Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

h thức nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính. Theo phương pháp này trình tự ghi sổ được tiến hành theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ(thẻ) chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết Báo cáo tàI chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ, cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa tạI công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội 2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng nội địa của công ty Với mục đích đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư, hang hoá cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công ty đã nhập khẩu các mặt hàng phục vụ cho tiêu dùng trong nước như rượu, sữa tươi, sữa bột… tư liệu sản xuất phục vụ cho sản xuất nông nghiệp, công nghiệp và vật liệu xây dựng như gạch men, van nước, phân bón, phương tiện vận tải, nguyên liệu máy móc thiết bị phụ tùng… Sản phẩm công ty nhập khẩu về để tiêu thụ trong nước hầu hết là theo các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế của khách hàng. Ngoài ra công ty còn là bên nhận uỷ thác nhập khẩu theo yêu cầu của bên uỷ thác và được hưởng 1 tỷ lệ hoa hồng % nhất định gọi là phí uỷ thác. Không chỉ đối với công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm mà đối với các doanh nghiệp khác cũng vậy, việc tiêu thụ được hàng hoá là vấn đề hết sức quan trọng mà đẩy mạnh được hoạt động tiêu thụ lại càng có ý nghĩa hơn đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nhận thức rõ vấn đề này mà công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội đã có những quy định rất chặt chẽ ở các khâu trong quá trình hoạt động kinh doanh và đặc biệt là khâu bán hàng. Có làm tốt khâu này mới có thể tạo điều kiện cho các khâu trước thực hiện tốt hơn, song các khâu trước thực hiện không tốt thì không thể đẩm bảo chắc chắn là khâu tiêu thụ có kết quả tốt được. Bán hàng phải luôn giữ chữ tín với khách hàng. Để đẩy nhanh được khối lượng hàng hoá tiêu thụ nhằm đat kết quả cao nhất trong kinh doanh, công tác bán hàng ở công ty đã quan tâm đúng mức tới một số mặt sau: Trong quá trình bán hàng, phương thức thanh toán tiền hàng là vấn đề mấu chốt để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, điều đó đòi hỏi công ty phải đi sâu tìm hiểu về khách hàng: Đối với khách hàng là các công ty lớn, là bạn hàng quen với công ty thì có quyền được nợ lại và thanh toán sau. Đối với khách hàng không thường xuyên thì trước khi nhận hàng phải thanh toán đầy đủ tiền hàng theo hoá đơn. Việc cho khách hàng nợ đối với công ty chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho một số khách hàng. Hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn với 2 phương thức thanh toán : Bán hàng thu tiền ngay : Trong phương thức thanh toán này, thời đIểm thu tiền trùng với thời điểm giao hàng, hàng bán được coi là tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ được xác định ngay. Bán hàng chậm trả : Theo phương thức này, khi xuất giao hàng cho khách thì số hàng đó được coi là tiêu thụ, khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Việc trả tiền của khách hàng sẽ được thực hiện sau khi giao hàng. Trường hợp lấy với số lượng lớn có thể thanh toán trước một phần tiền hàng. Nhờ có phương thức bán hàng linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng nên đã phần nào kích thích sự tiêu dùng của khách đối với hàng hoá của công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có thể cạnh tranh với các công ty và các doanh nghiệp tư nhân khác, đòi hỏi công ty phải có biện pháp bán hàng sao cho có hiệu quả, nhất là đối với khách hàng của công ty. Công ty có quan hệ thanh toán với các ngân hàng : ngân hàng VCB, ngân hàng Thương Mại á châu, ngân hàng INDOVINA, ngân hàng BANGKOK BANK. 2.2.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng nội địa 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng Trong quá trình bán hàng, công ty sử dụng các loại chứng từ : Hoá đơn GTGT ( kiêm phiếu xuất kho ) (biểu 1) Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu do Bộ tài chính ban hành và lập thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là : Liên 1 ( màu đen ) : được lưu lại với cuống hoá đơn Liên 2 ( màu đỏ ) : được giao cho khách hàng Liên 3 ( màu xanh ): dùng để thanh toán Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng năm, tên đơnvị, quy cách, số lượng, đơn giá, giá bán chưa thuế, thuế suất thuế GTGT, tổng giá thanh toán. Phiếu thu ( biểu 2 ) Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gồm có 2 liên : 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu giữ tại công ty. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra ( kèm tờ khai thuế GTGT ) ( biểu 3 ) Nội dung tờ khai này phải ghi rõ tên khách hàng, doanh số bán chưa thuế, thuế GTGT…để làm căn cứ tính thuế và khấu trừ thuế đầu vào. 2.2.2.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng nội địa kế toán công ty sử dụng một số tài khoản: Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng ” chi tiết TK 5112 “ Doanh thu bán hàng nhập khẩu trong nước ” Tài khoản 156 “ Hàng hoá ” chi tiết TK 1561 “ Giá mua hàng hoá ” chi tiết TK 15612 “ Giá mua hàng hoá nhập khẩu ” Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán ” TK 6322 “ Giá vốn hàng nhập khẩu bán ” Tài khoản 333 “ Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ” TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp ” chi tiết TK 33312 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp hàng nhập khẩu ” Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng ” chi tiết TK 1312 “ Phải thu của khách hàng nhập khẩu ” Tài khoản 111 “ Tiền mặt ” Tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng ” ………. 2.2.3 Trình tự hạch toán * Công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn trong nghiệp vụ bán hàng nội địa Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho : Trong phương thức này, căn cứ vào hoá đơn GTGT ( kiêm phiếu xuất kho ) và phiếu thu kế toán hạch toán như sau : Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ 111,112 Khách hàng thanh toán trước một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ Có 5112 Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT Có 33312 Thuế GTGT đầu ra phải nộp hàng nhập khẩu Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán: Nợ 6322 Giá vốn hàng nhập khẩu bán Có 15612 Khi thanh toán số tiền còn phải thu của khách hàng kế toán ghi : Nợ 111 Tiền mặt Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng Có 1312 Phải thu của khách hàng Ví dụ : Theo hợp đồng 05/2001 ngày 3/10/2001, công ty xuất bán cho công ty Thương mại Minh Hoà Hà Nội 29.342 chiếc van đường ống nước, giá bán 11.071đ, thuế suất GTGT 5%. Tiền mua hàng công ty Thương mại Minh Hoà ký nhận nợ ( sau 4 ngày phải thanh toán ). Kế toán công ty định khoản như sau : Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ 1312 341.091.165 Có 5112 324.848.729 Có 33312 16.242.436 Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán Nợ 6322 310.607.278 Có 15612 Bán buôn vận chuyển thẳng : Công ty áp dụng phương thức bán buôn vận chuyển thẳng nhưng kế toán vẫn hạch toán nhập kho và xuất kho theo phương thức bán buôn qua kho, sử dụng TK 156 “ Hàng hoá ”. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, hợp đồng bán chuyển thẳng kế toán hạch toán như sau : Khi nhận hàng của bên bán và chuyển thẳng cho bên mua kế toán ghi : Nợ 15612 Giá mua hàng hoá cộng thuế nhập khẩu Có 3312 Phải trả người bán hàng nhập khẩu Có 33331 Thuế nhập khẩu phải nộp Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước: Nợ 13312 Thuế GTGT được khấu trừ Có 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT được Giá tính thuế Thuế suất khấu trừ của hàng = GTGT của hàng x GTGT nhập khẩu nhập khẩu Trong đó: Giá tính thuế Giá hàng hoá nhập Thuế nhập GTGT của hàng = khẩu tại cửa khẩu + khẩu nhập khẩu VN ( CIF ) Đồng thời định khoản luôn nghiệp vụ bán hàng: Nợ 111, 112 Khách hàng thanh toán một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ Có 5112 Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT Có 33312 Thuế GTGT đầu ra phải nộp hàng nhập khẩu Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đã tiêu thụ Nợ 6322 Giá vốn hàng nhập khẩu bán Có 15612 Ví dụ : Theo hợp đồng KHV000523 NKTD P6 ngày 2/10/2001, công ty mua hàng bán chuyển thẳng cho công ty TNHH Thương mại 3A 5120 hộp bánh Kumho với giá mua 74.634.6đ/ 1hộp, giá bán 123.865đ/ 1hộp, thuế nhập khẩu là 242.100.634đ. Thuế suất thuế GTGT 10%. Phương thức thanh toán trả chậm. Kế toán công ty hạch toán như sau : Khi mua hàng căn cứ vào hoá đơn mua hàng kế toán ghi : Nợ 15612 624.229.786 Có 3312 382.129.152 Có 33331 242.100.634 Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước: Nợ 13312 62.422.978 Có 33312 Khi chuyển hàng bán thẳng cho công ty TNHH Thương mại 3A kế toán ghi: Nợ 111 90.383.500 Nợ 1312 607.224.648 Có 5112 634.189.226 Có 33312 63.418.922 Đồng thời kết chuyển trị giá mua của hàng nhập khẩu đã bán Nợ 6322 624.229.786 Có 15612 * Cuối kỳ : Kết chuyển doanh thu thuần Nợ 5112 Kết chuyển doanh thu Có 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ 911 Kết chuyển giá vốn Có 6322 Sơ đồ kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội 15612 6322 911 5112 111, 112 (3) (5) (4) (1) (2) 1312 33312 Bán hàng thu tiền ngay Bán hàng theo phương thức trả chậm Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán Kết chuyển doanh thu bán hàng Kết chuyển giá vốn hàng bán 2.2.3 Sổ kế toán Kế toán công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính : phần mềm kế toán máy FAST. Để quản lý tài khoản, khách hàng giao dịch, các kho hàng, các loại vật tư hàng hoá, tiền tệ sử dụng và các loại chứng từ , FAST cung cấp một hệ thống các danh mục gồm có : danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục tiền tệ, danh mục chứng từ. Trong phần mềm kế toán máy FAST có các phân hệ : Phân hệ kế toán vốn bằng tiền : dùng để theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi số dư tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng, theo dõi thu chi, hoá đơn bán hàng cho từng khách hàng, theo dõi bằng VNĐ hoặc ngoại tệ. Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả : để theo dõi việc nhập mua hàng hoá vật tư theo mặt hàng, người bán, hợp đồng, kho nhập hàng. Theo dõi chi phí khi mua hàng, mua hàng hoá vật tư theo hình thức mua trả chậm và trả ngay; thanh toán của từng phiếu nhập mua; công nợ đối với người bán bằng VNĐ, ngoại tệ Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu : theo dõi việc bán hàng ra theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng; hàng bán bị trả lại; doanh thu bán hàng theo bộ phận,theo cửa hàng; việc bán hàng theo hình thức trả chậm và trả ngay; dịch vụ bán hàng kèm theo cũng như chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có); hàng gửi bán tại các đại lý; hạn thanh toán của từng hoá đơn đặt hàng; công nợ của người mua bằng VNĐ, ngoại tệ. Phân hệ kế toán hàng tồn kho : để theo dõi hàng tồn kho cuối kỳ; tính giá tồn kho theo giá đích danh hoặc giá trung bình; xuất điều chỉnh vật tư; mức tồn kho tối thiểu hoặc tối đa. Phân hệ kế toán tổng hợp : để tổng hợp số liệu từ các phân hệ khác rồi lên các báo cáo sổ sách kế toán, thực hiện bước khoá sổ và chuyển số dư. * Đối với nghiệp vụ kế toán bán hàng, tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở công ty được nhân viên kế toán làm nhiệm vụ cập nhật chứng từ vào máy vi tính – cập nhật hoá đơn bán hàng theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Trong phần mềm kế toán máy FAST, ở phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu”, nhân viên kế toán vào menu (thực đơn) “bán hàng” chọn “hoá đơn bán hàng” chọn “mới” xuất hiện các thông tin cần cập nhật bao gồm : Ngày chứng từ : là ngày cập nhật chứng từ + Số chứng từ : có thể do người sử dụng đưa vào hoặc do FAST quy định (sẽ tự động tăng 1 đơn vị khi thêm 1 chứng từ mới) + Ông bà : tên người cụ thể trực tiếp giao dịch Mã khách : là mã của khách hàng Diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ hoặc cho chứng từ Mã vụ việc : được lấy từ danh mục vụ việc, có tác dụng khi lên báo cáo hoặc đặt lọc dữ liệu. Bộ phận : để theo dõi bộ phận bán hàng, có tác dụng lên báo cáo. Mã kho, mã vật tư : để xác định vật tư hàng hoá bán lấy từ kho nào (sau khi nhập vật tư hàng hoá về kho, thông tin về “tồn kho” sẽ xuất hiện). Số lượng : xác định số lượng hàng bán ra. Giá : xác định giá vốn của hàng bán. Người sử dụng không cần phải nhập vào giá vốn. Giá vốn này sẽ được tính khi cuối tháng do máy tự động làm theo phương pháp tính giá trung bình tháng và tự động cập nhật. (Thông tin này được xác định trong danh mục vật tư hàng hoá, tại thông tin tính giá tồn kho phải để là : TB – trung bình). Giá bán : do người sử dụng tự đưa vào. Sau khi nhập xong giá bán, thành tiền tự động tính = số lượng x giá bán. TK Nợ, TK Có : theo lý thuyết nhưng FAST đã cập nhật một phần cho các tài khoản. 156 632 511 TK Nợ Doanh thu Giá vốn Kho Định khoản Máy tự động Sau khi cập nhật xong chọn “lưu”. * Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng với công ty, nhân viên kế toán vào số liệu bằng cách : vào menu “tiền mặt ngân hàng” chọn loại chứng từ cần cập nhật. Khi đó xuất hiện các thông tin cần cập nhật: Mã chứng từ : được lấy từ danh mục chứng từ để xác định nghiệp vụ được cập nhật thuộc loại chứng từ nào. PT1 – Phiếu thu tiền mặt VNĐ PC1 – Phiếu chi tiền mặt VNĐ BC1 – Giấy báo có ngân hàng VNĐ “ngân hàng VNĐ” BN1 – Giấy báo nợ ngân hàng VNĐ BCA – Giấy báo có ngân hàng ngoại tệ “ngân hàng ngoại tệ” BNA – Giấy báo nợ ngân hàng ngoại tệ Các thông tin cần cập nhật khác tương tự như cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ không có các mục : bộ phận, mã kho mã vật tư, số lượng, giá bán. * Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại Vào menu “bán hàng” chọn “phiếu nhập hàng bán bị trả lại”. Các thông tin cần cập nhập tương tự như cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ ngược về TK Nợ, TK Có. * Phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu” liên kết chặt chẽ với phân hệ hàng tồn kho để quản lý, theo dõi 3 chức năng: nhập, xuất, tồn kho và liên kết chặt chẽ với phân hệ vốn bằng tiền để theo dõi công nợ đối với người mua. Sơ đồ hạch toán Chứng từ phải thu Bảng kê hoá đơn bán hàng Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Hoá đơn bán hàng Báo cáo bán hàng Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Sổ chi tiết tổng hợp công nợ Phiếu thu tiền bán hàng In hoá đơn bán hàng Cuối tháng, kế toán tổng hợp sử dụng phân hệ “kế toán tổng hợp” tổng hợp dữ liệu đầu vào là các bút toán kết chuyển phân bổ, là các chứng từ được cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán hàng tồn kho thông qua phân hệ này sẽ đưa lên báo cáo ở các thông tin đầu ra : + Sổ chi tiết công nợ + Sổ chi tiết tài khoản + Sổ cái tài khoản + Bảng kê số 1 + Bảng kê số 8 + Bảng kê số 11 + Bảng kê chứng từ + Nhật ký chứng từ số 8 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Sổ chi tiết các tài khoản 131, 156, 632, 511… Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT. Phiếu thu tiền bán hàng. Giấy báo có ngân hàng. VNĐ, ngoại tệ. Bảng kê số 1, 8, 11. Nhật ký chứng từ số 8 ( ghi Có tài khoản 131, 156, 413, 511, 632,711, 911 ) Sổ cái 511, 131, 632 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sổ chi tiết công nợ – TK131 ( biểu 4 ) Để dùng theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, chi tiết theo từng mặt hàng. Muốn lên sổ chi tiết cho tháng hay quý chương trình sẽ hỏi cần tổng hợp số liệu cho tháng nào. Sau khi chọn xong chương trùnh sẽ tự tổng hợp số liệu. Sổ chi tiết công nợ gồm có: + Cột chứng từ : ghi ngày tháng của chứng từ và số chứng từ + Cột diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ bán hàng hoặc cho chứng từ + Cột tài khoản đối ứng ( 111, 112, 33312, 5112 …) theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng đối với công ty. + Cột phát sinh nợ : phản ánh công nợ công ty cần phảI thu ở khách hàng. + Cột phát sinh có : phản ánh tình hình khách hàng trả nợ công ty. Cơ sở để vào số liệu là các HĐ GTGT (kiêm phiếu xuất kho) , phiếu thu tiền, giấy báo có của ngân hàng. Sổ chi tiết tài khoản – TK 156 ( biểu 5 ) Là tài liệu cung cấp, phản ánh một cách chi tiết tình hình xuất, nhập của từng loại hàng hoá ở từng kho hàng của công ty cả về số lượng, giá trị. Mỗi một loại hàng hoá được ghi trên 1 dòng của sổ. Cơ sở để vào số liệu là các HĐ GTGT ( kiêm phiếu xuất kho ). Sổ chi tiết tài khoản – TK 632 ( biểu 6 ) Sổ chi tiết tài khoản 632 phản ánh dư nợ đầu kỳ, phản ánh trị giá vốn hàng bán của toàn bộ số hàng theo từng mặt hàng được xác định là bán trong kỳ và kết chuyển giá vốn của hàng bán sang TK 911. Bảng kê số 1 ( biểu 7 ) Để phản ánh số phát sinh bên nợ TK 111 đối ứng có với tàI khoản liên quan. Bảng kê số 8 ( biểu 8 ) Phản ánh phải trả người bán và kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ để xác định kết quả kinh doanh. Bảng kê số 11 ( biểu 9 ) Bảng kê số 11 phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng, theo dõi số tổng cộng cho từng khách hàng giao dịch. Cuối tháng, quý máy tự động cộng phát sinh có 131 Bảng kê chứng từ ( biểu 10 ) Phản ánh doanh thu bán hàng và kết chuyển doanh thu bán hàng. Bảng kê chứng từ – TK 111 (biểu 11 ) Phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt. 9. Nhật ký chứng từ số 8 ( biểu 12 ) Phản ánh toàn bộ quá trình xuất kho hàng hoá, phản ánh tổng doanh thu bán hàng, kết quả kinh doanh trong quý. Nhật ký chứng từ số 8 phản ánh số phát sinh bên có 131, 156, 511, 632, 711, 911 10. Sổ cái tài khoản – TK 131 ( biểu 13 ) Số phát sinh nợ, phát sinh có của TK 131 phản ánh trên sổ cái theo từng tài khoản đối ứng : 3311, 5111 11. Sổ cái tài khoản – TK 632 ( biểu 14 ) Sổ này để phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và tàI khoản đối ứng của TK 632, 9111, 15611 12. Sổ cái tài khoản - TK 511 ( biểu 15 ) Mở chi tiết cho từng tài khoản cấp 2. Sổ cái phản ánh phát sinh nợ, phát sinh có và tài khoản đối ứng của TK 511, 911,1311 Chương 3 Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm hà nội 3.1 tính tất yếu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Hạch toán kế toán ra đời là một nhu cầu tất yếu khách quan của sự phát triển kinh tế của xã hội loài người. Đó là một công cụ đắc lực trong việc quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. Tuỳ từng thời kỳ mà kế toán được sử dụng sao cho phù hợp với mục tiêu, chính sách của Đảng và nhà nước mà không ngoài nội dung phục vụ cho quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong giai đoạn đó. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, việc hạch toán kế toán như thế nào là phụ thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, nhà nước chỉ có những thông tư hướng dẫn để các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiện, tình hình cụ thể của mình mà vận dụng cho thích hợp. Tuy nhiên, chế độ kế toán mới được ban hành phát sinh nhiều vấn đề trong thực tế cần phải hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là một nhu cầu hết sức cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong nghành thương mại cũng như trong toàn bộ nền kinh tế. Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì nghiệp vụ bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, phản ánh kết quả kinh doanh trong một thời kỳ. Vì thế kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập xử lý, cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, cung cấp những tài liệu về quá trình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng tốc độ chu chuyển vốn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ đó cho thấy kế toán nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò to lớn trong công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Đó chính là lý do để mỗi doanh nghiệp thương mại phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng của mình. 3.1.2 Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Việc hoàn thiện phải dựa trên tình hình thực tế kinh doanh của các doanh nghiệp đã trải qua nhiều năm hoạt động tìm ra được những hạn chế kết hợp với các quy định của chế độ kế toán rồi đưa ra hướng giải quyết khắc phục. Quá trình hoàn thiện phải dựa trên tất cả các mặt : Chứng từ sử dụng : Chứng từ kế toán phải được lập một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác đúng với những quy định cụ thể trong chế độ ghi chép ban đầu. Bởi vì, những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán, là căn cứ để kiểm tra tính chính xác trong quá trình ghi sổ, đảm bảo ghi chép các nội dung cần thiết, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của chứng từ. Đồng thời nó là căn cứ để xác định trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình bán hàng, từ đó là căn cứ để xác định đúng kết quả tiêu thụ trong kỳ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐ kế toán ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về bán hàng bao gồm : Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu thu Các chứng từ khác có liên quan : chứng từ ngân hàng, hoá đơn vận chuyển bốc dỡ… Tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Nó bao gồm các quy định thống nhất về số lượng tài khoản, tiểu khoản sử dụng, tên tài khoản tiểu khoản, nội dung và kết cấu của tài khoản. Tổ chức hạch toán ban đầu : Tổ chức hạch toán ban đầu đòi hỏi kế toán trưởng phải quy định cụ thể những người chịu trách nhiệm ghi chép thông tin về các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ kế toán đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Quy định trình tự luân chuyển chứng từ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế. Bởi vì tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ, hợp pháp của chất lượng công tác kế toán được quyết định ở hạch toán ban đầu. Tổ chức vận dụng hình thức sổ sách kế toán phù hợp. Sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp, chỉnh lý và hệ thống hoá các số liệu, là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp để cung cấp số liệu lập các báo cáo tài chính. Do đó, tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán sẽ giảm thiểu mức thấp nhất công việc ghi chép nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. 3.1.3 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Để đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo một số yêu cầu sau : Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và cơ chế tài chính hiện hành. Mỗi quốc gia đều có các cơ chế quản lý kinh tế nhất định và hệ thống chế độ kế toán được ban hành phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế của quốc gia đó. Do vậy, mỗi đơn vị kinh tế cụ thể phải chấp hành đúng chế độ và vận dụng sao cho phù hợp với đơn vị mình, có thể cải tiến một cách linh hoạt không trái với các quy định, thể lệ của Nhà nước. Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vận dụng, sửa đổi trong phạm vi nhất định của hệ thống kế toán sao cho thích ứng với đặc điểm yêu cầu riêng của doanh nghiệp và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Phải đảm bảo đáp ứng được những thông tin chính xác, kịp thời với yêu cầu quản lý, bảo đảm tiết kiệm chi phí làm sao dem lại hiệu quả, lãi cho doanh nghiệp. 3.2 Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của công ty. Gần 40 năm tồn tại và phát triển không ngừng, công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, không chỉ về cơ sở vật chất ngày càng lớn mạnh và trình độ của cán bộ, công nhân viên trong công ty cũng ngày càng được hoàn thiện và nâng cao. Từ một doanh nghiệp nhà nước được nhà nước bao cấp toàn bộ trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung nay chuyển sang nề kinh tế thị trường có sự định hướng của nhà nước, công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội đã có những chuyển biến tích cực. Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh diễn ra gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa các lĩnh vực kinh tế với nhau, nhiều doanh nghiệp đã không đứng vững được đi đến giải thể hoặc phá sản. Song đối với công ty do đã nhận thức được kịp thời nội dung hoạt động của các quy luật kinh tế trong nền kinh tế thị trường cùng vơí sự thay đổi những mặt không phù hợp, những mặt yếu kém để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường. Từ đó công ty đã đưa ra nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn, hoà nhịp sống với nền kinh tế thị trường. Trong nền kinh tế thị trường, để đứng vững và phát triển được buộc các doanh nghiệp phảI tự mình kinh doanh có lãi. Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội cũng nằm trong guồng quay của nền kinh tế thị trường như các doanh nghiệp khác. Do vậy mà tự bản thân công ty phải tìm các nguồn vốn để tiến hành hoạt động kinh doanh, đồng thời phải tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm của mình. Từ nhận thức “tiêu thụ để tồn tại và phát triển” trong nền kinh tế thị trường, hàng hoá mà không bán được thì doanh nghiệp đó không thể tồn tại lâu được nếu không tìm hướng khác. Do vậy công ty rất quan tâm tới vấn đề đầu ra, vấn đề này cũng rất phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Đó cũng là lý do cho thấy công ty đứng vững và phát triển được trong nền kinh tế thị trường trong khi một số doanh nghiệp khác phải tiến hành giải thể và phá sản. Công tác kế toán là một bộ phận đắc lực để hạch toán các chi phí đầu vào và kết quả đầu ra, từ đó xác định được kết quă hoạt động kinh doanh của công ty là lãi hay lỗ kể từ đó quyết định có nên tồn tại hay chấm dứt hoạt động kinh doanh đó. Từ việc quan tâm đến vấn đề bán hàng mà trong quản trị doanh nghiệp, bộ phận kế toán đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán nghiệp vụ bán hàng bên cạnh các phần hành kế toán khác. Để hàng hoá của công ty bán được, công ty rất quan tâm đến chất lượng, mẫu mã hàng hoá nhập về đồng thời chữ tín đối với khách hàng cũng được công ty chú trọng. Hiện nay công việc kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng ở công ty đã thực sự đi vào nề nếp, ổn định đáp ứng được các yêu cầu quản lý kinh tế hiện nay. Tuy nhiên do còn nhiều tác động của yếu tố chủ quan cũng như khách quan nên có một số phần việc chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu kế toán nghiệp vụ bán hàng. Với những cố gắng và nỗ lực của lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty mà quy mô hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng, thị trường đầu ra càng được nhiều thị trường chấp nhận, thu nhập của người lao động tăng lên, hàng hoá của công ty ngày càng đa dạng và phong phú về chủng loại đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước. Từ đó mà doanh thu mỗi năm đều tăng, đóng góp cho ngân sách nhà nước tăng và công ty có thêm nhiều vốn để tích luỹ đầu tư, tăng cường mở rộng thị trường. Nói tóm lại, công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội là một đơn vị thương mại làm ăn có hiệu quả. Hàng năm, kim ngạch của côngty đều tăng, đảm bảo kinh doanh có lãi, mức nộp NSNN luôn tăng, đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện. Dưới đây là một số kết quả mà công ty đã đạt được trong 2 năm gần đây : Kết quả hoạt động kinh doanh XNK của công ty. Đơn vị tính (nđ). Stt Các chỉ tiêu 2000 2001 1 Tổng doanh thu 104.403.164 177.410.395 2 Tổng chi phí 103.902.370 176.707.947 3 Lợi nhuận thuần 500.794 702.448 4 Nộp ngân sách nhà nước 28.979.956 22.578.217 5 Thu nhập bình quân /người /tháng 397.412 544.539 3.2.1 Đánh gía kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Trong thành công bước đầu của công ty không thể không kể đến sự đóng góp của bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán của công ty đã thực sự là công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế. Với tư cách là một phần hành trong công tác kế toán ở công ty, kế toán nghiệp vụ bán hàng luôn được quan tâm và coi trọng. Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty được tiến hành dựa trên những căn cứ khoa học, dựa trên tình hình thực tế của công ty và sự vận dụng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán hạch toán chính xác quá trình bán hàng, theo dõi thanh toán cụ thể cho từng khách hàng, tập hợp đầy đủ các chi phí bán hàng và các chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó là cơ sở để hạch toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong kỳ hạch toán. * Về ưu điểm: Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, hầu hết các thông tin đều được lưu trữ, phân loại và xử lý trên máy vi tính. Công ty đã tiến bộ trong việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán là hết sức khoa học và hợp lý. Qua đó công việc kế toán được giảm bớt. Đồng thời nó như một công cụ quản lý thông tin đắc lực giúp cho việc quản lý thông tin được dễ dàng gọn nhẹ và quản lý các chứng từ, sổ sách, báo cáo ở công ty tương đối tốt với khối lượng các chứng từ cần lưu giữ lớn. Theo yêu cầu, phải lưu giữ lượng chứng từ, sổ sách, báo cáo trong thời gian dài do vậy mà khối lượng cần lưu giữ dễ quản lý và theo dõi trên máy vi tính, không sợ bị hư hỏng mất mát. Ngoài ra,việc ứng dụng phần mềm kế toán cũng giúp cho kế toán quản trị được thực hiện dễ dàng hơn, kế toán tài chính nhanh chóng, kịp thời. Việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng là tương đối hợp lý, đáp ứng nhu cầu quản lý và hạch toán ở công ty đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán, các chế độ chính sách kế toán. Nhân sự của phaòng kế toán là tương đối gọn nhẹ. Các số liệu kế toán được phản ánh khá trung thực, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo công ty, làm cơ sở để lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định kinh doanh quan trọng. Không những thế cung cấp đầy đủ thông tin cho bên thuế, ngân hàng. Giữa bộ phận kế toán bán hàng và các bộ phận kế toán khác cũng có sự đối chiếu so sánh số liệu để hỗ trợ nhau. Các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán được đổi mới hơn, tạo mọi đIều kiện thuận lợi cho khách hàng. Công nợ được theo dõi chặt chẽ giúp cho việc thu hồi nợ được dễ dàng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. * Bên cạnh những ưu điểm trên, kế toán bán hàng tại công ty còn một số vấn đề hạn chế cần được lưu ý, đòi hỏi các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hơn nữa để kế toán bán hàng ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình, phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế trong điều kiện hiện nay - Phòng kế toán tài chính không tổ chức bộ phận kế toán bán hàng riêng biệt để theo dõi trực tiếp tình hình hoạt động bán hàng của công ty nên việc hạch toán nghiệp vụ này chưa được tập trung, thống nhất. - Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức doanh nghiệp mua hàng và chuyển bán thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp. Như vậy về nguyên tắc công ty phải hạch toán vào TK 157 “Hàng gửi bán”. Nhưng ở công ty khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán hạch toán như hàng nhập kho và xuất kho, sử dụng TK 156 “Hàng hoá”. Vậy nghiệp vụ trên kế toán đã không hạch toán đúng vì TK 156 chỉ dùng để phản ánh hàng hoá đã nhập kho doanh nghiệp. - Công ty không thực hiện việc bán hàng có tính đến chiết khấu cho khách hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán mà đây là một trong những biện pháp để kích thích việc tiêu thụ hàng hoá, thu hồi vốn nhanh chóng, tạo mối quan hệ làm ăn hợp tác lâu dài với khách hàng để có thể nâng cao kết quả kinh doanh… 3.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạI công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội Qua thời gian thực tập tại công ty, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế em thấy tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng nhìn chung được thực hiện nghiêm túc nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định.Trên cơ sở lý luận đã được học ở trường kết hợp với thực tế nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty, em xin đưa ra một số đề xuất nhỏ mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty. ý kiến thứ nhất : Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Trong quá trình hoạt động, công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán buôn trong nghiệp vụ bán hàng nội địa với 2 hình thức : bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Theo hình thức bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp tại kho, kế toán công ty đã sử dụng TK 156 “ hàng hoá ” để phản ánh tình hình xuất nhập kho các loạI hàng hoá là đúng đắn với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng : đây là hình thức công ty mua hàng và chuyển bán thẳng cho khách hàng không qua kho của công ty. Như vậy về nguyên tắc kế toán công ty phải hạch toán nghiệp vụ này vào TK 157 “ hàng gửi bán ”. Nhưng ở công ty khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán lại hạch toán như hàng nhập kho và xuất kho, sử dụng TK 156 “ hàng hoá ”. Chứng tỏ rằng kế toán công ty hạch toán chưa chính xác vì TK 156 chỉ dùng để phản ánh hàng hoá đã nhập kho. Việc hạch toán như vậy là chưa hợp lý, không phù hợp với chế độ kế toán quy định, chưa hoàn thành nhiệm vụ của kế toán là phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặc dù tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty nhìn chung được thực hiện nghiêm túc nhưng đây là một hạn chế nhất định. Có thể là do quan niệm của kế toán viên cho rằng hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng phản ánh vào TK 156 để tiện cho việc theo dõi và kiểm tra. Như vậy, kế toán công ty nên hạch toán riêng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng vào TK 157 thay vì chỉ sử dụng TK 156 phản ánh cả hai hình thức bán buôn để cho kế toán bán buôn vận chuyển thẳng được thực hiện tốt hơn. Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán công ty phải hạch toán như sau : Khi mua hàng nếu gửi bán thẳng kế toán hạch toán : Nợ 15612 Giá mua hàng hoá cộng thuế nhập khẩu Có 111, 112, 3312 Phải trả người bán hàng nhập khẩu Có 33331 Thuế nhập khẩu Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nước : Nợ 13312 Thuế GTGT được khấu trừ Có 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Phản ánh doanh thu kế toán ghi : Nợ 111, 1112 Khách hàng thanh toán một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ Có 5512 Doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT Có 33312 Thuế GTGT đầu ra Đồng thời kết chuyển trị giá vốn : Nợ 632 Kết chuyển trị giá vốn hàng bán Có 157 ý kiến thứ hai : Về kế toán chiết khấu thanh toán. Từ trước đến nay, công ty vẫn chưa phát sinh khoản chiết khấu bán hàng cho khách hàng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kinh doanh với buôn bán với bên ngoài có thể nói là “làm dâu trăm họ”. Vì vậy, ban lãnh đạo giám đốc phải vạch ra những chiến lược lâu dài có tính khả thi cao nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán, thu hút thêm nhiều khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng nhanh vòng quay vốn. Do đó, công ty có thể đưa ra thời hạn chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán nghĩa là nếu khách hàng thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn trong hợp đồng thì sẽ được hưởng một khoản tiền chiết khấu trên số tiền thanh toán đó. Nếu không thanh toán trong thời gian được hưởng chiết khấu thì không được hưởng khoản chiết khấu đáng lẽ được hưởng. Theo cơ chế tài chính hiện hành, số tiền chiết khấu dành cho bên mua được tính theo tỉ lệ % tổng số công nợ ( tổng số tiền thu ) và ghi vào chi phí hoạt động. Công ty có thể đưa ra thời hạn chiết khấu 5 hoặc 7 ngày kể từ ngày giao hàng với tỉ lệ chiết khấu 0,5%. Để hạch toán khoản chiết khấu này, công ty nên đưa vào sử dụng TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính. Khi phát sinh các khoản chiết khấu dành cho bên mua kế toán hạch toán như sau : Nợ 811 Chiết khấu bán hàng dành cho bên mua Nợ 111, 112 Số tiền thực thu Có 1312 Tổng giá thanh toán phải thu ở người mua. ý kiến thứ ba : Hoàn thiện kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Theo chuẩn mực kế toán số 14: Doanh thu và thu nhập khác do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 quy định các khoản giảm trừ doanh thu gồm có: doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định, nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh doanh thu hàng bị trả lại vào TK 531 “Hàng bán bị trả lại”. Trị giá hàng bán bị trả lại được phản ánh trên tài khoản này do các nguyên nhân như vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế; hàng bị mất, kém phẩm chất; không đúng chủng loại, quy cách. Còn giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại đều được quy định hạch toán vào TK 532 “ Giảm giá hàng bán ”. Trong đó, giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được người bán chấp thuận trên giá đã thoả thuận cho số hàng hoá đã bán vì hàng hoá sai quy cách phẩm chất không đúng hợp đồng hay doanh nghiệp vi phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. Nhận thấy rằng, hai nội dung giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại được hạch toán vào chung một tài khoản 532 là khác nhau hoàn toàn về bản chất kinh tế. Giảm giá hàng bán phản ánh vì một lý do sai phạm về hàng hoá hay các điều khoản trong hợp đồng nên dẫn đến doanh nghiệp phải giảm giá cho người mua. Nhưng chiết khấu thương mại lại phản ánh theo một chiều hướng khác, đó là giảm giá do người mua mua nhiều trong hợp đồng. Tuy rằng hai nội dung này đều có cùng mục đích là giảm giá nhằm thúc đẩy khối lượng hàng hoá bán ra nhưng xét về mặt bản chất kinh tế lại hoàn toàn khác nhau. Do đó, việc hạch toán chung trên cùng một tài khoản sẽ không tiện cho việc theo dõi chi tiết tình hình hàng hoá bán ra của doanh nghiệp mà còn chưa thể hiện được lý do cụ thể các khoản giảm trừ doanh thu. Vì vậy, nên hạch toán khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại một cách riêng rẽ. Em xin đề xuất 2 phương pháp hạch toán các khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại sau: Phương pháp 1: Chỉ sử dụng TK 532 để phản ánh số tiền giảm giá đã chấp thuận với người mua và sử dụng một TK khác để phản ánh nội dung chiết khấu thương mại. Để phản ánh riêng nội dung chiết khấu thương mại có thể khôi phục lại TK 521 và lấy tên là “ Chiết khấu thương mại ”. Kết cấu và nội dung TK 521 521 - Số tiền chiết khấu thương - Kết chuyển số tiền chiết khấu mại cho khách hàng mua hàng thương mại sang TK 511 để xác với khối lượng lớn định doanh thu thuần. TK 521 không có số dư. Phương pháp hạch toán: Khi phát sinh chiết khấu thương mại cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán: Nợ 521 Số tiền chiết khấu thương mại Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu Có 111 Tiền mặt Có 112 Tiền gửi ngân hàng Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng Khi phát sinh giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ 532 Giảm giá hàng bán Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền giảm giá. Có 111 Tiền mặt. Có 112 Tiền gửi ngân hàng. Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng. Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá và chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. Nợ 5112 Số tiền giảm giá. Có 532 Phương pháp 2: Mở TK 532 thành hai tài khoản cấp 2. TK 5321 Giảm giá hàng bán . TK 5322 Chiết khấu thương mại. Kết cấu và nội dung TK 532 532 - Số tiền giảm giá đã chấp thuận - Kết chuyển số tiền giảm giá với người mua và chiết khấu thương mại sang - Số tiền chiết khấu thương mại TK 511 đểm xác định doanh cho khách hàng mua hàng với thu thuần. khối lượng lớn. TK 532 không có số dư. Khi phát sinh giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán: Nợ 5321 Giảm giá hàng bán Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu Có 111 Tiền mặt Có 112 Tiền gửi ngân hàng Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ 5322 Chiết khấu thương mại Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền giảm giá. Có 111 Tiền mặt. Có 112 Tiền gửi ngân hàng. Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng. Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá và chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. Nợ 511 Số tiền giảm trừ doanh thu. Có 5321 Số tiền giảm giá. Có 5322 Số tiền chiết khấu thương mại. Cả 2 phương pháp này đều phản ánh rõ ràng hoạt động kinh tế phát sinh của việc giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại. Nhưng đối với phương pháp 1, việc khôi phục lại TK 521 sẽ làm tăng TK trong hệ thống TK Kế toán mà đIều này là không cần thiết. Phương pháp 2 đơn giản, phù hợp với phương châm của hệ thống kế toán mới là dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát. Với cách bố trí, sắp xếp như phương pháp 2, thông tin do kế toán cung cấp cho phép đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kịp thời ở mọi thời điểm. Theo em nên chọn phương pháp 2 là tối ưu. ý kiến thứ tư: Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng Đứng trước xu thế khu vực hoá và toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới, đặt Việt Nam trước thách thức phải mở cửa cho nước ngoài đầu tư vào cạnh tranh. Hiện nay, thị trường tiêu thụ hàng hoá trong nước đang diễn ra một cách đa dạng và phức tạp buộc các doanh nghiệp thương mại không ngừng phải củng cố, nâng cao sức cạnh tranh của mình. Để tồn tại và phát triển trong một thị trường có sự cạnh tranh, giải pháp quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại là hàng hoá bán ra phải được thị trường và người tiêu dùng chấp nhận đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại phải nắm bắt kịp thời, đầy đủ mọi dữ liệu đầu vào cụ thể về thông tin thị trường. Hệ thống thông tin kế toán đã biến đổi thông tin thị trường thành thông tin ở các dạng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Vì vậy, yêu cầu quản lý đòi hỏi cần thiết phải xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng để vận dụng vào các doanh nghiệp thương mại. Nội dung của kế toán quản trị bán hàng gồm nhiều vấn đề khác nhau tuỳ theo yêu cầu cụ thể và đặc điểm hoạt động kinh doanh. Nhưng xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Mô hình kế toán quản trị bán hàng phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Vì bản chất của kế toán quản trị là bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán, là công cụ phục vụ cho quản lý hoạt động. Kế toán quản trị bán hàng không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin hiện tại về bán hàng mà còn xử lý và cung cấp thông tin hướng về tương lai phục vụ cho các nhà quản trị ra quyết định. Đặc điểm của kế toán quản trị là linh hoạt và mang tính chất nội bộ rất cao. Vì thế, việc nghiên cứu để xây dựng mô hình tổ chức kế toán quản trị bán hàng phù hợp phải dựa trên những đặc điểm riêng của doanh nghiệp. - Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng phải căn cứ vào những đặc điểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trường trong việc tiêu thụ hàng hoá để xác định nội dung của kế toán quản trị bán hàng của doanh nghiệp. Kế toán quản trị ra đời trong đIều kiện kinh tế thị trường. Vì vậy, khi xác định nội dung kế toán quản trị bán hàng phải căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đối với hoạt động bán hàng cho phù hợp. - Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng ở doanh nghiệp phải phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Ngược lại doanh nghiệp cũng phải thường xuyên nâng cao trình độ quản lý, đổi mới, cải tiến phương thức, biện pháp quản lý. - Phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng kịp thời với yêu cầu ra quyết định kinh doanh đúng thời cơ cũng như điều chỉnh kịp thời những biện pháp quản lý, kiểm soát hoạt động bán hàng. Đó là những yêu cầu cần thiết khi xây dựng mô hình tổ chức kế toán quản trị bán hàng ở doanh nghiệp. Các yêu cầu đó sẽ chi phối đến các doanh nghiệp thương mại trong việc tổ chức và xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng. Cán bộ quản lý và cán bộ kế toán cần nhận thức được ý nghĩa thiết thực của kế toán quản trị bán hàng trong công tác quản trị doanh nghiệp, xây dựng hệ thống chỉ tiêu cho quản trị doanh nghiệp phù hợp, tạo mối quan hệ khăng khít giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, xây dựng bộ máy thông tin thu thập thông tin cả về con người và điều kiện kỹ thuật để thu thập thông tin nhanh chóng, linh hoạt giúp cho nhà quản lý ra quyết định kịp thời nắm lấy cơ hội kinh doanh từng bước chiếm lĩnh thị trường. ý kiến thứ năm: Hoàn thiện ứng dụng công nghệ tin học vào tổ chức kế toán Hiện nay công ty đã ứng dụng máy vi tính vào tổ chức kế toán giúp cho việc tính toán, phản ánh số liệu một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ. Việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán và áp dụng phần mềm kế toán là hết sức khoa học và hợp lý nhưng công ty chưa phát huy hết năng suất và các tính năng của nó. Yêu cầu hoàn chỉnh toàn diện đồng bộ ứng dụng hệ thống máy vi tính cho công tác tổ chức kế toán mà đặc biệt là kế toán bán hàng rất cần thiết trong điều kiện vi tính hoá hiện nay. Qua đó, tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng ngày càng gọn nhẹ, thông tin kế toán sẽ được xử lý nhanh chóng giúp cho kế toán quản trị được thực hiện dễ dàng hơn, kế toán tài chính thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Trong thời đại khoa học kỹ thuật tiên tiến hiện nay, việc khai thác sử dụng một cách triệt để công dụng và tính năng của máy vi tính vào tổ chức kế toán sẽ góp phần hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ tin học vào tổ chức kế toán. Đây là một xu thế tất yếu trong cơ chế kinh tế thị trường luôn đòi hỏi phải cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty để các cấp lãnh đạo đưa ra các quyết định, phương án kinh doanh thích hợp trong từng thời kỳ, nắm bắt đúng thời cơ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. ý kiến thứ sáu : Hoàn thiện tổ chức bộ máy công tác tổ chức kế toán nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán bán hàng. Với cơ cấu tổ chức hiện nay, bộ máy kế toán công ty chưa có bộ phận kế toán bán hàng riêng để chuyên trách theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng của công ty. Chúng ta biết rằng, công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò quan trọng. Nó đẩy mạnh việc hoạt động kinh doanh để công ty chủ động được vốn, giảm chi phí lãi vay, tăng nhanh vòng quay vốn, tạo điều kiện cho công ty làm ăn ngày càng có hiệu quả. Bởi vậy, trong thời gian tới công ty cần sắp xếp lại cơ cấu phòng tài chính kế toán. Công ty nên áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ K toán t.gửi tiền vay bằng vnđ Kế toán tổng hợp Kế toán tscđ, công nợ K toán t.gửi tiền vay bằng ng.tệ Kế toán tiền mặt Kế toán bán hàng K toán th toán đối ngoạI &mua hàng Như vậy, theo mô hình này thì mỗi nhân viên sẽ chịu trách nhiệm một bộ phận kế toán riêng biệt. Hơn thế nữa. mỗi nhân viên kế toán sẽ có điều kiện để chuyên môn vào công việc của mình. ý kiến thứ bảy : Đào tạo cán bộ kế toán So với khu vực cũng như trên toàn thế giới, nghành đào tạo cán bộ kế toán của nước ta còn nhiều hạn chế. Khi nhu cầu của người tiêu dùng đang có những xu hướng thay đổi nhanh chóng, tức là thị trường tiêu thụ cũng biến đổi theo từng ngày thì tính năng động, đầu óc sáng tạo, khả năng ứng phó cũng như dự đoán những biến động của thị trường đang là đòi hỏi cấp bách đối vơí nước nhà. Muốn vậy, cán bộ kế toán phải được trang bị kiến thức và chuyên môn cao. ở nước ta, các cán bộ kế toán nhiều nhưng để có thể đáp ứng được yêu cầu hiện nay lại không nhiều. Nhìn chung, trình độ chuyên môn cũng như sự nhạy bén nắm chắc tình hình, sự sắc sảo trong việc đưa ra những ý kiến mới lạ… của cán bộ kế toán nước ta còn thấp. Vì vậy, ngay từ bây giờ, đất nước nói chung cũng như từng doanh nghiệp nói riêng phải đưa ra những chính sách hợp lí dành cho các cán bộ kế toán : - Thường xuyên gửi cán bộ, nhân viên kế toán có năng lực đi nghiên cứu học tập ở các lớp đào tạo cán bộ nghiệp vụ trong nước cũng như ở nước ngoài. - Luôn cập nhật những kiến thức mới cho đội ngũ cán bộ chuyên môn, có những lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ. Không chỉ vậy, các công ty cũng phải tạo điều kiện thuận lợi cho những cán bộ kế toán được gửi đi học đông thời cũng phải có những suy xét chín chắn về những ý kiến mới lạ của các cán bộ kế toán, không thể chỉ đi theo những chính sách phương pháp hoạt động cũ. Nếu dự báo được thị trường thì sự mạo hiểm càng lớn sẽ đem lại thành công lợi nhuận càng cao. Bên cạnh đó, các cán bộ kế toán phải không ngừng hoàn thiện mình trước những sự thay đổi của môi trường kinh doanh bên ngoài. Nếu chỉ biết sử dụng những kiến thức cũ thì việc thụ động như vậy sẽ là tự mình đào thải khỏi sự phát triển của thế giới và xã hội sẽ gạt bỏ những gì không còn cần thiết với nó. Tuy vậy, nếu chỉ áp dụng những kiến thức mới thì hiệu quả đem lại sẽ không thể cao, biết áp dụng xen kẽ giữa cái cũ và cái mới sẽ tạo nên thành công cho bản thân, cho doanh nghiệp cũng như toàn xã hội. Đất nước đang cần những con người cán bộ kế toán như vậy : chủ động và sáng tạo. Kết luận Trước làn sóng đầu tư nước ngoài vào Việt Nam ngày càng tăng, sau hơn 10 năm chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế cho đến nay, nền kinh tế Việt Nam đã đi vào ổn định và hoà nhập với vòng quay mới. Là một công ty hoạt động bằng vốn đầu tư trong nước mà vẫn đứng vững và thực sự phát triển tốt, chứng tỏ rằng công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội đã tìm ra các biện pháp quản lý kinh tế phù hợp hoà nhập bước đi của mình cùng nhịp điệu phát triển của thời đại. Trên cơ sở kết hợp lý luận với thực tế có thể khẳng định sự cần thiết và tầm quan trọng của tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng trong các doanh nghiệp thương mại. Thông qua luận văn này, chúng ta có thể hình dung một cách khái quát quá trình hình thành và phát triển cuả công ty, tình hình tổ chức kế toán bán hàng tại công ty bên cạnh những mặt ưu việt còn có một số hạn chế nhất định cần khắc phục. Với những kiến thức, lý luận đã được học tập ở nhà trường và trong quá trình thực tập tìm hiểu tình hình thực tế tổ chức kế toán tại công ty, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhỏ với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty. Do hiểu biết còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa có nên luận văn này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và cũng như các bạn để luận văn này được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đặc biệt là thầy giáo : TS. Nguyễn Viết Tiến người đã hướng dẫn và giúp đỡ em làm đề tài này và các cô chú anh chị phòng kế toán của công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty.