Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH thương mại và sản xuất Đa Lợi

nộp 3331 1.192.500 ……….. ……….. ………. ………………………………… ….  …….. ………… Bảng 9: Sổ nhật ký chung tháng 3 năm 2010 Từ sổ nhật kí chung kế toán vào sổ cái tài khoản 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Sæ c¸i Tµi kho¶n: 511 - Doanh thu b¸n hµng Tháng 3 năm 2010 511 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè Ngµy th¸ng Nî Cã 01/03/2010 81717 01/03/2010 BH cho công ty cổ phần Thiên Nam 111 0 72,782,200 …. …. ….. ………………………… …. ….. ……… 08/03/2010 81725 08/03/2010 BH cho công ty cổ phần Bun cen 111 0 8.625.000 09/03/2010 81726 09/03/2010 BH cña doanh nghiệp tư nhân Vạn Xuân 131 0 35.722.000 10/03/2010 81727 10/03/2010 BH cña công ty CP Tư vấn ĐTQT Châu Á Thái Bình Dương 111 0 13.117.500 …… …… …….. ………………………………. .. …………. …………….. 31/03/2010 BT 50 31/03/2010 Kết chuyển doanh thu bán hàng để XD KQKD 911 2,082,200,500 0 31/03/2010 BT 51 31/03/2010 Kết chuyển doanh thu cung ứng dịch vụ để XD KQKD 911 303,500,000 0 Céng ph¸t sinh 2,385,700,500 2,385,700,500 Số dư cuối tháng 0 Céng luü kÕ sè ph¸t sinh 3,035,257,000 3,035,257,000 Bảng 10: Sổ cái tài khoản 511 2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Cũng giống như các khoản giảm trừ doanh thu ở các doanh nghiệp khác. Các khoản giảm trừ doanh thu tại Đa Lợi bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trong kỳ hạch toán. Đối với chiết khấu thương mại là các khoản Đa Lợi giảm giá niêm yết cho các khách hàng mua với khối lượng lớn, thỏa thuận này được ghi trên hợp đồng kinh tế của công ty với khách hàng. Đối với hàng bán bị trả lại, hiện tượng này tuy ít xảy ra ở Đa Lợi, nguyên nhân chủ yếu là do sản phẩm không đúng với chất lượng, mẫu mã.. theo yêu cầu của khách hàng Đối với giảm giá hàng bán thì đây là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng nội thất kém phẩm chất, sai quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế hoặc là do đã lỗi mốt Hiện tượng giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại ít xảy ra ở Đa Lợi do công ty luôn chú ý đến chất lượng và mẫu mã sản phẩm, theo dõi để thực hiện đúng theo hợp đồng kinh tế. Công ty vừa thực hiện hai hoạt động thương mại và sản xuất nên nếu hàng hóa nội thất bị lỗi mốt, lạc hậu thị hiếu thì công ty sẽ tiến hành cho vào xưởng sản xuất để chỉnh sửa lại cho hợp mốt, đúng thị hiếu của khách hàng. 2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ kế toán: bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng ,Chứng từ kế toán hàng bán trả lại, chứng từ kế toán giảm giá hàng bán,... Khi Đa Lợi chiết khấu thương mại cho khách hàng, trên hóa đơn giá trị gia tăng được ghi tương tự như trường hợp không có chiết khấu thương mại, nhưng sẽ có thêm dòng ghi chiết khấu thương mại cho khách hàng Hãa ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Liên 1: Lưu Ngày 19 tháng 03 năm 2010 Mẫu số : 01 GTKT - 3LL AA/2010B 0053216 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM& Sản Xuất Đa Lợi Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội Số tài khoản: 0101907041 Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Mạc Văn Hào Tên đơn vị: Công ty TNHH Lan Tân Địa chỉ: 233- Lê Lai – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Tủ tài liệu 2 chiếc ghép bộ C 10 1.575.000 15.750.00 Cộng tiền hàng 15.750.000 Tỉ lệ chiết khấu 10% Tiền chiết khấu 1.575.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.417.500 Tổng cộng tiền thanh toán 15.592.500 Số tiền viết bằng chữ: mười năm triệu năm trăm chín mươi hai nghìn năm trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bảng 11: Hóa đơn GTGT bán hàng cho công ty TNHH Lan Tân Đối với trường hợp hàng bán trả lại hoặc giảm giá hàng bán kế toán trực tiếp theo dõi trên chứng từ kế toán hàng bán trả lại và chứng từ kế toán giảm giá hàng bán Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất ĐA LƠI Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội HÀNG BÁN TRẢ LẠI Tên KH: CÔNG TY TNHH TÂN HOA Ngày 20/03/2010 Địa chỉ: 21- Thăng Long- Hà Nội Số BTL: 015 Mã số thuế: Loại tiền: VND Diễn giải: doanh nghiệp tư nhân Vạn Xuân trả lại hàng đã bán Mã hàng Diễn giải Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền Bhcm3800h Bàn họp CM3800H c 1 4.000.000 4.000.000 Bvt90c Bàn vi tính 90C c 1 785.000 785.000 Cộng tiền hàng: 4.785.000 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 478.500 Tổng tiền thanh toán: 5.263.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu hai trăm sáu mươi ba nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 12: Chứng từ kế toán hàng bán trả lại Chứng từ kế toán giảm giá hàng bán cũng được lập tương tự như trường hợp hàng bán trả lại. 2.2.2 Kế toán chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu Công ty theo dõi chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu trên sổ chi tiết theo khách hàng. Ở đây, ta xét một trường hợp của giảm trừ doanh thu là do hàng bán trả lại. Kế toán tiến hành kế toán chi tiết hàng bán trả lại trên sổ chi tiết hàng bán trả lại theo khách hàng. Công việc này được thực hiện trên phần mềm kế toán. Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất ĐA LƠI Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội CHI TIẾT HÀNG BÁN TRẢ LẠI THEO KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/03/2010 đến 31/03/2010 Mã khách hàng: CT_TANHOA Tên khách hàng: Công ty TNHH Tân Hoa Ngày Mã hàng Diễn giải ĐV SL Đơn giá Thành tiền 20/03/2010 Bhcm3800h Bàn họp CM3800H c 1 4.000.000 4.000.000 20/03/2010 Bvt90c Bàn vi tính 90C c 1 785.000 7.85.000 Cộng 2 4.785.000 Tổng cộng 2 4.785.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 13: sổ chi tiết hàng bán trả lại theo khách hàng Từ sổ chi tiết hàng bán trả lại theo khách hàng, đến cuối tháng kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp hàng bán trả lại theo khách hàng để thống kê tổng số hàng bán trả lại trong tháng. Sổ theo dõi tổng hợp các khách hàng trả lại hàng đã mua. Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất ĐA LƠI Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội TỔNG HỢP HÀNG BÁN TRẢ LẠI THEO KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/03/2010 đến 31/03/2010 Mã KH Tên KH SL Giá trị Chiết khấu HTL Thuế Ghi chú CT_TANHOA Công ty TNHH Tân Hoa 2 4.785.000 478.500 Cộng 2 4.785.000 478.500 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 14: Sổ tổng hợp hàng bán trả lại theo khách hàng. 2.2.3 Kế toán tổng hợp các khoản giảm trừ doanh thu Khi có nghiệp vụ về các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán tiến hành phản ánh vào sổ nhật ký chung. SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 3 năm 2010 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Sè ph¸t sinh Sè Ngµy th¸ng Nî Cã Th¸ng 03/2010 …….. …. ……. ………………………………………. …… ………… 19/03/2010 HD0053216 19/03/2010 Chiết khấu thương mại cho công ty Lan Tân 5211 1.575.000 19/03/2010 HD0053216 19/03/2010 Chiết khấu thương mại cho công ty Lan Tân 131 1.575.000 20/03/2010 BTL013 20/03/2010 Công ty Tân Hoa trả lại hàng 5212 4.785.000 20/03/2010 BTL013 20/03/2010 Ghi giảm số thuế GTGT phải nộp tương ứng 3331 478.500 20/03/2010 BTL013 20/03/2010 Công ty Tân Hoa trả lại hàng 131 5.263.500 ……….. ……….. ………. ………………………………… …. …….. ………… Bảng 15: Sổ nhật ký chung tháng 3 năm 2010 Từ sổ nhật ký chung, cuối tháng kế toán tiến hành lên sổ cái tài khoản 521- Các khoản giảm trừ doanh thu Sæ c¸i Tài khoản 521- Các khoản giảm trừ doanh thu Tháng 3 năm 2010 §¬n vÞ tÝnh: ®ång 642 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè Ngµy th¸ng Nî Cã Số dư đầu tháng …………………………… 19/3/2010 HD553216 19/3/2010 Chiết khấu thương mại cho công ty Lan Tân 131 1.575.000 0 20/3/2010 20/3/2010 Công ty Tân Hoa trả lại tiền 131 4.785.000 0 …………….. 31/3/08 BT 9 31/3/08 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 511 10.230.000 Céng ph¸t sinh 10.230.000 10.230.000 Số dư cuối tháng Céng luü kÕ sè ph¸t sinh 10.230.000 10.230.000 Bảng 16: Sổ cái tài khoản 521- Các khoản giảm trừ doanh thu 2.3. Kế toán giá vốn hàng bán. Việc xác định đúng và chính xác doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ quan trọng với một doanh nghiệp bao nhiêu thì việc xác định đúng và chính xác giá vốn hàng bán cũng quan trọng bấy nhiêu vì khi đã xác định được doanh thu là khoản thu được về thì cần phải xác định được khoản chi phí mà doanh nghiệp nghiệp đã bỏ ra, cụ thể ở đây là giá vốn hàng bán là rất cần thiết. Từ việc xác định được đúng và đầy đủ chi phí giá vốn hàng bán, Đa Lợi mới xác định được khoản lợi nhuận mà Đa Lợi thu được để từ đó ra các quyết định quản trị, với việc theo dõi các sản phẩm, hàng hóa chi tiết theo từng mặt hàng, điều đó giúp Đa Lợi lựa chọn xem có nên tiếp tục sản xuất và kinh doanh và phát triển loại mặt hàng đó nữa hay không, Đa Lợi nên đầu từ và mặt hàng nào. 2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán. Phiếu xuất kho Khi Đa Lợi xuất kho hàng hóa chuyển giao cho khách hàng, thủ kho viết phiếu xuất kho kiêm bàn giao gồm 3 liên. Liên1: lưu tại kho, liên 2: thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyên ngay cho kế toán công nợ.Trên hóa đơn ghi rõ Tên hàng- mã sản phẩm- màu sắc-KT, đơn vị tính, số lượng theo yêu cầu và số lượng thực xuất. Trên phiếu xuất kho kiêm bàn giao có chữ kí của thủ kho Sơ đồ 3: Mô hình hóa quy trình xuất kho hàng hóa PhiÕu XuÊt kho Ngµy 09 th¸ng 03 n¨m 2010 Nî TK: 632 Cã TK: 156 - Họ và tên người nhận hàng: A. Quyết - Lý do xuÊt kho: Bán hàng cho Doanh nghiệp tư nhân Vạn xuân - XuÊt t¹i kho:Sè 352Gi¶i Phãng-Thanh Xu©n-Hµ néi STT Tªn nh·n hiÖu. quy c¸ch phÈm chÊt vËt t (s¶n phÈm. hµng hãa) M· sè §¬n vÞ tÝnh Số lượng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 Ghế da GD tq05 c 1 1 2.136.000 2.136.000 2 Ghế trưởng phòng 620 c 2 1 505.000 1.010.000 3 Ghế họp 200 c 10 10 198.000 1.980.000 Ghế nhân viên 284 c 30 30 230.000 6.900.000 4 Ghế phòng chờ 4 chỗ c 2 2 625.000 1.250.000 Tủ treo tường 7050 c 2 2 5.905.000 11.810.000 Tủ giám đốc 63f c 1 1 5.200.000 5.200.000 Céng 48 30.286.000 XuÊt. ngµy 09 th¸ng 03 n¨m 2010 Phô tr¸ch bé phËn sö dông Phô tr¸ch cung tiªu Nguêi nhËn Thñ kho (Ký. hä tªn) (Ký. hä tªn) (Ký. hä tªn) (Ký. hä tªn) PhiÕu XuÊt kho Ngµy 10 th¸ng 03 n¨m 2010 Nî TK: 632 Cã TK: 156 - Hä tªn ngêi nhËn hµng: chị Nhung - Lý do xuÊt kho: Bán cho Công ty CP tư vấn ĐTQT Châu Á Thái Bình Dương - XuÊt t¹i kho:Sè 352Gi¶i Phãng-Thanh Xu©n-Hµ néi STT Tªn nh·n hiÖu. quy c¸ch phÈm chÊt vËt t (s¶n phÈm. hµng hãa) M· sè §¬n vÞ tÝnh Số lượng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 Bàn giám đốckf23 c 1 1 1.670.000 1.670.000 2 Ghế giám đốc720 c 1 1 550.000 550.000 3 Tủ tài liệu ttlieu2c1900 c 3 3 1.600.000 4.800.00 4 Ghế gấp13c c 10 10 350.000. 3.000.000 Céng 15 10.020.000 XuÊt. ngµy10 th¸ng 03 n¨m 2010 Phô tr¸ch bé phËn sö dông Phô tr¸ch cung tiªu Nguêi nhËn Thñ kho (Ký. hä tªn) (Ký. hä tªn) (Ký. hä tªn) (Ký. hä tªn) Bảng 17: Phiếu xuất kho bán hàng 2.3.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán. Hằng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản giá vốn hàng bán. Cũng giống như doanh thu bán hàng, kế toán theo dõi chi tiết giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng. SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tên hàng hóa: tủ tài liệu ttlieu2c1900 Tháng 3 năm 2010 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 01/03/2010 Số dư đầu kì 0 ….. …………………… 06/03/2010 Xuất kho bán hàng cho công ty cổ phần đầu tư Buncen 156 3.200.000 08/03/2010 Xuất kho bán hàng cho công ty cổ phần đầu tư Buncen 156 7.750.000 10/03/2010 Xuất kho bán hàng cho Công ty CP tư vấn ĐTQT Châu Á Thái Bình Dương 156 4.800.000 10/03/2010 Xuất kho bán hàng cho trường học Nhật Bản tại Hà Nội 156 1.600.000 …………………………. Tổng cộng 29.875.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 18: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán tủ tài liệu ttlieu2c1900 Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất ĐA LỢI Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tên hàng hóa: Ghế nhân viên gnv284 Tháng 3 năm 2010 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 01/03/2010 Số dư đầu kì 0 ….. …………………… 05/03/2010 Xuất kho bán hàng cho công ty TNHH Tân Phước 156 2.300.000 09/03/2010 Xuât kho bán hàng cho doanh nghiệp tư nhân Vạn Xuân 156 6.900.000 …………………………. Tổng cộng 11.500.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 19: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán ghế nhân viên gnv284 Từ các sổ chi tiết giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng, cuối tháng, kế toán tiến hành lên sổ tổng hợp giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng. Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất ĐA LỢI Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội SỔ TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN THEO MẶT HÀNG Tên loại vật tư: Hàng hóa Tháng 3 năm 2010 Số TT Mã hàng Tên hàng SL Giá vốn hàng bán … …………. …………… .. …… 17 Ttlieucat09k3a Tủ tài liệu CAT 09 K3A 02 2.800.000 18 Ttlieu2c1900 Tủ tài liệu 2 chiếc ghép bộ 20 29.875.000 …….. ………… … …….. 97 Ghenv284 Ghế nhân viên 284 50 11.500.000 …… …………. … ……….. Tổng cộng 2.020.764.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 20: Sổ tổng hợp giá vốn theo mặt hàng 2.3.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán Nhận được phiếu xuất kho được chuyển từ thủ kho toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán tự động lên sổ nhật ký chung , Cuối tháng, phần mềm kế toán tự kết xuất ra sổ cái tài khoản 632 Sæ c¸i Tµi kho¶n: 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Tháng 3 năm 2010 §¬n vÞ tÝnh: ®ång 632 Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè Ngµy th¸ng Nî Cã Số dư đầu kì ….. ………. ……………………. 09/03/2010 09/03/2010 Xuất kho BH cña doanh nghiệp tư nhân Vạn Xuân 156 30.286.000 0 10/03/2010 10/03/2010 Xuất kho BH cña công ty CP Tư vấn ĐTQT Châu Á Thái Bình Dương 156 10.020.000 0 ……… …. ………… ………………………………… …. ……………. …………. 31/03/2010 BT 50 31/03/2010 KÕt chuyÓn gi¸ vèn HH ®Ó X§ KQKD 911 0 1.600.550.600 31/03/2010 BT 51 31/03/2010 KÕt chuyÓn gi¸ vèn DV ®Ó X§ KQKD 911 0 420.263.400 Céng ph¸t sinh 2.020.764.000 2.020.764.000 Số dư cuối tháng Bảng 21: Sổ cái tài khoản 632 2.4. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bảo quản và tiến hành hoạt động bán hàng bao gồm: chi phí bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa hoặc công trình đóng gói vận chuyển Hạch toán chi phí bán hàng rất quan trọng, bởi khoản chi phí này ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của công ty. Đặc biệt, với Đa Lợi là một công ty sản xuất kinh doanh về lĩnh vực nội thất, các chi phí bán hàng cũng là một khoản chi phí khá lớn. 2.4.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ kế toán Các hóa đơn dịch vụ mua ngoài, phiếu chi, phiếu tạm ứng Luân chuyển chứng từ Khi bộ phận kinh doanh, bộ phận kho và các bộ phận khác tiến hành các hoạt động phục vụ cho hoạt động bán hàng của công ty. Các bộ phận có thể đề nghị kế toán thanh toán lập phiếu tạm ứng, hoặc sau khi tiến hành các hoạt động trên, người mua hàng phục vụ cho hoạt động bán hàng tiến hành nộp hóa đơn mua hàng bên ngoài cho kế toán thanh toán, thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển phiếu chi Hãa ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Liên 2 Ngày 30 tháng 03 năm 2010 Mẫu số : 01 GTKT - 3LL AA/2010B 0055126 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thành Hưng Địa chỉ: Tòa nhà 104-106 Nguyễn Văn Cừ- Long Biên- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Trần Thị Tứ Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Sản Xuất Đa Lợi Địa chỉ: 352- Giải Phóng- Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thuê vận chuyển hàng hóa Chuyến 15 320.000 4.800.000 Cộng tiền hàng 4.800.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 480.000 Tổng cộng tiền thanh toán 5.280.000 Số tiền viết bằng chữ: năm triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bảng 22: Hóa đơn GTGT mua ngoài Đơn vị: Công ty TNHH TM&SX Đa Lợi Mẫu số: 01-TT Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội Ban hành theo QĐ số 48/2006-QĐ/BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính PHIẾU CHI Ngày 30 tháng 3 năm 2010 Quyển số: Số : 275 Nợ: TK3311 Có: TK111 5.280.000 5.280.000 Họ và tên người nhận tiền: Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thành Hưng Địa chỉ: Tòa nhà 104-106 Nguyễn Văn Cừ- Long Biên- Hà Nội Lý do : Trả tiền vận chuyển hàng hóa Tổng tiề 5.280.000 VNĐ (Bằng chữ: năm triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng./.) Kèm theo: Chứng từ gốc: Đã nhận tạm ứng số tiền: Số tiền phải thu còn lại: 5.280.000 VNĐ (Bằng chữ: năm triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng./.) Ngày 30 tháng 03 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): năm triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng Bảng 23: Phiếu chi cho công ty tập đoàn Thành Hưng 2.4.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Mặc dù hạch toán theo quyết định 48/2006 của Bộ Tài Chính, tuy nhiên, công ty vẫn sử dụng tài khoản 641- chi phí bán hàng độc lập chứ không sử dụng tài khoản 642 chi tiết để phản ánh chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Hạch toán chi phí bán hàng, Đa Lợi sử dụng tài khoản 641, trong đó lại chi tiết ra thành các tài khoản cấp 3 Tài khoản 6411- chi phí nhân viên: phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên đống gói, bảo quản, vận chuyển sản phẩm hàng hóa bao gồm: tiền lương, tiền công, và các khoản phụ cấp tiền ăn giữa ca, các khoản trích KPCĐ, BHXH, BHYT Tài khoản 6412- chi phí vật liệu bao bì: phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí vật liệu, nguyên liệu dùng cho bảo quản bốc vác vận chuyển, sản phẩm hàng hóa trong quá trình bán hàng vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp. Tài khoản 6413- chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh các chi phí về công cụ, phục vụ cho hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa: dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc. Tài khoản 6414- chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh các chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng như: nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ vận chuyển, phương tiện tính toán đo lường, kiểm nghiệm chất lượng. Tài khoản 6415- chi phí bảo hành: phản ánh các khoản chi phí liên quan đến bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng. Tài khoản 6417- chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các chi phí mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng: chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thue bốc vác, vận chuyển… Tài khoản 6418- chi phí bằng tiền khác: phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí mô giới sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chi phí hôi nghị cho khách hàng, chi phí cho lao động nữ… Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất ĐA LỢI Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Tài khoản : 6418 Đối tượng: chi phí dịch vụ mua ngoài Tháng 3 năm 2010 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã Nî Cã 01/03/2010 Số dư đầu kì 0 ….. …………………… 30/03/2010 Chi phí vận chuyển taxi Thành Hưng 111 4.800.000 …………………………. Tổng cộng 35.035.900 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 24: Sổ chi tiết chi phí bán hàng Từ các sổ chi tiết chi phí bán hàng, cuối tháng phầm mềm kế toán tự động kết xuất ra sổ tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng, từ đó Đa Lợi có thể theo dõi các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong tháng của đơn vị Đơn vị: Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất ĐA LƠI Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Hà Nội SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Từ ngày 01/03/2010 đến ngày 31/03/2010 Tài khoản 641- Chi phí bán hàng Mã TK Tên TK TK Đầu kì Phát sinh Cuối kì Nợ Có Nợ Có Nợ Có A B C 1 2 3 4 5 6 6411 Chi phí nhân viên bán hàng 334 0 20.070.000 20.070.000 ………………. 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài  111  35.035.900  ………. CỘNG  105.200.000 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 25: Sổ tổng hợp chi phí bán hàng 2.4.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí mua hàng, kế toán tập hợp chi phí vào phần mềm kế toán, máy tính tự động hạch toán lên sổ nhật kí chung. Cuối tháng phần mềm máy tính kết xuất ra sổ cái tài khoản 641 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 3 năm 2010 411 lmchang Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè hiÖu tµi kho¶n Sè ph¸t sinh Sè Ngµy th¸ng Nî Cã Th¸ng 03/2010 …….. …. ……. ………………………………………. …… ……………….. 30/03/2010 HD55126 30/03/2010 Chi phí vận chuyển taxi Thành Hưng 6417 4.800.000 30/03/2010 HD55126 30/03/2010 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 1331 480.000 30/03/2010 HD55126 30/03/2010 Phải trả chi phí vận chuyển taxi Thành Hưng 331 5.280.000 30/03/2010 PC275 30/03/2010 Trả tiền vận chuyển taxi Thành Hưng 331 5.280.000 30/03/2010 PC 275 30/03/2010 Trả tiền vận chuyển taxi Thành Hưng 111 5.280.000 ……….. ……….. ………. ………………………………… ….  …….. ………… Bảng 26: Sổ nhật ký chung tháng 3 năm 2010 Từ sổ nhật ký chung, kế toán vào sổ cái tài khoản 641- chi phí bán hàng Sæ c¸i Tài khoản 641- Chi phí bán hàng Tháng 3 năm 2010 §¬n vÞ tÝnh: ®ång 642 Ngµy th¸ng Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè Ngµy th¸ng Nî Cã Số dư đầu tháng …………………………… 30/3/2010 HD55126 30/3/2010 Phải trả chi phí vận chuyển Thành Hưng 331 4.800.000 31/3/2010 31/3/2010 Phải trả nhân viên bán hàng 334 20.070.000 31/3/2010 BT 15 31/3/2010 KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN ®Ó X§ KQKD 911 105.200.000 Céng ph¸t sinh 105.200.000 105.200.000 Số dư cuối tháng Céng luü kÕ sè ph¸t sinh 105.200.000 105.200.000 Bảng 27: Sổ cái tài khoản 641- chi phí bán hàng CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT ĐA LỢI 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng Trong nền kinh tế mở của như hiện nay, bên cạnh những cơ hội cho các doanh nghiệp tồn tại và phát triển thì song song với nó cũng là rất nhiều thách thức. Môi trường cạnh tranh không chỉ còn diễn ra trong phạm vi một quốc gia mà còn trên cả thương trường quốc tế, đặc biệt với những sản phẩm nội thất thì yêu cầu lại càng cao hơn. Điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình những cách thức kinh doanh hiệu quả và phù hợp giúp doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Chính vì lẽ đó, kế toán bán hàng là một vấn đề vô cùng quan trọng mà các doanh nghiệp cần quan tâm và không ngừng hoàn thiện trong quá trình tồn tại và phát triển của mình. Việc xác định giá nhập, xuất thành phẩm, hàng hóa trong kế toán bán hàng là cơ sở xác định giá vốn hàng bán đồng thời cũng là căn cứ để doanh nghiệp định giá bán hàng hóa đó. Kết quả bán hàng là một chỉ tiêu quan trọng để phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xác định tính đúng đắn, hợp lý giá trị thực tế hàng nhâp, xuất là vấn đề hết sức quan trọng, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng để không ngừng nâng cao hiệu quả trong kinh doanh từ đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên trường quốc tế. Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Đa Lợi, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng của công ty nói riêng. Cùng với những sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế, các doanh nghiệp chuyển đổi từng bước hòa nhập chung vào nền kinh tế thị trường có sư quản lý của nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn trong quản lý sản xuất kinh doanh hiện nay đang được hết sức quan tâm và là tiền đề cơ bản để xây dựng một cơ chế quản lý kinh tế hoàn thiện. Hạch toán kế toán, đặc biệt là hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng là một đòi hỏi bức thiết phải xây dựng và hoàn thiện bởi đó là vấn đề cơ bản nhất hiện nay, là nền tảng của toàn bộ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung, trong công tác quản lý của toàn doanh nghiệp nói riêng. 3.1.1- Ưu điểm Về tổ chức bộ máy kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, đây là một hình thức phù hợp với một doanh nghiệp như Đa Lợi, một doanh nghiệp mới thành lập và hạch toán độc lập. Bên cạnh đó hình thức tổ chức bộ máy kế toán này tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra và giám sát chặt chẽ các hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả. Tuy Đa Lợi mới thành lập được 4 năm, nhưng công ty rất chú trọng trong việc lựa chọn nhân viên kế toán. Đội ngũ kế toán là những người có trình độ cao, năng nổ, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc. Trách nhiệm của từng người được phân công rõ ràng phù hợp với từng phần hành kế toán phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn. Tài khoản sử dụng Trong quá trình tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. công ty đã sử dụng 2 tài khoản 641- chi phí bán hàng và 642- chi phí quản lý doanh nghiệp thay cho việc sử dụng tài khoản 642 chi tiết. Điều này giúp cho việc quản lý chi phí bán hàng của doanh nghiệp được tốt hơn, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp là các hoạt động bán hàng phát sinh rất nhiều và nhất là khi chi phí bán hàng cũng là một khoản chi phí khá lớn của doanh nghiệp. Về hình thức kế toán, sổ kế toán, chứng từ kế toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán BOSS 2A 8.0 để hạch toán, đây là một phần mềm dễ sử dụng, tiện lợi, chính xác và phù hợp với tính hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hình thức sổ mà Đa Lợi áp dụng là hình thức nhật kí chung. Đây là một hình thức khá hợp lý với Đa Lợi vì đây là một hình thức sử dụng đơn giản, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên như công ty giúp công tác quản lý chặt chẽ và có hiệu quả. Hệ thống sổ sách của công ty áp dụng đúng theo chế độ kế toán hiện hành về mẫu quy định, tổ chức luân chuyển, nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo thực hiện tốt được công tác kế toán. Hàng hóa Đa Lợi là doanh nghiệp sản xuất và thương mại, tuy nhiên hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu nên hàng hóa là hàng tồn kho chủ yếu của doanh nghiệp. Công ty xây dựng hệ thống kho bãi khá hợp lý, có nhiều biện pháp bảo quản, lưu trữ hàng hóa phù hợp. Quá trình nhập, xuất hàng được công ty kiểm tra một cách chặt chẽ, kĩ lưỡng đảm bảo đủ tiêu chuẩn để xuất cho khách hàng có những sản phẩm chất lượng cao. Phối hợp hoạt động kế toán bán hàng Phòng kinh doanh có sự phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán trong hoạt động bán hàng, thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ, tránh mọi hao hụt, mất mát. Hàng tháng, kế toán căn cứ vào mức độ doanh thu của từng nhân viên trong bộ phận kinh doanh để đánh giá từ đó đưa ra mức lương kinh doanh, thưởng cho từng người một cách hợp lý. Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu của công ty được hạch toán tương đối phù hợp với chế độ kế toán do bộ tài chính ban hành. Hạn chế các khoản giảm trừ doanh thu một mức tối đa, đặc biệt là giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Quản lý giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng Quản lý chi phí là một điều rất được quan tâm ở công ty bên cạnh việc tăng nhanh doanh thu. Giá vốn hàng bán được xác định chính xác, phân bổ chi phí một cách hợp lý. Phương châm của công ty là tiết kiện chi phí bán hàng một cách tối đa nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả hoạt động. Tình hình theo dõi công nợ Việc theo dõi công nợ của khách hàng được công ty rất chú trọng quan tâm. Ngoài những khách hàng thanh toán theo phương pháp trực tiếp. Trên phần mềm kế toán, công ty thành lập danh mục các khách hàng và nhà cung cấp để theo dõi các khách hàng và nhà cũng cấp thường xuyên, quen thuộc hợp tác làm ăn lâu dài với công ty. Việc sử dụng các khác hàng và nhà cung cấp qua các mã giúp cho việc hạch toán được dễ dàng và thuận tiện hơn. Với số lượng khách hàng lớn, điều này đặt cho bộ phận kế toán của công ty những trách nhiệm nặng nề là phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra một lượng tài sản khá lớn của mình đang trong quy trình toán. Với cách thu hồi công nợ một cách mềm dẻo, linh hoạt của bộ phận kế toán thanh toán, đã đạt được kết quả khá tốt. Với việc coi khách hàng là trung tâm, khách hàng đến mua hàng được phục vụ tận tình, chu đáo, đảm bảo các thủ tục nhanh chóng, làm hài lòng khách hàng. 3.1.2 Nhược điểm Theo dõi và luân chuyển hàng hóa Việc theo dõi và luân chuyển hàng hóa chưa được quan tâm một cách chi tiết, do đó Đa Lợi rất khó có thể chủ động được trong việc lên kế hoạch nhập những lô hàng lớn. Đặc biệt, trong điều kiện công ty đang ngày càng phát triển với quy mô lớn, hàng hóa lại là mặt hàng chủ yếu trong hàng tồn kho. Nếu hàng hóa không được theo dõi một cách chặt chẽ sẽ dẫn đến tình trạng mất kiểm soát. Với tình trạng như hiện nay, với quy trình hạch toán như vậy, kế toán phải tốn rất nhiều thời gian trong việc kiểm tra tính chính xác, trung thực trong việc ghi chép và tính giá vốn cũng như việc xác định kết quả tiêu thụ. Tài khoản sử dụng Công ty không sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi dường. Với trường hợp hàng mua chưa về nhưng hóa đơn đã về thì kế toán không thực hiện hạch toán mà để sang kì sau khi có đầy đủ chứng từ ké toán mới thực hiện hạch toán thẳng vào tài khoản 156- Hàng hóa. Điều này là không đúng với quy định hiện hành đồng thời không phản ánh chính xác tính hình kinh doanh của doanh nghiệp và giá trị thực tế hàng tồn kho hiện có của ở công ty. Công ty áp dụng cả hai hình thức thanh toán trực tiếp và thanh toán nợ nhưng hiện nay công ty khong sử dụng tài khoản trích lập dự phòng để hạch toán việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy khi có trường hợp không đòi được nợ thì việc phản ánh doanh thu bán hàng của công ty không đảm bảo được tính chính xác và hợp lý. Hiện nay, với sự biến động lớn của thị trường, đặc biệt là hiện tượng lạm phát, tuy nhiên, công ty cũng không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vì thế khi hàng hóa mất giá công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với thị trường bên ngoài đặc biệt là cạnh tranh về giá. Hạch toán mua hàng Công ty luôn hạch toán hàng mua qua kho qua tài khoản 156 trong cả hai trường hợp giao bán thẳng cho khách hàng hoặc thực nhập kho. Việc hạch toán hang mua qua kho luôn làm tăng khối lươngk cong việc của kế toán. Đồng thời qua đó đã không phản ánh được đúng giá trị hàng tồn kho thực tế và không phản ánh kịp thời tốc độ luân chuyển hàng hóa ở công ty cũng như tốc độ kinh doanh từ đó không đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời theo yêu cầu của quản lý. Phương pháp tính giá hàng tồn kho Phương pháp mà công ty sử dụng để tính giá hàng tồn kho là phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Với một số lượng rất lớn về các mặt hàng nội thất với đa dạng những sản phẩm, chủng loại, mẫu mã về nội thất công ty lại tính hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hóa, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Phương pháp này có ưu điểm là tính toán được chính xác lượng hàng nhập, xuất, tồn, san bằng được chi phí khi xảy ra hiện tượng lạm phát, giảm phát hàng hóa. Tuy nhiên, điều này sẽ gây ra không ít khó khăn cho hoạt động tính toán và quản lý hàng tồn kho vì hoạt động nhập, xuất kho xảy ra rất nhiều lần không những trong một tháng, một năm, mà hoạt động nhập, xuất diễn ra liên tục hàng ngày. Phương pháp bình quân trong tính giá hàng tồn kho là phương pháp tạo ra sự bình quân ở giữa hai phương pháp LIFO và FIFO trong việc ảnh hưởng tới bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Phương pháp này không đưa ra một dự kiến về thông tin giá phí hiện hành trên cả báo cáo tài chính và báo cáo kết quả kinh doanh, nó cũng không giúp việc giảm thiểu gánh nặng thuế cũng như không phát sinh những kết quả nặng nề khi có những thay đổi khác nhau. Hạch toán chi phí Trong nhiều trường hợp, chi phí mua hàng kế toán công ty chưa được thực hiện phân bổ cho số hàng xuất bán mà chỉ đến cuối kì mới thực hiện kết chuyển sang giá vốn hàng bán. Do vậy, khi xuất hàng bán trị giá vốn hàng xuất bán mới chỉ bao gồm trị giá mua thực tế của hàng nhập kho chứ chưa bao gồm chi phí thu mua vì vậy chư phản ánh được đầy đủ giá vốn thực tế hàng xuất bán và không đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu và chi phí. Đặc biệt kế toán hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chung cho toàn bộ các mặt hàng của công ty kinh doanh chứ không hạch toán riêng cho từng nhóm hàng hóa vì vậy chưa xác định được kết quả của từng nhóm mặt hàng. Các hình thức số kế toán Công ty đã không mở các sổ nhật kí đặc biệt như sổ nhật kí bán hàng, nhật kí thu tiền, điều này làm cho công ty gặp khó khăn trong việc hạch toán tình hình thanh toán của khách hàng nhất là hình thức bán hàng thu sau. 3.2. Phương hướng hoàn thiện Để phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý, trong những năm gần đây nhà nước ta đã không ngừng thực hiện các biện pháp quan trọng cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán chính vì vậy, mà hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được đổi mới phù hợp và thích ứng với đặc điểm của nền kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Mặc dù vậy, cùng với sự vận động và đổi mới không ngừng của nền kinh tế thị trường đã nảy sinh rất nhiều các nghiệp vụ mới mà bản thân các nhà kinh tế cũng không thể lường trước được trong quá trình xây dựng chế độ kế toán. Nhất là khi, chế độ kế toán được áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể với những đặc thù riêng mà chỉ bản thân nó có thì chế độ kế toán hiện hành còn nảy sinh nhiều vấn đề đòi hỏi cần phải có sự hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, có được như vậy, từ đó mới phát huy tốt được vai trò và chức năng của mình đối với doanh nghiệp. Đặc biệt trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, kế toán tiêu thụ hàng hóa có vị trí vô cùng quan trọng. Để có thể thực hiện tốt các mục tiêu của mình là tối đa hóa giá trị vốn chủ sở hữu thì công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, luôn luôn được cập nhật với thực tế và ngày càng được hoàn thiện. Xuất phát từ lý luận cũng như tình hình thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Đa Lợi, từ những ưu điểm và khuyết điểm phải đề ra được những phương hướng khắc phục những khuyết điểm, nâng cao và hoàn thiện hơn những ưu điểm đã đạt được. Để làm được điều đó, hoàn thiện kế toán bán hàng của Đa Lợi cần phải tuân thủ tốt một số các yêu cầu cơ bản sau. Phù hợp Mỗi một doanh nghiệp thuộc một loại hình cụ thể, mang những đặc điểm hoạt động, hoạt động quản lý, tổ chức kinh tế riêng và có những yêu cầu quả lý riêng nên khi vận dụng chế độ kế toán phải đảm bảo sao cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành đồng thời cũng phải phù hợp với chính bản thân doanh nghiệp. yêu cầu này trong hệ thống kế toán đã trở thành một nguyên tắc, vì vậy kho hoàn thiện công tác kế toán cần phải tôn trọng nguyên tắc này. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa thì yêu cầu này phải thể hiện rõ nét ở sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí Đa lợi là một doanh nghiệp thương mại và sản xuất, nhưng hoạt động thương mại là chủ yếu, đặc biệt là mặt hàng mà Đa Lợi cung cấp lại là mặt hàng lại là các sản phẩm nội thất cho nên việc hạch toán của doanh nghiệp đặt ra một yêu cầu sao cho thật phù hợp. Chính xác và kịp thời Công tác kế toán có nhiệm vụ cơ bản là cung cấp thông tin kinh tế cho các nhà lãnh đạo để từ đó có thể ra các quyết định cho sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy thông tin cung cấp đòi hỏi phải có một độ chính xác cao, có tính cập nhật, nhanh chóng, kịp thời để từng bước nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, hiệu quả của công tác quản lý. Nhất là trong điều kiện hiện nay khi nền kinh tế với sự bùng nổ thông tin và sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, đặc biệt Đa Lợi với hơn 240 mặt hàng với đầy đủ kiểu dáng, mẫu mã, kích thước phong phú thì yêu cầu này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thống nhất Yêu cầu này đạt ra nhằm đảm bảo sự tập trung, thống nhất trong quản lý từ lãnh đạo công ty tới các phòng ban, đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính do nhà nước ban hành và phù hợp với bản thân doanh nghiệp. Tiết kiệm và hiệu quả Tối đa hóa giá trị vốn chủ sở hữu là mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp. Mỗi nhà kinh doanh khi bỏ vốn ra đều mong muốn sẽ thu được hiệu quả cao nhất bằng việc sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm nhất. Hoạt động kinh doanh nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất và chi phí thấp nhất và việc thực hện nghiệp vụ bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng một mặt giúp giảm nhẹ công việc của kế toán song yêu cầu đặt ra là vẫn đảm bảo tính khoa học, chính xác, kịp thời, nhưng đồng thời nâng cao vai trò của công tác kế toán trong việc quản lý sử dụng tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp. 3.3. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng 3.3.1- Về công tác quản lý bán hàng Bộ máy kế toán vì được tổ chức theo mô hình trực tuyến, tập trung nên có sự quản lí và trao đổi trực tiếp giữa Kế toán trưởng và các kế toán phần hành, thông tin được cung cấp và tổng hợp một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời, đầy đủ, chính xác. Với một công ty vừa và nhỏ như Đa Lợi, tổ chức được một bộ máy kế toán như vậy đã là một cố gắng lớn, đáng được khuyến khích. Tuy nhiên, vì Đa Lợi là một công ty sản xuất và thương mại, mà mặt hàng chủ yếu là đồ nội thất nên hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu rất nhiều, đặc biệt là hàng hóa. Vì vậy, công ty nên có một kế toán hàng tồn kho riêng, để tiết kiệm chi phí, có thể kế toán hàng tồn kho kiêm luôn cả kế toán tài sản cố định và kế toán lương để giảm bớt gánh nặng cho kế toán tổng hợp và kế toán thanh toán. Điều đó sẽ giúp cho hoạt động của bộ máy kế toán hoạt động được trôi trảy và tốt hơn, tránh hiện tượng chồng chéo cũng như quá tải Bên cạnh đó bộ phận kế toán cũng cần kết hợp chặt chẽ hơn với bộ phận kinh doanh của công ty nhằm đảm bảo cho hoạt động bán hàng và công việc hạch toán phần hành bán hàng được tốt hơn 3.3.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán Tài khoản sử dụng Công ty nên sử dụng thêm tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường để phản ánh trị giá các loại hàng hóa mua ngoài thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa còn đang trên đường vận chuyển hoặc đang chờ kiểm nghiệm nhập kho. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi được chi tiết hàng đã về nhập kho và hàng chưa về nhập kho. Trình tự hạch toán hàng mua đang đi đường sẽ được thực hiện như sau: Cuối kì kế toán, hàng mua chưa về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn nhận được, kế toán ghi Nợ TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: tổng giá thanh toán cho người bán Sang kì sau khi hàng vào nhập kho, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng hạch toán như sau: Nợ TK 156: nếu hàng nhập kho Có TK 151: giá trị hàng mua đang đi đường Khi hàng mua không qua kho, công ty giao bán thẳng cho để đi các công trình kế toán nên thực hiện hạch toán ngay vào TK 632- giá vốn hàng bán nếu được chấp nhận thanh toán hoặc TK 157- Hàng gửi bán nếu chưa được chấp nhận thanh toán. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán ngay, Kế toán hạch toán như sau Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Nợ TK 1331 Có TK 331: tổng giá thanh toán cho người bán Hiện nay công ty vẫn chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Do chính sách bán hàng của công ty, cho khách hàng chấp nhận trả chậm, vì thế hiện nay, còn có khách hàng của công ty trả chậm khá nhiều. Mặc dù công ty đã có những chính sách rất tốt để quản lý tình hình thanh toán của khách hàng trả chậm. Tuy nhiên có khách hàng mua hàng đã lâu, quá hợp đồng thanh toán nhưng vì nhiều lý do chủ quan cũng như khách quan chưa thanh toán cho công ty. Do đó, để hạch toán kết quả kinh doanh được chính xác, kế toán nên mở thêm TK 1592- dự phòng phải thu khó đòi Phương pháp hạch toán cụ thể như sau Vào cuối niên độ kế toán sau khi xác định được các khoản phải thu khó đòi hoặc khả năng không đòi được, kế toán tính, xác định dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập, cụ thể kế toán hạch toán như sau Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kì kế toán này lớn hơn đã trích lập ở kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí Nợ TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK1592- dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích ở kì kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí Nợ TK 1592- dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thông qua TK1593- dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này có kết cấu như sau Tài khoản 1593 nên được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho, từng chủng loại mặt hàng nội thất Cuối niên độ kế toán, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 1593- dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kì kế toán năm tiếp theo: Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi: Nợ TK 632- giá vốn hàng bán Có TK 1593- dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi: Nợ TK 1593- dự phòng giảm giá hàng tồn ko Có TK 632- giá vốn hàng bán Phương pháp tính giá Phương pháp tính hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Điều này là rất đúng và phù hợp hoạt động của công ty, tuy bao gồm cả hoạt động sản xuất và thương mại, nhưng hoạt động thương mại lại là chủ yếu. Hàng tồn kho của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty. Nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kì sẽ không hạch toán được chính xác, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu của quản lý về hàng tồn kho. Với một số lượng rất lớn về các mặt hàng nội thất với đa dạng những sản phẩm, chủng loại, mẫu mã về nội thất công ty lại tính hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hóa, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Như đã nói ở trên, phương pháp này có nhiều ưu điểm, tuy nhiên sẽ rất khó khăn bởi hoạt động nhập- xuất- tồn hàng hóa, thành phẩm của công ty rất nhiều. Bên cạnh đó lại có rất nhiều các mặt hàng với các chủng loại, kích thước, mẫu mã phong phú. Mặc dù, công ty đã sử dụng phần mềm để hạch toán, tuy nhiên, sẽ là rất khó kiểm tra. Vì vậy, công ty cần đưa ra một phương pháp tính giá đơn giản hơn để từ đó có thể kiểm tra, đối chứng một cách chính xác hơn. Hạch toán chi phí Một nhược điểm trong hạch toán chi phí của công ty là chưa phân bổ chi phí mua hàng một cách hợp lý. Cần phải tính giá vốn hàng bán bao gồm cả giá trị mua hàng thực tế của hàng nhập kho và chi phí thu mua đã phân bổ. như vậy sẽ phản ánh được đầy đủ giá vốn thực té xuát bán, đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu và chi phí. 3.3.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Bộ chứng từ mà Đa Lợi sử dụng khá đầy đủ và phù hợp, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, trong quá trình luân chuyển chứng từ, quá trình bán hàng qua kho, đặc biệt là theo phương thức bán lẻ thanh toán ngay. Để giảm bớt các khâu trong nghiệp vụ bán hàng. Thủ kho vừa là người xuất hàng, vừa là người thu tiền của khách hàng, cuối cùng thủ kho lập bảng kê số hàng đã bán, kế toán căn cứ vào bảng kê nộp cho thủ quỹ. Việc bán hàng này thuận tiện cho khách mua hàng nhưng chưa đúng với trình tự luân chuyển bán hàng qua kho như theo chế độ hiện hành đã quy định, điều đó dẫn đến việc kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng, tính giá vốn hàng bán có chính xác hay không lại phụ thuộc vào độ trung thực của thủ kho. Điều đó sẽ tiềm ẩn nguy cơ dẫn đến sự sai sót và gian lận. Như vậy sẽ có sự sơ hở trong việc quản lý, giám sát tiền mua hàng. Chính vì vậy, cần phải tách rời nghiệp vụ giao hàng và nghiệp vụ tu tiền của khách hàng ở thủ kho, tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm, thực hiện thống nhất việc bán hàng qua khó theo trình tự chế độ quy định. Người mua đề nghị mua hàng, kế toán trưởng lập hóa đơn GTGT, lập phiếu thu,sau đó có sự kiểm duyệt của kế toán trưởng và ban giám đốc công ty, thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, thu tiền nhập quỹ, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, giao hàng cho khách. Điều đó nhằm tăng cường công tác đối chiếu nội bộ, giảm bớt sự nhầm lẫn, sai sót và những điều không mong muốn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tiền hàng một cách chặt chẽ đúng theo chế độ đã quy định. 3.3.4- Về sổ kế toán Như đã nói ở trên, công ty đã không mở các sổ nhật kí đặc biệt như sổ nhật kì bán hàng, nhật kí thu tiền, điều này làm cho công ty khó khăn trong việc hạch toán tình hình thanh toán của khách hàng nhất là hình thức bán hàng thu tiền sau. Bởi phần hành kế toán bán hàng, các nghiệp vụ phát sinh cũng khá lớn, thường xuyên, một số nghiệp vụ lại mang tính chất nhỏ lẻ nên việc mở thêm các sổ nhật kí đặc biệt là cần thiết Sổ nhật kí bán hàng :Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp: bán hàng hóa, thành phẩm nội thất, dịch vụ tư vấn về nội thất. Sổ nhật kí bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau. Trường hợp người mua trả tiền trước khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng được ghi vào sổ này. Kết cấu và phương pháp ghi sổ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ Cột B, C: ghi số hiệu ngàytháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán Cột 1: Ghi số tiền phải thu từ khách hàng của công ty Cột 2,3, 4: mở theo danh mục của công ty bao gồm hàng hóa, thành phẩm các mặt hàng nội thất và dịch vụ tư vấn về nội thất Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang. SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua ( ghi nợ) Ghi có tài khoản doanh thu Số hiệu Ngày tháng Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ A B C D 1 2 3 4 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển trang sau Bảng 28: Sổ nhật ký bán hàng Tương tự với sổ nhật kí thu tiền Sổ nhật kí thu tiền là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp. mẫu sổ này đươc mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền( đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền ( ngân hàng MB, DongA bank) Khi sử dụng sổ nhật kí đặc biệt, quy trình luân chuyển chứng từ sẽ là kế toán sẽ từ chứng từ, vào sổ nhật kí đặc biệt rồi tổng hợp vào sổ cái chứ không qua sổ nhật kí chung rồi mới và sổ cái. KẾT LUẬN Xu thế hội nhập hiện nay đã mở ra một thị trường rộng lớn cùng với nhiều cơ hội mà các doanh nghiệp có thể nắm bắt để thành công đồng thời cũng mở ra cho các doanh nghiệp môi trường cạnh tranh rộng rãi hơn và gay gắt hơn…Chuyển đổi sang kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới các doanh nghiệp không tránh khỏi những bỡ ngỡ đôi khi còn không thích ứng kịp. Trong điều kiện đó, kế toán được các doanh nghiệp sử dụng như một công cụ khoa học để tiếp cận một cách khách quan, thông hiểu tường tận các dữ liệu tài chính từ đó ghi nhận, phân tích và trình bày một cách thích hợp. Kế toán bán hàng là một nhân tố đóng một vai trò quan trọng, và không thể thiếu đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp thiên về lĩnh vực thương mại. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ góp phần thúc đẩy việc hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp đảm bảo kết toán là công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Đa Lợi, em đã chọn đề tài “hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Đa Lợi” để viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình. Qua quá trình tìm hiểu về công tác bán hàng cho thấy Đa Lợi đã phát huy nhiều mặt mạnh, bên cạnh đó cũng không tránh khỏi những mặt còn hạn chế. Để khắc phục phần nào những điểm chưa hoàn thiện, em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp để hoàn thiện thêm công tác kế toán bán hàng. Ý kiến trên đây dựa trên cơ sở kinh tế của công ty và sự vận dụng đổi mới của chế độ kế toán, hy vọng rằng những ý kiến đó sẽ có tác dụng tốt đối với công tác kế toán bán hàng của công ty. Em xin chân thành cảm ơn TS. Phạm Thị Thủy đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp. Trong thời gian thực tập, em xin cảm ơn sự giúp đỡ tận tâm, nhiệt tình của anh Trần Tử Bình- Giám đốc- Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chị Ngô Thị Luyến – Trưởng phòng kế toán, chị Nguyễn Hồng Nhung – phó phòng kế toán cùng tập thể cán bộ nhân viên phòng kế toán cũng như nhân viên toàn Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đa Lợi đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin về công ty và những nghiệp vụ kế toán áp dụng. Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng trong quá trình tìm hiểu, song, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với môi trường thực tế nên còn có rất nhiều bỡ ngỡ, bên cạnh đó do có nhiều hạn chế về thời gian, tài liệu, cũng như những hiểu biết, chắc chắn rằng, chuyên đề thực tập tốt nghiệp không nêu được triệt để được tất cả các vấn đề có liên quan và có những thiếu sót nhất định. Vì vậy, kính mong nhận được sự tham gia góp ý của thầy cô và những người quan tâm để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!