Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên liệu - Vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành

à chủ yếu nên việc thu hồi vốn phụ thuộc rất nhiều vào chủ đầu tư, do đó việc lập Báo cáo tài chính lên các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép lập Báo cáo tài chính vào thời điểm đầu năm, đồng thời phải lập Báo cáo về hoạt động sàn xuất kinh doanh năm trước và phương hướng, nhiệm vụ năm nay cho cấp trên duyệt. 5. Tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây Cùng với sự lỗ lực phấn đấu không ngừng để theo kịp và hội nhập với nền kinh tế năng động như hiện nay. Công ty đã thu được nhiều thành quả khá tốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như trong công tác quản lý, dưới đây là một số chỉ tiêu khái quát: Biểu số 1: Một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất và kinh doanh trong những năm gần đây Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1. Tổng tài sản 243,154,680,108 200,009,024,346 - Tài sản ngắn hạn 134,939,057,478 138,465,389,693 - Tài sản dài hạn 108,215,622,630 61,543,634,653 2. Tổng doanh thu 167,898,160,669 191,522,769,041 3. Nộp ngân sách 534,070,572 1,220,477,774 4. Lợi nhuận sau thuế 1,407,524,345 3,138,371,420 5. Tổng lao động ( người ) 184 181 6. Thu nhập bình quân ( tháng ) 3,452,523 3,514,835 Từ bảng số liệu trên, TSNH năm 2006 so với năm 2005 tăng: 138,465,389,693 - 134,939,057,478 = 3,526,332,215 đồng, với số tương đối tăng 2,61%. Sự tăng lên này chủ yếu là do tiền và các khoản tương đương tiền tăng đáng kể so với năm 2005 là 10,688,844,646 đồng, trong khi đó các khoản phải thu giảm 4,099,597,831 đồng. Đây là một tín hiệu tốt đối với công ty nhất là trong công tác thu tiền tránh trường hợp vốn bị lạm dụng và điều này tạo điều kiện tốt hơn cho vấn đề sử dụng vốn của công ty. Về TSDH thì năm 2006 giảm so với năm 2005 là: 61,543,634,653 - 108,215,622,630 = -46,671,987,977 đồng, với số tương đối giảm 43,12%. Nguyên nhân chính của việc giảm giá trị TSDH là do một lượng lớn chi phí xây dựng cơ bản dở dang hoàn thành và bàn giao cho khách hàng, cụ thể là giảm 46,426,790,950 đồng. Tổng doanh thu năm 2006 tăng so với năm 2005 là: 191,522,769,041 - 167,898,160,669 = 23,624,608,372 ( đồng ), với số tương đối tăng 14,07%. Đây là một tín hiệu tốt đối với công ty, có được điều này là do công ty đã chú trọng nhiều hơn tới công tác quản lý thi công công trình và tổ chức sản xuất kinh doanh, mặt khác chất lượng của các công trình ngày càng được nâng cao hơn, do đó đã được khách hàng chấp nhận nhiều hơn. Hàng năm Công ty đã đóng góp rất nhiều vào ngân sách, năm 2006 tăng so với năm 2005 là: 1,220,477,774 - 534,070,572 = 686,407,202 ( đồng ), có được điều này là do hiệu quả kinh doanh của công ty tốt hơn. Lợi nhuận sau thuế năm 2006 so với năm 2005 tăng: 3,138,371,420 - 1,407,524,345 = 1,730,847,075 (đồng), với số tương đối tăng 122,97%. Về số lượng tuy không nhiều, nhưng về quy mô thì đây lại là một tín hiệu tốt, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty những năm qua là rất tốt. Số lượng công nhân của công ty năm 2006 giảm só với năm 2005 là 3 người. Nguyên nhân của sự cắt giảm này là do trước đó bộ máy chưa phù hợp, còn cồng kềnh, nên Công ty tinh giảm để giảm những chi phí không cần thiết và đồng thời tận dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có. Điều này giúp cho mức lương bình quân tăng lên: 62312 đồng. Đây cũng là một lỗ lực rất tốt của Công ty. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TRƯỜNG THÀNH 1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty 1.1. Đặc điểm Mặc dù hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và một số lĩnh vực khác nhưng sản phẩm cuối cùng lại rất đa dạng và điều này phụ thuộc vào quy mô thiết kế từng công trình – hạng mục công trình. Theo đánh giá thì giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 60 – 80% giá trị công trình của Công ty. Do đó, nguồn NVL của Công ty chủ yếu do Công ty tự khai thác hoặc mua ngoài ( trong nước và nhập khẩu ), cũng có thể là do khách hàng giao cho theo thỏa thuận trước đã ký trong hợp đồng. Nguồn NVL mua ngoài, gồm: NVL sử dụng trong nước: xi măng, sắt thép, cát đá xây dựng, sơn, gỗ ván, gạch xây dựng, bê tông, vật tư điện nước, trang trí nội thất … NVL nhập khẩu: Vật liệu xây dựng như: gạch ceramic, cáp điện tấm lợp, thiết bị vệ sinh, tấm trần kim loại, thang máy ….; Hàng trang trí nội – ngoại thất, như: tấm trần, thảm, tấm ốp trang trí, tấm masonate, ván ép, vách ngăn nhà vệ sinh … Tuy nhiên, trong thời gian gần đây Công ty đã tận dụng những NVL sẵn có trong nước nhằm hạ bớt giá thành công trình mà vẫn không làm giảm chất lượng theo cam kết. Đây cũng là một lỗ lực rất lớn của Công ty nhằm hạn chế việc phụ thuộc vào NVL nhập khẩu. Mặt khác, nắm bắt được nhu cầu của khách hàng về chất lượng công trình không chỉ bền chắc mà còn phải mang tính thẩm mỹ cao: tiện nghi và đẹp. Để đáp ứng được những nhu cầu đó, Công ty đã không ngừng tìm kiếm những NVL đầu vào mới nhằm đáp ứng kịp thời cho công việc, cũng như tạo ra những lợi thế nhất định cho công việc. Ngoài ra, chi phí xây dựng chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự biến động giá cả vật liệu xây dựng, như: sắt – thép, xi măng, cát, gạch … khi có sự gia tăng giá đột biến của vật liệu xây dựng thì ảnh hưởng rất lớn tới NVL đầu vào, do đó tác động lớn tới các hợp đồng thi công dài hạn đã ký và có thể ảnh hưởng tới quá trình thì công công trình có khi bị đình trệ do vốn không đủ đáp ứng kịp thời. Nên công tác quản lý và hạch toán NVL rất quan trọng đối với Công ty nhằm theo dõi kịp thời số lượng tồn kho và chi phí NVL đầu vào cho các công trình cũng như đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời nhằm tận dụng được NVL khi giá chưa bị đẩy lên quá cao cũng như đáp ứng kịp thời cho công tác thi công, đảm bảo tiến độ công trình. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu NVL mà Công ty sử dụng rất đa dạng và phong phú về chủng loại và quy cách, mỗi loại lại có những vai trò khác nhau khi thi công công trình – hạng mục công trình. Vì vậy, để quản lý hiệu quả các NVL này thì Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành tiến hành phân loại NVL theo công dụng của chúng, cụ thể như sau: Nguyên vật liệu chính: Là những NVL sau khi được chế biến sẽ cấu thành nên thực thể của mỗi sản phẩm xây lắp ( công trình – hạng mục công trình ). NVL chính chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị mỗi công trình, như: Sắt – thép, xi măng, gạch, đá, cát … Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý, như: Sơn, dầu, vecsni … Nhiên liệu: Là những thư vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh, như: xăng dầu, khí đốt … Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, như: vòng bi, vòng điện … Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu được trong quá trình thi công hay từ việc thanh lý TSCĐ. 2. Tính giá nguyên vật liệu Với đặc thù của ngành xây dựng là NVL thường được nhập về theo nhu cầu tại công trình đang xây dựng và cũng được sử dụng ngay chứ không lưu kho lâu ngày. Do đó, Công ty áp dụng phương pháp tính giá cho NVL nhập kho và NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.1. Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Tất cả các NVL đầu vào của Công ty do tự khai thác hoặc mua ngoài ( trong nước và nhập khẩu) được tính theo giá thực tế (giá gốc). Cụ thể giá thực tế NVL nhập kho được xác định như sau: Trường hợp 1: Mua trong nước Giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm giá trị mua NVL không bao gồm VAT đầu vào [ là giá ghi trên hóa đơn của người bán sau khi đã trừ đi các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng với các khoản chi phí gia công, hoàn thiện ] và các khoản chi phí thu mua liên quan ( như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi … ). Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn (không có VAT) + Chi phí thu mua liên quan Ví dụ: Theo tài liệu của Công ty ngày 05/07/2007 nhập kho 20 tấn xi măng Hoàng Thạch (loại Xi măng PCB.40) theo Hóa đơn số 7349 ngày 04/07/2007 của C.ty Hà Giang vật liệu xây dựng với giá ghi trên Hóa đơn là 890,909 đồng/tấn ( giá chưa bao gồm VAT). Chi phí vận chuyển 1,800,000 đồng Khi đó: Giá thực tế Xi măng nhập kho = 20 x 890,909 + 1,800,000 = 19,618,180 đồng Như vậy, đơn giá nhập kho thực tế của Xi măng Hoàng Thạch (PCB.40) là 980,909 đồng/tấn. Trường hợp 2: Nhập khẩu nguyên vật liệu Trong trường hợp này, giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau: Giá thực tế NVL nhập kho gồm giá hóa đơn ( không gồm VAT), thuế nhập khẩu, chi phí khoán và chi phí liên quan. Trong đó, giá hóa đơn là giá CIF của lô hàng nhập khẩu; chi phí khoán là phần trả cho Trung tâm thương mại để thanh toán các chi phí mua hàng nhập khẩu ( như: Chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ …), chi phí khoán trả theo thỏa thuận từng lô hàng. Theo đó, giá được tính theo công thức sau: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá hóa đơn ( không có VAT) + Thuế nhập khẩu + Chi phí khoán + Chi phí liên quan Chi phí liên quan ở đây bao gồm: chi phí kho bãi, vận chuyển, bốc dỡ … Trong đó chi phí khoán và chi phí liên quan sẽ được phân bổ theo giá trị NVL nhập khẩu, nếu lô hàng đó chỉ phục vụ cho một công trình thì công ty phân bổ luôn giá thành sản phẩm ( tức Chi phí NVL trực tiếp – TK 621) trong thời gian đó. Còn nếu nhập khẩu cho nhiều công trình hạng mục thì toàn bộ chi phí đó sẽ được phần bổ theo tiêu thức trên ( tức không tính vào luôn giá trị sản phẩm mà tính vào giá trị thực tế nhập kho của NVL). Trên thực tế, thì Công ty chưa hề nhập khẩu bất kỳ NVL nào, có chăng chỉ mua lại của các Công ty thương mại khác. 2.2. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Do nguyên vật liệu sử dụng cho thi công công trình – hạng mục nào thì do các đội thi công công trình đó mua và chuyển thẳng tới tận chân công trình đó, cho nên NVL xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Tức là, khi xuất NVL thuộc lô hàng nào thì sẽ căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó. 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty 3.1. Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Đối với kế toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh đúng giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại NVL một cách chặt chẽ, trung thực về tình hình nhập – xuất – tồn. Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành đã sử dụng các loại chứng từ sau: Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT ) Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 03 – VT ) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 04 – VT ) Biên bản kiểm kê vật tư ( mẫu 05 – VT ) Thẻ kho ( mẫu S12 – DN ) Bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT) 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết NVL thực chất là việc ghi chép của thủ kho tại kho và của kế toán tại phòng kế toán. Với mục đích chính là theo dõi, ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn kho của từng loại NVL nhằm cung cấp những thông tin chi tiết, kịp thời, chính xác số lượng, giá trị vật liệu để quản trị từng danh điểm vật tư. Vì hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên nhu cầu NVL của Công ty là phụ thuộc vào từng công trình và giai đoạn thi công công trình, do đó công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại NVL, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng loại NVL theo từng kho, bãi. Để tiến hành hạch toán chi tiết NVL, Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng những ưu điểm của nó, đó là: đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn của từng loại NVL một cách kịp thời và chính xác. Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL tại Công ty theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Kế toán tổng hợp Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Nội dung hạch toán chi tiết: Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại NVL tại từng kho, bãi về mặt số lượng. Hàng ngày khi nhận được Chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của Chứng từ rồi xác định số thực nhập, thực xuất rồi căn cứ vào đó để ghi vào Thẻ kho. Sau khi ghi chép đầy đủ vào Thẻ kho thì Thủ kho gửi Chứng từ nhập, xuất kho cho Kế toán vật tư. Thẻ kho được lập chi tiết cho từng loại NVL. Cuối tháng Thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và tồn cuối kỳ của từng loại NVL trên Thẻ kho và đối chiếu số liệu với Kế toán chi tiết NVL. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ kế toán chi tiết NVL ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn của từng loại NVL cả về hiện vật và giá trị. Định kỳ sau khi nhận được các Chứng từ nhập, xuất kho NVL do Thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại Chứng từ, đồng thời vào sổ kế toán chi tiết NVL tương ứng. Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại NVL, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL với Thẻ kho tương ứng. Sau đó, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL. Dưới đây là một số biểu mẫu Chứng được sử dụng tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành: Biểu số 2: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 4 tháng 7 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL Ký hiệu: AK/2007B No: 007349 Đơn vị bán hàng: C.ty Hà Giang vật liệu xây dựng Địa chỉ: Nguyễn Thái Học, tổ 7, P.Trần Phú Số tài khoản: Điện thoại: 019866245 MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Nam Tên đơn vị: C.ty cổ phần xây dựng và tư vấn đầu tư Trường Thành Địa chỉ: 42B, Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Séc MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2  1  Xi măng PCB.40  tấn  20  890909  17818180 Cộng tiền hàng:  17818180 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:  1781818 Tổng cộng tiền thanh toán:  19599998 Số tiền viết bằng chữ: mười chín triệu năm trăm chín mươi chín ngàn chín trăm chín mươi tám đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 0 1 0 0 2 5 8 6 4 1 0 1 0 1 4 1 7 8 4 0 Biểu số 3: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Ngày 5 tháng 7 năm 2007 Số: 53 Căn cứ …… số……..ngày …… tháng ….. năm …. của ……………… Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/bà: Lê Thị Yến Trưởng ban + Ông/bà: Nguyễn Thị Ngọc Huyền Uỷ viên + Ông/bà: Hoàng Trần Hiệp Uỷ viên STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất  1  Xi măng PCB.40  tấn 20 20 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Xi măng đúng chủng loại, số lượng, đảm bảo đúng chất lượng theo quy định Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã kýBiểu số 4: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) BẢNG KÊ MUA HÀNG Ngày 15 tháng 7 năm 2007 Quyển số: 7 Số: 5 Họ và tên người mua: Nguyễn Như Thành Nợ: 1521 Bộ phận (phòng, ban): Đội công trình số 2 Có: 1111 STT Tên, qui cách, phẩm chất hàng hoá (vật tư, công cụ…) Địa chỉ mua hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1  Sắt Φ8 Cửa hàng vt tổng hợp Trần Phú - số 32 Trần Phú, thị xã Hà Giang – HG  Kg 300 8,810 2,643,000  2 Sắt Φ12 Như trên Cây 25 92,381 2,309,525 Cộng  4,952,525 Tổng số tiền (viết bằng chữ):bốn triệu chín trăm năm mươi hai ngàn năm trăm hai mươi năm * Ghi chú: Người mua Kế toán trưởng Người duyệt mua (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Trong một số trường hợp, do một số NVL trong quá trình thi công bị thiếu không nhiều, do đó Công ty đã chủ động mua ngoài chủ yếu là các cửa hàng vật tư gần nơi thi công công trình. Nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầu công việc. Thủ tục kế toán chi tiết nguyên vật liệu Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Do đặc thù công việc nên tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành việc nhập kho diễn ra ngay tại chân công trình. NVL sử dụng cho thi công công trình - hạng mục là do các đội thi công mua là chính, một số NVL do Công ty đặt mua trước và NVL được chuyển tới tận chân công trình không qua kho của Công ty ( có thể nói kho bãi của Công ty chính là ngay tại chân công trình ). Trước khi nhập kho ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng … của NVL, trên cơ sở đó tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm. Trong trường hợp số NVL đạt yêu cầu đã quy định, thì Bộ phận quản lý vật tư của công trình sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho. Nếu xảy ra trường hợp NVL không đạt yêu cầu theo quy định thì sẽ tiến hành xử lý như sau: Đề nghị người giao hàng mang hàng trở về để đổi lấy vật tư khác theo đúng thoả thuận. Hoặc Ban kiểm nghiệm ghi rõ trên Biên bản kiểm nghiệm số lượng vật tư thoả mãn quy định và số lượng không đảm bảo theo đúng quy định. Số NVL không đạt quy cách này Thủ kho sẽ không nhập kho mà kiến nghị lên lãnh đạo và chờ ý kiển chỉ đạo của cấp trên. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên, có đầy đủ chữ ký của Thủ kho, người mua hàng, kế toán trưởng hay Thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Lưu tại cuống Liên 2: Giao cho Thủ kho giữ để ghi Thẻ kho Liên 3: Giao cho người giao hàng giữ Định kỳ từ 5 đến 6 ngày Thủ kho giao lại Phiếu nhập kho cho phòng Kế toán nguyên vật liệu để vào Sổ kế toán chi tiết. Có thể mô hình hoá thủ tục nhập kho như sau: Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển Chứng từ nhập kho NVL Nghiệp vụ nhập Người giao hàng Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Lập biên bản KNVT Bộ phận quản lý vật tư Lập phiếu nhập kho  Thủ kho Nhập NVL Kế toán Ghi sổ kế toán Lưu trữ và bảo quản chứng từ Biểu số 5: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5 tháng 7 năm 2007 Nợ: 152 Số:…253…….. Có: 331 Họ và tên người giao: Phan Ngọc Dũng Theo: hoá đơn .. số: 007349… Ngày 4 tháng 7 năm 2007 Nhập tại kho: Công trình Tân Việt STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4  1  Xi măng PCB.40  XM40 tấn 20 20 890,909  17,818,180 Cộng  17,818,180 Tổng số tiền (viết bằng chữ): mười bảy triệu tám trăm mười tám nghìn một trăm tám mươi đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 1 hoá đơn GTGT Ngày 4 tháng 7 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Biểu số 6: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) THẺ KHO Ngày lập thẻ:1/7/2007 Tờ số:7 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB.40 Đơn vị tính: tấn Mã số: XM40 STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G  Tồn đầu tháng 10  3  253  Mua vt của C.ty Hà Giang vật liệu xây dựng  5/7  20  22 Cộng cuối kỳ Sổ này có … trang, đánh số trang từ 01 đến trang …. Ngày mở sổ: Ngày …. tháng … năm 2007 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đã ký Đã ký Đã ký Biểu số 7: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Năm: 2007 Tài khoản: 1521 . Tên kho: kho công trình Tân Việt Tên vật tư: Xi măng PCB.40 Đơn vị tính: tấn Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3=1 x 2 4 5=1 x 4 6 7= 1 x 6 8 Số dư đầu tháng  889507  10 8895070  253  Nhập  331  890909 20  17818180 Cộng tháng  890909  7 6236363 Sổ này có …. Trang, đánh số từ trang 01 đến trang ….. Ngày mở sổ: Ngày …. tháng …. năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Vì nguyên vật liệu được mua theo kế hoạch của từng công trình, nên nguyên vật liệu mua cho công trình nào thì xuất ngay cho công trình đó. Phiếu xuất kho được lập theo từng lần xuất theo nhu cầu của từng tổ đội (bộ phận sử dụng) và được ghi theo giá thực tế. Phiếu xuất kho do phòng Kế toán lập và được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi Thẻ kho Liên 3: Giao cho người nhận NVL giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Kế toán vật tư căn cứ vào Phiếu xuất kho NVL nhận được để ghi vào Sổ chi tiết. Biểu số 8: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 7 năm 2007 Nợ: 621 Số:…376…….. Có: 1521 Họ và tên người nhận hàng: Phạm Văn Nam Địa chỉ (bộ phận):…. Lý do xuất kho: Xuất để làm móng công trình Xuất tại kho: Kho công trình Tân Việt STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4  1  Xi măng PCB.40 tấn 2 2 889507 1779014  2  Xi măng PCB.40 tấn  4  4  890909  3563636  3  Sắt Φ8  Kg  416  416  8857  3684512  4  Sắt Φ12 Kg 73 73 92381 6743813 Cộng 15777726 Tổng số tiền (viết bằng chữ): mười năm triệu bảy trăm bảy mươi bảy nghìn bảy trăm hai mươi sáu đồng Ngày 13 tháng 7 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 9: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) THẺ KHO Ngày lập thẻ:1/7/2007 Tờ số:7 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB.40 Đơn vị tính: tấn Mã số: STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G  Tồn đầu tháng 10  3  253  Mua vt của c.ty CP thương mại xi măng  5/7  20  22  376  13/7  6  16 Cộng cuối kỳ Sổ này có … trang, đánh số trang từ 01 đến trang …. Ngày mở sổ: Ngày …. tháng … năm …. Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đã ký Đã ký Đã ký Biểu số 10: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Năm: 2007 Tài khoản: 1521 . Tên kho: 15 Tên vật tư: Xi măng PCB.40 Đơn vị tính: tấn Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3=1 x 2 4 5=1 x 4 6 7= 1 x 6 8 Số dư đầu tháng  889507  10 8895070  253  Nhập  331  890909 20  17818180  376  Xuất  621   889507   2 1779014  890909  4  3563636 Cộng tháng  890909  7 6236363 Sổ này có …. Trang, đánh số từ trang 01 đến trang ….. Ngày mở sổ: Ngày …. tháng …. năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 11: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tài khoản: 1521 Tháng 7 năm 2007 STT Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT A B 1 2 3 4 5 6 7 8  1  Xi măng PCB.40 10 8895070  50  44545450 53  47204157  7 6236363  2  Sắt Φ 8  5432  48111224 3150  28227150  4113 36428841   4469 39909533   3  Sắt Φ 12  3521  325273501 1870   175540640 2142  197880102 3249  302934039  4  Thép cuộn Φ10  5753  50166160  4315  40310730 4673  40748560 5395  49728330 Cộng Ngày 31 tháng 7 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán chi tiết nguyên NVL theo dõi tình hình sử dụng nhập - xuất - tồn về mặt số lượng cũng như giá trị của NVL trên các Sổ chi tiết TK 152. Sổ này được mở chi tiết cho từng đối tượng cấp 2. Đồng thời được mở chi tiết theo từng công trình thi công. 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 4.1. Tài khoản sử dụng Khác với những lĩnh vực khác, trong lĩnh vực xây dựng đòi hỏi các thông tin về hàng tồn kho phải chính xác, kịp thời và cập nhật. Do đó Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) trong công tác hạch toán tổng hợp NVL. Phương pháp này giúp cho kế toán có thể xác định được lượng Nhập – xuất - tồn kho của từng loại NVL tại bất kỳ thời điểm nào. Từ đó cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các bộ phận có liên quan. Để hạch toán NVL theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản (TK) sau: TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): TK này phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động (tăng/giảm) của NVL theo giá thực tế. NVL của Công ty chủ yếu là NVL chính, các NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và vật liệu khác chiếm tỷ trọng ít về mặt giá trị. Tuy nhiên, để tiện cho việc theo dõi sự biến động của NVL Công ty sử dụng các TK con sau: TK 1521: NVL chính (như: sắt, thép, xi măng, gạch …) TK 1522: NVL phụ (như: sơn, véc ni, dầu …) TK 1523: Nhiên liệu (như: xăng, dầu …) TK 1524: Phụ tùng thay thế (như: xăm, lốp, vòng bi, vòng đệm …) TK 1528: Vật liệu khác (như: phế liệu thu hồi) Các nghiệp vụ nhập vật tư, kế toán sử dụng các TK sau: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ TK 311, 331: Vay ngắn hạn và phải trả nhà cung cấp ( phản ánh phương thức thanh toán với nhà cung cấp) Các nghiệp vụ xuất nguyên liệu - vật liệu, kế toán sử dụng các TK sau: TK 621: Chi phí NVL trực tiếp TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ, sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 4.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành 4.2.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Các Chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Kế toán tổ đội tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, tổng hợp và phân loại các chứng từ theo từng hạng mục công trình. Định kỳ, kế toán gửi chứng từ gốc đó lên phòng Tài chính – Kế toán của Công ty. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được đó, kế toán tại công ty tiến hành ghi vào Sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các TK kế toán phù hợp. Dưới đây là một vài nghiệp vụ được phản ánh trong Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản. Biểu số 12: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2007 Đơn vị tính: Đồng Ngàytháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng TKĐƯ Số phát sinh SH N/T Nợ Có A B C Diễn giải E G H 1 2  Số trang trước chuyển sang  ….. ….. ….. …………………… …. …. …. ………. ……….  ….. ….. ….. …………………… …. …. …. ………. ……….  9/7  253  5/7  Mua Xi măng PCB.40  1521  17818180  1331  1781818  331  19599998  9/7 254 6/7 Mua gạch ống loại:80x80x180  621 3450000   1331  345000  331 3795000   …. ….. ….. …………………. …. …. …… ………. ……… 16/7 376 13/7 Xuất xi măng PCB.40 621 5342650  1521  5342650 16/7 376 13/7  Xuất sắt Φ8 621   3684512  1521   3684512 16/7 376 13/7  Xuất sắt Φ12 621 6743813  1521  6743813  …. ….. ….. …………………. …. …. …… ………. ………  Cộng chuyển sang trang sau Sổ này có …. trang, đánh số trang từ trang số 01 đến trang …. Ngày mở sổ: Ngày … tháng …. năm …. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 4.2.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu Cũng giống như kế toán tổng hợp tăng NVL, thì các Chứng từ nào liên quan đến nghiệp vụ xuất kho NVL ( Phiếu xuất kho … ) được kế toán các tổ đội kiểm tra. Định kỳ 5 đến 6 ngày lại gửi các Chứng từ đó lên phòng kế toán của Công ty. Căn cứ vào các chứng từ gốc đó, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, từ đó căn cứ vào số liệu trên Sổ nhật ký chung để vào Sổ cái các TK tương ứng. Cụ thể là, Sổ cái TK 152 được chi tiết ra thành nhiều TK con, để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Biểu số 13: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ CÁI Năm: 2007 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu chính Số hiệu: 1521 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TKĐƯ Số tiền SH NT Trang số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu tháng  153895000 Số phát sinh trong tháng …. …. …… …………………… ….. ….. …… …………. ………..  9/7  253  5/7  Mua Xi măng PCB.40  331  17818180 …. …. …… …………………… ….. ….. …… …………. ……….. 16/7 376 13/7 Xuất xi măng PCB.40  621  5342650 16/7 376 13/7  Xuất sắt Φ8  621  3684512 16/7 376 13/7  Xuất sắt Φ12  621   6743813 …. …. …… …………………… ….. ….. …… …………. ……….. …. …. …… …………………… ….. ….. …… …………. ……….. Cộng số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Ngày …. tháng …. năm …. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 14: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ CÁI Năm: 2007 Tên tài khoản: Phải trả nhà cung cấp Số hiệu: 331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TKĐƯ Số tiền SH NT Trang số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu tháng 320570000  Số phát sinh trong tháng …. …. …… …………………… ….. ….. …… …………. ………..  9/7  253  5/7  Mua Xi măng PCB.40  1521   17818180 VAT được khấu trừ 1331 1781818 …. …. …… …………………… ….. ….. …… …………. ……….. 12/7 PC754 12/7 Thanh toán cho Nhà cung cấp  1121  50000000 16/7 255 13/7  Mua cát vàng loại to  621  8780000 VAT được khấu trừ 1331 878000 …. …. …… …………………… ….. ….. …… …………. ……….. …. …. …… …………………… ….. ….. …… …………. ……….. Cộng số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Ngày …. tháng …. năm …. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) PHẦN III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TRƯỜNG THÀNH 1. Nhận xét và đánh giá về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Trong nền kinh tế thị trường mở và hội nhập như hiện nay, thì vấn đề tồn tại và tiếp tục phát triển hoặc là bị phá sản, điều này phụ thuộc rất nhiều vào sản phẩm mà công ty cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Yếu tố để được khách hàng chấp nhận là sản phẩm phải đảm bảo chất lượng và giá thành là một vấn đề rất quan trọng, mà điều gì quyết định đến giá sản phẩm. Đó chính là các yếu tố đầu vào ( hay chính là nguyên vật liệu), chúng chiếm đến 60 – 80% giá trị của sản phẩm. Do đó, công tác quản lý và sử dụng NVL là một vấn đề hết sức quan trọng. Để theo dõi được tình hình biến động NVL đầu vào của Công ty thì cần phải có một hệ thống kế toán mạnh nói chung và công tác kế toán vật tư là rất quan trọng. Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành đã nhận thức rất rõ vấn đề đó lên đã chủ động tìm tòi và thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả công tác kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung. Nhưng dù áp dụng theo hình thức kế toán nào thì nó cũng có những măt mạnh và yếu riêng. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, em nhận thấy phương pháp kế toán mà Công ty vận dụng có rất nhiều những ưu điểm phù hợp với tình hình hiện tại của công ty nhưng cũng có nhiều thiếu sót do phương pháp đó mang lại. 1.1. Ưu điểm Nhìn chung, với quy mô hiện nay thì việc áp dụng Hệ thống sổ kế toán theo hinh thức Nhật kýchung (không có Sổ nhật ký đặc biệt) còn nhiều phù hợp, do đã tận dụng được những ưu điểm vốn có của nó. Nên đã đảm bảo kịp thời thông tin một cách chính xác, giúp cho ban giám đốc đưa ra những quyết định kinh tế kịp thời. Để đáp ứng kịp thời cho công tác quản lý và theo kịp sự phát triển của nền kinh tế thì công ty đã từng bước thay đổi phương thức tiến hành sao cho ngày càng phù hợp hơn khi mà quy mô của công ty ngày càng mở rộng. Về phân loại nguyên vật liệu: Hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên yếu tố đầu vào của công ty là rất đa dạng và nhiều chủng loại, tính chất và công dụng khác nhau. Việc phân loại này đã giúp cho việc nhận biết và quản lý trở nên dễ dàng hơn. Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Với việc phân loại một cách khoa học như thế đã giúp cho Công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình tồn kho và biến động tại bất kỳ thời điểm nào. Do đó, giúp Công ty kịp thời đưa ra các giải pháp dự trữ NVL khi có sự biến động của thị trường NVL về giá cả, cũng như đáp ứng kịp thời NVL cho từng hạng mục thi công đã định trước. Công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống các kho bãi tại ngay chân công trình nhằm chứa đựng bảo quản và cung cấp vật tư cần thiết cho quá trình thi công. Do vậy, các loại NVL đã được bảo quản tốt và giảm được đáng kể chi phí phát sinh. Việc áp dụng phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết NVL và xuất kho theo giá thực tế đích danh để tiện cho việc theo dõi ghi chép. Điều này làm cho công việc trở nên đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu nhưng việc ghi chép bị trùng lặp và lượng ghi chép tương đối lớn. Về hệ thống Chứng từ, sổ sách kế toán: Việc sử dụng Chứng từ cũng như vấn đề luân chuyển Chứng từ đã được tuân thủ theo một trình tự hợp lý, cơ sở lập chặt chẽ và đảm bảo các yếu tố về mặt pháp lý. Ngoài hệ thống Chứng từ, sổ sách bắt buộc theo quy định của Nhà nước thì Công ty cũng mở thêm một số loại sổ, bảng biểu theo yêu cầu cụ thể của công việc. Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ được thực hiện tốt, thuận tiện cho công tác đối chiếu kiểm tra. 1.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm vốn có và việc vận dụng một cách phù hợp thì công tác kế toán NVL tại công ty vẫn còn có những tồn tại cần khắc phục. Kho nguyên vật liệu phục vụ cho công trình thường để ngay tại chân công trình, do đó việc mất mát và hao hụt rất kho xác định. Mặc dù, khi vật liệu mua về có ban kiểm nghiệm vật liệu nhưng trong nhiều trường hợp thì việc này đã không đảm bảo theo quy định đã đề ra. Nên đôi lúc vật liệu nhận về có thể chưa đảm bảo chất lượng – quy cách đã quy định. Nguyên vật liệu của công ty thì rất đa dạng về chủng loại, quy cách nên khó có thể nhớ hết. Nhưng Công ty lại không sử dụng Sổ danh điểm vật tư, chưa tạo lập một hệ thống danh điểm vật tư phục vụ cho công tác quản lý, theo dõi vật tư một cách chặt chẽ nhất. Ngoài ra, giá cả các NVL thì biến động thường xuyên, do đó ảnh hưởng rất lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cũng như việc theo dõi tình hình biến động giá để giúp công ty kịp thời đưa ra những quyết định kịp thời, tránh trường hợp NVL phải mua với giá cao chỉ trong một thời gian ngắn. Hệ thống kế toán được làm việc trên Excel nên chưa đảm bảo tính chính xác cao. Do dễ bị sai số liệu khi chuyển, nói cách khác tính chuyên môn hoá chưa cao. Trong khi đó, hoá đơn và chứng từ thì định kỳ mới chuyển đến phòng Tài Chính – Kế toán nên công việc rất tất bật và do đó rất dễ bị nhầm hay bỏ sót nghiệp vụ. Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Với sự đa dạng của NVL đầu vào về mẫu mã, quy cách, đặc biệt là hiện tượng lạm phát luôn luôn thường trực và biến động bất thường. Do đó, giá trị NVL đầu vào ( đặc biệt là NVL chính, như: sắt , thép, xi măng, gạch … ) tăng cao như thế sẽ ảnh hưởng rất lớn tới giá cả chả sản phẩm đầu ra ( các công trình). Điều này không tốt một chút nào cho Công ty. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành Với sự đa dạng về NVL đầu vào như hiện nay thì công ty nên có một Hệ thống Sổ danh điểm vật tư. Việc này sẽ giúp cho việc theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ và nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Để lập được Sổ danh điểm vật tư phù hợp, thì điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã hiệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ bổ sung những mã NVL mới. Việc luân chuyển Chứng từ có thể linh động hơn một chút. Có thể nên đưa thêm quy định là khi nào có những Chứng từ có giá trị lớn thì nên tập hợp và sớm gửi lên phòng kế toán thay vì chờ đến định kỳ rồi mới gửi như thế sẽ gây nên sự chẫm chễ và điều này có thể gây ảnh hưởng đến công tác quản lý NVL. Như vậy sẽ giảm tải công việc cho Phòng Tài chính – kế toán, vì vậy sẽ giảm thiểu rất nhiều việc nhầm lẫn giữa các nghiệp vụ kinh tế với nhau. Hiện nay, các sản phẩm vật liệu xây dựng không đảm bảo chất lượng đang tràn lan trên thị trường Việt Nam, mà đặc biệt có xuất xứ từ Trung Quốc. Vì vậy, Công ty nên quản lý chặt chẽ hơn nữa trong việc giao nhận và kiểm nghiệm vật tư kỹ càng trước khi nhập kho. Điều này là rất cần thiết cho chất lượng công trình. Đối với cách tính giá trị NVL nhập khẩu của Công ty, trong trường hợp nhập lô hàng về phục vụ cho một công trình: Công ty nên phân bổ chi phí khoán và chi phí liên quan vào luôn giá trị hàng nhập khẩu chứ không lên tách rời và kết chuyển luôn vào giá trị công trình, dẫu biết sau này sẽ vẫn được tính vào giá trị công trình khi xuất kho NVL. Với việc phân bổ giá trị trực tiếp cho NVL nhập kho như thế thì sẽ tiện cho việc quản lý hơn. Ví dụ như: Khi có một công trình khác của Công ty đang cần NVL nhập khẩu về của một công trình khác mà Công ty không thể nhập hàng về kịp và đành lấy của công trình khác. Khi đó giá trị NVL xuất cho công trình kia mới đúng là giá trị của nó theo quy định. Hoặc khi công ty vì một lý do nào đó mà số nguyên vật liệu mua về dùng không hết mà Công ty khác có nhu cầu mua lại số NVL đó. Thì khi đó giá bán phải bao gồm cả những chi phí khác ( chi phí khoán và chi phí liên quan). Đồng thời với cách tính này thì mới phản ánh đúng giá trị thực của công trình nếu xảy ra các trường hợp trên. Với đặc điểm là một Công ty sản xuất sản phẩm xây lắp thì Chi phí NVL chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng giá trị sản phẩm xây lắp. Do đó, việc quản lý NVL là hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề theo dõi tình hình sử dụng NVL (nhập - xuất - tồn), để từ đó giúp Công ty có thể theo dõi và đảm bảo kịp thời NVL tránh bị gián đoạn trong thi công. Việc sử dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL tuy đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép gây ra nhiều trùng lặp. Vì những lý do đó, em đề xuất nên hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển, nhằm hạn chế những nhược điểm vốn có của phương pháp Thẻ song song. Khi áp dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển sẽ giúp cho kế toán tiết kiệm được công tác lập sổ kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán toán, đồng thời sẽ tránh được tình trạng ghi chép trùng lặp. Mặc dù vậy nó vẫn có những hạn chế của nó là công việc thường dồn vào cuối tháng, do đó sẽ ảnh hưởng tới việc kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót và làm ảnh hưởng đến các khâu kế toán khác. Nhưng nếu công tác kế toán được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng thì nó sẽ khắc phục được tình trạng này. Với đặc thù là một Công ty chuyên về mảng xây lắp thì việc áp dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển là phù hợp. Dưới đây là sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển: Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Bảng kê xuất NVL Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Về nội dung hạch toán chi tiết: Tại kho: Cũng giống như phương pháp Thẻ song song thì Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng NVL nhập - xuất - tồn. Tại phòng kế toán: Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL (bản chất chính là Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn) theo từng kho. Theo quy định thì cuối tháng trên cơ sở phân loại Chứng từ nhập, xuất NVL theo từng loại và từng kho, kế toán tiến hành lập Bảng kê nhập nguyên vật liệu và Bảng kê xuất nguyên vật liệu. Rồi tiến hành ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Tuy nhiên nếu để việc ghi chép này dồn hết vào cuối tháng thì sẽ rất kho cho việc kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện những sai sót, đồng thời làm ảnh hưởng tới tính liên tục của chức năng kiểm tra thường xuyên. Do đó, em đề xuất là định kỳ cứ 10 ngày (đối với những công trình ở xa hoặc khó khăn trong việc đi lại … có thể dãn ra tới 15 ngày), kế toán tổ đội tiến hành nộp các Chứng từ về cho bộ phận kế toán, như vậy việc này sẽ giúp cho kế toán tránh dồn công việc vào cuối kỳ. Vì ghi chép định kỳ như thế nên cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp số lượng nhập và xuất trên mỗi bảng kê, rồi sau đó căn cứ vào đó để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tiến hành đối chiếu thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển để xem có khớp không (về mặt số lượng). Nếu có chênh lệch thì cả hai bên cần tiến hành xem xét lại nhằm phát hiện ra chỗ sai sót và đưa ra những điều chỉnh kịp thời. Công việc ghi chép của kế toán sẽ trở lên dễ dàng và gọn nhẹ hơn nếu có phần mềm kế toán chuyên dụng hỗ trợ. Tuy nhiên với nguồn lực nội tại của Công ty hiện nay thì phương pháp này sẽ hiệu quả hơn. Về hình thức sổ kế toán: Đối với Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và Thẻ kho thì giống phương pháp Thẻ song song. Còn mẫu sổ: Sổ đối chuyển luân chuyển, Bảng kê nhập NVL và Bảng kê xuất NVL được trình bày như sau. Nếu Công ty vẫn dựa trên nền tảng kế toán cũ (tức là không sử dụng phần mềm kế toán ) thì Bảng kê nhập hoặc xuất sẽ có mẫu như sau.Biểu số 15: BẢNG KÊ NHẬP VẬT LIỆU Tháng … năm 20… Kho: ………………. Danh điểm vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Cộng Ngày …. tháng ….. năm ….. NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) Bảng kê xuất nguyên vật liệu cũng có hình thức tương tự như Bảng kê nhập NVL. Với cách ghi định kỳ này thì giúp cho việc theo dõi tình hình sử dụng NVL trong tháng sẽ dễ dàng hơn. Và từ đó giúp cho việc đưa ra các quyết định thu mua nguyên vật liệu sẽ trở lên dễ dàng hơn. Nếu Công ty sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thì Bảng kê nhập NVL và Bảng kê xuất NVL lên lập cho từng danh điểm vật tư để tiện cho việc theo dõi tình hình sử dụng NVL một cách chi tiết hơn và có thể lập theo từng kho. Cụ thể, em xin đề xuất mẫu bảng kê sau: Biếu số 16: BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Tên vật tư:……………………………….. Đơn vị tính:……………………………… Tháng …. năm ...... Chứng từ Tên nhà cung cấp TKĐƯ Tên kho Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Số hiệu Ngày Cộng Ngày …… tháng …… năm ……. NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) Đối với Bảng kê xuất vật tư thì làm tương tự như Bảng kê nhập vật tư, nhưng ở cột 3 thì thay chữ “Tên nhà cung cấp” bằng chữ “Diễn giải”. Để giải thích nội dung xuất nguyên vật liệu và tên người nhận. Cuối tháng kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (như đã nói ở trên: Sổ đối chiếu luân chuyển về bản chất chính là Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, vì thế nên em sử dụng Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn thay vì Sổ đối chiếu luân chuyển theo quy định). Cụ thể nó có mẫu như sau: Biểu số 17: Đơn vị: Công ty CP xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Kho: ……………………………… Từ ngày …/…/…… đến ngày …./…./….. STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT A B 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng Ngày …. tháng …. năm ….. NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Với hách toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển thì phương pháp này còn giúp kế toán lập được các báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng NVL theo từng tháng của từng công trình. Và chính báo cáo này là căn cứ để công ty theo dõi tình hình sử dụng NVL và tình hình phân bổ NVL trong quá trình thi công công trình. Với những lập luận và trình bày trên em nghĩ Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành nên chuyển đổi quy trình hạch toán chi tiết NVL theo Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển mà vẫn không làm thay đổi tình hình nhân sự cũng như việc chuyển đổi mới này sẽ ảnh hưởng không đáng kể trong thời gian đầu khi tiến hành chuyển đổi. Điều cuối cùng mà rất nhiều bạn đã rất hay nói, nhưng em xin đề xuất công ty nên sử dụng kế toán máy như vậy nó vừa tạo một nền tảng tốt cho bộ phận kế toán đồng thời sau này khi công ty mở rộng quy mô thì sẽ không bị bỡ ngỡ khi chuyển đổi sang sử dụng kế toán máy. Sau một thời gian tìm hiểu, em xin đề xuất ra một số phần mềm như sau: - Phần mềm Smartsoft.Fa : Nó rất phù hợp với các công ty xây dựng, đồng thời khả năng tự nâng cấp hệ thống khi có luật mới ban hành liên quan tới lĩnh vực công ty. Đặc biệt nó có khả năng theo dõi kinh phí theo nhiều chương trình nhiều loại khoản trên cùng một cơ sở dữ liệu. Đăc biệt là khả năng lưu vết chứng từ khi lập, sửa chữa hay huỷ bỏ giúp người quản lý theo dõi được tính đúng đắn và xác thực của từng nghiệp vụ. Cũng như các phần mềm kế toán khác thì sự tiện ích mà nó đem lại thì rất lớn. Ngoài ra Công ty có thể đặt hàng làm riêng một chương trình kế toán phù hợp với hiện tại và khi mở rộng quy mô. - Ngoài ra có thể sử dụng một số phần mềm sau: Fast, PMKT simsoft của công ty PM DAMI, hay bạn có thể sử dụng phần mềm MEGA của tổng công ty LICOGI. Các phần mềm trên đều khá hay và phù hợp cho Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, theo em thì công ty nên sử dụng phần mềm Smartsoft.Fa là phù hợp nhất. KẾT LUẬN Một lần nữa khẳng định nguyên vật liệu là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành. Thực tế cho thấy, tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác tổ chức quản lý, nếu thực hiện tốt được điều này thì sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, sử dụng hợp lý, đặc biệt là năm bắt được tình hình biến động của nguyên vật liệu. Từ đó kịp thời đưa ra các quyết định kinh tế, đồng thời giúp chất lượng công trình được đảm bảo. Thấy được những lợi ích đó, nên công ty đã không ngừng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu nhằm đem lại hiệu quả cao hơn nữa trong sản xuất kinh doanh. Với những lỗ lực không ngừng để hoàn thiện hệ thống kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng thì Công ty đã tạo điều kiện rất nhiều giúp cho người làm kế toán được bồi dưỡng kỹ năng nghề nghiệp và nắm bắt thông tin kịp thời. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, được tiếp xúc với công việc thực tiễn đã giúp em hiểu ra nhiều vấn đề cũng như tích luỹ được kỹ năng nghề nghiệp kế toán, để phát triển hơn nữa. Vì thời gian thực tập ngắn và lượng kiến thức hạn chế, do đó trong chuyên đề này cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và anh/chị phòng Tài chính – Kế toán đã tận tình chỉ bảo em trong thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Lý thuyết và thực hành Kế toán Tài chính PGS. TS Nguyễn Văn Công – ĐH KTQD 2. Chế độ kế toán doanh nghiệp - quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ, sổ sách kế toán và sơ đồ kế toán Bộ Tài chính 3 3. Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2: Hàng tồn kho 4. và Một số trang thông tin điện tử khác DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT GTGT : Giá trị gia tăng HTK : Hàng tồn kho KKTX : Kê khai thường xuyên NVL : Nguyên vật liệu TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định TSDH : Tài sản dài hạn TSNH : Tài sản ngắn hạn VAT : Thuế giá trị gia tăng DANH MỤC SƠ ĐỒ - BẢNG BIỂU Sơ đồ - Bảng biểu Trang Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây dựng  8 Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý  9 Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán  12 Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung  15 Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL tại công ty theo phương pháp thẻ song song  25 Biểu số 1 : Một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây  17 Biểu số 2 : Hoá đơn GTGT  27 Biểu số 3 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa  28 Biểu số 4 : Bảng kê mua hàng  29 Biếu số 5 : Phiếu nhập kho  30 Biểu số 6 : Thẻ kho  32 Biểu số 7 : Sổ chi tiết vật liệu - dụng cụ  33 Biếu số 8 : Phiếu xuất kho  35 Biểu số 9 : Thẻ kho  39 Biểu số 10: Sổ chi tiết vật liệu - dụng cụ  37 Biểu số 11: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn  38 Biểu số 12: Nhật ký chung  41 Biểu số 13: Sổ cái ( TK 1521)  43 Biểu số 14: Sổ cái (TK 331)  44 MỤC LỤC Trang DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU