Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam Sơn

thân, luôn nhận được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo GS.TS Nguyễn Quang Quynh và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán tại Công ty em đã hoàn thành Chuyên đề này, nhưng do thời gian và trình độ còn nhiều hạn chế nên Em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý bổ sung nhằm khắc phục những thiếu sót của chuyên đề để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu và củng cố kiến thức của bản thân. Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, nội dung của Chuyên đề bao gồm ba phần chính: Chương I: Đặc điểm chung về Công ty Cổ phần Tam Sơn; Chương II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam sơn ; Chương III: Nhận xét và đề xuất hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty Cổ phần Tam Sơn. CHƯƠNG 1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TAM SƠN 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Tam Sơn Hiện nay nước ta đang có rất nhiều dự án xây dựng nhà chưng cư cao tầng, các khu đô thị đang được quy hoạch và dần dần mọc lên san sát. Để hoàn thiện một căn nhà như thế thì cần rất nhiều vật liệu sau khi đã xây thô, trong đó có vật liệu trang trí nhà tắm, nhà vệ sinh, nền nhà bằng chất liệu sứ - gạch men. Nắm bắt được nhu cầu đó của thị trường xây dựng, Công ty Cổ phần Tam sơn được thành lập nhằm cung cấp cũng như đáp ứng nhu cầu tiêu thụ rất lớn này. Công ty cổ phần Tam sơn ra đời vào năm 2001 hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2000, được cấp giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh số 0103000402 vào ngày 12/07/2001. Mã số thuế: 0101161941 Tên công ty theo tiếng việt là Công ty Cổ phần Tam Sơn theo tiếng anh là Tam Sơn Joint Stock Company ( Tam Sơn JSC ). Công ty có hai cơ sở kinh doanh trong đó Trụ sở chính của Công ty được đặt tại 38 Yên phụ - Ba đình – Hà Nội. Điện thoại: 04 7161747 - 04 7161748, Fax: 04 7162595. Còn một cơ sở kinh doanh khác đó là Văn phòng trưng bày sản phẩm ở 14 Trần Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà nội. Điện thoại: 04 7830397, Fax: 04 7842193 Khi thành lập, công ty có số vốn điều lệ là 1.000.000.000 đồng ( 1 tỉ đồng ) tương đương với 1.000 cổ phần, trong đó tất cả các cổ phần đều là cổ phần phổ thông có mệnh giá mỗi cổ phần là 1.000.0000 đồng Tuy Công ty Cổ phần Tam Sơn chỉ là 1 một doanh nghiệp thương mại nhỏ, song Công ty cũng đã góp phần làm nóng thêm thị trường tiêu thụ đầy tiềm năng này. Công ty được thành lập dựa trên vốn góp của các thành viên trong công ty là: Ông Nguyễn Hữu Thịnh góp 600.000.000 đồng chiếm 300 cổ phần tương ứng với 30% tổng số vốn điều lệ Ông Ngô Quang Nam góp 800.000.000 đồng chiếm 400 cổ phần tương ứng với 40% tổng số vốn điều lệ Ông Lê Thảo Lâm góp 600.000.000 đồng chiếm 300 cổ phần tương ứng với 30% tổng số vốn điều lệ Công ty Cổ phần Tam sơn được thành lập và cấp giấy phép kinh doanh thương mại các mặt hàng chủ yếu là thiết bị vệ sinh và làm đại lý ký gửi hàng hóa, hàng tiêu dùng. Công ty được toàn quyền chủ động trong việc xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh cho từng giai đoạn trên cơ sở nhất trí của Hội đồng các thành viên công ty. Công ty Cổ phần Tam sơn hoạt động dựa trên việc thực hiện chế độ hạch toán độc lập theo quy định của pháp luật về kế toán tài chính doanh nghiệp Ban hành theo QĐ số 15 / 2006 / QĐ – BTC. Công ty hoạt động phù hợp với chức năng, ngành nghề kinh doanh và tuân theo Quyết định của Hội đồng Thành viên và Giám đốc Công ty Công ty thực hiện chế độ trả lương lao động, thời gian lao động và thưởng theo hiệu quả kinh doanh đối với mọi nhân viên có hợp đồng lao động của Công ty. Công ty toàn quyền chủ động trong việc tuyển nhân viên phù hợp với nhu cầu thực tế cũng như quy mô hoạt động của công ty trong từng giai đoạn. Sau đây là số liệu về kết quả kinh doanh của Công ty mà em đã tìm hiểu được trong 2 năm 2005 – 2006. Biểu 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2005 – 2006 Đơn vị: Nghìn đồng STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Chênh lệch Tỉ lệ % 1 Doanh thu 12 602 848 11 136 979 - 1 465 869 -11.63 2 LN sau thuế 93 579 87 586 - 5 993 - 6.4 3 Tổng quỹ lương 146 383 134 628 - 11 755 - 8.03 4 Số lao động 15 12 - 3 -20 5 TN bình quân / người 958 1 100 142 000 14.82 6 Tổng nguồn vốn 6 016 892 6 750 285 733 393 12.19 7 Thuế TNDN phải nộp 18 523 9 757 8 766 -47.32 ( Nguồn: phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tam sơn ) Qua số liệu bảng báo cáo kết quả kinh doanh ở trên ta thấy doanh thu năm nay của Công ty đã giảm xuống so với năm ngoái 1 465 869 nghìn đồng tương đương với giảm 11.63% đó là do thị trường tiêu thụ các mặt hàng bị thu hẹp lại. Do đó kéo theo lợi nhuận sau thuế từ 93 579 nghìn đồng năm 2005 giảm xuống còn 87 586 nghìn đồng năm 2006, tức giảm 5 993 nghìn đồng tương đương với giảm 6.4%. Từ số liệu trên bảng kết quả trên ta có thể thấy Công ty đang thu hẹp dần quy mô của mình do hiện nay thị trường xây dựng đang tạm lắng kéo theo nhu cầu tiêu thụ giảm. Công ty đã cắt giảm số lượng lao động từ 15 người xuống còn 12 người kéo theo đó tổng quỹ lương cũng giảm từ 146 383 nghìn đồng năm 2005 xuống còn 134 628 nghìn đồng năm 2006. Nhưng thu nhập bình quân / người lại tăng từ 958 nghìn đồng/ người lên 1100 nghìn đồng/ người. Tuy thu hẹp quy mô kinh doanh, giảm số lượng lao động nhưng Công ty cũng đã cố gắng nâng mức thu nhập của người lao động lên 12.19% nhằm đảm bảo đời sống của người lao động khi mà giá cả thị trường hiện nay ngày càng đắt đỏ và đồng tiền thì ngày càng mất giá. Mặc dù vậy, tổng nguồn vốn của Công ty năm 2006 vẫn cao hơn so với năm 2005 là 733 393 nghìn đồng tức tăng 12.19% đó là do lợi nhuận chưa phân phối của Công ty năm 2005 được bổ sung 80% vào vốn năm 2006. Sự bổ sung nguồn vốn kinh doanh của Công ty như vậy nhằm chuẩn bị cho các kế hoạch kinh doanh trong tương lai khi mà thị trường xây dựng và tiêu thụ có thể nóng bỏng trở lại. 1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Cổ phần Tam Sơn Là doanh nghiệp thuần túy thương mại ( mua và bán ) chứ không phải là đơn vị sản xuất kinh doanh. Chính vì thế mà công việc kinh doanh của Công ty chủ yếu là quá trình mua, bán hàng và tiêu thụ sản phẩm. Quy trình mua hàng của Công ty được thực hiện như sau: Bước 1: Sau khi Công ty thảm khảo bảng báo giá của Công ty American Standa bên Mỹ về các mặt hàng xứ vệ sinh như: vòi hoa sen, bồn tắm, các loại xí, các trang thiết bị trang trí nhà tắm…..về chủng loại kiểu dáng cũng như màu sắc. Bước 2: Công ty đặt hàng qua Công ty American Standa bên Mỹ bằng Fax về các mặt hàng thiết bị vệ sinh như trên dựa theo sự tìm hiểu nhu cầu tiêu dùng trong nước về số lượng. Bước 3: Khi bên bán nhận được đơn đặt hàng sẽ thông báo cho Công ty về cách thức chuyển tiền vào tài khoản của bên bán 50% tổng giá trị hàng hóa mua bán. Bước 4: Sau khi hàng về Công ty nhận hàng và kiểm kê đầy đủ về số lượng, chủng loại, màu sắc… đạt tiêu chuẩn thì cho nhân viên chuyển vào kho của Công ty. Công ty áp dụng các phương thức: Bán lẻ và bán buôn. Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có yêu cầu mua hàng. Phòng Thị trường tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm bán hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập làm 3 liên, Phòng Kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để Phòng Kế toán viết hoá đơn bán hàng. Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên trong đó 1 liên Phòng Kế toán lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK 511, 2 liên còn lại giao cho khách hàng để thanh toán. Hoá đơn Giá trị gia tăng ( GTGT ) được lập thành 3 liên tương ứng với hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên Nhật kí chung Sổ 1 và Sổ Chi tiết TK 511. Về Bán lẻ, Tại Phòng Trưng bày sản phẩm của Công ty có tất cả các mặt hàng về thiệt bị vệ sinh phục vụ cho người tiêu dùng. Tại đây người tiêu dùng có thể đến tham quan, tìm hiểu và đặt vấn đề mua bán trực tiếp với nhân viên bán hàng của Công ty. Nếu người tiêu dùng mua ngay thì nhân viên bán hàng ( kiêm kế toán bán hàng ) viết hóa đơn bán hàng kèm phiếu thu tiền ( khi khách hàng thanh toán ngay ). Kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi Có TK 511, ghi Nợ TK 111. Nếu không kèm phiếu thu tiền ( khách hàng chưa thành toán ) thì kế toán ghi Có TK 511 và ghi Nợ TK 131. Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán. Công ty nhận tiền hàng bằng nhiều phương thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên. Hiện nay Công ty đã áp dụng các phương thức thanh toán sau: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán không dùng tiền mặt: như thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ… Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phương tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng. Tuy nhiên nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Đứng đầu Công ty là Hội đồng Quản trị gồm 3 thành viên: - Ông: Ngô Quang Nam là Chủ tịch Hội đồng quản trị - Ông: Lê Thảo Lâm - Ông: Nguyễn Hữu Thịnh Trong đó ông Nguyễn Hữu Thịnh làm giám đốc Công ty. Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Một là quản lý và quyết định kế hoạch, dự án kinh doanh của Công ty Hai là quản lý và quyết định về tổ chức bộ máy điều hành cán bộ Công ty Ba là và quyết định công tác tài chính của Công ty Bốn là kiểm soát các hợp đồng kinh tế, đường lối và phương hướng trong kinh doanh, xây dựng các định mức chi phí cho phù hợp với tài chính Công ty theo tình hình cự thể. Năm là đề ra các chỉ tiêu trong kinh doanh, kết hợp với chính sách thưởng năng suất cho công việc và các hình thức hỗ trợ khách hàng trong kinh doanh và các chi phí phục vụ cho kinh doanh, Marketing – thị trường. Sáu là chỉ đạo việc triển khai mở rộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh đối với từng mặt hàng cụ thể Bảy là có trách nhiệm báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng cho Hội Đồng Quản Trị (HĐQT). Trình bày cân đối tài sản và chịu trách nhiệm trước Hội đồng cổ đông về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty thực tế từng thời điểm. Còn ông Lê Thảo Lâm làm phó giám đốc Công ty. Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Một là, Chịu trách nhiệm về tổ chức nội chính và hành chính phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty. Hai là, Thay mặt Giám đốc, điều hành Công ty khi giám đốc đi công tác Ba là, Chịu trách nhiệm về công tác lao động, công tác tiền lương, thưởng của Công ty. Quản lý công tác sửa chữa duy tu tài sản, kiến trúc của Công ty Bốn là, Quản lý công tác văn phòng, công tác đời sống cho CBCN viên, công tác bảo vệ nội bộ , công tác an ninh quốc phòng tại địa phương, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt và bảo vệ môi trường Năm là, Giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế, theo dõi kiểm tra việc thực hiện lịch phân công công việc Bộ phận văn phòng * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Căn cứ vào phiếu thu, chi tiền mặt có đầy đủ chữ ký của những người liên quan để thu, chi tiền mặt. Mở sổ quỹ để theo dõi số dư cho từng ngày Thứ hai: Nộp hay rút tiền khi có yêu cầu của Giám đốc hay kế toán trưởng, có sự đối chiếu xác nhận của kế toán. Có trách nhiệm bảo quản tiền, nếu mất mát phải bồi thường, trường hợp dùng tiền của Công ty vào việc khác phải có ý kiến của Giám đốc. Nếu vi phạm, ngoài việc bồi thường còn bị phạt, kỷ luật trừ vào tiền lương, tiền thưởng hay các hình thức khác phụ thuộc vào tình hình cụ thể Giám đốc sẽ quyết định. Thứ ba: Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục chi phí của Công ty Thứ tư: Theo dõi chi tiết các khoản cá nhân tạm ứng phục vụ cho công tác Thứ năm: Mở sổ công văn và phai lưu công văn đi và đến của Công ty Thứ sáu: Tập hợp số liệu kế toán vào cuối tháng, chuyển cho phụ trách kế toán lên báo cáo tổng hợp *Thủ kho: Có nhiệm vụ và trách nhiệm như sau: Thứ nhất: Có trách nhiệm quản lý hàng hóa vật tư, vật liệu tài sản trong kho, không để mất mát hay hư hỏng. Thứ hai: Mở sổ kho, thẻ kho theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn từng loại hàng hóa, vật tư về số lượng, chủng loại, cuối tháng có xác nhận với kế toán kho. Thứ ba: Khi nhập kho phải căn cứ phiếu nhập do thủ kho phát hành hay bộ phận bán hàng đề xuất vào sổ theo dõi Thứ tư: Khi xuất kho phải căn cứ vào phiếu xuất (biên bản giao nhận hàng hóa) phải có xác nhận của bộ phận bán hàng, xác nhận của người nhận hàng vào sổ theo dõi. Thứ năm: Mở sổ theo dõi nhập xuất trong ngày. Có xác nhận của bộ phận liên quan. *Kế toán: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Nhiệm vụ: Thứ nhất: Phụ trách chung về kế toán tài chính, quản lý tổng hợp hoạt động kinh tế Thứ hai: Báo cáo tổng hợp hoạt động kinh doanh, phân tích, theo dõi, hướng dẫn kế toán viên làm tốt công tác kế toán thống kê Cuối tháng, quý, năm: Báo cáo bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo chi tiết các chỉ tiêu tài chính kế toán Trách nhiệm: Thứ nhất: Theo dõi chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa lên bảng tổng hợp hàng tháng và đối chiếu với thủ kho Thứ hai: Theo dõi giá vốn hàng bán, công nợ phải trả, kế toán tiền lương Bộ phận kinh doanh * Nhân viên bán hàng: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Có trách nhiệm quản lý tài sản hàng hóa đang được trưng bày Thứ hai:Có nhiệm vụ thống nhất với khách hàng về chủng loại hàng hóa, đơn giá, phương thức vận chuyển, hình thức thanh toán…và làm các công việc để hoàn thành đơn hàng tốt nhất. Thứ ba: Làm sổ nhật ký để theo dõi khách hàng, theo dõi công nợ, doanh thu và đối chiếu thường xuyên với kế toán. Thứ tư: Có trách nhiệm thu hồi công nợ theo sự quản lý của từng nhân viên đối với khách hàng. * Nhân viên trực bộ phận: Có nhiệm vụ và trách nhiệm như sau: Thứ nhất: Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng ( bằng điện thoại hoặc thư đề nghị) Thứ hai: Căn cứ lượng hàng tồn kho của Thủ kho, xác lập đơn đặt hàng Thứ ba: Lập sổ nhật ký bán hàng để theo dõi khách hàng, số lượng hàng bán, doanh thu, theo dõi vận chuyển. Thứ tư: Lập bảng theo dõi khách hàng theo từng khu vực để kết hợp nhân viên thị trường thúc đẩy việc bán hàng, đốc thúc công nợ. *Nhân viên phát triển thị trường: Có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Kiểm soát sự phát triển của thị trường, đồng thời có nhiệm vụ hướng dẫn các khách hàng hiểu rõ những nội dung và chính sách của Công ty đối với các khách hàng cụ thể trong từng thời điểm yêu cầu. Các nhân viên thị trưởng phải có trách nhiệm báo cáo các vấn đề liên quan đến thị trường cho Trưởng bộ phận và Giám đốc trong các thời điểm cụ thể. Thứ hai: Báo cáo hàng ngày về tình hình thị trường Thứ ba: Đối chiều công nợ khách hàng thường xuyên và khớp với kế toán Thứ tư: Kiểm tra tình hình bày mẫu trưng bày tại các cửa hàng Thứ năm: Đánh giá việc phát triển khu vực, từng bạn hàng để Công ty có những biện pháp hợp lý * Nhân viên giao nhận hàng của Công ty: có nhiệm vụ và trách nhiệm sau: Thứ nhất: Phải có trách nhiệm kiểm tra lại hàng hóa khi nhận cũng như khi giao hàng.Mọi trường hợp gây thất thoát, tổn thất đều phải bồi thường cho Công ty Thứ hai: Có trách nhiệm bảo quản tài sản được giao, thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng và luôn duy trì tài sản ở tình trạng tốt Thứ ba: Khi giao và nhận hàng phải trực tiếp kiểm tra, giám sát về số lượng, chủng loại và thay mặt Công ty xác nhận với bên cung cấp. Đồng thời khi giao hàng phải có sự xác nhận của thủ kho về lượng hàng hóa nhập Thứ tư: Ta có thể mô tả tổ chức bộ máy của công ty qua sơ đồ sau: Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng trưng bày và bán sản phẩm Kho bãi Sơ đồ số 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Tam sơn Bộ máy quản lý của Công ty gồm các phòng ban và kho bãi có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng hoạt động đều thống nhất dưới sự điều hành giám sát của Giám đốc công ty, thường xuyên có sự phối hợp tương trợ nhau để cùng phát triển. 1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tam sơn 1.4.1 Tổ chức công tác kế toán Hiện nay , Công ty đang sử dụng chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/ NĐ – CP ngày 31/05/2004 của Chính Phủ. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng gồm 5 chỉ tiêu sau: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu tài sản cố định. Các tài khoản kế toán mà hiện nay Công ty đang áp dụng theo QĐ 15/ 2006/ QĐ – BTC. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của Công ty, sau khi đã xác định được số lượng tài khoản áp dụng của đơn vị, chủ Doanh nghiệp và Kế toán trưởng đã quy định cụ thể nội dung và phương pháp ghi chép phù hợp ở các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết trên cơ sở tuân thủ chế độ Kế toán đã ban hành. Hiện nay Công ty cổ phần Tam sơn đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức mà Công ty đã áp dụng trong nhiều năm qua do tính tiện ích và phù hợp của nó. Công ty cũng đã có sự thay đổi phù hợp với cả sự thay đổi của chế độ kế toán đang hiện hành theo QĐ số 15 / 2006 / QĐ – BTC . Công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán thông dụng hiện nay là phấn mềm kế toán FAST 2006 phiên bản mới nhất. Ta có thể mô hình hóa trình tự ghi sổ như Sơ đồ 2: Sơ đồ 2: Trình tự ghi Sổ Kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ Cái tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Chú thích: Ghi trong kì Ghi cuối kì Quan hệ đối chiếu Hàng tháng Công ty lập báo cáo tài chính kế toán để nộp cho các cơ quan quản lý như : sở kế hoạch đầu tư, cục thuế, phòng thống kê, ngân hàng giao dịch và lưu nội bộ. Hiện nay hệ thống báo cáo tài chính của công ty đang sử dụng các báo cáo kế toán sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Cuối tháng kế toán bán hàng sau khi đã kiểm tra toàn bộ sổ chi tiết bán hàng, công nợ khách hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và đối chiếu với sổ cái để báo cáo cho kế toán trưởng. Còn kế toán kho cũng kiểm tra sổ chi tiết hàng hóa, bảng kế nhập – xuất – tồn đối chiếu với Nhật Ký – Sổ Cái và cũng báo cáo cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng sau đó lại xem xét, kiểm tra đối chiếu 1 lần nữa và hoàn tất báo cáo tài chính thông qua bảng cân đối số phát sinh. Trình tự kế toán bán hàng được phản ánh như sau Sơ đồ 3: Trình tự Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Tam sơn Hoá đơn giá trị gia tăng Sổ bán hàng Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết các khoản phải thu Chú thích: Ghi trong ki Quan hệ đối chiếu  Phần hành của kế toán kho: Tại Công ty Cổ phần Tam Sơn, các loại hàng hóa chủ yếu có giá trị không quá lớn. Mặt khác, các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên( bán buôn và bán lẻ ), do đó công ty không có điều kiện theo dõi ghi chép từng nghiệp vụ xuất. Vì vậy công ty sử dụng phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ. Khi hàng hóa được mua về và vận chuyển tới kho để nhập, thủ kho sau khi kiểm hàng và cho nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho. Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ có liên quan vào các bảng kê nhập hàng hóa, vào các sổ kế toán chi tiết.Cuối tháng, tổng hợp trên bảng kê nhập hàng hóa vào Nhật ký - Sổ cái Cuối kỳ (cuối năm), sau khi kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế, kế toán kho tính ra số xuất trong kỳ dựa vào đơn giá bình quân gia quyền, vào các sổ kế toán chi tiết hàng hóa và vào Nhật ký - Sổ cái. Trình tự kế toán kho được phản ánh như sau Sơ đồ 4: Trình tự Kế toán kho tại Công ty Cổ phần Tam sơn Phiếu nhập kho Số chi tiết hàng hóa Bảng kê nhập hàng hóa Chứng từ ghi sổ Kiểm kê cuối kỳ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi trong kì Ghi cuối kì 1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán Qua tìm hiểu ở trên chúng ta cũng đã biết Công ty Cổ phần Tam sơn là một doanh nghiệp kinh doanh nhỏ. Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, tập trung chính vì vậy mà tổ chức bộ máy kế toán của công ty cũng có hình thức phù hợp tương ứng. Bộ máy tổ chức kế toán của công ty là một bộ phận gồm 3 kế toán, có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty dưới hình thái tiền tệ. Các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, thực hiện các chế độ về kế toán và thống kê. Ngoài ra bộ phận kế toán còn trực tiếp bán hàng cho khách hàng. Tại công ty, một người là kế toán trưởng, đã đảm nhiệm toàn bộ các công việc của các phần hành kế toán. Các kế toán còn lại là kế toán bán hàng, kế toán kho thì định kỳ chuyển các chứng từ hạch toán ban đầu về cho kế toán trưởng . Khi nhận được các chứng từ hạch toán ban đầu, kế toán trưởng kiểm tra tính đúng đắn, hợp pháp của các chứng từ, phân loại và hạch toán vào các sổ sách có liên quan. Các công việc của các phần hành được phân công như sau: - Kế toán trưởng chỉ đạo chung và phụ trách phần hành kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp, kế toán tiêu thụ. - Kế toán còn lại phụ trách các phần hành: kế toán bán hàng, kế toán kho Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán có thể được thể hiện như sau Sơ đồ 5 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán tại Công ty Cổ phần Tam sơn Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán kho CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAM SƠN 2.1 Kế toán hàng hóa Hiện nay Công ty đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức: Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ hàng hoá = luân chuyển Số lượng hàng hoá + Số lượng hàng hoá trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá thực tế Số lợng hàng đơn giá = * hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân Sau khi tính được giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC Nợ TK 632 Có TK 156 Cuối kỳ kế toán lập bảng kê số 8 ‘tổng hợp Nhập xuất tồn ‘ sau khi đã xác định giá thực tế của hàng hoá xuất kho. Bảng kê này được mở chi tiết theo từng loại hàng hoá, mỗi dòng trên bảng kê phản ánh về tình hình “Nhập xuất tồn” về mặt giá trị của mỗi loại hàng hoá. 2.2 Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán. Để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Kế toán sử dụng TK 511 – “ Doanh thu ”. Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT không bao gồm thuế GTGT phải nộp. Kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu của từng hoạt động kinh doanh ( doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi…) Để tránh ghi nhầm chứng từ nhiều lần dẫn đến bị ghi trùng nghiệp vụ nên tất cả các khoản doanh thu dù thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền, kế toán đều hạch toán thông qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sau đó, khi thu được tiền thì kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sẽ ghi số liệu sau. Ví dụ: khi có nghiệp vụ xuất hàng diễn ra thì kế toán phải thực hiện các bước sau: - Căn cứ vào Hóa đơn GTGT kế toán ghi bút toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 333.1 Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131. VD: Trong tháng 4-20026 Công ty bán hàng cho Bà Hồng Trang ở Cầu Giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 6 tháng 4 ông này đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản Nợ TK 111 7.894.998 Có TK 511 7.177.271 Có TK 333.1 717.727 * Kế toán hàng gửi bán: Trong trường hợp này, kế toán phản ánh hoàn toàn giống như khi bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, tức là khi khách hàng chấp nhận mua hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập bút toán phản ánh doanh thu, giá vốn không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán. * Hạch toán hàng bán bị trả lại: Nếu hàng hóa bán ra không đúng hợp đồng bên mua trả lại hàng, kế toán phản ánh như sau: - Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá hoặc hóa đơn GTGT bên mua trả lại kế toán ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. Có TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại. - Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng bị trả lại: Nợ TK 156.1: Trị giá vốn bán hàng bị trả lại nhập kho. Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Kế toán lập Hóa đơn cho hàng hóa để xác định doanh thu và thuế GTGT phải nộp, đồng thời lập một phiếu thu cho toàn bộ hàng bán lẻ trong ngày. Số hàng này kế toán theo dõi trên TK 131 - Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 131 (chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. - Bút toán xác định giá vốn: Nợ TK 632: Tập hợp trị giá vốn của hàng đã bán lẻ. Có TK 156: Trị giá vốn hàng xuất kho. Các loại sổ thể hiện kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán được máy tính tự động tính toán và cho vào các sổ cần thiết. Khi nào muốn xem các sổ hay báo cáo này thì ta chỉ việc vào màn hình giao diện rồi chọn mục Báo cáo, chọn Sổ Cái TK , báo cáo bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo bán hàng, hay các sổ chi tiết các TK, Bảng kê GTGT.. Khi đó kế toán chỉ việc lập và in ra sổ nếu cần thiết. Một số các sổ như sau: Bảng 1 Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm ( hàng hóa, dịch vụ…) Năm:…………….…. Quyển số:……………… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác(521, 531, 532 ) A B C D E 1 2 3 4 5 Cộng số phát sinh -Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp Sổ này được lập trên cơ sở là Hóa đơn GTGT dùng để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng ở từng kho trong từng tháng, quý hoặc năm. Mỗi quý được in và đóng quyển theo từng kho. Mỗi một mặt hàng được phản ánh trên một hoặc vài tờ sổ. Sau khi ghi các số liệu từ Hóa đơn GTGT theo từng loại hàng có ký hiệu mã hóa, máy sẽ tự động vào cho các sổ của các mặt hàng đó theo mã hàng của từng kho. Mỗi dòng phản ánh doanh thu của một hóa đơn cuối mỗi tháng máy tính tính tổng cộng, do vậy có thể xem sổ theo từng tháng, từng quý hoặc xem từ tháng này tới tháng khác. * Báo cáo bán hàng : Sau khi sổ chi tiết bán hàng được lập, cuối tháng sẽ tổng hợp lại trên báo cáo bán hàng. Như vậy, doanh thu mỗi mặt hàng của từng tháng sẽ được phản ánh vào một dòng của báo cáo bán hàng, kết thúc từng tháng có tổng cộng làm cơ sở lập sổ Cái và quyết toán. Tuy nhiên vẫn có thể lấy thông tin theo các tháng khác nhau hoặc theo các mặt hàng khác nhau… Sổ Cái TK 511.1 - “Doanh thu bán hàng ”: Tập hợp doanh thu của từng Hóa đơn GTGT, cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả. Sổ Cái TK 632 - “Giá vốn hàng bán”: Sau khi lập bút toán xác định giá vốn hàng bán của mỗi hóa đơn theo giá bình quân, số liệu sẽ đươc ghi vào sổ Cái TK 632. Trên sổ này phản ánh giá vốn của từng Hóa đơn GTGT. * Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn: Sau khi xuất kho thủ kho giữ lại một liên phiếu xuất kho để vào thẻ kho. Từ thẻ kho máy tính sẽ lên các thẻ chi tiết: Nhập, Xuất, Tồn làm căn cứ lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn. Căn cứ vào đây giúp ta có thể biết được mặt hàng nào còn hay hết để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng kho trên phần mềm kế toán máy, do đó có thể tổng hợp lại tất cả các kho, các loại mặt hàng của công ty trên cùng một báo cá. Các cột Nhập - Xuất - Tồn đều gồm cột số lượng và thành tiền trong đó: Thành tiền = số lượng x đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng tháng để theo dõi lượng hàng trong kho sau mỗi lần bán. Bảng 2 Thẻ kho Ngày lập thẻ: tháng 10 năm 2006 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Lavabo – Bồn cầu Đơn vị tính: Chiếc Mã số: 0018La Số TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 2 3 4 3/10 7/10 16/10 GB31029 HQ49058 HQ52103 Tồn kho đầu kỳ Nhập hàng của Công ty American tại Việt Nam Bán hàng cho Công ty Huy Phượng 37 Nguyễn Văn Cừ Bán hàng cho Công ty Hà Anh số 5 Minh Khai 3/10 7/10 16/10 50 25 30 38 5 Cộng cuối kỳ 50 55 33 x ( Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tam sơn ) 2.3 Kế toán các khoản phải thu của khách hàng Quan hệ thanh toán giữa công ty với khách hàng phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, kế toán phải thu của khách hàng nhằm theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty và khách hàng từ đó xác định các khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và các khoản còn phải trả. Trong quá trình bán hàng việc khách hàng mua chịu hàng hoá là vấn đề bình thường, nói như vậy nhưng không có nghĩa là mọi khách hàng đều có thể thực hiện việc mua chịu ở công ty vì nếu có quá nhiều khách hàng mua chịu thì số tiền mua chịu quá lớn dẫn đến vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng lớn, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Do đó với các khoản phải thu cần được theo dõi chặt chẽ, phải thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ nhằm đảm bảo thanh toán nợ đúng hạn. Kế toán phản ánh trên bảng ghi công nợ. Bảng ghi công nợ được đóng thành quyển mỗi khách hàng một tờ riêng để tiện theo dõi. Hàng ngày căn cứ vào tổng số tiền trên hoá đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Căn cứ trên vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ theo các yếu tố như trên mẫu, cuối tháng tổng hợp lại. Sổ ghi công nợ là mẫu sổ kế toán theo dõi công nợ thực tế bằng ghi chép thủ công theo đó khách hàng thực sự nợ doanh nghiệp, căn cứ trên Hóa đơn GTGT ghi theo các yếu tố như trên mẫu cuối tháng tổng hợp lại. * Bảng ghi công nợ : Là mẫu công nợ được ghi theo trình tự ghi sổ. Theo sổ này công nợ của khách hàng - chi tiết từng đối tượng là tập hợp từ TK 131 - chi tiết từng đối tượng nó bao gồm cả khoản người mua trả ngay và nhận nợ. Tại Công ty Cổ phần Tam sơn công nợ được kế toán theo dõi trực tiếp trên cơ sở là các Hóa đơn GTGT. Bảng ghi công nợ được đóng quyển cho từng tháng, mỗi tờ sổ theo dõi một khách hàng. Căn cứ tổng số tiền trên Hóa đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ vào phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Cuối tháng tính tổng cộng để lên bảng cân đối công nợ. * Sổ chi tiết công nợ : Được lập trên cơ sở số công nợ của khách hàng mua hàng còn tồn tại trong kỳ. Sổ được mở chi tiết cho từng mã khách hàng đã được mã hoá. Sổ được lập dùng để kiểm tra số công nợ mà khách hàng còn nợ công ty. * Bảng cân đối công nợ : Được lập trên cơ sở là các bảng ghi công nợ sau khi tổng hợp số phát sinh bên Nợ và phát sinh bên Có của từng tháng. Bảng cân đối công nợ tập hợp cho tất cả các khách hàng thanh toán chậm trả tiền hàng của công ty. Sổ Cái TK 131 - “Phải thu của khách hàng”: Sổ này tổng hợp theo TK 131, trong đó phản ánh tổng số tiền thanh toán trên các hóa đơn bán hàng vào bên Nợ và số tiền khách hàng trả vào bên Có. 2.4 Kế toán thuế giá trị gia tăng ( GTGT ) Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và sử dụng các mẫu hoá đơn, bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra, tờ khai thuế GTGT theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành. Công ty Cổ phần Tam sơn áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được thực hiện hàng tháng, cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT, hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT được phân loại theo từng mức thuế kế toán tiến hành nhập vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra”, ở các cột chứng từ gốc, tên khách hàng, doanh số bán ra chưa có thuế, thuế GTGT, cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế GTGT. Theo phương pháp khấu trừ thuế thì số thuế GTGT mà công ty phải nộp hàng tháng được xác định bằng thuế GTGT đầu ra (-) thuế GTGT đầu vào trong đó: - Thuế GTGT Giá tính thuế của hàng Thuế suất thuế GTGT = * đầu vào hoá dịch vụ bán ra của hàng hoá dịch vụ đó - Thuế GTG đầu ra = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá dịch vụ Thuế GTGT phải nộp được xác định bằng công thức sau: Số thuế GTGT phải nộp = thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào. Khi hạch toán thuế GTGT, đối với thuế đầu vào Công ty sử dụng TK 133, để hạch toán thuế đầu ra, kế toán sử dụng TK 333.1 “thuế GTGT phải nộp”. Mức thuế suất đối với loại hàng hoá bán ra của Công ty đều là 10%. Cuối mỗi tháng kế toán cũng căn cứ vào các GTGT mua vào và bán ra của doanh nghiệp mà lập các bảng kê. Kế toán sẽ tính và đưa số liệu vào các bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào bán ra của doanh nghiệp trong tháng và tờ khai nộp thuế hàng tháng của doanh nghiệp. Bảng kê này dùng để kiểm tra lại xem còn sót hoá đơn hay nhầm hoá đơn khi thấy không khớp với số tiền phải nộp. Sổ kế toán dùng ở đây là sổ cái TK 333.11 - “Thuế GTGT đầu ra”. Sổ này tập hợp thuế GTGT phải nộp theo từng Hóa đơn GTGT. Cuối mỗi tháng khấu trừ thuế GTGT để xác định số thuế còn phải nộp cuối kỳ. Bảng kê hoá đơn và tờ kê khai thuế : * Bảng kê khai thuế GTGT cả đầu ra và đầu vào . Cuối tháng, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào mục Báo cáo chọn Bảng kê hoá đơn, sau đó chọn đầu vào hoặc đầu ra. Bảng kê này dùng để kiểm tra khi cần thiết, chẳng hạn kiểm tra số hoá đơn GTGT bị huỷ. * Tờ khai thuế GTGT dùng để xác định nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp với cơ quan thuế. Cuối tháng, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào mục Báo cáo chọn Tờ khai thuế GTGT Bảng 3 Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Chỉ tiêu Số tiền Kỳ này Lũy kế từ đầu năm I. Thuế GTGT được khấu trừ. 1. Số thuế GTGT còn được khấu trừ 2. Số thuế GTGT được khấu trừ phát sinh 3. Số thuế GTGT đã khấu trừ, đã hoàn lại thuế GTGT hàng mua 4. Số thuế GTGT còn được khấu trừ, còn được hoàn lại cuối kỳ II. Thuế GTGT hàng bán nội địa 1.Thuế GTGT đầu ra phát sinh 2.Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ 32.599.600 861.024.379 1.014.072.527 174.551.452 1.014.072.527 1.014.072.527 861.024.379 1.014.072.527 1.014.072.527 1.014.072.527 ( nguồn: phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tam sơn ) 2.5 Kế toán chí phí bán hàng Chi phí bán hàng phát sinh trong công ty Cổ phần Tam sơn bao gồm các khoản sau: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), các khoản phụ cấp của ban giám đốc, nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng vận chuyển ở các phòng ban và kho của doanh nghiệp. - Khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. TSCĐ của Công ty Cổ phần Tam sơn phục vụ cho hoạt động kinh doanh gồm: máy vi tính, văn phòng làm việc, nhà kho, Ô tô . Để theo dõi tình hình TSCĐ, hiện nay Công ty Cổ phần Tam sơn đang áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Việc khấu hao TSCĐ đã được nhập dữ liệu ngay khi vào màn hình “ Kế toán TSCĐ’’. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ công tác bán hàng bao gồm: tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác, vận chuyển ngoài ra còn bao gồm cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C, phí ngân hàng, tiền điện thoại cho nhân viên bán hàng, các công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng, đồ dùng văn phòng dùng cho quản lý, tiền điện nước, điện thoại, Fax, nối mạng Internet, tiền photo, tiền báo chí… Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641-Chi phí bán hàng Bên nợ: Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên có: Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ cho số hàng hoá tiêu thụ vào bên nợ TK 911 hoặc TK 1422 và kết chuyển phần phân bổ. TK 641 không có số dư cuối kì Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 để lập bảng kê số 5 sau đó ghi vào NKC để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 641 Khi nào nhận được phiếu chi, Giấy báo nợ và hoá đơn GTGT thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh đó để ghi dữ liệu. 2.6 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phục vụ toàn doanh nghiệp như chi phí quản lý hành chính, tổ chức, văn phòng, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí nhân viên bộ phận quản lý, chi phí dự phòng hàng hóa, sản phẩm và những chi phí khác liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Về nguyên tắc, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp được trong kỳ được kết chuyển hết vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Tại Công ty Cổ phần Tam sơn, khi có chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thì căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng về các khoản tiền chi phí cho quản lý kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 111 Có TK 112 Căn cứ vào bảng tính lương và trích BHXH, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng tính thuế môn bài, thuế nhà đất… kế toán ghi Nợ TK 642 Có TK 338 Có TK 214 Có TK 333 Các khoản chi phí về bảo hành sản phẩm, quảng cáo, dịch vụ mua ngoài, sửa chữa TSCĐ……. Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 111, 112… Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu thu, giấy báo có kế toán ghi Nợ TK 111,112, 152….. Có TK 642 Khi theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy thì kế toán viên bao giờ cũng sử dụng sổ chi tiết chi phí quản lý và sổ cái TK 642 như sau: Bảng 4 Sổ cái Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 10 năm 2006 Đơn vị: 1000 đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số phát sinh 6/10 4 6/10 Chi phí quản lý bằng tiền 111 12.562 112 10.180 11/10 5 11/10 Chi phí nhân viên, KHTS… 334 134.628 214 13.209 23/10 6 23/10 Chi phí quản lý khác 111 9.760 112 3.021 152 21.048 511 8.640 28/10 7 28/10 Giảm chi 111 13.450 112 16.099 152 65.105 Kết chuyển chi phí Cộng phát sinh 213.048 213.048 ( nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Tam sơn ) 2.7 Kế toán xác định kết quả Để hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Công ty sử dụng TK911-Tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết, các bảng kê, NKC liên quan và các chứng từ về hoạt động tài chính và hoạt động bất thường tiến hành xác định kết quả kinh doanh theo trình tự sau: Tổng hợp Hạch toán cuối tháng Lập bảng cân đối tháng Kết chuyển cuối tháng Hạch toán cuối tháng thì kế toán lần lượt thực hiện các bút toán kết chuyển như sau: Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 911 Kết chuyển chi phí (gồm giá vốn và chi phí bán hàng) và Thu nhập hoạt động tài chính Trong đó kết chuyển giá vốn hàng bán trong tháng Nợ TK 911 Có TK 632 Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 Có TK 641 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 642 Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 711, 712 Có TK 911 - Kết chuyển lãi: Kết quả lãi là tổng hợp kết quả của các hoạt động kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 421 Để xác định kết quả bán hàng thì doanh nghiệp sử dụng sổ Cái TK 911. Mẫu Sổ Cái TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh”: Dùng để phản ánh các nghiệp vụ kết chuyển doanh thu, chi phí, giá vốn để xác định kết quả kinh doanh. VD: Trích số liệu trong tháng 12 - 2006 của công ty cổ phần Tam Sơn 14 Trần Duy Hưng – Cầu giấy – Hà nội Bảng 8 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007 Đơn vị : đồng Chỉ tiêu Năm 2007 1. Tổng doanh thu 11.136.979.000 2. Doanh thu thuần 11.136.979.000 3. Giá vốn hàng bán 10.133.821.000 4. Lợi nhuận gộp 1.003.158.000 5. Chi phí bán hàng 692.767.000 6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 213.048.000 7. Lợi nhuận trước thuế 97.343.000 8. Thuế thu nhập doanh nghiệp 9.757.000 9. Lợi nhuận sau thuế 87.586.000 Từ số liệu bảng trên ta có các bước kết chuyển sau: - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Nợ TK 511 11.136.979.000 Có TK 911 11.136.979.000 -Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 10.133.821.000 Có TK 632 10.133.821.000 -Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 692.767.000 Có TK 641 692.767.000 -Kết chuyển chi phí QLDN Nợ TK 911 213.048.000 Có TK 642 213.048.000 - Kết chuyển lãi về tiêu thụ hàng hoá Nợ TK 911 97.343.000 Có TK 421 97.343.000 Vậy lợi nhuận kinh doanh của Công ty năm 2007 sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 9.757.000 ( đồng ) là : 97.343.000 – 9.757.000 = 87.586.000 ( đồng ) CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAM SƠN 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Cổ phần Tam sơn Trong nền kinh tế hiện nay, công tác bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Tối đa hoá lợi nhuận đã trở thành mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Mặc dù chỉ là 1 Công ty cổ phần mới được chuyển đổi phát triển, Công ty Cổ phần Tam Sơn đã và đang chứng tỏ được những bước đi dúng đắn của mình trên con đường phát triển. Tuy nhiên, sự tác động khách quan và những quy luật ngặt nghèo của nền kinh tế thị trường luôn tồn tại và tác động đến môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Tại Công ty Cổ phần Tam Sơn, Kế toán bán hàng đã thực hiện theo đúng nguyên tắc và phản ánh đầy đủ doanh thu, đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, tổ chức sổ sách một cách phù hợp để phản ánh và theo dõi tình hình bán hàng Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức chặt chẽ phù hợp với tình hình đặc điểm thực tế. Đội ngũ kế toán có năng lực, trình độ, nhiệt tình trong công tác nên các công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Việc lập báo cáo được tiến hành một cách đều đặn, đúng định kỳ đảm bảo cho việc cung cấp thông tin tài chính nhanh chính xác và đầy đủ nhất. Tuy nhiên, công ty hiện nay chỉ áp dụng hai phương thức bán hàng đó là bán buôn và bán lẻ hàng hoá trực tiếp, như vậy số lượng hàng hoá bán ra sẽ không đạt được mức tối đa vì mạng lưới bán hàng hạn chế. Vì vậy, việc bán hàng hoá chỉ theo 2 phương thức này có thể làm công tác bán hàng của Công ty chưa đạt hiệu quả cao nhất. 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 3.2.1 Các khoản nợ khó đòi và biện pháp thu nợ Luận cứ của các kiến nghị: Nhằm nâng cao việc xác định kết qủa bán hàng đối với những hình thức bán hàng trực tiếp thì thu hồi được các khoản nợ là rất quan trọng. Theo em để thu hồi nợ trong việc bán hàng một cách nhanh chóng thì Công ty nên áp dụng các hình thức khuyến mại và chiết khấu bán hàng, theo từng mức độ khác nhau. Các hình thức khuyến mại và chiết khấu sẽ có ảnh hưởng đến tâm lý của khách hàng, nếu thấy có lợi họ sẽ thanh toán tiền hàng nhanh hơn. Nên theo dõi công nợ theo hạn thanh toán (7 ngày - 14 ngày) để hối thúc nhân viên kinh doanh thu hồi công nợ. Nếu thu hồi công nợ không đúng hạn sẽ bị trừ vào tiền thưởng hoa hồng theo doanh số bán hàng. Như vậy Công ty sẽ đạt được mục đích của mình và hiệu quả bán hàng sẽ được nâng cao. Hướng giải quyết và lộ trình thực hiện: * Đối với hình thức chiết khấu có thể áp dụng tỷ lệ chiết khấu như sau: - Xây dựng biểu chiết khấu có tác dụng khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng, thanh toán nhanh. - Tỷ lệ chiết khấu xây dựng thưởng cho khách hàng thực chất không làm giảm mà còn làm tăng doanh thu bán hàng, vì số doanh thu làm giảm do chiết khấu nhỏ hơn so với số doanh thu tăng do thực hiện chiết khấu. - Tỷ lệ này được thực hiện dựa trên tình hình tiêu thụ thực tế của Công ty đồng thời có sự tham khảo việc thực hiện chiết khấu của một số doanh nghiệp cùng loại. Ví dụ: Khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn trong 1 lần. Thời gian khách hàng thanh toán tiền mua hàng: khách hàng thanh toán tiền mua hàng càng nhanh thì tỷ lệ chiết khấu được hưởng càng cao. Số lần khách mua hàng và số lượng hàng hoá mua trong 1 tháng với tỷ lệ chiết khấu tối thiểu là 1% và tối đa là 5% tổng giá trị của hàng hoá đó. * Đối với hình thức khuyến mại: Công ty có thể áp dụng rất nhiều hình thức khác nhau như: tặng quà, bốc thăm may mắn, tham sự sổ xố … Chi phí và hiệu quả: Để thực hiện tốt các bước trên thì bản thân Công ty phải luôn vạch rõ kế hoạch trong các kỳ kinh doanh. Việc đầu tư chi phí sẽ được tiết kiệm nhiều nếu Công ty đã định hướng cho mình một chiến lược kinh doanh hiệu quả. Tuy đầu tư một khoản chi phí có lớn hơn nhưng Công ty luôn ở trong thế chủ động, vừa bán được hàng mà các khoản nợ không bao giờ để quá hạn, khả năng thu hồi vốn nhanh. 3.2.2 Phương thức bán hàng Luận cứ của kiến nghị: Hiện nay tại Công ty đang áp dụng 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ theo phương pháp trực tiếp. Theo em 2 phương thức bán hàng này là những phương thức bán hàng cơ bản nhất mà tất cả các công ty đang áp dụng. Nó mang lại hiệu quả và có doanh thu bán hàng cao. Nhưng đặc điểm của Công ty là kinh doanh các mặt hàng thiết bị vệ sinh bằng sứ như gạch men, bồn cầu vệ sinh, bồn tắm v…v….và rất nhiều chủng loại hàng hoá đáp ứng cho nội thất nhà ở. Hướng giải quyết: Do đó Công ty cũng nên bán hàng theo phương thức đại lý giới hạn. Mạng lưới đại lý bán hàng càng nhiều sẽ giúp hàng hoá cùa Công ty tiêu thụ nhiều hơn làm tăng doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận cho Công ty. Có như vậy thì đó cũng mới là cách quảng bá sản phẩm và mặt hàng kinh doanh của Công ty ra thị trường nhanh nhất và nhiều nhất – hiệu quả sẽ rất cao. Lộ trình thực hiện: Để thực hiện tốt được điều đó buộc Công ty phải lên kế hoạch kỹ lưỡng, các nhân viên kinh doanh của Công ty phải làm việc tích cực và hiệu quà hơn nữa nhằm tìm ra những đối tác có tiềm năng. Công ty nên có các chiến dịch quảng bá thương hiệu cũng như các chương trình cho sản phẩm của Công ty. Việc mở rộng kinh doanh qua các đại lý tiêu thụ hay hàng gửi bán là nhằm khuyến khích các đối tác cùng hợp tác kinh doanh có lợi cho cả đôi bên. Chi phí và hiệu quả: Chi phí để đầu tư cho phương thức bán hàng này không hề quá lớn nếu Công ty biết cách sử dụng nhân viên một cách hiệu quả. Hơn nữa các chương trình khách hàng được đặt ra vừa là để quảng cáo cho Công ty vừa là để tạo thêm một thì trường hàng tiêu dùng mới. Công ty chỉ việc đầu tư một khoản tiền nhất định như phần trăm hoa hồng cho các đối tác trung gian, như thế hàng trong Công ty vừa bán được nhiều do có nhiều đại lý phân phối mà khâu tiêu thụ của Công ty sẽ giảm bớt gánh nặng. Hiệu quả mang lại thì rất cao, Công ty sẽ chỉ việc thu lời từ việc cung cấp hàng hóa cho các đại lý và trích hoa hồng cho họ. Không chỉ đảm bảo tiêu thụ được hàng hóa mà lại còn đảm báo chỉ tiêu doanh thu tiêu thụ đặt ra. 3.2.3 Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Luận cứ của kiến nghị: Do chi phí bán hàng của Công ty phát sinh quá lớn ( trong năm 2007 là 692.767.000 đồng ) nên cần có các biện pháp quản lý chặt chẽ và đưa ra các quy chế chặt chẽ hơn để giảm các chi phí không cần thiết. Trong khi đó chi phí quản lý của Công ty trong năm 2007 là 213.048.000 đồng chỉ bằng 1/3 của chi phí bán hàng. Sự chênh lệch này điều tất yếu nhưng nếu với mức đầu tư như vậy là ít thì sẽ khiến cho Công ty sẽ gặp không ít khó khăn trong công tác quản lý. Do đó nếu cần thiết thì Công ty có thể đầu tư thêm tài chính để việc quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn nữa. Hướng giải quyết: Để làm tốt thì Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng nội dung chi phí và theo từng khoản mục chi phí thật chặt chẽ. Ví dụ : nếu trong trường hợp trong kỳ kinh doanh, Công ty sử dụng hàng hóa hay vật tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT để biếu tặng hoặc dùng vào các công việc có tính cho chi phí quản lý kinh doanh thì kế toán cũng phải phản ánh đầy đủ vào đúng nội dụng phần hành kế toán đã quy định chứ không được bỏ qua. Chi phí và hiệu quả: Việc theo dõi từng nội dung chi phí này không hề tốn kém gì đối với bản thân Công ty mà nó lại đem lại hiệu quả rất cao. Làm cho Công ty nắm rõ tình hình tài chính của mình, chi tiêu hợp lý hơn, đồng tiền được sử dụng hiệu quả cao. Bản thân Công ty lại tiết kiệm được chi phí chứ không hề làm tăng chi phí trong kinh doanh. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Tam Sơn, Em nhận thấy Công ty hết sức coi trọng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công tác này được thực hiện một cách khoa học, chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Nhà nước. Tuy nhiên thời gian qua công tác này vẫn còn những hạn chế nhất định nhưng Em tin rằng, với kinh nghiệm vững vàng và trình độ chuyên môn cao của đội ngũ kế toán thì công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn. Quá trình tìm hiểu và nghiên cứu trong thời gian thực tập giúp em hiểu rằng người cán bộ kế toán không những cần phải nắm vững lý luận mà còn cần phải hiểu, xâm nhập thực tế, vận dụng lý luận vào thực tế 1 cách sáng tạo, khoa học và đúng với chế độ qui định. Do hiểu biết còn hạn chế, và thời gian thực tập có giới hạn nên bài viết của em có nhiều thiếu sót và vướng mắc. Em rất mong có sự tham gia góp ý kiến của các thầy cô để chuyên đề của em hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo GS.TS Nguyễn Quang Quynh. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 11 năm 2007 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán, Trường Đại học kinh tế quốc dân 2. Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan, Khoa Kế toán, Trường Đại học KTQD, Nhà xuất bản Thống Kê - 2005 3. Hệ thống kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), Nhà xuất bản Tài chính – năm 2006 4. Kế toán và phân tích tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhà xuất bản thống kê – 2004 5. Một số luận văn khóa trước.