Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa

n bán hàng,bảng kê bán lẻ hàng hóa nhân viên hạch toán vào sổ chi tiết bán hàng và các bảng kê có liên quan . Sổ chi tiết bán hàng được lập cho từng loại hàng hoá. Cụ thể đối với hoá đơn bán hàng kế toán sẽ vào sổ chi tiết bán hàng cho mặt hàng két sắt Sổ chi tiết bán hàng được lập theo mẫu sau : Biểu 6 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Két sắt Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 3/10/09 015125 két sắt 510.000 2 1.020.000 102.000 1.122.000 ……… ………. ……….. ………. ……. …………. ……… …………. 6/10/09 015152 két sắt 510.000 5 2.550.000 255.000 2.805.000 Cộng 3.927.000 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Biểu 7 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Cân điện tử Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 3/10/09 052311 Cân điện tử 127.000 3 381.000 38.100 419.100 6/10/09 052726 Cân điện tử 127.000 15 1.905.000 190.500 2.095.500 15/10/09 052732 Cân điện tử 127.000 3 381.000 38.100 419.100 20/10/09 052745 Cân điện tử 127.000 1 127.000 12.700 139.700 ......... ……… ………… ………. …… ……….. ………. …………… Cộng 22 2.794.000 279.400 3.073.400 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Biểu 8 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Quạt tường Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 7/10/09 052325 Quạt tường 275.000 2 550.000 55.000 615.000 9/10/09 052612 Quạt tường 275.000 1 275.000 27.500 302.500 15/10/09 052725 Quạt tường 275.000 1 275.000 27.500 302.500 ……… ………. …………. …….. … ……….. ………. …………. Cộng 4 1.100.000 110.000 1.210.000 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Biểu 9 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Nồi cơm điện Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 6/10/09 052721 Nồi cơm điện 275.000 2 550.000 55.000 605.000 9/10/09 052732 Nồi cơm điện 275.000 1 275.000 27.500 302.500 15/10/09 052745 Nồi cơm điện 275.000 1 275.000 27.500 302.500 ……… ………. …………. …….. … ……….. ………. …………. Cộng 4 1.100.000 110.000 1.210.000 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Biểu 10 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng Tên hàng hoá: Máy bơm Từ ngày 01/10/09 đến ngày 31/10/09 Đơn vị tính: Chiếc Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá Đơn giá Số lượng Doanh thu chưa thuế Thuế 10% Tổng thanh toán Ngày Số 5/10/09 052345 Máy bơm 1.125.000 1 1.125.000 112.500 1.237.500 6/10/09 052721 Máy bơm 1.125.000 1 1.125.000 112.500 1.237.500 ……… ………. …………. …….. … ……….. ………. …………. Cộng 2 2.250.000 225.000 2.475.000 Ngày … tháng … năm … Người lập sổ Kế toán trưởng Sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu hàng bán bị trả lại Khi bán hàng cho khách nếu khách trả lại hàng mà nguyên nhân thuộc về công ty như vi phạm hợp đồng, hàng kém chất lượng thì công ty cho phép khách hàng có quyền trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đó mua. Trị giá hàng trả lại đúng bằng trị giá ghi trên hoá đơn bán hàng. Kế toán sử dụng tài khoản 531 "Hàng bán bị trả lại " để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này kế toán lập phiếu nhập kho và vào thẻ kho. Cuối kỳ kết chuyển hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng". Riêng đối với bán lẻ tại các chi nhánh, vì lượng hàng bán bị trả lại thường rất ít nên khi khách hàng trả lại thì nhân viên thu ngân sẽ nhập trực tiếp vào phiếu nhập lại chứ không phản ánh vào tài khoản 531 "Hàng bán bị trả lại ". Ví dụ: Nhập hàng trả lại của công ty TNHH Bỉm Sơn ngày 03/10/2009, giá vốn của lô hàng là 8.050.000 đồng, doanh thu đó ghi nhận của lô hàng là 9.035.000 đồng, Thuế GTGT phải nộp cho lô hàng 903.500 đồng. + Phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: 8.050.000 Có TK 632: 8.050.000 + Phản ánh khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 531: 9.035.000 Nợ Tk 333: 903.500 Có TK 111: 9.938.500 + Kết chuyển khoản giảm giá hàng bán: Nợ TK 511: 9.035.000 Có TK 531: 9.035.000 Biểu 11 : Sổ chi tiết TK 531 Công ty CP điện máy hóa chất Thanh Hóa Địa chỉ : số 5 – phố Hàng Đồng Phường Điện Biên – Thành phố Thanh Hóa SỔ CHI TIẾT TK 531 Tháng 10 năm 2009 Tài khoản 531-Hàng bán bị trả lại ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải SHTK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/10 K0200153 31/10 Hàng bán bị trả lại 111 9.035.000 31/10 K0200154 31/10 Doanh thu hàng bán bị trả lại 5111 9.035.000 Cộng phát sinh 9.035.000 9.035.000 Số dư cuối kỳ Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán tổng hợp: (Ký, họ tên) Biểu 12 : Sổ cái tài khoản Hàng bán bị trả lại SỔ CÁI ( Trích sổ cái TK 531) Tài khoản: 531 “Hàng bán bị trả lại” Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/10/2009 (Dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ) ĐVT : VNĐ Số dư đầu tháng: 0 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 …… Tháng 10 Cộng A 1 2 ……. 10 B TK 111 9.035.000 ……….. ……… … …… ………… Cộng số phát sinh Nợ 9.035.000 Cộng số phát sinh Có 9.035.000 Số dư cuối tháng: Có 0 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu Quy trình ghi sổ Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng được lập cụ thể như trên nhân viên hạch toán ở trung tâm sẽ tổng hợp vào bảng kê tổng hợp hoá đơn hàng hoá - dịch vụ bán ra. Đây sẽ là căn cứ để kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 8 và đối chiếu khớp số liệu với bảng kê 1, 2, 11 đồng thời cũng là căn cứ để công ty hạch toán thuế phải nộp. Bảng kê hoá đơn dịch vụ – hàng hoá bán ra tổng hợp tất cả các hoá đơn dịch vụ – hàng hoá bán ra theo chủng loại , số lượng , doanh thu và thuế GTGT đầu ra bao gồm : Cột 1 : số thứ tự Cột 2 : tên hàng hoá - dịch vụ bán ra Cột 3 : số lượng Cột 4 : doanh thu chưa có thuế GTGT Cột 5: thuế GTGT Biểu 13 : Bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra Công ty CP điện máy hóa chất Thanh Hóa Địa chỉ : số 5 – phố Hàng Đồng Phường Điện Biên – Thành phố Thanh Hóa. BẢNG KÊ HÀNG HOÁ - DỊCH VỤ BÁN RA ( Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng ) Mã số : 0100101900 – 1 Tháng 10 năm 2009 ĐVT : VNĐ STT Tên hàng hoá - Dịch vụ bán ra Số lượng Doanh thu (chưa thuế ) Thuế GTGT 1 Két sắt 7 1.020.000 102.000 2 Bình Inox 13 9.035.000 903.500 3 Quạt tường 4 1.300.000 130.00 4 Cân sức khỏe 12 6.288.000 628.800 5 Máy sấy tóc 43 27.133.000 2.713.300 6 Máy bơm 2 2.250.000 225.000 7 Cân điện tử 22 17.490.000 1.7490.000 8 Quạt cây R21 14 12.250.000 1.225.000 9 Quạt cây R22 3 2.730.000 273.000 10 Nồi cơm điện 21 5.355.000 535.500 11 Bếp ga 3 1.995.000 199.500 12 Bình áp suất 21 11.004.000 1.100.400 Tổng cộng 100.400.000 10.040.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Đối với những hàng hoá công ty trực tiếp bán, thu tiền ngay và xuất hoá đơn GTGT nhân viên hạch toán ở công ty sẽ vào bảng kê số 1 theo định khoản sau: Nợ TK 1111 : Tổng doanh thu bằng tiền mặt Có TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 Thuế GTGT đầu ra Bảng kê số 1 phản ánh những khoản thu bằng tiền mặt bao gồm các khoản : doanh thu bán hàng hoá dịch vụ, thuế……….. Cụ thể đối với hóa đơn bán lẻ trên kế toán sẽ vào bảng kê số 1 như sau : STT Ngày Ghi nợ TK 111, ghi có các TK 112 121 128 131 … 511 … 711 811 …. 03 05/01 520.000 5.201.000 ….. Đối với những hàng hoá bán ra thu bằng tiền gửi ngân hàng nhân viên hạch toán sẽ vào bảng kê số 2 theo định khoản : Nợ TK 1121 : Tổng doanh thu bằng TGNH Có TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Bảng kê số 2 phản ánh những khoản thu bằng tiền gửi ngân hàng bao gồm : doanh thu bán hàng , doanh thu cung cấp dịch vụ , thuế …. Đối với những hàng hoá bán ra chưa thu được tiền ngay thì khi nào nhận được giấy chấp nhận thanh toán của khách hàng kế toán sẽ vào bảng kê số 11 (TK131 – phải thu của khách hàng ) theo định khoản : Nợ TK 131 : Tổng doanh thu phải thu Có TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Bảng kê số 11 phản ánh những khoản phải thu của khách hàngvà những khoản phải thu khác đã được thanh toán. Cụ thể đối với hóa đơn bán buôn trên kế toán hạch toán vào bảng kê số 11 như sau: Biểu 14 : Bảng kê số 11 Bảng kê số 11 PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 10 năm 2009 Số TT Tên người mua Số dư nợ đầu tháng Ghi Nợ TK 131, ghi Có các TK Ghi Có TK 131, ghi Nợ các TK Số dư Nợ cuối tháng 511 711 331 … … Cộng Nợ TK 131 111 112 521 531 … Cộng Có TK 131 A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Cửa hàng Trung Chiến 0 3.121.800 3.121.800 2 Cửa hàng điện máy Nga Sơn 8.765.000 8.765.000 0 3 Công ty TNHH Định Dũng 0 11.004.000 5.000.000 6.004.000 ….. ………. ……… …….. Cộng 8.765.000 14.125.800 5.000.000 8.765.000 9.124.800 Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Số liệu tổng hợp trên bảng kê số 1 , 2 , 11 ở cột tài khoản 5111 sẽ là căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 8 theo định khoản : Nợ TK 5111 : Doanh thu không bao gồm thuế GTGT Có TK 911 TRÍCH NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi có các TK : 156, 131, 511, 531, 632, 641….. Tháng 10 năm 2009 ĐVT : VNĐ STT Số hiệu TK ghi Nợ Các TK ghi Có 156 131 511 531 632 641 642 … 911 Cộng Các TK ghi Nợ A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 111 Tiền mặt 5.000.000 …. 2 112 Tiền gửi ngân hàng 8.765.000 ……. 3 113 Tiền đang chuyển 9.124.800 …… 4 131 Phải thu khách hàng …… 5 138 Phải thu khác …….. 6 128 Đầu tư ngắn hạn khác …… 7 511 Doanh thu bán hàng 9.035.000 91.365.000 …… 8 632 Giá vốn hàng bán 80.825.000 …… 9 911 Xác định kết quả kinh doanh 80.825.000 7.500.000 …..... Cộng ……. ……….. ………. ………. ………… ………. ……….. ….. Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Số liệu tổng hợp trên nhật ký chứng từ số 8 sẽ là căn cứ để ghi sổ cái tài khoản 511 Biểu 15 : sổ cái TK 511 SỔ CÁI Tài khoản: 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/10/2009 (Dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ) ĐVT : VNĐ Số dư đầu tháng: 0 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 …… Tháng 10 Cộng A 1 2 ……. 10 B TK 531 9.035.000 TK 911 91.365.000 ……….. ……… … …… ………… Cộng số phát sinh Nợ 100.400.000 Cộng số phát sinh Có 100.400.000 Số dư cuối tháng: Có 0 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ kế toán NKCT số 8 Sổ cái TK 632 Sổ chi tiết TK 632 Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Báo cáo nhập – xuất – tồn hàng hóa Tài khoản sử dụng TK 632- Tk này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ TK 632 không có số dư Quy trình luân chuyển chứng từ Trị giá vốn hàng xuất bán ở doanh nghiệp thương mại thực chất là trị giá mua thực tế mà công ty phải trả cho người bán về số hàng đó ,bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) .Chi phí mua hàng bao gồm : chi phí vận chuyển, bốc dỡ... phát sinh trong quá trình mua hàng thì không được tính vào giá vốn mà theo dõi riêng để cuối kỳ kết chuyển để tính giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ Hiện nay kể từ khi nhà nước áp dụng thuế GTGT thay cho thuế doanh thu trước đây thì trị giá vốn của hàng xuất bán còn bao gồm cả phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có). Trường hợp số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ quá lớn thì chỉ tính vào trị giá vốn trong kỳ tương ứng với phần doanh thu, phần còn lại được tính vào trị giá vốn của kỳ sau. Như vậy giá vốn của hàng xuất bán là trị giá mua thực tế của hàng bán ra và khoản thuế phải trả cho số hàng đó (nếu có). Việc tính toán trị giá vốn hàng xuất bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi có tính toán đúng trị giá vốn hàng xuất bán mới xác định chính xác kết quả bán hàng. Hơn nữa trị giá vốn của hàng xuất bán thường chiếm tỷ trọng chủ yếu trong kỳ kinh doanh. Do đó nếu không phản ánh đúng giá trị vốn sẽ dẫn tới kết quả bán hàng bị sai lệch đi. Tại công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa hiện tại tình hình trị giá hàng xuất kho theo giá đích danh .Do đó khi xuất lô hàng nào thì sẽ tính theo giá đích danh của lô hàng đó. Từ chứng từ là phiếu nhập kho, xuất kho kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết tài khoản 632 Báo cáo Nhập_Xuất_ Tồn hàng hoá được kế toán hàng hoá lập vào cuối tháng sau khi đã xác định được trị giá vốn của hàng nhập và xuất trong tháng Căn cứ vào số dư cuối kỳ của báo cáo Nhập _Xuất _Tồn hàng hoá kỳ trước, phiếu nhập kho, xuất kho,hoá đơn GTGT của hàng hoá xuất bán kỳ này, kế toán hàng hoá lập báo cáo Nhập_ Xuất_Tồn hàng hoá Xác định hàng hoá tồn kho cuối kỳ ta có công thức: Tồn Dư Nhập Xuất cuối = đầu + trong - trong kỳ kỳ kỳ kỳ Cuối tháng căn cứ vào các hoá đơn nhập , xuất kho hàng hoá và báo cáo tình hình nhập –xuất – tồn kho do thủ kho gửi lên kế toán tiến hành định khoản vào bảng kê 8 – phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho trong tháng theo định khoản : Nợ TK 156 :……………. Có TK 111 ,1121 ,331……………………… Nợ TK632 Giá vốn hàng bán Có TK 156 ,155 Sau khi định khoản, kế toán phản ánh nghiệp vụ xuất hàng vào bản kê số 8. Bảng kê số 8 được mở cho từng chi nhánh và theo dõi cho cả tháng. Các nghiệp vụ xuất hàng trong tháng được tổng hợp lại và ghi vào một dòng trên bảng kê. Các bảng kê sô 8 được sử dụng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá của từng trung tâm bán hàng và của công ty về mặt giá trị Số liệu tổng hợp trên bảng kê số 8 phần ghi nợ TK 632, ghi có TK156 sẽ là căn cứ để ghi vào NKCT số 8, theo định khoản : Nợ TK 911 :…………………. Có TK 632 :………………. Số liệu trên NKCT số 8 là căn cứ ghi vào sổ cái TK 632 2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Quy trình ghi sổ Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Từ phiếu nhập kho, xuất kho kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán như sau. Biểu 16 : Sổ chi tiết giá vốn hàng bán SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tài khoản: 632 Tháng 10 năm 2009 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ … … … … 03/10/09 052311 03/10/09 Xuất bán cho bà Vân 156 Két sắt 156 900.000 Bình Inox 156 1.000.000 Quạt tường 156 275.000 Cân điện tử 156 1.500.000 Cộng phát sinh 3.675.000 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trường Các bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp vật liệu , dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Biểu 17 : Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa BÁO CÁO NHẬP _XUẤT_ TỒN HÀNG HÓA (TK 156) Tháng 10 năm 2009 ĐVT : 1000đ Mã Tên hàng hoá ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT M01 Két sắt Chiếc 4 450 1.800 105 450 47.250 7 450 3.150 102 450 45.900 M03 Bình Inox Bình 7 500 3.500 182 500 91.000 13 500 6.500 176 500 88.000 M904 Quạt tường Chiếc 2 275 550 132 275 36.300 4 275 1.100 130 275 35.750 M05 Cân sức khỏe Chiếc 7 400 2.800 78 400 31.200 12 400 4.800 73 400 29.200 M06 Máy sấy tóc Chiếc 7 485 3.395 53 485 25.705 43 485 20.855 17 485 8.245 M07 Máy bơm Chiếc 3 850 2.550 73 850 62.050 2 850 1.700 74 850 62.900 M08 Cân điện tử Chiếc 2 500 1.000 53 500 26.500 22 500 11.000 33 500 16.500 M09 Quạt cây R21 Chiếc 4 590 2.360 75 590 44.250 14 590 8.260 65 590 38.350 M11 Quạt cây R22 Chiếc 3 720 2.160 72 720 51.840 3 720 2.160 72 720 51.840 M12 Nồi cơm điện Chiếc 5 500 2.500 61 500 30.500 21 500 10.500 45 500 22.500 M15 Bếp ga Bếp 1 450 450 16 450 7.200 3 450 1.350 14 450 6.300 M18 Bình áp suất Bình 5 450 2.250 53 450 23.850 21 450 9.450 37 450 16.650 Tổng cộng 50 25.315 9570 477.645 165 80.825 838 422.135 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng 2.2.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán Quy trình ghi sổ tổng hợp Từ các bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn kế toán tiến hành lập bảng kê số 8. Số liệu từ bảng kê số 8 là cơ sở để lập sổ cái TK 632 Biểu 18 : Sổ cái TK 632 SỔ CÁI Tài khoản: 632 “Giá vốn hàng bán” Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (Dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ) ĐVT : VNĐ Số dư đầu tháng: 0 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 …… Tháng 10 Cộng A 1 2 ……. 10 B TK 156 80.825.000 ……….. ……… … …… ………… Cộng số phát sinh Nợ 80.825.000 Cộng số phát sinh Có 80.825.000 Số dư cuối tháng: Có 0 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3. Kế toán chi phí bán hàng 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ kế toán Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu chi Sổ chi tiết TK 641 Sổ cái TK 641 Tài khoản sử dụng Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” : Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kinh doanh. Tài khoản 641 có kết cấu và nội dung như sau: Bên nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: Các khoản giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả bán hàng hoặc chờ kết chuyển. Tài khoản 641 không có số dư. Quy trình luân chuyển chứng từ Chi phí bán hàng là chi phí ngoài sản xuất liên quan đến tiêu thụ thành phẩm, chi phí bán hàng cùng giá thành công xưởng thực tế là những yếu tố quyết định giá thành tiêu thụ cao hay thấp và ảnh hưởng đến lãi của công ty Toàn bộ CPBH được phản ánh trên TK 641 “Chi phí bán hàng” CPBH phát sinh trong tháng được tập hợp trên sổ “Sổ chi tiết TK 641” theo từng khoản mục. Cuối tháng, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh vào “Sổ cái TK 641” và “Bảng kê số 5”, hàng tháng toàn bộ CPBH phát sinh được tập hợp và để số dư nợ trên TK 641, Cuối kỳ, kế toán mới kết chuyển toàn bộ chi phí này vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh hay kết quả tiêu thụ. Hàng tháng, để tính được kết quả CPBH, kế toán tập hợp từ nhật ký chứng từ, bảng kê liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và các nhật ký chứng từ khác theo định khoản sau: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 155, 156, 214, 334, 335, 511… Chi phí bán hàng gồm các loại chi phí sau: chi phí quảng cáo, xăng xe phục vụ bán hàng vì tiền vận chuyển cho Chi nhánh chịu, ăn ca độc hại cho nhân viên bán hàng, chi phí cho các cửa hàng thuộc Chi nhánh như văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại… 2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Quy trình ghi sổ Hàng tháng từ nhật ký chứng từ, bảng kê liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và các nhật ký chứng từ khác kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 641. Ví dụ : Biểu 19 : Sổ chi tiết chi phí bán hàng SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Tài khoản: 641 Tháng 10 năm 2009 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ … … … … 03/10 01442A1 03/10 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 500.000 05/10 01430A1 05/10 Chi phí xăng xe 141 500.000 8/10 01448A1 8/10 Chi phí dịch vụ mua ngoài 112 600.000 10/10 01452A2 10/10 Chi phí ăn uống cho cuộc họp 111 500.000 31/10 01436A1 31/10 Phụ cấp xăng xe 111 200.000 31/10 01A1270 31/10 Trả lương nhân viên bán hàng 334 5.000.000 Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 0 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 2.3.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng Từ sổ chi tiết TK 641 kế toỏn tiến hành lập bảng kê số 5 và sổ cái TK 641. Bảng kê số 5 Biểu 20 : Bảng kê số 5 BẢNG KÊ SỐ 5: TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/10/2009 ĐVT: VNĐ TT TK ghi có NKCT số 1(TK 111) NKCT số 2(TK 112) NKCT số 10(TK 141) Cộng số phát sinh thực tế 1 TK 641”CPBH” 6.400.000 600.000 500.000 7.500.000 2 CP nhân viên 5.000.000 5.000.000 3 CP vật liệu, bao bì 4 CP xăng xe, hội thảo... 700.000 500.000 1.200.000 5 CP khấu hao TSCĐ 6 CP dịch vụ mua ngoài 500.000 600.000 1.100.000 7 CP khác bằng tiền 200.000 200.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Biểu 21 : Sổ cái TK 641 SỔ CÁI Tài khoản: 641 “Chi phí bán hàng” Từ ngày 01/10/2009 đến ngày 31/10/2009 (Dùng cho hình thức Nhật ký - chứng từ) ĐVT : VNĐ Số dư đầu tháng: 0 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 …… Tháng 12 Cộng A 1 2 ……. 12 B TK 111 6.400.000 TK 112 600.000 TK 141 500.000 ……….. ……… … …… ………… Cộng số phát sinh Nợ 7.500.000 Cộng số phát sinh Có 7.500.000 Số dư cuối tháng: 0 Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÓA CHẤT THANH HÓA 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa., được tìm hiểu,tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty. Cùng với sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế, các doanh nghiệp chuyển đổi từng bước hoà nhập chung vào nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn trong quản lý sản xuất kinh doanh hiện nay đang được quan tâm vì vậy là tiền đề cơ bản để xây dựng một cơ chế quản lý kinh tế hoàn thiện. Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của doanh nghiệp. Trong cơ chế kinh tế mới nó đòi hỏi bức thiết phải xây dựng hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đó là vấn đề cơ bản nhất hiện nay bởi nó là nền tảng của toàn bộ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa. 3.1.1. Ưu điểm Là một công ty kinh doanh – Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa đã và đang xây dựng một cơ chế quản lý sản kinh doanh mới nhằm phù hợp với nền kinh tế thị trường kinh doanh bước đầu đem lại hiệu quả. Trong điều kiện khắc nghiệt của cơ chế thị trường công ty đã đứng vững và ngày càng khẳng định vai trò của mình trong kinh doanh các mặt hàng phục vụ nhu cầu trong và ngoài tỉnh. Với hình thức, phương thức kinh doanh đa dạng phong phú, nhằm tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng cao (năm sau cao hơn năm trước), đảm bảo đời sống ổn định cho người lao động trong toàn công ty - Kế toán bán hàng đã thực hiện tốt việc kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của các chứng từ kế toán, xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý, bảo quản chứng từ theo đúng yêu cầu của nhà nước quy định - Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty.Vì vậy việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán là hợp lý. Đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán, các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ,phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty.Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập – xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên liên tục ở công ty. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng, hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng được sử dụng đầy đủ đúng chế độ chứng từ kế toán nhà nước. Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện hạch toán đúng, đủ, kịp thời quá trình bán hàng. - Công ty chủ yếu dùng vốn vay ngắn hạn của ngân hàng để mua hàng hoá, sở dĩ như vậy công ty có thể vay ngân hàng với khối lượng lớn là do công ty làm ăn có hiệu quả tạo được uy tín với ngân hàng. - Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty dễ thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác , giúp cho ban lãnh đạo công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới để đầu tư vào thị trường nào, mặt hàng nào, có cần thay đổi phương thức bán hàng không. - Công ty thường xuyên tổ chức hướng dẫn , kiểm tra công tác ở các đơn vị nội bộ công ty nhằm phát hiện kịp thời những khuyết điểm tồn tại của kế toán đơn vị trực thuộc để kế toán đơn vị thực hiện đúng, đầy đủ , thống nhất trong toàn công ty. - Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC. Theo quyết định này tất cả các chi phí bán hàng đều đưa vào TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên để hạch toán được rõ ràng và phù hợp với công ty hơn, công ty vẫn sử dụng tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Điều này giúp cho việc hạch toán được rõ ràng hơn. 3.1.2- Nhược điểm - Chế độ kế toán của công ty hiện nay đang áp dụng là hình thức Sổ nhật ký chứng từ, hình thức sổ này chưa sử dụng kế toán máy, cần thay đổi hình thức Nhật ký chung hoặc hình thức chứng từ ghi sổ để có thể áp dụng kế toán máy phù hợp với hiện nay. - Do đặc điểm kinh doanh của Công ty , khi bán hàng giao hàng trước rồi thu tiền hàng sau, do đó sô tiền phải thu là khá lớn. Tuy nhiên , kế toán Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. - Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh thì công ty phải tiến hành mua hàng hoá nhập kho rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán Công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Công ty phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định chính xác được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. - Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa hạch toán giá vốn hàng hóa theo phương pháp giá đích danh. Điều này chỉ phù hợp và dễ hạch toán khi tình hình giá cả trên thị trường là ít biến đông. Trong trường hợp có lạm phát hay tình hình giá cả dao động mạnh thì phương pháp này gây nên việc hạch toán khó khăn hơn trong việc tính toán giá vốn hàng bán. - Trong xu thế hiện đại hoá trên mọi phương diện hiện nay, tại phòng kế toán công ty đã được trang bị máy vi tính, tuy nhiên điều này chưa đáp ứng thoả mãn yêu cầu quản lý và quy mô của bộ máy kế toán.với việc từng bước đưa máy tính vào sử dụng công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc lập trình do khối lượng sổ sách sử dụng của hình thức kế toán này lớn. cấu tạo sổ sách phức tạp. Máy vi tính chỉ được xem như công cụ để tính toán, soạn thảo in ấn...rất lãng phí. Sổ sách kế toán về nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty còn làm rất thủ công chưa được thống nhất trên công ty và các đơn vị trực thuộc - Để đơn giản hoá trong công tác hạch toán, công ty nói chung và tai các chi nhánh không sử dụng một số tài khoản như: TK 151- hàng mua đang đi đường, TK 131- tiền đang chuyển, TK 139- dự phòng phải thu khó đòi, TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho....điều này dẫn tới phản ánh sai bản chất của một số nghiệp vụ kinh tế và lúng túng khi có những tình huống khác thường xảy ra. - Tại các chi nhánh không thực hiện việc bán hàng có tính chất đến chiết khấu hàng bán, hàng bị trả lại, giảm giá hàng bán, mà đây là một trong những phương pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh. - Tại tháng 10 công ty không tính chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí bán hàng. Đây là một nghiệp vụ bất thường vì đối với các cửa hàng luôn có các TSCĐ. Và bắt buộc phải tính khấu hao các TSCĐ này vào chi phí bán hàng của công ty. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện Phương hướng hoàn thiện phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng như sau : - Việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế tóan và chế độ tài chính hiện hành của nhà nước. - Các biện phát hoàn thiện đưa ra cần mang tính khả thi có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Chính vì vậy việc hoàn thiện phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, bộ máy quản lý Công ty không thay đổi, phù hợp với đặc điểm Công ty. - Hoàn thiện kế toán phải đảm bảo kết hợp thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nguyên tắc này thể hiện ở việc sử dụng khoa học hệ thống tài khoản đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán, đồng thời có một hệ thống sổ chi tiết gọn nhẹ và đầy đủ. - Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo được việc cung cấp thông tin kịp thời cho cán bộ quản lý. Tóm lại để đưa hàng hóa của Công ty đến tay người tiêu dùng phải có sự kết hợp hài hòa, sự lỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng Hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là phần việc cơ bản nhất bởi vì nó quyết định đến chất lượng toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp vì vậy cần thường xuyên kiểm tra các chỉ tiêu mua bán hàng hoá, chí phí phát sinh trong quá trình bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả bán hàng, phản ánh tình hình biến động của vốn hàng hoá một cách đầy đủ cũng như tổ chức sổ kế toán chi tiết , tổng hợp khoa học để theo dõi, xác định đúng doanh thu, kết quả, ứng dụng phương pháp hạch toán là công cụ hiện đại trong quản lý. Đồng thời hoàn thiện việc lập kiểm tra và lưu chuyển chứng từ kế toán là cơ sở tổ chức đúng đắn kế toán ban đầu của cả quá trình tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ hàng hoá. Cần tăng cường hơn nữa vai trò công tác hạch toán quản lý sản xuất kinh doanh biệt lập, tăng cường vai trò công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa phục vụ cung cấp thông tin và làm cơ sở để ra quyết định quản lý kinh doanh đúng đắn. Để phát huy vai trò chủ đạo không để thị trường đột biến thi công tác tài chính kế toán phải vừa là công cụ thúc đẩy hoạt động kinh doanh vừa phải là người giám sát và nâng cao tính hiệu quả kinh tế cân đối của kế hoạch kinh doanh mặt hàng. Để làm tốt việc này thì kế toán phải tham gia từ khâu đầu đến khâu cuối , làm chức năng tham mưu về giá mua, giá bán chênh lệch, giúp Giám đốc chỉ đạo các đơn vị trong công ty kinh doanh chuyên sâu theo nghành nhóm hàng nhằm phát huy thế mạnh từng đơn vị, chiếm lĩnh thị trường kinh doanh. Trên cơ sở thực hiện tốt việc tiết kiệm chi phí lưu thông, hạch toán trung thực kết quả giám sát kế hoạch tài chính, tiêu thụ, đồng thời tham gia vào các khâu nghiên cứu nhu cầu thị trường,quản lý vốn có hiệu quả tránh những sơ hở không để các đơn vị khác chiếm dụng vốn. Quá trình bán hàng của công ty cần phải được tính toán khoa học , cân nhắc căn cứ vào tiềm tàng sẵn có như vốn, mạng lưới tiêu thụ, đồng thời làm tốt công tác Marketing trong kinh doanh, giá bán phải linh hoạt trong từng thời điểm, có chính sách khuyến mại, thưởng hợp lý nhằm kích thích khách hàng tiêu thụ hàng hoá thường xuyên cho công ty,có như vậy công ty mới có một thị trường tiêu thụ hàng hoá một cách vững bền, lâu dài và sâu rộng. Mục tiêu của việc xác định kế hoạch là mua hàng với số lượng đủ tối thiểu mà vẫn đảm bảo đến các chủng loại hàng, mùa vụ….Trong điều kiện mới điều này cần quan tâm hơn vì nó giúp công ty sử dụng vốn linh hoạt tránh được tồn đọng hàng hoá. Trên cơ sở đó mà cần phải đẩy mạnh phương thức bán hàng chuyển thẳng, giảm được chi phí vận chuyển, kho bãi… - Áp dụng phương pháp này công ty cần tăng cường công tác thông tin kinh tế, nắm chắc nguồn hàng, chân hàng, bạn hàng lâu dài, về thực tại và lâu dài công ty cần nâng cao trình độ cán bộ nhất là cán bộ làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu, tích cực tìm kiếm thị trường trong nước và nước ngoài. Tăng cường quản lý kinh doanh ở các khâu bán hàng khoán thực hiện phương pháp hạch toán hợp lý để đạt được mục tiêu và yêu cầu tối đa. - Biện pháp trong thời gian tới Công ty cần đi sâu đánh giá, phân loại các điểm bán hàng có lợi thế để xây dựng định mức khoán cho phù hợp. Việc làm đó phải được dựa trên cơ sở khoa học và thực tế thay đổi không ngừng của sự hình thành và dần mất đi các tụ điểm bán hàng để có kế hoạch điều chỉnh thường xuyên. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán - Về kế toán chi phí bán hàng: Về tài khoản chi phí bán hàng, Chi nhánh nên chi tiết thành các tiểu khoản như sau: TK 6411 Chi phí nhân viên theo dõi toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa tiêu thụ. TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên ( giẻ lau, xà phòng...) vật liệu dựng cho sửa chữa quầy hàng... TK 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng là loại chi phí cho dụng cụ dùng để cân đong đo đếm ... TK 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 Chi phí bằng tiền khác là các chi phí phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí trên như chi phí tiếp khách, chi phí ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hóa, quảng cáo, chào hàng giới thiệu sản phẩm... - Về kế toán giá vốn hàng bán Công ty nên sử dụng phương pháp giá bình quân cuối kỳ để vừa đơn giản trong việc hạch toán, vừa xác định chính xác giá vốn hàng bán. Từ đó có thể tính chính xác doanh thu của chi nhánh cũng như toàn công ty. Đem lại cái nhìn tổng thể cho các nhà quản lý để điều hành hoạt động của công ty tốt hơn. - Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Trong nền kinh tế thị trường, việc bán hàng đã trở thành một nghệ thuật kinh doanh, bán hàng như thế nào để thu hút khách hàng là một nhu cầu cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp,đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại.Vì vậy, Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa nói chung và tại chi nhánh cần thực hiện các biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng như: có chiết khấu thanh toán đối với khách hàng thanh toán sớm, chiết khấu thương mại đối với khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn.. Như vấy kế toán công ty sẽ hạch toán khi phát sinh chiết khấu như sau: Nợ 635: chiết khấu thanh toán Nợ 111.112: số tiền thực thu Có 131: tổng giá thanh toán phải thu ở người mua Đối với khoản chiết khấu thương mại: Đây là khoản khách hàng được hưởng khi mua hàng hoá với khối lượng lớn và đây là hình thức khuyến khích khách hàng đến với doanh nghiệp mua hàng hoá với số lượng lớn.Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại kế toán hạch toán như sau: Nợ 521 Nợ 3331 Có 111,112,131 Đối với giảm giá hàng bán:cũng tương tự như là chiết khấu bán hàng công ty có thể dựa vào một lý do nào đó để thực hiện giảm giá cho khách hàng, chẳng hạn như hàng kém phẩm chất, do khách hàng mua với số lượng lớn...Khi đó kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ 532: giảm giá hàng bán Nợ 3331: thuế GTGT Có 111,112: Số tiền giảm giá trả lại cho khách hàng Có 131: ghi giảm nợ phải thu của khách( nếu khách hàng chưa thanh toán) Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại: Công ty có thể chấp nhận hàng bán bị trả lại trong một số trường hợp: hàng kém phẩm chất, không dúng quy cách hợp đồng...Trong trường hợp này kế toán hạch toán như sau: (1) Nợ 531 Có 111,112,131 Theo giá bán chưa có thuế GTGT (2) số tiền thuế GTGT của hàng bán bị trả lại cho khách: Nợ 3331 Có 111,112,131 (3) Các khoản chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại( nếu có) chẳng hạn như chi phí nhận hàng về, được hạch toán vào chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ 641 Có 111,112,141 (4)Phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại: Nợ 156 (hàng về nhập kho) Nợ 157( hàng chưa về nhập kho) Trị giá xuất kho Có 632 Cuối kỳ kết chuyển để tính doanh thu thuần: Nợ 511: giảm trừ doanh thu Có 532: giảm giá hàng bán Có 521: chiết khấu thương mại Như vậy nếu công ty thực hiện bán hàng có tính đến các khoản giảm trừ một cách hợp lý thì sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng đồng thời tính chính xác được doanh thu thuần của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng - Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy, công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so gía ghi sổ của kế toán hàng tồn kho.Cuối kỳ Nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đông thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mức lập DFGGHTK == Số vtư, hàng hoá bị giảm giá tại tđiểm lập * Giá đơn vị ghi sổ kế toán - Giá đơn vị trên thị trường Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên tài khoản 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Căn cứ vào bảng tổng hợp về mức lập dự phòng giảm giỏ của các loại vật tư hàng hoá đã được duyệt, thẩm định của người có thẩm quyền doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 - Theo quy định của bộ tài chính Nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa. - Nếu số lập DFGGHTK cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 159 thì số lớn hơn đó sẽ trích lập tiếp tục. Nợ TK 632 Có TK 159 Nếu số trích lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên TK 159 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập Nợ TK 159 Có TK 632 Ví dụ: Trong tháng 10, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: Nợ TK 632: 10 000 000 Có TK 159 : 10 000 000 - Về lập dự phòng phải thu khó đòi Do phương thức bán hàng thực tế tại công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng khó đòi, Công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khă năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu . Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004- Nợ khó đòi đã xử lý. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các kế ước về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi Phương pháp tính dự phòng nợ phải thu khó đòi: Số DPPTKĐ cho tháng kế hoạch của khách hàng đáng ngờ i = Số nợ phải thu của khách hàng i * Tỷ lệ ước tính không thu được của khách hàng i Ta có thể tính dự phòng nợ PT khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu. Số DFPTKĐ lập cho tháng kế hoạch = Tổng doanh thu bán chịu * Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi. Cách lập được tiến hành như sau: Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán lập dự phòng: Nợ TK 642( 6426) Có TK 139: Mức dự phòng phải thu khó đòi Thực tế tại công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa, khách hàng của công ty rất nhiều không thể đánh giá được khả năng trả nợ của khách hàng vì mỗi một nhân viên bán hàng thì có hàng chục khách hàng. Ở đây, ta có thể lập dự phòng phải thu khó đòi dựa trên sự đánh giá về khă năng thu tiền hàng của nhân viên bán hàng. - Về việc hạch toán khấu hao TSCĐ Trong tháng 10 công ty không trích lập khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí kinh doanh. Điều này hơi bất thường. Hoặc công ty không tính chi phí khấu hao này hoặc do kế toán có sai sót trong việc hạch toán. Công ty nên xem xét lại vấn đề này để có thể tính chính xác chi phí bán hàng. Từ đó có thể xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác nhất để đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, vì thế khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì mỗi đơn vị trực thuộc tự tổ chức hạch toán theo quy định của nhà nước. Đối với các chứng từ về kế toán bán hàng: ngoài các chứng từ bắt buộc của nhà nước, còn có các chứng từ có tính chất hướng dẫn cần phải được thống nhất về biểu mẫu nội dung, cách ghi chép.Từ các cửa hàng, chi nhánh và cả văn phòng công ty đều phải tuân theo một chứng từ thống nhất. Có như vậy mới tạo điều kiện đối chiếu được tiện lợi và dễ dàng trong công tác hạch toán thống kê của toàn công ty. Việc thực hiện đánh mã số hàng hóa của công ty nên được thực hiện theo một quy luật rõ ràng để tiện trong việc quản lý và hạch toán. Về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán công ty cần quy định rõ ràng chế độ trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán.Khi luân chuyển chứng từ kế toán cần quy định cụ thể cho từng loại chứng từ: chứng từ về tiền mặt, chứng từ về doanh thu bán hàng, chứng từ về thanh toán..Rồi quy định rõ người lập chứng từ, số thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố trên chứng từ,người ký duyệt chứng từ, thời gian luân chuyển chứng từ..Mục đích cuối cùng là làm sao cho trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả 3.2.4. Tin học hoá công tác kế toán Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của nhàd nước là tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào hạch toán kế toán, bởi vì tin học đã và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu . Trong khi đó công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một công ty kinh doanh thương mại , trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh cần phải ghi chép mà công việc kế toán chủ yếu được tiến hành bằng phần mềm Excel do vậy các công thức tính toán khi sao chép từ sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dòng dẫn đến đưa ra các báo cáo không chính xác làm cho chúng không được đưa ra một cách kịp thời . Do vậy , cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán bởi vì : - Giảm bớt khối lượng ghi chép và tính toán - Tạo điều kiện cho việc thu thập , xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng , kịp thời về tình hình tài chính của công ty . - Tạo niềm tin vào các báo cáo tài chính mà công ty cung cấp cho các đối tượng bên ngoài - Giải phóng các kế toán viên khỏi công việc tìm kiếm càc kiểm tra số liệu trong việc tính toán số học đơn giản nhàm chán để họ giành nhiều thời gian cho lao động sáng tạo của Cán Bộ quản lý . 3.2.5. Điều kiện thực hiện giải pháp Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa đang ngày càng trở nên vững mạnh trên thị trường. Do đó việc hoàn thiện tổ chức kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng là một nhiệm vụ hết sức quan trọng và nằm trong khả năng của công ty. Công ty hiện nay đã trang bị máy tính cho nhân viên nên có khả năng đưa kế toán máy vào trong công tác hạch toán của mình để giảm bớt công việc cho kế toán và tránh việc nhầm lẫn và sai sót không đáng xảy ra. Việc đưa thêm các tài khoản về chi phí dự phòng hàng tồn kho và nợ khó đòi tuy có làm cồng kềnh thêm bộ máy kế toán nhưng giảm tải được rất nhiều rủi ro cho chi nhánh và toàn công ty. Việc này công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện. Trong xu thế cạnh tranh rất gay gắt như hiện nay, một biện pháp để thu hút khách hàng và đem lại doanh thu lớn cho công ty là thực hiện chiết khấu hàng bán và giảm giá hàng bán cho khách hàng. Đặc biệt là các khách hàng thường xuyên và mua với khối lượng lớn. Chính vì thế việc thực hiện chiết khấu bán hàng và giảm giá hàng bán là rất cần thiết cho hoạt động của công ty. Tuy khi thực hiện công ty có thể giảm đi lợi nhuận trên một sản phẩm nhưng bù lại sẽ thu hút được khách hàng và tạo được độ tin cậy cũng như lòng trung thành của khách hàng đối với công ty. Điều này giúp cho công ty càng ngày càng làm ăn có lợi và phát triển. Ban quản lý của công ty hiểu rất rõ việc này và đó cú những dự định theo hướng trên. Qua quá trình thực tập tuy không dài ở công ty và với trình độ hạn hẹp của mình, em xin nêu ra một số kiến nghị và phương hướng giải pháp cho nghiệp vụ bán hàng cũng như tổ chức kế toán tại công ty. Theo em, công ty có khả năng thực hiện được tốt những ý kiến mà em đó nếu ra để hoàn thiện công tác hạch toán của công ty. Tuy nhiên cũng phải phụ thuộc rất nhiều vào tình hình của công ty cũng như là ban giám đốc. MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN DANH MỤC BẢNG, BIỂU SƠ ĐỒ Biểu 1 : Hóa đơn giá trị gia tăng 15 Biểu 2 : Phiếu xuất kho 16 Biểu 3 : Phiếu thu 17 Biểu 4 : Hóa đơn giá trị gia tăng 20 Biểu 5 : Hóa đơn GTGT nghiệp vụ bán buôn ngày 6/10/09 21 Biểu 6 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng 23 Biểu 7 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng 24 Biểu 8 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng 25 Biểu 9 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng 26 Biểu 10 : Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng 27 Biểu 11 : Sổ chi tiết TK 531 29 Biểu 12 : Sổ cái tài khoản Hàng bán bị trả lại 30 Biểu 13 : Bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra 32 Biểu 14 : Bảng kê số 11 35 Biểu 15 : sổ cái TK 511 37 Biểu 16 : Sổ chi tiết giá vốn hàng bán 41 Biểu 17 : Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa 43 Biểu 18 : Sổ cái TK 632 44 Biểu 19 : Sổ chi tiết chi phí bán hàng 47 Biểu 20 : Bảng kê số 5 48 Biểu 21 : Sổ cái TK 641 49 Sơ đồ 1-2 6 Sơ đồ 1-3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức “nhật kí chứng từ” 8 Sơ đồ 1- 4 : quy trình luân chuyển ghi sổ 13 Sơ đồ 1- 5 : quy trình bán hàng chưa thu tiền ngay 14 Sơ đồ 1 - 6 : quy trình bán hàng chưa thu tiền 18 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TK : Tài khoản QĐ/CĐKT : Quy định/chế độ kế toán TSCĐ : Tài sản cố định CPBH : Chi phí bán hàng CN : Chi nhánh DPGGHTK : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho GTGT : Giá trị gia tăng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển 1 và quyển 2 – Bộ tài chính – NXB Tài chính – Năm 2006. 2. Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán – NXB Bộ tài chính. 3. Báo cáo thực tập của SV Vũ Thị Vân – Cao đẳng thương mại Thanh Hóa năm 2008 4. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Báo cáo tài chính) – Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa 5. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính – NXB Bộ tài chính – Năm 2007. 6. Kế toán tài chính – NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân 7. Kế toán quản trị - Đại học kinh tế quốc dân – NXB Bộ tài chính. 8. Các Website kế toán như: - Chedoketoan. com.vn - ASA.com.vn - Ketoantaichinh.com.vn - SaoViet.com. vn. - Webketoan.com KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hoá hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải đổi mới và hoàn thiện trên tất cả các mặt. Trong đó công tác kế toán tại doanh nghiệp đã và đang là một trong những khâu trọng điểm của quá trình đổi mới và hoàn thiện này. Kế toán tại doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và phù hợp với tình hình kinh tế. Đối với doanh nghiệp thương mại như Công ty CP điện máy hóa chất Thanh Hóa, thì tiêu thụ hàng hoá là hoạt động chính, nên việc thúc đẩy hoạt động tiêu thụ sẽ giúp doanh nghiệp phát triển, tồn tại và đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Đặc biệt là kế toán nghiệp vụ bán hàng. Do vậy một lần nữa cần khẳng định, kế toán bán hàng là rất cần thiết, quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Xuất phát từ những kiến thức trong quá trình học tập, khoảng thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty CP Điện máy hóa chất Thanh Hóa, chuyên đề của em đã giải quyết nội dung sau: Thứ nhất: Chuyên đề phản ánh tình hình thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP Điện máy hóa chất Thanh Hóa, bao gồm khái quát tình hình công ty, về kế toán nghiệp vụ bán hàng, đồng thời đưa ra những đánh giá kết quả đạt được và những tồn tại trong thực hiện nhiệm vụ. Thứ hai: Căn cứ cơ sở thực tiễn những tồn tại chuyên đề đã đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty. Với những hạn chế về thời gian, khả năng tìm hiểu thực tế, khả năng thu thập thông tin và trình độ nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của thầy giáo – TS.Trần Quý Liên để chuyên đề của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Công ty CP Điện máy hóa chất Thanh Hóa, đặc biệt em xin cảm ơn thầy giáo – TS.Trần Quý Liên đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thiện chuyên đề này. Hà Nội, tháng 04 năm 2010 Sinh viên thực hiện Lại Thị Thanh Phương