Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần Gas Petrolimex

9 tháng 12 năm 2008 Mẫu số: 01 GTGT-3LL MX/2008B 0001635 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH Vận Tải ô tô Nội Thương Bắc Địa chỉ: 96 Lò Đúc, PĐông Mác, Q.Hai Bà Trưng.HN Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0100890317 Họ và tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần Gas Petrolimex Địa chỉ: 775 đường Giải Phóng- quận Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 0101447725 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cước vận chuyển Gas rời 7.800.000 Cộng tiền hàng: 7.800.000 Thuế suất GTGT: 05% Tiền thuế GTGT: 390.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.190.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu năm trăm tám mươi nghìn chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Nghiệp vụ vận chuyển hàng nhập khẩu về kho Trà Nóc ngày 04/12/2008 ( Ví dụ 2 mục 2. 2.4) căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001569 mà công ty TNHH Vận Tải ô tô Nội Thương Bắc giao cho tổng chi phí vận chuyển chưa thuế là 20.000.000 đ, và tổng tiền thanh toán cả thuế GTGT (5%) là 21.000.000 đ. Đã thanh toán bằng tiền mặt. Biểu số 2-30. Sổ chi tiết chi phí TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ Tài khoản 641 Từ ngày 01/12/2008 Đến ngày 31/12/2008 NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Ghi nợ TK 641 SH NT Tổng số tiền 6411 6412 6413 6414 6415 6417 6418 01/12 0154 01/12 Chi phí mở thư bảo lãnh ở ngân hàng Vietcombank thanh toán bằng TGNH 1121 1.863.991 1.863.991 04/12 0168 04/12 Chi phí vận chuyển hàng về kho thanh toán bằng TM 1111 20.000.000 20.000.000 08/12 0658 08/12 Chi phí mở L/C ở Vietcombank thanh toán bằng TGNH 1121 723.960 723.960 26/12 1358 26/12 Xuất hàng hóa- chảo- để khuyến mại 156521 13.760.000 13.760.000 29/12 1456 29/12 Chi phí vận chuyển hàng về kho thanh toán bằng TM 1111 7.800.000 7.800.000 … …. … ……. …. ….. ….. …. … ….. …. …. … Tổng 11.023.687.000 … … … … 610.456.00 25.321.000 Ngày 29 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng:Sau khi cập nhất số liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động lập nhật ký chứng tử số 10 theo dõi tài khoản 641 từ đó lấy căn cứ lập sổ cái tài khoản 641 để theo dõi tổng hợp chi phí bán hàng của công ty. Biểu số 2-31. Nhật ký chứng từ số 10 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Tài khoản 641- chi phí bán hàng Từ ngày 01/12/2008 Đến ngày 31/12/2008 STT NT ... Có TK 1111 Có TK 112 Có TK 156521 Tổng Nợ 1 01/12 1.863.991 ... ... 5 04/12 20.000.000 14 08/12 ... 723.960 56 26/12 13.760.00 86 29/12 7.800.000 … …. …. …. ….. ….. ….. Cộng ... 91.000.100 9.925.314.000 25.369.000 11.023.687.000 Ngày 29 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biểu số 2-32. Sổ cái tài khoản 641 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX SỔ CÁI Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Nợ Có Dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Dư cuối tháng 23.422.965.073 11.023.687.000 34.446.652.073 STT Tên tài khoản Số tiền TKĐƯ Nợ Có 1 Tiền mặt tại công ty 91.000.100 1111 2 Tiền gửi ngân hàng 9.925.314.000 112 3 Hàng hóa – bếp, chảo 25.369.000 156521 … ………. ……. ………. …… Tổng số phát sinh 11.023.687.000 Ngày 29 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng CHƯƠNG III. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác quản lý và kế toán của công ty cổ phần Gas Petrolimex. 3.1.1. Công tác quản lý Công ty cổ phần Gas Petrolimex là một công ty thương mại khá lớn, nhãn hiệu Gas Petro nổi tiếng ở mọi miền trên cả nước, công ty có hệ thống công ty con và chi nhánh ở các tỉnh thành trên cả nước. Nhờ có bộ máy quản lý khá chặt chẽ, khoa học, hợp lý mà công ty hoạt động tốt và hiệu quả. Do có cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, các phòng bán được giao nhiệm vụ rõ ràng, có trách nhiệm và nghĩa vụ cụ thể nên công việc quản lý của công ty luôn dễ dàng và hiệu quả , không bị chồng chéo hay bỏ xót, tập trung được vào các nhiệm vụ chính của công ty để công ty ngày càng phát triển. Là công ty thương mại nên công ty rất chú trọng đến việc quản lý việc mua và bán hàng hóa, để chuyên môn hóa cao công ty đã có phòng xuất nhập khẩu riêng để phụ trách việc mua hàng và có đến hai phòng kinh doanh phụ trách riêng về hai mảng gas công nghiệp và gas thương mại để đi sâu vào từng mảng tiêu thụ nhằm đạt được doanh thu cao nhất cho công ty. Với cơ cấu tổ chức quản lý khoa học, bộ máy quản lý chuyên nghiệp, và những nhà quản lý tài năng tạo điều kiện cho công ty ngày càng phát triển. 3.1.2.Công tác kế toán nói chung Có được hiệu quả hoạt động kinh doanh tốt là do sự cố gắng của cả công ty, của các bộ phận, phòng ban trong văn phòng công ty nói chung. Phòng kế toán cũng góp phần không nhỏ vào kết quả đó. Được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại để làm việc, sử dụng phần mền kế toán riêng của công ty và luôn đổi mới, cải cách theo chế độ quy định và hợp lý với điều kiện hiện tại của công ty để có thể hạch toán kế toán một cách chính xác nhất, cung cấp thông tin kế toán kịp thời nhất và quản lý tốt nhất hoạt động của công ty. Về bộ máy kế toán Công ty đã xây dựng được bộ máy kế toán khá chuyên nghiệp, nhiệt tình, sáng tạo, năng động. Với trình độ chuyên môn cao, được tuyển dụng khá kỹ và đào tạo bài bản các nhân viên kế toán tại công ty luôn làm việc rất hiệu quả. Vì thế mà phòng kế toán tuy nhiều việc nhưng vẫn luôn hoàn thành tốt công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Phòng kế toán đã kết hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong khối văn phòng công ty và các chi nhánh trên cả nước để có những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất giúp cho công tác kế toán hiệu quả hơn. Về mô hình tổ chức là mô hình phân tán, mô hình tổ chức này chưa thật sự phù hợp với đặc điểm của công ty. Các công ty con hạch toán độc lập là đúng đắn nhưng các chi nhánh và các cửa hàng tại Hà Nội mà đều được hạch toán tập trung tại Công ty làm cho khối lượng công việc ở Công ty quá nhiều nên không thể kiểm soát hết, thể hiện sự chưa chuyên nghiệp. Về số lượng và cách phân công công việc Do công ty hoạt động khá rộng mà số lượng nhân viên kế toán thì chưa đủ đáp ứng, do đó nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán. Tuy nhân viên kế toán của công ty có trình độ chuyên môn cao nhưng với số lượng công việc nhiều như thế có lẽ sẽ không thật sự hiệu quả và chất lượng. Như kế toán TSCĐ kiêm xây dựng cơ bản, công cụ dụng cụ và công nợ nội bộ như vậy sẽ có quá nhiều công việc cho một người làm, do đó công việc kế toán sẽ bị ứ đọng và có thể gây ra nhầm lẫn khi chịu áp lực về thời gian, hoặc có thể không cung cấp thông tin kế toán kịp thời khi cần thiết. Kế toán TGNH kiêm thanh toán với người bán đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, do đó rất dễ gây ra gian lận, làm hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thật sư hiệu quả. Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chứng từ là một trong những giấy tờ quan trọng để minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ cho kế toán thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc sử dụng chứng từ đúng đắn, hợp lý tạo điều kiện cho công tác kế toán chính xác, hiệu quả. Việc sử dụng chứng từ của công ty nhìn chung đã tuân thủ đúng quy định của bộ Tài Chính. Chấp hành nghiêm chỉnh những quy định và cập nhật liên tục những quy định mới, những thay đổi của Bộ ban hành. Các chứng từ luôn được sử dụng đúng mục đích, đúng quy định, và lưu trữ, bảo quản chặt chẽ để tiện cho việc thanh tra, kiểm tra tránh những gian lận, sai sót. Những chứng từ bị lỗi, bị sai cũng được lưu trữ lại để kiểm tra hạn chế tối đa những sai sót, gian lận. Quá trình luân chuyển chứng từ của công ty cũng khá hợp lý, đảm bảo đầy đủ thủ tục theo quy định để chứng từ luôn thể hiện đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo cho công ty hoạt động hiệu quả nhất. Hệ thống tài khoản Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định ban hành, bên cạnh đó công ty còn mở các tài khoản chi tiết tạo nên một hệ thống tài khoản riêng của công ty, mang đặc thù hoạt động của công ty. Việc chi tiết các tài khoản khá hợp lý làm cho công tác quản lý các hoạt động của công ty cụ thể hơn, chi tiết hơn từ đó mà biết được những điểm mạnh, điểm yếu và có những tác động hiệu quả thúc đẩy quá trình phát triển của công ty. Bên cạnh đó công ty còn mở các mã chi tiết cho các khách hàng, các khoản mục phí…để dễ quản lý hơn các hoạt động của công ty. Nhưng có một số tài khoản công ty không sử dụng, mặc dù có những nghiệp vụ phát sinh liên quan như TK 136, TK 138, TK 157… Hệ thống sổ sách Hình thức sổ mà công ty áp dụng hiện nay là hình thức nhật ký chứng từ, đây là hình thức ghi sổ khá chi tiết, theo dõi hoạt động của công ty khá hiệu quả. Hình thức này góp phần phân công công việc cho phòng kế toán hiệu quả hơn, giúp cho các nhân viên kế toán làm việc chuyên môn hóa hơn. Nhưng hình thức sổ này lại rất phức tạp, sổ sách cồng kềnh khó cho việc in ra và lưu trữ. Hơn nữa công ty lại sử dụng kế toán máy trong hạch toán thì dùng hình thức ghi sổ này là không cần thiết mà lại gây phức tạp, khó đối chiếu so sánh, và lưu trữ. Hệ thống báo cáo kế toán Công ty luôn áp dụng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng quy định của bộ Tài Chính ban hành. Ngoài ra công ty còn sử dụng nhiều báo cáo quản trị để phục vụ cho việc quản trị công tốt nhất, hiệu quả nhất, phân tích để biết được điểm mạnh, điểm yếu để đầu tư, cải cách cho hợp lý và hiệu quả. 3.1.3. Công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty Là một công ty thương mại, lưu chuyển hàng hóa xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, nó bao gồm từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ. Quản lý quá trình lưu chuyển hàng hóa hiệu quả, thông suốt là nền tảng của sự thành công của công ty. Để quá trình này diễn ra thông suốt thì công tác kế toán quá trình lưu chuyển hàng hóa phải thật sự hiệu quả, có thể theo dõi sát việc mua bán hàng hóa và có những phân tích sát thực để công ty có thể hoạt động hiệu quả nhất, mang lại lợi nhuận cao nhất. Nghiên cứu về kế toán lưu chuyển hàng hóa của công ty em đã thấy được những ưu điểm của công tác kế toán về quá trình này, bên cạnh đó là một số hạn chế mà công ty mắc phải. 3.1.3.1. Ưu điểm Có được kết quả hoạt động kinh doanh khá tốt, quản lý một hệ thống các công ty con, các chi nhánh rộng khắp trên cả nước tốt và hiệu quả, một phần là do công ty đã có hệ thống kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa nói riêng khá tốt, luôn theo dõi một cách chặt chẽ hoạt động lưu chuyển hàng hóa của công ty. Về hệ thống tài khoản Công ty đã phân hàng hóa công ty thành nhiều nhóm và chi tiết TK 156 theo các nhóm mặt hàng kinh doanh, rồi theo các mặt hàng kinh doanh trong nhóm, do đó theo dõi được việc nhập và tiêu thụ từng mặt hàng cụ thể. Đặc biệt công ty rất sáng tạo khi chi tiết tài khoản hàng hóa của mỗi mặt hàng theo giá hạch toán và chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế. Vừa theo dõi được giá hạch toán của hàng hóa vừa xác định được chênh lệch giá thực tế và giá hạch toán của hàng hóa đó mà vẫn đảm bảo giá nhập hàng theo đúng giá mua. Cuối kỳ việc phân bổ chênh lệch giá thực tế và giá hạch toán của công ty cũng dẽ dàng hơn, không cần tính tổng chênh lệch mà lấy luôn số dư của tài khoản chênh lệch giá thực tế và giá hạch toán. Còn việc theo dõi hàng mua vào và bán ra tại công ty theo giá hạch toán cùng trên một tài khoản hàng hóa sẽ rất tiện lợi. Ngoài ra, công ty còn mở chi tiết theo mặt hàng các tài khoản giá vốn, doanh thu, và hàng mua đang đi đường. Mở tài khoản chi tiết theo khách hàng cho tài khoản công nợ… Về phương pháp hạch toán Hạch toán mua hàng Công ty mua hàng theo hai nguồn là trong nước và nước ngoài. Mua hàng trong nước thời gian vận chuyển không dài nhưng mua hàng từ nước ngoài thì thời gian vận chuyển tùy theo khu vực địa lý có những chuyến hàng vận chuyển đến năm ngày, mà công ty mua hàng từ nước ngoài là chủ yếu. Do đó công ty sử dụng tài khoản hàng mua đang đi đường như một tài khoản trung gian trong kỳ. Hàng mua của công ty khi có hóa đơn về đều hạch toán vào tài khoản hàng mua đang đi đường theo giá thực tế phát sinh. Khi hàng về nhập kho trong kỳ kế toán tiến hành chuyển từ tài khoản hàng mua đang đi đường về tài khoản hàng hóa, chuyển về cả tài khoản giá hạch toán và chênh lệch giá hạch toán và giá thực tế. Tài khoản hàng mua đang đi đường dư cuối kỳ là giá trị hàng hóa cuối kỳ chưa về nhập kho. Cách hạch toán này của công ty nhằm theo dõi một cách chặt chẽ việc mua hàng hóa tại công ty, vừa quản lý được lượng hàng mua lại vừa phản ánh đúng giá trị hàng mua khi về nhập kho, mà cuối tháng tài khoản hàng mua đang đi đường vẫn có số dư đúng theo quy định. Tuy có làm tăng khối lượng công việc kế toán lên chút ít nhưng theo dõi hàng hóa mua vào được sát sao hơn, chặt chẽ hơn rất nhiều. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song Chọn phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song là một lựa chọn sáng suốt của công ty. Hạch toán theo phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Rất thích hợp với công ty khi công ty sử dụng kế toán máy và công ty có không nhiều danh điểm hàng hóa. Hạch toán giá vốn hàng tồn kho Do giá cả hàng hóa của công ty không ổn định, thường xuyên biến động, các nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên công ty hạch toán giá vốn hàng tồn kho theo giá hạch toán là rất hợp lý. Vừa giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán, vừa thuận tiện cho việc theo dõi hàng hóa nhập xuất tồn vì cùng ghi nhận theo giá hạch toán. Công ty mở chi tiết hàng hóa theo giá hạch toán và chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế nên việc theo dõi càng thuận tiện cả về số lượng lẫn giá trị, và việc phân bổ chênh lệch cuối kỳ cũng không mấy khó khăn. Hạch toán ngoại tệLà công ty mua hàng chủ yếu từ nước ngoài nên có những nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phát sinh. Nhưng công ty thường mua hàng với khối lượng lớn theo từng đơn hàng do đó các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ có giá trị lớn nhưng không thường xuyên nên hạch toán ngoại tệ theo giá thực tế là khá hợp lý, ghi nhận tỷ giá theo ngày mà có nghiệp vụ kinh tế phát sinh để có thể phản ánh các nghiệp vụ một cách sát thực nhất, và không quá khó khăn cho kế toán vì các nghiệp vụ này sảy ra không nhiều. Hạch toán giá nhập mua hàng hóaCông ty đã mua hàng theo giá khá hợp lý, phù hợp với mỗi hình thức nhập mua hàng. Mua hàng từ nước ngoài công ty thường mua với giá CFR, FOB hai giá này đều không bao gồm phí bảo hiểm. Vì gas là hàng hóa đăc biệt, dễ hao hụt, mất mát và đặc biệt là dễ cháy nổ nên công ty mua bảo hiểm cho hàng hóa tại Việt Nam là hợp lý, để tiện cho việc giải quyết bảo hiểm khi có sự cố xảy ra. Hơn nữa, ngành hàng hải ở Việt Nam ngày càng phát triển, các công ty vận chuyển bằng đường biển khá nhiều và cũng có chất lượng khá cao, công ty sử dụng giá FOB để công ty tự chịu trách nhiệm vận chuyển là hợp lý vừa tiết kiệm chi phí, vừa chủ động trong việc vận chuyển và cũng khá an toàn. Mua hàng nhập nội, công ty thường mua theo giá CIF vì cước vận chuyển đều ở Việt Nam nên giá cả như nhau, hơn nữa công ty bảo hiểm cũng ở tại Việt Nam nên vẫn dễ cho việc giải quyết, bồi thường cho những rủi ro đáng tiếc xay ra. Cách tính đơn giá mua hàng hóa cũng khá hợp lý, tuân thủ theo quy định quốc tế về giá gas. Xác định giá bán gas Công ty xây dựng nhiều loại giá bán gas tương ứng với mỗi hình thức bán, mỗi hình thức bán lại áp dụng cho một số kênh phân phối khác nhau. Xây dựng giá bán như vậy là hợp lý để có thể cung cấp cho khách hàng tốt nhất, giá cả phải chăng nhất và phù hợp với chi phí mà công ty bỏ ra. Phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của công ty mà công ty xây dựng mức giá cho phù hợp để phát triển kênh phân phối mang lại hiệu quả và lợi nhuận cao nhất cho công ty. 3.1.3.2. Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã đạt được thì cũng tồn tại một số hạn chế. Có những điểm công ty làm sai hoặc không thực hiện theo chế độ, quy định của nhà nước ban hành, có những điểm là do công ty làm chưa hợp lý, chưa hiệu quả, chưa tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Về chứng từ Kế toán bán hàng công nghiệp Khi bán hàng cho khách hàng công nghiệp công ty không xuất hóa đơn ngay mà chỉ coi là một lần chuyển kho số hàng đó, đến cuối tháng công ty mới tập hợp số lần bán cho một khách công nghiệp để lập một hóa đơn cho tất cả các lần xuất hàng trong tháng. Theo lý luận của công ty là khách hàng ngại lấy hóa đơn nhiều lần, và các khách hàng công nghiệp là các khách hàng quen, tin tưởng, hoặc cũng là các công ty có uy tín trên thị trường nên không sợ không thu được tiền, hay có gian lận trong mua bán. Nhưng làm theo cách này là sai quy định của chế độ kế toán. Hàng đã xuất khỏi kho của công ty, bán cho khách hàng mà không xuất hóa đơn thì mặt hàng đó vẫn được ghi ở trong kho công ty rất dễ gây ra sai sót, ảnh hưởng đến việc theo dõi hàng tồn kho của công ty và doanh thu và giá vốn của hàng bán. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà kế toán chưa ghi nhận là sai quy định, chế độ của nhà nước, không lập chứng từ kịp thời là chưa thể hiện được tác dụng của chứng từ là minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về nghiệp vụ bán hàng chuyển thẳng Công ty bán hàng chuyển thẳng không qua kho của công ty mà chuyển luôn từ cảng nhận hàng đến kho người mua. Công ty cũng hạch toán vào tài khoản hàng mua đang đi đường sau đó chuyển sang tài khoản hàng hóa của công ty và giả định là nhận vào một kho gọi là kho chuyển thẳng, khi khách hàng nhận hàng và xác định nghĩa vụ thanh toán cho công ty thì công ty mới chuyển sang tài khoản giá vốn coi như lúc này như là một nghiệp vụ xuất bán thông thường. Làm như vậy làm cho công việc kế toán thêm phức tạp hơn, qua nhiều bước không cần thiết, và quan trọng hơn là thực tế hàng không nhập kho mà công ty vẫn có những chứng từ nhập kho, xuất kho như bán bình thường như vậy không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tài khoản sử dụng Về Tài khoản hàng hóa công ty không mở chi tiết cho tài khoản hàng hóa để phản ánh chi phí mua hàng mà chi phí mua hàng công ty hạch toán vào tài khoản chi phí bán hàng của công ty (TK 641) như vậy là sai nguyên tắc vì chi phí mua hàng thuộc về giá vốn của hàng hóa. Tài khoản ngoại tệ các loại (TK 007) Mặc dù, công ty sử dụng ngoại tệ khá nhiều trong các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa nhưng công ty không theo dõi riêng về nguyên tệ. Như vậy là không hợp lý vì công ty sẽ không theo dõi được lượng nguyên tệ dư và biến đổi trong kỳ, mà theo nguyên tắc hạch toán ngoại tệ của chuẩn mực kế toán thì công ty phải theo dõi lượng nguyên tệ này qua tài khoản ghi đơn TK 007. Vậy không sử dụng tài khoản 007 vừa không tuân thủ chế độ kế toán hiện hành vừa không mang lại hiệu quả cho công tác kế toán về theo dõi nguyên tệ trong kỳ. Tài khoản chiết khấu thương mại (TK 521) và giảm giá hàng bán (TK 532) Mặc dù là một công ty kinh doanh thương mại nhưng công ty không sử dụng tài khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán mà giảm trực tiếp vào giá bán hàng hóa. Công ty giải thích là để cho tiện hạch toán, giảm bớt công việc kế toán. Nhưng như vậy là không hợp lý, sẽ không thể hiện đúng bản chất của việc chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, không thể hiện được tác dụng của việc giảm giá và chiết khấu thương mại, không khuyến khích được khách hàng vì khách hàng không thấy rõ được các khoản mình được ưu tiên, miễn giảm. Tài khoản phải thu nội bộ (TK 136) và phải thu khác (TK 138) Công ty không sử dụng hai tài khoản này mà sử dụng gộp vào hai tài khoản phải tương ứng. Tài khoản 136 được hạch toán vào tài khoản 336, khi đó tài khoản 336 được coi như một tài khoản lưỡng tính, hạch toán cả các khoản phải thu nội bộ và các khoản phải trả nội bộ. Tương tự như vậy với tài khoản 138 cũng được hạch toán trên tài khoản 338. Công ty giải thích làm vậy sẽ dễ dàng hạch toán nhưng thực tế hạch toán như thế rất khó theo dõi tách bạch các khoản phải thu và các khoản phải trả, sẽ rất dễ gây ra nhầm lẫn và không đúng theo chế độ quy định. Tài khoản hàng gửi bán (TK 157) Công ty không sử dụng tài khoản này trong khi công ty có sử dụng hình thức bán hàng qua đại lý tuy không nhiều. Ngoài ra công ty xuất hàng bán công nghiệp cũng cần sử dụng tài khoản này để phản ánh hàng đã xuất kho, hay chuyển hàng cho khách hàng mà khách hàng chưa chính thức chấp nhận, chưa làm giấy tờ biên nhận. Là một công ty kinh doanh thương mại mà không sử dụng tài khoản hàng gửi bán thật sự là không hợp lý vì công ty vẫn có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần sử dụng. Tài khoản dự phòng giảm giá hàng bán (159) Mặc dù kinh doanh gas là một sản phẩm có giá lên xuống thất thường nhưng công ty không sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng bán, có nghĩa là cũng không trích lập dự phòng này. Công ty không lập dự phòng giảm giá sẽ dẫn đến khả năng rủi ro cao cho các mặt hàng tồn kho vì các mặt hàng này giảm giá sẽ làm cho hàng tồn kho của công ty giảm giá trị nếu vẫn ghi nhận như khi mua về thì sẽ không phản ánh đúng giá trị tài sản của công ty, sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Và làm ảnh hưởng đến việc phân tích các chỉ số của công ty kéo theo là ảnh hưởng đến chiến lược phát triển của công ty. Phương pháp hạch toán Hạch toán chi phí mua hàng Công ty không hạch toán riêng chi phí mua hàng vào một tài khoản chi tiết của hàng hóa mà hạch toán vào chi phí bán hàng của công ty. Hạch toán như vậy là sai quy tắc, ghi nhận luôn vào chi phí của công ty sẽ làm giảm lợi nhuận trong kỳ trong khi đó hàng hóa khi mua về chưa chắc đã bán hết trong kỳ. Hơn nữa hạch toán chi phí thu mua vào chi trong kỳ sẽ không phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho của công ty, hàng tồn kho sẽ có giá trị nhỏ hơn so với thực tế làm cho giá trị tài sản của công ty không đúng với thực tế. Hạch toán như vậy sai chế độ kế toán hiện hành mặc dù hạch toán vậy sẽ làm cho công ty đỡ được công tác kế toán trong việc phân bổ chi phí mua hàng vào cuối kỳ nhưng gây ra cho công ty nhiều chỉ tiêu lệch lạc dễ dẫn đến những quyết định sai trong chiến lược kinh doanh của công ty. Hạch toán nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại Là một công ty kinh doanh thương mại lớn việc khuyến mại cho khách hàng để thu hút khách hàng, nâng cao doanh thu tiêu thụ cho công ty là một trong những chiến lược bán hàng của công ty. Nhưng nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại của công ty không hạch toán đúng theo quy định của nhà nước ban hành. Khi xuất kho hàng hóa để khuyến mại công ty không ghi tăng giá vốn và giảm hàng hóa mà ghi tăng trực tiếp vào chi phí bán hàng. Hạch toán như vậy tuy không làm thay đổi lợi nhuận của công ty nhưng sai quy định hiện hành. Hạch toán bán hàng chuyển thẳng Công ty bán hàng chuyển thẳng cho khách hàng không qua kho (chỉ bán cho các công ty con của công ty) nhưng công ty không hạch toán chuyển thẳng từ tài khoản hàng mua đang đi đường về tài tài khoản giá vốn hàng bán mà lại chuyển qua tài khoản hàng hóa. Hạch toán như vậy rất phức tạp, qua nhiều công đoạn và không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng công nghiệp Công ty bán hàng cho khách hàng công nghiệp không làm thủ tục xuất hàng và hạch toán nghiệp vụ xuất hàng sau mỗi lần xuất mà tập hợp đến cuối tháng mới hạch toán. Khi xuất hàng cho khách hàng công ty chỉ làm thủ tục như chuyển kho hàng hóa sang kho chung gian, vẫn là hàng hóa của công ty, đến cuối tháng công ty tập hợp lại và hạch toán như một lần bán hàng thông thường. Hạch toán như vậy là sai quy định, không phản ánh kịp thời khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hàng hóa không còn trong kho của công ty nhưng trên sổ sách nó vẫn là hàng hóa trong kho. Sổ sách kế toán Sổ cái Công ty mở sổ cái cho các tài khoản chi tiết là sai quy định. Sổ cái chỉ mở cho các tài khoản tổng hợp, để theo dõi tổng hợp một tài khoản, vậy mà công ty mở sổ cái cho các tài khoản chi tiết sẽ không thể hiện rõ được tác dụng của sổ cái các tài khoản là theo dõi tổng hợp phát sinh trên tài khoản đó và không đúng theo quy định ban hành. Sổ nhật ký chứng từ, bảng kê Nhìn chung các nhật ký chứng từ mà công ty sử dụng đều đúng theo quy định, có biến đổi nhưng rất phù hợp nhưng công ty lại không sử dụng bản kê số 9 dùng để theo dõi và tổng hợp hàng hóa trong kỳ và liên hệ với các nhật ký chứng từ đã sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và hạch toán hàng tồn kho, và theo dõi cả hàng nhập kho theo cả giá thực tế và giá hạch toán, theo dõi hàng xuất kho trong kỳ. Công ty không sử dụng bảng kê này sẽ không thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý hàng hóa của công ty. 3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần Gas Petrolimex. Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa là một trong những công việc rất cần thiết của công ty. Muốn công ty hoạt động sản xuất kinh doanh tốt thì công ty cần phải hoàn thiện hơn công tác kế toán quá trình này. Hoàn thiện kế toán quá trình lưu chuyển hàng hóa sẽ giảm bớt được công việc kế toán của công ty, hạch toán hợp lý hơn, chính xác hơn và đúng với chế độ hơn. Từ đó phản ánh đúng đắn hơn quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, giúp công ty đưa ra được những chiến lược kinh doanh đúng đắn, sát với thực tế hơn, giúp cho công ty ngày càng phát triển. 3.2.1. Hoàn thiện về công tác kế toán nói chung Bộ máy kế toán Về mô hình tổ chức: Công ty nên thay đổi mô hình tổ chức sang kiểu nửa tập trung nửa phân tán để dễ dàng cho việc quản lý của công ty. Công ty nên có những bộ phận phụ trách riêng tại các chi nhánh ở các tỉnh thành và các cửa hàng ở Hà Nội để hạch toán chi tiết và lập báo cáo để đưa lên tổng công ty hạch toán tiếp thì sẽ giảm bớt công việc tại tổng công ty và sẽ mang lại hiệu quả hơn cho việc quản lý cũng như hạch toán tại công ty. Về số lượng nhân viên kế toán: Công ty nên tuyển dụng thêm kế toán viên để công việc kế toán của công ty được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, và chính xác hơn. Khi đó công ty có thể phân công công việc cho các kế toán viên một cách hợp lý hơn sẽ không vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm từ đó có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của phòng kế toán mà tránh được những gian lận, sai sót xảy ra. Hệ thống sổ sách Công ty nên chuyển sang hình thức nhật ký chung để dễ dàng hơn trong việc lập các sổ sách, việc theo dõi đối chiếu vừa dễ dàng cho việc theo dõi, lưu trữ chứng từ, sổ sách và rất phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. Làm giảm bớt công việc cho kế toán, mà vẫn cung cấp đủ thông tin cần thiết cho việc quản lý công ty và ra quyết định của các đối tượng quan tâm. Sơ đồ 3-1. Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày 3.2.2. Hoàn thiện về kế toán lưu chuyển hàng hóa 3.2.2.1. Hoàn thiện về mặt kế toán tài chính Hoàn thiện về chứng từ Về nghiệp vụ xuất bán gas cho khách hàng công nghiệp Công ty cần phải ghi nhận nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định khi mà có nghiệp vụ kinh tế xảy ra để phản ánh kịp thời nghiệp vụ đó. Khi xuất bán hàng cho khách hàng công nghiệp công ty nên lập hóa đơn giá trị gia tăng cho mỗi lần xuất bán. Trong trường hợp khách hàng quen, đáng tin tưởng và họ yêu cầu cuối tháng lập hóa đơn một lần để đỡ tốn thời gian, thủ tục thì công ty có thể xuất hàng và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và chuyển hàng hóa xuất bán từ tài khoản hàng hóa sang hàng gửi bán để xác nhận là hàng hóa đó đã xuất kho của công ty, coi như đang chuyển đến cho bên mua. Về nghiệp vụ bán chuyển thẳng hàng hóa Khi hàng về đến cảng, công ty chuyển luôn cho bên mua không qua kho thì công ty không nên lập phiếu nhập kho rồi lại lập phiếu xuất kho như vậy không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm tăng công tác kế toán của công ty. Công ty nên lập hóa đơn giá trị gia tăng luôn cho khách hàng khi chuyển hàng cho khách hàng, không cần lập hóa đơn nhập kho, xuất kho nữa như vậy sẽ hợp lý hơn và đúng theo quy định hiện hành. Về tài khoản sử dụng Tài khoản chi phí mua hàng: Công ty nên sử dụng tài khoản chi phí mua hàng là tài khoản chi tiết của tài khoản hàng hóa để có thể hạch toán đúng đắn giá vốn của hàng hóa mua vào từ đó mà có những quy định đúng đắn về giá bán. Công ty nên mở thêm một tài khoản chi tiết cho mỗi hàng hóa để theo dõi chi phí thu mua của từng loại hàng hóa. Để việc theo dõi riêng chi phí thu mua của các loại hàng hóa dễ dàng và thuận tiện hơn. Ví dụ tài khoản hàng hóa gas (TK 15651) sẽ mở chi tiết như sau: TK 15651: Hàng hóa – gas TK 156511: Giá hạch toán hàng gas mua về TK 156512: Chi phí mua hàng hóa - gas TK 156513: Chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của hàng hóa Vậy sẽ hợp lý hơn và dễ theo dõi hơn từ đó mà giúp cho công ty có những phân tích, nhận định đúng đắn để tác động làm hạn chế nhất các chi phí phát sinh mang lại lợi nhuận cao nhất có thể cho công ty. Và theo dõi được chi phí thu mua phát sinh nghiệp vụ mua hàng, mà khoản chi phí này rất dễ gian lận, sai sót nên cần phải theo dõi sát sao. Tài khoản nguyên tệ (TK 007): Công ty nên sử dụng tài khoản nguyên tệ để theo dõi lượng nguyên tệ dư đầu kỳ, cuối kỳ và biến động trong kỳ. Theo dõi để công ty có thể biết chính xác nguyên tệ mình nắm giữ được bao nhiêu, đã đủ mức dự trữ và thuận tiện nhất cho việc mua hàng ở nước ngoài. Tài khoản chiết khấu thương mại (TK 521) và giảm giá hàng bán(TK 532) Công ty nên sử dụng các tài khoản này để theo dõi chính xác các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán để công ty có thể xem xét tỷ lệ chiết khấu đã hợp lý chưa, đã có thể thu hút được khách hàng chưa từ đó có những biện pháp thiết thực và hiệu quả. Và hạch toán riêng thì người mua sẽ biết được quyền lợi của họ được hưởng như thế nào từ đó có thể khuyến khích được khách hàng mua hàng của công ty. Tài khoản phải thu nội bộ (TK 136) và tài khoản phải thu khác (TK 138) Công ty nên dùng hai tài khoản này để dễ cho việc theo dõi tách bạch các khoản phải thu và các khoản phải trả nội bộ cũng như các khoản phải thu và phải trả khác. Tài khoản hàng gửi bán ( TK 157) Công ty nên sử dụng tài khoản hàng gửi bán để các nghiệp vụ được phản ánh đúng đắn nhất, tránh gây nhầm lẫn và tránh được các khoản hạch toán sai quy định. Tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159) Công ty nên sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán nghiệp vụ dự phòng hàng tồn kho để đảm bảo cho công ty tránh được rủi ro và phản ánh đúng giá cả thị trường để có kế hoạch, chiến lược kinh doanh hợp lý mang lại lợi nhuận cho công ty. Về Phương pháp hạch toán Hạch toán về chi phí mua hàng Công ty phải hạch toán chi phí mua hàng vào tài khoản chi tiết của tài khoản hàng hóa để phản ánh đúng giá vốn của công ty. Khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ…Ta hạch toán như sau: ( ví dụ chi phí mua gas) Nợ TK 156512: Chi phí mua hàng chưa có thuế Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,112, 331…: Tổng chi phí phải thanh toán với người bán. Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua theo công thức:Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua tồn đầu kỳ Trị giá hàng hóa bán trong kỳ (tồn cuối kỳ) x = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ (tồn cuối kỳ) Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá hàng bán trong kỳ + Sau khi phân bổ xong kế toán tiến hành hạch toán chi phí thu mua đã được phân bổ vào tài khoản giá vốn: Nợ TK 632111: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng – Gas xuất bán trong kỳ Có TK 156513: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng – Gas xuất bán trong kỳ. Các hàng hóa khác cũng hạch toán phân bổ chi phí tương tự. Hạch toán nghiệp vụ khuyến mại Công ty phải dùng tài khoản doanh thu nội bộ để phản ánh doanh thu khi xuất bán hàng để khuyến mại, khi xuất hàng ghi giảm giá vốn như xuất hàng hóa bình thường như vậy sẽ đúng với quy định và cũng phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi xuất kho hàng hóa phục vụ cho khuyến mại kế toán ghi: Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 63211: Giá vốn hàng bán - gas, bếp, phụ kiện Có TK 15651: Hàng hóa – gas, bếp, phụ kiện. Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 6418: Chi phí quảng cáo, khuyến mại Có TK 51211: Doanh thu nội bộ- gas, bếp, phụ kiện. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng chuyển thẳng Khi bán trực tiếp cho khách hàng, từ tàu người bán lên xe chuyển đến thẳng kho người mua công ty nên chuyển ngay từ tài khoản hàng mua đang đi đường sang tài khoản giá vốn không phải thông qua tài khoản hàng hóa. Hạch toán nghiệp vụ này như sau: (công ty chỉ bán chuyển thẳng cho công ty con) Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 63211: Giá vốn hàng bán – gas, bếp, phụ kiện Có TK 15151: Hàng mua đang đi đường – gas, bếp, phụ kiện. Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1363: Phải thu nội bộ - gas, bếp, phụ kiện Có TK 51211: Doanh thu nội bộ - gas, bếp, phụ kiện Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra. Hạch toán bán hàng cho khách hàng công nghiệp Khi xuất hàng bán cho khách hàng công nghiệp công ty cần phải hạch toán nghiệp vụ đã phát sinh. Có thể giải quyết bằng hai phương án. Tốt nhất là khi xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng thì lập hóa đơn GTGT cho lần xuất đó, ghi nhận ngay doanh thu, giá vốn cho lô hàng đó. Kế toán ghi nhận: Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 63211: Giá vốn hàng bán – gas, bếp, phụ kiện Có TK 15651: Hàng hóa – gas, bếp, phụ kiện. Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131, TK 111, TK 112…: Tổng số tiền phải thu Có TK 5111: Doanh thu bán hàng – gas, bếp, phụ kiện Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. Nếu khách hàng đề nghị để dồn đến cuối tháng rồi viết hóa đơn cho khỏi mất thời gian, và phải qua nhiều thủ tục. Với những khách hàng tin tưởng công ty có thể tạm cho qua tài khoản hàng gửi bán và đến cuối tháng tập hợp lại để viết hóa đơn một lần. Như vậy cũng có thể tạm chấp nhận. Khi công ty xuất kho hàng hóa cho khách hàng trong tháng Nợ TK 15751: Hàng gửi bán – gas, bếp, phụ kiện Có TK 15651: Hàng hóa – gas, bếp, phụ kiện. Cuối tháng tập hợp và ghi nhận Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 63211: Giá vốn hàng bán – gas, bếp, phụ kiện Có TK 1575: Hàng gửi bán – gas, bếp, phụ kiện. Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131, 111,112: Tổng số tiền thanh toán Có TK 5111: Doanh thu bán hàng – gas, bếp, phụ kiện Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vì giá cả gas hay biến động nên công ty cần lập dự phòng cho hàng tồn kho để đề phòng hàng hóa giảm giá so với giá gốc. Hàng tồn kho chỉ được lập dự phòng khi thuộc quyền sở hữu của công ty, có giầy tờ hợp lệ minh chứng cho giá vốn của hàng tồn kho. Công thức xác định mức trích lập dự phòng: Mức dự phòng giảm giá HTK = Số lượng mỗi loại HTK x Mức giảm giá HTK Mức giảm giá HTK = Giá gốc HTK theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK mư Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá HTK kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159: Dự phòng giảm giá HTK. Cuối niên độ năm sau: Nếu có mức dự phòng giảm giá HTK cao hơn mức dự phòng giảm giá HTK năm trước thì lập thêm theo số chênh lệch: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159: Dự phòng giảm giá HTK. Nếu có mức dự phòng giảm giá HTK thấp hơn mức dự phòng giảm giá HTK năm trươc thì mức chênh lệch được hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá HTK Có TK 711: Thu nhập khác. Vế sổ sách kế toán Sổ cái:Công ty cần phải lập sổ cái theo tài khoản tổng hợp để có thể theo dõi tổng hợp nhất về tài khoản đó, và tuân thủ đúng theo chế độ ban hành. Sổ nhật ký chứng từ, bảng kê Công ty nên dùng bảng kê số 9 để theo dõi lượng hàng hóa nhập vào theo cả giá hạch toán và giá thực tế, tính luôn ra hệ số để điều chỉnh giá xuất cho hợp lý: Biểu số 3-1. Bản kê số 9 BẢNG KÊ SỐ 9 Tính giá thực tế hàng tồn kho Tháng …..năm…… STT Chỉ tiêu TK 156- Hàng hóa Hạch toán Thực tế 1 2 3 4 1 I. Số dư đầu tháng 2 II. Số phát sinh trong tháng 3 4 5 NKCT số 5 NKCT số 6 NKCT số 7 6 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II) 7 IV. Hệ số chênh lệch 8 V. Xuất trong tháng 9 VI. Tồn cuối tháng (III –V) Người lập biểu Kế toán trưởng Sổ chi tiết Bên cạnh việc theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 công ty nên lập sổ chi tiết TK 007 để dễ dàng theo dõi ngoại tệ các loại của công ty. Vì công ty nhập khẩu hàng hóa nhiều nên theo dõi này khá cần thiết. Biểu số 3-2. Sổ chi tiêt tài khoản 007 SỔ CHI TIẾT TK 007 Loại ngoại tệ: Tháng …..Năm……. Chứng từ Diễn giải Số phát sinh trong kỳ Số dư SH NT Nợ Có …. … … … … …. Cộng Người lập biểu Kế toán trưởn 3.2.2.2. Hoàn thiện về kế toán quản trị Ngày nay, khi kinh tế ngày càng phát triển thì kế toán không chỉ cung cấp thông tin cho những người quan tâm nữa, mà quan trọng hơn từ những con số của kế toán tài chính đó kế toán có thể hiểu, phân tích và đưa ra những biện pháp, những đề suất, những chiến lược tư vấn cho các nhà quản lý để họ đưa ra những quyết định đúng đắn, có căn cứ và lập ra những dự án có tính khả thi cao. Điều này thể hiện trên các báo quản trị, các thông tin quản trị mà phòng kế toán cung cấp. Dự trữ hàng tồn kho Mức dự trữ hàng tồn kho của công ty rất quan trọng, nó tác động lớn đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Mức dự trữ phải hợp lý sao cho đảm bảo được hàng hóa luôn đủ, sẵn sàng để xuất, bán cho khách hàng khi họ có yêu cầu, vừa phải đảm bảo lượng hàng tồn kho vừa đủ để tránh việc ứ đọng vốn nhiều gây lãng phí cho công ty như lãng phí về vốn lưu động, về lưu kho bãi, bảo quản và giảm giá vì giá gas luôn không ổn định. Mức dự trữ này được xác định trên cơ sở theo dõi và phân tích lượng hàng tiêu thụ trong kỳ, dự báo thị trường của kỳ tới, năm tới để lập kế hoạch mua hàng, và dự trữ hàng đảm bảo hiệu quả nhất cho công ty. Công ty phải lập dự kiến lượng hàng tồn cuối kỳ thường dựa trên phương pháp thống kê kinh nghiệm, đồng thời phải căn cứ vào khả năng tiêu dùng, sức mua của dân cư trong kỳ cần dự báo, và tỷ lệ tồn kho hàng hóa ước tính Công thức xác định: = Tỷ lệ HTK dự kiến cuối kỳ Lượng HTK dự kiến bán ra Lượng HTK cuối kỳ dự kiến x Từ đó xác định được hàng hóa cần mua vào trong kỳ: - Khối lượng HH dự kiến tồn kho cuối kỳ Khối lượng HH dự kiến bán trong kỳ + Khối lượng HH dự kiến tồn đầu kỳ = Khối lượng HH cần mua vào trong kỳ Xác định giá hạch toán HTK Xác định giá hạch toán HTK cũng là một trong những công việc khá quan trọng ảnh hưởng đến việc xác định chi phí trong kỳ kéo theo đến việc xác định lợi nhuận của công ty. Giá hạch toán hiệu quả là giá đảm bảo sát với giá thực tế mua vào trong kỳ để có thể phản ánh gần với giá xuất thực tế tránh được những tác động do giá vốn xác định không sát gây lên như giá vốn không phù hợp với doanh thu sẽ gây ra những nhận định sai dẫn đến quyết định sai. Vậy công ty phải dựa vào giá cả những năm trước, những dự báo giá cả năm nay về gas nói riêng và các mặt hàng khác nói chung để từ đó đưa ra dự báo sát nhất với thực tế mà xác định giá hạch toán hợp lý. Hạn chế được những nhược điểm của phương pháp xác định giá hạch toán mà nhược điểm lớn nhất là không sát với giá thực tế trong kỳ. Lập báo cáo bộ phận Công ty chưa lập những báo cáo riêng về doanh thu, chi phí của từng bộ phận theo khu vực địa lý, theo các kênh phân phối, hình thức phân phối. Vì thế chưa thấy được hiệu quả hoạt động của từng chi nhánh, khu vực, theo kênh phân phối, hình thức phân phối, và chưa có tác động hiệu quả cho từng bộ phận này. Vì vậy, công ty nên lập báo cáo bộ phận để phân tích được hiệu quả hoạt động của công ty theo từng bộ phận từ đó mà ra các quyết định cho hợp lý, phát huy được điểm mạnh và hạn chế điểm yếu, có những tác động kịp thời để mang lại hiệu quả hoạt động tốt nhất cho công ty. Do hoạt động trên nhiều địa bàn công ty có thể phân chia bộ phận theo khu vực địa lý là các tỉnh, các chi nhánh của công ty; và chia theo các kênh phân phối, hình thức phân phối để xem xét hiệu quả của từng vùng, từng hình thức phân phối để tác động nhằm tác động làm cho doanh thu của công ty là cao nhất với chi phí thấp nhất mang lại hiệu quả cho hoạt động cho công ty. Biểu số 3-3. Báo cáo bộ phận theo chi nhánh BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO CHI NHÁNH Chỉ tiêu CN Quảng Ninh CN Ninh Bình CN Hà Tĩnh …. Tổng % ST % STGT % STGT …. % ST Doanh thu …. Chi phí -Giá vốn hàng bán -Chi phí nghiệp vụ kinh doanh … Lợi nhuận bộ phận …. Biểu số 3-4. Báo cáo bộ phận thưo hình thức tiêu thụ BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO HÌNH THỨC TIÊU THỤ Chỉ tiêu Bán buôn Bán lẻ Hình thức khác Tổng % ST % ST % ST % ST Doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần bộ phận Biểu số 3-5. Báo cáo bộ phận theo hình thức tiêu thụ bán buôn BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO HÌNH THỨC TIÊU THỤ BÁN BUÔN Chỉ tiêu Bán buôn qua kho Bán buôn không qua kho Tổng % ST % ST % ST Doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần bộ phận KẾT LUẬN Thời gian vừa qua được thực tập tại công ty cổ phần Gas Petrolimex, được tiếp xúc và làm những công việc kế toán thực tế em càng thấy được tầm quan trọng của kế toán trong các doanh nghiệp. Kế toán không chỉ phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà nó còn là cơ sở để các doanh nghiệp vạch ra những kế hoạch, những dự toán cho kỳ sau, năm sau, giúp các doanh nghiệp ngày càng phát triển lâu dài và bền vững. Kinh tế càng phát triển thì kế toán quản trị càng phát triển nhằm mang lại những kết luận, những ý tưởng mới, những sáng kiến mới trong quá trình hoạt động kinh doanh từ những con số, những thông tin kế toán. Do đó yêu cầu về kế toán không chỉ là đúng đắn mà còn cần sáng tạo, biết phân tích và tìm ra được những ý tưởng từ thông tin kế toán. Nghiên cứu kế toán vế quá trình lưu chuyển hàng hóa ở một công ty thương mại khá lớn, em đã hiểu phần nào về hạch toán kế toán quá trình này. Tuy công ty hoạt động khá tốt, thông tin kế toán đã đảm bảo được nhiệm vụ của mình nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Em mong rằng những ý kiến nho nhỏ của mình sẽ phần nào hoàn thiện hơn kế toán lưu chuyển hàng hóa của công ty. Được sự hướng dẫn tận tình của TS. Phạm Thị Thủy, kết hợp với sự chỉ bảo của các anh chị phòng kế toán giúp em đã tích lũy thêm được kiến thức kế toán của mình, giúp bổ xung được kiến thức thực tế để làm hành trang cho công việc của mình sau này. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính (2002), Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam – Ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài chính. 2. Bộ Tài chính (2003), Thông tư số 105/2003/TT-BTC - Hướng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 165/2002/ QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài chính. 3. Bộ Tài chính (2006), Hệ thống tài khoản kế toán, Chế độ kế toán doanh nghiệp, NXB Tài Chính, Hà Nội. 4. GS.TS. Ngô Thế Chi,TS. Trương Thị Thủy (2007), Giáo trình kế toán tài chính, NXB Tài Chính, Hà Nội. 5. PGS.TS. Nguyễn Văn Công (2006), Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 3. TS. Phan Đức Dũng (2008), Kế toán thương mại dịch vụ và kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Thống Kê, Hà Nội. 6. Phạm Văn Được, Đặng Kim Cương (1996), Hướng đẫn thực hành chế độ kế toán mới, NXB Thống Kê, Hà Nội. 7. TS. Nguyễn Thị Phương Liên (2005), Hướng dẫn thực hành chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính doanh nghiệp lớn vừa và nhỏ, NXB Tài Chính, Hà Nội. 8. TS. Nguyễn Phương Liên (2006), Hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội. 9. PGS.TS. Đặng Thị Loan (2006), Kế toán tài chính, NXB Đại Học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 10. Th.S. Dương Nhạc (2008), Lý thuyết và thực hành kế toán quản trị doanh nghiệp, NXB Tài Chính, Hà Nội. 11. Tổng cục Thuế, Tạp chí Thuế nhà nước (2005), 585 tình huống hạch toán kế toán doanh nghiệp theo chế độ kế toán mới, NXB Tài chính, Hà Nội. PHỤ LỤC PL1: HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GAS (trích dẫn) CONTRACT No. CFR - PGCHP/SOPEC- T2008 Between: PETROLIMEX GAS JOINT STOCK COMPANY Add : No.775 Giai Phong Road – Hoang Mai Dist – Hanoi, Vietnam Tel : (84) 4 - 8641212 Fax : (84) 4 - 8642249. (Hereinafter referred to as BUYER) And SOJITZ PETROLEUM CO. (SINGAPORE) PTE. LTD. 77 Robinson Road, #32-00 SIA Building, Singapore, 068896 Tel: +65 6428 9262 Fax: +65 6438 5587 (Hereinafter referred to as SELLER) It is agreed that Buyer agrees to buy and Seller agrees to sell on the terms and conditions as follows: Buyer Petrolimex Gas Joint Stock Company Address: No. 775 Giai Phong Road – Hoang Mai Dist – Hanoi, Vietnam Tel: (84) 4 - 8641212, Fax: (84) 4 - 8642249 Seller Sojitz Petroleum Co. (Singapore) Pte Ltd. Address: 77 Robinson Road, #32-00 SIA Building, Singapore, 068896 Tel: +65 6428 9262 Fax: +65 6438 5587 Product Pressurized L.P.G. mixture Specification As per the following specification: Item Unit Guarantee Test Method Odor Marketable Whethering at 95 Pct. Deg.C 2.2 max ASTM D1837 Vapour Pressure at 37.8 Deg.C. PSIG/KPA Report ASTM D1267 Average Molecular Weight Report Calculation Free Water Content Nil Visual Composition Pct.Vol. ASTM D2163 C3 Approx. 30-60 or UOP539 C4 Approx. 70-40 Pentane and Heavier 2.0 max Relative Density @ 15.6/15.6 degree C Report ASTM D1657 or D2598 Sulphur before odorised at 15.6 Deg.C ppm. wt 140 Max ASTM D2784, D6667 or UOP381 Copper Strip Corrosion No.1 max ASTM D1838 Residue on evaporation 100ML Pct. Vol. 0.05 max ASTM D2158 or D2598 8. Price For CFR Thuongly, Haiphong, Vietnam, the price shall be based on Contract Price announced by Saudi Aramco (referred to as CP Price) for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed, plus a premium of US$41.00/MT (Forty-one US Dollar per metric ton). The final price payable for each metric ton of LPG will be calculated as per the following formula based on the actual cargo ratio: Price = [AAA x CPP + (1 - AAA) x CPB] + PREMIUM Whereas: "AAA" is actual propane composition (Vol. %) of the cargo stated in the Certificate of Quality issued by an independent inspector at loading port. "CPP" is Saudi Aramco CP price for propane for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed. "CPB" is Saudi Aramco CP price for butane for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed. 2. HỢP ĐÔNG MUA HÀNG TRONG NƯỚC (trích dẫn) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------o0o--------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN KHÍ HOÁ LỎNG (LPG) Số: 30/2008/PVGAS TRADING-PETROLIMEX/B2 Căn cứ: - Bộ luật dân sự - Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006. - Luật Thương mại - Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006. - Khả năng cung cấp và nhu cầu của hai bên. Hôm nay, ngày 27 tháng 11năm 2008, chúng tôi gồm có: CÔNG TY KINH DOANH SẢN PHẨM KHÍ - Địa chỉ : 101 Lê Lợi, TP. Vũng Tàu - Điện thoại : 84.64.561976 - Fax : 84.64.812599 - Tài khoản : 008.1000650343 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Vũng Tàu - Mã số thuế : 35001002710 - 023 - Đại diện : Ông Nguyễn Ngọc Sơn Chức vụ: Tổng giám đốc (Sau đây được gọi là Bên Bán) CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX - Địa chỉ : Số 775 đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Hà Nội - Điện thoại : 04-8641212/8642243 - Fax : 04-8642249 - Tài khoản tiền VNĐ: 001.1.00.00.19997 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Mã số thuế : 0101447725 - Đại diện : Ông Trần Văn Thanh Chức vụ : Tổng giám đốc (Sau đây được gọi là Bên Mua) Hai bên thoả thuận ký kết Hợp đồng mua bán khí hoá lỏng LPG với các điều kiện và điều khoản chính như sau: 1. Hàng hoá - Khí hoá lỏng LPG (Pressurized Liquefied Petroleum Gas). - Tỷ lệ Propane/Butane: 30/70-50/50 về khối lượng. - Các chỉ tiêu khác như phụ lục đính kèm. 2. Khối lượng 500 - 600 MT (mét tấn) ± 5% 3. Thời gian và địa điểm giao hàng 02 - 04/12/2008 tại kho của Bên Mua tại Trà Nóc, Cần Thơ. 7. Đơn giá hàng Giá bán tại kho của Bên mua được tính dựa theo công thức sau: P = (CP + Pre) x (1+% GTGT) Trong đó: - P: đơn giá hàng được tính bằng Đô la Mỹ cho một mét tấn hàng (USD/MT) đã bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT. Trong trường hợp Nhà nước thay đổi các thuế suất, các mức thuế trong công thức xác định giá bán trên đây sẽ được tự động điều chỉnh. - CP: Được tính dựa theo công thức sau: CP = %C3 x CPC3 + (1 - %C3) x CPC4 + CPC3/CPC4: là giá do Công ty Saudi Aramco của Ả-rập Xê-út công bố tháng 12/2008 cho một mét tấn Propane/một mét tấn Butane. + %C3/C4: Là % khối lượng Propane được xác định theo chứng thư giám định chất lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng xếp hàng. 8. Thanh toán - Căn cứ để lập hoá đơn GTGT: Chứng thư giám định chất lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng xếp hàng và chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Trong vòng 05 (năm) ngày kể từ ngày hoàn tất giao hàng, Bên Mua phải gửi cho Bên Bán bản gốc chứng thư khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng để Bên Bán phát hành hoá đơn. - Trị giá của khối lượng hàng ghi trên hoá đơn được xác định như sau: Trị giá = Đơn giá x khối lượng Trong đó: + Đơn giá : Được xác định theo điều 7 của Hợp đồng. + Khối lượng : Là khối lượng dỡ hàng được thể hiện trên chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Thời hạn thanh toán : Trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao hàng. Ngày giao hàng là ngày thực hiện giám định được thể hiện trên chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Phương thức thanh toán : Chuyển khoản. - Đồng tiền thanh toán : Đồng Việt Nam. - Tỷ giá chuyển đổi giữa Đô la Mỹ và Đồng Việt Nam là trung bình cộng của tỷ giá bán ra (chuyển khoản) và tỷ giá mua vào (chuyển khoản) do Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội công bố vào ngày phát hành hoá đơn.