phận cung ứng nguyên vật liệu để báo cáo tình hình tồn kho cũng như kết hợp thực hiện các nghiệp vụ về theo dõi nguyên vật liệu. 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI NHÀ NƯỚC VÀ CÁC CƠ QUAN CHỨC NĂNG Kết quả sản xuất kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào đều do nó quyết định. Tuy nhiên môi trường bên ngoài cũng là yếu tố gây ảnh hưởng nhất định đến phương hướng, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có những yếu tố thúc đẩy sự phát triển nhưng cũng có những yếu tố cản trở sự phát triển. Nói về các yếu tố này không thể không kể đến sự tác động của Nhà nước và các cơ quan chức năng. Một số kiến nghị với Nhà nước Từ sau khi gia nhập WTO vào cuối năm 2006 Nhà nước đã có những thay đổi trong luật pháp như về thuế khóa, chính sách … nhằm khuyến khích đầu tư. Tuy nhiên vẫn còn nhiều tồn tại. Người viết chuyên đề xin được đưa ra một số kiến nghị với Nhà nước để Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh tốt hơn. Về thủ tục hành chính: Hiện nay thủ tục hành chính đã được cải thiện tuy nhiên vẫn còn rườm rà, làm mất thời gian của Công ty. Về chính sách đầu tư: Bất cứ một Công ty nào cũng đều mong muốn một chính sách đầu tư tạo điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp, thúc đẩy nền kinh tế đất nước phát triển hơn. Vì vậy Nhà nước nên có chính sách đầu tư thông thoáng hơn, nhất là các doanh nghiệp ở khu vực tư nhân. Chẳng hạn về tiếp xúc với nguồn vốn ODA. Các doanh nghiệp tư nhân khó có thể tiếp xúc được với nguồn vốn này. Điều này dẫn đến quy mô doanh nghiệp nhỏ, đầu tư hạn chế, khó cạnh tranh được với các Công ty lớn trong và ngoài nước. Về sự hỗ trợ: Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam chủ yếu sản xuất các sản phẩm về sữa nước và sữa chua vì vậy cần dùng một lượng nguyên vật liệu sữa bò tươi tương đối lớn và cần thiết. Để có thể đầu tư trang trại nuôi bò sữa tự cung ứng là một điều nằm ngoài khả năng của Công ty. Vì vậy Công ty mong muốn sự hỗ trợ của Nhà nước về quy hoạch vùng nguyên liệu, mong muốn Nhà nước định hướng cho nông dân về chăn nuôi bò sữa. Điều đó vừa giúp cho hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cuả Công ty được đảm bảo, vừa tạo ra thu nhập ổn định cho người nông dân, nâng cao đời sống kinh tế. Một số kiến nghị với các cơ quan chức năng tỉnh Thái Nguyên Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam được đặt tại xã Thuận Thành - huyện Phổ Yên - tỉnh Thái Nguyên. Ngoài những thuận lợi về phía cơ sở hạ tầng như điện, nước, giao thông là những nhân tố tích cực góp phần vào sự phát triển của Công ty còn có những yếu tố cản trở nhất định. Xin đưa ra một số kiến nghị đối với các cơ quan chức năng tỉnh Thái Nguyên, huyện Phổ Yên và xã Thuận Thành sau: Hiện nay các thủ tục hành chính của tỉnh vẫn chưa tạo điều kiện cho Công ty, vẫn còn chưa thông thoáng, cần quán triệt thực hiện tốt hơn nữa các chính sách thúc đẩy phát triển của Công ty. Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam mong muốn phía cơ quan Nhà nước tỉnh Thái Nguyên thực hiện tốt việc giải phóng mặt bằng để hoạt động sản xuất, quy hoạch nơi sản xuất đi vào ổn định, giảm chi phí về đất đai không đáng có. Một vấn đề rất được Công ty quan tâm đó là tình hình anh ninh trật tự trong vùng chưa được tốt. Vậy kính mong tỉnh Thái Nguyên có biện pháp đảm bảo an ninh trật tự trong vùng để cán bộ công nhân viên trong Công ty yên tâm sản xuất. Trên đây là một số kiến nghị rất mong nhận được sự quan tâm, xem xét của Nhà nước và các cơ quan chức năng để tạo điều kiện cho Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam phát triển lớn mạnh hơn! KẾT LUẬN Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một khâu quan trọng nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục với chi phí nhỏ nhất. Hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu thực hiện tốt sẽ góp phần giảm chi phí sản xuất từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam” nhằm cho người đọc cái nhìn thực tế về hoạt động này đang diễn ra tại Công ty. Mặc dù đã đã cố gắng hết sức nhưng do sự kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên chuyên đề không thể tránh được thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo ThS. Nguyễn Thu Thủy cùng các cô chú anh chị trong Công ty cổ phần ELOVI Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị kinh doanh/GS.TS.Nguyễn Thành Độ - TS. Nguyễn Ngọc Huyền/NXB Lao động – Xã hội/2004 Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp/TS. Trương Đoàn Thể/ NXB Thống kê/2004 Giáo trình Quản trị nhân lực/NXB Lao động – Xã hội/2004 Giáo trình Quản trị hậu cần kinh doanh/PGS.TS Lê Công Hoa/2004 Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh/PGS.TS Phạm Thị Gái/NXB Thống kê/2004 Một số luận văn của các khóa trước Một số báo và tạp chí NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Hà Nội, ngày…. tháng …. năm 2008