Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Bán lẻ FPT

974 262.468.042.587 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 48.900.390.501 46.625.022.865 42.492.277.710 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 18.456.676.521 12.325.410.751 19.228.261.021 7. Chi phí tài chính 22 20.015.140.550 2.301.594.161 2.008.640.100 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 2.734.584.026 793.256.595 1.272.927.700 8. Chi phí bán hàng 24 23.565.816.822 25.190.034.042 25.865.422.513 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 11.153.480.765 10.503.548.193 9.651.160.303 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30=20+(21-22)-(24+25) 30 12.622.628.885 20.955.257.220 24.195.315.815 11. Thu nhập khác 31 6.359.954.946 501.817.738 378.885.510 12. Chi phí khác 32 241.739.681 3 0 13. Lợi nhuận khác (40=31-23) 40 6.118.215.265 501.817.735 378.885.510 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 18.740.844.150 21.457.074.955 24.574.201.325 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51-52) 60 16.691.829.498 18.949.472.756 21.417.846.567  Dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm vừa qua, ta thấy tình hình kinh doanh của công ty đang trong chiều hướng đi xuống. Thể hiện ở tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2008 giảm 25% so với năm 2006, và tổng lợi nhuận kế toán sau thuế giảm 23%. Mặc dù lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ có tăng, tuy nhiên mức tăng này không bù đắp được mức tăng của chi phí ( chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp), chứng tỏ công ty đang quản lý không tốt các khoản chi phí này. Bảng 1.4. Một số chỉ tiêu khái quát về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty TNHH Bán lẻ FPT STT TÀI SẢN Năm 2008 Năm 2007 Năm 2006 1 Tiền 7.666.720.198 12.473.664.613 9.288.532.527 1 Phải thu của khách hàng 1.583.685.545 8.624.045.312 20.523.055.569 2 Trả trước cho người bán 18.902.745.072 31.368.722.880 7.083.843.848 5 Các khoản phải thu khác 46.210.416.695 57.553.916.879 480.184.819 6 Dự phòng các khoản phải thu khó đòi (525.302.923) (253.208.714) 7. Hàng tồn kho 25.711.672.054 41.869.433.884 35.661.191.477 Hàng tồn kho 27.597.838.499 41.869.433.884 35.661.191.477 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (1.886.166.445) 0 8 Tài sản dài hạn 191.629.199.850 104.496.815.977 33.772.859.216 9 Tài sản cố định 121.380.964.193 35.976.759.521 15.717.615.790 10 Nợ ngắn hạn 52.496.109.543 56.404.497.677 42.913.639.453 Vay và nợ ngắn hạn 32.810.133.705 28.189.174.945 18.395.049.616 Phải trả cho người bán 13.120.359.244 14.490.816.455 9.801.436.088 Người mua trả tiền trước 2.520.267.500 2.720.415.764 962.725.199 11 Nợ dài hạn 50.593.185.895 19.224.918.082 8.568.212.844 12 Vốn chủ sở hữu 231.402.261.294 238.643.332.380 63.358.367.404  13 Tổng nguồn vốn 337.085.864.013 315.614.815.218 115.371.752.841 Nhìn vào bảng cân đối kế toán trên ta thấy nguồn vốn chủ sở hữu của công ty năm 2008 tăng 269,8% so với năm 2006. Mức tăng này là rất cao và chủ yếu tăng là do các chủ sở hữu góp thêm vốn, chứng tỏ khả năng độc lập về tài chính của công ty tăng. Hàng tồn kho giảm từ 41.869.433.884 xuống 25.711.672.054, trong khi doanh thu hàng tiêu thụ lại tăng chậm, thậm chí có xu hướng giảm. Đây là một dấu hiệu không tốt vì công ty đang trong tình trạng khan hiếm hàng, do đó có thể ảnh hưởng đến việc bán hàng, gây thiếu hàng. Tỷ lệ TSCĐ/ Tổng TS tăng từ 0,13 lên 0,39 do công ty đang đầu tư thêm trang thiết bị để mở rộng hoạt động kinh doanh và thay mới một số tài sản đã cũ sử dụng kém hiệu quả. Tỷ lệ nợ phải trả/ Tổng TS chiếm tỷ lệ lớn chứng tỏ công ty đang đi chiếm dụng vốn của công ty, tổ chức khác. Tuy nhiên phần lớn là các khoản nợ ngắn hạn, vì vậy công ty cần xem xét các chính sách nhằm thanh toán các khoản nợ này đúng hạn. Bảng 1.5. Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình tài chính của công ty Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1.Hệ số khả năng thanh toán tổng quát 2,24 4,17 3,27 2.Hệ số khả năng thanh toán tức thời 0,99 1,27 0,41 3.Tỷ suất sinh lời của VCSH 0,34 0,08 0,07 Như vậy khả năng thanh toán tổng quát của công ty tăng, đảm bảo không những theo lý thuyết mà còn theo thực tế. Tuy nhiên khả năng thanh toán tức thời của công ty năm 2008 lại ở mức thấp, do đó rất có khả năng công ty không đảm bảo được khả năng thanh toán tức thời đối với các khoản nợ, đặc biệt là các khoản nợ ngắn hạn, đến hạn. Ngoài ra tỷ suất sinh lời của VCSH lại có xu hướng giảm và ở mức rất thấp, đây là một dấu hiệu xấu, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty không được tốt. Vậy tình hình kinh doanh của công ty đang có chiều hướng giảm. PHẦN 2 : ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Bán lẻ FPT FRT là công ty bán lẻ có nhiều chi nhánh cửa hàng trên toàn quốc nên để thuận tiện cho việc quản lý hạch toán kế toán kịp thời công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đây cũng là mô hình đang được rất nhiều công ty áp dụng hiện nay. - Tập trung: tất cả số liệu được tập trung về phòng kế toán của công ty - Phân tán: ngoài những kế toán tại phòng kế toán còn có các kế toán tại các Shop thực hiện nghiệp vụ kế toán tại shop: bán hàng, quản lý công nợ, tiền, hàng Hình thức này phù hợp đặc điểm kinh doanh của Công ty vì chi nhánh của công ty có địa điểm xa công ty. Áp dụng hình thức kế toán này đảm bảo công tác kế toán đầy đủ kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Sơ đồ 1.6.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán bán hàng Báo cáo tài chính Kế toán bán hàng Kế toán bán hàng Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán phụ trách về mặt nhân sự, làm công tác kê toán và tham mưu cho giám đốc trong công tác tài chính của toàn công ty. Kế toán tổng hợp: Phụ trách phòng khi kế toán trưởng đi vắng. Chỉ đạo và hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ Theo dõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, tài sản cố định, tình hình tăng giảm tài sản cố định, phân bổ công cụ lao động xuất dùng trong kỳ. Theo dõi kế toán bán hàng ở các cửa hàng bán lẻ. Theo dõi tình hình trích nộp thuế. Kế toán thanh toán. Theo dõi đối chiếu các phiếu thu tiền mặt. Thu hồi tạm ứng cán bộ công nhân viên và thường xuyên đối chiếu công nợ. Mở sổ theo dõi quỹ và báo cáo đối chiếu sự biến động của quỹ tiền mặt hàng ngày, đưa các chứng từ gốc vào máy tính… phản ánh kịp thời theo từng đối tượng tài khoản thanh toán. Theo dõi tình hình công nợ, nợ vay ngân hàng, lập kế hoạch trả gốc và trả lãi đúng quy định. Kế toán tiền mặt. Là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi trên các phiếu thu phiếu chi của công ty. Thủ quỹ: là người có nhiệm vụ quản lý lượng tiền thực tế trong quỹ và trực tiếp thu chi tiền mặt tại công ty. Kế toán cửa hàng, trung tâm (10 người) 2.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1.Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán nói chung Công ty vận dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ áp dụng: Việt Nam đồng Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính giá hàng tồn kho: theo phương pháp nhập trước xuất trước. Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung Phương pháp trích khấu hao: Đường thẳng. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ORACLE E-BUSINESS SUITE của công ty Oracle. Đây là phần mềm bao gồm các ứng dụng kinh doanh được cấu hình, cài đặt sẵn và được thiết kế đặc biệt cho những công ty có qui mô từ 50 đến 300 nhân viên. Phần mềm này hỗ trợ qui trình hoạt động cơ bản hàng ngày của công ty như: dịch vụ quản lý quan hệ khách hàng (Oracle CRM Services), quản lý sản xuất từng phần (Oracle Discrete Manufacturing), quản lý kho (Oracle Inventory), quản lý đơn đặt hàng (Oracle Order Management)…Chương trình này sẽ giúp công ty triển khai công việc nhanh chóng, kiểm soát kinh doanh được nâng lên cấp độ cao hơn. Giải pháp EBS là một trong những giải pháp ERP đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam. Với hơn 50 khách hàng, giải pháp EBS đã chứng tỏ tính ưu việt và độ mềm dẻo thích nghi với môi trường doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt với mô hình các tập đoàn đa ngành, với nhiều đơn vị thành viên hạch toán độc lập. Oracle E-Business Suite bao gồm các phân hệ chính như sau: Sổ cái tổng hợp (General Ledger - GL): Cấu trúc tài khoản, Chứng từ, Báo cáo tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lí ngân sách... Kế toán phải thu (Accounts Receivable - AR): Quản lí khách hàng, Lập hoá đơn, Thu tiền, Hạch toán khoản thu, Lập báo cáo,... Kế toán phải trả (Accounts Payable - AP): Quản lí nhà cung cấp, Hoá đơn, Đối chiếu với đơn đặt hàng, Thanh toán, Kiểm soát thanh toán, Kiểm soát hạch toán, Hỗ trợ nhiều loại tiền... Quản lí dòng tiền (Cash Management - CM): Dự báo dòng tiền, Quản lí thông tin Ngân hàng, Đối chiếu với ngân hàng, Tra cứu và báo cáo... Quản lí mua sắm (Purchasing - PO): Quản lí nhà cung cấp, Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Nhận hàng, Phê duyệt chứng từ, Đối chiếu hoá đơn, Thanh toán... Quản lí bán hàng (Order Management - OM): Nhập, xử lí đơn đặt hàng, Thuế doanh thu/ thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại... Quản lí tài sản (Assets - FA): Tăng, giảm, điều chuyển tài sản, Khấu hao... Quản lí kho hàng (Inventory - INV): Cấu trúc kho hàng, Khai báo hàng hoá, Dự báo và bổ sung hàng, Dự trữ nguyên vật liệu, Các giao dịch xuất nhập kho, Phân tích ABC và kiểm kê định kì, Tra cứu và lập báo cáo, Giá trị hàng tồn kho, Tích hợp tài chính... Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần việc đơn giản. Tuy nhiên việc này cũng có một số hạn chế nhất định vì nó phụ thuộc vào kỹ thuật của người lập trình phần mềm. 2.2.2. Tổ chức sử dụng tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, công ty đã mở các tài khoản chi tiết như: các tài khoản về hàng hóa, doanh thu, giá vốn, xác định kết quả theo từng lĩnh vực. Tài khoản về hàng hóa TK 156 được chi tiết thành các TK cấp 2 sau : TK 1561 : Hàng hóa TK 1569 : Hàng hóa- TKTG- nhận hàng hóa- PO- INV Các tài khoản về chi phí : TK 641 : được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6411: Nhân viên- Lương TK 6412: Nhân viên- Thưởng TK 6413: Nhân viên – BHXH TK 6414 : Chi phí bảo hiểm thất nghiệp TK 6415 : Tiếp thị- khuyến mại TK 6419 : Kết chuyển chi phí bán hàng….. 2.2.3. Tổ chức vận dụng chứng từ và sổ sách kế toán - Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan và chứng từ kế toán. Công ty sử dụng chứng từ theo đúng quy định của Luật Kế toán, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác. Các chứng từ sử dụng bao gồm : Chứng từ liên quan đến hoạt động mua hàng gồm : + Hóa đơn mua hàng + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm kê + Giấy đề nghị tạm ứng Chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng : + Hóa đơn bán hàng + Phiếu xuất kho + Hóa đơn thuế hóa trị gia tăng + Hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… + Bảng kê hàng hoá bán ra Ngoài ra công ty sử dụng một số chứng từ khác như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có…. Kế toán viên lập các chứng từ thuộc phần hành của mình để làm căn cứ ghi sổ sau đó các chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và quản lý. Việc xử lý chứng từ trên máy được thực hiện theo các bước sau : Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ Trong quá trình tổ chức cần phân biệt 2 loại: chứng từ được nhập trước khi nhập dữ liệu vào máy và chứng từ lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy để tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ. Bước 2: Tổ chức xử lý chứng từ Tổ chức phân loại chứng từ sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để thuận tiện cho việc xử lý. Đối với các chứng từ được lập trước khi nhập dữ liệu vào máy thì việc xử lý gồm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố, tính chính xác của các con số… Đối với các chứng từ được lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy thì cũng phải thực hiện những việc xử lý tương tự như trên và nếu có sự cố thì cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin vào số liệu đã nhập. Bước 3: Căn cứ chứng từ đó để xử lý dữ liệu để nhập vào máy. Việc nhập dữ liệu này có thể do một số kế toán viên cùng tiến hành nhập liệu. Bước 4: Máy tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chương trình đã định để có được các tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính. - Hệ thống sổ sách Kế toán tại công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, ghi sổ bằng máy. Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt: sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ chứng từ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các sổ tổng hợp, sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập vào trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục phap lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán các chứng từ gốc xử lý chứng từ Nhập dữ liệu: + Ctừ đó được xử lý. + Bút toán k/c, điều chỉnh + các bút toán điều chỉnh Máy thực hiện + Lên sổ sách + Lập :bảng biểu, BCTC In các thông tin theo yêu cầu Hằng ngày, từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tập hợp và ghi sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối số phát sinh, cuối tháng lên báo cáo tài chính. 2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán   Báo cáo tài chính của xí nghiệp gồm 4 báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán                            Mẫu số B 01-DN     - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh       Mẫu số B 02 - DN     - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ                         Mẫu số B 03-DN     - Thuyết minh báo cáo tài chính            Mẫu số B 09-DN Kế toán tổng hợp lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất phục vụ cho việc ra quyết định. Việc lập báo cáo tài chính yêu cầu phải trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong một năm tài chính, là căn cứ quan trọng cho việc ra các quyết định kinh doanh của công ty, quyết định của nhà đầu tư đồng thời cũng cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Ban giám đốc sử dụng báo cáo tài chính cho công tác quản trị nội bộ, lấy đó là căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của năm trước và đề ra chiến lược phát triển, các kế hoạch cho năm sau. Nhà đâu tư cần xem xét phân tích báo cáo tài chính trước khi đưa ra quyết định đầu tư vào công ty. Thời hạn để công ty nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế là 97 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Ngoài ra công ty còn gửi báo cáo tài chính tơi một số đơn vị khác như sở tài chính Hà Nội, cục thống kế hay ngân hàng. Đối với các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán, báo cáo tài chính phải được công khai trên thị trường chứng khoán. PHẦN 3 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 3.1. Kế toán quá trình mua hàng 3.1.1. Phương thức mua hàng Hàng hoá được mua vào dưới hình thức mua lẻ, được thực hiện theo nhiều hình thức: đặt hàng qua mail cho PM (có thể gọi điện thoại trước), đặt hàng trực tiếp với nhà phân phối, mua trực tiếp từ nhà phân phối. Quy trình mua hàng được thực hiện qua các bước như sau: Xác định nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch mua hàng Xem xét và phê duyệt kế hoach mua hàng Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà phân phối Ký kết hợp đồng Đặt hàng Nhận và kiểm tra hàng hoá Thanh toán đơn hàng Số tiền hàng mua được thanh toán trên cơ sở hoá đơn và hợp đồng ký kết bằng cách : trả chậm, trả trước ( tạm ứng, đặt cọc… ), trả ngay hoặc bù trừ. Mỗi một phương thức mua hàng đều liên quan tới những thoả thuận về địa điểm, cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanh toán chi trả tiền hàng cũng như các chi phí khác liên quan. Do hàng hoá đều là mua ngoài, vì vậy giá nhập kho là giá thực tế của hàng hoá mua vào: Giá trị hàng mua vào = Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa bao gồm VAT) + CP thu mua - Chiết khấu TM, giảm giá hàng bán Các chi phí mua hàng phát sinh được tính vào giá của hàng hoá nhưng hạch toán riêng. Cuối kỳ, chi phí thu mua được phân bổ cho hàng tiêu dùng Chi phí thu mua phân Chi phí thu mua Đk + phát sinh trong kỳ Trị giá = x hàng bổ cho hàng tiêu dùng Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng xuất tthụ xuất tiêu thụ tồn cuối kỳ 3.1.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 1561: Hàng hoá : dùng để phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiện có hàng hoá theo giá thực tế. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau : TK 1561: Hàng hoá TK 1562 : Hàng hoá- TKTG- chuyển kho nội bộ TK 1563 : Hàng hoá- TKTG- chênh lệch giá kho TK 1569 : Hàng hoá- TKTG- nhận hàng hoá- PO- INV TK 1562 : phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong giai đoạn mua hàng như chi phí vận chuyển từ nơi mua đến công ty, chi phí bảo quản, hao hụt định mức khi mua, chi phí thu mua khác….. 3.1.3. Kế toán chi tiết mua hàng Các chứng từ sử dụng trong kế toán mua hàng gồm : Giấy đề nghị nhập mua hàng Hoá đơn mua hàng Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê hàng hoá Dựa trên báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng thị trường, PM lập kế hoạch mua hàng (cả đối với những hãng cũ và mới). Giám đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng. Sau khi được tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Khi mua hàng kế toán nhận hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để làm cơ sở nhập số liệu vào máy về số hàng nhập kho. Ví dụ : Ngày 4/5/2009, công ty nhận một nghiệp vụ mua hàng. Việc nhập đơn hàng vào máy được thực hiện như sau : Đường dẫn: Purchasing -> Purchase Orders ->Purchase Orders Nhập thông tin chung : PO,Rev = 006659- 040509 Supplier[Select] = Công ty TNHH Phân phối FPT Site[Select]= PT NOI BO Ship-To[Select] = FRT HN Bill-To[Select] = FRT HN Currency :VNĐ (mặc định) Nhập thông tin chi tiết Item[Select] Type= Goods Quantity ( số lượng ) Price ( giá ) Save Để theo dõi hàng hoá : Đường dẫn : Chọn GL Report à GL 0201 à sổ chi tiết TK à TK 156 Biểu số 1.8 Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT Tài khoản : 1561 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ giá Diễn giải Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.S ố dư đ ầu k ỳ 2. S ố ph át sinh 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18704343 18704343 VND 1 0 0 7.241.055 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18701578 18701578 VND 1 0 0 6.272.730 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18628386 18628386 VND 1 Chuyển kho 45TH >> 5 Đào Duy Anh 0 0 0 0 …. ….. ….. 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668705 18668705 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667892 18667892 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12858 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668706 18668706 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 16.599.440 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667923 18667923 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12848 - 45TH 0 0 0 14.427.510 3. C ộng ph át sinh 8.411.189.990 9.044.564.768 Tháng 3 n ăm 2008 3.2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 3.2.1. Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty Công ty bán hàng dưới 2 hình thức : bán hàng tại Store và bán hàng liên Store. Bán hàng tại Store là hình thức bán hàng trực tiếp ngay tại cửa hàng ( Shop ). Nhân viên bán hàng Giới thiệu khách hàng về thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mại (nếu có). Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm. Nhân viên bán hàng xác nhận thông tin giao dịch với khách hàng. Nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán. Bán hàng liên Store : Trường hợp khách hàng mua hàng ở TP/Tỉnh này nhưng muốn giao hàng (tặng) cho một người khác ở TP/Tỉnh khác. Nhân viên bán hàng (bên bán) sẽ xác định nhu cầu khách hàng về sản phẩm, thông tin người nhận hàng (Tên, địa chỉ, Tel…) và kiểm tra khả năng đáp ứng tại nơi giao hàng (Sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng). Sau đó, nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán, phát hành hóa đơn cho người mua hàng hoặc phát hành hóa đơn cho người nhận hàng nếu người mua có yêu cầu (trường hợp này nơi giao hàng phát hành hóa đơn). Quy trình bán một loại hàng hóa của công ty trải qua các bước cơ bản sau đây: - Thoả thuận với khách hàng về giá cả, phương thức bán hàng và thực hiện lập, ký kết các văn bản cần thiết. - Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa. - Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho. - Kế toán bán hàng thực hiện xác nhận đơn hàng - Kế toán phải thu kiểm tra và xử lý hạn mức tín dụng cho khách hàng đó. - Đơn hàng được xác nhận và không bị treo bởi hạn mức tín dụng. Việc thanh toán với người mua về hàng hoá bán ra được thực hiện dưới nhiều phương thức : Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua, do khối lượng hàng gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng hoặc chất lượng và quy cách. 3.2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán quá trình bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra TK 632 : Giá vốn hàng bán Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 337, TK 156, TK 157… 3.2.3. Kế toán chi tiết bán hàng Các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng gồm : Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê hàng hoá bán ra Phiếu xuất kho Giấy đề nghị xuất hàng Đầu ra của quá trình bán hàng là hóa đơn GTGT, được thực hiện bởi kế toán bán hàng. Ví dụ : Ngày 29 tháng 12 năm 2008 công ty có nghiệp vụ bán hàng tại showroom của công ty, quy trình bán hàng được thực hiên như sau : Nhân viên bán hàng đón tiếp khách hàng và giới thiệu 1 số các chủng loại của mặt hàng khách hàng đó muốn mua, giới thiệu giá cả sau đó thống nhất về giá cả sản phẩm cho khách Ký kết các văn bản cần thiết, đầu ra của quá trình này là hợp đồng bán hàng và các chứng từ khác (nếu có) Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa, sau đó thông tin về khách hang sẽ được tự động lưu trên hệ thống. Nhập các thông tin cần thiết như: ngày đặt hàng, tên khách hàng, phương thức thanh toán, bảng giá mặt hàng... Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho Nhân viên bán hàng thực hiện ghi nhận đơn hàng sau đó chuyển sang kế toán bán hàng Kế toán bán hàng thực hiện các công việc sau: Ghi nhận đơn hàng do nhân viên bán hàng đem tới, các thủ tục như sau: Đường dẫn: Orders, Returns> Sales order [Tab] Main Customer(khách hàng), khách lẻ Laptop 45 Thái Hà, sau đó hệ thống sẽ tự cập nhật : Order type ( kiểu bán hàng ) - Price List( bảng giá) - Salesperson ( người bán ) - Currency (đơn vị tiền tệ, mặc định VND) [Tab] Additional information Nhập các thông tin về khách hàng và hóa đơn bán hàng : [Tab] Others Payment Terms( phương thức thanh toán), 0 (trả tiền ngay) Ware House ( kho hàng đơn vị) 941 Save đơn hàng Sau đó đơn hàng sẽ được tự động ghi nhận trên hệ thống Sau đó chọn tab Line Items để nhập thông tin cho các dòng đơn hàng Sau đó chọn tab Line Items để nhập thông tin cho các dòng đơn hàng [Tab] Main Ordered Item : Notebook HP Compaq CQ40- 108TU Core Duo T3200 HP IDA 07 carrying case- GH694PA Tax Code : “VAT-5%” ( Bắt buộc phải có ) Sau khi nhập thông tin về hàng hoá, người nhập sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn kho trên Subinventory [Button] Sub Availability Trong đó: On Hand Qty: Số lượng hàng hoá thực tế còn trong kho. Qty Reservable : Số lượng hàng hoá có thể bán được. Nếu lượng hàng trong kho vẫn đủ để bán, tiếp tục nhập thông tin còn lại của đơn hàng [Tab] Pricing Price List :(Bắt buộc phải có) Bảng giá FRT HN-VND Payment Terms : “Trả ngay” ( Bắt buộc phải có ) [Tab] Shipping Ware House 941( thông tin về kho hàng - Bắt buộc phải có) Subinventory:) (Có thể nhập tại màn hình Sales Order hoặc nhập khi giữ hàng) 0114300000– kho hàng bán 45 Thái Hà. Sau đó, thực hiện thao tác chọn vị trí kho hàng và in hóa đơn [Tab] Order Information [Button] Acction Chọn Reservation Sub Inventory: 0114300000 Locator : 941 Reservation Qty: [Button] Print : Để in hóa đơn * Bán Hàng trực tuyến trên qua trang Web của công ty - Khách hàng truy cập vào trang web có địa chỉ : tham khảo về mặt hàng và giá cả của sản phẩm cần mua. - Khách hàng xem tên sản phẩm cần mua sau đó click vào sản phẩm trên màn hình để xem đầy đủ tính năng và giá cả cũng như khuyến mại cho sản phẩm đó hoặc có thể dùng tính năng tìm kiếm để tìm nhanh sản phẩm mình cần mua chính xác. - Nếu khách hàng quyết định mua sản phẩm đó thì sẽ click vào phần “ mua ngay ” sản phẩm đó trên trang web, bên cạnh cửa sổ màn hình đang có hình ảnh về sản phẩm. - Mặc cả trực tuyến với các tư vấn viên ( nhân viên bán hàng online ) của công ty qua cửa sổ chat tại trang web. - Sau khi quyết định mua hàng khách hàng chọn mục mua hàng thì sẽ có phần đăng ký nhanh để đăng nhập thành viên của trang web tạo điều kiện để cho các tư vấn viên kiểm tra thông tin về khách hàng làm căn cứ xuất hóa đơn. Sau khi hóa đơn được xác nhận thì tư vấn viên xuất hóa đơn và sử dụng dịch vụ chuyển phát giao hàng đến tận nơi cho khách hàng. Bên vận chuyển sẽ giao hàng, nhận tiền và giữ 2 liên còn lại của hóa đơn sẽ chuyển về cho kế toán của công ty. - Công việc nhập hóa đơn vào hệ thống sẽ do kế toán trực tiếp tại công ty thực hiện lập phiếu thu. Kết thúc quy trình bán hàng Hoá đơn GTGT ở công ty được lập thành 3 liên theo đúng chế độ kế toán Liên1 : Lưu tại quyển gốc Liên 2: Khách hàng giữ (Hoá đơn đỏ) Liên 3: Thủ kho giữ, cuối tháng chuyển cho phòng kế toán. Để xem sổ chi tiết bán hàng cho từng loại sản phẩm.Ví dụ : Notebook HP Compaq CQ40. Kế toán vào đường dẫn Chọn Sale Report à Sale 0801-Sale by invoice à Notebook HP Compaq CQ40 Biểu số 1.9. (Trích) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tháng 12/2008 Hàng hoá: Notebook HP Compaq CQ40 Chứng từ Nội dung Số lượng Số tiền Trong đó Số Ngày Doanh số Thuế GTGT Tiền vốn phí Dư tháng 11 sang: Tháng 12/2008 0012526 05/12 CT cổ phần thương mại tin học Phương Nam 1 bộ 10,190,476 509,524 9,018,075 0012953 29/12 CT cổ phần thương mại tin học Phương Nam 1 bộ 10,190,476 509,524 9,018,075 ………. …… …………………. …… …… …… …… Cộng phát sinh: 61,142,856 3,057,143 54,108,405 Dư cuối kỳ: Khi nhận được đầy đủ những chứng từ đảm bảo số hàng đã được bán, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, sau khi kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào Sổ bán hàng, kế toán phải phản ánh giá vốn hàng bán.Do đó kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi vào cột Tiền vốn của lô hàng đã bán đó vào Sổ bán hàng cũng như vào cột xuất của Thẻ kho kế toán. Để theo dõi giá vốn của mặt hàng: Đường dẫn : Chọn GL Report à GL 0201 à sổ chi tiết TK à TK 632 Biểu số 1.10. Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN TK 632- Giá vốn hàng bán Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ giá Diễn giải Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33849153 33849153 VND 1 Xuat hang gui ban VTC 0 0 6.381.818 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33849278 33849278 VND 1 Xuat hang gui ban VTC 0 0 5.544.205 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33849154 33849154 VND 1 Xuat hang gui ban VTC 0 0 5.181.818 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33849281 33849281 VND 1 Xuat hang gui ban VTC 0 0 4.805.628 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33870997 33870997 VND 1 Xuất hàng theo SO số 26682 - FRT HN: Máy in 1006 >> Cty CP Bền 0 0 1.927.810 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 1/12/08 25/12/08 32903009 32903009 VND 1 Xuất hàng thanh lý theo biên bản 28/11/08 0 0 136.365 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 1/12/08 25/12/08 32903010 32903010 VND 1 Xuất hàng thanh lý theo biên bản 28/12/08 0 0 45.455 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 1/12/08 25/12/08 32903008 32903008 VND 1 Xuất hàng thanh lý theo biên bản 28/11/08 0 0 45.455 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 1/12/08 25/12/08 32903007 32903007 VND 1 Xuất hàng thanh lý theo biên bản 28/11/08 0 0 45.454 0 ……………... cộng số phát sinh 7.018.050.650 7.018.050.650 Số dư cuối kỳ Tháng 12 năm 2008 3.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ 3.3.1. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Chi bán hàng của công ty chủ yếu bao gồm : Lương nhân viên bán hàng, thưởng nhân viên bán hàng, các khoản trích theo lương ( BHXH, BHYT, KPCĐ ), chi phí bảo hiểm thất nghiệp, chi phí vận chuyển, tiếp thị và khuyến mại. Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng. Chứng từ ban đầu: Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng kê chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ,. . . Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641- chi phí bán hàng. Tuy nhiên, hiện nay công ty chỉ sử dụng tài khoản chi tiết cấp 2 : TK 6411- chi phí nhân viên bán hàng. Tài khoản này được mở thành các tài khoản cấp 3 như sau: TK 64111: Nhân viên- lương TK 64112 : Nhân viên- thưởng TK 64113 : Nhân viên- BHXH TK 64114 : Nhân viên- BHYT TK 64115 : Nhân viên – công đoàn TK 64115 : Chi phí bảo hiểm thất nghiệp TK 64116 : Chi phí vận chuyển TK 64117: Tiếp thị, khuyến mại TK 64119 : Kết chuyển chi phí bán hàng Ví dụ : trong tháng 12/2008 có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng là cước vận chuyển Tín thành.Kế toán viết phiếu chi để thanh toán.Quy trình như sau: Đầu ra Cuối tháng, kế toán chi phí tổng hợp theo quy trình Vào địa chỉ Chọn Expense Report àChọn thời điểm From Date : 01/12/2008 To Date: 31/12/2008 View Report Căn cứ vào đó, kế toán lập phiếu kế toán xác định chi phí bán hàng, kết chuyển sang tài khoản 911.Quy trình Payments àActions à View à Phiếu kế toán Cuối tháng, kế toán tổng hợp các khoản chi phí bán hàng trong kỳ GL Report à GL 0201 à sổ chi ti ết TK à TK 641 Biểu số 1.11. Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG – Lương nhân viên Tháng 12 năm 2008 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ giá Diễn giải Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 7/1/09 31/12/08 1611910 526373 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - STORE - HN3 0 0 0 270,172,588 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 31/12/08 31/12/08 9208 VND 1 45TH: Lương mềm 2008 – CK 0 0 154,025,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 2/1/09 31/12/08 1544249 519615 VND 1 Truy thu lương LM 45TH T12/08 0 0 0 -3,468,638 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 2/1/09 31/12/08 1544249 519615 VND 1 Truy thu lương LM 45TH T12/08 0 0 -3,468,638 0 …. ……. …….. 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 2/1/09 31/12/08 1543852 519396 VND 1 45TH: Truy thu lương T12/08 của AnhDTL 0 0 -936,774 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 31/12/08 31/12/08 9208 VND 1 Estore: Lương mềm 2008 – CK 0 0 97,284,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 27/12/08 27/12/08 9118 VND 1 Estore: Thưởng tết âm lịch 2009 0 0 9,850,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 19/12/08 19/12/08 9090 VND 1 ESTORE : Luong CK T12/2008 0 0 19,700,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 7/1/09 31/12/08 1598623 525307 VND 1 FSC: Điều chỉnh sai ĐK TK lương tháng 13/08 0 0 -6,000,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 27/12/08 27/12/08 9118 VND 1 FSC: Thưởng tết âm lịch 2009 0 0 6,000,000 0 3. Cộng phát sinh 397.006.558 397.006.558 4. Số dư cuối kỳ Biểu số 1.12. Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG- Nhân viên- BHYT Tháng 12 năm 2008 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ giá Diễn giải Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh 6411010500 15,614,000 15,614,000 8/1/09 31/12/08 1628235 527130 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - STORE - HN3 0 0 2,141,000 0 6411010500 15,614,000 15,614,000 8/1/09 31/12/08 1628456 527197 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - STORE - HN3 0 0 0 -2,141,000 6411010500 15,614,000 15,614,000 8/1/09 31/12/08 1628456 527197 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - STORE - HN3 0 0 -2,141,000 0 6411010500 15,614,000 15,614,000 3/1/09 31/12/08 1548017 521027 VND 1 Điều chỉnh giảm BHYT do trích thừa 2008 0 0 0 -2,467,000 6411010500 15,614,000 15,614,000 3/1/09 31/12/08 1548017 521027 VND 1 Điều chỉnh giảm BHYT do trích thừa 2008 0 0 -2,467,000 0 6411010500 15,614,000 15,614,000 31/12/08 31/12/08 9276 VND 1 Điều chỉnh giảm do trích thừa BHYT 2008 0 0 0 2,467,000 6411010500 15,614,000 15,614,000 19/12/08 19/12/08 9098 VND 1 STORE-45 : Trich BHYT CK T12/2008 0 0 326,000 0 6411010500 15,614,000 15,614,000 7/1/09 31/12/08 1611914 526373 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - E-STORE. 0 0 0 116,000 6411010500 15,614,000 15,614,000 19/12/08 19/12/08 9098 VND 1 ESTORE : Trich BHYT CK T12/2008 0 0 116,000 0 3. Cộng số phát sinh -2.025.000 -2.025.000 4. Số dư cuối kỳ 3.3.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm : tiền điện thoại- fax- nhắn tin, tiền thuê nhà, tiền điện- nước, chi phí hành chính…… Để kế toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng chứng từ bao gồm: Phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng, Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương, Bảng khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan. Để tập hợp các khoản chi phí này, kế toán sử dụng tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, công ty chỉ sử dụng tài khoản cấp 2 TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý và được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau: TK 64211 : Chi phí quản lý- điện thoại- fax- nhắn tin TK 64212 : Chi phí quản lý- đường truyền- kết nối TK 64213 : Thuê nhà TK 64214 : Điện nước TK 64215 : Chi phí hành chính Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2008 có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản mua nước uống Laska. Kế toán viết phiếu chi để ghi nhận. Số liệu tập hợp về chi phí quản lý doanh nghiệp theo tiểu khoản 642 như sau: Đường dẫn : Chọn Expense Report àChọn thời điểm From Date : 01/12/2008 To Date: 31/12/2008 View Report Căn cứ vào đó, kế toán lập phiếu kế toán xác định chi phí quản lý doanh nghiệp, kết chuyển sang tài khoản 911.Quy trình Payments àActions à View à Phiếu kế toán Cuối tháng, kế toán tổng hợp các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ GL Report à GL 0201 à sổ chi ti ết TK à TK 642 Biểu số 1.13 Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP- Lương nhân viên Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ giá Diễn giải Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 7/1/09 31/12/08 1612508 526377 VND 1 K/c CPQL-Nhân viên - FHO 0 0 0 578,445,201 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 1541359 517592 VND 1 Hoàn trích lương mềm quý 1/2008 0 0 -228,427,999 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 9224 VND 1 FHO: Lương mềm 2008 bổ sung 0 0 30,000,000 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 9208 VND 1 FHO: Lương mềm 2008 - CK 0 0 59,481,000 0 ……. …… ….. ….. …… ….. ….. 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 1/1/09 31/12/08 1542654 518510 VND 1 FHO: DC giảm khoản trợ cấp Thai sản Q4/2008 0 0 0 -17,323,200 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 7/1/09 31/12/08 1612526 526377 VND 1 K/c CPQL-Nhân viên - FAD 0 0 0 284,400,000 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 9205 VND 1 Lương mềm 2008 - TM TưởngTK 0 0 4,800,000 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 9203 VND 1 FAD: Lương mềm 2008 - TM - ThảoDP 0 0 12,000,000 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 27/12/08 27/12/08 9118 VND 1 FAD: Thưởng tết âm lịch 2009 0 0 12,040,000 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 19/12/08 19/12/08 9090 VND 1 FAD : Luong CK T12/2008 0 0 24,080,000 0 ……. ……… ………. ………. ………. ………. …………. …….. 3.Cộng phát sinh …. …. 298..156..321 298..156..321 4. Số dư cuối kỳ Tháng 12 năm 2008 3.3.3. Hạch toán xác định kết quả Sau một kỳ hạch toán, kế toán tiến hành xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Để hạch toán xác định kết quả, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 711 : Thu khác TK 811 : Chi khác TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh TK 421 : Lợi nhuận chưa phân phối Cuối kỳ, kế toán đặt lệnh yêu cầu máy tính thực hiện bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh, in sổ chi tiết tài khoản 911. Kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu bán hàng Quy trình thực hiện như sau: Chạy công thức kết chuyển đã được định nghĩa để tạo bút toán : GL> Journals> Generate> Allocation Chọn công thức từ danh sách tạo sẵn Ví dụ kết chuyển doanh thu bán hàng trong kỳ Nợ TK 511 9,275,603,810 Có TK 911 9,275,603,810 Tương tự thực hiện kết chuyển các khoản doanh thu tài chính, chi phí tài chính, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Căn cứ các số liệu tập hợp được, kế toán lập chi tiết TK 911.Quy trình như sau: GL REPORT à GL 0201 àSổ chi tiết TK à TK 911 Biểu số 1.14. Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 911- Xác định kết quả Tháng 12 năm 2008 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ giá Diễn giải Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1. Số dư đầu kỳ. 2. Số phát sinh 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1612595 526377 VND 1 K/c CPQL: Đồ dùng văn phòng - FHO 0 0 351.905 0 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1612508 526377 VND 1 K/c CPQL-Nhân viên - FHO 0 0 700.027.201 0 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1612134 526373 VND 1 K/c CPBH:Tiếp thị-khuyến mại - FHO 0 0 108.523.227 0 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1611829 526373 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - FHO 0 0 1.500.000 0 …. ….. …. ….. 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 8/1/09 31/12/08 1628538 527205 VND 1 K/c Lãi kinh doanh - E-STORE. 0 0 235.194.794 0 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 8/1/09 31/12/08 1628482 527202 VND 1 K/c Doanh thu bán hàng - E-STORE. 0 0 0 121.113.472 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1613208 526382 VND 1 K/c Thu nhập khác - E-STORE. 0 0 0 410.565.296 3.Cộng số phát sinh 9,351,254,034 9,351,254,034 PHẦN 4 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT 4.1. Đánh giá về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty Ưu điểm : Với quy mô hoạt động kinh doanh lớn, lại nhiều chi nhánh ở các tỉnh khác nhau nên hoạt động kế toán trong công ty có khối lượng công việc và ngiệp vụ nhiều. Vì vậy công tác kế toán đòi hỏi phải có sự quản lý và cập nhật thông tin, số liệu kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy Oracle, cùng đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao về chuyên môn, am hiểu về các chuẩn mực kế toán, chương trình kế toán máy giúp cho việc tiếp cận thông tin kế toán được dễ dàng, cập nhật số liệu kịp thời, nhanh chóng. Sổ sách kế toán được ghi chép rõ ràng, sạch sẽ. Các tài liệu kế toán được bảo quản cẩn thận theo luật định. Phòng kế toán đã cung cấp các thông tin kế toán phản ánh trung thực và hợp lý tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, giúp cho ban Giám đốc đưa ra các quyết định quản trị, giúp cấp trên nắm được tình hình sử dụng vốn nhà nước. Đối với công tác tổ chức hạch toán ban đầu + Các chứng từ được kiểm tra giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ ,chi nhánh, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ. Đối với công tác hạch toán tổng hợp + Việc mở các tài khoản chi tiết theo chi nhánh, theo mặt hàng giúp thuận tiện hơn trong quá trình ghi chép, tránh chồng chéo, theo dõi dễ dàng. + Thực hiện kế toán hang tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý, do công ty kinh doanh đa dạng nhiều loại mặt hàng. + Công ty chọn hình thức nhật ký chung làm hình thức ghi sổ là hợp lý vì hình thức này vừa đơn giản, thuận tiện cho công ty khi sử dụng kế toán máy. Nhược điểm : - Hàng tồn kho là một khoản mục quan trọng đối với công ty, đặc biệt do đặc điểm của công ty kinh doanh những mặt hàng điện tử, công nghệ cao- là những hàng hóa có giá cả biến động thường xuyên trên thị trường, nhanh lỗi thời do tốc độ phát triển mạnh mẽ của Khoa học- công nghệ hiện nay. Tính từ đầu năm 2008 đến cuối năm 2008, giá mặt hàng điện thoại trung bình giảm 8%. Vì thế trong số mặt hàng đang lưu kho tại công ty luôn có những mặt hàng bị giảm giá. Trong khi đó, hầu như các năm công ty lại không hề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. - Sổ chi tiết áp dụng tại công ty chưa hợp lý về kết cấu : chưa phản ánh được số dư đầu kỳ cũng như số dư cuối kỳ, mà chỉ phản ánh được số phát sinh trong kỳ. - Sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng cụ thể tuy nhiên công ty lại không có sổ chi tiết tổng hợp của tài khoản đó như có sổ chi tiết chi phí bán hàng- lương nhân viên, sổ chi tiết chi phí bán hàng- nhân viên BHXH,…. Nhưng lại không có sổ chi tiết TK 642, nên không thể hiện được tổng quát về chi phí bán hàng chung của toàn công ty. - Công ty không thực hiện lập sổ cái mà sử dụng hệ thống Trial Balance. Mặc dù Trial Balance cũng phản ánh được số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ, tuy nhiên lại không phản ánh được nội dung cũng như bản chất của các nghiệp vụ ( tài khoản đối ứng, nội dung các nghiệp vụ….. ).Ngoài ra không thể hiện được chi tiết của từng tài khoản. Do đó hạn chế trong việc cung cấp thông tin. - Một số chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi vẫn sử dụng theo mẫu cũ ( theo quyết định số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính ). 4.2. Phương hướng hoàn thiện 4.1.1. Hoàn thiện công tác trích lập dự phòng Theo nguyên tắc thận trọng, kế toán phải lập dự phòng đối với hàng hoá tồn kho. Cuối niên độ kế toán, kế toán so sánh giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán với giá thị trường. Nếu giá thị trường nhỏ hơn thì tiến hành lập dự phòng giảm giá theo số chênh lệch. Mức dự phòng giảm số lượng hàng = x (giá trị trên sổ - giá trên thị trường) Giá hàng tồn kho hoá tồn kho Chỉ được lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với những hàng tồn kho thực và hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của công ty có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Lập bảng kê dưk phòng giảm giá hàng tồn kho làm căn cứ ghi sổ kế toán. Dự phòng giảm gái hàng tồn kho được hạch toán vào TK 632 Nợ TK 632 Có TK 159 Khi dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập không xảy ra được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán : Nợ TK 159 Có TK 632 4.2.2. Hoàn thiện công tác ghi sổ kế toán - Đối với sổ chi tiết : Công ty cần thực hiện theo đúng mẫu của Bộ tài chính theo quyết định số 15/2006- BTC ban hành năm 2006 để thể hiện được số dư đầu kỳ cũng như số dư cuối kỳ, thuận tiện cho việc theo dõi. Sổ chi tiết Tài khoản : Tháng… năm STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH N/ tháng Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh ,,,,,,,,,, 3. Cộng phát sinh 4. Số dư cuối kỳ Đồng thời công ty cũng cần mở sổ chi tiết của tài khoản cấp 1 để phản ánh tổng quát về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản đó. Đối với sổ tổng hợp : công ty cần thực hiện lập sổ cái các tài khoản theo đúng quy định. Công ty nên sửa lại mẫu một số chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi cho phù hợp với QĐ 15. Ví dụ với phiếu chi số 1523 ngày 13/12/2008 về khoản chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng.Với mẫu biểu mới theo QĐ 15 như sau : Mẫu số 01-TT(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị:công ty TNHH bán lẻ FPT Địa chỉ:số 5 Đào Duy Anh - Đống Đa – Hà Nội PHIẾU CHI Quyển số: .............................. Số: .....1523......................... Ngày..13... tháng...12.. năm 2008. Nợ: .....642......................... Có: .....111....................... Họ tên người nhận tiền: ....... Trần Quang Bình.................................................................................... Địa chỉ: ........... Cty Tropical ware Corporation............................................................................................. Lý do chi:... Mua nước uống Laska .......................................................................................................................... Số tiền: ............. 1,892,000...................................................................................................................................................... (Viết bằng chữ)..Một triệu tám trăm chín mươi hai nghìn đồng chẵn...................................................................... Kèm theo: ......................................................................................................................... chứng từ gốc. Giám đốc(Ký, đóng dấu) Kế toán trưởng(Ký, đóng dấu) Người nộp tiền(Ký, đóng dấu) Người lập phiếu(Ký, họ tên) Thủ quỹ(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): ................................................................................................................... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ................................................................................................................ + Số tiền quy đổi: ................................................................................................................................................ KẾT LUẬN Kinh tế toàn cầu đang bị khủng hoảng nghiêm trọng đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ kinh tế nhằm quản lý thật tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng luôn là một công cụ hữu hiệu giúp ban giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn và phù hợp. Do đó công tác kế toán phải không ngừng củng cố và hoàn thiện để hoàn thành tốt vai trò của mình. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Bán lẻ FPT em thấy công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá của công ty có nhiều ưu điểm, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số thiếu sót cần khắc phục. Em hy vọng rằng chuyên đề của mình sẽ góp một phần trong việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng. Em xin chân thành cảm ơn thầy đã giúp đỡ em thực hiện chuyên đề này. Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Mai Phương