Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An

Ở nội dung này kế toán chủ yếu đối chiếu chi tiết kho hàng vào cuối mỗi tháng, cuối quý Tổng công ty thực hiện áp dụng kế toán chi tiết hàng hóa được theo phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ được khái quát theo sơ đồ 8 sau: Sơ đồ 8 - Kế toán chi tiết kho hàng Phiếu nhập Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Sổ chi tiết hàng hóa Sổ tổng hợp N-X - T Kế toán Tổng hợp Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Quá trình kế toán chi tiết kho hàng cụ thể như sau: Ở kho, để theo dõi tình hình biến động của hàng hóa trong kho, thủ kho sử dụng thẻ kho. Cuối tháng, cuối quý dựa trên thẻ kho của từng mặt hàng, thủ kho sẽ kết xuất ra Báo cáo kho để theo dõi tổng quát sự biến động của các hàng hóa trong kho. Mỗi một loại hàng được ghi trên một dòng trong báo cáo với các thông tin: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng tồn đầu tháng, nhập trong tháng và tồn cuối tháng. Báo cáo kho sẽ được thủ kho dùng để đối chiếu với biểu N – X - T của kế toán về mặt số lượng. Ở phòng kế toán, hàng hóa được theo dõi chi tiết về cả mặt số lượng và giá trị trên Sổ Chi tiết hàng hóa và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa. Sổ chi tiết do kế toán lập cho từng mặt hàng tương ứng với thẻ kho. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán sẽ ghi sổ chi tiết hàng hóa theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, mỗi chứng từ gốc được ghi trên một dòng sổ. Riêng trường hợp xuất bán, kế toán chỉ theo dõi theo chỉ tiêu số lượng. Cuối quý khi máy tính kết xuất GVHB kế toán mới tính ra số lượng tồn và giá trị tồn cho từng mã hàng. Cuối mỗi cuối quý kế toán máy lập bảng cân đối N – X - T hàng hóa theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị cho các mã hàng hóa theo từng kho. Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lấy dòng cộng trên Sổ chi tiết của mỗi hàng hóa để ghi vào một dòng bảng cân đối N – X – T ở chỉ tiêu tiền để tính ra giá trị tồn cho cả kho hàng hóa. Ví dụ 6: Vào tháng 12, khi kế toán máy xác định được giá vốn của mặt hàng Urê quý IV là 5.150.000 đồng/tấn máy tính sẽ tự động kết chuyển giá vốn cho các nghiệp vụ ở ví dụ 1 và ví dụ 2 vào Sổ chi tiết TK 1561 – Quý IV (biểu số 20) và lên bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn (biểu số 21) cho kho tại Cửa Lò. Bảng cân đối Nhập - xuất - tồn sẽ được dùng để đối chiếu báo cáo kho của thủ kho cuối tháng 12 (biểu số 22 ). Cuối quý IV, máy tính cũng tập hợp giá vốn của tất cả mặt hàng của toàn Tổng Công ty lên Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán (biểu số 23) - và cái TK 6321(biểu số 24) Biểu số 20 (trích ): Sổ chi tiết hàng hóa TK 1561 Urê Phú Mỹ - Kho Cửa Lò Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng ĐG Nhập Xuất Tồn SH NT SL (Tấn) Thành tiền VNĐ SL (Tấn) Thành tiền VNĐ SL (Tấn) Thành tiền VNĐ Dư đầu quý 5280 1.200 6.336.000.000 PN 01/11 Nhập hàng theo HĐ 55668 3311 – MTV MB 4.530 3.000 13.590.000.000 7.200 30.216.000.000 …. PX 014251 04/11 Xuất kho theo lệnh điều động số14238/NB 15712 4.950 10 4.950.000 6.600 15.968.732.400 HĐ 22627 17/11 Xuất hàng theo HĐ22627 6321 5150 100 515.000.000 8.020 18.237.300.00 Cộng phát sinh 16.300 82.790.000.000 15.800 80.371.000.000 1.700 8.755.000.000 Biểu số 21 (trích): Bảng cân đối Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa Kho Cửa Lò – KT1 Từ 01/10/2008 đến 30/12/2008 Tên hàng Mã hàng ĐV Tồn đầu quý Nhập trong quý Xuất trong quý Tồn cuối quý Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Urê Phú Mỹ Ur -P Tấn 1.200 6.336.000.000 16.300 82.790.000.000 15.800 80.371.000 1.700 8.755.000.000 Urê TQuốc Ur -T Tấn 2.500 10.000.000 15.000 20.410.620.000 12.000 54.000.000.000 5.500 16.000.0000 … … … … ... … … … … … … Tổng 52.000.440.000 496.900.140.000 434.672.498.720 194.863.020.000 Biểu số 22 (trích): Báo cáo kho Kho Cửa Lò – KT1 Ngày 30/12/2008 STT Mã hàng Tên hàng ĐV Số lượng tồn cuối tháng 1 Ur -P Urê Phú Mỹ Tấn 1.700 2 Ur -T Urê Trung Quốc Tấn 5.500 … … … … Cộng Biểu số 23 (trích): Sổ tổng hợp chi tiết TK 6321 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 STT Tên hàng hóa Giá vốn hàng bán 1. Phân bón Urê Phú mỹ 75.056.795.000 Urê Trung Quốc 22.000.610.000 ... 2. Lúa giồng ... Tổng 392.400.677.000 Biểu số 24 (trích): SỔ CÁI TK 6321 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 Phát sinh Diễn giải PS Nợ PS Có TKĐƯ 1.559.000 131 19.102.000 1541 292.400.677.000 1561 ... .... .... 67.101.119.609 159 428.320.400.000 911 Tổng PS 488.320.000.000 488.320.400.000 Cuối kỳ Trong quý IV năm 2008, một số mặt hàng Tổng công ty do nhập khẩu nhiều trong các tháng trước đó bị rớt giá mạnh nên có thời điểm Tổng công ty phải xả bớt hàng bằng cách bán ngang giá hoặc thấp hơn giá mua vào vì nếu để tiếp tục tồn kho phân bón sẽ bị giảm chất lượng. Một số mặt hàng thậm chí còn bị thua lỗ như phân DAP, SA... dẫn đến quý IV năm 2008 tình hình lợi nhuận không được cao như mong đợi, khác với các năm trước đó thị trường phân bón quý IV thường rất sôi động. Để kiểm soát tình hình bán hàng, cuối quý Tổng công ty mở bảng Tổng hợp chi tiết bán hàng cho từng mặt hàng theo biểu 25 sau đây: Biểu 25 (trích): BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG STT Loại SP SL (tấn) DT bán hàng Giảm trừ DT bán hàng GVHB Lãi (lỗ) gộp ... Urê Phú Mỹ 14.550 79.782.260.000 15.000.000 75.056.795.000 4.710.465.000 DAP 7.500 64.620.000.000 66.675.000.000 -2.005.000.000 .... 2.3.3. Kế toán các khoản thanh toán 2.3.3.1. Kế toán thanh toán với khách hàng Với khối lượng khách hàng giao dịch lớn, để tăng vòng quay vốn Tổng công ty luôn khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh để được hưởng chiết khấu thanh toán. Khoản chiết khấu cho khách hàng được hạch toán vào chi phí tài chính của Tổng công ty. Trường hợp khách hàng quen được thanh toán chậm thì Tổng cty thực hiện tính lãi suất trả chậm. Ø TK sử dụng Để phản ánh các khoản thanh toán với khách hàng kế toán Tổng công ty chủ yếu sử dụng hai tài khoản: TK 131 – phải thu khách hàng đối với trường hợp bán buôn trực tiếp và TK 136 - Phải thu nội bộ phản ánh quan hệ nội bộ với các đại lý vật tư nông nghiệp cấp huyện. Ngoài ra còn có các TK 1111, 1121 chi tiết theo từng ngân hàng. Ø Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, giấy báo Có của ngân hàng Ø Sổ sách sử dụng Với một khối lượng khách hàng giao dịch lớn, trải rộng trên nhiều khu vực để theo dõi kịp thời các khoản thanh toán và tránh bị chiếm dụng vốn, kế toán mở sổ chi tiết TK 131 cho từng khách hàng và sổ chi tiết TK 136 theo từng đại lý vật tư nông nghiệp huyện, sổ cái TK 131, TK 136... trong phần này em xin trình bày nội dung thanh toán liên quan đến TK 131. Ø Quy trình hạch toán Sau khi kế toán nhập hóa đơn GTGT hàng xuất bán, phầm mềm kế toán tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết TK 131 và cũng sẽ tự động lập một chứng từ ghi sổ để quản lý và đưa lên sổ cái TK 131. Khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng về số tiền khách hàng trả, kế toán nhập số liệu vào máy, phần hành tiền gửi ngân hàng/giấy báo Có. Máy tính sẽ kết chuyển vào Sổ chi tiết và sổ cái các TK 131, 112... Trong trường hợp khách hàng trả chậm kế toán thanh toán thực hiện theo dõi và lập bảng kê tính lãi trả chậm để kết chuyển sang sổ chi tiết thanh toán với người mua và Sổ chi tiết TK 515 – doanh thu tài chính. Ví dụ 7 : Về việc bán hàng cho DNTN Hoành Sơn, sau khi lên Sổ chi tiết TK 131 (biểu số 26), máy tính lập chứng từ ghi sổ số 490 (biểu số 27) để lên Sổ Cái TK 131 (biểu số 28). Các mẫu biểu lần lượt như sau: Biểu sổ 26(trích): SỔ CHI TIỂT TK 131 DNTN Hoành Sơn – Hà Tĩnh Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 CT Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT NỢ CÓ B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 0 0 ........... 22627 17/11 Bán 100 tấn Urê Phú Mỹ 5111 Ur -P 520.000.000 VAT lô hàng 3331 26.000.000 42/BC 20/11 Chi tiền hàng bằng CK 1121 Tech 300.000.000 ..... Cộng PS 2.461.200.000 1.300.000.000 Dư cuối kỳ 1.161.200.000 Biểu số 27: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 490 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền NỢ CÓ 1. Bán100 tấn Phân Urê Phú Mỹ 131 Hoành Sơn 1561 Ur Phú mỹ 520.000.000 2. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 131 Hoành Sơn 1331 26.000.000 Biểu số 28 (trích): SỔ CÁI TK 131 Phải thu khách hàng Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 NỢ CÓ Đầu kỳ 46.580.248.900 1351.000.250 PS 549.383.700.620 506.612.903.270 Cuối kỳ 14.739.954.000 2.740.000.000 CTGS Diễn giải Số tiền TKNợ TK Có Mã QL Có SH NT .... .... .... ... .... ... 490 20/11 Bán 100 tấn Urê Phú Mỹ 520.000.000 5111 Ur -P VAT lô hàng 26.000.000 3331 ... ... 499 20/11 DN Hoành Sơn Chi tiền hàng bằng CK 300.000.000 1121 Tech ..... ...... ..... Ngày 20/11 khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng Vietinbank Nghệ An (biểu số 29) về số tiền hàng do DNTN Hoành Sơn trả máy tính vào số liệu trên sổ chi tiết TK 131 - Hoành Sơn, sổ chi tiết TK 1121 – Viettinbank (biểu số 30) và lập chứng từ ghi sổ số 499 để lên sổ cái TK 131. Các biểu số tiếp theo như sau: Biểu số 29: LỆNH CHUYỂN CÓ TRỤ SỞ CHÍNH NHCT VN ****************** NHCT TỈNH NGHỆ AN *********** Mã KS : Thời gian : 20/11/2008 15:46:52 Chứng từ gốc : *********** Loại tiền, Số tiền : VNĐ 300.000.000 Bằng chữ : Ba trăm triệu đồng chẵn Người phát lệnh : Phạm Hoành Sơn Ngân hàng ra lệnh : Chi nhánh NHNN – PTNT Hà Tĩnh NH giữ tài khoản : NHCT Tỉnh Nghệ An Người thụ hưởng :****************** CÔNG TY CP TỔNG CTY VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP NGHỆ AN Nội dung thanh toán : Phạm Hoành Sơn – Hà Tĩnh trả tiền mua phân bón Tổng Công ty VTNN Nghệ An. Phí chuyển tiền: Nh gửi lệnh ghi số ngày giờ Giao dịch viên Kiểm soát viên NH Nhận lệnh ghi số ngày giờ Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu số 30 (trích): SỔ CHI TIỂT TK 1121 NHCT Nghệ An Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 CT Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT NỢ CÓ B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 193.016.000 ........... 42/BC 03/11 Thu tiền hàng bằng CK 131 – Hsơn 300.000.000 ..... Cộng PS 192.900.119.000 192.778.550..000 Dư cuối kỳ 314.585.000 Cuối quý, kế toán tổng hợp sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng theo biểu số 31 như sau: Biểu số 31 (trích): SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TK 131 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Tên KH DƯ ĐẦU KỲ PHÁT SINH DƯ CUỐI KỲ NỢ CÓ NỢ CÓ NỢ CÓ ...... .... ..... ..... ...... .... ..... DNTN Hoành Sơn 2.461.200.000 1.300.000.000 1.161.200.000 ...... .... ..... ..... ...... .... ..... 46.580.248.900 1351.000.250 549.383.700.620 506.612.903.270 14.739.954.000 2.740.000.000 2.3.3.2. Kế toán thanh toán với ngân sách Tổng công ty CP VTNN Nghệ An tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong đó thuế GTGT đầu vào chính là số thuế được ghi trên hoá đơn GTGT của hàng hoá mà Tổng Công ty mua vào, các chi phí đầu vào khác và hoá đơn thuế GTGT của hoa hồng đại lý. Hiện nay các mặt hàng vật tư nông nghiệp của Tổng công ty là mặt hàng chịu thuế suất 5%. Ø TK sử dụng: TK 1331, TK 33311. Ngoài ra Tổng Công ty còn Sử dụng Tk 33312 để phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu. Ø Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, tờ khai thuế GTGT, bảng kê hóa đơn dịch vị bán ra, bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào Ø Sổ sách sử sụng: Sổ Chi tiết TK 1331, TK 33311 Ø Quy trình ghi sổ và quyết toán : Khi phát sinh nghiệp vụ mua và bán hàng trong nước, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT đầu vào để phản ánh số thuế GTGT vào Sổ chi tiết TK 1331, TK 33311. Hàng tháng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp trong kỳ, trên cơ sở bảng kê hóa đơn dịch vụ bán ra và bảng kê hóa đơn dịc vụ mua vào để lập tờ khai thuế GTGT gửi về cơ quan thuế và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. Số thuế GTGT phải nộp được xác định theo công thức sau: Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Ví dụ 8Cuối tháng 11, theo quy trình trên ta có mẫu số chi tiết TK 1331 (biểu số 32) và Sổ chi tiết TK 33311(biểu số 33) như sau: Biểu số 32 (trích): SỔ CHI TIỂT TK 1331 Thuế GTGT đầu vào Từ ngày 01/11/2008 đến 30/11/2008 CT Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT NỢ CÓ B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ ........... 22627 17/11 Mua hàng MTV Miền Mắc 331 679.500.000 ..... ..... .... ... ... 01225 30/11 VAT Hoa hồng trạm Tương Dương 136 1.100.000 XX83 30/11 K/c khấu trừ VAT đầu vào tháng 3331 2.303.194.125 Cộng Số Phát sinh 2.303.194.125 2.303.194.125 Dư cuối kỳ Biểu số 33 (trích): SỔ CHI TIỂT TK 33311 Thuế GTGT đầu ra Từ ngày 01/11/2008 đến 30/11/2008 CT Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT NỢ CÓ B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 0 1.100.500.240 ........... 22627 17/11 Bán 100 tấn Urê Phú Mỹ 131 26.000.000 ..... Cộng PS 3.260.820.240 3.461.200.000 Số dư cuối kỳ 1.300.880.000 2.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 2.4.1. Kế toán xác định chi phí bán hàng Chi phí bán hàng của văn phòng Tổng công ty được xác định theo từng quý. Hiện nay ngoài chi phí hoa hồng chiếm tỷ trọng không nhỏ thì chi phí vận chuyển cũng chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí bán hàng của Tổng Công ty. Ø Nội dung chi phí bán hàng và TK sử dụng gồm có: TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng: bao gồm toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Các khoản trích cho quỹ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn...của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa... TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì, gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng chẳng hạn bao gói, vật liệu dùng cho nhân viên sửa chữa quầy hàng. TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng là các chi phí cho dụng cụ cân đo đong đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay... phục vụ bán hàng. TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ là khoản chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển...) TK 6415 – Chi phí bảo hành sản phẩm là các chi phí phát sinh cho hàng hóa trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, gồm các chi phí mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng... TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác, là các chi phí khác phát sinh trong quá trình bán hàng, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, hội nghị khách hàng... Ø Chứng từ sử dụng gồm có: Bảng tính và phân bổ lương, bảng trích khấu hao TSCĐ, Hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu xuất kho... Ø Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết, sổ cái các TK 641, TK 334... Ø Quy trình hạch toán Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ cập nhập hóa đơn chứng từ vào máy và số liệu từ đây sẽ được hạch toán vào các sổ chi tiết và sổ cái TK 641. Ví dụ 9: Theo bảng thanh toán đại lý trạm Tương Dương gửi lên tháng 11 (biểu số 12), kế toán vào sổ chi tiết TK 6417 (biểu số 34). Máy tính sẽ tự động kết chuyển vào Sổ cái TK 641 (biểu số 35): Biểu số 34 (trích): SỔ CHI TIẾT TK 6417 Từ 01/10/2008 đến 31/12/2008 CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có NT SH .... ..... .... .... .... .... 15/11 212 a. Tuấn thanh toán tiền hỗ trợ lám hàng 141 2.000.000 .... .... .... .... ..... ..... 31/11 245 Hoa hồng đại lý T12/ trạm Tương Dương 136 11.000.000 .... ..... .... K/c CPQLDN 911 9.016.354.472 Cộng PS 9.016.354.000 9.016.354.000 Biểu số 35 (trích): SỔ CÁI TK 641 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 NỢ CÓ PS 18.131.698.000 18.131.698.000 CTGS Diễn giải Số tiền TK Nợ TK Có Mã QL Có SH NT .... .... .... ... .... ... 405 20/11 A. Tuấn thanh toán tiền hỗ trợ làm hàng 2.000.000 6418 141 TMT ... ... .... ... ... .... .... 425 30/11 C/tiền hoa hồng trạm tương dương 11.000.000 6417 136 NB 12 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 Kết chuyển sang TK 911 9.016.354.000 911 6417 pppp 2.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: chi phí nhân viên quản lý, dụng cụ văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, tiền điện thoại, tiền điện, tiền công tác phí... Ø Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp và TK sử dụng gồm có: TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý bao gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của bán giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng bán Tổng công ty. TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý, phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ... TK 6424 – Chi phí khấu háo TSCĐ, phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng tại VP. TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí: phản ánh các khoản phí như thuế môn bài, thuế nhà đát và các khoản phí, lệ phí khác. TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như như tiền điện, tiền nước, điện báo, tạp chí, chi phí kiểm toán, tư vấn... TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, trợ cấp thôi việc. Do không trích lập dự phòng phải thu khó đòi nên kế toán Tổng công ty không sử dụng TK 6426 – Chi phí dự phòng. Ø Sổ sách và chứng từ sử dụng : Sổ Cái, Sổ chi tiết TK 642, TK 334, TK 111, TK 112...Các chứng từ để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như trường hợp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Ø Quy trình hạch toán: Tươmg tự như chi phí bán hàng, khi phát sinh các nghiệp vụ về chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán cập nhập hóa đơn chứng từ vào máy và số liệu sẽ được hạch toán vào các sổ chi tiết có liên quan. Ví dụ 10: căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội (biểu số 36) tháng 12 năm 2008, ta có mẫu sổ chi tiết TK 6421 (biểu số 37 ) và mẫu sổ cái TK 642 (biểu số 38) lần lượt như sau: Biểu số 36 (trích): BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 12 năm 2008 S TT Ghi Nợ TK Ghi có TK 334 – Phải trả người lao động Ghi có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng Có TK 334 KPCĐ TK 3382 BHXH TK 3383 BHYT TK 3384 Cộng Có TK 338 TK 6421 3.591.416.000 102.487.000 3.693.903.000 71.828.320 58.712.400.000 71.828.320 682.369.040 4.376.272.040 .... Cộng Biểu số 37(trích): SỔ CHI TIẾT TK 6421 Từ 01/10/2008 đến 31/12/2008 CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có NT SH .... ..... .... .... .... .... 31/12 BPBL12 Tiền lương T12 334 3.693.903.000 ..... KPCĐ T12 3382 71.828.320 BHXH T12 3383 58.712.400.000 BHYT T12 3384 71.828.320 k/c sang CPQLDN 911 10.286.896.000 Cộng 10.286.896.000 10.286.896.000 Biểu số 38 (trích): SỔ CÁI TK 642 Từ ngày 01/10/2008 đến 31/12/2008 PS NỢ CÓ 14.453.718.000 14.453.718.000 CTGS Diễn giải Số tiền Tk Nợ Tk Có Mã QL Có SH NT .... .... .... ... .... ... 445 31/12 Tiền lương T 12 3.693.903.000 6411 334 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 Kết chuyển sang TK 911 10.286.896.190 911 6428 pppp ... .... ... ... 2.4.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng Tại Tổng công ty, cuối quý lại xác định kết quả kinh doanh một lần. Do vậy đến cuối quý kế toán lập các Phiếu kế toán ghi nhậndoanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý kết chuyển sang TK 911 (Tk cấp hai 9111 - xác định kết quả bán hàng, cung cấp dịch vụ) để xác định lãi, lỗ. Căn cứ vào phiếu kế toán đó, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 9111, TK 42121 ( Lợi nhuận chưa phân phối bán hàng, cung cấp dịch vụ). Sau đây là các bước xác định kết quả kinh doanh Quý IV của Tổng Công ty VTVNN Nghệ An. Ø Kế toán kết chuyển toàn bộ khoản giảm trừ doanh thu theo định khoản: Nợ TK 5111: 15.000.000 Có TK 532: 15.000.000 Ø Kết chuyển doanh thu thuần từ bán hàng hóa về TK 911: Nợ TK 5111 534.085.220.000 Có TK 911 534.085.220.000 Doanh thu từ cung cấp dịch vụ về TK 911: Nợ TK 5113 1.740.800.000 Có TK 911 1.740.800.000 Ø Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911: Nợ TK 911 488.320.400.000 Có TK 6321 488.320.400.000 Ø Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 32.585.416.168 Có TK 641 18.131.698.000 Có TK 642 14.453.718.000 Ø Kết chuyển và tính số lãi kỳ kinh doanh: Nợ TK 911 14.920.281.000 Có TK 4212 14.920.281.000 Sau khi kết chuyển số liệu được chuyển lên các sổ cái TK 9111 và sổ cái TK 42121 lần lượt như sau: Biểu số 39: SỔ CÁI TK 9111 CTGS PS NỢ PS CÓ TKĐƯ 534.085.220.000 5111 1.740.800.000 5113 488.320.400.000 6321 18.131.698.000 641 14.453.718.000 642 14.920.281.000 4212 CỘNG PS 535.826.020 535.826.020.000 Biểu số 40: SỔ CÁI TK 42121 CTGS PS NỢ PS CÓ TKĐƯ 14.920.281.000 9111 CỘNG PS 14.920.281.000 14.920.281.000 CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XĐKQKD TẠI TỔNG CTY CP VTNN NGHỆ AN 3.1. Đánh giá 3.1.1. Đánh giá chung về Tổng công ty Tổng công ty CP VTNN NA là một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực vật tư nông nghiệp, không ngừng mở rộng và cung ứng nhiều sản phẩm có chất lượng, phục vụ cho nhu cầu thiết thực của bà con nông dân. Mặc dù mức độ cạnh tranh trong ngành ngày càng lớn cộng với diễn biến phức tạp của thị trường nhưng nhờ nhận thức đúng đắn ban giám đốc Tổng công ty đã đề ra những chính sách hết sức linh hoạt và hiệu quả đưa Tổng công ty phát triển đi lên bền vững. Về công tác quản lý nói chung, để quản lý một hệ thống các đơn vị trực thuộc Tổng công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng bảo đảm thống nhất trong công tác chỉ đạo cũng như tạo được mối quan hệ qua lại, sự đóng góp sáng tạo giữa các phòng ban. Tổng công ty cũng rất chú trọng việc đào tạo nhân lực, thường xuyên tổ chức thi nâng bậc và nghiệp vụ cho cán bộ và nhân viên. Trình độ người lao động trong Tổng công ty có xu hướng ngày càng nâng cao là một tín hiệu tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Là một trong những doanh nghiệp sớm ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất, kinh doanh như trang bị máy tính, máy fax cho tất cả các bộ phận, các đơn vị trực thuộc; cài đặt phần mềm kế toán, nối mạng Internet... Từ khi áp dụng CNTT, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Tổng công ty đã nâng lên rõ rệt, thể hiện rõ nhất là công tác xuất, nhập khẩu. Thông qua mạng Internet, Tổng công ty đã nắm bắt thông tin về biến động thị trường để xử lý kịp thời nên tránh được nhiều rủi ro trong kinh doanh. Để bảo đảm khả năng tiêu thụ Tổng công ty đã tổ chức nguồn hàng kinh doanh trên thị trường cả nước. Hệ thống kho, bãi, quầy hàng, cửa hàng được bố trí khá thuận lợi và hợp lý , đảm bảo cho công tác tiếp nhận bảo quản hàng hoá một cách tốt nhất. Hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của Tổng công ty cũng đang được tiến hành một cách linh hoạt. Tổng công ty đã khai thác, sử dụng tốt các chính sách về giá cả, thanh toán như xây dựng mức giá bán phù hợp với từng giai đoạn, từng đối tượng, có chính sách chiết khấu, giảm giá nhằm thu hút khách hàng cũng như đã tổ chức tiêu thụ trên phạm vi cả nước. Về công tác kế toán, bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán của các đối tượng sử dụng. Có được điều đó là nhờ đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trẻ, có chuyên môn nghiệp vụ và được đào tạo bài bản trong các trường đại học về kế toán tài chính. Bên cạnh đó, trong xây dựng và triển khai phương án, kế hoạch đầu tư sản xuất, kinh doanh, công ty đã sử dụng hệ thống phần mềm kế toán hỗ trợ hiệu quả trong việc tính toán, cân đối số liệu. Nếu như trước đây làm bằng thủ công, để có quyết toán tháng, quyết toán năm phải chờ tổng hợp từ các kho, các xí nghiệp và các chi nhánh làm xong gửi về, công ty mới tiến hành được. Nay sau khi các kho, xí nghiệp, chi nhánh khóa sổ là ngay lập tức công ty đã có thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh - doanh số, lỗ, lãi của từng đơn vị cụ thể để quyết toán tài chính nên đã tránh được tình trạng nhập nhèm, điều chỉnh khi quyết toán chậm. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi đó, Tổng công ty vẫn còn một số tồn tại và khó khăn như: Mạng lưới tiếp thị của Tổng công ty cũng chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu hoạt động. Tại nhiều vùng miền núi, trình độ dân trí còn thấp nên sự nhận biết và ứng dụng tiến bộ kỹ thuật của bà con nông dân là hạn chế, việc sử dụng phân bón chưa nhiều và đang lẫn lộn trong khi chọn sản phẩm do vậy doanh thu bán hàng nội tỉnh chiếm tỷ trọng chưa cao. Mặt khác, thị trường Nghệ An với diện tích đất nông nghiệp lớn, là thị trường tiềm năng đang được nhiều nhà cung ứng quan tâm và mở rộng thị trường nên sự cạnh tranh sẽ càng khó khăn. Công tác tạo nguồn vốn cũng là một trong những khó khăn đối với Tổng công ty, đây cũng là tình trạng chung của các doanh nghiệp khi chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường không còn sự bao cấp của nhà nước. Hiện nay Tổng công ty hoạt động chủ yếu bằng nguồn vốn vay ngân hàng. Chi phí về lãi tiền vay lớn làm giảm đáng kể thu nhập trong hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Một trong những khó khăn nữa đối với Tổng Công ty là môi trường kinh doanh với diễn biến khó lường. Tình trạng phân bón giả, kém chất lượng cộng với giá cả vật tư nông nghiệp lên xuống thất thường đã gây ảnh hưởng không nhỏ tới Tổng công ty. Quý IV năm 2008, trong tình trạng khó khăn chung của các DN kinh doanh vật tư nông nghiệp doanh nghiệp do phân bón rớt giá thê thảm, DN nhỏ thì lỗ khoảng vài chục tỉ đồng còn DN lớn ít nhất cũng lỗ cả trăm tỉ đồng. Do không dự báo được biến động của thị trường phân bón nên nhiều đơn vị đã nhập nguyên liệu từ giữa năm với giá cao trong khi hiện nay, giá thế giới đã giảm hơn phân nửa. Một số mặt hàng của Tổng công ty cung chịu chung số phận đó, có thời điểm Tổng công ty cũng buộc phải bán thấp hơn hoặc bán xấp xỉ với giá mua vào cộng với việc phải trả lãi vay ngân hàng cho các hợp đồng tín dụng trước đó kéo theo kết quả lợi nhuận quý IV sụt giảm nhiều so với các quý khác và làm cho kết quả kinh doanh của cả năm không được như mong đợi. Với quy mô kinh doanh lớn, quản lý nhiều đơn vị trực thuộc trong khi số lượng nhân viên phòng kế toán Tổng công ty chỉ có năm người khiến cho khối lượng áp lực công việc là rất lớn. Một kế toán viên phải kiêm nhiệm thêm nhiều phần hành cộng với khối lượng giao dịch lớn thì không thể tránh khỏi những sai sót. 3.1.2. Đánh giá về công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty Ø Về thủ tục - chứng từ mua bán hàng hóa tại Tổng công ty Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty là phân bón, cây giống có những đòi hỏi riêng về kỹ thuật bảo quản, chất lượng nên thủ tục mua bán hàng hóa tại Tổng công ty đã được tổ chức khá chặt chẽ từ khâu ban đầu - từ khi ký kết hợp đồng, xét duyệt đơn đặt hàng đến khi xuất kho hàng hóa và làm thủ tục thanh toán. Tuy nhiên, doanh thu từ bán hàng qua các đại lý vật tư nông nghiệp huyện không nên đợi đến cuối tháng mới ghi nhận, khi các chi nhánh này gửi bảng kê bán hàng hàng mới lập hóa đơn bán ra. Việc dồn công việc ghi chép vào cuối tháng do phải chờ Bảng kê hóa đơn bán ra của các đại lý sẽ làm tăng công việc của kế toán vào cuối tháng. Mặt khác, do đặc điểm là có địa bán hoạt động trải rộng, hệ thống kho không gắn liền với trụ sở VP Tổng công ty nên quy trình luân chuyển có khác đi so với thông thường. Trong các trường hợp bán buôn trực tiếp, hóa đơn GTGT có vai trò như phiếu xuất kho, được lập tại phòng kinh doanh Tổng công ty sau đó mới chuyển xuống kho để thủ kho làm cơ sở xuất kho. Quy trình này có thẻ dẫn đến sự chênh lệch trong một khoảng thời gian ngắn giữa kho và phòng kế toán Tổng công ty. Với khối lượng hàng lớn, quá trình lưu chuyển hàng hóa thường xuyên việc sử dụng kế toán chi tiết kho hàng theo phương pháp thẻ song song để quản lý hàng là hợp lý. Hàng được chi tiết theo từng mã hàng, từng trạm và từng kho trong điều kiện kế toán máy nên việc quản lý không quá khó khăn. Tuy nhiên, việc tập trung chứng từ kho về Tổng công ty vào cuối mỗi tháng như hiện nay là chưa hợp lý, quá dài, khiến cho việc kiểm tra đối chiếu bị dồn dập. Ø Về hệ thống tài khoản: Công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Tổng công ty đã được tiến hành dựa trên đặc điểm thực tế của Tổng công ty và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống TK tại Tổng công ty được mở khá đầy đủ đồng thời chi tiết thêm các tiểu khoản phù hợp với đặc điểm quản lý và yêu cầu kinh doanh. Điểm đáng lưu ý ở đây là Tổng công ty lại không sử dụng TK 155 - Thành phẩm để hạch toán sản phẩm NPK do Tổng công ty sản xuất mà sản phẩm cũng được theo dõi trên TK 1561 như các hàng hóa do công ty mua về và bán khác. Theo em điều này không gây khó khăn về mặt quản lý vì tài khoản 1561 được chi tiết theo từng mặt hàng nhưng về mặt chế độ là chưa đúng. Mặt khác, Tổng công ty cũng không sử dụng TK 5121 - Doanh thu bán hàng nội bộ để theo dõi doanh thu khi bán hàng cho các trạm huyện hạch toán phụ thuộc mà theo dõi gộp luôn trên TK 5111 - Doanh thu hàng hóa Ø Về hình thức ghi sổ: Hình thức Chứng từ ghi sổ áp dụng đối với Tổng công ty là phù hợp và rất thuận lợi vì Tổng công ty đã áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên Tổng Công ty đã thực hiện không hoàn toàn giống với những quy định và chỉ dẫn của bộ tài chính mà đã bỏ một số bước như không sử dụng một số Sổ và thẻ kế toán chi tiết (TK 6321) và không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Ø Về phương pháp hạch toán giá vốn hàng bán: Tại Tổng công ty, kế toán áp dụng tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền khá phù hợp vì Tổng công ty có số lượng danh điểm hàng hóa không quá nhiều nhưng khối lượng nhập, xuất của mỗi danh điểm lớn giúp giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết hàng hóa. Tổng Công ty cũng đã tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạn chế khả năng thiệt hại và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính. Tuy nhiên đến cuối quý Tổng công ty mới xác định giá vốn một lần sẽ gây khó khăn trong quản lý hàng hóa và giá bán. Thời gian xác định giá vốn càng dài càng làm tăng nhược điểm của phương pháp bình quân gia quyền là không phản ánh đúng giá thị trường. Mặt khác, việc kế toán Tổng Công ty phân bổ tất cả chi phí thu mua hàng (TK 1562) trong kỳ vào trị giá vốn hàng tiêu thụ như hiện nay theo em là chưa thật chính xác. Mặc dù giảm bớt khối lượng hạch toán nhưng chưa nếu hàng tồn kho cuối kỳ nhiều thì loại bỏ các chi phí này khỏi hàng tồn kho cuối kỳ sẽ phản ánh không đúng kết quả kinh doanh (nhất là trong điều kiện thị trường phân bón diến biến như hiện nay, việc dự trữ phân bón với khối lượng lớn để gia tăng giá trị thương mại là điều không tránh khỏi) Ø Về trích lập dự phòng phải thu khó đòi Mặc dù tình hình tiêu thụ và khả năng thanh toán của khách hàng Tổng công ty từ trước đến nay khá tốt nên Tổng công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Nhưng trước những diễn biến bất lợi gần đây của thị trường của vật tư nông nghiệp, khả năng khách hàng chậm trế trong thanh toán có thể sẽ là điều mà Tổng công ty cần phải lưu tâm. Ø Về việc lập báo cáo Ngày nay, kế toán quản trị đã trở thành một nội dung quan trọng và cần thiết cho các nhà quản trị doanh nghiệp thế nhưng hiện nay công tác kế toán quản trị tại tổng công ty vẫn chưa được chú trọng. Các báo cáo kế toán hiện nay vẫn mang tính cộng dồn mà chưa phục vụ nhiều cho hoạt động quản trị kinh doanh. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và XĐKQKD tại Tổng công ty Trải qua một thời gian thực tập tại Tổng công ty CP Vật tư nông nghiệp Nghệ An, em đã có cơ hội quan sát và kiểm nghiệm những lý luận được học. Nó thực sự đã giúp em tiếp xúc thực tế một cách khoa học và cho em có một cái nhìn tổng thể về công ty cũng như về công tác tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hóa và XĐKQKD trong thực tế. Từ sự cần thiết phải hòan thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và XĐKQKD, em xin có một số kiến nghị như sau; Kiến nghị thứ nhất, về thủ tục và quy trình luân chuyển chứng từ Để công việc không tập trung vào cuối tháng, cuối quý và gây áp lực cho nhân viên kế toán thì định kỳ 1 tuần hoặc 10 ngày, các kho trạm ngoài công tác bán cáo nhanh nên gửi các chứng từ kho, báo cáo bán hàng, bảng kê hóa đơn bán ra lên phòng kế toán để ghi chép đối chiếu. Kiến nghị thứ hai, về hệ thống tài khoản Trong quá trình quản lý hàng hóa, kế toán nên bổ sung TK: TK 155 – Thành phẩm. Mặc dù đã chi tiết TK 1651 theo từng mặt hàng nên việc theo dõi từng loại hàng của Tổng công ty không gặp nhiều khó khăn nhưng việc hạch toán chung cả sản phẩm NPK do Tổng Công ty sản xuất là chưa đúng chế độ và phản ánh sai bản chất của mặt hàng kinh doanh. Kế toán Tổng Công ty cũng nên sử dụng TK 5121 để hạch toán khoản doanh thu bán hàng nội bộ khi các chi nhánh bán được hàng cho Tổng Công ty. Lợi ích có thể thấy khi bổ sung hai TK này chính là việc thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành, giúp theo dõi chính xác khối lượng, bản chất từng loại mặt hàng kinh doanh (hàng tự sản xuất và hàng mua ngoài) cũng như bản chất doanh thu (bán ra ngoài và tiêu thụ trong nội bộ). Kiến nghị thứ ba, về hình thức ghi sổ Trong quá trình ghi sổ bằng phần mềm kế toán, kế toán Tổng Công ty chưa tận dụng hết tính năng của máy như các Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và một số sổ chi tiết do yêu cầu quản lý ở Tổng công ty không cần thiết phải theo dõi trên các sổ sách đó). Nhưng theo em, Tổng Công ty nên in mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vì việc sử dụng mẫu sổ này rất giúp ích trong việc đối chiếu số phát sinh các tài khoản. Khi hạch toán chi tiết hàng bán ra tại Tổng Công ty và để quản lý doanh thu đối với từng loại hàng hóa, kế toán tại Tổng Công ty đã sử dụng “Báo cáo bán hàng” mở chi tiết theo từng mặt hàng. Tuy nhiên báo cáo này nên đổi tên thành “Sổ chi tiết bán hàng” vì nó thường được lập để lên số liệu sổ tổng hợp chi tiết hàng bán. Kiến nghị thứ tư, về tính giá vốn hàng bán Để phản ánh đúng hơn bản chất giá vốn hàng bán trong kỳ, kế toán Tổng Công ty nên phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ. Chi phí thu mua có thể được phân bổ theo tỷ lệ giá mua hàng bán ra và hàng tồn cuối kỳ theo công thức sau: Giá mua của hàng bán ra trong kỳ Phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra Giá mua hàng tồn cuối kỳ CP thu mua đầu kỳ CP thu mua phát sinh Giá mua của hàng xuất bán = + + x Khi đó, chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho được xác định theo công thức: Phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho = Tổng phí thu mua trong kỳ - Phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán Để quản lý tốt giá bán và phản ánh đúng hơn giá thị trường của hàng hóa theo em kỳ tính giá thành cũng cần được xác định là vào cuối mỗi tháng. Đặc biệt là trong điều kiện thị trường phân bón diễn biến phức tạp như hiện nay. Kiến nghị thứ năm, về trích lập dự phòng phải thu khó đòi Tổng công ty có khối lượng khách hàng thường xuyên và không thường xuyên lớn, trải rông trên địa bàn lớn nên mặc dù có những chính sách quản lý khoản phải thu khá chặt chẽ nhưng trong bối cảnh kinh doanh khó khăn như hiệ nay thì không thể tránh khỏi hiện tượng khách hàng chậm trễ trong thanh toán. Do đó theo em công tác trích lập dự phòng cần được kế toán Tổng công ty quan tâm. Kế toán Tổng công ty nên trích lập dự phòng theo khung quy định tại Thông tư 13/2006/TT – BTC ngày 27/02/2006 như sau: Những khoản nợ thanh toán quá hạn 3 tháng đến 1 năm thì dự phòng cần phải trích lập là 30% khoản nợ. Những khoản nợ thanh toán quá hạn từ 1 năm đến 2 năm thì dự phòng cần phải trích lập là 50% khoản nợ. Những khoản nợ thanh toán quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm thì dự phòng cần phải trích lập là 70% khoản nợ. Đối với những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng cần trích lập dự phòng, Tổng công ty có thể xác định tỷ lệ khó đòi ước tính để trích lập dự phòng. Kiến nghị thứ sáu ,về bộ máy kế toán Hiện nay, các nhân viên trong phòng kế toán của Tổng công ty chỉ có5 người, phải kiêm nhiệm nhiều phần hành mặc dù vẫn đảm bảo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán. Vì vậy trong thời gian tới, Tổng công ty nên tuyển thêm nhân viên kế toán để giảm bớt khối lượng công việc mà mỗi nhân viên hiện nay đang phụ trách. 3.3. Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh 3.3.1. Một số kiến nghị đối với Tổng CTY CP VTNN Nghệ An 3.3.1.1. Đánh giá hiệu quả kinh doanh Tổng công ty Năm 2008 khép lại với nhiều thành tích phục vụ nông nghiệp, năm 2009 sẽ là năm được dự báo khó khăn do hậu quả khủng hoảng tài chính trên phạm vi thế giới. Vì vậy việc kinh doanh và dịch vụ vật tư hàng hoá phục vụ sản xuất nông nghiệp không giản đơn. Để đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty, theo em chúng ta có thể xem xét lại một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu 2007 2008 Chênh lệch 1. LNST trên doanh thu 0,035 0,022 - 0,013 2. LNST trên tổng chi phí 0,037 0,021 -0,016 3. LNST trên tổng tài sản 0.082 0,088 0,006 4. Doanh thu trên Tổng chi phí 1.041 1.024 - 0,017 5. LNST trên VCSH 0,396 0,310 - 0.086 Nhận xét: Căn cứ vào kết quả tính toán ở trên ta thấy năm 2007 cứ 1 đồng chi phí sẽ tạo ra 1,041 đồng doanh thu và 0,0366 đồng lợi nhuận sau thuế. Trong khi đó mặc dù doanh thu năm 2008 tăng 218 % so với năm 2007 nhưng cứ 1 đồng chi phí chỉ tạo ra 1,02396 đồng doanh thu (gỉam 0,01694 đồng) và 0,0206 đồng lợi nhuận sau thuế (giảm 0,01606 đồng). Các chỉ tiêu LNST trên VCSH, LNST trên doanh thu cũng giảm so với năm trước chứng tỏ hiệu quả sử dụng chi phí của Tổng công ty chưa cao, quy mô kinh doanh tăng lên nhưng hiệu quả đem lại chưa tương xứng, tốc độ tăng doanh thu chậm hơn tốc độ tăng chi phí. Nguyên nhân chính ở đây là do quý IV năm 2008 thị trường vật tư nông nghiệp cả nước chững lại, giá vật tư nông nghiệp sụt giảm nghiêm trọng đến mức thấp nhất trong gần một năm trở lại đây, gánh nặng hàng tồn kho lớn lằm tăng trích lập dự phòng và gây ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh cả năm của Tổng công ty. Chi phí lãi vay ngân hàng lớn cũng là một nguyên nhân làm giảm lợi nhuận cả năm của doanh nghiệp 3.1.1.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh đối với Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Năm 2009, trong bối cảnh chung của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và những diễn biến khó lường của thị trường vật tư nông nghiệp cả nước, môi trường kinh doanh không thuận lợi sẽ là một bài toán khó đối với Tổng công ty. Để có thể duy trì và phát huy hiệu quả kinh doanh, em xin có một số kiến nghị đối với Tổng Công ty như sau: Đối với công tác thu mua và bảo quản hàng hóa, Tổng công ty cần tăng cường việc nghiên cứu dự đoán thị trường để xác định nhu cầu dự trữ hợp lý. Kết quả kinh doanh quý IV không được như ý còn do yếu tố khách quan nhưng bài học về việc dự báo chính xác nhu cầu thị trường là hết sức cần thiết. Mặt khác, vật tư nông nghiệp là mặt hàng đặc biệt, nếu để tồn kho qua lâu (khoảng hơn 6 tháng) thì sẽ bị giảm chất lượng do đó Tông công ty cần tăng cường công tác bảo quản, đẩy nhanh công tác tiêu thụ để tránh việc hàng hóa bị sụt giảm chất lượng và ứ đọng vốn, lưu ý vấn đề chi phí giữa chi phí vốn vay bỏ ra với hiệu quả lợi nhuận đem lại. Đối với các khoản mục chi phí, Tổng công ty cần phải nỗ lực nhiều hơn để tiết kiệm chi phí đặc biệt là các khoản mục chi phí gián tiếp như chi phí văn phòng, điện nước, điện thoại, chi phí hội họp, tiếp khách. Để góp phần tiết kiệm chi phí, Tổng công ty cũng cần phải tích cực tìm kiến nguồn hàng mới bên cạnh các nguồn hàng mà Tổng công ty vẫn nhập trước đây. Tổng công ty cần thường xuyên phân tích, đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí ở các bộ phận để từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và có phương hướng tiếp theo để tiết kiệm chi phí thông qua công tác kế toán quản trị. Tại Tổng công ty, công tác kế toán quản trị vẫn chưa được khai thác trong khi nó ngày càng được xem là một công cụ hiệu quả để điều hành quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp. Thông qua kế toán quản trị, ban lãnh đại có thể nắm bắt nhanh nhạy các thông tin và đưa ra các kế hoạch xúc tiến tiêu thụ hàng hóa, phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận. Em xin đề xuất mẫu báo cáo kế toán quản trị sau đây, với các mẫu này, Tổng công ty có thể lập theo báo cáo theo từng mặt hàng, theo từng trạm chi nhánh, theo thị trường nội địa và thị trường xuất khẩu: Báo cáo kết quả kinh doanh theo bộ phận Chỉ tiêu Tổng số Bộ phận Trạm Hưng Nguyên ... Trạm Đô Lương VP Tổng công ty 1. Doanh thu 2. Chi phí khả biến 3. Số dư đảm phí (3 = 1 -2) 4. Chi phí cố định thuộc tính - Chi phí bán hàng -Chi phí QLDN 5. Số dư đảm phí bộ phận 6. Định phí chung - Chi phí bán hàng -Chi phí QLDN 7. lợi nhuận thuần Để hạn chế dần sự phụ thuộc vào nguồn vốn vay ngân hàng, góp phần giảm chi phí lãi vay Tổng công ty cần tiến hành đẩy mạnh việc góp vốn của nhà đầu tư và người lao động trong Tổng công ty. Cải tiến phương thức thanh toán để nâng vòng quay vốn, bằng nhiều hình thức thu hút vốn, nâng thêm vốn đáp ứng yêu cầu kinh doanh. Đây là giải pháp hữu hiệu để Tổng công ty có thể tăng thêm vốn cho sản xuất kinh doanh. Trong công tác tiêu thụ, Tổng công ty cần tăng cường công tác hỗ trợ và xúc tiến kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh của Tổng công ty trên thị trường mà con đường ngắn nhất chính là thông qua hoạt động Marketing như quảng cáo trên báo đài, truyền hình, hội chợ triển lãm... Tổng công ty cần quan tâm bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho bộ phận trực tiếp bán hàng. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn ngắn ngày để bổ sung kiến thức cần thiết cho đội ngũ này. Có như vậy mới thu hút được khách hàng đến với sản phẩm của Tổng Công ty. Hàng năm Công ty nên tăng cường tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo từ 3 - 4 lần với nhiều cấp độ khác nhau. Thành phần tham gia hội nghị khách hàng và hội nghị, hội thảo có thể bao gồm các chủ tịch, phó chủ tịch các huyện trong tỉnh, chủ tịch xã, chủ nhiệm HTX trong huyện, các xóm trưởng và có thể trực tiếp nhất chính là bà con nông dân. Thông qua đó, giúp cho Công ty tiếp cận khách hàng tìm hiểu cặn kẽ hơn nhu cầu của họ đồng thời thu nhận những thông tin phản hồi làm cơ sở cho việc đề ra các quyết định kinh doanh, phổ biến các chủ trương của Tổng công ty. Ngoài ra, Tổng công ty cần xây dựng những phương án đối phó kịp thời đảm bảo giữ vững thị phần và phát triển thị phần đã đạt được. Việc các nhà cung cấp trong nước hiện đang có xu hướng tự mở rộng mạng lưới phân phối của mình trực tiếp đến từng địa bàn như Công ty Phân Đạm và Hoá chất dầu khí mở các Xí nghiệp trực thuộc tại các khu vực để bán hàng sẽ là một khó khăn lớn đối với Tổng công ty. Trong bối cảnh đó, Tổng công ty nên tiếp tục duy trì các chính sách hỗ trợ như trợ cước vận chuyển phân bón, trợ giá phân bón cho các vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa, miền núi… và tăng cường công tác tiêu thụ nội tỉnh, coi đây là ưu tiên số một trong chiến lược phát triển lâu dài. Tổng công ty cần phải phối hợp với cơ quan Nhà nước và các công ty trong nghành giải quyết tốt nạn kinh doanh vật tư nông nghiệp tràn lan trên thị trường, ảnh hưởng đến quyền lợi người tiêu dùng, phải cho người mua thấy quyền lợi khi đến mua hàng tại các của hàng kiot của Tổng công ty giúp nâng cao uy tín của Tổng công ty trên thị trường. 3.3.2. Một số kiến nghị đối với cơ quan hữu quan Hiện nay trên thị trường vật tư nông nghiệp đang diễn biến rất phức tạp. Trước thực trạng nhu cầu gia tăng và giá cả phân bón, thuốc bảo vệ thực vật thú y ngày càng leo thang, các cơ sở sản xuất kinh doanh đã không ngần ngại "tung" ra thị trường đủ loại hàng rởm, kém chất lượng hoặc làm nhái mẫu mã của các hãng có thương hiệu, gây thiệt hại nghiêm trọng đến các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Do vậy, Nhà nước cần có chính sách quan tâm giúp đỡ các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này, trong đó có Tổng công ty CP Vật tư nông nghiệp Nghệ An. Nhà nước cần nhanh chóng hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật và phải sớm tạo hành lang pháp lý cho công tác quản lý chất lượng như: ban hành Luật Phân bón, Nghị định xử phạt phân bón nhằm quản lý chặt chẽ thị trường phân bón. Một mặt cần triển khai các dự án xây dựng nhà máy sản xuất phân bón hoá học nhằm mở rộng sản xuất trong nước, hạn chế sự phụ thuộc vào việc nhập khẩu phân bón từ nước ngoài. Một mặt Nhà nước cũng cần đưa mặt hàng phân bón vào đối tượng sản xuất, kinh doanh có điều kiện để hạn chế việc cấp phép sản xuất, kinh doanh tràn lan như hiện nay và giảm bớt gánh nặng cho công việc hậu kiểm. Bên cạnh đó là việc công bố tên các doanh nghiệp sản xuất phân bón giả để làm minh bạch hóa thị trường, tránh hiện tượng vàng thau lẫn lộn như hiện nay. Phân cấp triệt để công tác quản lý phân bón cho từng địa phương, xây dựng hệ thống quản lý đồng bộ từ Trung ương tới địa phương, Nhà nước cần hạ lãi suất ngân hàng đúng mức để tạo đà cho các doanh nghiệp có cơ hội vươn lên; có chính sách hỗ trợ vay vốn ưu đãi để khắc phục khó khăn về vốn lưu động do việc tiêu thụ phân bón phụ thuộc vào thời vụ, đồng thời Ngân hàng Nhà nước cho giãn nợ đối với các khoản vốn đã vay nhập khẩu, sản xuất trong năm 2008. Cùng với việc đẩy mạnh công tác quản lý chất lượng để cung cấp cho nông dân giảm áp lực nhập khẩu góp phần vào chương trình chống lạm phát của Chính phủ là việc tăng hiệu suất/hiệu quả sử dụng phân bón. Bộ NNPTNT và các viện cây trồng, viện nông nghiệp, viện khuyến nông khuyến ngư cần tăng cường tập huấn, hướng dẫn sử dụng phân bón có hiệu quả cho nông dân, nghiên cứu biện pháp canh tác kết hợp với sử dụng phân bón thích hợp cho từng vùng sinh thái góp phần tích cực vào việc hạ giá thành sản xuất, cải thiện chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm và hạn chế ô nhiễm môi trường. Nhà nước nên tập trung hỗ trợ cho nông dân vượt qua những khó khăn thông qua các chương trình kinh tế xã hội, thành lập quỹ bình ổn giá cả…, từ đó gián tiếp kích cầu thị trường phân bón. KẾT LUẬN Trong những năm qua, từ khi nước ta thực hiện đường lối phát triển kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có định hường xác hội chủ nghĩa, nền kinh tế nước ta đã có nhiều sự biến đổi sâu sắc và phát triển mạnh mẽ. Cùng với xu thế chung đó, Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An đã có những bước chuyển mình tích cực để ngày càng lớn mạnh hơn. Với sự sáng suốt chỉ đạo của ban giam đốc, đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực chuyên môn, tận tình trong công tác, hy vọng thời gian tới Tổng công ty sẽ tiếp tục phát huy những thành công đã đạt được, trở thành một công ty luôn đạt hiệu quả kinh doanh xứng đáng với tiềm năng và tên tuổi mà Tổng công ty đã tạo dựng. Sau một thời gian thực tập tại Tổng công ty CP Vật tư nông nghiệp Nghệ An, được sự tạo điều kiện và giúp đỡ tận tình của các cô chú anh chị phòng Tài vụ và sự hướng dẫn kịp thời, sự quan tâm chỉ bảo nhiệt tình cặn cẽ của cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái, em đã có được cơ hội tìm hiểu về công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa, xác định kết quả kinh doanh nói riêng của Tổng công ty. Kết hợp lý luận đã học cùng sự nỗ lực của bản thân, em xin mạnh dạn đưa ra một số phương hướng để Tổng Công ty tham khảo nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa. Với tầm nhận thức và năng lực của mình, bài chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô và các cô chú anh chị phòng kế toán tại Tổng công ty để đề tài của em được hoàn thiện. hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo, các cô chú anh chị ở Tổng công ty đã giúp đỡ, hướng dẫn tận tình giúp em hoàn thành báo cáo này. Sinh viên thực hiên Nguyễn Thị Tuyết Mai MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỀU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng CTY CP VTNN NA 6 Sơ đồ 2 - Cơ cấu tổ chức phòng kế toán 10 Sơ đồ 3 - Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ 12 Sơ đồ 4 - Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính 13 Sơ đồ 5 - Hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng 19 Sơ đồ 6 - Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT..................................................31 Sơ đồ 7 - Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 36 Sơ đồ 8 - Kế toán chi tiết kho hàng 48 BẢNG BIỂU Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty giai đoạn 2006 – 2008 5 Biểu số 2: Mẫu hóa đơn GTGT số 55668 24 Biểu số 3: Nội dung cập nhập hóa đơn GTG T55668 25 Biểu số 4: Chứng từ ghi sổ số 501 25 Biểu số 5: Sổ chi tiết TK 331 (trích) 26 Biểu số 6: Mẫu ủy nhiệm chi 27 Biểu số 7: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán (trích) 29 Biểu số 8: Mẫu hóa đơn GTGT số 22627 33 Biểu số 9: Nội dung cập nhập hóa đơn GTGT 22627 34 Biểu số 10: Báo cáo bán hàng khối VP Tổng công ty (trích) 35 Biểu số 11: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 37 Biểu số 12: Nội dung cập nhập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 38 Biểu số 13: Bảng thanh toán hàng đại lý 39 Biểu số 14: Bảng kê hóa đơn bán hàng 41 Biểu số 15: Mẫu hóa đơn GTGT số 22639 42 Biểu số 16: Báo cáo bán hàng khối trạm huyện 43 Biểu số 17: Sổ chi tiết TK 5111 43 Biểu số 18: Biên bản giảm giá hàng bán 45 Biểu số 19: Sổ cái TK 532 45 Biểu số 20 : Sổ chi tiết hàng hóa TK 1561 (trích ) 50 Biểu số 21: Bảng cân đối Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa (trích) 51 Biểu số 22: Báo cáo kho (trích) 52 Biểu số 23: Sổ tổng hợp chi tiết TK 6321 (trích) 52 Biểu số 24: Sổ cái TK 6321 (trích) 53 Biểu số 25: Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng (trích) 54 Biểu sổ 26: Sổ chi tiết TK 131(trích) 56 Biểu số 27: Chứng từ ghi sổ số 490 56 Biểu số 28: Sổ cái TK 131 (trích) 57 Biểu số 29: Lệnh chuyển Có ngân hàng Công thương 58 Biểu số 30 : Sổ chi tiết TK 1121(trích) 59 Biểu số 31: Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán (trích)........................60 Biểu số 32: Sổ chi tiếtTK 1331 (trích) 62 Biểu số 33: Sổ chi tiết TK 33311 (trích) 62 Biểu số 34: Sổ chi tiết TK 6417(trích) 64 Biểu số 35: Sổ cái TK 641 (trích) 65 Biểu số 36: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (trích) 67 Biểu số 37: Sổ chi tiết TK 6421 (trích) 68 Biểu số 38: Sổ cái TK 642 (trích) 68 Biểu số 39: Sổ cái TK 9111 70 Biểu số 40: Sổ cái TK 42121 70 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Kí hiệu Ý nghĩa CTY Công ty CP Cổ phần XĐKQKD Xác định kết quả kinh doanh VP Văn phòng TK Tài khoản BHXH Bảo hiểm xã hội TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNBQ Thu nhập bình quân LNST Lợi nhuận sau thuế VTNN Vật tư nông nghiệp BVTV Bảo vệ thực vật