Chuyên đề Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại xí nghiệp xây lắp Điện – Công Ty Điện Lực I

oán đối chiếu với dự toán, bảng phân giao vật tư. Bước 3: Kết thú Khi công trình hoàn thành đơn vị thi công phải lập hồ sơ nghiệm thu công trình theo quy định, đối chiếu vật tư (theo mẫu). Xác nhận vật tư thu hồi, bản vẽ hoàn công gửi phòng kỹ thuật để kiểm tra trình giám đốc phối hợp với các phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch nghiệm thu nội bộ. Nếu không có sai sót, không phải sửa chữa, phòng kế hoạch đăng kí mời bên A nghiệm thu công trình. Phòng tài vụ nhận đầy đủ hồ sơ quyết toán công trình: đề án thiết kế, dự toán, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình, bản đối chiếu vật tư, biên bản giải trình phát sinh khối lượng vật tư nhân công, Căn cứ hồ sơ quyết toán duyệt khối lượng vật tư nhân công cho đơn vị thi công. Việc bảo vệ quyết toán với bên A do xí nghiệp chịu trách nhiệm 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Xí nghiệp 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, Xí nghiệp Xây lắp điện cũng ngày càng phát triển. Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lí nói chung, bộ máy kế toán nói riêng của Xí nghiệp là một quyết định cần thiết và hoàn toàn đúng đắn, góp phần tạo nên những thành công mà Xí nghiệp đã gặt hái được trong những năm qua. Trên cơ sở các phần hành, khối lượng công tác kế toán và để phù hợp với qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng, chất lượng Xí nghiệp Xây lắp điện đã tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến, tức là hoạt động theo phương thức trực tiếp, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp là mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. ở các bộ phận trực thuộc như các đội xây lắp, kho, phân xưởng không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ, tập hợp chi phí của công trình và chuyển về phòng kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của xí nghiệp bao gồm 11 người (chưa kể các nhân viên kinh tế tại các đơn vị trực thuộc) tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp xây lắp điện Kế toán truởng Nhân viên kinh tế cácđơn vị trực thuộc Kế toán tiền lương giá thànhh Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán tscđ Kế toán thanh toán khác Kế toán thuế GTGT Kế toán tổng hợp Kế toán quyết toán công trình Thủ quĩ Trong bộ máy kế toán, các nhân viên kế toán có mối liên hệ chặt chẽ, qua lại với nhau, nhờ đó làm tăng tính hiệu quả các hoạt động của guồng máy kế toán. Mỗi nhân viên đều được định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể: Kế toán trưởng Là người giúp việc trong lĩnh vực kế toán tài chính cho giám đốc, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc xí nghiệp và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng công ty. Kế toán trưởng có chức năng tổ chức, đôn đốc, kiểm tra công tác kế toán đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội Có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, chính xác số liệu, số ngày làm việclập bảng chấm công, bảng thanh toán lương, BHXH Căn cứ vào các chúng từ đó phân bổ các khoản chi phí tiền lương và BHXH cho từng công trình, hạng mục công trình. Kế toán giá thành Do đặc tính sản xuất kinh doanh của đơn vị xây lắp có chu kì dài cho nên công việc chủ yếu của kế toán giá thành là tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và tập hợp chi phí chi tiết theo từng hạng mục công trình. Kế toán tài sản cố định Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn Xí nghiệp, đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định. Kế toán tạm ứng Do dặc thù của Xây lắp, các công trình thường có thời gian thi công dài cho nên toàn bộ chi phí thi công cho công trình được tạm ứng làm nhiều đợt. Vì vậy, kế toán tạm ứng mở sổ theo dõi chi tiết cho từng công trình, từng đội thi công, đôn đốc các đội thi công hoàn trả chứng từ phục vụ cho việc kê khai thuế và quyết toán sau này. Kế toán thanh toán với khách hàng Do khối lượng khách hàng của xí nghiệp lớn, quan hệ giao dịch nhiều nên kế toán phần hành này có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng khách hàng, các khoản phải thu khách hàng tương ứng với từng loại thời hạn thanh toán. Kế toán thanh toán khác (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, tập hợp và trình kế toán trưởng duyệt, Giám đốc kí chứng từ gốc sau đó viết phiếu thu, chi, Séc đối với từng nghiệp vụ liên quan. Kế toán vật liệu Có nhiệm vụ ghi chép , tính toán đầy đủ, trung thực số lượng, chất lượng và đơn giá thực tế của vật tư nhập, xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu, phân bổ hợp lý giá trị sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí, giá thành, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại xảy ra. Kế toán thuế GTGT Có nhiệm vụ theo dõi số thuế GTGT phát sinh, lập và gửi cho cơ quan thuế tờ khai tính thuế GTGT từng tháng kèm theo bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra theo mẫu quy định (Mẫu số 01/GTGT, mẫu số 02/GTGT, mẫu số 03/GTGT). Thời gian gửi tờ khai của táng cho cơ quan thuế chậm nhất là mười ngày đầu của tháng tiếp theo. Kế toán tổng hợp Nhiệm vụ cơ bản của kế toán tổng hợp là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ. Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tổng hợp phải lập và gửi sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành, lập các báo cáo cho xí nghiệp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất. Thủ quỹ Có nhiệm vụ quản lí tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng và Giám đốc kí duyệt. Kế toán thanh quyết toán các công trình Có nhiệm vụ thanh quyết toán các công trình khi công trình đã hoàn thành dựa trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ đã được tập hợp ở phần giá thành. Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc Có nhiệm vụ theo dõi sát sao vấn đề tài chính của các công trình do đội thi công đó phụ trách. Đồng thời, phải trực tiếp tập hợp tất cả các hoá đơn chứng từ liên quan đến từng công trình do đội phụ trách và gửi lên phòng kế toán để kế toán giá thành làm chi phí cho từng công trình phát sinh và có thể theo dõi được tiến độ thi công công trình. 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Để tạo cơ sở pháp lý và hạch toán đầy đủ, Xí nghiệp sử dụng một hệ thống chứng từ tương đối nhiều và luân chuyển chặt chẽ, nhanh chóng. - Phần lao động tiền lương có các chứng từ : Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng thuê ngoài nhân công... - Phần hàng tồn kho có các chứng từ: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư... - Phần mua hàng thanh toán có các chứng từ: Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn giá trị giá tăng, Hoá đơn cước vận chuyển... - Phần tiền tệ có các chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng... - Phần tài sản cố định có các chứng từ: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định... Do việc chuyên môn hoá trong công tác kế toán cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp đã vận dụng hình thức sổ Nhật kí - Chứng từ. Các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của xí nghiệp bao gồm: - Nhật kí chứng từ Số 1, Số 2, Số 4, Số 5, Số 7, Số 8, Số 9, Số 10. - Bảng kê (BK): BK1, BK2, BK3, BK4, BK6, BK11. - Sổ chi tiết (SCT): SCT1, SCT 2, SCT 3, SCT 4, SCT 5, SCT 6. - Các bảng phân bổ (BPB): BPB 1, BPB 2, BPB 3. - Sổ Cái các tài khoản xí nghiệp sử dụng. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện Sổ chi tiết CPSXKD Chứng từ chi phí Sổ cái TK 154 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp cPSXKD Sổ chi phí SXKD Nhật ký chứng từ số 7 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Báo cáo tài chính Xí nghiệp lập các báo cáo (các báo cáo được lập hàng quý) theo qui định bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Nơi gửi là Công ty Điện lực I, Cục thuế, cơ quan Kiểm toán, Ngân hàng. Xí nghiệp không lập các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ. 1.3 Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tạI xí nghiệp xây lắp đIện 1.3.1. Đối tượng, phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, xí nghiệp xây lắp Điện có những căn cứ riêng để xác địng đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất. Đặc điểm tổ chức sản xuất: Sản xuất theo đơn đặt hàng và khoán cho các đội. Yêu cầu quản lý: Báo cáo định kỳ chi phí sản xuất và giá thành của từng công trình, hạng mục công trình cho Công ty. Xí nghiệp xác định đối tượng tập hợp chi phí là những công trình riêng biệt, đồng thời tập hợp chi phí theo từng đội. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất cũng theo từng đội thi công và theo từng công trình. Các chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng nào thì tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó. Với hàng tồn kho, Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán, kết hợp với kiểm kê định kì để kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn vật tư. Cách kết hợp như vậy cho phép theo dõi thường xuyên tình hình nhập xuất tồn các loại nguyên vật liệu, xác định ngay phần mất mát, thiếu hụt để truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời, đồng thời xác định nhanh chóng giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ và đánh giá được công tác quản lí tại kho. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm, quy mô của xí nghiệp và đảm bảo quản lí chặt chẽ vật tư. 1.3.2 Kế toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp Xây lắp điện 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng Tại xí nghiệp xây lắp Điện, để hạch toán chi phí sản xuất kế toán không sử dụng các tài khoản 621, 622, 623 mà tập hợp thẳng toàn bộ chi phí phát sinh vào TK 154. TK 154 được sử dụng để tập hợp chi phí riêng cho từng công trình, từng đội. Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan: TK 111, 112, 141, 152, 331để hạch toán. 1.3.2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trong ngành xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đóng vai trò quan trọng, nó là yếu tố chính để tạo ra sản phẩm vì vậy khoản mục chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và ảnh hưởng lớn tới giá thành. ở xí nghiệp, nguyên vật liệu được sử dụng đa dạng về chủng loại và nguồn cung cấp. Các nguồn cung cấp vật liệu của xí nghiệp bao gồm: + Vật liệu mua ngoài Đây là nguồn cung cấp chủ yếu của Xí nghiệp. Do đặc thù của ngành xây lắp điện là thi công ở địa bàn rộng khắp các tỉnh nên để tạo thuận lợi và đáp ứng kịp thời việc cung ứng vật liệu ngoài những vật tư chính do xí nghiệp mua đưa tới chân công trình còn lại xí nghiệp giao cho đội tự tìm các nguồn vật liệu bên ngoài trên cơ sở định mức đã đặt ra. Căn cứ vào bảng phân giao vật tư, đội thi công làm giấy tạm ứng tiền. Trong đó có các khoản mục vật tư (phần đội tự lo), nhân công và chi phí khác. Đội tiến hành mua vật liệu và tập hợp chứng từ về phòng kế toán làm căn cứ kê khai thuế và thanh toán khi công trình hoàn thành. Hoá đơn (GTGT) Mã số: 01/GTKT-3LL Ngày 9 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Sơn Địa chỉ: 155-Trung Liệt-Đống Đa-Hà Nội Mã số thuế: 0100367481 Tên người mua hàng: Anh Dũng Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện Lực I Địa chỉ: Số 3 An Dương-Tây Hồ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền Mặt Mã số Thuế: 01001004170331 Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chống sét van Bộ 10 940.000 9.400.000 Cộng tiền hàng: 9.400.000 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT 470.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 9.870.000 Khi vật tư mua về chưa có nhu cầu sử dụng ngay sẽ được làm thủ tục nhập kho của xí nghiệp. Sau đó, căn cứ vào nhu cầu sử dụng, phòng vật tư sẽ lập “Phiếu xuất kho” vật tư hoặc “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” sử dụng cho việc thi công công trình. “Phiếu xuất kho” được lập theo mẫu sau: Phiếu xuất kho Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Tên người nhận hàng: Đội Điện 10 Lý do xuất kho: SCL Quý I/2002 Điện Lực Bắc Ninh Xuất tại kho: Xí nghiệp Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền DâyAC-185 Mét 200 200 102.025,8 20.405.160 Cộng 20.405.160 Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Kế toán trưởng Phòng vật tư Người nhận Thủ kho Cuối tháng, căn cứ phiếu xuất kho kế toán vật liệu tập hợp và lên bảng phân bổ nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) lao động. Bảng phân bổ NVL, CCDC được lập theo mẫu sau: Bảng số 2: Bảng phân bổ NVL, CCDC Tháng 12 năm 2002 Đơn vị :Đồng Số TT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK) Tài khoản 152 Tài khoản 153 Số phiếu I 154: Sản xuất kinh doanh Đội 1 CQT Thị trấn Quốc Oai-Hà Tây 2.989.203 Đội 3 Công ty phân đạm Bắc Giang 14.449.605 Đội 4 Mở rộng TBA 110KV Núi một Thanh Hoá 82.827.727 Đội 5 Đường dây 35KV 2*3200KVA-35/10KV Hải Thịnh- Hải Hởu 93.048.492 Đội 8 ĐZ 35 KV tuyến Mục sơn- T. Hoá 7.346.807 Đội 10 Cải tạo lưới Điện khu Vệ A5 3.894.546 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 20.405.160 Đội 11 ĐZ 0.4 TBA Ngân Sơn 35.545.626 . II 142: BHLĐ + dụng cụ lao động III 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Cộng 697.289.871 Kế toán trưởng Người lập + Vật liệu mua ngoài xuất thẳng đến công trình Trường hợp vật tư mua ngoài không nhập kho xuất thẳng đến công trình. Có một số vật liệu như: Cột điện, máy biến áp khi mua được chuyển đến công trình không qua kho xí nghiệp. Kế toán vật tư căn cứ hoá đơn lập bảng kê xuất thẳng nguyên vật liệu chi tiết cho từng công trình. Bảng số 3: Bảng kê xuất thẳng nguyên vật liệu Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Đơn vị Tên công trình Số phiếu Số tiền Đội 1 TBA Xí nghiệp gỗ Hải DươNg 3 15.327.274 Đội 2 CSL ĐZ 0,4 KV TBA Gia Sàng 3 CNĐ Thành phố Thái Nguyên 1 22.518.727 Đội 4 ĐZ 35 KV lộ 375 trạm 110 KV Núi I-T Hoá 10 193.329.309 TBA 35/10 KV Hợp bình Hoa Lư- N. Bình 3 36.800.000 Đội 7 CQT Khu Chiềng Sinh Sơn La 3 74.529.523 Đội 10 CQT Khu Trần Phú 7 Hà ĐôNg Hà Tây 1 8.100.000 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 1 26.156.240 . Tổng 541.650.825 Trường hợp vật liệu sử dụng không hết, nhập trả kho, kế toán căn cứ bảng kê nhập trả kho để ghi giảm giá thành cho công trình Bảng số 4: Bảng kê nvl nhập lại kho Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Đơn vị Tên công trình Số phiếu Số tiền Đội 2 CQT Trung Môn T.Quang 3 22.989.000 Đội 4 Đường dây 171 Ninh Bình- Thanh Hoá 3 9.792.965 Đội 10 SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh 1 4.325.160 Tổng 37.107.125 + Vật liệu tự sản xuất Ngoài hai nguồn cung cấp vật liệu trên, Xí nghiệp còn có một nguồn vật liệu tự sản xuất. Nguồn vật liệu này do đội phụ trợ sản xuất thực hiện, và bao gồm: hộp công tơ, xà đỡ phục vụ cho thi công. Khi xuất vật liệu gia công cơ khí cho các công trình, căn cứ vào phiếu xuất kế toán ghi chi cho đối tượng chịu chi phí như sau: Nợ TK 154 (1541-SXKD chính chi tiết cho từng công trình) Có TK 154 CK (1542- SXKD phụ ghi cho phân xưởng cơ khí) Do các nghiệp vụ phát sinh ít đối với từng công trình nên hàng tháng kế toán giá thành mới tiến hành vào sổ. Căn cứ để ghi sổ chi tiết chi phí là bảng phân bổ NVL, bảng kê xuất thẳng NVL và bảng vật liệu nhập lại kho. Sổ chi tiết chi phí sản xuất là căn cứ để ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Bảng số 6: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Tài khoản 154 – CPSXKD chính Tháng 12 năm 2002 Đơn vị tính: Đồng STT Diễn Giải TKĐƯ Tổng số Đội Đội 10 Đội Số dư đầu tháng 17.440.087.484 770.562.477 Nhật ký chứng từ số 1 111 129.849.084 - . . Vật liệu xuất thẳNg 141 541.650.825 54.296.450 Vật liệu xuất kho 152 697.289.871 36.048.821 Ca xe phục vụ 154VT 23.857.250 4.960.795 .. Cộng PS Nợ 1.958.596.955 148.916.334 Cộng PS Có 1.161.219.390 175.919.443 Số dư cuối tháNg 18.237.465.049 743.559.368 Kế toán trưởng Người lập Căn cứ vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh, hàng tháng kế toán tổng hợp sẽ vào Nhật ký chứng từ số 7. Bảng số 7: Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 12 năm 2002 (Trích) Đơn vị: Đồng Ghi CóTK Ghi Nợ TK 111 141 152 154 Cộng 154 129.849.084 541.650.825 697.289.871 . 1.958.596.955 642 112.146.948 152 37.107.125 37.107.125 911 715.684.765 715.684.765 . Cộng 129.849.084 541.650.825 697.289.871 1.161.219.390 3.824.529.973 Kế toán trưởng Người lập Trên cơ sở Nhật ký chứng từ số 7, kế toán sẽ vào sổ cái TK 154. Bảng số 8: Sổ Cái Tài Khoản: 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Trích) Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có 45.820.520.848 Ghi Nợ TK 154 Ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 12 Cộng TK 111 123.233.475 129.849.084 1.793.686.436 TK 141 2.920.645.580 541.650.825 20.355.452.757 TK 152 1.489.111.085 697.289.871 12.054.690.047 . . .. Cộng PS Nợ 48.608.329.457 1.958.596.955 164.677.873.884 Cộng PS Có 42.896.208.245 1.161.219.390 158.770.570.114 Dư cuối tháNg 51.532.642.060 18.237.465.049 18.237.465.049 Kế toán truởng Người lập 1.2.2.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công là một khoản mục chi phí quan trọng và chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng giá thành công trình. Tại xí nghiệp xây lắp Điện, khoản mục chi phí này thường chiếm từ 8% đến 12% trong tổng giá thành công trình. Lao động tại xí nghiệp gồm hai nguồn: Lao động trong xí nghiệp và lao động thuê ngoài. Lao động trong xí nghiệp Đây là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong khoản mục chi phí nhân công. Để hạch toán khoản mục chi phí nhân công, kế toán căn cứ “Bảng chấm công”. Trên cơ sở bảng chấm công kế toán tiền lương tính tiền lương phải trả cho người lao động. Tiền lương được tính căn cứ vào số ngày công thực tế, mức lương cơ bản, hệ số lương. Trong đó, hệ số lương đối với mỗi lao động phụ thuộc vào trình độ tay nghề và thâm niên lao động. Tiền lương theo thời gian được tính theo phương thức sau: Tiền lương phải trả trong tháng = Số ngày làm việc trong tháNg x Hệ số lương X Đơn giá 1 ngày công Bảng chấm công do nhân viên kinh tế của đội lập và được lập tại công trường theo mẫu sau: Đơn vị: XNXL Điện Bộ phận: Đội điện 10 Bảng số 9: Bảng chấm công Tháng 12 năm 2002 STT Họ và tên Cấp bậc Ngàytrong tháng 1 2 30 Quy ra công Số công hưởng Số công hưởng Lương TG BHXH 1 Nguyễn Đức Thành + + 33 . 2 Nguyễn Quốc Hưng + + 26 . 3 Đặng Đức Mạnh + + 25 .. ... . Cộng Đội trưởng Người lập bảng Tuy nhiên, xí nghiệp không thanh toán lương cho người lao động số thực tế hàng ngày trong suốt thời gian thi công công trình, xí nghiệp tiến hành tạm ứng lương. Bảng tạm ứng lương có mẫu như sau: Bảng số 10: Bảng tạm ứng lương Công trình: Sửa chữa lớn quý I/2002 - Điện Lực Bắc Ninh Tháng 10 năm 2002 Sau khi công trình hoàn thành, kế toán chi phí mới tập hợp chứng từ để vào sổ tiền lương thực tế (chỉ hạch toán một lần trong tháng công trình hoàn thành). Công trình SCL Quý I/2002 Điện lực Bắc Ninh kết thúc tháng 12 năm 2002, kế toán tính ra số tiền lương thực tế và hạch toán như sau: Nợ TK 154: 20.724.527 Đội 10 - Công trình SCL quý I/2002 ĐL Bắc Ninh Có TK 334: 20.724.527 Đối với lao động ngoài xí nghiệp Bên cạnh việc sử dụng lao động trong xí nghiệp, xí nghiệp còn sử dụng lao động thuê ngoài. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp là sản xuất mang tính đơn chiếc và rải rác trên nhiều vùng lãnh thổ. Vì vậy, điều kiện vận chuyển các yếu tố sản xuất là hết sức phức tạp. Để khắc phục tình trạng này xí nghiệp tiến hành thuê lao động ngay tại nơi thi công công trình.Tiền lương trả cho lao động thuê ngoài được trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng hoặc hạch toán vào TK 331. Hợp đồng thuê lao động là căn cứ để hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài. Hợp đồng thuê lao động có mẫu như sau: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hợp đồng lao động thuê ngoài 1- Đại diện bên thuê: - Ông: Nguyễn Đức Thành - Địa chỉ: Đội điện 10 - Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện lực I 2- Đại diện bên lao động Ông: Bùi Văn Tuấn Địa chỉ: 37 Vệ An thị xã Bắc Ninh 3- Nội dung công việc: Đào hố móng Đào tiếp địa Vận chuyển cột Phụ rải căng dây lấy độ võng Với số tiền: 40.000 đồng/người/ngày. Số người thuê: 06 Thời gian thuê: Từ ngày 06/11/2002 đến ngày 10/11/2002. Hai bên cùng nhau thoả thuận: Sau khi hoàn thành công việc bên thuê sẽ thanh toán đầy đủ số tiền Số tiền thanh toán được chia thành hai đợt Ngày 06/11/2002 Đại diện bên thuê Đại diện bên lao động Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do - Hạnh phúc Thanh toán tiền thuê lao động Đại diện bên thuê Ông: Nguyễn Đức Thành Địa chỉ: Đội Điện 10 - Xí nghiệp xây lắp đIện - Công ty đIện lực I Đại diện bên lao động Ông: Bùi Văn Tuấn Địa chỉ: 37 Vệ An thị xã Bắc Ninh Thanh toán số tiền theo hợp đồng ngày 06/11/2002. Với số tiền là: 1.200.000 đồng Viết bằng chữ: Một triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 10/11/2002 Đại diện bên thuê Đại diện bên lao động Quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp được thể hiện qua hệ thống sổ như sau: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán vào sổ chi tiết chi phí sản xuất. Bảng số 12: Sổ chi tiết chi phí sản xuất Đội điện 10 Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng TT Tên công trình Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư cuối tháng TK 334 Cộng 1 Cải tạo lưới điện khu Vệ An 5 SCL Quý I/02 ĐL Bắc Ninh 20.724.527 ... Cộng 48.207.227 . 148.916.334 Kế toán trưởng Người lập Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất kế toán sẽ tiến hành vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Bảng số 13: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Tài khoản 154 - CPSXKD chính Tháng 12 năm 2002 Đơn vị tính: Đồng STT Diễn Giải TKĐƯ Tổng số Đội Đội 10 Đội Số dư đầu tháNg 17.440.087.484 770.562.477 Nhật ký chứng từ số 1 111 129.849.084 - . . Vật liệu xuất thẳng 141 541.650.825 54.296.450 Vật liệu xuất kho 152 697.289.871 36.048.821 Ca xe phục vụ 154VT 23.857.250 4.960.795 Luơng công trình 334 135.276.994 48.207.227 .. Cộng PS Nợ 1.958.596.955 148.916.334 Cộng PS Có 1.161.219.390 175.919.443 Số Dư cuối tháng 18.237.465.049 743.559.368 Kế toán trưởng Người lập Sổ chi phí sản xuất kinh doanh là căn cứ để lập nhật ký chứng từ số 7. Bảng số 14: Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 12 năm 2002 Đơn vị : Đồng STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK 111 334 Cộng 154 135.276.994 1958.596.955 642 23.579.200 911 . Cộng 158.856.194 Kế toán trưởng Người lập Trên cơ sở nhật ký chứng từ số 7, kế toán vào sổ cái tài khoản 334. Bảng số 15: Sổ cáI TK 334 Số dư đầu kỳ Nợ Có 1.170.272.207 Ghi Có các TK Tháng 1 . Tháng 12 Cộng TK 111 101.538.895 207.831.277 1.967.040.579 TK 141 188.380.100 87.168.764 3.340.375.256 .. .. .. Cộng PS Nợ 289.918.995 650.091.500 5.460.166.208 Cộng PS Có 190.380.100 158.856.194 5.437.518.170 Dư cuối tháng 1.070.733.312 1.147.624.169 1.147.624.169 Kế toán trưởng Người lập 1.3.2.4 Kế toán chi phí sử dụng máy thi công Trong quá trình sản xuất xây lắp, việc sử dụng máy thi công là hết sức cần thiết. Có thể nói chi phí sử dụng máy thi công là chi phí đặc thù trong lĩnh vực này. Thông thường trong thi công xây lắp chi phí sử dụng máy thi công chiếm tỷ lệ khá lớn trong tổng giá thành. Tuy nhiên, trong xí nghiệp xây lắp Điện thì khoản mục chi phí này lại chiếm một tỷ trọng nhỏ thậm chí nhiều công trình còn không phát sinh khoản mục chi phí này do đặc thù của ngành này nhiều công việc đòi hỏi sự khéo léo, trình độ kỹ thuật nhất định của người công nhân mà không thể thay thế bằng máy móc. Do việc sử dụng máy không thường xuyên, giá trị của các máy thi công chuyên dụng lại lớn nên xí nghiệp không đầu tư mua máy riêng mà hoàn toàn thuê ngoài. Máy thi công mà xí nghiệp có thể sử dụng là máy hàn, xe cẩuPhương thức thuê là thuê toàn bộ bao gồm cả nhiên liệu và công nhân vận hành máy. Máy thuê ngoài phục vụ cho đội nào, công trình nào thì kế toán sẽ hạch toán chi phí máy thi công vào thẳng đội đó, công trình đó. Căn cứ để hạch toán chi phí máy thi công là hợp đồng thuê máy và giấy thanh toán tiền thuê (Hoặc là giấy biên nhận trong trường hợp tiền thuê ít). Công trình SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh chi phí sử dụng máy thi công phát sinh rất ít, đó là 2 giờ thuê máy hàn chuyên dụng. Việc thuê máy do đội tự lo, xí nghiệp ứng trước tiền cho đội, sau khi hoàn thành việc sử dụng máy, nhân viên kinh tế của đội chuyển giấy biên nhận về phòng tài vụ để làm cơ sở hạch toán. Giấy biên nhận có mẫu như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Giấy biên nhận Tên tôi là: Bùi Văn Tuấn Địa chỉ: Thị xã Bắc Ninh Có nhận của ông Nguyễn Đức Thành - Đội 10 xí nghiệp Xây lắp Điện Số tiền là: 40.000 đồng (Bốn mươi ngàn đồng chẵn) Lý do: Trả tiền thuê máy hàn sử dụng trong ngày Ngày15 tháng10 năm 2002 Giấy biên nhận này cùng các chứng từ gốc là căn cứ để kế toán thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp chi phí. Chi phí này phát sinh được hạch toán như sau: Nợ TK 154- Chi tiết cho từng công trình Có TK 141, 111 Đối với công trình SCL Quý I/2002 ĐL Bắc Ninh, chi phí sử dụng máy thi công được hạch toán như sau: Nợ TK 154: 40.000 Có TK 141: 40.000 Nhìn chung, khoản mục chi phí này thường ít và ổn định so với dự toán. Việc hạch toán khoản mục chi phí này cũng tương tự như việc hạch toán các khoản mục chi phí khác. 1.2.2.5 Kế toán chi phí sản xuất chung Trong quá trình sản xuất, ngoài các chi phí trực tiếp như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp còn hạch toán những khoản chi phí gián tiếp nhưng không kém phần quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả nhất, đó chính là chi phí sản xuất chung. Tại Xí nghiệp Xây lắp điện, chi phí sản xuất chung bao gồm những khoản mục chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý đội, phân xưởng Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí bằng tiền khác (Chi phí thuê nhà ở cho đội, chi phí tiền điện thoại) Ngoài ra, khoản mục chi phí sản xuất chung còn bao gồm các chi phí được phân bổ từ chi phí sản xuất kinh doanh phụ: Đội vận tải, phân xưởng cơ khí, đội xây dựng. Các đơn vị phụ trợ này một mặt sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh chính, mặt khác còn bán ra ngoài. Chi phí phát sinh của các đơn vị này được tập hợp riêng trên sổ kế toán chi tiết, sau đó phân bổ trực tiếp cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, không phải công trình nào cũng sử dụng sản phẩm dịch vụ của đơn vị này. Ví dụ: Tai đội xe, toàn bộ các chi phí phát sinh của đội được hạch toán trên sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để vào sổ này là bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng thanh toán tiền lương và BHXH, giấy thanh toán tạm ứng Bảng số17: Sổ kế toán chi tiết TK 154VT (Đội xe) Tháng 12 năm 2002 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn Giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có NKCT 1 Thanh toán tiền xăng xe 111 1.262.300 BK 1a Thanh toán tiền công tác phí 141 900.000 BPBTL Lương nhân viên lái xe 334 1.937.400 BPBTL Các khoản trích theo lươNg 338 368.106 BPBKH Khấu hao TSCĐ 214 709.812 .. ... Cộng 30.774.070 35.785.793 Trình tự ghi sổ chi phí sản xuất chung cũng được ghi tương tự như trình tự ghi sổ các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Căn cứ vào bảng kê chi phí chung kế toán vào sổ chi tiết chi phí sản xuất. Sổ chi phí sản xuất là căn cứ để kế toán tập hợp số liệu vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh (chính, phụ) và lên nhật ký chứng từ số 7. Nhật ký nhứng từ số 7 chính là cơ sở để kế toán tổng hợp vào Sổ Cái TK 154. 1.3.3 Kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện 1.3.3.1 Kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang ở xí nghiệp xây lắp điện, sản phẩm dở dang là các công trình hạng mục công trình dở dang chưa hoàn thành. Đánh giá sản phẩm dở dang là tính toán phần chi phí sản xuất mà sản phẩm dở dang cuối kỳ phải chịu để từ đó xác định giá thành sản phẩm xây lắp trong kỳ. Đối với xí nghiệp xây lắp điện, do số lượng của các công trình nhiều, phân tán ở khắp các địa phương, đặc điểm kỹ thuật phức tạp cho nên không thể trực tiếp đánh giá sản phẩm dở dang được. Bên cạnh đó, phương thức thanh toán xây lắp của xí nghiệp là thanh toán sau khi công trình hoàn thành. Như vậy, sản phẩm dở dang là phần chi phí phát sinh từ lúc khởi công đến trước khi công trình kết thúc. Hàng tháng, kế toán chi phí giá thành tiến hành tổng hợp chi phí cho từng công trình và cho từng đội trên sổ chi tiết giá thành. Chi phí DD cuối tháng = CPDD đầu tháng + CP phát sing trong tháng Chi phí dở dang cuối tháng của từng công trình chính là chi phí sản phẩm dở dang. 1.3.3.2. Tính giá thành sản phẩm Tính giá cho sản phẩm hoàn thành là công tác cuối cùng của quá trình tập hợp chi phí sản xuất. Để tính được giá thành đầy đủ chính xác cần phải sử dụng phương pháp tính giá thích hợp. Với đối tượng tính giá là từng công trình xí nghiệp đã áp dụng phương pháp trực tiếp và phương pháp tổng cộng chi phí để tính giá thành sản phẩm. Hàng tháng, kế toán giá thành tập hợp toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong kỳ bằng cách cộng toàn bộ số liệu trên sổ chi tiết chi phí cho từng đội từng công trình và đối chiếu với số liệu tổng cộng trên sổ chi phí kinh doanh. Đối với từng công trình thì thời điểm tính giá thành là khi công trình hoàn thành, đã có biên bản nghiệm thu và được quyết toán. Dựa trên điều kiện thực tế của mình, xí nghiệp áp dụng phương pháp tính giá thành là phương pháp tổng cộng chi phí. Việc hạch toán thẳng toàn bộ chi phí vào TK 154 làm cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp đơn giản đi rất nhiều. Sau khi tính được giá thành sản phẩm kế toán tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng công trình. Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp được lấy từ sổ chi tiết TK 642. Do tổng chi phí quan lý thường là lớn, nhiều công trình kéo dài sang năm sau nên nếu phân bổ toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp vào giá thành sản phẩm trong kỳ là không hợp lý. Xí nghiệp kết chuyển một phần chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 142, trên cơ sở đó phân bổ cho từng công trình hoàn thành theo công thức: Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho công trình X = Doanh thu của công trình X * 6% Ví dụ: Công trình SCL quý I/2002 Điện lực Bắc Ninh có doanh thu là 168.643.485 đồng, CPQLDN được phân bổ cho công trình này như sau: CPQLDN = 168.643.485 * 6% = 10.118.609,1 đồng phần 2 hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Xây lắp điện Xí nghiệp xây lắp điện là một doanh nghiệp Nhà Nước với số vốn ban đầu không phải là lớn, trải qua quá trình hoạt động Xí nghiệp đã dần dần phát triển và đạt được uy tín lớn trong lĩnh vực hoạt động của mình. Xí nghiệp không những cố gắng phấn đấu hoàn thành vượt mức nhiệm vụ kế hoạch do Công ty Điện lực I giao mà còn rất năng động trong việc tìm kiếm cách tiếp cận thị trường, mở rộng loại hình kinh doanh, thu hút khách hàng và ký kết thêm các hợp đồng kinh doanh xây lắp tùy thuộc vào quy mô tính chất và điều kiện cụ thể của mỗi công trình. Đối với mỗi dự án, Xí nghiệp đều lập hồ sơ dự thầu, lập ra các dự án tối ưu để giành thầu công trình, tạo công ăn việc làm cho người lao động, mang lại lợi ích cho toàn Xí nghiệp. Có được thành công đó là do sự cố gắng nỗ lực trên mọi mặt của toàn Xí nghiệp. 2.1 sự cần thiết phảI hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện Một doanh nghiệp muốn đứng vững và tồn tại trong sự cạnh tranh khắc nghiệt của cơ chế thị trường thì phải biết khai thác, phát huy khả năng, thế mạnh của mình phải biết xác định chính xác các khoản chi phí bỏ ra, không ngừng nghiên cứu tìm tòi áp dụng công nghệ tiên tiến nhằm tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Để đáp ứng được yêu cầu đó các doanh nghiệp phải chú trọng tới công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sao cho công tác đó được tiến hành một cách đúng đắn và khoa học nhất. Cũng như các phần hành kế toán khác nói chung để đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng cần phải bảo đảm các nguyên tắc kế toán đó là: + Nguyên tắc tính đúng, tính đủ + Nguyên tắc kịp thời Bởi vì, giá thành là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn sử dụng chỉ tiêu giá thành vào quản lý thì cần thiết phải tổ chức tính đúng, tính đủ giá thành của các loại sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra. Trong hai nguyên tắc cơ bản trên thì nguyên tắc tính đúng, tính đủ thường hay bị vi phạm do các nguyên nhân khách quan và chủ quan của doanh nghiệp, điều này dẫn đến rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý chi phí và tính giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp đó. Sở dĩ như vậy là do nếu doanh nghiệp không hạch toán đầy đủ và chính xác các khoản mục chi phí thì không thể đánh giá đúng kết quả sản xuất để từ đó đề ra các biện pháp để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và các biện pháp quản lý cần thiết nhằm thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp mình. Nếu doanh nghiệp phát huy được những ưu điểm để hạ giá thành sản phẩm thì không những tăng được lợi nhuận mà còn thực hiện tốt được trách nhiệm của mình đối với Nhà nước cũng như các cán bộ công nhân viên. Chính vì vậy, tính đúng tính đủ chi phí trong giá thành sản phẩm có tầm quan trọng vô cùng to lớn đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn quan tâm tới công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách khoa học nhất dựa trên những căn cứ sau: - Chế độ tài chính kế toán hiện hành. - Tính chất đặc thù của ngành, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. - Quy mô, hình thức sản xuất và trình độ quản lý của doanh nghiệp. - Yêu cầu và tính đặc thù trong quản lý của doanh nghiệp. - Trình độ chung của bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện theo các căn cứ trên để không những nâng cao được vị thế của mình trên thị trường mà còn đóng góp vào sự nghiệp phát triển chung của ngành XDCB và của đất nước. 2.2 Đánh giá kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện 2.2.1 Những ưu điểm Tổ chức quản lí Xí nghiệp đã xây dựng được mô hình quản lý và hạch toán hợp lý, khoa học và có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Với mô hình quản lý của mình, xí nghiệp đã chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh và đã tạo được chôỗ đứng vữNg chắc trên thị trường. - Tổ chức sản xuất Bộ máy sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp gọn nhẹ và năng động, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả đã giúp ban lãnh đạo xí nghiệp rất nhiều trong công tác quản lí kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công và tổ chức kế toán khoa học. - Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức chặt chẽ với quy trình làm việc khoa học, cán bộ kế toán có trình độ, năng lực và nhiệt tình, được bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong công việc được giao, góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lí kinh tế tài chính của Xí nghiệp. - Công tác kế toán Công tác kế toán tại xí nghiệp đã thực sự thể hiện và phát huy được vai trò trong việc cung cấp thông tin cho quản lý. + Thứ nhất về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Xí nghiệp đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán Việt Nam và theo sự cụ thể hoá của Công ty cho phù hợp với đặc điểm của ngành. Hệ thống tài khoản của xí nghiệp không nhiều, những tài khoản chi tiết còn đơn giản nhưng cũng phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng và yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp. + Thứ hai về hệ thống sổ kế toán Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ theo quy định của công ty. Đây là hình tức sổ phức tạp nhất nhưng nó phù hợp với quy mô, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Đối với hệ thống sổ chi tiết, được lập trên cơ sở các nhu cầu về quản lý của Xí nghiệp đã đảm bảo quan hệ đối chiếu với sổ tổng hợp, cung cấp những thông tin chi tiết cần thiết cho quản lí. Nhìn chung, các sổ sách xí nghiệp đang sử dụng đã đáp ứng được yêu cầu quản lý đặt ra, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kế toán và các bộ phận có liên quan. + Thứ hai về hệ thống báo cáo tài chính Mặc dù kế toán thủ công vẫn là chủ yếu nhưng Xí nghiệp luôn cố gắng lập các báo cáo định kì theo quy định đủ và đúng hạn. Ngoài ra, Xí nghiệp còn phải lập các báo cáo theo yêu cầu của Công ty (lập hàng tháng) để Công ty nắm được tình hình hoạt động của Xí nghiệp. + Thứ hai là hệ thống chứng từ kế toán Xí nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính và một số chứng từ theo quy định riêng của ngành. Sau quá trình luân chuyển. Các chứng từ được lưu ở hồ sơ từng công trình riêng biệt, rất thuận lợi cho việc kiểm tra sau này. + Thứ năm là việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán Xí nghiệp đã đưa việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán đã giúp ích rất nhiều trong việc tổng hợp số liệu và lên báo cáo. Có được những thành tựu trên đây là do sự cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp, trong đó có một phần đóng góp không nhỏ của phòng tài vụ đã thực hiện tốt vai trò quản lý tài chính của mình. 2.2.2 Những tồn tại Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí ngiệp đã phát huy được rõ vai trò của mình trong những năm qua. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đó, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vần còn một số tồn tại nhất định. - Việc luân chuyển chứng từ Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, Xí nghiệp có điạ bàn hoạt động rộng, các công trình của xí nghiệp được tiến hành trên khắp các tỉnh, thành cho nên việc thanh toán chứng từ của các đội lên xí nghiệp thường bị chậm chễ là điều không thể tránh khỏi. Chứng từ thanh toán chậm dẫn đến việc hạch toán không kịp thời, làm cho khối lượng công việc bị dồn vào một thời điểm có thể dẫn đến nhưng sai sót không đáng có trong công tác hạch toán như: ghi thiếu, ghi nhầm làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho người quản lí ra quyết định và đồng thời cũng làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Việc sử dụng tài khoản để hạch toán Hiện nay, việc tập hợp các chi phí phát sinh như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sử dụng máy thi công tại Xí nghiệp đều không thông qua các tài khoản: TK 621, TK 622, TK 623 mà được tập hợp đưa thẳng vào TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Mặc dù, việc tập hợp như vậy có thể đơn giản hơn trong công tác hạch toán chi phí công trình nhưng lại không đúng theo quy đị q1nh hiện hành của chế độ kế toán. Hơn nữa, việc tập hợp như vậy làm cho việc theo dõi từng khoản mục chi phí là tương đối khó khăn. Kế toán chi phí không thể có ngay số liệu của từng khoản mục chi phí mà phải tiến hành bóc tách từ những khoản tạm ứng. - Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang ở xí nghiệp, nhìn chung các công trình thường có quy mô vừa và nhỏ nên phương thức hạch toán với chủ đầu tư là thanh toán khi công trình hoàn thành, giá thành công trình là toàn bộ chi phí phát sinh từ lúc khởi công công trình đến khi bàn giao, chi phí dở dang được đánh giá hàng tháng là toàn bộ chi phí phát sinh từ lúc khởi công cho đến cuối tháng đó. Vì vậy, xí nghiệp có giá trị sản phẩm dở dang khá lớn. Đặc biệt đối với nhiều công trình có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài từ năm này qua năm khác như vậy phương thức thanh toán sau khi hoàn thành toàn bộ công trình lớn dẫn đến tình trạng vốn bị ứ đọng trên công trình. - Về công tác kế toán chính trị Kế toán quản trị giữ một vai trò rất quan trọng trong công tác kế toán tại bất kì một công ty nào. Tuy nhiên tại xí nghiệp kế toán quản trị vẫn chưa thực sự được quan tâm. Công tác kế toán mới chỉ thiên về chức năng kế toán tài chính (tính toán, tập hợp số liệu vào các bảng biểu, báo cáo theo quy định) chứ chưa coi trọng việc lập báo cáo mang tính chất nội bộ, chỉ sử dụng trong Xí nghiệp. 2.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây lắp điện Công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng muốn được hoàn thiện tốt thì chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán phải được nắm vững. Hơn nữa, cần xuất phát từ những đặc trưng cơ bản của các đơn vị sản xuất kinh doanh để có hướng hoàn thiện thích hợp. Hoàn thiện chính là việc sửa chữa những cái sai, những cái chưa khoa học để đi đến những cái đúng, những cái theo quy định. Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp Xây lắp điện, được sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ tại Phòng Tài vụ xí nghiệp, có điều kiện tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác kế toán tại xí nghiệp em xin phép mạnh dạn đưa ra một số ý kiến về những tồn tại trong công tác quản lý và tổ chức hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm cùng phương hướng hoàn thiện những tồn tại đó ở Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện Lực I như sau: 2.3.1. Về việc luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ tại xí nghiệp nhiều khi bị chậm chễ làm ảnh hưởng đến công tác hạch toán và kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, để khắc phục tình trạng này, phòng tài vụ nên có những quy định về thời gian giao nộp chứng từ thanh toán để hạn chế tối thiểu những trường hợp chi phí phát sinh kỳ này nhưng kỳ sau mới được hạch toán hoặc công việc dồn ép vào những ngày cuối tháng. Đối với các công trình, Xí nghiệp nên điều động nhân viên phòng tài vụ xuống tận công trình để giám sát, kiểm tra việc ghi chép, cập nhật chứng từ đảm bảo công tác hạch toán được kịp thời và chính xác. 2.3.2 Việc sử dụng tài khoản để tập hợp chi phí Việc hạch toán thẳng chi phí sản xuất vào TK 154, mặc dù giúp việc hạch toán chi phí được đơn giản hơn nhưng lại không đúng với chuẩn mực kế toán và khó khăn trong việc theo dõi riêng từng khoản mục chi phí. Vì vậy, theo em xí nghiệp nên sử dụng các tài khoản 621, 622, 623 để tập hợp riêng từng khoản mục chi phí và cuối kỳ mới kết chuyển sang tài khoản 154. Tương ứng với các tài khoản kế toán sẽ lập sổ chi tiết cho từng tài khoản, cụ thể ở từng đội, từng công trình. Như vậy, việc theo dõi và quản lý các khoản mục sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn. 2.3.3. Phương pháp quản lý và hạch toán chi phí - Đối với chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây lắp vì vậy việc tiết kiệm chi phí là mối quan tâm hàng đầu của xí nghiệp. Tiết kiệm chi phí không có nghĩa là cắt xén bớt lượng nguyên vật liệu định mức cho thi công công trình mà theo quan điểm là hạn chế những hao hụt trong bảo quản, thi công và vận chuyển. Vì vậy, để thực hiện được mục tiêu này xí nghiệp nên: Thiết lập mối quan hệ ổn định với một số nhà cung cấp, giữ uy tín trong quan hệ kinh doanh và nên ký hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp trong thời gian dài với địa điểm và thời gian giao nhận vật tư được xác định phù hợp với yêu cầu công việc và tiến độ thi công công trình. Do các công trình ở xa xí nghiệp nên việc giao cho đội thi công tự lo một phần vật liệu cũng góp phần làm giảm bớt chi phí. Tuy nhiên, xí nghiệp mới chỉ sử dụng hoá đơn mua hàng để làm căn cứ ghi sổ chi phí vì vậy để đảm bảo chất lượng vật tư đưa tới công trình, xí nghiệp nên yêu cầu các đội phải lập biên bản giao nhận vật tư giữa bên cung ứng và bên thi công. Biên bản có thể được lập theo mẫu sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Biên bản giao nhận vật tư Ngày tháng năm Chúng tôi gồm: Ông (Bà): Đại diện bên cung ứng Ông (Bà): Đại diện bên nhận Đã tiến hành giao nhận số vật tư sau: STT Tên, quy cách, chủng loại vật tư Đơn vị tính Số lượng Tổng cộng Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biên bản này được lập tại thời gian và địa điểm giao nhận vật tư. Sau đó nhân viên kinh tế của đội sẽ gửi biên bản này kèm theo các chứng từ gốc để làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Đối với chi phí nhân công Hiện nay tại xí nghiệp, chi phí nhân công thường được hạch toán vào tháng cuối cùng khi công trình hoàn thành. Như vậy, số liệu chi phí cụ thể theo từng tháng để đối chiếu, xem xét với khối lượng công việc thực hiện là không có. Theo em xí nghiệp nên hạch toán chi phí tiền lương hàng tháng dựa trên các chứng từ chủ yếu là các hợp đồng giao khoán, bảng chấm công và có sự giám sát của xí nghiệp trong việc tính trả lương hay tính tạm ứng ở các công trình. Biện pháp này có tác dụng nâng cao năng suất lao động và nâng cao được ý thức trách nhiệm của người công nhân, đồng thời đẩy nhanh tiến độ thi công đảm bảo thời gian bàn giao công trình. Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, cung cấp ngay thông tin về khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp có thể lập bảng kê chi phí nhân công cho từng đội như sau: Bảng kê chi phí nhân công Đội. TT Tên công trình CPNCTT của công nhân xí nghiệp Cpnctt của lao động thuê ngoài Cpnctt của nhân công hợp đồng Cộng Cộng - Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Tại xí nghiệp, chi phí QLDN định kỳ hàng năm kết chuyển sang chi phí chờ kết chuyển (TK 142), sau đó khi công trình hoàn thành sẽ phân bổ vào chi phí trong kỳ. Việc phân bổ này dựa trên tiêu thức doanh thu của từng công trình là hợp lý. Tuy nhiên, xí nghiệp nên lấy chi phí cần phân bổ là tổng CPQLDN phát sinh trong năm chứ không nên lấy một tỷ lệ cố định là 6% để phản ánh thực trạng sản xuất kinh doanh hàng năm của xí nghiệp. - Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang Chi phí dở dang được đánh giá hàng tháng bao gồm toàn bộ chi phí từ khi khởi công cho đến cuối tháng đó, đồng thời xí nghiệp cũng áp dụng phương thức thanh toán sau khi công trình hoàn thành toàn bộ nên có thể dẫn đến tình trạng vốn bị ứ động trên công trình.Vì vậy, theo em với những công trình lớn, có điểm dừng kỹ thuật nhất định thì xí nghiệp nên yêu cầu bên chủ đầu tư thanh toán theo điểm dừng kỹ thuật. Như vậy, xí nghiệp sẽ thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn tránh tình trạng phải vay vốn để thi công, góp phần làm tăng lợi nhuận của xí nghiệp. 2.3.4. Về công tác kế toán quản trị Kế toán quản trị giữ một vai trò rất quan trọng trong công tác kế toán tại bất kì một công ty nào. Tuy nhiên, tại xí nghiệp kế toán quản trị vẫn chưa thực sự được quan tâm. Công tác kế toán mới chỉ thiên về chức năng kế toán tài chính (tính toán, tập hợp số liệu vào các bảng biểu, báo cáo theo quy định) chứ chưa coi trọng việc lập báo cáo mang tính chất nội bộ sử dụng trong Xí nghiệp. Để các thông tin chi phí mang lại hiệu quả cao cho quá trình ra quyết định của các nhà lãnh đạo, hàng năm xí nghiệp nên tiến hành phân tích giá thành từ đó giúp cho các nhà quản trị có thể nhận biết được những nhân tố có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến giá thành sản phẩm, đồng thời cũng giúp cho các nhà lãnh đạo biết được tình hình quản lý và sử dụng chi phí sản xuất của các đơn vị thi công. Qua đó có thể đề ra những biện pháp hữu hiệu và kịp thời để có thể hạn chế được các nhân tố tiêu cực và phát huy được những nhân tố tích cực. 2.3.5. Về việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán Tại xí nghiệp việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán đã giúp ích rất nhiều trong việc xử lý, lưu trữ thông tin kế toán. Thông tin kế toán được cập nhật hàng ngày, xử lý nhanh chóng, chính xác làm giảm đi rất nhiều khối lượng công việc kế toán. Tuy nhiên, để tăng cường hơn nữa khả năng khai thác và sử dụng có hiệu quả máy vi tính trong công tác kế toán xí nghiệp nên tổ chức các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán cũng như đầu tư mua sắm chương trình kế toán mới nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của quản lý trong giai đoạn hiện nay. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp là một tất yếu khách quan. Bởi vậy doanh nghiệp một là phải hoàn thiện mình để tiến lên phía trước chiến thắng trong cạnh tranh hoặc là doanh nghiệp sẽ tụt hậu, trượt khỏi quỹ đạo chung của nền kinh tế, làm ăn thua lỗ dẫn đến phá sản nếu không biết phát huy những tiềm năng và nắm bắt kịp thời sự thay đổi trên thương trường. Việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Để hạ thấp chi phí và hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là việc cần thiết của mỗi doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập tại Xí nghiệp xây lắp điện- công ty Điện Lực I, được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo trong khoa kế toán, đặc biệt là thầy giáo Trần Đức Vinh cùng các cán bộ phòng tài vụ ở xí nghiệp, em đã hoàn thành chuyên đề của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp Điện - Công ty Điện Lực I”. Trong bản chuyên đề này, em đã mạnh dạn trình bày một số kiến nghị của mình với nguyện vọng giúp cho xí nghiệp hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sao cho hợp lí và đúng chế độ tài chính kế toán mới được ban hành để xí nghiệp đạt được những thành tích cao hơn nữa, tự khẳng định mình trên thị trường. Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo Trần Đức Vinh, các cán bộ Phòng tài vụ của xí nghiệp xây lắp Điện đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này. Hà nội, ngày tháng năm 2003 Sinh viên Tống Thị Bảo Ngọc