Chuyên đề Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần phẩn mềm quản lí doanh nghiệp FAST

bằng tiền khác. TK 13682- chi trả hộ các bộ phận khác. TK này chỉ sử dụng cho FHN, theo dõi các khoản chi trả hộ giữa FHN với bộ phận khác. TK này được hạch toán theo mã bộ phận như sau : TK 13682FSG- Chi trả hộ cho FSG. TK 13862FDN- Chi trả hộ cho FDN. TK 33682- phải trả cho bộ phận khác chi trả hộ. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FSG và FDN, mã bộ phận hạch toán luôn là FHN, dùng để theo dõi khoản chi trả hộ giữa bộ phận mình với FHN hoặc làm TK trung gian theo dõi việc chi trả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN). 2.2.2.3. Sơ đồ hạch toán (2) (3) 214 (6) 152,153 911 111,112,138… 641 Sơ đồ 2.3: Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng 13682,336826 (7) (5) 133 (4) 331,111,112… 334,338 (1) Giải thích: (1) Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. (2) Chi phí vật liệu, dụng cụ. (3) Chi phí khấu hao TSCĐ. (4) Các chi phí liên quan khác. (5) Chi phí do bộ phận khác chi trả hộ. (6) Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. (7) Kết chuyển sang TK xác định kết quả vào cuối kì. 2.2.2.2. Chứng từ gốc sử dụng Phiếu chi. Uỷ nhiệm chi. Hoá đơn mua hàng trả chậm. Bảng chấm công. Bảng phân bổ lương. Bảng phân bổ CCLĐ. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ (TK 1429) 2.2.2.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo Sổ chi tiết Sổ chi tiết của một tài khoản tài khoản: TK 641, được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí. Sổ tổng hợp Sổ cái của một tài khoản (Tài khoản 641) Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản (Tài khoản 641) Các báo cáo Báo cáo chi phí theo yếu tố. Báo cáo chi phí theo khoản mục. Báo cáo chi phi theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc… Bảng 2.4: Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN CHI PHÍ ( trích) TÀI KHOẢN: 6411- CHI PHÍ NHÂN VIÊN TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHÚNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK D.Ứng SỔ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 12/2/2009 PK1 0902008 Nguyễn Thị Hải Anh- HNNVANTH Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 82514007 33111 100.000 12/2/2009 PK1 0902008 Dương Văn Đạt- HNNVDDV Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 78144097 33111 100.000 12/2/2009 PK1 0902008 Nguyễn Tuấn Anh- HNNVANT Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 84735625 33111 150.000 12/2/2009 PK1 0902008 Chu Tấn Tài- HNNVTCT Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 83715590 33111 150.000 12/2/2009 PK1 0902008 Trịnh Xuân Hùng-HNNVHTX Phụ cấp điện thoại tháng 01/09 số máy 88303203 33111 200.000 14/2/2009 PK1 0902015 Khuất Thành Trung- HNNVTKT Tiền ăn ca T02/09 phải trả 334 6.630.000 ……….... ……….. ………………………. ……………………………….. …… ……… ………. TỔNG PHÁT SINH NỢ: 105.930.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 105.930.000 GIÁM ĐỐC CÁC BỘ PHẬN KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) Bảng 2.5: Sổ cái của tài khoản 641 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích) TÀI KHOẢN 641- CHI PHÍ BÁN HÀNG TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 6/2/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN1 0902039 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT vé cầu đường 112113 10.000 6/2/2009 BN1 0902039 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT vé cầu đường 112113 10.000 ………… ………… ……………. …………….. ………. …………. 28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111  6.630.000 28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111  1.785.000 28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111 98.850.000 28/2/2009 PK3 0902033 641>911-9111,641 9111 128.104 ……… ………… ……………………… …………… ……… ……… ……….. TỔNG PHÁT SINH NỢ: 125.718.460 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN TỔNG PHÁT SINH CÓ: 125.718.460 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) Qui trình ghi sổ: Tham khảo qui trình ghi sổ của kế toán chi phí sản xuất chung. 2.2.3. Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp 2.2.3.1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lí doanh nghiệp. Chi phí quản lý của các bộ phận và của FHO sẽ tập hợp trên TK 642. Tài khoản này được chi tiết thành 8 TK cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính, và các TK cấp 3 và cấp 4 để đáp ứng tình hình hạch toán chi phí của Công ty. Các khoản mục chi phí của TK 642 Chi phí nhân viên quản lý (TK 6421) - Lương: lương cơ bản ( tính bảo hiểm ), ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí, lương kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13. - Bảo hiểm: BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí vật liệu quản lý (TK 6422) Chi phí dụng đồ dùng văn phòng (TK 6423) CCLĐ: máy tính, máy in, bàn ghế, tủ, thiết bị máy tính… Tài liệu, tạp chí, sách chuyên môn Chi phí khấu haoTSCĐ (TK 6424) Thuế, phí và lệ phí (TK 6425) Chi phí dự phòng (TK 6426) Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6427) Thuê nhà Điện nước Thuê bao điện thoai: cố định, di động, internet Ôtô: xăng dầu, vé cầu đường, bảo hiểm, kiểm tra, sửa chữa bảo dưỡng, khác Công tác phí: đi lại, phòng ở, khác Đào tạo, tư vấn: đào tạo cho nhân viên, tư vấn về quản lí Sửa chữa văn phòng, CCLĐ Chi phí bằng tiền khác (TK 6428) Chi phí văn phòng: giấy viết, mực in, bút, files, đồ dùng văn phòng, báo chí đại chúng… Chi phí bằng tiền khác. TK 13682- chi trả hộ các bộ phận khác. TK này chỉ sử dụng cho FHN, theo dõi các khoản chi trả hộ giữa FHN với bộ phận khác. TK này được hạch toán theo mã bộ phận như sau : TK 13682FSG- Chi trả hộ cho FSG. TK 13862FDN- Chi trả hộ cho FDN. TK 33682- phải trả cho bộ phận khác chi trả hộ. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FSG và FDN, mã bộ phận hạch toán luôn là FHN, dùng để theo dõi khoản chi trả hộ giữa bộ phận mình với FHN hoặc làm TK trung gian theo dõi việc chi trả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN). 2.2.3.2. Chứng từ gốc sử dụng để hạch toán Phiếu chi tiền mặt. Uỷ nhiệm chi. Hoá đơn mua hàng trả chậm. Bảng phân bổ CCLĐ. Bảng phân bổ lương. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ( TK 1429). 2.2.3.3. Sơ đồ hạch toán TK 111, 138… TK 334, 338 Sơ đồ 2.4: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lí doanh nghiệp. (7) (6) (5) (4) 13682,33682 TK 133 TK 331, 111, 112 TK 331, 111, 112 TK 142,242 (3) TK 214 (2) TK 642 (1) TK 152, 153 (9) (8) TK 911 Giải thích: (1) Chi phí nhân viên quản lí. (2) Chi phí vật liệu, dụng cụ. (3) Chi phí khấu hao TSCĐ. (4) Chi phí theo dự toán. (5) Thuế, phí, lệ phí. (6) Chi phí khác. (7) Các khoản do bộ phận khác chi trả hộ. (8) Các khoản ghi giảm chi phí quản lí doanh nghiệp. (9) Cuối kì kết chuyển sang TK xác định kết quả. 2.2.3.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo Sổ chi tiết Sổ chi tiết tài khoản 642, được chi tiết cho từng tiểu khoản. Sổ tổng hợp Sổ cái một tài khoản: tài khoản 642. Sổ tổng hợp chữ T một tài khoản: TK 642. Các báo cáo Báo cáo chi phí theo yếu tố. Báo cáo chi phí theo khoản mục. Báo cáo chi phi theo phòng ban, hợp đồng, vụ việc… Bảng 2.6: Sổ chi tiết tài khoản 642 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN CHI PHÍ ( trích) TÀI KHOẢN: 6427- CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOÀI TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 04/02/09 BN1 0902006 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT Thanh toán tiền bảo dưỡng xe ôtô 112113 2.840.000  04/02/09 BN1 0902006 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT Thanh toán tiền bảo dưỡng xe ôtô 112113 284.000  06/02/09 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX Vé cầu đường 112113 10.000  06/02/09 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX Vé cầu đường 112113 10.000 …………. ………… ………………….. ………………………….. …… ………. ……….. TỔNG PHÁT SINH NỢ: 40.171.058 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 40.171.058 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) GIÁM ĐỐCCÁC BỘ PHẬN Bảng 2.7: Sổ cái của tài khoản 642 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( Trích) TÀI KHOẢN 642- CHI PHÍ QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 Đvt: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 04/02/2009 BN1 0902006 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT Thanh toán tiền bảo dưỡng xe ôtô 112113  2.840.000  04/02/2009 BN1 0902006 Ngô Tấn Phúc- HNNVPNT Thanh toán tiền bảo dưỡng xe ôtô 112113 284.000  06/02/2009 BN1 0902023 Đào Thị Thu Hạnh- HNNVHĐTT Tạm ứng mua quà sinh nhật tháng2.09;mực in cho máy fax 112113  800.000  06/02/2009 BN1 0902023 Đào Thị Thu Hạnh- HNNVHĐTT Tạm ứng mua quà sinh nhật tháng2.09;mực in cho máy fax 112113  80.000  06/02/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113  10.000  06/02/2009 BN1 0902025 Phạm Xuân Đức- HNNVĐPX vé cầu đường 112113  10.000 TỔNG PHÁT SINH NỢ: 213.666.928 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 213.666.928 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN Sổ tổng hợp tài khoản chữ T: Mẫu sổ tương tự như các sổ tổng hợp chữ T của các tài khoản khác. Qui trình ghi sổ: Tương tự qui trình ghi sổ của TK 627. 2.2.4. Kế toán chi phí tài chính 2.2.4.1 Tài khoản sử dụng Các khoản chi phí tài chính phát sinh được phản ánh trên TK 635- chi phí tài chính. Các chi phí tài chính thường phát sinh tại Công ty bao gồm : Phí duy trì tài khoản Phí tra soát khách hàng Phí chuyển tiền giữa các ngân hàng Chiết khấu thanh toán cho khách hàng Lỗ về chênh lệch tỉ giá khi đánh giá lại ngoại tệ Phân bổ lãi mua hàng trả chậm 2.2.4.2 Chứng từ gốc sử dụng Giấy báo Nợ Phiếu chi 2.2.4.3. Sơ đồ hạch toán Sơ đồ 2.5: Hạch toán tổng hợp chi phí tài chính. (4) TK 242 (3) (2) TK 413 TK 111,112,141 (1) TK 911 TK 635 Giải thích: (1) Các chi phí hoạt động tài chính. (2) Lỗ về chênh lệch tỉ giá khi đánh giá lại ngoại tệ. (3) Phân bổ dần lãi mua TSCĐ trả chậm, chênh lệch tỉ giá hối đoái. (4) Kết chuyển chi phí tài chính khi xác định kết quả. 2.2.4.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp Sổ chi tiết Sổ chi tiết của một tài khoản: TK 635 Sổ tổng hợp Sổ Cái của một tài khoản: TK 635 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản: TK 635 Bảng 2.8: Sổ chi tiết tài khoản 635 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN CHI PHÍ ( trích) TÀI KHOẢN: 635- CHI PHÍ TÀI CHÍNH TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 01/02/2009 BN1 902001  Techcombank-CN Ba Đình- PGD Ngọc Khánh-FHNNB001 Phí duy trì tài khoản 515  52.800 02/02/2009 BN1 902002  Techcombank-CN Ba Đình- PGD Ngọc Khánh-FHNNB001 Phí tra soát KH Viglacera HN chuyển nhầm tên cty 112113  27.500 03/02/2009 BN1 902003  Techcombank-CN Ba Đình- PGD Ngọc Khánh-FHNNB001 Phí tra soát tiền tổng công ty bay dịch vụ MB 112113  27.500 05/02/2009 BN1 902007B  Trung tâm dịch vụ khách hàng- Bưu điện Hà Nội- HNNB005 Phí chuyển tiền 112112  11.000 ………….. ……….. ………………………… …………………………… ………. …………. ……… TỔNG PHÁT SINH NỢ: 360.800 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên,) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) TỔNG PHÁT SINH CÓ: 360.800 2.3. Kế toán doanh thu 2.3.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kì và các khoản giảm doanh thu. Công ty sử dụng 2 tài khoản chi tiết của TK 511 như sau: - TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá: phản ánh doanh thu và doanh thu thần của khối lượng hàng hoá đã xác định là tiêu thụ. - TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ: phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ, lao vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ . TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ. TK này dùng để phản ánh doanh thu của việc thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận Tài khoản 512 được chi tiết như sau: TK 5123- Doanh thu cung cấp dịch vụ: TK 51239- Doanh thu cung cấp dịch vụ nội bộ: Phản ánh doanh thu của việc thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận. TK 51239FCT- Doanh thu thực hiện hợp đồng của công ty. TK 51239FHN- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FHN. TK 51239FSG- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FSG. TK 51239FDN- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FDN. TK 51239FHO- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FHO. TK 51239FRD- Doanh thu thực hiện hợp đồng của FRD. TK 1369- phải thu về thực hiện hợp đồng cho các bộ phận. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FHN, được hạch toán theo mã bộ phận như sau: TK 1369FSG- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FSG TK 1369FDN- phải thu về thực hiện hợp đồng cho FDN TK 3369-phải trả nội bộ do thực hiện hợp đồng. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FSG và FDN, mã bộ phận luôn là FHN, theo dõi các khoản thực hiện hộ hợp đồng cho FHN cũng như khoản thực hiện hộ hợp đồng cho bộ phận khác (không phải FHN) nhưng được hạch toán vòng qua FHN. 2.3.2. Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế. Hoá đơn bán hàng, hoá đơn dịch vụ. Phiếu thu. Giấy báo Có. Bảng phân chia doanh số nội bộ. Phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Chứng từ phải thu, phải trả nội bộ. Chứng từ phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn … 2.3.3. Sơ đồ hạch toán (2) 131(1,2) 511 531 (1) (3) 911 Sơ đồ 2.6: Hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Giải thích: (1) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. (2) Kết chuyển hàng bán bị trả lại. (3) Cuối kì kết chuyển xác định kết quả. Doanh thu bán hàng được hạch toán qua tài khoản 5111/5113 và luôn đối ứng với tài khoản công nợ phải thu 1311/1312 dù là bán hàng trả chậm hay bán hàng thu tiền ngay. Vẫn viết hóa đơn dù khách hàng không cần lấy hóa đơn hoặc cá nhân lẻ. Nếu hợp đồng đã tất toán và khách hàng trả tiền thêm cho các phát sinh nhỏ thì ghi có 711 nợ 111. Hạch toán thực hiện hộ hợp đồng của bộ phận khác Việc một bộ phận ký kết hợp đồng nhưng một phần hợp đồng lại do bộ phận khác thực hiện thì phần doanh thu của bộ phận thực hiện hộ hợp đồng sẽ được hạch toán qua các tài khoản doanh thu và phải thu, phải trả nội bộ. Trường hợp 1: Thực hiện hộ hợp đồng giữa FHN và các bộ phận khác Giả sử FSG thực hiện hộ hợp đồng cho FHN Tại bộ phận viết hoá đơn (FHN) hạch toán như sau: Nợ TK 131 Có TK 511 : Toàn bộ số tiền xuất hoá đơn Khi có quyết định phân chia doanh số cho bộ phận khác thực hiện hộ sẽ hạch toán như sau: Tại FHN: Nợ TK 6329FSG Có TK 1369FSG : phần doanh số do đơn vị khác thực hiện hộ - hoa hồng môi giới Tại bộ phận thực hiện hộ hợp đồng (FSG): Nợ TK 3369FHN Có TK 51329FHN : phần doanh số do thực hiện hộ hợp đồng cho đơn vị khác - hoa hồng môi giới Việc hạch toán sẽ trên cơ sở chứng từ là “ Bảng phân chia doanh số nội bộ”. Chứng từ này được gửi 1 liên cho bộ phận thực hiện hộ hợp đồng. Trường hợp 2: Thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận khác ( không phải FHN) Ví dụ FDN thực hiện hộ hợp đồng cho FSG Tại bộ phận viết hoá đơn FSG: Nợ TK 131 Có TK 511: Toàn bộ số tiền xuất hoá đơn Khi có quyết định phân chia doanh số cho bộ phận thực hiện hộ hợp đồng hạch toán như sau: Tại FSG: Nợ TK 6329FDN Có TK 3369FHN : phần doanh số do đơn vị khác thực hiện hộ hợp đồng - hoa hồng môi giới Tại FDN: Nợ TK 3369FHN Có TK 51239FSG: phần doanh số thực hiện hộ hợp đồng cho đơn vị khác - hoa hồng môi giới Tại FHN (bổ sung theo yêu cầu của FDN) : Nợ TK 1369FSG Có TK 1369FDN 2.3.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo Sổ chi tiết - Sổ chi tiết của một tài khoản: TK 511, TK 512, chi tiết đến từng tiểu khoản. Sổ tổng hợp Sổ nhật kí bán hàng. Sổ Cái của một tài khoản: TK 511, TK 512. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản: TK 511, TK 512. Bảng 2.9: Sổ Nhật kí bán hàng CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ NHẬT KÍ BÁN HÀNG (Trích) TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 Đvt: VNĐ CHỨNG TỪ TÊN KHÁCH DIỄN GIẢI TK NỢ TK CÓ PHÁT SINH NGÀY SỐ 03/02/2009 HD 0002379 Cty Thương mại & Công nghệ Nhật Quang- HNKH0060 Phải thu HD bảo trì PM Fast TA090102E- HNBH090102E 1311 5113 3.000.000 04/02/2009 HD 0002380 Cty Cổ phần PT CN Thiết bị Y tế HN- HNKH2001 phải thu HD bảo trì PM Fast TA081229A- HNBH081229R 1311 5113 3.000.000  04/02/2009 HD 0002381 Trung tâm đào tạo quốc tế Raffles HN- HNKH2002 Phảithu HD bổ sung PM Fast TA090105E-HNBS0901-5E 1311 5113 2.000.000  04/02/2009 HD 0002381 Trung tâm đào tạo quốc tế Raffles HN- HNKH2002 Phải thu HD bảo trì PM Fast TA081218C- HNBH081218Y 1311 5113 5.244.600  04/02/2009 HD 0002382 CN Cty TM Dịch vụ Phương Nga KV phía Bắc- HNKH0843 Phải thu HD bảo trì PM Fast TA061024B- HNBH061024T 1311 5113 2.000.000  04/02/2009 HD 0002383 Cty Cổ phần khu du lịch đảo Cát Bà- HNKH2003 Phải thu HD bảo trì PM Fast TA071210S- HNBH071210S. 1311 5113 2.000.000 ………… ………… …………………….. ………………………………. …….. …….. …………… TỔNG CỘNG: 1.148.051.980 KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) KẾ TOÁN GHI SỔ (kí, họ tên) Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.10 : Sổ chi tiết TK 51239FSG CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN 51239FSG- THỰC HIỆN HỢP ĐÔNG CHO FSG TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐẾN NGÀY 28/02/2009 CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ  27/02/2009 PK1 0902025 FSG FSG cắt doanh số bảo hành cty phân phối tiến tiến AD 50% lần 1 1369FSG 5745000  27/02/2009 PK1 0902025 FSG Cắt doanh số FHN thực hiện hộ HD Gemandept (100%) 1369FSG 8452080 28/02/2009 PK3 0902020 51239FSG>911-9119,51239FSG 9119 14197080 TỔNG PHÁT SINH NỢ:14197080 TỔNG PHÁT SINH CÓ:14197080 Các báo cáo Bảng kê hoá đơn bán hàng. Báo cáo bán hàng. Phân tích bán hàng theo các kì khác nhau. So sánh bán hàng cùng kì của các năm. Phân tích bán hàng nhóm theo các chỉ tiêu khác nhau. Bảng kê chứng từ theo hợp đồng, đơn hàng. Báo cáo lãi lỗ theo hợp đồng, đơn hàng… 2.3.5. Qui trình ghi sổ Sơ đồ 2.7: Qui trình ghi sổ nghiệp vụ bán hàng. chứng từ gốc Phân hệ kế toán bán hàng Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Các báo cáo Số liệu chuyển từ các phân hệ khác Số liệu chuyển đến các phân hệ khác Từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Số liệu từ các phân hệ liên quan như: kế toán tiền mặt tiền gửi, kế toán hàng tồn kho.. sẽ được chuyển đến phân hệ này. Chương trình sẽ tự động xử lý các dữ liệu để lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo liên quan. Qui trình bán hàng xác định doanh thu dịch vụ Qui trình bán hàng tại Công ty bao gồm các bước sau: Bước 1: Khi khách hàng là các cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty, sẽ kí hợp đồng với công ty( hợp đồng cung cấp phần mềm, hợp đồng bảo trì). Bước 2: Trên cơ sở hợp đồng đã kí kết, kế toán công nợ lập hoá đơn GTGT làm 3 liên. Liên 1: dùng để lưu tại quyển hoá đơn. Liên 2: giao cho khách hàng. Liên 3: dùng để luân chuyển nội bộ. Bước 3: Cuối tháng, cuối quí, các bộ phận lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra kèm theo Báo cáo bán hàng chi tiết số lượng hàng bán ra theo từng hoá đơn đã có dấu xác nhận của bộ phận mình để gửi ra văn phòng FHN để lên các báo cáo nhanh hàng tháng, quí. Bước 4: Căn cứ vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, Báo cáo bán hàng do từ các chi nhánh gửi về, Kế toán văn phòng FHN tiến hành nhập dữ liệu qua phần mềm kế toán FAST book và ghi sổ, lên báo cáo nhanh hàng tháng, quí cho toàn Công ty. Qui trình luân chuyển chứng từ Căn cứ vào hợp đồng cung cấp dịch vụ mà nhân viên bán hàng kí với khách hàng, kế toán công nợ tiến hành viết hoá đơn GTGT làm 3 liên và giao cho thủ trưởng đơn vị kí và đóng dấu. Sau đó chuyển 1 liên giao cho khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán công nợ phải thu sẽ thu tiền của khách và về nộp lại cho thủ quĩ. Thủ quĩ tiến hành viết phiếu thu làm 2 liên và chuyển 1 liên cho kế toán công nợ để nhập số liệu vào máy. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, sau khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán công nợ phải thu tiến hành nhập số liệu vào máy. Sau khi đã phản ánh xong tất cả các nghiệp vụ liên quan, chứng từ sẽ được lưu trữ và bảo quản. 2.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Do đặc thù kinh doanh trong lĩnh vực thương mại dịch vụ mà sản phẩm chủ yếu là cung cấp phần mềm và các dịch vụ đi kèm, cũng như do chính sách bán hàng của Công ty, tại FAST chỉ phát sinh khoản giảm trừ doanh thu là hàng bán bị trả lại và khoản mục này cũng rất ít khi phát sinh. 2.4.1. Tài khoản sử dụng TK 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của khối lượng dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. 2.4.2. Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế Phụ lục hợp đồng Hoá đơn GTGT ( Do khách hàng gửi đến) 2.4.3. Hạch toán chi tiết hàng bán bị trả lại Khi Công ty và khách hàng kí kết hợp đồng, Công ty đã xuất hoá đơn cho khách hàng và ghi nhận doanh thu của toàn bộ giá trị hợp đồng. Tuy nhiên trong quá trình triển khai hợp đồng, Công ty vi phạm một điều khoản nào đó đã thoả thuận trong hợp đồng, khách hàng sẽ viết hoá đơn ghi rõ lí do và giá trị của phần hợp đồng trả lại. Căn cứ vào hoá đơn do khách hàng gửi đến, kế toán sẽ ghi nhận khoản hàng bán bị trả lại. Nợ TK 131 Có TK 531 : phần giá trị hợp đồng bị trả lại Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại: Nợ TK 642 : các chi phí phát sinh Có TK 111, 112, 334 Cuối kì kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại; Nợ TK 531 : phần giá trị hợp đồng bị trả lại Có TK 511 2.4.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo Sổ chi tiết Sổ chi tiết của một tài khoản: TK 531 Sổ tồng hợp Sổ Cái của một tài khoản: TK 531 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản: : TK 531 Các báo cáo Bảng kê hoá đơn hàng bán bị trả lại Báo cáo tổng hợp hàng bán bị trả lại Bảng 2.11: Sổ chi tiết tài khoản 531- hàng bán bị trả lại CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN: 531- HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 15/02/2009 PNF 0902001 Cty TNHH Midway Metals Việt Nam Trả lại một phần giá trị hợp đồng 131 6.000.000 28/02/2009 PK3 0902035 531>511- 5113, 531 5113 6.000.000 TỔNG PHÁT SINH NỢ : 6.000.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên,) TỔNG PHÁT SINH CÓ : 6.000.000 2.5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 2.5.1. Tài khoản sử dụng TK 911- Xác định kết quả. Kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để xác định toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp Công ty chi tiết TK 911 thành 2 TK cấp 2: TK 9111- Xác định kết quả kinh doanh. TK 9119- Xác định kết quả kinh doanh nội bộ. TK này dùng để kết chuyển doanh thu và giá vốn của việc thực hiện hoặc thuê nội bộ thực hiện hợp đồng . Cuối kỳ, TK này được kết chuyển sang TK 4219- lợi nhuận kinh doanh nội bộ. Đối với toàn công ty, cuối kỳ TK 4219 không có số dư. 2.5.2. Chứng từ gốc sử dụng Các bút toán kết chuyển cuối kỳ 2.5.3. Sơ đồ hạch toán 4212 (2) 641,642 511 ,515 9111 632,635 (3) (1) Sơ đồ 2.8: Hạch toán tổng hợp tài khoản 9111 (5) (4) Giải thích: (1) K/c giá vốn hàng bán, chi phí tài chính (2) K/c chi phí bán hàng (3) K/c doanh thu thuần, doanh thu hoạt động tài chính (4) K/c lỗ (1) 9119 (2) (3) (4) (5) K/c lãi 4219 51239 6329 Sơ đồ 2.9: Sơ đồ hạch toán tài khoản 9119 Giải thích: (1) Kết chuyển giá vốn nội bộ (2) Kết chuyển doanh thu nội bộ (3) Kết chuyển lỗ sang TK 4219- Lợi nhuận kinh doanh nội bộ (4) Kết chuyển lãi sang TK 4219- Lợi nhuận kinh doanh nội bộ 2.5.4. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp Sổ chi tiết : - Sổ chi tiết của một tài khoản: TK 911 Sổ tổng hợp: Sổ cái của một tài khoản: TK 911 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản: TK 911 Bảng 2.12: Sổ chi tiết tài khoản xác định kết quả. CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QLDN FAST 18 Nguyễn Chí Thanh- Ba Đình- Hà Nội SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN ( trích) TÀI KHOẢN: 9111- KẾT QUẢ KINH DOANH TỪ NGÀY 01/02/2009 ĐỀN NGÀY 28/02/2009 ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG DIỄN GIẢI TK Đ.Ứng SỐ PHÁT SINH NGÀY SỐ NỢ CÓ 28/02/2009 PK3 902028 635>911-9111,635 635 33.000 28/02/2009 PK3 902028 635>911-9111,635 635 110.000 28/02/2009 PK3 902028 635>911-9111,635 635 52.800 28/02/2009 PK3 902028 635>911-9111,635 635 11.000 28/02/2009 PK3 902028 635>911-9111,635 635 71.500 28/02/2009 PK3 902028 635>911-9111,635 635 27.500 28/02/2009 PK3 902028 635>911-9111,635 635 55.000 28/02/2009 PK3 902029 515>911-9111,515 515 12.337.274 28/02/2009 PK3 902029 515>911-9111,515 515 1.898.564 28/02/2009 PK3 902029 515>911-9111,515 515 56.320 TỔNG PHÁT SINH NỢ: 1.162.344.138 Ngày 29 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC (Kí, họ tên, đóng dấu) KẾ TOÁN TRƯỞNG (kí, họ tên) GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN TỔNG PHÁT SINH CÓ: 1.162.344.138 2.5.5. Qui trình ghi sổ Các số liệu liên quan từ các phân hệ khác sẽ chuyển về phân hệ kế toán tổng hợp. Tại đây chương trình sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kì và lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp của TK 911 và các báo cáo. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP FAST 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lí kế toán đa dạng về qui mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh. Các phần mềm kế toán của Việt Nam, với giao diện thân thiện và việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lí kế toán đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Được thành lập từ năm 1991, Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST không ngừng phát triển lớn mạnh cả về kinh nghiệm, kĩ thuật, năng lực trong kinh doanh và ngày càng khẳng định thương hiệu FAST trên khắp cả nước và đang vươn ra tầm quốc tế. FAST hiện là công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm kế toán và quản trị toàn diện doanh nghiệp. Với mục tiêu chiến lược là xây dựng được một nhóm các khách hàng thường xuyên, lâu dài trên cơ sở niềm tin của khách hàng vào sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao của FAST. Với sự cố gắng của mình, FAST đã được trên 3.000 khách hàng tín nhiệm là nhà cung cấp phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh cho doanh nghiệp mình. Sản phẩm của FAST đã liên tục được trao tặng 8 huy chương vàng tại các triển lãm tin học quốc tế, 2 giải thưởng công nghệ thông tin Việt Nam (VAIP) của hội Tin học Việt Nam, đạt giải thưởng Sao Khuê của Hiệp hội phần mềm Việt Nam. Để có được những thành công như trên là nhờ sự cố gắng của tất cả các bộ phận phòng ban và toàn thể nhân viên trong Công ty. Trong đó có sự đóng góp vô cùng quan trọng của Bộ máy kế toán. 3.1.1. Những ưu điểm Về phần mềm kế toán sử dụng Là doanh nghiệp cung cấp phầm mềm kế toán , FAST vô cùng thuận lợi khi sử dụng chính các sản phẩm của mình phục vụ cho việc quản lí quá trình kinh doanh của công ty. Kể từ năm 2009, phần mềm được áp dụng kế toán máy cho tất cả các đơn vị là Fastbook 2.5 thay cho Fast Accouting trước đây. FastBook được thừa kế hầu hết các tiện ích cũng như các tính năng của Fast Accouting đã được thị trường tín nhiệm. Đồng thời được tích hợp thêm một số tính năng mới nhằm mục đích đơn giản hoá các qui trình xử lí dữ liệu nhằm phù hợp hơn với các hoạt động của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chế độ tài chính, kế toán và thuế: FB cập nhật các sửa đổi bổ sung theo các qui định mới nhất của Bộ Tài chính , quyết định 15/2006/QĐ – BTC, quyết định 48/2006/QĐ- BTC. Quản lí công nợ: FB cho phép quản lí công nợ chi tiết đến từng khách hàng và nhà cung cấp. Quản lí số liệu liên năm: FB cho phép quản lí số liệu liên năm. Người sử dụng có thể lên các báo cáo công nợ, báo cáo liên quan đến các khách hàng, nhà cung cấp, công trình xây dựng… của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi sau đó mới ghép các báo cáo lại với nhau. Báo cáo phân tích số liệu của nhiều kì khác nhau: FB cung cấp 1 loạt các báo cáo phân tích số liệu của nhiều kì hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều cột. Số liệu của mỗi kì được in ra ở một cột riêng. Người sử dụng có thể lựa chọn so sánh kì báo cáo là ngày, tuần, tháng, quí, năm và số lượng kì so sánh là tuỳ ý. Có các báo cáo so sánh giữa các kì kế toán kế tiếp và cùng kì nhưng so sánh giữa các năm. Báo cáo nhanh hàng tuần, tháng, quí: FB có chức năng hỗ trợ báo cáo nhanh hàng tuần, tháng, quí phục vụ hiệu quả cho quản trị nội bộ. Như vậy với việc sử dụng kế toán máy, công việc kế toán hằng ngày diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí. Hơn nữa, vì FB lại chính là một sản phẩm của công ty,nên có thể dễ dàng xử lí, khắc phục nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra. Khi có sai sót cần sửa chữa như nhập sai số liệu…kế toán có thể dễ dàng sửa chữa ngay trên máy tính. Về hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản đang được sử dụng tại công ty đã được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành và được chi tiết một cách rất cụ thể theo nhu cầu kinh doanh và quản lí của công ty. Nó được coi là xương sống của toàn bộ chương trình kế toán. Công ty chi tiết tài khoản một cách hợp lí để theo dõi toàn bộ hoạt động của Công ty. Các tài khoản được mã hoá một cách vừa đơn giản ,dễ hiểu, vừa đảm bảo phản ánh chính xác nội dung và bản chất của các tài khoản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí cũng như việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tập hợp số liệu kế toán: Các tài khoản hạch toán chi phí TK 627, TK 641, TK642 được chi tiết rất cụ thể theo từng khoản mục chi phí và theo yếu tố, được hạch toán theo mã bộ phận và nhân viên, tạo điều kiện cắt giảm chi phí này, tăng chi phí khác có hiệu quả cho sản xuất kinh doanh. Các khoản thực hiện hộ hợp đồng giữa các bộ phận được theo dõi riêng trên các tài khoản chi tiết của TK 632(6329), TK 512(51239), TK 911(9119), các tài khoản chi tiết này cũng được hạch toán theo mã bộ phận. Các tài khoản công nợ được mở chi tiết theo từng đối tượng công nợ để dễ dàng theo dõi, quản lí tình hình thanh toán đối với từng khách hàng và nhà cung cấp. Về chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty nhìn chung đều đáp ứng được yêu cầu quản lí và kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ được sử dụng tuân thủ đúng mẫu hướng dẫn hoặc bắt buộc của Bộ Tài Chính, có đầy đủ tiêu chí theo qui định như: chữ kí của các bên liên quan, các chỉ tiêu trên chứng từ được lập và ghi chép đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lệ, hợp lí và hợp pháp của chứng từ kế toán. Ngoài các các chứng từ theo qui định và hướng dẫn của Bộ Tài Chính, Công ty cũng xây dựng thêm danh mục chứng từ cho phù hợp với tình hình tổ chức và kinh doanh của mình, như: Bảng phân bổ chi phí chờ phân bổ ( 1429) Bảng trích chi phí phải trả Các bút toán xử lí số dư (write off small balances ) Các chứng từ phải trả nội bộ ( 336) Các chứng từ phải thu nội bộ (136 ) Các bút toán tăng giảm nguồn vốn, phân bổ lãi lỗ Bút toán bù trừ công nợ. Đến cuối mỗi tháng, các chứng từ phát sinh đều được phân loại và lưu trữ theo tháng hoặc theo năm một cách cẩn thận, khoa học. Công ty đưa ra nguyên tắc lưu trữ chứng từ rất cụ thể như sau: Chứng từ gốc được phân loại, sắp xếp và lưu trữ theo từng loại chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, hóa đơn đầu ra, công nợ phải trả, bảng lương, bảng khấu hao. Mỗi loại ctừ nêu trên được lưu riêng. Mỗi loại chứng từ gốc nêu trên được phân tách theo từng tháng. Tùy theo số lượng phát sinh ở từng chi nhánh và độ lớn của file/kẹp lưu trữ của từng loại ctừ mà mỗi file/kẹp có thể lưu trữ từng tháng, quý, 6 tháng hay cả năm. Gáy của file/kẹp phải đề rõ tên loại ctừ và thời gian tháng năm của ctừ. Chứng từ sẽ gồm có: chứng từ hạch toán kế toán in từ phần mềm và được ký theo quy định và kèm theo các ctừ gốc (bản chính hoặc bản phôtô). Mỗi tháng sẽ có in bảng kê các ctừ hạch toán của mỗi loại và kẹp vào phía trên của các tập chứng từ hạch toán + ctừ gốc. Các bảng kê này cũng sẽ được ký theo quy định. Về sổ sách kế toán Việc áp dụng hình thức Nhật kí chung tại Công ty là hoàn toàn phù hợp, vì đây là Doanh nghiệp vừa, số lượng tài khoản nhiều, yêu cầu quản lí cao và dễ dàng áp dụng kế toán máy. Công ty có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo qui định cũng như phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty. Các sổ kế toán tổng hợp có đầy đủ các yếu tố theo qui định của chế độ sổ kế toán. Thực hiện đúng các qui định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế toán theo qui định. Về hệ thống báo cáo Liên quan đến các phần hành kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh , Công ty đều yêu cầu phải lập các báo cáo phản ánh một cách cụ thể và tổng hợp được tình hình chi phí, doanh thu và kết quả trên nhiều góc độ khác nhau. Đối với kế toán chi phí, phần mềm kế toán FAST do chính công ty thiết kế và sử dụng có thể cung cấp các báo cáo chi phí chi tiết theo tiểu khoản, theo khoản mục phí hay theo từng vụ việc. Đối với kế toán doanh thu cũng có một hệ thống các báo cáo bán hàng chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ, chi tiết theo hợp đồng, theo khách hàng, các báo cáo so sánh bán hàng giữa các kỳ khác nhau… Ngoài ra, để phục vụ cho việc quản trị nội bộ, Công ty còn yêu cầu lập các báo cáo nhanh hàng tuần, tháng, báo cáo định kì hàng quí. Báo cáo định kỳ hàng quí Báo cáo chi phí theo khoản mục và theo bộ phận Báo cáo số dư công nợ phải thu Số dư công nợ phải thu của khách hàng Số dư công nợ phải thu nội bộ. Báo cáo số dư công nợ phải trả Số dư công nợ phải trả cho người bán. Số dư công nợ phải trả nội bộ. Báo cáo nhanh hàng tuần, tháng Đây là báo cáo cho ban giám đốc, các bộ phận lập theo mẫu bộ phận, sau đó post lên Fast- manager (mạng quản lí nội bộ) theo thời hạn qui định, Kế toán FHO tổng hợp lại theo mẫu công ty. Bảng 3.1: Báo cáo nhanh hàng tuần. Báo cáo nhanh hàng tuần bộ phận Báo cáo nhanh hàng tuần công ty STT Chỉ tiêu báo cáo STT Chỉ tiêu báo cáo 1 Thu tiền bán hàng 1 Thu tiền bán hàng 2 Giảm trừ 2 Giảm trừ 3 % 3 % giảm trừ 4 Thực thu 4 Thực thu 5 Ký kết 5 % Cty 6 Giảm trừ 6 Ký kết 7 % 7 Giảm trừ 8 Thực ký 8 % giảm trừ 9 Doanh thu 9 Thực ký 10 Giảm trừ 10 % Cty 11 % 11 Doanh thu 12 Doanh thu thực 12 Giảm trừ 13 Số dư TM + NH 13 % giảm trừ 14 Số dư Tiền gửi 14 Doanh thu thực 15 Kì hạn TT 15 % Cty 16 Số dư TM + NH 17 % Cty 18 Số dư Tiền gửi 19 Kì hạn TT Bảng 3.2: Báo cáo nhanh hàng tháng Báo cáo nhanh hàng tháng bộ phận Báo cáo nhanh hàng tháng công ty STT Chỉ tiêu báo cáo STT Chỉ tiêu báo cáo 1 Thu tiền bán hàng 1 Thu tiền bán hàng 2 Giảm trừ 2 Giảm trừ 3 % giảm trừ 3 % giảm trừ 4 Thực thu 4 Thực thu 5 Ký kết 5 % Cty 6 Giảm trừ 6 Ký kết 7 % giảm trừ 7 Giảm trừ 8 Thực ký 8 % giảm trừ 9 Doanh thu 9 Thực ký 10 Giảm trừ 10 % Cty 11 % giảm trừ 11 Doanh thu 12 Doanh thu thực 12 Giảm trừ 13 Lãi /Lỗ 13 % giảm trừ 14 Số dư FA 14 Doanh thu thực 15 SL HD FA 15 % Cty 16 Số dư FB 16 Lãi /lỗ 17 SL HD FB 17 % Cty 18 Số dư TM + NH 18 Số dư FA 19 Số dư Tiền gửi 19 % Cty 20 Kì hạn TT 20 SL HĐFA 21 Số Nhân Viên 21 Số dư FB 22 % Cty 23 SLHĐFB 24 Số dư TM + NH 25 % Cty 26 Tiền gửi Tkiệm 27 Kì hạn TT 28 Số Nviên 29 % Nviên Hệ thống báo cáo như trên sẽ là công cụ đắc lực cho các nhà quản trị nắm vững được tình hình của công ty: tình hình thực hiện hợp đồng, tiến độ thu tiền của khách hàng, phần trăm thực hiện kế hoạch doanh thu, đánh giá được hoạt động của từng bộ phận cũng như của mỗi nhân viên….Từ đó, có những biện pháp tác động thích hợp nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới cho thấy trong quá trình hoạt động kinh doanh, kế toán quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đó chính là một qui trình đo lường, phân tích, lập báo cáo, giải trình, và sử dụng các số liệu phân tích tài chính, phi tài chính phục vụ cho các nhà quản trị trong công tác lập dự toán, điều hành và quản lí hoạt động kinh doanh theo hướng tiết kiệm và hiệu quả hơn. 3.1.2. Những tồn tại, nguyên nhân Bên cạnh những ưu điểm nổi bật nêu trên, công tác kế toán chi phí- doanh thu- xác định kết quả tiêu thụ của Công ty vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau: Khối lượng công việc của phòng kế toán là khá lớn: vừa phải xử lí các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày, vừa phải lên hàng loạt các báo cáo định kì nhằm phục vụ cho quản trị nội bộ, trước năm 2009 kế toán FHN còn phải kế toán cho văn phòng đại diện ở Đà Nẵng. Như vậy bộ máy nhân sự hiện tại của phòng kế toán tuy vẫn đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra nhưng áp lực đối với kế toán trưởng là khá lớn, đặc biệt là khi phải lên các báo cáo định kì. Do đặc thu kinh doanh, Công ty sử dụng rất nhiều chứng từ khác nhau theo qui định của Bộ Tài chính bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn phù hợp với đặc thù của ngành. Do đó diễn ra tình trạng ghi chép Hóa đơn, chứng từ bị sai, nhầm dẫn phải huỷ bỏ viết lại do nhân viên chưa nắm vững được cách ghi chép Hoá đơn, chứng từ. Công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Mặc dù Công ty đã chi tiết TK 131 thành 2 TK cấp 2: TK 1311- phải thu của khách hàng - đang theo dõi TK 1312- phải thu của khách hàng - chờ xử lí. Và chi tiết TK 642 thành 6426- chi phí dự phòng. Nhưng lại không sử dụng TK dự phòng phải thu khó đòi. Khi phát sinh các khoản phải thu khó đòi thì các khoản này vẫn treo trên Tk 131 mà không được xử lí. Trước năm 2008, tất cả các chi phí phát sinh, kể cả của phòng R&D, chi phí thực hiện hợp đồng, chi phí bán hàng…đều hạch toán trực tiếp trên tài khoản TK 642, sau đó kết chuyển sang TK 911- Xác định kết quả dẫn đến không xác định được giá vốn của R&D hay của một hợp đồng cụ thể, từ đó không đánh giá được chi phí bỏ ra cũng như hiệu quả đạt được, gây khó khăn cho quản trị nội bộ. Công ty không lập quĩ trợ cấp mất việc làm cho người lao động, do đó TK 642 không phản ánh chi phí trợ cấp mất việc làm. Trong điều kiện nền kinh tế thế giới và đất nước bất ổn như hiện nay thì việc làm cho người lao động cũng không được đảm bảo. Thực tế là trong năm vừa qua công ty cũng đã phải cắt giảm bớt nhân viên của mình do khó khăn chung của tình hình tài chính. Kế toán quản trị chỉ báo cáo chi phí theo khoản mục và bộ phận. Do đó sẽ không đánh giá được chính xác tình hình sử dụng chi phí của mỗi phòng ban trong từng bộ phận là tiết kiệm hay lãng phí . Doanh thu được báo cáo theo từng loại sản phẩm và dịch vụ cụ thể, nhưng các chi phí kinh doanh chưa được tập hợp và phân bổ cho từng loại sản phẩm và dịch vụ đó, cho nên không xác định được kết quả tiêu thụ của từng loại để có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh của mỗi sp, dịch vụ. Các khoản hàng bán bị trả lại được theo dõi trên các báo cáo riêng trong hệ thống các báo cáo bán hàng, chưa có báo cáo hay sổ kế toán cung cấp đầy đủ thông tin (bao gồm doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu) về tình hình tiêu thụ của một mặt hàng cụ thể. 3.2. Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST Việc xây dựng một hệ thống kế toán vừa theo đúng qui định của chế độ hiện hành, vừa phù hợp với tình hình tổ chức quản lí và điều kiện, ngành nghề kinh doanh của Công ty là vô cùng quan trọng. Với tình hình cạnh tranh ngày càng khốc liệt, điều kiện thị trường thay đổi không ngừng, đòi hỏi các công ty phải ngày càng hoàn thiện trên mọi mặt, đặc biệt là hệ thống kế toán. Bên cạnh những thành tựu đạt được, công tác kế toán chi phí- doanh thu- xác định kết quả kinh doanh vẫn còn một số tồn tại nhất định. Những tồn tại này ít nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Sau đây em xin đưa ra một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty FAST. 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán Tổ chức những khóa đào tạo, hướng dẫn trình tự, cách ghi Hoá đơn, chứng từ đặc thù của ngành cho những nhân viên bán hàng để tránh tình trạng ghi sai, ghi nhầm hoá đơn. 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản kế toán Để tiện lợi hơn cho công tác kế toán trong việc kiểm tra, theo dõi, phân tích doanh thu theo từng thời kỳ và phục vụ nhu cầu phát triển kinh doanh của từng dịch vụ Công ty nên chi tiết thành TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ theo từng dịch vụ cụ thể. Hiện nay, công ty cung cấp các sản phẩm sau: Các phần mềm kế toán, bao gồm: Fast Business Fast Financial Fast Accounting Fast Human Resource Management Fast Customer Relationship Mgmt Fast Book Dịch vụ bảo trì phần mềm Theo đó, Công ty có thể chi tiết tài khoản doanh thu như sau: TK 51131- doanh thu cung cấp phần mềm TK 51131- FBu : doanh thu cung cấp phần mềm Fast Business TK 51131- FF : doanh thu cung cấp phần mềm Fast Financial TK 51131- FA : doanh thu cung cấp phần mềm Fast Accouting TK 51131- FHRM : doanh thu cung cấp phần mềm Fast HRM TK 51131- FCRM : doanh thu cung cấp phần mềm Fast CRM TK 51131- FB : doanh thu cung cấp phần mềm Fast Book TK 51132- Doanh thu dịch vụ bảo trì Qui định rõ ràng về việc hách toán chi phí thống nhất trong toàn bộ công ty, vừa thực hiện theo đúng qui định hiện hành, vừa đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ. Hách toán chi phí phát sinh theo đúng chức năng của chi phí, vào các tài khoản tương ứng: TK 627- chi phí sản xuất chung, TK 641- chi phí bán hàng, TK 642- chi phí quản lí doanh nghiệp. Mở thêm TK 139- dự phòng phải thu khó đòi, TK004- Nợ khó đòi đã xử lí, để đề phòng thất thoát khi khách hàng không có khả năng trả nợ. Việc tính toán và kế toán tuân thủ theo chuẩn mực 18 (VAS 18). TK 6426- chi phí dự phòng sẽ được sử dụng để hạch toán chi phí nợ phải thu khó đòi. Lập quĩ trợ cấp mất việc làm, bổ sung thêm tài khoản TK 351- Quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm. TK 642 cũng được sử dụng để hạch toán khoản mục chi phí này. Cụ thể như sau: Khi trích lập quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm, ghi: Nợ TK 642 Có TK 351 Khi chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm cho người lao động : Nợ TK 351 Có TK 111,112 Trường hợp quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm không đủ chi trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính, thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lí doanh nghiệp trong kì, khi chi ghi: Nợ TK 642 Có TK 111,112 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán Cùng với việc chi tiết TK 511 theo các sản phẩm, dịch vụ cụ thể, các sổ chi tiết của TK doanh thu cũng phải được mở riêng cho từng loại sản phẩm, dịch vụ. Mở thêm sổ chi tiết doanh thu bán hàng, mở chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ cụ thể. Sổ này sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về doanh thu và các khoản giảm trừ của một dịch vụ cụ thể. Mẫu sổ như sau: Bảng 3.3: Mẫu sổ chi tiết bán hàng. SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG TÊN SẢN PHẨM, DỊCH VỤ: FAST BUSINESS ĐVT: VNĐ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TKĐ.Ứng DOANH THU CÁC KHOẢNTÍNH TRỪ NGÀY SỐ SL ĐG TT THUẾ 531  06/02/2009 HD 0032160 Phải thu hợp đồng cung cấp phần mềm Fast LI081024 (17.483*1.000)- HNHD0093 1311 1 17.483.000 17.483.000  10/02/2009 HD 0032170 Phải thu bổ sung tính năng phần mềm Fast LI081024 ( 17.362*400) 1311 1 6.994.800 6.994.800  11/02/2009 HD 0032185 Phải thu hợp đồng cung cấp phần mềm Fast LI090206 (16977*8250)- HNHD090206R 1311 1 140.060.250 140.060.250 CÔNG: 3 164.538.050 0 0 DOANH THU THUẦN: 164.538.050 3.2.4. Kiến nghị về các báo cáo kế toán Cuối kì, dựa vào sổ chi tiết bán hàng kế toán lập thêm Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng. Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng có thể được lập theo mẫu sau: Bảng 3.4: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng. STT TÊN DỊCH VỤ SỐ LƯỢNG HỢP ĐỒNG DOANH THU THUẦN 1 Fast Accouting 43 124.551.370 2 Fast Business 3 164.538.050 3 Fast Book 1 5.000.000 4 Fast HRM 1 55.868.800 5 Fast Financial 2 231.367.400 6 Fast CRM 1 8.000.000 7 Dịch vụ bảo trì 81 552.726.360 CỘNG: 1.142.051.980 Mỗi sản phẩm, dịch vụ ghi 1 dòng. Số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng là căn cứ đối chiếu với sổ Cái TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( Bên Có). Đối với chi phí dự phòng phải thu khó đòi, kế toán lập bảng theo dõi các khoản phải thu khó đòi, trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo qui định: Số dự phòng cần lập = Số tiền nợ phải thu khó đòi * % nợ có thể bị mất. Mẫu bảng có thể lập như sau: Bảng 3.5: Bảng theo dõi các khoản nợ phải thu khó đòi STT Tên khách hàng Số nợ phải thu Thời gian quá hạn % nợ có thể bị mất Số dự phòng cần lập A B (1) (2) (3) (4)=(1)*(3) 1 2 … Bên cạnh việc xem xét chi phí theo chức năng của chi phí (chi phí sản xuất chung, chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí bán hàng), kế toán của Công ty cần xem xét chi phí trên các góc độ khác như: trong mối quan hệ với việc kiểm soát chi phí (chi phí có thể kiểm soát được và chi phí không thể kiểm soát được), trong mối quan hệ với việc lựa chọn các phương án (chi phí chênh lệch, chi phí chìm, chi phí cơ hội), đặc biệt là cần phân loại và phân bổ chi phí biến đổi và chi phí cố định cho từng loại dịch vụ cụ thể. Theo đó, hệ thống báo cáo quản trị của công ty cần bổ sung thêm các báo cáo về chi phí theo các góc độ khác như trên, nhằm giúp các nhà quản trị đánh giá được chính xác tình hình thực tế để đưa ra những quyết định đúng đắn, lựa chọn được các phương án hiệu quả hay những hợp đồng mang lại lợi nhuận cao nhất. 3.2.5. Các kiến nghị khác Tăng thêm nhân sự cho phòng kế toán, bổ sung nhân viên phụ trách phần sắp xếp, lưu trữ chứng từ được in ra nhằm giảm bớt khối lượng công việc của kế toán trưởng. Ngoài văn phòng FHO chịu trách nhiệm kế toán quản trị toàn công ty, tại mỗi bộ phận nên tổ chức một bộ máy kế toán quản trị riêng bên cạnh bộ máy kế toán tài chính. Bộ máy này sẽ bao gổm: Bộ phận dự toán với nhiệm vụ xây dựng, hoạch định các dự toán ngắn hạn, trung hạn và dài hạn về mọi mặt cho chi nhánh của mình Bộ phận phân tích và đánh giá với nhiệm vụ phân tích, đánh giá, so sánh giữa kết quả đã thực hiện với kế hoạch đề ra, giữa các kỳ với nhau, giữa chỉ tiêu của đơn vị với chỉ tiêu toàn ngành. Phân tích các chi phí phát sinh thành chi phí cố định và chi phí biến đổi cho từng sản phẩm dịch vụ nhằm đánh giá chính xác khả năng sinh lời của mỗi loại dịch vụ… Bộ phận nghiên cứu với nhiệm vụ xây dựng và tiến hành thực hiện các kế hoạch, dự án Khi Việt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế Việt Nam có nhiều biển chuyển đáng kể. Các văn bản pháp lí về kế toán, thuế thường xuyên có sự thay đổi để phù hợp với tình hình mới. Do đó, Công ty nên thường xuyên tổ chức đào tạo các lớp tập huấn nhằm bổ sung kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ kế toán cho nhân viên kế toán của Công ty. KẾT LUẬN Qua bản chuyên đề này có thể thấy rằng, mặc dù kinh doanh trong lĩnh vực phần mềm là lĩnh vực cạnh tranh cao cả về khoa học công nghệ lẫn phương thức kinh doanh, Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST là đơn vị hoạt động kinh doanh có hiệu quả, có động thái phát triển tốt và khá ổn định. Bộ máy kế toán của công ty, trong đó có kế toán chi phí- doanh thu- xác định kết quả tiêu thụ được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho Ban giám đốc, đáp ứng nhu cầu thông tin cung cấp cho các đối tượng bên ngoài cũng như cho quản trị nội bộ. Tuy nhiên bên cạnh đó kế toán chi phí- doanh thu- xác định kết quả kinh doanh vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục. Với đội ngũ cán bộ năng động, sáng tạo, sẵn sàng tiếp nhận và làm chủ công nghệ mới, đưa ra những chiến lược lâu dài, kế hoạch phát triển trong từng thời kì, chắc chắn Công ty sẽ còn phát triển bền vững hơn nữa. Đó sẽ là kết quả của những gì công ty đã và đang tạo dựng từ khi được thành lập cho đến nay với cơ sở hiện có (cơ sở vật chất hiện đại, nguồn tài chính ổn định, lành mạnh và trình độ năng lực chuyên môn của nhân viên cao). MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức các bộ phận, phòng ban chức năng 5 Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức của văn phòng Hà Nội 8 Sơ đồ 1.3: Qui trình sản xuất kinh doanh của công ty 12 Sơ đồ 1.4: Tổ chức bộ máy phòng kế toán FHN. 14 Sơ đồ 1.5:Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty 18 Sơ đồ 2.1 : Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán. 25 Sơ đồ 2.2 : Qui trình kế toán chi phí sản xuất chung. 31 Sơ đồ 2.3: Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng 34 Sơ đồ 2.4: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lí doanh nghiệp. 40 Sơ đồ 2.5: Hạch toán tổng hợp chi phí tài chính. 44 Sơ đồ 2.6: Hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 47 Sơ đồ 2.7: Qui trình ghi sổ nghiệp vụ bán hàng. 51 Sơ đồ 2.8: Hạch toán tổng hợp tài khoản 9111 56 Sơ đồ 2.9: Sơ đồ hạch toán tài khoản 9119 57 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong những năm gần đây 4 Bảng 1.2: Các bước thực hiện một dự án/hợp đồng lớn 13 Bảng 1.3: Hệ thống chứng từ của Công ty 15 Bảng 1.4: Các bảng kê chứng từ 16 Bảng 2.1: Sổ chi tiết tài khoản 632. 27 Bảng 2.2: Sổ cái TK 632 28 Bảng 2.3: Sổ tổng hợp chữ T của TK 632 28 Bảng 2.4: Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng 36 Bảng 2.5: Sổ cái của tài khoản 641 37 Bảng 2.6: Sổ chi tiết tài khoản 642 42 Bảng 2.7: Sổ cái của tài khoản 642 43 Bảng 2.8: Sổ chi tiết tài khoản 635 45 Bảng 2.9: Sổ Nhật kí bán hàng 50 Bảng 2.10 : Sổ chi tiết TK 51239FSG 51 Bảng 2.11: Sổ chi tiết tài khoản 531- hàng bán bị trả lại 55 Bảng 2.12: Sổ chi tiết tài khoản xác định kết quả. 58 Bảng 3.1: Báo cáo nhanh hàng tuần. 65 Bảng 3.2: Báo cáo nhanh hàng tháng 66 Bảng 3.3: Mẫu sổ chi tiết bán hàng. 72 Bảng 3.4: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng. 73 Bảng 3.5: Bảng theo dõi các khoản nợ phải thu khó đòi 73