Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Mạnh Đức

khoản của hệ thống kế toán nội bộ: bao gồm việc định khoản và tổng hợp báo cáo nội bộ hàng tháng vào ngày 05 của tháng sau. Đối với các yêu cầu thanh toán của phòng kinh doanh và phòng hỗ trợ, kế toán nội bộ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trước khi trình kế toán trưởng phê duyệt. Kế toán thanh toán phải theo dõi các khoản thanh toán thuế và chuyển dự trù thu chi cho nhân viên tài chính cuối mỗi tuần. Thanh toán và cân đối công nợ là công việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ như công ty TNHH Mạnh Đức. Nhân viên tài chính là người điều hành các dòng tiền của công ty. Dựa trên dự trù thu chi do các bộ phận gửi đến và sổ chi tiết công nợ, nhân viên tài chính lập kế hoạch thu chi tài chính và có giải pháp huy động nguồn tiền để đảm bảo khả năng thanh toán của công ty. Thêm vào đó nhân viên tài chính còn có trách nhiệm giữ mối quan hệ với các ngân hàng và công ty tài chính, thực hiện các hồ sơ bảo lãnh, hợp đồng hạn mức tín dụng… Nhân viên kế toán kiểm soát là nhân viên làm ngoài giờ tại công ty có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn và giúp đỡ công việc của các nhân viên kế toán trong công ty. Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán kiểm soát Nhân viên tài chính Kế toán thuế và quỹ Kế toán nội bộ Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức 2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán 2.1. Các chính sách kế toán chung Công ty TNHH Mạnh Đức áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 theo hình thức sổ Nhật ký chung. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N tính theo năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng. Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho xuất, nhập được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Đơn vị tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị ghi nhận doanh thu khi giao hàng và khách hàng chấp nhận thanh toán. Đơn vị sử dụng phương thức tiêu thụ: Chuyển hàng theo hợp đồng. Các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh TP.HCM được duyệt bởi Trưởng chi nhánh. Các chứng từ trong tháng được chuyển ra trụ sở chính tại Hà Nội 2 lần/tháng để hạch toán. 2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Doanh nghiệp tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán quy định trong quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Theo đó, hệ thống chứng từ kế toán của doanh nghiệp gồm 5 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương: Chỉ tiêu tiền tệ Chỉ tiêu tài sản cố định Chỉ tiêu bán hàng Chỉ tiêu hàng tồn kho Hệ thống chứng từ của công ty có từ các nguồn sau: Phòng hành chính quản trị soạn thảo và in những mẫu chứng từ dùng chung cho toàn công ty như Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy nộp tiền…và lưu vào 1 folder tại phòng hành chính để các nhân viên sử dụng. Phòng kế toán in từ phần mềm kế toán như Phiếu thu, phiếu chi, các bảng kê, bảng phân bổ. Mua hoặc xin cấp tại cơ quan Thuế. Việc lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy định của pháp luật. 2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, cụ thể như sau: Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn Tài khoản 111 được chi tiết theo từng loại tiền VNĐ và ngoại tệ. Tài khoản 112 được chi tiết theo từng TK ở các ngân hàng của doanh nghiệp. Việc chi tiết đến các TK cấp 3 giúp cho việc hạch toán và quản lý được dễ dàng, tránh nhầm lẫn, mất mát. Tài khoản 131, 141 được chi tiết theo đầu mối Hà Nội, TP.HCM và Phòng mỏ. TK 131 chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi trên phần mềm kế toán. Doanh nghiệp không có các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn nên không sử dụng các TK 121, 221. Doanh nghiệp không sử dụng TK dự phòng 159. Doanh nghiệp sử dụng thêm TK 136: Phải thu nội bộ HCM để theo dõi nguồn thu và nguồn vốn điều chuyển vào văn phòng HCM. TK 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn để hạch toán các khoản bảo lãnh hợp đồng, mở L/C… Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn Doanh nghiệp chỉ sử dụng các TK 211, 214 để hạch toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ. Do không có các nghiệp vụ phát sinh nên doanh nghiệp không sử dụng các TK loại 2 khác. Tài khoản loại 3: Nợ phải trả Doanh nghiệp không sử dụng các TK dự phòng 351, 352 Doanh nghiệp đánh số TK Nợ dài hạn là TK 342 Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu Doanh nghiệp không hình thành quỹ khen thưởng, phúc lợi nên không sử dụng TK 431. Tài khoản loại 5: Doanh thu Doanh nghiệp đánh số TK Hàng bán bị trả lại là TK 531 Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh Doanh nghiệp đánh số TK Chi phí bán hàng, quản lý là TK 641, 642 Tài khoản loại 7: Thu nhập khác Doanh nghiệp sử dụng TK 711 Tài khoản loại 8: Chi phí khác Doanh nghiệp sử dụng TK 811 Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh Doanh nghiệp sử dụng TK 911. Tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng Doanh nghiệp sử dụng TK 007. 2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 để hạch toán theo hình thức Nhật ký chung. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính. Các thông tin này sẽ được máy tính tự động chuyển vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện bút toán khoá sổ và lập báo cáo tài chính, in ra và đóng sổ kế toán. Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản Sổ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết các TK 112, 131, 331… Chứng từ kế toán Màn hình nhập chứng từ Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết các tài khoản Sổ Cái các Tài khoản Phần mềm kế toán Nhập số liệu In sổ Đối chiếu Ghi chú: Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức 2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm 2 loại báo cáo: a, Báo cáo nội bộ: Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ lập các báo cáo về phần hành kế toán do mình phụ trách một cách thường xuyên theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Các báo cáo nội bộ giúp cho Ban Giám đốc nắm được tình hình tài chính, tình hình thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả làm việc của các nhân viên, các bộ phận. Báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày Báo cáo phát sinh tiền gửi theo tuần Báo cáo tiến độ thanh toán theo hợp đồng Báo cáo công nợ 2 tuần/lần Báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tháng Báo cáo hàng đi đường (bán) hàng tháng Báo cáo hàng đi đường (mua) hàng tháng b, Báo cáo tài chính: Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 1/4 hàng năm, các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Các báo cáo tài chính được sử dụng để tính toán các chỉ tiêu tài chính và đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong năm vừa qua và là nguồn thông tin để cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế. III. NHỮNG VẤN ĐỀ KINH TẾ ẢNH HƯỞNG TỚI KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Đặc điểm hàng hoá Hàng hoá Hàng hóa kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau: Công ty cung cấp nhiều chủng loại mặt hàng. Các mặt hàng do công ty cung cấp mang tính đơn chiếc, mỗi loại có những đặc điểm, tính năng khác nhau. Các hàng hoá được nhập mua theo đơn đặt hàng của khách hàng và yêu cầu của bộ phận bán lẻ. Hàng hoá mang đặc tính kỹ thuật cao, gồm nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèm do đó đòi hỏi phải có kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo trì, bảo dưỡng. Các loại máy móc hầu hết có giá trị lớn, đòi hỏi phải có bảo hiểm trong quá trình vận chuyển. Các loại máy móc có khối lượng lớn. Do vậy việc vận chuyển được thực hiện bằng ô tô chuyên dụng. Các mặt hàng của công ty đều chịu thuế GTGT với mức thuế suất 5%. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Về nguồn hàng: công ty nhập hàng từ 2 nguồn: mua trong nước và nhập khẩu từ các nước ngoài. Hàng hoá được bảo hành bởi nhà sản xuất. Quản lý hàng hoá Công ty có 01 kho hàng hóa do Thủ kho quản lý. Mọi nhân viên được yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng vào hay ra khỏi kho. Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán nội bộ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, thủ kho và kế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Quy trình nhập kho hàng hóa: Khi có thông báo hàng đến, nhân viên hỗ trợ tiến hành nhận hàng, vận chuyển hàng tới kho hàng hóa. Nhân viên nhận hàng phải viết Giấy Đề nghị nhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho kế toán nội bộ cùng với các chứng từ liên quan. Sau khi kế toán nội bộ kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập kho hàng hóa 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị. Thủ kho kiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hóa, ký tên vào phiếu nhập kho. Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để ghi Thẻ kho. Định kỳ, Thủ kho chuyển cho kế toán nội bộ để ghi sổ. Quy trình xuất kho hàng hóa: Khi có nhu cầu hàng hóa, Phòng kinh doanh viết giấy Đề nghị xuất kho (ghi rõ số hợp đồng hay khách lẻ, tên khách hàng, số lượng) có đầy đủ chữ ký của Trưởng bộ phận, Giám đốc, Kế toán trưởng gửi cho kế toán nội bộ. Kế toán nội bộ kiểm tra Giấy Đề nghị xuất kho, Bảng kê theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn và viết phiếu xuất kho (02 liên), giao cho nhân viên kinh. Khi nhận được Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho, ký nhận và giữ lại 01 liên để ghi Thẻ kho, giao 01 liên cho nhân viên kinh doanh. Định kỳ, Thủ kho giao Phiếu xuất kho cho nhân viên kế toán nội bộ ghi sổ. Các phương thức bán hàng Công ty thực hiện bán hành theo 2 hình thức: bán hàng qua hợp đồng và bán lẻ. 2.1. Phương thức bán hàng theo hợp đồng Phương thức bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty. Theo phương thức này, sau khi thắng thầu hoặc khách hàng chấp nhận báo giá, 2 bên sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp đồng kinh tế. Hàng hóa được nhập về kho dựa trên yêu cầu cụ thể ghi trên hợp đồng. Sau khi nhập về đầy đủ máy móc, thiết bị, linh kiện, phụ kiện đi kèm, tiến hành xuất bán cho khách hàng đúng thời gian và địa điểm ghi trên hợp đồng. 2.2. Phương thức bán lẻ Theo nghiên cứu của bộ phận bán lẻ, một số thiết bị, phụ kiện có giá trị nhỏ được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng. Khách hàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng bán lẻ và hẹn thời gian nhận hàng. Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phòng công ty nhận hàng và trả tiền. IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC 1. Kế toán giá vốn hàng bán 1.1. Chứng từ sử dụng: Kế toán giá vốn hàng bán dựa trên các chứng từ: Hợp đồng kinh tế; Phiếu đề nghị nhập, xuất kho; Phiếu xuất, nhập kho; Hoá đơn GTGT... 1.2. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi kết quả kinh doanh, TK 632 của doanh nghiệp được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2, đó là: TK 6321 – Giá vốn hàng bán tại Hà Nội TK 6322 – Giá vốn hàng bán tại TP.HCM TK 6323 – Giá vốn hàng bán phòng mỏ 1.3. Sổ sách sử dụng: Sổ sách theo dõi giá vốn hàng bán gồm có: Sổ Cái TK 632 – Giá vốn hàng bán, Sổ Cái TK 156 – Hàng hoá, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ chi tiết hàng hoá. 1.4. Nguyên tắc ghi nhận: Số lượng chủng loại hàng hoá của công ty rất nhiều, hàng hoá mang tính đơn chiếc, mỗi loại có đặc tính kỹ thuật khác nhau do đó công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để ghi nhận giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng mua (chưa thuế) + Thuế nhập khẩu (nếu có) Giá trị hàng mua: Đối với hàng mua trong nước: giá trị hàng mua là giá ghi trên hoá đơn GTGT chưa bao gồm thuế GTGT . Đối với hàng nhập khẩu: giá trị hàng mua là giá ghi trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo giá CIF hoặc C&F chưa bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Đối với hàng nhập theo giá C&F, giá trị hàng mua còn bao gồm phí bảo hiểm mua ngoài (chưa bao gồm thuế GTGT). Giá mua hàng nhập khẩu theo đơn vị USD được quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá ghi trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được Hải quan chấp nhận và thông quan. Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là khoản thuế được ghi trên Tờ khai nhập khẩu hàng hoá và được Hải quan chấp nhận theo thông báo thu thuế của Hải quan. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá: không có Các khoản chi phí khác như chi phí vận chuyển, nhận hàng, lưu kho... đều được tính vào chi phí bán hàng chi tiết theo từng hợp đồng. 1.5. Quy trình hạch toán: Công tác hạch toán Giá vốn hàng bán được thể hiện qua Sơ đồ sau: Giấy Đề nghị xuất kho Màn hình nhập chứng từ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 156, 632 Sổ Cái TK 156, 632 Phần mềm kế toán Thẻ kho Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán 1.6. Ví dụ: Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả xin trình bày nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán hàng theo hợp đồng. Nghiệp vụ 1: Bán hàng theo hợp đồng (hàng nhập ngoại) Ngày 15/10/2007 công ty gửi hồ sơ dự thầu, tham gia gói thầu số 07: Cung cấp máy phay ngang quay tay trị giá 109.070.640 VNĐ do Tổng Công ty cơ khí xây dựng làm chủ đầu tư và thắng thầu. Sau khi thắng thầu, công ty thực hiện ký kết Hợp đồng cấp bảo lãnh với ngân hàng Techcombank – chi nhánh Đông Đô và ngân hàng đã gửi cho đơn vị chủ đầu tư Bảo lãnh dự thầu có giá trị 20% giá trị gói thầu. Ngày 31 tháng 10 năm 2007, Công ty thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế số 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA với các điều khoản cụ thể như sau: Tên hàng hóa: Máy phay ngang quay tay (Loại kích thước bàn 160 x 520mm) Số lượng, đơn giá, tổng giá thanh toán ghi trên Hóa đơn GTGT Giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng: 20% Bảo lãnh bảo hành: 5% giá trị hợp đồng (trong 12 tháng sau khi bàn giao) Thanh toán bằng chuyển khoản, chia thành 3 đợt Đợt 1: 20% giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực và nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng Đợt 2: 70% sau khi nghiệm thu tĩnh thiết bị. Đợt 3: số tiền còn lại 20 ngày sau khi hai bên ký biên bản nghiệm thu và nhận được bảo lãnh bảo hành. Sau khi ký kết hợp đồng, công ty tiến hành thương thảo với người bán để ký hợp đồng mua hàng. Khi có thông báo hàng đến, công ty làm thủ tục bóc chứng từ và khai tờ khai hàng hóa nhập khẩu: EASTAR MACHINE TOOLS CORP P.O.BOX 333 FENG YUAN, TAIWAN, R.O.C TEL 886 4 25224667 FAX: 886 4 25205010 COMMERCIAL INVOICE No. TS-1221/07 Date: DEC. 21, 2007 INVOICE of AS BELOW For account and risk of Messrs. MANHDUC COMPANY LTD. 8TH FLOOR, CTM BUILDING, 299 CAU GIAY, DICH VONG, CAU GIAY, HN, VIETNAM Shipped by EASTAR MACHINE TOOLS CORP Per MCP KOPENHAGEB V.S018 Sailing on/about DEC, 25, 2007 From KAOHSIUNG PORT To HAIPHONG PORT, TAIWAN VIETNAM Marks & Nos. Description of Goods Quantity Unit Price Sub Amout 1 Horizontal milling machine Model H-130 (disclose accessories) 2 sets USD 2,240.00 USD 4,480.00 2 High speed precision lathe Model MA-1840 (disclose accessories) 2 sets USD 3,526.00 USD 7,052.00 Total 4 sets USD 11,532.00 SAY TOTAL FOUR (4) PKGS ONLY SAY TOTAL U.S. DOLLARS ELEVEN THOUSAND FIVE HUNDRED THIRTY TWO ONLY. DRAWN UNDER: TECHCOMBANK L/C NO. TF0734001002/DDA DATED:071213 THE BENEFICIARY: EASTAR MACHINE TOOLS CORP P.O.BOX 333 FENG YUAN, TAIWAN, R.O.C TEL 886 4 25224667 FAX: 886 4 25205010 TOTAL AMOUNT: USD 11,532.00 IN ARTICLE 3 OF CONTRACT NO. 253-1007/MD-EASTAR THE CREDIT NUMBER AND THE CREDIT DATE: TF0734001002/DDA AND 071213 MARKS & NOS.: CONTRACT NO. 253-1007/TH-EASTAR LOADING PORT: KAOHSIUNG PORT, TAIWAN UNLOADING PORT: HAIPHONG PORT, VIETNAM NAME OF GOODS: H 130/ MA-1840 NO. OF CASE: 1-4 MADE IN TAIWAN, R.O.C EASTAR MACHINE TOOLS CORP (signed) Biểu 03: Hóa đơn mua hàng nhập khẩu Sau khi tiến hàng nộp đầy đủ các khoản thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, công ty tiến hành nhập kho hàng hóa: CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8, Tòa nhà CTM, 299 Cầu Giấy, Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Ngày 24 tháng 12 năm 2007 GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO Người đề nghị: Phạm Văn Chung Phòng: Kinh doanh Hãng nhập: Eastar Hợp đồng số: 253-1007/TH-EASTAR Kèm theo: 1 bộ chứng từ gốc (hàng nhập khẩu) TT Thiết bị và cấu hình (Ghi rõ phụ kiện lắp thêm so với cấu hình chuẩn) Đơn vị SL Mục đích Hãng nhập 1 Máy phay ngang quay tay ( Model H-130) Bộ 02 xuất theo HĐ bán 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA EASTAR 2 Máy tiện chính xác tốc độ cao (Model MA – 1840) Bộ 02 xuất theo HĐ bán 107/HĐKT 2007/ MĐ-TN EASTAR CỘNG 04 Người đề nghị Người kiểm tra Trưởng phòng Kế toán Giám đốc Biểu 04: Giấy Đề nghị nhập kho Căn cứ vào Giấy Đề nghị nhập kho và bộ chứng từ đi kèm, kế toán nội bộ làm Phiếu nhập kho (đối với hàng mua trong nước) hoặc Phiếu nhập mua nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu). CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8, tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội PHIẾU NHẬP MUA NHẬP KHẨU Ngày 24 tháng 12 năm 2007 Số: 14/12 Người giao hàng: Đơn vị: HN0195 – Cty CP Thương mại và Công nghệ CNC Địa chỉ: Số hóa đơn: 4208 Seri: Ngày: 24/12/2007 Nội dung: Nhập hàng theo Tờ khai số 4208, ngày 21/12/2007 Tài khoản có: 331 – Phải trả người bán Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 KCT MPNQT001 Máy phay ngang quay tay H-130 1561 Bộ 2,00 35,952,000 71,904,000 2 KCT MTCX003 Máy tiện chính xác tốc độ cao MA-1840 1561 Bộ 2,00 56,592,300 113,184,600 Tổng cộng tiền hàng Tổng chi phí 185,088,600 0 Tổng cộng tiền thanh toán 185,088,600 Thuế NK 9,254,430 Tổng cộng 194,343,030 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 9,717,151.5 Bằng chữ: Một trăm chín mươi bốn triệu ba trăm bốn mươi ba nghìn không trăm ba mươi đồng chẵn. Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho Biểu 05: Phiếu nhập mua nhập khẩu Đến hạn giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng viết Giấy đề nghị xuất kho để làm thủ tục xuất kho giao cho khách hàng: CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8, Tòa nhà CTM, 299 Cầu Giấy, Hà Nội CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Ngày 29 tháng 12 năm 2007 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Người đề nghị: Phạm Văn Chung Phòng: Kinh doanh Bán cho: Tổng Cty cơ khí xây dựng Hợp đồng số: 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA TT Thiết bị và cấu hình (Ghi rõ phụ kiện lắp thêm so với cấu hình chuẩn) Đơn vị Số lượng Mục đích Hãng nhập 1 Máy phay ngang quay tay ( Model H-130) Chiếc 02 xuất theo HĐ bán EASTAR CỘNG 02 Người đề nghị Người kiểm tra Trưởng phòng Kế toán Giám đốc Biểu 06: Giấy đề nghị xuất kho Căn cứ vào Giấy Đề nghị xuất kho và hợp đồng kinh tế (hợp đồng bán), kế toán nội bộ làm Phiếu xuất kho: CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8, tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 29 tháng 12 năm 2007 Số: 09/12 Người nhận hàng: Đơn vị: HN0298 – Tổng Công ty cơ khí xây dựng Địa chỉ: 125D Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Nội dung: Xuất hàng theo Hợp đồng số 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk nợ Tk có Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 KCT MPNQT001 Máy phay ngang quay tay H-130 6321 1561 Bộ 02 51,938,400 103,876,800 Tổng cộng 103,876,800 Bằng chữ: Một trăm linh ba triệu tám trăm bảy mươi sáu nghìn tám trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận Người nhận hàng Xuất ngày 29 tháng 12 năm 2007 Thủ kho Biểu 07: Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ ... ... ... ... ... ... 03/12/07 PX 01/12 Nam Triệu bán máy mài phẳng ESG - 2250 AH (HĐ 742) 1561 209,596,230 03/12/07 PX 02/12 Nam Triệu bán máy khoan đứng ETD-25AF (HĐ 742) 1561 32,561,860 ... ... ... ... ... ... 10/12/07 PX 03/12 Zamill Steel bán cân bơm cao áp DB -2000IIA (HĐ 774) 1561 79,592,510 ... ... ... ... ... ... 14/12/07 PX 04/12 Bến Thủy bán sa bàn điện - điện tử ô tô 800S (HĐ 768) 1561 1,598,500 14/12/07 PX 05/12 Bến Thủy bán máy cắt dây HDT - 347AG0 (HĐ 768) 1561 215,892,840 14/12/07 PX 06/12 Bến Thủy bán máy phay PBM -GVS250 (HĐ 768) 1561 195,823,500 ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PX 09/12 COMA bán máy phay ngang quay tay H-130 (HĐ 771) 1561 75,499,200 ... ... ... ... ... ... 31/12/07 PKT 122 Kết chuyển giá vốn hàng bán HN 6321->9111 9111 2,161,892,315 31/12/07 PKT 123 Kết chuyển giá vốn hàng bán TP.HCM 6322->9112 9112 1,156,892,354 31/12/07 PKT 124 Kết chuyển giá vốn hàng bán PE 6323->9113 9113 237,804,791 Tổng phát sinh nợ: 3,556,589,460 Tổng phát sinh có: 3,556,589,460 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 08: Sổ Cái Tài khoản 632 CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 6321 – Giá vốn hàng bán tại Hà Nội Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ ... ... ... ... ... ... 03/12/07 PX 01/12 Nam Triệu bán máy mài phẳng ESG - 2250 AH (HĐ 742) 1561 209,596,230 03/12/07 PX 02/12 Nam Triệu bán máy khoan đứng ETD-25AF (HĐ 742) 1561 32,561,860 ... ... ... ... ... ... 10/12/07 PX 03/12 Zamill Steel bán cân bơm cao áp DB -2000IIA (HĐ 774) 1561 79,592,510 29/12/07 PX 09/12 COMA bán máy phay ngang quay tay H-130 (HĐ 771) 1561 75,499,200 ... ... ... ... ... ... 31/12/07 PKT 122 Kết chuyển giá vốn hàng bán HN 6321->9111 9111 2,161,892,315 Tổng phát sinh nợ: 2,161,892,315 Tổng phát sinh có: 2,161,892,315 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 09. Sổ Chi tiết tài khoản 6321 2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.1. Chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng để hạch toán doanh thu bao gồm: Hóa đơn GTGT; Các biên bản bàn giao, nghiệm thu máy móc thiết bị, thanh lý hợp đồng… 2.2. Tài khoản sử dụng: Công ty hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ qua tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Để thuận tiện cho mục đích theo dõi kết quả kinh doanh của từng bộ phận, công ty chi tiết tài khoản 511 thành 3 tài khoản cấp 2, đó là: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa tại Hà Nội TK 5112 – Doanh thu bán hàng hóa tại TP.HCM TK 5113 – Doanh thu bán hàng hóa tại Phòng mỏ 2.3. Sổ sách sử dụng: Sổ sách kế toán theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ gồm có: Sổ chi tiết bán hàng; Sổ Cái TK 511; Sổ chi tiết TK 5111, 5112, 5113. 2.4. Nguyên tắc ghi nhận: Phương thức bán lẻ: Doanh thu được ghi nhận khi giao hàng cho khách, xuất hóa đơn và nhận tiền của khách hàng. Phương thức bán hàng theo hợp đồng: Doanh thu được ghi nhận khi kết thúc bàn giao, nghiệm thu máy móc thiết bị và thanh lý hợp đồng kinh tế. 2.5. Quy trình hạch toán Màn hình nhập chứng từ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511, 131, 3331 Sổ Cái TK 511, 131, 3331 Phần mềm kế toán Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, Hóa đơn GTGT Sơ đồ 2.4. : Quy trình hạch toán Doanh thu 2.6. Ví dụ Sau khi bàn giao máy móc, nhân viên kinh doanh cùng phía Tổng công ty cơ khí xây dựng ký Biên bản bàn giao thiết bị và thanh lý hợp đồng. Phòng kế toán viết hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu của thương vụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 29 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Mạnh Đức Địa chỉ: Tầng 8 Tòa nhà CTM – 299 Cầu Giấy – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 04.2201589 MST: 0100943086 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Tổng Công ty cơ khí xây dựng Địa chỉ: 125D Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản: MST: 0100106553 Hình thức thanh toán STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy phay ngang quay tay ( Model H130) Chiếc 2 51.938.400 103.876.800 Cộng tiền hàng 103.876.800 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 5.193.840 Tổng cộng tiền thanh toán 109.070.640 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu không trăm bảy mười ngàn sáu trăm bốn mươi đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 10: Hóa đơn GTGT CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 511– Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ ... ... ... ... ... ... 03/12/07 PX 01/12 Nam Triệu bán máy mài phẳng ESG - 2250 AH (HĐ 742) 1311 239,852,350 03/12/07 PX 02/12 Nam Triệu bán máy khoan đứng ETD-25AF (HĐ 742) 1311 38,265,250 .... ... .... ... ... .... 10/12/07 PX 03/12 Zamill Steel bán cân bơm cao áp DB -2000IIA (HĐ 774) 1311 95,547,630 ... ... ... ... ... ... 14/12/07 PX 04/12 Bến Thủy bán sa bàn điện - điện tử ô tô 800S (HĐ 768) 1311 2,250,000 14/12/07 PX 05/12 Bến Thủy bán máy cắt dây HDT - 347AG0 (HĐ 768) 1311 243,569,210 14/12/07 PX 06/12 Bến Thủy bán máy phay PBM -GVS250 (HĐ 768) 1311 216,256,820 ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PX 09/12 COMA bán máy phay ngang quay tay H-130 (HĐ 771) 1561 103,876,800 31/12/07 PKT 125 Kết chuyển doanh thu HN 5111 ->9111 9111 2,265,590,250 31/12/07 PKT 126 Kết chuyển doanh thu TP.HCM 5112 ->9112 9112 1,242,866,512 31/12/07 PKT 127 Kết chuyển doanh thu PE 5113->9113 9113 256,525,768 Tổng phát sinh nợ: 3,764,982,530 Tổng phát sinh có: 3,764,982,530 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 11: Sổ Cái Tài khoản 511 CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 5111– Doanh thu bán hàng tại Hà Nội Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ ... ... ... ... ... ... 03/12/07 PX 01/12 Nam Triệu bán máy mài phẳng ESG - 2250 AH (HĐ 742) 1311 239,852,350 03/12/07 PX 02/12 Nam Triệu bán máy khoan đứng ETD-25AF (HĐ 742) 1311 38,265,250 .... ... .... ... ... .... 10/12/07 PX 03/12 Zamill Steel bán cân bơm cao áp DB -2000IIA (HĐ 774) 1311 95,547,630 ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PX 09/12 COMA bán máy phay ngang quay tay H-130 (HĐ 771) 1561 103,876,800 ... ... ... ... ... ... 31/12/07 PKT 125 Kết chuyển doanh thu 5111->9111 9111 2,265,590,250 Tổng phát sinh nợ: 2,265,590,250 Tổng phát sinh có: 2,265,590,250 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 13: Sổ Chi tiết Tài khoản 5111 1.7. Các khoản giảm trừ doanh thu: Hiện nay, công ty không có chính sách Chiết khấu thương mại, Giảm giá hàng bán. Đối với các máy móc có sự cố, khách hàng yêu cầu bảo hành trong thời hạn bảo hành thì công ty sẽ cử nhân viên hỗ trợ kỹ thuật tới xem xét. Nếu hỏng hóc có thể sửa chữa được thì tiến hành sửa chữa và khoản chi phí sẽ được tính vào chi phí bán hàng. Nếu sự cố do lỗi nhà sản xuất, công ty nhận lại hàng và gửi về nơi sản xuất để tiến hành bảo hành, thay mới cho khách hàng. Các lỗi hỏng hóc khi đã hết hạn bảo hành thì tính phí dịch vụ sửa chữa. 3. Kế toán chi phí bán hàng 3.1. Nội dung chi phí: Chi phí bán hàng của doanh nghiệp bao gồm: chi phí vận chuyển hàng hóa từ khi về cảng tới khi giao cho khách hàng, chi phí lưu kho, chi phí hoa hồng, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí giao nhận hàng hóa.... 3.2. Chính sách tiền lương trong quản lý bán hàng: Để quản lí hoạt động bán hàng có hiệu quả, công ty sử dụng chính sách tiền lương để theo dõi hoạt động và kết quả làm việc của các nhân viên bán hàng. Tiền lương của công ty ký kết với các nhân viên trong hợp đồng lao động bao gồm: lương chính, trợ cấp đi lại và lương mục tiêu. Lương mục tiêu là khoản lương có giá trị tương đương với 20% lương chính mà nhân viên được hưởng tại thời điểm cuối tháng dựa trên kết quả đánh giá công việc hàng tuần do bản thân và trưởng bộ phận nhận xét. Chính sách lương mục tiêu được áp dụng cho tất cả các nhân viên trong công ty để đánh giá hiệu quả làm việc, khuyến khích tinh thần làm việc của mọi người. Lương mục tiêu thực tế hàng tháng mỗi nhân viên nhận được tính theo công thức sau: Lương mục tiêu = (Lương chính x 20%) x mức độ hoàn thành mục tiêu thực tế nhận được Đối với các nhân viên bán hàng, mục tiêu đặt ra như sau: Mục Chỉ tiêu đánh giá Mục tiêu % mức độ 1 Lập kế hoạch, báo cáo (tuần, tháng, năm) 4 bản/tháng 30 2 Số lượng khách hàng thăm, tiếp xúc 10 20 3 Số lượng đơn hàng/dự án báo giá 5 20 4 Trị giá offer, dự án, order (*) 20 5 Trị giá đặt hàng trong kỳ (*) 10 (*) Tuỳ theo đối tượng khách hàng theo dõi của từng nhân viên, quản lý đề ra mục tiêu cụ thể. Thêm vào đó, khi không đạt được 50% mục tiêu về các nội dung nêu ở mục 2, 3, 4, 5, nhân viên bán hàng ngoài việc không nhận được lương mục tiêu còn bị giảm trừ 20% lương chính và trợ cấp đi lại. 3.3. Chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng gồm có: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường; Bảng chấm công; Bảng tính lương… 3.4. Tài khoản sử dụng: Công ty hạch toán chi phí bán hàng thông qua Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng. Để theo dõi kết quả kinh doanh của từng bộ phận, công ty chi tiết Tài khoản 641 thành 3 ẩnì khoản cấp 2, đó là: TK 6411 – Chi phí bán hàng hóa tại Hà Nội TK 6412 – Chi phí bán hàng hóa tại TP.HCM TK 6413 – Chi phí bán hàng hóa tại Phòng mỏ 3.5. Sổ sách Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng gồm có: Sổ Cái TK 641, Sổ chi tiết TK 6411, TK 6412, TK 6413. 3.6. Quy trình hạch toán Màn hình nhập chứng từ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 641 Sổ Cái TK 641 Phần mềm kế toán Chứng từ, Hóa đơn GTGT Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán chi phí bán hàng 3.7. Ví dụ: Ngày 24 tháng 12 năm 2007, công ty thuê công ty Cổ phần Thương mại và công nghệ CNC-KHS vận chuyển hàng hóa từ Cảng Hải Phòng về Kho công ty. Phí vận chuyển được thanh toán bằng tiền mặt. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 29 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Thương Mại và Công nghệ CNC-KHS Địa chỉ: Số 11, Ngách 6/8, Đội Nhân, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 04.7613534 MST: 0101582936 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Mạnh Đức Địa chỉ: Tầng 8 Tòa nhà CTM – 299 Cầu Giấy – Hà Nội Số tài khoản: MST: 0100943086 Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phí vận chuyển HP-HN Chuyến 01 1.800.000 Cộng tiền hàng 1.800.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 180.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.980.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu chín trăm tám mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 13. Hóa đơn GTGT CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8 tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội Mẫu 01-TT PHIẾU CHI TIỀN MẶT Ngày 29 tháng 12 năm 2007 Liên số: Số phiếu Tài khoản Tài khoản đ/ư 1 161/12 1111 6411 Người nộp: Phạm Văn Chung Địa chỉ: Phòng kinh doanh Về khoản: Thanh toán tiền vận chuyển HĐ 771 Số tiền: 1.980.000VNĐ Bằng chữ: Một triệu chín trăm tám mươi ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 1 chứng từ gốc KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu chín trăm tám mươi ngàn đồng. NGƯỜI NHẬN Ngày 19 tháng 12 năm 2008 THỦ QUỸ Biểu 14: Phiếu chi tiền mặt CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ 01/12/07 PC 02/12 ĐH Thái Nguyên Phí chuyển tiền (9,080$) 11213 361,816 ... ... ... ... ... ... ... 16/12/07 PC 56/12 VP HCM Mua 02 hộp trà 136 65,000 … … … … … … 29/12/07 PC 161/12 COMA chi phí vận chuyển 1111 1,800,000 … … … … … … 31/12/07 PKT 128 Kết chuyển chi phí bán hàng HN 6411 -> 9111 9111 28,423,189 31/12/07 PKT 129 Kết chuyển chi phí bán hàng TP.HCM 6412 ->9112 9112 5,986,650 31/12/07 PKT 130 Kết chuyển chi phí bán hàng PE 6413 -> 9113 9113 1,238,001 Tổng phát sinh nợ: 35,647,840 Tổng phát sinh có: 35,647,840 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 15: Sổ Cái TK 641 CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 6411 – Chi phí bán hàng tại Hà Nội Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Mẫu số S03b – DN Số dư ĐK: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ 01/12/07 PC 02/12 ĐH Thái Nguyên Phí chuyển tiền (9,080$) 11213 361,816 ... ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PC 161/12 COMA chi phí vận chuyển 1111 1,800,000 … … … … … … 31/12/07 PKT 128 Kết chuyển chi phí bán hàng HN 6411 -> 9111 9111 28,423,189 Tổng phát sinh nợ: 28,423,189 Tổng phát sinh có: 28,423,189 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 16: Sổ Chi tiết TK 6411 4. Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp 4.1. Nội dung chi phí Chi phí quản lý của doanh nghiệp bao gồm: Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên, các chi phí khấu hao máy móc, giấy mực dùng hàng ngày.... 4.2. Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp gồm có: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường; Bảng chấm công; Bảng tính lương… 4.3. Tài khoản sử dụng Công ty hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua TK 642 - Chi phí quản lí. Để quản lý chi phí, Công ty chi tiết TK 642 thành 4 tài khoản cấp 2: TK 6421 – Chi phí quản lí BGĐ TK 6422 – Chi phí quản lí phòng Kế toán TK 6423 – Chi phí quản lí phòng Hành chính TK 6424 – Chi phí quản lí khác 4.4. Quy trình hạch toán Màn hình nhập chứng từ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 642 Sổ Cái TK 642 Phần mềm kế toán Chứng từ, Hóa đơn GTGT Sơ đồ 2.6: Quy trình hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp 4.5. Ví dụ: Ngày 12 tháng 12 năm 2007, chị Hồng Thanh phòng Hành chính mua giấy A4 dùng cho nhu cầu hàng ngày trị giá 500.000 VNĐ chưa bao gồm thuế GTGT 10%. CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Mẫu số S03b – DN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 642 – Chi phí quản lí Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Số dư ĐK: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ … … … … … 08/12/07 PC 34/12 Mua ghế văn phòng 1111 840,000 ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PC 158/12 Mua giấy làm thầu 1111 500,000 … … … … … 31/12/07 PKT 131 Kết chuyển chi phí QLDN 6421 -> 911 911 65,125,500 31/12/07 PKT 132 Kết chuyển chi phí QLDN 6422 -> 911 911 12,895,050 31/12/07 PKT 133 Kết chuyển chi phí QLDN 6423 -> 911 911 25,890,000 31/12/07 PKT 134 Kết chuyển chi phí 6424 -> 911 911 21,737,290 Tổng phát sinh nợ: 125,647,840 Tổng phát sinh có: 125,647,840 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 17: Sổ Cái Tài khoản 642 CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Mẫu số S03b – DN SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 6423– Chi phí quản lí phòng hành chính Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Số dư ĐK: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ … … … … … 08/12/07 PC 34/12 Mua ghế văn phòng 1111 840,000 ... ... ... ... ... ... 29/12/07 PC 158/12 Mua giấy làm thầu 1111 500,000 … … … … … 31/12/07 PKT 133 Kết chuyển chi phí QLDN 6423 -> 911 911 25,890,000 Tổng phát sinh nợ: 25,890,000 Tổng phát sinh có: 25,890,000 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.: Sổ Chi tiết Tài khoản 6423 V. KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC 1. Chứng từ sử dụng: Cuối kỳ, kế toán sử dụng các Phiếu kế toán để kết chuyển doanh thu và chi phí sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để hạch toán kết quả tiêu thụ là: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh, có 3 TK cấp 2: TK 9111 – Xác định kết quả kinh doanh tại Hà Nội TK 9112 – Xác định kết quả kinh doanh TP.HCM TK 9113 – Xác định kết quả kinh doanh Phòng mỏ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối, có 3 TK cấp 2: TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối tại Hà Nội TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối tại TP.HCM TK 4213 – Lợi nhuận chưa phân phối Phòng mỏ 3. Sổ sách sử dụng: Kế toán xác định kết quả tiêu thụ sử dụng Sổ Cái và Sổ chi tiết các tài khoản 632, 511, 641, 642, 911, 421. 4. Quy trình hạch toán Sổ Cái TK 511, 632, 641, 642 Màn hình nhập chứng từ (Phiếu kế toán) Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 911, 421 Sổ Cái TK 911, 421 Phần mềm kế toán Sơ đồ 2.7: Quy trình hạch toán kết quả kinh doanh 5. Ví dụ: Xác định kết quả kinh doanh tháng 12 năm 2007: CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8 tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số phiếu 122 Nội dung TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Kết chuyển giá vốn hàng bán tại HN 9111 2,161,892,315 Kết chuyển giá vốn hàng bán tại HN 6321 2,161,892,315 Cộng 2,161,892,315 2,161,892,315 Bằng chữ: Hai tỷ một trăm sáu mươi mốt triệu tám trăm chín mươi hai nghìn ba trăm mười lăm đồng. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 19: Phiếu kế toán CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8 tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số phiếu 125 Nội dung TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Kết chuyển doanh thu bán hàng tại HN 5111 2,265,590,250 Kết chuyển doanh thu bán hàng tại HN 9111 2,265,590,250 Cộng 2,265,590,250 2,265,590,250 Bằng chữ: Hai tỷ hai trăm sáu mươi lăm triệu năm trăm chín mươi nghìn hai trăm năm mươi đồng. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 20: Phiếu kế toán CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8 tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số phiếu 128 Nội dung TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Kết chuyển chi phí bán hàng tại HN 9111 28,423,189 Kết chuyển chi phí bán hàng tại HN 6411 28,423,189 Cộng 28,423,189 28,423,189 Bằng chữ: Hai mươi tám triệu bốn trăm hai mươi ba nghìn một trăm tám mươi chín đồng. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 21: Phiếu kế toán CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Tầng 8 tòa nhà CTM 299 Cầu Giấy, Hà Nội PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số phiếu 133 Nội dung TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Kết chuyển chi phí quản lí phòng HC 911 25,890,000 Kết chuyển chi phí quản lí phòng HC 6423 25,890,000 Cộng 25,890,000 25,890,000 Bằng chữ: Hai mươi lăm triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 22: Phiếu kế toán CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Mẫu số S03b – DN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 (trích) Số dư ĐK: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số NỢ CÓ 31/12/07 PKT 122 Kết chuyển giá vốn hàng bán tại HN 6321 2,161,892,315 31/12/07 PKT 123 Kết chuyển giá vốn hàng bán tại TP.HCM 6322 1,156,892,354 … … … … … … 31/12/07 PKT 125 Kết chuyển doanh thu bán hàng tại HN 5111 2,265,590,250 31/12/07 PKT 126 Kết chuyển doanh thu bán hàng tại TP.HCM 5112 1,242,866,512 ... ... ... ... ... ... 31/12/07 PKT 128 Kết chuyển chi phí bán hàng tại HN 6411 28,423,189 31/12/07 PKT 129 Kết chuyển chi phí bán hàng tại TP.HCM 6412 5,986,650 … … … … … … 31/12/07 PKT 132 Kết chuyển chi phí quản lý Phòng Kế toán 6422 12,895,050 31/12/07 PKT 133 Kết chuyển chi phí quản lý Phòng Hành chính 6423 25,890,000 … … … … .... … 31/12/07 PKT 142 Kết chuyển lãi 421 24, 578, 340 Tổng phát sinh nợ: 3,765,970,094 Tổng phát sinh có: 3,765,970,094 Số dư cuối kỳ: 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 23: Sổ Cái Tài khoản 911 PHẦN II: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Nhận xét chung về tình hình kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Mạnh Đức Công ty TNHH Mạnh Đức là đơn vị hạch toán độc lập. Sau hơn 9 năm hoạt động, với sự nỗ lực của Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên, Công ty đã xây dựng được quy trình làm việc hiệu quả, mang tính chuyên nghiệp cao, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về chất lượng và thời gian. Do vậy, công ty đã tạo dựng được vị thế trên thị trường và là bạn hàng quen thuộc của nhiều công ty, trường học, dạy nghề trên khắp cả nước. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như Công ty TNHH Mạnh Đức, hoạt động bán hàng là hoạt động chủ yếu và có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Chính bởi thế, kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành kế toán trọng yếu đã được Ban Giám đốc quan tâm và chú ý hoàn thiện. Sau một thời gian thực tập tại Công ty, tôi có một số đánh giá về kế toán tại Công ty nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ như sau: Về tổ chức bộ máy kế toán Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, quy mô phòng kế toán gồm 5 người và mỗi người kiêm nhiệm nhiều phần hành bao gồm cả kế toán và tài chính là tương đối hợp lý. Việc thường xuyên đối chiếu và báo cáo giữa các nhân viên kế toán, kế toán trưởng và Ban Giám đốc đã giúp cho Kế toán trưởng và Ban Giám đốc thường xuyên nắm được tình hình tài chính của công ty để có những quyết định đúng đắn. Kế toán nội bộ là người hạch toán chủ yếu phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán thuế và nhân viên tài chính tham gia hạch toán thuế và theo dõi các khoản phải thu đảm bảo phản ánh kịp thời và thực hiện hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện. Tuy nhiên, mặc dù đã cố gắng sắp xếp nhưng nguyên tắc bất kiêm nhiệm vẫn chưa được đảm bảo: kế toán thuế đồng thời cũng là thủ quỹ. Điều này có thể là nguyên nhân dẫn đến rủi ro cho công ty. Về hình thức kế toán: Công ty lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với quy mô doanh nghiệp và trình độ của nhân viên kế toán. Mọi nghiệp vụ được hạch toán thông qua phần mềm Fast Accounting 2006 giúp cho công việc kế toán được thực hiện thuận lợi, dễ dàng. Về tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống TK kế toán ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Do nhu cầu thực tế hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp đã chi tiết các TK thành các TK cấp 2, 3 để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh một cách khoa học, cụ thể, chính xác. Tuy nhiên, việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vẫn còn tồn tại nhiều bất cập như: TK 131, 141, 421, 511, 531, 632, 641, 642, 911 có 3 TK cấp 2 phân theo VP Hà Nội, VP TP.HCM và Phòng mỏ. Điều này được giải thích là khi mới thành lập, công ty có thành lập riêng Phòng mỏ để kinh doanh máy móc khai thác mỏ là hàng hoá chủ yếu. Sau nhiều năm hoạt động, công ty mở rộng ngành nghề kinh doanh sang các lĩnh vực khác nên sáp nhập Phòng mỏ vào Phòng kinh doanh nhưng hệ thống tài khoản thì không thay đổi. TK 11214: Tiền gửi điều chuyển vốn vào TP.HCM và TK 136: Phải thu nội bộ HCM có sự trùng lặp. Một số TK 532, 641, 642 việc đánh số chưa thống nhất với Hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC mà doanh nghiệp sử dụng. Các TK theo dõi bán hàng và xác định kết quả được chi tiết thành các TK cấp 2 để theo dõi cho từng bộ phận kinh doanh là Hà Nội, TP.HCM và Phòng mỏ. Tuy nhiên, TK 642 lại chi tiết theo các đơn vị trong bộ máy quản lý mà lại chưa có bút toán phân bổ chi phí quản lý cho từng đơn vị kinh doanh. Điều này làm cho việc theo dõi kết quả kinh doanh của từng đơn vị chưa được triệt để và chính xác. Về chứng từ, sổ sách Hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty được tổ chức đúng theo quy định của Pháp luật và được vận dụng theo yêu cầu thực tế. Hệ thống chứng từ đầy đủ, thiết kế khoa học và tổ chức luân chuyển hợp lí, đúng nguyên tắc. Hệ thống sổ sách được in từ phần mềm kế toán vì thế có thể theo dõi cập nhật bất cứ thời gian nào. Tổ chức in và lưu trữ chứng từ, sổ sách khá cẩn thận. Tuy vậy, vẫn cón một số điểm chưa hợp lí như sau: Hoạt động bán hàng theo hợp đồng là chủ yếu nhưng kết quả bán hàng theo từng hợp đồng mới chỉ phản ánh qua Phương án kinh doanh từ ban đầu mang tính chất dự tính chứ chưa được phản ánh đầy đủ trên bất cứ sổ kế toán nào khi thương vụ kết thúc. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh có nhiều khó khăn. Về báo cáo kế toán Cuối kỳ kế toán, công ty lập đầy đủ các báo cáo kế toán theo quy định và nộp cho cơ quan thuế chủ quản đúng thời hạn. Ngoài các báo cáo tài chính, công ty tổ chức hệ thống báo cáo sử dụng nội bộ giúp Ban Giám đốc có thể theo dõi, đánh giá công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và có hướng chỉ đạo cụ thể, kịp thời. Về kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ Công ty sử dụng phương pháp Giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất bán là phù hợp với đặc điểm hàng hóa kinh doanh của công ty. Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song là phù hợp. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ dang ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn của hàng hóa. Do hàng hóa nhập về chủ yếu xuất phát từ đơn đặt hàng của khách hàng nên chủng loại hết sức đa dạng. Vi thế, Thẻ kho và Sổ chi tiết hàng hóa được chi tiết theo hãng nhập hàng là hợp lí, giúp số lượng Thẻ, sổ không quá nhiều và dễ dàng trong việc cập nhật, theo dõi. Việc theo dõi các khoản phải thu khách hàng được chuyên môn bởi nhân viên tài chính. Việc đối chiếu và đôn đốc khách hàng trả nợ trong thời gian qua được thực hiện tương đối tốt. Nhưng nhìn trên Bảng cân đối kế toán của công ty có thể thấy, số dư công nợ phải thu của công ty luôn rất lớn là do trị giá các hợp đồng công ty ký kết thường từ vài trăm triệu đồng cho đến vài tỷ đồng. Thêm vào đó, nguồn vốn thực hiện hợp đồng của công ty phần nhiều là vốn đi vay của các tổ chức tín dụng. Do vậy, trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán thì công ty sẽ gặp khó khăn rất lớn trong việc thanh toán các khoản tín dụng. 2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Mạnh Đức Với mong muốn góp phần cho sự phát triển của công ty trong tương lai, tôi xin đưa ra một số kiến nghị như sau: 2.1. Về bộ máy kế toán Cần phân tách trách nhiệm của kế toán thuế và thủ quỹ để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Trong trường hợp không có điều kiện, cần thường xuyên giám sát chặt chẽ công việc và đối chiếu sổ sách theo dõi quỹ tiền mặt để giảm thiểu rủi ro do việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm gây ra. 2.2. Về hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản cần được tổ chức lại cho phù hợp với Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và đặc điểm kinh doanh thực tế của công ty. Cụ thể là: Chỉ sử dụng TK 136 khi điều chuyển vốn vào Chi nhánh Tp.HCM. Các Tài khoản theo dõi bán hàng và kết quả kinh doanh nên được chi tiết thành 2 Tk cấp 2 theo dõi hoạt động ở Trụ sở Hà Nội và Chi nhánh TP.HCM. Ví dụ: Tk 911 chi tiết 2 Tk cấp 2: TK 9111 - Kết quả kinh doanh tại Hà Nội và Tk 9112 - Kết quả kinh doanh tại TP.HCM. Như vậy, có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động của 2 chi nhánh. Cần xây dựng hệ thống Tài khoản cấp 3 của các Tk theo dõi bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: 511, 632, 515, 641, 642, 635, 911 để theo dõi chi tiết từng hợp đồng thực hiện. Như vậy, cùng với việc theo dõi tiến độ hợp đồng có thể theo dõi được kết quả thực hiện hợp đồng. 2.3. Phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp: Để quản lý chi phí, doanh nghiệp theo dõi Chi phí quản lý doanh nghiệp trên TK 642 và chi tiết theo bộ máy quản lý: Ban Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính và chi phí quản lý khác. Tuy nhiên, các TK theo dõi kết quả tiêu thụ khác như 632, 511, 641, 911 đều chi tiết theo bộ phận kinh doanh để có thể thấy rõ kết quả hoạt động của từng bộ phận. Do vậy, sau khi tập hợp chi phí trên TK 642, doanh nghiệp cần phân bổ chi phí một cách hợp lý để việc xác định kết quả kinh doanh tại từng bộ phận được khoa học và chính xác. Phân bổ chi phí QLDN theo doanh thu: Chi phí QLDN = bộ phận Tổng chi phí QLDN x Doanh thu của bộ phận Tổng doanh thu Như vậy, Công ty có thể tập hợp đầy đủ các khoản doanh thu và chi phí trên sổ chi tiết TK 9111, 9112 để thấy rõ hiệu quả hoạt động của từng đơn vị. 2.4. Thẻ theo dõi hợp đồng Bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty. Số lượng hợp đồng của Công ty không quá nhiều (5-10 hợp đồng/tháng) nhưng các hợp đồng đều có giá trị lớn, thời gian thực hiện một hợp đồng thường kéo dài từ 1-3 tháng. Bởi vậy, để theo dõi và đánh giá kết quả tiêu thụ được cụ thể, chính xác, tôi xin kiến nghị Công ty lập Thẻ hợp đồng để theo dõi từng hợp đồng mà Công ty đang thực hiện. Nội dung của Thẻ theo dõi hợp đồng bao gồm: THẺ THEO DÕI HỢP ĐỒNG Số: Khách hàng: Địa chỉ: ĐT: MST: Thời gian thực hiện: STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu Trong đó: 2 Giá vốn hàng bán: Trong đó: 3 Chi phí bán hàng: Trong đó: 4 Chi phí QLDN phân bổ theo hợp đồng 5 Lợi nhuận Tình hình thanh toán: Số tiền % giá trị hợp đồng Bảo lãnh hợp đồng Thanh toán lần 1 Thanh toán lần 2 Thanh toán lần … Ký quỹ bảo hành Biểu 24: Thẻ theo dõi hợp đồng