Chuyên đề Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo

g bán Sản phẩm: Màn hình Samtron 17” Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có …. …. …. … … 0047101 3/10 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang - Màn hình Samtron 17” 156 10.800.000 0047109 7/10 Cty tin học Tuấn Thành 156 6.750.000 ….. .... ….. …. …. ….. 0047173 30/12 Cty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh 156 5.400.000 ….. PKT 27 31/12 Kết chuyển xác định kết quả quý IV/2008 911 29.700.000 Cộng phát sinh 29.700.000 29.700.000 Ngày 31 tháng12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu 2.4: Sổ chi tiết tài khoản 632 (tổng hợp) Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 0047100 1/10 Cty HAL Việt Nam 156 16.792.480 - Asean Desktop Pentium 4 0047101 3/10 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang - Màn hình Samtron 17” 156 10.800.000 ….. …. …. … … ….. PNK 211 6/11 Hàng bán bị trả lại 156 2.056.000 ….. …. …. … … ….. 0047189 31/12 Cty kỹ thuật SIGMA - Nec Projector VT950G 156 26.210.520 PKT 027 31/12 Kết chuyển xác định kết quả quý IV/2008 911 8.950.000.256 Cộng phát sinh 8.952.056.256 8.952.056.256 Ngày 31 tháng12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu 2.5: Nhật ký chung Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ NHẬT KÍ CHUNG Từ ngày 1/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có …. …. …. … … …. Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang - Giá vốn hàng bán 632 10.800.000 0047101 3/10 - Hàng hóa 156 10.800.000 - Phải thu khách hàng 131 12.824.000 - Doanh thu bán hàng 511 12.824.000 - Phải thu khách hàng 131 641.200 - Thuế GTGT đầu ra 3331 641.200 .... .... .... ... .... …. PC 230 10/10 Thanh toán công nợ cho Cty Trần Anh Phải trả người bán 331 19.127.000 Tiền mặt VND 111 19.127.000 PT 105 11/10 Cửa hàng vi tính Sơn Hải trả tiền hàng Tiền mặt VND 111 6.336.000 Phải thu khách hàng 131 6.336.000 …. …. …. …. …. …. 0047189 31/12 Cty CP Kỹ thuật SIGMA - Giá vốn hàng bán 632 26.210.520 - Hàng hóa 156 26.210.520 - Phải thu khách hàng 131 33.114.500 - Doanh thu bán hàng 511 33.114.500 - Phải thu khách hàng 131 1.655.725 - Thuế GTGT đầu ra 3331 1.655.725 ……. …. ……. …. ….. … Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) Cuối kì, số liệu trên Nhật kí chung được chuyển vào Sổ cái Tài khoản 632 Mẫu 2.6: Sổ cái tài khoản 632 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ CÁI Tài khoản: 632 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu kì: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 0047100 1/10 Cty HAL Việt Nam 156 16.792.480 0047101 3/10 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang 156 10.800.000 …. … … ….. 0047111 1/11 Công ty máy tính Vĩnh Xuân 156 97.027.345 …. …. …. …. …. … 0047189 31/12 Cty kỹ thuật SIGMA 156 26.210.520 PKT 027 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 8.950.000.256 Cộng số phát sinh ….. …… Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hoạt động bán hàng là một hoạt động thường xuyên và rất quan trọng trong Công ty. Do đó chi phí bán hàng cũng là chi phí phát sinh thường xuyên trong Công ty. Mặc dù không chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí như Giá vốn hàng bán nhưng Chi phí bán hàng gồm nhiều khoản mục chi phí và có vai trò duy trì hoạt động của bộ phận bán hàng do đó cũng cần được hạch toán và theo dõi thường xuyên. Công ty là một doanh nghiệp nhỏ và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 48/2006-QĐ-BTC do đó kế toán sử dụng TK 6421- Chi phí bán hàng để hạch toán. Tài khoản này cũng được mở chi tiết thành thành các tài khoản cấp 3 để theo dõi từng khoản mục chi phí khác nhau: - TK 64211: Chi phí nhân viên bán hàng. - TK 64212: Chi phí vật liệu bao bì. - TK 64213: Chi phí dụng cụ đồ dùng. - TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 64215: Chi phí bảo hành. - TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 64218: Chi phí bằng tiền khác. Việc mở chi tiết tài khoản này giúp cho Công ty dễ dàng theo dõi các khoản chi phí từ đó sẽ có biện pháp điều chỉnh các chi phí phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đặc điểm của Chi phí bán hàng bao gồm nhiều khoản mục nên các chứng từ dùng hạch toán cũng rất đa dạng gồm: - Phiếu chi tiền mặt. - Hoá đơn dịch vụ. - Giấy báo Nợ của ngân hàng. - Bảng tính và thanh toán tiền lương, thưởng của nhân viên bán hàng. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Phiếu bảo hành… Ví dụ: Ngày 01/11/2008 Công ty thanh toán tiền Xăng A92 tháng 11 cho Công ty TNHH Dịch vụ nhà ở và Khu đô thị. Tiền xăng này dùng cho việc vận chuyển của các nhân viên bán hàng theo Hoá đơn số 0062847 với số tiền là: - Xăng A92: 490.909 - Thuế GTGT 10%: 49.090 - Phí xăng dầu: 30.000 Tổng tiền thanh toán là: 570.000 Kế toán lập Phiếu chi tiền mặt theo mẫu sau. Mẫu 2.7: Phiếu chi tiền mặt Đơn vị: Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Phiếu chi Số: 301 Ngày 01/11/2008 Nợ: 6421 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Công ty TNHH Dịch vụ nhà ở và Khu đô thị Địa chỉ: Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội Lý do chi: Thanh toán tiền xăng A92 và phí xăng dầu. Số tiền: 570.000 Viết bằng chữ: Năm trăm bẩy mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo Hoá đơn GTGT số 0062847. Ngày 01 tháng 11 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu ( Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Kế toán ghi vào nhật kí chung như sau: Mẫu 2.8: Nhật ký chung Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và SỔ NHẬT KÍ CHUNG Thương mại Hà Bảo Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có …. …. …. … … …. Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang - Giá vốn hàng bán 632 10.800.000 0047101 3/10 - Hàng hóa 156 10.800.000 - Phải thu khách hàng 131 12.824.000 - Doanh thu bán hàng 511 12.824.000 - Phải thu khách hàng 131 641.200 - Thuế GTGT đầu ra 3331 641.200 .... .... .... ... .... …. PC 301 1/11 Thanh toán tiền xăng Chi phí bán hàng 6421 520.909 Tiền mặt VND 111 520.909 Thuế VAT đầu vào 1331 49.090 Tiền mặt VND 111 49.090 …. ….. ….. …. …. ….. Cộng chuyển trang sau Mẫu 2.9: Sổ cái Tài khoản 6421 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ CÁI Tài khoản: 6421 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu kì: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. …… ….. …. …. …… 300 31/10 Chi phí đồ dùng 111 1.540.000 301 01/11 Thanh toán tiền Xăng 111 520.909 …. … … ….. 356 30/11 Thanh toán lương nhân viên bán hàng tháng 11 111 17.500.000 357 3/12 Cước điện thoại bộ phận bán hàng 111 2.450.000 …. …. …. …. …. … PKT 029 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 560.260.000 Cộng số phát sinh 560.260.000 560.260.000 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Cũng giống như chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 1 tỷ trọng nhỏ hơn nhiều so với Giá vốn hàng bán trong tổng chi phí nhưng đây là một khoản mục chi phí quan trọng trong doanh nghiệp góp phần duy trì hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm nhiều khoản mục phí như: lương và phụ cấp cho nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động quản lý, dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác như điện thoại, nước, điện, đồ dùng văn phòng… Công ty sử dụng tài khoản 6422- chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán và tài khoản này cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau: - TK 64221: Chi phí nhân viên quản lý. - TK 64222: Chi phí vật liệu quản lý. - TK 64223: Chi phí đồ dùng văn phòng. - TK 64224: Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 64225: Thuế, phí, lệ phí. - TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 64228: Chi phí bằng tiền khác. Ví dụ: Ngày 15/10/2008 Công ty chi tiền mặt mua mực cho máy in dùng cho văn phòng. Kế toán lập phiếu chi số 235 theo số tiền trên hoá đơn: Tiền mực: 972.381 Thuế GTGT 10%: 97.238 Tổng tiền: 1.069.619 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT của Công ty máy tính Vĩnh Xuân và Phiếu chi tiền mặt số 235 trên kế toán ghi vào Nhật ký chung, cuối kì số liệu chuyển lên Sổ cái tài khoản 6422. Mẫu 2.10: Phiếu chi Đơn vị: Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Phiếu chi Số: 235 Ngày 15/10/2008 Nợ: 6422 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Công ty máy tính Vĩnh Xuân Địa chỉ: 39 Trần Quốc Toản – Hà Nội Lý do chi: Thanh toán tiền mua mực cho máy in. Số tiền: 1.069.619 Viết bằng chữ: Một triệu không trăm sáu mươi chín nghìn sáu trăm mười chín đồng. Ngày 15 tháng 10 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu ( Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Kế toán ghi vào nhật kí chung như sau: Mẫu 2.11: Nhật ký chung Công ty TNHH Tư vấn công nghệ SỔ NHẬT KÍ CHUNG Và Thương mại Hà Bảo Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. …… ….. …… ….. …… PC 230 10/10 Thanh toán công nợ cho Cty Trần Anh Phải trả người bán 331 19.127.000 Tiền mặt VND 111 19.127.000 PT 105 11/10 Cửa hàng vi tính Sơn Hải trả tiền hàng Tiền mặt VND 111 6.336.000 Phải thu khách hàng 131 6.336.000 …. …. …. …. …. ….. PC 235 15/10 Thanh toán tiền mực máy in Chi phí quản lý DN 6422 972.381 Tiền mặt 111 972.381 Thuế VAT đầu vào 1331 97.238 Tiền mặt 111 97.238 … …. …. … …. …. Cộng chuyển trang sau Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) Từ số liệu trên kế toán vào sổ cái tài khoản 6422 Mẫu 2.12: Sổ cái tài khoản 6422 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ SỔ CÁI và Thương mại Hà Bảo Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Tài khoản: 6422 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. …… ….. …. …. …… 235 15/10 Thanh toán tiền mực máy in 111 972.381 236 16/10 Thanh toán tiền điện văn phòng tháng 9 111 1.230.000 …. …. …. …. …. … PKT 030 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 408.802.190 Cộng số phát sinh 408.802.190 408.802.190 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.4. Kế toán chi phí tài chính tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Chi phí tài chính của Công ty chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng chi phí, chi phí tài chính chủ yếu bao gồm: phí giao dịch với ngân hàng, chi phí lãi vay, chiết khấu thanh toán với khách hàng, lỗ do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ…Trong các khoản chi phí này thì chiết khấu thanh toán là một chính sách của Công ty nhằm khuyến khích các khách hàng thanh toán nhanh. Tuỳ vào thời gian thanh toán trước hạn và giá trị của khoản nợ mà khách hàng được hưởng các mức chiết khấu khác nhau. Khoản chiết khấu này Công ty có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc bù trừ vào khoản phải trả của khách hàng. Ví dụ: Ngày 8/11/2008 Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Đại Phong thanh toán Hợp đồng mua thiết bị mạng số 1108/HĐMB-HB-ĐP trước thời hạn thanh toán ghi trong hợp đồng. Tổng giá trị hợp đồng là 103.500.000 Công ty được hưởng chiết khấu thanh toán 1% là: 1.035.000. Số tiền chiết khấu này Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt theo Phiếu chi số 315. Kế toán phản ánh nghiệp vụ này vào Nhật ký chung và cuối kỳ số liệu được chuyển vào Sổ cái tài khoản 635. Mẫu 2.13: Sổ cái tài khoản 635 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ SỔ CÁI và Thương mại Hà Bảo Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Tài khoản: 635 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. …… ….. …. …. …… 315 8/11 Chiết khấu thanh toán cho Cty Đại Phong 111 1.035.000 320 11/11 Chiết khấu thanh toán cho Cty Hùng Anh 111 2.345.600 345 22/11 Chiết khấu thanh toán cho Cty CP Zamil 111 1.230.000 …. …. ….. …. …. …. PKT 028 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 6.050.230 Cộng số phát sinh 6.050.230 6.050.230 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.3. Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo 2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là khoản doanh thu chủ yếu của Công ty, các doanh thu khác chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu. Do đó kế toán doanh thu bán hàng là một hoạt động rất quan trọng. Để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng bán hàng. - Hoá đơn GTGT. - Biên bản giao nhận hàng hoá. - Bảng kê hoá đơn bán hàng. Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó Công ty sử dụng Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT - 3LL theo quy định của Bộ Tài Chính. Hoá đơn này được lập thành 3 liên: - Một liên lưu tại quyển. - Một liên giao cho khách hàng. - Một liên lưu hành nội bộ dùng để ghi sổ kế toán. Để theo dõi doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các sổ sách kế toán sau: Nhật ký chung. Sổ cái Tài khoản 511. Sổ chi tiết bán hàng (mở chi tiết cho từng sản phẩm). Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng. Ví dụ: Căn cứ Hợp đồng kinh tế kí ngày 1/10/2008 và Phiếu xuất kho xuất bán cho Công ty Cổ phần truyền thông đa phương tiện Tân Quang ngày 3/10/2008 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo viết Hoá đơn bán hàng theo mẫu sau: Mẫu 2.14: Hoá đơn GTGT: Hoá đơn GTGT Liên 1(lưu tại quyển) Ngày 03/10/2008 Mẫu số: 01GTKT- 3LL Ký hiệu: BK/ 2008B Số: 0047101 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Địa chỉ: Phòng E9, Toà nhà 96, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội Điện thoại: 04.36649386 Mã số thuế: 0101365254 Họ tên người mua hàng: Công ty Cổ phần truyền thông đa phương tiện Tân Quang Địa chỉ: Số 63, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 04.37151566 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 0100516045 Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơnvị tính Số lượng Đơn giá Thành tìên A B C 1 2 3=1x2 1 Màn hình Samtron 17” Chiếc 8 1.603.000 12.824.000 Cộng tiền hàng: 12.824.000 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT: 641.200 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.465.200 Số viết bằng chữ: Mười ba triệu bốn trăm sáu mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng ( kí, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (kí, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu 2.15: Bảng kê hoá đơn bán hàng BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải Mã kho Mã NX Số lượng Giá bán Doanh thu Ngày Số 01/10 0047100 Công ty HAL Việt Nam -Asean Desktop Pentium 4 17” CRT Monitor KCT 1311 4 6.481.031 25.924.124 Tiền hàng: 25.924.124 Thuế GTGT: 1.296.206 Tổng cộng: 27.220.330 03/10 0047101 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang - Màn hình Samtron 17” KCT 1311 8 1.603.000 12.824.000 Tiền hàng: 12.824.000 Thuế GTGT: 641.200 Tổng cộng: 13.465.200 ……. ……. ….. …… …. …… …… 31/12 0047189 Cty CP Kỹ thuật SIGMA - Nec Projector VT950G KCT 1311 2 16.557.250 33.114.500 Tiền hàng: 33.114.500 Thuế GTGT: 1.655.725 Tổng cộng: 34.770.225 Tổng tiền hàng: 10.150.780.250 Thuế GTGT: 507.539.013 Tổng cộng: 10.658.319.263 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên)  Căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hoá đơn bán hàng kế toán ghi Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng. Sổ này mở chi tiết theo dõi tình hình tiêu thụ của từng sản phẩm. Ví dụ căn cứ vào hoá đơn số 0047101 ngày 3/10/2008 đã lập ở trên kế toán ghi vào sổ chi tiết Doanh thu bán hàng như sau: Mẫu 2.16: Sổ chi tiết bán hàng Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Sổ chi tiết bán hàng Tên sản phẩm: Màn hình Samtron 17” Quý IV/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tìên …. …. …. …. …. …. …. 0047101 03/10 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang 111 8 1.603.000 12.824.000 0047109 07/10 Cty tin học Tuấn Thành 111 5 1.603.000 8.015.000 ... . .. ... .... ... .... .... 0047173 30/12 Cty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh 111 4 1.603.000 6.412.000 Cộng số phát sinh 22 1.603.000 35.266.000 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Cuối kì căn cứ vào các sổ chi tiết Doanh thu bán hàng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng. Ví dụ số liệu Quý IV/2008 của Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo như sau: Mẫu 2.17: Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng Quý IV năm 2008 Stt Tên sản phẩm tiêu thụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Nec Projector VT950G Chiếc 13 16.557.250 215.244.250 2 IBM Thinkpad Notebook Chiếc 10 21.835.435 218.354.350 3 Samsung LCD Monitor 17” Chiếc 24 3.095.842 74.300.208 4 Màn hình Samtron 17” Chiếc 22 1.603.000 35.266.000 5 HP Server ML110 Chiếc 9 25.423.650 228.812.850 … ….. … … … … Tổng cộng 10.148.257.536 Hạch toán tổng hợp: Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào Nhật kí chung: Trích Nhật kí chung Công ty Quý IV năm 2008 Mẫu 2.18: Nhật ký chung Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. ….. …… …. ….. ….. 0047101 3/10 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang - Giá vốn hàng bán - Hàng hóa - Phải thu khách hàng - Doanh thu bán hàng - Phải thu khách hàng - Thuế GTGT đầu ra 632 156 131 511 131 3331 10.800.000 12.824.000 641.200 10.800.000 12.824.000 641.200 ….. ….. ….. ….. ….. … PC 301 1/11 Thanh toán tiền xăng Chi phí bán hàng 6421 520.909 Tiền mặt VND 111 520.909 Thuế VAT đầu vào 1331 49.090 Tiền mặt VND 111 49.090 …. …. …. …. …. …. 0047189 31/12 Cty CP Kỹ thuật SIGMA - Giá vốn hàng bán 632 26.210.520 - Hàng hóa 156 26.210.520 - Phải thu khách hàng 131 33.114.500 - Doanh thu bán hàng 511 33.114.500 - Phải thu khách hàng 131 1.655.725 - Thuế GTGT đầu ra 3331 1.655.725 ……. …. ……. …. ….. … Cộng chuyển trang sau Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu 2.19: Sổ cái Tài khoản 511 Sau đó từ nhật kí chung kế toán ghi vào sổ cái TK 511: Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ CÁI Tài khoản: 511 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 0047100 01/10 Công ty HAL Việt Nam 111 25.924.124 0047101 03/10 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang 111 12.824.000 ………. …. ……. ….. ……… ….. 0047189 31/12 Công ty CP kỹ thuật SIGMA 111 33.114.500 PKT 024 31/12 Kết chuyển DT hàng bán bị trả lại 5212 2.522.714 PKT 025 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 10.148.257.536 Cộng số phát sinh 10.150.780.250 10.150.780.250 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.3.2. Kế toán doanh thu tài chính Doanh thu hoạt động tài chính chiếm một tỷ lệ nhỏ so với tổng doanh thu của Công ty. Doanh thu hoạt động tài chính của Công ty chủ yếu gồm các khoản: Lãi tiền gửi, tiền vay, chiết khấu thanh toán được hưởng. Công ty sử dụng tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính để hạch toán. Ví dụ: Ngày 11/11/2008 Công ty thanh toán trước hạn cho Công ty TNHH truyền thông và tiếp thị Trần Anh và được hưởng chiết khấu số tiền là 1.632.000 đồng. Số tiền này được Công ty Trần Anh thanh toán bằng tiền mặt theo Phiếu thu số 312. Kế toán ghi vào Nhật kí chung cuối kì số liệu được chuyển vào Sổ cái tài khoản 515. Mẫu 2.20: Sổ cái tài khoản 515 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ CÁI Tài khoản: 515 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. …… ….. …. …. 312 11/11 Cty truyền thông và tiếp thị Trần Anh 111 1.632.000 378 28/11 Cty TNHH Thương mại và dịch vụ kỹ thuật CSC 111 1.050.000 …. … …. … …. …. 390 05/12 Cty cổ phần Minh Chính 111 923.000 ......... .......... PKT 026 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 8.356.000 Cộng số phát sinh 8.356.000 8.356.000 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Hiện nay Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo chưa thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng. Khoản giảm trừ doanh thu của Công ty chỉ bao gồm hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. Tuy nhiên các khoản giảm trừ doanh thu này chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu của Công ty vì trước khi kí kết hợp đồng và giao hàng hai bên đã có sự kiểm tra chất lượng và quy cách hàng hoá theo đúng yêu cầu của bên mua. 2.4.1. Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại là số hàng đã coi là tiêu thụ, chuyển giao quyền sở hữu, được người mua chấp nhận, nhưng bị người mua từ chối trả lại cho người bán do không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết như không phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách, không đúng chủng loại. Kế toán sử dụng các chứng từ và sổ sách sau: Sổ cái khoản 5212. Phiếu nhập kho hàng bị trả lại. Hoá đơn hàng bán bị trả lại. Trong quý IV năm 2008 tại Công ty có 1 trường hợp hàng bán bị trả lại 1 phần do không đúng tiêu chuẩn. Ngày 5/11 Công ty xuất bán cho Công ty Cổ phần Thương mại kĩ thuật Sông Hồng một số thiết bị mạng, đã viết hoá đơn GTGT. Tuy nhiên trong đó một số thiết bị không đúng chủng loại nên ngày 6/11 Công ty Sông Hồng thông báo trả lại những thiết bị không phù hợp này. Ngày 6/11Công ty Sông Hồng trả lại số hàng cùng và công ty này cũng xuất 1 hoá đơn GTGT tương ứng với trị giá số hàng hoá bị trả lại này. Theo hoá đơn số 11572 này trị giá hàng hoá bị trả lại như sau: Stt Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Patch Panel 24 port 2 525.000 1.050.000 2 Speed ADSL modem 1 547.714 547.714 3 Surecom Access Point 1 925.000 925.000 Tổng 4 2.522.714 VAT (10%) 252.271 Tổng tiền 2.774.985 Công ty tiến hành nhập kho số hàng này theo phiếu nhập kho số 211: Mẫu 2.21: Phiếu Nhập kho Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Phiếu nhập kho Ngày 06/11/2008 Nợ: TK 156 Số: 211 Có: TK632 Họ tên người giao: Công ty Cổ phần TMKT Sông Hồng. Địa chỉ: Nhập tại kho: kho Công ty Số TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Patch Panel 24 port PP24 Chiếc 2 2 420.000 840.000 2 Speed ADSL modem ADSL Chiếc 1 1 395.000 395.000 3 Surecom Access Point SAP Chiếc 1 1 821.000 821.000 Tổng 4 4 2.056.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu không trăm năm mươi sáu nghìn đồng. Ngày 06 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên) Kế toán ghi nhật kí chung nghiệp vụ này như sau Mấu 2.22: Nhật kí chung Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và SỔ NHẬT KÍ CHUNG Thương mại Hà Bảo Năm: 2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. ….. ….. ….. ….. … PT 105 11/10 Cửa hàng vi tính Sơn Hải trả tiền hàng Tiền mặt VND 111 6.336.000 Phải thu khách hàng 131 6.336.000 …. …. …. …. …. …. 11572 06/11 Cty TMKT Sông Hồng Hàng bán bị trả lại 5212 2.522.714 Phải thu khách hàng 131 2.522.714 Thuế VAT đầu ra 3331 252.271 Phải thu khách hàng 131 252.271 Hàng hóa 156 2.056.000 Giá vốn hàng bán 632 2.056.000 ……. …. ……. …. ….. … Từ nhật kí chung kế toán ghi Sổ cái TK 5212 Mẫu 2.23: Sổ cái tài khoản 5212 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ SỔ CÁI Và Thương mại Hà Bảo Năm: 2008 Tài khoản: 5212 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. …… ….. …. …. …… 11572 06/11 Cty Sông Hồng trả lại hàng bán 131 2.522.714 PKT 024 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 511 2.522.714 Cộng số phát sinh 2.522.714 2.522.714 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.4.2. Giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ doanh thu khi hàng đã bán nhưng chất lượng không tốt Công ty sẽ giảm giá cho khách hàng. Kế toán sử dụng tài khoản 5213 để hạch toán. Các sổ kế toán sử dụng: Nhật kí chung. Sổ cái tài khoản 5213. Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán kế toán căn cứ vào chứng từ ghi vào Nhật ký chung, số liệu được chuyển đến sổ cái tài khoản 5213 và cuối kỳ số liệu này được kết chuyển vào tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần trong kỳ. Tuy nhiên trong quý IV năm 2008 Công ty không xảy ra trường hợp nào giảm giá hàng bán. 2.5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Đó là cơ sở đánh giá những thành tựu và yếu kém trong một kì hoạt động kinh doanh. Đồng thời cũng là cơ sở để lập ra các báo cáo kế toán, báo cáo thuế phục vụ quản lý và các đối tượng quan tâm như: ngân hàng, các đối tác, cơ quan thuế…Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và kết quả của các hoạt động khác. Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo là doanh nghiệp kinh doanh thương mại hoạt động bán hàng là chủ yếu nên kết quả hoạt động bán hàng đóng góp phần lớn vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để hạch toán. Do sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting nên việc kết chuyển số liệu và xác định kết quả của Công ty đã giảm bớt và đơn giản rất nhiều. Cuối kì hoạt động kinh doanh kế toán căn cứ vào số liệu trên các tài khoản doanh thu và chi phí để thực hiện các bút toán kết chuyển bao gồm: Kết chuyển các tài khoản doanh thu. Kết chuyển các tài khoản chi phí. Kết chuyển lãi (lỗ). Đồng thời các số liệu này cũng được tổng hợp lên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Kế toán sử dụng các chứng từ và sổ kế toán sau: - Phiếu kế toán (do phần mềm kế toán lập). - Sổ Nhật ký chung. - Sổ Cái tài khoản 911. Mẫu 2.24: Sổ Nhật ký chung. Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và SỔ NHẬT KÍ CHUNG Thương mại Hà Bảo Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có PKT 025 31/12 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Xác định kết quả 511 911 10.148.257.536 10.148.257.536 PKT 026 31/12 Doanh thu tài chính Xác định kết quả 515 911 8.356.000 8.356.000 PKT 027 31/12 Xác định kết quả Giá vốn hàng bán 911 632 8.950.000.256 8.950.000.256 PKT 028 31/12 Xác định kết quả Chi phí tài chính 911 635 6.050.230 6.050.230 PKT 029 31/12 Xác định kết quả Chi phí bán hàng 911 6421 560.260.000 560.260.000 PKT 030 31/12 Xác định kết quả Chi phí quản lý DN 911 6422 408.802.190 408.802.190 PKT 031 31/12 Xác định kết quả Lợi nhuận 911 421 231.500.860 231.500.860 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu 2.25: Sổ cái tài khoản 911 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và SỔ CÁI Thương mại Hà Bảo Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Tài khoản: 911 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có PKT 025 31/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 511 10.148.257.536 PKT 026 31/12 Kết chuyển doanh thu tài chính 515 8.356.000 PKT 027 31/12 Kết chuyển giá vốn 632 8.950.000.256 PKT 028 31/12 Kết chuyển chi phí tài chính 635 6.050.230 PKT 029 31/12 Kết chuyển CP bán hàng 6421 560.260.000 PKT 030 31/12 Kết chuyển CP quản lý DN 6422 408.802.190 PKT 031 31/12 Kết chuyển lợi nhuận 421 231.500.860 Cộng số phát sinh 10.156.613.536 10.156.613.536 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) Mẫu 2.26: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Đơn vị tính: VND STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10.150.780.250 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 2.522.714 3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10.148.257.536 4 Giá vốn hàng bán 8.950.000.256 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.198.257.280 6 Doanh thu hoạt động tài chính 8.356.000 7 Chi phí tài chính 6.050.230 8 Chi phí bán hàng 560.260.000 8 Chi phí quản lý kinh doanh 408.802.190 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 231.500.860 10 Thu nhập khác 0 11 Chi phí khác 0 12 Lợi nhuận khác 0 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 231.500.860 14 Thuế thu nhập doanh nghiệp 64.820.241 15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 166.680.619 Người lập biểu ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên) Chương 3: Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo. 3.1.1. Những ưu điểm Trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay các công ty đều phải cạnh tranh với nhau để khẳng định được vị trí của mình. Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin thì sự cạnh tranh càng gay gắt hơn. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế khó khăn ấy Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo vẫn đứng vững và ngày càng chứng tỏ được chiến lược phát triển đúng đắn của mình. Đạt được kết quả ấy có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán trong công ty giúp công ty tồn tại và phát triển trong môi trường đầy cạnh tranh và biến động. Qua thời gian thực tập vừa qua tại Công ty em đã được tìm hiểu hệ thống kế toán của Công ty và làm quen với công việc kế toán. Em thấy tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo tương đối tốt, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. - Về tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán gồm 6 người được phân công phụ trách các phần hành kế toán riêng đảm bảo sự chuyên môn hoá nhưng vẫn có sự phối hợp chặt chẽ. Thủ quỹ và kế toán tiền mặt được tách riêng do đó tách biệt được chức năng ghi sổ tiền mặt và chức năng bảo quản, lưu trữ tiền mặt. Các kế toán của công ty đều rất trẻ, nhiệt tình năng động, tốt nghiệp Cao đẳng và Đại học chuyên nghành kế toán do đó am hiểu chế độ kế toán và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán nên thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhanh chóng và chính xác. + Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING và phần mềm quản lý HBE nên công việc của kế toán thuận lợi và dễ dàng hơn đặc biệt là hệ thống báo cáo chính xác hơn và các thông tin, dữ liệu kế toán được lưu trữ trên phần mềm rất tiện lợi cho việc tra cứu số liệu và in các báo cáo. + Bộ máy kế toán được phân công công việc hợp lý rõ ràng phù hợp với chức năng của từng nhân viên kế toán. Giữa các nhân viên kế toán thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và phản ánh theo dõi kịp thời tình hình các hoạt động của Công ty. - Về hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006-QĐ-BTC. Đây là hệ thống tài khoản giành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên rất phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Mặt khác công ty còn chi tiết các tài khoản này thành các tiểu khoản phù hợp với yêu cầu quản lý riêng từng đối tượng như: tài sản cố định, hàng tồn kho, khách hàng, ngân hàng… - Về hệ thống chứng từ của công ty: Các chứng từ sử dụng phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Mẫu chứng từ thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. Các thông tin bắt buộc trên chứng từ đều được ghi chép đầy đủ, có đủ chữ ký và con dấu của những người liên quan. + Các chứng từ trong Công ty được luân chuyển theo trình tự nhất định đảm bảo việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng, thuận tiện. Sau khi chứng từ đã được dùng để hạch toán thì đều được lưu trữ, bảo quản theo đúng quy định và được phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian. Đồng thời các chứng từ đều được Scan hình ảnh và lưu trong phần mềm quản lý HBE do đó khi cần tra cứu thông tin về chứng từ kế toán chỉ cần tra cứu trên phần mềm nên rất dễ dàng, thuận tiện và tránh làm hỏng, mất mát chứng từ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn và theo dõi được chính xác quá trình nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá. - Về hệ thống sổ sách kế toán: + Sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung đây là 1 hình thức kế toán đơn giản, mẫu sổ dễ thiết kế và ghi chép. Đặc biệt Công ty thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng kế toán máy thì hình thức này rất phù hợp. + Ngoài các loại sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung kế toán còn phản ánh các nghiệp vụ vào các sổ, thẻ chi tiết, các bảng tổng hợp chi tiết giúp cho việc quản lý chi tiết các đối tượng. + Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên trong kì các nghiệp vụ được hạch toán vào phần mềm và số liệu được tự động chuyển sang các sổ kế toán do đó đảm bảo sự chính xác của số liệu. Cuối năm tài chính Công ty in các sổ này đóng thành quyển và được lưu trữ bảo quản cẩn thận cùng với các chứng từ kế toán. Về hệ thống báo cáo: + Báo cáo tài chính gồm: Cuối năm tài chính Công ty lập bộ báo cáo tài chính gồm: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các quý và cả năm, Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp và các biểu mẫu, phụ lục kèm theo. Hàng tháng Công ty lập Báo cáo VAT tháng nộp cho cơ quan thuế. Các báo cáo này đều được lập theo đúng mẫu và chế độ kế toán giành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. + Báo cáo quản trị: Để phục vụ yêu cầu quản lý kế toán còn lập các báo cáo quản trị để giúp cho việc ra các quyết định như: Báo cáo tình hình sử dụng vốn, chi phí, báo cáo tình trạng TSCĐ và công cụ dụng cụ…Tuy nhiên các báo cáo quản trị chưa được lập thường xuyên và còn sơ sài về nội dung. Việc thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước của Công ty cũng rất tốt. Công ty luôn chấp hành các quy định của chế độ kế toán, luật thuế và Luật doanh nghiệp có liên quan, các khoản thuế của Công ty như thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế Giá trị gia tăng, thuế Môn bài… đều được thực hiện đầy đủ. 3.1.2. Những tồn tại, nguyên nhân Mặc dù bộ phận kế toán của Công ty luôn cố gắng trau dồi kiến thức và kinh nghiệm nghề nghiệp nhưng do đặc điểm công việc kế toán vốn phức tạp và luôn yêu cầu độ chính xác cao nên hệ thống kế toán của Công ty không tránh khỏi những hạn chế cần hoàn thiện để thực hiện tốt hơn nữa vai trò quan trọng của hệ thống kế toán trong công ty. - Về kế toán chi phí: Một số chi phí của Công ty hạch toán chưa đúng như chi phí của một số thiết bị tủ lạnh, điện thoại… không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng vẫn được hạch toán vào chi phí trong kì. Khoản phải trả cho người lao động: 1 số khoản thưởng phải trích từ quỹ khen thưởng của Công ty lại được tính vào chi phí, các khoản chi phí trả trước chưa được phân bổ đúng kì. Việc hạch toán chi phí như vậy làm tăng chi phí phát sinh trong kì và giảm lợi nhuận kế toán trước thuế. Nguyên nhân chủ yếu của việc hạch toán sai các khoản chi phí này là do kế toán viên còn chưa có kinh nghiệm và chưa tìm hiểu kĩ về các quy định hạch toán chi phí có liên quan. - Hệ thống sổ sách: Kế toán của công ty chủ yếu thực hiện trên máy tính và lưu trữ dữ liệu trên phần mềm kế toán nên có 1 số loại sổ chưa được in ra và đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ như: Sổ chi phí trả trước, Sổ theo dõi công cụ dụng cụ, Sổ theo dõi TSCĐ. - Về các khoản dự phòng: Hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp lập dự phòng đối với hàng tồn kho và khoản phải thu. + Các khoản phải thu: Số lượng khách hàng mua chịu của Công ty với số tiền lớn rất nhiều do đó rất có thể phát sinh các khoản phải thu khó đòi. Trong điều kiện kinh tế khủng hoảng như hiện nay thì các khách hàng của Công ty cũng chịu tác động không nhỏ, trong trường hợp các công ty này lâm vào tình trạng khó khăn và không trả được nợ thì đây sẽ là một tổn thất mà Công ty phải gánh chịu. Do đó lập dự phòng khoản phải thu chính là một biện pháp nhằm xác định trước các tổn thất có thể xảy ra trong tương lai và có được cái nhìn đúng đắn, chính xác hơn về tình hình tài chính. + Hàng tồn kho: Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng trong tổng tài sản. Đặc biệt hàng tồn kho của Công ty lại chủ yếu là hàng hoá trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và thiết bị văn phòng các sản phẩm này rất dễ bị lỗi thời và giảm giá trị do sự phát triển ngày càng nhanh của lĩnh vực này. Tuy nhiên kế toán lại chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó chưa thể đánh giá được giá trị thực tế của hàng tồn kho. Theo em nguyên nhân của việc kế toán chưa lập các khoản dự phòng này là do chưa hiểu hết được ý nghĩa và tầm quan trọng của các khoản dự phòng. - Về hình thức bán hàng: Hiện nay hình thức bán hàng của Công ty còn chưa đa dạng chủ yếu là bán hàng qua điện thoại và bán hàng trực tiếp, do đó chưa thể tận dụng hết khả năng tiêu thụ các mặt hàng trên thị trường. Công ty cần đa dạng hơn nữa các hình thức bán hàng để mở rộng mạng lưới phân phối. 3.2. Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Trong thời gian qua được thực tập tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo em nhận thấy tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty tương đối khoa học về nhân sự kế toán và công tác hạch toán. Tuy nhiên trước yêu cầu đa dạng và phức tạp của thực tế và trên cơ sở những tồn tại trong hệ thống kế toán hiện tại của công ty thì hoàn thiện công tác kế toán là một tất yếu. Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty phải dựa trên cơ sở các chế độ, chuẩn mực kế toán, pháp luật Việt Nam đồng thời phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty. Mặc dù em chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế trong công việc kế toán nhưng từ những kiến thức đã học được và thực trạng kế toán tại Công ty em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo. 3.2.1. Kiến nghị về các khoản dự phòng Lập dự phòng là một nguyên tắc thận trọng trong kế toán, dự phòng là việc trích trước một khoản chi phí để bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai. Việc lập dự phòng giúp cho các nhà quản lý có được sự nhìn nhận chính xác hơn về thực trạng tài chính của công ty và đưa ra các quyết định đúng đắn. Dự phòng phải thu khó đòi: Trước hết Công ty cần phải kiểm tra lại các chứng từ của các khoản phải thu như: Hợp đồng mua bán, Biên bản thanh lý hợp đồng, Cam kết hay khế ước vay nợ, Hoá đơn tài chính…Các chứng từ này đảm bảo Công ty có đủ căn cứ pháp lý với các khoản nợ này và là cơ sở để trích lập dự phòng. Có nhiều căn cứ để xác định mức trích lập dự phòng nhưng thông thường Công ty có thể dựa vào tuổi nợ và tình trạng tài chính thực tế của khách hàng. Theo đó Công ty sẽ phân loại các khoản nợ quá hạn thành các nhóm như dưới 1 năm, từ 1-2 năm, từ 3 năm trở lên đồng thời Công ty xác định mức trích lập đối với từng nhóm nợ này. Thời gian nợ quá hạn càng dài thì tỉ lệ dự phòng càng cao. Đồng thời với việc phân loại nợ theo nhóm này thì Công ty còn căn cứ vào tình hình tài chính của khách hàng để điều chỉnh tỷ lệ trích lập. Chẳng hạn đối với các khách hàng mà tình hình tài chính khó khăn, có nguy cơ phá sản, giải thể thì Công ty phải tăng tỷ lệ trích lập nên cao hơn các khách hàng khác cùng nhóm tuổi nợ. Đối với các đối tác làm ăn lâu năm có uy tín, các khoản nợ quá hạn do yếu tố khách quan và khách hàng có yêu cầu gia hạn thanh toán thì Công ty có thể trích lập với tỷ lệ thấp hơn. Về trích lập dự phòng có 2 cách: Lập dự phòng riêng cho từng khách hàng: Khi đó mức lập dự phòng cho 1 khách hàng được tính. Mức dự phòng cho khách hàng i = Khoản nợ của khách hàng i * Tỉ lệ nợ khó đòi của khách hàng i Cách lập này đảm bảo chính xác mức lập cho từng khách hàng nhưng lại rất phức tạp và khó thực hiện do số lượng khách hàng của Công ty tương đối nhiều. Công ty có thể lập dự phòng theo cách dựa và tổng doanh thu bán chịu và tỉ lệ nợ khó đòi chung cho toàn bộ khách hàng của doanh nghiệp. Theo cách này thì việc trích lập sẽ đơn giản hơn: Mức dự phòng phải thu khó đòi = Tổng doanh thu bán chịu * Tỉ lệ nợ khó đòi chung Công ty sử dụng tài khoản 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi để hạch toán. Nếu Công ty lập dự phòng riêng cho từng khách hàng thì tài khoản này chi tiết theo từng khách hàng. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 131 – Phải thu khách hàng do đó nó có kết cấu ngược với tài khoản 131. Chi phí dự phòng được hạch toán vào tài khoản 64226 – Chi phí dự phòng. Nếu có xảy ra tổn thất khoản phải thu thì Công ty sẽ lấy khoản dự phòng đã trích lập để bù đắp. Nếu khoản nợ đã được trích lập dự phòng mà lại thu hồi được nợ thì kế toán sẽ hoàn nhập khoản dự phòng này. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra. Đối tượng lập dự phòng là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mà giá trị thuần có thể thực hiện được < giá gốc trên sổ kế toán. Các hàng tồn kho này phải đảm bảo điều kiện là phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp hoặc bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho. Mức trích lập dự phòng được xác định như sau: Mức lập dự phòng giảm giá HTK = Số lượng hàng hoá bị giảm giá tại thời điểm lập * ( Giá gốc đơn vị của HTK - Giá trị thuần có thể thực hiện ) Công ty sử dụng tài khoản 1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh của Tài khoản 156 nên có kết cấu ngược với tài khoản 156. Cuối niên độ kế toán hoặc cuối quý kế toán xác định mức dự phòng cần lập về giảm giá hàng tồn kho ghi: Nợ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Có Tài khoản 1593: Mức dự phòng cần lập Trong niên độ kế toán nếu xảy ra giảm giá hàng tồn kho thì kế toán lấy số dự phòng đã lập để bù đắp, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá thì kế toán sẽ hoàn nhập số dự phòng đã lập. Cuối năm sau khi xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty dựa vào số dự phòng còn lại chưa sử dụng hết để trích lập như sau: - Nếu số dự phòng kỳ này > mức dự phòng kỳ trước còn lại chưa sử dụng thì Công ty trích lập bổ sung số còn thiếu. - Nếu số dự phòng kỳ này < mức dự phòng kỳ trước còn lại chưa sử dụng thì Công ty hoàn nhập dự phòng. 3.2.2. Kiến nghị về sổ kế toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting nên mọi số liệu đều được lưu trữ trên phần mềm do đó rất thuận lợi cho kế toán trong việc tra cứu số liệu kế toán. Tuy nhiên hiện nay theo quy định thì mặc dù các số liệu kế toán được lưu trữ trên máy tính và phần mềm kế toán nhưng công ty phải in các sổ kế toán ra giấy, đóng sổ, đóng dấu giáp lai và có đủ chữ kí theo quy định. Tại Công ty kế toán đã thực hiện việc in sổ ra giấy nhưng các sổ còn chưa đủ, cụ thể Công ty chưa in ra các sổ: Sổ chi phí trả trước, Sổ theo dõi TSCĐ, Sổ theo dõi công cụ dụng cụ. Công ty cần phải in đầy đủ các sổ này để thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và thực hiện đúng quy định kế toán. 3.2.3. Kiến nghị về báo cáo kế toán - Về các báo cáo kế toán: hiện nay định kỳ phòng kế toán của Công ty đã lập các Báo cáo tài chính theo quy định nhưng việc lập các Báo cáo quản trị trong Công ty vẫn còn thực hiện chưa tốt. Theo em bộ phận kế toán của Công ty cần lập các Báo cáo quản trị thường xuyên và các báo cáo này phải có được sự phân tích sâu sắc hơn về tình hình tài chính để thực hiện tốt chức năng tham mưu, hỗ trợ Ban giám đốc ra các quyết định chính xác và kịp thời. Chẳng hạn bộ phận kế toán có thể lập báo cáo quản trị phân tích doanh thu, chi phí và kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để thấy được lợi nhuận mà Công ty thu được trong kì kinh doanh là do các mặt hàng nào, các mặt hàng nào kinh doanh bị lỗ và không hiệu quả…Từ báo cáo này Công ty đưa ra định hướng trong thời gian tới về số lượng, giá bán các mặt hàng để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất. 3.2.4. Các kiến nghị khác - Về kế toán chi phí công ty cần phân loại và quản lý đúng các tài sản và việc sử dụng các tài sản này. Nếu các thiết bị không dùng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì không được tính vào chi phí trong kì. Công cụ dụng cụ cần phải được phân bổ chi phí theo đúng số năm sử dụng hữu ích của nó tránh việc phân bổ chi phí sai làm sai kết quả lợi nhuận trong kì. - Về hình thức bán hàng: để mở rộng hơn nữa mạng lưới phân phối của Công ty thì Công ty phải thực hiện đa dạng các hình thức bán hàng. Ngoài hình thức bán hàng trực tiếp và bán hàng qua điện thoại như hiện nay thì Công ty có thể bán hàng qua đại lý, cửa hàng đại diện, bán hàng qua các Website như vậy qua nhiều kênh phân phối Công ty sẽ tiếp cận với khách hàng dễ dàng hơn. Cùng với các biện pháp đa dạng hình thức bán hàng thì Công ty cần phải thực hiện nhiều chính sách khuyến mại, quảng cáo hấp dẫn giành cho khách hàng. Công ty có thể thực hiện: chiết khấu bán hàng, giảm giá trong những ngày kỷ niệm đặc biệt như lễ, Tết, ngày thành lập Công ty…tặng kèm các linh kiện nhỏ: USB, Mouse... khi mua một bộ sản phẩm. Các hình thức khuyến mại này sẽ làm tăng tính hấp dẫn của sản phẩm và từ đó thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty. KẾT LUẬN Ngày nay vai trò của công tác kế toán trong doanh nghiệp ngày càng được khẳng định. Kế toán không chỉ là bộ phận ghi chép và xử lý các số liệu mà còn là nơi đưa ra các ý kiến tham mưu giúp cho ban Giám đốc công ty đưa ra các quyết định tài chính và các quyết định kinh doanh. Chính vì vai trò quan trọng đó của kế toán mà hoạt động tổ chức kế toán trong công ty ngày càng được quan tâm. Đặc biệt Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại do đó hoạt động bán hàng là một hoạt động quan trọng. Do đó hoàn thiện kế toán chi phí doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty là một tất yếu và là một phần quan trọng trong việc hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nói chung của Công ty. Bản thân em được thực tập tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo đã giúp em được vận dụng các kiến thức kế toán của mình vào thực tế và tiếp thu được nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Chuyên đề này của em nhằm đưa ra cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của Công ty và thực trạng công tác kế toán của công ty. Qua chuyên đề của mình em cũng mạnh dạn đưa ra một số ý kiến với mong muốn tổ chức kế toán tại công ty hoàn thiện và hiệu quả hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Quý Công ty, phòng kế toán công ty đã tận tình chỉ bảo em trong công việc kế toán cùng với sự hướng dẫn của thầy PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quang đã giúp em hoàn thiện chuyên đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS. Đặng Thị Loan. Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, 2006. Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính. Các Báo cáo tài chính và Tài liệu kế toán của Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo. DANH MỤC KÝ HIỆU CÁC CHỮ VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn. TSCĐ: Tài sản cố định. BTC: Bộ Tài Chính. GTGT: Giá trị gia tăng. NK: Nhập khẩu. QL: Quản lý. NLĐ: Người lao động. BHXH: Bảo hiểm xã hội. BHYT: Bảo hiểm y tế. KPCĐ: Kinh phí công đoàn. GTCL: Giá trị còn lại. TNDN: Thu nhập doanh nghiệp. DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU MẪU Trang Bảng 1.1: Các thành viên và phần vốn góp trong Công ty 3 Bảng 1.2: Các chỉ tiêu kinh tế của Công ty qua 2 năm 2007-2008 4 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty 7 Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán của Công ty 11 Mẫu 2.1: Hợp đồng bán hàng 15 Mẫu 2.2: Phiếu Xuất kho 17 Mẫu 2.3: Sổ chi tiết tài khoản 632 (chi tiết theo sản phẩm) 18 Mẫu 2.4: Sổ chi tiết tài khoản 632 18 Mẫu 2.5: Nhật ký chung 20 Mẫu 2.6: Sổ cái tài khoản 632 21 Mẫu 2.7: Phiếu chi tiền mặt 22 Mẫu 2.8: Nhật ký chung 23 Mẫu 2.9: Sổ cái tài khoản 6421 24 Mẫu 2.10: Phiếu chi tiền mặt 25 Mẫu 2.11: Nhật ký chung 27 Mẫu 2.12: Sổ cái tài khoản 6422 28 Mẫu 2.13: Sổ cái tài khoản 635 30 Mẫu 2.14: Hoá đơn Giá trị gia tăng 32 Mẫu 2.15: Bảng kê hoá đơn bán hàng 33 Mẫu 2.16: Sổ chi tiểt bán hàng 34 Mẫu 2.17: Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng 35 Mẫu 2.18: Nhật ký chung 36 Mẫu 2.19: Sổ cái tài khoản 511 37 Mẫu số 2.20: Sổ cái tài khoản 515 38 Mẫu số 2.21: Phiếu nhập kho 41 Mẫu số 2.22: Nhật ký chung 42 Mẫu số 2.23: Sổ cái tài khoản 5212 43 Mẫu số 2.24: Nhật ký chung 45 Mẫu số 2.25: Sổ cái tài khoản 911 46 Mấu số 2.26: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 47 MỤC LỤC DANH MỤC KÝ HIỆU CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU MẪU