Chuyên đề Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex

ực thuộc, ghi chép trực tiếp theo dõi sổ sách biểu mẫu các số liệu lượng hàng nhập, hàng xuất, tồn kho theo quy định, lập các báo cáo tài chính các báo cáo quản trị. * Phòng kinh tế tổng hợp Theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh định kì của công ty, tổ chức và quản lý hợp đồng kinh tế, xây dựng và nghiên cứu những đề án phát triển, hướng dẫn và giải quyết tranh chấp hợp đồng kinh tế. * Phòng thông tin và tin học Có chức năng lưu cung cấp thông tin cho toàn công ty, xây dựng các phần mềm của công ty, bảo trì máy vi tính, xây dựng các trang web cho công ty. * Phòng xây dựng cơ bản Xây dựng các cơ sở kinh doanh đưa ra nhứng dự án xây dựng, quản lý cơ sở vật chất của công ty. * Phòng hành chính quản trị Làm công tác hành chính, có chức năng bảo vệ công ty, tiếp khách…. Sơ đồ1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu Intimex BAN GIÁM ĐỐC Các phòng quản lý Các phòng kinh doanh Các chi nhánh Phòng tổ chức cán bộ lao động và tiền lương Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính quản trị Phòngkinh tế tổng hợp Phòngthông tin và tin học Phòng xây dựng cơ bản Phòng nghiệp vụ kinh doanh 1 Phòng nghiệp vụ kinh doanh 2 Phòng nghiệp vụ kinh doanh 3 Phòng nghiệp vụ kinh doanh 6 Phòng nghiệp vụ kinh doanh 10 Chi nhánh Intimex Hải Phòng Chi nhánh Intimex Nghệ An Chi nhánh Intimex Đà Nẵng Chi nhánh Intimex Đồng Nai Các đơn vị trực thuộc Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát tứ đặc điểm doanh nghiệp kinh doanh với quy mô lớn, nhiều ngành nghế với mạng lưới chi nhánh ở nhiều nơi do đó tổ chức bộ máy kế toán của công ty Xuất nhập khẩu INTIMEX là mô hình tổ chức kế toán phân tán. Đây là mô hình tối ưu cho các doanh nghịêp lớn, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều địa bàn khác nhau, các đơn vị hoạt động tương đối độc lập. Tại mỗi đơn vị thành viên của công ty đều có phòng kế toán riêng tương đối hoàn chỉnh , làm nhiệm vụ thu nhận kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán, thực hiện việc hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị theo sự phân cấp quản lý trong công ty, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng tài chính kế toán Công ty. Phòng tài chính kế toán Công ty thực hiện việc tổng hợp số liệu báo cáo các đơn vị trực thuộc và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở văn phòng Công ty, lập báo cáo quyết toán của toàn Công ty, kiểm tra kế toán trong toàn Công ty. Vì vậy sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán toàn Công ty như sau: Phòng TCKT các đơn vị trực thuộc Trưởng phòng TCKT các đơn vị trực thuộc Kế toán trưởng ( Trưởng phòng TCKT) Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán phát sinh Công ty và các hoạt động chung của Công ty Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra giám sát Kế toán vốn bằng tiền Kế toán hàng XK Kế toán hàng NK, kinh doanh nội địa và tính giá thành Kế toán TSCĐ và công nợ Kế toán thuế Kế toán dự án Thủ quỹ Sơ đồ 1.2:Tổ chức bộ máy kế toán toàn Công ty Phòng kế toán của Công ty gồm 20 cán bộ công nhân viên trong đó 1 Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng TCKT ): Điều hành mọi hoạt động về công tác tài chính kế toán toàn Công ty, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán, hướng dẫn về công tác hạch toán kế toán, kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và tài sản của toàn Công ty, chỉ đạo trực tiếp bộ phận tài chính tại văn phòng Công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty và cơ quan tài chính cấp trên ( vụ TCKT - Bộ Thương Mại ) về các công việc thuộc phạm vi và quyền hạn của kế toán trưởng, giúp Ban giám đốc thực hiện kiện toàn bộ máy kế toán, tham mưu cho Ban giám đốc trong lĩnh vực tài chính, phân tích hiệu quả kinh tế. 3 Phó phòng kế toán: Giúp kế toán trưởng điều hành, giải quyết những công việc lúc kế toán trưởng đi vắng và phụ trách thực hiện công việc của mình trong phạm vi quyền hạn được giao. - Trong đó 1 phó phòng theo dõi về tài chính toàn Công ty, báo cáo tổng hợp quyết toán toàn Công ty. - 1 Phó phòng theo dõi về TSCĐ toàn Công ty, chi phí toàn Công ty và theo dõi thuế toàn Công ty - 1 Phó phòng phụ trách việc kiểm soát và hạch toán tổng hợp công nợ toàn Công ty, tổng hợp kiểm kê toàn Công ty, tổng hợp quyết toán văn phòng Công ty. 1 Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ kiểm tra theo dõi và làm thủ tục thanh toán đúng chế độ tài chính kểm kê quỹ theo định kỳ. 4 Kế toàn tiền gửi Ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi tại Ngân hàng, giao dịch với Ngân hàng, theo dõi khế ước vay và thời gian trả nợ trong đó có 2 kế toán theo dõi nội tệ, 2 kế toán theo dõi ngoại tệ. 2 Kế toán hàng XK: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán số hàng XK. 2 Kế toán hàng NK, kinh doanh nội địa và tính giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động mua hàng của Công ty, tình hình mua bán hàng hoá trong nước và tính giá thành của những mặt hàng do Công ty sản xuất gia công chế biến. 1 Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi danh mục TSCĐ, trích lập khấu hao TSCĐ theo quy định, đánh giá lại TSCĐ theo định kỳ và có trách nhiệm tổ chức thanh lý tài sản hư hỏng. 1 Kế toán thuế: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán thuế của các mặt hàng XK và kinh doanh nội địa. 2 Kế toán theo dõi công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp, quản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công nợ của khách hàng. Định kỳ lập Bảng đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp. 2 Kế toán dự án: Theo dõi và hạch toán các dự án của Công ty. Ngoài ra có 1 thủ quỹ có nhiệm vị kiểm tra chứng từ thu, chi tiền mặt theo đúng quy định, đúng Phiếu thu, Phiếu chi, đúng người nộp và người nhận tiền, cập nhật sổ quỹ, lập báo cáo quỹ hàng ngày. 1.4.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của doanh nghiệp do đó trong công tác hạch toán kế toán của Công ty XNK Intimex phải tuân theo những chính sách, chế độ kế toán mà nhà nước đã quy định. Công ty tuân thủ những quy định sau trong việc tổ chức công tác kế toán: Niên độ hạch toán kế toán theo quý Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc hạch toán kế toán là VNĐ, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ khi hạch toán căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương pháp khấu hao TSCĐ được áp dụng một phương pháp tính khấu hao duy nhất là phương pháp khấu hao đường thẳng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá đích danh Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo giá đích danh Phương pháp tính thuế GTGT là theo phương pháp khấu trừ Các khoản làm giảm làm trừ doanh thu: Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng Các phương thúc tiêu thu: Bán buôn, bán lẻ, bán qua hệ thống các siêu thị, xuất khẩu… Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty là hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các tài khoản được doanh nghiệp chi tiết đến cấp 3. Hình thức ghi sổ kế toán Trong các loại hình thức sổ kế toán mà nhà nước đã quy định Công ty XNK Intimex áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ và sử dụng phần mềm kế toán Fast để hạch toán và ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ - ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 1.3: Hình thức chứng từ - ghi sổ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Công ty xuất nhập khẩu Intimex lập đầy đủ các báo cáo Tài chính theo quy định của Bộ Tài chính gồm: + Bảng cân đối kế toán (B 01-DN) + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B 02-DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B 03-DN) + Thuyết minh báo cáo tài chính (B 09-DN) Ngoài ra Công ty còn có hệ thống báo cáo quản trị: Căn cứ theo yêu cầu của Ban Giám đốc: + Báo cáo lợi nhuận về dịch vụ + Báo cáo vòng quay vốn + Báo cáo các khoản phải thu + Báo cáo quản lý chi phí + Báo cáo quản lý mua bán hàng hoá + Báo cáo hàng tồn kho + Báo cáo hiệu quả sử dụng TSCĐ Tuỳ theo yêu cầu Ban lãnh đạo của Công ty mà Báo cáo quản trị được lập, trong trường hợp bất thường Báo cáo quản trị được lập theo tháng, thường thường Báo cáo quản trị được lập theo năm. CHƯƠNG 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 2.1 Những vấn đề chung về công tác quản lý và kế toán hàng xuất khẩu tại Intimex 2.1.1 Một số nguyên tắc chung trong xuất khẩu hàng hoá 2.1.1.1 Phương thức thanh toán Hiện nay trong hoạt động xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex áp dụng hầu hết các phương thức thanh toán được chấp nhận rộng rãi trong thương mại quốc tế: Phương thức tín dụng - Phương thức chuyển tiền và nhờ thu. 2.1.1.2 Phương thức tính giá mua hàng Giá mua hàng xuất khẩu Công ty tính là giá mua theo hoá đơn, chi phí thu mua hàng xuất khẩu được tính luôn vào chi phí bán hàng trong kỳ. 2.1.1.3 Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu Cán bộ phòng nghiệp vụ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và thu mua hàng xuất khẩu sau khi ký kết hợp đồng ngoại. Thông thường hàng mua xuất khẩu của Công ty xuất nhập khẩu Intimex không nhập kho Công ty mà được đưa thẳng đến cảng làm thủ tục xuất khẩu ngay. Chính vì vậy giá thực tế đích danh được Công ty sử dụng để tính giá vốn hàng xuất khẩu. Cách tính này vừa đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí thực tế bỏ ra và doanh thu đạt được, vừa phù hợp với đặc điểm thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty. 2.1.1.4 Phương pháp tính giá hàng xuất khẩu Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá bán hàng xuất khẩu được sử dụng phổ biến là giá CIF và giá FOB. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá CIF thì ngoài việc làm thủ tục Hải quan Công ty còn tiến hành thuê phương tiện vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá nếu hợp đồng yêu cầu, Công ty chịu mọi khoản chi phí này và được tính vào giá bán. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá FOB thì Công ty đưa hàng ra cảng để xuất sau khi thu mua hàng hoá, Công ty chỉ cần làm thủ tục Hải quan và giao hàng lên phương tiện vận chuyển. Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá này là hoàn toàn phù hợp với thông lệ quốc tế tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thích ứng hơn với từng thị trường, từng đối tác. 2.1.1.5 Phương pháp hạch toán tỷ giá hối đoái và chênh lệch tỷ giá Do đặc trưng kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu nên số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ của Công ty là rất lớn, do đó để thuận lợi trong công việc thanh toán với đối tác, phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như phù hợp với chế độ kế toán của Việt Nam, Công ty dùng tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Nghiệp vụ xuất khẩu có các khoản liên quan đến nguồn gốc ngoại tệ như: Doanh thu xuất khẩu, các khoản phải thu nước ngoài, các loại phí Ngân hàng như phí thanh toán bộ chứng từ, phí chuyển tiền… đều được ghi nhận theo tỷ giá thực tế vào ngày phát sinh. 2.2 Kế toán quá trình mua hàng xuất khẩu 2.2.1 Các phương thức mua hàng xuất khẩu và thanh toán mua hàng xuất Sau khi ký hợp đồng ngoại với đối tác nước ngoài, các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu trực tiếp liên hệ với đối tác trong nước tiến hành thu mua hàng hoá của các đối tác trong nước có ưu thế đối với mặt hàng mà Công ty cần xuất khẩu về giá cả, chất lượng và uy tín. Nghiệp vụ thu mua hàng hoá xuất khẩu được theo dõi từng phòng xuất nhập khẩu thực hiện hợp đồng đó. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản được Công ty áp dụng trong nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu, có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm…điều đó được quy định rõ trong hợp đồng mà 2 bên đã ký kết. 2.2.2 Chứng từ sử dụng trong mua hàng xuất khẩu Hợp đồng thu mua hàng Xuất khẩu Hoá đơn GTGT (Liên 2- giao cho khách hàng) do bên bán cung cấp Phiếu xuất kho của bên bán Biên bản giao nhận hàng Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Phiếu chi Giấy uỷ nhiệm chi Giấy báo Nợ của Ngân hàng 2.2.3 Hệ thồng tài khoản sử dụng TK 1561XK: Hàng hoá xuất khẩu (nếu nhập kho Công ty) TK 6321: Gía vốn hàng bán (nếu xuất thẳng) TK 3311: Phải trả nhà cung cấp TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 1121: Tiền gửi VNĐ 2.2.4. Trình tự kế toán và ghi sổ kế toán Hàng ngày từ các chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho….kế toán tiến hành cập nhật hoá đơn kiêm phiếu nhập kho trên máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết các TK 156, 632, 331, 1331, 112…, sổ cái các TK Ghi sổ chi tiết các TK: 3311, 632, 1331, 112 đối với Công ty xuất nhập khẩu Intimex việc mua hàng xuất khẩu giao tay ba không qua kho của Công ty nên hàng hoá hạch toán thẳng vào TK 632. Để thấy rõ được trình tự kế toán và ghi sổ kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex ta có ví dụ minh hoạ sau: Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp số 12-36/06/BR ngày 28 tháng 10 năm 2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng kinh doanh 3 ký với Công ty Bernhard Rothyos GMBH thuộc tập đoàn New Mann Kaffe của Đức (bên nhập khẩu hàng hoá) là khách hàng thường xuyên của Công ty. Để tạo nguồn hàng xuất khẩu cho hợp đồng này Công ty đã ký kết hợp đồng nơi mua hàng xuất khẩu số 560-XKKD3 ngày 02/11/2006 với Công ty TNHH Vĩnh Hiệp để mua lô hàng cà phê theo đúng yêu cầu của bên nhập khẩu: Tên hàng: - Cà phê Robusta R2, 5% TPXH - Số lượng: 115,2 (tấn) - Đơn giá (đ/tấn): 22.600.000 - Trị giá: 2.603.520.000 - Thuế GTGT 5%: 130.176.000 - Trị giá hợp đồng: 2.733.696.000 - Thời gian giao hàng: 12/11/2006 - Hình thức thanh toán: chuyển khoản Chi phí giao hàng do Công ty TNHH Vĩnh Hiệp chịu. Công ty Intimex ứng trước 80% trị giá chưa bao gồm thuế VAT số tiền còn lại và GTGT hai bên sẽ quyết toán tại thời điểm thanh lý hợp đồng. Quy trình thực hiện hợp đồng - Ngày 02/11/2006 Công ty tạm ứng số tiền hàng cho bên bán: 2.081.129.208 đồng - Ngày 13/11/2006 Hàng giao tại kho ngoại quan Biên Hoà, chi nhánh tiến hành tiếp nhận, kiểm tra chất lượng số lượng là hàng, lập biên bản giao nhận hàng và biên bản thanh lý hợp đồng. BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hợp đồng số: 560-XKKD3 ngày 02/11/2006 Ngày 13/11/2006 Địa điểm giao hàng: Cảng TP Hồ Chí Minh STT Danh mục Theo hợp đồng Thực tế giao nhận hàng 1 Tên hàng Cà phê R2 5% Cà phê R2 5% 2 Số lượng (kg) 115.200 114.753 3 Đơn giá (đ/kg) 22.600 22.600 4 Thành tiền (đ) 2.603.520.000 2.593.417.800 5 Thuế GTGT (5%) 130.176.000 129.670.890 6 Trị giá (đ) 2.733.696.000 2.723.088.690 Chi tiết chất lượng: 2006-2007 Tỷ lệ đen vỡ tối đa: 5% Độ ẩm: 13% Tạp chất: 1% Không có hạt lên men, hạt mốc, tối thiểu 90% trên sàng 13 Bên nhận hàng Bên giao hàng Biểu 2.1: Biên bản giao nhận hàng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 12/11/2006 Mẫu số: 01-GTKT-3LL TU/2006N 0014308 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Địa chỉ: Thôn 1, Chư A-Pleiku, Gia Lai Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đạt Tân Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo-Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 001 08039 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 01 Cà phê Robusta R2, 5% TPXH hợp đồng số 560 Kg 114.753 22.600 2.593.417.800 02 Bao đay Cái 1.920 Cộng tiền hàng 2.593.417.800 Thuế suất GTGT: 5%, Tiền thuế GTGT 129.670.890 Tổng cộng tiền thanh toán 2.723.088.690 Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ bảy trăm hai mươi ba triệu, không trăm tám mươi tám nghìn, sáu trăm chín mươi đồng Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.2. Hoá đơn GTGT hàng mua XK Nhận được bộ chứng từ do phòng nghiệp vụ kinh doanh cung cấp, kế toán hàng xuất khẩu tiến hành nhập chứng từ vào máy để hạch toán và ghi sổ. Kế toán hàng xuất khẩu mở: phân hệ kế toán mua hàng và các khoản phải trả/cập nhật số liệu/hoá đơn mua hàng (dịch vụ ) Hóa đơn mua hàng (dịch vụ) Mã đơn vị: vp Văn phòng Công ty Số chứng từ: 14308 Mã khách: HX9011 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Ngày ht:12/11/2006 Địa chỉ: Gia Lai MST 5900315114 Ngày lập ct:12/11/2006 Người giao hàng: Số dư Tỷ giá (VND) Tk có:33113 Số hóa đơn: 0014308 Sô seri TU/2006 Ngày ht:12/11/2006 TK Nợ Tên tài khoản Mã vv Tiền VND Diễn giải 6321 Giá vồn hàng XK 0107CP3015 2.593.418.800 Xuất giá vồn 114,753 tấn cà phê HĐ 560 Tiền hàng: 2.593.417.088 Tk thuế: 13311 Tiền thuế: 192.670.890 Tổng TT: 2.723.088.690 Biểu 2.3: Hoá đơn tr ên máy vi tính Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 1121-Tiền gửi Ngân hàng VND Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … … …. …. …. 2/11/06 UN10 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp ứng trước 80% giá trị tiền 114,753 tần cà phê chưa VAT 33113 2.074.734.240 13/11/06 UN-18 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Thanh toán số tiền 20% còn lại 33113 518.683.560 Thuế suất thuế GTGT5% 1331 129.670.890 … …. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.4 Sổ chi tiết tài khoản 1121 Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6321-Giá vốn hàng xuất khẩu Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … … …. …. …. 12/11/06 PKT-14308 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 33113 2.593.417.800 … …. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.5 Sổ chi tiết tài khoản 6321 Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 33113-Phải trả cho người bán H/xuất-NV3 Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ………. ……... ………….. ……………….. ……… ……………… …………….. 2/11/06 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 ứng trước 80% giá trị tiền 114,753 tần cà phê chưa VAT 33113 2.074.734.240 12/11/06 PKT-14308 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 6321 2.593.417.800 12/11/06 PKT-14308 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 1331 129.670.890 13/11/06 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Thanh toán số tiền hàng còn lại + VAT 5% 1121 648.354.450 … …. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.6 Sổ chi tiết tài khoản 33113 Công ty XNK Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 1121-Tiền gửi Ngân hàng VND Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … …. …. …. 2/11/06 UN-10 ứng trước 80% tiền hàng cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 33113 2.074.734.240 13/11/06 UN-18 Thanh toán số tiền hàng còn lại + VAT 5% cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 33113 648.354.450 … …. … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.7 Sổ cái tài khoản 1121 Công ty XNK Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản:6321- Giá vốn hàng XK Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … …. …. …. 12/11/06 UN-10 Xuất giá vốn 114,753 tấn cà phê, HĐ 560-XKKD3 33113 2.593.417.800 … …. … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.8 Sổ cái tài khoản 6321 Công ty XNK Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản:33113-Phải trả người bán H/ xuất – KD3 Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư đầu kỳ… Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … …. …. …. 2/11/06 UN-10 ứng trước 80% tiền hàng cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 1121 2.074.734.240 12/11/06 PKT-14308 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 6321 1331 2.593.417.800 129.670.890 13/11/06 UN-18 Thanh toán số tiền hàng còn lại + VAT 5% cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 1121 648.354.450 ….. ….. ….. ….. …. Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.9 Sổ cái tài khoản 33113 Công ty XNK Intimex BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ Tài khoản: 33113-Phải trả cho người bán hàng xuất-NV3 Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 STT Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Dư Nợ đầu kỳ Dư Có cuối kỳ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ cuối kỳ Dư Có cuối kỳ … …. …. …. …. ….. …. ….. …. 7 HX9011 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 2.723.088.690 2.723.088.690 … …. …. …. …. ….. …. ….. …. Tổng cộng Ngày….tháng….năm….. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 2.10 Bảng cân đối phát sinh công Nợ 2.3 Kế toán quá trình xuất khẩu hàng hoá 2.3.1. Kế toán xuất khẩu hàng hoá trực tiếp 2.3.1.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng * Chứng từ sử dụng - Hợp đồng ngoại - Hoá đơn thương mại - Tờ khai hải quan - Vận đơn đường không hoặc đường biển - Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hoá. - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá - Hoá đơn GTGT - Hối phiếu, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán tạm ứng. * Tài khoản sử dụng TK: 131: Phải thu của khách hàng TK: 51111: Doanh thu hàng xuất khẩu TK: 111, 112, 413 2.3.1.2. Trình tự kế toán và ghi sổ Sau khi ký kết hợp đồng ngoại, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng nội mua hàng để xuất khẩu, hàng mua có thể xuất khẩu ngay hoặc nhập kho của Công ty. Nếu hàng mua xuất ngay có biên bản giao nhận hàng hoá, tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex chủ yếu là mua hàng xuất ngay. Khi xuất khẩu hàng hoá phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập hoá đơn xuất khẩu. Hoá đơn này được lập thành 03 liên: Liên 1: Lưu để tính thuế Liên 2: Giao cho khách Liên 3: Lưu nội bộ Khi có đủ bộ chứng từ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi bộ chứng từ cho Ngân hàng của Công ty, để Ngân hàng sẽ chuyển cho Ngân hàng bên mua đề nghị thanh toán, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có khi tiền hàng được thanh toán. Khi hợp đồng xuất khẩu đã được thực hiện, phòng kinh doanh sẽ gửi bộ chứng từ sang phòng kế toán để ghi nhận doanh thu, đồng thời ghi sổ chi tiết các tài khoản TK 131, TK 51111, cuối tháng máy tự động cập nhật số liệu vào các sổ cái TK. Để hiểu rõ quá trình kế toán xuất khẩu trực tiếp ta xem xét ví dụ minh hoạ sau: Ví dụ thực tế: Tiếp theo ví dụ về hợp đồng xuất khẩu trực tiếp cà phê số 12-36/06/BR ngày 28/10/2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng kinh doanh 3 ký với Công ty Bernhard Rothyos GMBH thuộc tập đoàn Mann Kaffe của Đức (bên nhập khẩu) Tên hàng: Cà phê Robusta loại 2 1920 Bags (60 KGS/Bags) Số lượng: 115,2 tấn Đơn giá nguyên tệ: 1434 (USD) Trị giá nguyên tệ: 165196,80 (USD) Phương thức thanh toán: L/C Cảng giao hàng: Cảng TP HCM Hàng xuất theo giá: FOB Thời gian giao hàng: 15/11/2006 Ngày 15/11/2006 Công ty xuất lô hàng cà phê trị giá 165.196,80 USD theo Hoá đơn số 0098.556 tỷ giá nguyên tệ 16.065 VND/USD. Cùng ngày hải quan đã xác nhận lô hàng xuất khẩu. - Ngày 17/11/2006 Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng VietcomBank Việt Nam về việc khách hàng đã thanh toán. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 15/11/2006 Mẫu số: 01-GTKT-3LL TU/2006B 0098.556 Đơn vị bán hàng: Công ty xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo-Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Bernhard Rothyos GMBH Tên đơn vị: Địa chỉ: Am Sandtorkai5, Hamburg D20457, Germany Số tài khoản: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Cà phê Robusta R2, Invoce số 560-HCM ngày 15/11/2006 TKHĐ số 116/XKKD MT 114,753 1.434 164.555,80 Quy đổi theo tỷ giá 16065 VND/USD 2.643.588.927 Cộng tiền hàng 2.643.588.927 Thuế suất GTGT: 0%,Tiền thuế GTGT x Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ sáu trăm bốn mươi ba triệu, năm trăm tám mươi tám nghìn, chín trăm hai bảy nghìn đồng Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: Biểu 2.11 Hoá đơn GTGT hàng XK Khi nhận được đầy đủ chứng từ do phòng nghiệp vụ gửi xuống, kế toán xuất khẩu nhập các chứng từ gốc vào máy: Hóa đơn dịch vụ Mã đơn vị: vp Văn phòng Công ty Số hđ: 0098556 Mã khách: XK6050 Bernhar Rothfos GMBH Số seri: NA/2006 Địa chỉ: Đức MST 5900315114 Ngày ht:15/11/2006 Người mua hàng: Số dư Ngày lập hđ:15/11/2006 Tk nợ:13113 BPKD Tỷ giá (USD): 16065,00 Tk dt Tên tài khoản Mã vv Tiền USD Diễn giải 511113 Doanh thu bán hàng hóa XK- P3 0107CP3015 164.555,80 Xuất giá vồn 114,753 tấn cà phê HĐ 560 Tiền hàng: 164.555,80 2.643.588.927 Tkđư với tk thuế: 13311 Tiền thuế: 0 Tk chiết khấu: Tiền chiết khẩu: 0 Tổng TT: 146.555,80 2.643.588.927 Biểu 2.12 Hoá đơn trên máy vi tính Công ty xuất nhập khẩu Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 13113-Phải thu của khách hàng H/xuất-NV3 Khách hàng: Bernhard Rothyos GMBH (XK6050) Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư đầu kỳ:… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh ngoại tệ USD Tỷ giá Số phát sinh VND Ngày Số Nợ Có Nợ Có .. …. …. …. …. …. …. …. …. ….. 15/11/06 HĐ0098556 Bernhard Rothyos GMBH Xuất bán 114,753 tấn cà phê INV560-HCM HD12-36/06BR 511113 164.555,80 16.065 2.64358.927 17/11/06 BC9 Bernhard Rothyos GMBH Thu tiền xuất khẩu Inv560-HCM P3 11221 164.555,80 16.055 … 2.641.943.369 … …. …. …. …. … …. …. … …. Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.13 Sổ chi tiết tài khoản 13113 Công ty xuất nhập khẩu Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 511113-Doanh thu bán hàng hoá XK-P3 Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư đầu kỳ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh ngoại tệ (USD) Tỷ giá Số phát sinh VND Ngày Số Nợ Có Nợ Có … …. …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 15/01/07 HD0098556 Bernhand Rothyos GMBH Xuất bán 114,753 tấn cà phê Inv560-HCM HD 12-36/06/BR 13113 164.555,08 16.065 2.643.588.927 … … …. …. …. …. ….. …. … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.14 Sổ chi tiết tài khoản 511113 Công ty xuất nhập khẩu Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 511113-Phải thu của khách hàng H/xuất-NV3 Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh ngoại tệ (USD) Tỷ giá Số phát sinh VND Ngày Số Nợ Có Nợ Có … …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 15/01/06 HD0098556 Xuất bán 114,753 tấn cà phê Inv560-HCM HD 12-36/06/BR 13113 164.555,08 16.065 2.643.588.927 … … …. …. …. ….. …. … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.15 Sổ cái tài khoản 511113 Công ty xuất nhập khẩu Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 13113-Phải thu của khách hàng H/xuất-NV3 Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh ngoại tệ (USD) Tỷ giá Số phát sinh VND Ngày Số Nợ Có Nợ Có … …. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 15/01/06 HD0098556 Xuất bán 114,753 tấn cà phê Inv560-HCM HD 12-36/06/BR 511113 164.555,80 16.065 2.643.588.927 17/11/06 BC9 Thu tiền xuất khẩu Inv560-HCMP3 11221 164.555,80 16.055 2.641.943.369 … … …. …. …. ….. …. … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.16 Sổ cái tài khoản 13113 2.3.2. Kế toán xuất khẩu hàng hoá uỷ thác 2.3.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng Phương thức kinh doanh hàng xuất khẩu uỷ thác cũng phải có một bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ theo quy định: - Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu - Hợp đồng ngoại - Tờ khai hải quan - Hoá đơn GTGT về tiền hoa hồng được nhận từ dịch vụ uỷ thác (liên 2) giao cho bên uỷ thác. - Giấy báo Nợ, giấy báo Có của Ngân hàng - Uỷ nhiệm chi Tài khoản sử dụng + TK 131 (UT): Phải thu của khách hàng uỷ thác + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 3331: Thuế GTGT của phí uỷ thác + TK 51131: Phí uỷ thác nhận được 2.3.2.2. Trình tự kế toán Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại sau khi đã ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu. Công ty sẽ nhận được Hoá đơn bán hàng do bên giao uỷ thác lập (liên 2 giao khách hàng) về số hàng uỷ thác xuất khẩu trình tự thực hiện hoạt động xuất khẩu uỷ thác cũng như xuất khẩu trực tiếp, mọi chi phí liên quan đến lô hàng xuất khẩu sẽ do bên giao uỷ thác chi hoặc nhờ Công ty chi hộ. Biên bản thanh lý hợp đồng, thủ tục trả tiền cho bên giao uỷ thác sẽ được thực hiện sau khi khách hàng ngoại thanh toán tiền hàng đồng thời Công ty thông báo các khoản chi hộ, tiền hoa hồng được hưởng. Để hiểu rõ về kế toán xuất khẩu uỷ thác ta có ví dụ minh họa sau: Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số 014-06/XKUT-KD2 ngày 12/10/2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên nhận uỷ thác) do đại diện phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 2 ký kết với Công ty dệt tẩy nhuộm Tiến Đạt (bên giao uỷ thác) về việc xuất lô hàng khăn bông Số lượng: 40.400 chiếc Trị giá: 5.565 USD Toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng do bên giao uỷ thác chịu. Phí xuất khẩu uỷ thác Công ty được hưởng: 451.200 (VND), phí hoa hồng uỷ thác 10% Việc thanh toán tiền hàng với đối tác nước ngoài do bên giao uỷ thác tự thực hiện. Hợp đồng ngoại số: P-9298/XUT ký ngày 17/10/2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex và Finagra (UK) LTD (Anh). Thời gian giao hàng 25/11/2006; địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng Việt Nam Phương thức thanh toán CDA Ngày 27/11/2006 kế toán căn cứ hợp đồng uỷ thác, hợp đồng ngoại kế toán lập hoá đơn GTGT số 0082128 cho số hoa hồng uỷ thác đồng thời cập nhật hoá đơn vào máy. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: (nội bộ) Ngày 27 tháng 11 năm 2006 Mẫu số: 01GTKT-3LL NA/2006 B 0082128 Đơn vị bán hàng: Công ty xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Công ty dệt tẩy nhuộm Tiến Đạt Địa chỉ: Yên Khánh-Ninh Bình Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phí uỷ thác xuất khẩu HĐ014-06/XKUT-KD2 451.200 Cộng tiền hàng 451.200 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 45.120 Tổng cộng tiền thanh toán 496.320 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm chín mươi sáu nghìn, ba trăm hai mươi đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bánhàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2.17: Hoá đơn GTGT cung cấp dịch vụ xuất khẩu uỷ thác Hóa đơn dịch vụ Mã đơn vị: vp Văn phòng Công ty Số hđ: 0081218 Mã khách: CTTD Công ty dệt tẩy nhuộm Tiến Đạt Số seri: NA/2006B Địa chỉ: Yên Khánh – Ninh Bình MST Ngày ht:27/11/2006 Người mua hàng: Số dư Ngày lập hđ:27/11/2006 Tk nợ:131XUT BPKD Tỷ giá (VND): TK Nợ Tên tài khoản Mãvv Tiền VND Mã thuế Thuế suất Thuế VND 33311XK Diễn giải 511113 Doanh thu cung cấp dịch vụ hàng xuất khẩu 451.200 XK10 10 45.120 Hàng hoá uỷ thác XK hàng khăn bông Tiền hàng : 451.200 TKĐƯ với TK thuế 131XUT Tiền thuế : 45.120 TK chiết khấu: Tiền chiết khấu : 0 Tổng TT : 496.320 Biểu2.18 Hóa đơn trên máy vi tính XK Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 131 XUT-Phải thu khách hàng uỷ thác Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Dư đầu kỳ: Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …. …. …. …. ….. …. 27/11/06 0081218 Công ty dệt tẩy nhuộm Tiến Đạt Hàng hóa uỷ thác xuất khẩu khăn bông 51131 33311 451.200 45.120 02/12/06 PT3 Công ty dệt tẩy nhuộm Tiến Đạt Thu tiền phí uỷ thác xuất khẩu khăn bông 111 496.320 … …. …. …. …. ….. …. Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư cuối kỳ: Ngày….tháng….năm…. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu số 2.19 Sổ chi tiết tài khoản 131 XUT Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 51131-Doanh thu cung cấp dịch vụ hàng xuất khẩu Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Dư đầu kỳ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …. …. …. …. ….. …. 27/11/06 0081218 Công ty dệt tẩy nhuộm Tiến Đạt Hàng hoá uỷ thác xuất khẩu khăn bông 131 XUT 451.200 … …. …. …. …. ….. …. Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư cuối kỳ: Ngày….tháng….năm…. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu số 2.20 Sổ chi tiết tài khoản 51131 Công ty XNK Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 131 XUT-Phải thu khách hàng uỷ thác Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Dư đầu kỳ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …. …. …. ….. …. 27/11/06 0081218 Hàng bán uỷ thác xuất khẩu khăn bông 51131 451.200 27/11/06 0081218 Hàng bán uỷ thác xuất khẩu khăn bông 33311XK 45.120 02/12/06 PT3 Thu tiền phí uỷ thác xuất khẩu khăn bông 1111 496.320 … …. …. …. ….. …. Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư cuối kỳ: Ngày….tháng….năm…. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu số 2.21 Sổ cái tài khoản 131 XUT Công ty XNK Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 51131 – Doanh thu cung cấp dịch vụ hàng xuất khẩu Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Dư đầu kỳ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …. …. …. ….. …. 27/11/06 0081218 Hàng hóa uỷ thác xuất khẩu khăn bông 131 XUT 451.200 … …. …. …. ….. …. Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư cuối kỳ: Ngày….tháng….năm…. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu số 2.22 Sổ cái tài khoản 51131 XUT CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex 3.1.1. Ưu điểm 3.1.1.1. Về công tác quản lý Công ty xuất nhập khẩu Intimex hoạt động lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu do đó đã tạo được cho mình những ưu thế nhất định, tạo được uy tín và tín nhiệm đối với khách hàng, kết quả kinh doanh của Công ty không ngừng tăng qua các năm đó là nhờ một phần vào công tác quản lý, sự nỗ lực phấn đấu của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức một cách khoa học, các phòng ban được tổ chức phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo hiệu quả công việc cao. Đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kinh doanh có trình độ chuyên môn có trách nhiệm với công việc, việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa luôn sát sao, kịp thời, Công ty đã tạo được mối quan hệ lâu năm với khách hàng trong nước và nước ngoài do đó việc thực hiện các hợp đồng xuất khẩu luôn được diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Công ty tuân thủ đầy đủ thủ tục mà pháp luật đã quy định cũng như các tập quán thông lệ trong thương mại quốc tế, tạo được sự tin tưởng của các bạn hàng, đối tác trong và ngoài nước. Quy trình xuất khẩu hàng hoá được tổ chức một cách hợp lý và chặt chẽ đầu tiên các phòng nghiệp vụ trình phương án kinh doanh xuất khẩu lên kế toán trưởng và Ban giám đốc, khi phương án kinh doanh được duyệt, các phòng nghiệp vụ sẽ được tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng, kế toán tiến hành kiểm tra việc mua hàng hoá, xuất bán hàng hoá, theo dõi các khoản chi phí phát sinh, thanh toán tiền cho khách hàng và ghi sổ kế toán. Khi hợp đồng đã thực hiện xong, phải có biên bản thanh lý hợp đồng, hạch toán kết quả kinh doanh, kiểm tra và lưu trữ chứng từ. Áp dụng cơ chế khoán trong hoạt động kinh doanh của Công ty tạo ra tinh thần, trách nhiệm làm việc của cán bộ công nhân viên khuyến khích cán bộ công nhân viên làm việc nỗ lực hết mình. Tất cả các phòng ban trong Công ty đều được trang bị phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động của Công ty. Hệ thống máy tính được nối mạng Internet và mạng nội bộ giúp cho công việc giao dịch với các đối tác một cách thuận lợi và nhanh chóng, giúp cán bộ giữa các phòng ban trao đổi thông tin kịp thời với nhau. 3.1.1.2. Về công tác kế toán * Bộ máy kế toán Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quy mô hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của mình Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, đây là mô hình tối ưu và phù hợp với Công ty vì: - Công ty là một đơn vị hoạt động có quy mô lớn, địa bàn phân tán từ Bắc vào Nam. - Công ty chỉ đạo tập trung công tác kế toán phù hợp với cơ chế khoán mà Công ty đang áp dụng hiện nay. - Các đơn vị phụ thuộc chủ động trong các hoạt động sản xuất kinh doanh nhạy bén, kịp thời. - Thuận tiện cho việc kê khai thuế và hoàn thuế (vì mỗi đơn vị đều có mã số thuế riêng, con dấu riêng). Đội ngũ nhân viên kế toán tại văn phòng Công ty có 20 cán bộ nhân viên đều có trình đội đại học, sử dụng thành thạo máy vi tính…., thể hiện sự coi trọng công tác kế toán của Công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý khoa học có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng phù hợp với năng lực của từng người. Đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kế toán là những người có năng lực chuyên môn và trách nhiệm với công việc. Hoạt động chủ yếu của Công ty là xuất nhập khẩu do vậy số lượng nghiệp vụ xuất, nhập khẩu hàng hoá là rất nhiều, do đó Công ty đã bố trí 2 nhân viên chuyên phụ trách phần hành kế toán nhập khẩu, họ đều là những nhân viên có năng lực chuyên môn, có trách nhiệm và lòng nhiệt huyết; Các phần hành kế toán khác đều được bố trí nhân viên một cách hợp lý, chính sự phù hợp đó đã đảm bảo cho bộ máy kế toán của văn phòng Công ty hoạt động hiệu quả nhất. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast do đó việc nhập nhật các chứng từ sổ sách rất nhanh, thuận lợi và dễ dàng trong công tác kiểm tra theo tiến độ công việc của từng nhân viên kế toán, chính sự tiện lợi nhờ áp dụng kế toán máy, công việc kế toán của các nhân viên trở nên nhanh gọn và hiệu quả hơn. * Các chính sách kế toán Công ty áp dụng Hệ thống chứng từ kế toán Công ty sử dụng đều theo mẫu quy định của Bộ tài chính, quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chóng, khoa học và hiệu quả. Các chứng từ liên quan đến hiệu quả xuất khẩu đều được lập theo quy định của Bộ Tài chính và thông lệ quốc tế, được sắp xếp theo từng phòng nghiệp vụ kinh doanh, theo thời gian để thuận lợi cho việc kiểm tra theo dõi. Những chững từ được sử dụng trong một nghiệp vụ xuất khẩu sẽ được liệt kê thành một danh sách, chứng từ kèm theo các chứng từ cụ thể và đóng thành tập…, căn cứ vào bộ chứng từ kế toán tiến hành cập nhật số liệu. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản doanh nghiệp do Bộ Tài chính quy định, trên cơ sở hệ thống tài khoản đó Công ty đã chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và thuận lợi trong công tác hạch toán kế toán. Cụ thể các tài khoản tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng Ngân hàng tham gia giao dịch, các tài khoản công Nợ chi tiết theo từng phòng nghiệp vụ kinh doanh và từng khách hàng, Công ty áp dụng hệ thống tài khoản tương đối linh hoạt chi tiết. Trong các loại hình thức sổ kế toán mà Nhà nước đã quy định Công ty xuất nhập khẩu Intimex áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ vì đây là hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty đồng thời cũng thuận lợi cho việc ứng dụng kế toán máy, đặc biệt là việc mở hệ thống sổ chi tiết sẽ được dễ dàng, việc đối chiếu số liệu kế toán trên các sổ sách sẽ được thuận lợi hơn. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong việc hạch toán hàng tồn kho và đánh giá hàng tồn kho theo giá đích danh. Phương pháp này cho phép kế toán theo dõi thường xuyên biến động hàng ngày của tài sản, hàng hoá biết được chính xác giá trị của lô hàng. Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu là giá thực tế đích danh, các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng xuất khẩu được hạch toán vào chi phí bán hàng. Công ty xuất khẩu chủ yếu mua hàng xuất thẳng do đó không lập phiếu nhập kho mà thay vào đó là Biên bản giao nhận hàng hoá. Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi mà Công ty có được vẫn còn những tồn tại, hạn chế. 3.1.2. Hạn chế 3.1.2.1. Về công tác quản lý Do quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty lớn, hoạt động trong nhiều lĩnh vực do đó bộ máy quản lý còn hơi cồng kềnh nên công việc chỉ đạo quản lý còn gặp khó khăn, chưa được sát sao. Công ty chưa có nhân viên chuyên trách trong công tác khai thác thị trường nên việc khai thác và thâm nhập thị trường mới còn hạn chế. Tuy nhiên đã được trang bị khá đầy đủ các trang thiết bị nhưng hiệu quả sử dụng chưa cao, việc thực hiện giao dịch và tìm kiếm khách hàng qua Internet còn hạn chế. 3.1.2.2. Về công tác kế toán Xuất phát từ đặc điểm doanh nghiệp kinh doanh với quy mô lớn nhiều ngành nghề với quy mô lớn nhiều ngành nghề với mạng lưới chi nhánh ở nhiều nơi do đó tổ chức bộ máy kế toán của Công ty phân tán làm hạn chế việc chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán. Là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, lượng ngoại tệ phát sinh rất nhiều nhưng Công ty không sử dụng TK 007-nguyên tệ để theo dõi tình hình ngoại tệ, mà chỉ theo dõi trên TK 1112,TK 1122, chi tiết theo từng nguyên tệ, từng ngân hàng nên gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình ngoại tệ, không sử dụng TK 003-hàng hoá nhận giữ hộ ký gửi trong nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu uỷ thác. Tất cả các chi phí liên quan đến nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu Công ty không hạch toán vào TK 1562-Chi phí mua hàng mà tập hợp trên TK 641-Chi phí bán hàng. Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong công tác kế toán nhưng trong thực tế, cả trên máy tính đều không thực hiện theo hình thức này, không có chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên không thể hiện được bản chất của hình thức sổ này. Việc xác định giá vốn hàng xuất khẩu của Công ty là theo giá thực tế mua hàng ghi trên hoá đơn, nhưng các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng hoá không tính vào giá vốn, do đó trị giá vốn hàng xuất khẩu chưa được phản ánh đúng. 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lưu chuyển Hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex Sau một thời gian thực tập tại Công ty em đã tìm hiểu và đã thấy được những thành tựu, kết quả mà Công ty đã đạt được đó là nhờ sự nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty, đặc biệt sự không ngừng hoàn thiện hệ thống kế toán để thực sự là một công cụ quản lý đắc lực của Công ty. Tuy nhiên trong hoạt động kinh doanh nhất là trong kinh doanh xuất nhập khẩu luôn có sự biến động cần có sự đổi mới và hoàn thiện, sau đây em xin đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán của Công ty. - Công ty nên có một bộ phận chuyên trách trong công tác khai thác thị trường, nhằm mở rộng thị trường kinh doanh cho Công ty. Khai thác triệt để thị trường cũ, duy trì các mặt hàng kinh doanh hiện tại đồng thời mở rộng khai thác xuất khẩu các mặt hàng mới nhằm đa dạng hoá và phong phú các mặt hàng xuất khẩu. - Đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và khai thác các trang thiết bị máy móc trong Công ty. Phát huy chức năng của bộ phận nghiên cứu thị trường ngoại, phải nắm vững luật, các chính sách kinh tế của các đối tác nhằm tránh những tranh chấp thương mại, ép giá…. - Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là chủ yếu nên lương ngoại tệ phát sinh trong một kỳ kế toán là rất lớn, ngoài việc theo dõi lượng ngoại tệ trên TK 1112; TK 1122 theo từng Ngân hàng Công ty nên sử dụng TK 007-Ngoại tệ để theo dõi nguyên tệ và chi tiết theo từng loại. Khi ngoại tệ tăng, kế toán định khoản thêm bút toán: Nợ TK 007-Nguyên tệ (chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) Khi ngoại tệ giảm, thêm bút toán Có TK 007-Nguyên tệ (chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) Tỷ giá ngoại tệ luôn biến động, do đó chênh lệch ngoại tệ Công ty không cần theo dõi trên TK 413-Chênh lệch tỷ giá hối đoái mà hạch toán vào TK 635, 515 trong năm báo cáo. Đối với hoạt động xuất khẩu uỷ thác, Công ty phải theo dõi lô hàng trên TK 003-Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi: Khi nhận xuất khẩu uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 003 Khi hoàn thành thủ tục xuất khẩu, kế toán ghi: Có TK 003 Ngoài ra Công ty nên tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu trên TK 1562 để từ đó xác định được đúng trị giá hàng xuất khẩu. Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong công tác kế toán nhưng trong thực tế cả trên máy tính đều không thực hiện theo hình thức này, không có chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên không thể hiện được bản chất của hình thức sổ này. Công ty nên bổ sung thêm Chứng tư- chi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ch sổ theo mẫu: Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số: S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) CHỨNG TỪ- GHI SỔ Số: Ngày…. Tháng…năm…. Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Cộng X X X Kèm theo…..chứng từ gốc Ngày…. tháng….năm Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Biểu 3.1 Mẫu Chứng từ- Ghi sổ Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số: S02a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm:…. Chứng từ- ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày tháng A B 1 A B 1 -Cộng tháng -Cộng lũy kế từ đầu quý -Cộng tháng -Cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có….trang, đánh số trang từ 01 đến… Ngày mở sổ:… Ngày….tháng….năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Biểu 3.2 Mẫu sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast.Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 có quy định trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính, do đó Công ty nên hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ kinh tế liên quan theo đúng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Chøng tõ kÕ to¸n PhÇn mÒm kÕ to¸n Sæ kÕ to¸n - Sæ tæng hîp - Sæ chi tiÕt M¸y vi tÝnh B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 3.1 Quy trình hạch toán kế toán trên máy vi tínhKẾT LUẬN Nước ta đang từ một nước nông nghiệp chậm phát triển, sản xuất nhỏ là chủ yếu, trang thiết bị, máy móc và công nghệ còn lạc hậu thì yêu cầu để phát triển công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước là phải nhanh chóng hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Vì vậy với những lợi ích mà xuất khẩu mang lại, việc chú trọng phát triển xuất khẩu là một định hướng đúng đắn. Kinh doanh xuất khẩu là hoạt động trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân Việt Nam với các tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thông qua mua bán. Đối với các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty xuất nhập khẩu Intimex nói riêng, lưu chuyển hàng xuất khẩu là một phần quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, do đó công tác kế toán lưu chuyển hàng xuất khẩu không ngừng hoàn thiện được tổ chức khoa học, hợp lý, đúng chế độ, phù hợp với khả năng của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex em đã tìm hiểu nghiên cứu thực tế hạch toán kế toán lưu chuyển hàng xuất khẩu và so sánh với những lý luận về công tác kế toán xuất khẩu để từ đó đưa ra những ý kiến nhằm góp phần làm hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trương Anh Dũng cùng toàn thể cán bộ nhân viên phòng Tài chính kế toán Công ty xuất nhập khẩu Intimex đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 4 năm 2007 Sinh viên Trần Thị Thi MỤC LỤC Trang DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Tên XNK NK XK XUT TK TKĐƯ XUT ht Xuất nhập khẩu Nhập khẩu Xuất khẩu Xuất ủy thác Tài khoản Tài khoản đối ứng Xuất ủy thác Hạch toán DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Sơ đồ tổ chưc bộ máy kế toán Sơ đồ hình thức Chứng từ- ghi sổ So đồ ghi sổ trên máy vi tính 8 10 13 54 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng biểu Tên bảng biểu Trang Biểu 2.1 Biểu 2.2 Biểu 2.3 Biểu 2.4 Biểu 2.5 Biểu 2.6 Biểu 2.7 Biểu 2.8 Biểu 2.9 Biểu 2.10 Biểu 2.11 Biểu 2.12 Biểu 2.13 Biểu 2.14 Biểu 2.15 Biểu 2.16 Biểu 2.17 Biểu 2.18 Biểu 2.19 Biểu 2.20 Biểu 2.21 Biểu 2.22 Biểu 3.1 Biểu 3.2 Biên bản giao nhận hàng hóa Hóa đơn GTGT mua hàng xuất khẩu Hóa đơn trên máy vi tính mua hàng xuất khẩu Sổ chi tiết tài khoản 1121 Sổ chi tiết tài khoản 6321 Sổ chi tiết tài khoản33113 Sổ cái tài khoản 1121 Sổ cái tài khoản 6321 Sổ cái tài khoản 33113 Bảng cân đối phát sinh công nợ Hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu Hóa đơn trên máy vi tính hàng xuất khẩu Sổ chi tiết tài khoản 13113 Sổ chi tiết tài khoản 511113 Sổ cái tài khoản 511113 Sổ cái tài khoản 13113 Hóa đơn GTGT cung cấp dịch vụ XKUT Hóa đơn trên máy vi tính dịch vụ XKUT Sổ chi tiết tài khoản 131XUT Sổ chi tiết tài khoản 51131 Sổ cái tài khoản 131XUT Sổ cái tài khoản 51131 Mẫu Chứng từ- ghi sổ Mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 31 32 33 34 35 36 39 40 41 42 43 44 52 53 Tài liệu tham khảo TS Phan Đức Dũng (2006) Kế toán thương mại và dịch vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. (NXB Thống kê) TH.S Nguyễn Phú Giang, Kế toán thương mại và dịch vụ (NXB Tài chính) 3 .TS Nguyễn Phương Liên (Bộ Tài chính),Hướng dẫn thực hiện chế độ chứng từ, sổ kế toán và các hình thức kế toán. (NXB Tài chính) 4. Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006