Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty XNK vật tư đường biển (Marine Supply)

c sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK138: 6.000.500 Có TK 1111:6.000.500 Ngày 29/07/2002 nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT, nghiệp vụ này được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 138: 338.528.040 Có TK 1121:338.528.040 Số hoa hồng được hưởng được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 1311: 5.412.268 Có TK 5111: 4.920.240 Có TK 3331: 492.024 Kết chuyển doanh thu nhập khẩu uỷ thác được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 5111:4.920.240 Có TK 911: 4.920.240 Bảng số 5: Tổng công ty hàng hải VN Trích sổ cái-Tài khoản: 13114 MARINE SUPPLY XNKD& CB XNK giống cây trồng Nghệ An Từ ngày 01/06/02 đến ngày 31/09/02 Đơn vị:Đồng Số dư nợ đầu kỳ:.............................. Số dư có đầu kỳ:............................. Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày ....... BC CK LCT BC LCT CK BC UNC GNT ......... 12/06 14/07 14/07 18/07 23/09 23/09 23/09 23/09 28/09 29/09 ............................................. -Đặt cọc NKUT phụ tùng xe máy -Phí NH,VAT mở L/C -Ký quỹ $8758 mở L/C -Trả tiền NKUT -HT chênh lệch tỷ giá $28.400 -T/T $35.032 -Phí T/T + VAT của L/C -Nộp tiền NKUT -T/T phí giao nhận c/v +VAT -Trả tiền thuế NK ,VAT -Tính ra số hoa hồng được hưởng +VAT tính ra số hoa hồng được hưởng ........... 1121 1121 1122 1121 1122 1122 1122 1111 1111 1121 511 (3331) .............. 874.157 134.479.09 852.000 537.916.360 1.540.620 6.000.005 338.528.040 4.920.240 492.024 ............... 200.000.000 460.000.000 306.968.221 Cộng dồn trang 966.968.221 966.968.221 Tổng cộng ....... ......... Số dư nợ cuối kỳ:0 Số dư có cuối kỳ:0 Bảng số 6: Tổng công ty hàng hải VN Trích sổ cái-Tài khoản: 5111 MARINE SUPPLY Doanh thu bán hàng hoá,dịch vụ Từ ngày 01/06/02 đến ngày 31/09/02 Đơn vị:Đồng Số dư nợ đầu kỳ:................... Số dư có đầu kỳ:................... Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày ........ .......... ..................................... Phí NK ủy thác của xí nghiệp kinh doanh chế biến XNK giống cây trồng Nghệ An Kết chuyển sang TK911 .................................... ............ 1311 911 .......... ........... 4.920.240 ........... ........... 4.920.240 ........... Cộng dồn trang .......... ...... Bảng số 7: Tổng công ty hàng hải VN Sổ cái-Tài khoản: 911 MARINE SUPPLY Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/06/02 đến ngày 31/09/02 Đơn vị:Đồng Số dư nợ đầu kỳ:................... Số dư có đầu kỳ:................... Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày ...... ....... ................................. Kết chuyển doanh thu NKUT ............................... ........ 5111 ........ ........... ......... ......... 4.920.240 ......... Cộng dồn trang ........ ........... 3. Tổ chức kế toánnghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại công ty 3.1.Các phương thức tiêu thụ - Tổ chức bán hàng nhập khẩu được coi là giai đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, tổ chức tốt khâu này không chỉ nhằm mục đích thu hồi vốn để tái sản xuất mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động nhập khẩu. Nhận thức được vấn đề đó, tổ chức công tác bán hàng nhập khẩu của công ty được sự phối hợp rất chặt chẽ giữa phòng Thương Mại, bộ phận kho hàng (nếu hàng qua kho) và bộ phận kế toán. - Do tính chất đặc biệt về mặt hàng nhập khẩu của công ty, nhập khẩu những mặt hàng như XNK vật tư thiết bị cho ngành hàng hải VN, đồng thời sản xuất phao cứu sinh và phá dỡ tàu cũ…là những mặt hàng có giá trị lớn hoặc là những mặt hàng cung cấp cho nhu cầu của những ngành đặc chủng nên những mặt hàng nhập khẩu kinh doanh của công ty thường là những mặt hàng đã có ký kết hợp đồng mua bán nội trước khi hàng từ nước ngoài hoặc phải là hàng được đối tác trong nước chấp nhận mua hàng khi hàng về cảng. Chủ yếu các mặt hàng của công ty nhập khẩu về kinh doanh được chuyển bán thẳng không qua kho. Như vậy phương thức bán hàng hoá chủ yếu tại công ty là nhập hàng về giao bán thẳng không qua kho. * Tổ chức chứng từ: - Hợp đồng mua bán. - Đề nghị xuất hoá đơn GTGT - Hoá đơn GTGT. - Phiếu xuất hàng kinh doanh nhập khẩu. - BILL, INVOICE, PACKINGLIST... (bản sao) - Phiếu thu, phiếu chi, Séc thu, séc chi... *Trình tự luân chuyển chứng từ: Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng mua bán ký kết, phòng Thương mại viết giấy đề nghị bán hàng chuyển cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán, các nghiệp vụ bán hàng phát sinh được căn cứ dựa trên các hoá đơn GTGT, phiếu xuất hàng kinh doanh nhập khẩu. Sơ đồ kế toán tiêu thụ hàng hoá NK tại công ty TK 632 TK 911 TK 511 TK111,112 Kết chuyển doanh thu Thanh toán thuần TK 1561 TK 531,532 TK 131 Bán hàng qua kho Kết chuyển K/c giảm giá hàng người mua hoặc bán trực tiếp vốn hàng bán bán, hàng bán trả lại trả trước TK 642 TK 3331 Người mua K/c chuyển chi thanh toán phí QLDN Thuế GTGT bán hàng TK 111,112 NK thị trường nội địa Chi phí vận chuyển, lệ phí hải quan TK 1331 TK 421 Lỗ kinh doanh Lãi kinh doanh Thuế GTGT khấu trừ Quy trình hạch toán ghi sổ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại công ty Mairne Supply Chứng từ kế toán sổ chi tiết 156 Sổ chi tiết 131 NKCT khác sổ chi tiết TK511,632 NKCT số 8 Bảng kê số 11 NKCT số 8 sổ cái các TK Báo cáo (1) (1) (1) (1) (2) (2) (2) (3) (4)  * Tổ chức hạch toán: - Công ty nhập hàng thường dựa trên cơ sở hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu đã kí kết giữa công ty với khách hàng hoặc là với mục đích là bán buôn và bán lẻ trong nước vì vậy hàng về có trường hợp nhập kho có trường hợp không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng tại cảng. - Trình tự hạch toán được thực hiện như sau: Ngày 12/07/2002, khách hàng trả tiền đợt II bao gồm giá trị bằng thuế nhập khẩu và thuế VAT, phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 1111:37.099.442 Có TK 1311: 37.099.442 Ngày 20/07/2002, giao hàng cho khách, phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK1311: 6.433*15.355 = 98.778.715 Có 5111: 58,48*15.355 = 89.796.040 Có 3331: 585*145.355 = 89.826.75 Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 642:1.107.000 Có TK1111: 1.107.000 Kết chuyển doanh thu thuần được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 5111:82.141.008 Có TK 911: 82.141.008 Kết chuyển các chi phí liên quan đến lô hàng được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK911: 2.633.447 Có TK 641: 819.516 Có TK 642: 1.813.931 Kết chuyển giá vốn hàng nhập được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 911:107.834.884 Có TK 632: 107.834.884 Ngày 26/07/2002, khách hàng trả nốt tiền hàng, nghiệp vụ này được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 1111: 33.258.476 Có TK 1311: 33.258.476 Từ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu này, kế toán cập nhật vào máy tính theo đúng ngày phát sinh nghiệp vụ, sau đó máy tự động vào các sổ sách. Cuối mỗi quý, máy sẽ tự động kết chuyển các TK 511,641,642,632 vào sổ cái TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh cho toàn quí. 5. Hạch toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Marine Supply Các chứng từ được sử dụng để hạch toán chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, các hoá đơn tiền điện, dịch vụ viễn thông, hoá đơn bán hàng, các biên lai thuế...Từ các chứng từ này, kế toán thực hiện phân loại chi phí rồi nhập vào máy tính, máy thực hiện vào các sổ cái các TK chi phí và cuối cùng từ các số liệu trên sổ cái các TK này và các TK doanh thu và TK giá vốn hàng bán kết chuyển vào sổ cái TK 911. Các chi phí bán hàng của công ty bao gồm: chi phí mở L/C, phí chứng từ, phí bảo hành hàng hoá, phí lắp đặt thiết bị, phí giám định hàng hoá, chi phí nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ (nhà kho, bến bãi, phương tiện vận chuyển), các chi phí phục vụ cho việc bán hàng (tiền thuê kho bãi, thuê bốc vác.), các khoản chi phí giới thiệu hàng hoá, quảng cáo, chào hàng...Các chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: thanh toán lệ phí hải quan, trả lãi vay ngân hàng, các chi phí bưu chính viễn thông, văn phòng phẩm, hội nghị tiếp khách, tiền điện, nước, các phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị, ô tô. ở Marine Supply tất cả các chi phí liên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hoá đều được phản ánh vào TK 641-chi phí bán hàng và TK642-chi phí quản lý doanh nghiệp. Hết mỗi quí, công ty lại khoá sổ và xác định kết quả kinh doanh. Quá trình xác định kết quả kinh doanh được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ xác định kết quả kinh doanh TK 421 Kết chuyển thu nhập HĐTC TK 721 TK 711 Kết chuyển chi phí QLDN Kết chuyển chi phí bán hàng TK 821 TK 811 TK 642 TK 641 K/C doanh thu thuần TK 511 TK 911 TK 632 Kết chuyển giá vốn bán hàng K/C thu nhập bất thường Kết chuyển chi phí hoạt động TC K/C lỗ Kết chuyển chi phí bất thường K/C lãi Bảng số 8: Tổng công ty hàng hải VN Trích sổ cái-Tài khoản: 641 MARINE SUPPLY Chi phí bán hàng Từ ngày 01/06/02 đến ngày 31/09/02 Đơn vị:Đồng Số dư nợ đầu kỳ:.............................. Số dư có đầu kỳ:............................. Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày ...... 197 287 ...... ........ 10/9 21/9 ......... ...................................... Chị Kim Anh T/T tiền môi giới theo HĐ01/HDMG ngày 31/8/99 Anh Cường CNCty tại HP T/Tcước vận tải Amiăng ............................ ........... 1111 1111 ........ 7.029.500 11.174.900 ............... ............. ............ Cộng dồn trang 2.961.797.148 Số dư nợ cuối kỳ: Số dư có cuối kỳ: Bảng số 9: Tổng công ty hàng hải VN Trích sổ cái-Tài khoản: 642 MARINE SUPPLY Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/06/02 đến ngày 31/09/02 Đơn vị:Đồng Số dư nợ đầu kỳ:.............................. Số dư có đầu kỳ:............................. Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày ...... 213 267 277 ..... ........... 17/9 29/9 31/9 ....... ......................... Chị Hương T/T công tác phí Anh Vinh T/T mua phần mềm máy tính Chị Lê T/t mua vé máy bay đi TPHCM .......................... ......... 1111 1111 1111 ............. 70.000 205.000 1.904.762 ............. ...... ....... Cộng dồn trang 1.551.917.435 Bảng số 10: Tổng công ty hàng hải VN Trích sổ cái-Tài khoản: 632 MARINE SUPPLY Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/06/02 đến ngày 31/9/02 Đơn vị:Đồng Số dư nợ đầu kỳ:.............................. Số dư có đầu kỳ:............................. Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày ...... 25 26 ..... ...... 14/9 15/9 ....... ............................. Xuất giá vốn 809 thùng Bỉm Xuất giá vốn 200 vỏ chai ôxi ............................. ..... 151 151 ..... ........... 109.431.253 27.200.184 .............. .......... ......... Cộng dồn trang 18.615.598.048  Bảng số 11: Tổng công ty hàng hải VN Trích sổ cái-Tài khoản: 511 MARINE SUPPLY Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/06/02 đến ngày 31/9/02 Đơn vị:Đồng Số dư nợ đầu kỳ:.............................. Số dư có đầu kỳ:............................. Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày ......... 100 101 ........ ...... 9/9 13/9 ........ ........................ Anh Thành nộp tiền thuê Kiốt số 2/00 Chị Ngà nộp tiền thuê Kiốt số 9 tháng 3/00 ........................ ....... 1111 1111 ........ ....... ...... .......... 5.454.545 12.727.273 ............. Cộng dồn trang 357.610.125 Bảng số 12: Tổng công ty hàng hải VN Trích sổ cái-Tài khoản: 911 MARINE SUPPLY Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 1/6/02 đến ngày 31/9/02 Đơn vị:Đồng Số dư nợ đầu kỳ:.............................. Số dư có đầu kỳ:............................. Chứng từ Nội dung nghiệp vụ Tài khoản đối ứng Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày ... ... ... 31/9 31/9 31/9 ... ............................... K/C doanh thu bán hàng K/C giá vốn hàng bán K/C chi phí quản lý ................................ ..... 511 632 642 ..... ....... 7.039.222.694 853.462.856 ........ ................. 7.994.890.575 ................. Cộng dồn trang ............... ................. Phần 3 PHƯƠNG HướNG HOàN THIệN CÔNG TáC Kế TOáN NHậP KHẩU HàNG HOá ở MARINE SUPPLY I. Những ưu điểm và những tồn tại trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng như trong công tác kế toán nhập khẩu của MARINE SUPPLY Quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ với họat động chủ yếu là xuất nhập khẩu. Công ty đã không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh cả chiều rộng lẫn chiều sâu để đạt được những kết quả kinh doanh như vừa qua. Đó là một quá trình phấn đấu liên tục của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, nó trở thành một đòn bẩy mạnh mẽ thúc đẩy quá trình phát triển của công ty. Việc vận dụng sáng tạo các qui luật kinh tế thị trường đồng thời thực hiện chủ trương cải tiến quản lý kinh tế của nhà nước, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với Ngân sách Nhà nước và Tổng công ty Hàng hải, không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Qua thời gian thực tập tại Marine Supply em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu như sau: 1. Về hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá Trước hết, đó là môi trường kinh doanh nhập khẩu hàng hoá có nhiều điều kiện thuận lợi và công ty đã tận dụng được để tìm kiếm thị trường, bạn hàng kinh doanh, mặt hàng kinh doanh theo qui định của nhà nước. Thị trường nhập khẩu của công ty bao gồm cả các nước Châu á, Châu Âu,Châu úc,Mĩ, thị trưòng tiêu thụ hàng nhập khẩu đã có ở một số tỉnh thành trong nước. Công ty đã có chi nhánh giao dịch, tiếp nhận hàng hoá tại các thành phố lớn là cửa ngõ buôn bán giữa nước ta với quốc tế là một thuận lợi nữa giúp cho việc điều hành tổ chức tiếp nhận và phân phối hàng hoá được nhanh chóng, an toàn và mang tính hiệu quả cao. Ngoài ra công ty còn có một đội ngũ cán bộ hoạt động trong tác nhập khẩu hàng hoá nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình hăng say, có trách nhiệm với công việc và có khả năng tiếp thu các kĩ năng, kĩ thuật hiện đại, đây là nguồn vốn vô cùng quí báu của Công ty. Bên cạnh những ưu điểm trên, trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu của Công ty còn tồn tại những nhược điểm sau: Là công ty được cấp giấy phép nhập khẩu trực tiếp nhưng công ty vẫn chưa khai thác được tiềm năng và thế mạnh của mình trong việc tăng cường hoạt động nhập khẩu trực tiếp. Số lượng thương vụ nhập khẩu trực tiếp không nhiều mà chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác. Do vậy làm hạn chế tốc độ tăng của doanh thu bán hàng nhập khẩu. Khi trên thị trường có những biến động do cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ, các bạn hàng ở các nước Châu á và đặc biệt là các nước Đông Nam á gặp nhiều khó khăn thì công ty chưa tìm được giải pháp thích hợp cho bài toán kinh doanh của mình nên mặc dù cuộc khủng hoảng diễn ra đã hai năm nhưng đến nay tình hình kinh doanh của Marine Supply vẫn bị giảm đáng kể so với các năm trước đó. Thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty có phần hạn hẹp. Các đại lý chủ yếu được phân bố ở Hà Nội. Trong khi các mặt hàng của công ty có chu kỳ sống dài không chỉ có khả năng tiêu thụ ở Hà Nội mà có khả năng tiêu thụ ở các nơi khác Trong công tác tiêu thụ hàng nhập khẩu, công ty chưa áp dụng bán hàng có giảm giá, chiết khấu cho khách hàng. Đây là một nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc tiêu thụ hàng hoá, nhất là trong thời kì kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. Công ty chưa có kế hoạch tập trung lập dự phòng cho hàng hoá để đề phòng trong những trường hợp có những nhân tố khách quan làm giảm giá hàng hoá gây thiệt hại cho công ty. Điều này sẽ làm cho công ty kém chủ động về tài chính và lúng túng trong xử lý khi có những thiệt hại xảy ra. 2. Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Marine Supply Về việc tổ chức cán bộ kế toán, công ty đã bố trí và phân định công việc trong bộ máy kế toán tương đối phù hợp với trình độ và mức độ thanh thạo công việc, các cán bộ kế toán của công ty đều có trình độ, trách nhiệm trong công tác, sử dụng máy vi tính và phần mềm kế toán được áp dụng tốt, biết giao tiếp bằng tiếng Anh. Kế toán trưởng của công ty là người có kinh nghiệm trong nghề, có trình độ toàn diện về kế toán, hiểu biết và nắm chắc các chế độ về kế toán và kiểm toán, có khả năng hướng dẫn, chỉ đạo kế toán viên trong việc thực hiện phần nghiệp vụ của mình, nhờ đó mà các hoạt động của phòng kế toán tài chính được thực hiện nhịp nhàng, đúng theo chế độ qui định, đáp ứng nhu cầu về mặt quản lý tài chính. Công ty có nhiều các chi nhánh trực thuộc và xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty, công ty đã chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung. Hình thức tổ chức kế toán này giúp cho Marine Supply có thể theo dõi và quản lý tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát và chỉ đạo thực hiện các chủ trương chính sách, chế độ kế toán của nhà nước đồng thời có được thông tin kế toán tập trung và toàn diện, tức thời khi cần thiết về hoạt động của toàn bộ công ty. Ngoài ra, với hình thức tổ chức công tác kế toán và sự hoạt động khá qui củ đã tạo ra sự thống nhất trong công tác kế toán từ trên xuống trong công ty. Phương pháp hạch toán mà công ty đang áp dụng trong việc hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hiện nay là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này cho phép công ty có thể theo dõi thường xuyên sự biến động của hàng hoá nhập khâủ mà không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê, đảm bảo tính chính xác tình hình lưu chuyển hàng hoá tồn kho và rất phù hợp với loại hình kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu của Marine Supply với số lượng hàng hoá lớn và có giá trị lớn. Về phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng nhập khẩu, công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh, đây là phương pháp thích hợp bởi vì hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là theo đơn đặt hàng và giao ngay cho khách hàng sau khi bốc dỡ tại cảng, phương pháp này cho phép xác định giá bán hàng nhập khẩu nhanh chóng, chính xác và đơn giản Về hình thức sổ sách, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ đề phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây là hình thức kế toán khó áp dụng kế toán máy nhưng công ty đã biến ứng dụng chương trình CADS trong công tác kế toán của đơn vị mình để giảm bớt khối lượng công việc. Ưu điểm của chương trình này là thiết kế với các mẫu sổ đơn giản, để ghi chép và không bị trùng lặp, đặc biệt là kế toán của công ty chỉ cần nhập các số liệu trên sổ chi tiết là máy có thể tự tổng hợp các số liệu trên các sổ tổng hợp. Hệ thống tài khoản kế toán Marine Supply sử dụng trong công tác tổ chức nhập khẩu hàng hoá được chi tiết phù hợp với loại hình hoạt động xuất nhập khẩu của công ty. Ví dụ như tài khoản 112 công ty mở chi tiết cho từng ngân hàng, hoặc tài khoản 131, công ty cũng mở chi tiết theo từng khách hàng, từ đó kế toán có thể theo dõi sát tình hình thanh toán của khách hàng với công ty khi bán hàng hoá nhập khẩu. Các chứng từ mà công ty sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá đảm bảo tính hợp lệ tức là đều dưạ trên các biểu mẫu do Nhà nước qui định, phù hợp với thông lệ quốc tế. Các nghiệp vụ và các thông tin kinh tế được phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời. Các chứng từ được luân chuyển theo trình tự hợp lý, đảm bảo thống nhất phù hợp với các yêu cầu về tổ chức chứng từ. Các chứng từ được phân loại và lưu trữ theo từng hợp đồng, khách hàng, ngân hàng thanh toán để việc vào sổ kế toán phù hợp, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm ở trên thì vẫn còn tồn tại một số nhược điểm trong việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán hàng nhập khẩu nói riêng, cụ thể là: Về tài khoản sử dụng, kế toán nhập khẩu hàng hoá của Marine Supply sử dụng rất nhiều đến ngoại tệ các loại nhưng lại không sử dụng TK 007 để theo dõi theo nguyên tệ các loại, điều này sẽ gây khó khăn trong việc xác định ngoại tệ từng loại của công ty còn bao nhiêu, phát sinh bao nhiêu, từ đó có kế hoạch dự trữ ngoại tệ, mua bán ngoại tệ cho phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể của công ty. Ngoài ra, việc hạch toán các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá vừa được hạch toán vào TK 641-Chi phí bán hàng vừa được hạch toán vào TK 642-chi phí quản lý doanh nghiệp mà không phản ánh vào TK1562-chi phí thu mua hàng hoá là chưa phù hợp với qui định. Theo qui định của Bộ Tài chính trong chế độ kế toán mới thì những khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hoá trừ tiền hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhạp khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ( trong trường hợp bán thẳng không qua kho) thì phải hạch toán vào TK 1562. Marine Supply hạch toán các chi phí liên quan đến việc nhậo khẩu hàng hoá cụ thể như sau: Phí giao nhận hàng hoá, phí mở L/C hạch toán vào TK 641, các chi phí như lãi vay ngân hàng, lệ phí hải quan hạch toán vào TK642. Cuối kì các chi phí này được kết chuyển toàn bộ và trực tiếp vào TK 911-xác định kết quả kinh doanh không phụ thuộc chi phí này thuộc hàng đã tiêu thụ rồi hay hàng đang tồn kho. Việc hạch toán này làm ta không thể xác định chính xác giá vốn hàng bán và do đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của từng mặt hàng và từng kì kinh doanh, hơn nữa chúng ta sẽ không có được giá trị chính xác hàng tồn kho để lập kế hoạch dự trữ hàng hoá hợp lý đảm bảo tăng hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của các chi phí bỏ ra và việc lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Về phương pháp hạch toán kế toán: trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, kế toán đã hạch toán không đúng một số nghiệp vụ phát sinh nên đã không phản ánh chính xác nội dung kinh tế của chúng, cụ thể là: * Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp: - Khi kí quĩ mở L/C kế toán định khoản: Nợ TK 151 Nợ TK 413 Có TK 112 Kế toán đã dùng TK 151 để phản ánh số tiền kí quĩ chứ không phải TK 144- thế chấp, kí quĩ, kí cược ngắn hạn, điều này là không hợp lý bởi vì khi kí quĩ mở L/C thì lô hàng đó chưa thuộc quyền sở hữu của công ty và cũng không có căn cứ đảm bảo là lô hàng đang được vận chuyển theo hợp đồng. - Khi thực hiện thanh toán bằng L/C với nhà xuất khẩu kế toán không sử dụng TK 331-phải trả nhà cung cấp để phản ánh công nợ và theo dõi tiến trình thanh toán với nhà xuất khẩu và như vậy sẽ rất khó khăn trong việc theo dõi trách nhiệm thanh toán của công ty với nhà cung cấp trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. * Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, kế toán chỉ sử dụng TK 138 để phản ánh toàn bộ những khoản phải trả, phải thu đối với khách hàng mà không sử dụng thêm TK 138, ví dụ khi bên giao nhập khẩu uỷ thác chuyển tiền đặt cọc cho công ty, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 112 Có TK 138 Hạch toán như vậy sẽ khó khăn trong việc theo dõi khoản nào là khoản mà khách hàng phải thanh toán với công ty, khoản nào là khoản mà công ty có trách nhiệm thanh toán với khách hàng trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, chỉ đến cuối kì khi có số dư thì mới biết được quá trình thực hiện nghĩa vụ thanh toán đến đâu. Đối với hàng hoá nhập khẩu thì chủ yếu công ty nhập hàng về là giao ngay cho khách hàng nhưng đối với một số mặt hàng Công ty kinh doanh bán lẻ và một số lô hàng không giao ngay thì công ty nhập kho, đối với những lô hàng này công ty chưa lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp để phản ánh chính xác, hạn chế sai sót, tiêu cực, tránh thiệt hại cho Công ty. Về hệ thống sổ sách kế toán Việc sử dụng sổ sách kế toán chưa thống nhất, mặc dù một mặt công ty đã áp dụng kế toán máy nhưng kế toán công ty vẫn sử dụng sổ sách để ghi chép điều đó chứng tỏ công tác kế toán chưa được cơ giới hoá hoàn toàn. Hơn nữa, trong hệ thống sổ của công ty còn thiếu một số sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh đầy đủ và khoa học nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Công ty hoạt động kinh doanh nhập khẩu nên sử dụng nhiều đến ngoại tệ nhưng công ty lại không theo dõi các tài khoản liên quan đến ngoại tệ trên các sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ. Do vậy công ty không theo dõi sác được đối tượng cần quản lý. Mặt khác, kết cấu sổ của Công ty nhiều loại sổ còn chưa hợp lý chẳng hạn như nhật ký chứng từ số 8 của Công ty dùng để phản ánh số phát sinh bên Có đồng thời các TK 156, 511, 131, 632 nhưng lại không thể hiện các cột chỉ tiêu ghi tài khoản Có của các TK 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911. Thực tế tại Công ty các nghiệp vụ phát sinh liên quan các TK 641, 642, 711, 721, 811, 821 được ghi theo trên sổ chi tiết của các TK sau đó được tổng hợp vào bảng tổng hợp phát sinh TK và từ đó vào thẳng sổ chi tiết TK 911 mà không vào sổ Nhật ký chứng từ số 8 như chế độ quy định. Tuy Công ty đã thực hiện đơn giản hoá kết cấu chỉ tiêu cột nhưng với mẫu sổ như vậy thì thông tin kinh tế lại chưa được thể hiện chính xác cũng như các quan hệ đối ứng chưa được thể hiện đúng theo chế độ quy định. Trên đây là một số tồn tại trong công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá cũng như trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu mà em xin mạnh dạn nêu ra và đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục để góp phần trong việc nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại công ty. II. Cơ sở lí luận và thực tiễn để hoàn thiện những tồn tại trong công tác nhập khẩu hàng hoá Có thể nói trong những năm qua chính sách quản lý nhập khẩu chuyển mình khá toàn diện và mang lại hiệu quả khá tích cực, đưa nền ngoại thương nói riêng và nền kinh tế nước ta nói chung đạt được những thành tựu đáng kể. Như mạnh dạn thay đổi quan niệm về Nhà nước độc quyền ngoại thương, chuyển đổi cơ chế quản lý hàng hoá, thủ tục hành chính đã được cải tiến phù hợp với tập quán Quốc tế, đổi mới công cụ điều tiết hoạt động nhập khẩu-thay thế dần các biện pháp hành chính, mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế. Để thúc đẩy sự nghiệp CNH-HĐH đất nước hoà nhập với thị trường quốc tế, đưa nước ta vào hàng các nước có nền ngoại thương tương đối phát triển, một trong những yếu tố cơ bản là tiếp tục đổi mới và hoàn thiện hơn về cơ chế quản lý nhập khẩu. Đây là những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tuy nhiên không phải các điều kiện và môi trường kinh doanh nhập khẩu lúc nào cũng đem lại thuận lợi. Mở cửa nền kinh tế, rồi cuộc khủng hoảng kinh tế đã ảnh hưởng đến các doanh nghiệp, Mỹ bỏ cấm vận với Việt Nam và lập quan hệ ngoại giao ở cấp đại sứ, Việt Nam ra nhập khối ASEAN và sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA, tổ chức thương mại thế giới WTO..làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt, chính sách điều hành nhập khẩu không phải lúc nào cũng hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh nhập khẩu, tệ nạn gian lận thương mại đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp làm ăn đứng đắn, thuế nhập khẩu còn nhiều vấn đề còn tồn tại, thuế VAT vẫn còn nhiều vần đề tranh cãi, thủ tục hành chính có nhiều phiền phức, tỷ giá hối đoái không ổn định, hoạt động không hiệu quả ở lĩnh vực Ngân hàng tài chính. Trong khi đó muốn tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải làm ăn có lãi và có hiệu quả. Để đạt được các mục tiêu đó các nhà lãnh đạo phải nắm được các thông tin của đơn vị mình một cách chính xác và kịp thời, một phần quan trọng các thông tin đó là do kế toán cung cấp. Một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đòi hỏi phải là một Công ty có đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và đặc biệt đứng trước các khó khăn trong thời hiện đại nay cùng với những tiến bộ khoa học công nghệ đang phát triển như vũ bão, thời đại bùng nổ thông tin, các cán bộ quản lý nhất thiết phải có tri thức, trí tuệ, năng lực tổ chức quản lý và điều hành. Trong công tác nhập khẩu hàng hoá các doanh nghiệp phải biết lựa chọn nhà cung cấp sao cho đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất, phải biết tạo dựng uy tín trên thị trường. Các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân thủ các thông lệ quốc tế và pháp luật hiện hành của nhà nước. Với vai trò của mình kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đòi hỏi phải được hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán, đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung. Đối với công tác kế toán, các thông tin kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, đặc biệt trong cơ chế thị trường các thông tin này phải đảm bảo tính nhạy bén và phù hợp điều kiện kinh tế . Công tác thu thập và phản ánh các thông tin kế toán này phải xuất phát từ các đặc trưng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, từ mục tiêu của hoạt động này là vì lợi nhuận, từ các đặc điểm của từng doanh nghiệp để vận dụng sáng tạo nhưng trong khuôn khổ các luật định, chế độ kế toán. Các chứng từ sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hoá được ghi chép kịp thời, rõ ràng, luân chuyển chứng từ phải phù hợp với đặc điểm riêng của từng nghiệp vụ. Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán, để hoàn thiện thì phải đảm bảo các điều kiện sau: - Bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. - Cán bộ kế toán phải cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc, có chuyên môn, có phẩm chất đạo đức và có lòng hăng say trong công việc . Cán bộ quản lý và kế toán trưởng am hiểu nghiệp vụ, có khả năng xử lý nhanh nhạy các tình huống xảy ra, có óc phán đoán và phân tích, có khả năng bao quát toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp. Trong công tác, đội ngũ cán bộ cần có sự nhất trí, lấy lợi ích tập thể đặt lên trên lợi ích cá nhân, tất cả vì mục tiêu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu phải là người có trình độ hiểu biết nghiệp vụ và đặc biệt là thông thạo thiếng Anh vì kế toán viên này là người thường xuyên tiếp xúc các chứng từ và tài liệu bằng tiếng Anh, từ đó mà kế toán có thể hiểu và phản ánh nghiệp vụ nhập khâủ một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán xuất nhập khẩu. Ngoài ra đối với các doanh nghiệp sử dụng kế toán máy thì kế toán phải biết sử lý, thao tác và vận dụng phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng để các nghiệp vụ kế toán được phản ánh kịp thời, chính xác đáp ứng nhu cầu các thông tin kế toán. Từ những lí luận và thực tiễn như trên, em xin mạnh dạn trình bày một số phương hướng để hoàn thiện công tác nhập khẩu hàng hoá của công ty Marine Supply. III. Một số ý kiến đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác nhập khẩu hàng hoá của Marine supply 3.1. Đối với công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá Kết luận thứ nhất Thứ nhất, về tài khoản sử dụng và cách hạch toán. Để giải quyết những tồn tại trong việc sử dụng tài khoản em xin có một vài đề xuất sau: - Các chi phí trong việc mua hàng nhập khẩu phải được hạch toán rõ ràng và đúng quy định. Các chi phí liên quan đến bán hàng thì mới hạch toán vào TK 641, các chi phí liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp thì mới hạch toán vào TK 642, còn các chi phí liên quan đên việc mua hàng phải hạch toán vào TK 1562 theo định khoản sau: Nợ TK 1562 Có TK 111,112 Cuối kì phân bổ chi phí thu mua này cho hàng tiêu thụ và hàng tồn kho theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kì Chi phí thu mua phát sinh trong kì Trị giá hàng tồn cuối kì Trị giá hàng tồn cuối kì Trị giá hàng tồn cuối kì = + + ´ Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kì Chi phí thu mua phát sinh trong kì Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho cuối kì = + - Sau khi đã xác định được chi phí mua hàng đã tiêu thụ thì phản ánh chi phí này vào giá vốn theo bút toán sau: Nợ TK 632 Có TK 1562 Công ty là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu nên sử dụng ngoại tệ thường xuyên và nhiều loại ngoại tệ khác nhau vì vậy em thiết nghĩ việc sử dụng TK ngoài bảng 007 sẽ giúp cho công ty theo dõi ngoại tệ dễ dàng thuận tiện hơn giúp nắm bắt được số ngoại tệ từng loại còn bao nhiêu, phát sinh tăng giảm bao nhiêu đảm bảo phục vụ cho công tác thanh toán hàng hoá nhập khẩu. TK 007 được mở chi tiết cho từng loại nguyên tệ Khi có phát sinh tăng về ngoại tệ kế toán ghi: Nợ TK 007-chi tiết cho từng loại nguyên tệ Khi có phát sinh giảm về ngoại tệ, ghi: Có TK 007- chi tiết cho từng loại nguyên tệ Các nghiệp vụ này được phản ánh vào sổ chi tiết ngoại tệ. Để phục vụ cho mục đích nâng cao doanh thu tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, tăng vòng quay của vốn, tăng độ hấp dẫn của công ty đối với khách hàng như đã trình bày ở trên, kế toán công ty nên sử dụng có hiệu quả TK 521-chiết khấu bán hàng và TK 532-giảm giá hàng bán, TK531-Hàng bán bị trả lại. Việc hạch toán giảm giá, chiết khấu được thực hiện theo sơ đồ sau: TK 511 TK 532, 531 TK 111,112,131 Số giảm giá, hàng bán(không kể VAT) Cuối kỳ kết chuyển sang TK doanh thu Tổng số giảm giá hàng bán trả cho khách hàng TK 33311 Thuế VAT tương ứng với số giảm giá,chiết khấu Kết luận thứ hai Như đã trình bày ở trên, dự trữ hàng hoá là khâu quan trọng trong việc đảm bảo kế hoạch thực hiện luân chuyển hàng hoá nhập khẩu nhưng dự phòng hàng hoá không phải là không có rủi ro nhất định như sự biến động của thị trường làm cho hàng hoá bị giảm giá, hao mòn do tồn kho lâu và sẽ gây thiệt hại cho công ty. Vì vậy để hạn chế những thiệt hại cho những trường hợp này đem lại, trong công tác quản lý hàng hoá cần phải lập dự phòng và được kế toán phản ánh vào TK và nghiệp vụ kế toán bằng việc ước tính phần dự phòng mà hàng hoá có thể bị giảm giá. Phần dự phòng này làm tăng tổng số chi phí, do vậy nó đồng nghĩa với sự tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo- niên độ lập dự phòng của công ty. Về mặt kinh tế cũng như tài chính hành vi dự phòng cho phép công ty luôn thực hiện được nguyên tắc hạch toán tài sản theo giá phí gốc, lại vừa có thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình giá thực tế của tài sản; mặt khác dự phòng tạo lập cho công ty một quĩ tiền tệ đủ sức khắc phục trước mắt các thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, ngoài ra dự phòng có thể được nhìn nhận như một đối sách tài chính cần thiết để duy trì công ty. Khi tính toán dự phòng cho hàng hoá tồn kho kế toán phải thực hiện theo nguyên tắc sau:+ Chỉ trích dự phòng cho những mặt hàng mà giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo quyết toán giảm xuống so với giá gốc. + Số dự phòng cần lập phải dựa trên số lượng của mỗi loại hàng tồn kho theo kiểm kê và thực hiện diễn biến giá trong năm có kết hợp với dự báo giá diễn ra trong niên độ tiếp theo. Mức chênh lệch giảm giá của mỗi loại Số lượng hàng tồn kho mỗi loại Mức dự phòng cần lập cho niên độ (N+ 1) ´ = Để lập phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực hiện như sau: TK 721 Hoàn nhập dự phòng trước vào 31/12/N TK 159 TK 6426 Lập dự phòng cho niên độ (N+1) vào 31/12/N Trong phương thức nhập khẩu trực tiếp, khi kí quĩ mở L/C kế toán định khoản bằng bút toán: Nợ TK 144 Có TK 111,112 Như thế em thiết nghĩ sẽ phản ánh chính xác hơn nội dung kinh tế của nghiệp vụ để giảm bớt sự bất hợp lý khi hàng chưa thuộc quyền sử hữu của công ty và cũng chưa có căn cứ pháp lý chứng minh hàng đã được vận chuyển theo hợp đồng. Đối với nhà xuất khẩu, kế toán nên sử dụng TK 331 để phản ánh tình hình và trách nhiệm thanh toán. Số tiền ứng trước cho nhà xuất khẩu được phản ánh (ghi theo tỷ giá thực tế mở L/C): Nợ TK 331 Có TK 144 Khi nhận được giấy báo hàng đã về, công ty làm thủ tục nhập hàng, ghi: Nợ TK 151 Có TK 331 Có ( hoặc Nợ ) TK 413 Khi thực hiện thanh toán nốt số tiền còn lại với nhà xuất khẩu, kế toán ghi( ghi theo tỷ giá hạch toán) : Nợ TK 331 Có TK 111,112 Trong nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác kế toán nên sử dụng TK 3388 để phản ánh số tiền mà đơn vị giao uỷ thác trao cho công ty và TK 1388 để phản ánh số tiền mà công ty thanh toán hộ trong quá trình thực hiện nhập khẩu uỷ thác. Sau khi kết thúc hợp đồng và thực hiện quyết toán sẽ tiến hành bù trừ giữa hai TK để qua đó xác định được nghĩa vụ thanh toán còn lại thuộc về bên nào. Khi bên giao uỷ thác giao tiền cho công ty, ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 3388 Khi có các chi phí phát sinh mà công ty phải chi hộ, ghi: Nợ TK 1388 Có TK 111,113 Thứ hai đối với hàng nhập kho, việc quản lý và hạch toán chặt chẽ để đảm bảo tính thông nhất giữa thực tế và sổ sách sẽ giúp Công ty tránh được sai sót, tiêu cực, do đó có thể hạn chế được tổn thất cho công ty với hàng hoá trong kho. Để đáp ứng được mục tiêu này, công ty có thể áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết quá trình mua hàng sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. Trong ba phương pháp này, với đặc điểm của công ty là mặc dù nhập khẩu nhiều loại hàng hoá, nhưng chủ yếu là giao ngay và phần lớn hàng nhập kho có thể nói là ít chủng loại và giá trị hàng hoá lớn, kế toán theo dõi hàng hoá này được chuyên môn hoá, vì vậy theo em công ty nên áp dụng phương pháp thẻ song song. Nguyên tắc mở sổ là thẻ và sổ kho do kế toán ghi và giao cho thủ kho để theo dõi về hiện vật. Sổ chi tiết mở theo thẻ kho để theo dõi về gía trị. Sơ đồ phương pháp thẻ song song: Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ chi tiết hàng hóa Thẻ kho Thẻ kho theo mẫu 06-VT( ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ TàI Chính) Sổ chi tiết hàng hoá theo mẫu sau: Đơn vị....... Sổ chi tiết hàng hoá Năm....... Tên kho................ Tên, qui cách hàng hoá........... Đơn vị tính......... Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sdđn Cộng Người ghi sổ Ngày...tháng ....năm (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Kết luận thứ ba Như ở phần 3 đã đề cập, Marine supply lãi vay phải trả được hạnh toán vào TK642-Chi phí quản lý doanh nghiệp, nhưng theo chế độ Tài chính hiện nay mọi khoản lãi vay (trừ lãi vay cho hoạt động XDCB chưa hoàn thành) đều tính vào chi phí hoạt động Tài chính. Để phù hợp với thông tư 63 ngày 7/6/1999 của Bộ tài chính kế toán ghi sổ các khoản lãi vay như sau: Nợ TK881- Chi phí hoạt động tài chính CóTK 111, 112,...số tiền được hưởng chiết khấu Về hệ thống sổ sách, trong công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, em thiết nghĩ, kế toán nên dùng thêm sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán bằng ngoại tệ. Mẫu số NKCT số 5 Ghi có TK 331 – Phải trả cho người bán Tháng...........năm........... STT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các tk Theo dõi thanh toán, ghi nợ 331, ghi có các tk Số dư cuối tháng N C 152 153 133 cộng có TK 331 111 112 cộng nợ TK 331 N C HT TT HT TT 1 2 Tổng cộng Về tổ chức bộ máy kế toán, để hoạt động kế toán mang lại những thông tin chính xác, tin cậy, theo đúng qui định của chế độ kế toán, nhất là đối với một công ty khá lớn hoạt động trên cả lĩnh vực kinh doanh thương mại, số lượng nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều do vậy em thấy rằng việc thành lập kiểm toán nội bộ là thiết thực đối với công tác kế toán của công ty. Kiểm toán nội bộ thực hiện việc đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục qu định do quản lý thiết lập nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tài sản được bảo vệ, các thông tin tài chính kế toán được cung cấp kịp thời và đảm bảo tính hiệu quả cao trong kinh doanh, đồng thời kiểm toán nội bộ còn đánh giá tính hiệu quả, hiệu năng và tính kinh tế của các loại hình nghiệp vụ cũng như các bộ phận từ đó tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả của toàn đơn vị. 3.2. Đối với công tác nhập khẩu hàng hoá Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá chiếm một phần lớn trong toàn bộ lợi nhuận của công ty. Vì vậy nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá là một tất yếu rất quan trọng đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Vậy, trước hết công ty không ngừng mở rộng thị trường, công ty cần mạnh dạn xây dựng chiến lược qui mô về tiếp thị , chào hàng, giới thiệu sản phẩm. Công ty cần dành một chi phí thoả đáng cho công tác quản cáo, tiếp thị bao gồm đào tạo đội ngũ tiếp thị, trả lương thoả đáng cho các cán bộ tiếp thị; đối với cán bộ có lòng nhiệt tình mang lại hiệu quả cao cho công ty trong công tác chào hàng giới thiệu sản phẩm cần có chính sách khen thưởng bằng vật chất kịp thời nhằm khuyến khích cán bộ tiếp thị ngày càng làm việc có hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, trước hết công ty cần đi sâu nghiên cứu khai thác các nguồn hàng, cử cán bộ chuyên môn đi khảo sát thị trường trong và ngoài nước, tìm hiểu tập quán cũng như thị hiếu người tiêu dùng, nhờ đó có chính sách tạp chung nhập khẩu những mặt hàng thuộc thế mạnh của công ty, được thị trường tiêu thụ ở mức độ lớn, đồng thời sẵn sàng chấp nhận bán hạ giá hàng hoá để thu hồi nhanh chóng nguồn vốn, không để vốn của công ty ứ đọng quá lâu, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Nhu cầu khách hàng là rất khác nhau và nói chung là rất khó tính, do đó để có thể tiêu thụ được hàng hoá, công ty cần phải thực hiện phân loại thị trường, phân vùng khách hàng và phân vùng tiêu thụ. Không ngừng mở rộng quan hệ với nhà cung cấp trong và ngoài nước, trong quá trình đàm phán với doanh nghiệp nước ngoài, cần nghiêm túc cẩn thận đòi hỏi điều khoản có lợi cho công ty nhất là các điều khoản có lợi cho tiến trình thanh toán. Việc kéo dài thời gian thanh toán tạo điều kiện để công ty với số vốn thấp, có thể nâng cao doanh số tiêu thụ mà vẫn thanh toán sòng phẳng, đúng hạn. Công ty cũng nên tập trung vào đầu tư kinh doanh các mặt hàng thuộc diện được nhà nước khuyến khích kinh doanh, chịu tỷ lệ thuế suất thấp. Trong tình trạng nền kinh tế kém phát triển như hiện nay, nhu cầu về xây dựng thấp và một số nhà xuất khẩu của công ty là các nước trong khu vực thì công ty nên có chiến lược kinh doanh mềm dẻo hơn bằn cách chuyển hướng kinh doanh sang một số mặt hàng tiêu dùng có hiệu quả kinh doanh cao đồng thời tìm kiếm những đối tác mới thuộc các nước phát triển có thị trường ổn định, uy tín lớn. Tuy nhiên công ty không nên quá làm dụng việc đa dạng hoá mặt hàng xét trên trên góc độ kinh doanh đơn thuần không vì mục đích khác. Bởi vì Nếu nhập khẩu tất cả các mặt hàng nhưng mỗi mặt hàng với số lượng ít để có đủ chủng loại hàng phục vụ cho mọi đối tượng thì đương nhiên không được hưởng giá ưu đãi của nhà cung cấp, hàng không thể cạnh tranh được. Hơn nữa Nếu nhập một mặt hàng mới thì độ rủi ro rất cao do người miền bắc thường dùng hàng theo thói quen và thông thường phải mất từ một đến một năm rưỡi cho việc quen với mộ mặt hàng nào đó. Trong quan hệ với khách hàng, biện pháp tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng như giảm giá, chiết khấu, trả chậm tiền hàng là điều kiện cần thiết để nâng cao doanh thu tiêu thụ, tuy nhiên sự ưu đãi này nên có sàng lọc đối với các khách hàng tin cậy, có lai lịch rõ ràng, có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp, có thực lực tài chính. Có như vậy mới hạn chế tới mức thấp nhất rủi ro có thể xảy ra do khách hàng phá sản hoặc mất khả năng thanh toán. Để có lợi nhuận cao trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thì Marine Supply ngoài việc thực hiện các biện pháp nói trên thì cũng đồng thời phải thực hiện các biện pháp giảm chi phí kinh doanh như tăng cường quản lý kho, tổ chức tốt khâu vận chuyển và bảo quản hàng hoá và nâng cao trình độ của cán bộ trực tiếp thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Trình độ của cán bộ nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình thực hiện hoạt động nhập khẩu đồng thời quyết định tính hiệu quả của các yếu tố khác trong việc thực hiện giảm chi phí cho hàng nhập khẩu. Một biện pháp không kém phần quan trọng là Marine Spply cần có kế hoạch luân chuyển hàng hoá hợp lý. Công tác lập kế hoạch luân chuyển hàng hoá bao gồm công tác lập kế hoạch cho hàng n hập về, kế hoạch cho việc bán hàng và kế hoạch cho việc dự trữ hàng. Các kế hoạch này được lập dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng, tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu của giai đoạn trước, dự báo tình hình thị trường và nhu cầu thị trường trong nước, tình hình thực hiện tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu so với kế hoạch, và tình hình tài chính của công ty. Nhờ có kế hoạch này, công ty có thể chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và lợi nhuận. Trên đây là một vài đề xuất mà em mạnh dạn nêu ra mong góp phần nào đó vào việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Marine Supply. Kết luận Sau quá trình học tập và thực tập tại Công ty, em đã được trang bị về lý luận cũng như thực tiễn về công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Với những kiến thức có được em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: Tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty XNK vật tư đường biển. Trong phạm vi của chuyên đề em đã trình bày một số nội dung cơ bản sau: - Về mặt lí luận: Báo cáo đã trình bày tương đối có hệ thống những lý luận cơ bản về hoạt động kinh doanh nhập khẩu và tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. - Về mặt thực tiễn: Chuyên đề thực tập đã trình bày thực trạng công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty Marine Supply theo phương thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, kế toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh. - Trên cơ sở lí luận và thực tiễn phần ba của Chuyên đề nêu ra những ưu nhược điểm trong công tác nhập khẩu hàng hoá và công tác kế toán nghiệp vụ của Công ty từ đó đưa ra một số phương hướng hoàn thiện. Do trình độ và kinh nghiệm có hạn chế nên báo cáo không thể tránh khỏi những sai sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự phê bình, chỉ bảo và góp ý của các thày, cô, các cán bộ phòng Tài chính kế toán Công ty xuất nhập khẩu vật tư đường biển để báo cáo được hoàn thiện hơn./. Phần lụ lục Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ Số hiệu sổ nội dung sổ NKCT Bảng kê 1/NKCT 2/NKCT 3/NKCT 4/NKCT 5/NKCT 6/NKCT 8/NKCT 10/NKCT 1/BK 2/BK 5/BK 8/BK 9/BK 10/BK 11/BK I.Hạch toán vốn bằng tiền -Ghi Có TK 111"Tiền mặt" -Ghi Nợ TK 111 "Tiền mặt" -Ghi Có TK 112"Tiền gửi ngân hàng" -Ghi Nợ TK 112"Tiền gửi ngân hàng" -Ghi Có TK 113 "Tiền đang chuyển" -Ghi Có TK 311,315,341,342. II.Hạch toán thanh toán với người cung cấp và người mua hàng. -Ghi Có TK 331"Phải trả cho người bán' -Ghi Có TK 151"Hàng mua đang đi trên đường" III.Hạch toán chi phí kinh doanh -Bảng kê tập hợp chi phí bán hàng(TK 641),chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) IV.Hạch toán hàng hoá ,doanh thu và kết quả,thanh toán với khách hàng. -Ghi Có TK 156,157,159,131,511,512,531,532,632, 641,642,711,721,811,821,911. -Bảng kê nhập, xuất,tồn kho thành phẩm (TK 155), hàng hoá (TK 156) -Bảng tính giá trị thực tế hàng hoá -Bảng kê hàng gửi đi bán(TK 157) -Bảng kê thanh toán với người mua(TK 131) Ngoài ra ,còn có một loại NKCT khác .Đó là: -Nhật ký chung cho các đối tượng còn lại VII-Sổ cái Tài khoản kế toán sử dụng hạch toán trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. -TK 111:Tiền Mặt TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Tiền Ngoại tệ -TK 112: Tiền Gửi Ngân Hàng TK:1121:Tiền Việt Nam TK:1122: Ngoại Tệ - TK 133: Tiền đang chuyển - TK 131: Phải thu của khách hàng -TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ -TK 138: Phải thu khác -TK 151: Hàng mua đang đi đường -TK 156: hàng hoá -TK 157:Hàng gửi bán -TK 333: Thuế và các khoản phải thu TK 3331: thuế VAT TK 33311: Thuế VAT đầu ra TK 33311: Thuế VAT hàng Nhập khẩu TK 333: Thuế XNK -TK 331:Phải trả người bán -TK 431: Chênh lệch tỷ giá -TK 511: Doanh thu bán hàng -TK 642: Chi phí QLDN -TK 632:Giá vốn hàng bán -TK 911:XĐ Kết quả kinh doanh hình thức sổ sách nhập khẩu trực tiếp Tài khoản 1111 1121 1122 113 133 131 138 151 156 157 331 3331 3333 413 511 632 642 sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết TK NH Sổ tiền đang chuyển Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết TK 131 Sổ chi tiết TK 138 Sổ chi tiết TK 151 Sổ chi tiết TK 156 Sổ chi tiết TK 157 Sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết TK theo TK đối ứng Sổ theo dõi thuế Sổ chi tiết TK theo TK đối ứng Sổ chi tiết TK 413 Sổ theo dõi TK 511 Sổ chi tiết TK 632 Sổ chi tiết TK 642 sổ kế toán tổng hợp Sổ NKCT 1 Sổ NKCT 3 Sổ NKCT 10 (TK 133) Bảng kê số 11 NKCT 10 NKCT 6 (TK 151) Sổ cái TK 151 - Bảng kê số 8( TK 156) Sổ cái TK 156 Bảng kê số 10(TK 157) Sổ cái TK 157 NKCT số 5 sổ cái 331 NKCT số 10 NKCT số 10 Sổ cái TK 413 NKCT số 8 Sổ cái 511 NKCT số 8 Bảng tổng hơp phát sinh TK 642 Hình thức sổ sách nhập khẩu uỷ thác Tài khoản Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp 1111 Sổ quỹ tiền mặt Sổ NKCT1, Bảng kê số 1 1121 Sổ TGNH Sổ NKCT2, Bảng kê số 2 1122 Sổ chi tiết TK NH 151 Sổ chi tiết TK 151 NKCT 6, TK 151 Sổ cái TK 151 156 Sổ chi tiết TK 156 Bảng kê số 8 TK 156 Sổ cái TK 156 331 Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5 Sổ chi tiết theo TK Sổ cái TK 331đối ứng 3388 Sổ chi tiết TK 3388 NKCT số 5 TK 3388 511 Sổ chi tiết TK 511 NKCT số 8 Sổ cái TK 511 413 Sổ chi tiết TK 413 Sổ cái TK 413 hình thức sổ sách kết quả kinh doanh Tài Khoản Sổ chi tiết Sổ tổng hợp TK 1111 TK 1121 TK 131 TK 156 TK 3331 TK 421 TK 511 TK 632 TK 642 TK 911 Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết ngân hàng Sổ chi tiết phải thu Sổ chi tiết hàng hoá Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết TK 421 Sổ chi tiết TK theo TK đối ứng Sổ chi tiết TK 632 Sổ chi tiết TK 642 Sổ chi tiết TK 911 -Bảng kê số 1 NKCT số1 -Bảng kê số 2 NKCT số2 Bảng kê số 8TK156 Sổ Cái TK 156 -NKCT số 10 (TK 3331) -Sổ Cái TK 421 -NKCT số 8(TK 511) -NKCT số 8(TK 632) -Bảng tổng hợp phát sinh TK 642 -Sổ Cái TK 911 Nhận xét của cơ quan thực tập Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Nhận xét của giáo viên phản biện