Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Toàn Thắng

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 1.3.2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính được kết hợp hoặc chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhật là sổ Nhật ký - Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. 1.3.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái * Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để ghi vào sổ nhật ký- sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi trên một dòng ở cả 2 phần nhật ký và sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong 1 ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. * Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ nhật ký - sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột nợ, cột có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính và số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - sổ cái. * Sau khi kiểm tra, đối chiếu, số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ nhật ký - sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: = = = = * Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ Cái. - Số liệu trên Nhật ký - Sổ cái và trên bảng tổng hợp chi tiết sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Nhật ký Sổ Cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 1.3.3.1. Đặc trưng cơ bản * Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kế toán trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. 1.3.3.2. Trình tự ghi sổ * Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng cân đối tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập. Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ, kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. * Sau khi đối chiếu, khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các TK trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trê sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh, phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính 1.3.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ 1.3.4.1. Đặc trưng cơ bản - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn có quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. 1.3.4.2. Trình tự ghi sổ * Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. * Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký - chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký - chứng từ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký - chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán liên quan được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ kế toán có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, bảng kê, và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ Cái Báo cáo tài chính Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết 1.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính 1.3.5.1. Đặc trưng cơ bản - Công việc kế toán được thực hiện theo một công trình phần mềm kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 1.3.5.2. Trình tự ghi sổ * Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, TK ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết liên quan. * Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính, việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giáy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp, Sổ chi tiết Phần mềm Kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị Máy vi tính Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG 2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng 2. Khái quát chung về Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng 2.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng 2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng là một công ty từ khi thành lập đến nay đã gần được 10 năm. Đây là một đơn vị TNHH hoạt động theo mô hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Công ty có số vốn điều lệ 500.000.000 đồng. Trụ sở chính của công ty đặt tại thành phố Hà Nội. Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu riêng và có một tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với hình thức hạch toán theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty. Công ty còn có một bộ máy tổ chức về mặt quan hệ đối nội, đối ngoại, tự chủ về mặt tài chính. Hạch toán kinh tế độc lập dưới sự kiểm tra, giám sát của cơ quan quản lý của nhà nước tại thành phố Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh của công ty là cung cấp các mặt hàng sơn NIPPON và dầu nhờn Exxon Mobil. Ngoài ra còn có các mặt hàng khác. Năm 2005, công ty đăng ký bổ sung thêm việc cung cấp các sản phẩm dầu nhờn và các sản phẩm khác. Tuy nhiên, công ty xác định mở rộng đối tượng khách hàng không chỉ là các khách hàng có thu nhập vừa và nhỏ mà là các tổ chức, các doanh nghiệp, bạn hàng lớn có nhu cầu về sơn, dầu và các dịch vụ liên quan khác. Thành lập năm 1998, Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng đã không ngừng vươn lên trên thị trường bằng các sản phẩm uy tín về sơn dầu và các dịch vụ khác. Bằng sự tận tình, chu đáo cũng như hình thức hỗ trợ thanh toán hấp dẫn. Vì thế cho đến nay Công ty đã có thị trường tương đối ổn định, cũng như tạo sự tin cậy của khách hàng ở khắp nơi. Hiện nay số vốn chủ sở hữu của công ty đã lên tới 4 tỷ đồng. Công ty có đội ngũ cán bộ nhân viên lên tới 15 người, có phong cách làm việc chuyên nghiệp với mức lương tối thiểu 1.200.000đ/người. Vì thế Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng luôn luôn nhận được sự tín nhiệm của của khách hàng. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 2.1.2.1. Chức năng Công ty TNHH THương mại va Du Lịch Toàn Thắnng là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có chức năng là cung cấp đầy đủ nhu cầu xã hội trong nền kink tế thị trường về những mặt hàng kinh doanh của mình 2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty Công ty thực hiện đúng mục đích thành lập kinh doanh và các mặt hàng đã đăng ký như: cung cấp SƠN NIPPON các mặt hàng về dầu và các loại dịch vụ khác..Hiện nay với khả năng phát triển của công ty đang thực hiện mở rộng sản xuất kinh doanh Đặc điểm Công ty TNHH Thương mại va Du Lịch Toàn Thắng là một công ty có hai thành viên trở lên.Công ty kinh doanh các mặt hàng chủ yêu là bán Sơn va dầu… * Phương thức kinh doanh của công ty: Bán hàng trực tiếp 2.1.3 Công tác quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công ty. 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH Thương mại và du lịch Toàn THắng. Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng có một bộ máy tổ chức quản lý thật gọn nhẹ và làm việc có hiệu quả cao. Với quy mô không lớn, công ty không có các hoạt động sản xuất nên công ty thực hiện việc quản lý hoạt động kinh doanh theo 1 cấp. Đứng đầu là giám đốc chỉ đạo trực tiếp các phòng,ban. Hỗ trợ công việc cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Mỗi phòng ban thực hiện các chức năng khác nhau. Cụ thể trách nhiệm của các thành phần trong bộ máy quản lý như sau: Giám đốc: là người đứng đầu chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính kinh doanh của công ty, đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật. Phó giám đốc: là người giúp giám đốc điều hành một số hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc công ty phân công. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu thị trường, thành lập các kênh phân phối sản phẩm. Thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký. Thực hiện các hoạt động tiếp đón, hỗ trợ khách hàng. Thường xuyên báo cáo tình hình kinh doanh cho giám đốc, phó giám đốc kết hợp với phòng kế toán để xác định tình hình công nợ theo các hợp đồng kinh tế và đôn đốc việc thu hồi công nợ. Phòng tổ chức: Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, tính tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên đồng thời điều hành công tác hành chính, quản lý và thư ký của công ty. Xây dựng các tiêu chuẩn thi đua, khen thưởng, tổ chức các khoá học nâng cao trình độ chuyên môn cũng như tổ chức các kỳ thi để tăng lương, bậc hàng năm. Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán kinh tế theo quy định của Nhà nước, qui chế công ty, thực hiện những công việc liên quan vấn đề tài chính, vốn tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kỳ kinh doanh. Có nhiệm vụ lập bảng thanh quyết toán, công khai toàn bộ tài sản, công nợ, chi phí, kết quả kinh doanh trong kỳ. Đề xuất lên giám đốc phương án tổ chức kế toán. Đồng thời thông tin lên cho ban lãnh đạo những hoạt động tài chính để kịp thời điều chỉnh trong kỳ kinh doanh. Ngoài ra, phòng kế toán còn có nhiệm vụ khai thác đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, phân phối thu thập và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Lên quyết toán của đơn vị theo đúng niên độ để nộp báo cáo lên ban lãnh đạo công ty vấcc cơ quan có liên quan theo quy định của Nhà nước. Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo về mặt tài sản cho công ty, hạn chế tình trạng hỏng hóc, mất mát tài sản, kiểm tra việc ra vào đảm bảo an toàn cho quá trình hoạt động của công ty. Bộ phận giao, nhận hàng: Tổ chức giao, nhận, vận chuyển tài sản theo chỉ đạo của phòng kế toán. Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Giám đốc Phó Giám đốc điều hành Kế toán trưởng Phòng Bảo vệ Phòng Tổ chức Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Bộ phận giao nhận hàng 2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Bộ máy của Công ty có 4 ngưòi dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, do kế toán trưởng phân công của bộ máy dựa trên nguyên tắc chung, riêng của phân công lao động. Mỗi người có chức năng, nhiệm vụ phân công rõ ràng như sau: Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định): là người phụ trách về vấn đề tài chính kế toán của công ty, có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty. Điều này nhằm đảm bảo cho bộ máy kế toán công ty được gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả và phù hợp với quy mô vừa và nhỏ của công ty. Kế toán trưởng lập hệ thống sổ sách kế toán minh bạch, phản ánh trung thực kết quả tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, phải chịu trách nhiệm trước pháp lệnh kế toán thống kê Nhà nước ba hành. Không chỉ vậy, kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và tham mưu về hoạt động tài chính, thực hiện các khoản đóng góp nghĩa vụ với Nhà nước, xét duyệt các báo cáo tài chính của công ty trước khi gửi đến các cơ quan chức năng, tổ chức tài chính. Do là doanh nghiệp thương mại nên hàngg năm các nghiệp vụ về tài sản cố định ít phát sinh vì vậy công ty không có kế toán theo dõi tài sản cố đinh riêng mà công việc này được kế toán trưởng kiêm nhiệm luôn. Kế toán trưởng còn phải luôn cập nhật thông tin, văn bản có tính pháp quy về chế độ kế toán tài chính để phân công, hướng dẫn các kế toán viên thực hiện công việc đúng đắn chính xác. Kế toán hàng hoá: Theo dõi, đối chiếu tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá cùng với thủ kho và bộ phận giao nhận hàng. Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình doanh thu và tình hình công nợ khách hàng. Kế toán tiền lương và chi phí: Có nhiệm vụ tính ra lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên trong kỳ. Cuối tháng phải lập bảng thanh toán tiền lương và tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ. Có thể khái quát mô hình kế toán của Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định) Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ Kế toán hàng hoá Kế toán tiền lương và chi phí 2.1.3.3Đặc điểm sổ sách kế toán tại Công ty Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để kế toán bán hàng và tiêu thụ sản phẩm tại Công ty. Sổ kế toán của Công ty được mở vào thời điểm đầu của niên độ, dựa trên căn cứ là thực tế sổ sử dụng năm trước kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ. Sổ được dùng trong suốt niên độ gồm 12 tháng bắt đầu từ ngày 01-01-N đến ngày 31-12-N. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các chứng từ gốc đều được phản ánh, phân loại rồi tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, trước khi vào sổ kế toán tổng hợp. Quy trình kế toán bán hàng và kết quả bán hàng của công ty hiện nay được thực hiện như sau: Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng có trách nhiệm lập các chứng từ như: hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, hoá đơn đỏ (doanh thu bán hàng chưa thuế). Sau đó căn cứ vào các chứng từ đã lập thẻ chi tiết kế toán hàng hoá vào thẻ kho. Đối với các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay được kế toán vào sổ quỹ tiền mặt. Đối với các nghiệp vụ bán hàng thanh toán chậm kế toán vào sổ chi tiết Tài khoản 131. Từ Thẻ kho được lập cho từng loại hàng hoá, kế toán lập "Báo cáo tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn". Đến cuối tháng kế toán tổng hợp lấy số liệu bán thành phẩm theo giá bình quân để vào Sổ cái Tài khoản 632. Từ các chứng từ gốc lập khi phát sinh nghiệp vụ, định kỳ được chuyển qua để kế toán kẹp sang chứng từ ghi sổ, qua đó làm căn cứ để tiếp tục vào Sổ cái các Tài khoản 131, 511, 911… Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết các Tài khoản 131, 511, 632… kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản 131, 511, 632. Căn cứ vào Sổ cai các Tài khoản 131, 511, 632, 911 kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản. Cuôi tháng hay cuối quý, kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu giữa Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu ở hai Bảng này để lập Báo cáo kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 131, 511, 632,911 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ kho the khio Sổ chi tiết TK131, 511, 641… Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 511, 632, 641 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2 Thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH Toàn Thắng 2.2.1 Các phương thức bán hàng Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp thương mại phải quan tâm đến các hoạt động nhằm đưa được sản phẩm của đến tay người tiêu dùng. Để thực hiện tốt điều này doanh nghiệp cần nghiên cứu đưa ra được các phương thức bán hàng phù hợp và các hình thức thanh toán đa dạng để thu hút khách hàng.Đây cũng chính là vấn đề được ban lãnh đạo công ty TNHH THương mại va du lịch Toàn Thắng quan tâm nhằm tiếp cận sát với bạn hàng qua đó đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá của công ty. Về phương thức bán hàng hiện nay ở công ty TNHH Thương Mại va du lịch Toàn Thắng chỉ bán hàng theo phương thức tiêu thụ trực tiếp tại Hà nội, công ty TNHH Thương maị va du lịch Toàn Thắng là công ty phân phối độc quyền sản phẩm sơn NIPPON và dầu nhờn MOBIL .Chính vì vậy việc bán hàng thường được thực hiện tại ngay công ty.Đối với các đại lý con của mình , do công ty thực hiện theo hình thức mua đứt, bán đoạn nên không tham gia vào kế toán của các đơn vị này, công ty giao sản phẩm cho các đại lý khi các đại lý có nhu cầu ở các mức giá quy định thường là gía sàn thấp nhất, sau đó các đại lý có thể bán với gía cao hơn trong khuôn khổ nhất định hưởng chênh lệch, đảm bảo mục tiêu hiệu quả hoạt động của mình.Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, số TK, chủng loại hàng, số lượng , đơn giá, đặc điểm, quy cách, của hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Hiện nay trong kinh doanh công ty cố gắng củng cố phát huy việc bán hàng theo họp đồng và đơn đặt hàng.Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật, do đó công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty. Tuy nhiên do đặc điểm kinh doanh khách hàng đa dạng với hình thức tài chính khác nhau, để giúp khách hàng có nhiều lựa chọn khi mua hàng với mình, công ty hiện nay đang duy trì các hình thức thanh toán tiền hàng như sau: Hình thức bán hàng thu tiền ngay:Theo hình thức này hàng hoá được tiêu thụ đến đâu tiền( bao gồm: tiền măt, thanh tóan qua tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu, séc…) thu ngay đến đó Hình thức bán chịu: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền hàng Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Theo hình thức này khách hàng sẽ nhận hàng và thanh toán tiền hàng dựa trên hợp đồng đã ky kết với công ty. Để phán ánh đầy đủ hoạt động bán hàng tiêu thụ của doanh nghiệp hiện nay công ty sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: TK156 hàng hoá TK này công ty chi tíêt thành hai tài khoản cấp 2: TK 1561 : giá mua sơn TK 1562: giá mua sơn Và ngoài ra TK 632 Gía vốn hàng bán cũng được chi tiết thành hai TK cấp 2là : TK 6321: gía vốn hàng bán sơn TK 6232:gía vốn hàng bán dầu Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng chuyên cung cấp các mặt hàng sơn Nippon và dầu nhờn Mobil, đây là các hàng hoá không khó bảo quản nhưng do chủng loại đa dạng nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủng loại hàng hoá. Giá hàng hoá xuất kho được Công ty xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ cho từng chủng loại hàng hoá, công thức xác định như sau: = - Tính giá hàng hoá xuất kho VD: Tồn cuối tháng 11/2007 của hàng hoá sơn NIPPON Vatex là 132 thùng x 60.000đ = 7.920.000đ Nhập trong tháng 12: Ngày 2/12: 45 thùng x 58.000đ = 2.610.000đ Ngày 28/12: 15 thùng x 62.000đ = 930.000đ Cuối tháng kế toán tính giá bình quân cho số hàng trên: = = 59.688 đ/thùng Trong tháng 12 Công ty đã xuất bán được 140 thùng sơn NIPPON Vatex Trị giá thực tế hàng xuất kho sẽ là: 140 thùng x 59.688 đ = 8.356.320đ Hàng ngày, căn cứ vào Liên 2 Hoá đơn GTGT mua hàng và phiếu nhập kho, kế toán sẽ ghi số lượng hàng hoá, đơn giá, thành tiền và phần Nhập của Bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá (được mở riêng cho sản phẩm dầu và sơn) và thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho của hàng hoá nhập tương ứng. Khi xuất bán hàng hoá, Phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu xuất kho. Sau khi lập phiếu người lập và kế toán trưởng Công ty ký xong chuyển cho Giám đốc Công ty duyệt. Nhân viên phòng Kinh doanh cùng khách hàng lầm Liên 2 và Liên 3 Phiếu xuất kho xuống kho nhận hàng. Mẫu phiếu xuất kho của Công ty được thể hiện như sau: Biểu số 1.1: Mẫu phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH TM & DL Toàn Thắng Địa chỉ: Số 267 - Lạc Trung Phiếu xuất kho Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Số 49/12 Mẫu số 02-VT Theo QĐ 1141-BTC/11-95 Tên đơn vị nhận: Anh Tuấn Anh (Công ty TNHH TM Thái Sơn) Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Kho Công ty Định khoản Nợ Có TT Tên hàng Mã hàng ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 SơnNIPPON Vatex 4GX Thùng 40 62.000 2.480.000 Cộng 2.480.000 Xuất ngày 07 tháng 11 năm 2007 KT trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) P.T cung tiêu (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Giághi trong Cột giá đơn vị của Phiếu xuất kho chưa bao gồm thuế GTGT. Thủ kho sau khi giao hàng sẽ ghi số lượng xuất vào trong cột số lượng, ngày tháng xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần. Trong đó: - Liên 1: Lưu quyển gốc - Liên 2: Giao cho phòng kinh doanh để lấy hàng giao cho khách (sau khi lấy hàng được chuyển về phòng kế toán để viết hoá đơn GTGT). - Liên 3: Chuyển cho thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Sau khi ghi Thẻ kho thủ kho sẽ chuyển Liên 2 về cho kế toán hàng hoá để viết Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Thẻ kho của sơn NIPPON có mẫu như sau: Biểu số 1.2: Mẫu thẻ kho Thẻ kho Tháng 12 năm 2007 Tên hàng hoá: Sơn NIPPON Vatex 4G X Đơn vị : thùng Thẻ kho Tháng 12 năm 2007 Tên hàng hoá: Bột giặt VF 3kg Đơn vị : thùng Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 132 09/12 01/12 Mua nhập kho 2/12 45 177 49/12 09/12 Xuất bán 8/12 40 17 97/12 17/12 Xuất bán 18/12 100 37 54/12 26/12 Mua nhập kho 28/12 15 52 Cộng 60 140 Tồn cuối kỳ 52 Hàng ngày dựa vào Phiếu nhập kho và Hoá đơn GTGT mua hàng kế toán ghi vào cột Nhập phần lượng, tiền và đơn giá của hàng hoá mua vào của Thẻ kế toán chi tiết hàng hoá. Khi phát sinh các nghiệp vụ xuất bán hàng hoá kế toán chi ghi số lượng xuất bán, không ghi đơn giá bán và trị giá hàng xuất. Đến cuối tháng, từ cột dư đầu kỳ, tồn cuối kỳ cùng nhập trong kỳ của hàng hoá này, kế toán tính được giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, kế toán sẽ tiến hành điền vào Cột đơn giá, và trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Thẻ kế toán chi tiết hàng hoá sơn NIPPON Vatex 4G X của Công ty. Cuối tháng, từ Thẻ kế toán chi tiết hàng hoá kế toán có được giá vốn hàng bán của tất cả các mặt hàng của Công ty, Kế toán trưởng tiến hành lập Bảng tổng hợp nhập xuất, Bảng này được lập riêng cho hai sản phẩm sơn và dầu để tiện cho việc theo dõi và tiến hành phân tích tình hình kinh doanh của Công ty. Bảng tổng hợp Nhập xuất tồn sơn của Công ty được thể hiện. Biểu 1.3: Mẫu thẻ kế toán chi tiết hàng hoá Thẻ kế toán chi tiết hàng hoá Tên vật liệu, hàng hoá: Sơn NIPPON Vatex 4G X Đơn vị : thùng Ngày tháng Ngày tháng Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT L T L T L T Tồn đầu kỳ 130 7 920 000 01/11 0045133 01/11 Mua vào 112 58.000 45 2 610 000 09/11 0056709 09/11 Bán ra 632 59 688 40 2.387.520 137 8.177.256 17/11 0056757 17/11 Bán ra 632 59 688 100 5.968.800 37 2.208.456 26/11 0045178 26/11 Mua vào 112 62.000 15 930 000 52 3.103.776 Tồn cuối kỳ 52 3.103.776 Cộng PS 12/2007 60 3 540 000 140 8 356 320 Biểu số 1.4 Bảng kê nhập xuất tồn sơn Bảng kê nhập xuất tồn sơn Tháng 12 năm 2007 Diễn giải Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ L T L T L T L T … Vinilex 5160 Wall Sealer (gốc nước) 18L 564 52.579.369 5.212 440.867.739 5.205 444.504.306 571 48.942.802 Vinilex 5161 Wall Sealer (gốc nước) 18L 211 38.346.142 381 81.032.076 308 58.223.868 284 61.154.350 Hitex 5180 Wall Sealer (gốc dầu) 18L 933 53.836.530 1.733 92.709.000 1.124 52.895.665 1.542 75.649.865 Super Matex màu chuẩn 18L 8 24.801.250 3 9.927.840 11 34.729.090 5.613.977 Super Matex màu chuẩn 20L 3 13.606.944 9 45.145.360 12 58.752.304 3.101.776 Vatex - trắng và màu 17L 288 12.765.322 500 22.380.100 642 24.686.122 146 5.613.977 Sơn NipponVatex 4GX 132 7.920.000 60 3.581.280 140 8.680.000 52 3.103.776 … Cộng T12 năm 2007 7.176 822.561.264 10.075 1.008.980.761 10.617 1.127.208.954 7.018 745.102.424 Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng hoá đã mua trên Hoá đơn GTGT mua hàng và dựa vào giá đơn vị bình quân đã tính được của từng loại hàng hoá trên Bảng kê nhập xuất tồn, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho số hàng hoá đã tiêu thụ rồi chuyển chứng từ ghi sổ này cho kế toán tổng hợp. Chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán hàng hoá của công ty có mẫu như sau: Biểu số1.5 Chứng từ ghi sổ giá vốn hàng bán Công ty TNHH Thương mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Chứng từ ghi sổ Số: 22KT Ngày 31/12/2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 2 Tổng giá vốn hàng bán sơn 6321 1561 1.127.208.954 … Bán sơn NipponVatex 4GX 6321 1561 3.581.620 Bán sơn Vatex hồng 4G X 6321 1561 8.356.320 … Tổng giá vốn hàng bán dầu 6322 1562 1.493.990.936 … Cộng 2.621.199.890 Kèm theo Bảng kê nhập xuất tồn. Chứng từ gốc Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho… Ngày 31/12/2007 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi nhận được chứng từ ghi sổ do kế toán hàng hoá chuyển sang, kế toán trưởng sẽ vào sổ cái TK 632. Sổ cái tài khoản 632 của công ty có mẫu như sau: Công ty TNHH Thương mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) sổ cái (Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tháng 12 năm 2007 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có … 31/12 22KT 31/12 Giá vốn hàng bán sơn tháng 12/2006 1561 1.127.208.954 31/12 22KT 31/12 Giá vốn hàng bán đầu tháng 12/2006 1562 1.493.990.936 Kết chuyển giá vốn 911 2.621.199.890 Tổng cộng 2.621.199.890 2.621.199.890 Số dư 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 1.6 Mẫu sổ cái tài khoản 632 1.2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng Việc làm thủ tục xuất bán hàng hoá tại công ty TNHH Thương mại - Du lịch Toàn Thắng được áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã được Nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo đúng các thủ tục đã quy định. Với đặc điểm là một doanh nghiệp thương mại nên doanh thu và giá vốn hàng hoá của công ty đều khá cao. Là nhà phân phối độc quyền sơn Nippon và dầu nhờn Mobil tại Hà nội Sau khi nhận Liên 2 phiếu xuất kho từ Thủ kho chuyển lên, kế toán hàng hoá bắt đầu viết Hoá đơn GTGT cho số hàng hoá xuất bán. Hiện tại, công ty TNHH Trung Hiếu đang sử dụng mẫu "hoá đơn GTGT" theo mẫu số 01 - GTKT -3LL do Bộ tài chính ban hành. Hoá đơn GTGT được kế toán lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu chuyển gốc - Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Lưu nội bộ (kế toán giữ). - Mẫu "Hoá đơn Giá trị gia tăng" của công ty được thể hiện như sau: Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 3: Nội bộ Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Du lịch Toàn Thắng Địa chỉ: Số 267 Lạc Trung Số tài khoản:……………………….. Điện thoại: 0313 845 233 04.936740 MST: 0 200 245 624 Họ tên người mua hàng: Anh Huy Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ CÔNG VINH Địa chỉ: Số 165 Vương Thừa Vũ, Thanh Xuân, Hà Nội Số tài khoản:…………………… Hình thức thanh toán: TM MST: TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 11 Sơn NIPPON Vatex 4G X Thùng 40 62.000 2.480.000 Cộng tiền hàng: 2.480.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 248.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.728.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm bốn mười nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 1.7 Mẫu hoá đơn GTGT Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các Hoá đơn GTGT, phiếu thu phát sinh để vào "sổ bán hàng". Sổ bán hàng của công ty được lập riêng biệt cho mặt hàng sơn và dầu nhằm theo dõi tình hình tiêu thụ hai loại hàng hoá này và thanh toán của khách hàng. Mẫu sổ bán hàng sơn của công ty được thể hiện như sau: Biểu số 1.8 Sổ bán hàng Hàng hoá: Sơn NIPPON Vatex 4G X Tháng 12 năm 2007 Số CT NT Diễn giải Tổng doanh số chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Thanh toán Ghi chú 0056584 1/12 Cty TNHH TM và dịch vụ Côn Vinh 2.480.000 10% 248.000 2.000.000 0056585 1/12 Cty TNHH dịch vụ Côn Sơn 8.486.400 10% 848.640 5.500.000 0056585 1/12 Cty CP TM Vĩnh Đạt 24.491.828 10% 2.449.183 20.000.000 0056586 1/12 Cty hợp danh công nghệ Quang Đạt 21.619.520 10% 2.161.952 20.000.000 0056587 2/12 Cty TNHH NN 1 thành viên 9.214.400 10% 921.440 9.500.000 0056588 3/12 Cty xăng dầu khu vực III 64.209.600 10% 6.420.960 52.000.000 … … … … … … … Cộng T12-2007 1.145.119.632 114.486.580 1.030.421.240 Cuối tháng, căn cứ vào liên 3 các Hoá đơn GTGT và sổ bán hàng, kế toán hàng hoá ghi vào chứng từ ghi sổ, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp để thực hiện ghi sổ cái. Mẫu chứng từ ghi sổ của công ty được thể hiện như sau: Công ty TNHH Thương mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) chứng từ ghi sổ Số: 34KT Tháng 12 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú A B C 1 D Tổng doanh thu bán sơn 131 5111 1.145.119.632 Cung cấp sơn Hitex 5180 5L cho Cty TNHH D/v hàng hải An Giang 131 5111 4.539.000 Cung cấp sơn Tilac R.O.P 1L cho Cty TNHH và D/v Côn Sơn 131 5111 8.486.400 … Tổng doanh thu bán dầu 131 5112 1.607.320.636 … Tổng doanh thu chưa thuế 2.752.440.267 Kèm theo sổ bán hàng, chứng từ gốc hoá đơn GTGT… Ngày 31/12/2007 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ tập hợp tất cả các Hoá đơn GTGT trong tháng, sau đó lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra để làm cơ sở lập tờ khai GTGT. Mỗi loại thuế suất sẽ được kê khai riêng trên một bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ. Bảng kê hoá đơn hàng hoá ứng với thuế suất 10% được thể hiện Công ty TNHH Thương mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) sổ cái (Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tháng 12 năm 2007 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ Số hiệu: 511 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có 31/12 34KT 31/12 Doanh thu bán sơn tháng 12/2007 511 1.145.119.632 31/12 34KT 31/12 Doanh thu bán dầu tháng 12/2007 511 1.607.320.636 Kết chuyển giá vốn 911 2.752.440.268 Tổng cộng 2.752.440.268 2.752.440.268 Số dư 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 1.11. Mẫu sổ cái tài khoản 511 Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Tháng 12 năm 2007 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Thương mại - du lịch Toàn Thắng Địa chỉ: Số 267 Lạc Trung Hoá đơn chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế người mua Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … MM/2006B 0056709 10/12/2006 Cty TNHH TM Công Vinh Sơn Nippon Vatex 4GX 2.480.000 10% 248.000 … MM/2006B 0056781 28/12/2006 Cty CP Tân Thái Dương Supe Matex màu chuẩn 18.001.751 10% 1.800.175 Cộng 2.752.440.268 275.244.026 Biểu số 1.12 Mẫu bảng kê hoá đơn chứng từ dịch vụ bán ra 12.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Trong nhiều trường hợp các bạn hàng của công ty mua hàng với khối lượng lớn thường đây là các bạn hàng quen thuộc của công ty vì vậy nhằm khuyến khích khách hàng công ty đã chủ động thực hiện việc giảm giá hàng bán cho trường hợp này. Việc giảm giá được tính theo một tỷ lệ nào đó theo giá bán va công ty thực hiện việc bớt giá cho người mua ngay khi mua hàng. Thông thường kế toấn sử dụng TK 532 Và TK 521 . Nhưng tại công ty hiện naykhông sủ dụng các tài khoản này vì khi bán hàng cho khách hàng vói số lượng lớn căn cứ vào thoả thuận trong hợp đồng và các mối quan hệ làm ăn lâu dài công ty sẽ thực hiện ngay việc giảm giá hàng bán cho bạn hàng của mình (được ghi rõ trên hợp đồng bán hàng).Do vậy khi hạch toán kế toán không sử dụng TK531. Và TK 521 mà ghi trực tiếp vào TK 511 theo giá đã giảm cho khách hàng. Nhằm tạo được niềm tin cho khách hàng trong việc tiêu dụng các hàng hoá, sản phẩm sơn NIPPON va dầu nhờn MOBIL do công ty cung cấp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại các sản phẩm lỗi, sản phẩm bị giảm sút chất lượng. Việc này không chỉ giữ uy tín cho sản phẩm mà còn tạo mối quan hệ tin tưởng làm ăn lâu dài với các bạn hàng mà còn là quyết định sáng suốt của công ty.Các sản phẩm sơn dầu nhờn công ty cung cấp đều của các tập đoàn nổi tiếng trên thế giới số sản phẩm kém chất lượng ít nên việc khách hàng phàn nàn vế sản phẩm kém chất lượng hiếm có .Nếu có trường hợp khách hàng trả lại sản phẩm thì công ty mang các chứng từ của lô hàng đó đến phòng kinh doanh (như phiếu xuất kho, phiếu thu, hoá đơn GTGT) hàng hoá và giấy tờ sau khi kiểm tra đầy đủ kvà nhập lại kế toán lập phiếu nhập kho đồng thời ghi rõ lý do nhập là hàng bị trả lại, kẹp cùng các chứng từ xuất bán photo lại.Cuối tháng kế toán hàng hoá lập chứng từ ghi sổ, rồi chuyển cho kế toán trưởng để vào sổ cái TK 531 Sau đó kết chuyển sang TK511 để ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu, 1.3. Thực trạng về kế toán xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và du lịch Toàn Thắng Tại công ty TNHH thương mại và du lịch Toàn Thắng cuối kỳ kế toán phải thực hiện xác định kết quả tiêu thụ được trong kỳ của doanh nghiệp nhằm hoàn thiện các báo cáo phải lập để trình lên giám đốc, các cơ quan quản lý.Kết quẩ này thực chất được xác định bằng cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp các dịch vụ với một bên là các chi phí liên quan đến sản phẩm hàng hoá và dịch vụ của công ty.Nếu như sau khi kết chuyển doanh thu thuần và chi phí về TK 911.Nếu tài khoản 911 dư bên có là doanh nghiệp làm ăn có lãi, và ngược lại dư bên nợ và doanh nghiệp làm an thua lỗ, hàng tháng ở công ty kế toán xác định kết quả bán hàng theo công thức Ví dụ căn cư vào hoá đơn tiền điện thoại của tháng 12 năm 2007, phiếu chi cho các hoá đơn đó kế toán sẽ vao sổ chi tiết chi phí bán hàng , cuối tháng từ các phiếu chi các hoá đơn thanh toán liên quan đến chi phí dùng cho hoạt động bán hàng kế toán lập chứng từ ghi sổ.Mẫu chứng từ ghi sổ chi phí bán hàng. Chứng từ ghi sổ Số: 60KT Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú A B C 1 D … Chị Hiền thanh toán tiền điện thoại 641 133 111 9.260.000 926.000 …. Cộng 69.110.140 Chứng từ ghi sổ Số: 62KT Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú A B C 1 D … Tiền điện thoại trong tháng 641 133 111 9.260.000 926.000 …. Cộng 69.110.140 Sổ cái (Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tháng 12 năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 641 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có … 31/12 60KT 31/12 Chị hiền thanh toán tiền điện thoại 111 9.260.000 31/12 60KT 31/12 Anh Chánh thanh toán cước V/C 112 37.141.428 31/12 60KT 31/12 Anh Chánh thanh toán tiền điện 111 2.430.000 2.621.199.890 … Kết chuyển chi phí bán hàng 911 62.827.400 Tổng cộng 62.827.400 62.827 400 Số dư 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 1.15 Mẫu sổ cái tài khoản 641 Mẫu sổ chi tiết chi phí bán hàng của Công ty được thể hiện như sau: Sổ chi tiết tài khoản 641 Chi phí bán hàng - tiền điện thoại Tháng 12 năm 2007 SHCT NT Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Nợ Có 26/12 Tiền điện thoại 111 9.260.000 ……... Tổng cộng 9.260.000 Ngày….tháng….năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó kế toán tổng hợp sẽ vào chứng từ ghi sổ cái TK 642 Biểu số 1.18  *Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Khi phát sinh các chi phí quan lý doanh nghiệp kế toắn căn cứ vào các hoá đơn các chứng từ như bảng phân bổ tiền lương và thanh toán tiền lương bản g tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, hoá đơn tiền điện nước để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 642 theo trình tự thời gian và cuối cùng là vào sổ cái tài khoản 642. Sổ CHI TIếT TàI KHOảN 642 CHI PHí QUảN Lý TIềN TIếP KHáCH Tháng 12 năm 2007 SHCT NT Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Nợ Có 04/12 Anh Dũng chi tiếp khách 111 10/12 Anh Chánh chi tiếp khách 111 21/12 Anh Dũng chi tiếp khách 111 Tổng cộng 4.009.000 Ngày …. tháng …. năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Công ty TNHH Thương mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DOANH NGHIệP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) sổ cái (Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tháng 12 năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí quản lý Số hiệu: 642 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có … 31/12 61KT 31/12 Anh Dũng chi tiếp khách12/2006 111 1.400.000 31/12 61KT 31/12 Anh Chánh chi tiếp khách 111 1.291.000 31/12 61KT 31/12 Chị hiền thanh toán tiền điện thoại 111 4.615.045 … Kết chuyển chi phí quản lý 911 29.366.427 Kết chuyển lãi 421 39.046.551 Tổng cộng 29.366.427 29.366.427 Số dư 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 1.19 Mẫu sổ cái tài khoản 642 1.3.4. Kế toán kết quả bán hàng trực tiếp Cuối tháng, sau khi lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ cái có liên quan, kế toán xác định kết quả bán hàng trong tháng. Căn cứ vào các số liệu được tổng hợp trên sổ cái các tài khoản 511, 632, 641, 642, kế toán xác định kết quả tiêu thụ vào sổ cái tài khoản 911 theo các bút toán sau: - Cuối kỳ kinh doanh, công ty tiến hành kết chuyển doanh thu thuần về hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ: Nợ TK 511: Kết chuyển doanh thu thuần về bán Có TK 911: hoạt động kinh doanh - Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ Nợ TK 911: Hoạt động kinh doanh Có TK 632: Kết chuyển giá vốn hàng bán - Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ: Nợ TK 911: hoạt động kinh doanh Có TK 641: Kết chuyển chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: hoạt động kinh doanh Có TK 642: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Sau khi đã hạch toán kết quả tiêu thụ, kết quả các hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. Kế toán sẽ xác định được lãi hay lỗ của kỳ kinh doanh: - Nếu lãi, kế toán kết chuyển: Nợ TK 911: Hoạt động kinh doanh Có TK 421 (4212): Lợi nhuận chưa phana phối. - Nếu lỗ, kế toán kết chuyển: Nợ TK 421 (4212): Lợi nhuận chưa phân phối Có TK 911: Hoạt động kinh doanh Ngày 31 tháng 12 năm 2007 kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: * Kết chuyển trị gía vốn hàng bán Nợ TK 911: 2 621 199 890 Có TK632: 2 621 199 890 * Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 511: 2 752 440 268 Có TK 911: 2 752 440 268 * Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911: 62 827 400 Có TK 641: 62 827 400 * Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: 29 366 427 Có TK 642: 29 366 427 *Kết chuyển lãi: Nợ TK 911:39 046 551 Có TK 421: 39 046 551 Kỳ cuối cùng của cả năm, kế toán công ty xác định kết quả kinh doanh của cả năm và lập báo cáo kết quả kinh doanh để kịp thời gửi lên ban lãnh đạo công ty, qua đó giúp lãnh đạo phân tích đánh giá tình hình hoạt động của công ty trong cả năm vừa qua, đã đạt được các mục tiêu đề ra chưa, các mặt tích cực cần phát huy, các điểm hạn chế cần khắc phục, tìm ra các bạn hàng tiềm năng…mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007 của công ty thể hiện trên biểu số . Công ty TNHH Thương mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) sổ cái (Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tháng 12 năm 2006 Tên tài khoản: Xác định kết qủa kinh doanh Số hiệu: 911 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có … 31/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 2.752.440.268 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 2.621.199.890 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 62.827.400 Kết chuyển chi phí quản lý 642 29.366.427 Kết chuyển lãi 421 39.046.551 Tổng cộng 2.752.440.268 2.752.440.268 Số dư 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 1.20 Mẫu sổ cái tài khoản 911 Công ty TNHH Thương mại - du lịch Toàn Thắng Số 267 Lạc Trung Mẫu số S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) sổ cái (Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tháng 12 năm 2006 Tên tài khoản: Xác định kết qủa kinh doanh Số hiệu: 421 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có … 31/12 Kết chuyển lãi 911 39 046 551 Tổng cộng Số dư 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 1.20 Mẫu sổ cái tài khoản 421 CHƯƠNG 3 Hoàn thiện kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng 3.1. Đánh giá khái quát thực trạng kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại & Du lịch Toàn Thắng Trong cơ chế thị trường đầy tính cạnh tranh gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp dù thuộc nền kinh tế nào cũng tìm cho mình một hướng đi đúng đắn để tồn tại và phát triển. Muốn đạt được điều này thì việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một trong những vấn đề quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Đặc biệt là ban lãnh đạo công ty TNHH TM và Du lịch Toàn Thắng thì đây là một vấn đề được đưa ra để hoàn thành chiến lược phát triển lâu dài nhằm làm tốt công tác công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh như các phần hành kế toán của công ty. Xuất phát từ những điều này trong những năm qua, Công ty TNHH TM và Du lịch Toàn Thắng đã không ngừng đổi mới từng bước tự hoàn thiện công tác quản lý cũng như điều hành sản xuất kinh doanh. Trong điều đổi mới cơ chế quản lý, chuyển từ cơ chế hành chính tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường công ty đã tìm được định hướng cho riêng mình từng bước khắc phục khó khăn và vươn lên khẳng định vị thế sản phẩm của công ty. Tuy là một doanh nghiệp mới được thành lập chưa được bao lâu nhưng công ty đã được bao lâu nhưng công ty đã trưởng thành về mọi mặt vươn lên để trở thành một công ty có quy mô sản xuất và trình độ quản lý từng bước được hoàn thiện. Trong quá trình phát triển công ty đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, song cũng gặp không ít khó khăn. Tuy vậy, với định hướng đúng đắn công ty dần dần đã khắc phục được những mặt tồn tại và khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Đạt được hiệu quả đó, một phần nhờ công ty đã thực hiện công tác quản lý sản xuất nói chung và tổ chức tốt công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng. Qua thời gian thực tập tại công ty, vận dụng lý luận đã học vào thực tiễn, công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, em thấy có những đặc điểm sau: * ưu điểm: - Việc áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, hình thức này rất đơn giản và thuận lợi, dễ kiểm tra, dễ theo dõi trong hạch toán chi tiết bán hàng để kế toán áp dụng phương pháp kế toán và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kế khai thường xuyên là phù hợp với đặc điểm hàng hóa, trình độ của nhân viên kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. - Hoạt động trong thời gian ngắn mà công ty đã đạt được nhiều thành tựu đó chính là mặt mạnh của công ty. * Nhược điểm:Đ - Hiện nay chế độ kế toán doanh nghiệp mới nhất được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính nhưng công ty vẫn chưa áp dụng hoàn toàn các quy định theo chế độ mới của Nhà nước ban hành. Điều này ảnh hưởng đến việc kiểm tra theo dõi của các cơ quan, chức năng liên quan. Ngoài ra cùng với việc mở rộng sản xuất kinh doanh và tăng cường với các đối tác làm ăn, khối lượng công việc kế toán của công ty sẽ tăng lên tương ứng, việc phản ánh các nghiệp vụ nhập xuất tồn hàng hóa, thanh toán giữa người mua với người bán rất nhiều, điều này sẽ gây áp lực lên cho đội ngũ nhân viên kế toán của công ty dẫn tới các trường hợp sai sót mang tính khách quan. Công ty hiện nay áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng lại không có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, điều này không đúng với các quy định với chế độ kế toán hiện hành làm mất đi sự đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Việc công ty thực hiện ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ cũng có một vài khó khăn khi hạch toán các nghiệp vụ theo thời gian các nghiệp vụ phát sinh kèm theo các chứng từ gốc đi kèm. Mặt khác, công ty lại không áp dụng các phần mềm kế toán chính vì thế mà phòng kế toán của công ty còn gặp nhiều khó khăn. 3. Một số giải pháp và ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty Thứ nhất: Với xu hướng phát triển công nghệ tin học như hiện này, máy tính được sử dụng trong công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung đã trở nên phổ biến và đạt được nhiều kết quả cao trong công việc cung cấp thông tin giúp cho việc hạch toán được thực hiện chính xác. Vì vậy theo em là áp dụng máy tính cho công tác kế toán là thiết thực và hữu ích. Thứ hai: Phòng kế toán đã có 3 máy tính những nó chưa phát huy hết tác dụng và vai trò. Các phần của công tác kế toán vẫn còn làm thủ công, mặt khác công ty có bán hai loại hàng hóa sơn và dầu cần theo dõi chính xác, vì vậy rất dễ mắc phải những sai sót. Do đó, áp dụng việc sử dụng máy tính vào công tác kế toán sẽ giảm bớt được khối lượng công việc, tiết kiệm được nguồn lao động và đáp ứng được đòi hỏi kế toán ngày càng cao của nền kinh tế thị trường hiện nay. Thứ ba: Đúng với các quy định của chế độ kế toán hiện hành cũng như thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu cuối kỳ. Công ty nên lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo quy định của BTC đã ban hành. Qua thời gian ngắn thực tập tại công ty với sự giúp đỡ của các cô chú, các anh chị phòng kế toán giúp em thấy được những đặc điểm như sau: