Chuyên đề Hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp OLECO

Nếu rF’ <0: chứng tỏ khả năng sử dụng chi phí kỳ so sánh kém hơn so với kỳ gốc. Số tiền tiết kiệm hoặc lẵng phí do tiết kiệm, tăng chi phí.chỉ tiêu này phản ánh Số tiền tiết kiệm hoặc lãng phí do việc sử dụng có hiệu quả tốt hay không tốt: rM = M1*rF’ Trong đó: M1: Tổng doanh thu kỳ so sánh rF’: Mức tăng hay giảm chi phí kinh doanh 3. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ tiêu do đó cần nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ được sử dụng trong chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc: Chỉ tiêu lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH... Thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho... Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện, Hoá đơn tiền nước, Hoá đơn cho thuê nhà... Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi... Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán trên TK 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Về nguyên tắc, chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ được kết chuyển cho toàn bộ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. Trong trường hợp đặc biệt, đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh thu không tương xứng với chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thì chi phí trong kỳ được phân bổ cho hàng hoá, sản phẩm tồn kho và dở dang theo một tỷ lệ nào đó. Điều đó có nghĩa là không phải tất cả chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều được kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK chờ phân bổ hoặc chi phí trên Báo cáo Tài chính chưa hẳn có chi phí phát sinh trong kỳ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau: Bên Nợ: Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. TK 642 không có số dư cuối kỳ. TK 642 được mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí với 8 tài khoản cấp hai. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp,TK 642 có thể mở thêm nội dung chi phí khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, để quản lý và sử dụng hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp thì chi phí này cần phải được xây dựng hệ thống chi phí định mức và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. 4. Hạch toán chi phí sản xuất chung(TK627): Chi phí sản xuất chung là những chi phí liên quan đến việc phục vụ quản lý, điều hành sản xuất các xí nghiệp thành viên, các phân xưởng, tổ sản xuất. Khoản mục CPSX chung ở Công ty bao gồm những nội dung chủ yếu sau: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu phục vụ quản lý ở các xí nghiệp thành viên, chi phí công cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Toàn bộ CPSX chung được theo dõi, phản ánh ở TK 627 và được mở chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính và theo yêu cầu quản lý, theo dõi ở từng Xí nghiệp thành viên. Tuy nhiên một số khoản mục CPSX chưa mở chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính ở các xí nghiệp thành viên, Công ty không những phải trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất mà còn phải trả lương cho các nhân viên quản lý ở xí nghiệp. Hàng tháng, kế toán phải hạch toán đầy đủ các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ (được phản ánh trên Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Phụ lục 3). Để tập hợp và phân bổ chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ quản lý ở các xí nghiệp, kế toán áp dụng các phương pháp như đối với NVL trực tiếp. Để đáp ứng yêu cầu ngày một cao về sản xuất và chất lượng sản phẩm, Công ty OLECO đã đầu tư nhiều loại máy móc, thiết bị sản xuất hiện đại, có giá trị lớn. Chính vì vậy, để đảm bảo hoạt động SXKD có hiệu quả, Công ty cần phải có vốn để thực hiện tái đầu tư các trang thiết bị đó. Một phần của nguồn vốn đó được hình thành từ các khoản trích khấu hao tài sản cố định mà hàng tháng Công ty tính vào CPSX kinh doanh. Việc tính và trích khấu hao hàng năm được đăng ký với Cục quản lý vốn về tỷ lệ khấu hao áp dụng tại Công ty do bộ phận kế toán TSCĐ thực hiện và được phản ánh trên Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 627 như sau: Bên Nợ: Tập hợp các chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. TK 627 không có số dư cuối kỳ. TK 627 được mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí với 6 tài khoản cấp hai. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp,TK 627 có thể mở thêm nội dung chi phí khác. Biện pháp hạ thấp chi phí 3.1 Sự cần thiết phải hạ thấp chi phí Nền kinh tế Việt nam những năm gần đây đã có sự biến chuyển mạnh mẽ đó là kết quả tất yếu của việc chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Trong nền kinh tế mới, các cá nhân, doanh nghiệp được tự do sản xuất, tự do kinh doanh và tự do kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật cho phép để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp phải tuân thủ đúng các qui luật của thị trường, đặc biệt phải tính toán đến hiệu quả kinh doanh. Xét ở góc độ kinh tế thì đây là chỉ tiêu quan trọng nhất, là mục tiêu của mọi doanh nghiệp nó phản ánh mối quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí phải bỏ ra để có được kết quả đó. Để nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí có thể nói đây la vấn đền sống còn đối với các doanh nghiệp. Bởi lẽ trong nền kinh tế thị trường với qui luật cạnh tranh khắc nghiệt khách hàng là trung tâm của mọi quá trình sản xuất kinh doanh, sự tồn tại của doanh nghiệp là do khách hàng, thị trường quyết định. Khách hàng là người quyết định, người thừa nhận hao phí trung bình của xã hội để sản xuất ra hàng hoá, với họ vấn đề quan tâm nhất là giá cả và chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ. ở góc độ xã hội, quản lý tốt chi phí kinh doanh sẽ góp phần tiết kiệm vốn và chi phí của nền kinh tế, là điều kiện để tăng tích luỹ. Giảm chi phí kinh doanh là điều kiện để giảm giá thành, giảm giá bán, là điều kiện để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cũng như hàng hóa nhập khẩu. Nói tóm lại việc giảm chi phí kinh doanh là một việc hết sức khoa học và hợp lý nhưng giảm chi phí không có nghĩa là cắt sén các khoản mà giảm chi phí găn với nguyên tắc tiết kiệm mà hiệu quả đông thơì phải đảm bảo chất lượng tối ưu của sản phẩm hàng hóa và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. 3.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh: Chi phí kinh doanh là chỉ tiêu tổng hợp để đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để xác định đúng đắn hiệu quả của các khoản chi phí đã bỏ ra ta cần đi sâu vào phân tích, xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đó. Nhân tố khách quan là những nhân tố bên ngoài doanh nghiệp thuộc môi trường hoạt động kinh doanh như: Vai trò điều tiết của nhà nước: nền kinh tế thị trường nước ta là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. điều này có nghĩa là nhà nước không đứng ngoài sự phát triển của nền kinh tế mà đóng vai trò người hướng dẫn, kiểm soát và điều tiết hoạt động ở tầm vĩ mô thông qua các luật lệ, chính sách kinh tế nhà nước tạo môi trường, hành lang pháp lý, cho nền kinh tế hoạt động. Thị trường không chỉ là nơi diễn ra các hoạt động mua bán mà còn thể hiện các quan hệ hàng hoá, tiền tệ. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, sự hoàn thiện của qui trình công nghệ kỹ thuật. Các nhân tố chủ quan: là những nhân tố thuộc về bên trong doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào bản chất và phương thức hoạt động của doanh nghiệp. ảnh hưởng của mức lưu chuyển hàng hoá và kết cấu mức lưu chuyển hàng hoá: nếu doanh nghiệp kinh doanh những loại hàng hoá có chất lượng tốt phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, thì hàng hoá tiêu thụ nhanh, do đó có điều kiện giảm được vhi phí bảo quản, hao hụt …nghĩa là có thể giảm tổng chi phí kinh doanh trong kỳ và ngược lại. Các nhân tố thuộc về sản xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí kinh doanh trong kỳ. Năng suất lao động có tác động mạnh đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. khi năng suất lao động tăng lên sẽ làm cho chi phí kinh doanh về tiền lương có tính chất giảm tương đối so với doanh thu trong kỳ và ngược lại. Ngoài các nhân tố cơ bản đã nêu trên còn có các nhân tố khác thuộc về công tác quản lý chi phí kinh doanh của doanh nghiệp như: tổ chức quản lý lao động, chế độ tiền lương, tiền phạt, tiền thưởng…Mục đích của việc nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng là tìm ra những phương pháp quản lý chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp. 3.3 Các biện pháp hạ thấp chi phí: Tăng cường công tác quản lý sản xuất và tài chính. Làm tốt công tác nghiên cứu thị trường. áp dụng khoa học kỹ thuật. Tổ chức tốt, quản lý sử dụng có hiệu quả lao động, vốn, giảm chi phí tiền lương nhằm nâng cao năng suất lao động đồng thời có chính sách khuyến khích hỗ trợ người lao động Chương 2 Tình hình kế toán chi phí thực tế tại doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động SXKD của công ty Ngày 03/11/1992 Bộ trưởng bộ thuỷ lợi (nay là bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) ra quyết định số 507/QĐ-TCCB về việc thành lập công ty Xây dưng, dịch vụ và Hơp tác lao động với nước ngoài trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp Xây dựng Thuỷ lợi 1 trên cơ sở hợp nhất 3 đonư vị là: Công ty hợp tác lao động, Xí nghiệp xây dựng 4 và xí nghiệp đá Gia Thanh. Tên giao dịch quốc tế là: Overseas Labour Employment services and Contruction Cooporation, viết tắt là OLECO. Cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty Xây dựng dịch, vụ và hợp tác lao động vơi nước ngoài là đơn vị kinh tế độc lập trực thuộc Bộ NN và PTNT, có tư cách pháp nhân đầy đủ Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: 1.1 Ban giám đốc: 4 người Giám đốc : đ/c Hồ Quang Diên Chịu trách nhiệm trước bộ trưởng bộ NN và PTNT và pháp luật về điều hành toàn bộ hoạt động của công ty và quyền hạn qui định ở điều 15 điều lệ tổ chức. Chỉ đạo hoạt động của phòng TCCb và phòng tài vụ: Khi giám đốc di vắng thì tuỳ tình hình công việc mà uỷ quyền công việc cho phó giám đốc cóc liên quan đến từng phần việc được giao. Phó giám đốc: đ/c Nguyễn Xuân Phức Giúp giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về hoạt động điều hành một số lĩnh vực sau: Phó giám đốc: đ/c Nguyễn Văn Hiển Giúp giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về việc điều hành của mình trong những lĩnh vực sau: Chỉ đạo phòng kế hoạch kỹ thuật. Chỉ đạo XN xây lắp 1 Phụ trách công tác tiếp thị, đấu thầu. Phụ trách công tác đổi mới doanh nghiệp, cổ phần hoá. Theo dõi cổ phần của công ty trong công ty cổ phần đá Gia Thanh. Phó giám đốc: Đ/C Nguyễn Viết Tâm – kiêm Giám Đốc XN dịch vụ hợp tác lao động. Giúp giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về việc điều hành của mình trong những lĩnh vực sau: Hoạt động xuất khẩu lao động. Trực tiếp chỉ đạo XN dịch vụ và hợp tác lao động. Phụ trách công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết đơn thư khiếu lại tố cáo của cán bộ công nhân viên và công dân có liên quan đến hoạt động của công ty. Phụ trách công tác thông tin quảng cáo. Phụ trách kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu. 1.2 Phòng tổ chức cán bộ: 7 người Phòng tài vụ: 11 người Phòng kế hoạch kỹ thuật: 13 người Phòng hành chính, quản trị, y tế: 18 người Các XN trực thuộc: XN thi công cơ giới. XN xây lắp 1 XN dịch vụ và hợp tác lao động. Sơ đồ tổ chức công ty Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng tài vụ Phòng tổ chức CB XNXD 4 XNDV và HTLĐ KH kỹ thuật XNXL 1 Các báo cáo được lập nhằm tổng hợp và trình bày tổng quát tình hình tài sản công nợ, nguồn vốn, kết quả kinh doanh của Công ty trong kỳ và cung cấp thông tin tài chính cho việc đánh giá thực trạng tài chính của Công ty trong kỳ hoạt động, là căn cứ giúp Lãnh đạo Công ty đưa ra các quyết định kinh tế tài chính SXKD. Báo cáo kế toán tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý và cuối niên độ kế toán. Cơ cấu tổ chức phòng tài vụ: 2.1 Sơ đồ tổ chức Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, phòng tài vụ được tổ chức theo hình thức phân cấp trực tuyến với 3 cấp bậc. Sơ đồ tổ chức Phó phòng Phó phòng Trưởng phòng Kế toán tổng hợp Kế toán giá thành KT tiền gửi NH KT vật tư KT thanh toán KT công nợ KT bảo hiểm Thủ quĩ Công tác hạch toán kế toán Công tác hạch toán kế toán được qui định trong điều lệ công ty. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quĩ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thể kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Đặc điểm và tình hình thực hiện công tác tài chính của công ty: 2.1 Quản lý tài chính: Căn cứ vào quy định số 544 QĐ/TC- XN ngày 14 – 9 – 1999 của công ty về việc cho hoạt động kinh doanh của các xí nghiệp, công ty đã có văn bản hướng dẫn cụ thể: theo đó các xí nghiệp thành viên là đơn vị kinh tế phụ thuộc có con dấu riêng nhưng không có tư cách pháp nhân đầy đủ. Việc sở hữu, quản lý tài sản cố định là do công ty quản lý trực tiếp. Căn cứ vào nhiệm vụ và giấy phép kinh doanh của từng xí nghiệp, công ty quyết định giao, điều động TSCĐ phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng xí nghiệp. Các xí nghiệp có trách nhiệm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của công ty giao sao cho có hiệu quả. Về khấu hao cơ bản: Thiết bị thuộc vốn ngân sách nhà nước cấp và tài sản thuộc vốn đơn vị tự bổ sung hoặc vay ngân hàng đã trả hết nợ. Công ty trích khấu hao cơ bản báo cho xí nghiệp sử dụng, quản lý tính vào giá thành công trình và nộp 100% về công ty giá trị khấu hao theo số phân bổ hàng quý. Về khấu hao sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên: Công tác sửa chữa lớn, thuê ngoài, xn phải kí hợp đông khi xong có thanh lý hợp đồng và bản nghiệm thu kèm hoá đơn GTGT. Công tác sửa chữa lớn và thường xuyên nội bộ các đơn vị phải căn cứ vào bản kiểm tu, lập dự toán trình phòng kế hoạch kỹ thuật và giám đốc duyệt, sửa chữa xong phải có biên bản nghiệm thu, bản quyết toán sửa chữa hoàn thành và báo cáo phòng kế hoạch kỹ thuật và phòng tài vụ kiểm tra. Nếu là xí nghiệm khác trong công ty đơn vị phải làm thủ tục báo nợ chi phí sửa chữa tài sản đó theo nghiệm thu quyết toán. Đơn vị có tài sản đó phải hoạch toán chi phí sữa chữa lớn vào chi phí giá thành tương ứng với giá trị sử dụng phần sửa chữa đó. Việc phân cấp quản lý tài chính được thực hiện theo sự phân cấp quản lý. Đứng đầu là giám đốc công ty và có quyền quyết định mọi vấn đề nhưng phải thông qua trưởng phòng tài vụ. Phòng tài vụ là phòng nghiệp vụ của công ty, giúp giám đốc công ty theo dõi việc chi tiêu theo nguyên tắc tiền nào việc ấy dưới hhình thức dung đồng tiền để giám đốc mọi nguồn vốn nhầm tạo một nguồn lực tài chính đủ mạnh giúp cho các hoạt động của công ty. Phòng tài vụ có nhiệm vụ: Lập và quản lý việc thực hiện kế hoạch thu chi tài vụ, tín dụng ngân hàng, điều hoà điều phối và sử dụng vốn hợp lý, đúng chế độ, thể lệ, đúng nguyên tắc tài chính của nhà nước. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kỹ thuật tài chính và các kế hoạch khác của công ty, lập kế hoạch tài chính, tín dụng hàng tháng, quí, quan hệ trực tiếp với nhân hàng để giải quyết các yêu cầu chi về vốn, kinh phí phục vụ kịp thời yêu cầu của sản xuất kinh doanh và các mhiệm vụ khác của đơn vị. Tình hình tài chính của doanh nghiệp được khái quát qua bảng: Chỉ tiêu Năm 2000 9th đầu năm 2001 Tổng chi phí: Giá vốn Chi phí QLDN Chi phí khác Doanh thu: Từ hđ sxkd trong nước Tư hđ sxkd nước ngoài Từ hđ tài chính Từ hđ bất thường 3. lãi (+), lỗ(-) 16.988.310.271 13.510.472.641 1.101.452.324 2.376.412.316 19.282.703.739 11.326.561.276 6.753.542.312 746.257.637 456.324.514 2.294.393.458 15.710.504.274 12.643.516.812 934.521.312 2.132.466.152 17.830.511.298 10.621.334.146 6.433.713.206 206.127.514 569.336.422 2.120.006.024 2.2 Vấn đề huy động vốn Nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: Do ngân sách nhà nước cấp. Bổ sung vốn từ lợi nhuận. Các nguồn vốn nhận liên doanh, liên kết. Nguồn vốn vay: vay tư các tổ chức tín dụng, vay của cán bộ, nhân viên Trong công ty. Theo qui định số 544 QĐ/CT – XN, công ty hướng dẫn vào qui định một số nội dung sau: Công ty cấp vốn lưu động, vật tư, nhiên liệu, dụng cụ thi công bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước thì xí nghiệp phải nộp thuế vốn cho công ty theo qui định hiện hành là 3.6% năm. Công ty vay vốn ngân hàng cấp cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp, các xí nghiệp phải chịu lãi xuất tiền vay theo qui định của ngân hàng. Các xí nghiệp phải nộp theo nghĩa vụ và quyền lợi của cán bộ công nhân viên của đơn vị mình như: khấu hao cơ bản BHXH, BHYT về công ty hàng quí vào đầu tháng của quí sau: Xí nghiệp phải đăng kí sử dụng tài khoản trong hạch toán kế toán, sổ theo dõi tài sản tiền vốn công nợ .....của xí nghiệp với công ty (phòng tài vụ). Để thấy rõ hơn tình hình biến động của các nguồn vốn ta căn cứ vào bảng sau: bảng cân đối kế toán ngày 30/09/2001 đơn vị tính: đồng VN Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối quí TSLĐ và ĐTNH Tiền Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng đầu tư TC ngắn hạn khoản phải thu hàng tồn kho TSLĐ khác Chi sự nghiệp TSCĐ và ĐTDH 100 110 111 112 120 130 140 150 160 200 23.590.310.522 4.600.863.236 874.361.522 3.726.501.714 1.869.325.147 4.956.143.712 5.352.617.341 2.574.342.116 906.414.054 39.674.153.237 14.963.257.419 2.287.824.960 271.453.686 2.516.371.274 412.586.217 1.632.514.306 4.135.208.172 1.946.371.825 753.214.653 35.605.417.322 S TS 250 63.264.463.759 50.578.774.741 S NV 63.264.463.759 50.578.774.741 Nhận xét: Là một doanh nghiệp sản xuất nên tỷ trọng TSCĐ trong tổng tài sản là lớn (62%) Theo điều 26 qui định chế độ tự chủ TC của công ty: Công ty hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính, tự cân đối các khoản thu – chi , có trách nhiệm bảo toàn và phát triển các nguồn vốn. Công ty thực hiện việc tổ chức hướng dẫn, kiểm tra giám sát các hoạt đông tài chính ở các đơn vị trực thuộc Công ty chịu sự kiểm tra giám sát về tài chính và các hoạt động kinh doanh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Mọi quan hệ tín dụng giữa công ty và các đối tác bên ngoài phải tuân theo sự phân cấp về hạn mức đối với mỗi lần vay theo qui định. Công tác kế toán tại doanh nghiệp Để tập trung công tác quản lý, hạch toán đi vào nề nếp, công ty qui định và phân cấp cụ thể như sau: Từ 01/01/1999 các xí nghiệp với công ty quan hệ trên dưới thông qua vật tư, tiền vốn, nhiên liệu và TSLĐ công ty hạch toán lấy XN là đơn vị hạch toán nội bộ dùng tài khoản vãng lai 136. Các XN sử dụng tài khoản 336. Nguồn vốn ngắn hạn của cán bộ công nhân viên chức và các thành phần kinh tế khác dùng TK311. Hoạt động kinh doanh của công ty được chia làm hai bộ phận rõ rệt: Xí nghiệp hợp tác lao động: là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Các xí nghiệp xây lắp: là doanh nghiệp sản xuất. Do điều kiện thời gian và trình độ có hạn, bản báo cáo này chỉ đi sâu vào nghiên cứu hạch toán kế toán chi phí bộ phận hợp tác lao động. Các xí nghiệp xây lắp: Căn cứ vào qui định số 544 QĐ/TCXD ngày 14/9/1999 của công ty về đặc điểm các công trình đấu thầu. Giao thầu công ty giao khoán cho các xí nghiệp thực hiện thi công theo các chức năng giấy phép của mình mức khoán của từng công trình căn cứ vào phần (B hợp đồng giao khoán cho các xí nghiệp các xí nghiệp giao khoán căn cứ vào hợp đồng giao khoán của các công ty tổ chức bộ máy thực hiện theo hợp đồng giao khoán cho các xí nghiệp công ty qui định phần theo dõi và hạch toán như sau: 1.1 Về mặt chứng từ ghi chép, hạch toán theo dõi toàn bộ giá trị của hợp đồng giao khoán. Loại chứng từ bắt buộc phải tuân thủ theo mẫu qui định của bộ tài chính số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 116/12/1998 áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp. Loại chứng từ mang tính chất hướng dẫn phải đầy đủ nội dung, địa chỉ, tên đơn vị, số lượng, giá trị loại hàng, ngày tháng năm có đầy đủ chữ ký người nhận người lập, thủ trưởng kế toán. Nếu là vật tư, hàng hoá mua của cá nhân không có hoá đơn do bộ tài chính phát hành thì phải có bảng kê mua hàng kèm theo biên bản nghiệm thu cùng hội đồng cơ sở cùng phiếu nhập. Tất cả các loại vật tư sử dụng cho công trình đều cần phải có hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành nhập xuất đưa vào sử dụng. Nghiêm cấm sử dụng các loại vật tư vào công trình không qua nhập khẩu, chứng từ tẩy, xoá chữa làm khó khăn cho công tác hạch toá, phản ánh vào chi phí thiếu chính xác. Xí nghiệp nghiêm túc hạch toán phần giao khoán trung thực, chính xác, chịu trách nhiệm về số lượng báo cáo với công ty và nhà nước. Xí nghiệp được hạch toán đến kết quả sản xuất của mình phần giá trị giao khoán. Được sử dụng các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán nhà nước ban hành của Doanh nghiệp Xây lắp. 1.2 Về phần hạch toán kế toán phần hợp đồng giao khoán của xí nghiệp xây lắp: Tập hợp chi phí và tính giá thành sử dụng tài khoản:621, 622, 623, 627, 154 và 632. Về hoạt động tài chính: Xí nghiệp được sử dụng tài khoản 711, 811. Cuối quí, năm kết chuyển chênh lệch thu nhập hoạt động tài chính vào kết quả kinh doanh. Phần công ty hạch toán kế toán:( có sử dụng số liệu năm 2001) Phần công ty giữ lại saukhi giao khoán cho xí nghiệp Công ty sử dụng tài khoản 632, 642. Công ty ứng vật tư, nhiên liệu, phụ tùng, tiền vốn, khâu hao, BHXH..... cho xí nghiệp: Nợ TK 136 Khoản phải thu nội bộ Có TK 111 Có TK 112 Có TK 152 Có TK 214 Có TK 338 Ngoài khoản phí giao dịch chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh của công trình khoán ghi: Nợ TK 632 Có TK 111 Có TK 112 Có TK 141 Chi phí các khoản khác của công trình đã khoán nếu có phát sinh ghi: Nợ TK 632 Có TK liên quan Khi công trình hoàn thành bàn giao hạch toán phần công ty giữ lại ghi: Nợ TK 131 Nợ TK 136 Theo giá thanh toán Có 511 phần công ty giữ lại Có 336 giá giao khoán cho xí nghiệp. Xí nghiệp thu tiền tại đơn vị không qua công ty thu tiền công trình giao khoán: hoặc công trình lớn công ty thu sau chia lại cho các đơn vị ghi: Nợ TK 131 Nợ TK 136 Có TK 111 Có TK 112 Có TK 336 Cuối kỳ xác định phần kết quả để lại công ty ghi: Nợ TK 511 Kết chuyển doanh thu Có TK 911 Kết chuyển chi phí phần để lại và chi phí công trình nếu có ghi: Nợ TK 911 Kết chuyển giá vốn Có TK 632 Có TK 642 Xác định lãi thu của đơn vị giao khoán ghi: Nợ TK 136 Có TK 421 Khi thanh toán với xí nghiệp ghi phần xây lắp giao thầu khoán cho xí nghiệp ghi: Nợ TK 336 Có TK 111 Có TK 112 Có TK 111 (đã ứng trước) Xoá sổ quan hệ giao khoán công trình hạch toán ghi: Nợ TK 336 Nợ TK 111 Nợ TK 112 Có TK 131 Có TK 136 Công tác báo cáo: xí nghiệp phải thực hiện 15 ngày tháng đầu quí sau báo cáo quyết toán quí trước. Công ty tổng hợp báo cáo nhà nước. Nội dung báo cáo: Bảng cân đối số phát sinh. Bảng cân đối kế toán. Bảng chi tiết giá thành (cụ thể từng công trình). Chi tiết các tài khoản phải trả, phải thu. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Bản khai thuế đầu vào của các công trình xí nghiệp thi công. Quyết toán năm phải có biên bản kiểm kê vật tư, nhiên liệu, tiền vốn, khối lượng thi công dở dang các công trình. đối với xí nghiệp hợp tác lao động: Là một xí nghiệp phụ thuộc công ty trong quá trình thực hiện từng phần Giám đốc công ty giao cụ thể: Xí nghiệp phải mở sổ sách đầy đủ theo dõi thật đầy đủ đã bay sang các nước sử dụng lao động. Từng nước riêng, cụ thể theo dõi mã số qui định của xí nghiệp, số hộ chiếu, địa chỉ, ngày sinh, ngày tháng bay, số tiền đặt cọc đã nộp, quản lý phí bảo hiểm 12% BHXH và thu khác nếu có. Hàng tháng phải có đối chiếu diễn biến số người và các khoản thu báo công ty và cơ quan cấp có thẩm quyền. Xí nghiệp tổ chức thu tiền của người lao động, lập bảng kê từng khoản kèm theo chứng từ gốc vào sổ sách của xí nghiệp xong giao cho tài vụ công ty bản tập hợp số tiền thu kèm chứng từ gốc, nộp quĩ công ty trong ngày để tiến hành hạch toán trực tiếp ở công ty. Do đặc thủ của nghành kinh doanh dịch vụ, theo qui định của công ty, xí nghiệp hợp tác ghi sổ kế toán cơ sở kiểm tra đối chiếu vơí công ty Được sử dụng 5 tài khoản cho việc thực hiện nhiệm vụ đi người đi lao động nước ngoài: TK111,TK136, TK336, TK344, TK338 dùng cho việc theo dõi và ghi chép sổ sách nội bộ xí nghiệp làm căn cứ đối chiếu với công ty. Mở đủ loại sổ sách kinh tế theo dõi chi tiết những nội dung trên, thực hiện chi qua sổ quĩ. 2.1 Việc hạch toán nội bộ xí nghiệp(có sử dụng số liệu năm 2001): Khi thu tiền đặt cọc 12% quản lý phí, BHXH, tiền ăn học kế toán ghi: Nợ TK 111 Có TK 344 Có TK 338 Nộp tiền về công ty ghi: Nợ TK 344 Nợ TK 338 Có TK 111 ứng tiền của công tyghi: Nợ TK 111 Có TK 336 Khi xí nghiệp chi cho lớp học: Nợ TK 336 38.453.000 Có TK 111 38.453.000 Phòng tài vụ công ty chỉ hạch toán : Căn cứ phiếu thu trên cơ sở bảng tổng hợp của xí nghiệp tiến hành hạch toán: Nợ TK 111 Có TK 334 Có TK 338 Các nghiệp vụ phát sinh về trường đạo tạo, nộp BHXH 1% quản lý bộ lao động, hỗ trợ, đặt cọc, chi khác thực hiện theo nội dung, tổ chức của hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán. Cuối mỗi quí, phòng tài vụ lập báo cáo kết sản xuất quả kinh trình giám đốc. Bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh 9th đầu 2001 đơn vị :1 triệu Nội dung Lãi lỗ đầu kỳ 2001 Phát sinh 9th đầu 2001 Doanh thu Giá vốn Chi phí QLKD Lợi nhuận HĐSXKD Cô ét Hàn quốc Hoạt động tài chính Hoạt động bất thường Lãi do phải thu năm trước S 1.256,4 386,9 869,5 198,6 39,4 0 1.494,4 6.433,7 980,3 5.453,4 71,1 211 0 4.315,3 499,2 4.816,1 53,8 246 0 934,1 112,4 830.7 6,2 16,6 0 1.175,3 371,7 803,6 11,1 -51,6 0 1.134,8 Hạch toán kế toán chi phí tại xí nghiệp hợp tác lao động Do đặc thù của hoạt động xuất khẩu lao động kế toán chi phí chỉ sử dụng hai tài khoản: TK 642 và TK 627 3.1Chi phí quản lý doanh ghiệp 3.1.1 Tài khoản sử dụng: TK642: chi phí quản lý doanh nghiệp Các tài khoản cấp hai: TK642.1 Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm chi phí tiền lương nhân viên, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý DN. TK642.2 Chi phí vật liệu, bao bì là các chi phí vật liêụ xuất dùng chung cho hoạt động quản lý. TK642.3 Chi phí đồ dùng, văn phòng gồm chi phí về công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động quản lý, TK642.4 Chi phí khấu hao TSCĐ bao gồm chi phí khấu hao của TSCĐ phục vụ quản lýDN( máy móc thiết bị phương tiện vận tải, nhà cửa...). TK642.5 Thuế, phí và lệ phí TK624.6 chi phí dự phòng TK642.7 Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động quản lý. TK642.8 Chi phí khác bằng tiền khác(TK627.8) như chi phí hội nghị, tiếp khách phân bổ cho hoạt động quản lý. Biểu số 07: Mẫu "Sổ Cái TK 642" Công ty OLECO sổ cáI Tài khoản: 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị:VND Số DIễN GIảI Nợ Có TK CT ĐốI ứNG … … … … … Số dư đầu tháng 12/00: 24.961.932 631 Quỹ chi 2.485.230 1111 … … … … … 656 Xuất hao hụt trong định mức 1.458.142 15611 662 Trích lương,15%BHXH,2%BHYT,2%KPCĐ 1.757.766 Các TK … … … … … 713 Kết chuyển xác định kết quả 37.800.037 911 Cộng: 12.838.105 37.800.037 Dư Nợ 31/12/01 - - (Trích sổ Cái TK 642 năm 2001) Cuối tháng, Kế toán sẽ tập hợp số liệu ở dòng "Tổng cộng" trên Sổ theo dõi chi phí kinh doanh vào Bảng tổng hợp chi phí kinh doanh để đối chiếu số liệu với sổ Cái TK 642. Sơ đồ tài khoản Nợ TK642 Có Tập hợp số phát sinh tăng Tập hợp số phát sinh giảm TK642 là tài khoản không có số dư cuối kỳ Sơ đồ hạch toán Sơ đồ kế toán tập hợp chi phí qldn TK 334 TK 642 TK911 Kết chuyển chi phí TK 338 QLDN TK 152 TK 153 TK 214 TK 112 TK 331 TK141 Tk136 3.1.2 Hạch toán kế toán chi phí QLDN Hạch toán chi phí nhân viên quản lý: - Cuối tháng, khi tính ra số tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi: Nợ TK 642(6421) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334 - Phải trả công nhân viên - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương trong kỳ, ghi: Nợ TK 642(6421) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 338(3381,3382,3383) - Phải trả khác Hạch toán chi phí vật liệu quản lý: - Trong kỳ, vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng dầu để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp..., ghi: Nợ TK 642(6422) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 111, 112, 331... Hạch toán chi phí đồ dùng văn phòng: - CCDC, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay (không qua kho) cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần trong kỳ vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642(6423) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 153 - CCDC Có TK 111, 112, 331... Hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ: - Trích KH TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp như: nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn..., ghi: Nợ TK 642(6424) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- “Nguồn vốn khấu hao” Hạch toán thuế, phí và lệ phí: - Thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp...phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi: Nợ TK 642(6425) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112... Hạch toán chi phí dự phòng: Trong chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 37 “Các khoản dự phòng, nợ bất thường và tài sản bất thường” đã phân biệt rõ: Một khoản dự phòng là một khoản nợ có số lượng và thời gian không chắc chắn. Một khoản nợ là một nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những sự kiện trước đây, việc thanh toán được dự tính là sẽ có dòng tiền rút ra khỏi nguồn vốn của doanh nghiệp kèm theo các lợi ích kinh tế. Khoản được công nhận là dự phòng sẽ phải là một sự đánh giá chi phí tốt nhất cần có để thanh toán nghĩa vụ hiện tại vào ngày lập Bảng tổng tổng kết tài sản. Một khoản dự phòng chỉ được sử dụng cho các khoản chi phí mà khoản dự phòng này đã được công nhận từ đầu là dành cho nó. Cũng như trong Chế độ kế toán Việt Nam, việc xác định dự phòng về đối tượng cũng như mức dự phòng, hoàn nhập phải thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Về nguyên tắc, dự phòng cho đối tượng nào, mức dự phòng bao nhiêu phải dựa vào tình hình thực tế và dự báo trong niên độ kế toán. Qua đây chúng ta thấy rằng, việc quy định về trích lập dự phòng quy định trong Chế độ kế toán nhìn chung là phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế. Như vậy, dự phòng không phải là chi phí doanh nghiệp bỏ ra thực sự mà là sự ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế vào chi phí kinh doanh, đầu tư tài chính của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra ở niên độ tiếp theo. Mục đích của dự phòng là đề phòng những rủi ro do những tác nhân khách quan làm giảm giá vật tư, thất thoát khoản nợ phải thu…để hạn chế bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính. Dự phòng làm tăng tổng chi phí, do đó tạm thời làm giảm thu nhập ròng trên báo cáo của niên độ lập dự phòng nhưng lại tạo ra cho doanh nghiệp một quỹ tiền tệ đủ sức khắc phục trước mắt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh. Xét theo góc độ quản lý Nhà nước, dự phòng và lợi ích của nó phải được nhìn nhận như chính sách tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, tạm thu lâu dài vào Ngân sách Nhà nước, do đó cần có chế độ đúng để hướng dự phòng vào thực hiện các quan hệ lợi ích và phân chia lợi ích. Lập dự phòng thường có dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi. Tuỳ từng doang nghiệp mà có những phương pháp dự phòng khác nhau nhưng nói chung đều quy về 2 phương pháp sau: Dự phòng chung: là phương pháp tính trên tổng thể tài sản cần lập dự phòng. Theo cách này, kế toán dựa trên số tài sản cần định ra một tỷ lệ hoặc một phần nào đó đưa vào tài sản dự phòng làm giảm giá trị tài sản. Phương pháp này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của các nhà quản lý. Tuy nhiên phương pháp này không chỉ tính trên tổng số tài sản dự phòng mà có thể dựa vào một hay nhiều tiêu thức khoản mục khác có liên quan đến tài sản đó. Dự phòng đặc biệt: là phương pháp lập dự phòng tính cho từng khoản mục cụ thể trong các tài sản phải lập dự phòng. Tính dự phòng bằng phương pháp này phải xem xét một cách chi tiết cho từng khoản mục cụ thể trong các tài sản để đánh giá xem có phải lập dự phòng cho khoản đó hay không. Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: - Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ...ghi: Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 335 - Trường hợp sử dụng phương pháp phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn: + Khi phát sinh chi phí, ghi: Nợ TK 142(1421) - Chi phí trả trước Có TK 111, 112, 331, 334, 338... + Định kỳ, phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 142(1421) - Chi phí trả trước -Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: + Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 642(6427) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335 - Chi phí phải trả + Khi chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 111, 112, 241(2413), 331 Hạch toán chi phí khác: - Khi phát sinh các chi phí khác như chi phí hội nghị khách hàng, tiếp khách,...ghi: Nợ TK 642(6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 335 -Phản ánh lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ, ghi: Nợ TK 642(6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 111, 112, 335 -Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 111, 112, 138(1388) Có TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ ghi: Nợ TK 142(1422) - Chi phí trả trước Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cung cấp nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 642 (6422, 6423, 6427, 6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Cuối kỳ, xác định số phải nộp cấp trên về chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 336 - Phải trả nội bộ Cuối kỳ, căn cứ vào tổng chi phí quản lý doanh nghiệp đã tập hợp bên Nợ TK 642 để phân bổ vào chi phí trong kỳ và kết chuyển vào TK 911, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp bảng tổng hợp chi phí quản lý dn Tháng 5/2000 Số TT các xntv Nội dung các khoản chi phí QLDN Tổng số Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu,công cụ Chi phí KHTSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài 1 XNTV 1 2 XN HTLĐ 3 Xí nghiệp ... .... .... .... .... .... Cộng (Nguồn số liệu: Công ty OLECO) Sơ đồ kế toán tập hợp chi phí qldn TK 334 TK 642 TK911 Tạm phân bổ tiền lương TK 338 kết chuyển chi phí CP BHXH QLDN TK 152,153 Mua, phân bổ chi phí TK 141 TK 214 Trích khấu hao TSCĐ TK 112 Phí chuyển tiền TK 133 TT thuế đầu vào 3.2Chi phí sản xuất chung 3.2.1 Tài khoản sử dụng: TK627: Chi phí sản xuất chung CPSX chung là những chi phí liên quan đến việc phục vụ quản lý, điều hành sản xuất các xí nghiệp thành viên, các phân xưởng, tổ sản xuất. Khoản mục CPSX chung ở Công ty bao gồm những nội dung chủ yếu sau: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu phục vụ quản lý ở các xí nghiệp thành viên, chi phí công cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Toàn bộ CPSX chung được theo dõi, phản ánh ở TK 627 và được mở chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính và theo yêu cầu quản lý, theo dõi ở từng Xí nghiệp thành viên. Tuy nhiên một số khoản mục CPSX chưa mở chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính ở các xí nghiệp thành viên, Công ty không những phải trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất mà còn phải trả lương cho các nhân viên quản lý ở xí nghiệp. Hàng tháng, kế toán phải hạch toán đầy đủ các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ (được phản ánh trên Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Phụ lục 3). Để tập hợp và phân bổ chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ quản lý ở các xí nghiệp, kế toán áp dụng các phương pháp như đối với NVL trực tiếp. Để đáp ứng yêu cầu ngày một cao về sản xuất và chất lượng sản phẩm, Công ty OLECO đã đầu tư nhiều loại máy móc, thiết bị sản xuất hiện đại, có giá trị lớn. Chính vì vậy, để đảm bảo hoạt động SXKD có hiệu quả, Công ty cần phải có vốn để thực hiện tái đầu tư các trang thiết bị đó. Một phần của nguồn vốn đó được hình thành từ các khoản trích khấu hao tài sản cố định mà hàng tháng Công ty tính vào CPSX kinh doanh. Việc tính và trích khấu hao hàng năm được đăng ký với Cục quản lý vốn về tỷ lệ khấu hao áp dụng tại Công ty do bộ phận kế toán TSCĐ thực hiện và được phản ánh trên Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. 3.2.2 Hạch toán kế toán chi phí sản xuất chung Căn cứ vào bảng tính lương do Phòng Tổ chức lập, kế toán phản ánh chi phí cho nhân viên phân xưởng trên Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Phụ lục 3) theo bút toán sau: Nợ TK 6271: CP nhân viên: 132.353.043 Có TK 334: Phải trả CBCNV 106.244.650 Có TK 338: Phải trả khác 26.108.393 - Căn cứ vào Bảng phân bổ NVL, công cụ dụng cụ (Phụ lục 2), kế toán tập hợp chi phí NVL, công cụ dụng cụ sản xuất cho sản xuất chung như sau: Nợ TK 6272: Chi phí vật liệu: Có TK 152: NVL: Có TK 153: CCDC: - Công ty áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo quy định của chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ của Bộ Tài chính với mức khấu hao theo bản đăng ký khấu hao đã được duyệt: với TSCĐ là nhà xưởng là 5%/năm; với thiết bị may là 12%/năm; với thiết bị văn phòng là 20%/năm. Căn cứ vào kết quả tính toán mức trích khấu hao, kế toán phân bổ khấu hao TSCĐ cho CPSX chung: Nợ TK 6274: CP. KHTSCĐ: Có TK 214: Hao mòn TSCĐ: Kế toán căn cứ vào các hoá đơn về tiền điện, điện thoại, nước và các khoản chi bằng tiền khác để lập "Tờ chi tiết phát sinh" các TK 111, 112 và "Bảng tổng hợp thanh toán công nợ", trên cơ sở đó tiến hành tập hợp cho CPSXC trong tháng: Nợ TK 6278: CPSXC khác: Có TK 112: TGNH Có TK 331: PTNB: Cuối tháng, kế toán tiến hành kết chuyển CPSXC sang TK 154 để tập hợp CPSX trong kỳ: Nợ TK 154: 229.163.664 Có TK 627: 229.163.664 Trên cơ cở hạch toán như trên, kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung (Biểu số 3). Biểu số 3: bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung Tháng 5/2000 Số TT các xntv Nội dung các khoản CPSX chung Tổng số Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu Chi phí KHTSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài 1 XNTV 1 27.185.692 15.406.087 58.940.660 80.352.000 181.884.439 2 XN HTLĐ 132.353.043 22.737.005 47.120.542 .200 292.163.664 3 Xí nghiệp ... .... .... .... .... .... Cộng 200.758.386 277.107.659 439.741.383 511.556.236 1.434.363.664 (Nguồn số liệu: Công ty OLECO) Trình tự hạch toán chi phí SXC tại Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 15: Sơ đồ kế toán tập hợp chi phí SXC TK 334 TK 627 TK911 132.353.043 TK 338 229.163.664 7.798.586 TK 152 TK 153 TK 214 47.120.542 TK 112 TK 136 Tổ chức hạch toán chi phí Đối tượng tập hợp chi phí Do đặc thù của ngành kinh doanh dịch vụ, theo qui định của công ty, xí nghiệp phải mở sổ sách đầy đủ theo dõi thạt đầy đủ số lao động đã bay sang các nước. Từng nước riêng, cụ thể theo dõi và tập hợp đầy đủ số liệu. Như vậy, việc hạch toán chi phí được tập hợp theo từng nước và theo từng chuyến bay cụ thể. 2.Sơ đồ tập hợp chi phí TK627 TK642 TK911 TK511 TK 421 K/c chi phí K/c doanh thu QLDN K/c chi phí SXC K/c lỗ K/c lãi Ví dụ: theo báo cáo kết quả kinh doanh 9 tháng đầu 2001 Doanh thu trong kỳ: Nợ TK 511 6.433.713.245 Nợ TK 511 (Co et) 980.313.215 Nợ TK 511 (Hàn Quốc) 5.453.400.030 Có TK 911 6.433.713.245 Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 5.249.434.047 Có TK 627 4.315.340.035 Có TK 642 934.094.012 Hoạt động kinh doanh có lãi, kết chuyển lãi: Nợ TK 911 1.175.297.195 Có TK 421 1.175.297.195 Hệ thống sổ kế toán sử dụng: Theo hình thức kế toán áp dụng tại Công ty, các loại sổ kế toán được sử dụng bao gồm: Hệ thống sổ kế toán tổng hợp (gồm Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái); và hệ thống sổ kế toán chi tiết (được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách cụ thể theo yêu cầu quản lý của Công ty). Hệ thống báo cáo kế toán: Các báo cáo kế toán được áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính theo các biểu mẫu: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN); Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN); Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN). Chương 3 Hoàn thiện hạch toán chi phí kinh doanh tại Công ty . Theo quy luật tự nhiên, một doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải có sự quản lý và tất yếu sẽ phát sinh chi phí. Có thể nói sự hoạt động của doanh nghiệp luôn gắn với chi phí, nó chỉ khác nhau là lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp…phụ thuộc vào quy mô, loại hình, ngành nghề kinh doanh, khả năng quản lý…Chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai chỉ tiêu vô cùng quan trọng trong Báo cáo kết quả kinh doanh, nó trực tiếp thể hiện khả năng quản lý của doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ tiêu lãi ròng, do đó tác động trực tiếp và gián tiếp đến quyết định của những người quan tâm. Theo tâm lý chung, bất kỳ một đối tượng nào quan tâm đến một doanh nghiệp đều chú ý đầu tiên đến khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Các nhà quan tâm dựa vào sự phân tích Báo cáo Kết quả kinh doanh để đưa ra quyết định của mình. Bởi vậy, yêu cầu đặt ra là Báo cáo Kết quả kinh doanh phải được lập một cách chính xác, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của đơn vị. Để thực hiện được điều này thì vấn đề mấu chốt là đơn vị phải quản lý được chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán hợp lý, đúng đắn, chính xác. Hiện nay, khi xu thế toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, các nước giao lưu kinh tế với nhau ngày càng được mở rộng, đặc biệt vào năm 2006 chúng ta gia nhập AFTA thì sự cạnh tranh trong nền kinh tế sẽ trở nên vô cùng gay gắt. Hơn nữa, Nhà nước sẽ dần xoá bỏ sự ưu đãi và quốc hữu hoá đối với các doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả. Do đó, một trong những vấn đề có tác động mạnh mẽ tới quyết định kinh doanh của các doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại trên thương trường của doanh nghiệp là việc hoàn thiện kế toán, hoàn thiện hạch toán tất cả các phần hành nói chung, hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng để cung cấp thông tin kế toán một cách chính xác cho việc ra quyết định kinh doanh kịp thời, nâng cao hiệu quả kinh doanh và quản lý tài chính là vô cùng cần thiết. 1.Thực tế kế toán chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp: Chứng từ sử dụng: Các chứng từ về chi phí kinh doanh của công ty bao gồm chưng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. Chứng từ bên trong bao gồm các phiếu chi, bảng thanh toán lương của đơn vị, Chứng từ bên ngoài gồm hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, tờ khai thuế, giấy báo nợ ...Các chứng từ được lập từ các bộ phận có liên quan trrong toàn công tyvà ngoài công ty. Khi có các ngiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc phạm vi chi phí kinh doanh. Tại bộ phận kế toán văn phòngcông ty cũng như các đơn vị trực thuộc. Hàng ngày nhân viên kế toán nhận được các chứng từ có liên quan đến chi phí kinh doanh, họ tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tiến hành ghi sổ.Hàng tháng, phòng kế toán tập hợp và vào sổ sách của công ty, lập báo cáo quyết toán. Ưu nhược điểm của công tác kế toán tại công ty: 1.2.1 Ưu điểm: Phòng tài vụ của công ty đã có sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xưởng trong công ty để đảm bảo công tác hạch toán nói chung, công tác kế toán chi phí kinh doanh nói riêng và từ đó xác định lợi nhuận với độ chính xác cao. Công ty luôn thực hiện đúng các chính sách, chế độ kế toán do nhà nước ban hành : Về chứng từ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành trong công ty đều lập các chưng từ hoặc có chứng từ để phán ánh. Các chứng từ này được lập theo mẫu qui định, chế độ kế toán và được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận liên quan một cách khoa học. Về tài khoản: sử dụng tài khoản ban hành theo QĐ 1141-TC/CĐKT Về sổ: Phòng tài vụ công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ hợp lý. Trong tháng có nhiều nghiệp vụ phát sinh tiến hành ghi kịp thời vào chứng từ ghi sổ giúp kế toán bớt phần việc hàng ngày. Vì vậy doanh nghiệp bớt đi việc đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi thẳng vào sổ cái tài khoản. Về báo cáo: ngoài các báo cáo tài chính được lập cuối năm theo qui định, phòng tài vụ còn lập rất nhiều loại báo cáo mang tính chất nội bộ theo tháng, quí, năm phục vụ yêu cầu quản lý. 1.2.2 Nhược điểm: Việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán còn rất hạn chế , hầu hết các công việc từ ghi chép, tổng hợp, phân tích đều do nhân viên kế toán tự làm. Cả phòng chỉ có duy nhất một máy, nhiều khi phải chờ đợi nhau và trực tiếp làm tăng thời gian chết, giảm hiệu quả công tác. Việc quản lý chi phí chưa thật chặt chẽ, gây lãng phí khá lớn. Công tác phân bổ và tính chi phí chưa được phân bổ qui định cụ thể và có nhiều bất hợp lý như: không trích trước tiền lương, chi phí hao hụt, sửa chữa lớn tài sản cố định. Việc hạch toán chi phí tiền lương nhân viên chưa thống nhất và chặt chẽ, mức trích quĩ khen thưởng và sử dụng còn chưa hợp lý. 2. Yêu cầu thực hiện: Với những kiến thức đã học được ở trường cũng như việc tiếp cận công tác hạch toán tại Công ty, em mạnh rạn đưa ra một số đề xuất nhỏ nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí. Yêu cầu hạch toán: Phải xác định đúng đắn nội dung chi phí kinh doanh: việc xác định nội dung chi phí kinh doanh phải dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn cụ thể là xác định nội dung nhằm xem xét phạm vi chi phí, xắp xếp các khoản chi phí theo nội dung, theo khoản mục sẽ thể hiện rõ nét hơn bản chất từng khoản chi phí. Tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà phân loại chi phí theo tiêu thức phù hợp. Xác định phương pháp hạch toán ban đầu: là khâu đầu tiên của công việc kế toán. Nó có vị trí quan trọng quyết định đến chất lượng công tác kế toán. Để thuận lợi cho việc ghi chép và lưu trữ chứng từ thì phải cải tiến và hoàn thiện chứng từ kế toán: Phải đảm bảo phản ánh đơn giản nội dung chứng từ kế toán và tiêu chuẩn hoá nhằm thống nhất mẫu chứng từ. Hợp lý thủ tục nhập sử lý chứng từ Sử dụng đúng tài khoản. Tổ chức hợp lý sổ sách kế toán: sổ kế toán là phương tiện hạch toán, là căn cứ kiểm tra khi cần thiết. Phải xây dựng các mẫu sổ cho phù hợp Mở đủ số lượng sổ kế toán chi tiết Ghi chép sổ, tập hợp chứng từ Kết hợp ghi chép tổng hợp với ghi chép chi tiết trên cùng một loại sổ. 3. Giải pháp đề xuất: Hoà mình vào sự phát triển của kinh tế thế giới nói chung, kinh tế Việt nam đang từng bước đổi mới trên mọi lĩnh vực. Trong những năm gần đây hoạt động kinh doanh của công ty đã đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy nhiên mức độ chi phí bỏ ra còn cao và có ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nó phản ánh việc quản lý chi phí là chưa tốt, do vậy việc hoàn thiện h ạch toán kế toán chi phí kinh doanh là rất cần thiết. Xuất phát từ yêu cầu trên và tình hình thực tế tại công ty, em có một số đề xuất sau: 3.1 Về việc quản lý nợ phải thu: Trong nền kinh tế thi trường hoạt động kinh doanh diễn ra không ngừng theo vòng chu chuyển tiền – hàng – tiền. Việc mua bán có nhiều hinh thức và tương ứng với nó việc thanh toán cũng có nhiều cách thức khác nhau: thanh toán nhanh, chậm. Công ty phải lập kế hoạch quản lý các khoản nợ phải thu, lập quĩ dự phòng phải thu khó đòi theo mức độ phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu quản trị của công ty. 3.2Về việc tính và phân bổ chi phí Do hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành trên nhiều lĩnh vưc. Việc tập hợp và phân bổ chi phí là công việc hết sức phức tạp. để giảm bớt công việc. Kế toán chỉ nên tập hợp các chi phí (sản xuất chung và chi phí QLDN) có liên quan đến hoạt động xuất khẩu lao động rồi tiến hành phân bổ theo tiêu thức: Chi phí phân bổ= tổng chi phí *hệ số phân bổ Trong đó: doanh thu hoạt động XKLĐ Hệ số phân bổ= Tổng doanh thu Mục lục trang Lời mở đầu ......... 01 Chương 1:lý luận chung về chi phí .......... đặc điểm nền kinh tế thị trường Đặc điểm ảnh hưởng của nền KTTT đến công tác hach toán chi phí phạm vi của chi phí 2.1 khái niệm 2.2 phân loại chi phí kimh doanh các chỉ tiêu chi phí cơ bản 2.3.1Tổng chi phí 2.3.2 Tỷ suất chi phí 2.3.3 mức tăng giảm tỷ suất chi phí Số tiền tiết kiệm hay lãng phí 3. hạch toán chi phí QLDN Biện pháp hạ thấp chi phí 3.1Sự cần thiết phải hạ thấp chi phí 3.2 Các nhân tố ảnh hưởngtới chi phí 3.3 các biện pháp hạ thấp chi phí chương 2 Tình hình kế toán chi phí tại DN Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1Cơ cấu tổ chức công ty Sơ đồ tổ chức phòng tài vụ Đăcd điểm và tình hình thực hiện công tác tài chính 2.1 công tác quản lý tài chính: vấn đề huy động vốn: công tác kế toán tại doanh nghiệp: 1. các xí nghiệp xây lắp.