Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH thương mại tin học và thiết bị văn phòng

, kế hoạch hoá và điều độ sản xuất . Ngoài ra phó giám đốc được phép thay mặt giám đốc để giả quyết các công việc chung khi giám đốc đi vắng . * Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mưu giúp việc cho Giám đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao. + Phòng tổ chức hành chính : Thực hiện chức năng về nhân sự như tuyển dụng , bố trí , đào tạo , khen thưởng , kỷ luật đối với công nhân của Công ty . Bên cạnh đó phòng còn thực hiện chức năng như định mức lao động , trả lương , trả thưởng , tổ chức đời sống và các hoạt động xã hội như các hoạt động văn hoá , văn nghệ , thể thao … cho công nhân viên của Công ty . + Phòng KCS : Có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm vầ trong đó bao gồm cả một phần chức năng kỹ thuật đó là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm . + Trung tâm bảo hành : Có chức năng kèm dịch vụ bảo hành sản phẩm , sửa chữa , đổi sản phẩm sau khi bán cho khách hàng . + Phòng bán hàng : Thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm bao gồm nguyên cứu thị trường , quảng cáo … + Phòng kế toán tài chính : - Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm, thiết bị phục vụ công tác kinh doanh... trình giám đốc. - Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất các ghi chép kế toán. - Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh. + Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty được chia ra làm các tổ kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của công ty. 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán củA Công Ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng : 1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán cở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc đều được thực hiện ở phòng kế toán, không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chi phí kinh doanh, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. - Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn, hàng hoá, tình hình bán trong công ty. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng . - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoặc chi tiền mặt. Thủ quỹ phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày đối chiếu với số liệu kế toán thanh toán tiền mặt. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình Công ty một cách nhanh chóng và chính xác. 1.4.2. Tổ chức vân dụng hệ thống chức từ ở Công ty gồm : * Hợp đồng kinh tế. * Phiếu thu, phiếu chi. * Giấy báo nợ, có của ngân hàng. * Hoá đơn giá trị gia tăng. *Hoá đơn bán hàng. *Bảng kê hoá dơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. *Bảng chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. 1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp như ban hành của Bộ tài chính , tai khoản của Công ty bao gồm các tài khoản : TK 111 – Tiền mặt TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 131 – Phải thu khách hàng TK 141 – Tạm ứng TK 142 – Chi phí trả trước ngăn hạn TK 153 – Công cụ dụng cụ TK 156 – Hoàng hoá TK 1561 – Giá mua hàng TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá TK 211 – Tài sản cố định TK 2111 – Tài sản cố định hữu hình TK 214 – Hao mòn tài sản cố định TK 2141 – Hao mòn tài sản cố định hữu hình TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn TK 331 – Phải trả người bán TK 333 – Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phái nộp TK 3338 – Các loại thuế khác TK 334 – Phải trả người lao động TK 335 – Chi phí phải trả TK 338 – Phải trả phải nộp khác TK 3383 – Bảo hiểm xã hội TK 3384 – Bảo hiểm y tế TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh TK 4111 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối TK 4211 – Lợi nhận chưa phân phối năm trước TK 4212 – Lợi nhận chưa phân phối năm nay TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính TK 632 – Giá vốn hàng bán TK 635 – Chi phí tài chính TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6421 – Chi phí bán hàng TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh .  1.4.4. Hình thức sổ kế toán Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, hiện nay Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ “ Đặc trưng cơ bản của “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng nên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính : Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty Chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết theo đối tượng Sổ quỹ Bảng kê Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Sổ đăng ký CT- GS Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty: - Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà Nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty bao gồm : - Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02 - Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01 - Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Công ty TM Tin hoc và Thiết bị Văn phòng là Công ty TNHH có trách nhiệm nộp báo cáo Tài Chính lên chi cục thuế trong thời hạn < 20 ngày đối với báo cáo quý , và < 90 ngày đối với báo cáo năm . Nộp lên cấp trên và lưu tại phòng kế toán của Công ty mình . Phần II Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty THNN Tm tin học và thiết bị văn phòng ----------------- 2. 1. đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty 2.1.1 . Các mặt hàng kinh doanh của công ty Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công nghệ thông tin. Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm 2 lĩnh vực cụ thể: * Kinh doanh dịch vụ: Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng. * Hoạt động kinh doanh: Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau: + Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị viễn thông, mạng máy tính. + Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác. Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá nhân người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội . Các phương thức bán hàng của Công ty : Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là : Bán buôn, bán lẻ. Bán buôn : Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT) . Hoá đơn được thành lập ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé mật liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3 dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường. Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức: Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.  Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho TK 156 (1561) TK 632 TK 911 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng theo K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền mặt bằng tiền mặt. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng TK 911 TK 511 TK 111, 112, 113 TK 632 TK 133 K/C doanh thu X/Đ KQKD Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Tổng số tiền thanh toán (có thuế VAT) Mua hàng Bán thẳng Doanh thu chưa có VAT Thuế VAT được khấu trừ TK 3331 Thuế VAT phải nộp Số thuế GTGT phải nộp Kết chuyển giá vốn - xác định KQKD Bán lẻ : Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Tân Mai). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn (nếu khách hàng trả hết một lần). Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGR (liên 3 - liên xanh). -Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết vận chuyển Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng hàng xuất bán tại = đầu ngày + hàng nhập - hàng tồn cuối quầy, cửa hàng ( ca) trong ngày( ca ) ngày (ca) Trị giá vốn hàng xuất bán tại = Số lượng hàng * Giá vốn đơn vị quầy xuất bán hàng bán - Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng, Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá TK 156 TK 632 TK 911 Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán Xác định KQKD TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng theo K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT Xác định KQKD TK 3331 Thuế VAT phải nộp 2.1.3. Phương thức xác định kết quả bán hàng của Công ty : Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về bán hàng cho quản lý. Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả bán hàng TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần hàng bán hàng trong kỳ về bán hàng hàng hoá trong kỳ TK 641 TK 421 Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về bán hàng hàng phát sinh trong kỳ TK 642 Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ TK 142 Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển Kết chuyển lãi về bán hàng 2.2. Nội dung kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng : 2.2.1. Nội dung kế toán bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng : 2.2.1.1 . Kế toán doanh thu bán hàng : Như đã nêu ở phần trên việc bán hàng ở Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện theo 2 phương thức: Bán buôn, bán lẻ. Tùy vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà hỗ kế toán bán hàng cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán hàng diễn ra trong phòng đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít. Đây cũng là điều dễ hiểu. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111. Tài khoản 511 được chia làm 2 tiểu khoản sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng TK 5112: Doanh thu của dịch vụ Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT. Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 8, 11, 13 Số liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn Khi Công ty nhập kho một lô hàng nào đó bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng tới khách hàng của Công ty. Qua việc trao đổi nhu cầu mua bán giữa hai bên, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào hợp đồng đã ký được sự phê duyệt của Giám đốc, phòng kế toán hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên. Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn xuất kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng bán được. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về bán hàng do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn GTGT kế toán phải kiểm tra mã của mặt hàng được bán nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ chi tiết hàng hoá bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị. Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng , ta sẽ đi vào 1 ví dụ cụ thể : VD1: Ngày 10/1/2008 giữa Công ty TNHH TM Tin hoc và Thiết bị Văn phòng và Anh Thành là nhân viên Công ty TNHH An Phát ở Hải phòng có hợp đồng mua bán 10 máy in Canon 1210 . Phòng kế toán lập phiếu xuất kho có chũ ký và dấu đầy đủ . Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng hoá đơn Khi một nghiệp vụ phát sinh ta sẽ trình tự làm theo các bước sau : Bước 1 : Lập phiếu xuất kho Bước 1 : Lập phiếu xuất kho . Biểu số 1 : Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH TM TIN HọC Và THIếT Bị VĂN PHòNG Số 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội Mẫu : 02 – VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC ) PHIếU XUất KHO Ngày 10 tháng 1 năm 2008 Số 55 Họ tên người nhận hàng: A Thành Địa chỉ (bộ phận): TP Kinh doanh Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty TNHH An Phát theo HĐ 0025865 Xuất tại kho: Tân Mai Địa điểm: 521 Trương Định – HN STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu Cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Máy in Canon 1210 Chiếc 10 10 2.500.000 25.000.000 Cộng: 25.000.000 Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai mươi năm triệu đồng chẵn Ngày 10 tháng 1 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ Kho Kế toán trưởng (Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) (Ký , họ tên) Bước 2 : Lập hoá đơn GTGT Biểu số 2 : Hoá đơn GTGT Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 1 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL EG/2008B 0025865 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng Địa chỉ 117 Lê Thanh Nghị - HN Số tài khoản: ………………………………………. Điện thoại:……04.661.1567………………………. MST: 0101386102 Họ tên người mua hàng: A Thành Tên đơn vị: Công ty TNHH An Phát Địa chỉ: Hải Phòng Số Tài khoản: ……………………………………………….. Hình thức thanh toán: Tiền Mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy in Canon 1210 Chiếc 10 2.500.000 25.000.000 Cộng tiền hàng: 25.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền Thuế GTGT: 2.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 27.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bẩy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ tên) Bước 3 : Giao nhận hàng Công ty TNHH và Thiết bị Văn phòng giao cho Công ty TNHH An Phát tại kho Tân mai . Chi phí vận chuyển và bốc xếp đều do Công ty Máy tính và Thiết bị Văn phòng chịu và toàn bộ chi phí này được hoạch toán vào chi phí bán hàng : Nợ TK 641 : 100.000 Có TK 111 : 100.000 Bước 4 : Nhận hoá đơn và thực hiện thanh toán : Công ty An Phát hoàn tất thanh toán cho Công ty Máy tính và Thiết bị Văn phòng với số tiền là 27.500.000 VNĐ . Kế toán của Công ty TNHH Máy tính và Thiết bị Văn phòng lập phiếu thu tiền mặt và thu tiền . Đây là mặt hàng không được giảm giá trong quý này nên Công ty An Phát cũng không được giảm giá . Biểu số 3 : Phiếu thu tiền mặt CÔNG TY TNHH TM TIN HọC Và THIếT Bị VĂN PHòNG Số 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội Mẫu 01 – TT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) Liên số : 2 PHIếU THU TIềN MặT Ngày 10 /1/2008 Số phiếu 54 Nợ TK 1111 : 27.500.000 Có TK 1311 :27.500.000 Người nộp Nguyễn Văn Thành Địa chỉ : Hải phòng Lý do : Khách hàng thanh toán tiền 10 chiếc máy in Canon Số tiền : 27.500.000 Bằng chữ : Hai mươi bẩy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo : 1 chứng từ gốc GIáM Đốc Kế toán trưởng Người lập biểu Đã nhận đủ số tiền ( viết bàng chữ ) : ………………………………………… ……………………. Người nộp tiền Ngày 10 tháng 1 năm 2008 Thủ quỹ Bước 5 : Ghi sổ : Từ các chứng từ đã có , kế toán tiến hàng ghi sổ như sau : Biểu số 4 : Chứng từ ghi sổ Công ty thnn tn tin học và thiết bị văn phòng 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội Mâu S02b-DNN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) Chứng từ ghi sổ Số 122 Ngày 10 tháng1 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Bán 10 chiếc máy in Canon 1210 111 131 27.500.000 Bán 5 chiếc ổ cứng HĐ40Gb 111 131 7.809.500 … … … … … Cộng: 75.798.500 Kèm theo… chứng từ gốc Ngày 10 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ ( Ký , họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký , họ tên ) Giám Đốc ( Ký , họ tên ) Biểu số 5 : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Công ty thnn tn tin học và thiết bị văn phòng 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội Mâu S02b-DNN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 122 10/1/08 75.798.500 … … … Cộng tháng 605.480.000 Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý Ngày 31 tháng01. năm2008 Người ghi sổ ( Ký , họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký , họ tên ) Giám Đốc ( Ký , họ tên ) Biếu số 6 : Báo cáo chi tiết theo mặt hàng Công ty thnn tn tin học và thiết bị văn phòng 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội BÁO CÁO BÁN HÀNG Tháng 1 năm 2008 STT Mã vật tư Đvt Số lượng Tiền vốn Doanh thu Chiết khấu Thuế GTGT Tổng tiền 1 MH1 Máy in Canon 1210 10 21.000.000 25.000.000 0 2.500.000 27.500.000 2 HH1 Màn hình LG Digital 17” 02 9.200.000 12.120.000 0 1.212.000 13.332.000 3 … …. … … … … … … Tổng cộng 407.200.000 550.240.000 55.240.000 605.480.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ ( Ký , họ tên ) Biểu số7 : Sổ chi tiết tài khoản 156 Sổ CáI Năm 2008 Tên tài khoản : Hàng hoá Số hiệu : 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Dư đầu kỳ 216.873.000 10/1/08 0025865 10/1/08 Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát 632 21.000.000 21/1/08 0027880 10/1/08 Bán cho Công ty Binh Minh 3 chiếc máy in LBP 632 13.900.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 513.046.000 407.200.000 Dư cuối kỳ 322.719.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên ) Kế toán trưởng (Ký , ghi rõ họ tên ) Giám đốc ( Ký tên , đóng dấu ) Biểu số 8 : Sổ chi tiết tài khoản 511 Sổ CáI Năm 2008 Tên tài khoản : Doanh thu hàng bán Số hiệu : 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 10/1/08 0025865 10/1/08 Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát 131 25.000.000 21/1/08 0027880 21/1/08 Bán cho Công ty Binh Minh 3 chiếc máy in LBP 111 17.859.000 … … … … … … … Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 550.240.000 Cộng phát sinh 550.240.000 550.240.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, ghi họ tên ) Kế toán trưởng (Ký , ghi rõ họ tên ) Biểu số 9 : Sổ chi tiết tài khoản 3331 Sổ CáI Năm 2008 Tên tài khoản : Thuế GTGT phải nộp Số hiệu : 3331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Dư đầu kỳ 0 10/1/08 0025865 10/1/08 Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát 131 2.500.000 12/1/08 0027001 12/1/08 Bán cho A Quang 2 cái Monitor 17” 111 6.200.000 15/1/08 0028900 15/1/08 Bán cho Hiển 2 cái CPU 21GHZ 111 11.200.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 79.569.913 79.569.913 Dư cuối kỳ 0 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 10 : Sổ chi tiết tài khoản 111 Sổ CáI Năm 2008 Tên tài khoản : Tiền mặt VNĐ Số hiệu : 111 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Dư đầu kỳ 605.652.000 10/1/08 0025865 10/1/08 Cty TNHH An Phát thanh toán 10 cái máy in Canon 131 27.500.000 21/1/08 0027880 21/1/08 Công ty Binh Minh thanh toán 3 chiếc máy in LBP 131 19.645.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 530.240.000 612.890.000 Dư cuối kỳ 523.002.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Kế toán bán hàng hàng hoá theo phương thức bán lẻ Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của Công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên (liên 2 và liên 3) cho người giao hàng (thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn. VD2: Ngày 12/01/2008 anh Thành tới văn phòng Công ty xem hàng và đã mua một màn hình Monitor " Sam Sung đơn giá chưa VAT là 2.200.000 đ thuế VAT 10% anh Thành đã đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản Nợ TK 632: 2.100.000 Có TK 156: 2.100.000 Và kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 2.420.000 Có TK 511: 2.200.000 Có TK 33311: 220.000 Tới ngày 15/01/2008 khách hàng thanh toán tiền căn cứ vào phiếu thu kế toán công nợ ghi: Nợ TK 111: 2.420.000 Có TK 131: 2.420.000 Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn (GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn (GTGT) sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng được ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch bụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế (GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào. Việc bán hàng của Công ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nợ, vì vậy để theo dõi công nợ với người mua được chính xác, kế toán Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng đã sử dụng TK 131 - "Phải thu của khách hàng" để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131. 2.2.1.2 Kế toán giá vốn hàng hoá Để tổng hợp vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho bán hàng được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá bình quân = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ - Giá trị hàng xuất trong kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho + Lượng thực tế hàng nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã bán hàng được dùng để xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn của hàng hoá, kế toán Công ty còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ phát sinh như bán hàng hoá. Theo ví dụ 1 trên : Ta ghi sổ cái giá vốn hàng bán như sau : Biểu số 11 : Sổ chi tiết tài khoản 632 Sổ CáI Năm 2008 Tên tài khoản : Giá vốn hàng bán Số hiệu : 632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 10/1/08 0025865 10/1/08 Công ty bán 10 cái chiếc máy in Canon 156 21.000.000 … … … … … … … Kết chuyển giá vốn hàng bán 407.200.000 Cộng phát sinh 407.200.000 407.200.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký , họ tên) (Ký , họ tên 2.2.2 Nội dung kế toán xác định kết quả kinh doanh của Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng : 2.2.2.1 . Chi phí bán hàng Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình bán hàng hàng hoá Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 "chi phí bán hàng" trong TK này các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá, giới thiệu sản phẩm... Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ TK 641. Mọi chi phí bán hàng, được tập hợp và phân bổ vào cuối tháng. Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh". Định khoản: + Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng: Nợ TK 6421 : 7.488.000 Có TK 334 : 7.488.000 + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 6421 : 1.422.720 Nợ TK 334 : 312.000 Có TK 338 : 1.734.720 + Chi phí bằng tiền khác: ( điện thoại ) Nợ TK 6421 : 950.500 Có TK 111 : 950.500 + Xuất dụng cụ phục vụ bán hàng: Nợ TK 6421 : 1.056.700 Có TK 153: 1.056.700 : Biểu số 12 Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Bộ phận: Bán hàng Tháng 1 năm 2008 STT Họ và tên Chức vụ Mức lương (VNĐ) Ngày công Lương (VNĐ) Phụ cấp đi lại 5% BHXH 1% BHYT Thực lĩnh (VNĐ) Tổng TN 1 Nguyễn Thu Hằng NV BH 800.000 26 800.000 200.000 40.000 8.000 952.000 952.000 2 Nguyễn Ngọc Hưng NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 3 Lương Văn Đồng NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 4 Đỗ thị Kim Thư NVKD 1.200.000 26 1.200.000 600.000 60.000 12.000 1.728.000 1.728.000 5 Nguyễn thị Thu Trang Tiếp thị 800.000 26 800.000 600.000 40.000 8.000 1.352.000 1.352.000 Tổng cộng 5.200.000 5.200.000 2.600.000 260.000 52.000 7.488.000 7.488.000 Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, được kết chuyển vào TK 911 Nợ TK 911: 15.531.900 Có TK 6421: 15.531.900 Để theo dõi chi phí bán hàng kết toán sử dụng sổ cái TK 6421 kết cấu được thể hiện : Bảng phân bổ khấu hao tài khoản cố định Số 21 Tháng 1 năm 2008 Số hiệu chứng từ Nơi sử dụng Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định Ngày , tháng , năm Diễn giải Nguyên giá Năm sử dụng Giá trị hao mòn (tháng) Cộng dồn A B C D 1 2 3 4 33698 Bộ phận bán hàng 15/1/2004 Mua 1 dàn máy vi tinh 12.000.000 3 0 12.000.000 35865 Bộ phận quản lý 31/1/2004 Mua 1 chiếc ôtô 250.000.000 5 4.167.000 200.016.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Biếu số 13 : Sổ cáI Năm 2008 Tên tài khoản : Chi phí bán hàng Số hiệu : 6421 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 25/1/08 3351 25/1/08 Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2007 của cửa hàng 111 950.500 31/1/08 PC 31/1/08 Thanh toán tiền lương cho CNV 334 7.488.000 31/1/08 BL 31/1/08 Trích BHYT , BHXH 338 1.422.720 … … … … … … … Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh 911 15.531.900 Cộng phát sinh 15.531.900 15.531.900 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng 2.2.2.2 . Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp : Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước... Các chi phí này được hạch toán vào TK 6422 "Chi phí quản lý doanh nghiệp". Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 6422 và ghi vào sổ cái TK 6422. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng tồn còn lại và hàng bán ra vào cuối tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Biểu số 14 Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Bộ phận: Quản lý Tháng 1 năm 2008 STT Họ và tên Chức vụ Mức lương (VNĐ) Ngày công Lương (VNĐ) Phụ cấp đi lại 5% BHXH 1% BHYT Thực lĩnh (VNĐ) Tổng TN 1 Nguyễn Thu Nga Giám đốc 3.500.000 26 3.500.000 600.000 175.000 35.000 3.890.000 3.890.000 2 Nguyễn Ngọc Dũng Phó Giám đóc 2.800.000 26 2.800.000 600.000 140.000 28.000 3.232.000 3.232.000 3 Lương Văn Lam Thủ quỹ 1.500.000 26 1.500.000 0 75.000 15.000 1.410.000 1.410.000 4 Đỗ thị Kim Anh Kế toán trưởng 2.200.000 26 2.200.000 300.000 110.000 22.000 2.368.000 2.368.000 5 Nguyễn thị Thu Kế toán 1.800.000 26 1.800.000 0 90.000 18.000 1.692.000 1.692.000 6 Nguyễn Anh Thư Kế toán 1.500.000 26 1.800.000 0 75.000 15.000 1.410.000 1.410.000 Tổng cộng 13.300.000 13.300.000 1.500.000 665.000 133.000 14.002.000 14.002.000 . VD: Trong tháng 01/2008 Công ty có các khoản chi phí quản lý như sau: 1. Lương trả cho bộ phận quản lý Nợ TK 6422 : 14.002.000 Có TK 334: 14.002.000 + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 6422 : 2.660.380 Nợ TK 334 : 798.000 Có TK 338 : 3.398.380 2. Chi tiền điện thoại Nợ TK 6422: 1.141.000 Có TK 111: 1.141.000 Trich khấu hao TSCĐ : Nợ TK 6422 : 4.167.000 Có 214 : 4.167.000 Cuối kỳ tập hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 Nợ TK 911: 38.803.380 Có TK 6422: 38.803.380 Biểu số 15 Sổ cáI Năm 2008 Tên tài khoản : Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu : 6422 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 25/1/08 12302 25/1/08 Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2007 của cửa hàng 111 1.141.000 31/1/08 BL 31/1/08 Thanh toán tiền lương cho CNV 334 14.002.000 31/1/08 BL 31/1/08 Trích BHYT , BHXH 338 2.660.380 31/1/08 BPBKH 31/1/08 Trích khấu hao TSCĐ 214 4.167.000 … … … … … … Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh 911 38.803.380 Cộng phát sinh 38.803.380 38.803.380 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng 2.2.2.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng Tại Công ty, xác định kết quả bán hàng đã bán hàng được thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết qủa bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK 511) sang bên có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK 632) sang bên nợ TK 911 Kết chuyển chi phí hàng bán (sô liệu TK 641) sang bên nợ TK 911. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (số liệu TK 642) sang bên nợ TK 911 Việc xác định kết quả bán hàng được xác định như sau: = - VD: Trong tháng 1 năm 2008 Công ty xác định kết quả bán hàng như sau: - Kết chuyển giá vốn hàng đã bán: Nợ TK 911: 407.200.000 Có TK 632: 407.200.000 - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: Nợ TK 911: 15.531.900 Có TK 6421: 15.531.900 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ: Nợ TK 911: 17.803.380 Có TK 6422: 17.803.380 - Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã bán: Nợ TK 511: 550.240.000 Có TK 911: 550.240.000 - Xác định kết quả bán hàng Nợ TK 911: 88.704.720 Có TK 421.: 88.704.720 Biểu số 16 Sổ cáI Năm 2008 Tên tài khoản : Xác định kết qủa kinh doanh Số hiệu : 911 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c Chi phí bán hàng 6421 15.531.900 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c Chi phí quản lý doanh nghiệp 6422 38.803.380 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c giá vốn hàng bán 632 407.200.000 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c doanh thu 511 550.240.000 31/1/08 K/C 31/1/08 K/c lãi 421 88.704.720 Cộng phát sinh 550.240.000 550.240.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký , họ tên) (Ký , ghi họ tên ) Chương III Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Tm tin học và thiết bị văn phòng 3.1. Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM tin học và thiết bị văn phòng 3.1.1. Nhận xét chung Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng tuy mới thành lấp cũng đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng cũng gặt hái được nhiều thành công , đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng hàng hóa. Có được thành tích như trên, Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường bán hàng, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hóa dồi dào và một thị trường buôn bán luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty đã đi vào nền nếp và đạt được những hiệu quả nhất định. 3.1.2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng . * Ưu điểm: Kế toán bán hàng hàng hóa và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu: + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công tác có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. - Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp + Kế toán đã áp dụng "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" mới được Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hóa nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán. - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi các phần hành kế toán nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hóa của Công ty. Nó liên quan đến các khoản mục thu nhập thực tế và cần nộp Ngân sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. * Một số tồn tại cần khắc phục Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà kế toán Công ty đã đạt được, còn tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán bán hàng hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau: - Thứ nhất: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho bán hàng vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng, vì vậy không xác định được chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. - Thứ hai: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty có một số khách trả chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả bán hàng. - Thứ ba: Công ty là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi bán hàng. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng tồn kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Thứ tư : : Về lĩnh vực máy tính, máy văn phòng: Thực tế trên thị trường đang bão hoà, có quá nhiều nhà cung cấp về lĩnh vực như vậy nên lợi nhuận đem lại từ việc kinh doanh không nhiều, lại tốn kém về chi phí quản lý cũng như chi phí bảo hành sản phẩm theo quy định chung, kế toán luôn phải theo dõi sát sao thị trường, sự biến động của giá cả để kịp thời đưa ra những thông tin tốt nhất cho ban giam đốc. Sản phẩm luôn thay đổi, đa dạng về chủng loại, mẫu mã nên việc quản lý hàng hoá cũng gặp nhiều khó khăn. - Thứ năm: Công ty cần áp dụng phầm mềm Thương mại kế toán vào công tác để thực hiện nhanh hơn chính xác và tiện lợi hơn… 3.2. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 3.2.2. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng bán hàng để tính chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hàng. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ cho thích hợp. - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau: = Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng bán hàng, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức: = 3.2.3. Lập dự phòng phải thu khó đòi Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu. Trong tương lai, lãnh đạo công ty nên xem xét việc lập dự phòng phải thu khó đòi với các khoản nợ phải thu. Nếu không đòi được thì công ty đã có sẵn nguồn tài chính để bù đắp mà không làm ảnh hưởng gì đến vốn sản xuất kinh doanh của công ty. Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi theo công thức: Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cuối niên độ = Số dư bình quân nợ phải thu ở tháng cuối niên độ x Tỷ lệ thất thu ước tính + Cuối năm n căn cứ vào mức dự phòng nợ phải thu khó đòi đã tính toán: Nợ TK 642 Có TK 139 Tính vào chi phí doanh nghiệp + Sang năm thứ n +1 nếu khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không đòi được cấp trên cho phép xử lý xoá sổ: Nợ TK 139 Nợ TK 642 Có TK 131, 136, 138 : Trừ vào nguồn dự phòng : Số vượt so với nguồn dự phòng : Số nợ đã xử lý Đồng thời ghi nợ TK 004: Số nợ đã xoá sổ + Cuối năm n +1 can cứ vào mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cuối năm n+1, nếu: - Số dự phòng cần trích lập cuối năm n+1 > số dự phòng còn lại cuối năm n (Chưa dùng hết), kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 139 : Phần chênh lêch thiếu Trường hợp ngược lại: Nợ TK 139 Có TK 642 : Phần chênh lêch thừa + Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý, nếu đòi được: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi Có TK 004: Số đã đòi nợ. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 "Dự phòng phải thu khó đòi". 3.2.4. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hóa trong kho,. Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị giảm xuống thấp hơn với giá trị sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế do hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Các sản phẩm của công ty chủ yếu về lĩnh vực máy tính, máy văn phòng luôn có sự biến động về giá cả do sự biến động của thị trường nên việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết, công ty sẽ chủ động hơn cho mình khi có rủi ro xảy ra. Khi có bằng chứng đáng tin cậy về sự giảm giá hàng hoá thì ban lãnh đạo công ty nên xem xét đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thực hiện bút toán thận trọng của kế toán và tuân thủ đúng nguyên tắc tài chính. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cuối niên độ = Giá đơn vị hàng tồn kho trên sổ - Giá đơn vị hàng tồn kho trên thực tế X Số lượng hàng tồn kho bị giảm giá cuối niên độ Cuối niên độ kế toán năm n, căn cứ vào mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tính toán: Nợ TK 632 Có TK 159 Cuối năm n +1, căn cứ vào mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tính toán: + Nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm n > mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích cuối năm n+1, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 : Phần chênh lệch thừa + Nếu ngược lại: Nợ TK 632 Có TK 159 : Phần chênh lệch thiếu Những đề xuất trên là những ý kiến rất nhỏ của em đối với công tác kế toán tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Tài liệu tham khảo Các chứng từ , sổ sách , tài liệu của Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng Giáo trình kế toán quản trị kinh doanh - Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Tài chính năm 2002 Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế quóc dân Hà Nội . Giáo trình lý thuyết hoạch toán kế toán – NXB Tài chính – Hà Nội . Hệ thống chuẩn mực kế toán và các sơ đồ kế toán hướng dẫn thực hiện – NXB Bộ Tài chính – Hà Nội Các chuyên đề thực tập của khoá trước . Kết luận Bán hàng có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong ngành kinh doanh thương mại bán hàng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng là một phương pháp quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một công việc phức tạp lâu dài. Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng em đã đi sâu nghiên cứu một vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Từ cơ sở lý luận đã nêu góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phương hướng hoàn thiện. Đó là quá trình nghiên cứu được trình bày ở trên cơ sở lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế ở Công ty. Các nhận xét này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác của doanh nghiệp. Thời gian thực tập ở Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong một thời gian. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài: "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng ". Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em mong được các thầy cô cán bộ của Công ty thông cảm. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn cô giáo Nguyễn Thị Thu Liên cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán của Công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. mục lục