Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại

¸i”: H×nh thøc nµy cã ®Æc ®iÓm lµ sö dông Sæ nhËt ký sæ c¸i lµm sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt ®Ó ghi sæ theo thø tù thêi gian kÕt hîp víi ghi sæ, ph©n lo¹i theo hÖ thèng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. - ¦u ®iÓm: MÉu sæ ®¬n gi¶n, dÔ ghi chÐp, dÔ hiÓu, dÔ ®èi chiÕu kiÓm tra, kh«ng ®ßi hái tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n cao l¾m. - Nh­îc ®iÓm: NÕu ®¬n vÞ sö dông nhiÒu tµi kho¶n, nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh hµng ngµy, sæ kÕ to¸n sÏ rÊt réng vµ l·ng phÝ giÊy, sÏ kh«ng thÝch hîp, khã ph©n c«ng lao ®éng, kÕ to¸n khã c¬ giíi ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n, chØ ¸p dông ®èi víi c¸c ®¬n vÞ cã quy m« nhá. * H×nh thøc kÕ to¸n “Chøng tõ ghi sæ”: §Æc ®iÓm cña h×nh thøc nµy lµ t¸ch rêi viÖc ghi sæ theo thø tù thêi gian vµ viÖc ghi sæ theo hÖ thèng trªn 2 lo¹i sæ kÕ to¸n tæng hîp kh¸c nhau lµ: Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. - ¦u ®iÓm: MÉu sæ ®¬n gi¶n, dÔ ghi chÐp, dÔ lµm, dÔ ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n, kiÓm tra, ®èi chiÕu chÆt chÏ, phï hîp víi c¸c ®¬n vÞ cã nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. - Nh­îc ®iÓm: Ghi chÐp trïng lÆp nªn khèi l­îng c«ng viÖc lín, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu dån vµo cuèi th¸ng nªn th«ng tin kinh tÕ cung cÊp cho nhµ qu¶n lý bÞ chËm. * H×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký chøng tõ”: §èi víi h×nh thøc nµy, kÕ to¸n sÏ sö dông nh÷ng tê sæ dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thø tù thêi gian ®ång thêi ph©n lo¹i theo hÖ thèng tµi kho¶n. Cuèi th¸ng khi céng sè liÖu ë c¸c tê sæ nµy sÏ cã sè liÖu ph¸t sinh cña tõng tµi kho¶n ®Ó ghi vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n sö dông trong h×nh thøc nµy gåm: NhËt ký chøng tõ, b¶ng kª, sæ c¸i, sæ chi tiÕt. - ¦u ®iÓm: Gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc ghi sæ, viÖc ghi sæ ®­îc dµn ®Òu trong th¸ng, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu ®­îc tiÕn hµnh ngay trong c¸c sæ kÕ to¸n, b¸o c¸o ®­îc lËp kÞp thêi. - Nh­îc ®iÓm: MÉu sæ phøc t¹p, kh«ng thuËn tiÖn cho viÖc ¸p dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n, ®ßi hái ph¶i cã ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n cã tr×nh ®é chuyªn m«n v÷ng. * H×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký chung”: Víi h×nh thøc nµy, mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc ghi vµo sæ nhËt ký mµ träng t©m lµ sæ nhËt ký chung theo tr×nh tù thêi gian vµ ®Þnh kho¶n kÕ to¸n cña tµi kho¶n ®ã. Sau ®ã, lÊy sè liÖu trªn sæ nhËt ký ®Ó ghi mét lÇn vµo sæ c¸i. H×nh thøc nµy ®ßi hái kÕ to¸n ph¶i më mét sè sæ sau: - Sæ nhËt ký chung. - C¸c sæ nhËt ký ®Æc biÖt. - Sæ c¸i. - C¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt. Víi 4 h×nh thøc kÕ to¸n nµy, doanh nghiÖp sÏ lùa chän ®Ó ¸p dông sao cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña doanh nghiÖp vµ phï hîp víi tr×nh ®é cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n. NÕu lùa chän ®­îc h×nh thøc kÕ to¸n hîp lý sÏ ph¸t huy ®­îc tr×nh ®é cña nh©n viªn kÕ to¸n, t¹o ®iÒu kiÖn cho kÕ to¸n cung cÊp th«ng tin mét c¸ch kÞp thêi, chÝnh x¸c nhÊt cho l·nh ®¹o vµ qu¶n lý kinh tÕ. §ång thêi còng x©y dùng ®­îc hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n phï hîp víi ho¹t ®éng kinh doanh. 3. ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn: ViÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i hiÖn nay cã mét sè ý nghÜa nhÊt ®Þnh. KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®­îc hoµn thiÖn sÏ ®¶m b¶o cho sù vËn ®éng tiÒn - hµng ®­îc ¨n khíp nhÞp nhµng. Hµng mua sÏ ®¸p øng ®­îc ®óng c¶ vÒ sè l­îng lÉn chÊt l­îng ®Ó phôc vô cho viÖc b¸n ra. V× thÕ, hµng ho¸ kh«ng bÞ ø ®äng, gióp doanh nghiÖp gi¶m ®­îc chi phÝ dù tr÷, chi phÝ b¶o qu¶n, ... Bªn c¹nh ®ã, kÕ to¸n còng sÏ kiÓm so¸t ®­îc t×nh h×nh thõa, thiÕu hµng ho¸. Tõ ®ã x¸c ®Þnh nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc thõa, thiÕu hµng vµ cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi theo tõng nguyªn nh©n cô thÓ. §èi víi kÕ to¸n mua hµng, nÕu ®­îc hoµn thiÖn sÏ gãp phÇn x¸c ®Þnh ®óng gi¸ mua hµng ho¸. Gi¸ mua hµng ho¸ rÊt quan träng v× nã liªn quan trùc tiÕp tíi gi¸ vèn hµng b¸n, ¶nh h­ëng tíi kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. Mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng liªn quan ®Õn toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp bëi v× nã lµ kh©u ®Çu cña qu¸ tr×nh l­u chuyÓn hµng ho¸. Do ®ã, nÕu hoµn thiÖn ®­îc c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sÏ gi¶m nhÑ ®­îc c«ng viÖc cña kÕ to¸n, hiÖu qu¶ lµm viÖc sÏ cao h¬n. KÕ to¸n sÏ theo dâi, gi¸m ®èc ®­îc tèt t×nh h×nh thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n vµ dù tr÷ hµng ho¸. Tõ ®ã, kiÓm tra ®­îc t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch thu mua, dù tr÷ vµ b¸n hµng ho¸ nh»m ®Èy nhanh tèc ®é lu©n chuyÓn hµng ho¸. MÆt kh¸c, v× kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cã liªn quan ®Õn nhiÒu phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c trong doanh nghiÖp nªn trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sÏ ph¸t hiÖn ®­îc nh÷ng tån t¹i ë nh÷ng phÇn hµnh kÕ to¸n liªn quan. Nh­ vËy, hoµn thiÖn kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sÏ gãp phÇn hoµn thiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong doanh nghiÖp. Tõ ®ã, kÕ to¸n sÏ cung cÊp th«ng tin nhanh chãng cho nhµ qu¶n lý víi ®é chÝnh x¸c cao, gióp nhµ qu¶n lý ra ®­îc nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, kÞp thêi.  Ch­¬ng II Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi I. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. 1. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh: C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc, h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp d­íi sù qu¶n lý vÒ chuyªn m«n cña Së y tÕ Hµ Néi vµ sù l·nh ®¹o vÒ chÝnh quyÒn cña UBND Thµnh phè Hµ Néi. HiÖn nay, trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Çy biÕn ®éng, c¹nh tranh gay g¾t, c«ng ty cã mét sè chøc n¨ng vµ nhiÖm vô nh­ sau: * Chøc n¨ng cña c«ng ty: - §­îc quyÒn tæ chøc m¹ng l­íi kinh doanh b¸n bu«n b¸n lÎ c¸c mÆt hµng thuèc y tÕ trªn ®Þa bµn Hµ Néi víi danh nghÜa lµ nhµ ph©n phèi ®éc quyÒn ®¹i lý. - Pha chÕ theo ®¬n, gia c«ng s¶n xuÊt vµ bµo chÕ ®ãng gãi. - XuÊt nhËp khÈu c¸c mÆt hµng thuèc, d­îc liÖu, ho¸ chÊt, mü phÈm vµ trang thiÕt bÞ y tÕ,... - §­îc liªn doanh liªn kÕt víi c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n trong vµ ngoµi n­íc ®Ó kinh doanh, s¶n xuÊt thuèc. C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi ®· ®­îc cÊp giÊy phÐp xuÊt nhËp khÈu sè 2051034 ngµy 23/03/1993 ®Ó trùc tiÕp xuÊt nhËp khÈu víi h¹n ng¹ch 5 triÖu USD/ n¨m. * NhiÖm vô cña c«ng ty: - Cung cÊp, ph©n phèi, kinh doanh c¸c d­îc phÈm vµ thiÕt bÞ y tÕ d­íi d¹ng nguyªn liÖu, thµnh phÈm cho c¸c c¬ së s¶n xuÊt thuèc hay m¹ng l­íi b¸n bu«n b¸n lÎ ®Ó phôc vô cho nhu cÇu ch÷a bÖnh cña nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi. - S¶n xuÊt, pha chÕ vµ ®ãng gãi c¸c lo¹i thuèc t©n d­îc. - §¶m b¶o yªu cÇu cña l·nh ®¹o vÒ viÖc diÖt trõ tËn gèc mäi æ dÞch bÖnh ph¸t sinh t¹i ®Þa bµn. - Kinh doanh vµ kinh doanh cã l·i c¸c mÆt hµng thuèc y tÕ, liªn tôc gi¸m s¸t, kiÓm tra c¸c lo¹i thuèc trªn ®Þa bµn Hµ Néi. Trªn c¬ së chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ yªu cÇu c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng ty ®· s¾p xÕp bé m¸y qu¶n lý theo s¬ ®å sau: Gi¸m ®èc P. Gi¸m ®èc KD PG§ Tµi chÝnh P.tæ chøc hµnh chÝnh Phßng kü thuËt P.tµi vô thèng kª Ban Marketing Ban s¶n xuÊt Ban kiÒu hèi Tæng kho HiÖu thuèc b¸n bu«n HiÖu thuèc néi ngo¹i thµnh HiÖu thuèc néi ngo¹i thµnh HiÖu thuèc néi ngo¹i thµnh HiÖu thuèc néi ngo¹i thµnh P. kinh doanh XNK Nh×n chung, c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty lµ hoµn toµn hîp lý, phï hîp víi ®iÒu kiÖn kh¸ch quan vµ chñ quan. ChÝnh v× bé m¸y tæ chøc chÆt chÏ nh­ vËy mµ doanh nghiÖp ®· ®¹t ®­îc nhiÒu thµnh tùu lín trong s¶n xuÊt kinh doanh nh­ hoµn thµnh vù¬t møc kÕ ho¹ch doanh sè ®Ò ra lµ 10,57% (vÒ sè tuyÖt ®èi lµ 34,25 tû ®ång); hµng néi ®Þa t¨ng, doanh sè vËt t­, trang thiÕt bÞ y tÕ t¨ng,... Ho¹t ®éng chÝnh cña c«ng ty lµ kinh doanh c¸c lo¹i thuèc, d­îc phÈm, d­îc liÖu, thiÕt bÞ y tÕ. §Ó ho¹t ®éng kinh doanh diÔn ra th­êng xuyªn, liªn tôc, c«ng ty ®· thiÕt lËp ®­îc mèi quan hÖ tèt víi c¸c nhµ cung cÊp ®Çu vµo. C«ng ty phÊn ®Êu lu«n lµ mét kh¸ch hµng ®¸ng tin cËy, lu«n më réng quan hÖ víi c¸c nhµ cung cÊp trong vµ ngoµi n­íc. C¸c nhµ cung cÊp trong n­íc cña c«ng ty lµ c¸c C«ng ty D­îc phÈm. §èi víi nguån nhËp khÈu, c«ng ty còng cã quan hÖ tèt ®Ñp víi nhiÒu h·ng n­íc ngoµi næi tiÕng thÕ giíi vÒ lÜnh vùc d­îc phÈm vµ thiÕt bÞ y tÕ nh­: Ph¸p, §øc, Thuþ SÜ, Anh, Hµ Lan, NhËt B¶n, Ên §é,... Nhê vËy, c«ng ty lu«n cung cÊp kÞp thêi thuèc ch÷a bÖnh cho bÖnh nh©n vµ nhËp khÈu ®­îc nhiÒu lo¹i thuèc mµ c¸c C«ng ty d­îc phÈm trong n­íc ch­a s¶n xuÊt ®­îc. Lµ mét doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, c«ng ty kh«ng chØ quan t©m ®Õn ®Çu vµo mµ cßn chó träng ®Õn ®Çu ra. C«ng ty rÊt coi träng c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng. C¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®Òu c¨n cø trªn nhu cÇu thÞ tr­êng. ChiÕn l­îc tiªu thô s¶n phÈm vµ chÝnh s¸ch th©m nhËp thÞ tr­êng b»ng mäi c¸ch ®Ó më réng thÞ tr­êng tiªu thô ®ang ®­îc c«ng ty ®­a vµo thùc hiÖn. HiÖn nay, trong ph¹m vi c¶ n­íc, hÇu hÕt tÊt c¶ c¸c nhµ thuèc, c«ng ty thuèc t­ nh©n vµ c¸c bÖnh viÖn cña tØnh, thµnh phè ®Òu ®­îc c«ng ty ph©n phèi thuèc. Ngoµi trô së chÝnh t¹i Hµ Néi, c«ng ty cßn cã chi nh¸nh ë TP Hå ChÝ Minh. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng khÝch lÖ. Cô thÓ, kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh trong 2 n¨m 2000 - 2001 nh­ sau: B¶ng tæng hîp kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi trong 2 n¨m 2000 – 2001 §¬n vÞ tÝnh: TriÖu ®ång Kho¶n môc N¨m 2000 N¨m 2001 Chªnh lÖch Sè tiÒn Tû lÖ Sè tiÒn Tû lÖ Sè tiÒn Tû lÖ 1. Tæng doanh thu 360.204 100 358.105 100 -2.099 0 2. C¸c kho¶n gi¶m trõ 2.888 0,8 2.945 0,82 57 0,02 3. Doanh thu thuÇn 357.316 99,2 355.160 99,18 -2.156 -0,02 4. Gi¸ vèn hµng b¸n 280.134 77,77 263.407 73,56 -16.727 -4,21 5. Lîi tøc gép 77.182 21,43 91.753 25,62 14.571 4,19 6. Chi phÝ b¸n hµng 69.815 19,38 83.876 23,42 14.061 4,04 7. Chi phÝ QLDN 4.441 1,23 4.978 1,39 537 0,16 8. Lîi tøc thuÇn 2.926 0,81 2.899 0,81 -27 0 9. Thu nhËp H§§TTC 6.104 1,69 5.002 1,39 -1.102 -0,3 10. Chi phÝ H§§TTC 5.973 1,66 4.861 1,36 -1.112 -0,3 11. Lîi tøc H§§TTC 131 0,04 141 0,04 10 0 12. Thu nhËp H§BT 5.882 1,63 7.920 2,21 2.038 0,58 13 Chi phÝ H§BT 5.799 1,61 6.118 1,71 319 0,1 14. Lîi tøc H§BT 83 0,02 1.802 0,5 1.719 0,48 15. Tæng lîi tøc tr­íc thuÕ 3.140 0,87 4.842 1,35 1.702 0,48 16. ThuÕ lîi tøc ph¶i nép 1.004,8 0,28 1.549,44 0,43 544,64 0,15 17. Lîi tøc sau thuÕ 2.135,2 0,59 3.292,56 0,92 1.157,36 0,33 Qua b¶ng trªn cho thÊy tæng lîi tøc sau thuÕ cña doanh nghiÖp n¨m 2001 so víi n¨m 2000 t¨ng lªn 1.157,36 triÖu ®ång. Mét trong nh÷ng nh÷ng nguyªn nh©n chÝnh lµ do doanh nghiÖp ®· t×m ®­îc nguån hµng rÎ h¬n nªn ®· gi¶m ®­îc gi¸ mua, tøc lµ gi¶m ®­îc gi¸ vèn hµng b¸n. MÆc dï gi¶m ®­îc gi¸ vèn hµng b¸n nh­ng doanh nghiÖp l¹i kh«ng qu¶n lý tèt chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp nªn ®· lµm cho 2 kho¶n chi phÝ nµy t¨ng thªm 14.598 triÖu ®ång. Nh­ vËy, doanh nghiÖp cÇn tiÕp tôc t×m kiÕm, khai th¸c nguån hµng ®Ó gi¶m chi phÝ. MÆt kh¸c, doanh nghiÖp còng ph¶i chó träng ®Õn viÖc qu¶n lý c¸c kho¶n môc chi phÝ kh¸c ®Ó kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp n¨m 2002 ®¹t cao h¬n n¨m 2001 nµy. 2. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n: C«ng ty d­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ doanh nghiÖp cã qui m« võa nh­ng ®Þa bµn ho¹t ®éng t­¬ng ®èi réng, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu, liªn tôc vµ ë nhiÒu n¬i. Tuy nhiªn, c«ng ty cã mét ®éi ngò kÕ to¸n m¹nh, thiÕt bÞ tÝnh to¸n hiÖn ®¹i, th«ng tin liªn l¹c gi÷a c¸c ®¬n vÞ dÔ dµng, thuËn lîi. Tr­íc nh÷ng ®Æc ®iÓm, ®iÒu kiÖn nh­ vËy, c«ng ty lùa chän vµ sö dông h×nh thøc kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n. C«ng ty tæ chøc phßng tµi vô thèng kª t¹i v¨n phßng cña c«ng ty vµ c¸c tæ kÕ to¸n t¹i c¸c cöa hµng b¸n lÎ. Phßng tµi vô thùc hiÖn viÖc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ , tµi chÝnh liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty. C¸c tæ kÕ to¸n t¹i c¸c cöa hµng b¸n lÎ cã nhiÖm vô h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t¹i ®¬n vÞ m×nh, ®Þnh kú göi b¸o c¸o kÕ to¸n vÒ phßng tµi vô c«ng ty. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tiÒn mÆt KÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n kho KÕ to¸n ph¶i thu KÕ to¸n ph¶i tr¶ KÕ to¸n kª khai thuÕ Thñ quü C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ban ®Çu t¹i c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc KÕ to¸n t¹i c¸c cöa hµng Phßng tµi vô thèng kª cña C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi ®­îc chia thµnh c¸c bé phËn sau: - KÕ to¸n tr­ëng: lµ ng­êi ®¶m nhËn qu¶n lý tµi chÝnh ë cÊp cao nhÊt, cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh vµ tæ chøc toµn bé hÖ thèng kÕ to¸n cña c«ng ty. - KÕ to¸n tæng hîp: Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tæng hîp sÏ c¨n cø tæng hîp chøng tõ gèc, sè liÖu ë c¸c “Sæ kÕ to¸n chi tiÕt” ®Ó ghi vµo “Sæ c¸i” vµ “B¶ng tæng hîp chi tiÕt”, ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a “Sæ c¸i” vµ “B¶ng tæng hîp chi tiÕt”. C¨n cø vµo sè liÖu trªn “Sæ c¸i” lËp “B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh”, “B¶ng tæng hîp chi tiÕt”, “B¸o c¸o kÕ to¸n”. - KÕ to¸n tiÒn mÆt: cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh thu chi cña doanh nghiÖp. §Þnh kú, kiÓm tra hoÆc kiÓm tra ®ét xuÊt quü theo lÖnh cña gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n tr­ëng. KÕ to¸n tiÒn mÆt c¨n cø vµo c¸c chøng tõ thu chi ®· ®­îc duyÖt (cã kÌm theo chøng tõ gèc) tiÕn hµnh ghi chÐp vµo c¸c sæ quü. Cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè liÖu víi kÕ to¸n ph¶i thu, kÕ to¸n ph¶i tr¶, kÕ to¸n ng©n hµng ®Ó lËp “B¶ng tæng hîp thu chi”, b¸o c¸o tæng sè thu chi trong th¸ng víi kÕ to¸n tæng hîp. - KÕ to¸n ng©n hµng: chÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tiÒn göi ng©n hµng. KÕ to¸n ng©n hµng trªn c¬ së b¶n sao kª, giÊy b¸o nî, b¸o cã cña ng©n hµng, kÌm theo chøng tõ gèc ph¶n ¸nh sù t¨ng gi¶m cña tiÒn göi ng©n hµng lªn “Sæ theo dâi tiÒn göi ng©n hµng”. Cuèi th¸ng, ®èi chiÕu sè liÖu víi kÕ to¸n tiÒn mÆt, kÕ to¸n ph¶i thu, kÕ to¸n ph¶i tr¶ ®Ó lËp “B¶ng tæng hîp thu chi”, b¸o c¸o víi kÕ to¸n tæng hîp. - KÕ to¸n kho: theo dâi viÖc nhËp, xuÊt, tån cña hµng ho¸ c¶ vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ sè l­îng. Do cã qu¸ nhiÒu mÆt hµng víi sè l­îng lín nªn kÕ to¸n tr­ëng ®· ph¶i bè trÝ 2 nh©n viªn lµm kÕ to¸n kho. V× thÕ c«ng viÖc kh«ng bÞ ø ®äng. Hai kÕ to¸n kho nµy sÏ c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt nhËp kho do thñ kho chuyÓn lªn, kiÓm tra, ghi “Sæ nhËp - xuÊt - tån hµng ho¸”. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n kho céng sæ ®èi chiÕu víi thÎ kho theo sè l­îng, lËp b¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån, b¸o c¸o víi kÕ to¸n tæng hîp gi¸ trÞ hµng xuÊt, nhËp, tån. - KÕ to¸n ph¶i thu: theo dâi t×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸ vµ c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Cuèi th¸ng, b¸o c¸o doanh thu b¸n hµng, lËp b¶ng kª ph¶i thu cña kh¸ch hµng cho kÕ to¸n tæng hîp, th­êng xuyªn ®«n ®èc thu håi nî, kh«ng ®Ó kh¸ch hµng chiÕm dông vèn cña c«ng ty. - KÕ to¸n ph¶i tr¶: theo dâi t×nh h×nh mua hµng vµ c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. Cuèi th¸ng, b¸o c¸o víi kÕ to¸n tæng hîp vÒ gi¸ trÞ cña sè hµng mua vµo vµ sè tiÒn cßn nî cña tõng ng­êi b¸n. - KÕ to¸n kª khai thuÕ: theo dâi vµ kª khai sè thuÕ nhËp khÈu, thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®Çu vµo, ®Çu ra cña sè hµng ho¸ doanh nghiÖp mua vµo, b¸n ra ®· ®­îc x¸c ®Þnh trong kú. Ngoµi ra, kÕ to¸n nµy cßn ph¶i theo dâi c¶ phÇn thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp vµ thu sö dông vèn ng©n s¸ch. Hµng th¸ng, lËp c¸c b¶ng kª khai thuÕ theo quy ®Þnh nép cho c¬ quan thuÕ. - Thñ quü: c¨n cø vµo phiÕu thu, phiÕu chi ®· ®­îc duyÖt tiÕn hµnh thu tiÒn, chi tiÒn tõ quü. §Þnh kú, ®èi chiÕu sè liÖu víi kÕ to¸n tiÒn mÆt, kÕ to¸n ng©n hµng, kÕ to¸n kª khai thuÕ råi b¸o c¸o víi kÕ to¸n tæng hîp sè tiÒn ®· thu, ®· chi trong kú vµ sè tiÒn hiÖn cßn t¹i quü ®Õn cuèi kú. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, c«ng ty ®· lùa chän vµ ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký - chøng tõ”. S¬ ®å h¹ch to¸n kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ: Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ NhËt ký chøng tõ ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng kª Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra Nh×n chung, viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty d­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ hîp lý. HÖ thèng chøng tõ sæ s¸ch kÕ to¸n ®­îc thiÕt lËp theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh vµ phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý cña doanh nghiÖp. V× thÕ ®· t¹o ®­îc sù thèng nhÊt trong h¹ch to¸n kÕ to¸n, tr¸nh ®­îc sù trïng lÆp, chång chÐo, ®¶m b¶o h¹ch to¸n chÝnh x¸c vµ trung thùc nhÊt. V× vËy, kÕ to¸n cña doanh nghiÖp ®· thùc hiÖn ®­îc tèt c¸c chøc n¨ng cña m×nh lµ thu thËp, xö lý, cung cÊp th«ng tin cho c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty. II. Thùc tr¹ng kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi . ë c«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi, mäi nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®Òu ®­îc tæ chøc thùc hiÖn tËp trung. C«ng ty cã mét hÖ thèng c¸c hiÖu thuèc b¸n bu«n, b¸n lÎ kh¾p c¸c quËn huyÖn. §Þnh kú, c¸c hiÖu thuèc lËp dù trï (sè l­îng, quy c¸ch tõng lo¹i thuèc dù kiÕn sÏ tiªu thô trong kú sau) göi lªn phßng kinh doanh c«ng ty. Phßng kinh doanh sÏ tæng hîp dù trï cña c¸c hiÖu thuèc råi tiÕn hµnh gäi hµng tõ c¸c c«ng ty D­îc phÈm. Sau khi hµng vÒ nhËp kho vµ ®­îc c¸n bé mua hµng kiÓm nhËn xong, phßng kinh doanh sÏ lËp phiÕu nhËp kho. TiÕp ®ã, phßng kinh doanh th«ng b¸o cho c¸c hiÖu thuèc tíi kho c«ng ty nhËn hµng. ViÖc thanh to¸n tiÒn hµng do phßng tµi vô - thèng kª ®¶m nhËn, ®­îc tiÕn hµnh tuú thuéc vµo tõng ph­¬ng thøc thanh to¸n ®· tho¶ thuËn gi÷a hai bªn. 1. H¹ch to¸n ban ®Çu: NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña h¹ch to¸n ban ®Çu ®èi víi viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ, trung thùc c¸c sè liÖu kÕ to¸n nªn viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu ë C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi rÊt ®­îc chó träng. ë c«ng ty, viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu gåm cã: - X¸c ®Þnh c¸c lo¹i chøng tõ cÇn sö dông trong tõng bé phËn. C¸c chøng tõ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®­îc sö dông vµ ghi chÐp theo ®óng qui ®Þnh cña Bé tµi chÝnh. - Yªu cÇu: ng­êi ghi chÐp c¸c chøng tõ ph¶i ®Çy ®ñ, ®óng néi dung vµ ph¶i cã tÝnh ph¸p lý. - Qui ®Þnh tr×nh tù lu©n chuyÓn c¸c chøng tõ ban ®Çu tõ c¸c bé phËn lªn phßng kÕ to¸n. - C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ ®¬n vÞ kinh doanh thuéc ®èi t­îng nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ cho nªn trong kh©u h¹ch to¸n ban ®Çu, kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sö dông c¸c chøng tõ sau: - Ho¸ ®¬n GTGT: + Gi¸ b¸n (ch­a cã thuÕ GTGT). + ThuÕ suÊt thuÕ GTGT, tiÒn thuÕ GTGT. + Tæng gi¸ thanh to¸n (®· cã thuÕ GTGT). - Ho¸ ®¬n b¸n hµng: §­îc sö dông trong tr­êng hîp doanh nghiÖp mua hµng t¹i c¸c c¬ së kinh doanh thuéc ®èi t­îng tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp. Khi ®ã, gi¸ b¸n hµng lµ gi¸ ®· bao gåm thuÕ GTGT. - PhiÕu nhËp kho: do phßng kinh doanh lËp thµnh 04 liªn: + 01 liªn l­u t¹i phßng kinh doanh. + 01 liªn giao cho kÕ to¸n kho. + 01 liªn giao cho kÕ to¸n thanh to¸n (®Ýnh kÌm víi ho¸ ®¬n GTGT). + 01 liªn giao cho thñ kho. - B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô mua vµo (MÉu sè 03/GTGT). §ång thêi víi qu¸ tr×nh ghi sæ kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô mua hµng, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, chøng tõ mua hµng, kÕ to¸n ph¶i ghi ngay sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ theo tõng ho¸ ®¬n vµo B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ mua vµo. VÝ dô: Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002, c«ng ty mua mét l« hµng trÞ gi¸ 20.000.000 (ThuÕ GTGT 5%) cña C«ng ty th­¬ng m¹i Th¨ng Long, thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, ng­êi mua lµ chÞ NguyÔn V©n Anh. Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 2: (Giao kh¸ch hµng) Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002 MÉu sè: 01- KT - 3LL HT /01 - B N0 017019 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty th­¬ng m¹i Th¨ng Long. §Þa chØ: ..............................................................Sè tµi kho¶n: ................ §iÖn tho¹i: .........................................................MS: 0100282291-1 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn V©n Anh. §¬n vÞ: C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. §Þa chØ: ..............................................................Sè tµi kho¶n: ................. H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt MS: 0100109699xxx1 TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ospen 1 tr ¸o VØ 2.500 8.000 20.000.000 Céng tiÒn hµng: 20.000.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 1.000.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 21.000.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai m­¬i mèt triÖu ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng (Ký, ghi râ hä, tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, ghi râ hä, tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä, tªn) §¬n vÞ: C«ng ty D­îc phÈm TBYT Hµ Néi (HAPHARCO) Sè 2 Hµng Bµi – Hµ Néi PhiÕu nhËp kho MÉu sè: 01 - VT Q§ sè: 186 TC/C§KT Ngµy 14 - 03 - 1995 cña Bé Tµi chÝnh Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002 Sè: 66/3 N¬i nhËp hµng: C«ng ty Th­¬ng m¹i Th¨ng Long. Theo: Sè ho¸ ®¬n 17019. NhËp t¹i kho: BÝch C©u (C«ng ty). Sè thø tù Tªn, nh·n hiÖu quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ (S¶n phÈm hµng ho¸) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp 1 Ospen 1.000.000 UI Vi/10v VØ 2.500 8.000 20.000.000 Tæng tiÒn hµng: 20.000.000 ThuÕ VAT: 5% 1.000.000 Tæng thanh to¸n: 21.000.000 ViÕt b»ng ch÷: Hai m­¬i mèt triÖu VND. NhËp ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002 Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)MÉu sè: 03 - GTGT B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô mua vµo (Dïng cho c¬ së kª khai, khÊu trõ thuÕ hµng th¸ng) §¬n vÞ: C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi §Þa chØ: Sè 2 Hµng Bµi Hµ Néi Chøng tõ mua hµng ho¸, dÞch vô Tªn ®¬n vÞ b¸n ThuÕ GTGT ®Çu vµo Ghi chó Sè Ngµy 1 2 3 4 5 17019 01/03/2002 C«ng ty th­¬ng m¹i Th¨ng Long 1.000.000 Tæng céng 1.000.000 Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) * Mét sè h×nh thøc thanh to¸n ®­îc ¸p dông ë C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi: - Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. - Thanh to¸n qua ng©n hµng kh«ng dïng tiÒn mÆt: + Thanh to¸n b»ng sÐc chuyÓn kho¶n. + Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi. + Thanh to¸n b»ng th­ tÝn dông (L/C). a. Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt: C¸n bé mua hµng cña ®¬n vÞ viÕt giÊy chi tiÒn råi chuyÓn kÕ to¸n tr­ëng duyÖt. Sau ®ã, kÕ to¸n thanh to¸n sÏ viÕt phiÕu chi tiÒn mÆt. C¸n bé mua hµng mang phiÕu chi xuèng thñ quü lÊy tiÒn tr¶ nhµ cung cÊp. ë C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi, phiÕu chi ®­îc lËp thµnh 2 liªn: - 1 liªn giao cho c¸n bé mua hµng. - 1 liªn kÕ to¸n thanh to¸n l­u ®Ó theo dâi chi tiÕt cho tµi kho¶n 331. VÝ dô: Ngµy 01/03/2002, chÞ NguyÔn V©n Anh mua 1 l« hµng trÞ gi¸ 20.000.000 (thuÕ GTGT 5%) cña C«ng ty th­¬ng m¹i Th¨ng Long, thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc ------¨§¨------ GiÊy ®Ò nghÞ chuyÓn tiÒn KÝnh göi: - Ban gi¸m ®èc C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. - Phßng tµi vô C«ng ty. C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi cã mua cña chóng t«i mét sè hµng theo c¸c chøng tõ sau: TT Sè ho¸ ®¬n Ngµy Thµnh tiÒn Ghi chó 1 17019 01/03/02 21.000.000 Tæng céng: 21.000.000 B»ng ch÷: Hai m­¬i mèt triÖu ®ång. VËy ®Ò nghÞ quý C«ng ty tr¶ cho chóng t«i sè tiÒn trªn. Tªn ®¬n vÞ ®­îc h­ëng: C«ng ty th­¬ng m¹i Th¨ng Long. Tµi kho¶n sè: T¹i ng©n hµng: RÊt mong quý C«ng ty chuyÓn sím. Xin ch©n thµnh c¶m ¬n. Hµ Néi, ngµy 07 th¸ng 03 n¨m 2002 Phßng kÕ to¸n (®· ký) Phßng kinh doanh (®· ký) Ng­êi ®Ò nghÞ (®· ký) C«ng ty DPTBYTHN – HAPHARCO Sè 2 Hµng Bµi, Hµ Néi MS: 0100109699xxx1 §T: (04) 8255998 MÉu sè 01 - TT Liªn 1 Ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141 TC/QD/CDKT Ngµy 01 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé Tµi chÝnh PhiÕu chi Sè CT: 12/04 Ngµy 07 th¸ng 03 n¨m 2002 21.000.000 ®ång Tµi kho¶n ghi nî: 3311 Tµi kho¶n ghi cã: 1111CT XuÊt cho: A Phong nhËn - C«ng ty th­¬ng m¹i Th¨ng Long. §Þa chØ: P4 - C5 - Trung t©m triÓn l·m Gi¶ng Vâ. VÒ kho¶n: Tr¶ tiÒn hµng H§ 17019 Sè tiÒn: 21.000.000 ®ång. B»ng ch÷: Hai m­¬i mèt triÖu ®ång ch½n. KÌm theo 01 chøng tõ gèc. NhËn ngµy 07 th¸ng 03 n¨m 2001 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n thanh to¸n Thñ quü Ng­êi nhËn (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) b. Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi: H×nh thøc nµy th­êng ¸p dông cho tr­êng hîp mua hµng cña c¸c ®¬n vÞ cïng tØnh (thµnh phè). Khi nhËn ®­îc “GiÊy ®Ò nghÞ chuyÓn tiÒn” cña bªn b¸n, kÕ to¸n kiÓm tra sè tiÒn ®ã cã ®óng víi sè trªn ho¸ ®¬n t­¬ng øng kh«ng. NÕu ®óng sÏ viÕt giÊy “Uû nhiÖm chi” nép cho ng©n hµng phôc vô m×nh ®Ó ng©n hµng trÝch tiÒn tr¶ cho ng­êi cung cÊp. Uû nhiÖm chi th­êng ®­îc lËp thµnh 04 liªn: - 1 liªn l­u kÕ to¸n cña ®¬n vÞ xuÊt tiÒn khi cã sæ phô. - 1 liªn giao cho bªn b¸n céng víi sè phô ®· tr¶ tiÒn. - 1 liªn nép cho ng©n hµng bªn tr¶ tiÒn. - 1 liªn ng©n hµng bªn nhËn tiÒn gi÷. VÝ dô: C«ng ty DPTBYT Hµ Néi cã mua 450 hép cao d¸n Salonpas cña C«ng ty TNHH D­îc phÈm Hisamitsu víi sè tiÒn hµng lµ 43.714.286 ®ång, thuÕ GTGT 5%, tæng gi¸ thanh to¸n lµ 45.900.000 ®ång. VIETCOMBANK uû nhiÖm chi Vietcombank Hanoi Ngµy 13/03/2002 §Ò nghÞ ghi nî tµi kho¶n Sè tiÒn PhÝ NH Sè TK: 0021 00 000 1361 B»ng sè: 45.900.000 PhÝ trong... B»ng ch÷: Bèn m­¬i l¨m triÖu PhÝ ngoµi... chÝn tr¨n ngµn ®ång. Tªn TK: HAPHARCO §Þa chØ: T¹i NH: Vietcombank Hµ Néi Néi dung: Ho¸ ®¬n 1192 & ghi cã tµi kho¶n Sè TK: 0011 00 002 8544 KÕ to¸n tr­ëng (§· ký) Chñ tµi kho¶n (§· ký, ®ãng dÊu) Tªn TK: Chi nh¸nh C/ty Hisamitsu §Þa chØ: ViÖt Nam t¹i Hµ Néi T¹i NH: Vietcombank TW Dµnh cho ng©n hµng 0 - 002 - 1 - 00 - 000136 - 1/ 04311 TiÒn ghi nî: VND 45.903.300 Thanh to¸n viªn (§· ký) KiÓm so¸t (§· ký) Gi¸m ®èc (§· ký) TiÒn ghi cã: VND 45.900.000 PhÝ NH: VND 3.000 ThuÕ VAT: VND 300 2. VËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp: 2.1. Tµi kho¶n sö dông: ViÖc mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cã vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh kinh doanh cña ®¬n vÞ. Ngoµi viÖc thùc hiÖn nghiªm ngÆt c¸c tr×nh tù nghiÖp vô vµ thñ tôc chøng tõ ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c giao nhËn ®­îc tèt, cßn ph¶i tæ chøc viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô nµy vµo c¸c tµi kho¶n liªn quan cho phï hîp víi yªu cÇu theo dâi, kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch vÒ mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. Do vËy, c«ng ty ®· lùa chän mét sè tµi kho¶n cÇn thiÕt nh­: TK 156 “Hµng ho¸”. TK 1331 “ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ”. TK 331 “Thanh to¸n víi ng­êi b¸n”. TK 111 “TiÒn mÆt”. TK 112 “TiÒn göi ng©n hµng”. TK 113 “TiÒn ®ang chuyÓn”. TK 311 “Vay ng¾n h¹n”. Ngoµi ra, kÕ to¸n còng sö dông mét sè tµi kho¶n kh¸c nh­: TK 144 “ThÕ chÊp, ký c­îc, ký quü ng¾n h¹n”. TK 151 “Hµng ho¸ ®ang ®i trªn ®­êng”. TK 002 “VËt t­, hµng ho¸ nhËn göi hé, nhËn gia c«ng”. TK 007 “Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i”. ..... a. Tµi kho¶n 156 “Hµng ho¸”: Tµi kho¶n nµy ®­îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i hµng ho¸ cña doanh nghiÖp. - Bªn Nî: + TrÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ mua vµo. + Chi phÝ thu mua hµng ho¸. - Bªn Cã: + ChiÕt khÊu mua hµng ®­îc h­ëng + Gi¶m gi¸ hµng mua. - Sè d­ bªn Nî: ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ hiÖn cã trong kho doanh nghiÖp. - Tµi kho¶n 156 cã 2 tµi kho¶n cÊp 2: + TK 1561: Gi¸ mua hµng ho¸. + TK 1562: Chi phÝ thu mua. Ngoµi ra, kÕ to¸n còng më c¸c tµi kho¶n cÊp 3 ®Ó theo dâi chi tiÕt cho tõng mÆt hµng. a. Tµi kho¶n 1331: Tµi kho¶n nµy ®­îc dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ, ®· khÊu trõ vµ cßn ®­îc khÊu trõ. - Bªn Nî: Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ. - Bªn Cã: Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®· khÊu trõ. - Sè d­ bªn Nî: ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo cßn ®­îc khÊu trõ. c. Tµi kho¶n 331: Tµi kho¶n nµy ®­îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh quan hÖ víi nhµ cung cÊp trong tr­êng hîp doanh nghiÖp mua chÞu vËt t­, hµng ho¸. - Bªn Nî: ChiÕt khÊu, gi¶m gi¸, hµng mua tr¶ l¹i. - Bªn Cã: ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp t¨ng trong kú. - Sè d­ bªn Cã: c¸c kho¶n cßn ph¶i tr¶ ®Õn cuèi kú. d. Tµi kho¶n 111: Ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu chi, tån quü, tiÒn mÆt t¹i quü cña ®¬n vÞ. - Bªn Nî: C¸c kho¶n tiÒn mÆt nhËp quü. - Bªn Cã: C¸c kho¶n tiÒn mÆt ®· xuÊt quü ®Ó tr¶ tiÒn hµng. - Sè d­ bªn Nî: C¸c kho¶n tiÒn mÆt cßn tån quü ®Õn cuèi kú. e. Tµi kho¶n 112: Ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng c¸c kho¶n tiÒn göi ng©n hµng cña doanh nghiÖp. - Bªn Nî: C¸c kho¶n tiÒn göi vµo ng©n hµng. - Bªn Cã: C¸c kho¶n tiÒn rót ra khái ng©n hµng. - Sè d­ bªn Nî: Sè tiÒn hiÖn cßn t¹i ng©n hµng. 2.2. Tr×nh tù h¹ch to¸n: a. KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong n­íc: S¬ ®å: Hµng ho¸ mua ngoµi nhËp kho Chi phÝ thu mua hµng ho¸ Hµng ho¸ ®­îc gi¶m gi¸ Hµng mua tr¶ l¹i ng­êi b¸n ThuÕ GTGT ®Çu vµo 111, 112, 331 338 156 331 138, 334 1331 Hµng ho¸ thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª Hµng ho¸ thiÕu ph¸t hiÖn khi kiÓm kª b. KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nhËp khÈu: S¬ ®å: 111, 112 311, 331 156 ThuÕ GTGT cña vËn chuyÓn Chi phÝ vËn chuyÓn Chi phÝ vËn chuyÓn Thanh to¸n tiÒn hµng nhËp khÈu TrÞ gi¸ hµng ho¸ nhËp khÈu 413 Chªnh lÖch tû gi¸ Chªnh lÖch tû gi¸ 3333 Nép thuÕ nhËp khÈu ThuÕ nhËp khÈu 3331 133 Nép thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu ThuÕ GTGT Hµng nhËp khÈu c. VÝ dô: * VÝ dô1: C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi nhËp mét l« hµng cña C«ng ty D­îc phÈm trung ­¬ng I. Ho¸ ®¬n GTGT mua hµng ghi: - Gi¸ mua ch­a thuÕ : 42.600.000 ® - ThuÕ suÊt : 5% - TiÒn thuÕ GTGT : 2.130.000 ® - Tæng gi¸ thanh to¸n: 44.730.000 ® Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, hµng nhËp kho ®ñ. KÕ to¸n ghi: Nî TK 156 (1561) : 42.600.000 ® Nî TK 133 (1331) : 2.130.000 ® Cã TK 111 (1111): 44.730.000 ® * VÝ dô 2: C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi nhËp mét l« hµng cña C«ng ty D­îc phÈm Thiªn Th¶o. Ho¸ ®¬n GTGT ghi: - Gi¸ mua ch­a thuÕ : 50.000.000 ® - ThuÕ GTGT (thuÕ suÊt 5%): 2.500.000 ® - Tæng gi¸ thanh to¸n : 52.500.000 ® Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi, hµng nhËp kho ®ñ. KÕ to¸n ghi: Nî TK 156 (1561) : 50.000.000 ® Nî TK 133 (1331) : 2.500.000 ® Cã TK 112 (1121): 52.500.000 ® * VÝ dô 3: C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi nhËp mét l« hµng cña C«ng ty ZULIGG PHARMA. Ho¸ ®¬n GTGT ghi: - Gi¸ mua ch­a thuÕ : 416.700.000 ® - ThuÕ GTGT (thuÕ suÊt 5%): 20.835.000 ® - Tæng gi¸ thanh to¸n : 437.535.000 ® TiÒn hµng ch­a thanh to¸n, hµng nhËp kho ®ñ. Chi phÝ vËn chuyÓn 100.000 ®, doanh nghiÖp chÞu, chi b»ng tiÒn mÆt. KÕ to¸n ghi: - Nî TK 156 (1561) : 416.700.000 ® Nî TK 133 (1331) : 20.835.000 ® Cã TK 331 : 437.535.000 ® - Nî TK 156 (1562) : 100.000 ® Cã TK 111 (1111): 100.000 ® * VÝ dô 4: C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi nhËp khÈu mét l« hµng cña C«ng ty Hisamitsu. - Gi¸ nhËp khÈu : 47.000 USD - Tû gi¸ thùc tÕ : 15.190®/USD - ThuÕ suÊt thuÕ NK : 10 % - ThuÕ GTGT : 5 % Hµng ®· nhËp kho ®ñ, tiÒn hµng ch­a thanh to¸n. (Tû gi¸ h¹ch to¸n: 15.000 ®/USD). KÕ to¸n ghi: - Nî TK 156 (1561) : 785.323.000 ® Cã TK 413 : 8.930.000 ® Cã TK 333 (3333): 71.393.000 ® Cã TK 331 : 705.000.000 ® - Nî TK 133 : 39.266.150 ® Cã TK 3331 : 39.266.150 ® 3. Sæ s¸ch kÕ to¸n: §èi víi kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng, kÕ to¸n sö dông hai lo¹i sæ kÕ to¸n lµ: Sæ tæng hîp vµ sæ chi tiÕt. - Sæ tæng hîp gåm: c¸c sæ nhËt ký, sæ c¸i. - Sæ chi tiÕt gåm: c¸c sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. Do ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký chøng tõ” nªn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi ph¶n ¸nh trªn: “Sæ theo dâi chi tiÕt TK 331”, “B¶ng kª sè 8”, “NhËt ký chøng tõ sè 1”, “NhËt ký chøng tõ sè 2”, “NhËt ký chøng tõ sè 5” vµ “Sæ c¸i”. Tõ chøng tõ gèc, kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng më sæ theo dâi chi tiÕt cho tµi kho¶n 331. Sæ ®­îc chia thµnh 2 phÇn: bªn nî vµ bªn cã. - Bªn Nî: ph¶n ¸nh sè tiÒn mµ doanh nghiÖp ®· thanh to¸n cho ng­êi cung cÊp hµng ho¸. C¬ së ghi cña phÇn nµy lµ phiÕu chi tiÒn mÆt, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng. - Bªn Cã: ph¶n ¸nh sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ng­êi cung cÊp. C¬ së ghi cña phÇn nµy lµ phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n GTGT cña bªn b¸n. * VÝ dô: Sè liÖu vÒ t×nh h×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi trong th¸ng 1 n¨m 2002: - Sè d­ ®Çu th¸ng: + TK 111: 3.500.000.000 ® + TK 112: 4.016.200.000 ® + TK 156: 5.340.000.000 ® + TK 331: 938.400.000 ® Trong ®ã: . C«ng ty D­îc phÈm Trung ­¬ng I: 500.300.000 ® . C«ng ty D­îc phÈm Thiªn Th¶o : 96.400.000 ® . C«ng ty D­îc phÈm H÷u NghÞ : 61.125.000 ® . C«ng ty Th­¬ng m¹i Th¨ng Long : 76.734.000 ® . C«ng ty D­îc liÖu Trung ­¬ng I : 13.440.000 ® . C«ng ty ZULIGG PHARMA : 48.130.000 ® . TTTM D­îc mü phÈm : 52.093.000 ® . XÝ nghiÖp D­îc phÈm I : 90.088.000 ® Mét sè nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng 01/2002: + Ngµy 07/01/2002, nhËp 1 l« hµng cña XÝ nghiÖp DPI, tiÒn hµng ch­a thanh to¸n. Gi¸ mua ch­a thuÕ : 25.000.000 ® ThuÕ GTGT (5%) : 1.250.000 ® Tæng gi¸ thanh to¸n: 26.250.000 ® + Ngµy 08/01/2002, nhËp 1 l« hµng cña C«ng ty D­îc phÈm Thiªn Th¶o, ch­a thanh to¸n. Gi¸ mua ch­a thuÕ : 7.600.000 ® ThuÕ GTGT (5%) : 380.000 ® Tæng gi¸ thanh to¸n : 7.980.000 ® + Ngµy 11/01/2002, xuÊt quü tiÒn mÆt tr¶ XÝ nghiÖp D­îc phÈm I tiÒn hµng mua ngµy 07/01/2002; tr¶ C«ng ty D­îc phÈm Thiªn Th¶o tiÒn hµng mua ngµy 08/01/2002. C¬ së ghi chÐp cu¶ b¶ng tæng hîp chi tiÕt TK 331 nh­ sau: - Cét sè d­ ®Çu kú: + Bªn Cã: KÕ to¸n tæng hîp tÊt c¶ c¸c sè tiÒn ®Çu kú cña nh÷ng lÇn mua hµng mµ doanh nghiÖp cßn ph¶i tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ. + Bªn Nî: Nh÷ng lÇn doanh nghiÖp øng tr­íc tiÒn cho c¸c ®¬n vÞ nh­ng ch­a nhËn ®­îc hµng. - Cét sè ph¸t sinh trong kú: + Bªn Cã: KÕ to¸n tËp hîp tæng sè tiÒn hµng mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ trong th¸ng. + Bªn Nî: Ghi tæng sè tiÒn mµ doanh nghiÖp ®· tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ trong th¸ng. - Cét sè d­ cuèi kú: + Bªn Cã: KÕ to¸n tæng hîp sè tiÒn doanh nghiÖp cßn ph¶i tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ. + Bªn Nî: Sè tiÒn doanh nghiÖp øng tr­íc cho c¸c ®¬n vÞ nh­ng ch­a nhËn ®­îc hµng. §ång thêi, còng tõ ®ã chøng tõ gèc, kÕ to¸n lËp b¶ng kª sè 8 ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho hµng ho¸. B¶ng kª sè 8 ®­îc më cho bªn nî cña TK 156. C¬ së ghi b¶ng kª sè 8 lµ phiÕu nhËp kho. Bªn c¹nh ®ã, kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng ph¶i lËp b¶ng kª khai khÊu trõ thuÕ GTGT hµng th¸ng. B¶ng kª nµy ®­îc më cho bªn nî TK 1331. C¬ së ghi b¶ng kª khai khÊu trõ thuÕ GTGT lµ ho¸ ®¬n GTGT cña nhµ cung cÊp. - §Õn cuèi th¸ng, kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng chuyÓn b¶ng kª vµo sæ nhËt ký chøng tõ ®Ó kÕ to¸n tæng hîp lÊy sè liÖu vµo c¸c sæ c¸i. - Trong qu¸ tr×nh thanh to¸n tiÒn hµng, kÕ to¸n më c¸c sæ nhËt ký chøng tõ sè 1 vµ sè 2. + NhËt ký chøng tõ sè 1 ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô mua nÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. C¬ së ghi sæ nµy lµ c¸c phiÕu chi tiÒn mÆt. + NhËt ký chøng tõ sè 2 ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô mua nÕu thanh to¸n b»ng sÐc, uû nhiÖm chi. C¬ së ghi sæ nµy lµ giÊy b¸o nî cña ng©n hµng. Ch­¬ng III Hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi I. §¸nh gi¸ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ Y tÕ Hµ Néi . Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, §¶ng vµ Nhµ n­íc ®· ®Ò ra nhiÒu chñ tr­¬ng, ®­êng lèi, chÝnh s¸ch ph¸t triÓn kinh tÕ hµng ho¸ nhiÒu thµnh phÇn, ®a d¹ng ho¸ c¸c lo¹i h×nh së h÷u, më réng quan hÖ kinh tÕ víi n­íc ngoµi nªn c¸c doanh nghiÖp ®­îc quyÒn tù chñ trong kinh doanh nhiÒu h¬n. Mçi doanh nghiÖp sÏ tù tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong doanh nghiÖp sao cho ®¸p øng tèt nhÊt c¸c ®iÒu kiÖn thùc tÕ ë doanh nghiÖp nh­ng vÉn tu©n thñ nghiªm c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. V× thÕ, doanh nghiÖp ph¶i kh«ng ngõng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ®Ó phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý vµ t×nh h×nh míi. KÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng còng kh«ng ngõng ®­îc ®æi míi vµ thuËn tiÖn nªn ®· ®¸p øng ®­îc tèt yªu cÇu vÒ th«ng tin cña nhµ qu¶n lý. H×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi ¸p dông theo h×nh thøc nöa tËp trung, nöa ph©n t¸n nªn kÕ to¸n võa cã thÓ n¾m ®­îc t×nh h×nh chi tiÕt cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc, võa cã sè liÖu tËp trung ®Çy ®ñ, thèng nhÊt trong mét hÖ thèng sæ s¸ch, gi¶i quyÕt c¸c yªu cÇu cña c¸c cöa hµng trùc thuéc mét c¸ch kÞp thêi, phï hîp víi nguyªn t¾c, ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý vÒ sæ s¸ch. Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, tæ chøc ghi chÐp ban ®Çu cña kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i doanh nghiÖp lµ t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ vµ hîp lý. C¸c chøng tõ sö dông nh­ ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu chi, phiÕu nhËp kho ®Òu theo mÉu cña Bé Tµi chÝnh. C¸c chøng tõ nµy ®¶m b¶o ®Çy ®ñ néi dung ghi sæ, tÝnh ph¸p lý, chøng minh ®­îc c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®· ph¸t sinh. Bé chøng tõ còng ®­îc sö dông ®ång bé, chÆt chÏ, tr¸nh ®­îc rñi ro trong qu¸ tr×nh giao nhËn hµng ho¸. Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ cña doanh nghiÖp ®­îc tæ chøc hîp lý, phï hîp víi h×nh thøc “NhËt ký chøng tõ” ®ang ¸p dông trong doanh nghiÖp. C¸c lo¹i chøng tõ ®­îc lËp theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. Chøng tõ sö dông xong ®Òu ®­îc l­u tr÷ theo quy ®Þnh. Ngoµi ra, c¸c chøng tõ néi bé còng ®­îc lËp t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ, hîp lý, ®¶m b¶o c¶ vÒ néi dung lÉn tÝnh ph¸p lý. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp t¹i doanh nghiÖp bao gåm viÖc x¸c ®Þnh c¸c tµi kho¶n sö dông vµ néi dung ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n ®ã. KÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®· sö dông c¸c tµi kho¶n theo ®óng qui ®Þnh hiÖn hµnh, néi dung ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n ®óng víi h­íng dÉn cña Nhµ n­íc. ViÖc vËn dông c¸c tµi kho¶n vµo h¹ch to¸n tæng hîp t¹i doanh nghiÖp lµ t­¬ng ®èi hîp lý, ®¶m b¶o ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Qu¸ tr×nh tæng hîp sè liÖu ®­îcthùc hiÖn ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, ®¶m b¶o ®é tin cËy. ViÖc tæ chøc vµ x©y dùng hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n t¹i doanh nghiÖp thùc hiÖn theo h×nh thøc “nhËt ký chøng tõ”. C¸c lo¹i chøng tõ, b¶ng kª ®­îc sö dông theo biÓu mÉu sæ s¸ch kÕ to¸n hiÖn hµnh cña Nhµ n­íc vÒ “h×nh thøc nhËt ký chøng tõ”. Trªn mçi sæ kÕ to¸n, tr×nh tù vµ néi dung ghi sæ ®­îc kÕ to¸n thùc hiÖn theo ®óng qui ®Þnh. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n trong doanh nghiÖp ®­îc sö dông nh»m cung cÊp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cho c¬ quan thuÕ, c¬ quan chñ qu¶n vµ c¸c b¸o c¸o chi tiÕt cho Ban gi¸m ®èc. H×nh thøc kÕ to¸n “nhËt ký chøng tõ” cã nhiÒu thuËn lîi nh­ng còng cã mét sè h¹n chÕ. Víi h×nh thøc nµy, kÕ to¸n ph¶i ghi sæ nhiÒu, ph¶i theo dâi nhiÒu nªn ®ßi hái c¸n bé kÕ to¸n ph¶i cã chuyªn m«n v÷ng vµng. NÕu kh«ng sÏ kh«ng thÓ ph¸t hiÖn vµ kh¾c phôc ®­îc nh÷ng thiÕu sãt trong qu¸ tr×nh ghi sæ vµ theo dâi chÆt chÏ c«ng t¸c l­u chuyÓn hµng ho¸. MÆc dï viÖc lËp vµ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ lµ phï hîp víi nh÷ng quy ®Þnh hiÖn hµnh nh­ng thêi gian lu©n chuyÓn chøng tõ tõ bé phËn nµy sang c¸c bé phËn kh¸c lµ chËm nªn ®«i khi kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng kh«ng kÞp thêi cËp nhËt th«ng tin. Nguyªn nh©n chÝnh cña t×nh tr¹ng nµy lµ do sù c¸ch xa vÒ ®Þa lý gi÷a phßng tµi vô, phßng kinh doanh víi kho. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, mçi bé phËn ph¶i tù hoµn thiÖn ®Ó khi chøng tõ ®Õn sÏ thu thËp th«ng tin ngay råi chuyÓn qua bé phËn kÕ tiÕp. Trong ®iÒu kiÖn kü thuËt hiÖn nay, c«ng nghÖ tin häc ph¸t triÓn m¹nh mÏ vµ ®­îc sö dông réng r·i trong nhiÒu lÜnh vùc. Trong khi ®ã, c«ng t¸c kÕ to¸n ®ßi hái mét khèi l­îng tÝnh to¸n lín, ®é chÝnh x¸c cao cho nªn viÖc sö dông tin häc trong c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp lµ mét yªu cÇu cÊp thiÕt. V× thÕ, hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay ®Òu ¸p dông ®iÖn to¸n kÕ to¸n trong ®ã cã C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. MÆc dï c¸c doanh nghiÖp ®Òu ¸p dông hÖ thèng kÕ to¸n thèng nhÊt trong toµn bé nÒn kinh tÕ nh­ng khi ®­a ®iÖn to¸n kÕ to¸n vµo sö dông l¹i kh«ng cã sù thèng nhÊt t­¬ng øng. Mçi doanh nghiÖp tù thuª thiÕt kÕ, x©y dùng phÇn mÒm kÕ to¸n riªng. §iÒu nµy ch¾c ch¾n sÏ g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t vµ kh«ng thÓ so s¸nh gi÷a c¸c doanh nghiÖp víi nhau. Nh­ vËy, yªu cÇu ®Æt ra lµ Bé tµi chÝnh cÇn x©y dùng mét phÇn mÒm kÕ to¸n ¸p dông chung cho tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp. II. Ph­¬ng h­íng, biÖn ph¸p hoµn thiÖn qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ Y tÕ Hµ Néi. 1. Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng: 1.1. Hoµn thiÖn chøng tõ kÕ to¸n: §èi víi nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë mçi doanh nghiÖp ®Òu kh«ng tr¸nh khái tr­êng hîp hµng nhËp kho bÞ thõa, thiÕu, kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt so víi hîp ®ång ®· ký. Do vËy, ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô hµng ho¸ thõa, thiÕu, kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt, ... vµ quy tr¸ch nhiÖm, kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nªn sö dông “Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho”. MÉu: Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho Sè: C¨n cø:.................................... sè.............ngµy.........th¸ng........n¨m........... B¶n kiÓm nhËn gåm: .................................................................................... Phã phßng nghiÖp vô: .................................................................................. KÕ to¸n mua hµng: ....................................................................................... Thñ kho: ....................................................................................................... Ng­êi giao nhËn: .......................................................................................... STT Tªn, nh·n hiÖu, Quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ (S¶n phÈm hµng hãa) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng ChÊt l­îng Ghi chó Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D E F G H Ngµy ..... th¸ng ..... n¨m ..... Phßng nghiÖp vô Ng­êi giao hµng KÕ to¸n Thñ kho (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Biªn b¶n nµy ®­îc sö dông cho tõng lÇn nhËp hµng. C¸ch ghi nh­ sau: - Cét A: Ghi theo sè tù nhiªn. - Cét B: Ghi tªn tõng mÆt hµng t­¬ng øng víi ho¸ ®¬n GTGT bªn b¸n chuyÓn ®Õn. - Cét C: Ghi m· sè t­¬ng øng víi mÆt hµng ë cét B. - Cét D: Ghi theo ho¸ ®¬n GTGT. - Cét E: Ghi theo sè l­îng tiÒn ho¸ ®¬n GTGT. - Cét F: Ghi sè l­îng tõng mÆt hµng thùc nhËn. - Cét G: §¸nh gi¸ chung vÒ t×nh h×nh chÊt l­îng tõng mÆt hµng nh­: h¹n sö dông, mµu s¾c thuèc, ... - Cét H: Ghi cô thÓ sè l­îng tõng mÆt hµng thõa, thiÕu (nÕu cã) hoÆc c¸c yÕu tè kh¸c ch­a cã ë c¸c cét A, B, C, D, E, F, G. Tõ “Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho”, kÕ to¸n sÏ theo dâi chi tiÕt hµng thõa, thiÕu, trªn “B¶ng kª theo dâi TK 3381 (1381)”. B¶ng kª nµy ®­îc më cho tõng th¸ng. MÉu: B¶ng kª theo dâi TK 3381 (1381) Tõ ngµy ..... ®Õn ngµy ..... th¸ng ..... n¨m ..... STT Chøng tõ Néi dung TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè Ngµy Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 Céng: Ngµy ..... th¸ng ..... n¨m ..... Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) §Ó theo dâi hµng thõa, thiÕu vµ xö lý, kÕ to¸n sö dông 2 tµi kho¶n: - TK 1381 “Tµi s¶n thiÕu chê xö lý”. - TK 3381 “Tµi s¶n thõa chê gi¶i quyÕt”. * Tr×nh tù h¹ch to¸n: - Tr­êng hîp ph¸t sinh thiÕu: + Hµng thiÕu ch­a râ nguyªn nh©n: Nî TK 1381 - Gi¸ mua hµng thiÕu ch­a thuÕ. Nî TK 1331 - ThuÕ GTGT hµng thiÕu. Cã TK 111, 112, 331 - Gi¸ thanh to¸n hµng thiÕu. + Khi x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n cña sè hµng thiÕu: . Nî TK 1388 - B¾t båi th­êng. Nî TK 1562 - Hao hôt tù nhiªn. Nî TK 821 - Doanh nghiÖp chÞu. Cã TK 1381 - Sè hµng thiÕu. . Sè thuÕ: Nî TK 111, 112, 331 Cã TK 1331 - Tr­êng hîp ph¸t sinh thõa: + Hµng thõa ch­a râ nguyªn nh©n: Nî TK 1561 - TrÞ gi¸ hµng ho¸ nhËp kho. Cã TK 3381 - TrÞ gi¸ hµng ho¸ thõa. Cã TK 111, 112, 331 - Gi¸ thanh to¸n. + Khi xö lý: . NÕu doanh nghiÖp ®ång ý nhËp c¶ l« hµng: Nî TK 1561 Nî TK 1331 Cã TK 111, 112, 331 . NÕu tõ chèi, tr¶ l¹i vµ ®ang b¶o qu¶n hé: Nî TK 002 1.2. Hoµn thiÖn sæ s¸ch kÕ to¸n: HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n, ph­¬ng ph¸p ghi chÐp trªn sæ s¸ch vµ quy tr×nh h¹ch to¸n ë C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ phï hîp víi t×nh h×nh ph©n cÊp h¹ch to¸n còng nh­ c¸c mèi quan hÖ kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. §èi víi kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng, ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n c«ng nî ë kh©u mua hµng, ngoµi sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331, b¶ng kª sè 8, nhËt ký chøng tõ sè 1, nhËt ký chøng tõ sè 2, doanh nghiÖp nªn më thªm nhËt ký chøng tõ sè 5. C¬ së ghi lµ sæ theo dâi chi tiÕt cho TK 331. Nh­ vËy, kÕ to¸n cã thÓ theo dâi vµ cËp nhËt nhanh chãng c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh c«ng nî ®èi víi ng­êi cung cÊp ®Ó ®èi chiÕu. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n lÊy sè c«ng nî cña tõng sæ chi tiÕt më cho tõng ®èi t­îng ®Ó ghi vµo sæ nhËt ký chøng tõ sè 5. MÉu: NhËt ký chøng tõ sè 5 Th¸ng ..... n¨m ..... Tªn ®¬n vÞ b¸n Sè d­ ®Çu kú Ghi cã TK 331, nî TK kh¸c Ghi nî TK 331, cã TK kh¸c Sè d­ cuèi kú TK 156 TK kh¸c Céng cã TK 331 TK 111 TK kh¸c Céng nî TK 331 Nî Cã Nî Cã Nî Cã Nî Cã Nî Cã Nî Cã 2. HiÖu qu¶ vµ biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng: Do cã sù ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm mét c¸ch hîp lý gi÷a c¸c bé phËn kÕ to¸n trong viÖc sö dông vµ lu©n chuyÓn chøng tõ gióp cho viÖc cung cÊp sè liÖu vµ ®èi chiÕu kiÓm tra mét c¸ch nhanh chãng. Tuú theo khèi l­îng c«ng viÖc vµ tr×nh ®é nghiÖp vô cña mçi c¸n bé mµ tiÕn hµnh ph©n c«ng nªn cã thÓ sö dông ®Çy ®ñ kh¶ n¨ng cña c¸n bé kÕ to¸n vµ ®¶m b¶o cho tiÕn ®é c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nãi riªng vµ viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty nãi chung ®­îc tiÕn hµnh nhÞp nhµng. Cïng víi viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc, ë c«ng ty cã sù thèng nhÊt vÒ l·nh ®¹o tõ trªn xuèng d­íi nªn c«ng t¸c h­íng dÉn vµ kiÓm tra, tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ®­îc th«ng suèt, gióp cho ban gi¸m ®èc c«ng ty cã thÓ n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh h¹ch to¸n ë tõng bé phËn. Thñ tr­ëng c«ng ty cÇn n¾m v÷ng vµ tæ chøc tèt viÖc thi hµnh c¸c chÕ ®é, thÓ lÖ, chÝnh s¸ch, nguyªn t¾c qu¶n lý chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. §ång thêi, quan t©m ®óng møc tíi c«ng t¸c ®µo t¹o c¸n bé, ®Çu t­ vµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô, tinh thÇn tù chñ vµ tr¸ch nhiÖm cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n. Nh×n chung, m« h×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n ë C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ hîp lý víi t×nh h×nh thùc tÕ kinh doanh, phï hîp víi quy ®Þnh, h­íng dÉn cña Bé tµi chÝnh. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ë c«ng ty ®­îc ®¶m b¶o tiÕn hµnh mét c¸ch th«ng suèt, chÝnh x¸c, kÞp thêi. C¸c th«ng tin nµy sÏ gióp cho ban gi¸m ®èc c«ng ty n¾m b¾t ®­îc c¸c thêi c¬ thuËn lîi, x¸c ®Þnh chÝnh x¸c c¸c nguån hµng vµ nhu cÇu tiªu dïng, t¹o ®iÒu kiÖn kinh doanh mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. HiÖn nay, kÕ to¸n ®­îc xem lµ mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu trong mçi doanh nghiÖp. Nã lµ c«ng cô cã hiÖu lùc nhÊt ®Ó nhµ qu¶n lý tiÕn hµnh qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh còng nh­ gi¸m s¸t, kiÓm tra, ra quyÕt ®Þnh. KÕt luËn Toµn bé néi dung ®­îc tr×nh bµy ë trªn lµ nh÷ng lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i cïng víi nh÷ng ph­¬ng h­íng, biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. Trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, mäi doanh nghiÖp ®Òu ph¶i kh«ng ngõng hoµn thiÖn m×nh, trong ®ã hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®ãng vai trß rÊt quan träng v× c«ng t¸c nµy kh«ng nh÷ng lµ kh©u më ®Çu mµ nã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn qu¸ tr×nh vµ kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. Tãm l¹i, víi nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ®­îc trong 4 n¨m, khi ra thùc tÕ ®· gióp em phÇn nµo nhËn biÕt ®­îc vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n - nh÷ng viÖc em sÏ ph¶i trùc tiÕp lµm sau nµy. §©y chÝnh lµ nÒn t¶ng v÷ng ch¾c gióp em n©ng cao ®­îc nhËn thøc vµ thùc hiÖn tèt c«ng t¸c kÕ to¸n sau khi tèt nghiÖp ra tr­êng. §Ó hoµn thµnh b¶n chuyªn ®Ò nµy, em ®· ®­îc sù chØ b¶o, gãp ý, h­íng dÉn tËn t×nh cña c¸c c«, chó, b¸c, anh, chÞ trong C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi vµ thÇy gi¸o h­íng dÉn. Do thêi gian, kiÕn thøc cã h¹n vµ kh«ng cã kinh nghiÖm thùc tiÔn nªn b¶n chuyªn ®Ò nµy ch¾c ch¾n cßn nhiÒu thiÕu sãt. KÝnh mong ®­îc sù gãp ý, chØ b¶o cña c¸c thÇy, c¸c c« trong khoa KÕ to¸n - Tµi chÝnh - Tr­êng §¹i häc Th­¬ng m¹i Hµ Néi. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ! Môc lôc Trang Lêi më ®Çu 1 Ch­¬ng I: Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. 3 I. Kh¸i qu¸t chung vÒ nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng vµ ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. 3 1. §Æc ®iÓm cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. 3 2. Ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ë n­íc ta hiÖn nay. 4 II. §Æc ®iÓm nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. 5 1. §Æc ®iÓm nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. 5 2. Yªu cÇu qu¶n lý vµ nhiÖm vô kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. 9 III. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn qu¸ tr×nh h¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. 10 1. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. 10 2. Néi dung cña viÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. 11 3. ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn. 28 Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty DPTBYT Hµ Néi. 29 I. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. 29 1. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh. 29 2. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. 33 II. Thùc tr¹ng kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. 36 1. H¹ch to¸n ban ®Çu. 36 2. VËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp. 43 3. Sæ s¸ch kÕ to¸n. 48 Ch­¬ng III: Hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. 52 I. §¸nh gi¸ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. 52 II. Ph­¬ng h­íng, biÖn ph¸p hoµn thiÖn qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. 54 1. Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. 54 2. HiÖu qu¶ vµ biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. 58 KÕt luËn 59 Tµi liÖu tham kh¶o 1. HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp (NXB Tµi chÝnh - 1995) 2. Lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n theo thuÕ GTGT (§HKTQD - 1999) 3. KÕ to¸n doanh nghiÖp th­¬ng m¹i vµ DÞch vô (§HTM - 1997) 4. Thanh to¸n quèc tÕ trong ngo¹i th­¬ng (NXBGD - 1998) 5. Kinh tÕ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i (NXBGD - 1999)