Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam

2.2.1.Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1.1. Thủ tục, chứng từ - Phiếu xuất kho H6: Sau khi đơn đề nghị xuất hàng được duyệt xuất, kế toán kho viết phiếu xuất kho H6 Phiếu xuất kho được đặt giấy than, lập thành 2 liên: Liên 1: lưu tại quyển tại phòng kế toán. Liên 2: đưa cho nhân viên kinh doanh giao thủ kho H6. Nhân viên kinh doanh mang liên 2 xuống kho nhận hàng, đưa về kho Công ty. - Phiếu nhập kho Công ty : Tại kho Công ty, hàng mới được chuyển về được ghi phiếu nhập kho, để phòng kiểm tra chất lượng hàng hóa kiểm tra chất lượng và dập nhãn mác hàng hóa.( Công việc này chỉ áp dụng đối với các đơn đặt hàng với số lượng lớn phải kiểm tra chất lượng và dập nhãn mác qua nhiều ngày ) - Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa: Sau khi kiểm tra chất lượng hàng hóa, phòng kiểm tra chất lượng lập biên bản khẳng định chất lượng hàng hóa. Nếu không đúng chất lượng, quy cách hàng sẽ được giữ lại, tìm biện pháp xử lý sau. - Phiếu xuất kho Công ty: Sau khi hàng được kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn, quy cách; kế toán kho lập phiếu xuất kho Công ty; đồng thời lập hóa đơn GTGT Nếu hàng được xác định là nhân viên kinh doanh vận chuyển tới đại lý ngay trong ngày, sau khi được nhập mác tại kho Công ty thì không cần lập phiếu nhập – xuất kho Công ty. 2.2.1.2. Kế toán chi tiết Khi phòng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên phụ trách khu vực đó lên phòng kế toán lập đơn xin xuất hàng, có chũ ký của nhân viên này. Sau khi đơn được duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho, lập thành 2 liên: Liên 1: lưu tại phòng kế toán. Liên 2: đưa cho nhân viên kinh doanh giao thủ kho H6 nhận hàng về kho Công ty để dập, dán nhãn mác. Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho H6 về mặt số lượng. Căn cứ đơn đặt hàng, phiếu xuất kho liên 2 do nhân viên kinh doanh mang xuống kho, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho tương ứng cho từng mặt hàng. Kết thúc giờ làm việc trong ngày, thủ kho gửi bảng kê nhập – xuất trong ngày, kế toán kho đối căn cứ vào bảng kê đối chiếu lượng hàng nhập – xuất trong ngày. Cuối quý, thủ kho cộng sổ nhập – xuất tính ra số tồn cuối kỳ mặt số lượng. Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ chi tiết từng loại mặt hàng tương ứng với thẻ kho, nhưng còn theo dõi cả mặt giá trị hàng hóa. Hàng ngày, nhận được chứng từ nhập – xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán kho kiểm tra đối chiếu các mặt hàng và số lượng nhập – xuất. Cuối tháng lập bảng kê nhập –xuất – tồn, cộng sổ và đối chiếu thẻ kho, lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn cả mặt số lượng và giá trị để đối chiếu với giá trị hàng tồn với kế toán tổng hợp. Dựa vào đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, kế toán lập sổ chi tiết giá vốn lập hàng ngày và chi tiết cho từng loại hàng hóa. Cuối tháng, cộng sổ chi tiết giá vốn hàng bán ghi vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn. TK sử dụng: TK 632 Khi xuất bán hàng hóa, kế toán căn cứ vào số lượng hàng hóa xuất bán, đơn giá hàng nhập theo phương pháp bình quân gia quyền, tính ra giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 156 2.2.1.3. Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.4: Tổ chức hạch toán tổng hợp kế toán giá vốn hàng bán Sổ chi tiết giá vốn Sổ tổng hợp – chi tiết giá vốn Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 632 Phiếu xuất Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Ví dụ: Ngày 30/12/2009 hàng về nhập kho H6 Văn Điển, phòng kinh doanh thông báo với các đại lý đã có mặt hàng Ratoin. Ngay trong ngày, đại lý Bùi Đức Từ gọi điện tới phòng kinh doanh yêu cầu muốn mua hàng, chấp nhận thanh toán ngay; nhân viên kinh doanh Phạm Văn Tuấn phụ trách khu vực Hải Phòng đến phòng kế toán làm đơn xin xuất hàng (Biểu số 2.12: Đơn xin xuất hàng ). Ngày 31/12/2009, sau khi đơn được duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho lập thành 2 liên, liên 2 giao nhân viên kinh doanh xuất kho nhận hàng. Dựa vào sổ chi tiết hàng hóa mặt hàng Ratoin 5WDG, kế toán xác định đơn giá xuất bán được tính bằng Tổng giá trị mua lô hàng/ Tổng số lượng hàng nhập. Theo ví dụ này thì đơn giá xuất bán là: đ/gói và ghi đơn giá vào phiếu xuất kho ( Biểu số 2.13: Phiếu xuất kho số 214) . Kế toán phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 1.540 * 10.000 =15.400.000 Có TK 156: 15.400.000 Thủ kho căn cứ phiếu xuất ghi số lượng vào thẻ kho, sau đó kế toán lên sổ chi tiết hàng hóa mặt hàng Ratoin và sổ tổng hợp nhập –xuất –tồn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho, sổ chi tiết giá vốn (Biểu số 2.15: Sổ chi tiết giá vốn ) được mở cho từng loại hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Mỗi chứng từ gốc được ghi 1 dòng trên sổ chi tiết giá vốn. Cuối kỳ cộng sổ chi tiết giá vốn, kế toán ghi 1dòng đối với từng loại hàng hóa vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn (Biểu số 2.16: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn). Cuối kỳ cộng sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, đối chiếu với sổ cái TK 632(Biểu số 2.17: Sổ cái TK 632) được lập dựa trên việc tập hợp chứng từ ghi sổ có liên quan. Biểu số 2.12: Đơn xin xuất hàng Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN XIN XUẤT HÀNG Họ và tên: Phạm Văn Tuấn Bộ phận: Phòng kinh doanh STT Đại lý Địa chỉ Tên hàng Đvt Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Bùi Đức Từ Đa Phúc - Kiến Thuỵ - HP Ratoin 5WDG Gói 10.000 10.000 Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người yêu cầu Giám đốc Kế toán kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.13: Phiếu xuất kho số 214 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Số: 214 Mẫu số 01 – VT QĐ Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Nợ: số 15/2006/QĐ – BTC Có: ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Họ tên người nhận hàng: Phạm Văn Tuấn Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do xuất kho: Xuất bán đại lý Bùi Văn Từ - Đa Phúc - Kiến Thuỵ - HP Nhập tại kho: H6 Địa điểm: Văn Điển - HN Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập B C D 1 2 3 4 Ratoin 5WDG Gói 10.000 10.000 1.540 15.400.000 đ Cộng 15.400.000 đ Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.15: Sổ chi tiết giá vốn Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Qúy IV/2009 Mặt hàng: Ratoin 5DWG Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 632, Có TK 156 Ghi nợ TK 632, có các TK Số hiệu Ngày tháng 156 911 11/10 PXK 156 11/10 Xuất bán đại lý Anh Hùng 1.200.000 …… …… …… …… …… 10/12 PXK 196 10/12 Xuất bán đại lý Thung Thả 12.000.000 21/12 PNK 19 21/12 Hàng trả lại đại lý Nhân Vui 12.000.000 23/12 PXK 210 23/12 Xuất bán đại lý Chú Sáu 12.000.000 31/12 PXK 214 31/12 Xuất bán đại lý Bùi Đức Từ 15.400.000 Cộng 159.400.000 12.000.000 Kết chuyển gía vốn 147.400.000 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.16: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN Qúy IV/2009 Đơn vị: 1000đ Tên chủng loại, quy cách hàng Ghi Nợ TK 632, Có TK 156 Ghi Có TK 632, Nợ các TK TK 156 TK911 Cộng Ratoin 5WDG 159.400.000 12.000.000 147.400.000 159.400.000 Ratoin 1.0 EC 8gml …….. …….. …….. …….. Ratoin 1.0 EC 50ml …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 10ml …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 100ml …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 240ml …….. …….. …….. …….. Afeno 30WP 7g …….. …….. …….. …….. Afeno 30WP 100g …….. …….. …….. …….. Cộng 980.000.000 108.000.000 872.000.000 980.000.000 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.14: Chứng từ ghi sổ số 415 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 415 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Xuất kho bán đại lý Bác Huấn 632 156 1.200.000 Xuất bán đại lý Chú Sáu 632 156 12.000.000 ……… ….. ….. ……… Xuất bán đại lý Bùi Đức Từ 632 156 15.400.000 Cộng 35.500.000 Kèm theo 5 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.17: Sổ cái TK 632 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CÁI TK 632 Qúy IV/2009 Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ 31/12 373 10/10 …… …… …… 31/12 373 10/10 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… 31/12 386 10/11 …… …… …… …… …… …… 31/12 403 10/12 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… 31/12 414 31/12 Nhập hàng trả lại từ đại lý Nhân Vui 156 12.000.000 31/12 415 31/12 Xuất bán đại lý Bác Huấn 156 1.200.000 31/12 415 31/12 Xuất bán đại lý Chú Sáu 156 12.000.000 31/12 415 31/12 …… …… …… 31/12 415 31/12 Xuất bán đại lý Bùi Đức Từ 156 15.400.000 Cộng 980.000.000 108.000.000 Kết chuyển giá vốn 911 872.000.000 Sổ này có trang Ngày mở sổ: 31/12/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ 2.2.2.1. Thủ tục, chứng từ - Hóa đơn GTGT: được kế toán lập cùng thời điểm với phiếu xuất, đặt giấy than viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: màu tím: Lưu tại quyển Hóa đơn GTGT. Liên 2: màu đỏ: Giao cho khách hàng. Liên 3: màu xanh: Lưu chuyển nội bộ, làm căn cứ để kế toán viên ghi sổ. Liên 3 được giao cho nhân viên kinh doanh xuống kho nhận hàng. Khi đưa hàng về kho công ty dập nhãn mác, nhân viên kinh doanh hoàn trả liên 3 cho kế toán kho và kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Khi đặt yêu cầu mua hàng, đại lý thỏa thuận phương thức và thời gian thanh toán. Đại lý phải chấp nhận thanh toán thì nhân viên kinh doanh mới làm đơn yêu cầu xuất hàng. Nếu đại lý chưa có khả năng thanh toán ngay ( mua chịu ), liên 2 hóa đơn vẫn lưu tại quyển. Nếu đại lý chấp nhận thanh toán ngay thì nhân viên kế toán ghi hóa đơn sẽ xé rời liên 2 khỏi quyển, giao kèm cho nhân viên kinh doanh giao cho khách hàng. Sau khi giao hàng, hóa đơn GTGT, nhận tiền thanh toán, nhân viên kinh doanh đưa về công ty, giao tiền cho kế toán tổng hợp viết phiếu thu chuyển kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Sổ đại lý: theo dõi tình hình mua hàng, công nợ của từng đại lý, số tiền còn nợ, số tiền đã thanh toán của khách hàng đại lý. Mỗi khách hàng được theo dõi trên một sổ đại lý. Sổ này lập thành 2 quyển sổ: Quyển 1: màu xanh: lưu tại phòng kế toán Quyển 2: màu hồng: giao đại lý, khi nhân viên kinh doanh đến giao hàng, đại lý kiểm tra số lượng hàng, nhân viên căn cứ liên 3 hóa đơn ghi vào sổ đại lý số lượng hàng hóa và số tiền phải trả của đại lý, phần ký nhận tại sổ đại lý có chữ ký của cả hai bên. Cuối kỳ, kế toán cộng sổ đại lý lập báo cáo công nợ các đại lý miền Bắc. - Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có 2.2.2.2. Kế toán chi tiết Dựa vào hóa đơn GTGT, sổ đại lý; kế toán lập sổ chi tiết bán hàng lập hàng ngày và chi tiết cho từng loại hàng hóa. Sổ chi tiết bán hàng dùng để theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu cho từng loại hàng hóa đã bán. Cuối tháng, cộng sổ chi tiết bán hàng ghi một dòng lên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng. 2.2.2.3. Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.5: Tổ chức hạch toán tổng hợp kế toán doanh thu tiêu thụ Sổ chi tiết bán hàng Sổ tổng hợp – chi tiết bán hàng Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 111,112, 131, 511 Hóa đơn GTGT, giấy báo Có, phiếu thu, sổ đại lý Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Dựa vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có, sổ đại lý, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ; làm căn cứ lên Sổ Cái TK 111,112, 131, 511. Cuối tháng, kế toán đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết bán hàng với Sổ Cái các TK liên quan TK sử dụng là TK 511 Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán ghi sổ: Nợ TK 131 – chi tiết khách hàng Có TK 5111 Có TK 3331 Theo khoản 2 điều 8 luật thuế GTGT của Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ 3, số 13/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 thì mặt hàng phân bón, thuốc bảo vệ thực vật chịu thuế suất 5%. Khi kế toán tổng hợp nhận được phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng; kế toán ghi sổ: Nợ TK 131 Có TK 111,112 Cuối tháng cộng sổ chi tiết bán hàng cùng với sổ chi tiết giá vốn của từng loại hàng hóa tính ra một số chỉ tiêu doanh thu và lãi gộp. Như VD trên: Ngày 31/12/2009 dựa theo liên 3 hóa đơn GTGT, giá hàng bán là 18.000.000đ, thuế GTGT hàng bán là 5%, kế toán ghi: Nợ TK 131 – Bùi Đức Từ: 18.900.000 Có TK 5111: 18.000.000 Có TK 3331: 900.000 Biểu 2.18: Hóa đơn GTGT kí hiệu CS/2009B, số hiệu 0094334 HÓA ĐƠN Mẫu số 01/GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CS/2009B Liên 3: Nội bộ 0094334 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Địa chỉ: Số 63- lô C Khu 7,2 ha, phường Vĩnh Phú – Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản: 0 1 0 1 8 9 3 5 4 3 Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Đại lý Bùi Đức Từ Địa chỉ: Đa Phúc – Kiến Thụy – Hải Phòng Số tài khoản: 0 2 0 0 1 9 8 1 2 1 Hình thức thanh toán: TM/CK MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thuốc Ratoin 5WDG gói 5g gói 10.000 1.800 18.000.000 Cộng tiền hàng: 18.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 900.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.900.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Mười tám triệu chín trăm nghìn đồng chẵn ) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.19: Sổ chi tiết bán hàng Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Qúy IV/2009 Mặt hàng: Ratoin 5DWG Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 511 Các khoản giảm trừ doanh thu Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền 11/10 156 11/10 BH cho đại lý Anh Hùng 1.000 1.800 1.800.000 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 10/12 196 10/12 BH cho đại lý Thung Thả 10.000 1.800 18.000.000 21/12 19 21/12 Hàng trả lại đại lý Nhân Vui 18.000.000 23/12 210 23/12 BH cho đại lý Chú Sáu 10.000 1.800 18.000.000 31/12 214 31/12 BH cho đại lý Bùi Đức Từ 10.000 1.800 18.000.000 Cộng phát sinh Doanh thu thuần: 216.000.000 Gía vốn bán hàng:147.400.000 Lãi gộp: 68.600.000 234.000.000 18.000.000 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.20: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Qúy IV/2009 Đơn vị: đồng Tên chủng loại, quy cách hàng hóa Doanh thu bán hàng Khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần Gía vốn hàng bán Lãi gộp Ratoin 5WDG 234.000.000 18.000.000 216.000.000 147.400.000 68.600.000 Ratoin 1.0 EC 8gml …….. …….. …….. …….. …….. Ratoin 1.0 EC 50ml …….. …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 10ml …….. …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 100ml …….. …….. …….. …….. …….. Elcarin 0,5 SL 240ml …….. …….. …….. …….. …….. Afeno 30WP 7g …….. …….. …….. …….. …….. Afeno 30WP 100g …….. …….. …….. …….. Cộng 1291.000.000 18.000.000 1.273.000.000 872.000.000 401.000.000 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.21: Sổ đại lý Bùi Văn Từ Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ ĐẠI LÝ Năm 2009 Tài khoản: 131 Khách hàng: Đại lý Bùi Đức Từ Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ 0 …… …… …… Doanh thu bán hàng 5111 …… …… …… …… VAT 3331 …… …… …… …… KH trả tiền hàng 111 …… …… …… …… …… …… …… …… 31/12 0094334 31/12 Doanh thu bán hàng 5111 18.0000.000 31/12 0094334 31/12 VAT 3331 900.000 -Cộng số phát sinh -SD cuối kỳ 345.000.000 326.100.000 18.900.000 Sổ này có 2 trang Ngày mở sổ:1/1/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu 2.22: Báo cáo tổng hợp công nợ đại lý miền Bắc năm 2009 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG NỢ ĐẠI LÝ MIỀN BẮC Năm 2009 Tài khoản: 131 Đơn vị: đồng STT Tên đại lý Dư nợ đầu kỳ Nhập hàng Trả lại Thanh toán Dư nợ cuối kỳ Hà Nội 1 Phạm Kim Giao 0 6.480.000 3.000.000 3.480.000 0 2 Anh Hùng …… …… …… …… …… … …… …… …… …… …… …… Hải Phòng 18 Bùi Đức Từ 0 345.000.000 0 326.100.000 18.900.000 … …… …… …… …… …… …… Thái Nguyên ……. Nam Định 35 Nhân Vui 0 382.600.000 18.900.000 363.700.000 0 ……. …… …… …… …… …… 54 …… …… …… …… …… …… Cộng 0 3.185.300.000 28.800.000 3.117.000.000 39.500.000 Biểu 2.23: Chứng từ ghi sổ số 416 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 416 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Bán chịu cho đại lý Bác Huấn 131 511 1.800.000 VAT 5% của hàng bán 131 33311 90.000 ……… 131 511 …….. ……… 131 33311 …….. Bán chịu cho đại lý Bùi Đức Từ 131 511 18.000.000 VAT 5% của hàng bán 131 33311 900.000 Cộng 54.600.000 Kèm theo 6 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Trong phạm vi đề tài lưu chuyển hàng nhập khẩu, em nghiên cứu vấn đề hàng bán bị trả lại. Nguyên nhân hàng bị trả lại là do chất lượng hàng không đảm bảo hoặc một số trường hợp đặc biệt đại lý không thể bán được hàng trong thời gian dài. 2.2.3.1. Thủ tục, chứng từ Chứng từ trả lại hàng: + Biên bản xác định hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất + Hóa đơn do khách hàng lập để trả lại hàng + Phiếu nhập kho hàng trả lại + Chứng từ thanh toán: Phiếu chi; Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ; Ghi vào phát sinh bên Có trên sổ đại lý. 2.2.3.2. Quy trình hạch toán Trường hợp hàng bán bị trả lại, sau khi nhập lại số hàng này vào kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 632 Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5212 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại : Nợ TK 511 Có TK 5212 Từ hóa đơn GTGT, các chứng từ phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu và sổ chi tiết giá vốn, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, sổ này theo dõi doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu cho từng thứ hàng hóa đã bán trong kỳ. Mỗi chứng từ gốc được ghi 1 dòng trên sổ chi tiết bán hàng, cùng với sổ chi tiết giá vốn của từng loại hàng hóa, kế toán tính ra các chỉ tiêu: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng – Các khoản giảm trừ doanh thu Lãi gộp = Doanh thu thuần – Gía vốn hàng bán Căn cứ sổ chi tiết bán hàng, mỗi loại hàng hóa được ghi một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng. Ví dụ: Ngày 21/12/2009 đại lý Nhân Vui xuất hóa đơn trả 10.000 gói Ratoin 5WDG do chất lượng không đảm bảo (Biểu 2.24: Hóa đơn GTGT kí hiệu KL/2009N, số hiệu 0132468 ), trừ vào số tiền phải trả của đại lý. Nợ TK 5212: 18.000.000 Nợ TK 3331: 900.000 Có TK 131: 18.900.000 Kế toán kho lập phiếu nhập kho lập thành 2 liên (Biểu số 2.25: Phiếu nhập kho số 19), liên 2 giao thủ kho vào thẻ kho. Đơn giá nhập tính theo lô hàng nhập kì trước là 1.200đ/gói; kế toán ghi: Nợ TK 156: 1.200*10.000 =12.000.000 Có TK 632: 12.000.000 Đồng thời chuyển kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.26: Chứng từ ghi sổ số 417 )làm căn cứ vào sổ đại lý (Biểu số 2.27: Sổ đại lý Nhân Vui ) và sổ Cái TK 521 (Biểu 2.28: Sổ Cái TK 521 quý IV/2009 ) Biểu 2.24: Hóa đơn GTGT kí hiệu KL/2009N, số hiệu 0132468 HÓA ĐƠN Mẫu số 01/GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KL/2009N Liên 2: Giao cho khách hàng 0132468 Ngày 21 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Đại lý Nhân Vui Địa chỉ: Nam Thanh – Nam Trực – Nam Định Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Địa chỉ: Số 63- lô C Khu 7,2 ha, phường Vĩnh Phú – Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản: 0 1 0 1 8 9 3 5 4 3 Hình thức thanh toán: TM/CK MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Trả lại thuốc Ratoin 5WDG gói 5g chất lượng kém Gói 10.000 1.800 18.000.000 Cộng tiền hàng: 18.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 900.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.900.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Mười tám triệu chín trăm nghìn đồng chẵn ) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 2.25: Phiếu nhập kho số 19 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Số: 19 Mẫu số 01 – VT QĐ Ngày 21 tháng 12 năm 2009 Nợ: số 15/2006/QĐ – BTC Có: ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Nghĩa – Phòng Kinh doanh Theo HĐ GTGT KL/2009N ngày 21 tháng 12 năm 2009 của đại lý Nhân Vui về việc trả lại hàng do chất lượng kém Nhập tại kho: Công ty Địa điểm: Vĩnh Phúc, Ba Đình, HN Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Ratoin 5WDG gói 10.000 1.200 12.000.000 Cộng Ngày 21 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.26: Chứng từ ghi sổ số 417 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 417 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Hàng trả lại từ đại lý Nhân Vui 5212 131 18.000.000 VAT 5% của hàng bán bị trả lại 33311 131 900.000 Cộng 18.900.000 Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.27: Sổ đại lý Nhân Vui Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ ĐẠI LÝ Năm 2009 Tài khoản: 131 Khách hàng: Đại lý Nhân Vui Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ 0 …… …… …… Doanh thu bán hàng 5111 …… …… …… …… VAT 3331 …… …… …… …… KH trả tiền hàng 111 …… …… …… …… …… …… …… …… 31/12 416 31/12 Doanh thu bán hàng 5111 18.0000.000 31/12 416 31/12 VAT 3331 900.000 -Cộng số phát sinh -SD cuối kỳ 345.000.000 352.600.000 26.700.000 Sổ này có 2 trang Ngày mở sổ:1/1/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu 2.28: Sổ Cái TK 521 quý IV/2009 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CÁI TK 521 Qúy IV/2009 Đơn vị tính: đồng Ngày thángghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải SHTK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có -Số phát sinh trong kỳ 31/12 418 31/12 Hàng trả lại từ đại lý Nhân Vui 131 18.000.000 31/12 31/12 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 511 18.000.000 Cộng 18.000.000 18.000.000 Sổ này có trang Ngày mở sổ: 31/12/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.29: Sổ Cái TK 511 quý IV/2009 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CÁI TK 511 Qúy IV/2009 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải SHTK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có -Số phát sinh trong kỳ …… …… …… …… …… …… …… 31/12 416 31/12 Bán chịu cho đại lý Bác Huấn 131 1.800.000 31/12 416 31/12 Bán hàng thu tiền ngay đại lý Chú Sáu 111 18.000.000 ….. ….. ….. ……… ….. …….. 31/12 416 31/12 Bán chịu cho đại lý Bùi Đức Từ 131 18.000.000 31/12 31/12 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 5212 18.000.000 Cộng 18.000.000 1.291.000.000 Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh 1.273.000.000 Sổ này có trang Ngày mở sổ: 31/12/2009 Ngày tháng năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 3.1. ĐÁNG GIÁ VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 3.1.1. Ưu điểm * Về tổ chức bộ máy quản lý của công ty Do công ty có quy mô nhỏ lại hoạt động trên lĩnh vực thương mại nên số lượng nhân viên không nhiều. Vì vậy, mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến – chức năng. Tổng giám đốc công ty quyết định mọi hoạt động của công ty. Các phòng ban được tổ chức một cách gọn nhẹ, linh hoạt, chuyên môn hóa theo chức năng, nhiệm vụ được giao, đảm bảo hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Đội ngũ nhân viên giàu sức trẻ, năng động, bộ máy quản lý của Công ty lập kế hoạch theo từng quý, giao nhiệm vụ chức năng riêng cho từng cá nhân đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao. *Về công tác bán hàng Đội ngũ nhân viên kinh doanh được giao nhiệm vụ trên từng tỉnh, khu vực địa lý, thuận tiện cho việc bán hàng, giao hàng, hiểu rõ khu vực địa lý đó, quen với từng đối tượng khách hàng; giúp cho việc tiêu thụ hàng thuận lợi. Việc tổ chức đẩy mạnh tiêu thụ hàng nhập khẩu được phòng kinh doanh thực hiện diễn ra một cách nhanh chóng, việc chào hàng chuyên nghiệp nhờ có sự tập huấn cách thức bán hàng và nắm bắt rõ các mặt hàng nhập khẩu tại phòng kinh doanh. * Về tổ chức bộ máy kế toán của công ty Bộ máy kế toán của công ty với 1 kế toán trưởng, 1 nhân viên kế toán tổng hợp và 1 nhân viên kế toán đã phù hợp với quy mô công ty. Các kế toán viên có tinh thần trách nhiệm cao, khả năng tự trau dồi, nâng cao trình độ nghiệp vụ và cập nhật các chuẩn mực, quy định kế toán mới. Các phần hành kế toán, công việc kế toán được phân công cụ thể, rõ ràng cho từng cá nhân, phù hợp với năng lực của từng người. Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành; vì vậy mối quan hệ trong bộ máy kế toán của công ty trở nên đơn giản, minh bạch; tạo hiệu quả trong quá trình làm việc giữa các kế toán viên. Bên cạnh đó phòng kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác, đặc biệt là phòng kinh doanh trong việc thu thập các chứng từ kế toán. Vì vậy, các chứng từ kế toán được tập hợp đầy đủ và phản ánh kịp thời, chính xác Do công ty có quy mô nhỏ nên công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm; toàn bộ khâu thu thập dữ liệu, xử lý thông tin và trình bày thông tin đều được tập hợp và thực hiện ở phòng kế toán trung tâm tại trụ sở chính của công ty. Ở khu vực miền Nam có nhiệm vụ thu thập toàn bộ chứng từ trong kỳ, làm biên bản những chứng từ đã sử dụng để gửi ra phòng kế toán trung tâm. Việc tổ chức tập trung này khiến các kế toán viên có thể tổng hợp, vào sổ nhanh chóng, giảm bớt chi phí kế toán *Về việc vận dụng chuẩn mực, các chế độ kế toán - Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng đầy đủ, hợp lý. Các chứng từ được lập về cơ bản là đúng với quy định của Bộ Tài chính, các thông tin trên các chứng từ được lập khá đầy đủ và chính xác, có đủ chữ ký theo quy định, người phê duyệt phải có đủ thẩm quyền. Công ty xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý với đặc điểm thương mại của công ty, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo theo dõi cụ thể, chi tiết cũng như tổng hợp lên Sổ Cái dễ dàng và thuận tiện. Cuối mỗi tháng, các chứng từ được phân loại và lưu trữ theo đúng quy định. -Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo QĐ 48/2006/QĐ – BTC phù hợp với điều kiện công ty, việc mở chi tiết các tài khoản 156,131, 331 giúp cho kế toán dễ dàng theo dõi chúng. Đặc biệt TK 131 chi tiết tới cấp 3, theo khu vực địa lý và theo từng đối tượng khách hàng là phù hợp với 1 công ty có số lượng khách hàng lớn -Hệ thống sổ sách kế toán Hệ thống sổ sách được sử dụng khá đầy đủ từ hệ thống sổ chi tiết đến sổ tổng hợp. Hệ thống sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ theo dõi được theo các nghiệp vụ phát sinh cùng loại, tránh sai sót. -Báo cáo kế toán Công ty lập đầy đủ bộ báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. * Về công tác kế toán - Về tỷ giá ngoại tệ Sử dụng tỷ giá thực tế theo ngày, phản ánh được tương đối chính xác thông tin tài chính kế toán, làm giảm bớt những chi phí tài chính phát sinh. - Về hệ thống sổ sách kế toán Công ty đã mở đầy đủ các sổ chi tiết, đặc biệt là sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp và các sổ đại lý theo dõi việc thanh toán của đại lý, vì thế dưa ra được các chính sách đòi nợ một cách kịp thời. Công ty còn theo dõi các loại hàng hóa, doanh thu cũng như giá vốn trên các sổ chi tiết khác nhau, giúp cho việc ra quyết định, chiến lược kinh doanh tốt hơn cho công ty; vì biết những mặt hàng nào tiêu thụ kém cần đẩy mạnh tiêu thụ. - Về việc xác định kết quả tiêu thụ Việc xác định kết quả tiêu thụ được thực hện vào cuối mỗi quý một cách chính xác và kịp thời, giúp các cấp quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty, đưa ra những quyết sách phù hợp. - Về quy trình hạch toán Nhìn chung là tuân thủ đúng quy định và chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành. Phương pháp thẻ song song đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu, tạo điều kiện cho công ty quản lý tốt hàng hóa. Nhưng nhược điểm là bị trùng lắp về chỉ tiêu số liệu giữa kho với phòng kế toán; vì vậy làm tăng chi phí kế toán. *Về việc tổ chức kiểm tra kế toán Có sự kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty, được thực hiện bởi kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị vào cuối mỗi quý. 3.2.2. Hạn chế * Về công tác quản lý: - Chưa có sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng, giữa phòng kiểm tra chất lượng và phòng kinh doanh một cách thống nhất để giảm bớt công việc cho phòng kinh doanh. - Mặt khác do phòng kế toán chủ yếu theo dõi giá trị, thủ kho theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn nên chưa thường xuyên theo dõi chất lượng hàng hóa. - Các loại mặt hàng nhập công ty đã theo dõi trên bảng cơ cấu hàng nhập khẩu qua các năm, tuy nhiên việc nhập hàng chưa có kế hoạch theo tháng, quý, năm; chưa có sự phân tích mặt hàng nào đem lại nguồn lợi nhuận lớn cho công ty mà chi phí mua thấp hơn để đẩy mạnh nhập khẩu mặt hàng đó; tương ứng đẩy mạnh tiêu thụ. Tương tự như vậy việc tiêu thụ hàng hóa cũng không có kế hoạch, chiến lược cụ thể, hầu như hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu mua hàng của đại lý. Công ty chưa có kế hoạch dự trữ hàng, vì thế vào cuối tháng, quý, năm lượng hàng tồn kho thường không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dẫn đến việc nhập khẩu hàng gấp, khiến việc tìm hiểu và kiểm tra chất lượng hàng bị rút ngắn, có thể có khả năng nhập những mặt hàng không dảm bảo chất lượng. *Về công tác bán hàng - Chưa có một chính sách quảng cáo và khuyến mại các mặt hàng để đẩy mạnh tiêu thụ. - Các nhân viên kinh doanh thường không tập trung tại trụ sở chính, làm việc qua điện thoại thuận lợi cho việc phụ trách các khu vực địa lý khác nhau. Tuy nhiên, điều này gây ra bất lợi về chính sách bán hàng giữa các khu vực, không có sự bàn bạc, thống nhất, phát huy những điển hình kinh doanh tốt và rút kinh nghiệm cho các nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm. *Về bộ máy kế toán Hiện nay kế toán kho kiêm luôn làm thủ quỹ là vi phạm các nguyên tắc kế toán, dễ gây ra gian lận, nếu không được phát hiện kịp thời sẽ gây những tổn thất đáng kể cho công ty. Công ty nên có một thủ quỹ riêng, được bố trí vị trí riêng ngoài phòng kế toán Mặt khác, kế toán tổng hợp quá nhiều công việc còn kiêm kế toán tiền lương, khiến cho khối lượng công việc là quá nhiều; gây ra khó khăn và ứ đọng công việc. Vì vậy, công ty nên có một kế toán thanh toán và tiền lương riêng. *Về công tác kế toán - Về phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho: Công ty đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập có ưu điểm là công tác kế toánđược thực hiện luôn, đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, mặt khác công ty có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập ít. Nhưng có nhược điểm việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức, đặc biệt lượng xuất ra nhiều dễ sai sót. - Về tài khoản hạch toán Công ty không sử dụng TK 007 – Nguyên tệ các lọai để theo dõi qua trình mua, bán ngoại tệ trả tiền cho nhà cung cấp. - Về chứng từ kế toán Các loại chứng từ kế toán còn một số loại chứng từ chưa ghi đầy đủ các chỉ tiêu. Ví dụ: phiếu nhập kho của hàng nhập khẩu chưa ghi chỉ tiêu đơn giá có thể do chưa tập hợp đủ chứng từ; một số phiếu xuất kho ghi chỉ tiêu đơn giá là giá bán ra là không đúng, nhất là những hàng hóa mà công ty đã nhập nhiều lần và thường xuyên bán ra. Nguyên nhân này có thể do trình độ kế toán còn hạn chế, hoặc do kế toán mới chưa nắm bắt được nghiệp vụ. Mặt khác, việc lập không đầy đủ các chỉ tiêu, chưa phản ánh chính xác giá trị hàng nhập, gây khó khăn cho thủ kho lên thẻ kho và công việc bị dồn lại phải tính giá trị lô hàng xuất khi bán. Các chỉ tiêu về Nợ/Có trên phiếu xuất, nhập không ghi với tất cả các loại phiếu. Đơn vị tính số lượng nhập – xuất ở phiếu nhập và xuất không khớp nhau: phiếu nhập của hàng nhập khẩu ghi đơn vị tính là “thùng”, phiếu nhập của hàng bị trả lại lại ghi đơn vị tính là “ gói”, phiếu xuất ghi đơn vị tính là “gói”. Điều này dễ gây nhầm lẫn với số lượng hàng nhiều. Việc kế toán kho lập hóa đơn GTGT cùng thời điểm với phiếu xuất kho tại kho H6 là chưa phù hợp với nguyên tắc thận trọng của kế toán. Giả thiết khi hàng được đưa về nhập kho công ty , kiểm tra chất lượng hàng không thể xuất bán thì hóa đơn sẽ phải hủy. Mặt khác, với quy định nếu khách hàng chấp nhận thanh toán ngay thì xé liên 2 cho nhân viên kinh doanh giao đại lý. Như vậy nếu khách hàng mua chịu, nhân viên kinh doanh sẽ không có hóa đơn GTGT liên 2 ( màu đỏ ) , gây ra khó khăn để nhân viên kinh doanh chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng khi vận chuyển hàng giữa các tỉnh . -Về các khoản dự phòng Công ty không sử dụng TK1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và TK 1592 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi nghĩa là không lập dự phòng. Điều này không phù hợp với công ty có số lượng khách hàng lớn và phương thức bán hàng chủ yếu là bán chịu, có những khách hàng nợ với số tiền lớn trong một thời gian dài, có một số khoản phải thu không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán. Việc không lập dự phòng làm giảm tính chính xác của các khoản phải thu, giảm tính tự chủ trong việc xứ lý các tình huongs bất lợi đối với công ty. Mặt khác, lượng hàng tồn kho của công ty nhiều, có những mặt hàng hết hạn sử dụng hoặc do tình trạng bảo quản không tốt do kho H6 là kho đi thuê và thủ kho không nắm vững quy trình bảo quản hàng nên có một số hàng tồn kho không sử dụng được nữa. Vì vậy, việc không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua nhiều kỳ kinh doanh, ảnh hưởng tới tính tự chủ trong tài chính. - Về hạch toán các khoản giảm trừ Công ty không sử dụng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán vì Công ty cho rằng: các mặt hàng của công ty do công ty độc quyền nhập khẩu và phân phối. Như vậy công ty chỉ sử dụng TK 5212 – Doanh thu hàng bán bị trả lại mà không sử dụng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán, như vậy không đẩy mạnh khuyến khích tiêu thụ với các đại lý mua hàng với số lượng lớn, thanh toán ngay hoặc thanh toán trước hạn. - Về việc nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu kế toán thực hiện nộp tiền vào ngân sách Nhà nước thường sau ngày 20 của tháng liền kề, nhưng vẫn kê khai khấu trừ thuế GTGT là sai quy định của Tổng cục thuế. - Về hệ thống sổ sách kế toán Với đặc điểm là công ty có quy mô nhỏ, các nghiệp vụ xảy ra không quá nhiều, số lượng các lần nhập không thường xuyên, nên việc công ty sử dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ là chưa hợp lý, gây ra sự trùng lắp trong việc định khoản; số lượng chứng từ ghi sổ quá nhiều, gây ra khó khăn cho kế toán tổng hợp. Mặt khác, công ty còn sử dụng kế toán trên phần mềm Excel nên sử dụng loại sổ này không tránh khỏi sự sai sót lớn. Công ty không theo dõi doanh thu tài chính và chi phí tài chính trên sổ chi tiết hay sổ cái riêng biệt khiến cho cuối kỳ việc tính toán các khoản mục trên để kết chuyển sang TK911- Xác định kết quả kinh doanh vất vả hơn, ứ đọng công việc. - Báo cáo kế toán: Hiện tại trong công ty mới chỉ chú trọng vào công tác kế toán tài chính, chưa có kế toán quản trị. Trong khi kế toán quản trị có vai trò rất quan trọng cho việc ra quyết định đầu tư, kinh doanh mua bán hàng hóa Công ty không có sổ tổng hợp công nợ khách hàng mà chỉ có báo cáo công nợ được lập chưa đúng với yêu cầu của nghiệp vụ phát sinh và không đúng quy định của Bộ Tài chính. Việc lập báo cáo phục vụ quản trị công ty là rất cần thiết, ví dụ việc theo dõi các khách hàng đại lý với những khoản nợ, thời gian trả nợ; đây là cơ sở để phân cấp thẩm quyền xét duyệt bán chịu. *Về kiểm tra kế toán Việc kiểm tra diễn ra chưa thường xuyên, vì vậy có những sai sót không được phát hiện kịp thời, do đó việc điều chỉnh gây ra không ít khó khăn cho công tác kế toán. 3.2.CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Cùng với sự phát triển của công ty thì bộ phận kế toán là công cụ quan trọng va không thể thiếu trong công tác quản lý. Hoạt động nhập khẩu có nhiều đặc thù riêng, các vấn đề lưu chuyển hàng hóa, phương thức thanh toán, thủ tục nhập khẩu, tỷ giá ngoại tệ, luật thương mại quốc tế… rất phức tạp. Hơn nữa, các quy định, chế độ kế toán đang từng bước thay đổi hoàn thiện hơn, nếu không cập nhật thường xuyên sẽ phản ánh sai chế độ kế toán. Mặt khác, xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là nhập khẩu và phân phối hàng hóa nhập khẩu nên kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu là nghiệp vụ chính cần được các cấp quản lý quan tâm, theo dõi chặt chẽ. Mặt khác, đây là hoạt động tạo ra nguồn lợi nhuận chính cho công ty. Mặc dù, công ty đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế chưa được giải quyết hợp lý. Do đó, cần phải hoàn thiện hơn công tác kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam 3.2.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam 3.3.2.1. Về công tác quản lý lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu Ban giám đốc, kế toán trưởng và trưởng các phòng ban nên tổ chức quy trình tiêu thụ hàng một cách chuyên nghiệp hơn, không để tình trạng công việc của các nhân viên chồng chéo; công việc của nhân viên kinh doanh lại nhiều, vất vả; trong khi công việc của nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa lại ít. Có thể tổ chức như cách sau: Sau khi hàng về nhập luôn kho công ty để dập nhãn mác và kiểm tra quy cách, chất lượng. Sau đó mới chuyển hàng về kho H6, thực hiện các bước tiêu thụ hàng. Về bộ máy kế toán, công ty nên có một thủ quỹ riêng, được bố trí vị trí riêng ngoài phòng kế toán, một kế toán thanh toán và tiền lương riêng. Việc hạch toán kế toán không nên phụ thuộc nhiều vào Tổng giám đốc, tránh dẫn đến sự chi phối không tốt. Các phòng ban chức năng tham gia vào quá trình lưu chuyển hàng nhập khẩu Phối hợp một cách nhịp nhàng, tránh chồng chéo, sau khi hàng về nên nhập luôn kho công ty để dập nhãn mác rồi mới chuyển hàng xuống kho H6 Văn Điển. Tổng giám đốc nên giao nhiệm vụ, đôn đốc thường xuyên đối với phòng kiểm tra chất lượng theo dõi các loại hàng hóa tồn kho. Tổng giám đốc nên giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh hoặc tuyển dụng thêm nhân viên kinh doanh phụ trách vấn đề quảng cáo và khuyến mại nhân dịp lế tết hoặc các vụ mùa; thực hiện các chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán đối với khách hàng mua hàng với số lượng lớn và thanh toán tiền hàng trước hạn. Công ty nên quy định cho phòng kinh doanh phải tập hợp nhân viên ít nhất 2 buổi/tuần và cùng thống nhất, bàn bạc chính sách bán hàng hợp lý cho từng khu vực cụ thể phù hợp với đặc điểm nông nghiệp, địa lý và tiêu dùng của người nông dân tại khu vực đó. 3.3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá Thứ nhất về tài khoản sử dụng, nên sử dụng TK 007 theo dõi nguyên tệ các loại. Thứ hai, về phương pháp tính giá, kế toán nên áp dụng giá nhập trước, xuất trước ( FIFO ) do đặc điểm các loại hàng của công ty thay đổi về chủng loại, chất lượng, giá cả biến động đáng kể, phương pháp tính gái này sẽ phản ánh đúng hơn giá trị hàng xuất bán; mặt khác công việc tính toán lại giá không bị dồn đọng vào cuối kỳ. 3.2.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Thứ nhất, về phiếu nhập và xuất kho: Trước khi xuất kho, phải tính được giá trị hàng xuất để ghi vào cột đơn giá của phiếu xuất kho, không ghi giá xuất kho là giá xuất xưởng, điều này phản ánh không đúng giá trị tồn kho của công ty. Phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các nội dung, sau khi tập hợp được đầy đủ chứng từ phải tính ra giá trị hàng nhập kho, tính ra đơn giá bình quân của mặt hàng đó ghi vào phiếu nhập; ghi nội dung Nợ/Có. Phải thống nhất đơn vị tính trên phiếu nhập, phiếu xuất; nên ghi đơn vị tính là đơn vị hàng nhỏ nhất gói hoặc chai ghi kèm khối lượng hoặc thể tích. VD: Afeno 25ml/chai. Liên 2 phiếu nhập, phiếu xuất được giao cho thủ kho lưu vào thẻ kho, còn liên 1 lưu tại phòng kế toán lại không có chữ ký của người nhận hàng, nghĩa là không phân rõ trách nhiệm của nhân viên kinh doanh đói với số hàng trên, dễ gây ra gian lận khi chuyển giao số hàng. Mặt khác, với đặc điểm kho chứa hàng ở xa công ty , nên Công ty nên chuyển giao trách nhiệm viết phiếu xuất cho thủ kho, cột số lượng, kế toán ghi cột giá trị. Cuối mỗi ngày kế toán xuống kho kiểm tra số lượng hàng, nhận phiếu xuất, nhập về phòng kế toán để vào sổ. Thứ hai về hóa đơn GTGT Kế toán kho lập hóa đơn GTGT sau khi có biên bản chứng nhận hàng được kiểm tra đúng quy cách, chất lượng. Khi chuyển giao hàng, kế toán kho nên xé rời hóa đơn GTGT liên 2 giao nhân viên kinh doanh đưa đại lý. Liên này vừa là căn cứ pháp lý để nhân viên kinh doanh vận chuyển hàng trên đường. Trong trường hợp khách hàng xin thanh toán chậm thì nhân viên kinh doanh ghi phát sinh bên Nợ sổ đại lý trước khi giao hóa đơn cho đại lý; đồng thời kế toán kho ghi phát sinh bên Nợ trên sổ đại lý quyển màu xanh lưu tại phòng kế toán. 3.2.2.4. Về sổ kế toán chi tiết và tổng hợp Quyển sổ đại lý màu hồng có đầy đủ chữ ký của cả nhân viên kinh doanh và đại lý nhưng lại do đại lý giữ, điều này không đảm bảo quyển sổ được lưu trữ cẩn thận và các thông tin được nguyên vẹn tới khi đại lý thanh toán tiền hàng. Trong sổ đại lý nên kèm theo phần biên bản giao nhận gồm giao nhận số lượng hàng và giao nhận hóa đơn GTGT. Công ty nên sử dụng Sổ Cái TK 131 – Phải thu khách hàng thay vì chỉ lên báo cáo công nợ đại lý. Báo cáo công nợ đại lý nên dùng cho công tác kế toán quản trị. 3.2.2.5.Về công tác trích lập dự phòng *Dự phòng Nợ phải thu khó đòi - Phương pháp lập dự phòng Theo thông tư 13/2006/TT-BTC, quy định mức trích lập cụ thể như sau : Việc xác định dự phòng phải thu khó đòi có thể theo 2 cách: Cách 1: Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu * Tỷ lệ ước tính. Cách 2: Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = Nợ phải thu khó đòi* Số %có khả năng mất. Mức trích lập: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng : + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Phương pháp hạch toán: Cuối kỳ kế toán, kế toán căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi: Nợ TK 6422 Có TK 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi: Nợ TK 1592 Có TK 6422 ( Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi ). Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 1592 ( Nếu đã lập dự phòng ) Nợ TK 6422 ( Nếu chưa lập dự phòng ) Có TK 131 Có TK 138 Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi: Nợ TK 111, 112, … Có TK 711 Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” *Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ khi ước tính giá trị giá trị thuần có thể thực hiện được ( có các bằng chứng tin cậy ) nhỏ hơn giá gốc, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632 Có TK 1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán tiếp theo: + Nếu các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi: Nợ TK 632 Có TK 1593 + Nếu các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi: Nợ TK 1593 Có TK 632 3.2.2.6. Về công tác bán hàng và thu hồi các khoản phải thu Thiết lập các chính sách bán chịu bao gồm: +Xét duyệt bán chịu: thiết kế hệ thống kiểm soát phân tích khách hàng vè tiềm năng và khả năng thanh toán, xét duyệt theo thẩm quyền, khoản nợ có giá trị như thế nào thì phải duyệt qua giám đốc, kế toán trưởng? + Tiêu chuẩn bán chịu: quy định tiền hàng bao nhiêu mới bán chịu + Điều khoản bán chịu, tỷ lệ hưởng chiết khấu + Theo dõi thời gian thanh toán, hết hạn các khoản nợ, ra chính sách thu hồi nợ kịp thời. 3.2.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp Thứ nhất, phải chủ động được nguồn vốn, khoản phải trả người cung cấp thanh toán đúng hạn để giữ uy tín, hợp tác lâu dài, đỡ chi phí tìm kiếm nhà cung cấp mới; Thứ hai, tăng cường công tác khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng Đối với khách hàng mua lẻ, công ty thực hiện triệt để chính sách “mua đứt bán đoạn” không để nợ, nếu là khách hàng đại lý mới, có thể cung cấp chiết khấu ở mức thấp. Đối với khách hàng lớn, phải phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán, nếu cso hợp đồng cung cấp thường xuyên thì các điều khoản về thời gian, phương thức thanh toán và hình thức phạt khi vi phạm phải chặt chẽ. Theo dõi các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi nợ, hối thúc khách hàng trả nợ khi đến hạn. Đầu kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra khách hàng nợ, kiểm tra số lượng hàng tồn kho, lập kế hoạch bảo quản hàng tồn kho; hàng kỳ đối chiếu sổ sách phát hiện hàng tồn kho không đúng quy cách, chất lượng để có biệ pháp kịp thời thu hồi vốn. Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa; dự đoán và quy định kịp thời điều chỉnh việc nhập khẩu và lượng hàng tồn kho. KÕt luËn Trong sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, cùng với những chính sách nhằm giúp các doanh nghiệp đứng vững trên thị trường như chính sách kích cầu của Nhà nước năm 2009, là những tiền đề giúp doanh nghiệp ngày càng mở rộng về quy mô, hoàn thiện về bộ máy tổ chức. Trong đó, hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán cả về quy mô lẫn năng lực đóng vai trò quan trọng, đây là người giúp việc đắc lực trong việc ra các quyết định kinh doanh, tài chính đối với Tổng giám đốc. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam, em đã tìm hiểu quy trình hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu. Trong phạm vi đề tài này, em đã nghiên cứu quá trình nhập khẩu, tiêu thụ hàng hóa và hạch toán quá trình hàng bán bị trả lại. Tuy nhiên, do sự nghiên cứu trong giới hạn nên còn nhiều hạn chế về kiến thức, em mong được sự góp ý của thầy cô để hoàn thiện hơn dề tài này. Em xin chân thành cảm ơn TS. Phạm Thị Thủy đồng cảm ơn Tổng giám đốc và phòng kế toán công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập chuyên ngành này.