Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế

ố 340/1999/QĐ-BYT ngày 02/02/1999 của Bộ Y Tế tiếp nhận Công ty Dược phẩm Thừa Thiên Huế vào làm thành viên chính thức của tổng công ty Dược Việt Nam và đổi tên thành Công ty Dựoc TW Huế. Tổng số vốn pháp định : 5.184.784.650đ Trong đó : - Vốn cố định : 3.572.615.650đ - Vốn lưu động : 1.612.169.000đ * Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh hiện nay: Chức năng : Công ty Dược TW Huế có chức năng sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, được bộ thương mại cho phép xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên vật liệu ,tân dược, sản phẩm dược và máy móc thiết bị Y tế. Nhiệm vụ : Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh - Nắm bắt nhu cầu thị trường , khả năng kinh doanh của doanh nghiệp để tổ chức xây dựng thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức tiêu thụ nhiều chủng loại hàng hoá có chất lượng phù hợp với nhu cầu. - Quản lý sử dụng vốn theo chế độ , chính sách đảm bảo hiệu quả kinh tế , đảm bảo được hoàn toàn và phá triển vốn tự trang trải về tài chính , thực hiện nghiêm túc chế độ thuế của nhà nước. - Thực hiện nghiêm túc hợp đồng mua bán. - Quản lý tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên. Các nguyên tắc hoạt động : - Thực hiện hạch toán độc lập và chịu trách nhiệm về kế quả hoạt động sản xuất kinh doanh , đảm bảo tái sản xuất mở rộng và phát triển vốn đảm bảo lợi ích hài hoà giữa doanh nghiệp và người lao động. - Thực hiên nguyên tắc tập trung dân chủ theo chế độ một thủ trưởng tronh quản lý diều hành sản xuất kinh doanh . Không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh theo hướng phát triển của Đảng và Nhà Nước , thực hiện quyền tự chủ của cán bộ công nhân viên. * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý ở công ty Dược TW Huế Giám đốc Phòng KH-KD Phòng KT-TV Phòng TC-HC Phòng KCS Phòng KT Tổng kho Xưởng SX Quận huyện Chi nhánh : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. Chức năng nhiêm vụ từng phòng ban: - Đứng đầu là công ty là giám đốc , giám đốc công ty do tổng công ty Dược Việt Nam bổ nhiệm , lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và sản xuất của công ty , chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động của công ty. - Phòng kỹ thuật : nghiên cứu sản xuất mới ,kết hợp với phòng KCS để theo dõi sự ổn định của thuốc trong xây dựng chỉ tiêu . Thiết kế bao bì đúng khuôn mẫu , đúng nội dung . Giám sát tình hình kỹ thuật ở xưởng sản xuất. - Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu cho Giám đốc và ban lãnh đạo công ty về tổ chức lao động, tiền lương , đào tạo và công tác văn phòng. Đó chính là công tác tổ chức ,sắp xếp , bố trí CBCNV hợp lý trong toàn công ty nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh , thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. Nghiên cứu , đề xuất các phương án về lao động , tiền lương , đào tạo , phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn trên cơ sở thực tế của kế hoạch sản xuất. - Phòng tài chính kế toán : Quản lý toàn bộ tài sản , vốn do nhà nước cấp và các tổ chức kinh tế góp . Có nhiệm vụ thông tin, kiểm tra tài sản của công ty với hai mặt của nó là vốn và nguồn hình thnàh tài sản đó và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh , cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý . Phòng nắm vững thực trạng tài chính của công ty, khả năng thanh toán cũng như khả năng chi trả của công ty với bạn hàng. - Phòng KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm , hàng hóa đầu vào, đầu ra. Thí nghiệm nhanh để đánh giá chất lựơng sản phẩm kịp thời chính xác và trả phiếu kịp thời cho nơi lấy mẫu để chấn chỉnh kịp thời. - Xưởng sản xuất: Thực hiện kế hoạch sản xuất do công ty giao, thường xuyên kiểm tra các dụng cụ thiết bị phục vụ sản xuất , tránh gây ách tắc , trở ngại trong quá trình sản xuất. - Phòng kế hoạch kinh doanh : Xây dựng kế hoạch sản uất phù hợp với năng lực sản xuất của xưởng , cung cấp vật tư đảm bảo đúng tiến độ sản xuất , viết lệnh sản xuất và định mức vật tư cho sản xuất đúng và kịp thời . - Tổng kho : nhập , xuất và bảo quản vật tư , bao bì , sản phẩm sản xuất theo đúng lệnh , tuyệt đối không xuất hàng khi chưa có lệnh xuất hàng của lãnh đạo. - Các hiệu thuốc và chi nhánh : chịu trách nhiệm kinh doanh thuốc chữa bệnh , cung cấp thuốc trên địa bàn được công ty phân công phụ trách và quản lý . Nhận xét : số lượng lao động của công ty qua các năm ít có sự biến động từ đó cho thấy bộ máy tổ chức ở công ty Dược TW Huế tương đối hợp lý và gọn nhẹ mang lại hiệu quả cao trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp * Tình hình kinh doanh của công ty Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm Stt Chỉ tiêu Năm2002 Năm2003 So sánh tăng, giảm Số tiền Tỷ lệ(%) 1 Tổng DT 220.089 245.982 25.893 11.76 2 Tổng CF 219.736 245.527 25.791 11,74 3 LN trước thuế 353 455 102 4 Nộp NS 10.900 12.520 1.620 14,86 5 Tổng quỹ lương 6360 4595719 1859895 67,9 6 TNbq 1 ng/tháng 1,2 1,5 518,827 82,15 Nhìn vào một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm 2002-2003 ta thấy có sự phát triên lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể năm 2002 công ty kinh doanh đạt 220.089 trđ,lợi nhuận thu được 353 trđ đến năm 2003 công ty đạt 245.982 trđ, lợi nhuận công ty thu được năm 2003 là 455trđ, tăng gần 1,3 lần so với năm 2002 Như vậy có thể thấy rằng công ty hoạt động kinh doanh rất tốt. * Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty: Tổ chức bộ máy kế toán: Do quy mô của Công ty là tương đối lớn và địa bàn phục vụ khách hàng trải dài từ Bắc đến Nam, nên công ty đã mở chi nhánh tại Hà nội và TP Hồ Chí Minh . Song công tác kế toán tại Công ty vẫn tổ chức theo hình thức kế toán tập trung tức là chứng từ gốc hay hoá đơn mua bán phát sinh tại các chi nhánh đến cuối các quý đều được tập hợp về phòng kế toán công ty để kiểm tra và hạch toán . Như vậy phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại công ty cũng như ở các chi nhánh , tổng hợp báo cáo kế toán toàn công ty gửi về Tổng công ty và các cơ quan Nhà nước. Phòng kế toán của Công ty có 8 người, mỗi ngời có chức năng nhiệm vụ cụ thể theo từng mảng công việc mà mình đảm nhiệm. Chức năng , nhiệm vụ : - Kế toán trưởng : Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của đơn vị . Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc về công tác tài chính kế toán của toàn Công ty, tổ chức và hướng dẫn thực thực hiện các chính sách chế độ, các quy định của Nhà nước và của ngành về công tác tài chính , bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực việc thực hiện các hợp đồng kinh tế và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Kế toán công nợ : Phụ trách bộ phận tiêu thụ bán hàng, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng, tình hình tạm ứng ,thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên và các nghiệp vụ liên quan đến thuế VAT. Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty. Kế toán trưởng Kế toán công nợ Thủ quĩ Kế toán kho Kế toán xưởng SX Kế toán công nợ XNK- TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán hiệu thuốc kinh doanh Kế toán hiệu thuốc ở huyện Kế toán chi nhánh - Kế toán thanh toán :Theo dõi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt , tiền gửi ngân hàng của công ty. - Kế toán XNK và TSCĐ : Theo dõi tình hình xuất nhập khẩu nguyên liệu , hàng hoá từ nước ngoài , ngoài ra kế toán xuất nhập khẩu còn đam nhận chức năng kế toán tài sản cố định của đơn vị , đánh giá và lập báo cáo khấu hao tài sản cố định hàng năm của công ty - Thủ quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện chức năng quản lý tiền mặt , cập nhật thu – chi và sổ quỹ. - Kế toán phân xưởng : Theo dõi lao động , tính lương và bảo hiểm xã hội , hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Kế toán kho : Theo dõi việc nhập xuất hàng hoá , thành phẩm , nguyên vật liệu , vào thẻ kho theo từng mặt hàng , cuối kỳ làm kiểm kê báo cáo xuất – nhập – tồn hàng hoá , thành phẩm , nguyên vật liệu. - Kế toán quầy thuốc , chi nhánh : Mỗi chi nhánh , hiệu thuốc đều có kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , cuối kỳ tổng hợp lên quyết toán gửi về phòng kế toán của công ty . Nhận xét : Công ty áp dụng mô hình vừa tập trung vừa phân tán . Do đó công ty Dược TW Huế chưa có đủ điều kiện để nối mạng vi tính với các đơn vị trực thuộc do đó việc bố trí bộ máy kế toán và phân công nhiệm vụ kế toán của công ty là tương đối hợp lý . Tuy nhiên việc kiểm tra các chứng từ kế toán ở đơn vị trực thuộc cũng gặp không ít khó khăn , thông thường việc kiểm tra này chỉ diễn ra mỗi quý một lần khi các đơn vị trực thuộc nộp chứng từ về công ty . Cần phải có các biện pháp kiểm tra , giám sát hữu hiệu để tránh những sai phạm về quản lý tài chính kế toán. 2.1.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty Dược TW Huế. Công ty Dược TW Huế là một doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 370 người, trong đó nhân viên quản lý là 92 người. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty như sau: Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 trong năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam là theo tỷ giá thực tế. Phương pháp tính thuế GTGT là theo phương pháp khấu trừ. Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo phương pháp kiểm kê định kì Nguyên tắc và phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo giá thực tế Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều được ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế . Công ty đã sử dụng một số sổ kế toán theo chế độ ban hành và một số sổ do công ty tự thiết kế Theo hình thức này, trình tự ghi sổ kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sổ cái Chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiêt Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế 2.2.1. Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán. Công ty Dược TW Huế là doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa với nhiều hình thức bán hàng khác nhau do vậy mà tuỳ thuộc vào từng hình thức bán hàng mà công ty sử dụng các loại chừng từ phù hợp. Công ty sử dụng một số chứng từ sau để hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng. - Hoá đơn GTGT(biểu 1) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(biểu 2) - Thẻ kho(biểu 3) - Phiếu thu(biểu 4) - Bảng kê hàng hoá bán lẻ(biểu 5) - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra(biểu 6) công ty dược tw huế Hoá đơn (GTGT) Liên 1: Lưu Ngày 15 tháng 4 năm 2004 Ký hiệu Số: Tên khách hàng: Lê Văn Lai Mã khách hàng: Chứng từ số: 09455 Địa chỉ: Quầy thuốc số 7 Ngọc Khánh Mã số thuế: Mã xuất: Số tài khoản: Đơn đặt ngày:12455 Kho xuất hàng: Chị Hà Mã kho xuất Hình thức thánh toán: Thời hạn thanh toán: Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá thành tiền A B c 1 2 3 = 2 x1 Amoccilin 01001A vỉ 1000 8000 8.000.000 Alaxan 01006A vỉ 500 6000 3.000.000 Cộng tiền hàng: 11.000.000 Thuế GTGT (0.5%) 5.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 16.500.000 Số tiền viết bằng chữ: mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng Người mua (Họ và tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập hoá đơn (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) +Hoá đơn GTGT: Là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi, giám sát số lượng, chất lượng, trị giá hàng xuất bán. Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng, năm, tên đơn vị, tên hàng hoá, quy cách, số lượng,đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tổng cộng… Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên Liên 1 : dùng để lưu vào sổ gốc Liên 2 : giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi vào sổ kế toán đơn vị mua Liên 3 : giao cho bộ phận thủ kho để làm thủ tục xuất kho và ghi vào thẻ kho Định kỳ từ 2-4 ngày, thủ kho nộp liên 3 cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Chứng từ này được kế toán công ty sử dụng để theo dõi số lượng vật tư, hàng hoá xuất bán từ kho và số lượng hàng hoá được điều chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ công ty, và là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho và kế toán ghi sổ chi tiết hoặc làm chứng từ vận chuyển trên đường. ở công ty Dược TW Huế , căn cứ vào lệnh điều động của giám đốc công ty, thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để điều chuyển hàng hoá của công ty xuống các cửa hàng, xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc công ty. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng cung ứng lập thành 2 liên. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu, một liên giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường, còn một liên thủ kho làm căn cứ để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán để kế toán ghi vào và sổ kế toán. Công ty dược TW Huế Chi nhánh hà nội Mã số thuế: 0100107726 - 001 - 1 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Liên 1: Lưu Ngày 12 tháng 4 năm 2004 Ký hiện : Số: Kho xuất hàng: Khai Trí Mã kho hàng xuất: Chứng từ số: Kho nhập hàng: Hà Nội Mã kho hàng nhập: Mã xuất: Phương tiên vận chuyển : Ô tô Lệnh điều động: Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Thuốc mỡ 01001M Hộp 200 20.000 4.000.000 Người mua (Họ và tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Người lập hoá đơn (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) thẻ kho Doanh nghiệp Ngày lập thẻ Tên kho : Số tờ : -Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm -Đơn vị tính Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất +Thẻ kho: Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của loại hàng hoá đó. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, hàng hóa sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Theo định kỳ một tháng, kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Bảng kê bán hàng hoá Từ ngày 01/01/2004 đến ngày 15/01/2004 Số TT Tênhàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Ospen Vỉ 100 9.000 900.000 … Decolgen Vỉ 200 12.000 2.400.000 Cộng (Kèm theo các hoá đơn) Ngày......tháng......năm...... Người lập (Ký, họ tên) Cửa hàng trưởng (Ký, họ tên) +Bảng kê bán lẻ hàng hoá: ở các cửa hàng, xí nghiệp hoặc chi nhánh của công ty khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá, thì kế toán các đơn vị lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, trong đó ghi rõ tên hàng hoá, số lượng, giá vốn, giá bán và trị giá bán của hàng hóa đó. Định kỳ, một tháng các cửa hàng gửi bảng kê bán lẻ hàng hóa và báo cáo kết quả kinh doanh lên công ty. Công ty dược tw huế Phiếu thu tiền mặt Ngày:...................................... Số............................. Căn cứ:....................................................................... Họ và tên người nộp: Lê Văn Tùng Mã đơn vị: Cty Dược TW 1 Nội dung: thanh toán tiền mua thuốc Số tiền: 12.000.000 đồng Bằng chữ: Mười hai triệu đồng Kèm theo: 1 chứng từ gốc Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ +Phiếu thu: Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu thành 2 liên, ghi rõ đầy đủ nội dung và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. +Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra(kèm tờ khai thuế GTGT) Căn cứ vào hoá đơn GTGT mà kế toán lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, đây là căn cứ để kế toán tính thuế và khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Như vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế đã lập và sử dụng chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, đúng với những quy định cụ thể trong chế độ hạch toán ban đầu. Đây là cơ sở pháp lý để kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp và ghi sổ kế toán. 2.2.2- Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán. Công ty Dược TW Huế kinh doanh rất nhiều mặt hàng khác nhau và để quản lý tốt tình hình tiêu thụ hàng hoá thì công ty không những sử dụng đúng tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính quy định mà công ty còn vận dụng rất linh hoạt phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty phân loại các mặt hàng kinh doanh theo nhiều tiêu chí khác nhau như là theo nguồn hàng, theo mặt hàng…Vì vậy mà ngoài những tài khoản cấp một do Bộ Tài Chính quy định, công ty còn sử dụng các tài khoản cấp hai, ba chi tiết cho từng đối tượng kế toán. Với cách sử dụng các loại tài khoản chi tiết giúp cho kế toán được thuận lợi trong việc quản lý, kiểm tra, giám sát hàng hoá, cũng như việc thông tin do kế toán cung cấp được chính xác, kịp thời. Để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng, kế toán ở công ty đã sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: - TK511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Để quản lý doanh thu bán hàng của từng loại hàng hoá khác nhau, TK511 được chi tiết thành các tài khoản cấp hai sau: TK51101 “Doanh thu bán thuốc mỡ ” TK51102 “Doanh thu bán thuốc nhỏ mắt- mũi” TK51103 “Doanh thu bán hàng bó bột” TK51104 “Doanh thu bán thuốc viên” TK51105 “Doanh thu bán rượu thuốc - Siro” TK51106 “Doanh thu bán thuốc nước , ngoài da” TK51107 “Doanh thu bán trà hoà tan ” TK51108 ”Doanh thu bán hàng đại lý và dịch vụ khác “ - TK512 “Doanh thu hàng bán nội bộ” - TK632 “Giá vốn hàng bán” Tài khoản này cũng được chi tiết thành những tài khoản cấp hai, tương ứng với những tài khoản cấp hai phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty. TK63201 “Giá vốn hàng thuốc mỡ” TK63202 “Giá vốn hàng thuốc nhỏ mắt - mũi” ……. TK156 “Hàng hoá” TK1561 “Trị giá mua hàng hoá” TK1562 “Chi phí thu mua hàng hoá” Công ty sử dụng tài khoản 1561 “Trị giá mua hàng hoá” và chi tiết thành những tài khoản cấp ba tương ứng với những tài khoản chi tiết phản ánh doanh thu của hàng bán và cung cấp dịch vụ. TK156101 “Giá mua hàng thuốc mỡ” TK156102 “Giá mua hàng thuốc nhỏ mắt - mũi” ……. - TK136 “Phải thu nội bộ” Công ty sử dụng tài khoản 1368 “Phải thu nội bộ khác”, và tài khoản này được chi tiết thành những tài khoản cấp ba để tiện quản lý, theo dõi khoản phải thu nội bộ đối với các cửa hàng, xí nghiệp, chi nhánh của công ty. TK136801 “Phải thu nội bộ khác cửa hàng số 1” TK136802 “Phải thu nội bộ khác cửa hàng số 2” …… Ngoài ra công ty còn sử dụng một số tài khoản khác để phản ánh kế toán nghiệp vụ bán hàng. TK111 “Tiền mặt” TK112 “Tiền gửi ngân hàng” TK131 “Phải thu của khách hàng” TK133(1331) “ Thuế GTGT đầu vào” TK333(33311) “Thuế GTGT đầu ra” ……… Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ gốc để hạch toán, trình tự hạch toán như sau: - Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho của công ty, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký kết, phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu(nếu có) hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá như sau: +Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK111,112,131: Tổng giá thanh toán của hàng xuất bán Có TK511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế TK51101: Doanh thu bán hàng thuốc mỡ TK51102: Doanh thu bán hàng thuốc nhỏ mắt - mũi … Có TK333(33311): Thuế GTGTcủa hàng hoá xuất bán +Đồng thời kế toán kết chuyển trị giá vốn hàng bán như sau: Nợ TK632: Trị giá vốn hàng bán TK63201: Giá vốn hàng thuốc mỡ TK63202: Giá vốn hàng thuốc nhỏ mắt - mũi … Có TK1561: Trị giá mua hàng bán TK156101: Giá mua hàng thuốc mỡ TK156102: Giá mua hàng thuốc nhỏ mắt - mũi … VD : Ngày 2/1/2004 công ty bán hàng cho bệng viện Thanh Nhàn tại kho Hà Nội như sau : Thuốc bó bột 200kg , giá bán 5.000đồng/1kg , giá mua 3.500đồng/1kg , phương thức thanh toán trả chậm , thời hạn thanh toán là 30/2/2004. Kế toán công ty định khoản số lượng hàng bán như sau: +Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 : 1.100.000 Có TK 511(51103) : 1.000.000 Có TK 333(33311) : 100.000 +Đồng thời kế toán kết chuyển trị giá vốn hàng bán Nợ TK632(63203) 700.000 Có TK156(156103) - Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng, hàng hoá do công ty mua về không đưa vào nhập kho ngay mà được chuyển bán thẳng cho bên mua. Nhưng kế toán của công ty vẫn hạch toán nhập kho và xuất kho theo phương thức bán buôn qua kho. Hàng hoá bán trong trường hợp này được coi là xuất bán từ kho giao bán thẳng. Kế toán sử dụng tài khoản 156 “Hàng hoá” để hạch toán kế toán. Khi mua hàng hoá chuyển bán thẳng, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, hợp đồng bán thẳng, kế toán định khoản như sau: +Kế toán ghi nhận trị giá hàng mua: Nợ TK1561: Trị giá mua hàng TK156101: Trị giá mua hàng thuốc mỡ TK156102: Trị giá mua hàng thuốc nhỏ mắt-mũi … Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK111,112,331: Tổng số tiền phải thanh toán +Kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng Nợ TK111,112,131 Tổng giá thanh toán của hàng giao bán thẳng Có TK511: Doanh thu hàng giao bán thẳng chưa có thuế TK51101: Doanh thu hàng thuốc mỡ TK51102: Doanh thu hàng thuốc nhỏ mắt - mũi … Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng giao bán thẳng +Đồng thời kế toán kết chuyển trị giá vốn hàng bán Nợ TK632: Trị giá vốn hàng bán TK63201: Giá vốn hàng thuốc mỡ TK63202: Giá vốn hàng thuốc nhỏ mắt - mũi … Có TK1561: Trị giá mua hàng bán TK156101: Giá mua hàng thuốc mỡ TK156102: Giá mua hàng thuốc nhỏ mắt – mũi Ví dụ: Ngày 20/2/2004 công ty mua 10 hộp thuốc mỡ của công ty dược Lạng Sơn, trị giá mua chưa có thuế 2.000.000đ, thuế suất thuế GTGT 5% và xuất bán thẳng cho công ty dược phẩm Phú Thọ với giá bán chưa có thuế là 3.000.000đ, thuế suất thuế GTGT 5%, phương thức thanh toán trả chậm. +Khi mua hàng, căn cứ vào hoá đơn mua hàng kế toán định khoản như sau: Nợ TK156(156101): 2.000.000 Nợ TK133: 100.000 Có TK111: 2.100.000 +Khi chuyển hàng bán thẳng cho công ty dựoc phẩm Phú Thọ, kế toán ghi: Nợ TK131: 3.150.000 Có TK511(51101): 3.000.000 Có TK333(33311): 150.000 +Đồng thời kết chuyển trị giá vốn hàng bán Nợ TK 632(63201) 2.000.000 Có TK156(156101) Khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa ở các đơn vị trực thuộc công ty, kế toán các đơn vị vẫn lập hoá đơn GTGT và trình tự hạch toán tương tự như ở kế toán văn phòng công ty. - Khi phát sinh nghiệp vụ xuất hàng hoá điều chuyển đến các đơn vị trực thuộc công ty, tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng đơn vị mà kế toán hạch toán : Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá, phí bán hàng cho hàng đã tiêu thụ trong kỳ và xác định kết quả hoạt động bán hàng. - Kế toán phân bổ phí thu mua cho hàng hoá đã tiêu thụ : Nợ TK632 Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Có TK156(1562) - Kế toán kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK511 Kết chuyển doanh thu Có TK911 - Kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK911 Kết chuyển giá vốn Có TK632 - Kế toán kết chuyển các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ trong kỳ Nợ TK911: Kết chuyển chi phí Có TK641: Chi phí bán hàng được kết chuyển Có TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển Nếu công ty kinh doanh có lãi, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK911 Kết chuyển lãi Có TK421 Ngược lại nếu kinh doanh lỗ: Nợ TK421 Kết chuyển lỗ Có TK911 Kế toán tính và xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Nợ TK333(33311) Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK133(1331) Sơ đồ hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng Tại Công ty dược TW huế TK 111 TK 156 TK 632 TK911 TK 5111,5121 112,131 Trị giá vốn hàng hoá xuất kho TK521 TK 157 Kết chuyển trị K/c Trị giá vốn vốn hàng bán khoản giảm hàng hoá trừ DT Doanh thu bán hàng gửi bán Kết chuyển doanh thu hoá TK 111 TK 641 thuần 112,131 CP bán hàng TK 3331 K/c CP bán TK1331 hàng VAT TK642 VAT đầu ra đầu vào K/c CP của dịch QLND TK 131 vụ v/c TK512 Khách hàng trả nợ DT hàng hoá biếu tặng,hội TK 421 TK 421 nghị phục vụ hoạt động kd K/c K/c lỗ TK 3331 TK133 lãi Thuế VAT phải nộp  2.2.3. Sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ kế toán bán hàng Công ty Dược TW Huế áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều được ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, hàng hoá được xác định là tiêu thụ và được ghi nhận doanh thu thì kế toán phải mở các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Kế toán bán hàng sử dụng các sổ sau để phản ánh: - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết công nợ phải thu của khách hàng - Bảng kê số 11 - Bảng kê số 8 - Nhật ký chứng từ số 8 - Nhật ký chứng từ số 10 - Sổ cái tài khoản 511 - Sổ cái tài khoản 512 - Sổ cái tài khoản 632 - Sổ cái tài khoản 131 - Sổ cái tài khoản 1368 Trình tự ghi sổ kế toán được tiến hành như sau: - Khi xuất bán hàng hoá cho khách hàng, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc khách hàng chấp nhận nợ thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, …kế toán vào sổ chi tiết bán hàng cho các mặt hàng đã tiêu thụ. Sổ này được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã bán hoặc đã cung cấp được khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc chấp nhận nợ. Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, cuối tháng, kế toán xác định tổng số doanh thu, giá vốn của từng mặt hàng để vào nhật ký chứng từ số 8 dùng để phản ánh số phát sinh bên có của tài khoản 511,512,632. - Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán vào sổ chi tiết công nợ phải thu của khách hàng, sổ này được chi tiết cho từng đối tượng là khách hàng. Căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ này ghi một lần vào một dòng của bảng kê số 11. Cuối tháng khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên có TK131 và lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào nhật ký chứng từ số 8(Ghi có TK131, nợ các TK có liên quan). - Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán lập bảng kê số 8(TK156-Giá vốn hàng nhập). Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào nhật ký chứng từ số 8(Ghi có TK156, và nợ các TK khác). - Sổ nhật ký chứng từ số 8 được ghi căn cứ vào bảng kê số 8 phần ghi có để ghi vào các cột chi có TK156, Căn cứ vào bảng kê số 11 phần ghi có để ghi vào cột ghi có TK131, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng theo mặt hàng phần ghi có để ghi vào cột ghi có TK511,512,632. Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 8, xác định tổng số phát sinh bên có các TK 156,131…đối ứng nợ các TK liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ số 8 để ghi sổ cái các tài khoản. - Khi công ty xuất hàng điều chuyển cho các đơn vị trực thuộc công ty, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán vào sổ chi tiết TK1368, sổ này được mở chi tiết cho từng đơn vị. Căn cứ vào sổ chi tiết TK1368 để ghi vào nhật ký chứng từ số 10. Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh bên có TK1368 và lấy số tổng cộng của nhật ký chứng từ số 10 để ghi sổ cái TK1368. - Căn cứ vào tổng số phát sinh bên có của các tài khoản 156,131,511,512,632 trên nhật ký chứng từ số 8 để ghi sổ cái các tài khoản đó. Căn cứ vào số tổng cộng của nhật ký chứng từ số 10 để ghi sổ cái TK1368. Sổ cái TK511, TK632 được mở chi tiết cho từng tài khoản cấp 2 chi tiết theo từng mặt hàng kinh doanh của công ty. Mẫu sổ phản ánh kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty dược TW Huế như sau: Công ty dược tw huế Sổ chi tiết tài khoản 131 Phải thu của khách hàng Đối tượng : 10 – Quầy thuốc số 7 Ngọc Khánh Tháng 02/2004 Số dư đầu kỳ (1000VND): Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1 AA31 27/02 Bán thuốc viên 51104 9.000 AA31 27/02 Bán thuốc mỡ 51101 5.000 AA31 27/02 Thuế GTGT đầu ra 3331 3.200 PK42 29/02 Thu tiền bán hàng bằng séc 1121 9.500 Tổng cộng Công tydược tw huế  Sổ cái tài khoản 632 Năm 2004 Số dư đầu năm Nợ Có STT Ghi có các TK đối ứng nợ với tài khoản này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3... Cộng 1 2 TK 156 TK 157 975.599 495.140 1 Cộng số phát sinh nợ 1.470.740 2 Cộng số phát sinh có 1.470.740 3 Số dư cuối tháng Nợ ... Có... Công ty dược TW huế Bảng kê số 11 Phải thu của khách hàng Tháng 02/2004 ĐVT:1000đ STT Tên người mua Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 131 ghi Có các tài khoản Ghi Có TK 131 ghi Nợ các tài khoản Số dư cuối tháng 5111 5113 5121 3331 Cộng nợ TK 131 1111 1121 ... Cộng có TK 131 1 CT Dược Hà Nam 50.500 91.300 15.450 6110 112.860 141.800 141.800 21560 2 CT Dược Phú Thọ - 120.990 7099 128.089 128.089 128.089 0 .. Cộng Công ty dược tw huế Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 02 /2004 ĐVT : 1000đ STT Số hiệu TK ghi Nợ Các TK Có Các TK ghi Nợ 156 157 131 5111 5113 5121 632 641 642 911 Cộng 1 111 Tiền mặt 616.352 605.742 82.270 250.275 1.544.639 2 1121 TGNH 283.200 283.200 3 131 483.576 136.800 185.500 805.876 4 5111 1.089.318 1.089.318 5 5113 219.070 219.070 6 5121 435.775 435.775 7 632 975.600 495.140 1.470.740 8 911 1.470.740 113.370 69.766 1.653.876 9 Cộng 69.766 1.744.163 CHương 3 Phương hướng hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty dược tw huế 3.1. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 3.1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Trong những năm qua, cùng với quá trình phát triển nền kinh tế, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế, tài chính, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lý tài chính doanh nghiệp. Nhưng trong cơ chế kinh tế mới, khi mà nền kinh tế nước ta đang đứng trước rất nhiều điều kiện thuận lợi cũng như những khó khăn để phát triển nền kinh tế thì hệ thống kế toán Việt Nam đang còn trong giai đoạn chưa hoàn chỉnh, vẫn còn rất nhiều vấn đề trong thực tế còn bất hợp lý với cơ chế tài chính cần phải được hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như phát triển nềm kinh tế đất nước. Hơn nữa, kế toán có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp, kế toán chính là công cụ đắc lực giúp cho doanh nghiệp thực hiện được quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Vì vậy yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán là một yêu cầu rất cần thiết đỗi với mỗi doanh nghiệp cũng như trong toàn bộ nền kinh tế. Đối với doanh nghiệp thương mại thì hoạt động bán hàng đóng một vai trò rất quan trọng, nó quyết định đến sự sống còn của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường và thông qua kế toán bán hàng, nó cung cấp cho nhà quản lý những thông tin hữu ích giúp cho nhà quản lý biết được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh… để họ có thể hoạch định được chiến lược kinh doanh, lựa chọn phương án kinh doanh hữu hiệu nhất trong kỳ kinh doanh tiếp theo. Từ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn và thực hiện được tái sản xuất kinh doanh. Đây chính là tiền đề vật chất để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên cũng như làm tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Vì vậy, với vai trò rất quan trọng của kế toán nghiệp vụ bán hàng, trong cơ chế quản lý kinh tế mới thì yêu cầu kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng cần phải được hoàn thiện. Việc hoàn thiện công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phải dựa trên tình hình thực tế của công ty kết hợp với các quy định của cơ chế tài chính, chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành và phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý thì mới đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. Quá trình hoàn thiện phải được thực hiện trên tất cả các mặt sau: - Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ - Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán - Sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ kế toán 3.1.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Xuất phát từ những vấn đề lý luận và tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế cho thấy yêu cầu của việc hoàn thiện là cần thiết và để cho việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đạt hiệu quả thì cần phải thực hiện các yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu thống nhất: Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện một cách đầy đủ, đúng đắn. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo công ty đến các cơ sở trực thuộc. Doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ tài chính kế toán do Nhà nước ban hành vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của Doanh nghiệp. - Yêu cầu phù hợp: Trong kế toán yêu cầu phù hợp đã trở thành một chuẩn mực, nghĩa là nó phải được đề cập đến trong kế toán. Vì vậy, khi hoàn thiện công tác kế toán cần coi trọng nguyên tắc này. Doanh nghiệp cần phải dựa vào đặc điểm quản lý, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của mình mà hoàn thiện sao cho hiệu quả đạt được do hoàn thiện là cao nhất. - Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Khi doanh nghiệp đầu tư kinh doanh đều mong muốn hoạt động đầu tư của mình đem lại hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Vì vậy việc hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và hiệu quả cao nhất. - Yêu cầu chính xác, kịp thời: Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp các thông tin một cách chính xác, kịp thời cho ban lãnh đạo, phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Vì vậy hoàn thiện kế toán phải đảm bảo được việc đáp ứng thông tin kịp thời và chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, vì vậy yêu cầu này càng trở nên quan trọng. 3.2 - Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế cũng được tổ chức khá khoa học, hợp lý đáp ứng được phần nào yêu cầu quản lý cũng như việc cung cấp thông tin trong quản lý kinh tế . 3.2.1 - Ưu điểm : - Về công tác tổ chức hạch toán ban đầu: Các chứng từ ban đầu được lập tại công ty đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hóa đều có hoá đơn tài chính, các chứng từ được lập ở tất cả các khâu, đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính đã quy định. Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ. Việc xác định các chứng từ bên ngoài được giám sát, kiểm tra rất chặt chẽ và được xử lý kịp thời. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian, sau đó được lưu trữ gọn gàng, khoa học thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. - Về hạch toán tổng hợp: Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 và bổ sung thêm một số tài khoản theo thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính, cùng với thông tư số 89/2002/TT-BTC hướng dẫn thực hành bốn chuẩn mực kế toán mới ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tình hình và đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp II, Cấp III… để thuận tiện cho việc theo dõi hạch toán, tăng hiệu quả của công tác kế toán của công ty. Do khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá, công ty áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý. Công ty lựa chọn phương pháp nhập trước xuất trước để xác định giá vốn hàng bán là rất phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Các mặt hàng kinh doanh tương đối nhiều, giá cả phong phú thì việc áp dụng phương pháp này làm cho giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ tương đối sát với giá hiện hành trên thị trường. - Về công tác tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Công ty hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ, các đợn vị thành viên hạch toán báo sổ, hàng tháng gửi báo cáo kết quả kinh doanh lên phòng tài chính của công ty. Các loại sổ sách tổng hợp và chi tiết được mở đầy đủ rõ ràng, có sự thống nhất về mẫu sổ kế toán trong toàn công ty. Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính cho toàn công ty. Mọi công việc đều do máy thực hiện từ khâu nhập chứng từ tổng hợp, phân loại chứng từ, tính toán, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và báo cáo tài chính, đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh, chất lượng thông tin cao, giảm bớt được chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ và bảo quản số liệu. Thông tin trên các sổ sách, báo cáo cũng hoàn toàn chính xác không có sai lệch. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty được lập đúng thời hạn quy định của Bộ tài chính, số lượng báo cáo và biểu mẫu báo cáo của công ty là đầy đủ, số liệu phản ánh đúng thực tế tình hình tài chính của đơn vị. Tất cả các tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, được phân loại sắp xếp thành từng bộ hồ sơ(Hồ sơ chứng từ kế toán, hồ sơ sổ kế toán, báo cáo tài chính…).Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, đảm bảo hợp lý, dễ tra cứu khi cần thiết. Nhân viên kế toán được phân công quản lý phần hành kế toán nào thì có trách nhiệm phải bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán phát sinh liên quan đến phần hành đó. Và phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và giám đốc công ty, trước pháp luật về sự mất mát hư hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu giữ do chủ quan mình gây ra. 3.3.2-Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty còn tồn tại một số vấn đề còn hạn chế như sau: * Một số hạn chế: - Bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán là hình thức doanh nghiệp mua hàng và chuyển hàng bán thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp, hàng chuyển bán thẳng được hạch toán vào tài khoản 157 “Hàng gửi bán”. ở công ty khi phát sinh nghiệp vụ này thì kế toán coi như là hàng nhập kho và xuất kho để bán, và kế toán sử dụng tài khoản 156 “Hàng hoá” để hạch toán kế toán nghiệp vụ đó. Như vậy thì nghiệp vụ kinh tế trên kế toán đã sử dụng không đúng tài khoản vì tài khoản 156 chỉ phản ánh hàng hoá đã nhập kho doanh nghiệp. - Về tài khoản sử dụng: Theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính quy định thì tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2. Trong đó tài khoản 5111 phản ánh doanh thu bán hàng, còn tài khoản 5113 phản ánh doanh thu cung cấp dịch vụ, nhưng ở công ty Dược TW Huế lại sử dụng tài khoản 511 chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Cụ thể công ty sử dụng tài khoản 51108 để phản ánh doanh thu cung cấp dịch vụ, như vậy là không đúng với quy định của Bộ Tài chính. 3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế, em nhận thấy công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty còn một số vấn đề chưa thật hợp lý, cần phải tìm hiểu, xem xét và hoàn thiện hơn. Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau: 3.3.1- ý kiến thứ nhất, hoàn thiện hạch toán ban đầu đối với nghiệp vụ bán hàng Chứng từ kế toán sử dụng ở công ty Dược TW Huế từ văn phòng công ty đến các xí nghiệp, cửa hàng đều đã được lưu trữ gọn gàng, khoa học, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên còn một số điểm cần lưu ý sau Trường hợp bán lẻ hàng hoá: Nhân viên ở dưới cửa hàng bán lẻ lập báo cáo bán hàng và gửi về công ty, không tuân theo một quy định thống nhất. Có lúc bảy ngày chuyển về một lần, có khi nửa tháng mới gửi về, gây nên sự thiếu thông tin trong kinh doanh, nhất là trong trường hợp doanh nghiệp đưa sản phẩm mới ta thị trường và muốn biết kết quả sản phẩm được thị trường chấp nhận ở mức độ nào. Do đó, công ty nên quy định rõ ràng việc nộp báo cáo bán hàng theo định kỳ, giúp cho việc theo dõi thực tế tốc độ bán ta đối với từng mặt hàng. Đối với những sản phẩm mới đưa ra thị trường, trong thời gian đầu cần phải báo cáo thường xuyên với công ty đưa ra những quyết định hợp lý để cho sản phẩm mới tồn tại và phát triển được trên thị trường. Đối với hàng gửi bán: Công ty nên quy định cho các tổng đại lý nộp báo cáo tiêu thụ hàng gứi đại lý một tháng hai lần vào ngày 15 và 25, nhằm quản lý chặt chẽ hơn hàng gửi bán, tránh được công việc chồng chất vào cuối tháng. Về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, công ty nên quy định rõ ràng chế độ trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán. Khi luân chuyển chứng từ, công ty cần phân loại cụ thể từng loại chứng từ: chứng từ về tiền mặt, chứng từ về doanh thu bán hàng, chứng từ về thanh toán…rồi quy định rõ người lập chứng từ, số thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố trên chứng từ, người ký duyệt chứng từ, thời gian luân chuyển chứng từ…Mục đích cuối cùng là làm sao chứng từ được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả. 3.3.2- ý kiến thứ hai, hoàn thiện việc vận dụng tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng Khi sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” công ty nên mở các tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 để theo dõi được doanh thu của từng loại mặt hàng, nhóm hàng như sau: TK5111 “Doanh thu bán hàng” TK511101 “Doanh thu hàng thuốc mỡ” TK511102 “Doanh thu hàng thuốc nhỏ mắt- mũi” TK511103 “Doanh thu hàng bó bột” TK511104 “Doanh thu hàng thuốc viên” TK511105 “Doanh thu bán rượu - Siro” TK511106 “Doanh thu bán hàngthuốc nước , ngoài da” TK511107 “Doanh thu bán hàng trà hoà tan” Và TK5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” Việc sử dụng hệ thống các tài khoản chi tiết như trên tạo điều kiện để công ty có thể quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng của từng mặt hàng khác nhau và đúng với quy định của chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định. 3.3.3- ý kiến thứ ba, vận dụng tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán” nhằm hạch toán đúng đắn nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng, công ty cần phải sử dụng tài khoản 157 “Hàng gửi bán” để phản ánh lượng hàng hoá mua và chuyển thẳng cho người mua không qua kho của doanh nghiệp. Tài khoản 157 cũng phải được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng kinh doanh của công ty. Cụ thể tài khoản 157 được mở chi tiết như sau: TK15701 “Hàng thuốc mỡ gửi bán” TK15702 “Hàng thuốc nhỏ mắt - mũi gửi bán” TK15703 “Hàng bó bột gửi bán” … Khi phát sinh nghiệp vụ này kế toán phải hạch toán như sau: Nợ TK157: Giá mua chưa có thuế của hàng vận chuyển thẳng TK15701 TK15702 … Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK111,112,131: Tổng giá thanh toán cho nhà cung cấp Khi xác định tiêu thụ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK111,112,131: Giá bán đã có thuế Có TK5111: Doanh thu hàng bán thẳng TK511101 TK511101 … Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra Đồng thời kế toán kết chuyển trị giá vốn hàng bán: Nợ TK632: Giá vốn hàng gửi bán TK63201 TK63202 … Có TK157 TK15701 TK15702 … 3.3.4- ý kiến thứ tư, vận dụng tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại” phản ánh khoản chiết khấu thương mại trong quá trình bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường, việc bán hàng đã trở thành một nghệ thuật kinh doanh, bán hàng như thế nào để ngày càng thu hút được khách hàng là một vấn đề rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại. Vì vậy công ty Dược TW Huế cần phải thực hiện các chính sách giá cả linh hoạt để nâng cao hiệu quả bán hàng như công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua với khối lượng lớn. Khi thực hiện chính sách này, kế toán sử dụng TK521 “Chiết khấu thương mại” để hạch toán. Kế toán công ty hạch toán như sau: Nợ TK521: Số chiết khấu thương mại cho khách hàng Nợ TK333(33311): Số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản CKTM Có TK111,112,131: Tổng số tiền phải giảm trừ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển khoản chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần: Nợ TK511: Giảm trừ doanh thu Có TK521: Khoản chiết khấu thương mại Kết luận Đứng trước xu hướng toàn cầu hóa thương mại trên thế giới hiện nay buộc các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì cần phải đổi mới và hoàn thiện trên tất cả các mặt. Trong đó hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp đã và đang là một trong những trung tâm của quá trình đổi mới và hoàn thiện này. Việc hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp là để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, của nền kinh tế mở, của sự hoà nhập với chuẩn mực và thông lệ phổ biến của kế toán các nước. Đối với doanh nghiệp thương mại thì bán hàng là mục đích kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, có thúc đẩy được hoạt động bán hàng thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được. Do vậy, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp thương mại. Trong những năm qua, trải qua một quá trình hoạt động lâu dài công ty Dược TW Huế đã và đang từng ngày trưởng thành và lớn mạnh không ngừng về mọi mặt. Cơ sơ vật chất được đầu tư xây dựng ngày càng phù hợp với điều kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, trình độ cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao và phát triển … Tuy nhiên khi Việt Nam đang cố gắng nỗ lực không ngừng để gia nhập vào AFTA và WTO thì công ty cũng cần phải đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý tài chính kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà nước và thúc đẩy nền kinh tế nước ta phát triển. Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán tài chính của chi nhánh công ty Dược TW Huế được tìm hiểu về công tác kế toán của công ty đặc biệt là công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng, em thấy công tác kế toán được tổ chức khoa học và hợp lý phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề còn hạn chế cần phải xem xét và hoàn thiện hơn. Vì vậy trong bản chuyên đề của mình em đã mạnh dạng đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện hơn nữa kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty. Được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo - TS Nguyễn Viết Tiến và các cô chú phòng kế toán của chi nhánh công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên do thời gian thực tế tại chi nhánh công ty và kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự xem xét, đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các bạn. Mục lục Lời nói đầu 1 Chương1: Cơ sở lý luận về kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 2 1.1. Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ bán hàng trong DNTM 2 1.1.1. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 2 1.1.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán bán hàng 6 1.2. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các DNTM 8 1.2.1. Chứng từ sử dụng trong kế toán nghiệp vụ bán hàng 8 1.2.2. Tài khoản sử dụng 8 1.2.3. Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 14 1.2.4. Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ 23 1.2.5. Sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ bán hàng 23 Chương 2: Thực trạng về kế toán bán hàng ở công ty Dược TW Huế 25 2.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán ở công ty Dược TW Huế 25 2.1.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty 25 2.1.2. Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty Dược TW Huế 32 2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế 33 2.2.1. Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán 33 2.2.2. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán 39 2.2.3. Sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ kế toán bán hàng 47 Chương 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế 53 3.1. Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các DNTM 53 3.1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. 53 3.1.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. 54 3.2. Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế 55 3.2.1. Ưu điểm 55 3.2.2. Nhược điểm 56 3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Dược TW Huế 57 3.3.1 ý kiến thứ nhất, hoàn thiện hạch toán ban đầu đối với nghiệp vụ bán hàng 57 3.3.2 ý kiến thứ hai, hoàn thiện việc vận dụng tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng 58 3.3.3- ý kiến thứ ba, vận dụng tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán” nhằm hạch toán đúng đắn nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. 58 3.3.4- ý kiến thứ tư, vận dụng tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại” phản ánh khoản chiết khấu thương mại trong quá trình bán hàng. 59 Kết luận 60 Tài liệu tham khảo - Giáo trình : Tài chính doanh nghiệp - trường ĐHTM - Giáo trinh : Kế toán doanh nghiệp và dịch vụ thương mại - trường ĐHTM - Các chuẩn mực kế toán tài chính - Tạp chí kế toán - Các luận văn và chuyên đề của khoá trên Ký hiệu viết tắt DNTM : doanh nghiệp thương mại GTGT : giá trị gia tăng XNK : xuất nhập khẩu TSCĐ : tài sản cố định CKTM : chiết khấu thương mại CBCNV : cán bộ công nhân viên TSTM : thặng số thương mại