Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công TNHH thương mại và dịch vụ Âu Cơ

ốc Phòng KD Các SP Chăm sóc da Bộ Phận Văn Phòng Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh Kế toán kho, quỹ Phòng Xuất Nhập Khẩu Quan hệ chỉ đạo Quan hệ hỗ trợ Giám đốc: là người chịu trách trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm chung, trực tiếp chỉ đạo các công việc, tổ chức nhân sự đề bạt cán bộ, quyết định về tiền lương, tiền thưởng, định hướng kinh doanh, quyết định các chủ chương chính sách chung của công ty, ký kết các hợp đồng nội ngoại và các chứng từ liên quan khác. Các phòng kinh doanh: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn kinh doanh theo đúng qui định của công ty thực hiện công việc Marketing giao nhận hàng hoá,theo dõi phản ánh sự biến đông của thị trường dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban giám đốc các vấn đề liên quan.Thống kê các loại vòng bi đặc chủng có thời gian giao hàng quá lâu để có phương án đặt hàng và nắm bắt nhu cầu trong tương lai.Tập trung triển khai các khách hàng trong ngành công nghiệp nặng các sản phẩm đặc chủng tham mưu cho ban giám đốc về chính sách định hướng phát triển của đối thủ cạnh tranh sản phẩm và thị trường tiềm năng thu thập xử lý thông tin có liên quan đến hoạt động kinh doanh trong công ty giữ bí mật về số liệu kinh doanh của công ty thực hiện một số chức năng khác khi được ban giám đốc giao. Phòng kinh doanh gồm 2 bộ phận: - Bộ phận Showroom: trưnng bày và giới thiệu sản phẩm chính mà công ty đang phân phối - Bộ phận khai thác thị trường: Quản lý hoạt động mở rộng và phát triển thị trường theo chức năng của phòng.Lập kế hoạch theo tháng tìm kiếm khách hàng mới và tiếp cận với những khách hàng có mối quan hệ chưa tốt đồng thời củng cố mối quan hệ với các khách hàng cũ tìm hiểu kỹ các đối thủ cạnh tranh trong phạm vi thị trường đảm nhiệm Thường xuyên thu thập phân loại xử lý các thông tin về thị trường cũng như các thông tin liên quan đến đối thủ cạnh tranh báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty biết tìm hiểu kỹ các thông tin về khách hàng mục tiêu như dây chuyền công suất bộ máy tổ chức Phòng xuất nhập khẩu: Có chức năng giúp giám đốc chuẩn bị để triển khai các hợp đồng kinh tế, khai thác các nguồn hàng gần với địa điểm tiêu thụ, tổ chức phát triển mạng lưới bán hàng, cửa hàng, đại lý của công ty, triển khai công tác xuất nhập khẩu hàng hóa. Phòng kế toán: Có chức năng quản lý và sử dụng vốn, xây dựng kế hoạch tài chính ứng với kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm. Thực hiện chỉ đạo và hạch toán theo lệnh kế toán thống kê vào văn bản pháp quy của nhà nước, quản lý tiền mặt, ngân phiếu, quản lý, hạch toán doanh thu công nợ …. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty. 1.2.2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán Đứng đầu là kế toán trưởng – kế toán tổng hợp sau đó là trưởng bộ phận kế toán tại các chi nhánh và các kế toán viên. Phòng tài chính kế toán được đặt dưới sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ: - Tổ chức mọi công việc kế toán, thực hiện đầy đủ có chất lượng những nội dung công việc kế toán của đơn vị. - Hướng dẫn kiểm tra, thu thập đầy đủ kịp thời tất cả các chứng từ kế toán của đơn vị. - Giúp Giám đốc hướng dẫn các bộ phận trong công ty để thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu phục vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra bộ máy kế toán còn phải tham gia công tác kiểm kê tài sản tổ chức quản lý, yêu cầu trình độ quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán công ty Âu Cơ như sau: Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp: Giữ vai trò chỉ đạo chung công việc của phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về chế độ kế toán, thống kê., là người trực tiếp báo cáo các thông tin kinh tế, tài chính với giám đốc và các cơ quan thẩm quyền khi họ yêu cầu. Hạch toán kịp thời đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức bộ máy kế toán và các công tác kế toán tại đơn vị. Tập hợp kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các báo cáo theo chế độ quy định. Tham mưu cho ban giám đốc về quản lý tài chính, quản lý nhân sự và quản lý các tài sản khác trong công ty. Kế toán thanh toán: theo dõi toàn bộ các khoản thanh toán với người mua, người bán, các khoản công nợ với cơ quan thuế và các cơ quan khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán kho, quỹ: theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, hỗ trợ cho kế toán thanh toán, kiểm tra giám sát tình hình thu chi tại đơn vị, hàng ngày lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hoá, và tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt cho ban giám đốc và kế toán trưởng. Kế toán tại các chi nhánh: có nhiệm vụ báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá tại các cơ sở, doanh thu, chi phí hàng tuần cho ban giám đốc và kế toán trưởng, kiểm tra giám sát tình hình công nợ của khách hàng tại các chi nhánh Bộ phận hỗ trợ kinh doanh: có nhiệm vụ bàn giao hợp đồng, viết hoá đơn tài chính và một số vấn đề phát sinh giữa phòng kế toán và các phòng kinh doanh. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương BHXH Kế toán VL CCDC Kế toán TSCĐ Kế toán công nợ Kế toán TM, TGNH Thủ quỹ Kế toán CP, giá thành Kế toán trưởng Quan hệ quản lý Quan hệ làm việc * Ghi chú: Phòng kế toán gồm 7 người: - Kế toán trưởng: là người đứng đầu chịu trách nhiệm về sổ sách kế toán của công ty, có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc quản lý kế toán viên, lập các kế hoạch tài chính giúp giám đốc có quyết định đúng đắn. - Kế toán tổng hợp : Tổng hợp các báo cáo kế toán của các bộ phận kế toán trong phòng, tập hợp các chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán vật liệu công cụ dụng cụ: ghi chép, phản ánh tình hình Nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kế toán tiền lương, BHXH: Theo dõi và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT theo đúng chế độ. - Kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình tăng giảmTSCĐ trong doanh nghịêp và trích khấu hao. - Kế toán tiền mặt, TGNH: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tình hình biến động tăng giảm TGNH kho bạc đồng thời quản lý quỹ tiền mặt theo đúng quy định. -Kế toán thanh toán và công nợ : Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ , thanh toán,lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán. -Thủ quỹ: Là người thực hiện các nghiệp vụ, thu, chi phát sinh trong ngày, căn cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày. 1.2.2.2 Các chính sách, tổ chức, hình thức kế toán tại công ty a> Chế độ kế toán : Công ty áp dụng hệ thống kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 quy định về chế độ kế toán Việt nam có sửa đổi bổ sung theo quyết định của Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các chứng từ do công ty tự lập phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty và được Bộ tài chính chấp nhận. - Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : Đồng Việt nam b> Hình thức kế toán áp dụng : Nhật ký chung Với hình thức này hệ thống sổ sách kế toán của công ty bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết. Trong hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng thì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải căn cứ vào chứng từ gốc để ghi nhật ký chung, các sổ thẻ kế toán chi tiết sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung, các sổ thẻ kế toán chi tiết để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. c> Sổ sách: - Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản ( Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái. - Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phẩn của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Các sổ Nhật ký đặc biệt được sử dụng tại Công ty TNHH TM và DV Âu Cơ + Sổ Nhật ký thu tiền + Sổ Nhật ký chi tiền + Sổ Nhật ký mua hàng + Sổ Nhật ký bán hàng Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp ghi theo hệ thống, được mở cho từng tài khoản tổng hợp. - Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung như sau: + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Vì công ty có mở sổ Nhật ký đặc biệt nên hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ 10 ngày, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt. + Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cấi và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Theo hình thức kế toán Nhật ký chung ,các quan hệ đối chiếu được thể hiện như sau:đối chiếu số liệu ở Bảng cân đối số phát sinh với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt. - Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Sơ đồ 3: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu 1.2.1.3 Chế độ báo cáo tài chính vận dụng: Các báo cáo tài chính được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006. Hệ thống Báo cáo tài chính của công ty bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 –DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02- DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mâu số B03 - DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN Ngoài ra công ty còn lập báo cáo quản trị bao gồm: báo cáo quản trị theo tháng, theo quý, theo năm để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán. Đặc biệt giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những phương hướng kinh doanh phù hợp với tình hình thị trường. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM và DV ÂU CƠ 2.1 Kế toán doanh thu bán hàng 2.1.1 Các chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán Chứng từ sử dụng: + Hoá đơn GTGT + Báo cáo bán hàng + Giấy nộp tiền + Phiếu thu tiền, giấy báo có, + Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày + Các chứng từ khác có liên quan TK sử dụng TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 511 Phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định doanh thu thuần trong kỳ Sổ sách sử dụng trong hạch toán doanh thu bán hàng: + Sổ chi tiết TK 511 + Số Nhật ký bán hàng + Sổ nhật ký thu tiền + sổ tổng hợp: Sổ cái TK 511 2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu Hình thức thanh toán công ty áp dụng là: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, bán chịu hoặc thanh toán qua ngân hàng. Vì vậy, thời điểm xác định doanh thu cũng chính là lúc xuất bán hang hóa mà khách hàng mua trả tiền ngay. Khách hàng trả tiền mặt thì trên hoá đơn giá trị gia tăng có ghi số phiếu thu và giấy báo có đồng thời ghi nhận doanh thu luôn. Điều này giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng thu được tiền, giảm bớt những thủ tục hành chính trong quá trình thanh toán. Hình thức bán trả chậm, trả góp: Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu mua hàng với lượng lớn có thể làm hợp đồng trước với công ty. Khi đó, khách hàng ký hợp đồng tại phòng kế hoạch và định kỳ như trong hợp đồng, khách hàng đến kho của công ty lấy hàng công ty sẽ vận chuyển đến tận nơI khách hàng yêu cầu. Tuỳ thuộc vào hợp đồng đI ký với hai bên. Phương thức này được công ty áp dụng đối với các khách hàng là lâu năm. Đối với trường hợp này công ty phảI làm giấy nhận nợ và cũng lúc đó ghi nhận doanh thu. Cuối tháng phòng kế toán hoàn tất hoá đơn bán hàng, lên doanh thu số bán hàng lập báo cáo bán hàng. Công ty áp dụng thuế theo phương thức khấu trừ thuế, lên doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ sô tiền hàng nhận được ( chưa có thuế VAT). Khi khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán lúc đó bộ phận kế toán sẽ ghi nhận doanh thu vào số chi tiết bán hàng. Sau đó từ số chi tiết bán hàng kế toán thực hiện ghi vào sổ cái TK 511 Mẫu biểu 2.1 Đơn vị: Công Ty TNHH TM và DV Âu Cơ Địa Chỉ: số 75 tam trinh- Hai Bà Trưng. Mẫu số: S38 - DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: TK 511 – Doanh thu hàng bán Đối tượng: Dầu xả extracare Từ ngày 01/1/2009 đến ngày 31/01/2009 Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số phát sinh Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu kỳ 10/1/09 00015 Xuất bán cho công ty DN Hùng Điệp 131 915.140.00 31/01/09 Kết chuyển doanh thu 911 915.140.00 Cộng số phát sinh 915.140.00 915.140.00 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu biểu 2.2 Cty TNHH TM và DV Âu Cơ SỔ CÁI TK 511 Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 30/01/2009 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu NT Trang STT Nợ Có Dư đầu kỳ 09/01/09 Thu tiền bán lẻ 111 210.134.000 09/01/09 Cty thương mại Xuân Anh nợ tiền hàng 131 506.123.000 14/01/09 Cty Hùng Điệp nợ tiền hàng 131 915.140.00 … …. … …… …. …. …. …. …… 31/01/09 Kết chuyển doanh thu bán hàng tháng 01/09 911 2.967.103.000 31/01/09 Số phát sinh trong kỳ: 2.967.103.000 2.967.103.000 Số dư cuối kỳ: Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu biểu 2.3 Cty TNHH TM và DV Âu Cơ Sổ theo dõi công nợ Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng Chi tiết: Công ty Thương Mại Xuân Anh Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu NT Trang STT Nợ Có Dư đầu kỳ 09/01/09 00006 09/01/09 Cty Thương Mại Xuân Anh nợ tiền hàng 511 370.640.000 Thuế GTGT phải nộp 3331 37.064.000 31/01/09 31/01/09 Số phát sinh trong kỳ: 407.704.000 Số dư cuối kỳ: 407.704.000 2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu và giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, các khoản thuế phảI nộp nhà nước, Tài khoản sử dụng: TK531, TK 532, TK 521. để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. 2.1.3.1.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Do các chi phí phát sinh trong công ty không nhiều nên Công ty tập hợp tất cả các chi phí sinh vào TK 642 : “Chi phí quản lý doanh nghiệp” *chứng tù sử dụng Tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí quản lý Công ty đều phảI có chứng từ kế toán hợp lý hợp lệ. Tuỳ thuộc vào nội dung của từng khoản mục chi phí phát sinh mà các chứng từ được lập và sử dụng khác nhau. Cụ thể: - Đối với chi phí nhân viên: Căn cứ vào bảng thanh toán lương - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ vào HĐGTGT,.. - Chi phí bằng tiền: Căn cứ vào phiếu chi, Phiếu báo ngân hàng.. * sổ sách sủ dụng + Sổ chi tiết . Sổ chi tiết chi phí xăng dầu . Sổ chi tiết tiền công . Sổ chi tiết chi phí khác + Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 642 * Quy trình hạch toán : Từ các chứng từ gốc ghi vào Sổ Nhật ký chung. Kế toán mở sổ chi tiết 642 để theo dõi các chi phí phát sinh trong kỳ. Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái TK 642. Khi có quyết định chi kế toán lập phiếu chi cho các khoản liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng, kế toán tập hợp tiền lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp và các chi phí quản lý doanh nghiệp ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 642. Mẫu biểu 2.4 SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Tài khoản: 642 – Chi Phí QLDN Từ ngày 01/01/2009đến ngày 31/01/2009 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Tài Khoản đối ứng Ghi nợ TK 641 Chia ra Số hiệu Ngày tháng CP nhân viên CP KHTSCĐ CP dịch vụ mua ngoài CP khác Số dư đầu kỳ 05/01/09 00040 05/01/09 Thanh toán tiền xe đi công tác 111 5.000.000 10/01/09 00055 10/01/09 Mua VPP 111 1.000.000 15/01/09 00056 15/01/09 Chi tiếpkhách 111 5.000.000 18/01/09 00065 18/01/09 KHTSCĐ 214 35.963.000 ... ... ... .... ... ... ... .. ... .. 31/01/09 BTTL 31/01/09 Thanh toán lương cho NV 334 40.550.000 31/01/09 BTTL 31/01/09 Trích BHYT,BHXH,KPCĐ 338 10.137.500 Cộng PS trong kỳ Ghi có TK 911 50.687.500 34.312.500 10.000.000 15.000.000 Số dư cuối kỳ Mẫu biểu 2.5 SỔ CÁI TK 642 Tên Tài Khoản: Chi phí Quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/01/2009đến ngày 30/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Trang NK chung STT dòng TK Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 0 10/01 10/01 Mua VPP cho bộ phận QL x .. 111 1.000.000 15/01 15/01 Chi tiếp khách bằng x X 111 5.000.000 … … … …. … … … …. …. 31/01 31/01 Lương và các khoản phụ cấp x X 334 40.550.000 31/01 31/01 Kết chuyển CPQLDN X X 911 110.000.000 Cộng phát sinh 110.000.000 110.000.000 Dư Cuối kỳ Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán Chứng từ sử dụng + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi Tài khoản sử dụng: - Kế toán sử dụng tài khoản 632: “ Giá vốn hàng bán” để hạch toán và kết chuyển giá vốn hàng bán. - Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ. - Giá vốn hàng bán xác định trị giá thực tế hàng xuất kho trong Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn thành phẩm. Sổ sách sử dụng + Sổ chi tiết TK 632 + Sổ cái TK 632 Hàng xuất kho - Mục đích xuất: xuất kho với hai mục đích chính sau: +Xuất bán. + Xuất Gửi đại lý 2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Đánh giá hàng xuất kho. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính trị giá vốn theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Khi xuất kho để bán theo phương pháp này, trước hết phải tính đơn giá bình quân của hàng hoá nhập kho vào cuối tháng. Sau đó tính trị giá mua hàng xuất kho. Đơn giá bình quân cả kỳ = Trị giá mua thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng nhập kho trong kỳ Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng nhập kho trong kỳ Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho X Đơn giá bình quân cuối kỳ trước Ví Dụ: Trong tháng 12 năm 2008 mặt hàng dầu gội tồn cuối tháng là 01 lô, Đơn giá là 180,190,000. Thành tiền: 206,190,000 trong tháng 01/2009 tổng hợp số lượng nhập như sau Mẫu biểu 2.6 Ngày nhập Số lượng nhập Đơn giá Thành Tiền 02/01/08 1 182.150.000 182.150.000 08/01/08 2 180.000.000 360.000.000 28/01/08 2 185.000.000 370.000.000 Tổng 5 X 912.152.000 Đơn giá bình quân cả kỳ = 180.190.000 + 912.152.000 1 + 5 = 182.057.000 + Phiếu xuất kho Cơ sở lập -Căn cứ vào yêu cầu xuất của khách hàng và số lượng hàng hoá thực tế xuất kho. - Căn cứ vào đơn giá bình quân Phương pháp lập - Phiếu xuất kho do bộ phận quản lý kho lập thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong người lập phiếu chuyển cho Giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt( ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng mặt hàng, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. - Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu - Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào số kế toán - Liên 3: Người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng + Trường hợp1: Xuất bán buôn Mẩu biểu 2.7 Đơn vị: Công ty TNHH TM và DV Âu cơ Địa Chỉ: số 75 tam trinh- hai bà trưng – hà nội PHIẾU XUẤT KHO Quyển số:10 Mẫu số 02 -VT QĐ 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Của bộ trưởng Bộ Tài chính Số: 06 Ngày 09 tháng 01năm 2008 Nợ 632 Có 156 - Họ tên người giao hàng: Phạm Văn Nghĩa - Theo HĐGTGT số: 79209 ngày 09 tháng 1 năm 2008 - Lý do xuất: Xuất bán Xuất tại kho: Công ty địa điểm 12B TT Nông Nghiệp TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Dầu gội extracare AZ45 lô 02 02 180,190,000 360,380,000 2 3 Tổng Cộng 360,380,000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm sáu mươi bốn triệu một trăm mưới bốn nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo:01 Hà nội ngày 09 tháng 1 năm 2009 Giám Đốc Kế toán trưởng Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng (ký, họ tên, đóng dấu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Mẫu biểu 2.8 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EP/2008B Liên B: Nội bộ 0079209 Ngày 09 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH TM và DV Âu Cơ………… Địa chỉ: số 75 tam trinh- Hai bà Trưng - Hà Nội…………… 0 2 0 2 0 5 0 0 1 2 Số tài khoản:…………………………………………………………………………… Điện thoạ: 04.2000225..………MS: Họ tên người mua hàng: Phạm Văn Nghĩa………………………………………… Tên đơn vị: Doanh Nghiệp Xuân An………………………………………………… Địa chỉ: Số 08 Cầu Giấy, Hà Nội…………………………………………………....... 0 2 9 8 7 4 3 2 5 1 3 Số tài khoản:…………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán: Mua chịu..MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Sữa tắm trắng da toàn thân 200ml fa lô 02 185.320.000 370.640.000 Cộng tiền hàng: 370.640.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thúê GTGT: 37.064.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 407.704.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm linh bảy triệu bảy trăm linh bốn nghìn đồng chẵn ./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) + Trường hợp 2: Xuất bán lẻ Mẫu biểu 2.9 Đơn vị: Công ty TNHH TM và DV Âu cơ Địa Chỉ: số 75 tam trinh- hai bà trưng – hà nội PHIẾU XUẤT KHO Quyển số:10 Mẫu số 02 -VT QĐ 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Của bộ trưởng Bộ Tài chính Số: 15 Ngày 10 tháng 1 năm 2008 Nợ 632 Có 156 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tuấn Theo HĐGTGT số: 79210 Ngày 10 Tháng 01 năm 2008 Lý do xuất: Xuất bán Xuất tại kho: Công ty địa điểm 154 Hoàng Văn Thái TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Dầu gội đầu coats lô 02 02 367.514.000 735.028.000 2 3 Tổng Cộng 735.028.000 - Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bảy trăm ba mươi năm triệu không trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo:01 Hà nội ngày 10 tháng 1 năm 2008 Giám Đốc Kế toán trưởng Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng (ký, họ tên, đóng dấu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Mẫu biểu2.10 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EP/2008B Liên B: Nội bộ 0079210 Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH TM và DV Âu Cơ………… Địa chỉ: số 75 tam trinh- Hai bà Trưng - Hà Nội…………… 0 1 2 0 2 0 2 0 5 0 Số tài khoản:…………………………………………………………………………… Điện thoạ: 04.2000225..………MS:MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thu Hương………………………………………… Tên đơn vị: Doanh Nghiệp Hùng Điệp………………………………………………… Địa chỉ: Số 08 Cầu Giấy, Hà Nội…………………………………………………....... 0 1 2 0 1 5 4 2 3 4 1 Số tài khoản:…………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán: Mua chịu..MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu gội đầu coats Lô 02 369.650.000 739.300.000 Cộng tiền hàng: 739.300.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thúê GTGT: 73.930.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 813.230.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm mười ba triệu hai trăm ba mươi nghìn đồng chẵn ./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) + Phương pháp lập: - Mỗi bảng được lập riêng cho từng tài khoản hàng hoá. - Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng ngày kế toán lập Sổ chi tiết TK 632. - Căn cư vào Phiếu nhập, Phiếu xuất kho hàng ngày máy tính tự động xử lý và ghi vào Sổ Nhật Ký Chung hàng ngày - Cuối tháng từ Sổ Nhật Ký Chung kế toán vào Sổ cái TK 156, TK 632. + Sổ chi tiết TK 632 Sổ chi tiết TK 632 lập dựa trên Phiếu xuất kho vào hàng ngày nhằm phản ánh chính xác giá vốn của loại hàng hoá xuất kho. Mẫu biểu 2.16 Đơn vị: Công ty TNHH TM và DV Âu cơ Địa Chỉ: số 75 tam trinh- hai bà trưng – hà nội Mẫu số: S38 - DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: TK 632 – Giá vốn hàng bán Đối tượng: Kem trắng toàn thân M24 Từ ngày 01/1/2008 đến ngày 31/01/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số phát sinh Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu kỳ 09/1/08 15 Xuất bán cho công ty TM Xuân Anh 156 364.114.000 10/1/08 01 Xuất gửi bán 157 364.114.000 31/01/08 Kết chuyển giá vốn 911 728.228.000 Cộng số phát sinh 728.228.000 728.228.000 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu biểu 2.17 Đơn vị: Công ty TNHH TM và DV Âu cơ Địa Chỉ: số 75 tam trinh- hai bà trưng – hà nội Mẫu số: S38 - DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: TK 632 – Giá vốn hàng bán Đối tượng: Dầu gội đầu sunsilk Từ ngày 01/1/2008 đến ngày 31/01/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số phát sinh Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu kỳ 10/1/08 Xuất bán cho công ty DN Hùng Điệp 156 735.028.000 31/01/08 Kết chuyển giá vốn 911 735.028.000 Cộng số phát sinh 735.028.000 735.028.000 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu biểu 2.18 Cty TNHH TM và DV Âu Cơ SỔ CÁI TK 632 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu NT Trang STT Nợ Có Dư cuối kỳ trước chuyển sang 31/01/08 06 09/01/08 Xuất bán cho DN Xuân An 156 364.114.000 31/01/08 10/01/08 Xuất gửi bán 157 364.114.000 31/01/08 15 10/01/08 Xuất bán cho DN Hùng Điệp 156 735.028.000 … … … ….. …. …. …. …. …… 31/01/08 31/01/08 Kết chuyển giá vốn 911 2.130.541.000 Cộng số phát sinh 2.130.541.000 2.130.541.000 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.3 Kế toán chi phí bán hàng 2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Chi phí bán hàng tại Công ty TNHH TM và DV Âu Cơ bao gồm: - Tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương theo quy định của Bộ tài chính. - Chi phí phụ liệu chuyên chở - Công tác phí - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí quảng cáo, hội nghị khách hàng, tiếp khách a> Tài khoản sử dụng: TK 641: “ Chi Phí bán hàng” b> Chứng từ sử dụng: - Đối với chi phí nhân viên: Căn cứ vào bảng thanh toán lương (Mẫu số 02-LĐTL) - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn đặc thù… - Chi phí bằng tìên : Căn cứ vào phiếu chi , phiếu báo nợ ngân hàng… c> Sổ sách sử dụng : - Sổ chi tiết - Sổ cái Từ các chứng từ gốc ghi vào Sổ Nhật ký chung. Kế toán mở sổ chi tiết TK 641 để theo dõi các chi phí phát sinh trong kỳ. Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 641 2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Mẫu biểu 2.19 SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH - Tài khoản: 641 – Chi Phí bán hàng - Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Tài Khoản đối ứng Ghi nợ TK 641 Chia ra Số hiệu Ngày tháng CP nhân viên CP KHTSCĐ CP dịch vụ mua ngoài CP khác Số dư đầu kỳ 05/01/08 00038 05/01/08 Chi phí vận chuyển chi bằng tiền tạm ứng 141 14.000.000 10/01/08 00039 10/01/08 Trích KHTSCĐ 214 50.000.000 15/01/08 00040 15/01/08 Thanh toán tiền điện thoại 111 1.500.000 .. … … …. … … … … …. …. 31/01/08 BTTL 31/01/08 Thanh toán lương cho NV 334 35.230.000 31/01/08 31/01/08 Trích BHYT,BHXH,KPCĐ 338 8.807.500 Cộng PS trong kỳ Ghi có TK 911 44.037.500 130.115.000 83.855.000 72.522.500 Số dư cuối kỳ Mẫu biểu 2.20 SỔ CÁI TK 641 Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 đơn vị tính: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Trang NK chung STT dòng TK Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 0 05/01 05/01 Chi phí vận chuyển x .. 141 1.400.000 10/01 10/01 Trích KHTSCĐ X X 214 50.000.000 15/01 15/01 Thanh toán tiền điện thoại x X 111 500.000 …. … …. … …. … … … … 31/01 31/01 Lương và các khoản phụ cấp x X 334 35.230.000 31/01 31/01 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 330.530.000 Cộng phát sinh 330.530.000 330.530.000 Dư Cuối kỳ Hà Nội Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM và DV ÂU CƠ 3.1. Nhận xét chungvề công tác bán hàng và xác định kết quả tại công ty TNHH TM và Dịch Vụ Âu Cơ. 3.1.1 Ưu điểm * Về bộ máy kế toán: công ty có đội ngũ kế toán có kinh nghiệm phối hợp làm việc ăn ý nên công tác kế toán thường được tiến hành chính xác, chặt chẽ. Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đó đảm bảo sự lónh đạo thống nhất đối với công tác kế toán trong công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình * Về luân chuyển chứng từ: công ty đã xây dựng được trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý , phự hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Có sự đối chiếu số liệu giữa phòng kế toán với kho và phòng sản xuất kinh doanh đảm bảo cho các nghiệp vụ này được hạch toán, ghi sổ kịp thời ,đầy đủ, chính xác. * Về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ: Kế toỏn tiêu thụ ghi chép tình hình biến động thành phẩm một cách kịp thời, rõ ràng , đầy đủ , chính xác và hợp lý. Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù , sáng tạo và có trách nhiệm của bộ phận kế toán bán hàng. 3.1.2. Về hạn chế Mặc dù công tác kế toán tại Công ty đã đáp ứng được yêu cầu và phù hợp với tình hình quản lý thực tế của công ty nhưng vẫn còn một số tồn tại, đặc biệt là trong công tác kế toán tiêu thụ. Thứ nhất: Hình thức Nhật ký chung: Việc ghi sổ kế toán tại công ty được thực hiện khá đầy đủ, tuy nhiên cũn thiếu một số sổ sách như: Sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán, Sổ kế toán chi tiết bán hàng. Vì thế sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán theo dõi công nợ và công tác quản lý về doanh thu của từng mặt hàng tại công ty.Khi Giám đốc công ty muốn kiểm tra đột xuất hay muốn đối chiếu doanh thu giữa các mặt hàng với nhau thì sẽ không có số liệu chính xác. Thứ hai: Về hình thức thanh toán áp dụng tại Công ty: Mạng lưới tiêu thụ hàng hoá trong phạm vi Hà Nội và các vùng lân cận khác, bên cạnh các khách hàng thường xuyên, lâu dài Công ty luôn mở rộng quan hệ , tìm ra khách hàng mới. Do đó , cũng thường phát sinh các khoản nợ phải thu nhưng hiện nay công ty không mở sổ theo dõi công nợ cụ thể cho từng khách hàng cụ thể. Như thế sẽ gây bất tiện cho việc theo dõi công nợ. Thứ ba: Xác định kết quả bán hàng: Hiện nay công ty xác định kết quả tiêu thụ gộp, tức là xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các sản phẩm. Như vậy người quản lý sẽ không thấy hết được sản phẩm nào tiêu thụ tốt, sản phẩm nào tiêu thụ kém để có biện pháp quản lý nhanh chóng, kịp thời, thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm đó. Thứ tư: Về chính sách khuyến khích tiêu thụ: Đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá là một trong những mục tiêu của công ty đặt ra nhằm không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, chiếm lĩnh thị trường, tăng nhanh vòng luân chuyển vốn và ngày càng thu được lợi nhuận cao. Tuy nhiên , hiện nay công ty chưa có chính sách mạnh trong khuyến khích tiêu thụ như: Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá, bớt giá. Thứ năm: Về việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam để giảm bớt rủi ro công ty có thể lập dự phòng cho một khoản thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Dự phòng thực chất là một khoản chi phí được ghi nhận trước nhưng chưa xảy ra, có thể có được nguồn bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra. Hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng cho hàng tồn kho. Vì vậy công ty nên tiến hành lập dự phòng cho hàng tồn kho của hàng hoá. Thứ sáu: Về hình thức sổ kế toán: Theo chế độ kế tóan hiện hành, các công ty có thể sử dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán là: Nhật ký chung, nhật ký-sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký-chứng từ. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm riêng và điều kiện áp dụng thích hợp. Hiện nay công ty sử dụng loại sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Qua nghiên cứu tình hình thực tế, em nhận thấy hình thức Nhật ký chung mà công ty đang áp dụng có một số ưu điểm, nhưng hiện nay quy mô của công ty ngày càng được mở rộng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều mà hình thức kế toán này không được phù hợp cho lắm. Bởi vậy công ty nên chuyển sang sử dụng kế toán máy sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn. - Thứ bảy: Vì sổ chi tiết bán hàng được mở với mục đích theo dõi doanh thu của từng mặt hàng riêng biệt. Để từ đó, Công ty có thể thấy được mặt hàng nào tiêu thụ tốt, mặt hàng nào tiêu thụ kém để có biện pháp quản lý cho từng mặt hàng. Tuy nhiên Công ty mới mở sổ chi tiết bán hàng theo hình thức liệt kê doanh thu bán hàng một cách chung chung, không cụ thể cho một mặt hàng nào. Điều này chỉ làm cho khối lượng công việc của kế toán tăng lên mà không giúp ích được gì cho Công ty. 3.2 Một số kiến nghị cơ bản nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty: 3.2.1 Kiến nghị một: Về việc ghi Nhật ký chung: Doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng hình thức Nhật ký chung , hình thức này phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp với các quy mô khác nhau. Kết cấu của sổ đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với kế toán thủ công và kế toán máy. Theo hình thức này căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Nhật ký chung. - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái - Nhật ký chung được lập trên cơ sở từng chứng từ gốc. - Nhật ký chung được ghi liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm. Công việc nên ghi sổ nên ghi từ 5 đến 7 ngày vì khi đó việc ghi sổ như thế sẽ đáp ứng được yêu cầu về quản lý của ban lãnh đạo . Ban lãnh đạo có thể kiểm tra đối chiếu giữa số liệu và sổ sách được thường xuyên liên tục để có thể đưa ra được các quyết định hợp lý. Bên cạnh đó công việc của kế toán sẽ được trảI đều, không bị dồn vào cuối tháng. 3.2.2 Kiến nghị hai: Về xác định kết quả bán hàng: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty đã xác định kết quả bán hàng gộp chung cho tất cả các sản phẩm. Như vậy Công ty không theo dõi được tình hình tiêu thụ hàng hoá của từng mặt hàng cụ thể. Công ty cần mở sổ theo dõi chi tiết về tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng mặt hàng khác nhau nhằm biết được sự biến động về gía cả của thị trường cũng như nhu cầu tiêu dùng trong dân cư, để từ đó giúp nhà quản lý Công ty đưa ra quyết định về tiêu thụ trong kỳ kế toán tiếp theo, hàng hóa nào nên bán, hàng hoá nào không nên bán và bán ra với số lượng bao nhiêu để đạt được lợi nhuận cao nhất và chắc chắn cung cấp cho thị trường những hàng hoá hữu ích, đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu tiêu dùng của người dân và xã hội. Để làm được điều này Công ty phải tổ chức phòng kế toán theo dõi chặt chẽ hàng hoá , và ghi chép phản ánh số liệu kế toán trung thực, chính xác , hợp lý. Bên cạnh đó Công ty cần có biện pháp tìm hiểu nhu cầu của thị trường như tiến hành thăm dò, phỏng vấn trong dân cư để biết yêu cầu, thẩm mỹ, chất lượng của những hàng hoá mà Công ty đang và sẽ cung cấp. 3.2.3 Kiến nghị thư ba: Về chính sách khuyến khích tiêu thụ: Hiện nay Công ty mặc dù đã áp dụng hình thức chiết khấu thương mại nhưng chưa thực sự mạnh để khuyến khích cho những đơn vị mua hàng với số lượng lớn. Thiết nghĩ nếu Công ty áp dụng triệt để hơn nữa chính sách này thì sẽ hấp dẫn khách hàng hơn, vì vậy sẽ thiết lập được mối quan hệ lâu dài với khách hàng. 3.2.4 Kiến nghị thứ tư: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam để giảm bớt rủi ro, Công ty có thể lập dự phòng cho một khoản thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí kinh doanh phần giảm gía trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần hàng tồn kho của Công ty khi lập báo cáo tài chính và cuối kỳ kế toán năm. + Nguyên tắc lập dự phòng: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho và chế độ tài chính Doanh nghiệp hiện hành. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chệnh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn gía trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở của từng mặt hàng tồn kho. Việc ước tính gía trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu nhập được tại thời điểm ước tính. Việc ước tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính , mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện có ở thời điểm ước tính. Cuối kỳ kế toán năm, phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó. Trường hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm gía hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị của hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc. Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành , việc trích lập các khoản dự phòng giảm gía hàng tồn kho không được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của Công ty (sau khi đã hoàn nhập các khoản trích lập dự phòng năm trước ) với các điều kiện sau: - Chỉ những hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thường thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán. - Hàng hoá là mặt hàng kinh doanh và thuộc quyền sở hữu của Công ty. - Có chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho. - Các hàng hoá tồn kho khi không đủ các điều kiện trên thì không được lập dự phòng. + Phương pháp lập : Mức dự phòng giảm giá cho năm kế hoạch Số hàng tồn kho có giảm giá tại thời điểm cuối năm báo cáo = x Giá ghi trên sổ kế toán - Giá thực tế thị trường tại thời điểm cuối năm báo cáo Doanh nghiệp phải căn cư vào tình hình giảm giá, số lượng hàng tồn kho thực tế của hàng hoá để xác định mức dự phòng theo công thức sau: + Tài khoản sử dụng: TK 159” Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Phương pháp hạch toán : Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của hàng tồn kho thấp hơn gía trị thị trường , kế toán lập dự phòng giảm giá hàng hoá: Nợ TK 632 Có TK 159 Trong những năm tiếp theo, khi có chênh lệch về khoản dự phòng đã lập thì kế toán sẽ tiến hành hạch toán như sau: Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm gía hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Trường hợp khoản dự phòng giảm gía hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khỏan dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trứơc thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: NợTK 159 Có TK 632 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nay không thay đổi so với khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì không cần ghi sổ. Cuối năm 2007 và các năm sau, kế toán căn cứ vào số dự phòng cần phải lập cho năm sau để có sự điều chỉnh mức dự phòng và hạch toán dự phòng giảm giá hàng hoá cho phù hợp theo quy định của Nhà nước. 3.2.5 Kiến nghị thứ năm: Về việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Thực tế hiện nay tại công ty rất nhiều khách hàng thường sử dụng hình thức thanh toán là nợ và chấp nhận thanh toán, mặt khác khách hàng của công ty thường ở các tỉnh khác có khoảng cách địa lý khá xa, nhiều trường hợp khách hàng vì một lí do nào đó mà chậm hoặc không có khả năng thanh toán. Vậy mà hiện nay công ty không hề lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi mà chỉ khi nào các khoản đó phát sinh thì mới trích lập. Để tôn trọng nguyên tắc “thận trọng” trong kinh doanh, công ty nên lập dự phòng cho từng khoản nợ có khả năng khó đòi. Căn cứ để ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi: - Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, công ty đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. - Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử... thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. Phương pháp lập dự phòng: - Trên cơ sở những đối tượng và điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi như đã trình bầy ở trên, công ty phải lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, công ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lí doanh nghiệp. - Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không quá 20% tổng số dư nợ phải thu của công ty tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo công ty không bị lỗ. Đối với các khoản nợ khó đòi sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán vẫn phải một mặt tiến hành mọi biện pháp đòi nợ, mặt khác vẫn phải theo dõi ở tài khoản 004- “Nợ khó đòi đã xử lý” trong thời gian 15 năm. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi trên tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”, tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán. Nội dung của tài khoản như sau: + Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi + Bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. + Số dư bên có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. Quá trình hạch toán như sau: - Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (nợ phải thu khó đòi), kế toán tính xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Biểu số 2.21 BẢNG TÍNH TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG PHẢI THU KHÓ ĐÒI Tên khách hàng Tổng số nợ phải thu % nợ phải thu khó đòi ước tính Mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi Tổng cộng Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi - Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi) - Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chế độ kế toán hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642: CP quản lý doanh nghiệp (nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 138: Phải thu khác Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” - Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi: Nợ TK 111,112: Tiền mặt, tiển gửi ngân hàng Có TK 711: Thu nhập khác Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” Biểu số 2.22 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 139 DỰ PHÒNG PHẢI THU KHÓ ĐÒI Đối tượng : Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư số ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ: Số dư cuối kỳ: 3.2.6 Kiến nghị thứ sáu: Về hình thức sổ kế toán: Theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam các Công ty có thể áp dụng một trong năm hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức nhật ký chung - Hình thức nhật ký – chứng từ - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức kế toán trên máy vi tính Mỗi hình thức sổ kế toán đều có ưu điểm riêng tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng Doanh nghiệp mà áp dụng cho thích hợp. Tuy nhiên trong điều kiện kế toán máy được áp dụng hầu hết trong các Doanh nghiệp thì mỗi Doanh nghiệp nên lựa chọn áp dụng hình thức kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán của Doanh nghiệp. Hiện nay công nghệ thông tin rất phát triển, theo em Công ty nên áp dụng hình thức “Kế toán trên máy vi tính” bởi vì nó là hình thức được sử dụng rộng rãi, phổ biến ở các nước trên Thế giới hiện nay. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật hiện đại thì việc ứng dụng máy vi tính váo công tác quản lý nói chung và công tác kế toán máy nói riêng đang trở thành một xu thế tất yếu. Hiện nay Công ty đã được trang bị hệ thống khá đầy đủ nhưng Công ty vẫn áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung là chủ yếu. Hình thức này có đặc điểm là công việc ghi chép còn thủ công nhưng nó vẫn có nhiều ưu điểm nhất định. Còn đối với hình thức kế toán máy chỉ lên bộ trợ thêm trong quá trình làm sổ sách. Do đó máy tính chỉ để hỗ trợ trong công việc chứ chưa thực sự phát huy hiệu quả cao đối với toàn bộ công tác kế toán. Vì vậy để vi tính hoá các thông tin kế toán được cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác kịp thời thì Công ty vẫn nên áp dụng hình thức Nhật ký chung với sổ sách đơn giản, dễ áp dụng, góp phần đưa kế toán Vịêt Nam hoà nhập với thông lệ kế toán Quốc tế. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp không những cạnh tranh nhau bằng chất lượng, mẫu mã sản phẩm mà vấn đề gay gắt cạnh tranh vẫn là giá cả, và các chương trình hậu mãi. Do vậy để đứng vững và phát triển trên thị trường thì các doanh nghiệp luôn luôn tìm tòi phương pháp quản lý chi phí, phương án kinh doanh hữu hiệu nhất từ đó tìm ra những giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một trong những công cụ đắc lực giúp cho các nhà quản lý thực hiện được đó là " CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ” Qua thời gian thực tập ở Công Ty TNHH TM và DV Âu Cơ em nhận thấy công tác " công tác kế toán bán hàng " đã phần nào phản ánh được thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý và đây là khâu trọng tâm của công tác kế toán của Công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty đã giúp em không những củng cố về mặt lý luận để tiếp thu được tiếp thu trong quá trình ở nhà trường mà còn giúp em hiểu biết hơn về thực tế phong phú và đa dạng. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn: phùng thị phượng và sự giúp đỡ nhiệt tình của các các anh chị phòng Tài chính - kế toán của Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Do thời gian thực tập ngắn và do hạn chế về mặt kinh nghiệm thực tiễn nên chuyên đề tốt nghiệp khó tránh khỏi những hạn chế về mặt nội dung khoa học cũng như phạm vi yêu cầu nghiên cứu. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo, các cán bộ kế toán Công ty để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 30 tháng 04 năm 2010 Sinh viên thực hiện Nguyễn Khánh Toàn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tổ chức công tác kế toán– Lê Gia Lục Nhà Xuất Bản Tài Chính Hà Nội 2. Kế toán tài chính – Nguyễn Văn Công, Phan Trọng Phúc - Nhà Xuất Bản Tài Chính Hà Nội 3. Vận dụng chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành kế toádoanh nghiệp Việt Nam – Nguyễn Văn Công – NXB Tài Chính Hà Nội 4. Hướng dẫn hạch toán kế toán trên sổ sách 5. Giáo trình kế toán tài chính – Học Viện Tài Chính– NXB Tài Chính Hà Nội 6. Một số tài liệu kế toán của công ty TNHH TM và DV Âu Cơ. 8. Hệ Thống kế toán doanh nghiệp theo các chuẩn mực kế toán đó ban hành 9. Chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48 ngày 15/9/2006 10. Trang web của học viện tài chính www.hvtc.edu.vn 11. Trang web của đại học kinh kế quốc dân www.neu.edu.vn 12. Trang web của Bộ tài chính www.mof.gov.com.vn 13. Trang web của Tổng cục thuế www.gdt.gov.vn NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN MỤC LỤC