Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD

ư tài khoản tiền gửi tại ngân hàng luôn đảm bảo thanh toán nên từ tháng 11/2005 công ty không phải ký quỹ để mở L/C. - Sau khi xác định tỷ lệ ký quỹ và kiểm tra nội dung của đơn yêu cầu mở L/C, nếu thấy không có gì sai sót hay bất hợp lý thanh toán viên sẽ mở L/C bằng điện (TT). - Khi L/C đã được gửi đi cho ngân hàng thông báo, thanh toán viên sẽ gửi một bản sao L/C cho công ty. Nếu cần sửa đổi các điều khoản không chính xác trong L/C thì sẽ lập đơn yêu cầu tu chỉnh L/C. - Khi nhận được điện đòi tiền cùng với bộ chứng từ của ngân hàng thông báo gửi đến thì ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ: + Nếu bộ chứng từ hợp lệ, ngân hàng sẽ kiểm tra mã test. Nếu đúng, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty nộp tiền. Khi nhận đủ tiền ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán cho bên nước ngoài. + Nếu bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng báo ngay cho công ty và yêu cầu họ có ý kiến giải quyết. Nếu công ty chấp nhận thanh toán bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng sẽ thanh toán cho bên nước ngoài. Nếu công ty từ chối thanh toán toàn bộ hay một phần L/C, ngân hàng sẽ điện báo cho ngân hàng nước ngoài biết, đồng thời lưu bộ chứng từ tại ngân hàng mở và chờ ngân hàng nước ngoài cho ý kiến để giải quyết. * Thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR): Nếu giữa công ty XNK và nhà cung cấp có quan hệ lâu năm, hiểu biết lẫn nhau, có uy tín trong thanh toán thì có thể áp dụng phương thức TTR. Phương thức này thường áp dụng khi Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng phải đặt cọc trước tiền hàng cho nhà xuất khẩu. Công ty sẽ đến ngân hàng ngoại thương làm lệnh chuyển tiền. Ngân hàng ngoại thương sẽ gửi điện tới ngân hàng thông báo. Khi đặt cọc tiền hàng thì công ty sẽ nhận được thư bảo lãnh của ngân hàng về số tiền đặt cọc. 2.2.1.2. Phương thức tính giá hàng nhập khẩu. Công ty áp dụng tính giá theo các cách khác nhau như tính giá theo giá FOB, giá CIP, giá CIF, giá DDU. Nhưng chủ yếu tính theo 2 cách là giá CIP và giá CIF. Giá CIF: Là giá bao gồm trị giá lô hàng, phí bảo hiểm và tiền vận chuyển. Giá CIF chỉ dùng cho vận tải đường biển và đường thuỷ nội bộ. Giá CIP: Là giá bao gồm cước phí và bảo hiểm trả tới nơi đến. Giá CIP có thể dùng cho mọi phương thức vận tải như vận tải đường hàng không, đường biển, đường sắt... Nên khi nhập khẩu qua đường hàng không công ty thường áp dụng giá CIP. Phương pháp tính giá mua hàng nhập khẩu Công thức tính giá hàng nhập khẩu: Giá mua hàng nhập khẩu = Giá CIP hoặc giá CIF + Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB (nếu có) + Các chi phí khác Công ty mua hàng khi có đơn đặt hàng và bán hàng theo phương thức vận chuyển thẳng không qua kho. Khi giao hàng cho khách hàng thì tính theo giá trị thực tế của lô hàng đó. 2.2.1.3. Kế toán tổng hợp nhiệm vụ mua hàng nhập khẩu. * Nhập khẩu uỷ thác Để minh hoạ cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu uỷ thác của công ty, em xin trình bày một hợp đồng uỷ thác như sau: Công ty TNHH EDD uỷ thác cho công ty TNHH Nhất Nam nhập khẩu Hoá chất CaCO2, Dầu mỡ, Chất cách điện cho cáp quang thông tin theo hợp đồng uỷ thác số 201/ EDD - VT a. Chứng từ và trình tự lập chứng từ Ngày 24/12/2004 Công ty TNHH Nhất Nam và Công ty TNHH EDD ký kết hợp đồng nguyên tắc uỷ thác nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng năm 2005 số 201/EDD – VT. Ngày 09/04/2005 căn cứ vào hợp đồng nguyên tắc uỷ thác, Công ty TNHH EDD lập đơn hàng chi tiết yêu cầu TNHH Nhất Nam nhập khẩu hai bộ chất cách điện cho cáp quang thông tin (2bộ x 2 chiếc/bộ = 4 chiếc), hàng mới 100%. Ngày 10/05/2005 Nhất Nam ký hợp đồng ngoại số 0520/NN – IHI/05 với Công ty TNHH Hoa Mai IHI. Nhập khẩu mới hai bộ (4 chiếc) chất cách điện cho cáp quang thông tin theo giá CIF là 90.000 USD (trong đó, giá FOB là 89.000 USD và phí vận chuyển là 1.000USD). Trong hợp đồng qui định rõ thành 13 mục, ví dụ như: - Điều kiện giao hàng: phải giao hàng trong vòng 5 tháng 15 ngày kể từ ngày hợp đồng ngoại có hiệu lực, nhận hàng tại cảng Hải Phòng. - Điều kiện thanh toán: + Đặt cọc 20% trị giá lô hàng bằng TTR sau khi nhận được Hoá đơn và thư bảo lãnh của ngân hàng người bán thông qua Vietcombank. + 80% giá trị lô hàng sẽ được thanh toán bằng L/C thanh toán ngay, không huỷ ngang sau khi nhận được bộ chứng từ ngoại. Ngày 30/5/2005 Công ty Nhất Nam sẽ nhận được hoá đơn do Hoa Mai IHI lập và thông báo thư bảo lãnh của ngân hàng Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo thông qua Vietcombank về số tiền đặt cọc 20% trị giá lô hàng là 18.000USD. Ngày 06/06/2005 sau khi kiểm tra hoá đơn của Công Ty Hoa Mai IHI, phòng thiết bị phụ tùng lập giấy đề nghị đề nghị phòng kế toán xem xét và chuyển số tiền đặt cọc cho Công Ty Hoa Mai IHI. Ngày 09/06/2005 Công ty Nhất Nam gửi thông báo yêu cầu Công ty EDD chuyển tiền vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng Hà Nội để đặt cọc trước ngày 10/06/2005 để công ty đặt cọc đúng thời hạn. Khi Công ty TNHH EDD chuyển tiền thì công ty sẽ nhận được giấy báo Có của ngân hàng. Ngày 10/06/2005 Công ty Nhất Nam lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ và lệnh chuyển tiền yêu cầu Ngân hàng Ngoại Thương thanh toán số tiền đặt cọc là 18.000 USD bằng TTR cho Công ty Hoa Mai IHI qua ngân hàng người hưởng lợi Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo. Ngày 22/06/2005 Công ty Nhất Nam lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ đơn yêu cầu mở L/C để ký quỹ mở L/C. Công ty phải ký quỹ 10% tứclà 7.200USD. Ngày 27/06/2005 Công ty Nhất Nam gửi thông báo yêu cầu Công ty EDD chuyển tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng trước ngày 28/06/2005. Khi Công ty EDD chuyển tiền vào tài khoản của công ty thì công ty sẽ nhận được giấy báo Có của ngân hàng. Ngày 29/06/2005 ngân hàng mở L/C cho nhà cung cấp Hoa Mai IHI và gửi thông báo tới ngân hàng Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo. Đồng thời, gửi một bản sao cho Công ty Nhất Nam. Công ty Hoa Mai IHI chấp nhận L/C thì tiến hành thực hiện việc chuyển hàng và lập 3 bộ chứng từ vận chuyển. Mỗi bộ bao gồm: Vận đơn Hóa đơn thương mại Đóng gói Chứng nhận xuất xứ hàng hóa Chứng nhận chất lượng, số lượng và khối lượng Chứng nhận bảo hiểm Trong đó, 1 bộ được gửi trực tiếp cho Công ty Nhất Nam qua DHL trong vòng 7 ngày kể từ ngày ghi trong vận đơn B/L (ngày 15/11/2005). 2 bộ được gửi về ngân hàng ngoại thương. Ngày 22/11/2005 Khi nhận được bộ chứng từ, phòng thiết bị kiểm tra bộ chứng từ. Sau khi kiểm tra thấy bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ thì đề nghị phòng kế toán làm thủ tục ký hậu để gửi chi nhánh Hải Phòng nhận lô hàng. Ngày 24/11/2005 gửi thông báo yêu cầu Công ty EDD chuyển 64.800 USD vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng Hà Nội. Ngày 27/11/2005 Công ty Nhất Nam yêu cầu mua ngoại tệ tại ngân hàng ngoại thương. Sau đó, ủy quyền cho ngân hàng thanh toán cho công ty Hoa Mai IHI qua L/C và đề nghị ngân hàng ký hậu vận đơn. Sau khi ngân hàng ký hậu vận đơn công ty chuyển bộ chứng từ cho chi nhánh Hải Phòng để chi nhánh nhận hàng. Ngày 28/11/2005 khi hàng về đến cảng Hải Phòng, chi nhánh thông báo cho bên Công ty EDD chuẩn bị để nhận hàng. Và mang bộ chứng từ vận chuyển để đi nhận hàng. Chi nhánh sẽ khai tờ khai hàng nhập khẩu và nhận được biên lai thu lệ phí hải quan. Căn cứ vào tờ khai hải quan, cơ quan thuế hải quan sẽ tính ra số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp và ra thông báo thuế. Chi nhánh nộp tiền thuế và lệ phí hải quan cho cơ quan hải quan. Ngày 28/11/2005 cùng với bộ chứng từ và tờ khai hàng nhập khẩu và chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Hải Phòng nhận thay Công ty EDD đến làm thủ tục nhận hàng. Chi nhánh nhận được lệnh giao hàng và hóa đơn phí CFS (Phí khai thác hàng chung chủ) và phí bốc xếp do công ty TNHH TM – DV giao nhận quốc tế Tân Cả Lợi lập để bàn giao hàng cho công ty Nhất Nam. Ngày 30/11/2005 yêu cầu công ty Thiên Trường giám định hàng hóa nhập khẩu. Chi nhánh sẽ nhận được chứng thư giám định về số lượng và tình trạng hàng hóa và hóa đơn GTGT do công ty Thiên Trường lập. Chi nhánh sẽ chuyển tiền qua tài khoản ở ngân hàng ngoại thương Hải Phòng cho công ty Thiên Trường. Sau khi chuyển tiền chi nhánh sẽ nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng. Ngày 02/12/2005 đại diện Công ty EDD và chi nhánh Vinacimex Hải Phòng lập Bản xác nhận kiểm tra kỹ thuật hàng nhập khẩu tại cảng Hải Phòng . Đồng thời, chi nhánh lập Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hóa cho chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt chuyển hàng về kho vật tư của Công ty EDD. Ngày 05/12/2005 chi nhánh cùng với chi nhánh đường sắt Hải Phòng và bên hữu quan tham gia khác như cơ quan giám định lập Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị. Sau khi lập biên bản bàn giao vật tư, thiết bị chi nhánh chuyển các chứng từ liên quan lên phòng kế toán. Ngày 23/02/2006 Căn cứ vào các chứng từ chi nhánh chuyển lên, kế toán hàng hóa, công nợ theo dõi Công ty EDD lập các hoá đơn sau: - Hóa đơn GTGT phí giám định số 0046636 - Hóa đơn GTGT phí CFS và phí bốc xếp hàng số 0046637 - Hóa đơn GTGT cho hàng nhập khẩu số 0046634 - Hóa đơn GTGT phí ủy thác nhập khẩu số 0046635 Kế toán lập Hóa đơn GTGT thành 3 liên, giao liên 2 cho Công ty EDD. Cuối năm 2006, Vinacimex sẽ lập biên bản quyết toán và đối chiếu thanh toán tiền hàng uỷ thác giữa công ty Nhất Nam và Công ty EDD. Từ đó sẽ tổng hợp lên số tiền Công ty EDD đã trả và số tiền còn nợ Vinacimex, thực hiện quyết toán năm. b. Trình tự hạch toán Ngày 10/06/2005 Vinacimex mua ngoại tệ và thanh toán số tiền đặt cọc là 18.000 USD cho công ty Hoa Mai IHI qua ngân hàng người hưởng lợi Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo. Bút toán 1: Mua ngoại tệ Nợ TK 112211: 18.000USD x 15.870đ/USD = 285.660.000đ Có TK 5154: 198.000 đ Có TK 112112: 18.000USD x 15.859 đ/USD = 285.462.000đ (Tỷ giá bán của ngân hàng ngoại thương ngày 10/06/2005 là 15.859đ/USD; tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870 đ/USD) Đồng thời, ghi Nợ TK 007111(USD - Đô la Mỹ): 18.000 Bút toán 2: Đặt cọc cho công ty Hoa Mai IHI Nợ TK 331388: 18.000USD x 15.870đ/USD =285.660.000đ Có TK 112211: 18.000 USD x 15.870đ/USD =285.660.000đ (Theo tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870đ/USD) Đồng thời, ghi Có TK 007111 (USD- Đô la Mỹ):18.000 Đồng thời, kết chuyển tiền đặt cọc Nợ TK 151114 :285.660.000đ Có TK 331388 : 285.660.000đ Ngày 15/06/2005 Vinacimex nhận được giấy báo Có của Ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng số tiền Công ty EDD chuyển để đặt cọc: Nợ TK 112111: 18000USD x 15.850đ/USD = 285.300.000đ Có TK 131113: 18.000USD x 15.850đ/USD = 285.300.000đ (Theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương Việt Nam ngày 06/06/2005 là 15.850đ/USD) Ngày 29/06/2005 Vinacimex mua ngoại tệ và thực hiện việc ký quỹ mở L/C. Công ty phải ký quỹ 10% tức là 7.200USD. Bút toán 3: Mua ngoại tệ Nợ TK 112211: 7.200USD x 15.870đ/USD = 114.264.000 đ Có TK 112112: 7.200USD x 15.866 đ/USD = 114.235.200đ Có TK 5154 : 28.800 đ (Tỷ giá bán của ngân hàng ngoại thương ngày 10/06/2005 là 15.866/USD; tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870 đ/USD) Đồng thời, ghi Nợ TK 007111 (USD - Đôla Mỹ): 7.200 Ngân hàng sẽ giữ 7.200 USD tài khoản tiền gửi ngoại tệ của công ty tại ngân hàng để thực hiện việc ký quỹ. Kế toán không phải định khoản này. Ngày 05/7/2005 Công ty EDD chuyển tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng. Nợ TK 112111: 7.200USD x 15.870đ/USD = 114.264.000đ Có TK 131113: 7.200USD x 15.870đ/USD = 114.264.000đ (Theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương ngày 21/06/2005 là 15.870đ/USD) Ngày 29/11/2005 Công ty EDD chuyển 64.800 USD vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng Hà Nội để thanh toán nốt tiền hàng cho công ty Hoa Mai IHI. Nợ TK 112111: 64.800USD x 15.908đ/USD = 1.030.838.400đ Có TK 131113: 64.800USD x 15.908đ/USD = 1.030.838.400đ (Theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương ngày 23/11/2005 là 15.908đ/USD) Ngày 30/11/2005 công ty mua ngoại tệ tại ngân hàng ngoại thương để thanh toán cho công ty Hoa Mai IHI. Nợ TK 112211: 64.800USD x 15.905đ/USD = 1.030.644.000đ Nợ TK 6353: 259.200 đ Có TK 112112: 64.800USD x 15.909 đ/USD = 1.030.903.200đ (Tỷ giá bán của ngân hàng ngoại thương ngày 30/11/2005 là 15.909đ/USD; tỷ giá hạch toán tháng 11/2005 là 15.905 đ/USD) Đồng thời, ghi Nợ TK 007111(USD - Đôla Mỹ): 64.800 Ngày 01/12/2005 ngân hàng thanh toán cho công ty Hoa Mai IHI bằng L/C Nợ TK 151114: 72.000 USD x 15.872đ/USD =1.142.784.000đ Có TK 112211: 72.000 USD x 15.872đ/USD =1.142.784.00đ (Theo tỷ giá hạch toán tháng 12/2005 là 15.872đ/USD) Đồng thời, ghi Có TK 007111 (USD - Đôla Mỹ): 72.000 Ngày 28/11/2005 Cơ quan hải quan sẽ lập tờ khai hàng nhập khẩu. Căn cứ vào tờ khai hải quan, cơ quan thuế hải quan sẽ tính ra số thuế nhập khẩu (Thuế suất 0%) và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp (thuế suất 5%) và ra thông báo thuế. Chi nhánh sẽ thanh toán tiền thuế: Nợ TK 33312213: 71.383.500đ Có TK 112121 : 71.483.500đ Ngày 28/11/2005 Chi nhánh nhận được hóa đơn phí CFS (Phí khai thác hàng chung chủ) và phí bốc xếp. Chi nhánh thanh toán bằng chuyển khoản Nợ TK 131113 : 621.600đ Có TK 11112 : 621.600đ Ngày 29/11/2005 Chi nhánh tập hợp các chi phí chi hộ phát sinh như - Phí giám định: 300.000đ - Lệ phí hải quan:10.000đ - Phí giao nhận, lưu kho: 58.000đ - Phí D/O: 90.000đ Nợ TK 131113: 300.000 đ + 158.000 đ = 458.000 đ Có TK 112112: 300.000 đ Có TK 11112:158.000 đ Ngày 31/12/2005 kết chuyển thuế GTGT cho hàng nhập khẩu Nợ TK 131113: 71.383.500đ Có TK 33312213: 71.383.500đ Ngày 23/02/2006 Căn cứ vào các chứng từ chi nhánh chuyển lên, kế toán hàng hóa, công nợ theo dõi Công ty EDD lập: - Hoá đơn GTGT hàng nhập khẩu số 0046634 Nợ TK 131113 : 90.000 USD x 15.905 đ/USD = 1.431.450.000đ Có TK 151114: (285.660.000đ + 1.142.784.000) = 1.428.444.000đ Có TK 5154: 3.006.000đ (Theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương ngày thanh toán L/C 1/12/2005 là 15.905 đ/USD) - Hóa đơn GTGT phí ủy thác nhập khẩu số 0046635 Nợ TK 131113: 14.171.355 đ Có TK 51134 :12.883.050 đ Có TK 33311:1.288.305 đ - Kết chuyển doanh thu uỷ thác sang để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 51134: 12.883.050 đ Nợ TK 5154: 3.006.000đ Có TK 911: 15.889.050đ Có thể khái quát trình tự hạch toán qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4 . Trình tự hạch toán quá trình nhập khẩu uỷ thác TK 151114 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 131113 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 112111 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 112112 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 11112 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 112211 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 331138 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 5154 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 635 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 33312213 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 5154 Sổ NHậT Ký CHUNG TK51134 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 911 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 33311 Sổ NHậT Ký CHUNG Thanh toán cho nhà cung cấp Mua ngoại tệ Mua ngoại tệ Chênh lệch Chênh lệch Giao hàng cho đơn vị uỷ thác Bên uỷ thác chuyển tiền cho Vinacimex Chênh lệch Đặt cọc Kết chuyển Hoa hồng uỷ thác Kết chuyển Thuế GTGT đầu ra Thanh toán các chi phí chi hộ Nộp hộ Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khảu phải nộp Kết chuyển Kết chuyển c. Trình tự ghi sổ Công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003 để hạch toán quá trình nhập khẩu uỷ thác. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi, ngoại tệ như Công ty EDD chuyển tiền vào tài khoản của Vinacimex, mua ngoại tệ để thanh toán, thanh toán chi phí chi hộ thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh vào phần hành kế toán “tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”. Vào phần “cập nhật số liệu” và tiến hành cập nhật số liệu vào Giấy báo nợ hay giấy báo có của ngân hàng.... Sau khi lập Hoá đơn GTGT cho hàng nhập khẩu và hóa đơn GTGT cho phí uỷ thác hàng nhập khẩu. Kế toán vào phần hành “Bán hàng và công nợ phải thu”, vào phần “cập nhật chứng từ”. Sau đó, vào màn hình nhập liệu của Hoá đơn dịch vụ và tiến hành cập nhật từng chứng từ một. Kế toán tính ra số tiền chênh lệch tỷ giá, sau đó vào phần hành kế toán “tổng hơp”, vào phần “cập nhật số liệu”. Sau đó, vào phiếu kế toán để tiến hành cập nhật phần chênh lệch tỷ giá. Phần mềm kế toán sẽ lưu chứng từ và tự động xử lý các dữ liệu đã cập nhật vào Sổ nhật ký chung. Sau đó, vào Sổ cái các tài khoản 112112, 112211, 131113, 5154, 151114,...... Hàng tháng, hàng quý, kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp”, vào phần “cập nhật chứng từ” để in “phiếu kế toán”, vào phần “hình thức sổ nhật ký chung” để in bảng cân đối phát sinh và vào phần “báo cáo tài chính” để in các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. Ví dụ Sổ nhật ký chung và một số Sổ cái như sau: Sổ nhật ký chung Từ ngày: 01/01/2006 đến ngày: 28/02/2006 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ….. …….. ………………… …… ……. ………. 1/1 N/01 Nhập hành từ Girmi SPA 156 30.000.000 Thuế nhập khẩu phảI nộp 333 8.000.000 Nộp thuế NH bằng TM 111 8.000.000 Trả tiền nhập hàng bằng tiền mặt 331 30.000.000 4/1 Số 25 Bán hàng cho Cty CP Nhất Nam 1311 29.370.000 Doanh thu bán hàng 511 26.700.000 Thuế GTGT phảI nộp 3311 2.670.000 4/1 PC06 Thanh toán tiền chuyển fax nhanh đI HảI Phòng 642 18.000 Thanh toán tiền chuyển fax nhanh đI HảI Phòng 111 18.000 …………………………………. 30/1 PC22 Thanh toán với khách hàng bằng chuyển khoản 1121 25.000.000 Thanh toán với khách hàng bằng chuyển khoản 331 25.000.000 2/2 Số12 Bán hàng cho Cty CP Trung Tín 311 15.000.000 Doanh thu bán hàng 511 13.636.364 Thuế GTGT phảI nộp 3331 1.363.636 4/2 PT38 Thu tiền bán hàng tại CTy Nhất Nam 111 29.370.000 19/2 PT39 Rút tiền mặt từ NHCT về nhập quỹ 111 12.000.000 1121 12.000.000 25/2 PT45 Thu tiền bán hàng Trung Tín 111 15.000.000 Doanh thu bán hàng 511 13.636.364 Thuế GTGT phảI nộp 3331 1.363.636 28/2 PC42 Chi lương cho CBCNV Cty 334 10.000.000 Chi lương cho CBCNV Cty 111 10.000.000 Cộng PS 97.620.000 97.620.000 Tổng Cộng 244.620.000 244.620.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 3 năm 2006 Giám đốc Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, đóng dấu Biểu 2. Sổ nhật ký chung SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 156 Từ ngày: 01/02/2006 đến ngày:28/02/2006 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1 2 4 5 6 7 Dư nợ đầu kỳ 19.650.000 1/1 N/01 Nhập hàng Girmi SPA 331 30.000.000 Thuế nhập khẩu 3333 8.000.000 4/1 Số 01 Xuất bán hàng cho Cty CP Nhất Nam 632 24.750.000 ...................... Cộng phát sinh 95.502.000 70.094.000 Dư cuối kỳ 35.058.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2006 Người ghi sổ (ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Biểu 3. Sổ cái TK 156 Đơn vị: Cty TNHH EDD SỔ CÁI TK 331 TK 331 – Phải trả người bán Quý I/ 2006 Đơn vị: Đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 6 7 8 Dư nợ đầu kỳ 19.650.000 1/1 N/01 1/1 Nhậphàng Girmi SPA 331 30.000.000 Thuế nhập khẩu 3333 8.000.000 4/1 Số 01 4/1 Xuất bán hàng cho Cty CP Nhất Nam 632 24.750.000 ... Cộng phát sinh 95.502.000 70.094.000 Dư cuối kỳ 35.058.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người ghi sổ (Ký tên) Đã ký Kế toán trưởng (Ký tên) Đã ký Biểu 4. Sổ cái TK 331 Đơn vị : C.ty TNHH EDD SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK 511 : Doanh thu bán hàng Quý I/2006 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 71854 04/1 Xuất bán cho Cty CP Nhất Nam 1311 26.700.000 71859 2/2 Xuất bán cho Cty CP Trung Tín 1311 13.636.364 ... Kết chuyển sang TK xác định kết quả kinh doanh 911 90.344.633 Cộng 120.450.000 120.450.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Biểu 5. Sổ cái tài khoản Trường hợp bán hàng thu ngay bằng tiền mặt như ví dụ trên thì kế toán viết phiếu thu tiền mặt và nhập tổng số tiền thu theo định khoản của bút toán doanh thu đã viết ở phiếu xuất kho. Dữ liệu này được thể hiện trên phiếu thu “biểu số12” và sẽ được chuyển vào sổ chi tiết TK 111. Đơn vị C.ty TNHH EDD Sổ chi tiết tài khoản TK 111 tiền mặt Quý I/2006 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 160.355.000 PC01 1/1 Trả tiền thuế hàng NK 3333 8.000.000 PC02 1/1 Chi phí vận chuyển 642 500.000 PC04 02/1 Mua văn phòng phẩm 642 840.000 Thuế GTGT 133 84.000 PT01 04/1 Thu tiền hoá đơn 71854 511 26.700.000 Thu tiền thuế GTGT 33311 2.670.000 ... PC10 30/1 Nộp tiền mặt vào NHCT 112 105.000.000 ... PC22 30/3 Thanh toán với khách hàng bằng chuyển khoản 112 25.000.000 PC24 30/1 Nộp tiền mặt vào TK NHCT 112 105.000.000 PC25 30/3 Chi lương cho CBCNV 334 10.000.000 PT45 25/2 Thu tiền bán hàng tại Cty CP Trung Tín HD 73689 511 13.636.364 Thu tiền thuế GTGT 33311 1.363.636 ... Cộng phát sinh 50.620.000 45.658.000 Số dư cuối kỳ 165.317.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Biểu 6. Sổ chi tiết tài khoản Đơn vị C.ty TNHH EDD Sổ chi tiết tài khoản TK 112.1 Tiền gửi ngân hàng Quý I/2006 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 52.650.000 PC22 30/1 Trả tiền hàng NK Girmi SPA - Italia NHCT 331 25.000.000 PT37 19/2 Rút tiền mặt từ NHCT về nhập quỹ 1111 12.000.000 PT40 26/3 Khách hàng trả nợ HĐ 49741 511 24.545.455 Thuế GTGT 3331 2.454.545 ... Cộng phát sinh 190.000.000 65.000.000 Số dư cuối kỳ 130.265.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Biểu 7. Sổ chi tiết tài khoản Đơn vị C.ty TNHH EDD Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán TK 632 giá vốn hàng bán Quý I/2006 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 01/GV 04/1 Xuất bán cho Cty CP Nhất Nam 1561 24.750.000 09/GV 2/2 Xuất bán cho Cty CP Trung Tín 1561 13.200.000 ... Kết chuyển sang xác định kết quả kinh doanh 911 52.200.000 Cộng 52.200.000 52.200.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Biểu 8. Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán  * Nhập khẩu trực tiếp Để minh hoạ cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu trực tiếp của công ty TNHH EDD, em xin trình bày một ví dụ như sau: Viacimex nhập khẩu 200.514 tấn Hoá chất CaO2, bán cho công ty TNHH EDD theo hợp đồng kinh tế số 0527/XNK – TM. a. Chứng từ và trình tự lập chứng từ Ngày 11/05/2005 Vinacimex ký hợp đồng với công ty Shinho Paper MFG. Co., LTD số No. 01/05 – VINACIMEX/SH về nhập khẩu hoá chất CaCo2. Trong hợp đồng quy định rõ: - Hàng hoá, khối lượng, giá cả + Khối lượng: 200 tấn ( 10%) + Giá CIF: 88.000 USD ( 10%) - Điều kiện giao hàng: + Ngày tàu đến: 31/05/2005 + Cảng đi: cảng Hàn Quốc + Cảng đến: cảng Hải Phòng, Việt Nam - Điều kiện thanh toán Thanh toán bằng L/C trả ngay, không huỷ ngang. Thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng 7 ngày thì Vinacimex phải mở L/C cho công ty giấy Shinho. Ngày 19/05/2005 Vinacimex ký kết hợp đồng kinh tế với công ty TNHH EDD. Hợp đồng kinh tế số 0527/XNK –TH về nhập khẩu 200 tấn hoá chất CaCO2 ( 10%), với đơn giá là 8.220.500 đ (giá đã bao gồm thuế GTGT). Trong hợp đồng còn qui định rõ những điều khoản về quy cách, chất lượng, chủng loại, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng. Đồng thời, lập một Bảng tính giá thành giấy cung cấp cho công ty TNHH EDD để công ty tham khảo. Ngày 11/05/2005 lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ và yêu cầu mở thư tín dụng L/C cho công ty Shinho thông qua ngân hàng đại lý (ngân hàng thông báo L/C). Vinacimex phải ký quỹ 10% trị giá lô hàng. Ngày 13/05/2005 ngân hàng mở L/C cho nhà cung cấp nước ngoài và gửi thông báo tới ngân hàng SHINHAN, YANGJAE BRANCH. Đồng thời gửi một điện mở L/C tới Vinacimex (bản sao). Công ty Shinho chấp nhận L/C. Sau đó, họ tiến hành việc giao hàng và lập 3 bộ chứng từ vận chuyển. Mỗi bộ gồm: Hối phiếu đề nghị thanh toán Hóa đơn thương mại Vận đơn Đóng gói Chứng nhận xuất xứ hàng hóa Chứng nhận chất lượng, số lượng Chứng nhận bảo hiểm Chi tiết hàng hoá Chứng nhận của nhà cung cấp Sau khi xếp hàng lên tàu, công ty Shinho sẽ gửi 2 bộ chứng từ về ngân hàng thông báo L/C và fax một bộ copy gồm Vận đơn, Chứng nhận chất lượng, số lượng và Chứng nhận của nhà cung cấp trong vòng 3 ngày tính từ ngày ghi trong B/L. Ngân hàng Vietcombank kiểm tra thấy bộ chứng từ hợp lệ thì thông báo và gửi Bill of exchange cho công ty đề nghị thanh toán trong vòng 7 ngày. Ngày 15/06/2005 Phòng vật tư nhận được bộ chứng từ đề nghị phòng kế toán kiểm tra bộ chứng từ gốc tại Ngân hàng và thanh toán để lấy chứng từ gốc về nhận hàng. Ngày 16/06/2005 công ty chấp nhận thanh toán hối phiếu, lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ để thanh toán cho Công ty Shinho và đề nghị ngân hàng thanh toán qua L/C. Ngân hàng sẽ ký hậu Bill of exchange và gửi trả 2 bộ chứng từ đã nhận được từ ngân hàng đại lý. Sau đó nhận bộ chứng từ gốc về, chuyển cho chi nhánh Hải Phòng thực hiện việc nhận hàng. Ngày 17/06/2005 khi hàng sắp về đến cảng Hải Phòng, chi nhánh lập giấy báo phương tiện đến giao nhận hàng cho công ty TNHH EDD để họ chuẩn bị nhận hàng. Đồng thời, mang bộ chứng từ trên cùng hối phiếu ký hậu để đi nhận hàng. Cán bộ chi nhánh sẽ khai tờ khai hàng nhập khẩu và nhận biên lai thu lệ phí hải quan. Căn cứ vào tờ khai hải quan, cơ quan thuế hải quan sẽ tính ra số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp và ra thông báo thuế. Chi nhánh nộp tiền thuế và lệ phí hải quan cho cơ quan hải quan. Đồng thời, thanh toán các chi phí phát sinh liên quan đến giao nhận hàng. Ngày 17/06/2005 đến ngày 21/06/2005 chi nhánh thực hiện việc giao nhận hàng với công ty TNHH EDD. Đồng thời, chi nhánh lập giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hoá, biên bản kiểm tra sơ bộ và giao nhận hàng. Ngày 21/06/2005 yêu cầu công ty Vinacontrol giám định hàng hóa nhập khẩu. Chi nhánh sẽ nhận được chứng thư giám định về số lượng và tình trạng hàng hóa và hóa đơn GTGT do công ty Vinacontrol lập. Chi nhánh sẽ chuyển tiền qua tài khoản ở ngân hàng ngoại thương Hải Phòng cho công ty Vinacontrol. Sau khi chuyển tiền chi nhánh sẽ nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng. Ngày 23/06/2005 Chi nhánh Vinacimex Hải Phòng cùng với Công ty TNHH EDD và cơ quan giám định Vinacontrol lập Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị. Sau khi thực hiện xong, chi nhánh gửi những số liệu và chứng từ cần thiết về công ty EDD. Ngày 29/06/2005 Vinacimex lập hoá đơn GTGT số 0048805 thành 3 liên, giao liên 2 cho công ty TNHH EDD. Sau 30 ngày kể từ ngày thanh toán cuối cùng không có khiếu nại gì thì coi như hợp đồng được thanh lý (không cần lập biên bản thanh lý hợp đồng). b. Trình tự hạch toán Ngày 12/05/2005 mua ngoại tệ để mở L/C (tỷ lệ ký quỹ là 10%) Nợ TK 112211 : 8.800 USD x 15.845đ/USD =139.436.000 đ Có TK 112112 : 8.800 USD x 15.837đ/USD =139.365.600 đ Có TK 5154: 70.400đ (Theo tỷ giá bán của ngoại tệ ngân hàng ngoại thương ngày 12/05/2005 là 15.837 đ/USD, tỷ giá hạch toán tháng 5/2005 là 15.845đ/USD) Đồng thời, ghi Nợ TK 007111 (USD - Đôla Mỹ): 8.800 Ngày 16/06/2005 mua 79.403,54 USD để thanh toán tiền hàng cho công ty Shinho. Nợ TK 112211: 79.403,54 USD x 15.870 đ/USD = 1.260.134.180,8 đ Nợ TK 6353 :238.210,62đ Có TK 112112 :79.403,54 USD x 15.873 đ/USD =1.260.372.390,42đ (Theo tỷ giá bán của ngân hàng ngoại thương ngày 16/06/2005 là 15.873đ/USD, tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870đ/USD) Đồng thời, ghi Nợ TK 007111(USD - Đôla Mỹ) : 79.403,54 Ngày 17/06/2005 công ty TNHH EDD chuyển tiền giấy cho Vinacimex Nợ TK 112111 : 1.400.000.000 đ Có TK 131133 : 1.400.000.000 đ Ngày 21/06/2005 khi ngân hàng thanh toán bằng L/C cho nhà cung cấp Nợ TK 15111112 : 88.226,16 x 15.870 = 1.400.149.159 đ Có TK 112211: 88.226,16 x 15.870 = 1.400.149.159 đ (Theo tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870đ/USD) Đồng thời, ghi Có TK 007111 (USD - Đôla Mỹ):88.226,16 Ngày 22/06/2005 thanh toán lệ phí hải quan, phí D/O, phí vệ sinh Nợ TK 641 : 1.365.000 đ Có TK 11112: 1.365.000 đ Ngày 29/06/2005 hạch toán tiền thuế nhập khẩu (thuế suất 3%) và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu (thuế suất 10%) - Thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 15111112 : 41.906.544đ Có TK 33331225: 41.906.544 đ - Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 133: 143.879.133 đ Có TK 333121: 143.879.133 đ Ngày 13/07/2005 Thanh toán tiền thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Nợ TK 333121 :143.879.133 đ Nợ TK 33331225: 41.906.544 đ Có TK 112111: 185.785.677 đ Ngày 30/06/2005 thanh toán chi phí làm thủ tục và giao nhận hoá chất CaCO2 Nợ TK 641 : 540.000 đ Nợ TK 133 : 54.000đ Có TK 11112 : 594.000 đ Ngày 07/07/2005 thanh toán cước hạ vỏ lô hoá chất CaCo2. Nợ TK 641 : 1.080.000đ Nợ TK 133 : 108.000đ Có TK 11112 : 1.188.000 đ Có thể khái quát trình tự hạch toán qua sơ đồ sau: TK 151114 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 131133 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 112111 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 112112 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 11112 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 112211 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 5154 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 635 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 333121 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 911 Sổ NHậT Ký CHUNG Thanh toán cho nhà cung cấp Mua ngoại tệ Mua ngoại tệ Chênh lệch Chênh lệch Bên uỷ thác chuyển tiền cho Vinacimex Nộp Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khảu phải nộp Kết chuyển TK 333121 Sổ NHậT Ký CHUNG Nộp thuế nhập khẩu hàng Kết chuyển thuế nhập khẩu TK 641 Sổ NHậT Ký CHUNG TK 133 Sổ NHậT Ký CHUNG Thanh toán các chi phí mua hàng Thuế GTGT được khấu trừ Sơ đồ 5. Trình tự hạch toán quá trình mua hàng nhập khẩu trực tiếp c. Trình tự ghi sổ Công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003 Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi, ngoại tệ như công ty TNHH EDD chuyển tiền vào tài khoản của Vinacimex, mua ngoại tệ để thanh toán, thanh toán chi phí thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh vào phần hành kế toán “tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”. Vào phần “cập nhật số liệu” và tiến hành cập nhật số liệu vào Giấy báo nợ hay giấy báo có của ngân hàng, phiếu chi.... Sau khi lập Hoá đơn GTGT cho hàng nhập khẩu. Kế toán vào phần hành “Bán hàng và công nợ phải thu”, vào phần “cập nhật chứng từ”. Sau đó, vào màn hình nhập liệu của Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và tiến hành cập nhật. Phần mềm kế toán sẽ lưu chứng từ và tự động xử lý các dữ liệu, tự động lên sổ nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản 112112, 112211, 131133, 5154, 15111112,..... Hàng quý, kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp” để in theo “hình thức sổ nhật ký chung” để in các sổ cái, bảng cân đối phát sinh và vào phần “báo cáo tài chính” để in các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. CÔNG TY TNHH EDD sổ cái tài khoản Tài khoản: 131133 - Công ty TNHH EDD Từ ngày: 01/06/2006 đến ngày:30/06/2006 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có  17/06 BC 658  Cty CP Nhất Nam EDD chuyển tiền hoá chất CaCO2  112111 1400000000 17/06 HD 004880  Cty CP Hoa Mai Bán 200.14 tấn hoá chất CaCO2  511121  1498477579  …… …. …………… ………. ……… ……. ………. Ngày 31 tháng 07 năm 2006 Kế toán trưởng Người ghi sổ Biểu 9. sổ cái tài khoản 2.2.2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu * Phương thức tiêu thụ Hiện nay, công ty đang áp dụng phương thức tiêu thụ là bán vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Hàng nhập khẩu về không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng. Công ty vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua và thanh toán với bên mua về hàng bán. Bán theo phương thức này gồm có bán giao tay ba và gửi hàng nhưng chủ yếu công ty áp dụng là phương thức tiêu thụ giao tay ba. Tức là bên mua cử người đến giao nhận hàng trực tiếp tại cảng hoặc sân bay và hàng hoá được coi là tiêu thụ sau khi hoàn tất việc giao hàng và lập biên bản bàn giao vật tư, thiết bị. * Phương thức thanh toán Hiện nay, công ty áp dụng phương thức thanh toán qua ngân hàng. Các Công ty sẽ thanh toán bằng chuyển khoản, sẽ chuyển tiền vào tài khoản của công ty thông thường là vào tài khoản tại Ngân hàng. CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH EDD 3.1. Đánh giá chung thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH EDD Kể từ khi thành lập đến nay, Công ty TNHH EDD đã không ngừng phát triển và khẳng định vị trí của mình. Một đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của công ty đó là sự nỗ lực của bộ máy kế toán. Mà chủ yếu là công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Là một sinh viên thực tập tại công ty, với kiến thức đã học tập và nghiên cứu tại trường, em có cơ hội tìm hiểu về hoạt động kế toán tại công ty. Em xin đưa ra một số nhận xet khái quát về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty như sau. 3.1.1. Ưu điểm trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Bộ máy kế toán Bộ phận kế toán của công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu nhờ sự tổ chức một cách khoa học và hợp lý bộ máy kế toán. Công ty tổ chức kế toán theo mô hình tập trung. Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên có trình độ tương đối đồng đều (100% tốt nghiệp cao đẳng và đại học chuyên ngành tài chính kế toán) được bố trí một cách hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi người. Công tác kế toán được phân công rõ ràng, khoa học, không chồng chéo, mỗi nhân viên đảm nhận việc kế toán theo dõi một số khách hàng. Nhờ vậy mà công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu luôn đáp ứng kịp thời, đầy đủ, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. ứng dụng công nghệ thông tin Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của công ty. Công việc kế toán được thực hiện trên máy bằng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003. Nhờ hệ thống công nghệ thông tin hiện đại đã giảm nhẹ khối lượng công việc tương đối lớn, đồng thời đảm bảo việc xử lý thông tin kế toán một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và mang lại hiệu quả cao. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được sử dụng theo đúng chế độ qui định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và qui mô kinh doanh, công ty còn đăng ký lập thêm một số tài khoản cấp 3 và cấp 4 để quản lý chi tiết từng đối tượng dưới sự cho phép của Bộ Tài chính. Nhờ có hệ thống tài khoản chi tiết mà kế toán có thể theo dõi việc nhập khẩu từng mặt hàng, tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng... giúp cho các nhà quản trị có kế hoạch chiến lược phù hợp. Tổ chức thống chứng từ kế toán Hiện nay, công ty sử dụng chứng từ được lập theo đúng biểu mẫu qui định của Bộ Tài chính, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách kịp thời,chính xác trên chứng từ. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh không. Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách hợp lý từ khi bắt đầu quá trình nhập khẩu cho đến khi thanh lý kết thúc một hợp đồng nhập khẩu. Quá trình lưu giữ chứng từ được tổ chức khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ khi cần thiết. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký chung. Nhật ký chung là hình thức đơn giản, dễ ghi và đặc biệt phù hợp khi công ty thực hiện kế toán bằng máy. Theo hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ theo trình tự thời gian, thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu. 3.1.2. Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các kho khác nhau nên việc tập hợp chứng từ kế toán không thể thực hiện ngay được. Để vào sổ và làm quyết toán, thường phải sau vài ngày khi đã có đủ chứng từ việc vào chứng từ, vào sổ trên kế toán máy mới được thực hiện. Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ còn chậm chễ các kế toán viên nên làm thủ tục theo dõi tiến độ luân chuyển chứng từ để có kế hoạch chuyển chứng một cách nhanh chóng nhất có thể được. 3.1.2.1. Hạn chế về việc hạch toán ngoại tệ và chênh lệch ngoại tệ. Việc chi tiết TK 1121, TK 1122 ra các tiểu khoản ở từng ngân hàng tuy thuận lợi cho việc theo dõi số tiền ngoại tệ ở từng Ngân hàng nhưng việc Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán đã gây ra nhiều phức tạp, khó khăn do Công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Việc sử dụng tỷ giá hạch toán sẽ làm cho công tác kế toán đơn giản hơn rất nhiều. Bởi vì khi đó tât cả các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, tiền ngoại tệ có gốc ngoại tệ đều được hạch toán bằng tỷ giá hạch toán. Đến cuối kỳ tiến hành điều chỉnh theo tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ. Kế toán nên thay đổi TK hạch toán cho đúng với chuẩn mực và bản chất của chênh lệch ngoại tệ là chi phí tài chính (TK 635) hay thu nhập tài chính (TK 515). Việc hạch toán ngoại tệ kế toán không sử dụng TK 007-“ Nguyên tệ các loại” đã làm cho việc theo dõi số nguyên tệ không được đầy đủ, sát sao. Công nên bổ sung thêm tài khoản nay vào sử dụng. Việc hạch toán TK này chỉ cần căn cứ vào Sổ phụ Ngân hàng, Giấy báo Nợ /Có TNGH hoặc phiếu thu ngoại tệ tại quỹ để ghi tăng, giảm nguyên tệ. 3.1.2.2. Hạn chế trong việc không trích lập các khoản dự phòng. Công ty không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vì số lượng khách hàng của công ty rất nhiều nên có thể dẫn đến việc công ty bị mất các khoản nợ lớn không lường trước được. Và số lượng hàng hoá của công ty khá đa dạng lại phải nhập từ nước ngoài nên giá cả cũng khá bấp bênh. Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh kế toán nên trích lập các khoản dự phòng cho các khách hàng lớn của Công ty và các mặt hàng có giá trị lớn, dễ biến động. 3.1.2.3. Hạn chế trong công tác Marketing và khuyến khích khách hàng mua hàng hoá của công ty. Mặc dù mặt hàng của công ty là hoá chất, thiết bị nhưng không phải vì vậy mà có thể không coi trọng việc giới thiệu, quảng cáo cho hàng hoá của công ty. Vì mặt hàng của công ty khá đa dạng, hoá chất tinh khiết, chất lượng cao, thiết bị tiên tiến, công nghệ cao nên cần phải có biện pháp nói cho khách hàng về điều đó. Các biện pháp đó có thể làm tăng doanh thu một cách đáng kể. Ngoài ra DN có thể áp dụng các biện pháp như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán... để tác động vào tâm lý khách hàng, để tăng lượng hàng hoá bán ra và nhanh thu được tiền hàng. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khảu tại Công ty TNHH EDD 3.2.1. Hạch toán và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu Hiện nay, kế toán của công ty hạch toán tất cả các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá từ khi bắt đầu quá trình nhập khẩu cho đến khi thanh lý hợp đồng trong trường hợp nhập khẩu trực tiếp vào chi phí bán hàng - TK 641 mà không hạch toán vào chi phí thu mua. Như vậy, công ty đã hạch toán sai với chế độ kế toán. Dẫn đến việc xác định kết quả kinh doanh của từng kỳ không chính xác. Khi hạch toán chi phí thu mua vào chi phí bán hàng – TK 641 thì chi phí của công ty sẽ tăng, trong khi đó giá vốn của lô hàng sẽ giảm. Nếu hàng được tiêu thụ ngay trong kỳ thì kết quả kinh doanh của kỳ kế toán không đổi. Nhưng nếu hàng chưa được tiêu thụ ngay thì lợi nhuận của kỳ đó sẽ giảm. Như vậy kết quả kinh doanh của kỳ đó sẽ không chính xác. Công ty nên sử dụng tài khoản 1562 – chi phí thu mua để hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Kế toán nên hạch toán như sau: Nợ TK 1562 – Chi phí thu mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 1111, 121111.... – Tổng giá thanh toán Cuối kỳ, kế toán có thể phân bổ chi phí thu mua theo doanh thu từng hợp đồng nhập khẩu. Kế toán có thể tính phân bổ như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho từng hợp đồng = Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ X Doanh thu của từng hợp đồng Tổng doanh thu của các hợp đồng trong kỳ Sau khi phân bổ xong, kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1562 – Chi phí thu mua Kế toán phải mở thêm sổ cái TK 1562 để hạch toán các chi phí liên quan đến quá trình thu mua. Kế toán sẽ không hạch toán vào TK 641 như trước đây. Việc hạch toán các chi phí liên quan đến thu mua vào chi phí thu mua mà không hạch toán vào chi phí bán hàng sẽ phản ánh đúng kết quả kinh doanh. Từ đó, các nhà quản trị có thể xác định được chính xác các khoản chi phí và đưa ra kế hoạch giảm chi phí một cách hợp lý. Ví dụ cụ thể như sau: Trong quý 2/2005, tổng chi phí bán hàng là: 1.243.061.061 đ. Trong đó số chi phí liên quan đến thu mua bị hạch toán nhầm vào chi phí bán hàng là 687.170.429 đ. Nếu hạch toán đúng theo chế độ thì những chi phí này phải được hạch toán vào chi phí thu mua- TK 1562 (minh hoạ phần bôi đen ở sổ cái TK 641 sẽ được chuyển sang sổ cái TK 1562). Sổ cái tài khoản Tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng Từ ngày: 01/06/2005 đến ngày:30/06/2005 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 14/06 PC 458 Bưu điện TP Hải Phòng- DHP 11 Cước điện thoại tháng 5/2005  11112 2180488 16/06 PC 464 Vũ Thị Kim Thanh toán tiền điện tháng 5/2005  11112 1394490  22/06 PC 478 Hoàng Hải Hà(HP)- BHP08  Lệ phí HQ+ D/O+Vệ sinh 9 Giấy HĐ ….  11112 1365000  30/06 PC 496 Hoàng Hải Hà(HP)- BHP08  Lệ phí làm thủ tục+giao nhận  11112 540000 23/06 PC 484 Vũ Thị Kim Thuỷ(HP)-BHP13 Chi làm thủ tục HQlô 20 cont VL làm gạch VLKT HĐ 0524/XNK-HGt-ALC 11112 1200000 ……. …. ……. …………… ……. ………. …….. Ngày….tháng ….năm…... Kế toán trưởng Người ghi sổ Biểu 10. Sổ cái tài khoản Sổ cái tài khoản Tài khoản: 1562 – Chi phí thu mua Từ ngày: 01/06/2005 đến ngày:30/06/2005 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có  22/06 PC 478 Hoàng Hải Hà(HP)- BHP08  Lệ phí HQ+ D/O+Vệ sinh 9 cont Giấy HĐ ….  11112 1365000  30/06 PC 496 Hoàng Hải Hà(HP)- BHP08  Lệ phí làm thủ tục+giao nhận  11112 540000 23/06 PC 484 Vũ Thị Kim Thuỷ(HP)-BHP13 Chi làm thủ tục HQlô 20 cont VL làm gạch VLKT HĐ 0524/XNK-HGt-ALC 11112 1200000 ……. …. ……. …………… ……. ………. …….. Ngày31tháng 6 năm2005 Kế toán trưởng Người ghi sổ Biểu 11. Sổ cái tài khoản Kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua theo doanh thu cho từng hợp đồng. Ví dụ như tính chi phí phân bổ cho hợp đồng 01/05- VINACIMEX/SH ngày 11/05/05 về nhập khẩu 200,514 tấn hoá chất CaCO2 như sau: - Tổng doanh thu của quý: 154.463.335.267 đ - Doanh thu HĐ 01/05- VINACIMEX/SH ngày 11/05/05: 1.498.477.579đ Chi phí thu mua phân bổ cho HĐ 01/05-VINACIMEX/SH = 687.170.429 X 1.498.477.579 154.463.335.267 = 6.666.382 đ Kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 632: 6.666.382 đ Có TK 1562: 6.666.382 đ 3.2.2. Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán Công ty áp dụng phương thức thanh toán là thanh toán chậm. Nên nhiều khi vốn của công ty bị chiếm dụng. Để khuyến khích khách hàng thanh toán một cách nhanh chóng nhất, tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động, tránh ứ đọng vốn. Công ty cần phải có một chính sách thích hợp. Nên đối với khách hàng thanh toán những khoản công nợ trước thời hạn quy định, công ty nên cho họ hưởng chiết khấu thanh toán để khuyến khích họ thanh toán sớm. Khi cho họ hưởng chiết khấu thanh toán thì kế toán hạch toán vào tài khoản 635 – Chi phí tài chính Nợ TK 635 – Chi phí tài chính Có TK 111, 112.... – Tài khoản liên quan Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 635 – Chi phí tài chính 3.2.3. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Với qui mô kinh doanh ngày càng mở rộng, khách hàng của công ty không chỉ là các Công ty Xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng mà còn mở rộng ra là các doanh nghiệp ngoài Tổng công ty, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Đối với các khách hàng ngoài Tổng công ty, để bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo có thể bù đắp các tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi, đồng thời phản ánh đúng giá trị thực các khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính, công ty nên lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. Cụ thể như sau: Thời gian lập và hoàn nhập dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Căn cứ xác định là nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng, khế ước vay nợ. + Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng không có khả năng thu hồi như khách hàng mất tích, đã chết hay lâm vào tình trạng phá sản, giải thể. Phương pháp lập dự phòng: - Đối với nợ phải thu quá hạn, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khooản nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng không có khả năng thu hồi thì công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Kế toán các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi: Công ty nên sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi (chi tiết theo từng khách hàng). - Cuối kỳ kế toán năm, kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi tiến hành ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi Kế toán tổng hợp các khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết để theo dõi - Cuối kỳ kế toán sau, tính số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập, nếu: + Số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì công ty trích lập thêm phần chênh lệch: Nợ TK 642– Chi phí quản lý doanh nghiệp (chênh lệch) Có TK 139– Dự phòng nợ phải thu khó đòi (chênh lệch) + Số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì công ty hoàn nhập phần chênh lệch: Nợ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi (chênh lệch) Có TK 711 – Thu nhập khác Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi như nợ quá hạn từ 3 năm trở lên, khách hàng đã phá sản, giải thể hay đã chết hoặc mất tích và không có khả năng chi trả thì công ty xử lý như sau: - Lập hồ sơ xử lý bao gồm: + Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp + Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá, các tài liệu khách quan chứng minh được số nợ tồn đọng và giấy tờ tài liệu liên quan. + Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được. - Kế toán các khoản nợ không có khả năng thu hồi: Nợ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (chênh lệch) Có TK 131 – Phải thu khách hàng Đồng thời, ghi Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, công ty phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111,112… - Tài khoản liên quan Có TK 711 - Thu nhập khác Đồng thời, ghi Có TK 004 Kế toán mở thêm sổ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi để tiến hành hạch toán và ghi sổ. Công ty trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí tăng sẽ làm giảm lợi nhuận trước thuế của công ty và sẽ làm giảm số thuế TNDN phải nộp, phản ánh chính xác hơn kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời, khi lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ phản ánh đúng giá trị thực của các khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính. Với kiến thức đã học và quá trình thực tập tại Công ty TNHH EDD em nhận thấy công tác kế toán của công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một vài hạn chế. So sánh giữa lý thuyết và thực tế, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. Em hi vọng những giải pháp đó có thể đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển đi lên của công ty. KẾT LUẬN Để đẩy nhanh quá trình hội nhập kinh tế thế giới, một hoạt động không thể thiếu là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Đặc biệt với nước ta khi khoa học công nghệ còn lạc hậu, cơ sở hạ tầng còn yếu kém thì hoạt động nhập khẩu không những giúp chúng ta tăng năng suất lao động, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội mà còn giúp chúng ta tiếp cận được với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật trên thế giới. Nhưng để có một hướng đi đúng thì cần phải nắm bắt được thông tin. Do vậy, công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng Qua thời gian học tập tại trường và được thực tập tại Công ty TNHH EDD đã giúp em hiểu và nắm được cơ bản công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu về mặt lý thuyết lẫn thực tế. Từ đó, em đưa ra những đánh giá khái quát và một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại tại Công ty TNHH EDD Song do trình độ và thời gian còn hạn chế nên chuyên đề tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của thầy giáo Trương Anh Dũng và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH EDD đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thiện chuyên đề này. MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU 1. SƠ ĐỒ Sơ đồ 1. Mô hình bộ máy quản lý tổ chức của công ty 7 Sơ đồ 2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 9 Sơ đồ 3. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 11 Sơ đồ 4 . Trình tự hạch toán quá trình nhập khẩu uỷ thác 28 Sơ đồ 5. Trình tự hạch toán quá trình mua hàng nhập khẩu trực tiếp 44 2. BIỂU Biểu 1. Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2004-2005 14 Biểu 2. Sổ nhật ký chung 31 Biểu 3. Sổ cái TK 156 32 Biểu 4. Sổ cái TK 331 33 Biểu 5. Sổ cái tài khoản 34 Biểu 6. Sổ chi tiết tài khoản 35 Biểu 7. Sổ chi tiết tài khoản 36 Biểu 8. Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán 37 Biểu 9. sổ cái tài khoản 46 Biểu 10. Sổ cái tài khoản 54 Biểu 11. Sổ cái tài khoản 55 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. Hà Nội, ngày tháng năm 2007 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN