Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và tiêu thụ hàng hóa tại chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO

hất với Tổng Công ty là nhập khẩu trực tiếp ngoài Nghị định thư theo Hợp đồng thương mại kí kết giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp nước ngoài; mà không có hình thức nhập khẩu ủy thác. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu thì các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ là thường xuyên xảy ra do đó vấn đề về tỉ giá hối đoái, chênh lệch tỉ giá hối đoái là rất quan trọng. Doanh nghiệp sử dụng tỉ giá hối đoái thực tế liên ngân hàng được công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi sổ và xử lí chênh lệch tỉ giá hối đoái. Khoản chênh lệch về tỉ giá được kế toán hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi) hoặc chi phí hoạt động tài chính (nếu lỗ). Tỉ giá xuất ngoại tệ được thực hiện theo phương pháp nhập trước xuất trước. Đến cuối năm tài chính kế toán tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ trên các tài khoản vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu phải trả theo tỉ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng và hạch toán chênh lệch vào tài khoản 4131. Các tài khoản chính sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bao gồm: - Tài khoản về vốn bằng tiền: TK 1111,1112,1121,1122, Tk ngoại bảng 007. - Tài khoản về công nợ: TK 3311,311,3331,3333. - Tài khoản hàng hóa: TK 1561,151 Quá trình hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa được tiến hành như sau: Trong tháng 3/2009 doanh nghiệp kí hợp đồng ngoại thương để nhập khẩu một Thiết bị thử độ rung vật liệu _ Model CV-1000/SA 1M từ nhà cung cấp Hitech Instrument. Doanh nghiệp lựa chọn phương thức nhập khẩu theo giá CIF và thanh toán theo thể thức thư tín dụng. Tùy theo hình thức thanh toán được thõa thuận giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp mà kế toán căn cứ vào đó để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có ba hình thức thanh toán là trả trước theo L/C, trả ngay bằng L/C và trả chậm. Nhưng doanh nghiệp thường thanh toán theo hai thể thức là trả trước và trả ngay bằng L/C. Theo hợp đồng ngoại thương số 03/09 HI INSTRU/UK đã kí kết giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp thì hình thức thanh toán là trả trước bằng L/C, giá mua thiết bị thử độ rung vật liệu theo giá CIF là 7000 EUR. Nghiệp vụ 1: Mở thư tín dụng L/C Trước hết doanh nghiệp tiến hành mở thư tín dụng L/C theo Hợp đồng ngoại thương đã kí kết. Do số ngoại tệ gửi ở Ngân hàng không lớn nên doanh nghiệp phải vay thêm để mở L/C và kí quỹ một tỉ lệ nhất định theo giá trị tiền mở L/C. Với số ngoại tệ có ở Ngân hàng, doanh nghiệp mở L/C thì chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng mở L/C _ Tk 1122: chi tiết mở thư tín dụng. Khi vay ngoại tệ để mở L/C doanh nghiệp tiến hành kí quỹ 10% theo giá trị tiền mở L/C là 10% x 7000 = 700 EUR. Kế toán căn cứ vào tỉ giá thực tế tại thời điểm kí quỹ là 24212 đ/EUR và tỉ giá xuất ngoại tệ là 23765đ/EUR (Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước) để ghi sổ kế toán. Phần chênh lệch tỉ giá sẽ được cho vào doanh thu tài chính nễu lãi, và chi phí tài chính nếu lỗ. Khi kí quỹ, kế toán ghi: a.Có TK 007: 700 EUR b. Nợ TK 144: 700 x 24212 = 16948400 Có TK 1122: 700 x 23765 =16635500 Có TK 515: 312900 Khi Ngân hàng báo Có số tiền vay mở L/C: Tỉ giá thực tế trong ngày là 24102,25 a. Nợ TK 007: 7000 x 90% = 6300 EUR b. Nợ TK 1122: 6300 x 24102,25 = 151844175 Có TK 311: 151844175 Nợ TK 3311: 16948400 Có TK 144: 16948400 Nghiệp vụ 2: Kế toán các nghiệp vụ nhập khẩu và thanh toán nhà cung cấp. Trong trường hợp này doanh nghiệp thanh toán là trả trước theo L/C. Công ty tuân theo thể thức thanh toán trả trước mà đã được Công ty kí kết thõa thuận với nhà cung cấp trong Hợp đồng kinh tế là trả trước một phần tiền hàng, thông thường việc trả trước tiền hàng là một điều khoản ràng buộc trách nhiệm Hợp đồng nhập khẩu của Công ty với nhà cung cấp, do nhà cung cấp yêu cầu có trong Hợp đồng và thời gian trả trước thường ngắn. + Thời điểm Công ty trả trước tiền hàng nhập khẩu cùng ngày khi doanh nghiệp kí quỹ tại Ngân hàng, nên tỉ giá thực tế tại thời điểm đó là 24212 đ/EUR, kế toán ghi sổ như sau: a. Nợ TK 3311: 6300 x 24212 = 152535600 Có TK 1122: 6300 x 23765 = 149719500 Có TK 515: 2816100 b. Có TK 007: 6300 EUR + Đến tháng 4/2009 hàng nhập khẩu về biên giới Công ty tiếp nhận hàng, kế toán căn cứ tỉ giá thực tế liên ngân hàng tại thời điểm đó là 24211,65 đ/EUR, tỉ giá hải quan là 24112 đ/EUR để xác định thuế nhập khẩu phải nộp và trị giá thực tế hàng nhập. Thuế nhập khẩu 20%, thuế GTGT hàng nhập khẩu là 10%. Thiết bị này không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Thuế nhập khẩu = 7000 x 24112 x 20% = 33756800 đ Giá trị hàng nhập = 7000 x 24211,65 + 33756800 = 203238350 đ Thuế GTGT hàng nhập = 203238350 x 10% = 20323835 đ Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, Hóa đơn mua hàng, biên bản kê khai thuế Hải quan. Kế toán ghi: Nợ TK 151: 203238350 Nợ TK 635: 2450 Có TK 3311: 7000 x 24212 = 169484000 Có TK 3333: 33756800 + Khi nhân viên Công ty vận chuyển hàng về nhập kho, sau khi kiểm định lại chất lượng sản phẩm, thủ kho tiến hành nhập kho. Sau đó trình phiếu nhập lên phòng kế toán. Kế toán vật tư ghi sổ như sau: Nợ TK 1561: 203238350 Có TK 151: 203238350 + Nếu Thiết bị được chuyển giao thẳng cho khách hàng mà không qua kho Công ty, kế toán căn cứ chứng từ bán hàng ghi: Nợ TK 632: 203238350 Có TK 151: 203238350 + Phản ánh số thuế nhập khẩu công ty đã nộp tại cửa khẩu: Nợ TK 3333 : 33756800 Có TK 1111: 33756800 + Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ của Thiết bị thử độ rung vật liệu mà Công ty nhập khẩu: Nợ TK 133 : 20323835 Có TK 33312: 20323835 2.2.4. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Doanh nghiệp có hai hình thức tiêu thụ chính là bán thẳng hàng hóa không qua kho và bán hàng có qua kho. Do doanh nghiệp thu mua cả hàng hóa trong nước và nhập khẩu nhưng chỉ tiêu thụ ở thị trường trong nước nên kế toán tiêu thụ cả hàng mua trong nước và nhập khẩu đều tương tự nhau. Việc hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO sẽ được trình bày rõ hơn qua ví dụ minh họa chi tiết một số nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh trong tháng 3/2009 như sau: Ngày 10 Công ty thu mua một lô hàng bao gồm các dụng cụ y tế của Cty TNHH trang thiết bị Ytế Ánh Ngọc, giá mua đã có thuế GTGT 10% là 3.300.000 đ. Công ty chưa thanh toán cho người bán. Lô hàng này được giao bán thẳng cho Bệnh viện Việt Đức với giá là 4.500.000 đ chưa có thuế GTGT. Khách hàng thanh toán ngay cho Công ty bằng tiền mặt. Ngày 18 Công ty xuất kho một Thiết bị phân tích độ ẩm bán cho Viện kỹ thuật nhiệt đới (VK) với tổng giá thanh toán là 13.200.000 đ, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán trước 70% tiền hàng bằng chuyển khoản, số còn lại đã chấp nhận thanh toán và nhận nợ. Kế toán căn cứ vào hóa đơn mua, bán hàng và phiếu xuất kho để định khoản và ghi sổ các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh. Các nghiệp vụ trên được kế toán định khoản theo sơ đồ sau: 3312-AN 632 5111 111 133 1561 3331 1 1 2 2 2 3 112,3312-VK 4 4 4 Ghi chú: 1. Công ty mua lô hàng dụng cụ y tế từ nhà cung cấp và giao bán thẳng cho khách hàng nên giá trị hàng hóa mua được kế toán hạch toán ngay vào tài khoản giá vốn 632. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ tiêu thụ trực tiếp không qua kho hàng hóa như sau. Nợ TK 632: 3000000 Nợ TK 133: 300000 Có TK 3312-AN: 3300000 2. Phản ánh doanh thu tiêu thụ sau khi được khách hàng là Bệnh viện Việt Đức chấp nhận thanh toán: Nợ TK 111: 4950000 Có TK 511: 4500000 Có TK 33311: 450000 3. Ngày 18 Công ty xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng, kế toán phản ánh giá vốn: Theo giá thực tế đích danh lúc nhập là 10.500.000 đ Nợ TK 632: 10500000 Có TK 1561: 10500000 4. Phản ánh doanh thu bán thiết bị phân tích độ ẩm cho Viện kỹ thuật nhiệt đới: Nợ TK 112: 70% x 13200000 = 9240000 Nợ TK 3312-VK: 3960000 Có TK 511 : 12000000 Có TK 33311: 1200000 2.2.5. Kế toán các nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật ở thời điểm cuối kì. Vào thời điểm cuối kì kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả tiêu thụ, kết quả kinh doanh được hạch toán qua tài khoản 911. +Kết chuyển giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lí doanh nghiệp: Nợ TK 911: Xác định kết quả tiêu thụ Có TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 6421,6422: Chi phí bán hàng và quản lí + Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 5111: Có TK 5211,5212,5213: +Kết chuyển doanh thu tiêu thụ: Nợ TK 5111: Có TK 911. +Kết chuyển lãi, lỗ: a, nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 b, nếu lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 Để làm rõ quá trình tổ chức hạch toán từ khâu lập chứng từ, định khoản các nghiệp vụ và vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp đến khâu lập báo cáo kế toán tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO em xin đưa ra một số nghiệp vụ cụ thể phát sinh tại Công ty trong tháng 3 năm 2009 như sau: 1. Ngày 15 thu mua của Công ty Ánh Ngọc một thiết bị Y tế là máy điện tim đồ về nhập kho với tổng giá thanh toán trên hóa đơn GTGT số 0168 là 77000000 đ; Thuế GTGT 10% là 7000000 đ, chưa trả tiền người bán. 2. Ngày 18 Công ty xuất kho một Thiết bị phân tích độ ẩm bán cho Viện kỹ thuật nhiệt đới (VK) với tổng giá thanh toán là 13.200.000 đ, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán trước 70% tiền hàng bằng chuyển khoản, số còn lại đã chấp nhận thanh toán và nhận nợ 3. Ngày 20 nhập khẩu một Cân phân tích vi lượng từ nhà cung cấp Ansac Technology theo Hợp đồng kinh tế số 03.09, giá trị lô hàng theo giá CIF là 11000 USD. Thuế suất thuế nhập khẩu là 20%, thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. Công ty thanh toán ngay bằng L/C, TG xuất ngoại tệ là 17724 đ/USD. TGTT trong ngày là 17780 đ/USD, tỉ giá tính thuế hải quan là 17690 đ/USD. Công ty đã nộp thuế bằng chuyển khoản VND. Hàng mua sau khi được kiểm định chất lượng đã được chuyển về nhập kho công ty. 4. Ngày 20/3/2009 Công ty thu mua 4 chai hóa chất tinh khiết dùng trong PTN của nhà cung cấp Trung tâm tư vấn và kĩ thuật môi trường, đơn giá ghi trên hóa đơn GTGT chưa có thuế 10% là 750.000 đ/chai. Chi phí thu mua là 45.000 đ đã chi bằng tiền mặt, Công ty đã thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản. 5. Ngày 22 Công ty bán cho Bệnh viện Việt Đức 2 máy điện tim đồ, tổng giá thanh toán trên mỗi HĐGTGT số 252 và số 253 là 88000000 đ. Thuế GTGT 10%. Người mua thanh toán bằng tiền gửi. 6. Ngày 28 Công ty thanh toán tiền hàng cho Công ty Ánh Ngọc bằng chuyển khoản. (chi phí bán hàng và chi phí quản lí phát sinh trong tháng là 5000000 đ và 4000000 đ). Từ các chứng từ gốc: HĐGTGT, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập xuất kho, giấy báo Nợ, kế toán tiến hành định khoản và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghiệp vụ 1: Nợ TK 1561: 70000000 Nợ TK 1331: 7000000 Có TK 3312: 77000000 Nghiệp vụ 2: a. Nợ TK 632: 10500000 Có TK 1561: 10500000 b. Nợ TK 112: 70% x 13200000 = 9240000 Nợ TK 3312-VK: 3960000 Có TK 511 : 12000000 Có TK 33311: 1200000 Nghiệp vụ 3: Thuế nhập khẩu phải nộp = 11000 x 17690 x 20% = 38918000. Giá thực tế = 11000 x 17780 + 38918000 = 234498000. Thuế GTGT hàng nhập khẩu = 234498000 x 10% = 23449800 Nợ TK 151: 234498000 Có TK 3311: 195580000 Có TK 3333: 38918000 b. Nợ TK 3333: 38918000 Có TK 1121: 38918000 c. Nợ TK 3311: 195580000 Có TK 1122: 11000 x 17724 = 194964000 Có TK 515: 616000 d. Nợ TK 1561: 234498000 Có TK 151: 234498000 e. Có TK 007: 11000 USD f. Nợ TK 1331: 23449800 Có TK 33312: 23449800 Nghiệp vụ 4: Giá trị của 4 chai hóa chất tinh khiết = 4 x 750000 + 45000 = 3045000 Nợ TK 1561: 3045000 Nợ TK 133 : 300000 Có TK 1121: 3300000 Có TK 111: 45000 Nghiệp vụ 5: a. Nợ TK 1121: 176000000 Có TK 5111: 160000000 Có TK 33311: 16000000 b. Nợ TK 632: 140000000 Có TK 1561: 140000000 Nghiệp vụ 6: Nợ TK 3312-AN: 77000000 Có TK 1121: 77000000. Sau đây em xin trình bày quy trình tổ chức kế toán với các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong tháng 3 năm 2009 tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật. Hình thức sổ mà doanh nghiệp lựa chọn là chứng từ ghi sổ, kế toán xuất phát từ các chứng từ gốc, tiến hành định khoản các nghiệp vụ và lên chứng từ ghi sổ, sau đó lập bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ rồi từ các chứng từ ghi sổ lên sổ cái các tài khoản. Việc lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái được kế toán ghi hàng ngày theo trình tự nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cuối kì kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ, bảng cân đối số phát sinh và đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chứng từ với bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ bản kiểm nhận chất lượng hàng hóa, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho và nhập kho hàng hóa. Dưới đây là phiếu nhập kho máy điện tim đồ vào ngày 15/3. Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/3/2009 Nợ: 1561 Số : PN 03.15 Có: 3312 Họ,tên người giao hàng: Cty TNHH Trang thiết bị Y tế Ánh Ngọc Địa chỉ: Diễn giải: Nhập hàng theo hóa đơn 0168 (15/3/09) _ Ánh Ngọc Nhập tại kho: 156 STT Mã hàng Tên hàng hóa Đơn vị Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 MĐT 03 Máy điện tim Chiếc 156 1 70.000.000 70.000.000 Cộng 1 70.000.000 Số tiền bằng chữ: Bảy mươi triệu đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT 4168 Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho cân phân tích vi lượng được lập tuơng tự. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại kho, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 thủ kho dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Ngày 22 Công ty xuất bán máy điện tim, thủ kho lập phiếu xuất kho làm 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 thủ kho ghi thẻ kho (chỉ ghi biến động về số lượng) và chuyển lên phòng kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa. Cuối tháng kế toán vật tư đối chiếu giữa sổ chi tiết hàng hóa với thẻ kho về mặt số lượng (doanh nghiệp sử dụng phương pháp thẻ song song) nếu có chênh lệch phải xử lí ngay. Tại phòng kế toán căn cứ vào phiếu NK ngày 15, phiếu XK ngày 22 kế toán vật tư ghi sổ chi tiết hàng hóa – máy điện tim tháng 3/2009. Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. Sổ Chi Tiết Vật Liệu, Dụng Cụ,Sản Phẩm, Hàng Hóa Tháng 3/2009 Mã kho: 156 Tên kho: Kho hàng hóa Ngày Số Loại Diễn giải Nhập kho Xuất kho Tồn kho SL GT SL GT SL GT Mã hàng MĐT 03 Tên hàng: Máy điện tim đồ Đơn vị: Chiếc 28/2/09 Số tồn đầu kì 2 140000000 15/3/09 PN 0215 HĐGTGT CT TNHH Ánh Ngọc 1 70000000 22/3/09 PX 0217 HĐ BH Bệnh viện Việt Đức 2 140000000 Cộng 1 70000000 2 140000000 1 70000000 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Sổ chi tiết hàng hóa Cân phân tích vi lượng, Thiết bị phân tích độ ẩm và hóa chất tinh khiết dùng trong PTN được lập tương tự. Sổ chi tiết hàng hóa do phòng kế toán lập ghi biến động cả về số lượng và giá trị, cuối tháng đối chiếu với thẻ kho. Đến ngày 28/3 Công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Công ty TNHH Ánh Ngọc bằng tiền gửi Ngân hàng, kế toán thanh toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng, giấy báo Nợ của Ngân hàng ngày 20 và ngày 28 để vào sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp. Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp được kế toán công ty lập ra nhằm mục đích theo dõi tình hình thanh toán công nợ phải thu và phải trả của Công ty với nhà cung cấp và khách hàng. Với mỗi nhà cung cấp hay mỗi khách hàng kế toán Công ty đều lập một Sổ chi tiết thanh toán riêng, điều này thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu và theo dõi số dư cuối kì trên tài khoản công nợ đến từng đối tượng nhà cung cấp hay khách hàng. Sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp Ánh Ngọc: Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI TRẢ Tháng 3/ 2009 Tài Khoản: 3312 Mã nhà cung cấp: ANHNGOC Tên nhà cung cấp: Cty TNHH Thiết bị Y tế Ngày Số Loại Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư 28/2/09 Số dư đầu kì 0 15/3/09 HĐ 0168 HĐ GTGT Mua hàng hóa nhập kho 1561,1331 77000000 28/3/09 NN06/7 séc Thanh toán tiền mua hàng 1121 77000000 Cộng 77000000 77000000 0 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Từ các chứng từ gốc là hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo nợ kế toán lập các chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán phân loại chứng từ để lập các chứng từ ghi sổ sao cho phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, trong tháng 2 với các nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán lập các chứng từ ghi sổ sau: chứng từ ghi sổ mua hàng hóa số 02, bán hàng hóa số 03, chi tiền gửi VND số 04, thu tiền gửi VND số 05, chi tiền gửi ngoại tệ số 06, chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng số 07, thuế GTGT được khấu trừ số 08, thanh toán NCC nước ngoài số 09, thanh toán với nhà nước số 10… Sau đây em đưa ra một số chứng từ ghi sổ được lập trong tháng 3 tại Công ty. Dưới đây là chứng từ ghi sổ mua hàng hóa. Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 3/2009 Số 02 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có HĐ0168 15/3/09 Mua máy điện tim đồ 1561 3312 70000000 NK0326 20/3/09 Mua cân vi lượng 1561 151 234498000 NK0327 20/3/09 Mua hóa chất tinh khiết 1561 112,111 3045000 Cộng 307543000 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Chứng từ ghi sổ bán hàng hóa: Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 3/2009 Số 03 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có PX0316 18/3/09 Xuất kho TB bán cho KH 632 1561 10500000 PX0317 22/3/09 Xuất kho hàng bán cho KH 632 1561 140000000 Cộng 150500000 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Chứng từ ghi sổ chi tiền gửi VND: Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 3/2009 Số 04 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có NN03/06 20/3/09 Thanh toán thuế cho NS 3333 1121 38918000 NN03/07 20/3/09 Mua hàng thanh toán bằng CK 1561,133 1121 3300000 NN03/09 28/2/09 Thanh toán tiền mua hàng 3312 1121 77000000 Cộng 119218000 Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp các chứng từ ghi sổ như sau: Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 3/ 2009 Số tt Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số Ngày/tháng 1 02 31/3/09 Chứng từ ghi sổ mua hàng 307543000 2 03 31/3/09 Chứng từ ghi sổ bán hàng 150500000 3 04 31/3/09 Chứng từ ghi sổ chi tiền gửi 119218000 … … 31/3/09 … … Tổng … Ngày 31 tháng 3 năm 2009. Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Từ số liệu các chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái các tài khoản. Sau đây là sổ cái hai tài khoản 1561 và Tk 1121. Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. SỔ CÁI Tháng 3/2009 Tài khoản: 1561 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Số hiệu ngày Nợ Có Số dư đầu tháng x … 02 31/3/09 Mua máy điện tim NKho 3312 70000000 02 31/3/09 Mua Cân vi luợng Nkhẩu 151 234498000 02 31/3/09 Mua hóa chất tinh khiết 1121,111 3045000 03 31/3/09 XKho TB Phân tích độ ẩm 632 10500000 03 31/3/09 XKho máy điện tim cho KH 632 140000000 Cộng số phát sinh tháng x 307543000 150500000 Số dư cuối tháng 7 x … Ngày 31 tháng 3 năm 2009. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. SỔ CÁI Tháng 3/2009 Tài khoản 1121 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu Tk đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng x … 04 31/3/09 Thanh toán tiền cho NSNN 3333 38918000 04 31/3/09 Mua hàng thanh toán CK 1561 3300000 04 31/3/09 Thanh toán tiền cho nhà CC 3312 77000000 05 31/3/09 Thu tiền bán hàng hóa 5111,33311 9240000 05 31/3/09 Thu tiền bán hàng hóa 5111,33311 176000000 Cộng số phát sinh tháng 3 x 185240000 119218000 Số dư cuối tháng 3 x … Ngày 31 tháng 3 năm 2009. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Vào cuối kì kế toán (kì kế toán theo tháng) kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển doanh thu, chi phí phát sinh trong tháng vào tài khoản 911 như sau: a. Nợ TK 5111: 172000000 Nợ TK 515 : 616000 Có TK 911: 172616000 b. Nợ TK 911: 150500000 Có TK 632: 150500000 c. Nợ TK 911: 9000000 Có TK 6421: 5000000 Có TK 6422: 4000000 Từ nghiệp vụ kết chuyển lập chứng từ ghi sổ số 14_ chứng từ ghi sổ kết chuyển doanh thu, chứng từ ghi sổ số 15 _ kết chuyển chi phí, chứng từ ghi sổ số 16_kết chuyển giá vốn và ghi vào sổ cái các tài khoản, em xin nêu ra hai sổ cái tiêu biểu cho phần hành tiêu thụ hàng hóa là sổ cái tk 511 và sổ cái tk 911: Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. SỔ CÁI Tháng 3/2009 Tài khoản 5111 Chứng từ ghi sổ Diễn giải SH TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kì x x x 07 31/3/09 Doanh thu bán TB phân tích độ ẩm 1121,3312 12000000 07 31/3/09 Doanh thu bán Máy điện tim 1121 160000000 14 31/3/09 Kết chuyển doanh thu 911 172000000 Cộng số phát sinh tháng x 172000000 172000000 Số dư cuối kì x x x Ngày 31 tháng 3 năm 2009. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) cái tài khoản 5111 và 911 như sau: lập bảng tổng hợp chi tiết, lập bảng cân đối số phát sinh và đối chiếu số l Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Số 157, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. SỔ CÁI Tháng 3/2009 Tài khoản 911 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kì x … 14 31/3/09 Kết chuyển doanh thu thuần 5111 172000000 14 31/3/09 Kết chuyển doanh thu tài chính 515 616000 15 31/3/09 Kết chuyển chi phí 6421,6422 9000000 16 31/3/09 Kết chuyển giá vốn 632 150500000 Cộng số phát sinh tháng x 159500000 172616000 Số dư cuối kì x … Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Như vậy, với hình thức sử dụng chứng từ ghi sổ mà kế toán Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO sử dụng, qua quá trình thực tập tại Công ty trong thời gian qua, em đã tìm hiểu về cách thức tổ chức chứng từ, tổ chức sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết trong việc kế toán các phần hành thực tế tại Công ty, trên đây em đã nêu ra quy trình tổ chức hạch toán của một số nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong tháng 3 năm 2009 để làm rõ hơn quy trình hạch toán chung tại Công ty. Có thể tóm tắt quy trình ghi sổ chung theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty như sau: Sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chứng từ liên quan được chuyển đến phòng kế toán để kế toán tiến hành phân loại chứng từ rồi lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lập chứng từ ghi sổ được thực hiện hàng ngày theo trình tự nghiệp vụ kinh tế phát sinh, rồi từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản. Đồng thời với việc lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ cái là lập các sổ thẻ chi tiết, cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản nếu có chênh lệch, kế toán tìm nguyên nhân và xử lí. Cuối tháng từ các chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ rồi đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Với việc thực hiện quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ như trên, công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật luôn đáp ứng được yêu cầu quản lí của Ban giám đốc Chi nhánh, cung cấp và xử lí thông tin một cách nhanh chóng. Mỗi một kế toán viên xử lí một phần hành, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, cuối kì thì kế toán trưởng tổng hợp và xử lí số liệu cuối cùng để lên báo cáo tài chính. Tất cả các quy trình từ lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, mở sổ thẻ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết đến sổ cái, đến bảng cân đối số phát sinh và cuối cùng là báo cáo kế toán tổng hợp đều được thực hiện trên máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy tính với việc sử dụng phần mềm Fast accounting công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh Công ty được thực hiện rất nhanh và chính xác. Qua quá trình thực tập em nhận thấy công tác hạch toán, quy trình ghi sổ tại công ty có một số điểm khác với những công ty kinh doanh xuất nhập khẩu khác. Ví dụ công ty không tổ chức sổ đăng kí chứng từ ghi sổ mà cuối kì kế toán tổng hợp lên bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ, mẫu thẻ kho được thiết kế giống sổ chi tiết hàng hóa (nhưng chỉ ghi về số lượng), công ty không tổ chức sổ chi tiết bán hàng mà dùng sổ cái tài khoản 511 thay cho sổ chi tiết bán hàng. Chương 3. Hoàn thiện kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO 3.1.1. Những ưu điểm trong công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Chi nhánh tuy mới được thành lập nhưng trong quá trình phát triển cùng với sự phát triển của Tổng Công ty đã góp một phần lớn trong công cuộc hội nhập và tiếp nhận Khoa học kỹ thuật của các nước phát triển thông qua hoạt động nhập khẩu vật tư kỹ thuật, dây chuyền công nghệ tiên tiến… để cung cấp trang thiết bị cho những cơ sở hạ tầng trong nước cũng như phục vụ những công trình dự án và đề tài nghiên cứu tại các viện nghiên cứu, trường Đại học. Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO ngày càng khai thác và sử dụng hữu hiệu các nguồn vốn, đầu tư có chiều sâu, hợp tác và kí kết hợp đồng với nhiều khách hàng trong và ngoài nước để có thể lựa chọn được nhiều nhà cung cấp có chất lượng phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khách hàng, các hoạt động kinh doanh không chỉ giới hạn trong lĩnh vực nhập khẩu từ thị trường thế giới mà còn mở rộng ra thu mua hàng hóa trong nước và kinh doanh, bảo trì thang máy. Trong thời gian vừa qua Chi nhánh đã chứng tỏ là cánh tay đắc lực của Tổng Công ty ở khu vực Miền Bắc với doanh thu thuần hàng năm đạt trên 90 tỉ đồng và một khối lượng khách hàng, dự án lớn. Trong công tác kế toán, doanh nghiệp luôn đi sát với tình hình thực tế, cập nhật những thông tin và thay đổi về chế độ, chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính để có thể vận dụng đúng đắn theo chế độ, chuẩn mực hiện hành. Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng một cách nhất quán và linh hoạt Quyết định số 48/QĐ _ BTC về chế độ kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ vào việc xây dựng hệ thống sổ, hệ thống Báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ sử dụng trong công tác hạch toán kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp là kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu và quy mô hoạt động vừa của Chi nhánh. Đồng thời Doanh nghiệp cũng tuân thủ nghiêm túc những quy định theo Luật kế toán mới và các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. Do vậy trong công tác kế toán có những ưu điểm nổi bật như sau: Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức khá khoa học, hợp lí và phù hợp với điều kiện thực tế hoạt động tại Công ty. Với mô hình vừa phân tán, vừa tập trung như đã nêu cụ thể ở phần 1 là phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của Công ty là Công ty kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này đã tạo điều kiện cho Chi nhánh hạch toán kinh tế độc lập, đồng thời cũng đảm bảo chức năng quản lí thống nhất toàn Công ty. Bộ máy kế toán bao gồm những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, tay nghề nghiệp vụ vững chắc, có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Bên cạnh đó thì Công ty cũng có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho nguồn nhân lực kế toán nói riêng và toàn Công ty nói chung. Về chế độ chứng từ: Sử dụng tất cả những chứng từ hợp lí, hợp lệ và phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lí tại Chi nhánh và trình độ kế toán viên. Chứng từ sử dụng tại Chi nhánh có đầy đủ các yếu tố bắt buộc và bổ sung, tuân theo Mẫu chứng từ của Bộ tài chính quy định. Hệ thống chứng từ được vận dụng linh hoạt đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống chứng từ được kế toán trưởng căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp để có thể lựa chọn tốt nhất danh mục những chứng từ phù hợp phục vụ cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở tốt nhất cho công tác ghi sổ kế toán. Mọi sự biến động về tài sản, nguồn vốn, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách đầy đủ trên hệ thống chứng từ của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lí tại Chi nhánh cũng như Tổng Công ty nắm được sát sao tình hình thực tế và quản lí tốt nhất tài sản, nguồn vốn tại doanh nghiệp, giúp các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ Cơ quan thuế. Các chứng từ sử dụng đều có quy trình luân chuyển chặt chẽ, khoa học, hợp lí, phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh phát huy được chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ, đảm bảo cho kế toán có thể tiến hành việc ghi sổ, mã hóa thông tin, lập báo cáo một cách kịp thời chuẩn xác. Về chế độ tài khoản: Hệ thống tài khoản được xây dựng đầy đủ, hợp lí, chi tiết hóa đến từng đối tượng phục vụ một cách tốt nhất cho công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh công ty. Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào ghi sổ kế toán được thực hiện một cách linh hoạt, gọn nhẹ và phù hợp với quy trình tổ chức kế toán tại Chi nhánh. Kế toán trưởng dựa vào những tài khoản cơ bản được quy định trong Quyết định số 48 để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết đến từng đối tượng bao gồm tài khoản chính, các tiểu khoản và tiết khoản từ tài khoản cấp 1 (như tk 142) đến tài khoản cấp 3(như tk 15611_ hàng hóa mua trong nước). Về hệ thống Báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính có tại doanh nghiệp gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính là phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu kế toán tại Chi nhánh doanh nghiệp góp phần làm cho công việc kế toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn do có thể áp dụng được kế toán máy. Hệ thống báo cáo tài chính được thiết lập tuân theo mẫu chung do Bộ tài chính ban hành, và được cải tiến linh hoạt để phù hợp với quá trình ghi sổ và lên báo cáo tại Công ty, phục vụ tốt nhất yêu cầu quản lí. Về hệ thống sổ kế toán: Kế toán Công ty xây dựng hệ thống chứng từ ghi sổ để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh tại Công ty và việc sử dụng kế toán máy để phục vụ cho công tác ghi chép, hạch toán kế toán là một ưu điểm mà Công ty có được, hơn nữa phần mềm kế toán máy mà Công ty áp dụng được thường xuyên đổi mới, cập nhật do đó tăng tính chính xác và nhanh chóng, giảm bớt khối lượng công tác kế toán nếu áp dụng kế toán thủ công. Các mẫu sổ đều tuân theo mẫu mà Bộ tài chính quy định, ngoài ra trong quá trình sử dụng kế toán công ty có một số cải tiến hợp lí và phục vụ tốt nhất cho công tác ghi sổ. Như vậy có thể thấy công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Chi nhánh là tương đối hoàn chỉnh do kế toán căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, quy mô hoạt động và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp để xây dựng nên hệ thống sổ kế toán, hệ thống chứng từ và hệ thống tài khoản phù hợp sử dụng trong Chi nhánh. 3.1.2. Những tồn tại còn gặp phải trong công tác kế toán và nguyên nhân của nó tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật. Do phương thức kinh doanh chi phối nên trong công tác kế toán của Chi nhánh bên cạnh những mặt tích cực đã nêu ở trên vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Cụ thể như sau: + Doanh nghiệp hạch toán chi phí mua hàng và giá mua hàng hóa của hàng nhập khẩu chưa được tách riêng: Mặc dù công ty có tách riêng hai tiểu khoản giá mua hàng hóa và chi phí mua hàng đối với hàng mua trong nước nhưng với hàng nhập khẩu thì chi phí thu mua (chi phí vận chuyển hàng về kho công ty, chi phí bốc xếp dỡ) đều được cộng chung vào giá thực tế hàng mua. Điều này tuy không làm ảnh hưởng đến việc xác định kết quả tiêu thụ nhưng sẽ không phản ánh đúng giá mua thực tế hàng nhập khẩu. + Trong khâu hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa chuyển thẳng không qua kho có chỗ chưa hợp lí, đó là lúc hàng nhập khẩu về đến cửa khẩu chuyển thẳng đến cho khách hàng hay hàng mua trong nước chuyển ngay cho khách hàng thì kế toán không phản ánh nghiệp vụ này, chỉ đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán mới phản ánh doanh thu, giá vốn hàng tiêu thụ. Điều này là chưa hợp lí vì khi khách hàng chưa chấp nhận thanh toán hay chưa thanh toán tiền hàng thì hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty. + Tuy là Công ty xuất nhập khẩu nhưng hoạt động chủ yếu là nhập khẩu hàng hóa để tiêu thụ thị trường trong nước, thu mua hàng trong nước, không có hình thức kinh doanh nhập khẩu ủy thác và không thực hiện mua hàng hóa để xuất khẩu ra thị trường nước ngoài nên hệ thống tài khoản được xây dựng có một số tài khoản ít được sử dụng thường xuyên như Tk 1562 – phí mua hàng hóa; Tk 144 – cầm cố, kí quỹ, kí cược ngắn hạn; Tk 1388 – phải thu khác; Tk 3388 – phải trả khác ; Tk 141: Tạm ứng;...các tài khoản ngoại bảng như Tk 003: hàng hóa nhận bán hộ, nhận kí gửi, kí cược. Tk 001: tài sản thuê ngoài...Để tiện cho việc hạch toán, doanh nghiệp nên đơn giản hóa hệ thống tài khoản chính, nên đi sâu vào khai thác các tiểu khoản. Ngoài ra, doanh nghiệp không có hình thức bán hàng kí gửi đại lí nên không xây dựng tài khoản 157, đây là một thiếu sót của kế toán doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống tài khoản. + Do đặc điểm của loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu là theo từng thương vụ nên việc hạch toán kết quả kinh doanh được tiến hành vào cuối mỗi năm là rất khó để theo dõi hàng hóa cho từng thương vụ + Việc sử dụng hệ thống sổ Chứng từ ghi sổ tại Chi nhánh tuy đơn giản dễ sử dụng nhưng do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá nhiều và ít có tính lặp lại nên kế toán tốn nhiều thời gian trong việc lập chứng từ ghi sổ, phải tiến hành lập cùng lúc nhiều chứng từ ghi sổ thì mới phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Hệ thống chứng từ sử dụng tuy đã tuân theo Quy định của Bộ tài chính về mẫu chứng từ nhưng việc vận dụng chứng từ trong ghi sổ vẫn còn những hạn chế nhất định.Ví dụ như trình tự luân chuyển chứng từ còn chưa hợp lí, có một số trường hợp chứng từ chỉ được chuyển đến cho kế toán trưởng kí mà không có chữ kí của Giám đốc hoặc trưởng bộ phận. + Trong hệ thống Báo cáo tài chính, doanh nghiệp không có Báo cáo lưu chuyển tiền tệ điều này gây khó khăn cho việc theo dõi nguồn tiền lưu chuyển trong doanh nghiệp từ đó ảnh hưởng đến các quyết định quản trị trong ngắn và trung hạn. Kế toán tại Công ty cũng không lập các báo cáo kế toán quản trị điều này cũng gây ra khó khăn cho việc ra các quyết định quản trị cho nhà lãnh đạo Công ty trong việc định giá bán sản phẩm, tiết kiệm chi phí, các biện pháp marketing sản phẩm cũng như các chiến lược kinh doanh khác. 3.2. Hoàn thiện kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội. Kế toán là công cụ quan trọng trong vấn đề quản lí kinh tế nói chung và quản lí doanh nghiệp nói riêng. Như vậy khi nền kinh tế có những đổi mới hay doanh nghiệp có những chuyển biến thì công tác hạch toán kế toán cũng phải thay đổi theo những hướng thích hợp. Xét ở góc độ vĩ mô thì kể từ khi nước ta chuyển đổi sang cơ chế kinh tế thị trường, hội nhập nền kinh tế thế giới nhà nước đã không ngừng đổi mới cung cách quản lí và những hướng dẫn kế toán cho phù hợp với tình hình mới như việc ban hành Luật kế toán, xây dựng hệ thống các chuẩn mực, chế độ kế toán mới và ban hành hàng loạt các thông tư hướng dẫn phù hợp điều kiện phát triển kinh tế, xu hướng thế giới. Xét ở góc độ vi mô trong phạm vi doanh nghiệp thì bất cứ ban lãnh đạo công ty nào cũng mong muốn nâng cao vị thế của công ty mình trên thị trường và có thể tồn tại phát triển lâu dài. Để có thể thực hiện được điều đó thì Công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác quản lí trong đó hoàn thiện công tác hạch toán kế toán là một yếu tố tất yếu không thể thiếu. Tuy nhiên để việc hoàn thiện công tác kế toán thực sự có ý nghĩa và đạt hiệu quả cao thì cần phải nắm rõ những nguyên tắc sau: Việc hoàn thiện phải phù hợp với những văn bản và quản lí tài chính, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Hoàn thiện phải đảm bảo tính khả thi, tiết kiệm và hiệu quả. Hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc vận dụng các chính sách, chế độ cụ thể phải linh hoạt, sáng tạo. Công tác hoàn thiện kế toán phải được đặt trong mối quan hệ tổng thể, đồng bộ với các công tác khác. Với lượng kiến thức lí luận đã được đào tạo tại trường về công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh nói chung và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng, cùng với những hiểu biết nhất định về chế độ chuẩn mực hiện hành, qua quá trình thực tập em đã tìm hiểu tình hình công tác kế toán tại công ty và đã có được những kiến thức thực tế vì vậy em xin đưa ra một số kiến nghị để Công ty có thể hoàn thiện công tác hạch toán kế toán như sau: 3.2.1. Những kiến nghị về chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp: Hệ thống chứng từ được xây dựng và sử dụng trong doanh nghiệp là khá hoàn chỉnh đảm bảo tính hiệu quả trong ghi sổ kế toán tuy nhiên trong vấn đề sử dụng chứng từ doanh nghiệp còn gặp phải những hạn chế, chứng từ cần tuân thủ nguyên tắc kí duyệt, nghĩa là chứng từ bắt buộc phải có đầy đủ những chữ kí của các bên liên quan và những người có trách nhiệm, có như vậy thì việc theo dõi, quản lí tình hình tài chính trong công ty mới bảo đảm tính khả thi. Quá trình lưu chuyển chứng từ cần thực hiện một cách chặt chẽ hơn nữa, ví dụ như các chứng từ ghi sổ của Công ty được lập ra chỉ chuyển lên kế toán trưởng kí duyệt mà không được chuyển đến phòng Giám đốc, nghĩa là không có chữ kí của Giám đốc, bộ phận kế toán nên thiết kế các chứng từ ghi sổ có thêm chữ kí của Giám đốc để đảm bảo việc kiểm tra giám sát quá trình ghi sổ được chặt chẽ hơn. Trường hợp người lập phiếu nhập kho của Công ty là thủ kho cũng chưa hợp lí, Công ty nên phân công nhiệm vụ lập phiếu nhập kho hàng hóa là Cán bộ hoặc nhân viên phòng cung ứng, hay ít nhất nếu thủ kho là người lập thì cũng cần có chữ kí của Cán bộ phòng cung ứng (phòng kinh doanh) có như vậy mới đảm bảo được khâu kiểm soát chất lượng hàng hóa nhập kho,vì biên bản kiểm định chất lượng là do phòng cung ứng thực hiện. 3.2.2. Những kiến nghị về việc sử dụng tài khoản tại Công ty. Như đã nêu ở trên, việc xây dựng, thiết kế hệ thống tài khoản sử dụng tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO, được kế toán trưởng Chi nhánh căn cứ vào chế độ, chuẩn mực hiện hành và hình thức kinh doanh của doanh nghiệp nên đã xây dựng nên một hệ thống tài khoản khá hoàn chỉnh, phục vụ tốt cho việc mã hóa thông tin kế toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên trong đó cũng bộc lộ một số điểm cần khắc phục, đó là việc một số tài khoản thiết kế ít được sử dụng, thậm chí có những tài khoản hầu như không được sử dụng ví dụ tài khoản 1591_ dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn, tài khoản 2112_ tài sản cố định thuê tài chính…do đó kế toán nên căn cứ vào tình hình thực tế tinh giảm những tài khoản đó và thiết kế thêm tài khoản chi tiết hơn đến từng đối tượng hạch toán (những tiểu khoản, tiết khoản) để tiện cho việc ghi sổ. 3.2.3. Những kiến nghị về hệ thống sổ kế toán. Với việc sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ tuy đơn giản, dễ sử dụng nhưng với trình độ kế toán viên (đều tốt nghiệp Đại học hệ chính quy) tương đối cao, lại thêm việc sử dụng máy vi tính để làm kế toán và khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá nhiều thì doanh nghiệp nên chọn hình thức Nhật kí chung để ghi sổ kế toán sẽ thuận lợi và mang lại hiệu quả cao hơn. Sử dụng Nhật kí chung sẽ giúp công việc ghi sổ được tiến hành nhanh gọn hơn, tiết kiệm được thời gian so với việc lập các chứng từ ghi sổ và chi tiết hơn do thấy rõ được quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, đồng thời giúp người làm kế toán dễ phát hiện những sai sót gặp phải do ghi theo trình tự hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức Nhật kí chung có hai sổ kế toán tổng hợp là : + Sổ nhật kí chung: ghi theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thường xuyên. + Sổ nhật kí đặc biệt: ghi theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên. Bao gồm bốn hình thức nhật kí đặc biệt sau: 1. Sổ nhật kí đặc biệt thu tiền: Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, tiền gửi kế toán nên chi tiết thành hai sổ là nhật kí đặc biệt thu tiền mặt và nhật kí đặc biệt thu tiền gửi. Đối với loại hình Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa thì các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ là thường xuyên xảy ra, do đó để chi tiết hơn kế toán nên chi tiết thành nhật kí đặc biệt thu tiền ngoại tệ và nhật kí đặc biệt thu VNĐ. Như vậy chỉ riêng đối với sổ nhật kí đặc biệt thu tiền thì kế toán công ty nên lập ra bốn sổ nhật kí đặc biệt có mới có thể đảm bảo việc ghi sổ đạt hiệu quả nhất. 2. Sổ nhật kí đặc biệt chi tiền: cũng tương tự như sổ nhật kí đặc biệt thu tiền kế toán cần lập bốn sổ nhật kí đặc biệt chi tiền để đảm bảo việc ghi sổ có hiệu quả. 3. Sổ nhật kí đặc biệt mua hàng: với loại sổ này kế toán nên thiết lập hai sổ dành cho hàng mua trong nước và hàng nhập khẩu. 4. Sổ nhật kí đặc biệt bán hàng: với sổ nhật kí này kế toán doanh nghiệp chỉ cần thiết kế một mẫu sổ chung cho việc tiêu thụ hàng mua trong nước và hàng nhập khẩu. Là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi và mua bán hàng hóa là thường xuyên xảy ra, do đó việc sử dụng nhật kí đặc biệt trong việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo em là tối ưu nhất cho công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Hình thức sổ nhật kí chung có thể khái quát theo sơ đồ sau: Bảng 3-1 : HÌNH THỨC SỔ _ NHẬT KÝ CHUNG Sổ quỹ Nhật kí đặc biệt Nhật kí chung Sổ kế toán Chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối Số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Từ các chứng từ gốc như hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng…kế toán ghi vào các sổ nhật kí đặc biệt và sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng tổng hợp lên sổ cái các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết sau đó tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết nếu có chênh lệch phải xử lí ngay. 3.2.4. Những kiến nghị về báo cáo kế toán. Trong vấn đề thiết lập hệ thống Báo cáo tài chính, bên cạnh những mặt tích cực thì hệ thống báo cáo tài chính của Chi nhánh công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO cũng có những hạn chế nhất định đó là doanh nghiệp không có Báo cáo lưu chuyển tiền tệ điều này gây khó khăn cho việc theo dõi nguồn tiền lưu chuyển trong doanh nghiệp từ đó ảnh hưởng đến các quyết định quản trị trong ngắn và trung hạn. Doanh nghiệp nên lập thêm Báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ có ích trong việc theo dõi luồng tiền chu chuyển trong doanh nghiệp, giúp người làm kế toán cũng như nhà quản trị nắm rõ tình hình biến động và luồng chu chuyển của tiền. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lập thêm các báo cáo kế toán quản trị, vì các báo cáo kế toán quản trị là nhánh cung cấp thông tin trung thực nhất cho nội bộ doanh nghiệp sẽ giúp các nhà lãnh đạo ở Chi nhánh cũng như Tổng công ty theo dõi sát sao hơn tình hình kinh doanh thực tế tại Chi nhánh để từ đó có các chiến lược quản trị đúng đắn đảm bảo sự phát triển bền vững và ổn định. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương nên những báo cáo kế toán quản trị mà kế toán Công ty cần phải lập để cung cấp thông tin tốt nhất cho nhà quản lí tại Chi nhánh Công ty như Báo cáo kết quả kinh doanh được lập theo cách ứng xử của chi phí, các dự toán như dự toán thu mua hàng hóa, dự toán tiêu thụ, dự toán lịch thu tiền bán hàng và cung cấp dịch vụ, dự toán chi phí bán hàng và quản lí doanh nghiệp, dự toán tiền và cuối cùng là bản dự toán báo cáo kết quả kinh doanh. Sau đây em xin trình bày một số báo cáo kế toán quản trị mà kế toán tại Công ty nên lập. Báo cáo kết quả kinh doanh theo cách ứng xử của Chi phí Số TT Chỉ tiêu Số tiền 1. Doanh thu bán hàng 2. Chi phí khả biến -Chi phí quản lí -Chi phí bán hàng 3 = 1- 2 Số dư đảm phí 4. Chi phí bất biến 5 = 3-4 Thu nhập thuần Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên dự toán tiêu thụ là rất quan trọng, Công ty nên lập dự toán tiêu thụ theo quý và mỗi loại sản phẩm lập một dự toán tiêu thụ riêng, dưới đây em xin đề xuất mẫu dự toán tiêu thụ trong quý 1 (lấy quý 1 làm ví dụ, những quý sau tương tự). Chỉ tiêu Tổng quý 1 Tháng 1 Tháng 2 Tháng3 Sản lượng tiêu thụ dự kiến (Sp) Giá bán đơn vị sản phấm Tổng doanh thu Trên đây là một số mẫu báo cáo kế toán quản trị mà kế toán tại Chi nhánh Công ty nên lập để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động tại Chi nhánh tốt hơn, em xin nêu ra để quý công ty tham khảo. 2.3.5. Một số những kiến nghị khác nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật. Trong trường hợp hàng hóa chuyển đến bán thẳng mà chưa được khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán mà kế toán không phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh là một sai sót trong việc hạch toán của kế toán, do đó kế toán trưởng nên xây dựng thêm tài khoản 157-Hàng gửi bán để sử dụng trong trường hợp này. Nghĩa là kế toán nên hạch toán hàng mua vào tài khoản 157: Nợ TK 157: Trị giá hàng mua Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua Có TK 331 (3312,3311): Phải trả người bán Khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì phản ánh giá vốn như sau: Nợ TK 632: Giá vốn Có TK 157: Hàng gửi bán Trong trường hợp kế toán xác định kết quả kinh doanh vào cuối năm là rất khó để theo dõi hàng mua trong từng thương vụ nên để giảm thiểu khó khăn trong việc theo dõi hàng hóa trong từng thương vụ, doanh nghiệp cần hạch toán kết quả kinh doanh cho từng thương vụ và mở thêm các sổ chi tiết cho từng hoạt động nhập khẩu. Như vậy mặc dầu việc tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO đã được Kế toán trưởng thực hiện nghiêm túc và khoa học dựa trên tình hình kinh doanh thực tế, căn cứ vào quy mô hoạt động, hệ thống chế độ và chuẩn mực và luật kế toán hiện hành nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế cần được hoàn thiện hơn. Bằng những kiến thức chuyên nghành đã được đào tạo cùng với quá trình tìm hiểu khá sâu về công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO trong thời gian thực tập vừa qua em có đưa ra một số phương hướng hoàn thiện công tác kế toán như trên để Quý công ty tham khảo. Mặc dầu chưa thực sự hoàn chỉnh, nhưng cũng đã thể hiện sự hiểu biết nhất định của em trong công tác kế toán tại Chi nhánh. Cũng nhờ có sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của Kế toán trưởng và các kế toán viên mà em mới hiểu được quá trình tổ chức và ghi sổ thực tế tại Chi nhánh Công ty nơi mà em thực tập nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nói chung và hoàn thành tốt giai đoạn thực tập của mình để làm hành trang cho em khi ra trường không phải bỡ ngỡ với tình hình hạch toán kế toán thực tế có những điểm khác biệt nhất định với kiến thức đã được đào tạo. Do kế toán trưởng phải dựa vào tình hình kinh doanh thực tế của Công ty mình để tổ chức quá trình hạch toán nên sự khác biệt giữa lí thuyết và thực tế là điều không thể tránh khỏi. KẾT LUẬN Qua giai đoạn thực tập chuyên sâu, em đã được nghiên cứu một cách tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh và công tác kế toán thực tế tại Chi nhánh Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO em nhận thấy rằng hạch toán kế toán nói chung và hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, thu mua hàng hóa trong nước và tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu nói riêng có vai trò rất quan trọng nhất là trong giai đoạn hội nhập và phát triển kinh tế hiện nay. Những thông tin mà kế toán cung cấp, đặc biệt là thông tin về quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hóa giúp doanh nghiệp có cơ sở xác định kết quả kinh doanh cũng như đánh giá được khả năng tài chính và thực trạng kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản trị đề ra các chiến lược kinh doanh, biện pháp quản lí có hiệu quả. Ngoài ra những thông tin này còn là cơ sở để doanh nghiệp phân tích đánh giá phục vụ cho công tác quản trị nội bộ nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí, nâng cao doanh số bán và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng để từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, tạo uy tín với khách hàng. Do đó cần cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán là một trong những yêu cầu không thể thiếu đối với sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập chuyên sâu tại Chi nhánh Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO em nhận thấy, mặc dù là một Chi nhánh hoạt động dưới sự ủy quyền của HĐQT Công ty nhưng công tác quản lí và hạch toán kế toán tại Chi nhánh rất được chú trọng và thực hiện một cách tương đối đầy đủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành, công tác hạch toán phần hành thu mua hàng hóa trong nước, hàng nhập khẩu và tiêu thụ hàng hóa được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên vì mục tiêu phát triển chung của Công ty thì công tác kế toán cũng cần có những bước đổi mới và hoàn thiện hơn nữa.