Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá

xế): Nguyễn Hải Số xe: X90 – 0903 ĐD nhận hàng (Khách hàng): Doanh nghiệp tư nhân Thanh Tùng STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG HOÁ ĐƠN STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG SỐ HOÁ ĐƠN SỐ NGÀY 1 Vinataba Sài Gòn 50.000 0025223 02/02 1 Vinataba Sài Gòn 50.000 0025223 Tổng cộng: 50.000 bao (Năm mươi nghìn bao) Tổng cộng: 50.000 bao (Năm mươi nghìn bao) Hàng được giao đền: Doanh nghiệp tư nhân Thanh Tùng Tình trạng bao bì bên ngoài: Chấp nhận Biên bản được lập tại Kho Vinataba lúc 14h ngày 02/02/2009 Hàng đã được giao lên xe đúng với số lượng, chủng loại đã ghi. Tình trạng bao bì bên ngoài: Chấp nhận Ý kiến đơn vị nhận hàng: Đồng ý nhập số hàng kể trên Biên bản được làm vào lúc 15h30’ ngày 02/02/2009 Hàng đã được giao đúng số lượng, chủng loại đã ghi Thủ kho Cty TMTL (Ký, ghi rõ họ tên) Đ/D Cty TMTL (Ký, ghi rõ họ tên) Đ/D bên V/C (Tài xế) (Ký, ghi rõ họ tên) Đ/D bên V/C (Tài xế) Đại diện nhận hàng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.14: Biên bản giao nhận hàng hóa Để xác định giá vốn hàng bán liên quan chi phí mua hàng, tại Công ty Thương mại Thuốc lá sử dụng chứng từ “Chứng từ kế toán trích chi phí vận chuyển vào GVHB” (xem mẫu Biểu 2.16) Căn cứ vào sản lượng xuất bán thực tế trong tháng tại các kho, kế toán xác định chi phí vận chuyển cho số lượng hàng xuất bán trong tháng. (xem mẫu Biểu 2.15) Biểu 2.15: Bảng chi phí vận chuyển tương ứng của sản phẩm thuốc lá bao xuất kho tiêu thụ Công ty Thương mại Thuốc lá 89B Nguyễn Khuyến - Đống Đa - Hà Nội CHI PHÍ VẬN CHUYỂN TƯƠNG ỨNG CỦA SẢN PHẨM THUỐC LÁ BAO XUẤT KHO TIÊU THỤ Tháng 02 năm 2009 STT Tên đơn vị Xuất trong kỳ Đơn giá Thành tiền 1 Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn 20 185 000 43,88 909 917 620 2 Cty TNHH 1TV Thuốc lá Bắc Sơn 5 129 500 5,819 29 848 561 3 Cty TNHH 1TV Thuốc lá Thăng Long 7 401 675 0 0 4 Cty TNHH 1TV Thuốc lá Thanh Hoá 1 495 500 10,509 15 716 210 1 680 500 10,514 17 668 777 Tổng cộng 36 443 675 973 151 168 Số tiền: Chín trăm bảy ba triệu, một trăm năm mốt nghìn một trăm sáu bảy đồng chẵn Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu NGUYỄN HÀ THU Như vậy, chi phí vận chuyển tính vào Giá vốn hàng bán của mặt hàng Vinataba Sài Gòn T02/2009 là: 973.151.168đ. Căn cứ vào bảng tính chi phí vận chuyển như trên, kế toán lập chứng từ trích CP vận chuyển vào GVHB theo mẫu Biểu 2.16: Mẫu chứng từ kế toán nghiệp vụ trích CP vận chuyển vào GVHB Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Số: 025 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Họ tên: Nguyễn Hà Thu Mã đơn vị: TMTL Tên đơn vị: Cty Thương mại Thuốc lá Nội dung: Trích CP vận chuyển tiêu thụ thuốc lá T02/09 vào GVHB STT Về khoản TK Nợ TK Có Số tiền 1 Trích CPVC tiêu thụ thuốc lá T02/09 6322 1562 973.151.168 Cộng 973.151.168 Bằng chữ: Chín trăm bảy ba triệu một trăm năm mốt nghìn một trăm sáu tám đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) 2.3.1.3 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán Giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632: “Giá vốn hàng bán”, Tài khoản này được chi tiết thành 2 Tài khoản loại 2: - Tài khoản 6321- “Giá vốn thành phẩm” - Tài khoản 6322- “Giá vốn hàng hoá” 2.3.1.4 Quy trình hạch toán kế toán Giá vốn hàng bán Với mỗi một nghiệp vụ xuất bán hàng hoá phát sinh trong kỳ, kế toán vào “Hàng hóa”, chọn “Xuất bán hàng hoá”, nhấn “Mới” và tiến hành nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập liệu. Riêng với nghiệp vụ trích chi phí vận chuyển vào Giá vốn hàng bán, vào ngày cuối cùng của tháng, căn cứ vào Bảng chi phí vận chuyển của sản phẩm thuốc lá bao tiêu thụ (xem lại Biểu 2.15- trang 46), kế toán vào “Kế toán”/ “Chứng từ kế toán khác” và nhập dữ liệu theo chứng từ kế toán nghiệp vụ trích Chi phí vận chuyển vào Giá vốn hàng bán. Phần mềm máy tính sẽ tự động tổng hợp vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và các bảng biểu có liên quan: Sổ Chi tiết Tài khoản 1561, 1562- chi tiết mặt hàng Vinataba Sài Gòn (xem mẫu Biểu 2.9, 2.10); sổ Chi tiết Tài khoản 6321 (xem mẫu Biểu 2.17); sổ Chi tiết Tài khoản 6322 (xem mẫu Biểu 2.18); sổ Cái Tài khoản 632 (xem mẫu Biểu 2.19) Biểu 2.17: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 6321 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6321- Giá vốn thành phẩm Loại hàng hoá: Rượu vang Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang đỏ 1561 0 972.000 2 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang trắng 1561 0 972.000 3 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang Romantic 1561 0 1.944.000 4 28/02/09 0001 28/02/09 Kết chuyển giá vốn hàng bán bị trả lại 911 3.888.000 0 Tổng cộng 3.888.000 3.888.000 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 5.468.000 Có: 5.468.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.18: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 6322 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6322- Giá vốn của hàng hoá Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 1561 461.500.000 0 ... 1012 28/02/09 0002 28/02/09 Kết chuyển Giá vốn hàng bán vào Kết quả kinh doanh (6322->911) 911 0 106.168.125.000 Tổng cộng 106.168.125.000 106.168.125.000 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 204.661.470.000 Có: 204.661.470.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.19: Trích sổ Cái Tài khoản 632 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 632- Giá vốn hàng bán Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có 6321 Giá vốn thành phẩm 3.888.000 3.888.000 1561 Giá mua hàng hóa 3.888.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang đỏ 1561 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang trắng 1561 972.000 0 ....... 911 Xác định kết quả kinh doanh 0 3.888.000 28/02/09 0001 28/02/09 Kết chuyển Giá vốn thành phẩm vào Kết quả KD 911 0 3.888.000 6322 Giá vốn hàng hóa 201.289.423.000 201.289.423.000 1561 Giá mua hàng hóa 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 1561 414.150.000 0 03/02/09 0025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hòa Thu- Nước tinh khiết Vinawa 1561 6.562.000 0 ....... 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền vận chuyển thuốc lá xuất T02/09 vào GVHB 1562 973.151.168 0 ........ 911 Xác định kết quả kinh doanh 28/02/09 0001 28/02/09 Kết chuyển Giá vốn hàng hóa vào Kết quả KD 911 0 201.289.423.000 Tổng cộng 201.293.311.000 201.293.311.000 Phát sinh lũy kế: Nợ: 305.651.642.000 Có: 305.651.642.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng 2.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng 2.3.2.1 Thủ tục, chứng từ sử dụng: Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, mọi trường hợp xuất bán hàng hoá đều được xác định là đã tiêu thụ và sẽ được ghi nhận doanh thu bán hàng, nghĩa là khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Với điều kiện ghi nhận như trên, trong mọi trường hợp xuất bán hàng hoá, kế toán luôn phải xác định và tiến hành ghi nhận vào các tài khoản có liên quan. Công ty Thương mại Thuốc lá không phát sinh thuế tiêu thụ đặc biệt nên không tiến hành hạch toán. Để hạch toán và theo dõi doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các loại chứng từ và sổ sách kế toán như sau: - Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu Biểu 2.20) - Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh toán, Uỷ nhiệm thu, Giấy báo Có của Ngân hàng, Bản sao kê của Ngân hàng,…) - Tờ khai thuế GTGT - Thẻ quầy hàng - Chứng từ kế toán liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại, chứng từ hàng hoá bán ra - Báo cáo nhập- xuất- tồn và báo cáo chi tiết nhập- xuất- tồn hàng hoá - Báo cáo phải thu theo doanh thu - Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời gian - Báo cáo lưu chuyển hàng hoá - Các bảng kê thương mại, bảng kê TGNH - Sổ chi tiết TK 511 - Sổ cái TK 511 Các chứng từ sử dụng trong phần hạch toán Doanh thu bán hàng cũng được sử dụng cho phần hạch toán Giá vốn hàng bán, căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng đã có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền, kế toán lập Hóa đơn bán hàng (xem mẫu Biểu 2.20) Biểu 2.20: Hoá đơn Giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01-GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2008B Liên 3: Nội bộ 0025223 Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương mại Thuốc lá Địa chỉ: 89B Nguyễn Khuyến - Đống Đa – Hà Nội Mã số thuế: 0101216069-003 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đăng Mạnh Tên đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Thanh Tùng Địa chỉ: 463 Lương Ngọc Quyến - P.Hoàng Văn Thụ - Thái Nguyên Số tài khoản: 00122436323 tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 4600902263 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vinataba SG Bao 50.000 9.230 461.500.000 Cộng tiền hàng: 461.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 46.150.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 507.650.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm linh bảy triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) 2.3.2.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán Doanh thu bán hàng tại Công ty, Kế toán sử dụng Tài khoản 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để theo dõi Doanh thu bán hàng. Tài khoản này được chi tiết thành Tài khoản 5111- “Doanh thu bán hàng hoá” 2.3.2.3 Trình tự hạch toán Để hạch toán Doanh thu bán hàng, kế toán vào “Hàng hóa”, chọn “Xuất bán hàng hóa” và tiến hành nhập máy. Máy tính sẽ tự động tổng hợp các sổ sách liên quan, bao gồm sổ Chi tiết Tài khoản 5111- mặt hàng Vinataba Sài Gòn (xem mẫu Biểu 2.21); sổ Cái Tài khoản 511 (xem mẫu Biểu 2.22) và sổ Chi tiết, sổ Cái các Tài khoản 156, 632,… Biểu 2.21: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 511 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 5111- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Mặt hàng: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có 1 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 1311 0 461.500.000 2 03/02/09 025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hoà Thu- Vinataba SG 1311 0 138.450.000 3 03/02/09 025225 03/02/09 Xuất bán Cty CPTM Sơn Tây- Vinataba SG 1311 0 369.200.000 ... 890 28/02/09 06 28/02/09 Kết chuyển doanh thu (511->911) 911 166.245.352.312 0 Tổng cộng 166.245.352.312 166.245.352.312 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 324.523.034.562 Có: 324.523.034.562 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.22: Trích Sổ Cái Tài khoản 511 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Mặt hàng: Tất cả Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NTGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1311 Phải thu khách hàng ngắn hạn 0 336,393,171,304 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba Sài Gòn 1311 0 461,500,000 03/02/09 0025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hoà Thu – Nước Vinawa 1311 0 6.923.000 ... 531 Hàng bán bị trả lại 6.921.817 0 28/02/09 04 28/02/09 Kết chuyển hàng bán bị trả lại (531->511) 531 6.921.817 0 911 Xác định kết quả kinh doanh 336,386,249,487 0 28/02/09 06 28/02/09 Kết chuyển doanh thu 511->911) 911 336,386,249,487 0 ... Tổng cộng 336,393,171,304 336,393,171,304 Phát sinh lũy kế: Nợ: 787.171.835.087 Có: 787.171.835.087 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng 2.3.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 2.3.3.1 Thủ tục, chứng từ sử dụng Quá trình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá trải qua nhiều khâu đoạn: Lập kế hoạch tiêu thụ, lựa chọn khách hàng, ký kết hợp đồng, kiểm nghiệm vật tư hàng hoá với những yêu cầu về chất lượng đảm bảo. Các phòng ban trong Công ty có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và quan hệ trực tiếp tới hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 trong quá trình bán hàng. Mặt khác, hàng hoá của Công ty trước khi nhập xuất đều được kiểm tra rất kỹ lưỡng về quy cách bao bì đóng gói cũng như chất lượng sản phẩm nên hàng hoá của Công ty rất ít khi gặp phải trường hợp phải giảm giá hoặc bị trả lại do hàng hoá kém về mặt phẩm chất. Mặc dù vậy, trong những trường hợp bất khả kháng, Công ty Thương mại Thuốc lá vẫn phải sử dụng các Tài khoản giảm trừ doanh thu để phản ánh khi có nghiệp vụ liên quan xảy ra. Các chứng từ được sử dụng cho nghiệp vụ Hàng bán bị trả lại phát sinh bao gồm: - Đơn đề nghị trả lại hàng do người mua lập có sự phê chuẩn của Giám đốc (mẫu Biểu 2.23) - Hóa đơn GTGT do Công ty xuất (liên 2 đã giao cho khách hàng) - Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại (xem mẫu: Biểu 2.24) - Biên bản kiểm nhập của phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành. Biểu 2.23: Đơn đề nghị trả lại hàng hóa đã mua CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------o0o---------- ĐƠN ĐỀ NGHỊ TRẢ LẠI HÀNG HÓA Kính gửi: - Ban lãnh đạo Công ty Thương mại Thuốc lá -Trưởng phòng Kinh doanh Đa ngành Tên tôi: Trần Văn Tâm Chức vụ: Cán bộ Kinh doanh Công ty TNHH TM& DV Hải Ân Tôi xin trình bày một việc như sau: Vào ngày 02 tháng 01 năm 2009, theo Hóa đơn GTGT số 0012355, tôi có mua cho Công ty chúng tôi một lô hàng hóa của Quý Công ty bao gồm các sản phẩm Rượu vang trắng, đỏ, và rượu vang Romantic trị giá 6.921.817đ. Nhưng do công tác tiêu thụ và bảo quản tại Công ty tôi hiện đang gặp khó khăn nên chúng tôi xin đề nghị được hoàn trả lại số hàng hóa đó cho Quý Công ty. (Kèm theo Hóa đơn GTGT số 0012355 ngày 02/01/2009) Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 17 tháng 02 năm 2009 Giám đốc Cty TMTL (Ký, ghi rõ họ tên) TP KDĐN (Ký, ghi rõ họ tên) Người làm đơn (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán lập phiếu nhập kho hàng hóa và chứng từ phản ánh trị giá hàng hóa bị trả lại theo mẫu Biểu 2.24: Biểu 2.24: Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá 89B Nguyễn Khuyến, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số 01 – VT (Ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Nợ: 1561: 3.888.000 Có: 6321: 3.888.000 PHIẾU NHẬP KHO HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Số: 02A/02V Ngày 19 tháng 02 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Phúc Đạt Đơn vị: Cty TNHH TM& DV Hải Ân Theo: HĐ 0012355 ngày 02 tháng 01 năm 2009 Biên bản kiểm nhập: Số 08/02/09 Ngày 19 tháng 02 năm 2009 Của: Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm- Phòng Kinh doanh Nhập tại kho: Kho hàng hóa Văn Điển STT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Rượu vang đỏ- Chai 0,75l RVDO Chai 54 18.000 972.000 2 Rượu vang trắng- Chai 0,75l RVTRANG Chai 54 18.000 972.000 3 Rượu vang Romantic Super- Chai 0,75l RVSUPER Chai 54 36.000 1.944.000 Tổng cộng 3.888.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba triệu tám trăm tám mươi tám nghìn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 02 chứng từ Ngày 19 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.3.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ này, kế toán sử dụng 2 loại Tài khoản: - Tài khoản 531: “Hàng bán bị trả lại” dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng hoá bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Trị giá của số hàng bán bị trả lại bằng số lượng hàng bị trả lại nhân (x) với đơn giá ghi trên hoá đơn khi bán. - Tài khoản 532: “Giảm giá hàng bán”- được sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận vì các lý do chủ quan của doanh nghiệp: hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế đã được ký kết. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán và 1561- Giá mua hàng hoá để phản ánh trị giá hàng hoá phải nhập trả lại trong kỳ hạch toán. 2.3.3.3 Trình tự hạch toán Sau khi nhận được đơn đề nghị trả lại hàng hóa đã mua có sự phê chuẩn của Trưởng Phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành và Giám đốc, kế toán vào “Hàng hóa”/ “Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại” và nhập số liệu vào màn hình. Các số liệu sẽ tự động được chuyển vào trong sổ Chi tiết Tài khoản 531- mặt hàng Rượu vang (xem mẫu: Biểu 2.25), sổ Cái Tài khoản 531 (xem mẫu Biểu 2.26), và sổ chi tiết Tài khoản 156, 632- mặt hàng rượu vang, sổ Cái các Tài khoản 156, 632 Biểu 2.25: Sổ Chi tiết Tài khoản 531 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 531- Hàng bán bị trả lại Loại hàng hoá: Rượu vang Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang đỏ 1311 1.865.454 0 2 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang trắng 1311 1.865.454 0 3 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại Rượu từ phòng KDĐN- Rượu vang Romantic 1311 3.190.909 0 4 28/02/09 0001 28/02/09 Kết chuyển giá vốn hàng bán bị trả lại 5111 0 6.921.817 Tổng cộng 6.921.817 6.921.817 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 6.921.817 Có: 6.921.817 Số dư cuối kỳ: Nợ Có Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.26: Sổ Cái Tài khoản 531 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 531- Hàng bán bị trả lại Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT ghi sổ Số hiệu Ngày ctừ Nợ Có 1311 Phải thu khách hàng ngắn hạn 6,921,817 0 19/02/2009 0003 19/02/2009 Nhập lại Rượu từ phòng Kinh doanh Đa ngành- rượu vang đỏ chai 0,75l 1311 1.865.454 0 19/02/2009 0003 19/02/2009 Nhập lại Rượu từ phòng Kinh doanh Đa ngành- rượu vang trắng chai 0,75l 1311 1.865.454 0 19/02/2009 0003 19/02/2009 Nhập lại Rượu từ phòng Kinh doanh Đa ngành- rượu vang Romantic Super 1311 3.190.909 0 5111 Doanh thu bán hàng hoá 0 6.921.817 28/02/2009 04 28/02/2009 Kết chuyển hàng bán bị trả lại (531->511) 5111 0 6.921.817 Tổng cộng 6.921.817 6.921.817 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 11.870.180 Có: 11.870.180 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng 2.3.4 Kế toán chi phí bán hàng: 2.3.4.1 Thủ tục, chứng từ sử dụng Với đặc điểm là một Công ty thương mại, chi phí bán hàng thực tế phát sinh ở Công ty Thương mại Thuốc lá được tập hợp theo khoản mục chi phí, bao gồm 38 khoản mục: - Chi phí tiền lương, nhân công - Chi phí điện nước - Chi phí BHYT - Chi phí bảo quản hàng hoá trong kho - Chi phí tiếp tân, khánh tiết - Chi phí giới thiệu sản phẩm, dịch vụ - Chi phí bảo hiểm con người, TS - Chi phí khác bằng tiền - Chi phí cầu phà, công tác phí - Chi phí bảo hộ lao động - Chi phí quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ - Chi phí an toàn lao động, phòng chống cháy nổ - Chi phí nhân viên bán hàng - Chi phí khảo sát thị trường - Chi phí vận chuyển hàng hoá tiêu thụ - Chi phí bồi dưỡng độc hại - Chi phí văn phòng phẩm - Chi phí cơm công nghiệp - Chi phí chống buôn lậu, hàng giả - Chi phí in ấn mua tài liệu - Chi phí sửa chữa TSCĐ - Chi phí đầu tư phát triển thị trường - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí vệ sinh công nghiệp - Chi phí hỗ trợ bán hàng - Chi phí tham gia hội chợ triển lãm - Chi phí quảng cáo tiếp thị Vinawa - Chi phí xăng dầu - Chi phí công cụ dụng cụ - Chi phí sửa chữa nhà làm việc - Chi phí hội nghị - Kinh phí công đoàn - Chi phí điện thoại, fax, bưu phí - Chi phí bảo hiểm xã hội - Chi phí hoạt động bảo vệ môi trường - Chi phí hỗ trợ phát triển sản phẩm đa ngành - Chi phí thuê văn phòng, cửa hàng, kho bãi - Chi phí kiểm toán, kiểm nghiệm, giám định Để tập hợp nên các khoản mục chi phí như đã trình bày ở trên, cơ sở chủ yếu để tập hợp nên các khoản mục chi phí bán hàng như trình bày ở trên là: - Tập hợp chi phí tiền lương, nhân công: Cơ sở là các bảng phân bổ tiền lương, bảng kê trích tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, phiếu chi tạm ứng,... - Tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ: Cơ sở là các bảng tính và khấu hao TSCĐ. - Tập hợp chi phí khác bằng tiền: Cơ sở là các phiếu chi, hoá đơn thanh toán tiền công tác phí,… - Tập hợp chi phí điện nước: Cơ sở là các hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước,… - Tập hợp chi phí công cụ, dụng cụ: Cơ sở là các phiếu xuất kho công cụ dụng cụ,… … Mẫu Hóa đơn GTGT (Biểu 2.27) và mẫu phiếu chi (Biểu 2.28) được trình bày như sau: Biểu 2.27: Hoá đơn Giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01-GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG TA/2008B Liên 2: Giao khách hàng 0084694 Ngày 05 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty CP đầu tư Thiên Trường Địa chỉ: 32 Giáp Bát – Hoàng Mai – Hà Nội Mã số thuế: 0101456069 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Vinh Tên đơn vị: Công ty Thương mại Thuốc lá Địa chỉ: 89B Nguyễn Khuyến – Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0101236069-003 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hàng hóa dịch vụ ăn uống 1 1.484.000 Cộng tiền hàng: 1.484.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 148.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.632.400 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm ba hai nghìn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.28: Mẫu phiếu chi Công ty Thương mại Thuốc lá 89B Nguyễn Khuyến - Đống Đa - Hà Nội Mẫu số 02 – TT (Ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 05 tháng 02 năm 2009 Số: 0083/2 Nợ 1331: 148.400 Nợ 641 : 1,484,000 Có 1111: 1.632.400 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Vinh Địa chỉ: Phòng TCHC Lý do thu: Thanh toán tiền liên hoan tất niên tại bếp Cty Số tiền: 1.632.400đ Bằng chữ: Một triệu sáu trăm ba hai nghìn bốn trăm đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 05 tháng 02 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ): ….. 2.3.4.2 Tài khoản sử dụng: Để xác định chi phí bán hàng, kế toán sử dụng Tài khoản 641- “Chi phí bán hàng” và được chi tiết theo các phòng ban trong Công ty. 2.3.4.3 Trình tự hạch toán: Hằng ngày, căn cứ vào các phiếu thu, giấy tạm ứng, hoá đơn, biên lai… kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và tiến hành nhập thông tin vào máy. Kế toán chọn các phần hành liên quan và nhập máy theo màn hình nhập liệu. Máy tính sẽ tự động tổng hợp và lên các sổ sách liên quan. Liên quan tới Chi phí bán hàng, phần mềm sẽ tự động kết xuất ra sổ Chi tiết và sổ Cái Tài khoản 641 (xem Biểu 2.29 và Biểu 2.30) Biểu 2.29: Trích Sổ Chi tiết Tài khoản 641 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 641- Chi phí bán hàng Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NT ghi sổ Số hiệu Ngày CT Nợ Có 01/02/09 001 01/02/09 Tiền mua BH thân thể cho CBCNV T2/09 1421 6.000.000 0 ... 05/02/09 0003/2 05/02/09 Ttoán liên hoan tất niên tại bếp Cty 1111 1.484.000 0 08/02/09 0025/2 08/02/09 Ttoán tiền điện T1/09 11211 2.902.182 0 ... 28/02/09 004 28/02/09 Xuất thuốc lá kiểm nghiệm T2/09 (HĐ25497) 1311 2.030.600 0 28/02/09 02 28/02/09 Trích lương T2/09- CH Thanh Xuân 3341 7.796.700 0 ... ….. 28/02/09 11 28/02/09 Kết chuyển chi phí bán hàng (641->911) 911 0 2.705.998.725 Tổng cộng 2.705.998.725 2.705.998.725 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 6.002.003.666 Có: 6.002.003.666 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.30: Sổ Cái Tài khoản 641 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 641- Chi phí bán hàng Tài khoản đối ứng: Tất cả Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có 1111 Tiền mặt Việt Nam 0 … 05/02/09 003/2 05/02/09 Thanh toán liên hoan tại bếp Công ty 1111 1.484.000 0 1121 Tiền mặt gửi Ngân hàng 0 ….. 08/02/09 04 08/02/09 Thanh toán tiền điện T01/09 1121 2.902.182 0 ….. 1311 Phải thu khách hàng 28/02/09 004 28/02/09 Xuất thuốc lá kiểm nghiệm T02/09 (HĐ 0025497) 1311 2.030.600 0 …. 1421 Chi phí trả trước ngắn hạn … 01/02/09 001 01/02/09 Tiền mua BH thân thể cho CBCNV T02/09 1421 6.000.000 0 … 911 Xác định kết quả kinh doanh 28/02/09 11 28/02/09 Kết chuyển Chi phí bán hàng (641->911) 911 0 2.563.000 … Tổng cộng 2.705.998.725 2.705.998.725 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 6.002.003.666 Có: 6.002.003.666 Số dư cuối kỳ: Nợ: Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng Chương 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ Ngày nay, kế toán không chỉ làm công việc tính toán ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản mà còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Dựa trên những thông tin trung thực, chính xác mà kế toán đưa ra, nhà quản trị có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hữu hiệu nhất. Như vậy, về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, nó cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý kinh doanh có hiệu quả, giúp nhà quản lý đánh giá các hoạt động của mọi tổ chức, doanh nghiệp một cách đúng đắn. Đối với doanh nghiệp thương mại, yếu tố thị trường và cơ chế quản lý có ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, do vậy cần phải thấy được những đặc trưng của nền kinh tế thị trường và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tổ chức công tác kế toán để tìm ra biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, đáp ứng được các yêu cầu của quản lý doanh nghiệp mà thực tiễn đặt ra. Trong điều kiện tình hình phát triển kinh tế của nước ta như hiện nay, quan hệ buôn bán thương mại diễn ra ngày càng mạnh mẽ, có thể nói công tác lưu chuyển hàng hóa có ảnh hưởng to lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa là một yêu cầu cần thiết không chỉ đối với một doanh nghiệp đặc thù nào mà đã trở thành nhu cầu chung bức thiết cho toàn bộ hệ thống kinh tế, nhất là đối với các đơn vị có tiến hành hoạt động kinh doanh thương mại. 3.1 Nhận xét về kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá 3.1.1 Nhận xét về mặt ưu điểm trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá: Công ty Thương mại Thuốc lá là một đơn vị hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực kinh doanh thương mại dịch vụ với chức năng giới thiệu sản phẩm, giao dịch tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho các Công ty sản xuất trực thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, là đầu mối phụ trách mảng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá điếu của Tổng Công ty. Với đặc điểm kinh doanh như vậy, Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp. Công ty lại có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng và giàu kinh nghiệm với tinh thần trách nhiệm cao và rất năng động. Công ty Thương mại Thuốc lá hiện đang áp dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán kế toán nên công việc mà các cán bộ kế toán phải thực hiện đã giảm đi rất nhiều, đây là một ưu điểm lớn giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí về nhân lực trong công tác kế toán. 3.1.1.1 Nhận xét về công tác mua bán, dự trữ và bảo quản hàng hóa Trong công tác thu mua hàng hóa, Công ty đã có nhiều chú trọng từ khâu lập kế hoạch thu mua, thực hiện thu mua, dự trữ, bảo quản và xuất bán. Kế hoạch thu mua của Công ty dựa trên chỉ tiêu mà Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam giao vào đầu mỗi quý, được xác định dựa trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký kết với các đơn vị sản xuất là thành viên Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam. Nhờ vậy, Công ty đã kiểm soát chặt chẽ được số lượng hàng hóa sẽ được thu mua, đem bán trong kỳ. *) Về công tác thu mua: Công ty có đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh họat, am hiểu về chất lượng, quy cách sản phẩm. Ngoài ra, tại phòng Kinh doanh của Công ty còn có Ban Kiểm tra chất lượng sản phẩm có nhiệm vụ kiểm tra tất cả những loại hàng hóa sẽ nhập và xuất kho Công ty nên chất lượng sản phẩm ở khâu thu mua luôn được đảm bảo. *) Về thủ tục nhập xuất: Các thủ tục nhập- xuất kho được tiến hành đầy đủ với sự xét duyệt kỹ càng của Giám đốc Công ty cũng như các phòng ban khác theo đúng quy định của Bộ Tài chính và của Công ty. Do đó, các chứng từ nhập- xuất kho hàng hóa luôn đảm bảo tính kịp thời và hợp pháp. Hàng hóa nhập kho Công ty luôn được theo dõi chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng, tránh nhập sai số lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm. Khi xuất bán hàng hóa, tại Công ty luôn có sự kiểm tra, đối chiếu chéo giữa các cá nhân tham gia nghiệp vụ xuất hàng hóa. Nghiệp vụ xuất bán luôn đảm bảo có sự phê chuẩn đúng đắn của Giám đốc và đảm bảo có được sự ăn khớp với nhau giữa các phòng ban, phần hành. *) Đối với công tác dự trữ, bảo quản: Công ty Thương mại Thuốc lá có một hệ thống kho được tổ chức một cách khoa học, bảo quản hợp lý theo nhu cầu vận chuyển và yêu cầu bảo quản của hàng hóa. Các loại hàng hóa trong Công ty được bảo quản theo từng kho riêng biệt, phân loại theo chủng loại sản phẩm. Công tác phòng chống cháy nổ trong bảo quản hàng hóa tại Công ty rất được coi trọng do hàng hóa chủ yếu tại Công ty là thuốc lá điếu. 3.1.1.2 Về tổ chức bộ máy kế toán Việc tập trung phân công công việc tại phòng Tài chính - Kế toán tại Công ty Thương mại Thuốc lá đã được phân chia thành những phần hành chuyên biệt và được giao cho những kế toán viên phụ trách riêng từng mảng. Tuy nhiên, với sự tập trung tổng hợp từ Kế toán tổng hợp kiêm phó trưởng phòng, việc cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và cung cấp thông tin ra ngoài vẫn đảm bảo hợp lý, nhanh, gọn, nhẹ, tránh được trung gian không cần thiết, đảm bảo được sự lãnh đạo kịp thời của Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty, giúp đem lại hiệu quả cao nhất trong công tác kế toán. Giữa các phần hành kế toán trong phòng lại có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất và phạm vi, phương pháp tính toán ghi chép từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, đồng thời phát hiện được ra những sai sót để sửa chữa kịp thời. Với kế toán lưu chuyển hàng hóa, tại Công ty Thương mại Thuốc lá có kế toán viên phụ trách mua hàng hóa và kế toán viên phụ trách bán hàng. Việc phân chia công việc như thế là hợp lý và đảm bảo cho công tác đối chiếu, kiểm tra sau này. Giữa kế toán mua hàng, kế toán bán hàng và các phần hành kế toán khác có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ. 3.1.1.3 Nhận xét về chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ lưu chuyển hàng hoá Công ty hiện đang sử dụng chứng từ ban đầu đúng như mẫu biểu do Bộ tài chính quy định như: Phiếu thu, Hoá đơn GTGT,... Tất cả các chứng từ đều được ghi chép đầy đủ chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian phát sinh, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận có liên quan và đúng với chế độ kế toán quy định, điều này rất quan trọng trong việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Giữa các phòng ban, các bộ phận luôn có sự phối kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ, nhờ đó tạo điều kiện cho việc theo dõi các bộ phận có liên quan được thuận lợi. Bên cạnh việc kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán công ty không ngừng hợp lý hoá các thủ tục xử lý chứng từ như: giảm các thủ tục xét duyệt và giảm bớt các chứng từ liên quan tới mức tối đa, thực hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo quy định và phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh doanh. Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác bảo quản chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được chia thành hai mảng rõ ràng tạo điều kiện thuận tiện cho cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. 3.1.1.4 Nhận xét về tài khoản sử dụng Các tài khoản được sử dụng tại Công ty Thương mại Thuốc lá đều phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng tuân thủ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC được ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cho tới thời điểm này, việc áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC tại Công ty Thương mại Thuốc lá vẫn được triển khai tốt và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Việc này phần nào đã đáp ứng được yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Tài khoản 421, TK511, TK641, TK642, TK911 đều được hạch toán chi tiết cho từng cửa hàng, cho từng đối tượng tính giá, đối tượng pháp nhân riêng. Có thể nói, việc tổ chức hệ thống tài khoản tại Công ty Thương mại Thuốc lá là tốt và phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty hiện nay. Việc mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hoá để phản ánh chính xác tình hình nhập xuất của từng loại là rất quan trọng và là điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị của Công ty. 3.1.1.5 Nhận xét về việc tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán Việc trang bị máy vi tính đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần công việc đơn giản, giảm bớt thời gian và công sức cho các kế toán viên. Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, phương pháp này với đặc điểm nổi bật là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán được phân công đều trong tháng và dễ phân công chia nhỏ. Tuy nhiên, nếu công việc ghi chép được thực hiện bằng phương pháp thủ công thì việc ghi chép trùng lặp sẽ phát sinh nhiều nên số liệu kế toán phải thực hiện một cách đồng đều, phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và nếu có sai sót thì phải tiến hành sữa chữa trên nhiều loại sổ khác nhau. Vì Công ty Thương mại Thuốc lá đang sử dụng phần mềm kế toán nên đã khắc phục được những nhược điểm, giảm được khối lượng ghi chép chung, giảm mức độ nhầm lẫn về con số, đồng thời tiến độ sử lý thông tin, lập báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý được thực hiện nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời và rất thuận tiện. Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá, vật tư trên các mặt: bảo quản dự trữ, cung ứng và tiêu thụ nên đã tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị. Trong hạch toán chi tiết hàng hóa, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song, hàng hoá xuất kho trong Công ty áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước là phù hợp, phản ánh đúng và chính xác giá vốn của hàng hoá xuất kho bán. Nói chung, tổ chức công tác kế toán tại Công ty Thương mại Thuốc lá đã được tổ chức một cách linh hoạt, đáp ứng tốt cho nhu cầu quản lý, theo dõi hàng hóa tại Công ty. Sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa phòng Tài chính- Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Kinh doanh Đa ngành và kho hàng hoá được thực hiện một cách ăn khớp, nhịp nhàng đảm bảo công tác tiêu thụ một cách thông suốt. 3.1.2 Một số tồn tại cần khắc phục trong công tác lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa đã tổ chức được kế toán chi tiết cho từng loại mặt hàng, giúp nhà quản trị có thể nắm bắt kịp thời các thông tin về tình hình nhập xuất kho của từng loại hàng hóa. Mặt hàng chủ yếu mà Công ty Thương mại Thuốc lá kinh doanh là thuốc lá điếu, là một mặt hàng có tốc độ tiêu thụ nhanh. Do đó, Công ty không lập dự phòng là hợp lý, tuy nhiên, Công ty lại không lập dự phòng cho hàng khuyến mại, với số vòng quay hàng tồn kho lớn lại là một hạn chế. Việc thực hiện chính sách bán hàng theo nhóm (trước đây) là một hạn chế trong quản lý và thanh toán với khách hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá. Tuy nhiên hiện nay, việc thanh toán với khách hàng đã được Công ty thực hiện riêng lẻ cho từng đối tượng khách hàng, tạo điều kiện nâng cao tính độc lập trong thanh toán của các khách hàng. Việc làm này cũng giúp công tác kế toán thanh toán với khách hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá được đơn giản và thuận tiện hơn, tuy nhiên việc làm này lại không có lợi cho việc điều tiết giá bán thuốc lá bao ngoài thị trường thông qua điều tiết số lượng và giá bán thuốc lá bao cho khách hàng của Công ty. Về hệ thống sổ sách và báo cáo sử dụng, phần mềm kế toán hầu như đã thực hiện việc lập và trình bày sổ sách. Các sổ Chi tiết đã được trình bày chi tiết, hợp lý, tạo điều kiện trong công tác kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, sổ Cái của các Tài khoản trong Công ty lại chưa thực sự làm được điều đó, các sổ Cái trong hệ thống sổ sách được trình bày như tập hợp các sổ Chi tiết nên không phản ánh được trật tự phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới Tài khoản, làm ảnh hưởng không tốt tới việc kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ sách với nhau. Ví dụ như sổ Cái Tài khoản 156 đối với các nghiệp vụ phát sinh vào tháng 02 năm 2009 như được trình bày trong bài: Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 156- Hàng hóa Loại hàng hóa: Tất cả Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: 30.024.254.000 Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có 1561 Giá mua hàng hoá 360,505,525,000 200.168.125.000 151 Hàng mua đi đường 02/02/09 11B/01VĐ 02/02/09 Nhập Vinataba SG 151 588.093.000 0 03/02/09 0025224 03/02/09 Nhập nước Vinawa 151 138.450.000 0 ... 28/02/09 0024865 28/02/09 Nhập Vinataba SG 151 125.358.000 0 3311 Phải trả người bán 6,921,817 0 02/02/09 0165584 02/02/09 Nhập mua Vinataba BS 3311 6,921,817 0 .... 28/02/09 0004125 28/02/09 Nhập mua Vinataba TH 3311 40.512.800 0 6321 Giá vốn của thành phẩm 3.888.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang đỏ- 0,75l 6321 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang trắng- 0,75 6321 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang Romantic 6321 1.944.000 0 6322 Giá vốn của hàng hoá 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 6322 0 414.150.000 03/02/09 0025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hoà Thu- Nước tinh khiết Vinawa 6322 0 6.562.000 ....... 1562 Chi phí thu mua hàng hoá 1.254.235.000 1.125.186.000 3354 Trích trước chi phí vận chuyển trả nhà máy 28/02/09 012 28/02/09 Trích V/C NMBS T02/09 3354 16.293.200 0 28/02/09 013 28/02/09 Trích V/C NMTH T02/09 3354 27.336.400 0 ........ 33614 Phải trả nội bộ các khoản khác 28/02/09 014 28/02/09 Cấn trừ tiền V/C NMSG T02/09 3361 688.916.000 0 6322 Giá vốn của hàng hoá 28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền vận chuyển thuốc lá xuất T02/09 vào GVHB 6322 0 973.151.168 ...... Tổng cộng 361.759.760.000 201.293.311.000 Phát sinh lũy kế: Nợ: 496.142.345.000 Có: 305.651.642.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: 190.490.703.000 Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá 3.2.1 Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu đặt ra như sau: - Thứ nhất: Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành và kiểm soát của nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế của nhà nước. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải hoàn toàn dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành của nhà nước. Có như vậy, kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vị doanh nghiệp mà còn của cả nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo đều phải được tuân thủ nghiêm ngặt. - Thứ hai: Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Việc hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá phải căn cứ và tuân thủ theo chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán. Song với nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp lại có những đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng. Việc nhà nước ban hành các chính sách, các quy định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, chủ động, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình. Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải đảm bảo sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo. - Thứ ba: Phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hoán nói riêng. Như chúng ta đã biết, kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói riêng và công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng phải đáp ứng được yêu cầu đối với thông tin là phải kịp thời, chính xác, phù hợp giúp việc ra quyết định đạt tối ưu. - Thứ tư: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả Mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, cùng với việc không ngừng tăng doanh thu, các doanh nghiệp cần phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm hạ thấp chi phí có thể được, trong đó có chi phí sử dụng trong công tác hạch toán kế toán, đây là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, mặc dù công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá đã khá hoàn thiện song vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần sửa chữa. Nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá, cá nhân em đã tìm hiểu sâu về hoạt động tại Công ty và có đưa ra một vài ý kiến đóng góp như sau: - Thứ nhất, về việc lập dự phòng cho vật tư hàng khuyến mại, Công ty có thể sử dụng Tài khoản 159- “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để xác định mức lập dự phòng vật tư hàng khuyến mại trong kỳ. Mức lập dự phòng và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng khuyến mại tồn kho có thể được xác định như sau: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn tại thời điểm lập báo cáo tài chính x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Vào cuối mỗi niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tính ở trên, kế toán định khoản: Nợ TK 632: Có TK 159: Cuối niên độ kế toán sau, nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước, kế toán tiến hành lập thêm dự phòng đúng bằng số chênh lệch. Ngược lại, nếu mức dự phòng cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng. Theo đó kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 159: Có TK 711: - Thứ hai, Vinataba là mặt hàng thuốc lá có sản lượng tiêu thụ rất lớn trên thị trường, nhất là tại những thị trường lớn như Hà Nội hay TP.Hồ Chí Minh,... Do đó, việc bình ổn giá cả, điều tiết giá bán trên thị trường là vấn đề vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sản lượng tiêu thụ cũng như uy tín của Công ty. Trước đây, việc phân phối thuốc lá Vinataba được tiến hành qua từng nhóm khách hàng, điều này tuy không thuận tiện đối với công tác kế toán thanh toán với khách hàng nhưng lại giúp Công ty dễ dàng nắm bắt được cung cầu trên thị trường, từ đó điều tiết lượng hàng bán ra cho các nhóm khách hàng, góp phần bình ổn giá cả thuốc lá bao trên thị trường. Thiết nghĩ, Công ty nên cân nhắc việc có tiếp tục thực hiện chính sách bán hàng cho từng nhóm khách hàng, hay sẽ có chính sách phối hợp cả hai phương pháp kể trên nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. - Thứ ba, về cách trình bày sổ Cái các Tài khoản đã được trình bày trong phần nhận xét về tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán. Để việc kiểm tra, đối chiếu các nghiệp vụ xảy ra giữa các sổ sách có thể được tiến hành một cách dễ dàng, thiết nghĩ Công ty Thương mại Thuốc lá nên thiết kế sổ Cái tuân thủ theo trật tự thời gian. Sổ Cái Tài khoản 156 nên được trình bày theo kết cấu như sau: Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 156- Hàng hóa Loại hàng hóa: Tất cả Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: 30.024.254.000 Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có 02/02/09 11B/01VĐ 02/02/09 Nhập Vinataba SG 151 588.093.000 0 02/02/09 0165584 02/02/09 Nhập mua Vinataba BS 3311 6,921,817 0 03/02/09 0025224 03/02/09 Nhập nước Vinawa 151 138.450.000 0 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 6322 0 414.150.000 03/02/09 0025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hoà Thu- Nước tinh khiết Vinawa 6322 0 6.562.000 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang đỏ- 0,75l 6321 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang trắng- 0,75 6321 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang Romantic 6321 1.944.000 0 ….. 28/02/09 0024865 28/02/09 Nhập Vinataba SG 151 125.358.000 0 .... 28/02/09 0004125 28/02/09 Nhập mua Vinataba TH 3311 40.512.800 0 ....... 28/02/09 012 28/02/09 Trích V/C NMBS T02/09 3354 16.293.200 0 28/02/09 013 28/02/09 Trích V/C NMTH T02/09 3354 27.336.400 0 ..... 28/02/09 014 28/02/09 Cấn trừ tiền V/C NMSG T02/09 3361 688.916.000 0 28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền vận chuyển thuốc lá xuất T02/09 vào GVHB 6322 0 973.151.168 ...... Tổng cộng 361.759.760.000 201.293.311.000 Phát sinh lũy kế: Nợ: 496.142.345.000 Có: 305.651.642.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: 190.490.703.000 Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng Như vậy, để tổ chức tốt công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá, Công ty phải kết hợp hài hoà, hợp lý giữa các biện pháp đã nêu ở trên để phù hợp với điều kiện thực tế và sẽ giúp Công ty có chiến lược kinh doanh đúng đắn, chủ động thích ứng được với môi trường đang đầy rẫy biến động, quyết định kịp thời khi cơ hội xuất hiện. KẾT LUẬN Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thương mại Thuốc lá, bản thân em đã hiểu hơn về vai trò quan trọng của công tác kế toán đối với sự vận hành của một đơn vị có tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Công tác kế toán càng phản ánh chính xác thực trạng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp càng giúp những nhà quản lý có cái nhìn tổng quát đúng đắn về tình hình tài chính cũng như mọi mặt hoạt động trong đơn vị. Để đạt được điều đó, không chỉ là sự cố gắng nỗ lực của bản thân một cá nhân nào đó, mà nó là kết quả tổng hợp của toàn bộ lao động thể chất và trí óc của tập thể công nhân viên. Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, sau một thời gian đi sâu vào tìm hiểu quá trình hoạt động tổ chức kinh doanh cũng như theo dõi quá trình vận hành của bộ máy kế toán, bước đầu đã được sử dụng những kiến thức cơ bản đã học ở trường đại học, tiến hành so sánh giữa thực tại hoạt động của đơn vị với những kiến thức đã học, bản thân em đã học được những bài học thực tế quý báu, làm nền tảng cơ bản cho công việc chuyên môn sau này. Em đã lựa chọn “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty Thương mại Thuốc lá” làm đề tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Do thời gian thực tế không nhiều, và do khả năng nhận biết còn bị hạn chế về mọi mặt, nên vẫn có những hạn chế trong Chuyên đề này. Em xin gửi tới Cô giáo Tiến sĩ Phạm Thị Thủy lời cám ơn chân thành vì sự hướng dẫn tận tình từ phía cô. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em cũng đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của chú Kế toán trưởng và toàn thể các anh chị trong phòng Tài chính- Kế toán, Chuyên đề này được hoàn thành là nhờ sự đóng góp hết sức quý báu từ phía các anh chị, cô chú. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 4 năm 2009! Sinh viên: Lê Thị Dung. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS.TS Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình Kế toán Tài chính doanh nghiệp. NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. 2. Bộ Tài chính. 2008. Báo cáo tài chính - chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ kế toán. Hà Nội. Nhà xuất bản Thống kê. 3. PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và các cộng sự. 2008. Giáo trình phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. 4. PGS.TS Lê Văn Tâm, TS. Ngô Kim Thanh. 2004. Giáo trình quản trị doanh nghiệp. Hà Nội. Nhà xuất bản Lao động- xã hội. 5. Bộ Tài chính. 2006. QĐ 15/2006/QĐ-BTC. 6. Bộ Tài chính. 2006. Chế độ Kế toán Doanh nghiệp . Nhà xuất bản Thống kê. 7. Công ty Thương mại Thuốc lá. Báo cáo tài chính năm 2006, 2007, 2008 và các chứng từ sổ sách liên quan.