Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình

01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 7 140 041 002 ... ... ... ... ... ... ... 12/11 43355 11/11 Nhập kho đạm urea 3311 11 714 286 ... ... ... ... ... ... ... Cộng PS 17 658 039 877 20 114 990 951 Số dư cuối kì 4 683 089 929 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK 331 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 147 989 478 2 134 627 060 ... ... ... ... ... ... ... 11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1561 234 285 714 11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1331 11 714 286 ... ... .. ... ... ... ... Cộng PS 3 932 574 372 14 244 297 747 Số dư cuối kì Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) 2.3. Kế toán bán hàng. 2.3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa. Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong quá trình trình lưu chuyển hàng hóa của kinh doanh thương mại, giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần có được những phương thức tiêu thụ hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của thị trường kể tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Hiện tại, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp nông nghiệp Quảng Bình tiêu thụ hàng theo hai phương thức chủ yếu làbán buôn và bán lẻ. Bán buôn: Phương thức này được áp dụng cho các tổ chức sản xuất, kinh doanh, tổ chức bán lẻ...mua hàng về để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa chứ không phải là để tiêu dùng. Việc bán hàng theo phương thức này thông quá các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế..., khi khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ xem xét bảng báo giá các mặt hàng kinh doanh của công ty, nếu ưng thuận bên công ty sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế ghi đầy đủ thông tin của hai bên cũng như các điều khoản liên quan đến việc mua bán hàng. Phương thức bán buôn được chi tiết thành hai loại: Bán buôn qua kho Bán buôn vận chuyển thẳng Bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng của tổ chức, cá nhân, khách hàng chủ yếu là các hộ nông dân, nông trường, lâm trường...Việc bán lẻ được thực hiện thông qua hệ thống các cửa hàng và các quày bán lẻ trên địa bàn toàn tỉnh. 2.3.2. Hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa. Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT, hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để kế toán ghi sổ và luân chuyển. Ví dụ: Ngày 07/11/2008 bán cho ông Hà Minh Thông 100 Kg đạm NPK 16.16.8 Việt Nhật, giá bán có thuế GTGT là 1 250 000 đồng chưa thanh toán. Nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT: HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N Liên 03: Nội bộ 0043590 Ngày 07 tháng 11 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Cty CP vật tư nôngnghiệp Quảng Bình Địa chỉ: TP Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 052 3836 162 MST: 3100303892 Họ tên người mua hàng: Hà Minh Thông Tên đơn vị: Địa chỉ: Đức Ninh – Đồng Hới Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 NPK 16.16.8 V N kg 100 11 904,76 1 190 476 Cộng tiền hàng: 1 190 476 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 59 524 Tổng cộng tiền thanh toán : 1 250 000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên) Hóa đơn trên kiêm luôn phiếu xuất kho, sau khi được thủ trưởng đơn vị kí duyệt được chuyển xuống cho bộ phận kho để tiến hành xuất kho. Thủ kho sau khi xuất hàng tiến hành ghi vào thẻ kho của loại hàng hóa đó. Trong trường hợp xuất hàng ở kho Công ty cho các cửa hàng tiêu thụ thì lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 19 tháng 11 năm 2008 Liên 02: Dùng để vận chuyển hàng Căn cứ lệnh điều động số ... ngày ... tháng ... năm .... của ... về việc ... Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Văn Tiến Phương tiện vận chuyển: 73L 1528 Xuất kho tại: kho Công ty Nhập kho tại: kho Đồng Lê STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Supe lân Lâm Thao kg 40 000 Giá mua tạm tính: 2 800 đ/kg Cộng : Xuất ngày19 tháng 11 năm 2008 Nhập ngày19 tháng11 năm 2008 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Ở các cửa hàng, hàng ngày khi bán hàng cho khách hàng mua với số lượng lớn thì nhân viên bán hàng xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. đến cuối tháng nhân viên cửa hàng lên Báo cáo xuất, nhập, tồn kho để nộp cho công ty, phòng kinh doanh của công ty sẽ tiến hành viết hóa đơn cho những nghiệp vụ hàng bán không xuất hóa đơn cho khách hàng. Sau đó Báo cáo xuất, nhập, tồn kho trong tháng cùng với hóa đơn được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ. 2.3.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán. Khi có các nghiệp vụ xuất kho bán trực tiếp hoặc gửi bán qua đại lý thủ kho căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để vào thẻ kho. Kế toán vào sổ chi tiết cho từng loại hàng hóa và đến cuối quý tính ra giá đơn vị bình quân của từng mặt hàng theo công thức Giá trị vật tư tồn đầu kì + Giá trị vật tư nhập trong kì Đơn giá = bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kì + Số lượng vật tư nhập trong kì Dựa vào đơn giá bình quân tính được kế toán xác định giá trị hàng xuất bán cho từng lần xuất bán trong kì, từ đó lập ra bảng kê Nhập-Xuất-Tồn BẢNG TÍNH GIÁ MUA BÌNH QUÂN IV/2008 STT Danh mục ĐVT Tồn Nhập Tồn + Nhập Giá BQ SL TT SL TT SL TT 1 NPK Việt Nhật Kg 85 850 615 428 650 158 000 1 369 888 833 243 850 1 985 317 483 8142 2 Supe Lân LT Kg 85 402 234 316 257 1 754 800 5 229 006 503 1 840 202 5 463 322 760 2969 ... ... ... ... ... ... ... ... ... BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN TK: 1561 giá mua hàng hóa Từ ngày: 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 STT Mã SP Tên, quy cách hàng hóa Tồn ĐK Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn CK SL TT SL TT SL TT SL TT ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5 VN NPK việt nhật (kg) 85 850 615 428 650 158 000 1 369 888 833 228 600 1 861 261 200 15 250 124 056 238 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 1 764 754 7 140 041 002 4 737 970 16 850 286 989 5 360 083 19 307 238 063 1 142 641 4 683 089 928 BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN TK: 1573 Hàng gửi bán (kho Đồng Lê) Từ ngày: 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 STT Mã SP Tên, quy cách hàng hóa Tồn ĐK Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn CK SL TT SL TT SL TT SL TT ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7 SUPE SUPE Lân (kg) 0 0 1 022 950 3 037 138 550 441 950 1 312 149 550 581 000 1 744 989 000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 150 152 850 2 203 670 6 607 103 700 539 000 1 598 017 600 1 664 820 5 009 238 950 Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa được tập hợp riêng trên TK 1562, cuối tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ trong kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ được để tính ra giá vốn của hàng bán. Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí kho bãi, chi phí vận chuyển, bóc dỡ, bao bì... Hao hụt trong định mức khi mua hàng Sau khi tính ra được giá vốn hàng bán kế toán định khoản Nợ TK 632 Có TK 1561 Có TK 1562 Ví dụ: Trong quý IV/2008 chi phí mua hàng phát sinh là 1 070 251 504 đồng cho số hàng mua vào có giá mua là 17 658 039 877 đồng. Giá mua hàng tồn đầu kì là 7 140 041 002 đồng với chi phí thu mua là 370 156 147 đồng. Hàng xuất tiêu thụ trong kì có giá mua là 13 044 797 050 đồng. Chi phí thu mua 370 156 147 + 1 070 251 504 phân bổ cho = x 13 044 797 050 hàng tiêu thụ 7 140 041 002 + 17 658 039 877 = 757 712 888 (đồng) DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB MST: 3100303892 SỔ CÁI TK 632 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 07/11 43590 07/11 Xuất bán hàng cho HMT 1561 814 200 ... ... ... ... ... ... ... Phân bổ chi phí mua hàng cho HH bán ra 1562 757 712 888 K/c giá vốn hàng bán 911 13 802 509 949 Cộng PS 15 664 056 499 15 664 056 499 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) 2.3.2.2. Hạch toán doanh thu và giảm trừ doanh thu Phòng kế toán của công ty là nơi ghi nhận doanh thu cho hàng hóa tiêu thụ được, khi nhận được hóa đơn kế toán nhập hóa đơn vào máy tính, mỗi màn hình cập nhật tương đương với một chứng từ ghi sổ, với định khoản được kế toán khai báo chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các Sổ Cái có liên quan Màn hình PHIẾU XUẤT Số CT: 43590 Ngày: 07/11/2008 Ghi Nợ TK 131 Ghi Có TK 511 Mã đối tượng Có: DN II Số mặt hàng: 01 Thuế GTGT: 59 524 Chi tiết xuất hàng Mã hàng Số lượng Số tiền NPK 16.16.8 V N 100 1 190 476 fhfhfhfg ghghf g Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp số hàng tiêu thụ được trong quý để lập bảng tổng hợp bán ra. BẢNG TỔNG HỢP BÁN RA STT Chỉ tiêu ĐVT Lượng Tiền 1 NPK Việt Nhật Kg 233 850 2 099 383 811 2 Supe lân Lâm Thao Kg 982 800 2 856 113 437 ... ... ... ... ... Cộng 3 905 269 16 177 406 970  Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa tại công ty CP vật tư nông nghiệp Quảng Bình thường phát sinh những khoản giảm trừ doanh thu do hàng bán ra không đảm bảo yêu cầu như đã thỏa thuận như là hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán. Các khoản giảm trừ doanh thu kế toán theo dõi trên TK 521, TK này được chi tiết thành 3 TK cấp 2 là: TK 5211: Chiết khấu thương mại TK 5212: Hàng bán bị trả lại TK 5213: Giảm giá hàng bán Khi khách hàng có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị giảm giá hàng bán hoặc giấy đề nghị trả lại hàng gửi đến VP công ty. Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Công ty và Phòng TC - KT sẽ xuống cơ sở kiểm tra lập biên bản và thống nhất % giảm giá bán cho lô hàng hoặc chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng. Trong trường hợp hàng bán bị trả lại thủ kho lập phiếu nhập kho cho số hàng nhập lại. Căn cứ các biên bản thỏa thuận giữa hai bên kế toán phán ánh vào TK 521 sau đó cuối kì kết chuyển sang TK 511 để ghi giảm doanh thu bán hàng trong kì. Ví dụ: Trong kỳ do lô hàng lân lâm thao xuất cho ông Hoàng Ngọc Ánh theo hoá đơn số 45433 ngày 10/12/2008 kém chất lượng. Ngày 17/12/2008 Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Công ty và Phòng TC - KT đã xuống cơ sở kiểm tra lập biên bản và thống nhất giảm 5% giá bán lô hàng trên. Căn cứ biên bản làm việc ngày 17/12/2008 kế toán đề nghị điều chỉnh giảm giá hàng bán. Sau khi được lãnh đạo Công ty phê duyệt kế toán lập chứng từ ghi sổ và hạch toán: CHỨNG TỪ GHI SỔ Lập ngày 18 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Giảm nợ cho Hoàng Ngọc Ánh do giảm giá hàng bán theo HĐ GTGT Số 45433 ngày 10/12/2008 12.720.000 x 5% = 636.000đ Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Giảm giá hàng bán 5213 636.000 Thuế GTGT phải nộp 3331 63.600 Phải thu khách hàng 131 699.600 Cộng: 699.600 699.600 Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Lập ngày 18 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Giảm doanh thu do giảm giá hàng bán Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Kết chuyển giảm giá hàng bán 511 636.000 Giảm giá hàng bán 5213 636.000 Cộng: 636.000 636.000 Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Từ chứng từ ghi sổ, kế toán ghi sổ cái TK 511, 521 - Phản ánh giảm trừ doanh thu do giảm giá hàng bán trong kỳ. Lô hàng xuất kho ngày 19/12/2008- Hoá đơn GTGT số 45474 cho Ông Hoàng Minh Thông kém chất lượng, ngày 27/12/2008 Ông Hoàng Minh Thông nhập trả lại kho Công ty. Kế toán lập phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO Số: 054 Ngày 27 tháng 12 năm 2008 Họ tên người giao hàng: Hà Minh Thông Theo hoá đơn số: 45474 ngày 19 tháng 12 năm 2008 Lý do nhập kho: Hàng bán bị trả lại. Nhập tại kho: Công ty Vật tư nông nghiệp QB TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ/kg) Thành tiền (đồng) Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Lân Lâm Thao Kg 4 400 2 925 12 870 000 Cộng: 4 400 12 870 000 Bằng chữ: Mười hai triệu tám trăm bảy mười ngàn đồng chẵn. Nhập ngày 27 tháng 2 năm 2008 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại kế toán ghi chứng từ ghi sổ phản ánh giá vốn hàng bán trả lại nhập kho: CHỨNG TỪ GHI SỔ Lập ngày 27 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Giảm giá vốn hàng bán trong kỳ do hàng bán bị trả lại theo PNK 054 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập kho lân lâm thao 156 12 870 000 Giá vốn 632 12 870 000 Cộng: 12 870 000 12 870 000 Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Và ghi giảm nợ cho khách hàng CHỨNG TỪ GHI SỔ Lập ngày 27 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Giảm nợ cho Hà Minh Thông do hàng bán bị trả lại theo CT Số: 45474 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Hàng bán bị trả lại 5212 14 520 000 Thuế GTGT phải nộp 3331 1 452 000 Phải thu khách hàng 131 15 972 000 Cộng: 15 972 000 15 972 000 Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Đồng thời lập chứng từ ghi sổ Ghi giảm doanh thu do hàng bán trả lại: CHỨNG TỪ GHI SỔ Lập ngày 27 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Giảm doanh thu Lân Lâm Thao do hàng bán trả lại - theo Phiếu nhập kho số 054- ngày 27/02/2008 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Kết chuyển doanh thu hàng trả lại 5111 14 520 000 Hàng bán bị trả lại 5212 14 520 000 Cộng: 14 520 000 14 520 000 Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ chứng từ ghi sổ kế toán ghi sổ cái TK 521 DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK 521 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 18/12 Giảm 5% giá lô hàng bán cho HNA ngày 10/12/08 131 636 000 ... ... ... ... ... ... ... 27/12 HMT trả lại 4,4 tấn supe lân bán ngày 19/12/08 131 14 520 000 31/12 K/c DT giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại 511 1 192 459 050 Cộng PS 1 192 459 050 1 192 459 050 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB SỔ CÁI TK 511 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 07/11 43590 07/11 Xuất bán hàng cho HMT 131 1 190 476 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 K/c giảm giá hàng bán và DT hàng bán bị trả lại 521 1 192 459 050 K/c doanh thu thuần 911 14 984 947 924 Cộng PS 16 177 406 970 16 177 406 970 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) 2.3.3. Kế toán các khoản thanh toán trong tiêu thụ. 2.3.3.1. Thanh toán với ngân sách Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Các mặt hàng chịu các mức thuế GTGT 0%, 5%, 10%. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và bán hàng kế toán và sổ cái TK 133 và TK 333, cuối kì hai TK này bù trừ cho nhau để tính ra số thuế GTGT công ty phải nộp hoặc được hoàn lại. Bên cạnh việc theo dõi thuế GTGT trong hệ thống sổ sách của công ty, kế toán còn phải kê khai toàn bộ hóa đơn GTGT trong một phần mềm của cơ quan thuế. Phần mềm này được kết nối trực tiếp với máy chủ của cơ quan thuế để cơ quan thuế quản lí số thuế GTGT phát sinh từng tháng của doanh nghiệp, từ đó tính ra được số thuế phải nộp. Trích tờ khai thuế GTGT tháng 12/2008: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ***** TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (GTGT) Kỳ khai thuế: Tháng 12 năm 2008. Mã số thuế: 3100303892 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty CP vật tư nông nghiệp Quảng Bình Địa chỉ trụ sở: Đường F325 – TP Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: Số fax : Email: Đơn vị tiền: đồng Việt Nam STT CHỈ TIÊU Giá trị HHDV (Chưa có GTGT) Thuế GTGT A Không ps hoạt động mua bán trong kỳ (đánh dấu x) x x B Thuế GTGT còn được KT từ kỳ trước chuyển sang C Kê khai thuế GTGT phải nộp NSNN I Hàng hoá dịch vụ mua vào 1 Hàng hoá dịch vụ mua vào trong kỳ 9 156 871 240 a Hàng hoá dịch vụ mua vào trong nước 9 156 871 240 b Hàng hoá dịch vụ nhập khẩu 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào kỳ trước a Điều chỉnh tăng b Điều chỉnh giảm 3 Tổng thuế GTGT của HHDV mua vào 357 843 521 4 Tổng thuế GTGT được khấu trừ kỳ này 357 843 521 II Hàng hoá dịch vụ bán ra 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra trong kỳ 10 284 947 950 2 Hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT 3 Hàng hoá dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT 10 284 947 950 a Hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:0% b Hàng hoá dịch vụ bán ra chịu thuế suất 5% 10 284 947 950 c Hàng hoá dịch vụ bán ra chịu thuế suất 10% 2 Điều chỉnh thuế GTGT bán ra các kỳ trước a Điều chỉnh tăng b Điều chỉnh giảm 3 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra 10 284 947 950 514 247 398 III Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ 1 Thuế GTGT phải nộp trong kỳ 170 403 875 2 Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này 2.1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này 2.2 Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ sau DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Đường F325 - TP Đồng Hới – QB SỔ CÁI TK 133 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 171 463 566 ... ... ... ... ... ... ... 12/11 43355 11/11 Mua nhập kho đạm urea 3311 11 714 286 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 T24/4 31/12 K/c VAT được khấu trừ bù VAT phải nộp năm 2008 33311 864 854 641 Cộng PS 693 391 075 864 854 641 Số dư cuối kì 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB SỔ CÁI TK 333 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 907 255 746 529 ... ... ... ... ... ... ... 07/11 43590 07/11 PTH mua hàng 1311 59 524 ... ... .. ... ... ... ... Cộng PS 1 083 654 144 1 108 540 655 Số dư cuối kì 280 632 083 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) 2.3.3.2. Thanh toán với người mua Khách hàng của công ty rất đa dạng, với mỗi nhóm khách hàng công ty áp dụng một phương thức thanh toán khác nhau,phù hợp với đặc điểm của nhóm khách hàng đó. Với khách hàng thường xuyên trong tường hợp khách hàng chưa thể thanh toán ngay thì công ty cho phép thanh toán chậm, thường là 30 ngày kể từ ngày công ty hoàn tất việc giao hàng Với khách hàng không thường xuyên công ty có thể yêu cầu khách hàng thanh toán ngay hoặc yêu cầu khách hàng đặt trước 5% đến 10% giá trị tiền hàng, phần còn lại thanh toán trong vòng năm ngày kể từ ngày công ty hoàn tất việc giao hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng có thể trực tiếp thanh toán tiền hàng cho nhân viên kế toán hoặc nhân viên giao nhận tại phòng kinh doanh sẽ thu tiền của khách hàng sau đó nộp lại cho phòng kế toán. Sau khi kiểm nhận tiền kế toán lập phiếu thu, công việc này được thực hiện thông qua phần mềm kế toán, máy tính sẽ in ra phiếu thu. Khách hàng cũng có thể thanh toán bằng chuyển khoản, khi ngân hàng nhận được tiền của khách hàng chuyển trả thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có cho công ty. PHIẾU THU (TM) Ngày 12 tháng 11 năm 2008 Họ tên người nộp tiền: Hà Minh Thông Địa chỉ : Cửa hàng Vật tư nông nghiệp Đồng Hới. Lý do nộp : Trả tiền mua hàng Số tiền : 1 250 000 VND (Viết bằng chữ) : Một triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo : Hoá đơn GTGT số 0043590 Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) : Một triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Ngày 12 tháng 11 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp (ký, đóng dấu) (ký, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA - TK 131 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Mã người mua: THONG(H) Tên: Hà Minh Thông NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kì 321 445 021 ... ... ... ... ... ... ... 07/11 43590 07/11 HMT mua hàng 5111 1 190 476 07/11 43590 07/11 HMT mua hàng 33311 59 524 ... ... ... ... ... ... ... 12/11 12/11 TT tiền hàng 1111 1 250 000 ... ... .. ... ... ... ... Cộng PS 1 341 061 500 1 073 297 000 Số dư cuối kì 589 209 521 BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Quý IV/2008 STT Tên người mua Số dư đầu kì Phát sinh trong kì Số dư cuối kì Nợ có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Hà Minh Thông 321 445 021 1 341 061 500 1 073 297 000 589 209 521 … … … … … … … … Cộng 5 066 934 802 37 792 000 17 013 504 400 15 778 644 099 6 526 476 109 262 473 006 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên)DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB SỔ CÁI TK 131 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 5 066 934 802 37 792 000 ... ... ... ... ... ... ... 07/11 43590 07/11 HMT mua hàng 5111 1 190 476 07/11 43590 07/11 HMT mua hàng 33311 59 524 ... ... .. ... ... ... ... Cộng PS 17 013 504 400 15 778 644 099 Số dư cuối kì 6 264 003 103 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) 2.3.4. Xác định kết quả kinh doanh 2.3.4.1. Xác định chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán dùng tài khoản 642 – Chi phí quản lí kinh doanh để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, phản ánh các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, quảng cáo, lương nhân viên bán hàng... cũng như những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp. Tài khoản 642 được chi tiết thành các tài khoản: TK 6421: Chi phí bán hàng TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp Hàng ngày kế toán căn cứ chứng từ kinh tế phát sinh như: hoá đơn, phiếu chi tiền mặt, giấy đi đường, bảng kê thanh toán lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.... để cập nhật vào máy tính, từ đó phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết chi phí và sổ cái TK 642 BẢNG KÊ CHI TIỀN THƯỞNG BH TT TRƯỚC HẠN Tháng 11/2008 TT Họ và tên Số tiền Kí nhận 1 Hoàng Ngọc Ánh 410 056 2 Bùi Xuân Hùng 103 125 3 Hà Minh Thông 724 716 4 Trương Anh Đào 328 406 Tổng cộng 1 566 303 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số 02 GTTT-3LL THÔNG THƯỜNG DD/2008B Liên 02: Giao khách hàng 0016216 Ngày 15 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Nguyễn Văn Tâm Địa chỉ: Đồng Phú – TP Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: MS: 3100416945 Họ tên người mua hàng: Hồ Thị Chanh Tên đơn vị: Cty Vật tư nông nghiệp Quảng Bình Địa chỉ: TP Đồng Hới Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Áo sơ mi Cái 06 215 000 1 290 000 2 “ “ 01 230 000 230 000 3 “ “ 06 245 000 1 470 000 4 “ “ 01 235 000 235 000 5 “ “ 01 249 000 249 000 Cộng tiền hàng: 3 474 000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm bảy mươi tư nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên) DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB SỔ CÁI TK 642 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 15/10 16216 15/10 Mua văn phòng phẩm 3311 3 474 000 ... ... ... ... ... ... ... 05/12 C101 05/12 Chi tiền thưởng đại lý bán hàng TT trước hạn 1111 1 566 406 ... ... ... ... ... ... ... K/c chi phí QLKD 911 956 803 248 Cộng PS 1 770 352 098 1 770 352 098 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Kết chuyển doanh thu bán hàng Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 14 984 947 924 Xác định kết quả kinh doanh 911 14 984 947 924 Cộng: 14 984 947 924 14 984 947 924 Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 2.3.4.2. Xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa Kết quả tiêu thụ hàng hóa của Công ty được xác định là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa giúp lãnh đạo Công ty biết được kết quả của quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hóa, để từ đó có những chiến lược kinh doanh phù hợp. Cuối kì kế toán lập chứng từ ghi sổ cho các bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí. CHỨNG TỪ GHI SỔ Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Kết chuyển giá vốn hàng bán Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xác định kết quả kinh doanh 911 13 802 509 949 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 13 802 509 949 Cộng: 13 802 509 949 13 802 509 949 Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 Nội dung: Kết chuyển giá vốn hàng bán Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xác định kết quả kinh doanh 911 956 803 248 Kết chuyển CP quản lí kinh doanh 642 956 803 248 Cộng: 956 803 248 956 803 248 Kế toán trưởng Người ghi sổ Người lập chứng từ (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào sổ cái các TK 511, 632, 642 kế toán lập bảng xác định kết quả tiêu thụ. BẢNG XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Quý IV/2008 Chỉ tiêu Số tiền 1.Tổng doanh thu 16 177 406 971 2.Các khoản giảm trừ 1 192 459 050 Giảm giá hàng bán 567 128 730 Hàng bán bị trả lại 625 330 320 3.Doanh thu thuần (1-2) 14 984 947 924 4.Giá vốn hàng bán 13 802 509 949 5.Chi phí quản lý kinh doanh 956 803 248 6.Kết quả tiêu thụ(3-(4+5)) 225 634 732 SỔ CÁI TK 911 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giãi TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng 511 14 984 947 924 Doanh thu từ hoạt động tài chính 515 6 000 000 Thu nhập khác 711 802 553 352 Giá vốn hàng bán 632 13 802 509 949 Chi phí quản lý kinh doanh 642 956 803 248 Chi phí của hoạt động tài chính 635 165 009 199 Chi phí khác 811 23 502 999 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 821 336 363 702 Kết chuyển lãi 421 509 312 189 Cộng phát sinh 15 793 501 276 15 793 501 276 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH 3.1. Đánh giá. 3.1.1. Đánh giá chung Với gần 20 năm hình thành và phát triển, Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình đã có được chỗ đứng trên thị trường chiếm ưu thế trong việc cung cấp mặt hàng phân bón cho tỉnh Quảng Bình. Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty, hệ thống quản lý tài chính của Công ty cũng không ngừng phát triển, bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, thể hiện tính khoa học và hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý. Mọi công việc của Phòng kế toán tài vụ đều đặt dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng, vì vậy việc công việc của các nhân viên kế toán không chồng chéo nhưng vẫn có được sự liên hệ mật thiết với nhau. Hiện tại đảm nhiệm công tác kế toán của Công ty gồm 07 người, với trình độ đại học hoặc trung học và thời gian công tác lâu năm nên mọi người đều có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác kế toán. Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, tại văn phòng gồm 1 kế toán trưởng và 02 kế toán viên, kế toán viên ở mỗi cửa hàng chỉ ghi hóa đơn chứng từ rồi chuyển lên văn phòng, tại đây mới bắt đầu việc hạch toán và tổng hợp ra các sổ sách và báo cáo. Hầu hết cán bộ kế toán trong Công ty đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, làm việc có trách nhiệm, năng động nắm bắt và cập nhật kịp thời chế độ kế toán, đưa lý thuyết ứng dụng vào thực tế có hiệu quả. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện một cách chính xác, đồng bộ và thống nhất. Tuy nhiên, hình thức kế toán tập trung này cũng có những hạn chế nhất định, do các cửa hàng ở rải rác trên địa bàn tỉnh nên các nghiệp vụ bán hàng không được cập nhật liên tục hàng ngày, nguyên tắc kịp thời của kế toán chưa được thực hiện tốt. Đối với những nghiệp vụ bán hàng với số lượng lớn việc phê duyệt phương thức bán hàng cũng như phương thức thanh toán gặp nhiều khó khăn. Thêm nữa tình hình thanh toán công nợ hoặc thu tiền bán hàng không được cập nhật liên tục có thể dẫn tới việc nhân viên các cửa hàng chiếm dụng tiền của công ty cho những mục đích cá nhân. Về hệ thống chứng từ: Công ty sử dụng chứng từ kế toán đầy đủ chặt chẽ về tính pháp lý, sau mỗi kỳ hạch toán chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ quỹ, chứng từ lao động tiền lương, chứng từ vật tư, công cụ dụng cụ và được lưu trữ bảo quản chặt chẽ, dễ kiểm tra dễ đối chiếu khi cần thiết. Về hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành, tuy nhiên để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý thì công ty có vận dụng một cách sáng tạo nhằm nhu cầu thực tiễn. Về hệ thống sổ sách và hình thức ghi sổ: Công ty đã ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán gần 10 năm nay. Việc sử dụng phần mềm kế toán không những giảm thiểu đáng khối lượng công việc cho nhân viên kế toán mà còn tăng độ chính xác trong việc xử lí số liệu và kết xuất báo cáo. Thời gian đầu áp dụng kế toán máy các nhân viên kế toán lưu trữ gần như tất cả các ghi chép, dữ liệu kế toán ở trong máy tính, do đó khi máy xảy ra các sự cố vì nguyên nhân của phần mềm hay phần cứng thì công ty đứng trước nguy cơ mất thông tin kế toán. Vì hạn chế này nên định kì các kế toán viên tiến hành in ra các sổ chi tiết sổ, tổng hợp hoặc các báo cáo để lưu trữ và phục vụ công tác kiểm tra.Việc áp dụng kế toán máy đã làm cho hình thức ghi sổ (chứng từ ghi sổ) mà công ty đang áp dụng không còn tuân theo các bước như vốn có của nó, thêm nữa công ty không có sổ đăng kí chứng từ ghi sổ vì tất cả chứng từ ghi sổ được lưu trong máy tính khi cần có thể gọi ra bảng thống kê các chứng từ đó theo số thứ tự, điều này sẽ dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm tra quá trình ghi sổ cũng như gây khó khăn cho những người muốn tiếp cận hệ thống thông tin kế toán của đơn vị. Về hệ thống báo cáo và công tác phân tích tài chính: Kế toán đã lập đầy đủ 04 báo cáo tài chính bắt buộc vào cuối mỗi quý, bên cạnh đó kế toán còn lập thêm các báo cáo như: Bảng cân đối tài khoản, Tình hình thực hiện nghĩa vụ Nhà nước, Bảng các chỉ tiêu tài chính... Trong đó, việc lập Bảng chỉ tiêu tài chính chứng tỏ công ty đã có quan tâm tới việc tính toán các chỉ tiêu tài chính để phân tích thực trạng tài chính của công ty. Điều này chứng tỏ công tác kế toán ở công ty khá chuyên nghiệp, bộ phận kế toán thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lí. Tuy nhiên việc tính toán các chỉ tiêu này chưa thường xuyên qua các năm, các chỉ tiêu còn chưa nhiều. 3.1.2. Đánh giá cụ thể về kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ. Với đặc thù của công ty là doanh nghiệp kinh doanh thương mại, quá trình lưu tiêu thụ hàng hóa đóng vị trí trung tâm trong hoạt động của công ty, nên kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ là phần hành kế toán chủ yếu. Các phương thức bán hàng khác nhau được hạch toán với những chứng từ và cách thức khác nhau. Ngoài việc tiêu thụ ngay tại văn phòng trung tâm công ty có bốn cửa hàng là đơn vị trực thuộc làm nhiệm vụ chủ yếu là bán lẻ hàng hóa tới tay người nông dân trên khắp đại bàn tỉnh. Trước đây các cửa hàng có các kế toán viên hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, công ty và các cửa hàng này thanh toán với nhau qua các tài khoản 136 và 336. Tuy nhiên việc tổ chức này gây tốn kém về nhân lực cũng như làm phát sinh sự không thống nhất trong công tác kế toán nên hiện nay công ty đã xóa bỏ việc hạch toán qua TK 136 và 336, kế toán viên ở mỗi cửa hàng chỉ ghi hóa đơn chứng từ rồi chuyển lên văn phòng, tại đây mới bắt đầu việc hạch toán và tổng hợp ra các sổ sách và báo cáo. Về chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ, công ty đã sử dụng Hóa đơn GTGT do bộ tài chính ban hành làm chứng từ ban đầu để hạch toán quá trình mua hàng cũng như bán hàng, hóa đơn được đánh số thứ tự theo yêu cầu quản lý của cơ quan thuế do đó việc sử dụng, luân chuyển và bảo quản hóa phải rất chặt chẽ, nghiêm ngặt. Tuy nhiên có những trường hợp đặc biệt là các nghiệp vụ bán hàng ở các cửa hàng thời gian từ khi phát sinh nghiệp vụ cho đến khi hóa đơn về đến phòng kế toán còn chậm (phải đến cuối tháng nhân viên bán hàng mới nộp hóa đơn lên văn phòng công ty) do đó nó làm mất tính kịp thời của tình hình lưu chuyển hàng hóa tại công ty. Thêm nữa việc lập hóa đơn GTGT hàng bán theo bảng kê bán lẻ cho thấy nghiệp vụ kinh tế chưa được phản ánh kịp thời, khi hàng tiêu thụ xong rồi, cuối tháng nhân viên bán hàng lập bảng kê bán lẻ nộp lên văn phòng công ty lúc này nhân viên phòng kinh doanh mới viết hóa đơn GTGT. Nghiệp vụ bán hàng không được phản ánh kịp thời từ đó dẫn đến tình hình công nợ cũng không được cập nhật. Hóa đơn GTGT do người bán phát hành khi công ty thu mua hàng được sử dụng làm phiếu nhập kho cho hàng nhập kho, bộ phận kho không lập phiếu nhập kho, tương tự như vậy hóa đơn GTGT xuất khi bán hàng kiêm luôn chứng năng của phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho và xuất kho chỉ được bộ phận kho lập trong một số trường hợp như khi nhập hàng bán bị trả lại hay khi xuất kho hàng hóa cho tiêu dùng nội bộ. Việc bỏ qua phiếu nhập và xuất kho cho nghiệp vụ nhập xuất hàng làm cho công tác quản lý kho hàng yếu kém ví dụ như khó xử lý các nghiệp vụ mà số lượng hàng nhập kho không đúng với số lượng trên hóa đơn do những tình huống xảy ra trong quá trình vận chuyển. Về hạch toán chi tiết hàng hóa, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa, nó có ưu điểm là giúp quản lí chặt chẽ, dễ dàng kiểm tra đối chiếu thông qua hệ thống sổ chi tiết, thêm nữa nó rất phù hợp với các công ty có quy mô vừa phải, mật độ nhập xuất không lớn như công ty CP nông nghiệp Quảng Bình. Về phương pháp tính giá hàng xuất bán, công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ để xác định giá trị thực tế của hàng bán ra, phương pháp này đơn giản, dễ hiểu, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết hàng hóa trong kì so với các phương pháp khác thay vào đó công việc kế toán bị dồn phần lớn đến cuối kì do đến lúc đó mới xác định được giá đơn vị bình quân kì vừa rồi. Về kế toán doanh thu, việc ghi nhận doanh thu đã tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp và thận trọng, phòng kế toán tài vụ là nơi ghi nhận doanh thu trên cơ sở tập hợp hóa đơn bán hàng và báo cáo bán hàng từ các cửa hàng chuyển lên, sau đó tổng hợp doanh thu tiêu thụ theo từng mặt hàng và xác định kết quả tiêu thụ cho cả công ty. Kế toán chưa xác định được kết quả tiêu thụ trong kỳ cho từng mặt hàng tiêu thụ, trong môi trường kinh doanh hiện nay điều này ít nhiều gây ảnh hưởng đến việc hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty vì nhà quản lí cần thông tin về tình hình tiêu thụ của các mặt hàng để quyết định cơ cấu hàng hóa phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Về theo dõi công nợ, kế toán đã mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng thường xuyên, với những khách hàng mua hàng qua các đơn vị trực thuộc (các cửa hàng) công ty mở chung một TK chi tiết cho cả cửa hàng, do đó việc cập nhật tình hình công nợ của các khách hàng đó không được kịp thời để phục vụ cho việc phê duyệt phương thức thanh toán, khi cần phê duyệt cửa hàng trưởng gọi điện đến công ty để hỏi lãnh đạo công ty, việc phê duyệt đó chủ yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm của cá nhân người lãnh đạo chứ chưa thực sự căn cứ vào thông tin kế toán do phòng kế toán cung cấp. Về các khoản dự phòng, để hạn chế những thiệt hại và những rủi to do các nguyên nhân khách quan giảm giá hàng hóa, tình hình kinh tế suy thoái... công ty đã có chính sách dự phòng cho các khoản giảm giá hàng hóa và nợ phải thu khó đòi. Năm 2008 do tình hình lãi suất ngân hàng biến động, các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn do khủng hoảng tài chính trên toàn thế giới, công ty đã trích dự phòng nợ phải thu khó một khoản là 600 triệu đồng. Tuy nhiên việc trích lập dự phòng mang nhiều tính ước đoán nên đòi hỏi người trích lập có chuyên môn cao, định giá chính xác, tính toán kĩ càng để việc trích lập sát với tình hình thức tế. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế bán hàng và XĐKQ TT tại công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình Thứ nhất, về phương pháp tính giá xuất kho hàng hóa: Để cập nhật kịp thời số liệu của hàng nhập xuất kho trong kỳ, kế toán nên sử dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho bình quân thời điểm, tức sau mỗi lần nhập kho kế toán xác định giá xuất kho theo công thức. Giá xuất kho Giá trị hàng tồn kho + Giá trị hàng nhập kho Hàng hóa Số lượng hàng tồn kho + Số lượng hàng nhập kho Với phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán kế toán cũng xác định được giá trị hàng xuất kho tiêu thụ, giá xuất kho phản ánh được sự biến động giá cả của vật tư đầu vào. Phương pháp này tính toán khá phức tạp và đòi hỏi kế toán phải cập nhật thường xuyên và liên tục các nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên với việc áp dụng phần mềm kế toán máy, kế toán chỉ cần cài đặt là chương trình sẽ tự cập nhật và tính toán nên việc áp dụng phương pháp tính giá này sẽ không gặp nhiều khó khăn. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Năm : 200N Tài khoản: 1561 - UREA Phú Mỹ Tên kho: Kho công ty Tên, quy cách: UREA Phú Mỹ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) Tồn đầu kì 7 113 155 405 1 105 428 281 03/01 Mua hàng NK 5 857 40 000 234 285 714 195 045 1 339 713 995 08/01 Mua hàng NK 5 500 10 000 55 000 000 205 045 1 394 713 995 10/01 Xuất bán cHMTT 6 802 12 000 81 624 000 193 405 1 313 089 995 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Sau hai lần nhập đơn giá bình quân của Urea Phú Mỹ tại kho công ty là: = 6 802 (đồng) Thứ hai, về hình thức ghi sổ kế toán: Trong thời gian qua công ty áp dụng hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ là tương đối phù hợp, hình thức này có kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép và phù hợp với kế toán máy, mỗi chứng từ khi được nhập vào phần mềm kế toán máy được coi như một chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này gây khó khăn cho việc quản lí và tiếp cận thông tin kế toán. Do đó để đáp ứng nhu cầu quản lí công ty nên áp dụng hình thức Nhật kí chung, hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa phải, loại hình hoạt động đơn giản, trình độ cán bộ quản lí, kế toán ở mức độ khá và đặc biệt nó dễ vận dụng cho kế toán máy. Theo hình thức này toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi theo thứ tự thời gian trong Nhật kí chung, số liệu từ nhật kí chung sẽ được chuyển vào cái sổ cái có liên quan. Đối với các đối tượng có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, thường xuyên kế toán có thể mở các sổ nhật kí đặc biệt để theo dõi, như Công ty thì nên mở Nhật kí mua hàng và Nhật kí bán hàng, số liệu trên hai Nhật kí này không những để ghi vào sổ Cái mà nó còn như những báo cáo về tình hình mua hàng và bán hàng trong kì Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 6 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ NKĐB SỔ NHẬT KÍ CHUNG Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra NHẬT KÍ MUA HÀNG Năm … NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ TK ghi Có (Phải trả người bán) SH NT HH TK khác SH ST Cộng trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Sổ này có … trang, đánh số từ trang … đến trang … Ngày mở sổ: … Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc NHẬT KÍ BÁN HÀNG Năm … NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi Có TK ghi Nợ (Phải thu khách hàng) SH NT HH TP DV Cộng trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Sổ này có … trang, đánh số từ trang … đến trang … Ngày mở sổ: … Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Thứ ba, tăng cường công tác kế toán quản trị: Kế toán quản trị là lĩnh vực chuyên môn của ngành kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biệt thực trạng tài chính của doanh nghiệp qua đó phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản trị. Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp đó. Bản chất của thông tin trong kế toán quản trị là thông tin quản lý, không phải thông tin tài chính đơn thuần, trước khi tập hợp thông tin kế toán quản trị phải biết rõ mục đích của thông tin đó, thông tin mà kế toán quản trị cần nắm bắt bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Vai trò trách nhiệm truyền thống của kế toán quản trị đang được mở rộng bao hàm cả các nhu cầu đối với quá trình ra quyết định chiến lược kinh doanh. Cán bộ kế toán quản trị ngày nay không còn đơn thuần làm công việc đo, đếm, người làm kế toán quản trị ngày nay cần phải hiểu được các lĩnh vực chức năng khác như marketing, tài chính, quản trị … Những tiến bộ trong hàng chục năm qua đã làm cho những nhà kế toán quản trị có thể trở thành một phần trong đội ngũ các nhà quản lý làm gia tăng giá trị của tổ chức. Ví dụ, ở công ty CP vật tư nông nghiệp Quảng Bình kế toán cần tính ra kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để biết được mặt hàng nào đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp từ đó nhà quản lí điều chỉnh cơ cấu hàng hóa hợp lí để tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp, hàng năm công ty cần lập dự toán cho các hoạt động của năm tới như dự toán doanh số tiêu thụ các mặt hàng, dự toán mua hàng, dự toán tiền mặt…dự toán vừa là kế hoạch hoạt động của công ty nhưng cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kì, thêm nữa kế toán cần phân tích đánh giá và so sánh giữa kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra, tính toán các tỉ suất tài chính theo yêu cầu của công tác quản trị doanh nghiệp. Thứ tư, về công tác bảo quản vật tư: mặt hàng vật tư nông nghiệp là mặt hàng dễ bị mất mát do chịu sự tác động của các điều kiện tự nhiên cũng như các yếu tố chủ quan của con người. Để nâng cao công tác bảo quản giảm thiếu tối đa sự mất mát vật tư công ty cần nâng cấp chất lượng kho bãi, tăng cường công tác bảo vệ và trách nhiệm của những người làm công tác bảo bảo vệ, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra chéo giữa bộ phận kế toán và bộ phận kho, rà roát lại đối với các lần mua do nhà cung cấp giao thiếu, thường xuyên xem xét lại điều kiện bảo quản về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm...,đặc tính vật tư để xác định tỉ lệ hao hụt định mức cho phù hợp với từng loại vật tư, so sánh chênh lệch thực tế với hao hụt định mức tính ra chênh lệch ngoài định mức để từ đó có cách thức giải quyết chênh lệch đó. Chênh lệch ngoài định mức = Chênh lệch thức tế - Hao hụt định mức Cách xử lí hao hụt trên sổ sách kế toán khi phát hiện ra hao hụt mà chưa biết nguyên nhân: Nợ TK 632 : Hao hụt định mức Nợ TK 1381 : Hao hụt ngoài định mức Có TK 156 (chi tiết cho từng loại hàng hóa) Xử lí hao hụt ngoài định mức khi đã điều tra ra nguyên nhân gây hao hụt Nợ TK 334: trừ lương nhân viên Nợ TK 111: bồi thường bằng tiền Có TK 1381: Hao hụt ngoài định mức 3.3. Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Thứ nhất, về thu tiền bán hàng từ các cửa hàng và thu hồi công nợ: Việc vốn bằng tiền của doanh nghiệp bị chiếm dụng lâu sẽ dẫn tới tình trạng ứ đọng vốn, hiệu quả hoạt động kinh doanh giảm sút. Công ty cần đề ra chính sách cho các nhân viên cửa hàng cuối mỗi ngày phải nộp vào ngân hàng toàn bộ số tiền thu được trong ngày, cuối tháng đối chiếu số tiền đã nộp hằng ngày với bảng kê hóa đơn bán hàng trong ngày hôm đó. Thêm nữa công ty cần có chính sách khen thưởng đối với những cửa hàng có doanh số bán hàng thu tiền ngay cao hoặc tỉ lệ thu hồi công nợ cao. Đối với khách hàng, để tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng lâu, công ty nên có chính sách để khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng trước hạn bằng cách dùng chiết khấu thanh toán. Căn cứ vào quy mô nợ, tình hình thanh toán, thời gian trả nợ và lãi suất của ngân hàng kế toán ước tính tỉ lệ chiết khấu cho khách hàng. Khoản chiết khấu này được tính vào chi phí tài chính của doanh nghiệp, nếu tỉ lệ này quá lớn sẽ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhưng nếu nó quá nhỏ sẽ không phát huy được tác dụng kích thích khách hàng thanh toán trước hạn, do vậy tỉ lệ này cần được ước lượng tính toán ở mức phù hợp không nên quá lớn cũng như không nên quá nhỏ. Ngoài ra, công ty cũng nên có những chính sách đối với những khách hàng nợ quá hạn như là tính lãi suất cho khoản nợ quá hạn đó tương đương với lãi suất của ngân hàng. Thứ hai, tăng cường công tác phân tích tài chính: Phân tích các chỉ tiêu tài chính thực sự là một công cụ rất hiệu quả trong việc đánh giá tình hình tài chính của một doanh nghiệp do đó kế toán cần tăng cường việc tính toán các chỉ tiêu tài chính để giúp nhà quản lý thấy được thực trạng tài chính đơn vị mình. Cần tính toán các chỉ tiêu tài chính của ít nhất 3 năm liên tục rồi so sánh chúng với nhau để thấy được xu hướng phát triển của các chỉ tiêu, hoặc so sánh với chỉ tiêu trung bình chung của ngành để đánh giá được hiệu quả hoạt động của đơn vị mình. Đặc biệt doanh nghiệp cần phân tích thời gian thu hồi công nợ để từ đó có được chính sách tín dụng hợp lí, vừa thúc đẩy việc bán hàng mà vẫn đảm bảo được khả năng thanh toán của đơn vị. Doanh thu thuần Số vòng quay các khoản = nợ phải thu Số dư bình quân các khoản nợ phải thu 365/4 Thời gian thu hồi nợ = Số vòng quay các khoản nợ phải thu Tổng TSNH Tỷ suất khả năng thanh toán hiện thời = Tổng nợ ngắn hạn Tiền và các khoản tương đương Tỷ suất khả năng thanh toán nhanh = Tổng nợ ngắn hạn Thứ ba, về tổ chức phương thức bán hàng: Hiện nay việc bán lẻ của công ty được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống các cửa hàng là các đợn vị trực thuộc của công ty. Lương của nhân viên cửa hàng được tính như sau: Mức lương tháng = (Hệ số lương bình quân x Mức lương tối thiểu x Hệ số hưởng lương) x 60% + lương khoán theo khối lượng hàng hoá bán được trong tháng. Hình thức này bộc lộ nhiều hạn chế trong việc phê duyệt các nghiệp vụ bán hàng, trong việc theo dõi công nợ phát sinh và tình hình thanh toán, hơn nữa việc tính lương của nhân viên bán hàng căn cứ phần lớn vào hệ số hưởng lương không thể thúc đẩy tối đa động lực làm việc của nhân viên. Theo em công ty nên tổ chức các cửa hàng này thành các đại lí bán hàng của công ty hơn là các đơn vị trực thuộc như hiện nay. Công ty ấn định giá bán và các đại lí nhận được hoa hồng dựa trên doanh số hàng tiêu thụ được. Việc bán cho khách hàng nào với phương thức thanh toán ra sao và thu hồi công nợ như thế nào do đại lý tự quyết định, hàng tuần đại lý lập bảng kê số hàng bán được gửi lên công ty, công ty căn cứ vào đó để ghi nhận doanh thu bán hàng. Mỗi đại lý là một đối tượng riêng để theo dõi công nợ. Hình thức tổ chức này không những khắc phục được các hạn chế trong việc quản lý các cửa hàng trực thuộc đã nêu ở trên mà còn thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa. KẾT LUẬN Qua thời gian 15 tuần của giai đoạn thực tập tốt nghiệp em đã có điều kiện để khảo sát các vấn đề chung về hoạt động kinh doanh và quản lý cũng như các vấn đề thuộc lĩnh vực kế toán tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình. Nó đã cho em hiểu biết tổng quát về tổ chức công tác kế toán tại một đơn vị cụ thể. Công tác kế toán là một hoạt động không thể thiếu được đối với một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường. Để tổ chức được công tác kế toán không phải là một chuyện đơn giản vì nó bao gồm rất nhiều công việc cụ thể, bên cạnh đó doanh nghiệp vừa phải tuân thủ nhiều quy định khắt khe của Nhà nước vừa phải sáng tạo linh động để thiết kế được một cơ cấu phù hợp với đơn vị mình. Đặc biệt, em đã được tìm hiểu trọn vẹn quá trình hạch toán một phần hành cụ thể tại công ty đó là phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ, đây là phần hành kế toán chủ yếu và rất quan trọng. Qua tìm hiểu em đã rút ra được một số nhận xét, đánh giá để từ đó đưa ra được một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và phục vụ tốt hơn nhu cầu quản lí. Em xin chân thành cảm ơn Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình, đặc biệt là phòng kế toán tài vụ đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong giai đoạn thực tập tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Phạm Thị Gái đã hướng dẫn tận tình để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này. MỤC LỤC